Sächsische Studentendatenverordnung

§ 1
Zulassung

Für die Zulassung haben Studienbewerber folgende personenbezogene Daten anzugeben:

1.

Familienname;

2.

Vornamen;

3.

Geburtsname;

4.

Geburtsdatum und -ort;

5.

Geschlecht;

6.

Anschriften;

7.

Staatsangehörigkeit;

8.

Hochschulzugangsberechtigung
(Art, Jahr des Erwerbs, Ort und Datum der Ausstellung, Noten);

9.

Studiengang, für den die Zulassung angestrebt wird, sowie die angestrebte Abschlußprüfung, der gewünschte Studiengang oder die gewünschten Studiengänge und die gewünschte Gewichtung des Studienganges (Haupt- oder Nebenfach, Vertiefungsrichtung oder ähnliche);

10.

weitere Studiengänge, für die die Zulassung hilfsweise beantragt wird;

11.

frühere Zulassungen und abgelegte Prüfungen, sowie die beantragte oder beabsichtigte gleichzeitige Zulassung zu einem anderen Studiengang;

12.

Verlust des Prüfungsanspruches in einem Prüfungsfach des angestrebten Studienganges;

13.

Dauer, Art und Umfang berufspraktischer Tätigkeit vor Aufnahme des Studiums oder besondere Kenntnisse, Fähigkeiten und Vorbildungen, soweit diese Zulassungsvoraussetzungen sind;

14.

Dauer, Art und Umfang eines Arbeits-, Dienst- oder Ausbildungsverhältnisses oder einer sonstigen beruflichen Tätigkeit während des Studiums;

15.

Nachweis der für das Studium erforderlichen deutschen Sprachkenntnisse;

16.

Nachweis einer bestehenden Schwerbehinderung;

17.

Konfessionszugehörigkeit bei Wahl eines theologischen Studienganges;

18.

Ergebnis einer erforderlichen künstlerischen Eingangsprüfung oder einer Sporteingangsprüfung.

Die Hochschulen können diese Daten für ihre Verwaltungszwecke und in anonymisierter Form auch für Zwecke der Hochschulplanung und der Hochschulstatistik verarbeiten.

§ 2
Immatrikulation

Für die Immatrikulation haben Studienbewerber zusätzlich zu den nach § 1 anzugebenden Daten folgende weitere personenbezogene Daten anzugeben:

1.

frühere Namen;

2.

Hörerstatus, Art des Studiums, Hochschulsemester, Fachsemester, Praxissemester, Semester an Studienkollegs, Urlaubssemester, Studienunterbrechungen nach Art, Dauer und Grund;

3.

Fakultäts- oder Fachbereichszugehörigkeit;

4.

Bezeichnung der bisher besuchten Hochschulen sowie der gleichzeitig besuchten weiteren Hochschulen, die an diesen Hochschulen verbrachten Studienzeiten und die jeweils gewählten Studiengänge;

5.

Art, Studiengang, Monat, Jahr sowie Note und Ergebnis der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- und Abschlußprüfungen;

6.

Vorliegen eines Einberufungsbescheides zum Wehrdienst oder Zivildienst;

7.

Umstände, die einer Immatrikulation nach § 18 SHG entgegenstehen können.

Die Hochschulen können diese Daten für ihre Verwaltungszwecke und in anonymisierter Form auch für Zwecke der Hochschulplanung und der Hochschulstatistik verarbeiten.

§ 3
Unterlagen für die Zulassung und die Immatrikulation

(1) Zur Zulassung haben Studienbewerber folgende Unterlagen vorzulegen:

1.

eine vollständige und amtlich beglaubigte Abschrift der Hochschulzugangsberechtigung, erforderlichenfalls auch die Hochschuleingangsprüfung und auf Anforderung die Urschriften;

2.

bei Ausländern den Nachweis, daß die für das Studium erforderlichen deutschen Sprachkenntnisse vorhanden sind;

3.

ein zum Studium erforderlicher Nachweis der künstlerischen Eignung oder der sportlichen Tauglichkeit.

(2) Zur Immatrikulation haben Studienbewerber folgende Unterlagen vorzulegen:

1.

Zulassungsbescheid;

2.

Antrag auf Immatrikulation;

3.

eine vollständige und amtlich beglaubigte Abschrift der Hochschulzugangsberechtigung und auf Anforderung die Urschrift;

4.

vollständige Nachweise über bereits erbrachte Studien- und Prüfungsleistungen und Zeugnisse über bereits abgelegte Vor-, Zwischen- und Abschlußprüfungen bzw. deren Anerkennung;

5.

Abgangsbescheinigung der zuletzt besuchten Hochschule;

6.

zum Studium erforderliche Praktikumsnachweise und Zeugnisse;

7.

zum Studium erforderlicher Nachweis der künstlerischen Begabung oder der sportlichen Leistungsfähigkeit, soweit bei der Zulassung nicht vorgelegt;

8.

Nachweis über entrichtete Beiträge für das Studentenwerk, Nachweis über entrichtete Beiträge für die Studentenschaft;

9.

Nachweis über die Krankenversicherung nach der Meldeverordnung für die Krankenversicherung der Studenten oder der Befreiungsbescheid;

10.

bei Angehörigen von Staaten, die nicht Mitglied der EU sind, eine Aufenthaltsbewilligung, die zum Studium berechtigt.

§ 4
Rückmeldung

(1) Bei der Rückmeldung kann die Hochschule folgende personenbezogene Daten erheben:

1.

Familienname, Vornamen, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht und Anschrift;

2.

Bestehen einer Krankenversicherung oder die Befreiung von der Krankenversicherungspflicht;

3.

Nachweis über die Entrichtung des Beitrages an das Studentenwerk und an die Studentenschaft sowie über die Erfüllung sonstiger öffentlicher Forderungen, die im Zusammenhang mit dem Studium entstanden sind;

4.

auf Verlangen die Umstände gemäß § 1 Nr. 14 und § 2 Nr. 7, die einer Immatrikulierung entgegenstehen oder entgegenstehen können;

5.

bei Angehörigen von Staaten, die nicht Mitglied der EU sind, eine Aufenthaltsbewilligung, die zum Studium berechtigt.

(2) Für die Rückmeldung kann sich die Hochschule insbesondere den Studentenausweis sowie den Personalausweis oder Paß vorlegen lassen.

(3) Beim Rückmeldeverfahren kann die Hochschule die bisher gespeicherten sowie die nach Absatz 1 anzugebenden Daten für ihre Verwaltungszwecke verarbeiten, soweit es für die Durchführung der Rückmeldung erforderlich ist.

§ 5
Beurlaubung

Studenten, die eine Beurlaubung beantragen, haben den für die Beurlaubung geltend gemachten wichtigen Grund anzugeben und nachzuweisen. Bei dem Verfahren zur Beurlaubung kann die Hochschule die bisher gespeicherten Daten und darüber hinaus den Urlaubsgrund, das Semester und die Dauer der Beurlaubung verarbeiten, soweit es für diese Zwecke erforderlich ist.

§ 6
Gasthörer

Mit dem Antrag auf Zulassung als Gasthörer sind folgende personenbezogene Daten anzugeben:

1.

Familienname;

2.

Vornamen;

3.

Geburtsdatum und -ort;

4.

Geschlecht;

5.

Anschrift;

6.

gewünschte Lehrveranstaltungen und Studiengang;

7.

Staatsangehörigkeit.

Die Hochschulen können diese Daten für ihre Verwaltungszwecke und in anonymisierter Form auch für Zwecke der Hochschulplanung und Hochschulstatistik verarbeiten.

§ 7
Studentenausweis

Der Studentenausweis darf folgende personenbezogene Daten enthalten:

1.

Familienname;

2.

Vornamen;

3.

Geburtsdatum und -ort;

4.

Studiengang;

5.

Matrikelnummer;

6.

Gültigkeitsdauer;

7.

Fakultäts- oder Fachbereichszugehörigkeit.

§ 8
Mitteilungspflichten

Studenten haben der Hochschule unverzüglich mitzuteilen:

1.

Änderung des Namens, der Anschrift und der Staatsangehörigkeit;

2.

Aufnahme eines Dienst-, Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses, das während des Studiums ausgeübt wird;

3.

den Verlust des Studienbuches oder des Studentenausweises;

4.

die Verurteilung zu einer Freiheitsstrafe, die noch der unbeschränkten Auskunft aus dem Bundeszentralregister unterliegt;

5.

das Auftreten einer Krankheit gemäß § 18 Abs. 2 Nr. 5 SHG.

Die Hochschulen können diese Daten für ihre Verwaltungszwecke verarbeiten.

§ 9
Zulassung zu Hochschulprüfungen

(1) Im Prüfungsverfahren kann die Hochschule, das zuständige Prüfungsamt oder die Prüfungsstelle der Hochschule die bei Zulassung, Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation gespeicherten Daten verarbeiten, soweit es für die Durchführung des Prüfungsverfahrens erforderlich ist. Bei der Meldung zur Prüfung werden zusätzlich folgende Daten erhoben:

1.

Matrikelnummer;

2.

Art der Prüfung;

3.

Zulassungsvoraussetzungen;

4.

Angabe über den etwaigen Verlust des Prüfungsanspruches;

5.

Anzahl der bisherigen Prüfungsversuche;

6.

bei Abschlußprüfungen Angabe einer Ausbildungsförderung.

Die Hochschulen können diese Daten für Verwaltungszwecke und in anonymisierter Form auch für Zwecke der Hochschulplanung und der Hochschulstatistik verarbeiten.

(2) Bei der Meldung zur Prüfung sind folgende Unterlagen vorzulegen:

1.

Nachweis über die Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen, über die zuletzt besuchte Hochschule, die abgelegte Zwischenprüfung oder Diplom-Vorprüfung (Art, Fach, Zeitpunkt und Ergebnis);

2.

Nachweis über Fristenverlängerungen zur Ablegung der Zwischenprüfung oder Diplom-Vorprüfung;

3.

zum Promotionsverfahren zusätzlich der Nachweis über die zuletzt besuchte Hochschule und die abgelegte Abschlußprüfung (Art, Fach, Zeitpunkt und Ergebnis).

§ 10
Exmatrikulation

Für die Exmatrikulation verarbeitet die Hochschule die bisher gespeicherten Daten des Antragstellers und verarbeitet darüber hinaus den Grund, das Datum und den Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Exmatrikulation, soweit es für die Durchführung der Exmatrikulation und hochschulstatistische Zwecke erforderlich ist.

§ 11
Lehrberichte

Die Hochschule darf die gespeicherten Daten auch nutzen und verarbeiten, soweit dies zur Erstellung von fachspezifischen anonymisierten Lehrberichten gemäß § 14 SHG erforderlich ist.

§ 12
Speicherung, Nutzung, Sperrung und Löschung der Daten

Die Hochschule darf folgende personenbezogene Daten bis 40 Jahre nach der Exmatrikulation speichern:

1.

Familienname;

2.

Vornamen;

3.

Geburtsdatum und -ort;

4.

Matrikelnummer;

5.

Studiengang, Prüfungsergebnis, Prüfungsdatum;

6.

Datum der Immatrikulation;

7.

Datum der Exmatrikulation.

Sie dürfen nur unter Anwendung des § 20 des Gesetzes zum Schutz der informationellen Selbstbestimmung (Sächsisches Datenschutzgesetz – SächsDSG) vom 11. Dezember 1991 (SächsGVBl. S. 401) verarbeitet werden. Diese Daten sind nach der Exmatrikulation gemäß § 20 SächsDSG unverzüglich zu sperren, es sei denn, das Prüfungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. In diesem Falle sind die Daten unverzüglich nach Abschluß des Prüfungsverfahrens zu sperren. Alle sonstigen Daten sind gemäß § 19 SächsDSG nach der Exmatrikulation unverzüglich zu löschen, es sei denn, das Prüfungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. In diesem Falle sind die Daten nach Abschluß des Prüfungsverfahrens unverzüglich zu löschen. Daten von Personen, die nicht immatrikuliert werden, sind unverzüglich nach der rechtskräftigen Entscheidung hierüber zu löschen. Die Daten von Gasthörern sind nach der Beendigung der Zulassung unverzüglich zu löschen.

§ 13
Übermittlung personenbezogener Daten an das
Statistische Landesamt

Zum Zwecke der amtlichen Statistik übermittelt die Hochschule, das Prüfungsamt oder die Prüfungsstelle gemäß des Gesetzes über die Statistik für das Hochschulwesen (Hochschulstatistikgesetz – HStatG) vom 2. November 1990 (BGBl. I S. 2414) dem Statistischen Landesamt personenbezogene Daten in anonymisierter Form. Inhalt der Daten, Form der Datenübermittlung sowie Stichtage der Erhebungen und Termine für die Datenübermittlung werden vom Statistischen Landesamt festgelegt.

§ 14
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft.

Dresden, den 9. Mai 1994

Der Staatsminister
für Wissenschaft und Kunst
Prof. Dr. Hans Joachim Meyer