Personalanalysegesetz-Durchführungsverordnung

§ 1
Anwendungsbereich

¹Diese Verordnung gilt für die Verarbeitung von Einzeldatensätzen aller Bediensteten, deren Dienstherr oder Arbeitgeber der Freistaat Sachsen ist. ²Ausgenommen hiervon sind:

1.

die Verwaltung des Landtages,

2.

Bedienstete beim Landesbeauftragten zur Aufarbeitung der SED-Diktatur,

3.

der Rechnungshof,

4.

Bedienstete beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten,

5.

Gerichte und Staatsanwaltschaften,

6.

wissenschaftliche, künstlerische und studentische Hilfskräfte der Hochschulen sowie der Berufsakademie Sachsen und

7.

Drittmittelbeschäftigte der Hochschulen, die außerhalb des Stellenplans geführt werden, sowie des Landes­amtes für Archäologie Sachsen.

§ 2
Inhalt der Einzeldatensätze

¹Ein Einzeldatensatz besteht aus folgenden Merkmalen:

1.

Stichtag,

2.

Geburtsjahr,

3.

Geschlecht,

4.

Statusgruppe,

5.

Anteil an tariflicher oder beamtenrechtlicher Vollzeittätigkeit (Vollzeitäquivalent),

6.

Befristung, wenn ja:

a)

mit oder ohne Sachgrund,

b)

Jahr des Befristungsendes,

7.

Beschäftigung aus Drittmitteln,

8.

Ausscheiden des Bediensteten, wenn ja: Jahr des Ausscheidens,

9.

Jahr des beantragten, von der Regelaltersgrenze abweichenden Ruhestands- oder Renteneintritts, hilfsweise des Regelruhestands- oder -renteneintritts,

10.

ausgeübte Tätigkeit – Fachrichtung und Schwerpunkt,

11.

ausgeübte Tätigkeit – Laufbahngruppe und Einstiegsebene,

12.

Leitungsfunktion mit Personalverantwortung,

13.

Abordnung, wenn ja: aufnehmende Dienststelle,

14.

Behörde, sonstige öffentliche Stelle oder unter Aufsicht des Freistaates Sachsen stehende juristische Person des öffentlichen Rechts, bei der der Bedienstete beschäftigt ist (Stammdienststelle),

15.

Ressort der Stammdienststelle,

16.

Landkreis und Gemeinde oder Kreisfreie Stadt des Dienstortes.

²Die Staatskanzlei kann für einzelne Merkmale einheitliche Kataloge vorgeben.

§ 3
Verfahren und Zeitpunkt der Datenbereitstellung durch die auskunftspflichtigen Stellen

(1) ¹Die nach § 2 Absatz 2 des Sächsischen Personalanalysegesetzes auskunftspflichtigen Stellen bilden von ihren Bediensteten Einzeldatensätze nach § 2 jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eines Jahres. ²Einzeldatensätze abgeordneter Bediensteter werden von der abordnenden Stelle gebildet.

(2) Scheidet ein Bediensteter aus dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis aus, wird letztmalig zum darauffolgenden Stichtag nur das Merkmal nach § 2 Satz 1 Nummer 8 erfasst.

(3) ¹Zur Pseudonymisierung bilden die auskunftspflichtigen Stellen zu jedem Bediensteten ein Datensatzkennzeichen unter Verwendung folgender personenbezogener Daten:

1.

Geburtstag, Geburtsmonat und Geburtsjahr,

2.

Personalnummer.

²Das dafür zu verwendende Verfahren wird einheitlich von der Staatskanzlei vorgegeben.

(4) Die nach Absatz 1 oder Absatz 2 gebildeten Einzeldatensätze werden mit dem zugehörigen Datensatzkennzeichen nach Absatz 3 Satz 1 verbunden.

(5) Die nach Absatz 4 pseudonymisierten Einzeldatensätze werden jeweils zum 1. März und 1. September eines Jahres verschlüsselt an die Staatskanzlei übermittelt.

§ 4
Verfahren der Datenverarbeitung durch die Staatskanzlei

(1) ¹Die mit der Verarbeitung der pseudonymisierten Einzeldatensätze beauftragte Organisationseinheit der Staatskanzlei ist organisatorisch, personell und räumlich von anderen Organisationseinheiten der Staatskanzlei zu trennen. ²§ 18 des Sächsischen Statistikgesetzes vom 17. Mai 1993 (SächsGVBl. S. 453), das zuletzt durch Artikel 26 des Gesetzes vom 26. April 2018 (SächsGVBl. S. 198) geändert worden ist, gilt entsprechend.

(2) Die Staatskanzlei prüft die Plausibilität der übermittelten Daten und sichert zusammen mit den auskunftspflichtigen Stellen die Datenqualität.

(3) Die gespeicherten Einzeldatensätze werden in einem Personalstrukturbericht jeweils zum 30. September eines Jahres und als anlassbezogene Sonderauswertung auf Anforderung des Ministerpräsidenten, der Staatsregierung oder eines Staatsministers für das jeweilige Ressort automatisiert ausgewertet.

(4) Die Auswertung des Datenbestandes kann erfolgen

1.

ohne weitere Differenzierung nach Ressorts oder Dienststellen (Gesamtauswertung),

2.

für ein Ressort ohne weitere Differenzierung nach Dienststellen (ressortbezogene Auswertung),

3.

für mehrere Dienststellen (bereichsbezogene Auswertung),

4.

für einzelne Dienststellen (dienststellenbezogene Auswertung).

(5) Der Personalstrukturbericht umfasst:

1.

die Gesamt- und die ressortbezogenen Auswertungen, die der Staatsregierung bereitgestellt werden,

2.

dienststellenbezogene Auswertungen, die den Staatsministern jeweils für ihr Ressort bereitgestellt werden.

(6) ¹Übermittelt die auskunftspflichtige Stelle das Merkmal über das Ausscheiden eines Bediensteten, anonymisiert oder, wenn eine Anonymisierung nicht möglich ist, löscht die Staatskanzlei den gesamten Einzeldatensatz des Bediensteten. ²Die Tatsache der Löschung wegen Ausscheidens wird registriert.

(7) Die jeweils übermittelten Einzeldatensätze sind spätestens nach einem Zeitraum von elf Jahren ab dem Stichtag zu löschen, zu dem sie gebildet wurden.

§ 5
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Dresden, den 27. August 2019

Der Ministerpräsident
Michael Kretschmer

Chef der Staatskanzlei und
Staatsminister für Bundes- und Europaangelegenheiten
Oliver Schenk