Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Änderung der Vorläufigen Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung (Vorl. VwV-SäHO)

I.

Die Vorläufigen Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung (Vorl. VwV-SäHO) vom 20. Oktober 1997 (SächsABl. SDr. S. S649) in der Fassung vom 29. September 1999 (SächsABl. SDr. S. S309, 2000 S. 32), zuletzt geändert durch Bekanntmachung des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen vom 14. Januar 2003 (SächsABl. S. 125), verlängert durch Verwaltungsvorschrift vom 14. November 2002 (SächsABl. S. 1232, 1233), werden wie folgt geändert:

1.

Nummer 11 der Vorl. VwV zu § 44 SäHO wird wie folgt gefasst:

 

„11

Prüfung des Verwendungsnachweises

 

11.1

Die Bewilligungsbehörde, die nach Nummer 1.4 zuständige oder sonst beauftragte Stelle hat – auch im Hinblick auf die Jahresfrist nach § 48 Abs. 4, § 49 Abs. 3 Satz 2 in Verbindung mit § 48 Abs. 4 VwVfG – unverzüglich nach Eingang des Zwischen- oder Verwendungsnachweises festzustellen, ob nach den Angaben im Verwendungsnachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs (beziehungsweise für den Einbehalt der Schlussrate, vergleiche Nummern 7.3 und 7.4) oder von Zinsforderungen gegeben sind (Schlüssigkeitsprüfung). Dabei sind Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis insbesondere daraufhin zu prüfen, ob

• der Zuwendungszweck erreicht und die Mittel für den bei der Bewilligung bestimmten Zweck verwendet wurden,
• der Finanzierungsplan eingehalten worden ist oder sich insbesondere die zuwendungsfähigen Ausgaben vermindert haben oder sich die Finanzierung geändert hat.

Liegen Anhaltspunkte nach Satz 1 oder 2 vor, so ist der Zwischen- oder Verwendungsnachweis unverzüglich vertieft gemäß den Nummern 11.4.1 bis 11.4.4 zu prüfen. Ergeben sich aus der Prüfung Erstattungsansprüche oder Zinsforderungen, sind diese umgehend geltend zu machen. Dabei ist Nummer 8 ist zu beachten.

 

11.2

Ist für einen Zuwendungsbereich insgesamt oder durch Zuwendungsbescheid im Einzelfall die Vorlage einfacher Verwendungsnachweise zugelassen, so kann sich die Prüfung der Zwischen- oder Verwendungsnachweise, soweit keine Anhaltspunkte für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen oder Zinsforderungen bestehen und in vorrangig anzuwendenden Vorschriften (zum Beispiel der EU, des Bundes oder in Verwaltungsvorschriften nach Nummer 15.2) nichts anderes bestimmt ist, auf die Schlüssigkeitsprüfung nach Nummer 11.1 beschränken.

 

11.3

Im Übrigen kann für geeignete Zuwendungsbereiche gemäß Nummern 15.2 und 15.4 bestimmt werden, dass im Anschluss an die Schlüssigkeitsprüfung nach Nummer 11.1 aus den Nachweisen, bei denen sich keine Anhaltspunkte für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen ergeben haben, die stichprobenweise Auswahl zu prüfender Zwischen- oder Verwendungsnachweise (Stichprobenverfahren) als Regelverfahren zugelassen wird. Dabei sind insbesondere Regelungen zu treffen zu

• der Auswahl und dem Umfang der Stichprobe,
• den prüfwürdigen Tatbeständen,
• der Ergebnisfeststellung der Stichprobenprüfung, den daraus abzuleitenden Schlussfolgerungen und der weiteren Verfahrensweise sowie
• der Dokumentation des Verfahrens bei den Bewilligungsbehörden.

 

11.4

Bei Zwischen- oder Verwendungsnachweisen, bei denen Anhaltspunkte für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen oder Zinsforderungen vorliegen (Nummer 11.1 Sätze 3 und 4) oder die im Rahmen des Stichprobenverfahrens (Nummer 11.3) ausgewählt wurden oder nach Nummer 11.5 zu behandeln sind, ist zu prüfen, ob

 

11.4.1

der Zwischen- oder Verwendungsnachweis den im Zuwendungsbescheid (einschließlich der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht,

 

11.4.2

die Zuwendung nach den Angaben im Zwischen- oder Verwendungsnachweis und den gegebenenfalls beigefügten Belegen, Verträgen und Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet worden ist,

 

11.4.3

der mit der Zuwendung beabsichtigte Zweck erreicht worden ist. Dabei ist – soweit in Betracht kommend – eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle durchzuführen.

 

11.4.4

Die Bewilligungsbehörde kann die Angaben und beigefügten Unterlagen in dem Zwischen- oder Verwendungsnachweis voll prüfen oder sich auf Stichproben beschränken. Sie kann weitere Belege, Ergänzungen oder Erläuterungen verlangen und örtliche Erhebungen durchführen. Vorgelegte Belege sind, soweit sie in die Prüfung einbezogen worden sind, mit einem Prüfzeichen zu versehen und an den Zuwendungsempfänger zurückzugeben (vergleiche Hinweise G 21).

 

11.5

Soweit weder ein Stichprobenverfahren als Regelverfahren, noch eine einfache Verwendungsnachweisprüfung zugelassen ist und in vorrangigen Normen (zum Beispiel der EU und des Bundes) keine anderweitigen Prüfungen der Zwischen- und Verwendungsnachweise vorgeschrieben sind, sind diese entsprechend der Nummern 11.4.1 bis 11.4.4 zu prüfen.

 

11.6

Der Umfang und das Ergebnis der Prüfung sind in einem Vermerk (Prüfungsvermerk) niederzulegen. Dabei ist auch festzuhalten, welche Unterlagen bei der Bewilligungsbehörde eingegangen sind (einschließlich Eingangsdatum).

 

11.7

Die prüfende Stelle übersendet den nach Nummer 1.4 beteiligten Stellen einen Abdruck des Zwischen- oder Verwendungsnachweises und des Prüfungsvermerks.

 

11.8

Je eine Ausfertigung des Prüfungsvermerks ist mit einer Ausfertigung des Zwischen- oder Verwendungsnachweises zu den Bewilligungsakten zu nehmen.“

2.

Nummer 11 der Verwaltungsvorschriften für Zuwendungen des Freistaates Sachsen an kommunale Körperschaften (VVK; Anlage 3 zu den Vorl. VwV zu § 44 SäHO) wird wie folgt gefasst:

 

„11

Prüfung des Verwendungsnachweises

 

11.1

Die Bewilligungsbehörde, die nach Nummer 1.4 zuständige oder sonst beauftragte Stelle hat – auch im Hinblick auf die Jahresfrist nach § 48 Abs. 4, § 49 Abs. 3 Satz 2 in Verbindung mit § 48 Abs. 4 VwVfG – unverzüglich nach Eingang des vorläufigen Verwendungsnachweises oder des Verwendungsnachweises festzustellen, ob nach den Angaben im Verwendungsnachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs (beziehungsweise für den Einbehalt der Schlussrate, vergleiche Nummern 7.3 und 7.4) oder von Zinsforderungen gegeben sind (Schlüssigkeitsprüfung). Dabei sind Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis insbesondere daraufhin zu prüfen, ob

• der Zuwendungszweck erreicht und die Mittel für den bei der Bewilligung bestimmten Zweck verwendet wurden,
• der Finanzierungsplan eingehalten worden ist oder sich insbesondere die zuwendungsfähigen Ausgaben vermindert haben oder sich die Finanzierung geändert hat.

Liegen Anhaltspunkte nach Satz 1 oder 2 vor, so ist der vorläufige Verwendungsnachweis oder der Verwendungsnachweis unverzüglich vertieft gemäß der Nummern 11.1.1 bis 11.1.4 zu prüfen. Ergeben sich aus der Prüfung Erstattungsansprüche oder Zinsforderungen, sind diese umgehend geltend zu machen. Dabei ist Nummer 8 zu beachten.
Darüber hinaus kann die Bewilligungsbehörde die Angaben in den vorläufigen Verwendungsnachweisen oder den Verwendungsnachweisen voll prüfen oder sich auf Stichproben beschränken. Der vorläufige Verwendungsnachweis oder der Verwendungsnachweis ist dabei dahingehend zu prüfen, ob

 

11.1.1

er den im Zuwendungsbescheid (einschließlich der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht,

 

11.1.2

die Zuwendung nach den Angaben im vorläufigen Verwendungsnachweis oder im Verwendungsnachweis und den gegebenenfalls beigefügten Belegen, Verträgen und Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet worden ist,

 

11.1.3

der mit der Zuwendung beabsichtigte Zweck erreicht worden ist. Dabei ist – soweit in Betracht kommend – eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle durchzuführen.

 

11.1.4

Die Bewilligungsbehörde kann Ergänzungen oder Erläuterungen verlangen und örtliche Erhebungen durchführen. Vorgelegte Belege sind, soweit sie in die Prüfung einbezogen worden sind, mit einem Prüfzeichen zu versehen und an den Zuwendungsempfänger zurückzugeben (vergleiche Hinweise G 21).

 

11.2

Der Umfang und das Ergebnis der Prüfung sind in einem Vermerk (Prüfungsvermerk) niederzulegen. Dabei ist auch festzuhalten, welche Unterlagen bei der Bewilligungsbehörde eingegangen sind (einschließlich Eingangsdatum).

 

11.3

Die prüfende Stelle übersendet den nach Nummer 1.4 beteiligten Stellen einen Abdruck des vorläufigen Verwendungsnachweises oder des Verwendungsnachweises und des Prüfungsvermerks.

 

11.4

Je eine Ausfertigung des Prüfungsvermerks ist mit einer Ausfertigung des vorläufigen Verwendungsnachweises oder des Verwendungsnachweises zu den Bewilligungsakten zu nehmen.“

3.

Buchstabe G Nr. 21 der Hinweise des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen vom 29. September 1999 zu den Vorl. VwV zu § 44 SäHO (SächsABl. SDr. S. S309, 314) wird wie folgt gefasst:

 

„21

Zu Nummer 11.1 Vorl. VwV

 

 

Mit der Durchsicht des Musters 4 zu § 44 SäHO ist die Pflicht zu einer ausreichenden, und sei es nur stichprobenweisen Prüfung der Mittelverwendung grundsätzlich nicht erfüllt.“

II.

1.

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Unterzeichnung in Kraft, soweit in Nummer 2 nichts anderes bestimmt ist.

2.

Soweit ein Stichprobenverfahren nach Nummer 11.3 Vorl. VwV zu § 44 SäHO in der unter Ziffer I. dieser Verwaltungsvorschrift geänderten Fassung als Regelverfahren zugelassen werden soll, gelten bis zu dessen Zulassung die Nummern 11.1 Sätze 2 bis 4 und 11.1.1 bis 11.1.3 der Vorl. VwV zu § 44 SäHO in der Fassung vom 29. September 1999 (SächsABl. SDr. S. S309) einschließlich der Hinweise G 21 zu den Vorl. VwV zu § 44 SäHO vom 29. September 1999 in der Fassung der Bekanntmachung vom 29. September 1999 (SächsABl. SDr. S. S309) längstens bis zum 31. Mai 2005 weiter. Die Absicht zur Zulassung eines Stichprobenverfahrens nach Satz 1, 1. Halbsatz ist dem Sächsischen Staatsministerium der Finanzen bis zum 30. September 2004 mitzuteilen. Der Sächsische Rechnungshof ist durch Abdruck zu unterrichten.

Dresden, den 7. Juni 2004

Der Staatsminister der Finanzen
Dr. Horst Metz