Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen – Steuerliche Behandlung von Entschädigungen, die kommunalen Wahlbeamten und ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Volksvertretungen gewährt werden

A.
Allgemeines

Entschädigungen an kommunale Wahlbeamte und an Mitglieder kommunaler Volksvertretungen werden aufgrund kommunalrechtlicher Bestimmungen gezahlt.

Für kommunale Wahlbeamte (Landräte, Bürgermeister, Beigeordnete, Ortsvorsteher, Verbandsvorsitzende von Verwaltungsverbänden und Amtsverweser) ist die Höhe der Aufwandsentschädigung in entsprechenden Verordnungen des Sächsischen Staatsministeriums des Innern (SMI) und für ehrenamtliche Bürgermeister und Ortsvorsteher ab 2018 in § 155a des Sächsischen Beamtengesetzes vom 18. Dezember 2013 (SächsGVBl. S. 970, 971), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 26. Februar 2021 (SächsGVBl. S. 318) geändert worden ist, festgelegt.

Die Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Mitglieder kommunaler Volksvertretungen werden aufgrund eigener Entschädigungsregelungen der jeweiligen Vertretungen festgelegt und gezahlt.

Die steuerliche Behandlung der gezahlten Aufwandsentschädigungen ist wegen der unterschiedlichen Aufgaben und Rechtsstellung der Empfänger nicht einheitlich. Daher wird im Folgenden die steuerliche Behandlung der Aufwandsentschädigung für

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Kommunale Wahlbeamte (Abschnitt B) und

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Ehrenamtliche Mitglieder kommunaler Volksvertretungen (Abschnitt C)

unterschieden.

B.
Kommunale Wahlbeamte

Steuerrechtlich sind die den kommunalen Wahlbeamten gezahlten Entschädigungen den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit im Sinne des § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Einkommensteuergesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 8. Oktober 2009 (BGBl. I S. 3366, 3862), das zuletzt durch Artikel 27 des Gesetzes vom 20. August 2021 (BGBl. I S. 3932) geändert worden ist, zuzuordnen. Soweit die Entschädigungen steuerpflichtig sind, unterliegen sie damit dem Steuerabzug vom Arbeitslohn (§§ 38 ff. des Einkommensteuergesetzes). Daher sind auch die ehrenamtlichen kommunalen Wahlbeamten im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) bei der Finanzverwaltung anzumelden und zugleich deren ELStAM abzurufen. Gegebenenfalls sind die Steuerabzugsbeträge mit der Lohnsteuerklasse VI zu ermitteln.

Steuerfrei sind:

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nach § 3 Nummer 13 des Einkommensteuergesetzes – gegebenenfalls teilweise – die Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes oder entsprechender Landesgesetze gewährt werden,

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nach § 3 Nummer 12 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes Aufwandsentschädigungen, soweit sie Aufwendungen abgelten, die einkommensteuerrechtlich als Werbungskosten zu berücksichtigen wären.

Für die Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen gilt Folgendes:

I.
Hauptamtliche kommunale Wahlbeamte
(Landräte, hauptamtliche Bürgermeister, hauptamtliche Ortsvorsteher et cetera)

Die Höhe der an hauptamtliche kommunale Wahlbeamte zu zahlenden Aufwandsentschädigung wird durch die Kommunaldienstaufwandsentschädigungsverordnung vom 3. Dezember 1997 (SächsGVBl. S. 679), die zuletzt durch die Verordnung vom 4. Dezember 2018 (SächsGVBl. S. 730) geändert worden ist, bestimmt.

Die gewährte Aufwandsentschädigung bleibt nach R 3.12 Absatz 3 Satz 2 Nummer 1 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) in voller Höhe steuerfrei.

II.
Ehrenamtliche kommunale Wahlbeamte
(ehrenamtliche Bürgermeister und ehrenamtliche Ortsvorsteher)

Die Höhe der an ehrenamtliche kommunale Wahlbeamte zu zahlenden Aufwandsentschädigung wurde bis 2017 durch die Aufwandsentschädigungs-Verordnung vom 15. Februar 1996 (SächsGVBl. S. 84), die zuletzt durch die Verordnung vom 26. Oktober 2014 (SächsGVBl. S. 670) geändert worden ist, bestimmt. Diese Verordnung wurde ab 1. Januar 2018 durch eine gesetzliche Regelung in § 155a des Sächsischen Beamtengesetzes abgelöst.

Die gewährte Aufwandsentschädigung bleibt nach R 3.12 Absatz 3 Satz 2 Nummer 2 LStR in Höhe von einem Drittel, mindestens jedoch in Höhe von

steuerfrei. Ist die Aufwandsentschädigung niedriger als der vorgenannte monatliche Betrag, so bleibt nur der tatsächlich geleistete Betrag steuerfrei. Die Nachholung von nicht ausgeschöpften Monatsbeträgen in anderen Monaten dieser Tätigkeiten im selben Kalenderjahr ist zulässig; maßgebend für die Ermittlung der in Betracht kommenden Monate ist die Dauer der ehrenamtlichen Funktion beziehungsweise Ausübung im Kalenderjahr (R 3.12 Absatz 3 Satz 8 und 9 LStR).

C.
Ehrenamtliche Mitglieder
kommunaler Volksvertretungen

Die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Volksvertretungen gewährten Aufwandsentschädigungen unterliegen grundsätzlich als Einnahmen aus sonstiger selbständiger Arbeit im Sinne des § 18 Absatz 1 Nummer 3 des Einkommensteuergesetzes der Einkommensteuer. Dies gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall oder Zeitverlust gezahlt werden. Die ehrenamtlichen Mitglieder kommunaler Volksvertretungen haben die erhaltenen Aufwandsentschädigungen in der Einkommensteuererklärung anzugeben.

Steuerfrei sind:

•

nach § 3 Nummer 13 des Einkommensteuergesetzes – gegebenenfalls teilweise – die Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes oder entsprechender Landesgesetze gewährt werden,

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nach § 3 Nummer 12 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes Aufwandsentschädigungen, soweit sie Aufwendungen abgelten, die einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig wären.

Für die Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen gilt Folgendes:

I.
Ehrenamtliche Mitglieder eines Gemeinderats

1.

Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

Entschädigungen und Sitzungsgelder

Kalenderjahre	2009 bis 2020		ab 2021
Kalenderjahre	2009 bis 2020		ab 2021
Steuer­freibetrag	monatlich	jährlich	monatlich	jährlich
in einer Gemeinde oder Stadt mit:
höchstens 20 000 Einwohnern	104 Euro	1 248 Euro	125 Euro	1 500 Euro
20 001 bis 50 000 Einwohnern	166 Euro	1 992 Euro	199 Euro	2 388 Euro
50 001 bis 150 000 Einwohnern	204 Euro	2 448 Euro	245 Euro	2 940 Euro
150 001 bis 450 000 Einwohnern	256 Euro	3 072 Euro	307 Euro	3 684 Euro
mehr als 450 000 Einwohnern	306 Euro	3 672 Euro	367 Euro	4 404 Euro

Maßgebend ist jeweils die Einwohnerzahl zum Beginn des Kalenderjahres. Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Mitgliedschaft im Gemeinderat während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2.

Neben den steuerfreien Beträgen nach Nummer 1 wird die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück, um an Sitzungen des Gemeinderats, der Fraktion des Ortsvereins, Bürgerversammlungen und ähnlichen teilzunehmen, als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt. Bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeuges für die Fahrten zwischen Wohnung und Sitzungsort ist die Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz oder nach entsprechenden Landesgesetzen maßgebend. Pauschale Fahrtkostenerstattungen – soweit sie zusammen mit den übrigen Entschädigungen die Höchstbeträge nach Nummer 1 übersteigen – sind dagegen selbst dann steuerpflichtig, wenn sie nach Entfernung oder durchschnittlichen Sitzungszahlen gestaffelt sind.

3.

Die steuerfreien Beträge nach Nummer 1 erhöhen sich für Fraktionsvorsitzende, deren Fraktion mindestens zwei Mitglieder umfasst, auf das Doppelte der Beträge nach Nummer 1. Hat eine Fraktion zwei gleichberechtigte Fraktionsvorsitzende, gilt die Verdoppelung für jeden der beiden Fraktionsvorsitzenden.

II.
Ehrenamtliche Mitglieder eines Kreistags

1.

Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

Entschädigungen und Sitzungsgelder

Kalenderjahre	2009 bis 2020		ab 2021
Kalenderjahre	2009 bis 2020		ab 2021
Steuer­freibetrag	monatlich	jährlich	monatlich	jährlich
in einem Landkreis mit:
höchstens 250 000 Einwohnern	204 Euro	2 448 Euro	245 Euro	2 940 Euro
mehr als 250 000 Einwohnern	256 Euro	3 072 Euro	307 Euro	3 684 Euro

Maßgebend ist jeweils die Einwohnerzahl zum Beginn des Kalenderjahres. Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Mitgliedschaft im Kreistag während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2.

Ziffer I Nummer 2 und 3 ist entsprechend anzuwenden.

III.
Ehrenamtliche Mitglieder von Vertretungen der Verwaltungsverbände

Die Regelungen der Ziffer I gelten sinngemäß auch für die Mitglieder von Vertretungen der Verwaltungsverbände. Sie gelten nicht bei kommunalen Zweckverbänden (zum Beispiel Wasserversorgungs- beziehungsweise Abwasserbeseitigungsverband).

IV.
Ehrenamtliche Mitglieder eines Ortschaftsrats

Die Regelungen nach Ziffer I Nummer 1 und 2 gelten sinngemäß auch für die ehrenamtlichen Mitglieder des Ortschaftsrats. Dabei ist jedoch nicht die Einwohnerzahl der Gemeinde oder der Stadt, sondern die der Ortschaft maßgebend.

V.
Mehrfache Mitgliedschaft

Steuerpflichtige, die gleichzeitig Mitglieder mehrerer kommunaler Volksvertretungen sind, können steuerfreie Entschädigungen im Sinne der Ziffern I bis IV nebeneinander beziehen.

VI.
Monatlicher Mindestbetrag

Die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder sind mindestens in Höhe des in R 3.12 Absatz 3 Satz 3 LStR genannten monatlichen Mindestbetrags steuerfrei:

D.
Wirkung der steuerfreien Aufwandsentschädigung

Mit den nach § 3 Nummer 12 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes steuerfreien Aufwandsentschädigungen sind alle Aufwendungen, die mit dieser Tätigkeit zusammenhängen – mit Ausnahme der erstatteten, nach § 3 Nummer 13 des Einkommensteuergesetzes steuerfreien Reisekosten – abgegolten. Den Empfängern der Aufwandsentschädigungen bleibt es jedoch unbenommen, ihre tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie nicht Kosten der Lebensführung sind, die ihre wirtschaftliche und gesellschaftliche Stellung mit sich bringt, gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. In diesem Fall können die tatsächlichen abziehbaren Aufwendungen insoweit, wie sie die steuerfreien Aufwandsentschädigungen übersteigen, als Werbungskosten beziehungsweise Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Die teilweise Anerkennung von pauschalen Steuerfreibeträgen und tatsächlichen Kosten nebeneinander ist nicht möglich; die tatsächlichen Kosten sind nur dann zu berücksichtigen, wenn sie für den gesamten Veranlagungszeitraum und alle Kostenarten einheitlich geltend gemacht werden.

E.
Inkrafttreten und Anwendung

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Sie ist ab dem Kalenderjahr 2009 anzuwenden und ersetzt den Erlass des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen vom 21. August 2009 zur steuerlichen Behandlung von Entschädigungen, die kommunalen Wahlbeamten und ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Volksvertretungen gewährt werden, Az.: 32-S 2337-15/176-39369 / 32-S 2337-19/80-39371 (MBl. SMF 2009 S. 96).

Diese Verwaltungsvorschrift ergeht im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen und den obersten Finanzbehörden der anderen Länder.

Dresden, den 7. Dezember 2021

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen
Dirk Diedrichs
Amtschef