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REVOSax - Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen

Vorläufige Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung

Vollzitat: Vorläufige Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung vom 20. Oktober 1997 (SächsABl. SDr. S. S 649), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 30. November 2004 (SächsABl. S. 1315) geändert worden ist, enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 1. März 2004 (SächsABl. SDr. S. S 271)

Muster zu § 37 SäHO

Muster 1 zu § 37 SäHO

Muster 2 zu § 37 SäHO

Muster zu § 38 SäHO

Muster 1 zu § 38 SäHO

Muster 2 zu § 38 SäHO

Muster zu § 43 SäHO

Muster zu § 44 SäHO

Muster 1a

Muster 1b

Muster 1c

Muster 2

Muster 3

Muster 3a

Muster 4

Muster 5

Anlage zu den VwV § 48 SäHO

Anlage zu den Vorl.VwV zu § 59 SäHO

Kleinbeträge

1
Anforderung und Auszahlung von Kleinbeträgen
1.1
Einnahmen
 
Von der Anforderung von Beträgen von weniger als 10 EUR soll abgesehen werden (vergleiche aber Nummer 6). Ist der Anspruchsgegner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, tritt an die Stelle des Betrages von 10 EUR der Betrag von 25 EUR. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen von Satz 2 zulassen.
Im Übrigen ist in geeigneten Fällen von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, Urkunden und sonstige Schriftstücke unter Postnachnahme zu versenden.
1.2
Ausgaben
 
Beträge von weniger als 2,50 EUR sind nur dann zur Auszahlung anzuordnen, wenn der Empfangsberechtigte die Auszahlung ausdrücklich verlangt.
2
Erhebung und Leistung von Kleinbeträgen
2.1
Erhebung von Einnahmen
 
Beträgt der Rückstand weniger als 10 EUR, ist von der Mahnung abzusehen. Werden mehrere Ansprüche auf einem Personenkonto nachgewiesen, gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 10 EUR für den Gesamtrückstand. Ein beim Abschluss eines Kontos nicht entrichteter Kleinbetrag von weniger als 10 EUR ist von der Kasse als niedergeschlagen zu behandeln. Ist der Anspruchsgegner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, ist Nummer 1.1 Satz 2 anzuwenden.
2.2
Leistung von Auszahlungen
 
Für Auszahlungen, die die Kasse von sich aus zu veranlassen hat (zum Beispiel Rückzahlungen, Überzahlungen), gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 2,50 EUR. Nummer 1.2 ist zu beachten.
2.3
Zahlstellen
 
Die Zahlstellen verfahren wie die Kassen.
3
Einziehung von Kleinbeträgen
3.1
Verzicht auf Vollstreckungsmaßnahmen und Mahnbescheide
 
Bei einem Rückstand oder Gesamtrückstand von weniger als 25 EUR soll in der Regel von der Vollstreckung oder dem Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides abgesehen werden. Werden mehrere Ansprüche auf einem Personenkonto nachgewiesen, gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 25 EUR für den Gesamtrückstand. Ein bei Abschluss eines Kontos nicht entrichteter Kleinbetrag von weniger als 25 EUR ist von der Kasse als niedergeschlagen zu behandeln.
3.2
Einstellung weiterer Vollstreckungsmaßnahmen
 
Nach erfolgloser Vollstreckung in das bewegliche Vermögen sind weitere Maßnahmen nur bei einem Rückstand oder Gesamtrückstand von mehr als 100 EUR und nur dann einzuleiten, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen.
4
Wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben sowie Teilbeträge
 
Bei wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben sowie Teilbeträgen gilt die jeweilige Kleinbetragsgrenze für den Jahresbetrag eines Anspruchs oder einer Verbindlichkeit. Wird ein Anspruch oder ein auszuzahlender Betrag in Teilbeträgen festgesetzt, sollen diese die Kleinbetragsgrenze nicht unterschreiten.
5
Nebenansprüche
 
Bestehen neben einem rückständigen Hauptanspruch auch Nebenansprüche (zum Beispiel Verzugszinsen, Stundungszinsen, Mahnkosten), bezieht sich die jeweils geltende Kleinbetragsgrenze auf den Gesamtrückstand. Beträgt der Hauptanspruch weniger als 50 EUR und ist er nicht länger als 6 Monate rückständig, sind Zinsen nicht zu berechnen. Im Übrigen gilt für die Nichterhebung von Zinsen Nummer 3 der Anlage zu den Vorl. VwV zu § 34.
6
Ausnahmen
6.1
Die Nummern 1 bis 5 finden keine Anwendung auf vereinfachte Erhebungsverfahren (zum Beispiel Gerichtskostenmarken, Registrierkassen, Bargeldgeschäfte, Kostenstempler), Geldstrafen, Geldbußen, Verwarnungen (§ 58 OwiG), Hinterlegungsgelder und Entgelte, die aus Gründen des Wettbewerbs mit der Privatwirtschaft erhoben werden müssen.
Nummer 2.1 Satz 3 gilt jedoch entsprechend, wenn das Erhebungsverfahren (Mahnung sowie Vollstreckung beziehungsweise Erteilung der Rückstandsanzeige) erfolglos abgeschlossen ist und
 
–
es sich um eine öffentlich-rechtliche Forderung handelt
 
oder
 
–
bei einer privatrechtlichen Forderung seit der Erteilung der Rückstandsanzeige drei Monate verstrichen sind und die Anordnungsstelle keine anderweitige Anordnung getroffen hat.
 
Bei Verwaltungskosten (Gebühren, Auslagen) nach dem Kostengesetz für
 
a)
Beglaubigungen,
 
b)
die Erteilung von Ausfertigungen, Abschriften und Zweitschriften,
 
c)
die Einsicht in Akten und amtliche Bücher,
 
d)
Bescheinigungen sowie
 
e)
Fristverlängerungen mit Ausnahme der Verlängerung von Fristen, deren Ablauf einen neuen Antrag auf Erteilung einer gebührenpflichtigen Genehmigung, Erlaubnis, Zulassung, Verleihung oder Bewilligung erforderlich machen würde,
 
ist von der Anforderung von Kleinbeträgen auch dann abzusehen, wenn die Beträge im vereinfachten Erhebungsverfahren erhoben werden könnten.
6.2
Nummer 6.1 gilt auch, wenn der Anspruchsgegner die Kleinbetragsregelung ausnutzt.

Anlage zu § 68 SäHO

Grundsätze für die Prüfung von Unternehmen nach § 53 Abs. 1 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG)

I.
Allgemeines

1.
Die Prüfung von Unternehmen, an denen der Bund oder die Länder mit Mehrheit beteiligt sind, ist durch das „Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz – HGrG)“ vom 19. August 1969, BGBl I S. 1273, mit Wirkung vom 1. Januar 1970 neu geregelt worden. § 53 HGrG räumt den Gebietskörperschaften unter bestimmten Voraussetzungen Sonderrechte ein, die über dienjenigen hinausgehen, die den Aktionären nach den Vorschriften des AktG zustehen. Gemäß § 49 HGrG gilt § 53 HGrG für den Bund und die Länder einheitlich und unmittelbar. Die dem Bund und den Ländern danach zustehenden Befugnisse sollen gemäß § 67 BHO und § 67 SäHO unter den dort genannten Voraussetzungen im übrigen auch für die Unternehmen vereinbart werden, an denen der Bund bzw. die Länder nicht mit Mehrheit beteiligt sind.
2.
§ 53 HGrG lautet wie folgt:
 
„§ 53
Rechte gegenüber privatrechtlicher Unternehmen
 
(1) Gehört einer Gebietskörperschaft die Mehrheit der Anteile eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder gehört ihr mindestens der vierte Teil der Anteile und steht ihr zusammen mit anderen Gebietskörperschaften die Mehrheit der Anteile zu, so kann sie verlangen, daß das Unternehmen
 
1.
im Rahmen der Abschlußprüfung auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftführung prüfen läßt;
 
2.
die Abschlußprüfer beauftragt, in ihrem Bericht auch darzustellen
 
 
a)
die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
 
 
b)
verlustbringende Geschäfte und die Ursachen ihrer Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
 
 
c)
die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages;
 
3.
ihr den Prüfungsbericht der Abschlußprüfer und, wenn das Unternehmen einen Konzernabschluß aufzustellen hat, auch den Prüfungsbericht der Konzernabschlußprüfer unverzüglich nach Eingang übersendet.
 
(2) Für die Anwendung des Absatzes 1 rechnen als Anteile der Gebietskörperschaft auch Anteile, die einem Sondervermögen der Gebietskörperschaft gehören. Als Anteile der Gebietskörperschaft gelten ferner Anteile, die Unternehmen gehören, bei denen die Rechte aus Absatz 1 der Gebietskörperschaft zustehen.“
3.
Die Anwendbarkeit des § 53 HGrG setzt voraus, daß der Freistaat die Rechte des § 53 HGrG in Anspruch genommen hat. Ist dies geschehen, ist der Vorstand bzw. die Geschäftsführung verpflichtet, dem Abschlußprüfer einen entsprechenden Auftrag zu erteilen.
4.
Mit der erweiterten Aufgabenstellung nach § 53 HGrG (erweiterte Prüfung und Berichterstattung) ist keine Erweiterung der Funktion des Prüfers verbunden. Dem Prüfer werden dadurch insbesondere keine Aufsichtsfunktionen eingeräumt; diese obliegen unverändert zunächst dem Aufsichtsrat. Aufgabe des Prüfers ist es, die Prüfung und Berichterstattung in dem in § 53 HGrG gezogenen Rahmen so auszugestalten, daß der Aufsichtsrat, das zuständige Staatsministerium und der Rechnungshof sich auf Grund des Berichts ein eigenes Urteil bilden und ggf. die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Soweit zu dem zu prüfenden Sachverhalt eine abschließende Stellungnahme nicht möglich ist, sollte der Prüfer hierauf hinweisen und sich auf die Darstellung des Tatbestandes im Prüfungsbericht beschränken. Die Erstattung eines vertraulichen Berichts über die Bezüge des Aufsichtsrats, des Vorstands und der leitenden Angestellten gehört nicht ohne weiteres zur Berichtspflicht gemäß § 53 HGrG. Soweit der Freistaat Sachsen an einem Unternehmen mit Mehrheit beteiligt ist, wird er die Erstellung eines vertrauchlichen Berichts beantragen. Es kann davon ausgegangen werden, daß der Vorstand bzw. die Geschäftsleitung der Gesellschaft einen entsprechenden Auftrag erteilen wird.

II.
Die Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG

Da die aktienrechtliche Abschlußprüfung grundsätzlich keine Prüfung der Geschäftsführung beinhaltet, führt eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG im Prinzip zu einer nicht unwesentlichen Erweiterung des Prüfungsumfangs gegenüber § 162 AktG. Dabei ist zu beachten, daß § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG nicht eine Prüfung der gesamten Geschäftsführung der Gesellschaft verlangt. Vielmehr ergibt sich eine Einschränkung des Prüfungsumfangs schon daraus, daß als Prüfungsobjekt nicht die Geschäftsführung im ganzen, sondern die Frage ihrer „Ordnungsmäßigkeit“ angesprochen wird.

Den Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung bilden die Vorschriften des § 93 Abs. 1 Satz 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbH-Gesetz, nach denen die Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden haben. Der Prüfer hat festzustellen, ob die Geschäfte der Gesellschaft im abgelaufenen Geschäftsjahr mit der erforderlichen Sorgfalt, d. h. auch mit der gebotenen Wirtschaftlichkeit, und in Übereinstimmung mit den Gesetzen, der Satzung, den Beschlüssen der Haupt- oder Gesellschafterversammlung, des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse sowie der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind. Insbesondere soll in diesem Zusammenhang geprüft werden, ob ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewikkelte Geschäftsvorfälle und erkennbare Fehldispositionen vorliegen. Auch ist besonders zu untersuchen, ob die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt ist und ob eine nach der Satzung, der Geschäftsordnung oder einem Beschluß des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt wurde.

Es ist nicht Aufgabe der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, den Entscheidungsprozeß in seinen Einzelheiten zu prüfen. Nach der Literatur kommen nur wesentliche, grobfehlsame oder mißbräuchlich kaufmännische Ermessensentscheidungen oder vergleichbare Unterlassungen in Betracht. Es ist zu untersuchen, ob durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, daß die Geschäftsführungsentscheidungen ordnungsgemäß getroffen und durchgeführt werden können. In diesem Rahmen kann zur Prüfung auch eine Beschäftigung mit den Grundzügen der Unternehmensorganisation gehören; ggfs. sind Anregungen zu einer Organisationsprüfung zu geben. Weiterhin kann es im Hinblick auf die ordnungsgemäße Bildung und sachgerechte Durchführung der Entscheidungen notwendig sein, das interne Kontrollsystem in einem weitergehenden Umfang zu prüfen, als dies bei der Abschlußprüfung der Fall ist.

Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung erfordert im allgemeinen auch eine Prüfung größerer Investitionsprojekte hinsichtlich Genehmigung durch den Aufsichtsrat, vorliegender Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Ordnungsmäßigkeit der Abwicklung einschließlich Vergabe, Überschreitungen und dgl. Im Rahmen des § 53 HGrG wird in aller Regel eine stichprobenweise Prüfung als ausreichend angesehen werden können.

Die Prüfung der Verwendung der von der öffentlichen Hand zur Verfügung gestellten Mittel zum Zwecke der Feststellung, ob die Mittel zweckentsprechend, wirtschaftlich und sparsam verwendet worden sind, gehört nicht zum Prüfungsumfang nach § 53 HGrG. Für eine derartige Prüfung ist ein gesonderter Auftrag erforderlich. Wird jedoch im Rahmen der Abschlußprüfung eine nicht ordnungsgemäße Verwendung festgestellt, wird es in der Regel erforderlich sein, hierauf hinzuweisen, wenn sich daraus Risiken ergeben. Hinsichtlich der Berichterstattung über die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung enthält § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG keine besondere Bestimmung. Sind Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung festgestellt worden, so ist entsprechend den allgemeinen Berichtsgrundsätzen und der Zielsetzung der Prüfung nach § 53 HGrG hierauf so einzugehen, daß dem Berichtleser eine entsprechende Würdigung des Sachverhalts möglich wird. Ist dem Prüfer im Einzelfall eine Wertung nicht möglich, so ist dies anzugeben und der in Frage stehende Sachverhalt im Bericht darzustellen. Im allgemeinen gehört es nicht zum Inhalt dieser Ordnungsmäßigkeitsprüfung, daß der Prüfer auch zur Geschäftspolitik der Gesellschaft ein Urteil abgibt.

In die Berichterstattung werden – insoweit über die Anforderungen nach § 166 AktG hinausgehend – insbesondere die folgenden Punkte einzubeziehen sein:

III.
Die Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. 1 Nr. 2 HGrG

Neben der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung sieht § 53 Abs. 1 Nr. 2 HGrG ausdrücklich eine Berichterstattung über folgende Punkte vor:

a)
die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
b)
verlustbringende Geschäfte und die Ursachen der Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
c)
die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages.

Eine solche Berichterstattung ist ohne vorhergehende Prüfung nicht möglich. Die Aufgabenstellung überschneidet sich dabei teilweise sowohl mit der Abschlußprüfung (z. B. Darstellung der Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage) als auch mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (z. B. bei verlustbringenden Geschäften, die ihre Ursache in einer nicht ordnungsgemäßen Geschäftsführung haben).

Im einzelnen ist hierzu zu bemerken:

IV.
Schlußbemerkung

Sofern die Prüfung keine besonderen Feststellungen ergeben hat, könnte in die Schlußbemerkung etwa folgender Passus aufgenommen werden:

„Wir haben bei unserer Prüfung auftragsgemäß die Vorschriften von § 53 Abs. 1 Nr. 1 und 2 HGrG beachtet. Dementsprechend haben wir auch geprüft, ob die Geschäfte ordnungsgemäß, d. h. mit der erforderlichen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, den Satzungsbestimmungen und der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind. Über die in dem vorliegenden Bericht gebrachten Feststellungen hinaus hat unsere Prüfung keine Besonderheiten ergeben, die nach unserer Auffassung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung von Bedeutung sind.“

Enthält der Bericht wesentliche Feststellungen, die Bedenken gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung begründen können, so ist auf sie in der Schlußbemerkung unter Anführung der entsprechenden Textziffer des Berichtes hinzuweisen. Das gleiche gilt, wenn verlustbringende Geschäfte vorlagen, die im Bericht Anlaß zu einer besonderen Erläuterung gegeben haben.

Muster zu § 70 SäHO

Muster 1 zu § 70 SäHO

Muster 2 zu § 70 SäHO

Muster 3 zu § 70 SäHO

Muster 4 zu § 70 SäHO

Muster 5 zu § 70 SäHO

Muster 6 zu § 70 SäHO

Muster 7 zu § 70 SäHO

Muster 8 zu § 70 SäHO

Muster 9 zu § 70 SäHO

Muster 9a zu § 70 SäHO

Muster 10 zu § 70 SäHO

Muster 11 zu § 70 SäHO

Muster 12 zu § 70 SäHO

Muster 13 zu § 70 SäHO

Anlage 1 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 28.2)

Verfahren bei Einzahlungen durch Schecks

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Arten von Schecks
Nr. 2
Annahme von Schecks
Nr. 3
Betrag
Nr. 4
Quittung
Nr. 5
Vervollständigung von Schecks
Nr. 6
Gegenleistung bei Einzahlung durch Scheck
Nr. 7
Einreichung und Einlösung von Schecks
Nr. 8
Verfahren bei Abhandenkommen von Schecks
1.
Arten von Schecks
1.1
Schecks im Sinne des Scheckgesetzes 18 sind schriftliche Anweisungen an die bezogenen Kreditinstitute, aus den Guthaben der Scheckaussteller bestimmte Geldbeträge an die Zahlungsempfänger zu zahlen
1.2
Es ist nach Inhaberschecks, Orderschecks und Rektaschecks zu unterscheiden. Der Scheck ist
1.2.1
Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger sein Inhaber bezeichnet ist. Er gilt als Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger eine bestimmte Person mit dem Zusatz „oder Überbringer“ bzw. einem gleichbedeutenden Vermerk oder wenn kein Zahlungsempfänger angegeben ist. Der Inhaberscheck kann formlos weitergegeben werden. Da jeder Inhaber zum Empfang der Zahlung berechtigt ist, braucht der Bezogene die förmliche Berechtigung nicht zu prüfen.
1.2.2
Orderscheck, wenn er mit oder ohne den ausdrücklichen Vermerk „an Order“ auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist. Der Orderscheck kann durch Indossament und formlose Weitergabe übertragen werden. Der Bezogene eines Orderschecks hat die Berechtigung des Zahlungsempfängers zu prüfen;
1.2.3
Rektascheck, wenn er wie der Orderscheck auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist, aber den Vermerk des Ausstellers „nicht an Order“ oder einen gleichbedeutenden Vermerk trägt.
1.3
Im Sinne dieser Bestimmungen ist außerdem zu unterscheiden nach Schecks, die
1.3.1
auf Euro lauten und auf Kreditinstitute im Inland gezogen sind (Inlandschecks),,
1.3.2
auf Euro oder auf andere Währungen lauten und auf Kreditinstitute im Ausland gezogen sind (Auslandschecks),
1.3.3
auf andere Währungen als Euro lauten und auf Kreditinstitute im Inland gezogen sind (Fremdwährungsschecks).
1.4
Die Unterscheidung nach Nr. 1.3 gilt auch für Euroschecks.
Das bezogene Kreditinstitut ist verpflichtet, einen Euroscheck bis zum festgesetzten Höchstbetrag einzulösen, wenn
1.4.1
der Scheck ordnungsgemäß unterschrieben ist,
1.4.2
die Nummer der dazugehörenden gültigen Scheckkarte auf seiner Rückseite vermerkt ist,
1.4.3
der Scheck innerhalb der Garantiefrist ab dem Ausstellungsdatum (Inlandsschecks und Fremdwährungsschecks 8 Tage, Auslandsschecks 20 Tage) vorgelegt wird.
2.
Annahme von Schecks
2.1
Kassen und Zahlstellen haben Inlands- und Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift (Nr. 7.1) sichergestellt ist, als Einzahlung anzunehmen, soweit nachstehend nicht etwas anderes bestimmt ist.
2.2
Kassen und Zahlstellen dürfen nicht annehmen
2.2.1
Orderschecks, in denen der Aussteller weder die Kasse oder Zahlstelle noch eine Dienststelle des Landes als Zahlungsempfänger bezeichnet hat, es sei denn, daß der Einzahler sich durch eine ununterbrochene Reihe von Indossamenten (auch Blankoindossamenten) als rechtmäßiger Inhaber ausweist und er den Scheck an die Kasse, Zahlstelle oder Dienststelle des Landes indossiert hat oder mit seinem Blankoindossament versehen hat,
2.2.2
Rektaschecks,
2.2.3
Schecks, in denen der Vermerk „Nur zur Verrechnung“ mit einem Zusatz versehen ist (z. B. „Nur zur Verrechnung mit Firma ...“), auch wenn dieser Zusatz gestrichen ist.
2.3
Schecks, die so spät eingehen, daß sie innerhalb der Vorlegungsfrist (Art. 29 Scheckgesetz 19) weder dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt, noch einer Abrechnungsstelle (Art. 31 Scheckgesetz) eingeliefert werden können, sollen ebenfalls nicht angenommen werden
2.4
Kassen und Zahlstellen können die Annahme von Schecks ablehnen, wenn zu vermuten ist, daß sie mangels Deckung nicht eingelöst werden. Nicht abgelehnt werden darf die Annahme von
2.4.1
Schecks, die von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt sind und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden können,
2.4.2
Euroschecks, die unter Vorlage der dazugehörenden Scheckkarte übergeben werden und die den darin angegebenen Bedingungen entsprechen.
2.5
Schecks, die nicht als Einzahlung angenommen werden, sind wie Wertgegenstände zu behandeln, sofern die Annahme nicht abzulehnen ist.
3.
Scheckbetrag
 
Schecks sollen auf den anzunehmenden Betrag lauten. Für die Auszahlung von Mehrbeträgen gilt Nr. 6 sinngemäß.
4.
Quittung
4.1
Werden Einzahlungen durch Übergabe von Schecks entrichtet, so ist die Quittung mit dem Vermerk

„Mit Scheck eingezahlt.
Eingang vorbehalten“

zu versehen.
4.2
Bei Schecks, die auf fremde Währung lauten, ist die Quittung über die fremde Währung zu erteilen.
4.3
Ist für die mit Scheck entrichtete Einzahlung eine Gegenleistung zu bewirken, so ist in der Quittung außerdem zu vermerken, ob die Gegenleistung sofort (Nr. 6.2), nach einer Frist von acht Arbeitstagen (Nr. 6.1.1), nach einer Frist von sechs Wochen (Nr. 6.1.2) oder nach einer Frist von drei Monaten (Nr. 6.1.3) bewirkt werden darf. Fehlen solche Vermerke, so ist davon auszugehen, daß es sich um Inlandsschecks handelt, deren Einlösung nach einer Frist von acht Tagen unterstellt wird.
4.4
Die Erteilung von Quittungen für Schecks, die nach Nr. 2.5 nicht als Einzahlung angenommen werden, richtet sich nach Nr. 55.5 zu § 70.
5.
Verrechnungsschecks, Blankoindossament
 
Die nicht als Verrechnungsschecks gekennzeichneten Schecks sind sofort beim Eingang mit dem Vermerk „Nur zur Verrechnung“ zu versehen. Ein Blankoindossament des Einzahlungspflichtigen ist durch den Vermerk „an ..... (Bezeichnung der Kasse)“ zu vervollständigen.
6.
Gegenleistung bei Einzahlung durch Scheck
6.1
Eine Gegenleistung, die von einer vorherigen oder gleichzeitigen Einzahlung abhängig ist (z. B. Aushändigung von Waren oder Wertzeichen), darf erst bewirkt werden, wenn der Scheck vom bezogenen Kreditinstitut vollständig eingelöst worden ist; gleiches gilt für die Erteilung von Einzahlungsanzeigen (Nr. 11.1 EDVBK). Die Einlösung eines als Einzahlung angenommenen Schecks wird unterstellt, wenn das Konto der Kasse innerhalb einer bestimmten Frist nach der Einreichung (Nr. 7.1) nicht wieder mit dem Betrag belastet wird. Die Fristen betragen
6.1.1
bei Inlandsschecks acht Arbeitstage
6.1.2
bei Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nr. 7.1) und die in einem Land Europas oder in einem an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, sechs Wochen,
6.1.3
bei Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nr. 7.1) und die in einem außereuropäischen, nicht an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, drei Monate.
6.2
Die Gegenleistung darf vor der Einlösung bewirkt werden, wenn
6.2.1
der Scheck von einer Körperschaft oder Anstalt des öffentlichen Rechts oder von einem inländischen Kreditinstitut ausgestellt ist und auf Euro lautet,
6.2.2
der Scheck von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt ist und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden kann,
6.2.3
es sich um einen Euroscheck handelt, der unter Vorlage der dazugehörenden Scheckkarte in Gegenwart des Empfängers unterschrieben wird und den in der Scheckkarte angegebenen Bedingungen entspricht.
7.
Einreichung und Einlösung von Schecks
7.1
Die Kassen haben alle als Einzahlung angenommenen Schecks unverzüglich dem ihr Konto führenden Kreditinstitut (s. Anlage 5) einzureichen. Hierbei sind die Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute zu beachten.
7.2
Für Zahlstellen gilt Nr. 7.1 entsprechend. Schecks, die von der Zahlstelle für die zuständige Kasse angenommen werden, sind unverzüglich dorthin weiterzuleiten; die Eintragung in die Bücher der Zahlstelle entfällt.
7.3
Kassen und Zahlstellen dürfen angenommene Schecks nicht zur Bareinlösung vorlegen (Nr. 5 Satz 1).
7.4
Ist ein Scheck nicht eingelöst worden (Rückscheck), so gilt die Einzahlung als nicht bewirkt. Der Sachverhalt ist auf dem Beleg zu vermerken und, soweit erforderlich, der zuständigen Dienststelle unverzüglich anzuzeigen. Die Art. 42 bis Art. 45 und Art. 47 Scheckgesetz sind zu beachten. Rückschecks dürfen nur nach Zahlung des Scheckbetrages und der Kosten zurückgegeben werden.
7.5
Die Kassen haben Kosten, die dadurch entstehen, daß Schecks nicht eingelöst worden sind, von dem Zahlungspflichtigen oder gegebenenfalls von einem anderen Scheckverpflichteten zu erheben. Die Kleinbetragsregelung bleibt unberührt.
8.
Verfahren beim Abhandenkommen von Schecks
 
Ist ein entgegengenommener Scheck abhanden gekommen, so hat die Kasse oder Zahlstelle den Aussteller und das bezogene Kreditinstitut sofort zur Sperrung des Schecks fernmündlich und schriftlich aufzufordern. Ein etwa erforderliches Aufgebotsverfahren ist von der Kasse zu veranlassen.

Anlage 2 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 28.2)

Zahlungen in fremden Geldsorten

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Allgemeine Bestimmungen
Nr. 2
Quittung
Nr. 3
Verkauf fremder Geldsorten
Nr. 4
Nachweis fremder Geldsorten
1.
Allgemeine Bestimmungen
1.1
Beim baren Zahlungsverkehr mit fremden Geldsorten sind die Devisenbestimmungen zu beachten.
1.2
Das Staatsministerium der Finanzen bestimmt, ob und inwieweit Kassen und Zahlstellen Zahlungen in fremden Geldsorten annehmen oder leisten dürfen.
1.3
Sind beim Tagesabschluß im Kassenbestand fremde Geldsorten enthalten, so ist der durch Umrechnung ermittelte Gegenwert (Nr. 2) in Euro in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Die Zusammensetzung der fremden Geldsorten ist in der nach Nr. 4.1 zu führenden Nachweisung darzustellen.
2.
Quittung
2.1
Hat die Kasse oder Zahlstelle eine Zahlung in fremden Geldsorten anzunehmen oder zu leisten, so ist die Quittung über den Betrag in fremder Währung auszustellen. Außerdem ist der nach den Tageskursen errechnete Gegenwert in Euro zu vermerken.
2.2
Die für die Umrechnung nach Nr. 2.1 maßgebenden Tageskurse sind bei dem Kreditinstitut zu erfragen, an das die Kasse oder Zahlstelle fremde Geldsorten verkauft oder von dem sie fremde Geldsorten ankauft.
3.
Verkauf fremder Geldsorten
 
Als Einzahlung angenommene fremde Geldsorten sind möglichst bis zum Tagesabschluß an ein Kreditinstitut zu verkaufen. Der Verkauf kann unterbleiben, wenn die fremden Geldsorten wieder zu Auszahlungen benötigt werden, die der Kasse oder Zahlstelle schon bekannt sind.
4.
Nachweis fremder Geldsorten
4.1
Die Kasse oder Zahlstelle hat über alle Zahlungen in fremden Geldsorten eine Nachweisung zu führen, in der für jede einzelne Zahlung die Beträge in fremder Währung, die Umrechnungsbeträge (Nr. 2) und die beim Verkauf oder beim Ankauf sich ergebenden Gegenwerte darzustellen sind.
4.2
Unterschiedsbeträge zwischen den Umrechnungsbeträgen und den tatsächlichen Gegenwerten sind als „Vermischte Verwaltungseinnahmen“ oder „Vermischte Verwaltungsausgaben“ zu behandeln.
4.3
Die Unterlagen über den Verkauf und den Ankauf fremder Geldsorten sind als Belege zur Nachweisung zu nehmen.

Anlage 3 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 38.5)

Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter auf Euro oder Cent lautender Münzen (Euro-Münzen) und Euro-Banknoten

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Falschgeld
Nr. 2
Behandlung von Euro-Bargeld, dessen Echtheit zweifelhaft ist
Nr. 3
Abgenutzte und beschädigte Euro-Münzen
Nr. 4
Beschädigte Euro-Banknoten
Nr. 5
Verweisungen an die Deutsche Bundesbank
1
Falschgeld
1.1
Die Kasse oder Zahlstelle hat ihr übergebene und von ihr als nachgemacht oder verfälscht erkannte Euro-Münzen und Euro-Banknoten (Falschgeld) anzuhalten und der übergebenden Person eine Bescheinigung folgenden Inhalts zu erteilen:
„Die Euro-Münze(n)/Euro-Banknote(n) über … EUR mit der Kennzeichnung (Münzen: Jahreszahl, etwa vorhandenes Münzzeichen; Noten: Notennummer) … wurde(n) als Falschgeld angehalten.
    Ort, Tag, Bezeichnung der Kasse/Zahlstelle,
                   Unterschrift, Dienststempel“
Sofern es nicht ratsam erscheint, die übergebende Person festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, hat die Kasse oder Zahlstelle sich über die Person zu vergewissern und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen (zum Beispiel über die Herkunft des Falschgeldes) eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift mit dem Falschgeld und etwaigen sonstigen Beweismitteln (zum Beispiel Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) ist von der Kasse unmittelbar der Polizeidienststelle zuzuleiten, von der Zahlstelle sofort der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle zu übergeben, die oder der sie an die Polizeidienststelle weiterleitet. Kann eine Verhandlungsniederschrift nicht gefertigt werden, so ist das Falschgeld der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten.
1.2
Ist Falschgeld der Kasse oder Zahlstelle übersandt worden, so ist nach Nummer 38.4 Satz 1 zu § 70 sowie sinngemäß nach Nummer 1.1 zu verfahren.
1.3
Erhält die Kasse oder Zahlstelle nach Nummer 1.1 anzuhaltendes Faschgeld von einer anderen öffentlichen Kasse oder Zahlstelle oder einem Kreditinstitut, so hat die Kasse, bei Zahlstellen die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, das Falschgeld der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. Außerdem ist eine Bescheinigung nach Nummer 1.1 zu erteilen. Wegen der Ersatzleistung hat sich die Kasse, bei Zahlstellen die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, mit der Stelle, von der sie das Falschgeld erhalten hat, in Verbindung zu setzen und ihr eine Bescheinigung der Polizeidienststelle über die Einreichung des Falschgeldes oder eine Durchschrift des Berichts an die Polizeidienststelle zur Verfügung zu stellen.
2.
Behandlung von Euro-Bargeld, dessen Echtheit zweifelhaft ist
Die Kasse oder Zahlstelle hat Euro-Münzen und Euro-Banknoten, deren Echtheit wegen ihres Erscheinungsbildes zweifelhaft ist, anzuhalten und der übergebenden oder übersendenden Person eine Bescheinigung nach Nummer 1.1 zu erteilen, in der die Worte ,als Falschgeld‘ durch die Worte ,wegen Zweifels an der Echtheit‘ zu ersetzen sind. Werden solche Euro-Münzen und Euro-Banknoten von einer Zahlstelle angehalten, so hat diese sie an die Kasse weiterzuleiten. Die Kasse hat die von ihr oder einer Zahlstelle angehaltenen Euro-Münzen und Euro-Banknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden. Im Falle der Echtheit der verdächtigten Stücke erhält die Kasse von der Deutschen Bundesbank den Gegenwert; im Falle der Unechtheit wird die Kasse von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Die Kasse hat die Person, die die Euro-Münzen oder Euro-Banknoten übergeben oder übersandt hat, sowie gegebenenfalls die Zahlstelle zu unterrichten.
3.
Abgenutzte und beschädigte Euro-Münzen
3.1
Die Kasse oder Zahlstelle ist nicht verpflichtet, Euro-Münzen, die durch Abnutzung an Gewicht oder Erkennbarkeit erheblich eingebüßt haben, sowie unansehnlich gewordene oder beschädigte (auch durchlöcherte oder verrostete) Euro-Münzen anzunehmen oder umzutauschen. Werden solche Euro-Münzen von einer Zahlstelle angenommen oder umgetauscht, so hat diese sie an die Kasse weiterzuleiten. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle etwa angenommenen oder umgetauschten Euro-Münzen der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.
3.2
Beschädigte Euro-Münzen sind nicht anzunehmen oder umzutauschen, wenn besondere Gründe dagegensprechen (zum Beispiel Verdacht auf mutwillige Beschädigung).
4.
Beschädigte Euro-Banknoten
Die Kasse oder Zahlstelle darf beschädigte Euro-Banknoten nicht annehmen.
5.
Verweisung auf die Deutsche Bundesbank
Darf oder will die Kasse oder Zahlstelle Euro-Münzen oder Euro-Banknoten nicht annehmen oder umtauschen, so ist die Besitzerin oder der Besitzer an eine Zweiganstalt der Deutschen Bundesbank (Landeszentralbank) zu verweisen.

Anlage 4 zu § 70 SäHO

Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen im automatisierten Buchführungsverfahren der Staatskassen
(EDV – Bestimmungen Kasse – EDVBK)

Inhaltsübersicht

Erster Abschnitt:
Allgemeines

Nr. 1
Geltungsbereich
Nr. 2
Zugelassene Vordrucke
Nr. 3
Förmliche Zahlungsanordnung, allgemeine Zahlungsanordnung
Nr. 4
Vordruckbeschaffung und -verwaltung
Nr. 5
Allgemeine Hinweise zu den Vordrucken

Zweiter Abschnitt:
Erteilung von Kassenanordnungen

Nr. 6
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
Nr. 7
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
Nr. 8
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
Nr. 9
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
Nr. 10
Änderungsanordnungen, Umbuchungsanordnungen und sonstige Zahlungsanordnungen
Nr. 11
Zu den einzelnen Feldern

Dritter Abschnitt:
Bearbeitung der Kassenanordnungen in der Kasse (soweit für die Anordnungsstellen von Bedeutung)

Nr. 12
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
Nr. 13
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
Nr. 14
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
Nr. 15
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
Nr. 16
Kontoauszüge für die Anordnungsstellen
Nr. 17
Kontenübersicht für Mittelbehörden

Anlage

 
Bestimmungen für ADV-Verfahren zur Erteilung von Kassenanordnungen und gleichzeitigen Datenübermittlung an die Kasse (HKR-DÜ-Best)

Verzeichnis der Muster

01
Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen mit Rechnung/Zahlungsaufforderung
02
Kostenverfügung allgemein (nach Sächs.VwKG)
03
Kostenverfügung für Vermessungsgebühren – mit Kostenrechnung und Zahlungsverkehrsvordrucken – (dieser Vordruck wird hier nicht abgedruckt)
04
Kostenverfügung (Möglichkeit spezieller Eindrucke im Feld „Bezeichnung der Forderung“ ...)
06
Kostenverfügung für Landratsämter
07
Kostenverfügung für Eichgebühren (wird vorläufig nicht abgedruckt)
08
Annahmeanordnung für Geldhinterlegungen
09
Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen bei mehreren Buchungsstellen
10
Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen
11
Liste der Zahlungspflichtigen
12
Liste der Zahlungspflichtigen mit gleicher Ortsangabe
13
Liste der Zahlungspflichtigen einschließlich Abwicklung von Sicherheitsleistungen (dieser Vordruck wird hier nicht abgedruckt)
20
Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen
30
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen
31
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Überweisungsträger
32
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen bei mehreren Buchungsstellen
33
Auszahlungsanordnung für besondere einmalige Auszahlungen
34
Auszahlungsanordnung/Löschungsanordnung für die Zurückzahlung bzw. Löschung von Kosten und Strafen und für durchlaufende Gelder mit Überweisungsträger
35
Auszahlungsanordnung für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr
36
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Vollverrechnung
38
Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen
40
Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen
41
Empfängerliste mit Überweisungsträgern
42
Empfängerliste ohne Überweisungsträger
50
Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen
51
Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen (dieser Vordruck wird hier nicht abgedruckt)
60
Änderungsanordnung zu Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen
61
Änderungsanordnung für Stundung usw.
65
Kassenanordnung für Umbuchungen von einmaligen Zahlungen
70
Auszahlungs- und Annahmeanordnung für Abrechnungen von Geldstellen
90
Abgekürzte förmliche Auszahlungsanordnung (Anweisungsstempel) –‚- nur für Zahlstellen
91
Auszahlungsanordnung über unverzinsliche Vorschüsse nach den Vorschußrichtlinien

Aufgrund des § 79 Abs. 4 Nrn. 1 und 2 der Sächsischen Haushaltsordnung (SäHO) und der Verwaltungsvorschrift (VwV) Nr. 2.1 zu § 70 SäHO werden – soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Rechnungshof – folgende Bestimmungen für die Anordnungsstellen über die Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen im automatisierten Buchführungsverfahren der Staatskassen erlassen:

Erster Abschnitt:
Allgemeines

1.
Geltungsbereich
1.1
Die folgenden Bestimmungen gelten für sämtliche anordnenden Stellen (Anordnungsstellen) für die Erteilung von Kassenanordnungen an Kassen, die das automatisierte Kassenbuchführungsverfahren der Staatskassen (Kabu-Verf.) anwenden.
1.2
Diese Bestimmungen gelten sowohl für die staatlichen als auch für die übertragenen fremden Kassenaufgaben sowie für Kassenanordnungen an Kassen, die ein anderes Buchführungsverfahren anwenden und für Zahlstellen.
2.
Zugelassene Vordrucke
2.1
Für die Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen bei den Staatskassen sind ausschließlich Vordrucke nach den Mustern dieser Bestimmungen zu verwenden; dies gilt auch für die Mitteilung von Stundung, Niederschlagung, Erlaß und Aussetzung des Einziehungsverfahrens sowie den Widerruf solcher Maßnahmen.
Werden Kassenanordnungen nach der EDVBK mit DV-Anlagen, Schreibautomaten oder Ähnlichem erstellt, kann anstelle der Vordrucke Blankopapier der entsprechenden Farbe verwendet werden, wobei der farbige Druck durch schwarzen Druck ersetzt werden kann. Soweit die Anordnungsstelle (bzw. die die Kassenanordnungen erstellende Dienststelle) und die zuständige Kasse über die entsprechende technische Ausrüstung verfügen, sind der Kasse gleichzeitig mit den schriftlichen Kassenanordnungen die erforderlichen Daten durch Datenfernübertragung oder auf Datenträgern zu übermitteln; das Verfahren richtet sich nach der Anlage 4a zu § 70 SäHO.
Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Abweichungen zulassen. Die Druckbilder der Kassenanordnungen und der Aufbau der Datensätze werden vom Staatsministerium der Finanzen bei Bedarf zur Verfügung gestellt.
Die Vordrucke nach der EDVBA und der EDVBB werden hierdurch nicht berührt.
Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Abweichungen von den Vordrucken nach diesen Bestimmungen zulassen, insbesondere
 
a)
für die Finanzkassen für den Bereich der Erhebung (einschließlich Rückzahlung) von Steuern, Abgaben und den damit zusammenhängenden Nebenleistungen,
 
b)
für die Staatsschuldenverwaltung für den Bereich der Darlehens- und Schuldenverwaltung,
 
c)
für die Kassen mit erweiterter kameralistischer Buchführung,
 
d)
wenn Kassenanordnungen in einem automatisierten Verfahren erstellt werden.
2.2
Für die Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen bei den Zahlstellen sind Vordrucke nach den Mustern dieser Bestimmungen – ausgenommen die Muster 20, 31, 34, 41 und 50 – zu verwenden. Die Buchungskennzeichen (ggf. in abgekürzter Form) werden von der Zahlstelle festgelegt; bei den Mustern 02, 04 und 06 ist die Block- und Blattnummer als Buchungskennzeichen zu verwenden. Die Anordnungsstellen-Nummer muß mit der von der zuständigen Kasse festgelegten Nummer übereinstimmen.
Die Nummern 12 bis 17 finden bei Zahlstellen keine Anwendung. Bei Kassenanordnungen Muster 01, 02, 04 und 06, die einer Zahlstelle erteilt werden, sind in der Rechnung/Zahlungsaufforderung bzw. Kostenrechnung entsprechend Nummer 6.1.1 Abs. 4 die Konten und die Bezeichnung der Zahlstelle anzugeben.
2.3
Die Vordrucke sind, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes bestimmt ist, im DIN A4-Format zu verwenden. Die Vordrucke dürfen nicht abgeändert oder erweitert werden. Der Eindruck von gleichbleibenden Angaben (z. B. Bezeichnung der Anordnungsstelle und Kasse, Anordnungsstellen-Nummer) ist zulässig. Erfassungsdaten (in mit Feld-Nummern gekennzeichneten Vordruckfeldern) sind – soweit Ausnahmen nicht zugelassen sind – in schwarzer Farbe einzudrucken.
3.
Förmliche Zahlungsanordnung, allgemeine Zahlungsanordnung
 
Die Zahlungsanordnungen sind grundsätzlich als förmliche Zahlungsanordnungen (VwV Nrn. 5 bis 20 zu § 70 SäHO) zu erteilen. Ist eine allgemeine Zahlungsanordnung erteilt (VwV Nr. 22 zu § 70) oder wird für die Abwicklung eines in Verwahrung gebuchten Betrages auf eine Auszahlungsanordnung verzichtet (VwV Nr. 46.3 zu § 70), so bedarf es eines Buchungsbelegs für jede einzelne Zahlung. Für Buchungsbelege sind – mit Ausnahme bei den Zahlstellen – Vordrucke für Zahlungsanordnungen nach den Mustern dieser Bestimmungen zu verwenden. Die Buchungsbelege sind von der Anordnungsstelle zu fertigen und im Feld „Unterschrift des Anordnungsbefugten“ anstelle der Unterschrift mit dem Hinweis „VwV 22.2/70 SäHO“ bzw. „VwV 46.3/70 SäHO“ zu versehen. Soweit die Kasse vor der Anordnungsstelle mit der Zahlung befaßt ist, erhält die Anordnungsstelle von der Kasse eine entsprechende Mitteilung.
4.
Vordruckbeschaffung und -verwaltung
4.1
Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern:
4.1.1
Die Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern (Muster 31, 34 und 41) werden unter Einschaltung der zuständigen Kassen (Kontoinhaber) ausschließlich vom Staatsministerium der Finanzen in Sammelbestellung beschafft. Sie sind zum Nachdruck und zur allgemeinen Herstellung durch Verlage und Druckereien aus Sicherheitsgründen und wegen einer etwaigen Kostenbeteiligung des erstbeauftragten Kreditinstituts nicht freigegeben. Muster 41 kann für die Beschriftung mit Schreibautomaten u. ä. auch in Endlosausführung beschafft werden.
4.1.2
Die Anordnungsstellen teilen jährlich zum 1. Oktober der zuständigen Staatskasse ihren Jahresbedarf an Vordrucken mit Überweisungsträgern (Muster 31, 34 und 41, bei Muster 41 getrennt nach Normal- und Endlosausführung) mit. Die Staatskassen fassen die Bestellungen zusammen und teilen den Bedarf unter Berücksichtigung einer angemessenen Reserve zum 1. November dem Landesamt für Finanzen mit, das den Gesamtbedarf ermittelt. Die Vordrucke werden so in Auftrag gegeben, daß sie bis zum 1. April zur Verfügung stehen. Die Staatskassen teilen den Anordnungsstellen mit, wo die Vordrucke abgerufen werden können.
4.1.3
Die Kasse hat über die ausgegebenen Vordrucke mit Überweisungsträgern einen Nachweis zu führen. Der Nachweis muß enthalten:
 
a)
den Tag der Ausgabe,
 
b)
die Anzahl und die Nummern der ausgegebenen Vordrucke,
 
c)
die empfangende Anordnungsstelle.
4.1.4
Abweichend von 4.1.3 kann die Ausgabe der Vordrucke mit Überweisungsträgern einer anderen Stelle (z. B. Drukkerei, Verlag) übertragen werden, wenn sich diese verpflichtet,
 
a)
die Vordrucke nur an die ihr von der Kasse benannten Anordnungsstellen auszugeben,
 
b)
den vorgeschriebenen Nachweis über die Vordruckausgabe (4.1.3) zu führen,
 
c)
den Nachweis mindestens 5 Jahre aufzubewahren.
4.2
Die Einzahlungsvordrucke (= Überweisungs-Zahlscheine) werden von der Kasse bzw. Zahlstelle auf Anforderung an die Anordnungsstelle ausgegeben; eine Weitergabe an andere Dienststellen ist nicht zulässig. Soweit Einzahlungsvordrucke verwendet werden, die auf eine Zahlstelle lauten, müssen die entsprechenden Annahmeanordnungen ebenfalls der Zahlstelle erteilt werden.
4.3
Die übrigen Vordrucke (ohne Muster 03, 07, 08 und 38) können durch Verlage und Druckereien unter der Bedingung hergestellt werden, daß sie nicht verändert werden (vgl. Nr. 2.3). Soweit sogenannte selbstdurchschreibende Papiere verwendet werden, müssen sie den Anforderungen der Rechnungslegung (dokumentenechte Färbung und Lesbarkeit für mindestens 10 Jahre ab Lieferung) entsprechen. Auf die teilweise erforderliche Neutralisierung sowie auf Nr. 6.1.1 Abs. 4 Satz 3 wird hingewiesen.
4.4
Die Anordnungsstellen sollen von den aus mehreren Blättern bestehenden Vordrucksätzen wegen der begrenzten Lagerfähigkeit (selbstdurchschreibendes Papier) nur so viele Vordrucke anfordern, wie in etwa einem Jahr aufgebraucht werden.
5.
Allgemeine Hinweise zu den Vordrucken
5.1
Die Vordrucke dürfen handschriftlich ausgefüllt werden, wenn die Eintragungen deutlich und zweifelsfrei auch auf den Durchschriften lesbar sind. Die Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern sind jedoch mit Schreibmaschine auszufüllen. Die Eintragungen auf der Rückseite der Vordrucke sind auf jedem Blatt einzeln vorzunehmen (keine Durchschrift).
5.2
In den (durch Feld-Nummern gekennzeichneten) Erfassungsfeldern sollen die Eintragungen aus Sicherheitgründen linksbündig vorgenommen werden. Im Feld „Betrag in Worten“ soll mit dem Betrag unmittelbar nach dem Text begonnen werden. In jedem Feld ist die zugelassene Anzahl der Zeichen (Feldlänge) angegeben, die für Einträge zur Verfügung steht. Sie entspricht der jeweiligen Feldlänge im Datensatz und ist unbedingt einzuhalten. Zur Erleichterung befindet sich bei Feld Nr. 06 (Anrede), 07 (Name), 08 (Straße), 09 (Ort) und 14 (Grund der Forderung bzw. Verwendungszweck) am oberen Rand der Zeile eine Markierung, die bei Verwendung von Schreibmaschinen mit Normalschrift den Schreibraum für die angegebenen Stellen begrenzt. Hierdurch kann das Zählen der Stellen beim Eintragen weitgehend vermieden werden.
5.3.1
Soweit ein Abdruck der Kassenanordnung erforderlich ist und ein solcher nicht bereits (im Vordrucksatz) vorgesehen ist, soll hierfür andersfarbiges (möglichst gelbes) Papier verwendet werden. Aus Kassensicherheitsgründen sind Abdrucke und etwa erforderliche Entwürfe deutlich mit dem Vermerk „Abdruck“, „Entwurf“ o. ä. zu kennzeichnen.
5.3.2
Bei Kassenanordnungen Muster 01, 02, 04 und 06 an Kassen, die das automatisierte Buchführungsverfahren nicht anwenden und an Zahlstellen kann in den Vordrucksatz – soweit dies zweckmäßig erscheint – ein weiteres Blatt, das als Mahnung verwendet werden kann und die hierfür erforderlichen Angaben enthält, eingefügt werden.
5.4
Werden Kassenanordnungen oder Empfängerlisten mit Überweisungsträgern erteilt, sind die zuständigen Kassenbediensteten dafür verantwortlich, daß die Zahlungen nach den Angaben in den Kassenanordnungen bzw. Empfängerlisten geleistet werden.

Zweiter Abschnitt:
Erteilung von Kassenanordnungen

6.
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
6.1
Einzelanordnungen
6.1.1
Muster 01

(Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen mit Rechnung/Zahlungsaufforderung)

 
(1) Der Vordruck ist für sämtliche Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, soweit nicht die Verwendung besonderer Vordrucke zugelassen wurde. Falls Vermerke gem. VwV zu § 73 erforderlich sind, können diese an geeigneter Stelle handschriftlich eingetragen werden.
 
(2) Der Vordrucksatz besteht aus
  • der Annahmeanordnung,
  • der Rechnung/Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen,
  • dem Abdruck der Annahmeanordnung (verbleibt bei der Anordnungsstelle).
Das Anschriftenfeld ist so angeordnet, daß die Versendung der Rechnung/Zahlungsaufforderung im Fensterkuvert möglich ist. Der Vordruck kann auch ohne Rechnung/Zahlungsaufforderung und ohne Abdruck hergestellt und verwendet werden, soweit dies zweckmäßig ist.
 
(3) Die Anordnungsstellen erhalten auf Anforderung von ihrer zuständigen Kasse oder Zahlstelle Einzahlungsvordrucke, die in fortlaufender Folge jeder Rechnung/Zahlungsaufforderung beizufügen sind. In den Einzahlungsvordrucken ist das Buchungskennzeichen (bestehend aus der Anordnungsstellen-Nr. und einer fortlaufenden Nr.) eingedruckt (bei Zahlstellen ggf. handschriftlich eingetragen). Das Buchungskennzeichen ist in Feld Nr.03 des Vordrucksatzes einzutragen. Es ist darauf zu achten, daß Rechnung und Einzahlungsvordrucke das gleiche Buchungskennzeichen tragen. Damit die Rechnung und die Einzahlungsvordrucke im behördeninternen Geschäftsgang bis zur Versendung nicht vertauscht werden, sollen sie mit Heftklammern verbunden werden. Die Einzahlungsvordrucke dürfen nur an der Perforation gefaltet werden. Soweit die Beifügung von Einzahlungsvordrucken nicht zweckmäßig ist, erhalten die Anordnungsstellen auf Anforderung Buchungskennzeichen in Listenform. Ein Buchungskennzeichen darf nicht für mehrere Anordnungen verwendet werden. Wird ein Einzahlungsvordruck mit Buchungskennzeichen für eine Verwahrungs- oder Vorschußbuchungsstelle verwendet, ist das Buchungskennzeichen zu streichen und durch die Buchungsstelle zu ersetzen.
 
(4) Der Vordruck ist so aufgebaut, daß zugleich mit der Erstellung der Annahmeanordnung die Rechnung bzw. Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen im Durchschreibeverfahren mitgefertigt wird. Geeignete Anrede- und Schlußformeln können angebracht werden, hierdurch erübrigt sich in der Regel ein gesondertes Schreiben. Im unteren Teil der Rechnung/Zahlungsaufforderung ist die Angabe der Kasse oder Zahlstelle (mit Anschrift) und der Konten (Konto-Nr., Bank, Bankleitzahl) erforderlich.
 
(5) Im Feld „Bezeichnung der Forderung ...“ ist der Grund (Anlaß) für die Annahmeanordnung/Rechnung so anzugeben, daß die Angaben sowohl für die Annahmeanordnung (für Zwecke der Rechnungsprüfung) als auch für den Zahlungspflichtigen ausreichen. Erforderlichenfalls sind die Einzelbeträge, aus denen sich die Gesamtforderung zusammensetzt, anzugeben und zu erläutern. In diesem Falle ist am Schluß eine Gesamtsumme zu bilden.
 
(6) In besonderen Fällen (wenn z. B. ein Festsetzungsbescheid erforderlich ist) kann von der Versendung der Rechnung an den Zahlungspflichtigen abgesehen werden. Die für den Zahlungspflichtigen erforderlichen Angaben (Bezeichnung, Anschrift und Konten der Kasse oder Zahlstelle, zu zahlender Betrag, Fälligkeitstag und Buchungskennzeichen) sind in diesen Fällen in dem gesonderten Schreiben (z. B. Bescheid) aufzuführen und die Einzahlungsvordrucke beizufügen. Die Angabe des Buchungskennzeichens ist unbedingt erforderlich.
 
(7) Die Annahmeanordnung ist in jedem Falle gleichzeitig mit der Rechnungsstellung bzw. Anforderung des Betrages zu erteilen und abzusenden. Dies gilt auch dann, wenn die Möglichkeit besteht, daß sich der Betrag ändert (z. B. eine Schadenersatzforderung gegen einen Zahlungspflichtigen wird von dessen Versicherung nicht voll anerkannt). In diesem Falle ist in Feld Nr. 16 (Schlüssel für Mahnung/Beitreibung) ein entsprechender Schlüssel (13 oder 23) vorzugeben.
 
(8) Ist der von einem Zahlungspflichtigen anzufordernde Betrag bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen, ist Muster 09 zu verwenden.
 
(9) Hat die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nr. angezeigt, ist in der Annahmeanordnung in Feld Nr. 03 anstelle des Buchungskennzeichens die mitgeteilte PK-Nr. des Verwahrungsbuches anzugeben. Dies gilt auch, wenn für einen Verwahrungsbetrag mehrere Anordnungen (für Teilabwicklungen) erteilt werden; Muster 09 darf für Teilabwicklungen nicht verwendet werden. Wurde über einen angezeigten Verwahrungsbetrag eine Annahmeanordnung bereits erteilt, ist das in der Annahmeanordnung angegebene Buchungskennzeichen in der Zahlungsanzeige zu vermerken und die Zahlungsanzeige an die Kasse zurückzusenden.
6.1.1.1
Muster 01/1
(Rechnung/Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen [Muster 01, Blatt 2] zur Anwendung nur bei MBS)
 
(1) Der Vordruck (weiß - Druck schwarz) ist für sämtliche Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, die im MBS-Verfahren maschinell erstellt werden, da dort die Seiten 1 und 3 des Musters 01 überflüssig sind.
 
(2) Dieses Muster ist analog dem Muster 01 (6.1.1 (3), (4 S. 2 u. 3), (5) bis (9)) auszufertigen.
6.1.2
Muster 02
(Kostenverfügung allgemein)
 
(1) Der Vordruck ist für Kostenverfügungen zu verwenden, die den Kassen oder Zahlstellen erteilt werden.
 
(2) Der Vordruck besteht aus - der Kostenverfügung (für die Kasse/Zahlstelle), - der Kostenrechnung (für den Zahlungspflichtigen), - der Kostenverfügung (für die Anordnungsstelle).
 
(3) Nummer 6.1.1 Abs. 2 bis 5 und 7 gilt entsprechend.
 
(4) Eine etwa erforderliche Einzahlungsanzeige oder Mitteilung der Kasse, daß der angeordnete Betrag (z. B. Kostenvorschuß) bis zum Fälligkeitstag nicht eingegangen ist, ist durch Eintragung eines entsprechenden Schlüssels in den Feld-Nrn. 16 und 17 anzuordnen.
 
(5) Ist der von einem Zahlungspflichtigen anzufordernde Betrag bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen, ist über den Gesamtbetrag eine Annahmeanordnung Muster 02 für die Buchungsstelle, auf die der größte Betrag entfällt, zu erteilen. Für die auf die weiteren Buchungsstellen entfallenden Teilbeträge ist gleichzeitig mit Kassenanordnung Muster 65 die Umbuchung anzuordnen.
6.1.3
Muster 03
(Kostenverfügung für Vermessungsgebühren)
Einzelheiten werden vom zuständigen Ministerium im Einvernehmen mit dem Sächsischen Staatsministerium der Finanzen gesondert geregelt.
6.1.4
Muster 04
(Kostenverfügung)
 
(1) Das Muster ist für Kostenverfügungen zu verwenden, für die Muster 02 nicht geeignet ist. Hierzu können im Feld „Bezeichnung der Forderung ...“ geeignete Texte eingedruckt werden. Solche Eindrucke werden insbesondere in den Fällen zweckmäßig oder erforderlich sein, in denen bei privatrechtlichen Entgelten das Anordnungs- und Erhebungsverfahren mit Kostenverfügungen für entsprechend anwendbar erklärt worden ist.
 
(2) Nr. 6.1.1 Abs. 2 bis 5 und 7 sowie Nr. 6.1.2 Abs. 4 bis 6 gelten entsprechend.
6.1.5
frei
6.1.6
Muster 06
(Kostenverfügung für Landratsämter)
 
(1) Das Muster ist nur von den Landratsämtern zu verwenden, wenn Muster 02 oder Muster 04 nicht geeignet sind und der kassenmäßige Vollzug den Kassen der Landratsämter obliegt.
 
(2) Nr. 6.1.4 gilt entsprechend.
6.1.7
Muster 07
(Kostenverfügung für Eichgebühren)
Das Muster wird zunächst nicht abgedruckt.
6.1.8
Muster 08
(Annahmeanordnung für Geldhinterlegungen)
Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung für die Annahme von Geldhinterlegungen zu verwenden.
6.1.9
Muster 09
Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen bei mehreren Buchungsstellen)
 
(1) Der Vordruck ist für Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, die bei bis zu fünf verschiedenen Buchungsstellen anzuordnen sind. Die erste Buchungsstelle und der dazugehörige Anordnungsbetrag muß immer ausgefüllt sein.
 
(2) Zur Anordnung von Einzahlungen mit Mehrwertsteuer kann das sechste Buchungsstellen-Feld für die Mehrwertsteuer verwendet werden; es ist eine bei der Kasse zu erfragende Buchungsstelle in Feld Nr. 01, der Mehrwertsteuersatz in Feld Nr. 43 und der Mehrwertsteuerbetrag in Feld Nr. 44 einzutragen.
 
(3) Die Nrn. 6.1.1 Abs. 2 bis 7 und 8.1.3 Abs. 3 gelten entsprechend.
 
(4) Die Verwendung von Muster 09 ist nicht zugelassen, wenn die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nr. angezeigt hat (vgl. Nr. 6.1.1 Abs. 9 und Nr. 6.2.2 Abs. 2 Unterabs. 2).
6.2
Sammelanordnungen
6.2.1
Muster 10
(Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen)
Der Vordruck ist als Annahmeanordnung für Listen nach Muster 11, 12, und 13 zu verwenden. Feld Nr. 14 ist nur dann auszufüllen, wenn diese Angaben für alle Zahlungspflichtigen einheitlich sind.
6.2.2
Muster 11
(Liste der Zahlungspflichtigen)
 
(1) Sind von mehreren Zahlungspflichtigen Beträge zu erheben, können sie in einer Liste nach Muster 11 zusammengefaßt werden, wenn sie
  • bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen sind,
  • zum gleichen Zeitpunkt fällig sind und
  • im Falle der Mahnung, des Verzugs und der zwangsweisen Beitreibung gleich zu behandeln sind.
Der Vordruck ist nicht verwendbar für Kosten nach dem Verwaltungskostengesetz.
 
(2) Die einzelnen Zahlungspflichtigen sind mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Liste nach Muster 11 einzutragen. Nach dem letzten Eintrag je Blatt ist in dem hierfür vorgesehenen Feld die Summe einzutragen. Nicht belegte Teile des Vordrucks sind zu entwerten. Hat die Kasse Einzahlungen im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nr. angezeigt, gilt Nr. 6.1.1 Abs. 9 entsprechend. In einem Muster 11 dürfen entweder nur Einzahlungen mit Buchungskennzeichen oder nur Einzahlungen mit PK-Nrn. enthalten sein.
 
(3) Die Angabe des Buchungskennzeichens sowie die Zuleitung der entsprechenden Einzahlungsvordrucke an den Zahlungspflichtigen und die Mitteilung des Fälligkeitstages sind in jedem Falle erforderlich.
 
(4) Über den Gesamtbetrag der Liste ist eine Sammel-Annahmeanordnung nach Muster 10 zu erteilen. Die Liste ist geordnet nach Blatt-Nummern vor den weiteren Unterlagen fest mit der Annahmeanordnung zu verbinden.
6.2.3
Muster 12
(Liste der Zahlungspflichtigen mit gleicher Ortsangabe)
Nr. 6.2.2 gilt entsprechend.
6.2.4
Muster 13
(Liste der Zahlungspflichtigen einschließlich Abwicklung von Sicherheitsleistungen)
 
(1) Der Vordruck wird nur im Bereich der Polizei verwendet und nicht abgedruckt.
 
(2) Das Muster 13 ist ausschließlich für die Vereinnahmung von Sicherheitsleistungen und nur dann zu verwenden, wenn die Sicherheitsleistung im Verwahrungsbuch nachgewiesen ist.
 
(3) Für jeden Zahlungspflichtigen ist das 10stellige Aktenzeichen in Feld Nr. 07 (vgl. Nr. 11.7 Abs. 2) einzutragen.
 
(4) Nr. 6.2.2 Abs. 2 Unterabs. 1 und Abs. 4 gelten entsprechend.
 
(5) Ein Eintrag in Feld Nr. 15 (Fällig am), in Feld Nr. 16 (Mahnung/Beitreibung) und in Feld Nr. 17 (Schlüssel für Zahlungsanzeige/Kleinbetragsregelung) ist im Vordruck Muster 10 nicht erforderlich.
7.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
7.1
Muster 20
(Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen)
 
(1) Das Muster ist zu verwenden für die erstmalige Anordnung (= Nr. 001) und die Änderung (= Nr. 002 ff) von wiederkehrenden, während eines beliebig langen Zeitraums zu erhebenden Beträgen. Die Muster 60 und 65 dürfen für die Änderungen nicht verwendet werden. Alle Änderungsanordnungen zu einem Zahlfall sind unter der bei der erstmaligen Anordnung vergebenen Personenkonto-Nr. anzuordnen und fortlaufend zu numerieren. Soweit Betragsfelder (Feld Nr. 28, 29, 33 und 34) nicht angesprochen sind, sind sie zu entwerten. Die Angabe des Haushaltsjahres ist nicht erforderlich. Der laufende (Teil-)Betrag ist in jedem Fall in Worten zu wiederholen.
 
(2) Änderungen dürfen nicht in der Weise angeordnet werden, daß die vorhergehende Annahmeanordnung Muster 20 außer Kraft gesetzt und eine neue Anordnung Muster 20 erteilt wird, weil hierdurch der Fall unter einer neuen Personenkonto-Nr. aufgebaut würde. Bei Änderung der Buchungsstelle, der Anordnungsstellen-Nr. (ggf. jeweils einschließlich Unterteil) oder des Zahlungspflichtigen (nicht bei bloßer Änderung des Namens) muß ein neues Personenkonto eröffnet werden; aus diesem Grund muß der Fall neu mit Muster 20 lfd. Nr. 001 angeordnet werden. Ändert sich die Buchungsstelle oder die Anordnungsstellen-Nr. (ggf. einschließlich Unterteil) für alle Personenkonten mit der gleichen Buchungsstelle oder Anordnungsstellen-Nr. mit Wirkung ab 1. Januar eines Jahres, kann die Änderung abweichend von VwV Nr. 26.4 zu § 70 mit einer allgemeinen Änderungsanordnung angeordnet werden.
 
(3) Ist eine Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen zu ändern, so sind in der hierfür zu erteilenden Anordnung nach Muster 20 nur die lfd. Nr., die Personenkonto-Nr. sowie der Zahlungspflichtige und im übrigen nur die zu ändernden Felder auszufüllen. Ist der Tag der erstmaligen Fälligkeit (Feld Nr. 30) oder der lfd. (Teil)-Betrag (Feld Nr. 29) zu ändern, dann sind jeweils beide Felder anzugeben; wird der Fälligkeitstag geändert, ist außerdem in Feld Nr. 20 anzugeben, daß der bisherige Fälligkeitstag aufgehoben ist. Als Änderungsanordnung für Stundung, Niederschlagung, Erlaß usw. ist Muster 61 zu verwenden (vgl. Nr. 10.1.2).
 
(4) Kassenanordnungen (erstmalige Anordnungen und Änderungsanordnungen) für wiederkehrende Zahlungen müssen mindestens zwei Wochen vor dem Fälligkeitstag bei der Kasse vorliegen, damit sie termingerecht berücksichtigt werden können.
 
(5) Ist ein Jahresbetrag in regelmäßigen Teilbeträgen zu erheben, so sind Teilbeträge in gleicher Höhe zu bilden. Ergeben sich hierbei Bruchteile eines Cents, so werden diese nicht erhoben (zum Beispiel sind für einen Jahresbetrag von 1 250 EUR Monatsraten in Höhe von 104,16 EUR anzuordnen).
 
(6) Als vorausgehender bzw. nachfolgender Einmalbetrag sind auch Beträge für Teile des regelmäßigen Zahlungszeitraums (z. B. für den Rest bzw. den Anfang des Monats, des Quartals usw.) anzuordnen. Soll ein vorausgehender bzw. nachfolgender Einmalbetrag geändert werden, ist nur der Unterschiedsbetrag zum bisher angeordneten Einmalbetrag einzutragen (bei Verminderung des ursprünglichen Betrages mit Minuszeichen).
 
(7) Rückwirkende Änderungen des lfd. (Teil-)Betrages (Feld Nr. 29) sind in der Regel durch entsprechende Angabe des Fälligkeitsdatums in Feld Nr. 30 anzuordnen. Soweit es zweckmäßig ist, können rückwirkende Änderungen auch als vorausgehender Einmalbetrag (Feld Nr. 28) angeordnet werden. Änderungen, die in abgelaufene Haushaltsjahre zurückwirken, sind mit Ausnahme der Dienst- und Werkdienstwohnungsvergütungen immer als vorausgehender Einmalbetrag anzuordnen; als Fälligkeitstag ist ein Datum des lfd. Haushaltsjahres anzugeben. Dienstwohnungs- und Werkdienstwohnungsvergütungen sind ausschließlich nach Satz 1 anzuordnen.

Beispiel:
Erteilung einer Änderungsanordnung am 14. Oktober 2002; rückwirkende Änderung des laufenden Betrages ab 1. April 2002 von 100 EUR auf 150 EUR.
Vorgabe nach Satz 1:
In Feld-Nr. 29 „150,00“ und in Feld-Nr. 30 „01.04.02“.
Vorgabe nach Satz 2:
In Feld-Nr. 29 „150,00“ und in Feld-Nr. 30 „01.11.02“ sowie in Feld-Nr. 28 „350,00“ und in Feld-Nr. 15 „01.11.02“.

 
(8) Die ausgeglichenen Personenkonten werden erst zwei Jahre nach dem Ende des Haushaltsjahres, in dem die letzte Fälligkeit lag, gelöscht. Die Löschung unterbleibt jedoch auch nach Ablauf dieser Frist, wenn der in Feld Nr. 34 angeordnete Gesamtbetrag der Forderung noch nicht restlos getilgt ist: soll die Löschung trotzdem erfolgen, ist der Betrag in Feld Nr. 34 zu ändern.
8.
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
8.1
Einzelanordnungen
8.1.1
Muster 30
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck Muster 30 ist zu verwenden, wenn Muster 31 nicht geeignet oder nicht zugelassen ist. Muster 30 ist insbesondere zu verwenden bei
  • Barzahlungen und Postbarzahlungen,
  • Verrechnungen (soweit nicht Muster 36 zu verwenden ist),
  • Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen (s. auch Abs. 3 und 4),
  • Lastschrifteinzug durch den Empfänger und - Pfändungen (vgl. Nr. 11.7 Abs. 2).
 
(2) Muster 30 ist für die Anordnung von Ausgaben und von Einnahmekürzungen zu verwenden. Es ist als Auszahlungsanordnung für einen Empfänger und für eine Buchungsstelle vorgesehen. Verteilt sich eine Zahlung an einen Empfänger auf mehrere Buchungsstellen, ist Muster 32 oder Muster 30 in entsprechender Anzahl zu verwenden. Hat die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der Pk-Nr. angezeigt, ist für die Anordnung zur Auszahlung aus dem Verwahrungsbuch Muster 30 (oder 31) zu verwenden und die PK-Nr. anzugeben. Wird neben einem noch nicht vollständig zurückgezahlten Gehaltsvorschuß die Auszahlung eines weiteren Gehaltsvorschusses angeordnet, ist in Muster 30 die PK-Nr. des früheren Gehaltsvorschusses anzugeben.
 
(3) Für einen Abschlag und eine Schlußzahlung ist jeweils eine eigene Auszahlungsanordnung zu erteilen.
 
(4) Ergibt sich aufgrund der Schlußrechnung, daß
 
 a)
zu hohe Abschlagsauszahlungen oder
 
b)
Abschlagsauszahlungen in Höhe der Schlußrechnung
 
geleistet wurden, ist die Abrechnung der Abschlagsauszahlung mit Muster 30 anzuordnen; hierbei ist in Feld Nr. 05 als Anordnungsbetrag „0,00“ und in Feld Nr. 23 die Summe der tatsächlich geleistete Abschlagsauszahlungen einzutragen. Die Rückzahlung der zuviel geleisteten Abschlagsauszahlungen ist mit Muster 01 anzuordnen.
8.1.2
Muster 31
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Überweisungsträger)
 
(1) Zur Erleichterung und Beschleunigung des Kassenbetriebs ist Muster 31 in den Fällen zu verwenden, in denen
 
a)
eine Auszahlung durch Überweisung zu leisten ist,
 
b)
ein Bank- oder Postgirokonto des Zahlungsempfängers bekannt ist,
 
c)
Zahlungen nicht im Außenwirtschaftverkehr zu leisten sind.
 
(2) Der Vordrucksatz besteht aus - dem Überweisungsträger, - der Durchschrift für den Auftraggeber (Kasse), - der Auszahlungsanordnung und - dem Entwurf (Abdruck) der Auszahlungsanordnung (verbleibt bei der Anordnungsstelle).
 
(3) Der Vordruck Muster 31 ist nicht zu verwenden bei
  • baren und postbaren Zahlungen,
  • Lastschrifteinzugsverkehr,
  • Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen (ohne Teilschlußzahlungen und Schlußzahlungen ohne vorausgegangene Abschlagsauszahlungen = Schlüssel „5“ und „7“ in Feld Nr. 22; in diesen Fällen ist die Kennzeichnung nach § 16 Nrn. 3 und 4 VOB/B vom Bauamt vorzunehmen),
  • Verrechnungen und
  • Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr.
 
(4) Die Ausführung in Nr. 8.1.1 Abs. 2 gilt entsprechend.
 
(5) Änderungen oder Berichtigungen in Muster 31 sind nicht zulässig in den Feldern
  • Empfänger,
  • Bankleitzahl,
  • Konto-Nr.,
  • Bank und
  • Betrag.
Sind in diesen Feldern falsche Angaben eingetragen, ist ein neuer Vordruck zu benutzen.
 
(6) Überweisungsträger, Durchschrift und Auszahlungsanordnung für den Auftraggeber dürfen von der Anordnungsstelle nicht getrennt werden.
8.1.3
Muster 32
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen bei mehreren Buchungsstellen)
 
(1) Das Muster 32 ist anstelle von Muster 30 oder 31 zu verwenden, wenn eine Zahlung an einen Empfänger bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen ist. Es können bis zu fünf Buchungsstellen angegeben werden. Die Angabe der Buchhaltung in Feld Nr. 101 erfolgt durch die Kasse.
 
(2) Muster 32 ist nicht zu verwenden für
  • Abschlagsauszahlungen,
  •  Schlußzahlungen und
  • Verrechnungen.
 
(3) Für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. In jeder Ausfertigung ist die Buchungsstelle, für die sie bestimmt ist, deutlich zu unterstreichen (VwV Nr. 9.2 zu §70). Alle Ausfertigungen sind zusammen der Kasse zu übermitteln.
8.1.4
Muster 33
(Auszahlungsanordnung für besondere einmalige Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck ist vorgesehen für die Kombination mit anderen Vordrucken. Deshalb enthält er ein großes Leerfeld, in das ebenso wie auf der Rückseite beliebige Eindrucke vorgenommen werden können. Insbesondere können entsprechende Eindrucke für die Abrechnung von Reisekosten, Trennungsgeld, Entschädigung für Zeugen usw. aufgenommen werden. Der Text im fettumrandeten Teil des Vordruckkopfs ist entsprechend zu ergänzen.
 
(2) Der Vordruck kann nicht verwendet werden für die Anordnung von Auslandszahlungen.
8.1.5
Muster 34
(Auszahlungsanordnung/Löschungsanordnung für die Zurückzahlung bzw. Löschung von Kosten und Strafen und für durchlaufende Gelder – mit Überweisungsträger)
Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung zu verwenden.
8.1.6
Muster 35
(Auszahlungsanordnung für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr) 20
Dieser Vordruck ist für alle Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr zu verwenden; es ist hierbei unerheblich, ob die Zahlungen in Euro oder in anderer Währung zu leisten sind. Die Anordnung der Felder entspricht im Aufbau weitgehend dem Vordruck „Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr“. Die Währungskennziffer (Feld Nr. 113) und der Länderschlüssel (Feld Nr. 114) sind nur erforderlich, wenn ein belegloser Datenträgeraustausch für diese Zahlungen eingeführt ist; die Eintragung erfolgt soweit erforderlich, durch die Kasse. Die Kennzahl lt. Leistungsverzeichnis (Feld Nr. 115) wird grundsätzlich von der Kasse eingetragen. Die Kassen können den Anordnungsstellen, die häufig Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr anordnen, die Schlüsselverzeichnisse für die Feld Nrn. 113 bis 115 zur Angabe der Schlüssel in den Kassenanordnungen zuleiten.
8.1.7
Muster 36
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Vollverrechnung)
 
(1) Der Vordruck ist immer zu verwenden, wenn der volle Anordnungsbetrag verrechnet werden soll. Der Betrag, mit dem zu verrechnen ist, muß bei der gleichen Kasse mit Annahmeanordnung für einmalige oder wiederkehrende Einzahlungen angeordnet sein.
 
(2) Die Auszahlung kann aus vier verschiedenen Buchungsstellen erfolgen; für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. Nr. 8.1.3 Abs. 3 gilt entsprechend. Für die im Teil „zu verrechnen mit“ aufgeführten Beträge ist keine Ausfertigung erforderlich. Die Angabe der Buchhaltung in Feld Nr. 101 erfolgt durch die Kasse.
 
(3) Der Vordruck kann nicht für die Verrechnung von Abschlagsauszahlungen oder Schlußzahlungen verwendet werden (nur mit Muster 30 möglich).
 
(4) Im Teil „zu verrechnen mit“ ist in Feld Nr. 03 das Buchungskennzeichen (BKZ) bzw. die PK-Nr. (aus der Zahlungsaufforderung, Rechnung oder PK-Mitteilung) und in Feld Nr. 05 der Verrechnungsbetrag einzusetzen. Bei Verrechnungen mit mehreren BKZ oder PK-Nrn. sind die jeweiligen Beträge in Feld Nr. 05 anzugeben.
 
(5) Einnahmekürzungen und Ausgabekürzungen sind hinter dem Betrag mit Minus (-) zu kennzeichnen. Die Beträge in den Feldern „Summe 1“ und „Summe 2“ müssen übereinstimmen; Vorzeichen bleiben bei der Summenbildung unberücksichtigt.
8.1.8
frei
8.1.9
 Muster 38
(Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen)
 
(1) Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung für die Auszahlung von Geldhinterlegungen nebst Zinsen zu verwenden. Der Vordruck besteht aus - Blatt 1: Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen, - Blatt 2: Auszahlungsanordnung für Zinsen. Die Zeile „Summe“ des Feldes 05 ist stets auszufüllen. Das Blatt 2 ist nur erforderlich, wenn Hinterlegungszinsen zu zahlen sind (§ 8 HinterlO).
 
(2) Enthält das Hinterlegungskonto (Personenkonto) einen Sicherungsvermerk (bei Pfändungen und Abtretungen, vgl. Nr. 16.5 in Verbindung mit Nr. 11.42), so ist – sofern nicht nach Nr. 11.7 Abs. 2 verfahren wird – im Feld „Begründung“ zu vermerken, daß der Anspruch beachtet wurde oder nicht mehr besteht.
8.2
Sammelanordnungen
8.2.1
Muster 40
(Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck ist zu verwenden als Auszahlungsanordnung für mehrere Empfänger, für die die erforderlichen Angaben in einer Empfängerliste enthalten sind. Als Empfängerliste zu Muster 40 ist entweder - Muster 41 (mit Überweisungsträger) oder - Muster 42 (ohne Überweisungsträger) zu benutzen. Feld Nr. 14 ist nur dann auszufüllen, wenn diese Angaben für alle Empfänger einheitlich sind.
 
(2) Der Vordruck ist nicht zu verwenden bei
  • Lastschrifteinzugsverkehr,
  • Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen,
  • Verrechnungen,
  • Pfändungen und
  • Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr.
 
(3) Muster 40 in Verbindung mit Muster 41 bzw. 42 kann, soweit Abs. 2 nicht entgegensteht, auch verwendet werden, wenn der jedem Empfänger zustehende Betrag bei mehreren, für alle Empfänger gleichen Buchungsstellen nachzuweisen ist. Hierzu ist über den Gesamtbetrag eine Auszahlungsanordnung nach Muster 40 in Verbindung mit Empfängerlisten nach Muster 41 bzw. 42 für die Buchungsstelle, auf die der größte Betrag entfällt, zu erteilen. Für die auf die weiteren Buchungsstellen entfallenden Teilbeträge ist gleichzeitig mit Kassenanordnung nach Muster 65 die Umbuchung anzuordnen.
8.2.2
Muster 41
(Empfängerliste mit Überweisungsträgern)
 
(1) Muster 41 ist als Empfängerliste (= Anlage zur Auszahlungsanordnung) zu Muster 40 zu verwenden. Sind Zahlungen an mehrere Empfänger zu leisten, sind sie unter Beachtung der Nr. 8.1.2 Abs. 1 in einer Empfängerliste nach Muster 41 zusammenzufassen, wenn sie
  • bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen und
  • zum gleichen Zeitpunkt fällig sind.
Nummer 8.2.1 Abs. 2 ist zu beachten.
 
(2) Hierzu sind die einzelnen Empfänger mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Empfängerliste Muster 41 einzutragen. Für eine Empfängerliste sollen nicht mehr als 30 Vordrucke Muster 41 (90 Empfänger) zusammengefaßt werden. Ein Eintrag der Gesamtsumme in die Empfängerliste ist nicht erforderlich. Nicht beschriebene Teile des Vordrucks sind zu entwerten.
 
(3) Über den Gesamtbetrag der Empfängerliste ist eine Auszahlungsanordnung Muster 40 (keinesfalls ein anderes Muster) zu erteilen. Die Empfängerliste ist geordnet nach den fortlaufenden Nummern vor den weiteren Unterlagen mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden.
 
(4) Für Änderungen oder Berichtigungen gilt Nr. 8.1.2 Abs. 5 mit der Maßgabe, daß bei falschen Eintragungen in den angegebenen Feldern ein neuer Empfängerabschnitt auszufertigen ist. Soweit erforderlich, ist nach VwV Nrn. 21.2 und 21.3 zu § 70 zu verfahren.
 
(5) Überweisungsträger, Durchschrift, Empfängerliste für den Auftraggeber dürfen von der Anordnungsstelle nicht getrennt werden.
8.2.3
Muster 42
(Empfängerliste ohne Überweisungsträger)
 
(1) Muster 42 ist als Empfängerliste zu Muster 40 zu verwenden, soweit Muster 41 nicht geeignet ist. Sind Zahlungen an mehrere Empfänger zu leisten, sind sie in einer Empfängerliste Muster 42 zusammenzufassen, wenn sie
  • bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen und
  • zum gleichen Zeitpunkt fällig sind.
Ferner ist Voraussetzung, daß die Zahlungen einheitlich
  • durch Überweisung,
  • bar oder
  •  postbar
abzuwickeln sind. Nr. 8.2.1 Abs. 2 und die Hinweise auf die Verwendbarkeit im Vordruck sind zu beachten.
 
(2) Die einzelnen Empfänger sind mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Empfängerliste nach Muster 42 einzutragen. Nach dem letzten Eintrag je Blatt ist in dem hierfür vorgesehenen Feld die Summe einzutragen. Nicht belegte Teile des Vordrucks sind zu entwerten.
 
(3) Über den Gesamtbetrag der Empfängerliste ist eine Auszahlungsanordnung Muster 40 (keinesfalls ein anderes Muster) zu erteilen. Die Empfängerliste ist geordnet nach Blattnummern vor den weiteren Unterlagen fest mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden.
9.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
9.1
Muster 50
(Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen)
 
(1) Die Ausführungen in Nr. 7.1 gelten entsprechend.
 
(2) Das Muster ist auch geeignet für die erstmalige Anordnung und die Änderung von Zahlungen an Elektrizitäts-, Gas- und Wasserwerke usw. Hierzu wird zunächst nur der lfd. Betrag mit Muster 50 angeordnet. Der in der Abrechnung ausgewiesene Restbetrag (Nachzahlung beziehungsweise Gutschrift) wird mit Muster 50 (Nummer 002 und so weiter) als „vorausgehender Einmalbetrag“ (plus beziehungsweise minus) und die neuen Raten als neuer „laufender Betrag“ angeordnet.
9.2
Muster 51
(Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck wird nur im Bereich der Staatsforstverwaltung und nur für die erstmalige Anordnung von Zuwendungen für Schutzwald verwendet. Der Vordruck wird nicht abgedruckt.
 
(2) Nr. 7.1 gilt entsprechend.
10.
Änderungsanordnungen, Umbuchungsanordnungen und sonstige Zahlungsanordnungen
10.1
Änderungsanordnungen
10.1.1
Muster 60
(Änderungsanordnung zu Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen)
 
(1) Für die Änderung von Angaben in Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen sind folgende Vordrucke zu verwenden:
Muster 60
Änderung in Feld Nr. bis Ablauf des Haushaltjahres nach Ablauf des Haushaltjahres
Änderung in Feld Nr. Änderung bis zum Ablauf des Haushaltsjahres Änderung nach Ablauf des Haushaltsjahres
01, 02, 04 Änderungsanordnung
Muster 60* 		Änderungsanordnung Muster 60
05 Änderungsanordnung
Muster 60 		a) Wenn der Betrag im  abgelaufenen Hj. vollständig geleistet wurde, Annahme- oder Auszahlungsanordnung**
    b) Im übrigen Änderungsanordnung Muster 60
übrige Änderungsanordnung
Muster 60 (nur möglich, solange die Zahlung vollständig geleistet wurde) 		Änderungsanordnung Muster 60, wenn bei Annahmeanordnungen der Betrag im  abgelaufenen Hj. nicht nicht vollständig geleistet wurde
 
*
Wegen Umbuchungen tatsächlich gezahlter Beträge vgl. Muster 65.
 
**
Die Anordnung ist ausschließlich über den Mehr- oder Minderbetrag zu erteilen; auf der Rückseite ist ein Hinweis auf die vorangegangene Kassenanordnung mit folgendem Inhalt anzubringen:
Buchungsstelle
Formular
Buchungsstelle Anordnungsstellen-Nr. BKZ HÜL-E/A-Nr.
Betrag in DM Tag der Anordnung Haushaltsjahr
 
(2) Der Vordruck ist in drei Teile gegliedert:
Teile
Teil Gegenstand
– Teil A enthält die Daten, die für das Auffinden der zu ändernden Anordnung erforderlich sind. Die linke Spalte ist in jedem Fall vollständig auszufüllen; in der rechten Spalte sind nur Änderungen einzutragen. Das Buchungskennzeichen in Feld- Nr. 03 kann nicht geändert werden.
– Teil B enthält Felder, in denen am häufigsten Änderungen vorkommen. Es ist nur die jeweils zutreffende Zeile auszufüllen.
– Teil C bietet die Möglichkeit, auch alle übrigen Felder zu ändern. In diesem Fall sind außer den zu ändernden Daten auch die zutreffende Feld Nr. und die zugehörige Textbezeichnung einzutragen.
 
(3) Mit Muster 60 sind auch Änderungen bei Kostenverfügungen anzuordnen.
 
(4) Wird eine Kassenanordnung aufgehoben, ist in der Spalte „zu ändern in“ in Feld Nr. 05 lediglich das Wort „Storno“ einzutragen. Rückforderungen von ausgezahlten Beträgen sind mit Muster 01 anzufordern (vgl. VwV Nrn. 4.1.1 und 4.1.2 zu § 70). Ist in einer Sammelannahmeanordnung (Muster 10/11) der Betrag für einen Zahlungspflichtigen zu ändern oder aufzuheben, sind in Muster 60
  • im Teil A die Angaben zur Sammelannahmeanordnung (Muster 10) und
  • im Teil C die Angaben für den Zahlungspflichtigen (Muster 11) zu ändern.
10.1.2
Muster 61
(Änderungsanordnung für Stundung usw.)
Mit Muster 61 ist eine Stundung, Aussetzung des Einziehungsverfahrens, befristete oder unbefristete Niederschlagung oder ein Erlaß anzuordnen. Dies gilt sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Einzahlungen. Der Vordruck ist auch zu verwenden für den Widerruf einer Stundung, Aussetzung des Einziehungsverfahrens oder befristeten Niederschlagung. Ist die Stundung mit Ratenzahlung gewährt worden, ist gleichzeitig eine Annahmeanordnung Muster 20 zu erteilen. Soll eine unbefristete Niederschlagung widerrufen werden, ist eine neue Annahmeanordnung zu erteilen (vgl. auch Nrn. 12.7 und 14.3).
10.2
Kassenanordnungen für Umbuchungen
10.2.1
Muster 65
(Kassenanordnung für Umbuchungen)
Muster 65 dient zur Umbuchung der tatsächlich gezahlten Beträge bei Änderungen in den Feld-Nrn. 01 bis 04 der Kassenanordnungen für einmalige Ein- und Auszahlungen. Für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. Die Beträge sind mit Vorzeichen (Plus- oder Minuszeichen nach dem Betrag) anzugeben.
10.3
Sonstige Zahlungsanordnungen
10.3.1
Muster 70
(Auszahlungs- und Annahmeanordnung für Abrechnungen von Geldstellen)
Muster 70 ist ausschließlich für die Abrechnung von Geldstellen zu verwenden. Nummer 8.1.3 Abs. 3 gilt entsprechend.
10.4.1
Muster 90
(Abgekürzte förmliche Auszahlungsanordnung – Anweisungsstempel –)
Diese Form der Auszahlungsanordnung ist nur für Zahlstellen zugelassen. Das Muster kann bei entsprechender Änderung auch als Annahmeanordnung bei Zahlstellen verwendet werden.
10.4.2
Muster 91
(Auszahlungsanordnung für unverzinsliche Vorschüsse nach den Vorschußrichtlinien (VR) sowie Annahmeanordnung für die Tilgungsraten)
Dieser Vordruck ist für Kassenanordnungen über unverzinsliche Vorschüsse an Bedienstete des Freistaates Sachsen nach den VR zu verwenden. Die Kassenanordnung ist zusammen mit einem Abdruck an die zuständige Bezügestelle zu richten. In dem Feld Buchhaltung (Bh) – Kasse – ist dabei stets „A05“ einzutragen. Im übrigen gelten für das Ausfüllen dieses Musters die Grundsätze der EDVBB entsprechend.
11.
Zu den einzelnen Feldern
11.1
Feld-Nr. 01 – Buchungsstelle (BSt) –
11.1.1
Form:
Die BSt  ist in der üblichen Schreibweise wie die Haushaltsstelle (xx xx/xxx xx-x) anzugeben und bezeichnet das Kapitel (4 Stellen), den Titel (5 Stellen) und die Prüfziffer (1 Stelle). Diese Angabe ist gegebenenfalls mit dem Zusatz zur Haushaltsstelle zu ergänzen; dabei bedeutet
 
1 =
außerplanmäßig (apl.)
 
2 =
Ausgaberest bei einem nicht mehr im Haushalts plan enthaltenen Titel (apl. Ausgaberest = apl. AR).
 
Vgl. hierzu VwV Nr. 9.1 Sätze 2 und 3 zu § 70.
11.1.2
Die vollständige Vorgabe der BSt ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in jedem Fall erforderlich. Bei der ersten Zahlungsanordnung bei einer außerplanmäßigen BSt ist der Anordnungsstelle die Prüfziffer nicht bekannt. In diesem Fall ist anstelle der Prüfziffer „N“ anzugeben. Die Prüfziffer wird von der Kasse ermittelt, in die Zahlungsanordnung eingesetzt und der Anordnungsstelle mitgeteilt. In der Folge hat die Anordnungsstelle die Prüfziffer in der Zahlungsanordnung anzugeben. Falls bei Verwahrungen und Vorschüssen der Anordnungsstelle die BSt nicht bekannt ist, kann ausnahmsweise das Wort „Verwahrungsbuch“ bzw. „Vorschußbuch“ eingetragen werden. Für fremde Kassenaufgaben ermittelt die Kasse die Prüfziffern und teilt sie den Anordnungsstellen mit. Die mitgeteilten Prüfziffern sind in den Zahlungsanordnungen anzugeben.
11.1.3
Soweit aus dem Vordruck nicht ausdrücklich etwas anderes hervorgeht (z. B. Muster 32), kann nur eine BSt angegeben werden. Falls sich ein Betrag auf mehrere BSt verteilt, sind grundsätzlich entsprechend viele Zahlungsanordnungen zu erteilen.
11.2
Feld-Nr. 02 – Anordnungsstellen-Nr. (AOSt-Nr.) –
11.2.1
Die sich aus dem Dienststellenverzeichnis des Landesamtes für Finanzen ergebende Anordnungsstellen-Nr. ist siebenstellig und wird von der Kasse der Anordnungsstelle mitgeteilt. Jede Anordnungsstelle erhält nur eine Nummer. Diese Nummer ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in allen Zahlungsanordnungen anzugeben.
11.2.2
(1) Bei den Universitäten und Fachhochschulen wird die AOSt-Nr. um einen siebenstelligen Institutsschlüssel (6 Stellen + Prüfziffer) ergänzt. Die Prüfziffer ist nach einem einheitlichen Berechnungsmodus zu ermitteln, den das Landesamt für Finanzen auf Anfrage mitteilt. Der Aufbau des Institutsschlüssels richtet sich nach dem Rahmenkonzept für die inhaltliche Ausgestaltung des Institutsschlüssels.
 
(2) Der Institutsschlüssel wird an jeder Hochschule zentral von einer Stelle, welcher auch die Pflege des Schlüssel verzeichnisses obliegt, im Einvernehmen mit dem Beauftragten für den Haushalt vergeben. Von jeder erstmaligen Vergabe oder Änderung erhalten die zuständige Kasse und die mittelbewirtschaftende Stelle eine Mitteilung.
11.3
Feld-Nr. 03 – Buchungskennzeichen (BKZ), Personenkonto-Nr. (PK-Nr.), Abschlags-Nr. 11.3.1 Das BKZ (bestehend aus Anordnungsstellen-Nr. ohne Prüfziffer – 6 Stellen, lfd. Nr. – 5 Stellen – und Prüfziffer – 1 Stelle) ist bereits in die Einzahlungsvordrucke eingedruckt und darf nicht verändert werden. Die Anordnungsstelle darf von sich aus kein BKZ vergeben, vielmehr sind ausschließlich die eingedruckten Nummern zu verwenden und in die Annahmeanordnungen und Kostenverfügungen zu übernehmen. Ein BKZ darf nicht für mehrere Annahmeanordnungen verwendet werden (z. B. wenn der Einzahlungsvordruck wegen Verrechnung nicht versandt wird, ist er zu vernichten).
11.3.2
(1) Die PK-Nr. (12 Stellen) wird von der Kasse bei Anordnungen für wiederkehrende Einzahlungen und Auszahlungen vergeben. Sie kann somit bei der erstmaligen Erteilung einer Annahmeanordnung bzw. Auszahlungsanordnung (Neuzugang) nicht angegeben werden. Nach Möglichkeit sollen jedoch die dem Zahlungspflichtigen zu übersendenden Unterlagen (z. B. Rechnung, Zahlungsaufforderung), soweit nicht eine förmliche Zustellung erforderlich ist, zur Ergänzung der PK-Nr. über die Kasse geleitet werden. Die Kasse teilt bei Neuzugängen die PK-Nr. der Anordnungsstelle und dem Zahlungspflichtigen durch Ergänzung der Unterlagen nach Satz 3 oder gesondert mit.
 
(2) Im Justizbereich wird eine PK-Nr. von der Kasse auch bei Anordnungen für die Annahme von Geldhinterlegungen vergeben. Abs. 1 Satz 2 gilt entsprechend. Die Kasse teilt bei Neuzugängen die PK-Nr. der Anordnungsstelle in der Buchungsbescheinigung (VwV Nr. 37.4.3 zu § 70) mit.
 
(3) Für bestimmte abgrenzbare Bereiche können von der Anordnungsstelle zu vergebende PK-Nrn. zugelassen werden. Hierzu ist die Vergabe eines 3stelligen festen Teiles der PK-Nr. durch die Leitstelle Kabu beim Landesamt für Finanzen erforderlich. Die weiteren 8 Stellen können mit eindeutigen und unverwechselbaren Zahlenkombinationen (z. B. Gemeindeschlüssel, Betriebsnummer u. ä.) belegt werden. Die Anordnungsstelle errechnet die Prüfziffer und gibt die PKNr. bei der erstmaligen Anordnung in Feld Nr. 03 an. Verfügt die Anordnungsstelle über keine DV-Anlage, läßt sie die Prüfziffern von der zuständigen Kasse errechnen.
11.3.3
Die Abschlags-Nr. ist von der Anordnungsstelle zu bilden und setzt sich wie folgt zusammen:
Abschlags-Nr.
Abschlags-Nr.
– Haushaltsjahr (2 Stellen) und Klammer der 1. Abschlagsauszahlung in der jeweiligen Angelegenheit.
– HÜL-A/E Nr. (5 Stellen)
 
Der Eintrag ist linksbündig und mit führenden Nullen vorzunehmen
(Beispiel: HÜL-A Nr. 15 im Haushaltsjahr 1980 = „8000015“). Die Vorgabe ist auch erforderlich bei jeder weiteren Abschlagsauszahlung und bei der Schlußzahlung. Unter der Abschlags-Nr. werden alle dazugehörigen Abschlagsauszahlungen und die Schlußzahlung zusammengefaßt und die Abwicklung überwacht. Ist auf die Führung der HÜL-A verzichtet worden, ist anstelle der HÜL-A/ENr. eine 5stellige fortlaufende Nummer zu verwenden.
11.3.4
Das BKZ und die PK-Nr. ermöglichen der Kasse die Zusammenführung der Istzahlung mit der Sollstellung und damit die ordnungsmäßige Buchung. Die Angabe ist daher bei allen Zahlungen sowie bei Rückfragen des Einzahlers und der Anordnungsstelle erforderlich.
11.3.5
Aus Vereinfachungsgründen können bei Zahlstellen kürzere BKZ nach Nr. 2.2 Satz 2 verwendet werden.
11.4
Feld-Nr. 04 – HÜL-E/A-Nr.br> Es können bis zu 6 Stellen vorgegeben werden. Die handschriftliche Eintragung ist stets zulässig.
11.5
Feld-Nr. 05 – Anordnungsbetrag –
11.5.1
Die Beträge sind so anzugeben, daß die Anzahl der Stellen nicht erweitert werden kann. Euro- und Cent-Beträge sind auf jeden Fall durch ein Komma (kein Punkt) zu trennen. Soweit zur Begrenzung ein Sicherheitszeichen angegeben wird, darf zur Vermeidung von Mißverständnissen nur ein Stern (*) oder „X“ verwendet werden. Müssen in einzelnen Mustern Betragsfelder unausgefüllt bleiben, sind sie zweifelsfrei zu entwerten. Bei Minus-Beträgen ist nach dem Betrag das Vorzeichen anzugeben.
11.5.2
Zahlungen an ausländische Empfänger
 
a)
Bei Zahlungen in das Ausland, die in Euro zu leisten sind (hier ermittelt das Kreditinstitut aus dem Euro-Betrag den Betrag in der amtlichen Landeswährung des Empfängers zum Tageskurs und überweist ihn dem Empfänger), gilt die Regelung in Nummer 11.5.1.
 
b)
Ist eine Zahlung in das Ausland in anderer Währung als Euro zu leisten (der Empfänger erhält den Anordnungsbetrag in der angegebenen Währung, das Kreditinstitut ermittelt den Euro-Betrag zum amtlichen Tageskurs und belastet diesen der Kasse), ist der Betrag nicht im Feld ,Anordnungsbetrag (EUR)‘, sondern im Feld ,Betrag in fremder Währung‘ einzutragen und die Währung im Feld ,Bezeichnung der Währung‘ anzugeben; zusätzlich ist im Feld ,Anordnungsbetrag in Worten‘ die Währung im Volltext zu wiederholen. Die Kasse bucht den Umrechnungsbetrag in Euro.
 
c)
Bei Überweisungen an sogenannte Devisen-Ausländer auf Konten bei einem Kreditinstitut in der Bundesrepublik gilt die Regelung in Nummer 11.5.1.
11.6
Feld-Nr. 06 –
Anrede des Zahlungspflichtigen – Hier können Angaben wie „Herrn“, „Frau“, „Fräulein“, „Firma“ eingetragen werden, die üblicherweise im Anschriftenfeld vor dem Namen gemacht werden. Diese Angabe wird ggf. von der Kasse in Schreiben und Mitteilungen an den Zahlungspflichtigen (z. B. im Fall der Mahnung) verwendet.
11.7
Feld-Nr. 07 – Zahlungspflichtiger/Empfänger –
Die Vorgabe ist in jedem Fall erforderlich. Die Reihenfolge (Name, Vorname) ist aus Gründen der Sortierung zu beachten. Ggf. ist die Bezeichnung des Zahlungspflichten/Empfängers in sinnvoller Weise so abzukürzen, daß sie innerhalb der zur Verfügung stehenden 27 Stellen untergebracht werden kann. Akademische Grade (Prof., Dr.) und Adelsprädikate sind nach dem Vornamen einzutragen. Ist der Anordnungsbetrag ganz oder teilweise gepfändet oder abgetreten, ist als Empfänger der (ursprüngliche) Forderungsberechtigte anzugeben. Im Feld Nr. 20 ist mit deutlich auffallender Kennung „Pfändung“ oder „Abtretung“ einzutragen. Im Feld „Begründung“ sind Name, Anschrift, Konto-Nr., Bankverbindung, Bankleitzahl und der an den Pfändungsgläubiger zu zahlende Betrag anzugeben.
11.8
Feld-Nr. 08 – Straße und Hausnummer –
Die Vorgabe ist auf 20 Stellen zu beschränken. Bei den Mustern 30 bis 42 wird bei Überweisung auf ein Konto im Inland auf die Angabe verzichtet, soweit es sich nicht um einen Gehaltsvorschuß handelt.
11.9
Feld-Nr. 09 – Postleitzahl und Ort –
Die Angabe ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in jedem Fall erforderlich und auf insgesamt 20 Stellen zu beschränken. Im übrigen gilt Nr. 11.8 Satz 2 entsprechend.
11.10
Feld-Nr. 10 – Art der Zahlung –
Der Normalfall der Zahlung (= Überweisung auf ein Konto) braucht nicht gekennzeichnet zu werden. Kann eine Zahlung ausnahmsweise nicht durch Überweisung ausgeführt werden, ist die Art der Zahlung durch folgenden Schlüssel anzugeben:
 
1 =
Barzahlung
 
2 =
Postbar
 
3 =
Lastschrifteinzug durch Empfänger
 
4 =
Zahlung im Außenwirtschaftsverkehr (vgl. Nr. 11.5.2)
 
5 =
Verrechnung (Der Schlüssel ist einzutragen, wenn der Anordnungsbetrag ganz verrechnet werden soll.)
11.11
Feld-Nr. 11 – Kurzbezeichnung des Kreditinstituts –
Die Angabe ist erforderlich, wenn die Bankleitzahl nicht ermittelt werden kann oder wenn die Bezeichnung des Kreditinstituts aus Anlagen zur Kassenanordnung nicht ersichtlich ist.
11.12
Feld-Nr. 12 – Bankleitzahl (BLZ) –
Die BLZ besteht aus 8 Ziffern. Eine sorgfältige Vorgabe in der amtlichen Schreibweise (xxx xxx xx) ist zur Vermeidung von Fehlleitungen geboten.
11.13
Feld-Nr. 13 – Konto-Nr. des Empfängers –
11.14
Feld-Nr. 14 – Grund der Forderung/Verwendungszweck –
 
(1) Beim Grund der Forderung und dem Verwendungszweck handelt es sich nicht um die Begründung, sondern lediglich um Buchungshinweise für den Zahlungspflichtigen oder den Empfänger. Die Angaben hierzu sollen so aussagefähig sein, daß - dem Zahlungspflichtigen gegenüber im Falle der Mahnung die Forderung zweifelsfrei bezeichnet werden kann bzw. - dem Empfänger die Buchung der Zahlung ermöglicht wird, ohne daß Dritten aus Datenschutzgründen Aufschluß über persönliche Verhältnisse des Zahlungsempfängers gegeben wird. Erforderlichenfalls sind sinnvolle Abkürzungen zu verwenden.
 
(2) In der Annahmeanordnung genügt im Feld Nr. 14 eine Kurzbezeichnung. Die vollständige Bezeichnung ist im Feld „Bezeichnung der Forderung, ggf. Berechnung im einzelnen“ bzw. im Feld „Begründung der Einnahme“ anzugeben.
 
(3) In der Auszahlungsanordnung sind die vom Empfänger geforderten Angaben (z. B. Rechnungs-Nr., Kunden-Nr.) anzugeben. Ist der Auszahlungsanordnung ein Bescheid oder, soweit kein Bescheid ergangen ist, ein Antrag des Empfängers vorangegangen, sind für den Verwendungszweck nach Möglichkeit folgende Formulierungen zu verwenden: - wenn ein Bescheid erteilt worden ist „Bescheid der (des) ... vom ... Gz ...“ - wenn kein Bescheid erteilt worden ist, aber ein Antrag vorliegt „Zum Antrag vom ... an ...“.
 
(4) Für Geldhinterlegungen nach der Hinterlegungsordnung gelten die besonderen Bestimmungen.
11.15
Feld-Nr. 15 – Fällig am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Der Fälligkeitstag ist stets einzutragen. Soweit der Fälligkeitstag nicht aufgrund anderweitiger Vorschriften zu bestimmen ist oder aufgrund von vertraglichen Regelungen feststeht, soll als Fälligkeitstag ein Tag festgelegt werden, der einen Monat nach dem Tag der Erstellung der Aufforderung zur Zahlung (durch Rechnung, Bescheid o. ä.) liegt.
11.16
Feld-Nr. 16 – Schlüssel für Mahnung/Beitreibung –
Die Vorgabe ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, stets erforderlich.
Der Schlüssel ist zweistellig und hat folgende Bedeutung:
Bedeutung Schlüssel
Schlüssel Mahnung Vollstreckung Rückstandsanzeige Mitteilung
  Mahnung Vollstreckung (bei öffentlich-rechtlichen Forderungen) Rückstandsanzeige (bei privatrechtlichen Forderungen) Mitteilung an die Anordnungsstelle
115) ja  ja   nein
125) nein  ja   nein
13 nein  nein   ja1)
14 ja  nein   ja2)
155) ja3)  ja   nein
16 ja3)  nein   ja2)
175) ja  ja   ja2)
21 ja   ja4) nein
22 nein   ja4) nein
23 nein   nein ja1)
24 ja   nein ja2)
25 ja3)   ja4) nein
261) ja3)   nein ja2)
27 ja   ja4) ja2)
Fußnoten
Fußnoten
1) Die Mitteilung erfolgt Klammer Die Mitteilung wird alle 6 Monate wiederholt, solange
  • der Schlüssel nicht geändert wird oder
  • der offene Betrag nicht gezahlt, gestundet, niedergeschlagen oder erlassen wird.
  a) zum Mahntermin und
  b) bei jeder späteren Einzahlung
2) Die Mitteilung erfolgt
  a) drei Wochen nach der Mahnung und
  b) bei jeder späteren Einzahlung
(nur bei einmaligen Einzahlungen)
3) Mahngebühren bzw. Mahnauslagen sind nicht zu berechnen.
4) Nach Erteilung einer Rückstandsanzeige wird über jede Einzahlung eine Zahlungsanzeige erteilt, auch wenn dies in Feld Nr. 17 nicht angeordnet ist.
5) Mit der Angabe dieses Schlüssels wird bescheinigt, dass
  • die angeordnete Geldleistung öffentlich-rechtlicher Art ist,
  • ein entsprechender Verwaltungsakt (Leistungsbescheid) vorliegt und
  • die Voraussetzungen für die Vollstreckung, gegebenenfalls nach Durchführung einer angeordneten Mahnung, gegeben sind.
Die Vollstreckung ist unter Beachtung des angegebenen Fälligkeitstages und der Anordnung in Spalte 2 durchzuführen, wenn der Schuldner seine Verpflichtung nicht erfüllt. Vergleiche auch VwV Nummern 41.3.3 und 41.3.4 zu § 70.
 
Erteilt die Kasse eine Rückstandsanzeige oder eine Mitteilung über eine nicht erfolgte Einzahlung, hat die Anordnungsstelle weitere geeignete Maßnahmen zu treffen und gegebenenfalls die Kasse zu unterrichten (vergleiche Nummer 10.1.2).
11.17
Feld-Nr. 17 – Schlüssel für Zahlungsanzeige/Kleinbetragsregelung (ZA/KLB) –
 
Der 2stellige Schlüssel ist stets vorzugeben und hat folgende Bedeutung:
Schlüssel
Schlüssel Zahlungsanzeige Für Kleinbeträge gilt Nummer 2 bis 5 der Anlage zu der VwV zu § 59
Schlüssel Zahlungsanzeige Für Kleinbeträge gilt Nummer 2 bis 5 der Anlage zu der VwV zu § 59
00 nein nein
01 nein ja
10 ja nein
11 ja ja
20 ja1) nein
21 ja1) ja
 
1)
Zahlungsanzeige ist erst zu erteilen, wenn die Gesamtforderung (Feld-Nr. 34) getilgt ist.
11.18
Feld-Nr. 18 – Schlüssel für Verzugszinsen (Vz)/Säumniszuschläge (Sz) –
Folgende 1stellige Schlüssel sind zugelassen:
 
0 =
Keine Verzugszinsen (Vorgabe ist nicht erforderlich)
 
A =
Verzugszinsen sind zu erheben in Höhe von 5 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB (gemäß § 288 Abs.1 BGB – gesetzliche Verzugszinsen für Verbraucher)
 
B =
Verzugszinsen sind zu erheben in Höhe von 8 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB (gemäß § 288 Abs. 2 BGB – gesetzliche Verzugszinsen für Nicht-Verbraucher)
 
2 =
Verzugszinsen sind in anderer Höhe zu erheben (Tritt der Verzug ein, erfragt die Kasse die erforderlichen Angaben von der Anordnungsstelle).
 
5 =
Säumniszuschläge nach § 240 Abgabenordnung oder aufgrund besonderer gesetzlicher Regelungen
 
6 =
Säumniszuschläge
 
7 =
Säumniszuschläge nach § 9 der Verordnung über die Beiträge nach dem Absatzfondsgesetz vom 08. September 1976 (BGBl. I S. 2728).
 
8 =
Säumniszuschläge nach § 11 Abs. 2 SchwbG.
 
Auf Nr. 1.1 der ZinsA (Anlage zu den VwV zu § 34) wird hingewiesen.
11.19
Feld-Nr. 19 – frei –
11.20
Feld-Nr. 20 – Sonstige Anordnungen –
Hier sind ggf. Hinweise auf eine Dienst- oder Werkdienstwohnungsvergütung, Verrechnung, Abtretung, Pfändung u. ä. und Beschleunigungsvermerke einzutragen. Ferner ist anzugeben, ob eine bei der gleichen Feld-Nr. früher angeordnete Änderung mit einem späteren Gilt-ab- Datum weiterhin Gültigkeit haben soll. Nicht zugelassen sind solche Anordnungen, für die besondere Vordrucke zu verwenden sind. Wird ein Bediensteter mit der Abholung von angeordneten Beträgen beauftragt (z. B. bei aufzufüllenden Handvorschüssen – Muster 70 –), soll in Feld Nr. 20 der Abholer angegeben werden
11.21
Feld-Nr. 21 – Verrechnungsbetrag –
Dieses Feld ist ausschließlich von der Kasse auszufüllen.
11.22
Feld-Nr. 22 – Schlüssel für Abschlagsaus-/Schlußzahlung –
Die Vorgabe ist immer erforderlich, wenn die Zahlung eine Abschlagsauszahlung oder eine Schlußzahlung ist. Folgende Schlüssel sind zu verwenden:
Schlüssel
Schlüssel Erläuterung
1 = 1. Abschlagsauszahlung
2 = weitere Abschlagsauszahlung (in der gleichen Sache und an den gleichen Empfänger)
9 = Schlußzahlung.
Nur bei Baubehörden (vgl. auch Nr. 13.2):
5 = Teilschlußzahlung Klammer ohne vorangegangene Abschlagsauszahlungen mit Kennzeichnung gegenüber dem Zahlungsempfänger nach § 16 Nr. 3 Abs. 2 bzw. § 16 Nr. 4 VOB/B
7 = Schlußzahlung
6 = Teilschlußzahlung Klammer mit vorangegangenen Abschlagsauszahlungen mit Kennzeichnung gegenüber dem Zahlungsempfänger nach § 16 Nr. 3 Abs. 2 bzw. § 16 Nr. 4 VOB/B
8 = Schlußzahlung
 
Hinweis:
 
Bei den Schlüsseln 5, 6 und 7 erfolgt keine Abrechnung von Abschlagsauszahlungen, sondern nur eine Kennzeichnung der Zahlung gegenüber dem Empfänger. Bei den Schlüsseln 5 und 7 ist die Vorgabe der Abschlags-Nr. (Feld-Nr. 03) und der Abschlagssumme (Feld-Nr. 23) nicht erforderlich.
11.23
Feld-Nr. 23 – Summe der abgerechneten Abschlagsauszahlungen –
Für die Form der Vorgabe gelten die Regelungen zu Feld- Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. Die Vorgabe ist stets bei Leistung der Schlußzahlung zwingend erforderlich. Soweit mehr als eine Abschlagsauszahlung abgerechnet wird, sind die einzelnen Abschlagsauszahlungen in zeitlicher Reihenfolge betragsmäßig auf der Rückseite aufzuführen.
11.24
Feld-Nr. 24 – Umsatzsteuer EG-Binnenmarkt –
Bei steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben ist der Umsatzsteuersatz in Prozent (z. B. „15“, „7“ oder „8,50“) grundsätzlich anzugeben. Bei nicht steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben ist der Schlüssel „99“ einzutragen. Aufgrund der Einträge werden bei der Kasse Listen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Erklärung nach § 2 Abs. 2 Nr.7 UStG erstellt. Anordnungsstellen, die eine eigene Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-IdNr.) beantragt haben und somit selbst für die Voranmeldung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich sind, nehmen in Feld-Nr. 24 keine Einträge vor.
Sofern allgemeine Auszahlungsanordnung erteilt wurde, errechnet die Kasse aus dem Anordnungsbetrag (bei Beträgen in fremder Währung nach Belastung des Euro-Betrages) die Umsatzsteuer und bucht diesen Betrag bei der Buchungsstelle laut Feld-Nr. 01.
11.25
Feld-Nr. 25 – Anzahl der Empfänger –
Hier ist die Anzahl der Empfänger, die in der Empfängerliste zusammengefaßt sind, anzugeben.
11.26
Feld-Nr. 26 – frei –
11.27
Feld-Nr. 27 – Gilt ab –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Dieses Feld ist nur bei Änderungen auszufüllen und enthält das Datum, ab dem bei wiederkehrenden Einzahlungen und Auszahlungen die Änderungen mit Ausnahme der Beträge (vgl. Feld-Nrn. 15 und 30) zur Anwendung kommen müssen.
11.28
Feld-Nr. 28 – Vorausgehender Einmalbetrag –
Hier kann ein einmaliger Betrag angeordnet werden, der einer lfd. Zahlung vorausgeht. Auf Nr. 7.1 Abs. 6 und Nr. 9.1 Abs. 2 wird Bezug genommen. Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld-Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend.
11.29
Feld-Nr. 29 – Laufender (Teil-)Betrag –
Es ist der Betrag anzugeben, der wiederholt in gleichbleibender Höhe anzunehmen bzw. auszuzahlen ist. Auf Nr. 7.1 Abs. 5 wird Bezug genommen. Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld-Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. Vgl. auch Nr. 11.30.
11.30
Feld-Nr. 30 – Fällig erstmals am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Anzugeben ist der Fälligkeitstag, zu dem der in Feld-Nr. 29 angegebene Betrag erstmals anzunehmen bzw. auszuzahlen ist. Auf Nr. 7.1 Abs. 7 wird Bezug genommen. Wurde bereits ein letztmaliger Fälligkeitszeitpunkt angeordnet, ist bei jeder Änderung des lfd. (Teil-)Betrages wieder ein letztmaliger Fälligkeitszeitpunkt oder Schlüssel „99“ in Feld-Nr. 32 einzutragen.
11.31
Feld-Nr. 31 – Fällig jeweils –
Hier ist der Turnus der wiederkehrenden Zahlung anzugeben. Der Turnus bezieht sich auf die in Feld-Nr. 30 angegebene erstmalige Fälligkeit. Wird der Turnus geändert, ist auch der lfd. (Teil-)Betrag (Feld-Nr. 29), die erstmalige Fälligkeit (Feld-Nr. 30) und die letztmalige Fälligkeit (Feld-Nr. 32) anzugeben. Es bedeuten:
 
1 =
monatlich
 
2 =
vierteljährlich
 
3 =
halbjährlich
 
4 =
jährlich
 
5 =
jeden zweiten Monat
 
6 =
jedes zweite Jahr
 
7 =
jedes dritte Jahr
11.32
Feld-Nr. 32 – Fällig letztmals am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Es ist der Zeitpunkt der letztmaligen Fälligkeit anzugeben. Bei Änderung sind auch die Feld-Nrn. 29 und 30 nach den bisherigen Angaben auszufüllen. Ist die Zahlung zeitlich unbefristet (bis auf weiteres), so ist der Schlüssel „99“ einzutragen.
11.33
Feld-Nr. 33 – Nachfolgender Einmalbetrag –
Nummer 11.28 gilt entsprechend.
11.34
Feld-Nr. 34 – Gesamtbetrag der Forderung –
Soweit insgesamt ein bestimmter Betrag zu erheben ist (z. B. bei Gehaltsvorschüssen, Darlehen), ist hier der Gesamtbetrag der zu erhebenden Forderungen einzutragen. In diesen Fällen kann in Feld-Nr. 32 (fällig letztmals am) der Schlüssel „99“ (bis auf weiteres) angegeben werden. Die Kasse überwacht den Gesamtbetrag der Forderung und stellt die Erhebung ein, wenn der Gesamtbetrag zurückgezahlt ist. Bei Änderung des Gesamtbetrages der Forderung ist nur der Unterschiedsbetrag einzutragen (entsprechend Nr. 7.1 Abs. 6 Satz 2).
11.35
Feld-Nr. 35 – Art des Personenkontos –
Hier können Gruppen von Zahlungspflichtigen bzw. Empfängern gekennzeichnet werden, für die zu bestimmten Terminen oder aufgrund bestimmter Ereignisse einheitlich maschinell die gleichen Änderungen vorzunehmen sind (z. B. der lfd. Betrag ist ab einem bestimmten Zeitpunkt einheitlich um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen). Für die Änderung genügt eine allgemeine Änderungsanordnung. Die gleich zu behandelnden Gruppen werden mit einem dreistelligen Schlüssel bezeichnet, der von der Kasse zu erfragen ist.
11.36
Feld-Nr. 36 – Nummer der Annahme-/Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Ein- und Auszahlungen – Für jeden Zahlfall (Schuldner bzw. Empfänger) einer wiederkehrenden Zahlung sind die Kassenanordnungen fortlaufend zu numerieren. Die erstmalige Anordnung für jeden Zahlfall (Neuzugang) ist mit Nr. 001 zu erteilen und muß sämtliche erforderliche Angaben enthalten. Die Änderungen pro Zahlfall sind beginnend mit „002“ fortlaufend zu numerieren.
11.37
– frei –
11.38
Feld-Nr. 38 – Gebührenregelung –
Bei Zahlungen im Außenwirtchaftsverkehr ist in diesem Feld anzugeben, wer die Gebühren für die Überweisung zu tragen hat. Es bedeuten:
 
1 =
Der Staat trägt die Gebühren der Inlandsbank, die Gebühren von Auslandsbanken werden dem Empfänger angelastet (=Normalfall).
 
2 =
Der Staat trägt alle Gebühren; die Auszahlung erfolgt für den Empfänger spesenfrei.
 
3 =
Der Empfänger trägt alle Gebühren.
11.39
Feld-Nr. 39 – Zusätzliche Weisungen für das Kreditinstitut – Hier ist z. B. anzugeben, wenn
 
a)
eine Fremdwährung transferiert werden soll, die nicht mit der Landeswährung des Begünstigten übereinstimmt (z. B. US-Dollar nach Frankreich) oder
 
b)
die Zahlung mit Scheck vorgenommen werden soll.
11.40
Feld-Nr. 40 – HL-Nummer bei Geldhinterlegungen – (nur im Bereich der Justizverwaltung) Hier ist bei allen Zahlungsanordnungen für Geldhinterlegungen die Geschäfts-Nr. der Hinterlegungsstelle 8stellig wie folgt vorzugeben:
Hinterlegungsstelle
Beistrich Stellen Erläuterung
– 1. und 2. Stelle: das Jahr der Hinterlegung;
– 3. und 4. Stelle: die 4. und 5. Stelle der Anordnungsstellennummer (Nr.11.2) bei Zweigstellengerichten die von der Kasse mitgeteilte Kenn-Nr.;
– 5. bis 8. Stelle: die ggf. mit führenden Nullen aufgefüllte lfd. Register-Nr.
 
Die Zusammenfassung mehrerer HL-Nrn. in einem Personenkonto und die Eröffnung mehrerer Personenkonten für eine HL-Nr. sind nicht möglich.
11.41
Feld-Nr. 41 – Schlüssel bei Annahmeanordnungen für Geldhinterlegungen –
(nur im Bereich der Justizverwaltung) Zur Prüfung der Identität zwischen HL-Nr./Anordnungsstellen-Nr. mit PK-Nr. ist eine zusätzliche Kennung erforderlich. Folgende Schlüssel sind zu verwenden:
 
1 =
erste Annahmeanordnung
 
2 =
weitere Annahmeanordnung.
11.42
Feld-Nr. 42 – Schlüssel für Sicherungsvermerk/PK-Löschung  –
(nur im Bereich der Justizverwaltung) Der Schlüssel ist 2stellig und hat folgende Bedeutung:
 
–
1. Stelle (Sicherungsvermerk)
 
 
1 =
kein Sicherungsvermerk
 
 
2 =
Vorpfändung
 
 
3 =
Pfändung oder Abtretung
 
 
4 =
mehrere Pfändungen
 
–
2. Stelle (Löschung eines ausgeschöpften Personenkontos)
 
 
1 =
nein (Offenhaltung des Kontos)
 
 
2 =
ja (Löschung des Kontos).
 
Der Schlüssel wird ausschließlich von der Kasse vorgegeben.
11.43
Feld-Nr. 43 – Mehrwertsteuersatz –
Es können bis zu 2 Stellen vor und 3 Stellen nach dem Komma vorgegeben werden (z. B. 14; 6,5; 11,375). Vgl. auch Nr. 6.1.9 Abs. 2.
11.44
Feld-Nr. 44 – Teilbetrag –
Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld-Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend.

Dritter Abschnitt:
Bearbeitung der Kassenanordnungen in der Kasse (soweit für die Anordnungsstellen von Bedeutung)

12.
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
12.1
Die Kasse stellt die Annahmeanordnungen zum Soll und überwacht maschinell den Zahlungseingang. Die Sollstellung hat zur Folge, daß für jeden Zahlungspflichtigen ein Personenkonto eingerichtet wird und das Buchungskennzeichen (BKZ, Feld-Nr. 03) als Suchbegriff und Zuordnungsmerkmal Verwendung findet. Das Personenkonto bleibt so lange bestehen, bis der Betrag gezahlt bzw. durch Niederschlagung oder Erlaß erledigt ist.
12.2
Die Kasse kann den lückenlosen Eingang und die vollständige Sollstellung aller Annahmeanordnungen weder anhand der HÜL-Nr. noch aufgrund des Buchungskennzeichens prüfen.
12.3
Da bei der Sollstellung das Personenkonto aufgebaut wird, ist eine Buchung der Ist-Zahlung ohne vorherige Sollstellung nicht möglich (bei der Ist-Zahlung ist nur das Buchungskennzeichen, in vielen Fällen sind aber keinerlei Angaben bekannt; auch wenn weitere Angaben in besonderen Fällen bekannt wären, wird aus Sicherheitsgründen ein Personenkonto nur aufgrund einer Annahmeanordnung aufgebaut). Alle Einzahlungen, für die eine Sollstellung nicht vorliegt, müssen deshalb zunächst in Verwahrung gebucht werden, auch wenn das Buchungskennzeichen bei der Zahlung angegeben ist. Von solchen Einzahlungen erhält die Anordnungsstelle auch aus dem Kontoauszug nach Nr. 16.3 keine Kenntnis, weil im Kontoauszug nur die Buchungen bei den Buchungsstellen des Haushaltsplans enthalten sind. Die rechtzeitige Erteilung und Absendung der Annahmeanordnung an die Kasse ist daher besonders wichtig.
12.4
Erfolgt bis zum Fälligkeitstag keine Zahlung, wird nach dem in Feld-Nr. 16 angegebenen Schlüssel verfahren. Die Mahnungen werden im automatisierten Verfahren alle 2 Wochen durchgeführt. Im übrigen werden die offenen Beträge nach VwV Nr. 41.3 zu § 70 behandelt. Darüber hinaus teilt die Kasse ggf. alle 6 Monate der Anordnungsstelle mit, daß der Betrag noch offen ist.
12.5
(1) Ist das Personenkonto am Jahresschluß noch nicht ausgeglichen, wird es im neuen Jahr weitergeführt und der angeordnete und zum Soll gestellte Betrag als Kassenrest behandelt. Somit entfällt die Rückgabe bei den zum Soll gestellten Annahmeanordnungen, die zum Jahresschluß nicht ausgeführt sind (VwV Nr. 4.6 zu § 70). Die von der Kasse übermittelte Liste der zum Soll gestellten und am Jahresabschluß nicht erledigten Annahmeanordnungen für einmalige Einzahlungen ist von der Anordnungsstelle zu überprüfen, ggf. sind Änderungsanordnungen nach Muster 60 bzw. 61 zu erteilen.
 
(2) Absatz 1 gilt auch für Annahmeanordnungen auf Ausgabekürzungen, die im Hinblick auf VwV Nrn. 2.2 und 3.2.2 zu § 35 am Jahresschluß von der Anordnungsstelle überprüft werden müssen. Ggf. ist die Berichtigung der HÜL-A analog der VwV Nr. 7.4 zu § 34 vorzunehmen.
12.6
Das vorstehende Verfahren wird auch für Einzahlungen angewendet, die als Ausgabekürzungen zu behandeln sind.
12.7
Wird ein Betrag, für den eine Annahmeanordnung erteilt ist,
 
a)
gestundet, gilt die vor der Stundung geltende Anordnung nach Ablauf der Stundungsfrist weiter, sofern die Anordnungsstelle keine andere Anordnung erteilt,
 
b)
befristet niedergeschlagen oder das Einziehungsverfahren ausgesetzt, behandelt die Kasse den Tag nach Ablauf der Frist wie den Fälligkeitstag und verfährt ggf. nach VwV Nr. 41.3 zu § 70; die Erhebung von Verzugszinsen wird hierdurch nicht berührt,
 
c)
unbefristet niedergeschlagen, wird die dem niedergeschlagenen Betrag zugrundeliegende Annahmeanordnung (ggf. in Höhe des niedergeschlagenen Betrages) als erledigt behandelt. Die evtl. Weiterverfolgung des Anspruchs ist Aufgabe der Anordnungsstelle. Soll der Anspruch von der Kasse weiter verfolgt werden, hat die Anordnungsstelle eine neue Kassenanordnung (mit neuem BKZ) zu erteilen (vgl. Nr. 10.1.2 letzter Satz),
 
d)
erlassen, wird die dem erlassenen Betrag zugrundeliegende Annahmeanordnung (ggf. in Höhe des erlassenen Betrages) als erledigt behandelt.
13.
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
13.1
Die Abschlagsauszahlungen und ihre Abrechnung werden von der Kasse maschinell überwacht. Für jede als 1. Abschlagsauszahlung gekennzeichnete Auszahlung wird ein Personenkonto angelegt. Alle weiteren zugehörigen Abschlagsauszahlungen  werden auf dem Personenkonto aufgezeichnet. Bei der Schlußzahlung muß die Summe der abgerechneten Abschlagsauszahlung mit dem Stand des Personenkontos übereinstimmen.
13.2
Bei Schlußzahlungen und Teilschlußzahlungen für Bauausgaben, die in Feld-Nr. 22 den Schlüssel „5“, „6“, „7“ oder „8“ enthalten, überträgt die Kasse den Text „Schlußzahlung“ bzw. „Teilschlußzahlung“ zur Kennzeichnung gem.§ 16 Nr. 3 Abs. 2 bzw. § 16 Nr. 4 VOB/B in das Verwendungszweckfeld des Überweisungsträgers bzw. des Datensatzes. Wird die Zahlung nicht durch Überweisung geleistet oder ist der angeordnete Betrag gepfändet oder verrechnet worden, teilt dies die Kasse dem Bauamt mit. In diesen Fällen unterrichtet das Bauamt den in der Kassenanordnung bezeichneten Empfänger.
13.3
Die HÜL-Nummernfolge wird nicht geprüft.
13.4
Zum Jahresabschluß werden den Anordnungsstellen Nachweisungen der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen zur Prüfung übersandt. Abweichungen von den Unterlagen der Anordnungsstelle sind im Benehmen mit der Kasse zu klären.
14.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
14.1
Wird eine wiederkehrende Einzahlung erstmals angeordnet (in Feld-Nr. 36 ist die lfd. Nr. „001“ einzutragen), wird das Personenkonto neu aufgebaut. Die Personenkonto-Nr. (PK-Nr.) wird ermittelt und der Anordnungsstelle sowie dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt (vgl. Nr. 11.3.2). Der Zahlungspflichtige wird von der Kasse gebeten, eine Einzugsermächtigung zu erteilen, wonach der fällige Betrag jeweils von seinem Konto im Lastschrifteinzugsverfahren abgebucht werden kann.
14.2
Bei Änderungsanordnungen prüft die Kasse, ob die in Feld-Nr. 36 angegebene lfd. Nr. an die beim jeweiligen PK verwendete letzte lfd. Nr. anschließt.
14.3
Für die Behandlung von gestundeten, befristet oder unbefristet niedergeschlagenen oder erlassenen Beträgen sowie von Beträgen, für die das Einziehungsverfahren ausgesetzt ist, gilt Nr. 12.7 entsprechend.
14.4
Übersteigt bei Personenkonten, für die eine Gesamtforderung in Feld-Nr. 34 festgestellt ist (z. B. Gehaltsvorschüsse), der eingezahlte Betrag den fälligen Betrag (Überzahlung), verfährt die Kasse wie folgt:
Handelt es sich zweifelsfrei um eine vorzeitige Tilgung, gibt die Kasse den Betrag als „Einmalbetrag“ (Feld-Nr. 28) im Soll vor (ohne Änderung in Feld-Nr. 34 – Gesamtbetrag der Forderung). Die Anordnungsstelle erhält eine Zahlungsanzeige, in der die Behandlung der Zahlung durch die Kasse angegeben ist. Hält die Anordnungsstelle eine andere Behandlung (z. B. als Vorauszahlung) aufgrund der Bewilligungsbedingungen, des Darlehensvertrages o. ä. für erforderlich, erteilt sie eine entsprechende Anordnung.
15.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
 
Die Ausführungen in Nr. 14 gelten entsprechend.
16.
Kontoauszug für die Anordnungsstellen
16.1
Die Anordnungsstellen erhalten ohne Anforderung einen monatlichen Kontoauszug für alle Buchungsstellen, bei denen sie Anordnungen erteilen. Der Kontoauszug enthält
 
a)
den Stand nach dem letzten Kontoauszug,
 
b)
die Summe der seit dem letzten Kontoauszug durchgeführten Buchungen,
 
c)
den neuesten Stand bei jeder Buchungsstelle.
 
Die Buchungsstellen sind in aufsteigender Reihenfolge aufgeführt.
16.2
Im Kontoauszug wird unterschieden zwischen - einmaligen Zahlungen und - wiederkehrenden Zahlungen. Auf diese Weise ist eine leichtere Abstimmung mit der HÜL möglich.
16.3
Auf Anforderung erhalten die Anordnungsstellen einen monatlichen Kontoauszug mit den einzelnen Buchungen.
16.4
Der Kontoauszug mit den einzelnen Buchungen kann auch bei Bedarf bei der Kasse angefordert werden; im Kontoauszug sind jedoch neben den Beständen die einzelnen Buchungen nur für den Zeitraum des abgelaufenen Monats bzw. des lfd. Monats enthalten.
16.5
Bei Geldhinterlegungen erhalten die Hinterlegungsstellen über die Eröffnung und Veränderung eines Hinterlegungskontos ein Datenblatt als Kontrollmitteilung zu den Hinterlegungsakten.
17.
Kontenübersicht für Mittelbehörden
17.1
Für Anordnungsstellen der Mittelinstanz (Mittelbehörden), die ihren nachgeordneten Anordnungsstellen Haushaltsmittel zuteilen, wird auf Anforderung eine monatliche Kontenübersicht erstellt. Die Kontenübersicht enthält in der Ordnung der Buchungsstellen für jede Anordnungsstelle (einschließlich der Mittelbehörde)
 
a)
den Stand nach der letzten Kontenübersicht,
 
b)
die Summe der seit der letzten Kontenübersicht gebuchten Beträge,
 
c)
den neuesten Stand.
 
Für jede Buchungsstelle sind ferner die vorgenannten Angaben in einer Summe für alle Anordnungsstellen aufgeführt.
17.2
Werden für den Bereich einer Mittelbehörde Zahlungen bei mehreren Kassen angeordnet, werden in der Kontenübersicht die Buchungsstellen aller betroffenen Kassen zusammengefaßt.

Muster zu § 70 Anlage 4 VwV-SäHO

Anlage 5 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 31.1 zu § 70)

Bestimmungen über den Verkehr der staatlichen Kassen mit Kreditinstituten

Mit den kontoführenden Instituten sind Vereinbarungen in enger Anlehnung an den nachfolgenden Inhalt des Mustervertragsentwurfs
zu schließen.

Mustervereinbarung

über die Regelung der Geschäftsbeziehungen entsprechend der Vorl. VwV zu § 70 SäHO für den Freistaat Sachsen

Für den Geschäftsverkehr der öffentlichen Kassen mit den Kreditinstituten wird folgendes vereinbart:

Für den Geschäftsverkehr der öffentlichen Kassen mit den Kreditinstituten wird folgendes vereinbart:

Vereinbarung Geschäftsverkehr
Gliederungspunkt Erläuterung
A. Gutschriftseingänge für die Kasse, die den Kreditinstituten per Beleg zugehen
1. Eingänge im Giroverkehr
  a) aus Aufträgen von anderen Konten des Kreditinstituts Wert Bearbeitungstag des Überweisungsauftrages
  b) aus anderen Aufträgen Wert Buchungstag
2. Eingänge über LZB/LB
  a) soweit dem Kreditinstitut bis 10.30 Uhr ein Avis erteilt wird Wert Buchungstag auf dem LZB/LB-Konto
  b) restliche Eingänge Wert Eingangstag des Kontoauszugs LZB/LBKonto
3. Bareinzahlungen Wert Buchungstag
4. Zuführung der Kasse oder einer anderen Landeskasse für das Konto der Kasse
  a) von Konten beim gleichen Kreditinstitut Wert Eingangstag des Beleges
  b) von anderen Kreditinstituten
  – soweit bis 10.30 Uhr ein Avis erteilt wird Wert Buchungstag auf dem Bankverrechnungskonto
  – sonstige Wert Eingangstag des Belegs (Vorstellenvaluta wird durchgeleitet)
  c) von LZB/LB-Konto Wert wie Ziffer A 2
B. Gutschriftseingänge für die Kasse, die dem Kreditinstitut beleglos zugehen (einschließlich Zahlungseingänge im EZÜ)
Eingänge im Giroverkehr
  a) aus Aufträgen von anderen Konten des Kreditinstitutes Wert Buchungstag = Tag der Belastung des Auftraggebers
  b) aus anderen Aufträgen Wert Buchungstag bzw. Wertstellungstag der Vorstelle
C. Belegehafte Überweisungaufträge, die der Kasse zu belasten sind
  a) soweit sie dem Kreditinstitut bis10.30 Uhr zugehen Wert Eingangstag des Auftrags
  b) Überweisungsaufträge mit besonderer Wertzustellungsvorgabe (Voraussetzung: keine Wertangabe vor möglichem Bearbeitungstag soweit sie bis 10.30 Uhr dem Kreditinstitut zugehen) Wert vorgeschriebener Tag (nur Geschäftstag)
D. Eilige Überweisungsaufträge der Kasse
Das Kreditinstitut führt Überweisungsaufträge, deren Dringlichkeit durch den Aufdruck „telefgrafische Überweisung“ kenntlich gemacht ist, im Blitzgiroverkehr (telegrafische Überweisungen) oder in einem vergleichbaren Zahlungsweg gebührenfrei – außer ihm von Dritten berechneten Spesen – aus.
E. Scheckeinreichungen
1. Schecks, gezogen auf das Kreditinstitut Wert Tag der Einreichung
2. Schecks, gezogen auf andere Kreditinstitute  
  a) Einreichung bis 10.30 Uhr in der Zahlungsverkehrsabteilung, die annehmende Stelle des Kreditinstitutes befindet sich an einem LZB-Bankplatz Wert 1 Geschäftstag
nach Einreichung
  b) spätere Einreichung/andere Schecks Wert 2 Geschäftstage
nach Einreichung
F. Schecks und Lastschriften zu Lasten der Kasse
Belastung
bzw. – sofern von der Vorstelle eine Wertstellung vorgegeben ist – 		Wert Buchungstag
Wertstellungstag der Vorstelle
G Vordrucke
Standardmäßige Vordrucke des Kreditinstitutes (z. B. Schecks, Einzel- und Sammelüberweisungen, Überweisungszahlscheine, Einreichungsverzeichnisse) werden der Kasse vom Kreditinstitut kostenfrei zur Verfügung gestellt. Bei Sondervordruckformen ersetzt das Kreditinstitut die anteiligen Kosten für den Standardvordruck.
H. Zinsen und Gebühren
Die Kreditinstitute stellen sicher, daß die Kontoführung zins- und spesenfrei erfolgt. Hierunter fallen auch alle künftig im Bankbetrieb anfallenden und üblicherweise erhobenen Gebühren und Spesen aller Art.
I. Kontoauszüge
Vorbehaltlich anderweitiger Vereinbarungen stellt das Kreditinstitut anfallende Kontoauszüge (Tagesauszüge) einschließlich Anlagen täglich und zwar spätestens bis 9.00 Uhr des auf die Buchung folgenden Geschäftstages zu.
K. Form von Aufträgen
Aufträge der Kasse müssen schriftlich erteilt werden und unterzeichnet sein. Das Kreditinstitut prüft, ob die Unterschriften mit den bei ihm hinterlegten Unterschriftsproben übereinstimmen.
L. Belegloser Datenträgeraustausch
Das Kreditinstitut kann der Kasse organisationseigene DATAProgramme zur Reduzierung von Überweisungsformularen kostenlos zur Verfügung stellen. Für die Ausführung von Zahlungen im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren gelten die in den Sonderbedingungen für Datenträgeraustausch genannten Einzelabsprachen. Kosten entstehen für die Kassen nicht. Dafür wird die Kasse versuchen, den beleghaften Ausgang an die beteiligten Kreditinstitute erheblich zu reduzieren.
M. Auslandszahlungsverkehr
Aufträge der Kasse sind über die LZB auszuführen.
N. Haftung
Das Kreditinstitut entrichtet bei von ihm verschuldeter nicht rechtzeitiger Ausführung eines Auftrags, bei schuldhafter Verzögerung oder Unterlassung der Gutschrift oder Gutschriftsanzeige gemäß § 288 Abs. 2 BGB Zinsen in Höhe von 8 vom Hundert über dem jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 BGB für den Zeitraum der Verzögerung oder Unterlassung.
Die Geltendmachung eines darüber hinausgehenden Verzugsschadens durch die Kasse bleibt unberührt.
O. Geschäftsbedingungen
Im übrigen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Kreditinstitutes, soweit sie dieser Vereinbarung nicht entgegenstehen.
P. Schlußbestimmung
Diese Vereinbarung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Sie kann von beiden Seiten mit halbjähriger Frist gekündigt werden.
............................................
Datum 		............................................
Datum
............................................
Unterschrift
(Kreditinstitut) 		............................................
Unterschrift
(Dienststelle)

Anlage 6 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 60 zu § 70)

Bestimmungen über Kassenbestandsverstärkungen durch Verstärkungsaufträge

1.
Allgemeines
1.1
Die Landesoberkassen und Amtskassen sind berechtigt, das Guthaben auf ihrem Konto bei der Landesbank Sachsen oder einer örtlichen Sparkasse aus dem Guthaben der Hauptkasse bei der Landesbank Sachsen zu verstärken.
1.2
Das Staatsministerium der Finanzen kann abweichende Regelungen treffen.
2.
Anmeldung und Ausfertigung des Verstärkungsauftrages
2.1
Der mit Verstärkungsauftrag angeforderte Betrag ist bei der Hauptkasse am Tage der Ausfertigung des Verstärkungsauftrages bis spätestens 9.30 Uhr fernmündlich nach der von der Hauptkasse geforderten Aufgliederung anzumelden. Der Betrag des Verstärkungsauftrages darf den notwendigen Bedarf nicht übersteigen. VwV Nr. 60.9 ist zu beachten.
2.2
Im Verstärkungsauftrag ist als Wertstellungstag der Tag der Hingabe an die das Konto führende Stelle oder ein späterer Tag anzugeben. Auf der Rückseite der Lastschrift ist der Betrag aufzugliedern.
2.3
Mit der Unterschrift übernimmt der Kassenleiter, bei dessen Verhinderung sein Vertreter, die Verantwortung für die Angemessenheit des angeforderten Betrages.
2.4
Für Mittel des gleichen Haushalts sollen in der Regel an einem Tag nicht mehrere Verstärkungsaufträge ausgefertigt werden.
3.
Verfahren der Hauptkasse
3.1
Die Landesbank Sachsen übersendet täglich der Hauptkasse zusammen mit dem Kontoauszug die eingegangenen Lastschriften.
3.2
Die Hauptkasse bucht die angeforderten Beträge täglich im Abrechnungsbuch für die beteiligten Kassen. Für jede Kasse ist ein eigener Buchungsabschnitt einzurichten.
4.
Aufbewahrung der Vordrucke, Mitteilung bei Verlust
4.1
Die Vordrucke für Verstärkungsaufträge sind im Kassenbehälter aufzubewahren.
4.2
Die Kasse hat die ihr Konto führende Stelle sofort fernmündlich und schriftlich zu benachrichtigen, wenn Verstärkungsaufträge oder Vordrucke hierzu abhanden gekommen sind.
4.3
Unbrauchbar gewordene Vordrucke für Verstärkungsaufträge sind einzuschneiden und dem Kassenaufsichtsbeamten unverzüglich zur Prüfung vorzulegen; dieser hat sie zu vernichten.

Anlage 7 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 62 zu § 70)

Bestimmungen über die Kassenbehälter der Kassen und ihren Verschluß

1.
Begriff
 
Kassenbehälter im Sinne der folgenden Bestimmungen sind Kassenschränke und Tresore. Sofern nur Kassetten oder Handkassen vorhanden sind, gelten die nachstehenden Bestimmungen sinngemäß.
2.
Aufzubewahrende Gegenstände
2.1
In Kassenbehältern sind aufzubewahren:
 
a)
Zahlungsmittel (Nr. 28.1.2 zu § 70),
 
b)
der Schalterbestand nach Maßgabe der Nr. 3,
 
c)
Wertgegenstände, gegebenenfalls an deren Stelle die Depotscheine (Nrn. 54.1 und 56.1 zu § 70),
 
d)
die Vordrucke für Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge (Nr. 62.2 zu § 70),
 
e)
die ungebrauchten Quittungsblöcke und
 
f)
die Dienstsiegel der Kasse.
2.2
Nach Dienstschluß sind auch die Schalterbestände und bei manueller Buchführung das Hauptzeitbuch und das Tagesabschlußbuch, ferner soweit möglich, die Tageslisten im Kassenbehälter zu verwahren. Reicht der Kassenbehälter zur Aufnahme der Tageslisten nicht aus, sind diese von den mit ihrer Führung betrauten Bediensteten in Schränke einzuschließen. Die übrigen Kassenbücher mit den Belegen usw. sind nach Dienstschluß, soweit ihre Aufbewahrung im Kassenbehälter nicht angängig ist, von den mit ihrer Führung betrauten Bediensteten einzuschließen.
2.3
Der Bestand an Wertzeichen und die ungebrauchten Quittungsblöcke können außerhalb des Kassenbehälters aufbewahrt werden, soweit dieser hierzu nicht ausreicht und die sichere Aufbewahrung anderweitig gewährleistet ist.
2.4
Nicht zur Kasse gehörige Zahlungsmittel und sonstige nichtamtliche Gegenstände dürfen im Kassenbehälter nicht aufbewahrt werden.
3.
Schalterbestand
 
Zum Schalterbestand gehören
 
a)
das Wechselgeld
 
b)
die im Laufe des Tages vom Kassier für den baren Zahlungsverkehr angenommenen und ihm zur Leistung von Auszahlungen übergebenen Zahlungsmittel und
 
c)
die Belege für die vom Kassier für den baren Zahlungsverkehr im Laufe des Tages geleisteten Auszahlungen.
 
Nr. 59.2 zu § 70 ist zu beachten.
4.
Verwahrung der Zweitschlüssel (Nr. 62.3 zu § 70)
4.1
Vor der Übergabe zur Verwahrung sind die Zweitschlüssel zu verpacken. Das Paket ist mit der Aufschrift „Schlüssel zum Kassenschrank, Tresor der ...“ zu versehen und mit dem Dienstsiegel der Dienststelle, zu der die Kasse gehört, zu verschließen.
4.2
Grundsätzlich ist jeder Zweitschlüssel in einem eigenen Paket zu verwahren. Mehrere Zweitschlüssel für das gleiche Schloß oder für verschiedene Schlösser des gleichen Kassenschrankes sind in einem Paket zusammen zu verwahren.
4.3
Werden die Zweitschlüssel nicht bei der eigenen, sondern bei einer anderen Dienststelle oder im Schließfach eines Kreditinstitutes aufbewahrt, erfolgt die Verwahrung aufgrund eines schriftlichen Antrages des Leiters der Dienststelle, zu der die Kasse gehört. Der in diesem Fall über den Empfang der Zweitschlüssel auszustellende Verwahrungsschein ist von dem Dienststellenleiter unter besonderen Verschluss zu nehmen. Aufbewahrung im Kassenbehälter ist unzulässig.
4.4
Die Zweitschlüssel dürfen nur – in den Fällen der Nummer 4.3 gegen Rückgabe des Verwahrungsscheines – an den Dienststellenleiter herausgegeben werden. Dieser hat auf der Anforderung der Kassenbediensteten die Notwendigkeit der Rückgabe zu bestätigen und zu vermerken, dass die anfordernden Bediensteten mit der Kassenführung betraut sind. In den Fällen der Nummer 4.3 ist die Anforderung mit einzusenden. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der vorgesetzten Dienststelle.

Muster zu § 70 Anlage 10 VwV-SäHO

Muster zu § 71 SäHO

Muster 1a zu § 71 SäHO

Muster 1b zu § 71 SäHO

Muster 2 zu § 71 SäHO

Muster 3a zu § 71 SäHO

Muster 3b zu § 71 SäHO

Muster 4a zu § 71 SäHO

Muster 4b zu § 71 SäHO

Muster 5a zu § 71 SäHO

Muster 5b zu § 71 SäHO

Muster 6 zu § 71 SäHO

Muster 7 zu § 71 SäHO

Muster 8 zu § 71 SäHO

Muster 9a zu § 71 SäHO

Muster 9b zu § 71 SäHO

Muster 10 zu § 71 SäHO

Muster 11a zu § 71 SäHO

Muster 11b zu § 71 SäHO

Muster 12a zu § 71 SäHO

Muster 12b zu § 71 SäHO

Muster 13 zu § 71 SäHO

Muster 14 zu § 71 SäHO

Muster 15 zu § 71 SäHO

Muster 16 zu § 71 SäHO

Muster 17 zu § 71 SäHO

Muster 18 zu § 71 SäHO

Muster 19 zu § 71 SäHO

Muster 20 zu § 71 SäHO

Muster 21 zu § 71 SäHO

Muster 22 zu § 71 SäHO

Muster zu § 73 SäHO

Muster 1 zu § 73 SäHO

Muster 2 zu § 73 SäHO

Muster 3 zu § 73 SäHO

Muster 4 zu § 73 SäHO

Muster 5 zu § 73 SäHO

Muster 6 zu § 73 SäHO

Muster 7 zu § 73 SäHO

Muster zu § 78 SäHO

Muster 1 zu § 78 SäHO

Muster 2 zu § 78 SäHO

Muster 3 zu § 78 SäHO

Muster 4 zu § 78 SäHO

Anlage 1 zu § 79 SäHO
(zu Nummer 5.2 zu § 79)

Zahlstellenbestimmungen (ZBest)

Inhaltsübersicht

   1.
Bezeichnung
   2.
Aufgaben
   3.
Zahlstellenverwalter
   4.
Zahlstellenaufsicht
   5.
Anschluss an Kreditinstitute
   6.
Einzahlungen und Auszahlungen
   7.
– frei –
   8.
Geldverwaltung, Zahlstellenistbestand, Zahlstellenhöchstbestand
   9.
Eintragung der Zahlungen
10.
Tagesabschluss
11.
Abrechnung
12.
Wertgegenstände
13.
Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen
14.
Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)
15.
Besondere Bestimmungen für Geldstellen
1.
Bezeichnung
Die Zahlstelle ist ein Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist; sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz „Zahlstelle“.
2.
Aufgaben
2.1
Umfang:
2.1.1
Die zuständige oberste Dienstbehörde bestimmt im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen bei der Errichtung der Zahlstelle, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten und mit welcher Kasse sie abzurechnen hat; dies gilt auch für wesentliche Änderungen. Der Zahlungsverkehr ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. In dem Schreiben über die Errichtung der Zahlstelle ist auch der Zahlstellenhöchstbestand festzusetzen (Nummer 8.3) und gegebenenfalls eine Ausnahme von der Kontenführung zu genehmigen (Nummer 5.1). Die entsprechenden Regelungen sind der zuständigen Kasse durch eine Ausfertigung des Schreibens über die Errichtung der Zahlstelle mitzuteilen.
2.1.2
Die Annahme oder Leistung von wiederkehrenden Einzahlungen oder Auszahlungen sowie die Sollstellung von Einzahlungen und Auszahlungen darf der Zahlstelle nicht übertragen werden. Sind der Zahlstelle solche Einzahlungen oder sonstige Einzahlungen, für die der Kasse eine Annahmeanordnung vorliegt, zugegangen, hat sie die Zahlstelle als Verwahrungen zu behandeln und an die zuständige Kasse weiterzuleiten (Nummer 9.3).
2.2
Die Zahlstelle hat außerdem
2.2.1
die Zahlstellenbestandsverstärkungen im erforderlichen Umfang anzufordern (Nummer 8.1),
2.2.2
die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Kreditinstituten rechtzeitig abzuliefern (Nummer 8.3),
2.2.3
die Zahlungsmittel, die Vordrucke für den Zahlungsverkehr sowie die Bücher und Belege sicher aufzubewahren (Nummer 8.5),
2.2.4
die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Unterlagen einzutragen (Nummer 9),
2.2.5
die Tagesabschlüsse rechtzeitig zu erstellen (Nummer 10) und
2.2.6
mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Nummer 11).
2.3
Für die Erteilung von Kassenanordnungen, die die Zahlstelle berühren und die Führung der Haushaltsüberwachungslisten durch Zahlstellenbedienstete gelten § 77 sowie die Nummern 6.2 und 7.9 zu § 34.
3.
Zahlstellenverwalter
3.1
Der Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, hat einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter zu bestellen und deren Namen und Unterschriftsproben der zuständigen Kasse mitzuteilen. Dem Zahlstellenverwalter sind bei Bedarf Mitarbeiter beizugeben. Der Zahlstellenverwalter hat in kassentechnischer Hinsicht den Weisungen des Leiters der zuständigen Kasse Folge zu leisten.
3.2
Der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtung und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat er unverzüglich dem mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Mitarbeiter (Nummer 4) und dem Beauftragten für den Haushalt mitzuteilen.
3.3
Beim Wechsel des Zahlstellenverwalters hat der bisherige Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Hierüber ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und dem Beauftragten für den Haushalt vorzulegen ist. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten:
3.3.1
den Zahlstellensollbestand (Nummer 10.2),
3.3.2
den Zahlstellenistbestand (Nummer 8.2) und
3.3.3
die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dergleichen.
Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter (Nummer 4) soll die Übergabe leiten. Kann der Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter die Übergabe vor.
3.4
Bei einer vorübergehenden Verhinderung des Zahlstellenverwalters (zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit) gilt Nummer 3.3 sinngemäß. Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme sind im Zahlstellenbuch (Nummer 9.1) auf der Titelseite oder, wenn dies durch häufigen Wechsel der Bediensteten nicht zweckmäßig ist, in der Vermerkspalte beim Tagesabschluss zu bestätigen. Von einer Übernahme kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt.
4.
Zahlstellenaufsicht
Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist vom Leiter der Dienststelle oder einem durch den Geschäftsverteilungsplan zu bestimmenden Bediensteten zu beaufsichtigen (Zahlstellenaufsicht). Ihm obliegt die Vornahme der Zahlstellenprüfungen nach den entsprechenden Verwaltungsvorschriften zu § 78. Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter soll sich je nach dem Umfang des Zahlungsverkehrs auch zwischen den unvermuteten Prüfungen mehrmals durch Stichproben von der ordnungsgemäßen Erledigung der Zahlstellenaufgaben überzeugen. Er hat die Richtigkeit der Angaben in den Titelverzeichnissen, der Zusammenstellung der Titelergebnisse und in der Abrechnungsnachweisung zu prüfen und zu bescheinigen.
5.
Anschluss an Kreditinstitute
5.1
Die Zahlstelle hat ein Konto bei einem Kreditinstitut zu unterhalten. Nummer 31 zu § 70 und Anlage 5 zu § 70 gelten sinngemäß. Das Sächsische Staatsministerium der Finanzen kann auf Antrag der zuständigen obersten Dienstbehörde Ausnahmen zulassen.
5.2
Die Überweisungsaufträge und Schecks sind vom Zahlstellenverwalter und von einem weiteren Bediensteten der Zahlstelle zu unterschreiben. Ist die Zahlstelle nur mit dem Zahlstellenleiter besetzt, so sind die Überweisungsaufträge und Schecks von einem weiteren Bediensteten, der vom Beauftragten für den Haushalt bestimmt wird, zu unterschreiben. Sofern die organisatorischen Voraussetzungen hierfür nicht gegeben sind, kann die übergeordnete Dienststelle Ausnahmen zulassen.
5.3
Die Namen der zur Verfügung über das Konto berechtigten Bediensteten sind dem Kreditinstitut unter gleichzeitiger Übersendung von Unterschriftsproben auf den dafür vorgesehenen Unterschriftsblättern mitzuteilen. Die Unterschriftsblätter müssen den Abdruck des Dienstsiegels und den Sichtvermerk des Beauftragten für den Haushalt enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren.
6.
Einzahlungen und Auszahlungen
Soweit es sich bei Zahlstellen um Vorgänge und Sachverhalte wie bei Kassen handelt und die Zahlstellenbestimmungen keine abweichenden Regelungen enthalten, gelten die Kassenbestimmungen entsprechend.
6.1
Für die Annahme von Schecks gilt die Anlage 1 zu § 70 mit der Maßgabe, dass diese über das Konto der Zahlstelle einzulösen sind.
6.2
Für die Annahme von Zahlungen in fremden Geldsorten gilt Anlage 2 zu § 70. Auszahlungen in fremden Geldsorten sind grundsätzlich über die zuständige Kasse zu leisten.
6.3
Für die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter Euro-Münzen und Euro-Banknoten gilt Anlage 3 zu § 70.
6.4
Die Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen an staatliche Kassen (EDVBK) – Anlage 4 zu § 70 – gelten auch für Zahlstellen.
6.5
Unbare Auszahlungen dürfen grundsätzlich nicht über Konten der Zahlstelle ausgeführt werden; solche Auszahlungsanordnungen sind unmittelbar der zuständigen Kasse zur Ausführung zuzuleiten. In begründeten Fällen dürfen mit Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen kleinere unbare Auszahlungen durch die Zahlstelle zugelassen werden (vergleiche Nummer 2.1.1).
7.
– frei –
8.
Geldverwaltung, Zahlstellenistbestand, Zahlstellenhöchstbestand
8.1
Reicht der Zahlstellenistbestand für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle Zahlstellenbestandsverstärkungen durch Anforderungen mit Muster 8 zu § 70 von der zuständigen Kasse.
8.2
Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln (Nummer 28.1.2 zu § 70) und gegebenenfalls dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nummer 9.8) zusammen. Wenn die Zahlstelle Sicherheiten annehmen darf, so ist von den als Sicherheit angenommenen Zahlungsmitteln nur Bargeld zum Zahlstellenistbestand zu rechnen.
8.3
Der Zahlstellenistbestand darf beim Tagesabschluss den Betrag nicht übersteigen, der als Zahlstellenhöchstbestand festgesetzt ist; der übersteigende Betrag ist unverzüglich an die zuständige Kasse abzuliefern. Bei Ablieferungen sind die von der Kasse mitgeteilte Buchungsstelle des Vorschussbuches und die Kassennummer anzugeben. Eine Überschreitung des Zahlstellenhöchstbestandes ist jedoch zulässig, wenn
8.3.1
die Ablieferung weniger als 100 EUR betragen würde,
8.3.2
sich die Zahlstelle nicht zeitgerecht verstärken kann (zum Beispiel wegen der örtlichen Entfernung von der Kasse oder wenn ein unverhältnismäßiger Zeit- oder sonstiger Aufwand hierzu erforderlich wäre) und der übersteigende Betrag unter Berücksichtigung der zu erwartenden Einzahlungen an den zwei folgenden Arbeitstagen für die der Zahlstelle bereits bekannten Auszahlungen erforderlich ist,
8.3.3
er einen Versteigerungserlös darstellt, der aufgrund einer Bestätigung des zuständigen Richters (Rechtspflegers) innerhalb einer Woche abgewickelt werden kann.
8.4
Ablieferungen sind soweit wie möglich über Konten abzuwickeln.
8.5
Die für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Zahlungsmittel sind, soweit sie nicht an die zuständige Kasse abzuliefern sind, in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren. Der Zahlstellenverwalter hat die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluss dürfen die Erstschlüssel nicht im Dienstgebäude belassen werden. Im Übrigen gelten die Nummern 62.3, 62.4 und Anlage 7 zu § 70 entsprechend.
8.6
Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so soll sie, wenn es aus Sicherheitsgründen geboten ist, den für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Bestand an Bargeld, der sich beim Tagesabschluss ergibt, ihrem Konto zuführen.
8.7
Im Übrigen gelten für
8.7.1
die Aufbewahrung der Scheckvordrucke Nummer 62.2 zu § 70,
8.7.2
die Sicherung der Zahlstellenräume und der Geldbehälter sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen (Anlagen 7 und 9 zu § 70),
8.7.3
das Verpacken von Euro-Banknoten und Euro-Münzen Nummer 63 zu § 70 und
8.7.4
das Verfahren beim Verlust von Schecks sowie von Scheckvordrucken Nummer 64 zu § 70
 
entsprechend.
9.
Eintragung der Zahlungen
9.1
Die Zahlstelle hat ein Zahlstellenbuch nach Muster 3/3 a zu § 79 zu führen, in das die Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen (Nummer 9.4) einzutragen sind. Zahlstellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen sowie Verwahrungen und Vorschüsse sind in jedem Fall einzeln in das Zahlstellenbuch einzutragen; bei der Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen ist die Abwicklungsbuchung im Zahlstellenbuch, eine gegebenenfalls erforderliche Gegenbuchung im Titelverzeichnis vorzunehmen. Bei Abwicklungs- und Absetzungsbuchungen sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Die Belege für Verwahrungen und Vorschüsse sind in der Zahlstelle aufzubewahren (Nummer 2.1.3 zu § 75).
9.2
In das Zahlstellenbuch sind mindestens einzutragen
9.2.1
die laufende Nummer,
9.2.2
der Tag der Eintragung,
9.2.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt, oder ein Hinweis auf das Titelverzeichnis (Nummer 9.4),
9.2.4
der Betrag und
9.2.5
sonstige nach Muster 3/3 a zu § 79 erforderlichen Einträge.
9.3
Sind Verwahrungen durch Weiterleitung an die Kasse abzuwickeln (Nummer 2.1.2), so dürfen sie nicht als Ablieferungen behandelt werden; solche Beträge sind unter Angabe des Einzahlers, des Einzahlungstages, des Einzahlungsgrundes und der Buchungsstelle des Verwahrungsbuches gesondert an die Kasse zu überweisen.
9.4
Die Zahlstelle hat für jede Buchungsstelle des Haushaltsplanes und innerhalb dieser für jede anordnende Dienststelle ein Titelverzeichnis nach Muster 4 zu § 79 zu führen, in das die Zahlungen einzeln einzutragen sind. Zu Muster 4 zu § 79 können auch Fortsetzungsblätter verwendet werden, die lediglich die Spaltenüberschriften, den darüber liegenden fett umrandeten Teil, die Blattnummer und die Summenzeile enthalten und im übrigen freien Raum für Eintragungen bieten.
9.5
Das Titelverzeichnis ist in zweifacher Ausfertigung zu führen. Die Zweitschrift ist als Abdruck beziehungsweise Durchschrift kenntlich zu machen. Bei Kosten genügt an Stelle der Angabe des Einzahlers die Angabe der Block- und Blatt-Nummer der Kostenverfügung. Das Titelverzeichnis muss mindestens die Angaben nach Nummer 9.2 und außerdem die Tagessumme enthalten. Die Tagessumme ist in das Zahlstellenbuch zu übernehmen. Die Titelverzeichnisse gelten als Vorbuch zum Zahlstellenbuch.
9.6
Der Zahlstelle obliegt die Überwachung der Abrechnung der von ihr geleisteten Abschlagsauszahlungen.
9.7
Die Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen (Nummer 5.1.8 zu § 70) sind wie die übrigen Zahlungen in das Titelverzeichnis für die betreffende Buchungsstelle einzutragen und zusätzlich in Spalte 7 anzugeben. Bei der Schlusszahlung sind die damit abgerechneten Abschlagsauszahlungen in Spalte 7 mit Minuszeichen einzutragen und außerdem gegenseitige Hinweise anzubringen. Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind der Kasse zur Aufnahme in die Nachweisungen nach Nummer 6 zu § 80 mitzuteilen.
9.8
Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch zu führen und für jeden Kontoauszug den Kontoabgleich nach Nummer 15 zu § 71 durchzuführen.
10.
Tagesabschluss
10.1
Der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluss im Zahlstellenbuch zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Bei Zahlstellen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Beauftragte für den Haushalt zulassen, dass der Tagesabschluss für mehrere, höchstens jedoch für fünf aufeinander folgende Arbeitstage erstellt wird. Zum Tagesabschluss sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln.
10.2
Beim Tagesabschluss sind im Zahlstellenbuch sämtliche Betragsspalten unter Einbeziehung der am Vortag ermittelten Summen (also einschließlich des bei der letzten Abrechnung verbliebenen Bestandes) aufzurechnen. Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist im Zahlstellenbuch anschließend in Spalte 9 die Summe der Einzahlungen vorzutragen und die Summe der Auszahlungen hiervon abzuziehen.
10.3
Der Zahlstellenistbestand ist im Zahlstellenbuch in Spalte 18 darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
10.4
Für Zahlstellenfehlbeträge gilt Nummer 23.5 zu § 71, für Zahlstellenüberschüsse gilt Nummer 23.6 zu § 71 entsprechend.
10.5
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Zahlstellenbuch vom Zahlstellenverwalter durch Unterschrift in Spalte 18 zu bescheinigen.
11.
Abrechnung
11.1
Die Zahlstelle hat einmal monatlich mit der zuständigen Kasse an den vom Kassenleiter bestimmten Tagen abzurechnen. Die Zahlungen sind möglichst in dem Monat abzurechnen, in dem sie angenommen oder geleistet worden sind; für den Monat Dezember wird jeweils eine besondere Regelung getroffen.
11.2
Für die Abrechnung sind im Zahlstellenbuch nach dem Tagesabschluss
11.2.1
die Summe der Einnahmen in der Spalte 6 rot abzusetzen und in Spalte 5 schwarz einzutragen,
11.2.2
die Summe der Ausgaben in Spalte 15 rot abzusetzen und in Spalte 14 schwarz einzutragen,
11.2.3
in allen Betragsspalten die neuen Summen zu bilden,
11.2.4
die Summen in den Spalten 13 bis 17 rot abzusetzen und in die entsprechenden Spalten auf der Einzahlungsseite (Spalten 4 bis 8) schwarz einzutragen,
11.2.5
in allen Betragsspalten der Auszahlungsseite die Summen und der Einzahlungsseite die Salden zu bilden,
11.2.6
die ermittelten Salden als noch nicht abgerechneter Bestand für den folgenden Abrechnungszeitraum vorzutragen und zwar:
 
a)
der Bestand der Zahlstellenbestandsverstärkung in Spalte 5,
 
b)
der Bestand der Verwahrungen in Spalte 8,
 
c)
der Bestand an Vorschüssen in Spalte 16,
 
d)
in den Spalten 4 und 13 die sich ergebenden Quersummen; zur Kontrolle ist mit den in den Spalten 4 und 13 ermittelten Quersummen der Zahlstellensollbestand in der Spalte 9 zu bilden und seine Übereinstimmung mit dem Zahlstellensollbestand des letzten Tagesabschlusses sowie mit der Summe III der Abrechnungsnachweisung zu prüfen.
11.3
Die Titelverzeichnisse (Nummer 9.4) sind in den Spalten 4 und 7 aufzurechnen und auf dem ersten Blatt vom Zahlstellenverwalter unter Angabe des Datums zu unterschreiben. Mit der Unterschrift wird bescheinigt, dass die Titelverzeichnisse richtig und vollständig geführt sind, Original und Abdruck/Durchschrift übereinstimmen, die Eintragungen ordnungsgemäß belegt und die Beträge richtig aufgerechnet sind. Der in der Spalte 7 verbliebene Betrag an noch nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen ist in das Titelverzeichnis für die gleiche Buchungsstelle des folgenden Abrechnungszeitraumes zu übernehmen.
11.4
Die Zahlstelle hat nach Abschluss des Zahlstellenbuches eine Abrechnungsnachweisung nach Muster 5 zu § 79 und die Zusammenstellung der Titelergebnisse nach Muster 19 zu § 71 in zweifacher Ausfertigung aufzustellen. Hierfür gilt Nummer 26.2 zu § 71 sinngemäß. Die Zweitschriften sind als Abdruck kenntlich zu machen. Die vom Anordnungsbefugten unterschriebene Abrechnungsnachweisung und die Zusammenstellung der Titelergebnisse sind vom Zahlstellenverwalter und der Zahlstellenaufsicht zu unterschreiben und in zweifacher Ausfertigung zusammen mit den Erstschriften der abgeschlossenen Titelverzeichnisse der zuständigen Kasse zu übersenden.
11.5
Die zuständige Kasse hat die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Sie übernimmt die Ergebnisse der Titelverzeichnisse in Gesamtbeträgen in ihre Bücher. Die Abrechnungsnachweisungen sind nach Durchführung der erforderlichen Buchungen nach Zahlstellen getrennt abzulegen. Die Zweitschrift der Abrechnungsnachweisung hat die Kasse mit dem Anerkennungsvermerk der Zahlstelle zurückzugeben.
12.
Wertgegenstände
Ist der Zahlstelle nach Nummer 55.1 zu § 70 die Verwahrung von Wertgegenständen (Nummer 54 zu § 70) übertragen worden, so gelten für
12.1
die Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen Nummer 55 zu § 70,
12.2
die Verwaltung von Wertgegenständen Nummer 56 zu § 70,
12.3
die Aufbewahrung von Wertgegenständen Nummer 57 zu § 70 und
12.4
die Buchführung über Wertgegenstände die Nummern 28.1 bis 28.3, 28.5, 29.1 und 29.2 zu § 71 entsprechend.
13
Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen
Ergänzende Bestimmungen und von den Zahlstellenbestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und, soweit erforderlich, des Rechnungshofes. Dies gilt insbesondere, wenn der Zahlstelle auf elektronischem Wege erteilte Zahlungsanordnungen zugeleitet werden sollen.
14
Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)
14.1
Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Geldstellen eingerichtet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Zahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind/der Zahlungspflichtige den einzuzahlenden Betrag nach der Verkehrssitte sofort in bar zu entrichten hat und die Zahlungen nicht von einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet oder angenommen werden können.
14.2
Für Geldstellen gelten die Nummern 2 bis 13 – ausgenommen die Nummern 2.3 und 4 – sinngemäß, soweit in der Nummer 15 nichts anderes bestimmt ist.
15.
Besondere Bestimmungen für Geldstellen
15.1
Geldstellen können von der zuständigen obersten Dienstbehörde eingerichtet werden als
15.1.1
Handvorschüsse, wenn mehr Auszahlungen geleistet als Einzahlungen angenommen werden,
15.1.2
Geldannahmestellen, wenn mehr Einzahlungen angenommen als Auszahlungen geleistet werden.
15.2
Die zuständigen obersten Dienstbehörden können die Bewilligung von Geldstellen auf die Zentral- und Mittelbehörden übertragen, bei Handvorschüssen jedoch nur bis zu einem Betrag von 1 000 EUR. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 2 000 EUR ist die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen erforderlich.
15.3
In der Einrichtungsverfügung sind
 
a)
der Verwalter und dessen Vertreter,
 
b)
die Art der zu leistenden Auszahlungen und der anzunehmenden Einzahlungen (Verwendungszweck),
 
c)
die Kasse oder Zahlstelle, mit der abzurechnen ist,
 
d)
der Abrechnungszeitraum,
 
e)
die Höhe des Vorschusses und der Höchstbestand (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.1) und
 
f)
der Ablieferungszeitpunkt oder -betrag (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.2),
 
festzulegen. Die Kasse oder Zahlstelle, mit der abzurechnen ist, erhält einen Abdruck der Einrichtungsverfügung. Änderungen sind der Kasse/Zahlstelle schriftlich mitzuteilen.
15.4
Der Leiter der Dienststelle, bei der die Geldstelle bewilligt worden ist, oder der von ihm Beauftragte hat einen Verwalter der Geldstelle und dessen Vertreter zu bestellen. Bei einem Wechsel des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von dem bisherigen Verwalter und seinem Nachfolger zu bescheinigen. Kann der Verwalter seinem Nachfolger die Geldstelle nicht selbst übergeben, so hat der Leiter der Dienststelle oder ein von ihm Beauftragter die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung des Verwalters (zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit).
15.5
Der Verwalter der Geldstelle darf nur Auszahlungen leisten und Einzahlungen annehmen, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. Für diese Zahlungen brauchen ihm Zahlungsanordnungen nicht vorliegen.
15.6
Die Höhe des ausgereichten Handvorschusses (Nummer 15.1.1) ist unter Berücksichtigung der Einzahlungen nach dem durchschnittlichen Bedarf für einen Monat zu bemessen. Er kann unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten nach dem Bedarf für längstens ein halbes Jahr bemessen werden.
15.7
Zur erstmaligen Auszahlung eines Handvorschusses (Nummer 15.1.1) ist eine Auszahlungsanordnung mit Muster 30 EDVBK (Anlage 4 zu § 70) zu erteilen, in der der Verwalter des Handvorschusses als Empfangsberechtigter anzugeben ist.
15.8
Der Handvorschuss und gegebenenfalls die angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Der Verwalter der Geldstelle hat eine Anschreibeliste nach Muster 6 zu § 79 in zweifacher Ausfertigung zu führen, in die die Auszahlungen und Einzahlungen fortlaufend täglich einzeln einzutragen sind. Die Zweitschrift der Anschreibeliste ist als Abdruck kenntlich zu machen. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sicher gestellt (zum Beispiel Bestandsnachweis für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten, Quittungslisten sowie maschinell erstellte Belege nach Nummer 39.11 zu § 70), sind nur die Tagessummen in die Anschreibeliste zu übernehmen. Im Übrigen gilt für die Eintragungen Nummer 9.2 entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen (einschließlich Ablieferungen) muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.
Zu Muster 6 zu § 79 können auch Fortsetzungsblätter verwendet werden, die lediglich
  • die Bezeichnung der Dienststelle,
  • den Namen des Verwalters,
  • die Nummer der Anschreibeliste ergänzt um die Seitenzahl,
  • die Spaltenüberschriften und
  • die Summenzeile
enthalten und im Übrigen freien Raum für Eintragungen bieten. Die Summenangabe in Worten und der Abschlussvermerk werden auch in diesem Fall auf der ersten Seite eingetragen.
15.9
Der Verwalter der Geldstelle hat bei Bedarf oder bei Erreichen des Höchstbestandes, mindestens jedoch einmal innerhalb des in der Einrichtungsverfügung (Nummer 15.3) festgelegten Abrechnungszeitraumes abzurechnen. Dazu hat er den Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen in der Anschreibeliste zu errechnen und als Anfangsbestand in die folgende Anschreibeliste zu übertragen. Die angefallenen Belege sind mit der Erstschrift der Anschreibeliste der anordnenden Stelle zu übergeben. Die anordnende Stelle prüft die Belege und bestätigt auf der Zweitschrift der Anschreibeliste, die beim Verwalter verbleibt, den Empfang und die Vollständigkeit der Belege. Sie veranlasst die Abrechnung der Geldstelle bei der Kasse oder Zahlstelle, mit der gemäß Einrichtungsverfügung abzurechnen ist; am Jahresschluss ist die Abrechnung und Auffüllung so vorzunehmen, dass die erforderlichen Buchungen in der Rechnung für das ablaufende Haushaltsjahr nachgewiesen werden. Zu diesem Zweck sind Zahlungsanordnungen mit Muster 70 EDVBK unter Beifügung der Erstschrift der Anschreibeliste zu fertigen. Die Kasse/Zahlstelle hat die regelmäßige Abrechnung zu überwachen.
15.10
Übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, hat der Verwalter die angenommenen Gelder beim Erreichen eines bestimmten Betrages oder zu bestimmten Zeitpunkten (gemäß Einrichtungsverfügung) bei der zuständigen Kasse oder Zahlstelle abzuliefern. Bei Erreichen des für die Ablieferung festgesetzten Betrages kann dieser für die Ablieferung um einen begründeten Bestand an Wechselgeld gekürzt werden.
15.11
Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung einer Geldstelle ganz oder teilweise entfallen, hat der Leiter der Dienststelle dies der Kasse/Zahlstelle, mit der abzurechnen ist, schriftlich mitzuteilen und gegebenenfalls die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Vorschusses zu veranlassen.

Anlage 2 zu § 79 SäHO

Bestimmungen über die Behandlung von Einzahlungen und Auszahlungen für die Justizbehörden
(zu den Nrn. 3.7 und 15 Vorl. VwV zu § 79 SäHO)

Inhaltsübersicht

Erster Abschnitt
Erhebung von Kosten, Geldstrafen
und ähnlichen Beträgen

1.
Sollstellung
2.
Einforderung der zum Soll gestellten Beträge
3.
Rückzahlung und Weiterleitung von Kosten, Geldstrafen und ähnlichen Beträgen

Zweiter Abschnitt
Beitreibung von Kostenforderungen
und anderen Ansprüchen

4.
Allgemeines
5.
Beitreibung von anderen Ansprüchen
6.
Besonderheiten der Zwangsvollstreckung
7.
Vollstreckung durch Gerichtsvollzieher
8.
Amtshilfe bei der Beitreibung von Kostenforderungen
9.
Einstellung, Beschränkung und Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen

Dritter Abschnitt
Niederschlagung von Kostenforderungen
durch die Kasse

10.
Zuständigkeit der Kasse
11.
Verfahren bei der Niederschlagung

Vierter Abschnitt
Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler,
Gelder der Gefangenen

12.
Verwendung von Gerichtskostenmarken
13.
Verwendung von Gerichtskostenstemplern
14.
Behandlung der Gelder der Gefangenen

Erster Abschnitt
Erhebung von Kosten, Geldstrafen
und ähnlichen Beträgen

1.
Sollstellung
1.1
Die Kasse hat Kostenforderungen, die ihr nach § 4 Abs. 2 Kostenverfügung (KostVfg) zur selbständigen Einziehung zugewiesen worden sind, nach den ihr von der Geschäftsstelle zugeleiteten Kostenrechnungen (§ 30 KostVfg) zum Soll zu stellen (Nrn. 8.4 und 8.9 Vorl. VwV zu § 71 SäHO). Die Sollstellung ist der Geschäftsstelle unter Angabe des Kassenzeichens zu bestätigen. Werden Kostenforderungen mittels Datenübertragung (Diskette oder Datenfernübertragung) zugeleitet, gilt die Dienstanweisung für das automatisierte Kosteneinziehungsverfahren (DAKE).
1.2
Ist die Zahlungsunfähigkeit des Kostenschuldners bekannt, kann die Kasse von der Sollstellung absehen und die Kostenrechnung mit entsprechender Begründung an die Geschäftsstelle zurücksenden.
1.3
Beträge, die nach § 31 KostVfg mit Kostennachricht oder nach § 4 Einforderungs- und Beitreibungsanordnung (EBAO) mit Kostenrechnung eingefordert werden, sind nicht zum Soll zu stellen. Über die Einzahlung dieser Beträge sind unverzüglich Zahlungsanzeigen zu den einzelnen Sachakten der Justizbehörden zu erstatten; dies gilt nicht für Einzahlungen, die im Verfahren EDV-Geldstrafenvollstreckung erfasste Beträge betreffen.
2.
Einforderung der zum Soll gestellten Beträge
2.1
Die Kasse hat dem Zahlungspflichtigen die mit dem Dienstsiegel versehene Reinschrift der Kostenrechnung unter Angabe des Kassenzeichens zu übersenden.
2.2
Die Zahlungsfrist beträgt regelmäßig zwei Wochen, bei Zahlungsaufforderungen in das Ausland gelten die Festlegungen der DAKE; sie kann in begründeten Fällen bis auf drei Tage herabgesetzt werden. Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Zugang der Kostenrechnung (§ 270 Abs. 2 Satz 2 Zivilprozessordnung gilt entsprechend). Ist es zur Sicherung des Kostenanspruchs erforderlich, kann gleichzeitig mit der Übermittlung der Kostenrechnung ausnahmsweise die Vollstreckung beginnen. Die Anordnungen nach Satz 1 Halbsatz 2 und Satz 3 trifft der Kassenleiter; er kann diese Befugnis auf den Sachgebietsleiter Vollstreckung übertragen.
2.3
Hält es die Kasse für erforderlich, andere Zahlungspflichtige (zum Beispiel Gesamtschuldner, Vermögensübernehmer) oder Gesamtschuldner mit geänderten Teilbeträgen heranzuziehen, hat sie die Änderung oder Ergänzung der Kostenrechnung durch den Kostenbeamten zu veranlassen.
2.4
Zahlt eine Behörde oder eine Körperschaft des öffentlichen Rechts auf die Zahlungsaufforderung hin nicht rechtzeitig, ist an die Zahlung zu erinnern. Wenn dies nicht zum Erfolg führt, ist dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, zu berichten, der sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wendet und auf eine Regelung der Angelegenheit hinwirkt.
3.
Rückzahlung und Weiterleitung von Kosten, Geldstrafen und ähnlichen Beträgen
3.1
Gehen der Kasse Auszahlungsanordnungen über zurückzuzahlende Kosten, Geldstrafen oder als durchlaufende Gelder weiterzuleitende Beträge (§ 38 KostVfg, § 14 EBAO) zu, hat sie bei zum Soll gestellten Beträgen vor der Auszahlung zu prüfen, ob der Betrag eingezahlt ist. Das Ergebnis der Prüfung ist auf der Auszahlungsanordnung zu vermerken. Ist der zum Soll gestellte Betrag in voller Höhe entrichtet worden, ist die Auszahlung wie angeordnet zu leisten. Ist der zum Soll gestellte Betrag nicht oder nicht in voller Höhe entrichtet worden, ist der nicht entrichtete Betrag, bis zur Höhe des zur Auszahlung angeordneten Betrages, als Solländerung zu buchen. Verbleibt zwischen dem zur Auszahlung angeordneten und dem als Solländerung gebuchten Betrag ein Unterschiedsbetrag, ist er auszuzahlen.
3.2
Ist der Kasse zusammen mit der Auszahlungsanordnung eine neue Kostenrechnung (§ 36 Abs. 3 KostVfg) zugegangen, hat sie das Ergebnis der Prüfung nach Nr. 3.1 auf der neuen Kostenrechnung zu erläutern und diese dem Kostenschuldner zu übersenden.

Zweiter Abschnitt
Beitreibung von Kostenforderungen
und anderen Ansprüchen

4.
Allgemeines
4.1
Bei der Beitreibung von Kostenforderungen sind die Vollstreckungsmaßnahmen anzuwenden, die nach Lage des Falles am schnellsten und sichersten zum Ziele führen; dabei soll auf die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners und seiner Familie Rücksicht genommen werden. Anträge auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung (Nummer 6.1) und auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens (Nummer 6.5) sollen nur gestellt werden, wenn alle anderen Vollstreckungsmöglichkeiten ausgeschöpft sind und die durch die Vollstreckungsmaßnahme bedingte Beeinträchtigung des Schuldners in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe der Kostenforderung steht.
4.2
Bei den im Verwaltungszwangsverfahren nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung stattfindenden Zustellungen von Amts wegen werden die dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle obliegenden Verrichtungen von einem Kassenbeamten wahrgenommen.
4.3
Die Einziehung von Gerichtskosten von im Ausland wohnhaften Schuldnern richtet sich nach § 43 Rechtshilfeordnung für Zivilsachen (ZRHO).
5.
Beitreibung von anderen Ansprüchen
 
Bei der Beitreibung von Ansprüchen nach § 1 Abs. 1 Nr. 4a, 4b und 5 bis 10 JBeitrO gelten die Bestimmungen über die Beitreibung von Kostenforderungen entsprechend; § 5 Abs. 1 Satz 2 JBeitrO ist zu beachten.
6.
Besonderheiten der Zwangsvollstreckung
6.1
Bei der Zwangsvollstreckung in das unbewegliche Vermögen bedarf der Antrag auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung der Einwilligung des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört.
6.2
Für die Zwangsvollstreckung durch Eintragung einer Sicherungshypothek (§§ 866 bis 868 Zivilprozessordnung) sind, sofern mehrere Kostenforderungen bestehen, diese und die Kosten des Beitreibungsverfahrens zusammenzurechnen.
6.3
Die Kasse soll die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung (§ 807 Zivilprozessordnung) nur beantragen, wenn die Kostenforderung mehr als 100 EUR beträgt; mehrere Kostenforderungen sind hierbei zusammenzurechnen.
6.4
Ein Haftbefehl, der wegen der Nichtabgabe der eidesstattlichen Versicherung erlassen worden ist (§ 901 Zivilprozessordnung), soll nur vollstreckt werden, wenn die Höhe der Kostenforderung oder die besonderen Umstände des Falles einen solchen Eingriff in die persönliche Freiheit des Kostenschuldners rechtfertigen.
6.5
Der Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens wegen einer Kostenforderung bedarf der Einwilligung des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört.
6.6
Ist ein Insolvenzverfahren über das Vermögen oder den Nachlass eines Kostenschuldners oder das Vergleichsverfahren eröffnet, ein Aufgebot der Nachlassgläubiger erlassen oder sonst ein Verfahren zur Befriedigung der gemeinsamen Gläubiger eingeleitet worden, hat die Kasse ihre Kostenforderung innerhalb der vorgeschriebenen Frist bei der zuständigen Stelle anzumelden. Gegebenenfalls ist auch ein beanspruchtes Vorrecht oder ein Aussonderungs- oder Absonderungsanspruch geltend zu machen.
7.
Vollstreckung durch Gerichtsvollzieher
 
Wird der Gerichtsvollzieher durch die Kasse mit der Zwangsvollstreckung beauftragt, richtet sich die Ausführung der Vollstreckungsaufträge und die Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Beträge nach den Bestimmungen der Gerichtsvollzieherordnung und der Geschäftsanweisung für Gerichtsvollzieher.
8.
Amtshilfe bei der Beitreibung von Kostenforderungen
8.1
Bei Maßnahmen zur Einziehung oder Sicherstellung von Kosten (zum Beispiel bei der Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung oder bei der Eintragung einer Sicherungshypothek) kann eine Kasse eine andere um Amtshilfe ersuchen. Erledigt sich ein Amtshilfeersuchen ganz oder teilweise, ist die ersuchte Kasse unverzüglich zu benachrichtigen.
8.2
Leistet eine Kasse einer anderen Kasse Amtshilfe bei der Vollstreckung (§ 2 Abs. 4 JBeitrO), hat sie die Anträge des Vollstreckungsschuldners auf Stundung der ersuchenden Kasse zur Entscheidung zuzuleiten.
8.3
Bis zur Entscheidung über den Stundungsantrag kann die ersuchte Kasse Maßnahmen nach Nr. 7 treffen.
8.4
Für die Erhebung und Einziehung von Kostenforderungen im Ausland und für die Einziehung ausländischer Kostenforderungen gelten die Vorschriften der Rechtshilfeordnung für Zivilsachen.
9.
Einstellung, Beschränkung und Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen
 
Werden Einwendungen nach § 8 JBeitrO oder gegen die Art und Weise der Zwangsvollstreckung erhoben, kann die Kasse die Einstellung, Beschränkung oder Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen anordnen. Das Gleiche gilt bei Anträgen auf Stundung oder Erlass der Kosten.

Dritter Abschnitt
Niederschlagung von Kostenforderungen
durch die Kasse

10.
Zuständigkeit der Kasse
10.1
Ist die Kasse nach § 2 JBeitrO Vollstreckungsbehörde, wird ihr hierdurch im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Justiz die Befugnis zur befristeten und unbefristeten Niederschlagung von Ansprüchen übertragen. Die Bestimmungen der Vorl. VwV zu § 59 SäHO bleiben im Übrigen unberührt. Das Staatsministerium der Justiz kann besondere Regelungen zur Behandlung von Kleinbeträgen erlassen.
10.2
Über die Niederschlagung von Ansprüchen, die nicht als Kleinbeträge zu behandeln sind, entscheidet der Arbeitsgebietsleiter des Sachgebiets Vollstreckung, soweit sich der Sachgebietsleiter oder der Kassenleiter die Entscheidung nicht vorbehalten haben. Die Niederschlagung von Ansprüchen bedarf der Einwilligung
 
a)
des Präsidenten des Oberlandesgerichts, falls ein 5 000 EUR übersteigender Betrag unbefristet oder ein 25 000 EUR übersteigender Betrag befristet niedergeschlagen werden soll, und
 
b)
des Staatsministeriums der Justiz, falls ein 50 000 EUR übersteigender Betrag unbefristet oder ein 100 000 EUR übersteigender Betrag befristet niedergeschlagen werden soll.
 
Maßgebend ist hierbei der für den Kostenschuldner niederzuschlagende Gesamtanspruch.
11.
Verfahren bei der Niederschlagung
11.1
Vor der Entscheidung über die Niederschlagung eines Anspruchs ist eine Anfrage an den Kostenbeamten zu richten, ob und gegebenenfalls für welchen Betrag ein weiterer Schuldner haftet. Die Anfrage entfällt, wenn der Kasse bekannt ist, dass ein weiterer Schuldner nicht vorhanden ist oder wenn es sich um einen Anspruch handelt, der als Kleinbetrag zu behandeln ist.
11.2
Jede Niederschlagung ist unter Angabe der für sie maßgebenden Gründe zu den Sachakten mitzuteilen; dies gilt nicht für die Niederschlagung von Kleinbeträgen.

Vierter Abschnitt
Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler,
Gelder der Gefangenen

12.
Verwendung von Gerichtskostenmarken
 
Für die Verwendung von Gerichtskostenmarken erlässt das Staatsministerium der Justiz besondere Bestimmungen.
13.
Verwendung von Gerichtskostenstemplern
 
Das Staatsministerium der Justiz kann zulassen, dass Gerichtskosten in Verfahren vor den Gerichten des Freistaates Sachsen sowie Kosten in Justizverwaltungsangelegenheiten unter Verwendung von Gerichtskostenstemplern erhoben werden.
14.
Behandlung der Gelder der Gefangenen
 
Über die Behandlung der Gelder der Gefangenen erlässt das Staatsministerium der Justiz besondere Bestimmungen.“

Anlage 3 zu § 79 SäHO

Bestimmungen über den Einsatz von automatisierten Verfahren
im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-ADV-Best)

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Geltungsbereich
Nr. 2
Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
Nr. 3
Mindestanforderungen
Nr. 4
Verfahrenstest
Nr. 5
Aufbewahren der Dokumentation
Nr. 6
Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
Nr. 7
Datenermittlung und Datenerfassung
Nr. 8
Datenverarbeitung
Nr. 9
Datenfernübertragung
Nr. 10
Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung
1.
Geltungsbereich
 
Für automatisierte Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung, gelten außer den in Rechts- und Verwaltungsvorschriften über die Durchführung von Automatisierungsvorhaben, über den Datenschutz und über die Datensicherung getroffenen Regelungen 24 die nachfolgenden Bestimmungen.
2.
Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
2.1
Das Staatsministerium der Finanzen und der Rechnungshof sind über beabsichtigte Verfahren nach Nummer 1 so rechtzeitig zu unterrichten, daß sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.
2.2
Sollen Verfahren nach Nummer 1 eingesetzt oder geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit durch diese Verfahren die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung berührt werden: ggf. hat das Staatsministerium der Finanzen das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen. Für die Einwilligung ist insbesondere eine allgemein verständliche Beschreibung des Automatisierungsvorhabens mit den Entwürfen der erforderlichen Dienstanweisungen vorzulegen. Außerdem muß die Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Die Verantwortung des zuständigen Staatsministeriums für die Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens, insbesondere für die Richtigkeit der Programme, bleibt unberührt.
2.3
Der Unterrichtung und der Einwilligung bedarf es auch, wenn Verfahren oder Verfahrensteile aus anderen Bereichen übernommen oder wenn die Entwicklung oder die Anwendung von Verfahren oder Verfahrensteilen auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung übertragen werden sollen.
3.
Mindestanforderungen
3.1
Bei der Durchführung der Verfahren nach Nummer 1 ist sicherzustellen, daß
3.1.1
nur dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,
3.1.2
die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung und der Datenverarbeitung durch organisatorische und programmierte Kontrollen z. B. durch Prüferfassung, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern, gewährleistet sind,
3.1.3
die Zugangs- und Zugriffskontrolle gewährleistet ist und in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
3.1.4
jede Veränderung von Dateien nachvollziehbar ist; tritt die Veränderung durch das Ergebnis einer Kumulierung von Datensätzen ein, so muß auch diese nachvollziehbar sein,
3.1.5
Vorkehrungen gegen einen Verlust und eine unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten (Dateien und Verarbeitungsprogramme) getroffen sind und
3.1.6
die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind.
3.2
Bei Speicherbuchführung muß außerdem sichergestellt sein, daß die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der für die Bücher vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten in dem für Informations- und Prüfungszwecke erforderlichen Umfang jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden können.
3.3
Werden Belege in Form von maschinell lesbaren Datenträgern verwendet, so muß über die Anforderungen nach Nummer 3.1 hinaus sichergestellt sein, daß deren Inhalt bis zum Ablauf der für die Belege vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden kann.
4.
Verfahrenstest
 
Bei den Verfahren, die nach Nummer 2.2 der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen bedürfen, ist ihm oder den von ihm beauftragten Stellen sowie dem Rechnungshof Gelegenheit zu geben, sich am Test neuer oder geänderter Verfahren zu beteiligen.
5.
Aufbewahren der Dokumentation
5.1
Die Dokumentation von Verfahren nach Nummer 1 ist gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren.
5.2
Werden für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Erteilung von Kassenanordnungen oder Zahlbarmachung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, 6 Jahre.
5.3
Werden für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Buchführung oder Rechnungslegung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, 10 Jahre.
5.4
Erstreckt sich die Dokumentation von Verfahren oder Verfahrensteilen sowohl auf die in Nummer 5.2 als auch auf die in Nummer 5.3 aufgeführten Bereiche, so gilt die Aufbewahrungszeit nach Nummer 5.3.
5.5
Die Aufbewahrungszeiten beginnen mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Verfahren oder Verfahrensteile letztmalig eingesetzt worden sind.
6.
Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
 
Die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Beteiligten (Nummer 3.1.6) ist durch Dienstanweisung zu regeln. Grundsätzlich sind mindestens die Bereiche Datenermittlung, Datenerfassung und Datenverarbeitung gegeneinander abzugrenzen. Erledigt eine Person in Verfahren, die zu Zahlungen führen, Aufgaben aus mehr als einem dieser Bereiche, oder ist im Bereich Datenverarbeitung die Trennung nach den Funktionsbereichen Systemprogrammierung, Verfahrensentwicklung und -pflege, Arbeitsvorbereitung, Verarbeitung, Arbeitsnachbereitung und Archivierung nicht möglich, so sind zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich.
7.
Datenermittlung und Datenerfassung
7.1
Der Bereich Datenermittlung ist für die richtige und vollständige Ermittlung der Daten verantwortlich. Durch Dienstanweisung ist mindestens zu regeln,
7.1.1
inwieweit und in welcher Form die Richtigkeit von Erfassungs- oder Eingabebelegen, die nicht bereits als Zahlungsanordnungen, deren Anlagen oder begründende Unterlagen nach den Nummern 11 bis 19 zu § 70 festgestellt sind, zu bescheinigen ist und
7.1.2
inwieweit und in welcher Form der Transport von Erfassungs- oder Eingabebelegen durch Arbeitsablaufbelege zu sichern ist.
7.2
Der Bereich Datenerfassung ist für die gesicherte, richtige und vollständige Erfassung der zu verarbeitenden Daten verantwortlich. Die richtige und vollständige Erfassung ist zu bescheinigen und durch geeignete Prüfungen zu sichern. Werden die Datenermittlung und die Datenerfassung von einer Person vorgenommen, so ist in diese Prüfungen auch die Datenermittlung einzubeziehen. In Verfahren, die zu Zahlungen führen, sind die Prüfungen vor der Festsetzung oder Zahlbarmachung durchzuführen. Das Nähere über die Art der Sicherung, der Erfassung und der Bescheinigung sowie über die Art und den Umfang der Prüfung ist durch Dienstanweisung zu regeln.
7.3
Der Bereich Datenerfassung hat den Transport von maschinell lesbaren Datenträgern durch Begleitbelege zu sichern. Das Nähere ist durch Dienstanweisung zu regeln.
7.4
Führt die Erfassung zur Direktverarbeitung der Daten, so sind Regelungen der Zugriffskontrolle (z. B. Benutzerkennung, Password, Abstufung der Zugriffsberechtigung) zu treffen. Die Zugriffe sind zu protokollieren. Das Nähere über die Zugriffskontrolle und die Protokollierung der Zugriffe ist durch Dienstanweisung zu regeln.
8.
Datenverarbeitung
8.1
Der Bereich Datenverarbeitung ist für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten verantwortlich, insbesondere für
8.1.1
die richtige und vollständige Übernahme der Daten zur Verarbeitung,
8.1.2
die richtige und vollständige technische Durchführung der Verarbeitung mit den dokumentierten, freigegebenen und gültigen Programmen,
8.1.3
die Wiederholbarkeit der Verarbeitung im Falle nicht einwandfreier Arbeitsergebnisse,
8.1.4
die vollständige Durchführung der ihm obliegenden organisatorischen und sonstigen Kontrollen,
8.1.5
die Sicherung der Datenbestände und der Programme gegen Verlust, unzulässige Weitergabe, unbeabsichtigte und unbefugte Veränderung oder Verwendung durch technische und organisatorische Maßnahmen und
8.1.6
die richtige und vollständige Weiterleitung der Arbeitsergebnisse.
8.2
Die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten ist zu bescheinigen. Die Bescheinigung schränkt die Verantwortung anderer Stellen für die Richtigkeit der Arbeitsergebnisse entsprechend ein; sie ist gegebenenfalls eine Teilbescheinigung nach Nummer 19.1 zu § 70.
8.3
Der Transport von maschinell lesbaren Datenträgern und die Abgabe von Arbeitsergebnissen sind durch Begleitbelege oder auf andere Weise zu sichern.
8.4
Das Nähere über die Sicherung des Arbeitsablaufs und die Maßnahmen im Störungsfall ist durch Dienstanweisung zu regeln.
9.
Datenfernübertragung
9.1
Bei Datenfernübertragung ist sicherzustellen, daß
9.1.1
die Daten richtig und vollständig gesendet und empfangen werden,
9.1.2
die Übertragung von Daten wiederholt werden kann und
9.1.3
die Daten von Sende- und Empfangsdateien visuell lesbar gemacht werden können.
9.2
Die zur Sicherung erforderlichen Maßnahmen sind durch Dienstanweisung festzulegen.
10.
Prüfung der Verfahrensabläufe und der Einhaltung von Dienstanweisungen
 
Durch mindestens stichprobenweise Prüfung ist sicherzustellen, daß die genehmigten Verfahrensabläufe und die in den Dienstanweisungen getroffenen Regelungen eingehalten werden. Bei der Prüfung ist darauf zu achten, daß die erforderlichen Belege vorhanden sind und vorschriftsmäßig aufbewahrt werden.
11.
Werden Verfahren nach Nummer 1 ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung zur Durchführung übertragen, so ist sicherzustellen, daß die Bestimmungen der Nummern 2 bis 9 beachtet werden.

Anlage 4 zu § 79 SäHO

Bestimmungen für die Übernahme des Inhalts von aufzubewahrenden Unterlagen
des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Bildträger(HKR-Mikrofilm-Best)

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Anwendungsbereich, Einwilligungsverfahren
Nr. 2
Mindestanforderungen
Nr. 3
Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens
Nr. 4
Ordnen und Aufbewahren der Mikrofilme
Nr. 5
Dienstanweisung
Nr. 6
Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
1.
Anwendungsbereich, Einwilligungsverfahren
1.1
Der Inhalt von aufzubewahrenden Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere von Büchern und Belegen, kann unter Beachtung des § 7 SäHO auf Bildträger übernommen werden. Die Originalunterlagen oder Speicherinhalte können mit Einwilligung des Finanzministers und, soweit erforderlich, im Einvernehmen mit dem Rechnungshof vorzeitig vernichtet oder gelöscht werden, soweit nicht ihre weitere Aufbewahrung vorgeschrieben oder aus besonderen Gründen geboten ist. Werden die Originalunterlagen vernichtet oder die Speicherinhalte gelöscht, so sind an deren Stelle die Bildträger aufzubewahren.
1.2
Wird als Bildträger der Mikrofilm verwendet, so sind die nachfolgenden Bestimmungen zu beachten.
2.
Mindestanforderungen
 
Wird der Inhalt von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm übernommen, so ist sicherzustellen, daß
2.1
das angewendete Verfahren den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit und der Verfahrenssicherheit entspricht (Nr. 3),
2.2
die Wiedergabe auf dem Mikrofilm dauerhaft ist und mit der visuell lesbaren Unterlage oder mit dem Inhalt des magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichers übereinstimmt,
2.3
die für die Übernahme auf Mikrofilm und die für die Aufbewahrung der Mikrofilme verantwortlichen Stellen eindeutig bestimmt sind,
2.4
die geordnete und sichere Aufbewahrung der Mikrofilme geregelt ist (Nr. 4) und
2.5
der Inhalt des Mikrofilms jederzeit in angemessener Frist mit Hilfe eines Lesegerätes oder durch Rückvergrößerung als Papierkopie wiedergegeben werden kann.
3.
Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens
3.1
Soll der Inhalt von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm übernommen werden, so hat die für die Übernahme zuständige Stelle (Nr. 2.3) festzulegen
3.1.1
das Verfilmungsverfahren (z. B. Verfilmung visuelle lesbarer Unterlagen, COM-Verfahren),
3.1.2
das Filmmaterial (z. B. Positivfilm, Negativfilm, Anforderungen an die Haltbarkeit), das Filmformat und den Verkleinerungsmaßstab,
3.1.3
das Entwicklungsverfahren,
3.1.4
die Aufbereitungsform (z. B. Filmrolle, Jacket, Fiche) und
3.1.5
die Anzahl der aus Gründen der Sicherung sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke herzustellenden Kopien.
3.2
Bücher, Belege und sonstige Unterlagen sind so geordnet auf Mikrofilm zu übernehmen, wie es den Bestimmungen über das Ordnen der betreffenden Unterlagen entspricht. Dabei ist sicherzustellen, daß die einzelnen Aufzeichnungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist aufgefunden werden können. Erstreckt sich der zu übernehmende Inhalt einer visuell lesbaren Unterlage über mehrere Seiten, so ist er so auf Mikrofilm zu übernehmen, daß der Zusammenhang gewahrt bleibt.
3.3
Der Mikrofilm ist nach der Entwicklung unverzüglich auf Vollständigkeit und Lesbarkeit zu überprüfen. Fehlerhafte Aufzeichnungen sind durch Wiederholung der Verfilmung richtigzustellen. Ist eine fehlerfreie Aufzeichnung einer visuell lesbaren Unterlage nicht möglich, so kann sie nicht durch Mikrofilm ersetzt werden. Ist eine fehlerfreie Aufzeichnung des Inhalts eines magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichers auf Mikrofilm nicht möglich, so ist der Inhalt des Speichers auszudrucken.
3.4
Sofern ein Mikrofilm bei der Entwicklung, bei der Prüfung oder bei der Herstellung von Kopien reißt, ist er zu kleben; die Rißstelle muß erkennbar bleiben.
3.5
Werden bei der Übernahme des Inhalts von Unterlagen auf Mikrofilm Stellen außerhalb der Landesverwaltung beteiligt, so bleibt die Verantwortung der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) unberührt.
3.6
Über die Übernahme auf Mikrofilm ist von der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) ein Nachweis zu führen; er muß mindestens enthalten
3.6.1
die Art und den Umfang der auf Mikrofilm übernommenen Unterlagen,
3.6.2
den Ort und das Datum der Übernahme,
3.6.3
die Bezeichnung der Stellen, die an der Übernahme mitgewirkt haben, sowie die Bescheinigungen dieser Stellen über die vollständige und unveränderte Übernahme der Unterlagen, über die Art des verwendeten Filmmaterials, über die ordnungsgemäße Durchführung des Verfilmungsverfahrens und über die Prüfung nach Nr. 3.3 Satz 1 und
3.6.4
die Aufbewahrungszeit für den Mikrofilm.
4.
Ordnen und Aufbewahren der Mikrofilme
4.1
Die Mikrofilme sind in derselben Ordnung aufzubewahren, die für das Aufbewahren der Originalunterlagen gilt.
4.2
Für das Aufbewahren der Mikrofilme gelten dieselben Aufbewahrungszeiten wie für die Originalunterlagen.
4.3
Die für das Aufbewahren der Mikrofilme zuständige Stelle (Nr. 2.3) hat sicherzustellen, daß die Mikrofilme so gelagert werden, daß ihre Haltbarkeit und Lesbarkeit nicht beeinträchtigt werden. Sie hat die Mikrofilme in regelmäßigen Zeitabständen auf ihren Zustand hinsichtlich Haltbarkeit und Lesbarkeit zu überprüfen.
5.
Dienstanweisung
5.1
Das Nähere über die Verwendung von Mikrofilmen im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens ist durch Dienstanweisung zu regeln, die jeweils die Besonderheiten des einzelnen Anwendungsbereiches berücksichtigen muß. Dabei ist zu bestimmen, welche Stellen für das Aufbewahren der Kopien zuständig sind.
5.2
Werden bei der Übernahme des Inhalts von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm Stellen außerhalb der Landesverwaltung beteiligt, so ist zu bestimmen, in welchen Fällen ein Bediensteter der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) bei der Verfilmung und der Herstellung von Kopien anwesend sein muß.
6.
Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
 
Wird die Übernahme des Inhalts von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung übertragen, so ist sicherzustellen, daß die Bestimmungen der Nrn. 2 bis 5 beachtet werden.

Anlage 5 zu § 79 SäHO
(zu Nummer 12.2.1 zu § 79)

Prüfpflicht des Sachbearbeiters (Buchhalters)

I.
Prüfung der Kassenanordnungen
1.
Die Prüfung des Buchhalters gemäß Nummer 12.2.1 zu § 79 beschränkt sich auf die formelle Ordnungsmäßigkeit (= formelle Richtigkeit und Vollständigkeit) der Kassenanordnungen.
2.
Bei der Prüfung der Kassenanordnung auf formelle Ordnungsmäßigkeit (Nummer 1) ist von Folgendem auszugehen:
2.1.
Eine Kassenanordnung ist als formell ordnungsgemäß zu betrachten, wenn alle nach Nummer 5.1 zu § 70 und nach Anlage 4 zu § 70 (EDVBK) erforderlichen Angaben formell richtig enthalten sind.
2.2.
Soweit in der Kassenanordnung Angaben nicht in jedem Fall erforderlich sind (zum Beispiel Nummer des Bestandsverzeichnisses und Unterschrift des Bestandsverwalter), ist nicht zu prüfen, ob eine solche Angabe etwa erforderlich gewesen wäre. Dass solche Angaben erforderlichenfalls in der Kassenanordnung enthalten sind, liegt im ausschließlichen Verantwortungsbereich des Feststellers der sachlichen Richtigkeit (Nummer 12.1.2 zu § 70).
2.3.
Eventuell beigegebene begründende Unterlagen zu einer Kassenanordnung sind nicht zu prüfen. Lediglich begründende Unterlagen zu Kassenanordnungen für wiederkehrende Zahlungen, die gemäß Nummer 10.6 zu § 70 zunächst an die Kasse zu geben sind, sind hinsichtlich der richtigen Übernahme der Beträge und sonstigen Angaben aus den Unterlagen in die Kassenanordnung zu überprüfen. Nach der Prüfung sind die begründenden Unterlagen an die anordnende Dienststelle zurückzugeben.
2.4.
Sachverhalte, die vom Feststeller der sachlichen oder rechnerischen Richtigkeit bescheinigt sind, sind weder nachzurechnen noch nachzuprüfen; dies ist Aufgabe der Rechnungsprüfung.
2.5.
Werden bei Beachtung der Nummern 2.1 bis 2.4 gleichwohl erhebliche Fehler bemerkt (zum Beispiel unvollständige oder widersprüchliche Angaben, erkennbare Verstöße gegen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften), sind diese der Anordnungsstelle mitzuteilen. In schwerwiegenden Fällen (insbesondere wenn Überzahlungen oder Zahlungen an Unberechtigte oder Überweisungen auf unrichtige Konten eintreten würden) ist nach Nummer 12.3 zu § 79 zu verfahren.
II.
Prüfung der Zahlstellenabrechnungen
1.
Prüfung des Titelverzeichnisses:
Die Prüfung des Titelverzeichnisses erstreckt sich auf die Prüfung der Richtigkeit der Schlusssummen in Spalte 4 des Titelverzeichnisses.
2.
Prüfung der Abrechnungsnachweisung:
In der Abrechnungsnachweisung ist die Richtigkeit der Eintragungen und der Abgleichung zu prüfen. Gegebenenfalls ist zu prüfen, ob aufgrund der Begründung die Überschreitung des Zahlstellenhöchstbestandes gerechtfertigt ist.
3.
Abgleichung mit dem Vorschussbuch:
Der Zahlstellen-Sollbestand ist mit dem nach der Buchung der Zahlstellenabrechnung sich ergebenden Stand des Vorschussbuches abzugleichen.

Muster zu § 79 SäHO

Muster 1 zu § 79 SäHO

Muster 2 zu § 79 SäHO

Muster 3 zu § 79 SäHO

Muster 3a zu § 79 SäHO

Muster 4 zu § 79 SäHO

Muster 5 zu § 79 SäHO

Muster 6 zu § 79 SäHO

Anlage zu § 80 SäHO
(zu Nr. 9.2 zu § 80)

Bestimmungen über die sonstigen Rechnungsunterlagen für staatliche Tiefbaumaßnahmen

Die Ämter der staatlichen Straßenbau- und Wasserwirtschaftsverwaltung haben für alle Neu-, Um- oder Ausbauten

  • die Originalrechnungen und
  • sonstige Rechnungsunterlagen für die Rechnungsprüfung bereitzuhalten.

Die sonstigen Rechnungsunterlagen bestehen aus:

1.
den Planungsunterlagen nach §§ 24 und 54 SäHO,
2.
der Sammlung der Haushaltsmittelzuweisungen und der Verpflichtungsermächtigungen,
3.
den Haushaltsüberwachungslisten (nur bei Baumaßnahmen, für die ein eigener Titel ausgebracht ist, oder für die die Führung der Haushaltsüberwachungsliste ausdrücklich angeordnet wurde),
den Ausgabeblättern (einschließlich Grunderwerb) für den Straßenbau,
den Bauausgabeblättern mit Beitragslisten für den Wasserbau,
4.
den Abrechnungsakten zu den Schlußrechnungen bestehend aus:
4.1
den Verdingungsunterlagen, wie
 
–
Angebotsunterlagen,
 
–
Verdingungsverhandlung,
 
–
Wertung der Angebote,
 
–
Gegenüberstellung der Einheitspreise,
4.2
den Vertragsunterlagen, wie
 
–
Angebot mit Leistungsverzeichnis des Auftragnehmers,
 
–
Zuschlagsschreiben, Auftragsbestätigung,
 
–
zusätzliche und besondere Vertragsbedingungen,
 
–
zusätzliche technische Vorschriften,
 
–
Nachtragsvereinbarungen (Angebote, Bestellscheine),
4.3
den Ausführungsunterlagen (§ 3 VOB/B),
4.4
den Berechnungsunterlagen für die Kostenansätze, wie
 
–
Aufmaßblätter,
 
–
Massenberechnungen,
 
–
Abrechnungszeichnungen,
 
–
Stundenlohnzettel (§ 15 Nr. 3 VOB/B),
 
–
Liefer- und Wiegescheine,
4.5
dem Nachweis über den Ist- und Sollverbrauch der Baustoffe, soweit Lieferung und Ausführung getrennt verrechnet werden,
4.6
der Abnahmeniederschrift und gegebenenfalls den Vermerken über die Mängelbeseitigung,
4.7
den Prüfungszeugnissen über die Untersuchung von Baustoffen und/oder Bauteilen und
5.
dem Bautagebuch oder der Sammlung der Tagesberichte.

Die sonstigen Rechnungsunterlagen sind nach der vorstehenden Gliederung zu ordnen.

Muster zu § 80 SäHO

Muster 1 zu § 80 SäHO

Muster 2 zu § 80 SäHO

Muster 3 zu § 80 SäHO

1
Die Stellen für Schreibkräfte sind getrennt auszuweisen.
2
Vergleiche auch Nummer 1.4.2.2 Vorl. VwV zu § 59
3
beachte Punkt 4 der Bek vom 14. Juni 2003 (SächsABl. S. 125):
Für den Zeitraum vom 29. Juni 2002, ab In-Kraft-Treten der Änderungen in § 49a VwVfG durch Artikel 13 HZvNG, bis zum 31. Dezember 2002 gelten die Bestimmungen der Vorl. VwV zu § 44 SäHO unverändert.
[Anmerkung: Bis 30. Juni 2002 ist einheitlich mit 3 vom Hundert über dem jeweiligen Basiszinssatz im Sinne des § 1 Diskontsatz-Überleitungs-Gesetzes (DÜG) vom 9. Juni 1998 (BGBl. I S. 1242), zuletzt geändert durch Artikel 2 Absatz 3 des Gesetzes vom 27. Juni 2000 (BGBl. I S. 897), und ab 1. Juli 2002 mit 3 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich zu verzinsen (vergleiche SächsZinsÜG).]
4
Derzeit ist mit 5 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB jährlich zu verzinsen.
5
bezgl. des Inkrafttretens beachte Ziffer II Nr. 2 der VwV vom 7. Juni 2004 (SächsABl. S. 680, 682)
6
beachte Punkt 4 der Bek vom 14. Juni 2003 (SächsABl. S. 125):
Für den Zeitraum vom 29. Juni 2002, ab In-Kraft-Treten der Änderungen in § 49a VwVfG durch Artikel 13 HZvNG, bis zum 31. Dezember 2002 gelten die Bestimmungen der Vorl. VwV zu § 44 SäHO unverändert.
[Anmerkung: Bis 30. Juni 2002 ist einheitlich mit 3 vom Hundert über dem jeweiligen Basiszinssatz im Sinne des § 1 Diskontsatz-Überleitungs-Gesetzes (DÜG) vom 9. Juni 1998 (BGBl. I S. 1242), zuletzt geändert durch Artikel 2 Absatz 3 des Gesetzes vom 27. Juni 2000 (BGBl. I S. 897), und ab 1. Juli 2002 mit 3 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich zu verzinsen (vergleiche SächsZinsÜG).]
7
Derzeit ist mit 5 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB jährlich zu verzinsen.
8
Die in Betracht kommende Finanzierungsart ist im Zuwendungsbescheid zu bestimmen
9
zum Beispiel Anliegerbeiträge
10
Die SäZBau gelten nicht für Zuwendungen an kommunale Körperschaften (vergleiche Nr. 6.2.10 VVK)
11
Amtl. Fußnote:
Fotokopien von Anlagen, die von Dienststellen angefertigt werden, sind zugelassen, wenn die Übereinstimmung mit dem Original von zuständiger Stelle bescheinigt wird.
12
Es dürfen nur Drucker verwendet werden, für die die Bundesanstalt für Materialforschung (BAM) ein Zertifikat gem. § 26 DONot ausgestellt hat. Fernkopierer (Telefax) sind nicht zugelassen.
13
Soweit eine Stellenbindung besteht, treten an die Stelle der Ausgabemittel die StellenAmtl. Fußnote: Kreditkarten sind kein Zahlungsmittel i. S. d. Nr. 28.
14
Amtl. Fußnote:
Kreditkarten sind kein Zahlungsmittel i. S. d. Nr. 28.
15
Amtl. Fußnote:
Vgl. § 6 Nr. 1 Hinterlegungsordnung vom 10. März 1937 (Reichsgesetzblatt I Seite 285).
16
Amtl. Hinweis zu Nr. 40:
Es sind zu unterscheiden:
Amtl. Hinweis
Buchst. Gegenstand
a) Fälligkeitstag: Er bestimmt sich nach den einschlägigen gesetzlichen oder vertraglichen Bestimmungen und ist in der Kassenanordnung anzugeben.
b) Einzahlungstag: VwV Nr. 40; Tag, an dem in der Regel eine Forderung rechtswirksam erfüllt ist.
c) Buchungstag: VwV Nr. 20 zu § 71.
Zu beachten ist, daß der Begriff „Einzahlungstag“ in anderen Rechts- und Verwaltungsvorschriften z. T. eine andere Bedeutung hat (Fälligkeit im Sinne von §§ 11, 16, 17 SäHO: Kassenwirksamkeit = Einzahlungstag).
17
Ob eine Rechnung in Form eines Telefaxes oder eines Datensatzes (E-mail) als begründende Unterlage anerkannt werden kann, hat der Feststeller der sachlichen Richtigkeit zu entscheiden. Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit sollte zweckmäßigerweise ausdrücklich vermerken, dass das Telefax oder der Datensatz als Originalbeleg anerkannt wird.
18
Scheckgesetz vom 14. 08. 1933, zuletzt geändert am 17. 7. 1985 (BGBl. I S. 1507)
19
Die Vorlegungsfristen betragen für Schecks, – die im Inland ausgestellt und zahlbar sind: 8 Tage - die in Europa oder in einem an das Mittelmeer angrenzenden Land ausgestellt sind: 20 Tage – die in einem anderen Erdteil ausgestellt sind: 70 Tage
20
vgl. § 59 a Außenwirtschaftsverordnung vom 18. Dezember 1986 (BGBl. S. 2671) in der jeweils geltenden Fassung
21
Abweichend hiervon sind bis auf weiteres im Justizbereich für Gebühren und Strafen folgende Buchungsstellen einzurichten:
Buchungsstellen
Buchst. Erläuterung
a) Zu Soll stehende Einnahmen an Gebühren,
b) nicht zu Soll stehende Einnahmen und Gebühren,
c) Rückzahlungen durch Absetzung von den Einnahmen zu b,
d) Einnahmen an Strafen,
e) Rückzahlungen durch Absetzung von den Einnahmen zu d,
22
Die Sollstellung erfolgt nur im Vorbuch zum Titelbuch (Nr. 9)
23
Amtliche Fußnote:
Die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 erfolgt bei wiederkehrenden Ausgaben zweckmäßigerweise auf einer Zusammenstellung (vgl. Nr. 19.2 zu § 71).
24
Amtl. Fußnote:
Bekanntmachung der Grundsätze für Datenübermittlung und Datenträgeraustausch (Datenübermittlungs-Grundsätze) vom 31.07.90 (Bundesanzeiger Nr. 209 vom 09.11.90)