Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern zur Durchführung des Wohngeldverfahrens 2004

I.

Grundsätze

Diese Verwaltungsvorschrift findet Anwendung auf die Wohngeldstellen nach Einführung des „Dialogisierten Wohngeldverfahrens“ (DiWo) im Freistaat Sachsen. Bis dahin, längstens jedoch bis zum 31. Dezember 2004, gilt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern zur Durchführung des Wohngeldverfahrens 2002 vom 23. November 2001 (SächsABl. S. 1186) weiter.
Die Zuständigkeit zur Durchführung des Wohngeldverfahrens richtet sich nach dem Gesetz zur Durchführung des Wohngeldverfahrens ( DGWoG) vom 2. Oktober 1996 (SächsGVBl. S. 402), geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 18. März 1999 (SächsGVBl. S. 86, 115).

II.

Fachaufsicht/Widerspruchsbehörde

Die Fachaufsicht über die zur Durchführung des Wohngeldverfahrens zuständigen Stellen führen die Rechtsaufsichtsbehörden.

1.

Fachaufsichtsbehörde gegenüber den Wohngeldstellen in den Landratsämtern und den Kreisfreien Städten ist das Regierungspräsidium.

2.

Fachaufsichtsbehörde gegenüber den Wohngeldstellen in Großen Kreisstädten und kreisangehörigen Städten mit mehr als 20 000 Einwohnern ist das Landratsamt.

3.

Widerspruchsbehörde über Entscheidungen der Wohngeldstellen in Landratsämtern und Kreisfreien Städten ist das Regierungspräsidium.

4.

Widerspruchsbehörde über Entscheidungen der Wohngeldstellen in Großen Kreisstädten und kreisangehörigen Städten mit mehr als 20 000 Einwohnern ist das Landratsamt.

III.

Zusammenarbeit der Wohngeldstellen mit den Stellen für Transferleistungen

1.

Zur Vermeidung des Mehrfachbezugs von Sozialleistungen in Form von Wohngeld oder Transferleistung haben die jeweiligen Leistungsträger nach Maßgabe des § 69 Abs. 1 Nr. 1 und 2 SGB X auf Anfrage im Einzelfall Auskunft über Art und Höhe der Leistung dem jeweils anderen Leistungsträger zu geben.

2.

Die Wohngeldstelle hat die Bearbeitung eines Antrages auf Wohngeld nicht abzulehnen, wenn der Antragsteller eine entsprechende Transferleistung nicht in Anspruch nehmen will.
Ausschlussgrund vom Wohngeld ist der tatsächliche Bezug einer Transferleistung oder ein dafür gestellter Antrag, nicht die Berechtigung dem Grund nach.

IV.

Landeseinheitliches Verfahren zur Berechnung des Wohngeldes

1.

Das im Freistaat Sachsen eingesetzte landeseinheitliche Wohngeldberechnungsverfahren wird im Jahr 2004 schrittweise durch das DiWo ersetzt.
Zur einheitlichen Berechnung der Wohngeldhöhe, der kassentechnischen Abwicklung der Zahlbarmachung an die Wohngeldempfänger sowie zur Bedienung der Bundes- und Landesstatistik über den Verwaltungsvollzug stellt das Sächsische Staatsministerium des Innern den Wohngeldstellen dieses landeseinheitliche Wohngeldberechnungsverfahren (Wohngeldverfahren) unentgeltlich zur Verfügung.

2.

Die Betreuung des Wohngeldverfahrens erfolgt auf vertraglicher Grundlage und unter Beachtung der Voraussetzungen und Anforderungen des § 80 SGB X durch einen vom Sächsischen Staatsministerium des Innern benannten Projektbetreuer. Anträge zu Änderungen des Wohngeldverfahrens sind in einer Projektberatergruppe zu erörtern.

3.

Betreiber des Wohngeldverfahrens ist ein durch das Sächsische Staatsministerium des Innern bestätigtes öffentlich-rechtliches Rechenzentrum. Es hat über die technischen Voraussetzungen zur Durchführung des Wohngeldverfahrens zu verfügen und die nach § 78a SGB X zur Gewährleistung der Datensicherheit gestellten Anforderungen zu erfüllen.

V.

Berechnung des Wohngeldes und Bescheiderteilung

1.

Die Erfassung der Daten zur Berechnung der Wohngeldhöhe des Einzelfalls im Wohngeldverfahren erfolgt in eigener Zuständigkeit der Wohngeldstellen.

2.

Die Dateneingaben sind mit einer Häufigkeit von mindestens 10 vom Hundert durch das so genannte Vier-Augen-Prinzip zu prüfen.

3.

Die aus einer abgeschlossenen Fallbearbeitung zu erstellenden Bescheide über Wohngeld sowie weitere Anschreiben/Briefe werden am nächsten Werktag nach der Bearbeitung zentral im Rechenzentrum gedruckt, kuvertiert, frankiert und an die Adressaten versendet.
Sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind, können die Bescheide auch am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters gedruckt und von da aus versendet werden.

VI.

Zahlbarmachung des Wohngeldes

1.

Zur Zahlbarmachung des Wohngeldes wird zu den vom Sächsischen Staatsministerium des Innern vorgegebenen Terminen einmal monatlich im Wohngeldverfahren ein Hauptlauf durchgeführt. Die einzelnen Wohngeldbeträge werden monatlich durch die Hauptkasse des Freistaates Sachsen (Hauptkasse) über die Bundesbank an die Empfänger ausgezahlt.
Alle Zahlungen sind am 1. Kalendertag eines Monats fällig. Ist der Tag der Fälligkeit ein Wochenende oder ein Feiertag (gesetzliche Feiertage für Sachsen), so sind die Zahlungen am vorausgehenden Arbeitstag fällig.

2.

Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der in den Unterlagen für den Zahlungsverkehr enthaltenen Angaben ist vom Rechenzentrum dahingehend zu bestätigen, dass alle gelieferten Wohngelddaten ordnungsgemäß der maschinellen Verarbeitung zugeführt wurden und dass die Endsumme der Auszahlliste mit der Summe der Bankunterlagen übereinstimmt.

3.

Zahlungen mit fehlerhafter Bankverbindung kommen auf das Konto der Bundesbank zurück. Im Rahmen einer vom Sächsischen Staatsministerium des Innern erteilten allgemeinen Annahmeanordnung bucht die Hauptkasse diese Beträge in den Landeshaushalt zurück. Die Hauptkasse erstellt für die betroffenen Wohngeldstellen Zahlungsanzeigen.

4.

Rückrufe für Zahlungen sind von den Wohngeldstellen nur zu veranlassen, wenn tatsächlich keine Auszahlung erfolgen darf und eine tatsächliche Überzahlung zu erwarten ist (zum Beispiel bei festgestellter fehlerhafter Bankverbindung, festgestellten Überzahlungen, tatsächlichem Umzug, Todesfällen). Rückrufe sind je Einzelfall entsprechend der beigefügten Anlage sofort der Hauptkasse ausschließlich per Telefax zu übermitteln. Die Hauptkasse sendet den betroffenen Wohngeldstellen Zahlungsanzeigen zu diesen Fällen.

5.

Rückzahlungen aus Überzahlungen, die nicht mit laufenden Wohngeldansprüchen verrechnet werden können, sind durch den Zahlungspflichtigen auf ein Konto der Wohngeldstelle einzuzahlen. Das von den Bürgern zurückgezahlte und im Verfahren gebuchte Wohngeld ist bei einem aufgelaufenen Betrag von 30 000 EUR oder monatlich unter vorheriger Ankündigung und nach Rechnungslegung dem Sächsischen Staatsministerium des Innern zu überweisen.

6.

Wohngeld wird nur unbar ausgezahlt. Verfügt ein Empfänger von Wohngeld über kein eigenes Konto oder keine andere Möglichkeit zur Überweisung seines Wohngeldbetrages, ist der monatliche Wohngeldbetrag an die Haushaltsstelle der zuständigen Wohngeldstelle zu überweisen und von dort dem Wohngeldempfänger mittels Scheck oder in bar auszuzahlen.

7.

Auf Antrag zu gewährende Vorschüsse nach § 42 SGB I sind an Wohngeldempfänger in Form von monatlichen Leistungen ausschließlich über das Wohngeldverfahren zu zahlen. Die gleiche Regelung gilt für Vorschüsse, die von Amts wegen zu leisten sind.

VII.

Finanzielle Aufwendungen des Sächsischen Staatsministeriums des Innern für das Wohngeldverfahren

1.

Auf der Grundlage des Vertrages über die Überlassung von Standardsoftware einschließlich der Herbeiführung der Funktionstüchtigkeit trägt das Sächsische Staatsministerium des Innern die sich im Rahmen der Programmpflege und aus Gesetzesänderungen ergebenden Kosten für Projektänderungen im Wohngeldverfahren gegenüber dem Softwarehersteller.

2.

Gegenüber dem Projektbetreuer werden auf der Grundlage des Vertrages über die Überlassung, Nutzung und Wartung/Pflege eines sächsischen Wohngeldberechnungsverfahrens die Kosten für die Projektkoordination und die Sicherung der abarbeitungsfähigen Bereitstellung der jeweils aktuellen Programme an das Rechenzentrum geleistet.

VIII.

Veränderung von Ansprüchen

1.

Stundungen, Erlasse oder Niederschlagungen (Veränderungen von Ansprüchen) von Wohngeldrückforderungen sind nur unter den Voraussetzungen des § 59 Sächsische Haushaltsordnung zulässig.
Über Stundungen, Niederschlagungen oder Erlasse von Wohngeldrückforderungen entscheiden

1.1

die Leiter der Wohngeldstellen im Einzelfall über

Wohngeldrückforderungen

Beträge bis zu	Betrag	Bedingung
Beträge bis zu	25 000 EUR	bei Stundungen bis zu 18 Monaten,
Beträge bis zu	25 000 EUR	bei befristeten Niederschlagungen,
Beträge bis zu	5 000 EUR	bei unbefristeten Niederschlagungen,
Beträge bis zu	5 000 EUR	bei Erlassen;

1.2

die Regierungspräsidien im Einzelfall über

Wohngeldrückforderungen

Beträge bis zu	Betrag	Bedingung
Beträge bis zu	25 000 EUR	bei Stundungen bis zu drei Jahren,
Beträge über bis zu	25 000 EUR 100 000 EUR	bei Stundungen bis zu 18 Monaten,
Beträge über bis zu	25 000 EUR 100 000 EUR	bei befristeten Niederschlagungen,
Beträge über bis zu	5 000 EUR 50 000 EUR	bei unbefristeten Niederschlagungen,
Beträge über bis zu	5 000 EUR 25 000 EUR	bei Erlassen.

1.3

Durch die Übertragung der Befugnisse nach den Nummern 1.1 und 1.2 wird das Erfordernis der Einwilligung des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen in Fällen von grundsätzlicher Bedeutung nicht berührt. Ein Fall von grundsätzlicher Bedeutung ist insbesondere anzunehmen, wenn die Entscheidung über vereinzelte Fälle hinaus Auswirkungen haben kann.

2.

Über die in Nummer 1.2 hinausgehenden Beträge entscheidet das Sächsische Staatsministerium des Innern, soweit erforderlich mit Einwilligung des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen (Nummer 4 Vorl. VwV zu § 59 SäHO).

3.

Bei Rückforderungen ist die Vorl. VwV zu § 59 SäHO  - Anforderung und Auszahlung von Kleinbeträgen – anzuwenden. Demnach sollen Beträge von weniger als 10 EUR nicht angefordert werden. Von der Vollstreckung oder dem Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides soll bei einem Gesamtrückstand von bis zu 25 EUR abgesehen werden.
Im Einzelfall kann auf eine Beitreibung über die genannten Beträge hinaus verzichtet werden, wenn die Geltendmachung eines Anspruchs einer wirtschaftlichen Ressourcenverwaltung offensichtlich gegenübersteht und die Geltendmachung des Anspruchs nicht aus anderen Gründen erforderlich ist.
Die Entscheidung ist zum Zwecke der Nachprüfung zu dokumentieren.

IX.

Prüffähigkeit der Wohngeldunterlagen

1.

Die Wohngeldunterlagen sind unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen jederzeit für Prüfungen (Fachaufsicht, Rechnungsprüfungsämter, Bundes- und Landesrechnungshof) verfügbar zu halten. Den Prüfberechtigten sind die Unterlagen auf Anforderung zur Einsicht zur Verfügung zu stellen beziehungsweise auszuhändigen oder gegen Empfangsbestätigung zuzustellen.

2.

Wohngeldakten, die im Rahmen von Widersprüchen oder Petitionsverfahren unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen an die zuständigen Stellen zu übergeben sind, sind vor Übergabe so zu ergänzen, dass die für die Entscheidung im konkreten Fall maßgeblichen Berechnungen in nachvollziehbarer Form dargestellt sind.

X.

Aufbewahrungsfristen

1.

Die begründenden Unterlagen für Kassenanordnungen sowie Unterlagen, die mit Wohngeld-Zahlungsvorgängen in Verbindung stehen, müssen bei den Bewilligungsstellen im Original vorliegen und sind gegen Verlust, Beschädigung und nachträgliche Veränderungen sechs Jahre sicher aufzubewahren.

2.

Wohngeld- und zahlungsbegründende Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen dauerhaften Datenträgern aufbewahrt werden.
Werden begründende Unterlagen und Schriftstücke, die mit Wohngeld-Zahlvorgängen in Verbindung stehen, auf einen Bildträger oder auf andere dauerhafte Datenträger übertragen, so dürfen die Originalunterlagen für ein Haushaltsjahr frühestens nach Ablauf des Jahres vernichtet werden, in dem das Hauhaltsjahr entlastet wurde.
Die Aufbewahrungsfristen für Bildträger oder dauerhafte Datenträger betragen ebenfalls sechs Jahre.

3.

Die Aufbewahrungsfristen der Wohngeldakten (Anträge auf Miet- oder Lastenzuschuss und sonstige Anlagen zu diesen Anträgen) betragen einschließlich der Archivierung fünf Jahre. Auch in den Fällen, in denen sie auf Bildträger oder auf andere dauerhafte Datenträger übertragen wurden.

4.

Die Aufbewahrungsfrist der Wohngeldakten beginnt am 1. Januar des auf das Ende des Bewilligungszeitraumes folgenden Kalenderjahres. Ist kein Bewilligungszeitraum vorhanden (zum Beispiel Ablehnung, Versagung), beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar des auf die Bescheiderteilung folgenden Kalenderjahres.

5.

Wird die Aufgabe zur Übertragung der Akten auf einen Bildträger oder auf andere dauerhafte Datenträger von einem Dritten übernommen, sind die Voraussetzungen und Anforderungen des § 80 Abs. 5 SGB X zu beachten.

XI.

Wohngeldstatistik

1.

Zur Erstellung der Bundesstatistik über Wohngeld sind durch das Statistische Landesamt Sachsen die gemäß § 35 Abs. 2 WoGG erforderlichen Angaben zum Wohngeld aus den monatlichen vom Rechenzentrum mittels bereitgestellten Dateien gelieferten anonymen Daten zu entnehmen und aufzubereiten.

2.

Das Statistische Landesamt Sachsen ist unter Beachtung des Datenschutzes berechtigt, bei unplausiblen Datensätzen zum Wohngeld Rücksprachen zur Aufklärung mit den betreffenden Wohngeldstellen zu führen.

3.

Durch die Regierungspräsidien ist monatlich jeweils bis zum 5. Kalendertag die Anzahl der noch nicht beschiedenen Anträge auf Wohngeld je Wohngeldstelle dem Sächsischen Staatsministerium des Innern und dem Statistischen Landesamt Sachsen zu melden.

XII.

Datenaustausch/Datenschutz

1.

Datenschutzrechtlich sind die Wohngeldstellen hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Berechnung, Zahlbarmachung, Auszahlung und Abrechnung von Wohngeld gegenüber den Antragstellern und sonstigen Betroffenen verantwortlich.

2.

Entsprechend § 78 a SGB X hat der Betreiber des Wohngeldverfahrens solche technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beim Umgang mit Sozialdaten erfüllen.

3.

Gemäß § 10 Sächsisches Datenschutzgesetz haben die datenverarbeitenden Stellen ein Verzeichnis über die bei ihnen eingesetzten Verarbeitungsverfahren zu führen. Die Wohngeldstellen wie der Betreiber des Wohngeldverfahrens führen das eingesetzte Verfahren in ihrem Verfahrensverzeichnis. Der Betreiber des Wohngeldverfahrens sichert die ständige Aktualität und übergibt bei Änderungen unaufgefordert den Wohngeldstellen ein aktuelles Verzeichnis.

XIII.

Vordrucke/Formulare

1.

Für die Antragstellung auf Wohngeld und für die Berechnung des Wohngeldes in Form von Miet- oder Lastenzuschuss sind die vom Sächsischen Staatsministerium des Innern als verbindlich erklärten Formulare zu verwenden.

2.

Darüber hinausgehende, von Verlagen zur Verbesserung der Arbeitsorganisation angebotene Vordrucke/Formulare können in Verantwortung der Wohngeldstellen Verwendung finden. Alle für die Berechnung des Wohngeldes erforderlichen Vordrucke beziehungsweise Formulare sind von den Wohngeldstellen eigenständig zu beziehen und aus eigenen Haushaltsmitteln zu finanzieren.

3.

Ein Ausfüllen und Aufbewahren des Erfassungsbeleges ist entbehrlich, sofern alle erforderlichen Daten und Angaben für die Wohngeldberechnung sofort mit dem Wohngeldverfahren erfasst werden.
Die elektronisch erfassten Daten sind fünf Jahre aufzubewahren.

XIV.

In-Kraft-Treten

1.

Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Wirkung vom 1. Juni 2004 in Kraft.

2.

Die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern zur Durchführung des Wohngeldverfahrens 2002 vom 23. November 2001> (SächsABl. S. 1186) tritt am 31. Dezember 2004 außer Kraft.

Dresden, den 28. Juli 2004

Sächsisches Staatsministerium des Innern
In Vertretung
Dr. Michael Antoni
Staatssekretär

Anlage