A.
Allgemeines

I.

Die folgenden Aufbewahrungsbestimmungen gelten für die im Staatsministerium der Finanzen anfallenden Unterlagen im Sinne des § 2 Abs. 2 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen ( SächsArchivG) vom 17. Mai 1993 (SächsGVBl. S. 449), das zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 5. Mai 2004 (SächsGVBl. S. 148) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung.

II.

Die Aufbewahrungsbestimmungen gelten nicht für Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH, VS-VERTRAULICH und höher. Bei Verschlusssachen ist nach Nummer 17 bis 19 der Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über die Behandlung von Verschlusssachen (Verschlusssachenanweisung – VSA) vom 4. Januar 2008 (SächsABl. SDr. S. S 2) zu verfahren. Andere Vorschriften, die die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen regeln, sowie Regelungen zur Aufbewahrung in besonderen Fällen bleiben von dieser Verwaltungsvorschrift unberührt. Dies gilt insbesondere für das Beamtengesetz für den Freistaat Sachsen (Sächsisches Beamtengesetz – SächsBG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juni 1999 (SächsGVBl. S. 370, 2000 S. 7), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 12. März 2009 (SächsGVBl. S. 102), das Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz – SächsSÜG) vom 19. Februar 2004 (SächsGVBl. S. 44), geändert durch Artikel 18 des Gesetzes vom 29. Januar 2008 (SächsGVBl. S. 138, 159), die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Führung und Verwaltung von Personalakten der Beamten (Verwaltungsvorschrift Personalakten Beamte – VwV PersAktenB) vom 11. Dezember 1998 (SächsABl. 1999 S.10), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 486), und die Gemeinsame Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei und der Sächsischen Staatsministerien zur Führung und Verwaltung von Personalakten für Angestellte, Arbeiter und die zu ihrer Ausbildung Beschäftigten im öffentlichen Dienst des Freistaates Sachsen ( VwV Personalakten) vom 3. Dezember 1996 (SächsABl. 1997 S. 145), geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 20. Juli 1999 (SächsABl. S. 866), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 486), in der jeweils geltenden Fassung.

B.
Begriffsbestimmung

Ein Vorgang ist die geordnete Abfolge aller in einem Sachzusammenhang (zum Beispiel objektbezogen, personenbezogen) stehender Dokumente. Akten umfassen mehrere zusammengehörige Vorgänge. Es werden unterschieden:

C.
Aufbewahrungsfrist

I.

Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem auf abschließend bearbeitetes Schriftgut ein Rückgriff für Verwaltungszwecke notwendig werden kann.

II.

Unterlagen sind grundsätzlich bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in der Dienststelle aufzubewahren.

III.

Die in der VwV Aufbewahrungsbestimmungen des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen bestimmten Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Vorgänge geschlossen werden (Regelfall). Ein Vorgang ist geschlossen, wenn er zu den Akten (z.d.A.) verfügt wurde. Die Aufbewahrungsfrist endet mit Ablauf eines Kalenderjahres, soweit im Einzelfall keine abweichende Regelung getroffen wurde. Bei Unterlagen, die nach den allgemeinen Aufbewahrungsfristen weniger als 30 Jahre aufzubewahren sind, kann im Einzelfall (Ausnahmefall) eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt werden, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben notwendig ist. Die Entscheidung hierüber trifft der für den Inhalt der Unterlagen federführend zuständige Referatsleiter. Eine Verlängerung der Aufbewahrung über 30 Jahre ist gegenüber dem zuständigen Archiv zu begründen.

IV.

Unterlagen, bei denen eine Aussonderung (zum Beispiel Altakten des Beitrittsgebietes) vorbehalten ist, sind mit dem Vermerk „Aussondern Vorbehalten (AV)“ zu versehen und dem zuständigen Staatsarchiv erst dann anzubieten, wenn sie nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch nach Ablauf von 50 Jahren seit Beginn der Aufbewahrungsfrist.

V.

Die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen des Staatsministeriums der Finanzen sind in der Anlage dargestellt. Für die mit „V“ (Vernichten) bezeichneten Unterlagen besteht eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung des Sächsischen Staatsarchivs. Diese Unterlagen dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ohne vorheriges Anbieten an das zuständige Staatsarchiv vernichtet werden. Die mit „A“ (Anzubieten) bezeichneten Unterlagen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv gemäß § 5 Abs. 1 Satz 1 SächsArchivG anzubieten. Das Staatsarchiv entscheidet gemäß § 5 Abs. 4 SächsArchivG über die Archivwürdigkeit der Unterlagen.

D.
Aussondern und Anbietungspflicht

I.

Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder bei denen die Kennzeichnung „Aussondern vorbehalten“ aufgehoben wurde, werden in regelmäßigen Abständen, frühestens nach einem Jahr, spätestens jedoch alle fünf Jahre ausgesondert. Die Anbietungspflicht erstreckt sich auch auf Unterlagen die dem Datenschutz und dem Geheimhaltungsschutz unterliegen, soweit Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.

II.

Die Aussonderung erfolgt vorgangsweise.

E.
Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 11. Dezember 2009 in Kraft.

Dresden, den 11. Dezember 2009

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen
Dr. Wolfgang Voß
Staatssekretär

Anlage