Verwaltungsvorschrift des SMWK zur Sächsischen Beurteilungsverordnung

1.

Anwendungsbereich

 

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamten des Freistaates Sachsen im Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst mit Ausnahme des in § 3 Abs. 1 Nr. 1, 3 und 4 SächsBeurtVO genannten Personenkreises.

2.

Ziel der dienstlichen Beurteilung

 

Dienstliche Beurteilungen haben zum Ziel, ein aussagefähiges, möglichst objektives und vergleichbares Bild der Leistung der Beamten zu gewinnen. Sie bilden die Grundlage für transparente, leistungs- und anforderungsgerechte Personalentscheidungen und dienen der Steuerung der Personalentwicklung.

3.

Regelbeurteilung

 

Die Beamten sind alle drei Jahre zu beurteilen, und zwar beginnend

 

a)

am 1. Oktober 2003 die Beamten des höheren Dienstes,

 

b)

am 1. Januar 2004 die Beamten des gehobenen Dienstes und

 

c)

am 1. März 2004 die Beamten des mittleren und des einfachen Dienstes.

 

Die Beurteilung soll innerhalb eines Monats erstellt werden.

4.

Aufgabenbeschreibung

 

Die Beurteilung hat sich anhand des vorgegebenen Beurteilungsbogens (§ 6 Abs. 3 SächsBeurtVO) an der Aufgabenbeschreibung zu orientieren. Die Aufgabenbeschreibung muss die den allgemeinen Aufgabenbereich des Beamten im Beurteilungszeitraum prägenden Tätigkeiten sowie ihm übertragene Sonderaufgaben aufführen.

5.

Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale

 

a)

Für die Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale gilt der Beurteilungsmaßstab des § 6 Abs. 4 Satz 1 SächsBeurtVO . Die Bewertung kann sich an der als Anlage 1 beigefügten beispielhaften Erläuterung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale orientieren.

 

b)

Die Gesamtnote errechnet sich aus dem Durchschnittswert der einzelnen Bewertungsgruppen, deren Noten sich jeweils aus dem Durchschnittswert der Einzelmerkmale ergeben. Dabei sind die Gesamtnote und die Noten der Bewertungsgruppen auf zwei Stellen hinter dem Komma zu berechnen.

 

c)

Werden zwei oder mehr Einzelmerkmale einer Gruppe oder wird eine Gruppe von Einzelmerkmalen insgesamt nicht bewertet, ist dies schriftlich zu begründen. Die Einzelmerkmale der Gruppe „Führungsverhalten“ sollen bewertet werden, wenn mindestens sechs Monate lang Führungsaufgaben wahrgenommen wurden. Beamte des mittleren und gehobenen Dienstes nehmen im Ministerium in der Regel keine Führungsaufgaben wahr.

 

d)

Die Zuerkennung von 7,0 Punkten und besser bei Einzelmerkmalen und der Gesamtnote ist schriftlich zu begründen, ebenso wie die Zuerkennung von weniger als 3,0 Punkten.

6.

Zuständigkeit

 

a)

Zuständig für die Beurteilung im Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst ist

 

 

aa)

der Amtschef für die Beamten des höheren Dienstes im Ministerbüro, im Leitungsbüro und im Referat Presse- und Öffentlichkeitsarbeit,

 

 

bb)

der jeweilige Abteilungsleiter für die Beamten des höheren Dienstes seiner Abteilung,

 

 

cc)

der jeweilige Referatsleiter für die Beamten des gehobenen und des mittleren Dienstes seines Referates,

 

 

dd)

der jeweilige Fachabteilungsleiter für die Leiter der nachgeordneten Einrichtungen des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst.

 

b)

Die Leiter der nachgeordneten Einrichtungen des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst können die Zuständigkeit für die Durchführung der Beurteilungen in der jeweiligen Einrichtung in eigener Zuständigkeit festlegen.

 

c)

Beamte, die am Beurteilungsstichtag länger als ein Jahr abgeordnet sind, können im Einvernehmen mit dem zuständigen Beurteiler der abgebenden Behörde vom zuständigen Beurteiler der aufnehmenden Behörde beurteilt werden. Der Beurteilende erhält von dem anderen Beurteiler, der innerhalb des Beurteilungszeitraumes mindestens sechs Monate für den Beamten zuständig war, einen Beurteilungsbeitrag. Nummer 10 Buchst. a Satz 2 gilt entsprechend.

7.

Beurteilungskommission

 

a)

Die Beurteilungskommission gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 SächsBeurtVO im Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst setzt sich zusammen aus dem Amtschef, den Leitern der Abteilungen und dem Leiter des Referats Personal. Bei der Beurteilung der Beamten des gehobenen und mittleren Dienstes wird die Entscheidung der Beurteilungskommission abteilungsweise vorbereitet durch den jeweiligen Abteilungsleiter, die jeweiligen Referatsleiter und den Leiter des Referates Personal.

 

b)

Die Letztentscheidung über Inhalt und Gesamtnote der Beurteilung liegt bei der Beurteilungskommission unter dem Vorsitz des Staatssekretärs.

 

c)

Die Leiter der nachgeordneten Einrichtungen des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst legen die Zusammensetzung der Beurteilungskommission in Anlehnung an die Regelung für das Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst in eigener Zuständigkeit fest.

8.

Vergleichsgruppen

 

a)

Gemäß § 8 Abs. 1 SächsBeurtVO sind möglichst große Vergleichsgruppen aus Beamten derselben Besoldungsgruppe innerhalb einer Laufbahngruppe zu bilden. Bei Leitern von Abteilungen, Referaten, Dezernaten und Sachgebieten ist ausnahmsweise die Bildung einer Vergleichsgruppe auf Funktionsebene zulässig. Bei der Bildung einer Vergleichsgruppe sind nur die Beamten zu berücksichtigen, die beurteilt werden.

 

b)

Umfasst eine Vergleichsgruppe weniger als zehn Personen, ist bei der Bildung der Gesamtnoten eine Differenzierung anzustreben, die der Festlegung der Richtwerte möglichst entspricht.

9.

Probezeitbeurteilung

 

a)

Bei der Probezeitbeurteilung entfällt die Vergabe von Punktwerten. Der vorgesehene Beurteilungsbogen (Anlage 2 zu § 6 Abs. 6 Satz 3 SächsBeurtVO) ist zu verwenden.

 

b)

Für eine Vergleichbarkeit des Ergebnisses der Probezeitbeurteilung mit den Punktwerten gilt folgende Regelung:

• „übertrifft die Anforderungen“ entspricht einer Beurteilung von besser als 5,5 Punkten
• „entspricht den Anforderungen“ entspricht einer Beurteilung von 3,5 bis 5,49 Punkten
• „entspricht nicht den Anforderungen“ entspricht einer Beurteilung von schlechter als 3,5 Punkten.

 

c)

Eine überdurchschnittliche Bewährung kann nur dann zuerkannt werden, wenn bei der Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale überwiegend das Ergebnis „übertrifft die Anforderungen“ erreicht wird.

10.

Schriftliche Beurteilungsbeiträge

 

a)

Von einem früheren Beurteiler, der innerhalb des Beurteilungszeitraumes mindestens sechs Monate für den Beamten zuständig war, ist anlässlich des Wechsels des Beamten in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Beurteilers beziehungsweise anlässlich des Wechsels des Beurteilers ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag einzuholen. Der Beurteilungsbeitrag ist entsprechend der Anlage 2 zu § 6 Abs. 6 Satz 3 SächsBeurtVO zu erstellen.

 

b)

Der Beurteilungsbeitrag ist dem Beamten zu eröffnen und zu der Personalakte zu nehmen.

 

c)

Zur Erstellung einer Beurteilung sind dem zuständigen Beurteiler die im Beurteilungszeitraum gefertigten Beurteilungsbeiträge zur Verfügung zu stellen.

11.

Beurteilung Schwerbehinderter

 

Bei der Beurteilung schwerbehinderter Beamter ist die Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Durchführung des Sozialgesetzbuches – Neuntes Buch – (SGB IX) Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen im öffentlichen Dienst im Freistaat Sachsen (VwV SGB IX) vom 17. Dezember 2002 (SächsABl. S. 1273) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.

12.

Beamte mit Sonderfunktionen

 

Bei der Beurteilung von Mitgliedern der Personalräte sowie der Jugend- und Auszubildendenvertretung, von Schwerbehindertenvertrauensleuten und von Frauenbeauftragten ist deren Tätigkeit im Ehrenamt für die Beurteilung außer acht zu lassen. Bei vollständiger Freistellung dieser Beamten für ihr Ehrenamt wird keine Beurteilung vorgenommen.

13.

Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilung

 

Die Beurteilung und eine eventuell gefertigte Äußerung des Beamten hierzu sind zur Personalakte zu nehmen. Nach Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte sind Entwürfe und Notizen zu vernichten.

14.

Mitarbeitergespräch

 

Für Aufzeichnungen über das Mitarbeitergespräch (Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch) im Sinne des § 9 SächsBeurtVO und Nummer 31 der Dienstordnung für die Behörden des Freistaates Sachsen vom 14. Januar 1999 (SächsABl. S. 100) wird die Verwendung des Formblattes nach Anlage 2 empfohlen. Das ausgefüllte Formblatt ist zur Personalakte zu nehmen.

15.

Ausführungsbestimmungen

 

Die nachgeordneten Einrichtungen des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst können ergänzende Ausführungsbestimmungen erlassen. Sie bedürfen der Genehmigung des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst.

16.

In-Kraft-Treten und Außer-Kraft-Treten

 

Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Wirkung vom 1. Oktober 2003 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst (Verwaltungsvorschrift des SMWK zur Sächsischen Beurteilungsverordnung – SächsBeurtVO-VwV-SMWK) vom 1. September 2000 (SächsABl. S. 750) außer Kraft.

Dresden, den 7. November 2003

Der Staatsminister
für Wissenschaft und Kunst
Dr. Matthias Rößler

Anlage 1
(zu Nummer 5 Buchst. a Satz 2)

Erläuterung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale (Beispiele)

Anlage 2