Verwaltungsvorschrift
der Sächsischen Staatsregierung
über die Errichtung, den Betrieb und die Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen für die Landesverwaltung des Freistaates Sachsen
(Dienstanschlussvorschrift – DAV)

Vom 11. September 2004

A.    Geltungsbereich

Die Verwaltungsvorschrift regelt die Errichtung, den Betrieb und die Benutzung von Telekommunikationsgeräten (TK-Geräten) und Telekommunikationsanlagen (TK-Anlagen) in Dienststellen, Dienstfahrzeugen und bei dienstlichem Erfordernis in Wohnungen von Beschäftigten der Behörden, Gerichten und sonstigen Einrichtungen des Freistaates Sachsen sowie die Beschaffung und Betrieb von Mobilfunkanschlüssen. Das Staatsministerium des Innern (SMI) kann für den Bereich der Polizei im Rahmen ihrer besonderen Aufgaben von dieser Vorschrift ergänzende Regelungen erlassen.

B.    Errichtung und Veränderungen von TK-Anlagen 

Erfolgen Planung, Beschaffung, Errichtung oder Veränderung von TK-Anlagen im Rahmen von Baumaßnahmen, gelten die Bestimmungen der Abschnitte C, D und E der Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben und Bedarfsdeckungsmaßnahmen des Freistaates Sachsen im Zuständigkeitsbereich der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung – RLBau Sachsen – (Ausgabe 2003) vom 14. Februar 2004 (SächsABl. SDr. S. S69). Zuständig ist in diesen Fällen der Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien und Baumanagement (SIB).
In den übrigen Fällen obliegt die Verantwortung der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation. Sie hat gemäß der RLBau Sachsen, Anhang 1, die zuständige Niederlassung des SIB zu beteiligen sowie zur Koordinierung der Planung von Vorhaben und des Einsatzes von Haushaltsmitteln bei Vorhaben im Bereich der Informationstechnik (IT) in der Landesverwaltung des Freistaates Sachsen die Beschaffung von TK-Einrichtungen einschließlich Software der Koordinierungs- und Beratungsstelle für Informations- und Kommunikationstechnik/Leitstelle InfoHighway (KoBIT/LSI) durch Beschaffungsanzeige anzuzeigen. Dabei ist die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Haushalts- und Wirtschaftsführung 2004 ( VwV-HWiF 2004) vom 9. Februar 2004 (SächsABl. S. 194) in der jeweils gültigen Fassung zu beachten.
Die Ausstattung mit TK-Geräten und deren technische Merkmale wird durch den Erlass des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen (SMF) vom 23. April 1999, Az.: 56-B1426-4/43-12505, festgelegt.
Befinden sich in einem Dienstgebäude mehrere Landesbehörden, nutzen diese eine gemeinsame TK-Anlage.

I.    Planungsablauf

I.1    Bedarfsanforderung Mit der Bedarfsanmeldung begründet die hausverwaltende Stelle Telekommunikation die Anforderungen hinsichtlich einer neu zu errichtenden oder wesentlich zu ändernden bereits vorhandenen TK-Anlage und leitet diese an ihre oberste Dienstbehörde weiter. Beim Erstellen der Bedarfsanmeldung wird sie durch die zuständigen Niederlassung des SIB fachlich beraten. I.2    Entscheidung zur Anlagenkonfiguration Die oberste Dienstbehörde legt in Abstimmung mit dem SIB und der KoBIT/LSI die Anlagenkonfiguration unter Berücksichtigung einheitlicher technischer Standards und der gegebenen Netzinfrastruktur, der gesetzlichen Rahmenbedingungen (zum Beispiel Telekommunikationsgesetz) sowie der Regelung zur „Bereitstellung und Nutzung von Leistungsmerkmalen der Telekommunikationstechnik in den Dienststellen des Freistaates Sachsen“ vom 23. April 1999 (nicht veröffentlicht) fest.
Für die Staatsministerien und die Staatskanzlei nimmt das SMI die Abstimmung mit dem SIB vor.
Der Landtag und der Rechnungshof stimmen ihre Bedarfsanmeldungen direkt mit dem SIB und der KoBIT/LSI ab.
Die obersten Landesbehörden bestimmen, für welche Landesbehörden ihres Geschäftsbereiches eine Inanspruchnahme von Vorrechten gemäß des Gesetzes zur Sicherstellung des Postwesens und der Telekommunikation (Post- und Telekommunikationssicherstellungsgesetz – PTSG) vom 14. September 1994 (BGBl. I S. 2325, 2378), zuletzt geändert durch Artikel 220 der Verordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2304, 2332) bei der Regulierungsbehörde für Post und Telekommunikation (RegPT) angemeldet werden muss. I.3    Mobilfunkanschlüsse Über die Beschaffung und Nutzung von Mobilfunkanschlüssen entscheidet das für die Dienstaufsicht zuständige Staatsministerium der nutzenden Dienststelle entsprechend den dienstlichen Erfordernissen. Diese Entscheidungsbefugnis kann delegiert werden. Die Beschaffung hat in Abstimmung mit der jeweiligen hausverwaltenden Stelle Telekommunikation zu erfolgen.
Die Kosten für Mobilfunkgeräte und Mobilfunkanschlüsse sind entsprechend Anhang 1 der RLBau Sachsen von der zuständigen hausverwaltenden Stelle Telekommunikation unter Nutzung von Rabattierungsmöglichkeiten (zum Beispiel Rahmenverträge) zu tragen.
Mobilfunkanschlüsse sind der jeweiligen obersten Dienstbehörde mit dem Einsatzbeginn anzuzeigen. Bei Anschlüssen, die sich zum Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens dieser Vorschrift bereits im Einsatz befinden, ist die Meldung unverzüglich nachzureichen. I.4    Auftragsvergabe Wird die Errichtung der TK-Anlage aus Baumitteln finanziert, entscheidet der SIB über die Auftragsvergabe.
Nach Leistungserfüllung und erfolgter Abnahme wird die TK-Anlage der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation zur Nutzung übergeben.
Bei einer Finanzierung durch die hausverwaltende Stelle Telekommunikation obliegt dieser auch die Beauftragung der TK-Anlage. Dabei ist die Amtshilfe der zuständigen Niederlassung des SIB in Anspruch zu nehmen. I.5    Befristete Hauptanschlüsse und Sonderanschlüsse Für befristete Hauptanschlüsse (zum Beispiel auf Baustellen) und Hauptanschlüsse zur Übertragung von technischen Daten (zum Beispiel der Gefahrenmelde-Technik), die als Sonderanschlüsse bezeichnet werden, gilt:
  1. Soweit technisch möglich, sind Anschlüsse für betriebstechnische Einrichtungen als Nebenstellenanschlüsse der jeweiligen IT-Anlage (TK-Anlage, Datennetz) des Nutzers einzurichten. Für die Betriebskosten des Nebenstellenanschlusses gelten die Festlegungen der §§ 61 und 64 SäHO. Das Einverständnis des Verantwortlichen für die jeweilige IT-Anlage ist einzuholen.
  2. Hauptanschlüsse für betriebstechnische Einrichtungen von Landesbehörden sind durch die für das Betreiben dieser betriebstechnischen Einrichtungen zuständigen Dienststelle bei der Leitstelle InfoHighway unter Verwendung des Änderungsformulares zu beantragen. Rechnungsempfänger für die oben genannten Hauptanschlüsse ist in jedem Fall die Leitstelle InfoHighway. Dies gilt auch für befristete Hauptanschlüsse für Baustelleneinrichtungen, insofern diese von staatlichen Dienststellen genutzt werden. In diesem Falle erfolgt die Beantragung und Kündigung durch den SIB bei der Leitstelle InfoHighway.
  3. Hauptanschlüsse für betriebstechnische Einrichtungen von Bundesbehörden oder Dritten sind durch diese direkt zu beantragen. Die damit verbundenen Kosten sind von ihnen zu tragen.
  4. Befristete Hauptanschlüsse für betriebstechnische Einrichtungen bei Bundesbauten oder Bauten für Dritte sind, wenn die dafür anfallenden Kosten dem Bund oder Dritten in Rechnung gestellt werden, durch den SIB mit dem Vermerk auf dem Änderungsformular „Nicht über InfoHighway, Leistung für Dritte, Rechnung an …………“ bei der Leitstelle InfoHighway Sachsen zu beantragen und nach Bauende zu kündigen. Sind dagegen die dafür anfallenden Kosten Bestandteil eines vereinbarten Pauschalpreises, ist gemäß Nummer 2 zu verfahren.

II.    Dokumentation

Die vollständige aktuelle Dokumentation über die TK-Anlage ist bei der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation aufzubewahren. Bei TK-Anlagen, die von einem Fremdbetreiber gestellt und betrieben werden, sind die für die Nutzung wichtigen Angaben als Dokumentation bei der hausverwaltenden Dienststelle vorzuhalten, insbesondere:
  1. Hersteller und Typ der Anlage,
  2. Softwarestand,
  3. Art und Anzahl der Schnittstellen,
  4. Art und Anzahl der angeschlossenen Endgeräte,
  5. Querverbundene TK-Anlagen,
  6. Angaben über Mitnutzer, die nicht der Landesverwaltung zuzurechnen sind.
Die obersten Landesbehörden stellen die Daten der Dienststellen ihrer Geschäftsbereiche der LSI auf Anforderung zur Verfügung.

III.    Beauftragung von Anschlüssen und Übertragungswegen

Bedarfe für Änderungen der Anschluss- beziehungsweise Übertragungskapazität werden der LSI auf den dafür vorgesehenen Formblättern nach Mitzeichnung durch das zuständige Ressort übermittelt. Die LSI veranlasst nach Prüfung den entsprechenden Auftrag.

IV.    Besondere Hinweise

IV.1    Ausrüstungsstandard TK-Anlagen sind mit einer Einrichtung zur Verbindungsdatenerfassung auszurüsten, die den Vorschriften des Datenschutzes genügt. Die Datenerfassung muss mit einer Kennung für private Verbindungen und bei Erfordernis für weitere Nutzungen ausgerüstet sein.
In Dienststellen dürfen zusätzliche Anschlüsse, die unabhängig von den vorhandenen TK-Anlagen sind, grundsätzlich nicht eingerichtet werden (separate Hauptanschlüsse). Mit Zustimmung der obersten Dienstbehörde kann hiervon aus zwingenden dienstlichen Gründen abgewichen werden. Eine Beauftragung erfolgt über die LSI. Bereits eingerichtete Anschlüsse sind jährlich auf Bedarf zu prüfen und gegebenenfalls bei der LSI abzumelden.
Für Aufgaben der Fernüberwachung von technischen Anlagen (zum Beispiel Zählung, Messung, Meldung und Beeinflussung) sind grundsätzlich Anschlüsse an TK-Anlagen zu nutzen, wenn nicht gesetzliche Bestimmungen entgegen stehen. IV.2    Teilnehmeranschlüsse Nebenanschlüsse sollten nur dann für Verbindungen außerhalb der TK-Anlage freigeschaltet werden, wenn sich der Nebenanschluss einem Bediensteten oder einer Gruppe Bediensteter zuordnen lässt, eine automatische Telekommunikationsdatenerfassung möglich ist und die dringende dienstliche Notwendigkeit hierfür besteht.
Andere Anschlüsse (zum Beispiel in Sitzungssälen) sind grundsätzlich nur hausberechtigt zu schalten.
Das Freischalten eines Nebenanschlusses zur Teilnahme am internationalen Telefonverkehr bedarf der Genehmigung der zuständigen obersten Dienstbehörde. Diese Entscheidungsbefugnis kann delegiert werden. IV.3    Teilnehmeranschlüsse für Dritte Als Dritte werden Nutzer bezeichnet, die nicht Bedienstete von Landesbehörden sind. Dritte dürfen grundsätzlich nicht an TK-Anlagen des Freistaates Sachsen angeschaltet werden. Erfüllungsgehilfen, die im Auftrag der Behörde arbeiten, werden nicht als Dritte betrachtet. IV.4    Private TK-Geräte Ohne Zustimmung der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation beschaffte private TK-Geräte (zum Beispiel Fernsprechendgeräte, Modems) einschließlich Zusatzeinrichtungen dürfen nicht an dienstliche TK-Anlagen angeschlossen werden.

C.    Betrieb und Benutzung dienstlicher TK-Anlagen 

I.    Betrieb von TK-Anlagen 

I.1    Grundsätze Für das Betreiben von TK-Anlagen ist die jeweils hausverwaltende Stelle Telekommunikation zuständig. Sie kann Unterstützung durch Dritte in Anspruch nehmen. I.2    Instandhaltung von TK-Anlagen Die Verantwortung für die Instandhaltungs-, Wartungs- und Unterstützungsleistungen liegt bei der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation. Entsprechende Verträge sind unter Berücksichtigung der liegenschaftlichen Gegebenheiten zu gestalten und mit der Errichtungsleistung auszuschreiben. Bei ihrer Ausarbeitung ist die zuständige Niederlassung des SIB einzubeziehen. Die entsprechenden Verträge sind nach dem jeweils gültigen Mustervertrag des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV) zu gestalten. Modifikationen sind möglich, wenn damit die Bedingungen der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation besser erfüllt und Kosten vermieden werden.

II.    Nutzung von TK-Anlagen 

II.1    Grundsätze Kommunikation zwischen Dienststellen wird grundsätzlich über den InfoHighway Landesverwaltung Sachsen (IHL) geführt.
Jede abgehende Wählverbindung ist nachzuweisen. Hierzu sind durch Speicherung mittels Telekommunikationsdatenerfassungsanlage oder durch handschriftliche Aufzeichnung festzuhalten:
  1. Datum und Uhrzeit,
  2. Anschlussnummer und Name des Anschlussinhabers, sofern nicht anderweitig festgehalten,
  3. Vorwahl und Rufnummer des Angerufenen,
  4. Tarifeinheiten beziehungsweise Leistungsentgelte entsprechend der übermittelten Tarifinformation, alternativ die Verbindungsdauer.
Dienstlich benötigte kostenpflichtige Servicenummern (zum Beispiel 0180xxx, 0190xxx et cetera) sind der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation mitzuteilen und von dieser zu bestätigen. Ihre Nutzung ist nur den Teilnehmern zu gestatten, bei denen eine dienstliche Notwendigkeit vorliegt. II.2    Nutzung von Telegramm- und Telefaxdienst Zur Übertragung nichtsprachlicher Informationen ist aus Kostengründen vorzugsweise E-Mail einzusetzen. Ist das nicht möglich, können andere geeignete Dienste (zum Beispiel Telefax) genutzt werden. II.3    Nutzung von Mobilfunkgeräten Verbindungen zu und mittels Mobilfunkgeräten sind auf ein unbedingt erforderliches Maß zu beschränken.

III.    Erfassen und Auswerten von TK-Daten

III.1    Zweck der Auswertung Bei TK-Anlagen mit Einrichtungen zur automatischen Telekommunikationsdatenerfassung erfolgt die Überwachung der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Haushaltsmittel anhand der Unterlagen über die Auswertung der Telekommunikationsdaten und unter Beachtung der Vorschriften des Datenschutzes. Bei TK-Anlagen ohne Einrichtungen zur automatischen TK-Datenerfassung wird die Überwachung anhand der geführten Aufzeichnungen vorgenommen.
Alle Nutzer sind über das Erfassungsverfahren, über die Behandlung der Daten und den Zweck der Telekommunikationsdatenerfassung zu informieren. III.2    Verfahrensweise der Auswertung Die Nachweise über dienstliche Verbindungen und deren Notwendigkeit sind durch den Dienststellenleiter oder den von ihm Beauftragten zu überprüfen. Die Auswahl der zu prüfenden Verbindungen ist dabei nach einem Stichprobenverfahren oder nach Überschreiten einer festgelegten Verbindungskostenhöhe zu treffen.
Beim Stichprobenverfahren sind ein Prozent aller monatlich anfallenden Verbindungsdaten heranzuziehen. Die Rufnummern der anrufenden Bediensteten und die Auswerttage werden nach einem Zufallsalgorithmus ausgewählt und die dazugehörenden Verbindungen ermittelt.
Beim Überschreiten einer vom Dienststellenleiter festgelegten Verbindungskostenhöhe/Verbindungsdauer werden die Rufnummern der anrufenden Bediensteten und die dazugehörenden Verbindungen ermittelt.
Die zur Überprüfung ausgewählten Verbindungsdaten werden dem Anschlussinhaber und seinem unmittelbaren Vorgesetzten zugeleitet. Der betroffene Anschlussinhaber ist gegenüber seinem Vorgesetzten erklärungspflichtig.
Eine Verknüpfung der Verbindungsdaten mit anderen Dateien ist nicht zulässig. Die Nachweise über dienstliche Verbindungen sind ein Jahr wie Rechnungsbelege aufzubewahren und danach zu löschen oder zu vernichten. Die Nachweise über private Verbindungen sind spätestens drei Monate nach Erhebung zu löschen oder zu vernichten.
Bei Verbindungen der Personalvertretung und anderen Stellen, deren TK-Verkehr nicht der Aufsicht unterliegt, sind nur die Tarifeinheiten beziehungsweise Leistungsentgelte summarisch festzuhalten, sofern diese Stellen nicht eine Aufzeichnung und Speicherung der übrigen Verbindungsdaten verlangen.
TK-Daten können für Verkehrsanalysen mit dem Ziel der Weiterentwicklung von Anlagen und Netzen gespeichert und aufbereitet werden. Anonymisierte Auswertungen etwa der Kosten- und Verkehrsentwicklung sind zulässig.

IV.    Private Mitnutzung der TK-Anlagen 

IV.1    Privatgespräche Privatgespräche sind auf ein Minimum zu beschränken und dürfen den Dienstbetrieb nicht beeinträchtigen. Die in Dienstvereinbarungen oder sonstigen Regelungen der Behörden festgelegten Kosten und Aufwendungen einschließlich der Rechnungslegung, der Entgeltannahme und der Bearbeitung von unbegründeten Reklamationen sind zu erstatten. Verbindungen zu unter Ziffer C.II.1 genannten Servicenummern werden, sofern sie der hausverwaltenden Stelle Telekommunikation nicht gemeldet und als dienstlich notwendig bestätigt sind, als private Verbindungen behandelt.
Von separaten Hauptanschlüssen nach Ziffer B.IV.1 dürfen keine Privatgespräche geführt werden.
Das Entgelt für eine Zeiteinheit legt die hausverwaltende Stelle Telekommunikation in Abstimmung mit der obersten Dienstbehörde fest. Das Entgelt wird analog zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Telekom AG festgelegt.
Ergeben sich für einen Teilnehmeranschluss wiederholt Zuordnungsschwierigkeiten, kann das Führen von Privatgesprächen von diesem Anschluss untersagt werden.
Aufwendungen für das Aufdecken von Rufnummern bei einer unberechtigten Reklamation sind erstattungspflichtig. Als Entgelt ist ein Pauschalbetrag von 7,00 EUR zu erheben.
Die Sprach- und Datenübertragung mittels Mobilfunkgeräten ist grundsätzlich nur für dienstliche Zwecke gestattet. IV.2    Übertragung von privaten Fax-Vorlagen Die Nutzung von Fax-Geräten zur Übertragung privater Faxvorlagen ist im Inland in dringenden Fällen unter folgenden Bedingungen statthaft:
  1. der Dienstverkehr darf nicht beeinträchtigt werden,
  2. privat nutzbare Geräte müssen in der Behörde eindeutig festgelegt sein,
  3. das Versenden erfolgt durch benanntes Personal und
  4. der Nutzer hat die nach Anlage 1 zu berechnenden Kosten zu entrichten.
Faxübertragungen über Premium Rate-Dienste (zum Beispiel Faxpolling) sind nicht zulässig.
Nach Möglichkeit sollte bei der Übertragung privater Faxvorlagen der Dienststellenname in der Absenderzeile nicht enthalten sein. Andernfalls ist sicherzustellen, dass der Dienststelle kein Nachteil erwächst.
Die Organisation der Erfassung und Abrechnung obliegt dem Dienststellenleiter oder einem von ihm beauftragten Bediensteten. IV.3    Private Telegramme Das Absetzen privater Telegramme unter Mitnutzung dienstlicher TK-Einrichtungen ist nicht gestattet. IV.4    Private Nutzung weiterer Informationsdienste Die private Nutzung weiterer Informationsdienste unter Verwendung dienstlicher TK-Einrichtungen und/oder Informationsanschlüssen wird in IT-Richtlinien und IT-Vorschriften der Ressorts geregelt.
Zu diesen Informationsdiensten gehören unter anderem:
  1. E-Mail,
  2. Nutzung von Fax-Server (auch in Verbindung mit E-Mail),
  3. Internetnutzung,
  4. Dienstleistungen von Anbietern im Internet.

V.    TK-Anschlüsse in Wohnungen

In Wohnungen von Bediensteten des Landes können TK-Anschlüsse mit TK-Geräten als Hauptanschlüsse auf Landeskosten eingerichtet werden, wenn der Bedienstete
  1. aus zwingenden dienstlichen Gründen auch außerhalb der Dienstzeit erreichbar sein muss oder
  2. nicht nur gelegentlich dienstliche Verbindungen auch außerhalb der Dienstzeit von seiner Wohnung herstellen muss oder
  3. in seiner Wohnung an einem dienstlich eingerichteten Heim- beziehungsweise Telearbeitsplatz tätig ist.
Eine private Mitnutzung dieser Anschlüsse ist nicht gestattet.

VI.    Dienstliche Nutzung sonstiger Fernsprechanschlüsse

Gespräche, die wegen eines dringenden dienstlichen Erfordernisses von Fernsprechanschlüssen geführt werden müssen, die nicht in Trägerschaft des Freistaats Sachsen sind, können erstattet werden. Dazu erbringt der Bedienstete einen geeigneten Nachweis über die geführten Gespräche, der vom dienstlichen Leiter abgezeichnet wird. Dieser Nachweis wird dann dem Haushalt zur weiteren Bearbeitung übergeben. Beträge unter einem Euro werden grundsätzlich nicht erstattet.

D.    Entrichtung der Leistungsentgelte

I.    Abrechnung IHL-relevanter Entgelte

Grundsätzlich erfolgt die Inrechnungstellung der Fernsprechgebühren aller Festnetzanschlüsse durch den jeweiligen Telekommunikationsanbieter zentral an die LSI. Die entstandenen Kosten werden anteilig auf die einzelnen Ressorts beziehungsweise Dienststellen umgelegt. Einrichtungen mit separater Wirtschaftsführung (zum Beispiel Staatsbetriebe, Wirtschaftsbetriebe, Anstalten des öffentlichen Rechts) erhalten von der LSI regelmäßig eine Abrechnung über die zu erstattenden Kosten.

II.    Abrechnung weiterer Entgelte

TK-Entgelte, die durch die Dienststellen zu bezahlen sind (zum Beispiel für Mobilfunkanschlüsse), sind vorzugsweise im Lastschrifteinzugsverfahren zu entrichten.

E.    Nutzung einer TK-Anlage durch mehrere Behörden

Bei der Nutzung einer TK-Anlage durch mehrere Dienststellen trägt die Kosten die hausverwaltende Stelle Telekommunikation. Die anteiligen Kosten sind den mitnutzenden Behörden nicht in Rechnung zu stellen. Das gilt insbesondere auch für die ressortübergreifende Nutzung von TK-Anlagen.
Handelt es sich bei der mitnutzenden Behörde um eine Einrichtung mit separater Wirtschaftsführung oder ist eine Landesbehörde Mitnutzer eines Anschlusses einer Einrichtung mit separater Wirtschaftsführung, sind die angefallenen Kosten durch den jeweiligen Anschlussinhaber der mitnutzenden Einrichtung anteilig in Rechnung zu stellen.

F.    Private TK-Entgelte

I.    Nachweis

Der Bedienstete erhält regelmäßig eine Aufstellung seiner durch die private Mitnutzung der TK-Anlagen im Abrechnungszeitraum entstandenen Kosten. Diese Aufstellung gilt gleichzeitig als Zahlungsaufforderung und kann maschinell oder manuell erstellt werden.
Bei manuell erstelltem Nachweis sind Belege beizufügen, aus denen sich die einzelnen Kosten nachvollziehbar ermitteln lassen (siehe Ziffer C.II.1). Im Nachweis sind die Summenbeträge der einzelnen Kostengruppen (zum Beispiel Faxübermittlungen, Telefongespräche) und der daraus resultierende zu entrichtende Gesamtbetrag darzustellen.
Können für zu entrichtende Entgelte keine Belege beigebracht werden, sind diese Leistungen und zugehörigen Kosten detailliert aufzuführen (zum Beispiel Faxübermittlungen). Zugleich sind für weitere Leistungen, für die Belege vorliegen, nur die Summenbeträge einzutragen.
Aus Gründen des Datenschutzes ist für jeden Bediensteten ein separater Nachweis zu führen.

II.    Entgeltbegleichung

Die Annahme der nach Ziffer F.I den Bediensteten in Rechnung gestellten Kosten kann bar oder im Lastschrifteinzugsverfahren erfolgen.
Die Annahme der Barzahlungen ist – abweichend von den Bestimmungen des § 70 Satz 1 der Haushaltsordnung des Freistaates Sachsen (Sächsische Haushaltsordnung – SäHO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 10. April 2001 (SächsGVBl. S. 153), die durch Artikel 10 des Gesetzes vom 13. Dezember 2002 (SächsGVBl. S. 333, 352) geändert worden ist, – auch außerhalb einer Kasse oder Zahlstelle durch einen dazu Ermächtigten gemäß Nummer 36.5 zu § 70 der Vorläufigen Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung ( Vorl. VwV-SäHO) vom 20. Oktober 1997 (SächsABl. SDr. S. S649), die zuletzt durch Verwaltungsvorschrift vom 21. Dezember 2001 (SächsABl. 2002 S. 118) geändert und durch Verwaltungsvorschrift vom 14. November 2002 (SächsABl. S. 1232, 1233) verlängert worden ist, möglich. Alle Bareinnahmen sind fortlaufend in einem Nachweis gemäß Muster 1 (Anlage 2) zu erfassen. Die geleisteten Einzahlungen sind auf dem Nachweis durch Unterschrift des Einzahlers zu bestätigen. Der Nachweis ist wenigstens monatlich beziehungsweise bei Erreichen eines gegebenenfalls durch die Dienststelle festgelegten Höchstbetrages abzuschließen. Über die an die zuständige Kasse oder Zahlstelle abzuliefernde Summe gemäß Muster 1 wird ein Einzahlungsschein gemäß Muster 2 (Anlage 3) erstellt. Muster 1 verbleibt als begründende Unterlage zusammen mit einem Abdruck des Musters 2 in der Dienststelle.
Werden die Entgelte durch Lastschrifteinzugsverfahren vereinnahmt, sind der Kasse die entsprechenden Datensätze in Verbindung mit Muster 2 zur Verfügung zu stellen. Eine manuelle Übermittlung der Daten an die Kasse ist nicht möglich. Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass die Dienststellen die Entgelte ihrer Bediensteten im Lastschrifteinzugsverfahren auf das Bankkonto der eigenen Zahlstelle vereinnahmen und diese im Wege der Zahlstellenabrechnung oder in Verbindung mit Muster 2 an die Kasse abführen. Kosten, die durch den Einsatz des Lastschrifteinzugsverfahrens entstehen, dürfen die zu vereinnahmenden Beträge nicht schmälern. Zusätzliche Kosten, die beim Lastschrifteinzugsverfahren durch ein schuldhaftes Versäumnis des Bediensteten entstehen (zum Beispiel Rücklastschriftgebühren bei falscher Bankverbindung oder Kontounterdeckung), sind dem Bediensteten in Rechnung zu stellen (siehe auch Ziffer C.IV.1).
Die Entgelte für Privatgespräche sind bei Kapitel 02 01 Titel 119 96 zu vereinnahmen. Dazu wird gemäß Nummer 22.3.1 zu § 70 Vorl. VwV-SäHO eine allgemeine Annahmeanordnung erteilt. Soweit Entgelte nicht bei der oben genannten Buchungsstelle vereinnahmt werden (zum Beispiel für Fax-Übermittlungen, Mobilfunkanschlüsse), gelten die vorangegangenen Bestimmungen mit der Ausnahme, dass die Annahme der Entgelte nicht mit Muster 2, sondern mit förmlicher Annahmeanordnung anzuordnen ist.

G.    Schlussbestimmungen

Aus zwingenden dienstlichen Gründen kann mit Zustimmung der KoBIT/LSI sowie des SMF von dieser Verwaltungsvorschrift abgewichen werden.
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft. Dresden, den 11. September 2004 Der Ministerpräsident
Prof. Dr. Georg Milbradt

Anlage 1
(zu Ziffer C.IV.2)

Berechnung der Kosten
für die Übermittlung privater Faxvorlagen

Berechnung der Kosten
Leistung Preis
Versenden
Übertragungskostenpauschale 0,25 EUR je Blatt zuzüglich
Kostenpauschale für die Gerätenutzung, den Papierverbrauch und das Bedienpersonal:
  erstes Blatt: 1,00 EUR
  jedes weitere Blatt: 0,50 EUR
Empfang
Kostenpauschale für die Gerätenutzung, den Papierverbrauch und das Bedienpersonal:
  erstes Blatt: 1,00 EUR
  jedes weitere Blatt: 0,50 EUR

Anlage 2

Anlage 3