VwV Jahresabschluss 2012

I.
Abschluss der Kassenbücher

1.

Die Kassenbücher des Freistaates Sachsen für das Haushaltsjahr 2012 sind von den staatlichen Kassen

 

am 30. Dezember 2012

 

abzuschließen.

2.

Das Staatsministerium der Finanzen kann bei bestimmten Haushaltsstellen, soweit es wegen eines Abgleichs mit dem Bund erforderlich ist, auf Antrag der Ressorts einen früheren Abschlusstag festlegen.

3.

Die Hauptkasse erhält wegen des Abschlusses ihrer Bücher vom Staatsministerium der Finanzen eine gesonderte schriftliche Mitteilung.

II.
Vorlage der Abschlussnachweisungen

1.

Die Abschlussnachweisungen für den Monat Dezember 2012 sind von den Kassen

 

spätestens bis 4. Januar 2013

 

der Hauptkasse vorzulegen.

2.

Um sicherzustellen, dass alle Rechnungsunterlagen übereinstimmen, ist folgende Bescheinigung auf der Abschlussnachweisung gemäß Nummer 26 der VwV zu § 71 SäHO – durch die Kassenleiter und Leiter der Sach-(Aufgaben-)gebiete Buchführung sowie die Sachgebietsleiter Kassenaufsicht unterzeichnet – beizufügen:
„Die Richtigkeit und Vollständigkeit der abgerechneten Titelbücher wird bescheinigt. Es wird bestätigt, dass keine weiteren Buchungen im abgerechneten Zeitraum vorgenommen wurden.“
Die Hauptkasse fügt diese Bescheinigung nach Abschluss ihrer Bücher der Abschlussnachweisung ihres letzten Monatsabschlusses bei und erklärt ergänzend dazu, dass die Bescheinigungen der ihr nachgeordneten Kassen vorliegen.

3.

Die von der Hauptkasse und der Landesjustizkasse maschinell erstellten Sachbuchdateien sind zu dem in Ziffer II Nr. 1 genannten Termin dem Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Landesrechenzentrum Steuern zu übersenden.

III.
Annahme von Kassenanordnungen

Grundsätzlich sind haushaltswirksame Auszahlungsanordnungen sowie haushaltswirksame Umbuchungsanordnungen für das Haushaltsjahr 2012 den Kassen so frühzeitig zuzuleiten, dass sie bei diesen bis

spätestens 12. Dezember 2012

eingehen. Unter „haushaltswirksamen Umbuchungen“ werden Umbuchungen verstanden, die

a)

einerseits eine Haushaltsbuchungsstelle und andererseits eine Vorschuss-, Verwahrbuchungsstelle oder eine Buchungsstelle des Sonderbuchungsabschnittes oder

b)

auf der einen Seite die Einnahmenseite, auf der anderen Seite die Ausgabenseite ansprechen.

Umbuchungen nur zwischen Einnahmetiteln oder nur zwischen Ausgabetiteln können bis zum Kassenschluss den Kassen direkt zugeleitet werden. Für ausnahmsweise nach dem 12. Dezember 2012 angeordnete haushaltswirksame Auszahlungen/haushaltswirksame Umbuchungen gilt folgende Verfahrensweise:
Anordnungen mit einem Betrag ab 100 000 EUR sind mit einem gesonderten Antrag durch die zuständige oberste Staatsbehörde einzureichen. Der Antrag ist mit dem dafür vorgesehenen Formblatt (Anlage) dem Staatsministerium der Finanzen/Referat 22 zuzuleiten. Anordnungen mit einem Betrag unter 100 000 EUR sind den Kassen direkt zuzuleiten. Unabhängig von der Betragshöhe können nach dem 20. Dezember 2012 eingehende Anordnungen und Anträge nicht mehr berücksichtigt werden.

IV.
Verwahrungen und Vorschüsse

1.

Verwahrungen und Vorschüsse sind möglichst vor Schluss des Haushaltsjahres abzuwickeln ( § 60 SäHO in Verbindung mit Nummer 4.5 der VwV zu § 70 SäHO).

2.

Besoldungs-, Versorgungs- und ähnliche Ausgaben für das Haushaltsjahr 2013, die wegen ihrer Fälligkeit vor dem 1. Januar 2013 geleistet werden müssen, sind zunächst im Dezember 2012 als Vorschuss zu buchen. Im Januar 2013 sind sie in das Titelbuch des neuen Haushaltsjahres zu übernehmen (umzubuchen). Dies gilt auch für sonstige Auszahlungen für das Haushaltsjahr 2013, die in den ersten Januartagen 2013 fällig werden, jedoch wegen der rechtzeitigen Leistung noch im Dezember 2012 gezahlt werden müssen.

V.
Sonderbuchungsabschnitt

Bei den im Sonderbuchungsabschnitt (zum Beispiel Sondervermögen, Rücklagen, Hochschulen) geführten Beständen werden zum Jahresabschluss die Einnahmen und Ausgaben saldiert. Die Salden werden auf festgelegte Titel des entsprechenden Kapitels gebucht – positive Salden auf Titel 380 49, negative Salden auf Titel 980 49 – unter Verwendung der jeweiligen Anordnungsstellennummer. Zu beachten ist, dass nach dem 31. Dezember 2012 keine Buchungen für das abgelaufene Haushaltsjahr durchgeführt werden können.

VI.
Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss (Titelverwechslungen, Buchungen im falschen Haushaltsjahr)

Das Verfahren zur Berichtigung des Jahresabschlusses gemäß Nummer 2.3 der VwV zu § 35 SäHO , Nummer 27 der VwV zu § 71 SäHO sowie § 72 Abs. 3 SäHO kann

bis längstens 9. Januar 2013

nur noch bei der Hauptkasse des Freistaates Sachsen vorgenommen werden. Dabei ist von der Berichtigung von Bagatellfällen – soweit die Beeinträchtigung im neuen Haushaltsjahr nicht fortbesteht – grundsätzlich abzusehen (vergleiche auch Nummer 2.3 der VwV zu § 35 SäHO).

Wird mit den Berichtigungsbuchungen der Gesamtsaldo zwischen Einnahmen und Ausgaben nicht verändert, können die Umbuchungsanordnungen direkt zur Hauptkasse des Freistaates Sachsen gegeben werden. Das Staatsministerium der Finanzen ist durch die Hauptkasse des Freistaates Sachsen von den Buchungen zu unterrichten.

Sind Umbuchungen zwischen Einnahmen und Ausgaben oder zwischen den Haushaltsjahren notwendig, ist die vorherige Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen erforderlich. Die Kassenanordnungen für diese Korrekturbuchungen sind mit dem Antrag auf Ausnahmegenehmigung (Anlage) dem Staatsministerium der Finanzen/Referat 22 bis spätestens zum 9. Januar 2013 zuzuleiten.

VII.
Rechnungslegung über die Einnahmen und Ausgaben des Freistaates Sachsen

Zur Rechnungslegung 2012 wird das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Sächsischen Rechnungshof eine gesonderte Verwaltungsvorschrift erlassen.

VIII.
Bewirtschaftung von Bundesmitteln

Bei der Bewirtschaftung von Bundesmitteln sind die Bestimmungen des Bundes zum Jahresabschluss zu beachten.

IX.
Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Dresden, den 8. November 2012

Der Staatsminister der Finanzen
Prof. Dr. Georg Unland

Anlage