VwV Aktenordnung Sozialgerichtsbarkeit

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1
Anwendungsbereich

(1) Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. Die Regelungen gelten für Papierakten und für elektronische Akten. Sieht eine Rechtsvorschrift vor, dass Akten teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form geführt werden können, gelten für den jeweiligen Teil die nachfolgenden Regelungen zur Papier- oder elektronischen Aktenführung. In diesem Fall sind in beiden Teilen der Akte gegenseitige Verweise aufzunehmen.

(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- und Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften.

(3) Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von dem Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung (Staatsministerium) erlassenen besonderen Vorschriften. Soweit das Staatsministerium von dieser Befugnis keinen Gebrauch macht, kann die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts Anordnungen treffen. Hierüber ist das Staatsministerium zu informieren.

§ 2
Aktenzeichen und Register

(1) Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. Ein verfahrenseinleitendes Dokument ist bei Eingang auch dann nur einmal zu registrieren, wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle Anträge, Erklärungen, Handlungen und Entscheidungen, die ganz oder teilweise zu einer Angelegenheit gehören, mit der das Gericht befasst ist oder war, insbesondere betreffend

1.

Prozesskostenhilfe,

2.

Zwangs- und Ordnungsmittel mit Ausnahme der Ordnungsgelder nach § 18 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe h,

3.

Berichtigung und Ergänzung,

4.

Aufhebung und Abänderung,

5.

Rechtsbehelfe mit Ausnahme der nach § 18 Absatz 1 Nummer 2 und 5 zu registrierenden Verfahren,

6.

Rügen,

7.

Zwangsvollstreckung,

8.

Fortführung nach Aussetzung, Nichtbetrieb, Ruhen oder Unterbrechung,

9.

Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,

10.

Kosten- und Vergütungsfestsetzung mit Ausnahme der Vergütungsfestsetzung für ehrenamtliche Richterinnen und Richter nach § 18 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe g,

11.

Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,

12.

Kostenansatz und Mitteilungen.

Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, erhält es ein neues Aktenzeichen. Obwohl Teil eines Geschäftsvorgangs, erhält ein Verfahren ein neues Aktenzeichen, wenn¹

1.

die Hauptsache eingeht und ein vorangegangenes selbstständiges Prozesskostenhilfeverfahren länger als einen Monat durch Beschluss erledigt ist, ohne dass innerhalb dieser Frist ein neuer Antrag auf Prozesskostenhilfe gestellt oder Beschwerde gegen den ablehnenden Prozesskostenhilfebeschluss eingelegt wurde, oder eine innerhalb dieser Frist erhobene Beschwerde gegen den ablehnenden Prozesskostenhilfebeschluss länger als einen Monat erledigt ist,

2.

zu einem nach § 16 oder § 17 registrierten Verfahren eine Rüge nach § 178a Sozialgerichtsgesetz (SGG) eingeht,

3.

es fortgesetzt wird, nachdem es

a)

bei Aussetzung oder Ruhen nicht innerhalb von sechs Monaten nach der Anordnung weiterbetrieben worden war,

b)

bei Unterbrechung nicht innerhalb von sechs Monaten nach Eintritt der Unterbrechung weiterbetrieben worden war, es sei denn, der Nichtbetrieb beruht auf einer Anfechtung eines Grund-, Zwischen- oder Teilurteils,

c)

sechs Monate nicht betrieben worden war, weil die ladungsfähige Anschrift eines Beteiligten nicht mehr feststellbar war, deshalb eine Aufforderung im Sinne des § 102 Absatz 2 Satz 1 SGG nicht erfolgen konnte und die Verfahrensgegnerin oder der Verfahrensgegner zugestimmt hat,

4.

es nach Zurückverweisung aus der Rechtsmittelinstanz durch denselben Spruchkörper fortgeführt wird,

5.

es durch Anfechtung einer verfahrensbeendenden Erklärung fortgesetzt wird,

6.

eine Untätigkeitsklage nach Erlass des Bescheids oder Widerspruchsbescheids geändert wird (§ 99 Absatz 1, § 131 Absatz 1 Satz 3 SGG),

7.

ein Beschwerdeverfahren nach § 145 SGG nach Zulassung der Berufung als Berufungsverfahren weitergeführt wird sowie

8.

es nach Erlass eines Vorbehaltsurteils (§ 202 SGG in Verbindung mit § 302 Zivilprozessordnung [ZPO]) im Nachverfahren weiterbetrieben wird.

(2) Das Aktenzeichen wird gebildet aus:

1.

dem Kennzeichen „S“ für Sozialgericht oder dem Kennzeichen „L“ für Landessozialgericht,

2.

der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers, der Güterichterin oder des Güterichters,

3.

dem Registerzeichen nach Anlage 1,

4.

der fortlaufenden Nummer der jahrgangsweisen Registrierung, davon getrennt durch einen Schrägstrich,

5.

den beiden Endziffern des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist, zum Beispiel mit Eingang der Klage, des Antrags oder des Rechtsmittels,

6.

gegebenenfalls weiteren in Anlage 2 definierten Zusatzzeichen,

7.

dem Registerzeichen aus Anlage 1 als weiterem Zusatzzeichen bei Entschädigungsklagen nach § 202 Satz 2 SGG in Verbindung mit § 201 Gerichtsverfassungsgesetz (GVG).

Das Aktenzeichen dient auch als Geschäftsnummer.

(3) Die Verfahren werden durch die von dem Staatsministerium zugelassenen Programme registriert. Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

§ 3
Bildung der Akten

(1) Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten können in einer Akte nur gesammelt werden (Sammelakte), soweit es in dieser Aktenordnung bestimmt ist.

(2) Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind alle geforderten Angaben zu vermerken, insbesondere:

1.

das Gericht,

2.

das Aktenzeichen,

3.

die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie ihrer Vertreterinnen und Vertreter,

4.

die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,

5.

weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.

Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. Auf Anordnung des Spruchkörpers oder seiner oder seines Vorsitzenden sind die Angaben um eine Aufstellung der Aktenzeichen aller weiteren anhängigen und abgeschlossenen Verfahren der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin oder des Antragstellers bei dem Gericht zu ergänzen. Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3) Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. Wenn Zustelldokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4) Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5) Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6) Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung zur Kostenverfügung (VwV Kostenverfügung). Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung über die Durchführungsbestimmungen zur Prozess- und Verfahrenskostenhilfe sowie zur Stundung der Kosten des Insolvenzverfahrens.

(7) Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8) Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9) Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10) Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichtsleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.

§ 4
Aktenarten

(1) Eine Akte besteht aus einer Hauptakte und bei Bedarf aus zusätzlichen Heften. Hefte können zum Beispiel für Dokumente über die Kostenbehandlung oder die Zustellung angelegt werden. Die Seiten oder Blätter eines Heftes sind neu beginnend zu nummerieren. Das Anlegen von Heften ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.

(2) Bei Papierakten wird auf Anordnung ein Doppel der Akte angelegt, wenn ein Gericht höherer Instanz über ein Rechtsmittel zu entscheiden hat und das Verfahren im Übrigen in der unteren Instanz fortgesetzt wird. Dem Aktenzeichen der Doppelakte wird auf dem Aktenumschlag die römische Ziffer II nachgestellt. Sobald einer der Teile des Verfahrens beendet ist, wird für diesen die getrennte Aktenführung beendet. Die geschlossenen Doppelakte ist der Akte beizufügen.

(3) Der Verlust von Akten, Heften oder anderen Aktenteilen ist der Gerichtsleitung anzuzeigen. Nach Anordnung der Gerichtsleitung oder der für die Sachentscheidung zuständigen Person ist eine Ersatzakte anzulegen. Die Ersatzakte ist auf dem Aktenumschlag als solche kenntlich zu machen. Bei Wiederauffinden ist die Gerichtsleitung zu informieren. Die seit dem Abhandenkommen entstandenen Dokumente werden aus der Ersatzakte in die Akte übernommen und die Seiten- oder Blattzahlen berichtigt. Der verbliebene Teil der geschlossenen Ersatzakte ist der Akte beizufügen.

(4) Wird einer Akte für längere Zeit eine andere Akte oder ein anderes Heft beigefügt (Beiakte), ist dies sowie die spätere Rückgabe der Beiakte in Papierform auf den Umschlägen der Akten und Hefte zu vermerken.

§ 5
Führung der Akten

(1) Akten sind geordnet zu führen. Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten sowie von Dokumenten, die noch nicht zur Akte genommen werden können, jederzeit durch eine im zugelassenen Programm enthaltene Funktion oder in sonstiger geeigneter Weise feststellen können.

(2) Die Führung der Akte obliegt dem Gericht der ersten Instanz, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt.

(3) Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche.

(4) Werden Papierakten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. Bei Bedarf ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie des Empfängers anzulegen. Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. Die darin befindlichen Dokumente sind zur Akte zu nehmen.

(5) Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper oder ein anderes Gericht wird durch einen entsprechenden Vermerk im zugelassenen Programm nachgewiesen. Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.

(6) Dokumente, die im Rahmen der endgültigen Abgabe von Akten an ein anderes Gericht anfallen, zum Beispiel der Einlieferungsbeleg oder das Empfangsbekenntnis, sind zu Sammelakten zu nehmen. Die Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(7) Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.

§ 6
Fristen und Termine

(1) Sämtliche angeordneten oder von Amts wegen zu beachtenden Fristen sind im zugelassenen Programm in geeigneter Weise mit folgenden Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Bezeichnung der Angelegenheit,

3.

Datum des Fristablaufs,

4.

Bearbeiterin oder Bearbeiter, soweit nicht anhand des Aktenzeichens ersichtlich,

5.

zusätzliche Bemerkungen, zum Beispiel Grund der Vorlage.

Auf Anordnung der Gerichtsleitung kann die Kontrolle von Fristen in Papierakten auch in sonstiger Weise geführt werden, zum Beispiel durch Fristenfächer oder Hängeregistraturen.

(2) Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort elektronisch in einer Weise zu vermerken, die die Erstellung eines Verzeichnisses nach Absatz 3 ermöglicht.

(3) Für jeden Sitzungstag ist ein Verzeichnis der Termine vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel anzuzeigen. In das Terminverzeichnis sind aufzunehmen:

1.

das Gericht,

2.

das Datum,

3.

der Ort, zum Beispiel die Saal- oder Raumnummer,

4.

die Namen der oder des Vorsitzenden und der mitwirkenden Richterinnen oder Richter einschließlich der ehrenamtlichen Richterinnen oder Richter, sofern die oder der Vorsitzende nichts anderes anordnet,

5.

die Uhrzeit,

6.

das Aktenzeichen,

7.

die Namen der Verfahrensbeteiligten, gegebenenfalls als Kurzbezeichnung.

(4) Nach Abschluss einer Sitzung ist deren Ergebnis zu vermerken. Bei Verkündung eines Urteils oder eines Beschlusses ist auch das Datum des Eingangs des vollständig abgefassten Urteils oder Beschlusses in der Geschäftsstelle zu vermerken.

§ 7
Verbindung und Trennung von Verfahren

(1) Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten des führenden Verfahrens weiterzuführen. Ist das führende Verfahren nicht ausdrücklich bestimmt, ist das älteste der Verfahren führend. Die Akten des durch Verbindung als erledigt geltenden Verfahrens werden mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses geschlossen der Akte des führenden Verfahrens beigefügt. Die Verbindung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

(2) Für ein abgetrenntes Verfahren ist ein neues Aktenzeichen zu vergeben. Die Akte beginnt mit einer beglaubigten Abschrift oder der elektronischen Vervielfältigung des Abtrennungsbeschlusses. Auf Anordnung können Dokumente des Ursprungsverfahrens in die neue Akte übernommen werden. Die Abtrennung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

§ 8
Rechtsmittel

(1) In der Rechtsmittelinstanz wird ein neues Aktenzeichen vergeben. Ein Rechtsmittel ist nicht erneut zu registrieren, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits ein Rechtsmittel anhängig ist. Für Dokumente, die in dieser Instanz anfallen, wird ein neuer Band zur erstinstanzlichen Akte (Rechtsmittelband) angelegt. Der Rechtsmittelband muss neu beginnend nummeriert werden. Bei Papierakten können die Dokumente auch in den Band der erstinstanzlichen Akte aufgenommen werden.

(2) Ab Eingang der Akte bis Beendigung in der Instanz obliegt die Aktenführung dem Rechtsmittelgericht. Bei der elektronischen Akte ist die Aktenführung des Rechtsmittelgerichts auf den Rechtsmittelband beschränkt.

(3) Auf dem Aktenumschlag sowie auf jeder Entscheidung in der Rechtsmittelinstanz sind die Aktenzeichen aller Instanzen anzugeben.

(4) Nach Erledigung in der Rechtsmittelinstanz ist die Akte an die vorherige Instanz zurückzusenden. Bei elektronischer Aktenführung kann von einer Übermittlung von Dokumenten abgesehen werden, wenn diese bereits in dem von der vorherigen Instanz an die Rechtsmittelinstanz übermittelten Teil der Akte enthalten waren.

(5) In der Rechtsmittelinstanz zurückzubehaltende Dokumente sind zu Sammelakten zu nehmen.

§ 9
Rechtskraft der Entscheidung

Ist die Rechtskraft einer Entscheidung zu bescheinigen, hat die zuständige Urkundsbeamtin oder der zuständige Urkundsbeamte der Geschäftsstelle neben der Erteilung der Rechtskraftbescheinigung die Entscheidung mit einem Vermerk über die Rechtskraft zu verbinden. In der Papierakte ist der Vermerk „Rechtskräftig“ am Kopf der Urschrift der Entscheidung anzubringen. Name, Amtsbezeichnung und Datum sind beizufügen.

§ 10
Weglegen der Akten

(1) Sobald die Angelegenheit beendet ist, ist das Weglegen der Akte anzuordnen. Eine Angelegenheit ist beendet, wenn

1.

alle Anträge erledigt und die von Amts wegen zu treffenden Entscheidungen ergangen sind oder

2.

bei Entschädigungsklagen nach § 202 Satz 2 SGG in Verbindung mit § 201 GVG die Prozesskosten nicht binnen sechs Monaten nach Anforderung gezahlt worden sind

und die von Amts wegen vorzunehmenden Tätigkeiten, zum Beispiel der statistische und der kostenrechtliche Abschluss, erledigt sind.

(2) Vor dem Weglegen ist auf dem Aktenumschlag ein Vermerk anzubringen

1.

über den kostenrechtlichen Abschluss der Angelegenheit (§ 3 Absatz 5 der Anlage zur VwV Kostenverfügung),

2.

über das Jahr der Anordnung des Weglegens und den Ablauf der Aufbewahrungsfristen,

3.

über die Archivwürdigkeit nach den hierzu erlassenen Bestimmungen,

4.

soweit hierzu gesonderte Bestimmungen zu erlassen sind, über die Eignung für Ausbildungs- und Prüfungszwecke.

(3) Beiakten in Papierform sowie rückgabepflichtige Dokumente und Unterlagen sind nach rechtskräftigem Abschluss oder sonstiger Beendigung der Angelegenheit zurückzugeben.

§ 11
Allgemeines Register

(1) Unter dem Registerzeichen „AR“ sind insbesondere zu registrieren:

1.

Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu registrieren sind,

2.

Dokumente, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind,

3.

Mitteilungen von anderen Abteilungen, Gerichten und Behörden, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu Maßnahmen Anlass geben,

4.

Schutzschriften.

Die Führung von thematisch geordneten Sammelakten nach § 3 Absatz 1 Satz 2 ist zulässig. Für Mitteilungen nach Satz 1 Nummer 3 kann auf eine Registrierung verzichtet werden, soweit die Sammelakte alphabetisch geführt wird. Die Sammelakten nach den Sätzen 2 und 3 werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(2) Wird für eine unter dem Registerzeichen „AR“ registrierte Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Sache ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen. Das neue Aktenzeichen ist im Allgemeinen Register zu vermerken.

(3) Im Allgemeinen Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen.

§ 12
Rechts- und Amtshilfe

(1) Rechts- und Amtshilfeersuchen, zum Beispiel nach § 22 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X), werden als sonstiges Verfahren mit dem Registerzeichen „SF“ und dem Zusatzzeichen „RH“ registriert.

(2) Eine Kopie des Ersuchens und der Übersendungsverfügung sowie aus besonderen Gründen zurückzubehaltende Dokumente sind zu den von dem ersuchten Gericht anzulegenden Akten zu nehmen. Vom Anlegen einer Akte kann abgesehen werden, wenn das Ersuchen von einem deutschen Gericht oder einer deutschen Justizbehörde mit der dortigen Papierakte übersandt wird.

(3) Die bei der Durchführung eines inländischen Rechts- oder Amtshilfeersuchens entstandenen Dokumente sind mit den übersandten Akten oder Dokumenten an das ersuchende Gericht, die ersuchende Behörde oder ein weiteres um Rechtshilfe ersuchtes Gericht zu übermitteln.

§ 13
Rechtsantragstelle

(1) Sofern das entsprechende Verfahren nicht bereits anhängig ist, können Anträge und Erklärungen zu Protokoll der Geschäftsstelle unter dem Registerzeichen „RAST“ registriert werden. Dies gilt nicht für Anträge und Erklärungen, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind. Insoweit gilt § 11.

(2) Wird für einen unter dem Registerzeichen „RAST“ registrierten Geschäftsvorgang ein anderes Registerzeichen vergeben, wird dieser ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt. Das neue Aktenzeichen ist im Register zu vermerken.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum der Protokollierung,

3.

Vor- und Familienname der erschienenen Person sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Bemerkungen.

§ 14
Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

(1) Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter nach § 202 Satz 1 SGG in Verbindung mit § 278 Absatz 5 ZPO sind unter dem Registerzeichen „SF“ mit dem Zusatz „GR“ zu registrieren. Für die Jahreszahl nach § 2 Absatz 2 Nummer 5 ist das Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter maßgeblich.

(2) In den Registern und auf den Aktenumschlägen des Herkunftsverfahrens und des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter wird jeweils das Aktenzeichen des anderen Verfahrens vermerkt. Auf Protokollen und Vereinbarungen sind unter dem Aktenzeichen des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter auch das Gericht und das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens anzugeben.

(3) Die Akte des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter ist bis zu dessen Abschluss getrennt vom Herkunftsverfahren und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte zu führen. Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen, die im Rahmen eines Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter von den Parteien, den Beteiligten, der Güterichterin oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden oder die später zurückzugeben sind, werden entsprechend § 3 Absatz 7 behandelt.

(4) Nach Abschluss des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter sind Art und Datum der Beendigung sowie die für die Kostenberechnung erforderlichen Angaben zum Herkunftsverfahren mitzuteilen. Die als vertraulich bezeichneten Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen sind an die Einsenderin oder den Einsender zurückzugeben, zu vernichten, oder zu löschen, es sei denn, die Parteien oder Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. Die Akte mit den verbliebenen Dokumenten und sonstigen Unterlagen ist als Heft zum Herkunftsverfahren zu nehmen.

(5) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter,

3.

Gericht und Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens,

4.

Namen und Anschriften der Parteien und Beteiligten,

5.

Art und Datum der Beendigung,

6.

Bemerkungen.

§ 15
Prozesskostenhilfe

Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe ist mit dem Zusatzzeichen „PKH“ unter dem Registerzeichen zu registrieren, unter dem das spätere Verfahren zu registrieren wäre. Geht das betreffende Verfahren gleichzeitig oder später ein, ist es nicht zusätzlich zu registrieren.

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16
Verfahren vor den Sozialgerichten

(1) Als Verfahren vor den Sozialgerichten sind unter den Registerzeichen der Anlage 1 und gegebenenfalls mit Zusatzzeichen der Anlage 2 zu registrieren:

1.

Klagen,

2.

Verfahren zur Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz nach § 86b SGG,

3.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) Ein Verfahren ist erneut zu registrieren, wenn das Sachgebiet nachträglich geändert wird. In diesem Fall ist auf das jeweils andere Verfahren zu verweisen.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der folgenden Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin oder des Antragstellers,

b)

der oder des Beklagten, der Antragsgegnerin oder des Antragsgegners,

c)

weiterer Beteiligter,

4.

Datum und Art der Erledigung,

5.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

6.

Bemerkungen, zum Beispiel über den Verbleib.

§ 17
Verfahren vor dem Landessozialgericht

(1) Als Verfahren vor dem Landessozialgericht sind unter den Registerzeichen der Anlage1 und gegebenenfalls mit Zusatzzeichen der Anlage 2 zu registrieren

1.

erstinstanzliche Klagen nach § 29 Absatz 2 bis 4 SGG,

2.

Anträge auf Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz nach § 55a Absatz 6 oder § 86b SGG,

3.

Berufungen,

4.

Beschwerden gegen Entscheidungen über Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz,

5.

Beschwerden gegen die Nichtzulassung der Berufung,

6.

sonstige Beschwerden,

7.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) Ein Verfahren ist erneut zu registrieren, wenn das Sachgebiet nachträglich geändert wird. In diesem Fall ist auf das jeweils andere Verfahren zu verweisen.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Gericht erster Instanz mit:

a)

Sitz,

b)

Aktenzeichen,

c)

Datum der Entscheidung,

4.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der folgenden Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin, des Antragstellers, der Berufungsklägerin, des Berufungsklägers, der Beschwerdeführerin oder des Beschwerdeführers,

b)

der oder des Beklagten, der Antragsgegnerin, des Antragsgegners, der oder des Berufungsbeklagten, der Beschwerdegegnerin oder des Beschwerdegegners,

c)

weiterer Beteiligter,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel über den Verbleib.

§ 18
Sonstige Verfahren vor den Sozialgerichten und dem Landessozialgericht

(1) Als sonstige Verfahren sind bei den Sozialgerichten und dem Landessozialgericht unter dem Registerzeichen „SF“ und gegebenenfalls Zusatzzeichen nach Anlage 2 zu registrieren:

1.

Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere

a)

Ablehnungen von Gerichtspersonen nach § 60 Absatz 1 SGG,

b)

Anträge auf Entscheidung in Rechtshilfeangelegenheiten nach § 5 Absatz 3 SGG in Verbindung mit § 159 GVG,

c)

Beweissicherungsverfahren außerhalb eines anhängigen Verfahrens,

d)

Anträge auf Entscheidung über die Berechtigung zur Ablehnung des Amtes von ehrenamtlichen Richterinnen oder Richtern und ihre Entlassung aus dem Amt nach den §§ 18 Absatz 4 und 35 SGG,

e)

Amtsentbindungen und -enthebungen von ehrenamtlichen Richterinnen oder Richtern nach den §§ 22 Absatz 2 und 35 SGG,

f)

Abberufungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter nach § 44b Deutsches Richtergesetz (DRiG),

g)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter auf gerichtliche Festsetzung der Entschädigung nach § 4 Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz (JVEG),

h)

Ordnungsgelder gegen ehrenamtliche Richterinnen oder Richter nach den §§ 21 und 35 SGG,

i)

Wahlanfechtungen bei Präsidiumswahl nach § 6 SGG in Verbindung mit § 21b Absatz 6 GVG,

2.

Angelegenheiten nach §§ 178, 189 SGG,

3.

gerichtliche Bestimmungen der Zuständigkeit nach § 58 SGG,

4.

Entschädigungsklagen nach § 202 Satz 2 SGG in Verbindung mit § 201 GVG,

5.

Kostensachen, soweit sie der Richterin oder dem Richter zur Entscheidung vorgelegt werden, mit Ausnahme der folgenden gerichtlichen Entscheidungen nach § 73a Absatz 8 SGG:

a)

Erinnerungen gegen den Kostenansatz (§ 66 Gerichtskostengesetz [GKG]) auch im Rahmen einer Erinnerung wegen Forderungsübergangs auf die Staatskasse (§ 59 Absatz 2 Rechtsanwaltsvergütungsgesetz [RVG]) oder wenn damit die Nichterhebung von Kosten wegen unrichtiger Sachbehandlung (§ 21 Absatz 2 Satz 1 GKG) begehrt wird,

b)

Erinnerungen gegen den Kostenfestsetzungsbeschluss (§ 197 Absatz 2 SGG),

c)

Erinnerungen gegen eine Festsetzung der Vergütung einer Prozessvertreterin oder eines Prozessvertreters (§ 11 Absatz 3 RVG in Verbindung mit § 197 Absatz 2 SGG) und

d)

Erinnerungen nach § 56 RVG gegen eine Festsetzung der Vergütung der oder des im Wege der Prozesskostenhilfe beigeordneten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälten oder sonstigen Bevollmächtigten nach § 73a Absatz 1 Satz 3 SGG aus der Landeskasse,

6.

Angelegenheiten nach § 81a und § 81b SGB X.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen

2.

Datum des Eingangs

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der folgenden Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin, des Antragstellers, der Erinnerungsführerin oder des Erinnerungsführers, ersuchende Stelle,

b)

der oder des Beklagten, der Antragsgegnerin, des Antragsgegners, der Erinnerungsgegnerin oder des Erinnerungsgegners,

c)

sonstiger Beteiligter,

4.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

5.

Bemerkungen, zum Beispiel über den Verbleib.

Abschnitt 3
Schlussvorschriften

§ 19
Organisatorische Regelungen

(1) Soweit die Abschnitte 1 und 2 ihnen nicht entgegenstehen, gelten Anordnungen fort, die die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts zur Durchführung der Aktenordnung getroffen hat.

(2) Die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts kann die nötigen Anordnungen treffen, wenn die Verhältnisse des Geschäftsbereichs Abweichungen von dieser Verwaltungsvorschrift erfordern oder Geschäfte zu erfassen sind, die den Registern und Listen nicht entnommen werden können.

(3) Anordnungen nach Absatz 2 sowie sonstige Anordnungen der Gerichtsleitung zur Klärung von Zweifelsfragen oder zur Erzielung einer einheitlichen Registerführung sind dem Staatsministerium zur Kenntnis zu geben.

(4) Unberührt bleibt die Befugnis der mit der Dienstaufsicht beauftragten Person, zur Durchführung der Aufsicht, insbesondere auch zur Regelung der Geschäftsverteilung, ergänzende Feststellungen in den Bemerkungsspalten der Register oder durch Führung von Nebenlisten treffen zu lassen.

§ 20
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

(1) Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die VwV Aktenordnung Fachgerichtsbarkeiten vom 14. Dezember 2023 (SächsJMBl. 2024 S. 2) außer Kraft.

Dresden, den 18. November 2024

Die Staatsministerin für Justiz und Demokratie, Europa und Gleichstellung
Katja Meier

Anlage 1

Registerzeichen

Im Einvernehmen mit dem Staatsministerium kann die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts darüber hinaus die Verwendung der folgenden weiteren Registerzeichen anordnen:

Anlage 2

Zusatzzeichen

Bestimmte Geschäftsvorgänge sind nach Maßgabe dieser Anlage mit Zusatzzeichen zu kennzeichnen, die den das Jahr bezeichnenden Zahlen im Aktenzeichen folgen.

Sind mehrere Zusatzzeichen zu verwenden, so gilt die Reihenfolge dieser Anlage.

Hinweis: Andere nach der Anlage 3 der VwV Geschäftsstatistik der Fachgerichte (unveröffentlicht) zu erfassende sonstige Verfahren, für die kein Zusatzzeichen vorgesehen ist, werden ohne ein solches erfasst. Im Einvernehmen mit dem Staatsministerium kann die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts hierfür die Verwendung weiterer Zusatzzeichen anordnen.