Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Einrichtung einer Stelle zur Kontrolle der EU-Fonds für die Förderperiode 2007 bis 2013 im Sächsischen Staatsministerium der Finanzen

1.

Vorbemerkung

1.1

Bescheinigende Stelle
In Nachfolge der Verordnungen (EG) Nr. 1258/1999 und (EG) Nr. 1663/1995 wurden im Rahmen der Verordnung (EG) Nr. 1290/2005 des Rates vom 21. Juni 2005 über die Finanzierung der Gemeinsamen Agrarpolitik die folgenden Fonds gegründet:

 

–

Europäischer Garantiefonds für die Landwirtschaft (EGFL) und

 

–

Europäischer Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums (ELER).

 

Gemäß Artikel 7 dieser Verordnung sind vom Mitgliedstaat die bescheinigenden Stellen einzurichten, die als öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Einrichtungen unter Berücksichtigung der bestehenden Verwaltungs- und Kontrollsysteme die Richtigkeit, Vollständigkeit und Genauigkeit der Rechnungen der zugelassenen Zahlstelle bescheinigen.
In Umsetzung von Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EG) Nr. 885/2006 wurde durch Beschluss der Sächsischen Staatsregierung über die Abgrenzung der Geschäftsbereiche der Staatsministerien in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Februar 2008 (SächsGVBl. S. 232) bestimmt, dass gemäß Ziffer 16 die Bescheinigende Stelle für den Freistaat Sachsen zu den Aufgaben des Staatsministeriums der Finanzen gehört:
„16. Bescheinigende Stelle im Bereich des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft (EGFL) und des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums (ELER) gemäß VO (EG) Nr. 885/2006“.

1.2

Prüfbehörde (für den Bereich Struktur- und Fischereifonds)
Nach Artikel 59 Abs. 1 Buchst. c) der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 ist für die Strukturfonds (ESF ¹ und EFRE ² – einschließlich des Ziels „Europäische territoriale Zusammenarbeit“) eine Prüfbehörde einzurichten. Deren Aufgaben sind in Artikel 62, 71 Abs. 2 und 3 dieser Verordnung benannt.
Für den Europäischen Fischereifonds (EFF) gilt Entsprechendes (siehe Artikel 58 Abs. 1 Buchst. c) in Verbindung mit Artikel 61, 71 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006).
Die für die Förderperiode 2007 bis 2013 einzurichtende Prüfbehörde ist mit der für die Förderperiode 2000 bis 2006 bestehenden Unabhängigen Stelle organisatorisch identisch.
Im Beschluss der Sächsischen Staatsregierung über die Abgrenzung der Geschäftsbereiche der Staatsministerien in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Februar 2008 (SächsGVBl. S. 232) ist unter Ziffer 17 die Prüfbehörde für den Freistaat Sachsen dem Aufgabenbereich des Staatsministeriums der Finanzen zugeordnet:
„17. Prüfbehörde im Bereich des Europäischen Sozialfonds (ESF), des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE), einschließlich des Ziels ‚Europäische territoriale Zusammenarbeit‘ und des Europäischen Fischereifonds (EFF) für die Förderperiode 2007–2013“.

1.3

Aufgaben gemäß Verordnung (EWG) Nr. 4045/1989
Zu den Aufgaben nach der Verordnung (EWG) Nr. 4045/1989 gehört die Prüfung der Geschäftsunterlagen der begünstigten oder zahlungspflichtigen Unternehmen, die Bestandteil der Finanzierungssysteme des EAGFL-G ³ und des EGFL sind. Durch diese Prüfung werden die von den Mitgliedstaaten bereits durchgeführten sonstigen Kontrollen ergänzt. Überdies werden die einzelstaatlichen Vorschriften über die Kontrolle, die umfassender ist als die in dieser Verordnung vorgesehenen Bestimmungen, von dieser Verordnung nicht berührt.
Die Aufgaben werden seit 2001 vom Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds – im Staatsministerium der Finanzen wahrgenommen.

2.

Einrichtung und Sitz

Zur Umsetzung der Forderungen der Europäischen Kommission wird auf der Grundlage des

–

Kabinettsbeschlusses vom 10. Oktober 2006, Beschluss Nr. 04/0399 (für die Bereiche EGFL und ELER)

–

Kabinettsbeschlusses vom 17. Juli 2007, Beschluss Nr. 04/0576 (für den Bereich ESF)

–

Operationellen Programms des Freistaates Sachsen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung in der Förder„periode 2007 bis 2013

–

Operationellen Programms der grenzübergreifenden Zusammenarbeit Sachsen-Polen 2007 bis 2013

–

Operationellen Programms der grenzübergreifenden Zusammenarbeit Sachsen-Tschechien 2007 bis 2013

–

Operationellen Programms für den Europäischen Fischereifonds Förderperiode 2007 bis 2013

Folgendes bestimmt:

a)

Für die Wahrnehmung der Aufgaben nach Artikel 62, 71 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 und Artikel 61, 71 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 wird mit Wirkung vom 1. Januar 2008 im Staatsministerium der Finanzen für die Strukturfonds (EFRE, ESF) und den Fischereifonds (EFF) die Prüfbehörde eingerichtet. Diese Stelle ist für sämtliche in den genannten Verordnungen der Prüfbehörde zugewiesenen Aufgaben originär und abschließend zuständig. Eine Delegation auf andere Stellen findet nicht statt. Hiervon unberührt bleibt das Recht der Prüfbehörde, im Einzelfall Prüfungen extern zu vergeben.

b)

Nach Umsetzung der Bescheinigenden Stelle im Bereich des EAGFL-G und der Aufgaben nach Verordnung (EWG) Nr. 4045/1989 zum 1. Juli 2001 in das Staatsministerium der Finanzen werden diese Aufgaben mit Wirkung vom 10. Oktober 2006 um die Fonds EGFL und ELER erweitert.

c)

Alle Aufgaben (Bescheinigende Stelle, Prüfbehörde und Prüfungen nach der Verordnung [EWG] Nr. 4045/89) werden im Sächsischen Staatsministerium der Finanzen in einer organisatorischen Einheit zusammengeführt und in der Abteilung I als eigenständige Stelle Kontrolle EU-Fonds (Referat 17) angesiedelt.

d)

Die Zuständigkeit der mit Wirkung vom 1. Juli 2001 für die Förderperiode 2000 bis 2006 ebenfalls im Referat 17 eingerichteten Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds erstreckt sich nach Maßgabe der Ziffer 4.5 auch auf die Förderperiode 2007 bis 2013. Die Prüfgruppe wird der Stelle Kontrolle EU Fonds unmittelbar unterstellt.

3.

Ziele

Durch die Prüfungen im Rahmen der Bescheinigenden Stelle, der Prüfbehörde und im Rahmen der Verordnung (EWG) Nr. 4045/1989 sollen finanzielle Schäden für die Gemeinschaft vermieden oder verringert werden. Die Prüfungen sollen sich nicht nur in Feststellungen erschöpfen, sondern zugleich auch die Ursachen etwaiger Mängel ergründen und Vorschläge zur Verbesserung beinhalten.

4.

Sachliche Zuständigkeit

Durch die Prüfungen im Rahmen der Bescheinigenden Stelle, der Prüfbehörde und im Rahmen der Verordnung (EWG) Nr. 4045/1989 sollen finanzielle Schäden für die Gemeinschaft vermieden oder verringert werden. Die Prüfungen sollen sich nicht nur in Feststellungen erschöpfen, sondern zugleich auch die Ursachen etwaiger Mängel ergründen und Vorschläge zur Verbesserung beinhalten.

4.1

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds nimmt die Aufgaben der Bescheinigenden Stelle nach Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 885/2006 wahr. Dies sind insbesondere:

 

a)

Jährliche Prüfung des Rechnungsabschlusses der Zahlstelle nach Maßgabe des Artikels 7 der Verordnung (EG) Nr. 1290/2005 in Verbindung mit Artikel 5 Abs. 3 und 4 der Verordnung (EG) Nr. 885/2006 auf Vollständigkeit, Genauigkeit und sachliche Richtigkeit sowie Bescheinigung des Abschlusses auf der Grundlage eines Jahresberichts.

 

b)

Übereinstimmungsprüfung zu Verfahren und Kontrollen (Systemanalyse)

 

 

aa)

Prüfung der internen Kontrollsysteme insbesondere die Überprüfung: der Einhaltung der Funktionstrennung (Bewilligung, Anordnung und Verbuchung); der Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips; der Durchführung von Verwaltungskontrollen; der Durchführung von Plausibilitätskontrollen bei integrierten EDV-gestützten Systemen; der Ausübung einer aktiven Fachaufsicht (einschließlich Dokumentation); der Steuerungsfunktion der Zahlstelle bei Vor-Ort-Kontrollen sowie die Analyse der Arbeit des Internen Revisionsdienstes und die Analyse der Arbeit der EDV-Prüfstelle unter Berücksichtigung der Einhaltung der Ziele in den Orientierungen zur Datensicherheit für rechnergestützte Informationssysteme.

 

 

bb)

Prüfung auf hinreichend finanzielle Sicherheit in Bezug auf Vorschusszahlungen, Sicherheitsleistungen, Lager„haltung und Interventionsbestände sowie der Einnahmen und wiedereinzuziehenden Beträge (Debitorenbuch)

 

 

cc)

Beachtung von Prüfungsempfehlungen

 

 

dd)

Prüfung der Zulassungskriterien

 

c)

Stichprobenprüfung von Geschäftsvorgängen nach internationalen Prüfungsstandards

 

d)

Buchführung, insbesondere Abgleich der Monats- und Jahreserklärungen

 

e)

Analyse der Arbeit des Internen Revisionsdienstes

 

f)

Analyse der Arbeit der EDV-Prüfstelle

 

g)

Erstellung des Prüfberichts.

4.2

Darüber hinaus nimmt die Stelle Kontrolle EU-Fonds auch die Aufgaben der Prüfbehörde nach Artikel 62, 71 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 und Artikel 61, 71 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 wahr. Dies sind insbesondere:

 

–

Gewährleistung, dass das effektive Funktionieren des Verwaltungs- und Kontrollsystems für das jeweilige operationelle Programm geprüft wird;

 

–

Sicherstellung, dass Vorhaben anhand geeigneter Stichproben im Hinblick auf die geltend gemachten Ausgaben geprüft werden;

 

–

Vorlage einer Prüfstrategie bei der Kommission binnen neun Monaten nach Genehmigung des jeweiligen Programms;

 

–

ab 2008 bis 2015, jeweils bis zum 31. Dezember:

 

 

–

Übermittlung eines jährlichen Kontrollberichts an die Europäische Kommission

 

 

–

Stellungnahme unter Berücksichtigung der Prüfergebnisse zum Funktionieren des Verwaltungs- und Kontrollsystems

 

–

Vorlage einer Teilabschlusserklärung, falls erforderlich;

 

–

Vorlage einer Abschlusserklärung an die Kommission bis spätestens 31. März 2017 zur Bewertung der Gültigkeit des Antrags auf Zahlung des Restbetrags sowie der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge;

 

–

Gewährleistung international anerkannter Prüfungsstandards;

4.3

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds nimmt auch die administrativen und koordinierenden Aufgaben gemäß Verordnung (EWG) Nr. 4045/89 wahr. Im Vollzug der Verordnung (EWG) Nr. 4045/89 erfolgen Prüfungen der Geschäftsunterlagen der begünstigten oder zahlungspflichtigen Unternehmen vor Ort, die Bestandteil des Finanzierungssystems des EAGFL-G, EGFL sind.

4.4

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds ist hinsichtlich der Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds weisungsbefugt. Insbesondere erteilt sie der Prüfgruppe die Prüfaufträge.

4.5

Der Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

 

–

Projektprüfungen bei den bewilligenden Stellen und vor Ort bei den Begünstigten,

 

–

Systemprüfungen bei allen am Fördervollzug beteiligten Stellen,

 

–

Erstellen der Prüfungsberichte für Projekt- und Systemprüfungen,

 

–

Aufbereitung der Prüfungsfeststellungen zur Erstellung der jährlichen Kontrollberichte und der Abschlusserklärung an die Europäische Kommission.

5.

Örtliche Zuständigkeit

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds und die Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds sind für die Kontrolle der EU-Fonds auf dem Gebiet des Freistaates Sachsen zuständig.

6.

Fach- und Dienstaufsicht

Die Fach- und Dienstaufsicht über die Stelle Kontrolle EU-Fonds sowie die Dienstaufsicht über die Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds obliegt dem Staatsministerium der Finanzen, Abteilung I.
Die Fachaufsicht über die Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds obliegt dem Staatsministerium der Finanzen, Abteilung I, Referat 17.

7.

Unabhängigkeit

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds einschließlich der Prüfgruppe sind von den Bescheinigungsbehörden, den Verwaltungsbehörden und den zwischengeschalteten Stellen funktional und organisatorisch unabhängig.
Die Unabhängigkeit dieser Stelle einschließlich der Prüfgruppe ist gewährleistet, da vom Staatsministerium der Finanzen selbst keine Förderung vorgenommen wird. Eine Gefahr der Interessenkollision zwischen Förderung und Kontrolle besteht nicht.

8.

Finanzierung

Die Finanzierung der Tätigkeit der Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds erfolgt anteilig entsprechend dem Prüfungsumfang aus der Technischen Hilfe des EFRE und des ESF.
Im Übrigen erfolgt die Finanzierung der Stelle Kontrolle EU-Fonds über den Haushalt des Staatsministeriums der Finanzen.

9.

Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2008 in Kraft.

Dresden, den 20. März 2008

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen
In Vertretung des Staatssekretärs
Woydera
Abteilungsleiter