Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus zur automatisierten Verarbeitung von Schülerdaten in Schulen und Schulaufsichtsbehörden des Freistaates Sachsen

1

Allgemeines

1.1

Gesetzliche Grundlage für den Datenschutz an öffentlichen Schulen im Freistaat Sachsen ist das Gesetz zum Schutz der informationellen Selbstbestimmung im Freistaat Sachsen (Sächsisches Datenschutzgesetz – SächsDSG) vom 13. 12. 1991 (SächsGVBI. Nr. 32/91).

1.2

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für alle Schulen, für die Schulaufsichtsbehörden und für alle sonstigen, dem Sächsischen Staatsministerium für Kultus nachgeordneten Dienststellen.

2

Zulässigkeit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1

Allgemeines

2.1.1

Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird in der „Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus zum Datenschutz an Schulen und Schulaufsichtsbehörden des Freistaates Sachsen“ vom 15. Juli 1992 geregelt.

2.1.2

Bei der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Schüler ist die Einhaltung aller personellen, technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit unbedingte Voraussetzung. Sie sind vom Schul- bzw. Behördenleiter aufgabenspezifisch und orientiert an den örtlichen Verhältnissen schriftlich festzulegen.

2.1.3

Das automatisierte Verarbeiten personenbezogener Daten der Schüler ist nur zulässig, wenn die Schulen ohne das automatisierte Verarbeiten der personenbezogenen Daten ihre Verwaltungs-und Fürsorgeaufgaben nicht oder nicht vollständig erfüllen können.

2.1.4

Die Daten dürfen nur zu den Zwecken automatisiert verarbeitet werden, zu denen sie in nicht-automatisierten Dateien oder in Akten verarbeitet werden dürfen. Eine Zweckänderung ist unzulässig.

2.2

Schülerdaten

2.2.1

Schülerübergabeverzeichnisse und Schülerkarteien allgemeinbildender Schulen dürfen mit den in der „Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus zur Verwendung von Vordrucken für die schulische Verwaltung (Schulformular-VwV)“ vom 9. März 1992 genannten Daten verarbeitet werden.

2.2.2

Zusätzlich zu den unter 2.2.1 genannten Daten dürfen an berufsbildenden Schulen und an Schulen des zweiten Bildungsweges folgende Schülerdaten verwendet werden:
Art der Berufsausbildung; Ausbildungsberuf; Beginn- und Enddaten der Ausbildung; Name, Adresse und Telefonnummer des Ausbildungsbetriebes; zuständige Stelle nach BBiG; schulische Vorbildung.

2.2.3

Die Endnoten für die Halbjahresinformationen und für die Zeugnisse dürfen nicht automatisiert ermittelt werden.
Für das automatisierte Erstellen der Zeugnisse sind die Endnoten vorher manuell zu berechnen.

2.2.4

Die Schülerdaten sind spätestens ein Jahr, nachdem der Schüler die Schule verlassen hat, in der automatisierten Datei zu löschen. Die Aufbewahrungsfristen für Akten und Karteien bleiben unberührt.

3

Inkrafttreten

3.1

Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus in Kraft.

3.2

Gleichzeitig treten entgegenstehende Vorschriften außer Kraft, insbesondere tritt Punkt 3.1.5 Satz 2 der „Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus zum Datenschutz an Schulen und Schulaufsichtsbehörden des Freistaates Sachsen“ vom 15. Juli 1992, veröffentlicht im Amtsblatt des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus Nr. 10/1992, außer Kraft.

Nowak
Staatssekretär