Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen
über die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen bei den Finanzämtern
(VwV Aufbewahrung und Aussonderung bei FÄ – VwV - AufbewBest-FÄ)

Vom 13. Dezember 1999

Im Einvernehmen mit dem Staatsministerium des Innern wird bestimmt:

Abschnitt I
Allgemeines

1.
Geltungsbereich
a)
Die VwV Aufbewahrung und Aussonderung bei FÄ gilt für die Finanzämter und die staatlichen Archive (Archive).
b)
Die Regelungen der Buchungsordnung für die Finanzämter (BuchO) sowie die für den internen Bereich der EDV-Stellen geltenden Aufbewahrungsbestimmungen im Fach 29 der DFV-AL bleiben unberührt, soweit nicht für einzelne Bereiche besondere Regelungen getroffen sind (zum Beispiel Fach 32 DFV-AL).
c)
Für die Aufbewahrung der Kassenbücher und der dazugehörigen Belege mit ihren Anlagen gelten die Verwaltungsvorschriften zu Teil IV der Vorläufigen Haushaltsordnung des Freistaates Sachsen vom 19. Dezember 1990 (Vorläufige Sächsische Haushaltsordnung ( SäHO)), insbesondere die Anlage 2 zu den VwV zu § 71 der SäHO . Für die Aufbewahrung der nicht zu den Kassen gelangenden begründenden Unterlagen gelten die Verwaltungsvorschriften zu Teil III und die Nr. 10 der VwV zu § 70 SäHO im Teil IV. Für die Aufbewahrung der bei der Verwaltung zu führenden Vermögensnachweisungen und Bestandsnachweise gelten die VwV zu § 73 SäHO .
d)
Grundlage für die Behandlung von Personalunterlagen sind die §§ 117 bis 124 SächsBG beziehungsweise § 13 BAT-O und, soweit keine speziellen Regelungen vorliegen, § 31 Sächsisches Datenschutzgesetz ( SächsDSG). Die Aufbewahrung richtet sich nach § 123 SächsBG in Verbindung mit Abschnitt G der VwV des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Führung und Verwaltung von Personalakten vom 11. Dezember 1998 (SächsABl. 1999 S. 10) und Nummer 4 der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei und der Sächsischen Staatsministerien zur Führung und Verwaltung von Personalakten für Angestellte, Arbeiter und die in der Ausbildung Beschäftigten im öffentlichen Dienst des Freistaates Sachsen vom 3. Dezember 1996 (SächsABl. 1997 S. 145).
e)
Die Aufbewahrungsbestimmungen gelten nicht für Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH und höher (§§ 29 und 30 VS-Anweisung).
2.
Begriffsbestimmungen
2.1
Unterlagen

Unterlagen im Sinne dieser Bestimmungen sind Akten, Schriftstücke, Karten, Pläne, Risse sowie Träger von Daten-, Bild-, Film-, Ton- und sonstigen Aufzeichnungen einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme.

2.2
Akten

Akten umfassen mehrere zusammengehörige Vorgänge (zum Beispiel objekt- oder personenbezogen):

Akten
Buchstabe  Akten Bezug
a) allgemeine
Akten 		(A-Akten) enthalten allgemeine Vorschriften, Erlasse, Verfügungen und Schriftstücke von grundsätzlicher Bedeutung. Sie werden nach Aktenplan gegliedert (vergleiche § 27 Abs. 2 Satz 1 FAGO).
b) besondere Akten (B-Akten) enthalten Schriftstücke, die sich auf Einzelfälle beziehen, soweit sie nicht zu den Einzelakten oder zu den Personalakten zu nehmen oder wegzulegen sind. Die besonderen Akten werden nach Aktenplan gegliedert (vergleiche § 27 Abs. 2 Satz 2 FAGO).
c) Einzelakten In Einzelakten werden Vorgänge gesammelt, die bei der Durchführung der Steuergesetze entstehen. Sie werden getrennt nach Steuerarten oder sonstigen Unterscheidungsmerkmalen für Personen, Vorgänge oder Gegenstände angelegt (vergleiche § 27 Abs. 3 FAGO).
d) Teilakten Akten können in Teilakten untergliedert sein (zum Beispiel jeweils drei Jahrgänge in einer Steuerakte bilden eine Teilakte).
e) Personal-
nebenakten 		Soweit Grund- und Teilakten der Personalakte bei der Oberfinanzdirektion geführt werden, ist es zulässig, von Vorgängen im Sinne des § 117 Abs. 2 SächsBG , deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung im Bereich der Personalverwaltung und Personalwirtschaft der Beschäftigungsbehörde erforderlich ist, eine Kopie beziehungsweise weitere Ausfertigung in den Personalnebenakten aufzunehmen. Das gilt entsprechend insbesondere für automatisiert verarbeitete Personaldateien, Personallisten, Personenkarteien.
f) Handakten Sachbearbeiter/Bearbeiter und Sachgebietsleiter führen Handakten. In diesen werden die das Arbeitsgebiet / Sachgebiet betreffenden Statistiken, Abdrucke von Verfügungen und Ähnliches gesammelt.
g) Hauptakten Diese umfassen allgemeine und besondere Akten.
2.3
Weglegesachen

Unterlagen mit der Schlussverfügung “Weglegen” werden nur bis zum Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie nicht mehr durch einen weiteren Bearbeitungsgang Zuwachs erfahren haben, getrennt von den übrigen Unterlagen aufbewahrt und dann vernichtet.

2.4
Altregistratur

Sie umfasst aus dem laufenden Bestand genommene Vorgänge entsprechend § 11 Abs. 5 FAGO und Textziffer 5 der Erläuterungen zu § 27 FAGO.

2.5
Aufbewahrung

Unterlagen sind im Rahmen der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Sie sind entweder im laufenden Bestand oder in der Altregistratur zu führen.

2.6
Ausreihen

Die Unterlagen können, soweit sie für die laufende Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, aus dem laufenden Bestand entnommen und in die Altregistratur übernommen werden.

2.7
Aussondern

Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder bei denen die Kennzeichnung “Aussondern vorbehalten” aufgehoben wurde (Vorbehalt wird durch die oberste Landesbehörde aufgehoben), werden in regelmäßigen (jährlichen) Abständen, spätestens jedoch alle drei Jahre, ausgesondert. Ausgesonderte Unterlagen werden dem Archiv angeboten (siehe Abschnitt III, Tz. 2) oder datenschutzgerecht vernichtet (siehe Abschnitt III, Tz. 3).

2.8
Zuständig sind für:
Zuständig sind für
Finanzamt Archiv
Finanzämter im Regierungsbezirk Archiv
Chemnitz Sächsisches Staatsarchiv Chemnitz
Schulstraße 38
09125 Chemnitz
Dresden Sächsisches Hauptstaatsarchiv Dresden
Archivstr. 14
01097 Dresden
Leipzig Sächsisches Staatsarchiv Leipzig
Schongauer Str. 1
04329 Leipzig
3.
Ort und Art der Aufbewahrung
a)
Unterlagen sind grundsätzlich bei der Stelle aufzubewahren, bei der sie angefallen sind. Kassenunterlagen sind grundsätzlich an die Kassenaufsicht zur Aufbewahrung abzugeben. Unterlagen einer aufgelösten Stelle sind vom Nachfolger zu verwalten.
b)
Unterlagen sind, soweit sie auf magnetischen Datenträgern oder sonst in visuell nicht lesbarer Form aufbewahrt werden, in den Stellen aufzubewahren, in denen sie verarbeitet beziehungsweise lesbar gemacht werden können. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass in angemessener Zeit mit angemessenem Aufwand ein Ausdruck auf Papier erzeugt werden oder die Unterlagen in anderer Art und Weise lesbar gemacht werden können.
c)
Die Aufbewahrung mehrfach vorhandener Unterlagen soll auf eine Ausfertigung je Dienststelle beschränkt werden, sofern nicht die Aufbewahrung mehrerer Ausfertigungen vorgeschrieben oder zweckmäßig ist.
d)
Beim Ausreihen sind Unterlagen, die ausgesondert werden können, Unterlagen, deren Aussonderung vorbehalten ist, und Steuerakten mit noch vorhandenen Rückständen jeweils getrennt abzulegen. Zur Aussonderung vorgesehene Unterlagen sind - jeweils mehrere Veranlagungszeiträume zusammengefasst - steuernummernweise abzulegen und mit dem Jahr zu kennzeichnen, in dem sie ausgesondert werden können (zum  Beispiel ESt-Akte 1991-1993, auszusondern 2004).
e)
Besondere Merkmale, die auf die Aufbewahrung und/oder Aussonderung eine Auswirkung haben, sind auf den Unterlagen zu vermerken (zum Beispiel Vermerk “Beteiligung” auf dem Aktendeckel). Auf allen Unterlagen (Aufbewahrungseinheiten), die geschlossen werden, ist mit Hilfe von Klebezetteln zu vermerken:
 
aa)
das Jahr, in dem sie ausgesondert werden (AV 200);
 
bb)
soweit erforderlich “Staatsarchiv” (AV 202) mit dem Zusatz „Q“ für Quote (zum Beispiel bei jeder hundertsten Akte) oder „E“ für Einzelfall (zum Beispiel bei Persönlichkeiten, die öffentlich hervorgetreten sind), siehe Abschnitt III;
 
cc)
sofern die Aussonderung vorbehalten ist „Aussonderung vorbehalten“ (AV 203) sowie das Jahr, in dem die Unterlagen dem Archiv anzubieten sind.
4.
Allgemeine Regelungen zur Aufbewahrungszeit
4.1
Aufbewahrungsfristen

Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach Art und Inhalt der Unterlagen. Unterlagen sind grundsätzlich bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist (Abschnitt II) in der Dienststelle aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen können bis auf 30 Jahre verlängert werden, wenn dies aus besonderen Gründen notwendig ist. Eine Verlängerung der Aufbewahrung ist gegenüber dem Archiv zu begründen. Unterlagen, deren Aussonderung vorbehalten ist (zum Beispiel Altakten des Beitrittsgebietes), sind den Archiven erst dann anzubieten, wenn sie nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch nach Ablauf von 50 Jahren seit Beginn der Aufbewahrungsfrist.

4.2
Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt, soweit in diesen Bestimmungen keine abweichende Regelung im Einzelfall getroffen ist,

a)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Steuerfestsetzung oder der Feststellung von Besteuerungsgrundlagen angefallen sind, mit Ablauf des Kalenderjahrs, für das die Besteuerung durchgeführt wird, die Besteuerungsgrundlagen festgestellt werden, die Listen geführt, die Ausdrucke erstellt oder die sonstigen Unterlagen bestimmt waren;
b)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Steuererhebung angefallen sind, mit Ablauf des Kalenderjahrs, für das die Bücher oder Listen geführt, die Ausdrucke erstellt oder in dem die sonstigen Unterlagen angefallen sind;
c)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Bestellung dinglicher oder dinglich gesicherter Rechte an oder zugunsten von staatseigenen Grundstücken oder zugunsten des Staates angefallen sind, nach Beendigung (Löschung) dieser Rechte;
d)
für sonstige Unterlagen mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie angefallen sind.
4.3
Ende der Aufbewahrungsfrist

Soweit im Einzelfall keine Regelung getroffen ist, beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Abweichend von den festgelegten Aufbewahrungszeiten endet die Aufbewahrungsfrist

a)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Erlass eines Verwaltungsaktes angefallen sind, nicht bevor Bestandskraft eingetreten ist;
b)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem nach § 165 AO vorläufigen beziehungsweise nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangenen Verwaltungsakt stehen, nicht bevor die Nebenbestimmung entfallen ist;
c)
für sonstige Unterlagen, die eine Bearbeitung verlangen, nicht bevor die abschließende Erledigung ein Jahr zurückliegt.

Abschnitt II
Aufbewahrungsfristen

Bei Kennzeichnung A/V sind zwingend die Besonderheiten des Abschnittes III, Tz. 2.1 zu beachten !

Aufbewahrungsfristen
Nummer  Buchstabe  Gruppen Zeit Buchstabe 
1.   Obergruppen O und P des Aktenplans für die Finanzverwaltung    
    Organisation und Verwaltung, Personalangelegenheiten    
 
1.1   A-Akten 30 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten geschrieben worden ist. A
1.2   B-Akten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten geschrieben worden ist. A
1.3   Geschäftsverteilungspläne, Organisationsbogen, Eingangsbücher, Sachverzeichnisse und Ähnliches 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem ein neuer Geschäftsverteilungsplan aufgestellt worden ist, Eingangsbücher geschlossen oder bei Sachverzeichnissen oder Ähnlichem die letze Sache erledigt wurde. A/V
1.4   Aufzeichnungen und Unterlagen zur Personenkennwortdatei (PKWD) 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Unterlagen angefallen sind. A
1.5   Zeiterfassungsdaten    
1.5.1   bei ausschließlich manueller Erfassung und Speicherung 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG) V
1.5.2   bei ausschließlich automatisierter Erfassung und Speicherung 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG) V
1.5.3   bei sowohl automatisierter als auch manueller Erfassung und Speicherung    
    automatisiert gespeicherte Daten

manuell gespeicherte Daten

2 Jahre (§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG)

maximal 6 Monate (§ 31 Abs. 1 SächsDSG)

V

V

1.6   Sonstige Geschäftskontrolllisten, Fristenbücher und so weiter 1 Jahr nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen, Bücher und so weiter geschlossen worden sind. V
1.7   Personalnebenakten Solange die Beschäftigungsbehörde die Kenntnis dieser Unterlagen zu ihrer rechtmäßigen Aufgabenerledigung benötigt, längstens bis zur Beendigung des aktiven Beschäftigungsverhältnisses. V
1.8   Einzelvorgänge über Urlaub, Erkrankungen, Trennungsgeld, Umzugs- und Reisekosten, Urlaubsanträge 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist.   V
2.   Obergruppen H des Aktenplans für die
Finanzverwaltung

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen;
Geschäftsbedürfnisse

   

Vorbemerkung:
Akten, Bücher, Belege usw. sind mindestens bis zum Ablauf des Haushaltsjahrs aufzubewahren, das auf das Haushaltsjahr folgt, in dem der aus Anlass der Rechnungsprüfung entstandene Schriftwechsel mit der zuständigen obersten Rechnungsprüfungsbehörde (Europäischer Rechnungshof, Bundesrechnungshof oder Landesrechnungshof) ohne Vorbehalte abgeschlossen wurde.

2.1   Akten    
2.1.1   A-Akten 20 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten geschrieben worden ist.
A
    mit Ausnahme der Akten über die vorläufige Haushaltsführung 5 Jahre nach Ablauf des Haushaltsjahrs A
2.1.2   B-Akten 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten geschrieben worden ist. A
    mit Ausnahme der  
  a) Haushaltsakten 5 Jahre nach Ablauf des Haushaltsjahrs V
  b) Kraftfahrzeugakten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten geschrieben worden ist. V
    Ausnahme: Fahrtenbuch für anerkannte Kraftfahrzeuge 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem das Fahrtenbuch abgeschlossen worden ist. V
2.2   Haushaltswesen  
2.2.1   Bestandsverzeichnisse für bewegliche Sachen (einschließlich Zu- und Abgangsbelegen) 10 Jahre nach Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist ( VwV zu § 73 SäHO). V
2.2.2   Haushaltsüberwachungslisten 6 Jahre nach Ablauf des Haushaltsjahrs, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist ( VwV zu § 34 SäHO). V
2.2.3   Rechnungsbelege 6 Jahre (Anlage 2 zu den VwV zu § 71 SäHO - Punkt 2.3) V
2.3   Kassenbücher und Belege
(vergleiche Abschnitt I, Tz. 1 c) 		grundsätzlich 6 Jahre V
2.3.1   Buchungslisten einschließlich der Belege, Fehlerlisten/-protokolle, Stammkarten/-protokolle und Ausdrucke (Schriftgut vor Übernahme in das IABV) 10 Jahre V
2.3.2   Zeitbuch (Mikrofiches) 10 Jahre V
2.3.3   Wertezeitbuch 10 Jahre V
2.3.4   Ausdrucke der Titelkonten für Haushaltseinnahmen und Haushaltsausgaben, der Sachkonten und für das Abrechnungsbuch 10 Jahre V
2.3.5   Verwahrungs- und Vorschussbuch einschließlich der Kontoausdrucke für Zeitnotverwahrungen der täglich und monatlich erstellten Listen sowie der monatlich erstellten Arbeitsliste und der Zusammenstellung der Gesamtbeträge 10 Jahre V
2.3.6   Mikrofiches und Kontoblätter des Speicherkonteninhaltes (Verdichtung, Zwischenverdichtung und Löschung) und die dazugehörigen Belege 10 Jahre V
2.3.7   Prüfungsunterlagen für die Rechnungslegung 10 Jahre V
2.3.8   Hauptzeit- und Tagesabschlussbuch 6 Jahre nach Abschluss des Kalenderjahrs V
2.3.9   Kontogegenbücher (einschließlich Kontoauszügen, Einlieferungsverzeichnissen, Nachforschungen und Ähnlichem) 6 Jahre V
2.3.10   Geld- und Werteingangsbuch 6 Jahre V
2.3.11   Quittungsbestandsbuch 6 Jahre V
2.3.12   Belege und Unterlagen zu den Zeit-, Sach-, Titel- und Hilfsbüchern einschließlich Quittungsdurchschriften 6 Jahre V
2.3.13   Überwachungsbuch 6 Jahre V
2.3.14   Tages- und Monatsabschlussunterlagen 6 Jahre V
2.3.15   Monatsabschlussnachweisungen 6 Jahre V
2.3.16   Ausdrucke zum Nachweis der Umbuchung nicht eingelöster Verrechnungsschecks auf das Konto „Vermischte Verwaltungseinnahmen“ 6 Jahre V
2.3.17   Abrechnungsbescheide 5 Jahre ab Bestandskraft V
2.3.18   Unterlagen für Steuererstattungen im Verrechnungsscheckverfahren 3 Jahre V
2.3.19   erledigte Scheck- und Überweisungshefte 3 Jahre V
2.3.20   Unterlagen für die Abstimmung nach § 15 Abs. 1 Nr. 4 BuchO einschließlich der Kontrollsummenfortschreibung 1 Jahr V
2.3.21   Abstimmung nach § 66 Abs. 1 und § 69 Abs. 3 BuchO einschließlich ASA- und EEBU-Protokolle 1 Jahr V
2.3.22   Liste der F- und M-Meldungen 1 Jahr V
2.3.23   Liste der Altrückstände 1 Jahr V
2.3.24   Bestands- und Bearbeitungsnachweise 1 Jahr V
2.3.25   sonstige maschinelle Arbeitslisten und Ausdrucke im Rahmen des IABV 1 Jahr V
2.3.26   Tagesjournal 1 Monat V
2.3.27   Aufstellung über Guthaben, Liste der gesetzten Sperrvermerke, Nachweis der maschinellen Umbuchungen bis zum Erhalt der übernächsten Liste V
2.3.28   Liste über behinderte Löschungen bis zum nächsten Löschlauf V
2.3.29   Liste der Neuaufnahmen Nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Sache keinen weiteren Zuwachs erfahren hat. V
2.3.30   Zusammenstellung der Aufstellung über auszuzahlende Beträge Nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Sache keinen weiteren Zuwachs erfahren hat. V
2.3.31   Lieferscheine Nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Sache keinen weiteren Zuwachs erfahren hat. V
3.   Obergruppen S, G, InvZ, EZ, FV und FG des Aktenplans für die Finanzverwaltung  
    Steuern, Gemeindesteuern, Investitionszulage, Eigenheimzulage, Finanzverfassung, Finanzausgleich, Finanzgerichtsbarkeit  
3.1  

Allgemeines
Achtung: Sofern dem Archiv Unterlagen nach 3.2 angeboten werden, gelten  etwaige Vernichtungsgenehmigungen (V) für die in 3.1 genannten Unterlagen (zum Beispiel Prüfungs- und Sonderakten) nicht.

3.1.1   Altakten des Beitrittsgebietes vorbehalten A
3.1.2   Akten des VZ 1990 vorbehalten A
3.1.3   A-Akten 20 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten geschrieben worden ist. A
3.1.4   B-Akten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten geschrieben worden ist. A
3.1.5   Listen über festgesetzte Zwangsgelder 1 Jahr nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.1.6 a) Geschäftskontrolllisten (zum Beispiel Rechtsbehelfslisten, Investitionszulagelisten, Überwachungslisten u. Ähnliches) 2 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
  b) Listen über den Bearbeitungsstand bestimmter Fälle (zum Beispiel Auszüge aus der Rechtsbehelfsliste) sowie Listen über Hinweise zur weiteren Bearbeitung bestimmter Fälle 1 Jahr nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Liste erstellt worden ist. V
3.1.7   Berichte über die Prüfung einzelner Steuerarten bei den Teilbezirken, soweit sie nicht unter 3.1.8 oder 3.1.11 fallen 15 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Prüfung durchgeführt worden ist. A
3.1.8   Unterlagen in den BP-Stellen und bei den Sonderprüfstellen (betriebsnahe Veranlagung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Lohnsteueraußenprüfung)  
  a) Berichtsentwürfe, Arbeitsbögen und im Zusammenhang mit der Prüfung angefallener Schriftwechsel 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Prüfung abgeschlossen wurde. Schwebt dann noch ein Rechtsbehelfsverfahren, ein Steuerstrafverfahren oder ein Verfahren wegen einer Steuerordnungswidrigkeit, so endet die Aufbewahrungszeit mit dem Tag, an dem die das Verfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar worden ist. A
  b) Kartenblätter der Betriebskartei
(zusammengefasste Namen- und Branchenkartei) 		bis zum Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Kartenblätter durch Kartenblätter der neuen Betriebskartei ersetzt worden sind. A
  c) Auftragsbücher, Ergebnislisten, statistische Unterlagen und Ähnliches 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen, Bücher und Ähnliches  geschlossen worden sind. V
3.1.9   Vollstreckung  
  a) Vollstreckungsakten (Einzelfälle)  
    aa) Niederschlagungsfälle bis zum Eintritt der Zahlungsverjährung sämtlicher Forderungen. A
    bb) soweit sie die Eintragung von dinglichen Rechten betreffen 1 Jahr nach Löschung, in jedem Fall jedoch bis zum Eintritt der Zahlungsverjährung. A
    cc) übrige Fälle 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Fall durch Zahlungsmitteilung erledigt worden ist beziehungsweise der letzte Vorgang zu den Akten geschrieben worden ist, in jedem Fall bis zum Eintritt der Zahlungsverjährung. A
  b) erledigte Rückstandsanzeigen nebst dazugehörenden Anlagen (zum Beispiel Zahlungsmitteilungen, Quittungsdurchschriften) 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs der Erledigung, in jedem Fall jedoch bis zum Eintritt der Zahlungsverjährung. V
  c) HR-Verzeichnisse ausgesonderte Blätter 3 Jahre (gerechnet ab Datum der letzten Eintragung). A
  d) personell geführte Listen / Statistiken betreffend den Innendienst 3 Jahre (gerechnet ab Datum des Schließungsvermerks). A
  e) Unterlagen betreffend den Außendienst (zum Beispiel Statistik und Nachweisungen) 3 Jahre nach Ablauf des betreffenden Kalenderjahrs. A
3.1.10   Straf- und Bußgeldsachen  
  a) Steuerstraf- und Bußgeldverfahren (Einzelfälle) 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, jedoch nicht bevor etwaige Ansprüche aus diesem Steuerschuldverhältnis erloschen sind (gilt entsprechend für Strafen und Bußgelder).  
    aa)Steuerstrafverfahren (Einzelfälle)   A
    bb) Bußgeldverfahren (Einzelfälle)   V
  b) Bußgeldverfahren nach dem Steuerberatungsgesetz und anderen Gesetzen (Einzelfälle) 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, im Falle einer rechtskräftigen Bußgeldfestsetzung jedoch nicht vor Erlöschen des Bußgeldanspruchs. V
  c) Straflisten (zum Beispiel Überwachungslisten für Strafsachen) 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. V
  d) Bußgeldlisten 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. V
3.1.11   Steuerfahndung  
  a) Ermittlungsakten, Beweismittelakten, Prüferhandakten (insbesondere Berichtsentwürfe, Arbeitsbögen und während der Prüfung angefallener Schriftwechsel) 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem das letzte Schriftstück zu den Akten genommen worden ist. A
  b) Fahndungskartei 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem das letzte Schriftstück zu den Akten genommen worden ist. V
  c) Auftragsbücher, Ergebnislisten, statistische Unterlagen und Ähnliches 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Bücher, Listen und Ähnliches geschlossen worden sind. V
3.1.12   Rechtsbehelfsakten bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören, mindestens jedoch 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die das Rechtsbehelfsverfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar geworden ist. A
3.1.13   Stundungs- und Erlassakten bis zur Freigabe der Akten der die Billigkeitsmaßnahme betreffenden Steuer, mindestens 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der die Billigkeitsmaßnahme gewährende Verwaltungsakt unanfechtbar geworden ist. A
3.2   Einkommensteuer
(einschließlich Lohnsteuer, Steuerabzug vom Kapitalertrag, von Einkünften bei beschränkt Steuerpflichtigen und von Aufsichtsratvergütungen)
Körperschaftsteuer
Gewerbesteuer
Umsatzsteuer
Vermögensteuer
Grundsteuer
Einheitsbewertung und andere gesonderte Feststellungen von Besteuerungsgrundlagen
(zum Beispiel § 180 AO, §§ 15 a, 55 EStG, § 47 KStG, § 18 AStG, § 113 a BewG).
Investitionszulage
Eigenheimzulage 		 
3.2.1   Unterlagen zur Durchführung der Besteuerung beziehungsweise Gewährung von Zulagen (einschließlich allgemeiner Ablage), zum Beispiel Akten der Steuerpflichtigen (V-Steuerakten, Feststellungsakten, Investitionszulagenakten); Vorgänge über Steuerfestsetzungen/ Feststellungen, die jahrgangsweise abgelegt werden 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Steuerfestsetzung/ Feststellung unanfechtbar wurde. Bei jahrgangsweise abgelegten Vorgängen ist von der Unanfechtbarkeit der einzelnen Steuerfestsetzungen auszugehen. A/V
    mit Ausnahme der    
  a) Akten (auch Einheitswertbogen, Karten, Karteien, Listen usw.) zur Einheitsbewertung des Grundbesitzes (einschließlich der Festsetzung der Grundsteuermessbeträge und aller Vorgänge zur grundsteuerlichen Behandlung) vorbehalten A
  b) Dauerunterlagen,
die den Steuerakten vorzuheften sind (beispielhafte Aufzählung in DA-V Textziffer 10.4.1) 		solange die Unterlagen für die steuerliche Behandlung von wiederkehrenden Sachverhalten von Bedeutung sind oder sich auf die spätere Besteuerung auswirken können. A/V
3.2.2   Umsatzsteuervoranmeldungen 5 Jahre nach Ablauf des Besteuerungszeitraums. V
3.2.3   Umsatzsteuervergütungsakten 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Anträge überprüft worden sind. V
3.2.4   Listen über Vergütungen von Umsatzsteuer (U-Listen) 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.2.5   Arbeitgeberakten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Aktenband geschlossen worden ist. V
3.2.6   Lohnsteueranmeldungen  
  a) wenn keine Lohnsteueraußenprüfung stattgefunden hat 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, für das die letzte Lohnsteueranmeldung bestimmt war. V
  b) wenn eine Lohnsteueraußenprüfung stattgefunden hat,  
    aa) und ein Lohnsteuerhaftungsbescheid/ Lohnsteuernachforderungsbescheid ergangen ist bis zur Unanfechtbarkeit des Lohnsteuerhaftungsbescheides/ Lohnsteuernachforderungsbescheides, mindestens jedoch bis zur Prüfung gemäß §§ 54 und 84 BuchO. V
    bb) im Übrigen bis zum Abschluss dieser Prüfung mindestens jedoch bis zur Prüfung gemäß §§ 54 und 84 BuchO. V
3.2.7   Arbeitgeberkarteien 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Karteikarten geschlossen worden sind. V
3.2.8   Steuerabzugsbelege (zum Beispiel Lohnsteuerkarten und besondere Lohnsteuerbescheinigungen) 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, für das die Belege eingereicht worden sind. V
3.2.9   Verzeichnis der ausgestellten LSt-Karten gemäß A 108 Abs. 15 LStR   5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem das Verzeichnis erstellt worden ist.   V
3.2.10   LSt-Ermäßigungsanträge eines VZ 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Anträge gestellt worden sind. V
3.2.11   Listen über nachzuentrichtende Lohnsteuer (S-Liste Teilband B) 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.2.12   Akten und Steueranmeldungen betreffend die Abführung der Kapitalertragsteuer (sogenannte K-Akten) 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die dazugehörigen Listen geschlossen worden sind. V
3.2.13   Akten und Steueranmeldungen betreffend Abführung von Abzugssteuern bei beschränkt Steuerpflichtigen 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die dazugehörigen Listen geschlossen worden sind. V
3.2.14   Akten und Steueranmeldungen betreffend Vergütung von Körperschaftsteuer und Erstattung von Kapitalertragsteuer 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Aktenband geschlossen worden ist. V
3.2.15   Überwachungslisten für den Steuerabzug vom Kapitalertrag (K-Listen)
von Einkünften bei beschränkt Steuer-pflichtigen (StB-Listen)
von Aufsichtsratvergütungen
(künftig wegfallend) 		5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.2.16   Listen über Erstattungen von Kapitalertragsteuer und beim Steuerabzug in sonstigen Fällen (Erstattungsliste K) 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.2.17   Kaufpreissammlungen vorbehalten A
3.2.18   Richtpreiskarten vorbehalten A
3.2.19   Sämtliche Unterlagen der Bodenschätzung vorbehalten A
3.2.20   Material der Personenstands- und Betriebsaufnahmen 2 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die nächstfolgende Personenstands- und Betriebsaufnahme stattgefunden hat. A
3.3   Wohnungsbauprämien,
Arbeitnehmersparzulagen 		 
3.3.1   Prämienvorgang 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Aktenband geschlossen worden ist, mindestens jedoch 10 Jahre nach Ablauf der letzten Festlegungsfrist. V
3.3.2   Vorgänge, die jahrgangsweise abgelegt werden 5 Jahre nach Ablauf der Festlegungsfrist. V
3.3.3   Listen 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
    mit Ausnahme
Einkommensüberwachungsliste 		5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
    KM zur Überwachung des Einkommens, die zu keinem Prämienvorgang gehören 5 Jahre V
3.3.4   Anzeigen/Anmeldungen nach VermBDV 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Anzeigen/Anmeldungen eingereicht worden sind. V
3.4   Erbschaft- und Schenkungssteuer  
3.4.1   Akten der einzelnen Erbschafts- und Schenkungsfälle 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die endgültige Steuerfestsetzung unanfechtbar geworden ist, mindestens jedoch so lange, als noch Zahlungen zu leisten sind (Fälle einer Rentenbesteuerung nach § 23 ErbStG oder einer noch fortdauernden Stundung nach § 23 Abs. 1, § 28 ErbStG, § 222 AO 1977)
oder
eine weitere Steuerfestsetzung nach § 9 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a ErbStG oder § 25 Abs. 1 Buchstabe a ErbStG a.F. in Betracht kommen kann. 		A/V
    mit Ausnahme der Entwürfe der Schenkungsteuerbescheide und der zugehörigen Wertberechnungen 10 Jahre nach Ablauf des Todesjahrs des Schenkers, längstens jedoch 25 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die endgültige Steuerfestsetzung unanfechtbar geworden ist. V
3.4.2   Freibelege zu den Totenlisten, Totenbeilisten und zum Verzeichnis der Schenkungen unter Lebenden 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Freibelege ausgestellt worden sind. V
3.4.3   Erbschaftsteuerlisten und Namensverzeichnisse 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.4.4   Überwachungslisten 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.4.5   Wiedervorlagelisten 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.4.6   Totenlisten 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.4.7   Totenbeilisten 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind.   V
3.4.8   Verzeichnis der Schenkungen unter Lebenden 25 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem das Verzeichnis geschlossen worden ist. V
3.5   Grunderwerbsteuer  
3.5.1   Akten der einzelnen Steuerfälle 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuerfestsetzung unanfechtbar geworden ist, die Steuerbefreiung verfügt oder der Steuerbescheid über die materiell endgültige Freistellung erteilt worden ist. A/V
3.5.2   Grunderwerbsteuerliste, Erwerberverzeichnis
(künftig wegfallend)   		5 Jahre V
3.5.3   Überwachungslisten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte in der Liste vermerkte Frist abgelaufen ist. V
3.6   Kraftfahrzeugsteuer  
3.6.1   Unterlagen zur Durchführung der Besteuerung und Teilnahmeerklärungen für das Lastschrifteinzugsverfahren 3 Jahre nach Rechentermin A/V
3.6.2   Daten des Steuerbescheides und eines Änderungsnachweises 3 Jahre nach Rechentermin, mindestens aber solange das Speicherkonto geführt wird. A/V
    mit Ausnahme der Fälle, in denen Akten zu führen sind 3 Jahre nach Abmeldung des Kfz A/V
3.6.3   sonstige Vorgänge, die nicht rechenterminweise abgelegt werden 3 Jahre nach Anfall V
    mit Ausnahme der Fälle, in denen Akten zu führen sind 3 Jahre nach Abmeldung des Kfz V
3.7   Rennwett- und Lotteriesteuer sowie Spielbankabgabe  
3.7.1   Akten für Buchmacher- und Totalisatorbetriebe 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem ein Aktenband geschlossen worden ist. A/V
3.7.2   Akten über Lotterieveranstaltungen 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem ein Aktenband geschlossen worden ist. A/V
3.7.3   Rennwettsteuerlisten und Lotteriesteuerlisten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.7.4   Spielbankabgabelisten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.7.5   Tagesmeldungen der Spielbanken und monatliche Zusammenstellungen über die Tagesmeldungen 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, zu dem die Meldung bzw. die Zusammenstellung abgegeben wurde. V
3.8   Versicherungsteuer und Feuerschutzsteuer  
3.8.1   Akten der Versicherungsgesellschaft, ihrer Bevollmächtigten und der Versicherungnehmer 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Aktenband geschlossen worden ist. A/V
3.8.2   Versicherungsteuerlisten, Feuerschutzsteuerlisten 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Listen geschlossen worden sind. V
3.9   Kapitalverkehrsteuern und Wechselsteuer  
    Akten der zu prüfenden Stellen 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem ein Aktenband geschlossen worden ist. A/V

Abschnitt III
Aussondern von Unterlagen

1.
Allgemeines
a)
Für die Aussonderung von Schriftgut gelten die Bestimmungen des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen ( SächsArchivG) vom 17. Mai 1993 (SächsGVBl. S. 449), in der jeweils geltenden Fassung sowie der Registraturordnung vom 25. August 1994 (SächsABl. S. 1206) in der jeweils geltenden Fassung.
b)
Für Aussonderungsaktionen im Sinne dieser Vorschrift ist der Hauptsachgebietsleiter Automation des jeweiligen Finanzamtes zuständig. Dieser ist gleichzeitig Ansprechpartner für das Archiv. Der Geschäftsstellenleiter und die Sachgebietsleiter wirken bei Ausreih- und Aussonderungsaktionen mit.
c)
Die Aussonderung selbst wird von den einzelnen Teilbezirken durchgeführt und von den jeweils zuständigen Sachgebietsleitern beaufsichtigt. Diese achten insbesondere darauf, dass:
  • die in Frage kommenden und besonders gekennzeichneten Akten und Unterlagen dem Archiv angeboten,
  • Steuerakten, bei denen die Aufbewahrungsfrist zwar abgelaufen ist, aber noch Rückstände (zum Beispiel Niederschlagungen) vorhanden sind, nicht vernichtet werden.
d)
Nach der Aussonderung einer Teilaktei wird durch eine Ausreihaktion in den Teilbezirken der laufende Bestand bereinigt und in der Altregistratur durch Anlegen einer neuen Teilaktei der freigewordene Raum aufgefüllt.
2.
Anbieten und Abgabe von Unterlagen an die Archive
2.1
Anzubietende Unterlagen
a)
Nach § 5 Abs. 1 SächsArchivG sind dem Archiv grundsätzlich alle nicht mehr benötigten Unterlagen anzubieten und – sofern ihnen bleibender Wert nach § 2 Abs. 3 SächsArchivG zukommt – als Archivgut zu übergeben.
b)
Unterlagen, die sich auf Vorgänge bis einschließlich 1993 beziehen , sind dem zuständigen Archiv in jedem Fall zur Übernahme anzubieten. Im Einvernehmen mit dem Archiv kann dabei auf eine Einzelauflistung (vgl. Textziffer 2.2) verzichtet werden.
c)
Für Unterlagen, die sich auf Vorgänge ab 1994 beziehen, gelten die in Abschnitt II dieser Verordnung getroffenen Regelungen (A = Archiv anbieten, V = Vernichten). Nach der fortlaufenden Nummerierung des Abschnittes II gelten hierbei folgende Besonderheiten:
2.1.1
Obergruppen O und P

Geschäftsverteilungspläne und Organisationsbogen (Nummer 1.3) sind bereits mit Erstellung dem zuständigen Archiv zuzuleiten.

2.1.2
Obergruppe S, G, InvZ, EZ, FV und FG
a)
Anzubieten sind dem zuständigen Archiv Steuerakten (3.2.1):
 
aa)
der jeweils 5 steuerkräftigsten Betriebe (auch freie Berufe) im Bereich des Finanzamts. Sind von einem bestimmten Betrieb Unterlagen dem Archiv übergeben worden, sind die Unterlagen dieses Betriebes auch weiterhin anzubieten, auch wenn er nicht mehr zu den 5 steuerkräftigsten Betrieben zählt;
 
bb)
im Benehmen mit dem zuständigen Archiv von mindestens 10, höchstens 20 sonstigen, für den Finanzamtsbezirk typischen Betrieben nach Auswahl des Archivs. Typisch sind einerseits Betriebe, die hinsichtlich Betriebsart, -größe und Produktionsprofil dem Durchschnitt entsprechen, andererseits Betriebe, die die Besonderheiten der Region in Vergangenheit und Gegenwart repräsentieren;
 
cc)
der 20 weiteren umsatzsteuerstärksten Körperschaften für jeden Landkreis beziehungsweise für jede kreisfreie Stadt;
 
dd)
aller Aktiengesellschaften;
 
ee)
von Persönlichkeiten, die nachhaltig öffentlich hervorgetreten sind, zum Beispiel in den Bereichen Politik, Wirtschaft, Medien, Verwaltung, Wissenschaft;
 
ff)
von Personen, deren Familiennamen mit O beginnt, wenn die Akten nicht nach Personennamen abgelegt sind, jede hundertste Akte zu natürlichen Personen.

Dem Archiv sind bei der Abgabe von Steuerakten jeweils sämtliche Unterlagen einschließlich etwaiger Prüfungs- und Sonderakten anzubieten. In wirtschaftlichen Verdichtungsräumen kann das Archiv im Benehmen mit dem Finanzamt eine größere Anzahl von anzubietenden Betrieben beziehungsweise sonstigen Körperschaften festlegen.

b)
Aus Nummer 3.4 bis 3.9 sind dem Archiv folgende Unterlagen anzubieten:
 
aa)
die Unterlagen von Fällen in den Bereichen Grunderwerb-, Erbschaft- und Schenkungsteuer, deren Name mit dem Buchstaben O beginnt, wenn die Fälle nicht nach Namen abgelegt sind, jeder hundertste Fall;
 
bb)
aus dem Bereich der einzelnen Verkehrsteuern jährlich die fünf Steuerfälle mit der höchsten Steuersumme;
 
cc)
die Unterlagen von Persönlichkeiten, die öffentlich hervorgetreten sind, wie zum Beispiel in den Bereichen Politik, Wirtschaft, Medien, Verwaltung, Wissenschaft.
2.1.3
Sonstige anzubietende Unterlagen
a)
Unabhängig von den Regelungen des Abschnittes II sowie des Abschnittes III, Tz. 2.1.1 und 2.1.2, bieten die Finanzämter den Archiven auf eigene Initiative sonstige Unterlagen zur Archivierung an, die sie hinsichtlich ihrer rechtlichen, politischen, wissenschaftlichen oder historischen Bedeutung für archivwürdig halten. Hierunter können insbesondere Unterlagen fallen, die Materialien enthalten über:
 
aa)
die Geschichte des Finanzwesens, der Finanzbehörden (auch der jeweiligen Finanzbehörde selbst), der Wirtschaft und bedeutender Institutionen;
 
bb)
hervorragende Persönlichkeiten und Personengruppen des öffentlichen Lebens;
 
cc)
bedeutende Wirtschaftsunternehmen (zum Beispiel im Hinblick auf ihre in- und ausländischen Geschäftspartner und Kooperationen), Stiftungen, Verbände und Vereine;
 
dd)
Angelegenheiten, die öffentliches Aufsehen erregt haben oder zu parlamentarischen Erörterungen Anlass gaben;
 
ff)
nationalsozialistisches und kommunistisches Unrecht und Wiedergutmachung.
b)
Auf Anforderung der Archive sind diesen weitere Unterlagen anzubieten.
2.2
Verfahrensweise bei Anbieten und Abgabe von Unterlagen
2.2.1
Kennzeichnung des Bewertungsvorschlags zur Archivwürdigkeit

Die Anbietung an die Archive ist sicherzustellen. Der Vorschlag zur Archivwürdigkeit sollte zur Erleichterung des Anbietungsverfahrens in der Regel bereits durch den zuständigen Sachbearbeiter spätestens bei Schließung des einschlägigen Vorgangs erfolgen, sofern die Archivwürdigkeit sich nicht aus anderen Unterlagen zu einem anderen Zeitpunkt ergibt (z. B. O-Bogen).

2.2.2
Anbieten und Übergabe der Unterlagen
a)
Die Finanzämter listen die den Archiven anzubietenden Unterlagen in einem Aussonderungsverzeichnis (in dem jede einzelne Akte aufgeführt ist) auf. Druckschriften sind in vereinfachter Form aufzulisten, Dokumentationsgut ist in pauschaler Form anzubieten. Das Aussonderungsverzeichnis ist entsprechend der Anlage 4 zu § 17 Abs. 1 Registraturordnung (siehe Anlage 1) zu erstellen und dem Archiv in zweifacher Ausfertigung zu übersenden.
b)
Soweit es eine Arbeitserleichterung für die Finanzämter darstellt, können als Aussonderungsverzeichnisse schon vorhandene Registraturhilfsmittel oder EDV-Ausdrucke verwendet werden, wenn sie den Anforderungen der Registraturordnung entsprechen. Im Einvernehmen mit dem Archiv kann von dieser Form des Aussonderungsverzeichnisses abgewichen werden. Die Archive können die in den Aussonderungsverzeichnissen angebotenen Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist bei den Dienststellen einsehen beziehungsweise Musterakten anfordern.
c)
Die Archive entscheiden nach § 5 Abs. 4 SächsArchivG innerhalb von 6 Monaten über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Sie bezeichnen in den Aussonderungsverzeichnissen die als archivwürdig erachteten Unterlagen und geben ein Exemplar des Aussonderungsverzeichnisses an das Finanzamt zurück. Das Finanzamt ordnet die zur Abgabe bestimmten Unterlagen in der Reihenfolge des Aussonderungsverzeichnisses. Veränderungen an den Unterlagen sind unzulässig. Siegel, Wertmarken, Originalumschläge, Originaldeckblätter und so weiter dürfen nicht entfernt werden.
d)
Hat sich das zuständige Archiv binnen 6 Monaten zur Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen nicht geäußert, können diese vernichtet werden, soweit die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
e)
Die archivwürdigen Unterlagen sind dem zuständigen Archiv zu überstellen. Die Kosten trägt die abgebende Stelle.
f)
Die Abgabe ist durch ein Ablieferungsverzeichnis (Anlage 2) nachzuweisen. Das Archiv bestätigt den Empfang. Ein Rückgriff auf abgegebene Unterlagen kommt grundsätzlich nur in Betracht, soweit die einzelne Akte im Ablieferungsverzeichnis genau spezifiziert ist.
2.2.3
Verfilmung und Digitalisierung

Rechtzeitig vor Beginn von Verfilmungs- oder Digitalisierungsmaßnahmen (zum Beispiel Einscannen) ist dem Archiv jeweils die Möglichkeit der Stellungnahme zu geben. Die verfilmten oder digitalisierten Unterlagen sind dem Archiv anzubieten. Eine Vernichtung von verfilmten oder digitalisierten Unterlagen ohne Rücksprache mit dem Archiv ist auszuschließen. Werden Bestände verfilmt, die das Archiv insgesamt als archivwürdig bewertet, ist auf Wunsch und Kosten des Archivs ein Film für Archivzwecke zu fertigen, der den Normen und Qualitätsstandards der archivischen Sicherungsverfilmung entsprechen muss.

3.
Vernichten von Unterlagen
3.1
Zu vernichtende Unterlagen

Unterlagen, die in Abschnitt II dieser VwV mit einem „V“ (= Vernichten) bezeichnet sind, können,

a)
wenn sie sich auf Vorgänge ab 1994 beziehen (vgl. Tz. 2.1) und
b)
die Aufbewahrungsfrist (Abschnitt I, Tz. 4) abgelaufen ist, ohne sie dem Archiv anzubieten, vernichtet werden,

sofern sich aus den in Textziffer 2.1.1 - 2.1.3 aufgeführten Besonderheiten nichts Abweichendes ergibt.

3.2
Verfahrensweise bei der Vernichtung von Unterlagen
a)
Soweit die Vernichtung durch Privatunternehmen erfolgt, sind die mit der Vernichtung beschäftigten Personen auf das Steuergeheimnis zu verpflichten. Das Privatunternehmen muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich (Anlage 3) zusichern. Die Versicherung ist in geeigneter Weise zu überprüfen. Die Vernichtung der Unterlagen muss der Deutschen Industrienorm (DIN) 32 757 entsprechen.
b)
Der Geschäftsstellenleiter nimmt mit einschlägigen Unternehmen Kontakt auf und holt Kostenvoranschläge ein. Das letztendlich beauftragte Unternehmen wird vertraglich verpflichtet,
  • die übergebenen Unterlagen datenschutzgerecht umgehend zu vernichten (zum Beispiel Einstampfen, Reisswolf, Verbrennen),
  • keine Teile der Unterlagen zu entnehmen oder an Dritte abzugeben,
  • den Vollzug der endgültigen Vernichtung - unter Gewichtsangabe - dem Finanzamt mitzuteilen.
c)
Die ausgesonderten und zur Vernichtung bestimmten Unterlagen werden bis zum Abtransport zugriffsicher zwischengelagert. Unbefugte dürfen keinen Einblick in die Unterlagen erhalten. Der Geschäftsstellenleiter sorgt insoweit für geeignete Räumlichkeiten.
d)
Der Geschäftsstellenleiter trägt außerdem dafür Sorge, dass die ausgesonderten Unterlagen soweit möglich der Rohstoffverwertung zugeführt werden. Bis zum Vollzug der endgültigen Vernichtung wird dem Freistaat Sachsen das Eigentum an den Unterlagen vorbehalten.

Abschnitt IV
In-Kraft-Treten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Dresden, 13. Dezember 1999

Der Staatsminister der Finanzen
Prof. Dr. Georg Milbradt

Anlagen

Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3

Anhang 1

Anhang 2

Anhang 3