REVOSax - VwV Legalisation

Gemeinsame Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums des Innern
und des Sächsischen Staatsministeriums
der Justiz und für Europa
über die Beglaubigung und Legalisation deutscher Urkunden und die Erteilung von Apostillen und Bestätigungen
(VwV Legalisation)

Vom 14. September 2012

I.
Allgemeines

1.: Legalisation

Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer Unterschrift auf einer öffentlichen inländischen Urkunde, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und der Echtheit des Siegels, mit dem die öffentliche Urkunde versehen ist durch die Vertretung des Staates, in dem eine öffentliche Urkunde gemäß § 415 Abs. 1 der Zivilprozessordnung verwendet werden soll. Zu den öffentlichen Urkunden gehören auch die Vermerke über die öffentliche Beglaubigung auf Privaturkunden.

2.: Apostille

Apostille ist die vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung, die von den Behörden des Staates ausgestellt wird, in dem die Urkunde errichtet wurde. Sie tritt im Verkehr mit den Vertragsstaaten ² des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875, 1966 II S. 106) (Apostilleübereinkommen) an die Stelle der Legalisation.

3.: Beglaubigung

Beglaubigung ist die Bestätigung der zuständigen deutschen Behörde auf einer inländischen öffentlichen Urkunde über die Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher die unterzeichnende Person der Urkunde gehandelt hat und gegebenenfalls die Bestätigung der Echtheit des Dienstsiegels oder -stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

4.: VwV ErgZRHO und VwV RiVASt

Diese Verwaltungsvorschrift lässt die Verwaltungsvorschriften über die Rechtshilfe in Zivilsachen ( Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz zur Rechtshilfeordnung für Zivilsachen [ZRHO] und zu deren Ergänzung [ VwV ErgZRHO ]) und über die Rechtshilfe und den Auslieferungsverkehr in Strafsachen (Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Einführung der Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in strafrechtlichen Angelegenheiten [ VwV RiVASt ]) unberührt.

II.
Legalisation

1.: Anwendungsbereich
a): Sofern nicht ein in Ziffer III oder Ziffer IV genanntes zwei- oder mehrseitiges Übereinkommen ein anderes Verfahren vorschreibt oder die Legalisation ausschließt, ist die Legalisation erforderlich,
: aa); wenn die Legalisation nach dem nationalen Recht des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist (Legalisationszwang) oder
: bb); wenn nach dem erwähnten nationalen Recht ein Legalisationszwang zwar nicht besteht, jedoch die Gerichte oder Behörden jenes Staates im Einzelfall die Legalisation verlangen.
b): Die Auslandsvertretungen einiger Staaten fordern darüber hinaus die Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Der aktuelle Stand der Staatenliste kann dem Merkblatt auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes ³ entnommen werden.
2.: Zuständigkeit

Für die Beglaubigung amtlicher Unterschriften in Urkunden zum Zwecke der Legalisation ist zuständig:

a): das Staatsministerium des Innern für alle von einer obersten Staatsbehörde, dem Präsidenten des Landtages und dem Präsidenten des Rechnungshofes ausgestellten öffentlichen Urkunden, soweit nicht das Staatsministerium der Justiz und für Europa nach Buchstabe b zuständig ist,
b): das Staatsministerium der Justiz und für Europa für die von ihm ausgestellten öffentlichen Urkunden,
c): die Präsidenten der Landgerichte für alle im jeweiligen Landgerichtsbezirk von Gerichten, Notaren und Justizbehörden ausgestellten Urkunden gemäß § 18 Satz 1 des Gesetzes über die Justiz im Freistaat Sachsen (Sächsisches Justizgesetz – SächsJG) vom 24. November 2000 (SächsGVBl. S. 482, 2001 S. 704), das zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 8. Juni 2012 (SächsGVBl. S. 308, 318) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung. Die örtliche Zuständigkeit bestimmt sich nach dem Sitz des Gerichts, der Justizbehörde oder des Notars,
d): die Landesdirektion Sachsen für die Beglaubigung aller übrigen öffentlichen Urkunden.
e): Die Beglaubigung von Unterschriften, die nicht aus dem in Buchstabe c genannten Bereich herrühren, soll der Präsident des Landgerichts nur vornehmen, wenn die für die Legalisation zuständige ausländische Vertretung ohne Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts die Legalisation ablehnen würde. Über solche Fälle ist dem Staatsministerium der Justiz und für Europa zu berichten.
3.: Verfahren
a): Urkunden, die der Legalisation bedürfen, sind grundsätzlich mit folgendem Beglaubigungsvermerk zu versehen:
„Die Echtheit vorstehender Unterschrift von (Amts- oder Funktionsbezeichnung, Name) und die Echtheit des beigedrückten Dienststempels/Dienstsiegels werden hiermit bestätigt. Zugleich wird bescheinigt, dass die vorgenannte Person zur Vornahme der Amtshandlung befugt war.“
Der Beglaubigungsvermerk ist mit Vor- und Familiennamen zu unterschreiben und mit Ortsangabe, Datum und dem Abdruck des Dienstsiegels oder Dienststempels zu versehen. Der Unterschrift sind der Vor- und Familienname sowie die Amts- oder Funktionsbezeichnung des Unterzeichners in Druckbuchstaben beizufügen. Der Inhalt des Beglaubigungsvermerks kann im Einzelfall angepasst werden.
b): Der Beglaubigungsvermerk hat sich unmittelbar an die zu beglaubigende Unterschrift anzuschließen, Zwischenräume sind zu vermeiden. Der Raum der Beglaubigung ist so zu bemessen, dass alle Beglaubigungen möglichst auf der Urkunde selbst Platz finden. Reicht der auf der Urkunde zur Verfügung stehende Platz für den Beglaubigungsvermerk nicht aus, so ist ein für alle weiteren Vermerke ausreichender Bogen anzufügen und durch Verbindungsstempel oder Schnur und Siegel mit der Urkunde zu verbinden.
c): Für den Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern gilt darüber hinaus:
Sofern die Unterschrift des Bediensteten, der die Urkunde ausgestellt hat, bei der Landesdirektion Sachsen oder dem Staatsministerium des Innern nicht bekannt ist, ist grundsätzlich eine Unterschriftsprobe dieses Bediensteten einzuholen. Kann keine Unterschriftsprobe eingeholt werden, ist die Urkunde von der ausstellenden Stelle oder Behörde vorzubeglaubigen, so dass eine lückenlose, auf die ausstellende Person zurückzuführende Beglaubigungskette entsteht. Die Vorbeglaubigung muss von einer Person erfolgen, deren Unterschriftsprobe dem Staatsministerium des Innern oder der Landesdirektion Sachsen vorliegt.
d): Der Vorbeglaubigungsvermerk hat den unter Buchstabe a genannten Wortlaut. Der sich anschließende Beglaubigungsvermerk hat den folgenden Wortlaut:
„Die Echtheit vorstehender Unterschrift des für die Vorbeglaubigung zuständigen Vertreters der/des (Bezeichnung der Stelle, die die Vorbeglaubigung vorgenommen hat) und die Echtheit des beigedrückten Dienststempels/Dienstsiegels werden bestätigt.“
Der Beglaubigungsvermerk ist mit Vor- und Familiennamen zu unterschreiben und mit Ortsangabe, Datum und dem Abdruck des Dienstsiegels oder Dienststempels zu versehen. Der Unterschrift sind der Vor- und Familienname sowie die Amts- oder Funktionsbezeichnung des Unterzeichners in Druckbuchstaben beizufügen.
4.: Unterschriftsproben
a): Das Staatsministerium des Innern, das Staatsministerium der Justiz und für Europa und die Landesdirektion Sachsen übermitteln Unterschriftsproben der für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten nach den Mustern der Anlagen 1 und 2 dem Bundesverwaltungsamt und denjenigen Vertretungen ausländischer Staaten, die bei der Legalisation die Beglaubigung durch die in Ziffer II Nr. 2 genannten Behörden akzeptieren. Personelle Veränderungen sind unter Angabe des Zeitpunktes rechtzeitig mitzuteilen.
b): Im Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern fordern das Staatsministerium des Innern und die Landesdirektion Sachsen zur Verfahrensvereinfachung Unterschrifts- und Dienstsiegelproben jeweils von den Personen an, deren Unterschriften regelmäßig beglaubigt werden müssen. Die Unterschriftsproben dieser oder der für die Vorbeglaubigung zuständigen Stellen sind dem Staatsministerium des Innern oder der Landesdirektion Sachsen unter Beifügung eines Abdrucks des Dienstsiegels oder Dienststempels nach dem Muster der Anlage 1 in einfacher Ausfertigung vorzulegen. Darüber hinaus ist die für die Beglaubigung zuständige Stelle befugt, weitere Unterschriftsproben einzuholen.
c): Im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz und für Europa sind hierfür von den Präsidenten der Landgerichte je 110 mit dem Abdruck des Dienstsiegels oder Dienststempels versehene Proben ihrer Unterschrift und der Unterschriften ihrer ständigen und ihrer weiteren zeichnungsberechtigten Vertreter nach dem Muster der Anlage 2 (DIN A4) unmittelbar dem Staatsministerium der Justiz und für Europa vorzulegen. Die Unterschriftsproben können im Ablichtungsverfahren hergestellt werden. Der Abdruck des Dienstsiegels oder Dienststempels ist stets im Original beizufügen. Von einer Datumsangabe ist abzusehen. Die Unterschriftsproben der Präsidenten sind unverzüglich nach der Amtsübernahme, die der Vertreter unverzüglich nach der Bestellung zum Vertreter vorzulegen. Bei der Beglaubigung durch neu ernannte Präsidenten und neu bestellte Vertreter ist zu berücksichtigen, dass die Unterschriftsproben grundsätzlich nur zu Beginn des Kalenderjahres an die Vertretungen ausländischer Staaten übersandt werden. Scheidet ein weiterer zeichnungsberechtigter Vertreter eines Landgerichts aus, so ist hierüber dem Staatsministerium der Justiz und für Europa unmittelbar zu berichten.

III.
Apostille

1.: Anwendungsbereich
a): Dem Apostilleübereinkommen gehen sonstige Verträge vor, nach denen die Verwendung öffentlicher Urkunden in einem anderen Vertragsstaat keiner Legalisation oder Beglaubigung bedarf, oder die sonstige, dem Übereinkommen mindestens gleichkommende Erleichterungen oder Vereinfachungen vorsehen (Ziffer IV).
b): Im Verkehr mit Staaten, mit denen abweichende völkerrechtliche Vereinbarungen bestehen und die zugleich Vertragsstaaten des Apostilleübereinkommens sind, werden gemäß Artikel 8 des Apostilleübereinkommens Apostillen nur erteilt, wenn die abweichenden völkerrechtlichen Vereinbarungen formstrengere Beglaubigungen oder Bescheinigungen als die Apostille vorsehen.
c): Das Apostilleübereinkommen ist nicht anzuwenden auf Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretungen errichtet worden sind und auf Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.
2.: Zuständigkeit

Die Zuständigkeiten für die Erteilung der Apostille und für die Bestätigung nach Artikel 7 Abs. 2 des Apostilleübereinkommens ergeben sich aus § 1 der Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über die Zuständigkeiten für die Erteilung von Apostillen und die Beglaubigung öffentlicher Urkunden im internationalen Rechtsverkehr (Sächsische Apostillen-Zuständigkeitsverordnung – SächsApostZuVO) vom 15. Januar 2008 (SächsGVBl. S. 73), die durch Artikel 1 der Verordnung vom 6. Juni 2008 (SächsGVBl. S. 336, 337) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung.

3.: Verfahren und Registerführung
a): Die Apostille wird nach dem Muster der Anlage 3 auf der Urkunde selbst oder auf einem dauerhaft mit ihr verbundenen Blatt angebracht (Artikel 4 des Apostilleübereinkommens). Die Unterschrift in der Apostille muss handschriftlich vollzogen werden.
b): Die nach Nummer 2 zuständigen Stellen führen jahrgangsweise das in Artikel 7 Abs. 1 des Apostilleübereinkommens vorgeschriebene Verzeichnis nach dem Muster der Anlage 4. Aus dem Verzeichnis werden den Beteiligten nach Artikel 7 Abs. 2 des Apostilleübereinkommens auf Antrag Auskünfte darüber erteilt, ob die Angaben in der Apostille mit den Angaben in dem Verzeichnis übereinstimmen. Hierüber wird eine Bestätigung nach dem Muster der Anlage 5 erteilt.
c): Für den Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern gilt:
Sofern dem Staatsministerium des Innern oder der Landesdirektion Sachsen die in der Apostille erforderlichen Angaben, der Name des Bediensteten, der die Urkunde unterschrieben hat, die Eigenschaft, in der er tätig geworden ist und der Abdruck des Dienstsiegels nicht vorliegen, sind diese Angaben und die Echtheit von Unterschrift und Dienstsiegel von der Behörde, die die Urkunde ausgestellt hat, gesondert und unter genauer Bezeichnung der Urkunde zu bestätigen. Die Bestätigung ist von einem Bediensteten vorzunehmen, dessen Unterschrift beim Staatsministerium des Innern oder der Landesdirektion Sachsen hinterlegt ist. Ein Vorbeglaubigungsvermerk ist auf der Urkunde nicht anzubringen.
d): Im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz und für Europa richtet sich die geschäftliche Behandlung der Anträge auf Erteilung der Apostille und auf Bestätigung nach Artikel 7 Abs. 2 des Übereinkommens nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über die Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts in Justizverwaltungsangelegenheiten (VwV GenAktVfg) vom 30. Juli 2010, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 14. Dezember 2011 (SächsABl. SDr. S. S 1679), in der jeweils geltenden Fassung, soweit nachstehend nichts anderes bestimmt ist:
: aa); Für die Bildung der Geschäftsnummer der Apostille ist das Aktenzeichen 910 a oder 9101 a sowie als Unterscheidungszeichen die laufende Nummer des Registers unter Beifügung der Jahreszahl zu verwenden (§§ 5, 7, 10 GenAktVfg). Die Anträge auf Erteilung der Apostille nebst den dazugehörigen Schriftstücken sind zu Sammelakten zu nehmen.
: bb); Die Anträge auf Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers sind ohne besondere registermäßige Erfassung unter dem Aktenzeichen 910 b oder 9101 b zu Sammelakten zu nehmen. Stimmen die Angaben in der Apostille mit denen des Registers nicht überein, ist hierüber dem Staatsministerium der Justiz und für Europa zu berichten.

IV.
Befreiung von der Legalisation aufgrund zweiseitiger und mehrseitiger völkerrechtlicher Verträge

Die Bundesrepublik Deutschland hat mit den in Anlage 6 genannten Staaten bilaterale völkerrechtliche Abkommen und Verträge abgeschlossen oder ist Vertragspartner mehrseitiger Übereinkommen, in denen für bestimmte Urkunden der Verzicht auf eine Legalisation oder deren Ersatz durch eine besondere Zwischenbeglaubigung vereinbart wurde. Die Zuständigkeiten aufgrund der bilateralen völkerrechtlichen Verträge mit Belgien und Italien ergeben sich aus § 2 SächsApostZuVO .

V.
Beglaubigung von Übersetzungen

1.: Anwendungsbereich

Übersetzungen sind auch dann keine öffentlichen Urkunden, wenn sie mit einem Bestätigungsvermerk oder -stempel eines öffentlich bestellten und allgemein beeidigten Übersetzers versehen sind. Die in den Ziffern II und III beschriebenen Beglaubigungs- und Apostilleverfahren sind daher auf Übersetzungen als solche nicht anwendbar.

2.: Verfahren

Bei Übersetzungen von Urkunden kann der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk der Übersetzer seinen Wohn- oder Geschäftssitz unterhält, jedoch bestätigen, dass dieser öffentlich bestellter und allgemein beeidigter Übersetzer ist. Diese Bestätigung ist eine öffentliche Urkunde und kann mit einem Beglaubigungsvermerk nach Ziffer II oder einer Apostille nach Ziffer III versehen werden. Vor Erteilung einer Bestätigung nach Nummer 2 Satz 1 prüft der Präsident des Landgerichts, ob der Übersetzer in die nach § 6 SächsDolmG geführte Liste eingetragen ist.

3.: Unterschriftsproben

Der Präsident des Oberlandesgerichts übersendet nach Aushändigung der Bestallungsurkunde eines neu öffentlich bestellten Übersetzers nach § 4 des Sächsischen Gesetzes über die staatliche Prüfung, öffentliche Bestellung und allgemeine Beeidigung von Dolmetschern, Übersetzern und Gebärdensprachdolmetschern (Sächsisches Dolmetschergesetz – SächsDolmG) eine Unterschriftsprobe und eine Stempelprobe des Übersetzers an die Präsidenten der für den Wohn- und Geschäftssitz zuständigen Landgerichte; diese sind auch von der Beendigung der öffentlichen Bestellung nach § 10 SächsDolmG zu unterrichten. Sofern der Übersetzer zwar vom Präsidenten des Oberlandesgerichts Dresden öffentlich bestellt ist, aber weder über einen Geschäfts- noch über einen Wohnsitz in Sachsen verfügt, kann die Bestätigung nach Nummer 2 Satz 1 von jedem Landgerichtspräsidenten erteilt werden. Die Unterschriftsproben und die Stempelproben sowie die Mitteilungen über die Beendigung der Bestellung sind in diesen Fällen an alle Landgerichte zu versenden.

VI.
Kosten

1.: Staatsministerium des Innern

Im Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern wird für die Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde und für die Erteilung einer Apostille eine Gebühr nach der laufenden Nummer 1 Tarifstelle 9 des Kostenverzeichnisses zum Verwaltungskostengesetz des Freistaates Sachsen ( SächsVwKG), in der jeweils geltenden Fassung erhoben. Für die Vorbeglaubigung ist keine Gebühr zu erheben.

2.: Staatsministerium der Justiz und für Europa

Im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz und für Europa wird für die Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde und für die Erteilung einer Apostille eine Gebühr gemäß § 61 SächsJG in Verbindung mit Nummer 1 der Anlage zu § 2 Abs. 1 des Gesetzes über Kosten im Bereich der Justizverwaltung (Justizverwaltungskostenordnung – JVKostO) erhoben.