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REVOSax - Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen

Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften

Vollzitat: Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften vom 11. August 2009 (SächsJMBl. SDr. S. S 1), die durch die Verwaltungsvorschrift vom 12. August 2010 (SächsJMBl. S. 82) geändert worden ist, enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2009 (SächsABl. SDr. S. S 2431)

Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa
über die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften
(VwVAktO)

Vom 11. August 2009

[Geändert durch VwV vom 12. August 2010 (SächsJMBl.S. 82)
mit Wirkung vom 1. September 2010]

I.

Die Verfahren der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Staatsanwaltschaften werden register-, akten- und geschäftsmäßig nach der in der Anlage beigefügten Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften (AktO) bearbeitet.

II.

1.
Anordnungen, die der Präsident des Oberlandesgerichts oder der Generalstaatsanwalt zur Durchführung der Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit oder die Staatsanwaltschaften getroffen haben, gelten fort, soweit die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften ihnen nicht entgegensteht.
2.
Erscheinen nach den besonderen Verhältnissen des Geschäftsbereichs des Präsidenten des Oberlandesgerichts oder des Generalstaatsanwalts Abweichungen von den Vorschriften dieser Verwaltungsvorschrift erforderlich oder können Geschäfte, deren Erfassung vorgeschrieben ist, den Registern und Listen nicht entnommen werden, treffen der Präsident des Oberlandesgerichts oder der Generalstaatsanwalt die erforderlichen Anordnungen.
3.
Anordnungen nach Nummer 2 sowie sonstige Anordnungen der Behördenleiter zur Klärung von Zweifelsfragen und zur Erzielung einer einheitlichen Registerführung sind dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.
4.
Unberührt bleibt die Befugnis der mit der Dienstaufsicht beauftragten Personen, zur Durchführung der Aufsicht, insbesondere auch zur Regelung der Geschäftsverteilung, ergänzende Feststellungen in den Bemerkungsspalten der Register oder durch Führung von Nebenlisten treffen zu lassen.

III.

Für Familien-, Vormundschafts-, Betreuungs-, Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen sowie für Verfahren auf vormundschaftsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung, die bis zum Inkrafttreten dieser Verwaltungsvorschrift eingeleitet wurden oder deren Einleitung vor Inkrafttreten dieser Verwaltungsvorschrift beantragt wurde, sind die bis zu diesem Zeitpunkt geltenden Vorschriften der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften (VwVAktO) vom 23. Oktober 2006 (SächsJMBl. SDr. Nr. 4 S. 1) weiter anzuwenden.

IV.

Behördenleiter im Sinne dieser Vorschrift sind die Präsidenten und Direktoren der Gerichte sowie die Leiter der Staatsanwaltschaften.

V.

1.
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. September 2009 in Kraft.
2.
Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften (VwVAktO) vom 23. Oktober 2006 (SächsJMBl. Sdr. Nr. 4 S. 1) außer Kraft.

Dresden, den 11. August 2009

Der Staatsminister der Justiz
Geert Mackenroth

Anlage

Aktenordnung
für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit
und die Staatsanwaltschaften
(Aktenordnung – AktO)

Inhaltsübersicht

A. Allgemeine Bestimmungen über die Verwaltung des Schriftguts

§  1
Aktenregister und Namenverzeichnisse
§  2
Führung der Aktenregister und Namenverzeichnisse
§  3
Bildung der Akten
§  4
Aktenzeichen und Aufbewahrung der Akten
§ 5
Nachweis des Verbleibs der Eingänge und Akten
§ 5a
Behandlung der Schriftstücke in Unterbringungs- und Freiheitsentziehungssachen
§  6
Fristen, Termine, Haftkontrollen
§  6a
Haftliste, Steckbriefliste
§  7
Rechtskraft der Entscheidungen, Weglegung der Akten
§  8
Registerzeichen AR, Rechts- und Amtshilfe
§  9
Überführungsstücke
§ 10
Aussetzung der Vollstreckung einer Strafe und anderer Maßnahmen zur Bewährung

B. Besondere Bestimmungen für die einzelnen Verfahrensarten

I. Amtsgericht

a)
Zivilsachen
§ 11
entfällt
§ 12
entfällt
§ 13
Zivilprozesssachen, Niederlegung von Anwaltsvergleichen
§ 13a
Familiensachen
§ 14
Vollstreckungssachen
§ 15
Gesamtvollstreckungssachen
§ 15a
Insolvenzverfahren
§ 16
entfällt
§ 17
Schuldnerverzeichnis
b)
Strafsachen und Bußgeldsachen
§ 18
Register- und Aktenführung
§ 19
Vollsteckung von Privatklage- und Erzwingungshaftsachen
§ 20
entfällt
c)
Angelegenheiten des Grundbuchs und der öffentlichen Register
§ 21
Grundbuchsachen
§ 22
Pachtkreditsachen
§ 23
Öffentliche Register
§ 24
Registerakten
§ 24a
Sammelakten
d)
Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit im Übrigen
§ 25
Urkundssachen
§ 26
Schriftgut der Notare, Gerichtsvollzieher und Schiedspersonen
§ 27
Erbrechtsangelegenheiten, Verfügungen von Todes wegen
§ 28
Nachlass- und Teilungssachen
§ 29
Betreuungssachen und betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen
§ 29a
Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung oder Genehmigung freiheitsentziehender Maßnahmen
§ 29b
Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen
e)
Landwirtschaftssachen
§ 30
Landwirtschaftssachen
§ 31
entfällt
f)
Gerichtliche Entscheidungen des Amtsgerichts über Justizverwaltungsakte
§ 32
Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte

II. Bis IV. entfallen

§§ 33 bis 37 entfallen

V. Landgericht und Oberlandesgericht

a)
Zivilsachen
§ 38
Erstinstanzliche Prozesssachen des Landgerichts
§ 38a
Erstinstanzliche Prozesssachen des Oberlandesgerichts
§ 39
Berufungs-, Beschwerde- und sonstige Zivilsachen des Landgerichts und des Oberlandesgerichts
§ 39a
Berufungen und Beschwerden in Familiensachen des Oberlandesgerichts
§ 40
Besondere Geschäfte des Präsidenten des Oberlandesgerichts
b)
Strafsachen und Bußgeldsachen
§ 41
Register- und Aktenführung
§ 42
Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer
§ 42a
Unterrichtung des Haftrichters über Entscheidungen zur Haftfrage
c)
Landwirtschaftssachen des Oberlandesgerichts
§ 43
Beschwerden und sonstige Angelegenheiten in Landwirtschaftssachen
§ 44
entfällt
d)
Disziplinarverfahren, berufsgerichtliche und ehrengerichtliche Verfahren
§ 45
Erstinstanzliche Verfahren
§ 45a
Berufungs- und Beschwerdeverfahren
e)
Gerichtliche Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Justizverwaltungsakte
§ 45b
Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte
f)
Beschwerden und Bußgeldsachen des Oberlandesgerichts nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen) sowie dem Gesetz über die Elektrizitäts- und Gasversorgung
§ 45c
Beschwerden und Bußgeldsachen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen)
g)
Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Entscheidungen der Vergabekammern
§ 45d
Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Entscheidungen der Vergabekammern

VI. Und VII. entfallen

VIII. Staatsanwaltschaft in allen Instanzen

a)
Zivilsachen und Entschädigungssachen für Strafverfolgungsmaßnahmen
§ 46
Zivilsachen und Entschädigungssachen für Strafverfolgungsmaßnahmen
b)
Strafsachen und Bußgeldsachen
§ 47
Staatsanwaltschaft
§ 48
Generalstaatsanwaltschaft
§ 48a
entfällt
§ 49
Handakten
§ 50
entfällt
c)
Disziplinarverfahren, berufsgerichtliche und ehrengerichtliche Verfahren
§ 50a
Vorverfahren

IX. Gerichte und Staatsanwaltschaften

Gemeinsame Bestimmungen über die Register- und Aktenführung in Straf- und Bußgeldsachen

§ 51
Bewegungskartei
§ 52
Aktenführung und Aktenheftung
§ 53
Abgabe der Akten an das Gericht, Aktenzeichen des gerichtlichen Verfahrens
§ 54
Abgabe, Verbindung und Trennung von Verfahren, Änderung der Zuständigkeit des Gerichts, Strafbefehlsanträge in Steuerstrafsachen und in Strafsachen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
§ 55
Beauftragung eines Staatsanwalts gemäß § 145 Abs. 1 GVG
§ 56
Aktenrückgabe an die Staatsanwaltschaft
§ 57
Aktenbehandlung in Bußgeldsachen
§ 58
Strafvollstreckung
§ 59
Weglegung und Aufbewahrung der Akten

Anlagenverzeichnis
Anlage Titel
Anlage I Übersicht der Register, Kalender und Namenverzeichnisse
Anlage II Muster, Verzeichnis der Muster und Listen

A.
Allgemeine Bestimmungen
über die Verwaltung des Schriftguts

§ 1
Aktenregister und Namenverzeichnisse

(1) Die einzelnen Geschäftsvorgänge werden mit den in der Anlage I aufgeführten Registerzeichen erfasst. Ein verfahrenseinleitendes Schriftstück ist grundsätzlich, ausgenommen bei einer durch das Gericht angeordneten Trennung, unter einer Nummer zu registrieren, auch wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. Die zu erfassenden Daten ergeben sich im Einzelnen aus den Listen (Anlage II).

(2) Für die Angelegenheiten des Grundbuchs und der öffentlichen Register gilt § 4 Abs. 4 und 5.

(3) entfällt

(4) Die besonderen Bestimmungen, die außerhalb der Aktenordnung über die geschäftliche Behandlung bestimmter Angelegenheiten getroffen sind, bleiben unberührt. Geschäftsvorgänge, die weder in der Aktenordnung noch in sonstigen die Verwaltung des Schriftguts regelnden Vorschriften behandelt sind, werden zu Sammelakten zusammengefasst. Sammelakten sind gesondert nach Schriften mit gleicher Aufbewahrungsdauer anzulegen. Der Behördenleiter kann über ihre Anlegung nähere Bestimmungen treffen, insbesondere ihre Trennung nach Gruppen von Rechtsangelegenheiten anordnen.

(5) In Justizverwaltungsangelegenheiten richtet sich die Behandlung der Geschäftsvorgänge nach der Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts in Justizverwaltungsangelegenheiten (Generalaktenverfügung).

(6) Die allgemeinen Anordnungen über den Geschäftsbetrieb werden in jeder Abteilung der Geschäftsstelle zu einer oder mehreren Sammelakten zusammengefasst. Beim Vorhandensein von mehreren gleichartigen Abteilungen kann der Behördenleiter anordnen, dass nur eine von ihnen diese Sammelakten für die ganze Gruppe zu führen hat. Auf die Führung der Sammelakten in Papierform kann auf Anordnung des Behördenleiters verzichtet werden, wenn die allgemeinen Anordnungen über den Geschäftsbetrieb für jede Abteilung der Geschäftsstelle elektronisch verfügbar sind.

(7) Personalakten sind getrennt nach Laufbahngruppen zu erfassen; die Nummernfolge ist, soweit sie nicht elektronisch vorgegeben ist, durch Listen in einfachster Form sicher zu stellen. Im Übrigen richtet sich die Führung von Personalakten nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Führung der Personalakten (VwV Personalakten Justiz) vom 4. August 2008 (SächsJMBl. S. 354).

§ 2
Führung der Aktenregister und Namenverzeichnisse

(1) Soweit die Registrierung nicht elektronisch erfolgt, werden die Aktenregister in Buchform geführt; bei manueller Registerführung können diese nach Anordnung des Behördenleiters auch in Kartei- oder Loseblattform geführt werden. Die Registrierungen und Register sind Grundlage für die Geschäftsübersichten und die Monatsübersichten beziehungsweise Übersendungsschreiben im Rahmen der Zählkartenerhebung, soweit diese nicht aufgrund von Zählkartenerhebungen erstellt werden.

(2) Die Registrierung erfolgt, soweit nichts anderes bestimmt ist, jahrgangsweise und wird mit einer Zusammenstellung der Ergebnisse abgeschlossen; Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Bei elektronischer Registrierung sind die Daten so zu erfassen, dass eine Zusammenstellung der Ergebnisse für bestimmte Zeiträume möglich ist. Bei der Registrierung von Verfahren, die durch Zählkarten oder Monatsübersichten beziehungsweise Übersendungsschreiben im Rahmen der Zählkartenerhebung erfasst werden, entfällt die Zusammenstellung der Ergebnisse, soweit der Behördenleiter nicht etwas anderes bestimmt. Bei nicht elektronischer Registrierung können mehrere Jahrgänge in einem Band vereinigt werden; jedem Jahrgang ist dann die Jahreszahl voranzustellen.

(3) Wird zur Registrierung eines früheren Jahrgangs ein Datum erfasst, ist das Jahr der Erfassung beizufügen. Sachen älterer Jahrgänge können bei manueller Registerführung in ein neu anzulegendes Register übertragen werden, wenn die Akten bei Beginn des vierten Jahres nach Ablauf des Eintragungsjahres noch nicht weggelegt sind; die Übertragung ist im alten Register zu vermerken. Bei elektronischer Registrierung und kalenderjahrgangsweiser Archivierung können, wenn die Daten eines früheren Jahrgangs archiviert werden, die Daten der noch nicht abgeschlossenen Verfahren dem nächsten noch nicht archivierten Jahrgang zugeordnet werden; bei dem archivierten Jahrgang ist dies zu vermerken. Die übertragenen Sachen werden in dem neuen Jahrgang den neuen Sachen vorangestellt oder anderweitig besonders kenntlich gemacht. Das bisherige Aktenzeichen wird beibehalten. Straf- und Bußgeldsachen, in denen lediglich die Vollstreckung noch nicht erledigt ist, werden nicht übertragen.

(4) entfällt

(5) Strafsachen gegen den inneren Frieden, Wirtschaftsstrafsachen, Strafsachen der Organisierten Kriminalität, Korruptionsstrafsachen und Pressestrafsachen sind bei ihrer Registrierung durch eine entsprechende Erfassung an der für Bemerkungen vorgesehenen Stelle besonders kenntlich zu machen.

(6) Soweit die Angabe von Namen vorgeschrieben ist, ist regelmäßig nur der Familienname zu erfassen; genauere Angaben sind nur da zu machen, wo dies nach Maßgabe der Listen der Anlage II ausdrücklich vorgesehen oder wenn es aus besonderen Gründen geboten ist.

(7) Soweit Personendaten nicht elektronisch erfasst werden, können die Namenverzeichnisse zu den Aktenregistern und zu den öffentlichen Registern nach Anordnung des Behördenleiters in Karteiform, in Loseblattform oder in Buchform geführt werden. Das Namenverzeichnis zum Erbrechtsregister und das Schuldnerverzeichnis sind, soweit die Daten nicht elektronisch erfasst werden, in Karteiform zu führen. Namenverzeichnisse können auf Anordnung des Behördenleiters für alle oder mehrere Abteilungen gemeinschaftlich und auch dann geführt werden, wenn sie nicht ausdrücklich vorgeschrieben sind. Die Namen, insbesondere solche, die häufig vorkommen, müssen so genau bezeichnet sein, dass die Brauchbarkeit des Verzeichnisses gewährleistet ist; sämtliche Aktenzeichen sind anzugeben. Besteht eine Geschäftsverteilung nach Buchstaben und sind an einer Sache Personen beteiligt, die nach den Anfangsbuchstaben des Namens zur Zuständigkeit einer anderen Abteilung gehören würden, sind sie auch von dieser Abteilung im Namenverzeichnis zu erfassen.

§ 3
Bildung der Akten

(1) Schriftstücke, die die gleiche Angelegenheit betreffen, sind, nach dem Tag des Eingangs geordnet, zu Akten (vergleiche Absatz 2) zu vereinigen. Sammelakten sind ebenso zu ordnen; sie können auch in der Weise angelegt werden, dass innerhalb eines Bandes mit den zu einer Angelegenheit gehörenden Stücken ein besonderes Heft gebildet wird. Bei besonders umfangreichen Verfahren können die Akten auf Anordnung des Richters (Staatsanwalts, Rechtspflegers) abweichend von Satz 1 nach sachlichen Gesichtspunkten geordnet werden; die abweichende Ordnung und der Akteninhalt sind auf einem Vorblatt darzustellen. Schriften, Abbildungen oder Ähnliches, die später zurückzugeben sind oder sich zur Einheftung nicht eignen, sind, soweit nicht ihre Aufbewahrung auf sonstige Art erforderlich ist, in einem einzuheftenden Umschlag aufzubewahren. Zustellungsurkunden über Zeugen- und Sachverständigenladungen sowie Zustellungsurkunden in Gesamtvollstreckungs-, Insolvenz-, Aufgebots-, Zwangsversteigerungs-, Zwangsverwaltungssachen und ähnlichen Rechtsangelegenheiten können zu einem besonderen Heft vereinigt werden, auf das auf dem Aktenumschlag hinzuweisen ist. Zustellungsurkunden, die zu den Akten genommen werden, sind, wenn sie zu einer Entscheidung gehören, möglichst unmittelbar hinter der Entscheidung einzuordnen. Sämtliche Kostenrechnungen, Beanstandungen der Kostenprüfungsbeamten, Zahlungsanzeigen der Gerichtskasse, Nachrichten der Gerichtskasse über die Sollstellung oder über die Löschung des Kostensolls und Niederschriften über vereinnahmte Sicherheitsleistungen sowie Hinterlegungsquittungen in Zivilprozess-, Strafprozess-, Bußgeld-, Gesamtvollstreckungs-, Vergleichs-, Insolvenz-, Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungsverfahren, in Familiensachen, in Vormundschafts-, Betreuungs- und Dauerpflegschaftssachen sowie in Nachlasssachen sind vor dem ersten Aktenblatt einzuheften oder in eine dort einzuheftende Aktentasche oder ein Kostenheft lose einzulegen oder, soweit die Akten nicht zu heften sind, unter dem Aktenumschlag lose zu verwahren. Das Gleiche kann auch in anderen Verfahren geschehen, wenn dies zweckmäßig erscheint, insbesondere, wenn die Akten umfangreich sind. Ist in Strafprozesssachen ein Vollstreckungsheft angelegt, sind die Kostenrechnungen, Beanstandungen, Zahlungsanzeigen und Nachrichten in diesem entsprechend zu verwahren. Aktenbestandteile, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, sind von Beginn an ohne Weiteres trennbar von den übrigen Aktenbestandteilen zu verwahren. In einem besonderen Umschlag unter dem Aktendeckel, bei umfangreichem Schriftgut gegebenenfalls auch in einer besonderen Aktenhülle, in einem Sonderheft oder in sonstiger geeigneter Weise sind beispielsweise

a)
Auskünfte aus dem Bundeszentralregister, dem Verkehrszentralregister, dem Erziehungsregister und dem Gewerbezentralregister sowie sonstige Mitteilungen dieser Behörden, die Rückschlüsse auf andere Straf- und Bußgeldverfahren des Betroffenen zulassen,
b)
medizinische oder psychologische Gutachten (mit Ausnahme solcher im Sinne des § 256 Abs. 1 StPO), Berichte der Gerichts- und Bewährungshilfe, der Jugendgerichtshilfe sowie anderer sozialer Dienste, Niederschriften über die in § 477 Abs. 2 Satz 2 StPO genannten Ermittlungsmaßnahmen sowie andere Unterlagen, die von dem Staatsanwalt oder dem Richter besonders gekennzeichnet worden sind,

zu verwahren; werden die Akten an mit dem Strafverfahren nicht unmittelbar befasste Stellen versandt oder wird diesen Stellen Akteneinsicht gewährt, ist der nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegende Teil vorher aus den Akten herauszunehmen (Nummer 16 Abs. 2 Satz 2 und Nummer 220 Abs. 2 Satz 1 RiStBV), es sei denn, dass der Staatsanwalt oder der Richter die Mitübersendung der zu Halbsatz 1 Buchstabe b genannten Aktenteile aus den besonderen Gründen des Einzelfalles ausdrücklich anordnet. Die bei der Mitgabe der Akten an den Verteidiger gemäß § 147 Abs. 4 Satz 1 StPO ausgenommenen Beweismittel sind ebenfalls ohne Weiteres trennbar von den übrigen Aktenbestandteilen zu verwahren. Wird es notwendig, die vor dem ersten Aktenblatt eingehefteten oder verwahrten Schriftstücke mit Blattzahlen zu versehen, sind dazu römische Ziffern zu verwenden.

(2) In Zivil- und Familiensachen und nach näherer Anordnung des Behördenleiters auch in anderen Bereichen ist für die per Telefax übermittelten Schriftsätze, die zusätzlich im Original eingehen, ein Sonderheft anzulegen. Dabei beginnt die Pflicht zur Anlegung eines Telefax-Sonderheftes erst dann, wenn der Beklagte einen Antrag auf Klageabweisung stellt oder der Antragsgegner eine Antragserwiderung zu den Akten reicht. Die Sonderhefte sind nicht rückwirkend, sondern erst für die Zukunft anzulegen. Befindet sich die Klageschrift unter Umständen doppelt, nämlich als Original und als Telefax, in der Akte, kann eines der Exemplare der Klageschrift gegebenenfalls gesondert verbunden oder an einer Ecke abgeschnitten werden. In Strafsachen ist das dem Telefax nachgereichte Originalschreiben direkt hinter dem Telefax einzuheften und mit einem Hinweis „zu Blatt…“ zu versehen.

(3) Die Akten sind mit Aktenumschlägen zu versehen. Ein Aktenband soll nicht mehr als 200 Blätter umfassen. Die Anlegung weiterer Bände ist auf den Vorbänden zu vermerken. Die Blätter sind durch alle Bände fortlaufend zu nummerieren, sofern es sich nicht um Fallakten der Staatsanwaltschaften handelt, deren Ordnung nach sachlichen Gesichtspunkten erfolgt. In den Fällen des § 4 Abs. 6 Satz 2 ist den wieder mit eins zu beginnenden Seitennummern das Registerzeichen der Beschwerdeinstanz voranzustellen. Bei Erneuerung von Aktenumschlägen sind alle Vermerke auf den neuen Aktenumschlag zu übertragen. Bei Akten, die aus bis zu zehn Schriftstücken bestehen, kann auf die Nummerierung der Schriftstücke und auf die Heftung (Absatz 4), bei Akten, die aus bis zu zwei selbständigen Schriftstücken bestehen, kann, mit Ausnahme der Akten über Verfügungen von Todes wegen, auch auf den Aktenumschlag verzichtet werden.

(4) Die Akten sollen grundsätzlich geheftet werden, insbesondere wenn sie zu versenden sind. Soweit sie bisher nicht geheftet worden sind, kann der Behördenleiter gestatten, dass sie oder Teile davon nicht geheftet zu werden brauchen. Akten sind stets zu heften, wenn Berufung, Revision oder Rechtsbeschwerde, wenn möglich auch, wenn in einer Familiensache Beschwerde eingelegt ist. Diese Heftung obliegt der Geschäftsstelle der unteren Instanz. Grundakten und Registerakten brauchen nicht geheftet zu werden. Soweit Akten nicht geheftet zu werden brauchen, ist jedes Schriftstück mit dem Aktenzeichen zu versehen. Besteht ein Schriftstück aus mehreren Blättern, sind diese stets in geeigneter Weise zu verbinden. Schriftstücke, die wegen ihres kleinen Formats aus den Akten fallen oder sonst verloren gehen können, sind auf ein Blatt in DIN A-4 Format zu kleben oder zu heften oder in einen in die Akte zu heftenden Umschlag zu legen.

(5) Auf dem Aktenumschlag sind die Behörde, die Angelegenheit (Parteien, Beschuldigte, Erblasser und dergleichen) sowie die Namen der Prozessbevollmächtigten oder der Verteidiger kurz anzugeben; unten links ist das Aktenzeichen zu vermerken. Die Anlegung von Sonderheften, Unterheften, Beiakten und dergleichen ist ebenfalls auf dem Aktenumschlag deutlich sichtbar zu verzeichnen. Zu den Akten gehörige Gegenstände, zum Beispiel Beweis- und Musterstücke, sind, soweit nichts anderes bestimmt ist (vergleiche zum Beispiel § 9 Abs. 5), auf der Innenseite des Aktenumschlags oder auf einem Vorblatt zu vermerken. Haftsachen, Führerscheinsachen, Strafsachen gegen den inneren Frieden, Pressestrafsachen, Strafsachen gegen Jugendliche und Heranwachsende, Strafsachen gegen ausländische Staatsangehörige und Sicherungsverfahren sowie Landesverrats- und Spionagesachen sind mit „Haft“, „Führerschein“, „Strafsache i. F.“, „Pressestrafsache“, „Jugendlicher“, „Heranwachsender“, „Ausländer – Schutzbestimmungen beachten“, „Sicherungsverfahren“ und „LV.-„ oder „Sp.-Strafsache“, Strafsachen, die einer beschleunigten Bearbeitung bedürfen, mit „Eilsache“ auffällig zu kennzeichnen. Beiakten, die für längere Zeit einer Akte beigefügt werden, erhalten auf ihrem Aktenumschlag einen die Zugehörigkeit kennzeichnenden Zettel oder Aufkleber.

(6) Auf dem Aktenumschlag sind das Jahr der Weglegung, der Ablauf der Aufbewahrungsfristen, die etwaige Anbietung an das Archiv und das Jahr der Vernichtung der Unterlagen nach den hierfür geltenden Vorschriften (Aufbewahrungs- und Aussonderungsbestimmungen) zu vermerken. Auf dem Aktenumschlag sind die von der Vernichtung auszuschließenden Blätter, und zwar schon bei ihrem Entstehen, zu bezeichnen. Bevor die Weglegung erfolgt, ist der Vermerk auf seine Vollständigkeit zu prüfen und mit Datum, Unterschrift und Dienst-/Amtsbezeichnung des verantwortlichen Beschäftigten zu versehen; zu sonstigen Eintragungen darf der für den bezeichneten Vermerk vorgesehene Raum nicht benutzt werden. Satz 3 ist nicht anzuwenden in Ermittlungsverfahren der Staatsanwaltschaft, wenn das Verfahren vor der Anklageerhebung eingestellt worden ist.

(7) Wenn bürgerliche Rechtsstreitigkeiten auf Berufung oder Revision gegen ein Teilurteil bei einem höheren Gericht anhängig werden, das Verfahren im Übrigen aber gleichzeitig in der unteren Instanz fortzusetzen ist, können bei dieser nach Anordnung des Richters (Vorsitzenden) Doppelakten angelegt werden. Das Verfahren nach den Doppelakten ist erst auf Anordnung des Richters (Vorsitzenden) in den Hauptakten fortzuführen. Die Doppelakten werden nicht mit den Hauptakten vereinigt, ihnen aber nach Beendigung der abgetrennten Führung beigefügt. Durch Vermerke auf besonderen Blättern in den Hauptakten und auf ihrem Aktenumschlag muss der Zusammenhang gewahrt werden.

(8) Anfragen der Verwaltungsbehörden aufgrund Teil 4 Abschnitt 2 Sächsisches Justizgesetz sind urschriftlich zu beantworten oder zu Sammelakten zu nehmen und daraus zu erledigen.

§ 4
Aktenzeichen und Aufbewahrung der Akten

(1) Jedes Aktenstück erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Schriftstücke zu führen sind. Vorgänge der Berufungs- oder Revisionsinstanz oder einer gerichtlichen Beschwerdeinstanz sind jedoch nach Vorschrift der Absätze 6 und 7 zu behandeln. Das Aktenzeichen ist zugleich die Geschäftsnummer. Ordnungsnummern werden nur in Grundbuchsachen geführt und bilden dort mit dem Aktenzeichen zusammen die Geschäftsnummer. Reicht die Kennzeichnung eines Schriftstücks durch das Aktenzeichen nicht aus, zum Beispiel bei Zustellungen, ist dem Aktenzeichen die Blattzahl oder ein sonstiger das Schriftstück näher kennzeichnender Zusatz hinzuzufügen. Erscheint das Aktenzeichen, wie insbesondere bei Zustellungen, in der Außenanschrift des Schriftstücks, ist der Zusatz neutral zu fassen.

(2) In Rechtssachen wird das Aktenzeichen durch den Buchstaben oder die römische Zahl und die Nummer im Aktenregister und, wenn dieses jahrgangsweise geführt wird, unter Beifügung der Jahreszahl gebildet. Wo mehrere Abteilungen einer Geschäftsstelle bestehen, ist dem Aktenzeichen die arabische Zahl der Abteilung voranzustellen. Bei Doppelakten (§ 3 Abs. 7) wird dem Aktenzeichen eine II hinzugefügt, zum Beispiel 6 C 427/83 II. Sammelakten erhalten ihr besonderes Aktenzeichen nach Vorschrift des Behördenleiters; Satz 3 gilt auch hier.

(3) In Binnenschifffahrtssachen wird dem Aktenzeichen die Bezeichnung „BSch“, zum Beispiel C 11/83 BSch, bei Verfahren nach den §§ 217 und 229 Baugesetzbuch wird dem Aktenzeichen die Bezeichnung „Bau“, zum Beispiel 3 U 9/83 Bau, hinzugefügt.

(4) Für Grundakten dient als Aktenzeichen die Bezeichnung des Grundbuchs nach Bezirk und Blatt, nötigenfalls unter Angabe des Bandes. Aktenzeichen und Ordnungsnummern bilden die Geschäftsnummer, unter der die Schriftstücke eines Grundaktenvorgangs zu führen sind.

(5) Bei den Akten zu den öffentlichen Registern und zu dem Pachtkreditregister bilden die abgekürzte Bezeichnung des Registers und die Erfassungsnummer das Aktenzeichen. Bei Güterrechtssachen tritt, sofern das Register in Buchform geführt wird, an die Stelle der Erfassungsnummer die durch mehrere Bände fortlaufende Seitenzahl, und zwar stets die erste, auch wenn die dasselbe Ehepaar betreffenden Eintragungen auf einer späteren Seite fortgesetzt werden. Dabei sind folgende Abkürzungen zu gebrauchen:

Abkürzungen
Buchstabe Abkürzung = Bezeichnung
a) HR = Handelsregister,
(HRA = Handelsregister-Abteilung A,
    = HRB = Handelsregister-Abteilung B)
b) PR = Partnerschaftsregister,
c) GR = Güterrechtsregister,
d) VR = Vereinsregister,
e) GnR = Genossenschaftsregister,
f) MR = Musterregister,
g) SSR = Seeschiffsregister,
h) BSR = Binnenschiffsregister,
i) SBR = Schiffsbauregister,
j) Pk = Pachtkreditregister.

(6) Die in der Berufungs- oder Revisionsinstanz oder in einer gerichtlichen Beschwerdeinstanz entstehenden Vorgänge werden im Allgemeinen zu den Akten erster Instanz genommen, aber unter dem besonderen Aktenzeichen ihrer Instanz geführt; wird hierbei die Anlegung eines neuen Aktenbandes erforderlich, ist auch der neue Band als Bestandteil der Akten erster Instanz zu behandeln. In der Beschwerdeinstanz sind in den Aktenband der Verfahren der Freiwilligen Gerichtsbarkeit sowie Insolvenz-, Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungsverfahren zwei Trennblätter einzufügen, die das Beschwerdeverfahren vom übrigen Verfahren optisch abgrenzen. Der Präsident des Gerichts kann bestimmen, welche Schriftstücke nicht oder nicht in Urschrift, zu den erstinstanzlichen Akten zu nehmen sind; Berufungsurteile in Strafsachen, Versäumnisurteile gegen den Berufungskläger und Anerkenntnisurteile sind jedoch stets in Urschrift zu den Akten der ersten Instanz zu bringen. Auf dem Aktenumschlag oder Aktenvorblatt ist außer dem Aktenzeichen der ersten Instanz das der zweiten und dritten Instanz anzugeben. Auf jeder Beschwerde-, Berufungs- oder Revisionsentscheidung ist unter dem Aktenzeichen auch das erstinstanzliche Aktenzeichen anzugeben (Bruchform),

Beispiel
zum Beispiel Beispiel
zum Beispiel 9 S 235/83
3 C 400/82.

(6a) Vorgänge über die Wiederaufnahme eines durch rechtskräftige Entscheidung abgeschlossenen Straf- oder Bußgeldverfahrens sind zu den Akten zu nehmen, in denen sich die angegriffene Entscheidung befindet.

(7) Die in der Berufungs- oder Revisionsinstanz oder einer gerichtlichen Beschwerdeinstanz in Urschrift oder in Abschrift zurückbehaltenen Schriftstücke sind zu Sammelakten zu nehmen. Soweit es sich dabei nicht um Entscheidungen handelt, können die Schriftstücke beim Oberlandesgericht auf Anordnung des Vorsitzenden Richters zu Senatsakten vereinigt werden; solche Akten erhalten das Aktenzeichen der Hauptakten in dieser Instanz; in der letzten Spalte des einschlägigen Registers ist deren Anlegung durch den Zusatz „SenA“ erkennbar zu machen.

(8) In Justizverwaltungsangelegenheiten (§ 1 Abs. 5) bestimmt der Generalaktenplan für sämtliche Behörden einheitliche Aktenzeichen. Für Personalakten (§ 1 Abs. 7) gilt Absatz 2 sinngemäß, im Allgemeinen bilden also der Anfangsbuchstabe des Namens und die laufende Nummer das Aktenzeichen.

(9) Die Akten werden nach der Ordnung der Register und des Aktenplans in der Nummernfolge (Endnummernfolge) aufbewahrt.

§ 5
Nachweis des Verbleibs der Eingänge und Akten

(1) Die Geschäftsstelle hat den Verbleib der eingegangenen Schriften und der Akten nachzuweisen und muss sich bei deren Abgabe, soweit dies nicht durch elektronische Kontrollfunktionen, die Register oder Kalender geschieht, durch Vermerke sichern, so dass sie jederzeit den Verbleib feststellen kann. Sofern der Geschäftsgang es zulässt, können bei der Abgabe von Akten innerhalb einer Abteilung die nach Satz 1 erforderlichen Vermerke mit Genehmigung des Behördenleiters unterbleiben.

(2) Werden Akten versandt oder außerhalb der Bearbeitung der Sache herausgegeben, zum Beispiel an einen Beamten oder an eine andere Abteilung der Behörde oder an eine andere Justizbehörde am gleichen Ort, ist ein Kontrollblatt mit Angabe des Empfängers und des Grundes der Versendung oder der Herausgabe unter Bestimmung einer Wiedervorlagefrist anzulegen. Als Kontrollblatt kann auch das Ersuchen um Übersendung der Akten verwendet werden. Ist in einer Strafsache ein Urteil ergangen und werden die Strafakten versandt, ist eine vorhandene überzählige Abschrift des Urteils bei dem Kontrollblatt oder den Handakten (§ 49 Abs. 3) zurückzubehalten. Die Kontrollblätter können unter Vormerkung einer Frist im Geschäftskalender (§ 6 Abs. 1) je für sich in einem Umschlag anstelle der Akten oder unter vereinfachter Fristkontrolle gesammelt aufbewahrt werden. Soweit Sammelmappen angelegt sind, sind diese mindestens einmal monatlich durchzusehen. Die bis zur Rückkunft der Akten eingehenden Schriften werden, soweit nötig nach Vorlage an den Richter, Staatsanwalt oder Rechtspfleger, bei dem Kontrollblatt gesammelt aufbewahrt. Das Kontrollblatt kann auch elektronisch geführt werden. Kontrollblätter, die weder Verfügungen noch sonstige Vermerke enthalten, sind nach Wiedereingang der Akten zu vernichten, wenn sie nicht für weitere Verwendung eingerichtet sind.

(3) In den Fällen des § 4 Abs. 6 Satz 2 sind die eingehenden, beim Kontrollblatt gesammelt aufzubewahrenden Schriften der unteren Instanz entsprechend der Akte weiter zu nummerieren. Nach Rückkunft der Akte sind die Schriften dem letzten Trennblatt nachzuheften.

(3a) Nach näherer Anordnung des Behördenleiters kann der Verbleib (Absatz 1), die Versendung oder die Ausgabe von Akten (Absatz 2) auch anhand einer für die Akten geführten Bewegungskartei oder anhand einer anderen Kartei überwacht werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die bis zur Rückkunft der Akten eingehenden Schriftstücke ordnungsgemäß und jederzeit auffindbar verwahrt und dass die vorgeschriebenen Kontrollen zeitgerecht durchgeführt werden.

(4) Die endgültige Abgabe von Akten zu anderen Akten, an eine andere Abteilung oder an eine andere Behörde ist im Aktenregister durch Vermerk des Zeitpunkts der Abgabe, des Empfängers und des neuen Aktenzeichens nachzuweisen. Bei endgültiger Abgabe einzelner Schriftstücke ist an deren Stelle in die Akten ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das Aktenzeichen und das sachlich Nötige zu vermerken sind, das aber im Übrigen unbeschrieben zu bleiben hat. Überall, wo Akten nicht oder nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Eintragung verwahrt oder geführt, sondern anderen Akten einverleibt werden, ist bei der früheren Eintragung auf die neue zu verweisen. Entsprechend ist zu verfahren, wenn spätere Vorgänge zwar neu eingetragen, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.

(5) Mit Ausnahme vertraulich zu behandelnder Sachen dürfen Akten nicht unter persönlichem Verschluss gehalten werden. Werden Akten aus den Diensträumen entfernt, so ist der Registraturbeamte zu unterrichten. Das Nähere regelt der Behördenleiter.

(6) Sind Akten oder Aktenteile verloren gegangen oder nicht mehr aufzufinden, ist alsbald dem Richter, Staatsanwalt oder Rechtspfleger sowie dem Behördenleiter Anzeige zu machen.

§ 5a
Behandlung der Schriftstücke in Unterbringungs- und Freiheitsentziehungssachen

In Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung (§ 29a) sowie in Unterbringungs- und Freiheitsentziehungssachen (§ 29b) sind alle Schriftstücke, die nicht sofort zu den Akten gebracht werden können, zum Beispiel weil die Akten versandt sind, insbesondere die bei dem Beschwerdegericht eingehenden Beschwerdeschriften, an deutlich sichtbarer Stelle mit rotem Stempelaufdruck „Freiheitsentziehung“ zu versehen. Gleiches gilt für ausgehende Schriftstücke, die an Justizbehörden gerichtet sind, zum Beispiel eine Anforderung der Verfahrensakten durch die Geschäftsstelle des Landgerichts nach Eingang einer Beschwerdeschrift.

§ 6
Fristen, Termine, Haftkontrollen

(1) Sämtliche angeordneten oder von Amts wegen zu beobachtenden Fristen sind in der Weise zu erfassen, dass die in Liste 2 der Anlage II aufgeführten Daten, sortiert nach Kalendertagen, in Listenform dargestellt werden können. Die Möglichkeit zur Darstellung in Listenform ist entbehrlich, wenn durch ein informationstechnisches System (IT-System) auf andere Weise sichergestellt ist, dass der Vorgang rechtzeitig vorgelegt oder die Aktion, die an den Fristablauf anknüpft, rechtzeitig eingeleitet wird. Wo der Geschäftsgang es zulässt, können auf Anordnung des Behördenleiters Fristen in der Weise überwacht werden, dass die Akten in mehreren, ausschließlich dafür bestimmten Fächern niedergelegt werden; dann bedarf es der Erfassung nach Satz 1 nur, wenn es im Einzelfall angeordnet ist oder wenn die Akten vor Erledigung der Frist aus dem Fristenfach entnommen und nicht alsbald wieder hineingelegt werden. Es ist darauf Bedacht zu nehmen, dass die Menge der in den Fristenfächern niedergelegten Akten stets in angemessenen Grenzen gehalten wird. Auf Anordnung des Behördenleiters kann die Kontrolle der gewöhnlichen kurzen Fristen auch in sonstiger Weise, zum Beispiel bei Hängeregistraturen, geführt werden.

(2) Fristen in Haftsachen und in Sachen, in denen die einstweilige Unterbringung des Beschuldigten gemäß § 126a StPO angeordnet ist, sowie die Haftprüfungstermine nach § 122 Abs. 4 StPO sind stets zu erfassen und bei der Erfassung so zu kennzeichnen, dass sie von sonstigen Fristen unterschieden und, nach Kalendertagen sortiert, in einer gesonderten Liste dargestellt werden können. Wird eine Bewegungskartei geführt, können auf Anordnung des Behördenleiters diese Fristen und Termine auf einer besonderen Karte überwacht werden. Für jeden Beschuldigten, gegen den ein Haftbefehl, ein Unterbringungsbefehl (§ 126a StPO, § 71 Abs. 2 und § 72 Abs. 4 JGG) oder ein Unterbringungsbeschluss (§ 81 StPO, §§ 73 und 109 JGG) erlassen wird, ist den Akten ein Haftmerkzettel vorzuheften, aus dem die in Liste 53 der Anlage II aufgeführten Daten ersichtlich sind. Werden gemäß § 67e StGB Fristen verfügt, um die Dauer der Unterbringung in einem psychiatrischen Krankenhaus, der Sicherungsverwahrung oder der Unterbringung in einer Entziehungsanstalt zu überwachen, sind sie von der Vollstreckungsbehörde in der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Weise zu erfassen und in der in Satz 1 bezeichneten Weise besonders zu kennzeichnen; ist die Staatsanwaltschaft die Vollstreckungsbehörde, hat sie auch die Vorlage der Akten an das Gericht zu bewirken.

(3) Die Termine für mündliche Verhandlungen in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten und für die Hauptverhandlungen in Strafsachen und Bußgeldsachen sind in der in Großbuchstabe B dieser Anlage bezeichneten Weise zu erfassen, und zwar dergestalt, dass die Daten für jeden Spruchkörper gesondert abgerufen werden können.

(4) Für alle öffentlichen Gerichtssitzungen ist ein Terminsverzeichnis dem Gericht vorzulegen und eine Mehrfertigung des Verzeichnisses vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel auszuhängen. Der Inhalt des Terminsverzeichnisses bestimmt sich nach näherer Anordnung des Vorsitzenden oder des Rechtspflegers.

(5) Alle übrigen Termine sind in der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Weise zu erfassen.

§ 6a
Haftliste, Steckbriefliste

(1) Die Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft erfasst für jeden Staatsanwalt

a)
die Daten für die in Untersuchungshaft befindlichen Beschuldigten und die nach    § 126a StPO einstweilig Untergebrachten in der Liste 53a der Anlage II,
b)
die Daten für Personen, um deren Verhaftung, insbesondere durch Steckbrief, ersucht ist, in einer einfach zu haltenden Steckbriefliste.

Der Behördenleiter kann bestimmen, dass die Daten für mehrere Staatsanwälte gemeinsam erfasst werden. Er kann auch bestimmen, dass die Staatsanwälte die Daten selbst erfassen. Nach Erhebung der öffentlichen Klage ist die Haftkontrolle durch entsprechende Wiedervorlageverfügungen oder auf sonstige geeignete Weise sicherzustellen.

(2) § 6 Abs. 2 Satz 1 bleibt unberührt.

(3) Wird die öffentliche Klage erhoben, der Antrag auf selbständige Anordnung von Maßregeln der Besserung und Sicherung gestellt, das Verfahren endgültig an eine andere Behörde abgegeben oder geht die Haftkontrolle auf sonstige Weise auf eine andere Behörde über, obliegt bis zum Eingang der Übernahmebestätigung auch der abgebenden Behörde die Haftkontrolle.

(4) Absatz 1 Satz 1 Buchst. a, Satz 2 sowie die Absätze 2 und 3 gelten für das Amtsgericht und das Landgericht entsprechend.

(5) Das Gericht, bei dem die öffentliche Klage erhoben oder der Antrag auf selbständige Anordnung von Maßregeln der Besserung und Sicherung (§ 413 StPO) gestellt ist, benachrichtigt den Ermittlungsrichter und die Staatsanwaltschaft von der Übernahme der Haftkontrolle. Die Benachrichtigung des Ermittlungsrichters kann unterbleiben, wenn die Geschäftsstelle des Gerichts, bei dem die öffentliche Klage erhoben oder der Antrag nach § 413 StPO gestellt ist, auch für den Ermittlungsrichter die Haftkontrolle führt.

(6) Alle eingehenden Ersuchen um Unterbrechung der Untersuchungshaft zum Zweck der Strafvollstreckung sind dem Richter mit einem Hinweis darüber vorzulegen, ob die zu Liste 53a der Anlage II erfassten Daten den Hinweis „Auslieferungssache“ enthalten (vergleiche Nummer 6 der Erläuterungen in Liste 53a der Anlage II).

§ 7
Rechtskraft der Entscheidungen, Weglegung der Akten

(1) Sobald die Rechtskraft einer Entscheidung in Zivil-, Familien-, Straf- oder Bußgeldsachen, die der Rechtskraftbescheinigung bedarf, bei den Akten nachgewiesen ist, hat der für die Rechtskraftbescheinigung zuständige Bedienstete die Entscheidung am Kopf mit dem Vermerk „Rechtskräftig“ zu versehen; Unterschrift, Amtsbezeichnung, Datum und bei Straf- und Bußgeldsachen der Abdruck des Dienstsiegels sind beizufügen. In Ehesachen, in Abstammungssachen und in Straf- und Bußgeldsachen sowie in den Fällen, in denen nach dem Inhalt der Entscheidung eine Frist mit dem Eintritt der Rechtskraft in Lauf gesetzt wird, zum Beispiel Räumungsfrist, ist auch der Tag anzugeben, an dem die Rechtskraft eingetreten ist („Rechtskräftig seit …“).

(2) Sobald die Angelegenheit oder das Verfahren beendet ist oder als beendet gilt, ist die Weglegung der Akten anzuordnen; gleichzeitig ist nach Maßgabe der Aufbewahrungsbestimmungen anzuordnen, ob die Akten dauernd oder bis zu welchem Jahr sie aufzubewahren sind. Auch die weggelegten Akten werden in der Nummernfolge des Registers aufbewahrt. Hinzuverbundene Akten verbleiben bei den Akten des führenden Verfahrens und werden wie diese aufbewahrt und ausgesondert. Versorgungsausgleichsverfahren, die ausgesetzt sind, werden entsprechend der richterlichen Verfügung auf Frist gelegt.

(3) Für die Anordnung der Weglegung der Akten in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten gilt eine Angelegenheit, deren endgültige Erledigung, zum Beispiel durch Vergleich, rechtskräftig gewordenes Urteil und so weiter, sich nicht ohne Weiteres aus den Akten ergibt, im Sinne der Aktenordnung als erledigt, wenn

a)
die Angelegenheit im Sinne des § 6 der Anordnung über die Erhebung von statistischen Daten in Zivilsachen (ZP-Statistik) oder des § 6 der Anordnung über die Erhebung von statistischen Daten in Familiensachen (F-Statistik) als erledigt gilt und
b)
eine weitere Sachbehandlung nicht mehr erforderlich ist.

(4) Wird das Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten weggelegt worden sind oder das Verfahren als erledigt gilt (Absatz 3), behält die Angelegenheit ihre bisherige Geschäftsnummer. Satz 1 gilt entsprechend beim Eingang einer Klage oder eines Antrags auf Einleitung eines Verfahrens, wenn hierfür bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozess- oder Verfahrenskostenhilfe läuft oder schon erledigt worden ist.

(5) In Strafsachen und in Bußgeldsachen ist die Aktenweglegung erst dann anzuordnen, wenn die Sache auch hinsichtlich der Vollstreckung erledigt ist. In Bußgeldsachen können die Handakten der Staatsanwaltschaft nach der Entscheidung durch Beschluss gemäß § 72 OWiG oder, sofern kein Rechtsmittel eingelegt wird, bereits nach der Hauptverhandlung weggelegt werden. Sofern Unterlagen nach § 3 Abs. 1 Satz 9 Buchst. a, Mitteilungen des zentralen staatsanwaltschaftlichen Verfahrensregisters (§ 492 StPO) oder über Telekommunikationsüberwachungen vorhanden sind, ist mit der Aktenweglegung auch anzuordnen, dass diese Unterlagen unverzüglich datenschutzgerecht zu vernichten sind.

(6) Die Weglegung von Vollstreckungs-M-Sachen kann für bestimmte Zeitabschnitte einheitlich ohne besondere Verfügung erfolgen. Die weggelegten Jahrgänge können verschnürt oder in sonstiger Weise geordnet aufbewahrt werden; in einer Aufschrift sind der Inhalt und das Jahr, bis zu dem die Akten aufzubewahren sind, gegebenenfalls auch in welchem Jahr sie als archivwürdig an die Staatsarchive abzuliefern sind, anzugeben. Soweit einzelne Akten nicht schon mit dem Jahrgang, zu dem sie gehören, weggelegt werden, sind sie gesondert aufzubewahren.

(7) Die Weglegung der Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und der sonstigen Verzeichnisse ist anzuordnen, sobald alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen Akten zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an die Staatsarchive abgeliefert sind. Soweit Aktenregister und Namenverzeichnisse in Karteiform geführt werden, ist bezüglich jeder Karteikarte entsprechend zu verfahren. Auf jeder Karteikarte ist bei der Weglegung oder spätestens bei der Aussonderung der Akte das Jahr, bis zu dem die Karte aufzubewahren ist, anzugeben, es sei denn, dass die Namen- und Firmenverzeichnisse dauernd aufzubewahren sind.

(8) Für die in einem IT-System geführten Verfahrens- und Namenverzeichnisse gilt Absatz 7 Satz 1 entsprechend. Die in einem IT-System geführten Verfahrens- und Namenverzeichnisse sind am Jahresende in geeigneter Form zu sichern.

(9) entfällt

(10) Beigezogene Akten und eingereichte Unterlagen sind nach den Bestimmungen über die Behandlung der in amtliche Verwahrung genommenen Gegenstände zu behandeln und aufzubewahren. Sie sind daher erst nach endgültiger Erledigung des Verfahrens zurückzugeben. Werden Beiakten vor endgültiger Erledigung zurückgefordert, ist darauf hinzuweisen, dass von einer Vernichtung im Fall des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen vorerst abzusehen ist. In diesen Fällen ist die Geschäftsstelle des die Beiakten verwahrenden Gerichts über die endgültige Erledigung des Verfahrens zu unterrichten.

§ 8
Registerzeichen AR,
Rechts- und Amtshilfe

(1) Schriften, bei denen es zweifelhaft ist, ob sie zu angelegten oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu erfassen sind, sowie Schriften, die ohne sachliche Verfügung an eine andere Behörde abzugeben sind, sind unter dem Registerzeichen AR – bei den Amtsgerichten getrennt nach Zivil-, Familien-, FGG-, Straf- und Bußgeldsachen – nach Maßgabe der Liste 3 (Anlage II) zu erfassen. Dazu gehören auch die Schriften, die ein an das Gericht oder die Staatsanwaltschaft oder dessen/deren Geschäftsstelle gerichtetes Ersuchen um Rechtshilfe betreffen (bei der Staatsanwaltschaft insbesondere die nach dem Fünften Teil des Gesetzes über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen [ IRG] zu behandelnden Rechtshilfeersuchen ausländischer Regierungen) sowie ausgehende Ersuchen nach § 1077 ZPO. Rechtshilfeersuchen aus dem Ausland sind stets dem Richter oder dem Staatsanwalt vorzulegen. Unter dem Registerzeichen AR sind ferner die an das Gericht oder die Staatsanwaltschaft oder deren Geschäftsstelle gerichteten Ersuchen um Amtshilfe zu erfassen, wenn Vorgänge, zu denen sie genommen werden können, nicht vorhanden sind. Insbesondere Ersuchen um Auskunft aus den Akten, um Übersendung von Akten oder Urkunden sowie Anträge auf Erteilung von Abschriften aus Akten oder von Ausdrucken von Datensätzen sind nicht unter AR zu erfassen.

(2) Eingaben, Gesuche und Anträge, für die nicht die angegangene Dienststelle, sondern eine andere Behörde oder Dienststelle zuständig ist, sind unmittelbar an die zuständige Stelle weiterzuleiten, wenn diese ohne besondere Schwierigkeiten festgestellt werden kann und der Abgabe keine sachlichen Bedenken entgegenstehen. Von einer Weiterleitung ist in geeigneten Fällen der Einsender durch Abgabenachricht in Kenntnis zu setzen. Abgabenachrichten, die Schlüsse auf Ermittlungs- oder Strafverfahren gegen bestimmte Personen zulassen oder zur Bloßstellung eines in einem gerichtlichen Verfahren Beteiligten führen können, dürfen nur in einem verschlossenen Umschlag versandt werden.

(3) Die Erfassung unter dem Registerzeichen AR schließt eine sonstige Erfassung aus, solange die Sache unter dem Registerzeichen AR weitergeführt wird. Eine Ausnahme gilt für das Amtsgericht, wenn es in Sachen der freiwilligen Gerichtsbarkeit im Wege der Rechtshilfe eine Beurkundung vorzunehmen hat. In diesem Fall ist die Verhandlung auch als Urkundssache zu erfassen und unter seinem Aktenzeichen besonders aufzubewahren. Dem ersuchenden Gericht ist nicht die Urschrift, sondern eine Ausfertigung der Verhandlung mitzuteilen.

(4) Mit den unter dem Registerzeichen AR erfassten Schriften werden Blattsammlungen angelegt, deren Aktenzeichen unter Verwendung der Registerbezeichnung AR zu bilden ist und beispielsweise zu lauten hat: 4 AR 284/03. Eine Sachgebietsbezeichnung kann in Klammern angefügt werden, dabei sollen die Registerzeichen, in Grundbuchsachen „GB“, verwendet werden, zum Beispiel 4 AR (C) 284/03, 4 AR (F) 284/03 oder 4 AR (GB) 284/03. Wird für eine unter dem Registerzeichen AR erfasste Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Blattsammlung unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und gegebenenfalls zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen.

(5) Abweichend von der Regel des Absatzes 4 werden Rechtshilfevorgänge zu den Akten genommen, wenn die ersuchende Behörde eine deutsche Justizbehörde ist und ihre Akten mit übersandt hat, es sei denn, dass es sich um den in Absatz 3 geregelten Ausnahmefall (Beurkundung durch das Amtsgericht) handelt.

(6) Nach Erledigung eines inländischen Rechtshilfeersuchens sind die Akten der ersuchenden Behörde zu übersenden. Müssen von dem ersuchten Gericht aus besonderen Gründen einzelne Schriftstücke zurückbehalten werden, ist damit eine Blattsammlung zu bilden; dies ist im Bemerkungsfeld der Geschäftsstelle durch den Vermerk „Bl. S.“ zu erfassen.

(7) Sind Zivilprozessakten von einem Rechtshilfegericht an ein zweites um Rechtshilfe ersuchtes Gericht weiterzugeben, hat die erste Stelle den Parteien oder Parteivertretern vor der Weitersendung alsbald unmittelbar Protokollabschriften zu erteilen, wenn ein Antrag auf Erteilung solcher Abschriften vorliegt.

§ 9
Überführungsstücke

(1) Werden in einer Straf- oder Bußgeldsache Gegenstände in Verwahrung genommen, die als Beweismittel von Bedeutung sind oder der Einziehung unterliegen (§§ 94, 111b ff. StPO, §§ 22 ff. und 46 OWiG), sind die aus Liste 54 (Anlage II) ersichtlichen Daten auf Anordnung des Richters, Staatsanwalts oder Rechtspflegers zu erfassen. Wird die Liste in Kartei- oder Lose-Blatt-Form geführt, sind die Blätter fortlaufend zu nummerieren. Die Verwahrung der Gegenstände und die Erfassung und Verwaltung der Daten obliegen der Geschäftsstelle, sofern nichts anderes bestimmt wird.

(2) An jedem einzelnen Gegenstand oder seiner Umhüllung ist ein Zettel zu befestigen, der die laufende Nummer trägt, unter der der Gegenstand erfasst worden ist, und die Straf- oder Bußgeldsache bezeichnet, zu der er gehört.

(3) Unter der Annahmeverfügung ist die Erfassungsnummer, unter der Ausgabeverfügung die Herausgabe zu vermerken. Bei nur vorübergehender Ausgabe sind die Angaben über den Verbleib in Kurzform zu erfassen und die Rückgabe zu überwachen.

(4) Den Akten ist ein Verzeichnis der Überführungsstücke vorzuheften, das die Erfassungsnummer, die Bezeichnung der Stücke und die auf die Verwahrung sich beziehenden Aktenblätter angibt.

(5) Die Verwahrung und Erfassung der Überführungsstücke ist im Laufe eines jeden Geschäftsjahres mindestens zweimal von dem Behördenleiter oder einem von ihm zu bestimmenden Bediensteten unvermutet zu prüfen. Dabei ist in Papierform eine Liste aller erfassten Überführungsstücke zu erstellen und von der prüfenden Person mit einem Sichtvermerk zu versehen. Über das Ergebnis ist ein Protokoll zu fertigen, in das aufzunehmen ist, ob die Verwahrung und die Datenerfassung den Vorschriften entsprechen und ob die Gegenstände vorgefunden worden sind. Erscheint eine Prüfung erforderlich, ob weitere Verwahrung noch notwendig ist, ist die Entscheidung des zuständigen Richters oder Staatsanwalts herbeizuführen.

§ 10
Aussetzung der Vollstreckung einer Strafe
und anderer Maßnahmen zur Bewährung

(1) In den Fällen der Aussetzung der Vollstreckung einer Strafe oder einer Maßregel der Besserung und Sicherung und der Aussetzung der Verhängung einer Jugendstrafe zur Bewährung sowie in den Fällen der Verwarnung mit Strafvorbehalt ist bei dem für die  Überwachung zuständigen Gericht für jedes Verfahren und jeden Verurteilten gesondert ein Bewährungsheft anzulegen. Zum Bewährungsheft sind das Urteil und die auf die Strafaussetzung zur Bewährung sich beziehenden Entscheidungen und sonstigen Vorgänge zu nehmen und zwar, soweit sie bei Anlegung des Heftes vorhanden sind, in beglaubigter Abschrift, soweit sie später anfallen, in Urschrift. Das Vollstreckungsheft in Jugendsachen ist als Bewährungsheft fortzuführen, sofern nicht das Verfahren nach Satz 1 in den Hauptakten bearbeitet wird.

(2) Für die Dauer der Überwachung der Bewährung obliegt die Aufbewahrung der Hauptakten, soweit diese nicht von der Staatsanwaltschaft benötigt werden, dem Gericht. Das Bewährungsheft verbleibt für die Dauer der Überwachung bei dem hierfür zuständigen Gericht auch dann, wenn sich die Hauptakten bei einer anderen Behörde befinden.

(3) Nach Beendigung der Überwachung ist das Bewährungsheft bei den Hauptakten aufzubewahren und mit diesen auszusondern.

(4) Zur Zählung der Fälle von Bewährungsaufsicht für die Monatsübersicht über Strafverfahren vor dem Amtsgericht (Anlage 13 der StP/OWi-Statistik) ist die Führung von Bewährungsaufsicht, sofern die Erfassung nicht in anderer Weise erfolgt, nach Maßgabe der Liste 44 der Anlage II (Zählliste Bewährungssachen) zu erfassen.

(5) In den Fällen der Führungsaufsicht gelten die Absätze 1 bis 3 sinngemäß mit der Maßgabe, dass anstelle eines Bewährungsheftes ein Sonderheft mit der Aufschrift „Führungsaufsicht“ anzulegen ist. Besteht in demselben Verfahren gleichzeitig (§ 68g StGB) Bewährungsaufsicht, sind die auf die Führungsaufsicht sich beziehenden Vorgänge im Bewährungsheft zu führen, das zusätzlich mit der Aufschrift „Führungsaufsicht“ versehen wird.

(6) Sind in den Fällen der Absätze 1 und 5 die nachträglichen oder weiteren Entscheidungen nach den Vorschriften der Strafprozessordnung oder des Jugendgerichtsgesetzes, zum Beispiel nach den §§ 462a, 463 StPO oder § 58 Abs. 3 Satz 2 JGG, einem Gericht (Jugendrichter) außerhalb des Bezirks der Staatsanwaltschaft übertragen worden, sind diese Verfahren bei dem übernehmenden Gericht in Liste 36 der Anlage II (Bewährungsüberwachungsregister) zu erfassen. Die Geschäftsstelle des übernehmenden Gerichts teilt der das Js-Register führenden Staatsanwaltschaft das Aktenzeichen mit. Werden die nachträglichen oder weiteren Entscheidungen an ein anderes Gericht (einen anderen Jugendrichter) abgegeben, werden die Hauptakten mit dem Bewährungsheft dorthin übersandt.

B.
Besondere Bestimmungen für die einzelnen Verfahrensarten

I.
Amtsgericht

a) Zivilsachen

§ 11
entfällt

§ 12
entfällt

§ 13
Zivilprozesssachen,
Niederlegung von Anwaltsvergleichen

(1) Als Zivilprozesssachen werden mit Ausnahme der Mahnsachen alle Angelegenheiten der streitigen Gerichtsbarkeiten, für die nicht das Familiengericht, das Vollstreckungsgericht oder das Landwirtschaftsgericht zuständig ist, erfasst. Die (mindestens) zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 20 der Anlage II.

(2) Als bürgerliche Rechtsstreitigkeiten (C) sind insbesondere zu erfassen

a)
die Zivilprozesse einschließlich der Urkunden-, Wechsel- und Scheckprozesse,
b)
die Arreste und einstweiligen Verfügungen,
c)
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen,
d)
die Anträge auf Aufhebung oder Abänderung der Vollstreckbarerklärung und die Verfahren auf Aufhebung von Schiedssprüchen, soweit hierfür ausnahmsweise aufgrund staatsvertraglicher Festlegung die Amtsgerichte zuständig sind,
e)
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Anwaltsvergleichen (§ 796 a ZPO),
f)
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung ausländischer Vollstreckungstitel,
g)
die Anträge auf Aufhebung der Abänderung einer solchen Vollstreckbarerklärung,
h)
die den vorgenannten Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe (§ 117 ZPO),
i)
die eingehenden Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO),
j)
die Klagen im europäischen Verfahren für geringfügige Forderungen nach Artikel 4 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 861/2007 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Juli 2007 zur Einführung eines europäischen Verfahrens für geringfügige Forderungen (ABl. L 199 vom 31. Juli 2007, S. 1), in der jeweils geltenden Fassung (§§ 1097 ff. ZPO).

(3) Ist einem Verfahren ein Mahnverfahren vorausgegangen, wird dieser Vorgang zu der Prozessakte genommen und unter deren Aktenzeichen fortgeführt. Auch die Anträge, die nach endgültiger Erledigung der Hauptsache (Rechtskraft) gestellt werden, sind ohne Neuerfassung zu den Prozessakten zu nehmen, zum Beispiel

a)
Anträge auf Kostenfestsetzung,
b)
Anträge auf Erteilung von Vollstreckungsklauseln für oder gegen Rechtsnachfolger,
c)
Anträge auf Bestätigung inländischer Titel als Vollstreckungstitel (§ 1079 ZPO) und Anträge auf Berichtigung oder Widerruf gerichtlicher Bestätigungen (§ 1081 ZPO),
d)
Anträge in Zwangsvollstreckungsverfahren, für die das Prozessgericht zuständig ist, zum Beispiel nach den §§ 887, 888, 890 und 721 Abs. 3 ZPO,
e)
Anträge auf Bewilligung, Verlängerung oder Verkürzung einer Räumungsfrist nach § 794a Abs. 1 und 2 ZPO.

Über Arreste und einstweilige Verfügungen werden stets besondere Akten angelegt; sie werden aber, wenn die Hauptsache anhängig ist, nicht gesondert, sondern bei den Hauptakten aufbewahrt. Zur Kennzeichnung der besonderen Akten wird dem Aktenzeichen der Zivilprozesssache ein auf die einstweilige Verfügung oder den Arrest bezogener Zusatz, der von dem Aktenzeichen in geeigneter Weise, zum Beispiel durch einen Punkt, getrennt ist, beigefügt, und zwar

Zusatzbezeichnung
Buchstabe für Zusatzbezeichnung
a) für einstweilige Verfügungen EV,
b) für Arreste A.

(4) Als Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens (H) sind nur solche Anträge in Sachen der streitigen Gerichtsbarkeit anzusehen, die nicht zur Zuständigkeit des Familiengerichts oder des Vollstreckungsgerichts gehören, zum Beispiel

a)
die Niederlegung von Anwaltsvergleichen ohne Antrag auf Vollstreckbarerklärung,
b)
Anträge auf selbständige Beweisverfahren (§§ 485 ff. ZPO),
c)
Anträge auf Unterstützung bei der Beweisaufnahme oder auf Vornahme einer sonstigen richterlichen Handlung im Laufe eines schiedsrichterlichen Verfahrens (§ 1050 ZPO),
d)
Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung außerhalb einer anhängigen Sache, falls sie an das Prozessgericht gerichtet sind,
e)
Anträge auf Bewilligung, Verlängerung oder Verkürzung einer Räumungsfrist nach § 794a Abs. 1 und 2 ZPO, wenn das Gericht mit dem vorausgegangenen Rechtsstreit, in dem der Räumungsvergleich geschlossen wurde, nicht befasst war,
f)
Anträge auf Erteilung oder Umschreibung einer Vollstreckungsklausel und auf Erteilung einer weiteren vollstreckbaren Ausfertigung bei Schuldtiteln, die außerhalb gerichtlicher Verfahren errichtet sind und sich nicht in Verwahrung des Amtsgerichts befinden, sowie die Entscheidungen über Einwendungen, welche die Zulässigkeit der zu diesen Schuldtiteln erteilten Vollstreckungsklauseln betreffen; hierzu gehören auch die Entscheidungen nach § 1081 Abs. 1 Satz 3 ZPO.

(5) Termine zur mündlichen Verhandlung werden im Verhandlungskalender geführt. Die (mindestens) zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 29 der Anlage II.

(6) Die nach § 796a ZPO auf der Geschäftsstelle niedergelegten Anwaltsvergleiche werden mit den dazugehörigen Schriften zu Sammelakten vereinigt; dabei sind die dieselbe Angelegenheit betreffenden Schriften zusammenzuhalten und die verschiedene Angelegenheiten betreffenden Schriften unter fortlaufender Nummer nach einem Inhaltsverzeichnis zu ordnen.

§ 13a
Familiensachen

(1)    Familiensachen, das heißt

a)
Ehesachen (§§ 121 ff. FamFG),
b)
Kindschaftssachen (§§ 151 ff. FamFG),
c)
Abstammungssachen (§§ 169 ff. FamFG),
d)
Adoptionssachen (§§ 186 ff. FamFG) sowie Verfahren nach dem Adoptionswirkungsgesetz,
e)
Ehewohnungs- und Haushaltssachen (§§ 200 ff. FamFG),
f)
Gewaltschutzsachen (§§ 210 ff. FamFG),
g)
Versorgungsausgleichssachen (§§ 217 ff. FamFG),
h)
Unterhaltssachen (§§ 231 ff. FamFG),
i)
Güterrechtssachen (§§ 261 ff. FamFG),
j)
Sonstige Familiensachen (§§ 266 ff. FamFG) und
k)
Lebenspartnerschaftssachen (§§ 269 ff. FamFG)

einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Verfahrenskostenhilfe (§§ 76 und 113 FamFG), eingehende Ersuchen um grenzüberschreitende Verfahrenskostenhilfe (§ 1078 ZPO) sowie weitere Einzelangelegenheiten, die in die Zuständigkeit des Familiengerichts gehören, werden unter den Registerzeichen F, FH erfasst (Liste 22). Verfahren der einstweiligen Anordnung sind selbständige Verfahren (§ 51 Abs. 3 Satz 1 FamFG).

(2) Für Folgesachen (§ 137 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 3 FamFG) sind, ausgenommen anderslautende Anordnung des Richters, grundsätzlich Sonderhefte zu führen, die bei der zugehörigen Akte über die Familiensache aufzubewahren sind. Auf dem Aktenumschlag ist auf das Sonderheft hinzuweisen. Zur Kennzeichnung dieser Sonderhefte wird dem Aktenzeichen der Familiensache ein auf die jeweilige Folgesache bezogener Zusatz, der von dem Aktenzeichen in geeigneter Weise, beispielsweise durch einen Punkt, getrennt ist, beigefügt, und zwar

Zusatzbezeichnung
Buchstabe für Zusatzbezeichnung
a) für den Versorgungsausgleich VA,
b) für den Unterhalt des Kindes UK,
c) für den Unterhalt des Ehegatten UE,
d) für die Regelung der Rechtsverhältnisse an der Ehewohnung und am Haushalt WH,
e) für Ansprüche aus dem ehelichen Güterrecht GÜ,
f) für Verfahren nach den §§ 1382 und 1383 BGB ZA,
g) für die Regelung der elterlichen Sorge SO,
h) für die Regelung des Umgangs mit dem Kind UG,
i) für die Herausgabe des Kindes HK.

Folgesachen nach § 137 Abs. 3 FamFG sowie Folgesachen in den Fällen des Artikel 111 Abs. 4 Satz 2 des FGG-Reformgesetzes werden nach Abtrennung als selbständige Verfahren fortgeführt und neu erfasst.

(2a) Für Zwangs- und Ordnungsmittelverfahren können auf Anordnung des Richters ebenfalls Sonderhefte geführt werden, diese erhalten folgenden Zusatz

Zusatzbezeichnung
Buchstabe für Zusatzbezeichnung
a) für Zwangsmittelverfahren nach § 35 FamFG ZV,
b)  für Ordnungsmittelverfahren nach §§ 89 ff. FamFG OV.

(2b) War oder ist das Gericht mit der Familiensache befasst, sind ohne Neuerfassung zu den Verfahrensakten (zum Sonderheft) zu nehmen

a)
Anträge auf Kostenfestsetzung,
b)
Anträge auf Erteilung der Vollstreckungsklausel,
c)
Anträge nach § 46 FamFG,
d)
Anträge in Verfahren nach Abschnitt 8 des Buches 1 des FamFG sowie nach § 120 FamFG, soweit nicht das Vollstreckungsgericht zuständig ist,
e)
Rechtsbehelfe nach § 11 RPflG,
f)
Unterlagen betreffend Zwangsmittelverfahren nach § 35 FamFG,
g)
Anträge auf Bewilligung, Verlängerung oder Verkürzung einer Räumungsfrist,
h)
Vorgänge über die im Rahmen einer laufenden Vormundschaft oder Pflegschaft anfallenden familiengerichtlichen Genehmigungen, zum Beispiel nach den §§ 1821 oder 1822 BGB, in der Zuständigkeit des Rechtspflegers.

(3) Unter FH sind die zur Zuständigkeit des Familiengerichts gehörenden Anträge außerhalb eines gerichtlichen Verfahrens zu erfassen, hierzu gehören

a)
Verfahren zur Festsetzung von Unterhalt nach den §§ 249 bis 254 FamFG,
b)
Anträge auf Vollstreckbarerklärung einer Entscheidung über die elterliche Verantwortung nach der Verordnung (EG) Nr. 2201/2003 des Rates vom 27. November 2003 über die Zuständigkeit und die Anerkennung und Vollstreckung von Entscheidungen in Ehesachen und in Verfahren betreffend die elterliche Verantwortung und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1347/2000 (Abl. L 338 vom 23. Dezember 2003, S. 1), geändert durch Verordnung (EG) Nr. 2116/2004 (Abl. L 367 vom 14. Dezember 2004, S. 1), in der jeweils geltenden Fassung,
c)
Vollstreckung einer Entscheidung über das Umgangsrecht nach Artikel 41 der Verordnung EG) Nr. 2201/2003,
d)
Vollstreckung einer Entscheidung auf Rückgabe des Kindes nach Artikel 42 der Verordnung (EG) Nr. 2201/2003,
e)
Bescheinigung nach den Artikeln 41 und 42 der Verordnung (EG) Nr. 2201/20,
f)
Anträge auf Bestätigung inländischer Titel als europäische Vollstreckungstitel (§ 1079 ZPO),
g)
Anträge auf selbständige Beweisverfahren,
h)
Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung außerhalb einer anhängigen Sache, sofern sie an das Familiengericht gerichtet sind,
i)
Zwangsmittelverfahren nach § 35 FamFG, soweit nicht Absatz 2a eingreift,
j)
Vollstreckungsverfahren nach §§ 89 ff. FamFG,
k)
die Niederlegung von Anwaltsvergleichen,
l)
Vorgänge, die eine Fürsorge des Familiengerichts für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind betreffen und weder zu einer anhängigen Pflegschaft gehören noch zu ihrer Einleitung Anlass geben.

(4) Anzeigen und Mitteilungen an das Familiengericht, die zu Maßnahmen keinen Anlass geben, sind alphabetisch (ein- oder mehrjährig geordnet) in Sammelmappen abzulegen oder auf Anordnung des Behördenleiters nach Erfassung der Personendaten zu Sammelakten zu bringen. Wird später ein Verfahren eingeleitet, sind die Vorgänge zu den Akten dieses Verfahrens zu nehmen.

(5) Einwendungen, die die Zulässigkeit der von einem Jugendamt (§ 59 Abs. 1 SGB VIII) erteilten Vollstreckungsklausel betreffen, und Anträge auf Erteilung einer weiteren vollstreckbaren Ausfertigung einer gemäß § 59 SGB VIII aufgenommenen Urkunde sind aus den bei dem Familiengericht geführten Akten zu bearbeiten (§ 60 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 SGB VIII). Ist das für das Jugendamt zuständige Amtsgericht nicht zugleich das Familiengericht, gilt § 25 Abs. 5 Satz 3 Buchst. a.

(6) Die Termine zur mündlichen Verhandlung oder Erörterung und zur Anhörung in Verfahren vor dem Familiengericht werden nach Maßgabe der Liste 29 erfasst.

(7) Um das Auffinden der Verfahrensdaten zu ermöglichen, ist der berechtigungsgesteuerte Zugriff auf die erfassten Personendaten der Verfahrensbeteiligten sicherzustellen. Betrifft das Verfahren ein Kind, ist zusätzlich auch dessen Name zu erfassen.

(8) Adoptionsvorgänge werden nicht zu den Vormundschafts- oder Pflegschaftsakten genommen. Eine nach § 1751 Abs. 1 BGB kraft Gesetzes eintretende Vormundschaft ist, auch wenn dasselbe Gericht zuständig ist, neu zu erfassen. Vorgänge über Adoptionen unterliegen einer besonderen Geheimhaltungspflicht. Es ist daher sicherzustellen, dass Ersuchen um Übersendung von Akten, um Gewährung von Einsicht in die Akten sowie um Erteilung von Auskünften oder Abschriften aus den Akten ebenso wie Ersuchen um Gewährung von Einsicht oder Erteilung von Auskünften zu den erfassten Personen- und Verfahrensdaten dem Familienrichter vorgelegt werden. Die betreffenden Akten sind besonders zu kennzeichnen.

(9) Verfahren auf Genehmigung zur Unterbringung unter Vormundschaft stehender Personen (§ 1800 BGB in Verbindung mit § 1631b BGB) sind neu zu erfassen.

(10) Sachen, in denen eine Unterbringung nach § 151 Nr. 6 FamFG genehmigt worden ist oder eine Unterbringung nach § 151 Nr. 7 FamFG angeordnet wurde, sind bei den nach Liste 22 erfassten Daten als Unterbringung unter Angabe der § 151 Nr. 6 oder § 151 Nr. 7 FamFG kenntlich zu machen. Das Gleiche gilt für eine vom Familiengericht gemäß § 1631b BGB in Verbindung mit § 1846 BGB angeordnete Unterbringung. Die betreffenden Akten sind durch Aufkleben eines roten Zettels mit der Aufschrift „Unterbringung“ kenntlich zu machen.

(11) Die verfügten Fristen zur Überwachung der Dauer und der Überprüfung der Unterbringung oder Unterbringungsmaßnahme sind nach Maßgabe der Liste 2 oder in einem besonderen Geschäftskalender zu erfassen und dort besonders zu kennzeichnen oder in anderer geeigneter Weise zu kontrollieren. Ist der Zeitraum, für den die Unterbringung oder Unterbringungsmaßnahme genehmigt ist, abgelaufen und kein Antrag gestellt worden oder wird der Untergebrachte entlassen, sind die Akten dem Richter vorzulegen.

(12) Vormundschaften und Pflegschaften, die nach der Entscheidung des Richters in die Zuständigkeit des Rechtspflegers übergehen, sind als selbständige Verfahren unter neuer Nummer in einer Bestandsliste nach Maßgabe der Liste 6 der Anlage II zu erfassen. Anordnung und Führung einer Ergänzungspflegschaft sind in einem Verfahren zu führen. Die Führung der Bestandsliste kann unterbleiben, soweit die statistische Auswertung durch das eingesetzte IT-Verfahren sichergestellt ist und die Informationen zu den Nummern 3 und 5 der Liste 6 im IT-Verfahren festgehalten werden. Den Akten über Vormundschaften und Pflegschaften ist, wenn Vermögen zu verwalten ist, nach Eingang des Vermögensverzeichnisses eine Nachweisung vorzuheften (Liste 8). Der Präsident des Oberlandesgerichts kann Anordnungen über eine weitere Ausgestaltung der Nachweisung (Hinweise auf Schlussrechnung, Verpflichtung, Sicherheitsleistung und ähnliches) sowie darüber erlassen, wem die Ausfüllung obliegt. Der Behördenleiter kann anordnen, dass Fristen für Rechnungslegungen und Vermögensübersichten besonders überwacht werden.

(13) Auf Anordnung des Rechtspflegers können Sonderhefte für Schriftstücke, die Vergütungen, Aufwendungsersatz, Aufwandsentschädigungen und Rechnungslegung betreffen, gebildet werden, die bei den zugehörigen Akten aufzubewahren sind. Auf dem Aktenumschlag oder dem Aktenvorblatt ist auf die Sonderhefte zu verweisen.

(14) Die von den Vormündern und Pflegern eingereichten Nachweise über besondere Kenntnisse im Sinne des Vormünder- und Betreuervergütungsgesetzes können vorbehaltlich ihrer Zustimmung in Sammelakten geführt werden. In der Zustimmung müssen Vormünder und Pfleger erklären, dass sie mit der Wiederverwendung der Nachweise für Zwecke der Vergütungsfestsetzung einverstanden sind. Die Sammelakten sind verschlossen aufzubewahren.

§ 14
Vollstreckungssachen

(1) Vollstreckungssachen werden in zwei getrennten Abteilungen (Listen 14 und 15 der Anlage II) erfasst. In der Abteilung I werden die Verteilungsverfahren, die Zwangsversteigerungen und Zwangsverwaltungen von unbeweglichen Gegenständen einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe und eingehende Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) erfasst. In der Abteilung II sind alle sonstigen zur Zuständigkeit des Vollstreckungsgerichts gehörigen Sachen einschließlich der diesen Verfahren sowie den Verfahren zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe zu erfassen.

(2) Nicht als Vollstreckungssachen zu erfassen sind:

a)
Anträge auf Eintragung einer Sicherungshypothek im Wege der Zwangsvollstreckung oder zur Vollziehung eines Arrestes in ein Grundstück oder in eine Berechtigung (§§ 867, 932 ZPO), weil sie als Grundbuchsachen zu behandeln sind,
b)
Anträge auf Vollziehung des Arrestes in eine Forderung, weil dann das Arrestgericht (als Vollstreckungsgericht) zuständig ist (§ 930 ZPO).

(3) Unter J wird das Verteilungsverfahren bei der Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen erfasst; ausgenommen sind die Fälle, in denen es einen Teil eines anderen selbständigen Verfahrens bildet, zum Beispiel im Insolvenzverfahren oder bei der Zwangsvollstreckung in unbewegliches Vermögen, das auch bewegliche Gegenstände umfasst.

(4) Unter K sind Zwangsversteigerungen, unter L Zwangsverwaltungen von Gegenständen des unbeweglichen Vermögens (Grundstücken, den im § 864  ZPO bezeichneten Berechtigungen, Schiffen, Schiffsbauwerken und Luftfahrzeugen) zu erfassen, und zwar auch dann, wenn sie nicht im Wege der Zwangsvollstreckung wegen Geldforderungen betrieben werden. In Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungssachen ist ein Vorblatt (Liste 14a der Anlage II) zu führen, das den Akten vorzuheften ist. Der Behördenleiter kann anordnen, dass in das Vorblatt weitere Angaben aufzunehmen sind. Er kann auch anordnen, dass anstelle eines Vorblatts ein Aktenumschlag verwendet wird, auf dessen Innenseite der Inhalt des Vorblatts aufgedruckt ist.

(5) Unter M sind insbesondere die Sachen zu erfassen, die die Tätigkeit des Vollstreckungsgerichts bei der Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen betreffen, zum Beispiel

a)
Forderungspfändungen (§ 829 ZPO),
b)
Anträge auf Aufhebung, Einstellung oder Beschränkung der Zwangsvollstreckung, zum Beispiel § 769 Abs. 2 oder § 1084 ZPO,
c)
Erinnerungen gegen die Art und Weise der Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher (§ 766 ZPO),
d)
Anträge auf Vollstreckungsschutz (§§ 765a und 813b ZPO),
e)
Anträge auf Festsetzung der Vollstreckungskosten (§ 788 Abs. 2 ZPO),
f)
Anträge auf Genehmigung der Durchsuchung der Wohnung des Schuldners (§ 758a ZPO und § 287 Abs. 4 AO)
g)
Anträge der Finanzbehörde auf Anordnung der Ersatzzwangshaft (§ 334 Abs. 1 AO).

Bei Verfahren zur Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung sind einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe zu erfassen:

a)
die nach § 900 Abs. 5 ZPO oder nach § 284 Abs. 7 AO bei dem Vollstreckungsgericht und gegebenenfalls auch bei dem Wohnsitzgericht (§ 915 Abs. 2 ZPO) des Schuldners hinterlegte eidesstattliche Versicherung,
b)
der Widerspruch gegen die Verpflichtung zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung (§ 900 Abs. 4 ZPO),
c)
der Antrag auf Erlass eines Haftbefehls (§ 901 ZPO oder § 284 Abs. 8 AO),
d)
der Antrag auf Abgabe der eidesstattlichen Versicherung nach § 889 ZPO.

§ 15
Gesamtvollstreckungssachen

In Gesamtvollstreckungssachen werden Akten über das Verfahren gebildet. Die Namen des Verwalters und der Mitglieder des Gläubigerausschusses sind auf dem Aktendeckel zu vermerken.

§ 15a
Insolvenzverfahren

(1) Insolvenzverfahren einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe werden wie folgt erfasst:

Insolvenzverfahren
Buchstabe Registerzeichen Verfahren
a) Registerzeichen IN: Insolvenzverfahren (ohne IK und IE),
b) Registerzeichen IK: Verbraucher- und sonstige Kleininsolvenzverfahren (§ 304 InsO),
c) Registerzeichen IE: Insolvenzverfahren nach ausländischem Recht (§§ 343 bis 354 und 356 InsO).

Die zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 16 der Anlage II.

(2) In Insolvenzsachen werden Aktenbände mit den nachfolgenden Unterscheidungsbuchstaben angelegt über

Unterscheidungsbuchstaben
lfd. Buchstabe Verfahren Buchstabe
a) das Verfahren: Buchstabe a,
auf Anordnung des Insolvenzgerichts auch über
b) die Schuldenmasse: Buchstabe b,
c) den Insolvenzplan: Buchstabe c,
d) den Grundbesitz des Schuldners: Buchstabe d,
e) den Schuldenbereinigungsplan: Buchstabe e,
f) das Restschuldbefreiungsverfahren: Buchstabe f,
g) die Anfragen zum Verfahrensstand und deren Beantwortung: Buchstabe g.

Auf Anordnung des Insolvenzgerichts können weitere Aktenbände angelegt werden. Dem Aktenzeichen kann der Unterscheidungsbuchstabe für die einzelnen Bände beigefügt werden. Auf dem Aktenumschlag des Aktenbandes a oder in einer ihm vorzuheftenden Übersichtsliste ist gegebenenfalls zu vermerken, welche weiteren Bände angelegt sind.

(3) In den Band a gehören Schriften, die allgemeine Angelegenheiten betreffen und daher nicht zu einem besonderen Aktenband zu nehmen sind. Der Band b soll über die beteiligten Insolvenzgläubiger und ihre Ansprüche Aufschluss geben (§§ 38 ff. und 174 f. InsO); diesem Band wird spätestens bei Beendigung des Verfahrens die Tabelle der angemeldeten Forderungen mit den Feststellungen nach § 178 Abs. 2 InsO beigefügt. Die Tatsache der Feststellung nach § 178 Abs. 2 InsO ist auf dem Tabellenblatt unter Bezeichnung des Titels zu vermerken. Liegen mehrere Insolvenz- oder Schuldenbereinigungspläne vor, kann bei einer Anordnung nach Absatz 2 Satz 1 für jeden Plan ein eigener Aktenband (Unterscheidungsbuchstabe c oder e) angelegt werden, zu dem der jeweilige Plan und die ihn betreffenden Schriften zu nehmen sind. Der Aktenband ist besonders zu kennzeichnen. Zum Band d sind sämtliche Schriften, Ersuchen und Nachrichten zu nehmen, die sich auf den Grundbesitz des Schuldners beziehen. In den Band f ist eine Abschrift des Beschlusses, in dem die Restschuldbefreiung angekündigt worden ist (§ 291 InsO), aufzunehmen; in diesen Band gehören weiter die das Restschuldbefreiungsverfahren betreffenden Schriften. Der Band g dient der Sammlung sämtlicher Anfragen zum Verfahren und der gerichtlichen Verfügungen, die darauf ergangen sind. Werden weitere Aktenbände nicht gebildet, sind die in den Sätzen 3 bis 7 genannten Schriften zu den Verfahrensakten (a) zu nehmen.

(4) Auch die Schriftstücke, die nach der Insolvenzordnung vom Insolvenzgericht zur Einsicht der Beteiligten niederzulegen sind, sind unbeschadet des Einsichtsrechts der Beteiligten alsbald zu den Akten zu nehmen. Die gemäß § 66 InsO niedergelegten Belege sind, sobald sie nicht mehr benötigt werden, an den Insolvenzverwalter (Treuhänder, Sachwalter) zurückzugeben. Ebenso sind die Forderungsanmeldungen nach § 174 Abs. 1 InsO, sobald sie nicht mehr bei Gericht benötigt werden, an den Insolvenzverwalter zurückzugeben.

(5) Die weitere Führung der dem Insolvenzgericht nach § 175 InsO vorgelegten Tabelle obliegt dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle.

(6) Die von den Gläubigern überreichten Urkunden, Wechsel, vollstreckbaren Titel, Schuldscheine und dergleichen werden im Prüfungstermin oder unverzüglich nach seinem Schluss mit den erforderlichen Feststellungsvermerken versehen und zurückgegeben. Aus dem auf dem Titel angebrachten Feststellungsvermerk nach § 178 Abs. 2 Satz 3 InsO sollen das Aktenzeichen des Insolvenzverfahrens, der Insolvenzschuldner und die betroffenen Forderungen, bezeichnet nach Hauptforderung, Zinsen, Nebenforderung und Kosten, hervorgehen.

§ 16
entfällt

§ 17
Schuldnerverzeichnis

(1) Zur Erfassung der in § 915 ZPO, § 4 Abs. 1 in Verbindung mit § 1 Abs. 4 GesO in Verbindung mit § 107 KO und § 26 InsO bezeichneten Personen wird ein alphabetisches Verzeichnis (Schuldnerverzeichnis) geführt. Sind mit der Bearbeitung der Vollstreckungs- und Gesamtvollstreckungssachen sowie der Insolvenzverfahren mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle befasst, kann das Schuldnerverzeichnis für alle Abteilungen gemeinsam geführt werden; hinsichtlich der Vollstreckungssachen ist eine gemeinschaftliche Führung des Schuldnerverzeichnisses sicherzustellen.

(2) Eintragungen gemäß § 915 ZPO erfolgen nach Maßgabe der Liste 16a der Anlage II. Mehrere denselben Schuldner betreffende Eintragungen sind als zusammengehörig kenntlich zu machen.

(3) Eintragungen sind von der Geschäftsstelle auch ohne besondere Verfügung zu veranlassen. Die erfolgte Eintragung ist in der Akte zu vermerken. Für Eintragungen gemäß § 915 Abs. 2 ZPO übersendet das Vollstreckungsgericht eine Bescheinigung über die vorgenommene Eintragung an das Wohnsitzgericht des Schuldners und macht dies in der Akte besonders kenntlich. Eine Abschrift des Vermögensverzeichnisses ist beizufügen.

(4) Liegen die Voraussetzungen nach § 915a Abs. 2 ZPO für die Löschung des Schuldners im Schuldnerverzeichnis vor, ist der der Eintragung zugrunde liegende Datensatz zu löschen. Ist die zu löschende Eintragung auch im Schuldnerverzeichnis eines anderen Amtsgerichts eingetragen, ist auch dieses Gericht von der Löschung zu unterrichten. Hinsichtlich der Fristen für die Löschung von Amts wegen ist § 915a Abs. 1 ZPO zu beachten.

(5) Anfragen, ob der Schuldner die eidesstattliche Versicherung abgegeben hat, sind gemäß § 915b Abs. 1 ZPO aus dem Schuldnerverzeichnis zu beantworten. Anfragen auf Vordrucken, die für eine Rücksendung vorbereitet sind, und andere hierfür geeignete Auskunftsersuchen können urschriftlich beantwortet werden. Schriftliche Einzelanfragen können, nach Maßgabe der bei den Gerichten vorhandenen technischen Möglichkeiten, auch in maschinenlesbarer Form eingereicht werden. In den übrigen Fällen, insbesondere wenn der Anfrage Vollstreckungsunterlagen beigefügt waren, sind die Anfragen und die hierzu entstandenen Schriftstücke zu Sammelakten nach § 1 Abs. 4 zu nehmen.

(6) Anträge von Gläubigern auf Erteilung von Abschriften eines in einer anderen Sache bereits eingereichten Vermögensverzeichnisses sind zu den hierzu vorhandenen M-Akten des nach § 915 Abs. 1 ZPO zuständigen Vollstreckungsgerichts zu nehmen und aus diesen Akten zu bearbeiten.

(7) Bei Anfragen von Gläubigern, ob der Schuldner die eidesstattliche Versicherung abgegeben hat, in Verbindung mit dem Antrag auf Erteilung einer Abschrift des Vermögensverzeichnisses für den Fall, dass der Schuldner die eidesstattliche Versicherung bereits abgegeben hat, ist zunächst im Schuldnerverzeichnis zu ermitteln. Ergibt sich aus dem Schuldnerverzeichnis, dass

a)
der Schuldner die eidesstattliche Versicherung nicht abgegeben hat, ist nach Absatz 5,
b)
der Schuldner die eidesstattliche Versicherung abgegeben hat, ist nach Absatz 6

zu verfahren.

(8) Jede Abweisung eines Gesamtvollstreckungseröffnungsantrages und eines Antrags auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens mangels Masse ist gesondert zu erfassen. Die zu erfassenden Daten ergeben sich aus der Liste 16b der Anlage II. Liegen die Voraussetzungen nach § 107 Abs. 2 Satz 2 KO in Verbindung mit § 915a Abs. 2 Nr. 2 ZPO beziehungsweise § 26 Abs. 2 InsO in Verbindung mit § 915a Abs. 2 ZPO für die vorzeitige Löschung des Schuldners im Schuldnerverzeichnis vor, ist die Eintragung zu löschen. Ansonsten erfolgt die Löschung nach Ablauf von fünf Jahren seit dem Ende des Jahres, in dem der Abweisungsbeschluss erlassen worden ist.

(9) Auf Anfragen über das Bestehen oder Nichtbestehen einer Eintragung hat die Geschäftsstelle gemäß § 915b ZPO Auskunft zu geben. Im Übrigen, insbesondere für den Bezug von Abdrucken und Listen, findet die Schuldnerverzeichnisverordnung (SchuVVO) Anwendung. Für die Übermittlung von Abdrucken aus dem Schuldnerverzeichnis durch Datenträgeraustausch gilt zudem die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz für die Übermittlung von Daten mittels Datenträger aus dem Schuldnerverzeichnis gemäß § 915d ZPO (VwV Datenübertragungsregeln) vom 23. Mai 2001 (SächsJMBl. S. 62), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 516), in der jeweils geltenden Fassung.

b) Strafsachen und Bußgeldsachen

§ 18
Register- und Aktenführung

(1) Bei dem Amtsgericht werden Privatklage- und Bußgeldsachen nach Liste 34 der Anlage II erfasst. Zu erfassen sind:

a)
Privatklagesachen (Bs),
b)
Anträge der Verwaltungsbehörde auf Anordnung der Erzwingungshaft (§ 96 Abs. 1 OWiG),
c)
Anträge auf Erteilung von vollstreckbaren Ausfertigungen von Kostenfestsetzungsbescheiden der Verwaltungsbehörde (§ 106 Abs. 2 Satz 3 OWiG),
d)
einzelne richterliche Verfolgungshandlungen (§ 35 Abs. 1 OWiG),
e)
aufgehoben,
f)
Anträge auf gerichtliche Entscheidung gegen Maßnahmen der Verwaltungsbehörde oder der Staatsanwaltschaft (§§ 62, 52 Abs. 2 Satz 3, § 69 Abs. 1 Satz 2, § 100 Abs. 2, § 108 Abs. 1 OWiG und § 25a Abs. 3 StVG),
g)
Einwendungen gegen die Vollstreckung oder Maßnahmen der Vollstreckungsbehörde (§§ 103 und 104 Abs. 1 OWiG),
h)
Anträge auf Anordnung von Auflagen gegen Jugendliche und Heranwachsende (§ 98 Abs. 1 OWiG).

(2) Über einzelne richterliche Anordnungen (Gs) wird das Register für einzelne richterliche Maßnahmen des Amtsgerichts Gs (Liste 35) geführt. Zu den Gs-Sachen gehören die Anzeigen und Anträge in solchen Strafsachen (Privatklagesachen), in denen die öffentliche (Privat-)Klage nicht oder nicht bei diesem Amtsgericht erhoben ist und das Amtsgericht auch nicht als Rechtshilfegericht (§§ 156 ff. GVG) angerufen ist. Als Gs-Sachen zu registrieren sind insbesondere

a)
die aufgrund von Vorschriften der StPO im vorbereitenden Verfahren auf Antrag der Staatsanwaltschaft oder von Amts wegen vorzunehmenden richterlichen Untersuchungshandlungen, zum Beispiel nach den §§ 162 ff. StPO,
b)
die Anträge auf Augenscheinseinnahme, Leichenschau, Leichenöffnung, Beschlagnahme, Durchsuchung, Erlass oder Aufhebung von Haftbefehlen, zum Beispiel nach den §§ 98 bis 100, 125 und 128 StPO,
c)
Anträge, in denen die Staatsanwaltschaft um die Zustimmung des Strafrichters zum Absehen von der Erhebung der öffentlichen Klage nachsucht, zum Beispiel nach den §§ 141 und 146a StPO,

sowie sonstige Entscheidungen in Strafsachen vor Erhebung der öffentlichen Klage, die den Richtern zugewiesen sind, zum Beispiel nach den §§ 141, 146a StPO, § 9 Abs. 1 Satz 1 StrEG und § 73 Abs. 3 SGB X). Über mehrere Entscheidungen in einer Haftsache wird nur ein Aktenstück geführt. Die den Amtsgerichten zugewiesenen Geschäfte der Anordnung von Durchsuchungen (§ 59 Abs. 4 GWB), und der Bestätigung der Beschlagnahme (§ 58 Abs. 2 GWB) sind in der Liste für einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs (Liste 35 der Anlage II) zu erfassen. Anträge der Kartellbehörden auf die Beeidigung von Zeugenaussagen (§ 57 Abs. 6 GWB) sind bei den Amtsgerichten als AR-Sachen zu behandeln.

(3) entfällt

(4) In den übrigen Straf- und Bußgeldsachen richtet sich die Akten- und Registerführung nach den §§ 51 bis 59.

(5) entfällt

(6) Termine zur Verhandlung in Straf- und Bußgeldsachen werden in einem Kalender für Hauptverhandlungen geführt. Die mindestens zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 42 der Anlage II.

(7) Zur Zählung der Anträge auf Erlass von Strafbefehlen für die Monatsübersicht über Strafsachen und Bußgeldverfahren ist ein Zählblatt (Liste 34a der Anlage II, Strafbefehlszählblatt) zu führen.

(8) Vollstreckungen in Straf- und Bußgeldsachen (VRJs), für die als Vollstreckungsleiter der Jugendrichter zuständig ist, werden nach Maßgabe der Liste 56 der Anlage II erfasst. Das VRJs-Aktenzeichen ist der die Liste 32 der Anlage II (Js) führenden Staatsanwaltschaft beziehungsweise dem die Liste 34 der Anlage II (Privatklage- und Bußgeldsachen) führenden Amtsgericht mitzuteilen; dort ist es zu erfassen. Soweit über die Vollstreckungen des als Vollstreckungsleiter zuständigen Jugendrichters Vollstreckungshefte gebildet werden, sind sie ebenso wie die Gnadenhefte in den Hauptakten zu verwahren. Anlegung und Inhalt des Vollstreckungsheftes richten sich nach den §§ 15 und 16 StVollstrO.

§ 19
Vollstreckung von Privatklage- und Erzwingungshaftsachen

Ist aus einem Urteil in Privatklagesachen eine Geld- oder Freiheitsstrafe oder ist eine auf Antrag einer Verwaltungsbehörde vom Gericht angeordnete Erzwingungshaft zu vollstrecken, sind die Akten der Staatsanwaltschaft oder im Falle der Vollstreckung von Erzwingungshaft gegen Jugendliche und Heranwachsende dem Jugendrichter des Amtsgerichts zur Vollstreckung vorzulegen. Nach Abschluss der Vollstreckung sind die Akten im Falle der Vollstreckung durch die Staatsanwaltschaft an das Amtsgericht zur Aufbewahrung zurückzuleiten.

§ 20
entfällt

c) Angelegenheiten des Grundbuchs
und der öffentlichen Register

§ 21
Grundbuchsachen

Für die Behandlung von Grundbuchsachen gelten die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen.

§ 22
Pachtkreditsachen

(1) Pachtkreditsachen werden nach Maßgabe der Liste 12 der Anlage II erfasst. Die Blattsammlungen mit den niedergelegten Inventarverpfändungsverträgen sind in gleicher Weise aufzubewahren wie die bisher manuell geführten Grundbücher. Soweit die Blattsammlungen zu heften sind, ist darauf zu achten, dass eine spätere Entheftung und Rückgabe des Verpfändungsvertrages (§ 15 Abs. 4 des Pachtkreditgesetzes [PachtkredG]) möglich ist.

(2) Zu den mit einem Verpfändungsvertrag und so weiter anzulegenden Blattsammlungen sind auch die weiteren denselben Pächter und dasselbe Inventar betreffenden Verpfändungsverträge, Anträge oder Anzeigen, unbeschadet ihrer erneuten Erfassung, zu nehmen. Das Aktenzeichen wird stets mit der neuesten Erfassungsnummer gebildet.

(3) Sofern eine Blattsammlung bisher nicht besteht, sind Anträge von Pächtern auf Erteilung einer Bescheinigung, dass ein Verpfändungsvertrag bei dem Amtsgericht nicht niedergelegt ist (§ 16 Abs. 2 PachtkredG), zu den Sammelakten zu nehmen. Die Pächter sind in einer alphabetischen Namenliste, die in schriftlicher Form den Akten vorzuheften ist, nachzuweisen. Bei elektronischer Führung der Namenliste muss diese nicht den Akten vorgeheftet werden.

(4) Der zuständige Bedienstete, der zuerst den niederzulegenden Verpfändungsvertrag in Empfang nimmt, hat sofort bei Eingang auf dem Verpfändungsvertrag oder auf einem mit dem Vertrag fest zu verbindenden Blatt an deutlich sichtbarer Stelle den Zeitpunkt des Eingangs nach Tag, Stunde und Minute zu vermerken und den Eingangsvermerk mit vollem Namen zu unterschreiben. Entsprechend ist zu verfahren, wenn ein Abänderungsvertrag oder eine Vereinbarung gemäß § 3 Abs. 2 Satz 2 PachtkredG niedergelegt wird.

(5) Die Bescheinigung nach § 16 Abs. 2 PachtkredG ist stets nach dem nachstehend abgedruckten Muster auszustellen und mit dem Gerichtsstempel zu versehen. Auf Wunsch des Pächters ist eine gleiche Bescheinigung auch hinsichtlich des Rechtsvorgängers auszustellen. Ist ein Verpfändungsvertrag zwar niedergelegt, aber inzwischen wieder zurückgegeben worden, ist dies unter Angabe des Rückgabetages zu bescheinigen.

(6) Wird für den Sitz eines Betriebes (§ 2 Abs. 1 Satz 1 PachtkredG) infolge einer Änderung der Grenzen des Gerichtsbezirks ein anderes Amtsgericht zuständig, sind die Akten mit den niedergelegten Inventarverpfändungsverträgen und den sonstigen Vorgängen nebst einer beglaubigten Abschrift der nach Liste 12 der Anlage II erfassten Daten dem nunmehr zuständigen Amtsgericht zu übersenden. Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben ist bei dem bisherigen Amtsgericht „Abgegeben an Amtsgericht … am …“ und bei dem neu zuständigen Amtsgericht „Übernommen vom Amtsgericht … am …; früheres Aktenzeichen …“ zu vermerken. Die Geschäftsstelle des neu zuständigen Amtsgerichts hat den Pächter und das Pachtkreditinstitut von Amts wegen von der veränderten Zuständigkeit zu benachrichtigen.

„Bescheinigung

__________________________1) hat beantragt, ihr/ihm als Pächterin / Pächter des Gutes 2)______________________gemäß
§ 16 Abs. 2 des Pachtkreditgesetzes zu bescheinigen, dass bei dem unterzeichneten Amtsgericht kein Vertrag niedergelegt sei, durch den sie/er das ihr/ihm gehörende Inventar des bezeichneten Gutes verpfändet habe.

Es wird bescheinigt, dass ein derartiger Vertrag hier – nicht niedergelegt ist – zwar niedergelegt war, aber am _________ der Pächterin/dem Pächter gemäß § 15 Abs. 4 des Pachtkreditgesetzes herausgegeben worden ist.

______________________

(Ort und Tag)

(Gerichtsstempel) _________ Amtsgericht“

 

__________

1)
Name der Antragstellerin/des Antragstellers
2)
Genaue Bezeichnung des Gutes nach seiner Benennung und Lage, andernfalls Bezeichnung nach dem Grundbuch

§ 23
Öffentliche Register

(1) Die zu den öffentlichen Registern eingereichten Urkunden und sonstigen Anträge auf Eintragung sind nach Maßgabe der Liste 13 der Anlage II zu erfassen. Anträge auf Eintragung in ein öffentliches Register, die sich nicht auf eine bereits vorhandene Eintragung beziehen, werden zunächst im Allgemeinen Register unter dem Aktenzeichen AR erfasst. Die Erfassung im Allgemeinen Register kann unterbleiben, wenn der Sachbearbeiter bei der ersten Vorlage dem Antrag entspricht. Auch sonst sind Schriften über Angelegenheiten, für die besondere Registerakten noch nicht angelegt sind, unter dem Aktenzeichen AR zu erfassen; das gilt insbesondere für das Zwangsgeldverfahren, durch das eine neue Registereintragung herbeigeführt werden soll, sowie für Ordnungsgeldverfahren bei unbefugtem Firmen- oder Namensgebrauch. Erfolgt die Eintragung, sind die Vorgänge zu den Registerakten zu nehmen.

(2) Zu den öffentlichen Registern sind alphabetische Verzeichnisse in geeigneter Weise zu führen. In das Verzeichnis sind Name, Partnerschaft oder Firma, die jeweilige Registerbezeichnung sowie die Registernummer als Mindestinhalt aufzunehmen. Die Verzeichnisse können in elektronischer oder manueller Form verwaltet werden. Elektronisch geführte Dateien müssen jederzeit sicht- und lesbar gemacht werden können.

(3) Für die öffentlichen Register ist das Verzeichnis gemeinschaftlich anzulegen. Erfordern es die örtlichen Verhältnisse, kann auf Anordnung des Behördenleiters für die einzelnen Register und einzelnen Abteilungen der öffentlichen Register je ein gesondertes Verzeichnis geführt werden. Nach der Löschung der gesamten Eintragungen einer Registernummer oder bei Löschung einzelner von mehreren Eintragungen einer Registernummer ist dies im Namen- und Firmenverzeichnis durch Rötung oder auf eine andere eindeutige Weise kenntlich zu machen. Bei einer Übertragung aus einer Abteilung des Handelsregisters in die andere oder bei Übertragung in ein anderes Register ist auf den Übergang hinzuweisen, wenn die Namen- und Firmenverzeichnisse gesondert geführt werden.

(4) Für das Güterrechtsregister ist das Namenverzeichnis einheitlich für den jeweiligen Registerbezirk nach den Ehenamen oder Lebenspartnerschaftsnamen zu führen. Führen Ehegatten oder Lebenspartner keinen Ehenamen oder Lebenspartnerschaftsnamen, sind Einträge unter den von jedem Ehegatten oder Lebenspartner zur Zeit der Eintragung geführten Namen aufzunehmen. In allen Fällen sind zusätzlich die Vornamen und Geburtsnamen der Ehegatten oder Lebenspartner anzugeben. Der Führung des Namenverzeichnisses bedarf es nicht, wenn das Register alphabetisch geordnet in Lose-Blatt-Form geführt wird. In den Fällen des Satzes 2 ist dann für jeden Ehegatten oder Lebenspartner ein besonderes Blatt einzustellen.

(5) In die Namenverzeichnisse zum Schiffsregister und zum Schiffsbauregister sind die Namen der Eigentümer, Miteigner und Korrespondentreeder aufzunehmen; die Verzeichnisse zum Schiffsregister und Schiffsbauregister können gemeinschaftlich geführt werden. Daneben ist ein Verzeichnis der Namen der eingetragenen Schiffe zu führen; bei Schiffen gleichen Namens ist der Name des Eigentümers beizufügen.

§ 24
Registerakten

(1) Für jede Nummer eines öffentlichen Registers werden Akten gebildet. Zu den Registerakten gehören auch die Schriften über solche gerichtliche Handlungen, die, ohne auf eine Registereintragung abzuzielen, mit den im Register vermerkten rechtlichen Verhältnissen im Zusammenhang stehen.

(2) Die Führung der Akten für das Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister richtet sich nach den §§ 7, 8 (Registerakten) und § 9 (Registerordner) der Verordnung über die Einrichtung und Führung des Handelsregisters ( HandelsregisterverordnungHRV) vom 12. August 1937 (RMBl 515), die zuletzt durch Artikel 4 Abs. 7 des Gesetzes vom 11. August 2009 (BGBl. I S. 2713, 2721) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung. Bis zur Anlegung eines elektronischen Registers können Handblätter geführt werden, die nach Anlegung des elektronischen Registers vernichtet werden können. Der Hauptband der Registerakten enthält unbeschadet der besonderen Bestimmungen in § 24a sämtliche Vorgänge, die nicht der unbeschränkten Einsicht unterliegen, zum Beispiel die gerichtlichen Verfügungen, Zwangsgeldverfahren, gutachtliche Äußerungen der Industrie- und Handelskammern und der Organe der Berufsstände.

(3) Das Registergericht kann bestimmen, dass über eine Nummer des Handelsregisters, des Partnerschaftsregisters, des Vereinsregisters und des Genossenschaftsregisters mehrere gesonderte Aktenbände zu führen sind. Auf diesen Aktenbänden ist der jeweilige Inhalt kurz anzugeben. Die Führung von besonderen Aktenbänden ist auf dem Aktendeckel der Registerakte zu vermerken.

(4) Die Führung der Akten für das Vereinsregister richtet sich nach den §§ 7 und 26 der Vereinsregisterverordnung vom 10. Februar 1999 (BGBl. I S. 147), zuletzt geändert durch Artikel 6 des Gesetzes vom 24. September 2009 (BGBl. I S. 3145, 3148), in der jeweils geltenden Fassung.

(5) Wird die Niederlassung oder der Sitz in den Bezirk eines anderen Amtsgerichts verlegt, sind die bei dem bisherigen Amtsgericht geführten Akten und der Registerordner an das Amtsgericht zu übermitteln, auf das die Zuständigkeit übergeht. Wechselt ein eingetragener Rechtsträger die Rechtsform und muss deshalb die Eintragung in einer anderen Abteilung des Handelsregisters oder in ein anderes Register erfolgen, sind die bisher geführten Akten und Registerordner dem neu anzulegenden Register zuzuordnen. In den übrigen Fällen des Umwandlungsgesetzes, in denen der übertragende Rechtsträger erlischt, sind die bisher geführten Akten und Registerordner dem Register des übernehmenden Rechtsträgers zuzuordnen. Ist der Wechsel im Falle des Satzes 2 mit dem Wechsel des Sitzes und der Niederlassung verbunden oder hat im Falle des Satzes 3 der übernehmende Rechtsträger seinen Sitz oder seine Niederlassung in einem anderen Amtsgerichtsbezirk, gilt Satz 1 entsprechend. Geht bei einer Änderung der Zuständigkeit aus vorstehenden Gründen diese auf ein Registergericht über, bei dem dieses Register einschließlich Registerordner nicht in elektronischer Form geführt wird, ist mit den Akten ein vollständiger beglaubigter Ausdruck des Registerordners in Papierform an das Amtsgericht zu übermitteln, auf das die Zuständigkeit übergeht.

(6) Die Zahl der gelöschten Registereintragungen wird für die Geschäftsübersicht in geeigneter Weise erfasst oder ermittelt.

§ 24a
Sammelakten

(1) Über die Erteilung von Zeugnissen des Inhalts, dass eine gewisse Eintragung in das Register nicht vorhanden ist, sind Sammelakten zu führen, soweit diese Schriftstücke nicht zu den vorhandenen Akten genommen oder urschriftlich beantwortet werden. Auch die Anträge auf Erteilung von Abschriften, Registerauszügen, Registerausdrucken und Zeugnissen über den Registerinhalt können zu den Sammelakten genommen werden. Eine getrennte Aufbewahrung dieser Anträge, nach Registernummern oder anderen vom Registergericht zu bestimmenden Ordnungsmerkmalen geordnet, ist zulässig. In geeigneten Fällen, zum Beispiel bei Kostenfreiheit oder vorschussweiser Zahlung, können derartige Anträge auch urschriftlich erledigt werden.

(2) Die Belegblätter über öffentliche Bekanntmachungen können zu besonderen Beiheften der Akten vereinigt werden. Werden Eintragungen zu mehreren Registernummern in einer zusammengefassten Bekanntmachung veröffentlicht, können die entsprechenden Schriftstücke und Belegblätter zu Sammelakten genommen werden; in den Akten ist jeweils der Hinweis auf die Sammelakte anzubringen. Erfolgt die Übertragung der Bekanntmachungstexte an das Veröffentlichungsorgan mittels elektronischer Datei, sind diese Dateien ebenfalls abzuspeichern und deren Abrufbarkeit jederzeit sicherzustellen.

(3) Soweit es für den Geschäftsablauf dienlich ist, weitere Sammelakten zu führen, kann dies auf Anordnung des Registergerichts erfolgen.

(4) Soweit zu den Registerakten gehörige Schriftstücke zu besonderen Sammelakten genommen werden, ist in den Akten darauf zu verweisen.

d) Angelegenheiten der freiwilligen
Gerichtsbarkeit im Übrigen

§ 25
Urkundssachen

(1) Als Urkundssachen werden die Beurkundungen und die sonstigen Handlungen und Entscheidungen in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit mit Ausnahme der in Absatz 5 aufgeführten nach Maßgabe der Listen 4 oder 4a der Anlage II erfasst, und zwar auch dann, wenn der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle sie aufgrund eigener Zuständigkeit beurkundet oder vornimmt oder wenn das Gericht mit der Vornahme der Handlung den Urkundsbeamten oder einen Gerichtsvollzieher beauftragt.

(2) Unter I werden alle gerichtlichen Beurkundungen von Rechtsgeschäften und von tatsächlichen Vorgängen erfasst, unabhängig davon, ob sie selbständig oder aus Anlass der Bearbeitung einer anderen Rechtsangelegenheit (Familien-, Betreuungs-, Nachlasssache und so weiter) erfolgt sind. Nicht erfasst werden Vergleiche und Erklärungen über die Anerkennung der Vaterschaft (§ 180 FamFG) vor dem Familiengericht sowie rechtsgeschäftliche Erklärungen innerhalb eines Zwangsvollstreckungsverfahrens.

(3) Unter II werden die sonstigen Handlungen und Entscheidungen in Sachen der freiwilligen Gerichtsbarkeit erfasst, die außerhalb eines anhängigen Verfahrens vorgenommen oder beantragt werden und für die weder ein besonderes Register noch eine besondere Sammelakte bestimmt ist. Es gehören hierher zum Beispiel

a)
die Anträge auf Bewilligung von Verfahrenskostenhilfe in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit,
b)
die Ausstellung gerichtlicher Zeugnisse mit Ausnahme der Erbscheine und der ihnen gleichstehenden Zeugnisse,
c)
die Bewilligung der öffentlichen Zustellung von Willenserklärungen,
d)
die Kraftloserklärung von Vollmachten,
e)
die Abnahme von Eiden oder eidesstattlichen Versicherungen außerhalb eines anhängigen Verfahrens,
f)
die Anträge auf Todeserklärung, auf Aufhebung der Todeserklärung und auf Feststellung des Todes und der Todeszeit,
g)
die Aufgebotsverfahren (§§433 ff. FamFG),
h)
die sonstigen im Bürgerlichen Gesetzbuch, im Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, im Handelsgesetzbuch, in den Gesetzen über die Binnenschifffahrt und die Flößerei, im Genossenschaftsgesetz, im Gesetz betreffend Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Teil 4 Abschnitt 2 Sächsisches Justizgesetz den Gerichten zugewiesenen Handlungen und Entscheidungen, sofern sie nicht zu bereits vorhandenen Akten zu nehmen oder unter I zu erfassen sind.

Angelegenheiten der Beratungshilfe werden nach Maßgabe der Liste 4a der Anlage II erfasst.

(4) Auf den Urkunden ist bei jeder Erteilung einer Ausfertigung zu vermerken, wem und wann sie erteilt ist. Bleibt nach den bestehenden Vorschriften eine Urkunde weder in Urschrift noch in Abschrift bei dem Gericht zurück, sind die Namen, Geburtsdatum und Wohnort der Beteiligten, der Wert des Gegenstandes und alle sonstigen für die Berechnung und Einforderung der Kosten notwendigen Angaben zu erfassen. Dies kann auch bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben der Liste 4 der Anlage II erfolgen.

(5) Von der Erfassung als Urkundssache oder als sonstige Handlung oder Entscheidung sind ausgenommen:

a)
das von dem Familien- oder Betreuungsgericht beurkundete Anerkenntnis der Schlussrechnung des Vormundes oder des Betreuers,
b)
die Entscheidungen über Anträge auf Erteilung oder Umschreibung einer Vollstreckungsklausel und auf Erteilung einer weiteren vollstreckbaren Ausfertigung bei Schuldtiteln, die außerhalb gerichtlicher Verfahren errichtet sind und sich nicht in Verwahrung des Amtsgerichts befinden, sowie die Entscheidungen über Einwendungen, welche die Zulässigkeit der zu diesen Schuldtiteln erteilten Vollstreckungsklauseln betreffen, hierzu gehören auch die Entscheidungen nach § 1081 Abs. 1 Satz 3 ZPO,
c)
die Wechsel- und Scheckproteste.

Das zu Satz 1 Buchst. a aufgeführte Anerkenntnis gehört in die Familien- beziehungsweise Betreuungsakten. Im Übrigen werden Sammelakten angelegt:

a)
zu Satz 1 Buchst. b, soweit nicht in den Fällen des §§13a Abs. 5 Abgabe zu den Familienakten erfolgt,
b)
zu Satz 1 Buchst. c mit den zurückbehaltenen beglaubigten Abschriften der Protesturkunden, den Vermerken über Inhalt und Verstempelung der Wechsel und so weiter und den Kostenrechnungen.

(6) Unter III (Standesamtssachen) werden erfasst:

a)
die Anträge auf Änderung der Vornamen sowie die Anträge auf Feststellung der Geschlechtszugehörigkeit nach dem Transsexuellengesetz,
b)
die Anträge, einen Standesbeamten zur Vornahme einer Amtshandlung anzuhalten,
c)
die Anträge auf Berichtigung der Personenstandsbücher (§§ 48, 50 Personenstandsgesetz).

§ 26
Schriftgut der Notare, Gerichtsvollzieher und Schiedspersonen

Zur Aufbewahrung von Dienstpapieren der Notare, Gerichtsvollzieher sowie von Protokollbüchern der Schiedspersonen sind je eine oder nach Bedarf mehrere Sammelakten zu führen, zu denen insbesondere die Anträge auf Erteilung von Ausfertigungen notarieller Urkunden oder Vergleiche vor Schiedspersonen gehören. Ebenso sind Anträge auf Erteilung von vollstreckbaren Ausfertigungen dieser Urkunden oder Vergleiche zu den Sammelakten zu nehmen und nicht zu erfassen. Anträge auf Aufhebung des Ordnungsgeldbescheides der Schiedspersonen oder auf Herabsetzung des Ordnungsgeldes (§ 26 Abs. 3 des Gesetzes über die Schiedsstellen in den Gemeinden des Freistaates Sachsen und über die Anerkennung von Gütestellen im Sinne des § 794 Abs. 1 Nr. 1 der Zivilprozessordnung (Sächsisches Schieds- und Gütestellengesetz – SächsSchiedsGütStG) vom 27. Mai 1999 (SächsGVBl. S. 247), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 12. März 2009 (SächsGVBl. S. 102, 116) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung), denen die Schiedspersonen nicht entsprechen, sowie Einwendungen gegen deren Kostenansatz (§ 51 SächsSchiedsGütStG) sind ebenfalls ohne Erfassung zu den Sammelakten zu nehmen.

§ 27
Erbrechtsangelegenheiten,
Verfügungen von Todes wegen

(1) Erbrechtsangelegenheiten werden nach Maßgabe der Liste 5 der Anlage II erfasst.

(2) Über mehrere von derselben Person errichtete Verfügungen von Todes wegen (Testamente, Erbverträge) wird nur eine Akte geführt, zu der alle Urkunden und Schriften über Errichtung, Verwahrung, Rückgabe oder Eröffnung der Verfügungen zu nehmen sind. Bei Verfügungen von Todes wegen, die in die amtliche Verwahrung gelangen, wird das Aktenzeichen mit der neuesten fortlaufenden Nummer gemäß Liste 5 Nr. 3a der Anlage II gebildet. Nach dem Tod des Testierenden bleibt das zuletzt vergebene Aktenzeichen führend, auch wenn danach noch weitere Verfügungen von Todes wegen abgeliefert werden. Befindet sich keine Verfügung von Todes wegen in der amtlichen Verwahrung, wird das Aktenzeichen mit der für die zuerst abgelieferte Verfügung von Todes wegen vergebenen fortlaufenden Nummer gemäß Liste 5 Nr. 3a der Anlage II gebildet. Die Geschäftsstelle hat beim Eingang einer Verfügung von Todes wegen anhand der erfassten Personendaten zu prüfen, ob bereits Akten vorhanden sind, die sich auf den Verfügenden beziehen.

(3) Bei eigenhändigen Testamenten, deren besondere amtliche Verwahrung von dem Erblasser verlangt wird, ist nach der VwV Nachlasssachen zu verfahren. Der nach der VwV Nachlasssachen zu verwendende Umschlag ist mit dem Prägesiegel oder dem Dienstsiegel zu verschließen.

(4) Die zur besonderen amtlichen Verwahrung zu bringenden Testamente und Erbverträge sind nach Maßgabe der Liste 5a der Anlage II zu erfassen. Die Nummer der Erfassung ist auf dem Umschlag der Verfügung von Todes wegen oben rechts zu vermerken. Die Bestimmungen der VwV Nachlasssachen sind zu beachten. Die Verfügungen von Todes wegen sind unter dem gemeinschaftlichen Verschluss der beiden Verwahrungsbeamten an einem feuersicheren Ort in der Nummernfolge der Erfassung aufzubewahren. Befinden sich Erbverträge oder gemeinschaftliche Testamente in der besonderen amtlichen Verwahrung, sind sie nach der Eröffnung bei dem Tode des ersten der Vertragsschließenden oder Verfügenden in die besondere amtliche Verwahrung zurückzubringen; dies gilt nicht, wenn der Erbvertrag oder das Testament nur Anordnungen enthält, die sich auf den Erbfall beziehen, der mit dem Tode des Erstverstorbenen eintritt, zum Beispiel wenn der Erbvertrag oder das Testament sich auf die Erklärung beschränkt, dass Ehegatten sich gegenseitig zu Erben einsetzen (vergleiche § 349 Abs. 2 Satz 2, Abs. 3 FamFG und § 2300 BGB).

(5) Die Annahme einer Verfügung von Todes wegen ist in der Akte zu dokumentieren und von den Verwahrungsbeamten unterschriftlich zu bestätigen. Die Herausgabeverfügung, in der die Nummer der Erfassung der Verwahrungsdaten anzugeben ist, kann in Urschrift vorgelegt werden, wenn die Geschäfte demjenigen übertragen sind, dem die Bearbeitung der Verfügung von Todes wegen obliegt; in diesem Falle ist der Empfang bei den Verwahrungsdaten unter „Bemerkungen“ zu erfassen. Im Übrigen ist die Herausgabeverfügung in Ausfertigung vorzulegen; die so vorgelegten Herausgabeverfügungen sind als Belege nach der Nummernfolge der Erfassung der Verwahrungsdaten aufzubewahren.

(6) Über jede zur besonderen amtlichen Verwahrung gebrachte Verfügung von Todes wegen ist dem Erblasser ein Hinterlegungsschein zu erteilen (§ 346 Abs. 3 FamFG, § 2258b Abs. 3, §§ 2277 und 2300 BGB), der die unter den Nummern 1 bis 4 der Liste 5a der Anlage II erfassten Verwahrungsdaten enthält; bei Nottestamenten soll der Hinterlegungsschein einen Hinweis über die Bestimmungen des § 2252 BGB enthalten. Der Hinterlegungsschein ist der Annahmeverfügung bei ihrer Rückleitung beizufügen und von der Geschäftsstelle dem Erblasser oder, auf entsprechende Bitte, dem Notar zuzuleiten, vor dem die Verfügung von Todes wegen errichtet worden ist. Vor der Rückgabe einer Verfügung von Todes wegen ist der Hinterlegungsschein zurückzufordern. Bringt ein Notar oder ein Bürgermeister ein Testament gemäß § 34 Abs. 1 Satz 4 BeurkG und § 2249 Abs. 1 Satz 4 BGB zur besonderen amtlichen Verwahrung, hat die Geschäftsstelle auf Verlangen den Empfang zu bescheinigen.

(7) Soll eine zur besonderen amtlichen Verwahrung angenommene Verfügung von Todes wegen bei einem anderen Gericht weiter verwahrt werden, ist ihm die Verfügung von Todes wegen unter Beachtung der für wichtige Postsendungen gegebenen Vorschriften zu übersenden. Soweit durch das übernehmende Gericht auch die Übersendung der Akten gewünscht wird, sind der Einlieferungsschein und die Empfangsbescheinigung des anderen Gerichts zu Sammelakten zu nehmen. Der bisherige Hinterlegungsschein ist, soweit möglich, gegen Erteilung eines neuen zu den Akten einzuziehen.

(8) Muss eine in besondere amtliche Verwahrung genommene Verfügung von Todes wegen lediglich zur Rückgabe an die verfügende Person einem anderen Gericht übersandt werden, ist nach den für wichtige Postsendungen gegebenen Vorschriften zu verfahren; die Akten über die Verfügung von Todes wegen sind in der Regel nicht beizufügen. Bei dem ersuchten Gericht ist der Vorgang lediglich unter dem Registerzeichen AR zu erfassen. Die Verfügung von Todes wegen ist bis zu ihrer Rückgabe von der Geschäftsstelle aufzubewahren. Nach der Erledigung des Ersuchens sind die entstandenen Vorgänge und, falls die Akten beigefügt waren, auch diese dem ersuchenden Gericht zurückzusenden.

(9) Wird eine in amtliche Verwahrung genommene letztwillige Verfügung, die vor einem Richter oder vor einem Notar oder nach § 2249 BGB errichtet worden ist, dem Erblasser oder den Vertragsschließenden zurückgegeben, ist in die Niederschrift über die Rückgabe der letztwilligen Verfügung folgender Vermerk über die in § 2256 Abs. 1 Satz 2 und § 2300 Abs. 2 Satz 3 BGB vorgeschriebene Belehrung aufzunehmen:

„Der Erblasser/die Vertragsschließenden ist/sind darüber belehrt worden, dass die letztwillige Verfügung durch die Rückgabe als widerrufen gilt. Ein entsprechender Vermerk ist auf dem Testament/dem Erbvertrag angebracht worden.“

Auf der Urkunde ist zu vermerken:

„Dieses Testament/dieser Erbvertrag gilt durch die am ... erfolgte Rückgabe aus der amtlichen Verwahrung als widerrufen (§§ 2256, 2272 und 2300 Abs. 2 Satz 3 BGB).

_____________________________________________
(Ort und Tag)

_____________________________________________
(Name) Rechtspfleger“

(10) Wird der Tod einer Person bekannt, von der eine Verfügung von Todes wegen in Verwahrung genommen ist, ist das zur Eröffnung der Verfügung Erforderliche zu veranlassen.

(11) Für die folgenden Verfügungen von Todes wegen müssen weitere Eröffnungen sichergestellt werden:

a)
nach dem Tode des Erstverstorbenen eröffnete, nach Absatz 13 Satz 2, 3 bei den Nachlassakten verbleibende gemeinschaftliche Testamente und Erbverträge, soweit sie Anordnungen enthalten, die erst nach dem Tode des Überlebenden wirksam werden,
b)
von dem Amtsgericht nach § 51 BNotO in Verwahrung genommene Erbverträge,
c)
von dem Gericht vor dem 1. Januar 1970 beurkundete, nicht in die besondere amtliche Verwahrung gebrachte Erbverträge.

Eine Unterscheidung zwischen Erbverträgen und Testamenten muss gewährleistet sein. Es sind die Namen der Erblasser, ihr Geburtsdatum, ihr Geburtsname, das Datum der Verfügung von Todes wegen und das Aktenzeichen des Amtsgerichts beziehungsweise der Name und die Nummer der Urkundenrolle des Notars zu erfassen. Sobald eine Verfügung von Todes wegen nach dem Tode des Längstlebenden eröffnet ist, sind die Angaben für Auswertungen nicht mehr heranzuziehen. Bei der Übernahme einer Urkundensammlung eines Notars nach § 51 BNotO ist diese auf das Vorhandensein nicht eröffneter Erbverträge durchzusehen. Wird eine notarielle Urkunde, die sich in einer bei einem Amtsgericht verwahrten Sammlung von Notariatsakten befindet, zur Eröffnung in Nachlasssachen zu den Gerichtsakten genommen, ist eine mit einem Vermerk über die erfolgte Eröffnung zu versehende beglaubigte Abschrift (Kopie) dieser Urkunde in die Notariatsakten einzufügen.

(12) Bei der Überwachung der Frist nach § 351 FamFG sind Testamente und Erbverträge, die sich seit mehr als 30 Jahren in amtlicher Verwahrung befinden, in geeigneter Weise, zum Beispiel unter „Bemerkungen“, besonders kenntlich zu machen.

(13) Die nach dem Tode des Erblassers an das Nachlassgericht abgelieferten Verfügungen von Todes wegen (§§ 2259 und 2300 BGB) werden bis zu ihrer Eröffnung von der Geschäftsstelle bei den Akten aufbewahrt. Ein abgeliefertes gemeinschaftliches Testament verbleibt auch nach der Eröffnung bei den Akten, wenn der Überlebende nicht die besondere amtliche Verwahrung verlangt. Dasselbe gilt für Erbverträge, die nicht in die besondere amtliche Verwahrung genommen waren (§ 2300 BGB).

(14) Für die Erteilung beglaubigter oder einfacher Abschriften von eröffneten eigenhändigen Testamenten sind grundsätzlich Ablichtungen dieser Testamente zu verwenden. Ist dies im Einzelfall nicht möglich, darf ausnahmsweise auch eine Abschrift erteilt werden. Enthält das Testament Wörter oder Zahlen, die nicht durch Handschrift, sondern durch Druck oder auf andere mechanische Weise hergestellt sind, ist dies bei beglaubigten Abschriften in dem Beglaubigungsvermerk unter genauer Bezeichnung der Wörter oder Zahlen ersichtlich zu machen; bei einfachen Abschriften solcher Testamente ist der Abschrift ein entsprechender Vermerk beizufügen.

(15) Die bei den Erbrechtsregisterdaten erfassten Personen müssen anhand ihres Geburtsnamens, Familiennamens und Geburtsdatums auffindbar sein; gegebenenfalls ist auch die Nummer der Erfassung in den Verwahrungsdaten anzugeben. Bei gemeinschaftlichen Verfügungen von Todes wegen gilt dies für alle Beteiligten; der Bezug zu der jeweils anderen Person ist sicherzustellen. Dies gilt auch für die nach Absatz 11 erfassten Personendaten.

(16) Bringt ein Konsularbeamter eine von ihm nach § 11 Abs. 1 des Gesetzes über die Konsularbeamten, ihre Aufgaben und Befugnisse ( Konsulargesetz) vom 11. September 1974 (BGBl. I S. 2317), zuletzt geändert durch Artikel 20 des Gesetzes vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2694), in der jeweils geltenden Fassung, beurkundete Verfügung von Todes wegen in die besondere amtliche Verwahrung, sind die vorstehenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden. Wird ein derartiges Testament dem Erblasser aus der besonderen amtlichen Verwahrung zurückgegeben, ist nach Absatz 9 zu verfahren.

§ 28
Nachlass- und Teilungssachen

(1) Bei jeder Neuerfassung einer Nachlasssache hat die Geschäftsstelle zu prüfen, ob Akten über denselben Erblasser und über einen vorverstorbenen Ehegatten des Erblassers nach dem Erbrechtsregister (IV und VI) und dem Allgemeinen Register oder Vorgänge in den Sammelakten mit den Sterbefallmitteilungen des Standesamtes vorhanden sind; sie hat diese heranzuziehen. Für die gegenseitige Verweisung ist außer bei den erfassten Daten auch auf den Aktenumschlägen oder dem Aktenvorblatt zu sorgen; mit Genehmigung des Behördenleiters kann die gegenseitige Verweisung bei den erfassten Daten unterbleiben.

(2) Die Verhandlungen über Auseinandersetzungen eines Ehegatten mit seinen oder seines Ehegatten Kindern sind zu etwa vorhandenen Vormundschafts- oder Pflegschaftsakten zu nehmen.

(3) Wird einem Beteiligten von dem Nachlassgericht ein Abwesenheitspfleger für das Auseinandersetzungsverfahren bestellt (§ 364 FamFG), ist die Abwesenheitspflegschaft als Teil dieses Verfahrens zu behandeln.

(4) Zu den unter VI zu erfassenden Verfahren gehören die Nachlasspflegschaften und –verwaltungen, die Erklärungen gegenüber dem Nachlassgericht, die Verfahren auf Erteilung von Erbscheinen oder ähnlichen Zeugnissen sowie die sonstigen Handlungen, die zur Zuständigkeit des Nachlassgerichts oder des in § 344 Abs. 4 FamFG genannten Amtsgerichts gehören, ferner auch das Verfahren mit dem Zweck der Feststellung, dass ein anderer Erbe als der Fiskus oder eine an seine Stelle tretende Körperschaft nicht vorhanden ist (§ 1964 BGB).
Weitere Beispiele für die Erfassung unter VI sind:
Sicherung des Nachlasses, Bestimmung einer Inventarfrist oder einer Erklärungsfrist in den Fällen des § 355 Abs. 1 FamFG, die Erklärung über die Annahme oder die Ausschlagung einer Erbschaft oder des Amtes als Testamentvollstrecker, die Anfechtung solcher Erklärungen, die Anfechtung einer Verfügung von Todes wegen, die Aufhebung der fortgesetzten Gütergemeinschaft durch den überlebenden Ehegatten, der Verzicht eines Abkömmlings auf seinen Anteil an dem Gesamtgut der fortgesetzten Gütergemeinschaft (§§ 1492 und 1491 BGB), die Anmeldung der Forderung eines Nachlassgläubigers (§ 2061 BGB), die Verfahren der Stundung des Pflichtteilsanspruchs (§ 362 FamFG), Vermittlung der Erbauseinandersetzung und so weiter. Das Aufgebot der Nachlassgläubiger ist dagegen nach § 25 Abs. 3 zu erfassen. Die Vorgänge über Verfügungen von Todes wegen und über sonstige, unter dem Registerzeichen VI zu erfassende Vorgänge sind in einer gemeinsamen Akte zu führen. Das Verfahren wird unter dem Registerzeichen VI weitergeführt. Die unter dem Registerzeichen VI zu erfassenden Verfahren nach einem Erblasser werden in einer gemeinsamen Akte geführt, wobei das zuerst vergebene Registerzeichen VI führt.

(5) Mitteilungen der Standesämter an das für ihren Sitz zuständige Nachlassgericht sind nach Prüfung und Erfassung in der Datenbank für Sterbefallanzeigen unverzüglich an das nach § 343 FamFG zuständige Nachlassgericht weiterzuleiten. Bei diesem sind sie und die entsprechenden Mitteilungen des Amtsgerichts Schöneberg in Berlin (Hauptkartei für Testamente), sofern nicht bereits Vorgänge vorhanden sind und soweit zu Maßnahmen kein Anlass besteht, nach Erfassung der Personendaten zu den Sammelakten zu bringen. Wird später ein Verfahren eingeleitet, sind die Mitteilungen zu den Akten dieses Verfahrens zu nehmen.

(6) Wird das Nachlassgericht erst nach Eingang einer Mitteilung oder einer Abgabeverfügung des Amtsgerichts Schöneberg in Berlin tätig (§ 343 Abs. 1 FamFG in Verbindung mit § 6 Abs. 2 des Gesetzes zur Ergänzung von Zuständigkeiten auf dem Gebieten des Bürgerlichen Rechts, des Handelsrechts und des Strafrechts [ Zuständigkeitsergänzungsgesetz] in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 310-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, das durch Artikel 48 des Gesetzes vom 19. April 2006 (BGBl. I S. 866, 873) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, § 343 Abs. 2 FamFG), sind die Anträge gleichwohl nach Maßgabe der Liste 5 der Anlage II zu erfassen; eine nochmalige Erfassung nach Eingang der Mitteilung oder der Abgabeverfügung unterbleibt.

(7) Den Akten über Nachlasspflegschaften und –verwaltungen ist nach Eingang des Nachlassverzeichnisses eine Nachweisung entsprechend der Liste 8 der Anlage II vorzuheften; sie ist von der Geschäftsstelle auszufüllen.

§ 29
Betreuungssachen und betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen

(1) Betreuungssachen (§ 271 FamFG) werden nach Maßgabe der Liste 7b, betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen (§ 340 FamFG) werden nach Maßgabe der Liste 7 erfasst. Den Akten ist, wenn Vermögen zu verwalten ist, nach Eingang des Vermögensverzeichnisses eine Nachweisung vorzuheften (Liste 8). Der Präsident des Oberlandesgerichts kann Anordnungen über eine weitere Ausgestaltung der Nachweisung, zum Beispiel Hinweise auf Schlussrechnung, Verpflichtung, Sicherheitsleistung und ähnliches, sowie darüber erlassen, wem die Ausfüllung obliegt. Der Behördenleiter kann anordnen, dass Fristen für Rechnungslegungen und Vermögensübersichten besonders überwacht werden. Hier wird auch die Genehmigung einer freiheitsentziehenden Unterbringung von Personen erfasst, die einen Dritten hierzu bevollmächtigt haben (§ 312 Nr. 1 Zweite Alternative FamFG und § 1906 Abs. 5 BGB).

(2) Verfahren über einstweilige Anordnungen sind aus den angelegten Akten oder einem Beiheft zu bearbeiten. Auf Anordnung des Richters kann das Verfahren auch als X-Sache (Liste 7) erfasst werden. Diese Verfahren sind in der Liste 7 besonders kenntlich zu machen.

(3) Auf Anordnung des Rechtspflegers können Sonderhefte für Schriftstücke, die Vergütungen, Aufwendungsersatz, Aufwandsentschädigungen und die Jahresrechnungslegung betreffen, gebildet werden, die bei den zugehörigen Akten aufzubewahren sind. Auf dem Aktenumschlag oder dem Aktenvorblatt ist auf die Sonderhefte zu verweisen.

(4) Die von den Betreuern und Pflegern eingereichten Nachweise über besondere Kenntnisse im Sinne des Vormünder- und Betreuervergütungsgesetzes können vorbehaltlich ihrer Zustimmung in Sammelakten geführt werden. In der Zustimmung müssen die Betreuer und Pfleger erklären, dass sie mit der Wiederverwendung der Nachweise für Zwecke der Vergütungsfestsetzung einverstanden sind. Die Sammelakten sind verschlossen aufzubewahren.

(5) Anzeigen und Mitteilungen an das Betreuungsgericht, die zu Maßnahmen keinen Anlass geben, sind alphabetisch, ein- oder mehrjährig geordnet, in Sammelmappen abzulegen oder auf Anordnung des Behördenleiters nach Erfassung der Personendaten zu Sammelakten zu bringen. Wird später ein Verfahren eingeleitet, sind die Vorgänge zu den Akten dieses Verfahrens zu nehmen.

(6) Geht eine betreuungsgerichtliche Zuweisungssache in eine Betreuung über, ist nach Erfassung der Sache als Betreuungssache nach Maßgabe der Liste 7b das Aktenzeichen des Betreuungsverfahrens bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu erfassen.

§ 29a
Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung oder Genehmigung freiheitsentziehender Maßnahmen

(1) Verfahren auf Genehmigung einer freiheitsentziehenden Unterbringung unter Betreuung stehender Personen (§ 1906 Abs. 2 BGB) sind in den Betreuungsakten zu bearbeiten. Das Gleiche gilt für freiheitsentziehende Maßnahmen gemäß § 312 Nr. 2 FamFG (§ 1906 Abs. 4 BGB).

(2) Unterbringungsverfahren werden nach Maßgabe der Liste 9a erfasst. Verfahren, in denen eine Unterbringungsmaßnahme nach § 312 Nr. 1 und 2 FamFG genehmigt worden ist, sind bei den nach Liste 7b erfassten Daten besonders kenntlich zu machen. Die betreffenden Akten sind ebenfalls besonders zu kennzeichnen.

(3) Die verfügten Fristen zur Überwachung der Dauer und der Überprüfung der Unterbringung und Unterbringungsmaßnahme sind bei den nach Liste 2 erfassten Daten besonders kenntlich zu machen. Ist der Zeitraum, für den die Unterbringung und Unterbringungsmaßnahme genehmigt ist, abgelaufen und kein Antrag gestellt worden oder wird der Untergebrachte entlassen, sind die Akten dem Richter vorzulegen. In den Fällen des § 313 Abs. 3 und des § 314 FamFG obliegt die Fristenkontrolle dem Gericht, in dessen Bezirk die betroffene Person untergebracht ist.

(4) Verfahren über einstweilige Anordnungen sind aus den angelegten Akten oder einem Beiheft zu bearbeiten. Auf Anordnung des Richters kann das Verfahren auch als X-Sache (Liste 7 der Anlage II) erfasst werden. Diese Verfahren sind in Liste 7 der Anlage II besonders kenntlich zu machen.

§ 29b
Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen

(1) Verfahren

a)
auf Freiheitsentziehung nach den §§ 415 ff. FamFG,
b)
nach § 312 Nr. 3 FamFG,
c)
auf richterliche Entscheidungen nach sonstigen landesrechtlichen Bestimmungen

sind nach Maßgabe der Liste 9 der Anlage II unter dem Registerzeichen XIV zu erfassen. Um das Auffinden der Verfahrensakten zu ermöglichen, ist der berechtigungsgesteuerte Zugriff auf die erfassten Personendaten der Verfahrensbeteiligten sicherzustellen.

(2) Zum Register ist eine Bewegungskartei zu führen, soweit der Nachweis über den Verbleib der Akte nicht durch elektronische Kontrollfunktionen sichergestellt werden kann. § 29a Abs. 2 ist entsprechend anzuwenden. Die Bewegungskarteien für die Genehmigungsverfahren nach § 29a sowie für Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen können gemeinsam geführt werden.

(3) Bei jeder Neuerfassung eines Freiheitsentziehungs- oder Unterbringungsverfahrens hat die Geschäftsstelle zu prüfen, ob bereits Akten über dieselbe betroffene Person mit dem Registerzeichen XIV vorhanden sind; sie hat diese, soweit nötig, heranzuziehen. Das Ergebnis der Prüfung ist auf dem Aktendeckel oder dem Aktenvorblatt zu vermerken. Für die gegenseitige Verweisung ist außer bei den erfassten Verfahrensdaten auch auf den Aktenumschlägen oder dem Aktenvorblatt zu sorgen.

(4) Die Fristen zur Überwachung der Dauer der Unterbringung sind bei den nach Liste 2 der Anlage II erfassten Daten besonders kenntlich zu machen. Die betreffenden Akten sind ebenfalls besonders zu kennzeichnen.

(5) Auf dem Aktenumschlag ist an deutlich sichtbarer Stelle der jeweils nächste Prüfungstermin (§ 421 Nr. 2, § 329 Abs. 1 und § 333 FamFG) zu vermerken und nach Erledigung durchzustreichen.

(6) Das Aktenzeichen wird durch das Registerzeichen XIV und durch die laufende Nummer im Register gebildet. Als Unterscheidungsmerkmal wird bei Angelegenheiten nach dem Bundesgesetz der Buchstabe B und bei Angelegenheiten nach dem Landesgesetz der Buchstabe L hinzugefügt, zum Beispiel XIV 132/04 B; XIV 587/04 L.

(7) In den Fällen der sofortigen Unterbringung durch die Verwaltungsbehörde ist die Akte als Sofortsache unverzüglich dem Richter vorzulegen.

(8) Hat das Beschwerdegericht die Freiheitsentziehung oder Unterbringung angeordnet, so sind die Akten alsbald nach Rückkehr dem Richter zur Bestimmung eines Überwachungstermins vorzulegen.

e) Landwirtschaftssachen

§ 30
Landwirtschaftssachen

Gerichtliche Verfahren in Landwirtschaftssachen werden nach Maßgabe der Liste 18 der Anlage II mit dem Registerzeichen XV erfasst.

§ 31
entfällt

f) Gerichtliche Entscheidungen des Amtsgerichts über Justizverwaltungsakte

§ 32
Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte

Anträge nach § 30a des Einführungsgesetzes zum Gerichtsverfassungsgesetz (EGGVG) werden nach Maßgabe der Liste 27 der Anlage II unter dem Registerzeichen VAk erfasst. Eine Auswertung nach Jahrgängen ist vorzusehen.

II. bis IV.
entfallen

§§ 33 bis 37
entfallen

V.
Landgericht und Oberlandesgericht

a) Zivilsachen

§ 38
Erstinstanzliche Prozesssachen des Landgerichts

(1) Als erstinstanzliche Prozesssachen des Landgerichts werden erstinstanzliche Verfahren vor der Zivilkammer des Landgerichts und der Kammer für Handelssachen sowie Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens erfasst. Die (mindestens) zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 20 der Anlage II.

(2) Zu den unter dem Registerzeichen O zu erfassenden bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten zählen insbesondere

a)
die Zivilprozesse einschließlich der Urkunden-, Wechsel- und Scheckprozesse,
b)
die Arreste und einstweiligen Verfügungen,
c)
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Anwaltsvergleichen (§ 796a ZPO),
d)
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung ausländischer Vollstreckungstitel,
e)
die Anträge auf Aufhebung oder Abänderung einer solchen Vollstreckbarerklärung,
f)
die den vorgenannten Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe (§ 117 ZPO),
g)
die eingehenden Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO),
h)
Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Entscheidungen nach Artikel 38 der Verordnung (EG) Nr. 44/2001 des Rates vom 22. Dezember 2000 über die gerichtliche Zuständigkeit und die Anerkennung und Vollstreckung von Entscheidungen in Zivil- und Handelssachen (ABl. L 12 vom 16. Januar 2001, S. 1, L 307 vom 14. November 2001, S. 28), zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 280/2009 (ABl. L 93 vom 7. April 2009, S. 13), in der jeweils geltenden Fassung, (§ 1 Abs. 2 AVAG).

(3) Anträge, die nach endgültiger Erledigung der Hauptsache (Rechtskraft) gestellt werden, sind ohne Neuerfassung zu den Prozessakten zu nehmen; § 13 Abs. 3 Satz 2 gilt entsprechend. Über Arreste und einstweilige Verfügungen werden stets besondere Akten angelegt; sie werden aber, wenn die Hauptsache anhängig ist, nicht gesondert, sondern bei den Hauptakten aufbewahrt.

(4) Als Anträge außerhalb eines anhängigen Rechtsstreits (OH) sind beispielsweise zu erfassen

a)
Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung (§ 769 Abs. 1 und § 771 Abs. 3 ZPO),
b)
Anträge auf selbständige Beweisverfahren (§§ 485 ff. ZPO).

(5) entfällt

(6) Termine zur mündlichen Verhandlung werden im Verhandlungskalender erfasst. Die (mindestens) zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 29 der Anlage II.

(7) Wenn der Bundesgerichtshof bei einer aufgrund des § 563 ZPO erfolgten Zurückverweisung in die zweite Instanz (Oberlandesgericht) die Entscheidung über die Kosten der Revisionsinstanz dem Endurteil vorbehalten hatte, hat die Geschäftsstelle beim Wiedereingang der Akten zu prüfen, ob diese Entscheidung in dem neuen Berufungsurteil getroffen ist; ist sie unterblieben, hat die Geschäftsstelle eine Abschrift des entscheidenden Teiles des Urteils unverzüglich der Geschäftsstelle des Bundesgerichtshofs einzusenden. Ist eine entsprechende Entscheidung des Bundesgerichtshofs im Falle des § 566 ZPO ergangen und hat das Landgericht alsdann in dem Endurteil über die Kosten der Revision nicht entschieden, sind die Akten dem Vorsitzenden vorzulegen, gegebenenfalls ist nach Satz 1 zu verfahren.

§ 38a
Erstinstanzliche Prozesssachen
des Oberlandesgerichts

(1) Die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, die Anträge auf Aufhebung der Vollstreckbarerklärung, die Anträge auf Aufhebung von Schiedssprüchen, die Anträge auf gerichtliche Entscheidung in den in § 1062 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 ZPO genannten Fällen, die Verfahren nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrengesetz und die Freigabeverfahren nach dem Aktien- und Umwandlungsgesetz (§§ 246a oder 319 AktG und § 16 UmwG) sind nach Maßgabe der Liste 20 der Anlage II zu erfassen.

(2) Unter dem Registerzeichen Sch werden die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, die Anträge auf Aufhebung der Vollstreckbarerklärung und die Anträge auf Aufhebung von Schiedssprüchen erfasst. Die Anträge auf gerichtliche Entscheidung in den in § 1062 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 ZPO genannten Fällen werden unter dem Registerzeichen SchH, die Verfahren nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrensgesetz werden unter dem Registerzeichen Kap erfasst. Die Freigabeverfahren nach dem Aktien- und Umwandlungsgesetz (§§ 246a oder 319 AktG und § 16 UmwG) werden unter dem Registerzeichen AktG erfasst. Anträge auf Bestätigung inländischer Titel als Vollstreckungstitel (§ 1079 ZPO) und Anträge auf Berichtigung oder Widerruf gerichtlicher Bestätigungen (§ 1081 ZPO) sind ohne Neuerfassung zu den Akten zu nehmen.

(3) Termine zur mündlichen Verhandlung werden im Verhandlungskalender erfasst. Die (mindestens) zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 29 der Anlage II.

(4) Auch die Anträge, die nach endgültiger Erledigung der Hauptsache (Rechtskraft) gestellt werden, sind ohne Neuerfassung zu den Prozessakten zu nehmen; § 13 Abs. 3 Satz 2 gilt entsprechend.

§ 39
Berufungs-, Beschwerde- und sonstige Zivilsachen
des Landgerichts und des Oberlandesgerichts

(1) Die Erfassung der Berufungs-, Beschwerde- und sonstigen Zivilsachen erfolgt für das Landgericht und das Oberlandesgericht in gleicher Weise; lediglich die zu verwendenden Registerzeichen sind verschieden.

(2) Berufungen in Zivilsachen werden einschließlich der Landwirtschaftssachen bei dem Landgericht unter dem Registerzeichen S und dem Oberlandesgericht unter dem Registerzeichen U nach Liste 23 der Anlage II erfasst. Die Entgegennahme der Berufungen kann der Präsident für alle Kammern (Senate) einer besonderen Abteilung der Geschäftsstelle übertragen, die die Berufungen elektronisch erfasst und insbesondere zur Erteilung der Notfristzeugnisse berufen ist. Etwaige Schriften sind zu Sammelakten zu nehmen.

(3) Zu den Anträgen außerhalb eines in der Berufungsinstanz anhängigen Rechtsstreits (SH, UH) gehören beispielsweise Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung (§ 771 Abs. 3 ZPO). Einstweilige Anordnungen ohne vorangegangenes amtsgerichtliches Verfahren (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) vor dem Landgericht sind unter SH zu erfassen.

(4) Die Akten sind an das Gericht erster Instanz zurückzusenden, wenn die Berufung erledigt ist. Falls die Beendigung der Instanz, zum Beispiel durch Vergleich, rechtskräftiges Urteil und so weiter, nicht ohne Weiteres ersichtlich ist, gilt eine Berufung als erledigt, wenn sie zurückgenommen wird oder die Zurücknahme zu den Akten angezeigt und in dem zur mündlichen Verhandlung bestimmten Termin ein Antrag nicht gestellt wird. Im Übrigen gilt sie als erledigt, wenn das Verfahren seit sechs Monaten nicht betrieben worden ist.

(5) Beschwerden, über die das Gericht entscheidet, werden bei dem Landgericht unter dem Registerzeichen T und bei dem Oberlandesgericht unter dem Registerzeichen W nach Liste 23 der Anlage II erfasst. Nicht hierzu gehören also zum Beispiel Anträge auf Änderung einer Entscheidung des beauftragten oder ersuchten Richters und des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle sowie Aufsichtsbeschwerden aller Art; diese Anträge und Beschwerden werden zu den einschlägigen Akten genommen oder, wenn solche nicht bestehen, unter dem Registerzeichen AR erfasst. Im Übrigen gilt Absatz 2 Satz 2 entsprechend.

(6) Mit denjenigen Zivilsachen, die nicht unter die vorausgegangenen Vorschriften fallen, werden Sammelakten und, wenn die Tätigkeit des Landgerichts oder des
Oberlandesgerichts sich nicht auf eine einmalige Entscheidung beschränkt, Sonderakten angelegt. Die erforderlichen näheren Anordnungen trifft der Behördenleiter. Es kommen unter anderem in Frage die Schriften und Entscheidungen der Zivilkammer oder des Zivilsenats als oberen Gerichts, zum Beispiel bezüglich der Bestimmung des zuständigen Gerichts nach § 36  ZPO, § 2  ZVG und § 5  FamFG und die Entscheidungen über die Ablehnung von Gerichtspersonen.

(7) Termine zur mündlichen Verhandlung werden im Verhandlungskalender erfasst. Die (mindestens) zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 29 der Anlage II.

§ 39a
Berufungen und Beschwerden in Familiensachen
des Oberlandesgerichts

(1) Die Beschwerdeverfahren und einstweiligen Anordnungen (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) vor dem Familiensenat des Oberlandesgerichts einschließlich der diesen vorausgehenden Anträge auf Gewährung von Verfahrenskostenhilfe werden unter den Registerzeichen UF, UFH oder WF nach Liste 25a der Anlage II erfasst. Unter UF sind alle Beschwerden nach § 58 FamFG gegen Endentscheidungen in Familiensachen zu erfassen. Die sonstigen Beschwerden sind unter WF zu erfassen. Sind sonstige Beschwerden, beispielsweise in Kostenangelegenheiten, nach der Geschäftsverteilung nicht einem Familiensenat zugewiesen, kann der Präsident des Oberlandesgerichts bestimmen, dass diese Beschwerden als Beschwerde in Zivilsachen nach Maßgabe der Liste 23 der Anlage II erfasst werden.

(2) Als Anträge außerhalb eines bei dem Gericht anhängigen Verfahrens sind nur solche Anträgen anzusehen, die zur Zuständigkeit des Familiensenats gehören. Unter UFH sind auch die einstweiligen Anordnungen ohne vorangegangenes amtsgerichtliches Verfahren (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) zu erfassen.

(3) Über die Termine zur mündlichen Verhandlung wird ein Verhandlungskalender (Liste 29) geführt.

(4) Um das Auffinden der Verfahrensdaten zu ermöglichen, ist der berechtigungsgesteuerte Zugriff auf die erfassten Personendaten der Verfahrensbeteiligten sicherzustellen. Betrifft das Verfahren ein Kind, ist zusätzlich auch dessen Name zu erfassen.

(5) § 39 Abs. 2 Satz 2 und 3, Abs. 5 und 6 gilt sinngemäß.

§ 40
Besondere Geschäfte des Präsidenten
des Oberlandesgerichts

Über die Anträge auf Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses für Ausländer (§ 1309 BGB) sind Sammelakten zu führen.

b) Strafsachen und Bußgeldsachen

§ 41
Register- und Aktenführung

(1) Es werden geführt:

a)
bei dem Landgericht die Liste 38 der Anlage II für Berufungen in Privatklagesachen (Ps),
b)
bei dem Landgericht (Qs) und beim Oberlandesgericht (Ws) die Liste 41 der Anlage II über Beschwerden in Strafsachen und Bußgeldsachen.

Bei den Beschwerden des Oberlandesgerichts (Ws) sind auch die Rechtsbeschwerden gegen gerichtliche Entscheidungen der Strafvollstreckungskammer nach § 116 StVollzG zu erfassen. Die Anträge auf Entscheidung der Strafkammer (des Strafsenats) als oberes Gericht, zum Beispiel bezüglich der Bestimmung des zuständigen Gerichts nach § 14 StPO und über die Ablehnung von Gerichtspersonen, sind nicht als Beschwerde in Liste 41 der Anlage II, sondern unter dem Registerzeichen AR zu erfassen. Die Entscheidungen sind in Urschrift oder in Abschrift zu besonderen Sammelakten zu bringen, über deren Einrichtung der Behördenleiter das Nähere bestimmt.

(2) Im Übrigen richtet sich die Akten- und Registerführung für Straf- und Bußgeldsachen des Landgerichts nach den §§ 51 bis 59.

(3) Termine zur Verhandlung in Straf- und Bußgeldsachen werden in einem Kalender für Hauptverhandlungen geführt. Die mindestens zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 42 der Anlage II. Gnadensachen (Gns) werden entsprechend § 47 Abs. 1 Satz 2 behandelt.

(4) Bei dem Oberlandesgericht werden die Akten der Generalstaatsanwaltschaft für Verfahren nach dem Gesetz über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen (§ 48 Abs. 7) unter dem Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft weitergeführt. Zum Zeichen der Anhängigkeit bei Gericht werden dem Aktenzeichen als Unterscheidungsmerkmale die Buchstaben „OLG“ vorangesetzt. Zur Erstellung der Monatsübersicht für Auslieferungssachen ist in entsprechender Anwendung des § 18 Abs. 7 ein Zählblatt zu führen, jedes Verfahren ist nur einmal zu erfassen. Hiervon kann abgewichen werden, wenn die korrekte Zählung anderweitig sichergestellt ist.

§ 42
Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer

(1) Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer (StVK) nach den §§ 462a, 463  StPO, den §§ 109, 138 Abs. 2  StVollzG sowie den §§ 50, 58 Abs. 3 und § 71 Abs. 4  IRG werden nach Liste 43 der Anlage II erfasst. Soweit die Strafvollstreckungskammer mit einem Richter am Amtsgericht besetzt ist, kann für die ihm zugewiesenen Verfahren die Liste 43 der Anlage II von der Geschäftsstelle des Amtsgerichts geführt werden.

(2) Die Geschäftsstelle der Strafvollstreckungskammer teilt der Staatsanwaltschaft das Aktenzeichen mit.

(3) Zur Liste 43 der Anlage II für Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer wird eine nach den Namen der Verurteilten geordnete Bewegungskartei geführt. Darin werden alle auf dieselbe Verurteilung bezogenen Anträge und deren Erledigung, ferner die Aktenbewegungen einschließlich der Aktenabgaben sowie das Strafende vermerkt. Die Anträge nach § 109  StVollzG sind besonders zu kennzeichnen. Bei Verfahren nach den §§ 50, 58 Abs. 3 und § 71 Abs. 4 IRG sind in auffallender Weise die Buchstaben „Ausl“ und die angewendete Vorschrift zu vermerken. Soweit die Bewegungskartei noch mit Karteikarten geführt wird, werden die, bei denen

a)
ein Antrag anhängig ist,
b)
ein Antrag zwar erledigt ist, die grundsätzliche Zuständigkeit der Strafvollstreckungskammer aber noch fortbesteht,
c)
die Sache endgültig erledigt ist,

in einer gesonderten Ablage aufbewahrt, soweit der Behördenleiter nicht etwas anderes bestimmt.

(4) Die Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer (StVK) sind in der Regel in den Akten der zugrunde liegenden Strafsache zu bearbeiten; die Verfahren nach den §§ 109 und 138 Abs. 2  StVollzG sind jedoch in besonderen Akten zu führen. Die Vorgänge der Strafvollstreckungskammer können in einem Unterheft zusammengefasst werden, das bei zeitweiliger Abgabe der Akten als Bearbeitungsgrundlage zurückbehalten wird; sie sind Bestandteile der Strafakten. Auf Anordnung des Behördenleiters sind Abschriften der Entscheidungen zu Sammelakten zu nehmen oder in sonst geeigneter Weise zu verwahren, zum Beispiel als Datei zu speichern. Auf denselben Verurteilten sich beziehende Abdrucke von Entscheidungen werden in einem Vorgang zusammengefasst. Wird ein Verfahren neu eingetragen, ist anhand der Bewegungskartei zu prüfen, ob den Verurteilten betreffende frühere Vorgänge vorhanden sind.

(5) Im Schriftverkehr mit den Vollstreckungsbehörden ist neben dem Aktenzeichen der Strafvollstreckungskammer und dem Namen des Verurteilten auch das Aktenzeichen der Vollstreckungsbehörde anzugeben.

§ 42a
Unterrichtung des Haftrichters
über Entscheidungen zur Haftfrage

Die Geschäftsstellen der Beschwerdegerichte und des Oberlandesgerichts (§§ 122, 126 Abs. 3, § 126a Abs. 3 Satz 3 und § 354 Abs. 2 Satz 1 letzte Alternative StPO) leiten eine Ausfertigung der Entscheidung, durch die eine haftrichterliche Entscheidung oder Zuständigkeit geändert wird, dem nach den §§ 125 und 126 Abs. 1 oder 2 StPO zuständigen Gericht unmittelbar zu.

c) Landwirtschaftssachen des Oberlandesgerichts

§ 43
Beschwerden und sonstige Angelegenheiten
in Landwirtschaftssachen

(1) Die Beschwerden und Berufungen in Landwirtschaftssachen werden nach der Maßgabe der Liste 23 der Anlage II unter dem Registerzeichen W XV und U XV erfasst.

(2) Landwirtschaftssachen, die nicht nach Liste 23 der Anlage II erfasst werden, zum Beispiel Entscheidungen über Amtsenthebung eines landwirtschaftlichen Beisitzers wegen grober Verletzung der Amtspflicht, Ablehnung von Gerichtspersonen, sind zu den einschlägigen Akten zu nehmen oder werden, wenn solche nicht bestehen, als AR-Sache erfasst und zu den Sammelakten genommen.

§ 44
entfällt

d) Disziplinarverfahren, berufsgerichtliche
und ehrengerichtliche Verfahren

§ 45
Erstinstanzliche Verfahren

(1) Erstinstanzliche Verfahren vor

a)
dem Dienstgericht für Richter,
b)
dem Senat für Notarsachen,
c)
dem Berufsgericht für die Heilberufe,
d)
dem Berufsgericht für Architekten,
e)
der Kammer für Patentanwaltssachen,
f)
der Kammer für Steuerberater- und Steuerbevollmächtigtensachen

werden nach Maßgabe der Liste 52 der Anlage II erfasst.

(2) Rechtskräftige Entscheidungen des Berufsgerichts für die Heilberufe teilt die Geschäftsstelle der zuständigen Verwaltungsbehörde und den zuständigen Berufsvertretungen in Abdruck mit. Auf dem Abdruck der Entscheidung ist darauf hinzuweisen, dass Eintragungen über berufsaufsichtliche und berufsgerichtliche Maßnahmen nach Ablauf der festgesetzten Frist (§ 73 des Gesetzes über Berufsausübung, Berufsvertretungen und Berufsgerichtsbarkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker sowie der Psychologischen Psychotherapeuten und der Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten im Freistaat Sachsen (Sächsisches Heilberufekammergesetz –  SächsHKaG) vom 24. Mai 1994 [SächsGVBl. S. 935], das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 10. November 2008 [SächsGVBl. S. 622] geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung) zu tilgen und die entstandenen Vorgänge zu vernichten sind.

(3) Die Termine zur mündlichen Verhandlung werden nach Maßgabe der Liste 2 der Anlage II erfasst.

§ 45a
Berufungs- und Beschwerdeverfahren

(1) Berufungs- und Beschwerdeverfahren sowie Verfahren über Anträge auf gerichtliche Entscheidung vor dem

a)
Dienstgerichtshof für Richter,
b)
Landesberufsgericht für die Heilberufe,
c)
Landesberufsgericht für Architekten,
d)
Anwaltsgerichtshof,
e)
Senat für Patentanwaltssachen,
f)
Senat für Steuerberater- und Steuerbevollmächtigtensachen

werden nach Maßgabe der Liste 52a der Anlage II erfasst.

(2) Zu den zu erfassenden Anträgen auf gerichtliche Entscheidung gehören alle Anträge außerhalb eines anhängigen Berufungs- oder Beschwerdeverfahrens, über die das Gericht erst- oder zweitinstanzlich zu entscheiden hat.

(3) Die Termine zur mündlichen Verhandlung werden nach Maßgabe der Liste 2 der Anlage II erfasst.

(4) Anträge auf Enthebung vom Amt eines Beisitzers gemäß § 101 Abs. 2 des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 4. November 1975 (BGBl. I S. 2735), das zuletzt durch Artikel 14 des Gesetzes vom 16. Juli 2009 (BGBl. I S.1959, 1972) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, sind nach Maßgabe der Liste 3 der Anlage II zu erfassen.

e) Gerichtliche Entscheidungen des Oberlandesgerichts
über Justizverwaltungsakte

§ 45b
Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte

Anträge nach den §§ 23 bis 30 des Einführungsgesetzes zum Gerichtsverfassungsgesetz (EGGVG) werden nach Maßgabe der Liste 27 der Anlage II unter dem Registerzeichen „VA“ erfasst. Eine Auswertung nach Jahrgängen ist vorzusehen. Gehört die Sache zur Zuständigkeit eines Strafsenats, ist dem Registerzeichen ein „s“ anzuhängen.

f) Beschwerden und Bußgeldsachen des Oberlandesgerichts nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen) sowie dem Gesetz über die Elektrizitäts- und Gasversorgung

§ 45c
Beschwerden und Bußgeldsachen
nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
(Kartellsachen)

Die zur Zuständigkeit des Oberlandesgerichts gehörenden Beschwerden gegen Verfügungen der Kartellbehörden nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und Bußgeldsachen wegen einer Ordnungswidrigkeit nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen sowie nach § 98 des Gesetzes über die Elektrizitäts- und Gasversorgung (EnWG) werden nach Maßgabe der Liste 27a der Anlage II unter dem Registerzeichen „Kart“ erfasst.

g) Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Entscheidungen der Vergabekammern

§ 45d
Entscheidungen des Oberlandesgerichts
über Entscheidungen der Vergabekammern

Die zur Zuständigkeit des Oberlandesgerichts gehörenden Entscheidungen zur Erteilung des Zuschlags bei Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor den Vergabekammern (§ 115 Abs. 2 Satz 2 und 3 GWB) und über sofortige Beschwerden gegen Entscheidungen der Vergabekammern (§ 116 GWB) werden entsprechend der Liste 28 der Anlage II jahrgangsweise unter dem Registerzeichen Verg erfasst. Das Aktenzeichen wird durch die Ziffer des betreffenden Senats, das Registerzeichen, die laufende Nummer und die Jahreszahl gebildet, zum Beispiel: 4 Verg 1/99.

VI. und VII.
entfallen

VIII.
Staatsanwaltschaft in allen Instanzen

a) Zivilsachen und Entschädigungssachen
für Strafverfolgungsmaßnahmen

§ 46
Zivilsachen und Entschädigungssachen
für Strafverfolgungsmaßnahmen

(1) Todeserklärungssachen werden nicht erfasst, wenn die Staatsanwaltschaft von dem Verfahren lediglich Kenntnis nimmt, es sei denn, dass der Staatsanwalt eine Erfassung der Sache anordnet.

(2) Zivilsachen der Staatsanwaltschaft werden nach dem Namen des Antragsgegners und, wenn dies die Staatsanwaltschaft selbst ist, nach dem Namen des Antragstellers erfasst. Die (mindestens) zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 48 der Anlage II.

(3) Von der Führung der Liste 48 der Anlage II kann abgesehen werden, wenn nach den örtlichen Verhältnissen für diese kein besonderes Bedürfnis besteht. In diesem Falle werden die Zivilsachen unter dem Registerzeichen AR in Liste 3 der Anlage II erfasst.

(4) Anträge nach den §§ 10, 11 StrEG sind bei der Staatsanwaltschaft unter dem Js-Aktenzeichen der zugrunde liegenden Strafakten (Ermittlungsakten) in Sonderheften zu führen. Dem Js-Zeichen ist ein „E“ (wie Entschädigung) voranzustellen. Die Vorgänge sind nach Liste 33a der Anlage II zu erfassen und nach Abschluss des Verfahrens bei den Hauptakten aufzubewahren. Werden die Strafakten (Ermittlungsakten) nicht von der Staatsanwaltschaft geführt, die im ersten Rechtszug zuletzt ermittelt hat, sind die Anträge abweichend von Satz 1 unter dem Registerzeichen AR in Liste 3 der Anlage II zu erfassen und nach Abschluss des Verfahrens zu den Strafakten (Ermittlungsakten) abzugeben; die Abgabe sowie die für die Führung dieser Akten zuständige Staatsanwaltschaft sind in Liste 3 der Anlage II im Feld Bemerkungen zu vermerken.

(5) Bei der Generalstaatsanwaltschaft werden Zivilsachen und Anträge auf Entscheidung nach den §§ 10, 11  StrEG ebenfalls nach Liste 48 der Anlage II erfasst; Absatz 2 gilt sinngemäß. Die in Zivilsachen entstehenden Vorgänge werden, soweit nichts anderes verfügt ist, in den Hs-Akten der Staatsanwaltschaft geführt, sonst zu Sammelakten genommen. Für die Anträge auf Entschädigung für Strafverfolgungsmaßnahmen werden Akten angelegt.

b) Strafsachen und Bußgeldsachen

§ 47
Staatsanwaltschaft

(1) Bei der Staatsanwaltschaft werden Register für Strafsachen und Bußgeldsachen Js (Liste 32 der Anlage II)/UJs (Liste 33 der Anlage II) geführt. Gnadensachen Gns werden nach dem Muster der Anlagen 2 und 3 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über das Verfahren der Justizbehörden des Freistaates Sachsen in Gnadensachen (Gnadenordnung – GnO) erfasst.

(2) In diesen Listen sind zu erfassen:

a)
Anträge auf Strafverfolgung,
b)
eingehende Anzeigen, die sich gegen eine bestimmte Person richten,
c)
Ermittlungen der Staatsanwaltschaft von Amts wegen,
d)
Anklageerhebungen ohne vorherige eigene Ermittlungen und Übernahme von Verfahren,
e)
beschleunigte Verfahren nach § 417 StPO,
f)
vereinfachte Jugendverfahren nach § 76 JGG,
g)
Einsprüche gegen Bußgeld- oder Einziehungsbescheide (§ 69 Abs. 3, §§ 67, 87 Abs. 2 und 3, § 88 Abs. 3 OWiG),
h)
Wiederaufnahme- oder Nachverfahren in Bußgeldsachen (§ 85 Abs. 4 Satz 2, § 87 Abs. 4 Satz 2 OWiG),
i)
Verfahren bei Einziehungen nach den §§ 430 ff. StPO,
j)
Sicherungsverfahren (§§ 413 ff. StPO),
k)
Mitteilungen der Polizei über einen Selbstmord, über einen Unglücksfall ohne Schuld eines Dritten, über einen Brand oder über das Auftauchen von Falschgeld,
l)
Privatklagesachen, die das Gericht der Staatsanwaltschaft zur Übernahme der Strafverfolgung vorlegt,
m)
Verfolgungssachen, die die Verwaltungsbehörde wegen Anhaltspunkten für eine Straftat an die Staatsanwaltschaft abgibt (§ 41 Abs. 1 OWiG) oder die die Staatsanwaltschaft wegen Zusammenhangs mit einer Straftat übernimmt (§ 42 OWiG),
n)
Anträge der Finanzbehörden und der Zollverwaltung auf Erlass eines Strafbefehls in Steuerstrafsachen oder in Strafsachen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz,
o)
Verfahren zur Vollstreckbarerklärung im Ausland verhängter Sanktionen nach dem Gesetz über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen, sofern der zugrunde liegende Sachverhalt noch nicht Gegenstand eines bereits in das Js-Register eingetragenen Ermittlungsverfahrens war,
p)
Bußgeldverfahren auf dem Gebiet der Rechtsberatung gemäß § 10 Nr. 1 der Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über Zuständigkeiten nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (Ordnungswidrigkeiten-Zuständigkeitsverordnung – OWiZuVO) vom 16. Juli 2008 (SächsGVBl. S. 481), in der jeweils geltenden Fassung, und des Gefangenenverkehrs gemäß § 115 OWiG.

In Sachen, die zur Zuständigkeit des Jugendrichters, des Jugendschöffengerichts oder der Jugendkammer gehören, erhält das Aktenzeichen hinter der Jahreszahl den Zusatz „jug“. Bei Sicherungsverfahren (vergleiche Satz 1 Buchst. j) ist dem Aktenzeichen der Vermerk „Sich“ hinzuzufügen. Der Leiter der Staatsanwaltschaft kann im Einvernehmen mit dem Präsidenten des Landgerichts (Amtsgerichts) bestimmen, dass der Zusatz „jug“ für bestimmte oder alle Sachen entfällt. Erhebt die Staatsanwaltschaft die öffentliche Klage wegen einer anderen als im Register und auf dem Aktenumschlag angegebenen Straftat, korrigiert sie vor Übersendung der Akten an das Gericht die Straftat, die der öffentlichen Klage zugrunde liegt, im Register und versieht den Aktenumschlag mit einem neuen Etikett. Die Ergänzung wird bei dem Gericht, zu dem die öffentliche Klage erhoben ist, nachgeholt, wenn die Ergänzung durch die Staatsanwaltschaft unterblieben ist. Soweit in ausgehenden Schreiben die Angabe der Straftat vorgesehen ist, ist nur die berichtigte Straftat anzugeben. Im Falle der Einleitung eines Verfahrens auf nachträgliche Anordnung der Sicherungsverwahrung (§ 66b StGB) oder auf Anordnung der vorbehaltenen Sicherungsverwahrung (§ 66a StGB) kann für dieses Verfahren ein Sonderband angelegt werden. Dieser Sonderband erhält das Aktenzeichen „NSV“ (für Anträge auf nachträgliche Anordnung der Sicherungsverwahrung oder „VSV“ (für Anträge auf Anordnung der vorbehaltenen Sicherungsverwahrung). Die Anlage des Sonderbandes ist auf dem Aktendeckel des Hauptbandes zu vermerken. Zur Zählung der in Satz 8 genannten Verfahren für die Monatsübersicht ist, sofern dies nicht auf andere Weise sichergestellt werden kann, eine einfache Zählliste zu führen.

(3) Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt und Mitteilungen nach Absatz 2 Satz 1 Buchst. l, in denen ein Beschuldigter nicht genannt ist, sind in ein vereinfachtes Register nach dem Muster 33 (UJs) einzutragen. Verfahren gegen Unbekannt werden auch dann im UJs-Register geführt, wenn seitens der Staatsanwaltschaft ermittelt wird. In das Js-Register nach Absatz 1 sind Verfahren gegen Unbekannt erst zu übernehmen, wenn gegen einen namentlich bezeichneten Beschuldigten ermittelt wird.

(4) Das Js/UJs-Register und die Namenkartei hierzu sollte zentral, kann aber auch dezentral geführt werden.

(5) Mitteilungen, die nicht auf Einleitung eines Strafverfahrens abzielen, sind in das Allgemeine Register (Liste 3 der Anlage II) einzutragen. Dies gilt insbesondere für Mitteilungen der Amtsgerichte über die Eröffnung eines Gesamtvollstreckungs- oder Insolvenzverfahrens; veranlasst die Staatsanwaltschaft Ermittlungen, ist die Sache in das Js-Register einzutragen.

(6) entfällt

(7) entfällt

(8) Soweit die Staatsanwaltschaft für die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten als Verwaltungsbehörde zuständig ist, zum Beispiel bei Ordnungswidrigkeiten nach § 20 des Gesetzes über außergerichtliche Rechtsdienstleistungen ( RechtsdienstleistungsgesetzesRDG) vom 12. Dezember 2007 (BGBl. S. 2840), in der jeweils geltenden Fassung, sind die Vorgänge in Sammelakten der zutreffenden Gruppe der Generalakten (bei Rechtsberatungsmissbrauch in der Gruppe 75) zu führen. Wird gegen einen Bußgeldbescheid Einspruch eingelegt, so ist nach Absatz 1 zu verfahren.

(9) Im Übrigen richtet sich die Akten- und Registerführung nach den §§ 51 bis 59.

§ 48
Generalstaatsanwaltschaft

(1) Die Generalstaatsanwaltschaft, der gemäß § 120 GVG die Verhandlung und Entscheidung im ersten Rechtszug übertragen ist, führt das Register für erstinstanzliche Strafsachen OJs entsprechend Liste 32 der Anlage II. In diesem Register werden auch die sich aus eingetragenen Verfahren ergebenden Strafvollstreckungen überwacht. Zu dem OJs-Register ist, sofern nach der Zahl der Sachen ein Bedürfnis besteht, ein Namenverzeichnis zu führen.

(2) Über Revisionen gegen Urteile in Strafsachen und über Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen wird das Register für Revisionen in Strafsachen und für Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen Ss (Liste 39 der Anlage II) geführt. In dieses Register sind die Revisionen in Strafsachen und die Rechtsbeschwerden sowie die Anträge auf Zulassung der Rechtsbeschwerde in Bußgeldsachen, ferner die Anträge auf Wiederaufnahme des Verfahrens, die sich gegen eine rechtskräftige Bußgeldentscheidung des Oberlandesgerichts richten, einzutragen.

(3) Die Haftprüfungstermine nach § 122 Abs. 4 StPO in OJs-Sachen sind durch die gemäß § 6 Abs. 2 zu führende Haftkontrolle zu überwachen.

(4) Obliegt die Entscheidung in einem Vorverfahren nach § 24 Abs. 2  EGGVG der Generalstaatsanwaltschaft, sind die Vorgänge über das Vorverfahren als AR-Sache zu erfassen; die laufende Nummer erhält den Zusatz „VorV“.

(5) entfällt

(6) Über die Beschwerden, über die nach § 21 StrVollstrO der Generalstaatsanwalt des Freistaates Sachsen zu entscheiden hat oder die sonst gegen eine Maßnahme oder Entscheidung einer Staatsanwaltschaft erhoben werden, wird eine Beschwerdeliste (Liste 40 der Anlage II) geführt. Wird die Beschwerdeschrift der Vollstreckungsbehörde zur Beifügung der Vorgänge übersandt, ist deren Wiedereingang lediglich durch die Spalte 5 der Liste zu überwachen. Die Beschwerdeschrift ist nach Erledigung zu den übrigen Vorgängen zu nehmen. Anträge und Beschwerden in Justizverwaltungssachen sowie Beschwerden, über die das Oberlandesgericht entscheidet, gehören nicht in die Beschwerdeliste.

(7) Angelegenheiten nach dem 2., 3., 5. und 6. Teil des Gesetzes über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen und in Überstellungsverfahren (gegen den Willen des Beschuldigten) nach dem Zusatzprotokoll vom 18. Dezember 1997 sind nach Maßgabe der Liste 50 der Anlage II zu erfassen.

§ 48a
entfällt

§ 49
Handakten

(1) Werden Akten der Staatsanwaltschaft im Laufe des Geschäftsgangs dem Gericht vorgelegt oder zur Ermittlung des Sachverhalts an andere Behörden versandt, sind bei Bedarf Handakten mit dem Aktenzeichen der Hauptakten und dem Zusatz „HA“ anzulegen, die stets in den Händen der Staatsanwaltschaft verbleiben. Ein Bedarf ist regelmäßig dann anzunehmen, wenn zu nicht greifbaren Akten Schriftstücke eingehen, die dem Staatsanwalt vorzulegen sind. Zu den Handakten sind nur die den inneren Dienst betreffenden Schriftstücke, unter anderem der Schriftwechsel über die Sachbehandlung mit vorgesetzten Behörden und Behörden anderer Verwaltungen, Abdrucke des Verzeichnisses der Überführungsstücke und die Entwürfe zu Anklageschriften zu nehmen. Ist ein Urteil ergangen und werden die Hauptakten versandt, ist eine vorhandene überzählige Abschrift des Urteils bei den Handakten, gegebenenfalls bei dem Kontrollblatt (§ 5 Abs. 2) aufzubewahren. Der Staatsanwalt kann anordnen, dass Schriftstücke aus den Handakten zu den Hauptakten oder aus diesen zu den Handakten genommen werden.

(2) Schriftwechsel mit vorgesetzten Behörden kann auch zu gesonderten „Berichtsheften“ genommen werden. Mit diesen ist wie mit Handakten zu verfahren. Im Übrigen sind diese wie Handakten aufzubewahren und auszusondern.

(3) Die Handakten werden bei den Hauptakten aufbewahrt. Handakten, die nur Kopien der Hauptakten und keine die Berichtspflicht in Strafsachen betreffenden Aktenbestandteile enthalten oder in denen ein zur Ablieferung an das Staatsarchiv geeignetes gesondertes Berichtsheft angelegt worden ist, können vor Abgabe der Hauptakten an die Strafvollstreckung oder bei der Weglegung der Hauptakten vernichtet werden, sofern die Behördenleitung dies allgemein angeordnet hat. Werden die Hauptakten versandt, ersetzt ein Handaktenvermerk das in § 5 Abs. 2 vorgeschriebene Kontrollblatt. Bei den Handakten werden auch die bis zur Rückkunft der Hauptakten eingehenden, zu diesen gehörenden Schriften gemäß § 5 Abs. 2 gesammelt und geordnet.

§ 50
entfällt

c) Disziplinarverfahren, berufsgerichtliche
und ehrengerichtliche Verfahren

§ 50a
Vorverfahren

Verfahren vor den Dienstgerichten für Richter, in denen die Staatsanwaltschaft die Aufgaben des Vertreters der Einleitungsbehörde wahrnimmt, sowie für Mitteilungen, Anträge und Anzeigen, die zur Einleitung eines Disziplinarverfahrens gegen Notare, eines ehrengerichtlichen Verfahrens gegen Rechtsanwälte oder eines berufsgerichtlichen Verfahrens gegen Steuerberater und Steuerbevollmächtigte führen können, werden nach Maßgabe von Liste 51 der Anlage II erfasst. Mit der Einreichung der Anschuldigungsschrift geht die Aktenführung auf das Gericht über. Das Register dient dann nur noch als Handaktenverzeichnis. Nach Abschluss des ehrengerichtlichen Verfahrens werden die Akten der Staatsanwaltschaft zur Aufbewahrung zugeleitet.

IX.
Gerichte und Staatsanwaltschaften

Gemeinsame Bestimmungen über die Register- und Aktenführung in Straf- und Bußgeldsachen

§ 51
Bewegungskartei

(1) In den staatsanwaltschaftlichen und in den gerichtlichen Geschäftsstellen wird eine Bewegungskartei geführt. Die Bewegungskartei kann auch elektronisch geführt werden. Die Vorschriften dieser Anlage sind sinngemäß anzuwenden.

(2) Die Bewegungskartei der Staatsanwaltschaft ist mit der Erfassung in der Liste 32 der Anlage II (Js) in elektronischer Form zu führen. Die Bewegungskartei kann je nach Abteilung (Ermittlungs-, Vollstreckungs- und Registraturgeschäftsstelle) geführt werden. Sie bleibt auch nach Weglage der Akten in elektronischer Form bis zur Löschung der eigentlichen Daten erhalten.

(3) Die Karteikarte für die Bewegungskartei des Gerichts ist durch das Gericht anzulegen. Diese Karteikarte verbleibt in der Geschäftsstelle des Gerichts bis zum Abschluss des gerichtlichen Verfahrens in der Instanz (einschließlich der Zeit für Zwischenermittlungen, für Entscheidungen über Beschwerden, für die Dauer der Überwachung der Bewährung durch das Gericht, mit Ausnahme der Fälle des § 10 Abs. 5, und für Strafvollstreckungen in Jugendgerichtssachen). Bei Berufungen geht die Karteikarte mit den Akten an das Berufungsgericht, soweit nicht der Präsident des Oberlandesgerichts im Einvernehmen mit dem Generalstaatsanwalt hinsichtlich des Verbleibs der Karteikarte etwas anderes bestimmt hat. § 54 Abs. 3 ist sinngemäß anzuwenden. Die Bewegungskartei kann auch ausschließlich elektronisch geführt werden.

(4) Für gerichtlich abgetrennte Verfahren sind durch das Gericht, sofern die Bewegungskartei dort nicht elektronisch geführt wird, gesonderte Karteikarten anzulegen. Im Übrigen ist gemäß § 54 zu verfahren.

§ 52
Aktenführung und Aktenheftung

Die Aktenführung und Aktenheftung (§ 3) obliegt

a)
der Staatsanwaltschaft im Ermittlungsverfahren bis zur Erhebung der öffentlichen Klage (in Bußgeldsachen bis zur Vorlage der Akten an das Gericht),
b)
dem jeweils zuständigen Gericht ab Eingang der öffentlichen Klage (der Bußgeldsache, des Rechtsmittels) bis zur Beendigung der Instanz sowie während der Bewährungsüberwachung und der Vollstreckung in Jugendsachen,
c)
der Staatsanwaltschaft nach Beendigung der gerichtlichen Zuständigkeit (Buchstabe b).

§ 53
Abgabe der Akten an das Gericht,
Aktenzeichen des gerichtlichen Verfahrens

(1) Die Abgabe der Akten an das Gericht ist lediglich in der in elektronischer Form geführten Bewegungskartei der Staatsanwaltschaft zu vermerken. Soweit hierfür ein Bedarf besteht, sind bereits bei Abgabe der Akten an das Gericht die Sonderhefte (Kostenheft, ausgehobene Aktenstücke, Sammelheft) anzulegen. Nach Satz 1 ist ebenso zu verfahren, wenn die Akten über die Staatsanwaltschaft dem Berufungsgericht zugeleitet werden.

(2) Sind bei der Staatsanwaltschaft Führerscheine asserviert, sind diese spätestens bei Abgabe an das Gericht in einem gesonderten Umschlag hinter die Anklageschrift oder den Strafbefehlsantrag einzublattieren. Eine Heftung des Umschlages unter dem Aktenumschlag ist zulässig. Die Blattzahl ist auf dem Aufkleber „Führerschein“ zu vermerken. Bei Aktenversendung gilt § 3 Abs. 1 Satz 11 und 12 entsprechend.

(3) Die Akten und Sonderbände (§ 47 Abs. 2 Satz 8) werden bei Gericht unter dem Js-Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft weitergeführt. Zum Zeichen der Anhängigkeit bei Gericht werden dem Js-Aktenzeichen folgende Unterscheidungsmerkmale vorangesetzt:

Unterscheidungsmerkmale
Buchstabe Unterscheidungsmerkmal für
a) Ks für Schwurgerichtssachen
b) KLs für erstinstanzliche Sachen der großen Strafkammer (Jugendkammer)
c) Ns für Berufungssachen
d) NSV für Anträge auf nachträgliche Anordnung der Sicherungsverwahrung
e) VSV für Anträge auf Anordnung der vorbehaltenen Sicherungsverwahrung
f) Ls für Sachen des Schöffengerichts (Jugendschöffengerichts), ausgenommen Strafbefehlssachen
g) Ds für Sachen des Strafrichters (Jugendrichters), ausgenommen Strafbefehlssachen und Bußgeldsachen
h) Cs für Strafbefehlssachen
i) OWi für Bußgeldsachen.

Gegebenenfalls ist dem um eines dieser Unterscheidungsmerkmale ergänzten Js-Aktenzeichen nach näherer Anordnung des Behördenleiters die arabische Zahl der zuständigen Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts oder der Richtergeschäftsaufgabe voranzusetzen, zum Beispiel 3 KLs 4 Js 110/83. Zur Zählung der in § 47 Abs. 2 Satz 11 genannten Verfahren für die Monatsübersicht ist, sofern dies nicht auf andere Weise sichergestellt werden kann, eine einfache Zählliste zu führen.

(4) Die Geschäftsstelle des Gerichts teilt der Staatsanwaltschaft zur elektronisch geführten Bewegungskartei mit, bei welcher Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts das Verfahren anhängig ist. Von der Mitteilung kann im Einvernehmen mit der Staatsanwaltschaft grundsätzlich oder für bestimmte Fälle abgesehen werden, zum Beispiel, wenn die zuständige Abteilung der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft bereits bekannt ist oder bei dem Gericht nur eine Geschäftsstellenabteilung für Straf- und Bußgeldsachen besteht.

§ 54
Abgabe, Verbindung und Trennung von Verfahren, Änderung der Zuständigkeit des Gerichts, Strafbefehlsanträge in Steuerstrafsachen und in Strafsachen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

(1) Abgaben und Verbindungen von Verfahren innerhalb der Staatsanwaltschaft hat die bisher zuständige Geschäftsstelle der das Js-Register führenden Stelle mitzuteilen. Die Karteikarte der Bewegungskartei geht mit den Akten an die neu zuständige Geschäftsstelle.

(2) Bei Trennung von Verfahren innerhalb der Staatsanwaltschaft bereitet die bisher zuständige Geschäftsstelle die Anlegung der neuen Akten vor und leitet den neuen Vorgang der das Js-Register führenden Stelle zur Neueintragung und Aktenbildung zu. Die bisherige Eintragung im Js-Register und die bisherige Karteikarte der Bewegungskartei sind gegebenenfalls zu berichtigen.

(3) Abgaben und Verbindungen von Verfahren innerhalb des Gerichts sowie Abgaben an ein Gericht innerhalb des Bezirks der Staatsanwaltschaft hat die bisher zuständige Geschäftsstelle des Gerichts der Staatsanwaltschaft zur Berichtigung des Vermerks auf der Karteikarte der staatsanwaltschaftlichen Bewegungskartei anzuzeigen. Die Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft teilt die Verbindung durch das Gericht der das Js-Register führenden Stelle mit. Die Karteikarte der gerichtlichen Bewegungskartei geht mit den Akten an die neu zuständige Geschäftsstelle des Gerichts oder an das neu zuständige Gericht.

(4) Bei Trennung von Verfahren durch das Gericht bereitet die bisher zuständige Geschäftsstelle des Gerichts die Anlegung der neuen Akten vor und leitet den neuen Vorgang über die bisher zuständige Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft der das Js-Register führenden Stelle zur Neueintragung und Aktenbildung zu. Die bisherige Eintragung im Js-Register und die bisherige Karteikarte der Bewegungskartei sind gegebenenfalls zu berichtigen.

(5) Bei der Abgabe von Verfahren an eine andere Staatsanwaltschaft sind die Handakten mit abzugeben. Die Geschäftsstelle der zunächst mit der Sache befassten Staatsanwaltschaft leitet nach Eingang der Übernahmebestätigung diese zusammen mit der zurückbehaltenen Karteikarte der Bewegungskartei der das Js-Register führenden Stelle zur Abtragung zu.

(6) Die Abgabe an ein Gericht außerhalb des Bezirks der Staatsanwaltschaft wird der bisher zuständigen Staatsanwaltschaft unter Beifügung der Akten und der Karteikarte der gerichtlichen Bewegungskartei mitgeteilt. Die Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft teilt die Abgabe der das Js-Register führenden Stelle durch Zuleitung der beiden Karteikarten zur Abtragung mit. Die bisher zuständige Staatsanwaltschaft leitet die Akten mit den Handakten an die neu zuständige Staatsanwaltschaft weiter. Die das Js-Register führende Stelle behandelt die Sache wie einen Neuzugang und leitet die Akten über die zuständige Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft an das Gericht; der bisher mit der Sache befassten Staatsanwaltschaft teilt sie das neue Aktenzeichen mit.

(7) Sollte an ein Gericht ein Verfahren unmittelbar von einem Gericht außerhalb des Bezirks der Staatsanwaltschaft abgegeben werden, leitet die Geschäftsstelle des übernehmenden Gerichts die Akten der zuständigen Staatsanwaltschaft zur Behandlung nach Absatz 6 Satz 4 zu.

(8) Wird ein Verfahren an ein anderes Gericht verwiesen (§ 354 Abs. 2  StPO) oder obliegt einem anderen Gericht die Entscheidung über einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens (§ 140a Abs. 1  GVG), ist entsprechend den Bestimmungen in den Absätzen 3, 6 oder 7 zu verfahren.

(9) Bei Anträgen der Finanzämter und der Zollverwaltung auf Erlass von Strafbefehlen in Steuerstrafsachen oder in Strafsachen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, die dem Amtsgericht unmittelbar zugehen, ist entsprechend den Bestimmungen in Absatz 7 und Absatz 6 Satz 3 zu verfahren.

§ 55
Beauftragung eines Staatsanwalts
gemäß § 145 Abs. 1 GVG

(1) Wird ein Ermittlungsverfahren gemäß § 145 Abs. 1 GVG einem Staatsanwalt übertragen, der einer anderen Staatsanwaltschaft angehört, ist es, unbeschadet der rechtlichen Bedeutung der Beauftragung, in das Js-Register der anderen Staatsanwaltschaft einzutragen. Im Register sind die Beauftragung und die örtlich zuständige Staatsanwaltschaft, gegebenenfalls auch deren Aktenzeichen, zu vermerken. War die Sache bereits in dem Js-Register der örtlich zuständigen Staatsanwaltschaft eingetragen, ist bei dieser wie bei der Abgabe von Verfahren an eine andere Staatsanwaltschaft (vergleiche § 54 Abs. 5) zu verfahren.

(2) Für die Dauer der Beauftragung obliegt die Aktenführung der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft, der der beauftragte Staatsanwalt angehört.

(3) Auf dem Aktenumschlag der Verfahrensakten ist unter der Bezeichnung der Staatsanwaltschaft zu vermerken: „beauftragt gemäß § 145 Abs. 1  GVG“.

(4) Der Schriftverkehr wird unter Hinweis auf die Beauftragung und unter der Bezeichnung der Staatsanwaltschaft geführt, der der beauftragte Staatsanwalt angehört.

(5) Erstreckt sich die Beauftragung auch auf das gerichtliche Hauptverfahren, wird das gerichtliche Aktenzeichen unter Weiterführung der bisherigen Js-Registernummern gebildet (vergleiche § 53 Abs. 2 Satz 2 und 3) und auf dem Aktenumschlag dem Aktenzeichen die Bezeichnung der Staatsanwaltschaft hinzugefügt, der der beauftragte Staatsanwalt angehört, zum Beispiel 4 Ls 5 Js 320/83 - StA DD.

(6) Ist das Verfahren nach Erledigung des Auftrags von der örtlich zuständigen Staatsanwaltschaft weiterzubetreiben, werden dieser die Verfahrensakten von der Staatsanwaltschaft, der der beauftragte Staatsanwalt angehört, zusammen mit den Handakten zugeleitet. Die Abgabe ist im Js-Register zu vermerken. Bei der örtlich zuständigen Staatsanwaltschaft ist das Verfahren wie ein Neuzugang zu behandeln, wenn sie vor Beauftragung des der anderen Staatsanwaltschaft angehörenden Staatsanwalts mit der Sache noch nicht befasst war. Andernfalls ist das Verfahren unter dem früheren Js-Registerzeichen weiterzuführen und der Sachverhalt im Js-Register zu erläutern.

(7) Der Generalstaatsanwalt kann bei der Beauftragung eine abweichende Anordnung treffen, soweit hierfür ein Bedürfnis besteht.

§ 56
Aktenrückgabe an die Staatsanwaltschaft

(1) Nach Erledigung des gerichtlichen Verfahrens in der Instanz (in Jugendgerichtssachen einschließlich der Strafvollstreckung) sind die Akten unverzüglich mit mindestens zwei Ausfertigungen der gerichtlichen Entscheidung an die Staatsanwaltschaft zur weiteren Sachbehandlung zurückzuleiten. Den Akten ist die Karteikarte der gerichtlichen Bewegungskartei, sofern diese nicht elektronisch geführt wurde, beizufügen; dies gilt nicht, wenn der Leiter des Gerichts im Einvernehmen mit dem Leiter der Staatsanwaltschaft etwas anderes bestimmt hat oder die Akten zur Überwachung der Bewährung wieder an die Geschäftsstelle des Gerichts zurückzuleiten sind (vergleiche § 51 Abs. 3 Satz 3). Handelt es sich bei der gerichtlichen Entscheidung um eine Verurteilung zu einer freiheitsentziehenden Maßregel der Besserung und Sicherung (§§ 63, 64, 66 StGB), einer Freiheitsstrafe ohne Strafaussetzung oder einem Fahrverbot, leitet die Geschäftsstelle des Gerichts binnen drei Tagen nach Rechtskraft der Entscheidung der Staatsanwaltschaft ein Urteil in Kurzform (Rubrum und Tenor) mit Rechtskraftbescheinigung zu.

(2) Bei der Staatsanwaltschaft veranlasst die zuständige Geschäftsstelle die weitere Bearbeitung (vergleiche § 58 Abs. 1).

§ 57
Aktenbehandlung in Bußgeldsachen

(1) Hat in Bußgeldsachen die Staatsanwaltschaft das Verfahren eingestellt oder das Gericht eine Sachentscheidung getroffen, so werden die Akten der Verwaltungsbehörde Bestandteil der staatsanwaltschaftlichen Akten.

(2) Sind wegen Verwerfung oder wirksamer Rücknahme des Einspruchs die Akten der Verwaltungsbehörde zur Vollstreckung des Bußgeldbescheids zurückzugeben, sind die bei Gericht angefallenen Schriftstücke, insbesondere die gerichtliche Entscheidung, zurückzubehalten. Den Akten der Verwaltungsbehörde ist eine Ausfertigung der gerichtlichen Entscheidung oder eine beglaubigte Abschrift der Rücknahmeerklärung beizufügen. Die Akten sind von der Geschäftsstelle des Gerichts oder, wenn dies ausnahmsweise nicht geschehen ist, von der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft unverzüglich an die Verwaltungsbehörde zurückzugeben. Befinden sich in den zurückzuleitenden Akten Ermittlungsvorgänge, zum Beispiel Anzeigen, Vernehmungen, Skizzen, Lichtbilder, die für ein anderes noch laufendes Verfahren gegen weitere Beteiligte benötigt werden, jedoch nur in einfacher Fertigung vorgelegt worden sind, sind diese Vorgänge jeweils zu dem noch nicht abgeschlossenen gerichtlichen Verfahren zu nehmen. In der erledigten Sache werden lediglich Bußgeldbescheid, Verteidigervollmacht, Einspruchsschreiben, Übersendungsschreiben der Verwaltungsbehörde und die in Satz 2 bezeichneten Schriftstücke zurückgesandt. In den zurückzugebenden Akten ist unter Angabe des Aktenzeichens des noch anhängigen gerichtlichen Verfahrens der Verbleib der Ermittlungsvorgänge zu vermerken.

§ 58
Strafvollstreckung

(1) Zur Einleitung der Strafvollstreckung, zur Fertigung der Mitteilungen sowie zur Kostenbehandlung hat die Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft die Akten der Strafvollstreckungsgeschäftsstelle, soweit eingerichtet, zuzuleiten. Den Akten ist die Karteikarte der gerichtlichen Bewegungskartei, sofern diese nicht elektronisch geführt wird, beizufügen. In den Fällen des § 56 Abs. 1 Satz 3 leitet die Strafverfolgungsgeschäftsstelle mit Erhalt des Urteils in Kurzform dieses unverzüglich und, soweit eingerichtet, über die Strafverfolgungsgeschäftsstelle dem zuständigen Strafvollstreckungsrechtspfleger zur weiteren Sachbearbeitung zu. Gleiches gilt bei freiheitsentziehenden Maßnahmen für das vom Sitzungsvertreter der Staatsanwaltschaft erstellte VRs-Informationsblatt.

(2) Die Vollstreckungsanordnungen sind grundsätzlich in den Hauptakten zu treffen. Vollstreckungshefte sind in den Hauptakten zu verwahren; ihre Anlegung und ihr Inhalt richten sich nach den §§ 15 und 16 StVollstrO. Ein durch Widerruf der Strafaussetzung zur Bewährung entbehrlich gewordenes Bewährungsheft kann in Jugendsachen als Vollstreckungsheft fortgeführt werden, sofern nicht die Vollstreckung nach Satz 1 in den Hauptakten bearbeitet wird. Ansonsten wird es bei den Hauptakten verwahrt und wie diese ausgesondert. Die jeweiligen Akten sind um eine Ausfertigung der Widerrufsentscheidung zu ergänzen.

(3) Für das Strafvollstreckungsverfahren (VRs-Verfahren) sind dem vollständigen Js-Aktenzeichen die Buchstaben „VRs“ sowie das Dezernatskennzeichen des Staatsanwalts voranzustellen, zum Beispiel 10 VRs 120 Js 790/05.

(4) Hat die Sache, in der zu vollstrecken ist, zum Beispiel bei Vollstreckung einer auf Antrag einer Verwaltungsbehörde vom Gericht angeordneten Erzwingungshaft oder einer im Privatklageverfahren verhängten Strafe, bei Ersuchen um Vollstreckung einer Strafe, kein Js-Aktenzeichen, ist sie in das Js-Register einzutragen. Absatz 3 gilt sinngemäß.

(5) Zur Zählung der Personen, gegen die zu vollstrecken ist, ist § 18 Abs. 7 sinngemäß anzuwenden.

(6) Für erforderlich werdende Entscheidungen der Strafvollstreckungskammer nach den §§ 57, 57a und 67e StGB können Sonderhefte geführt werden. Diese Hefte sind durch die Staatsanwaltschaft für jeden Verurteilten gesondert anzulegen. Zu den Heften sind die der Strafvollstreckung zugrunde liegenden und auch mehrere Verfahren betreffende strafgerichtlichen Entscheidungen (Strafbefehle, Urteile, Bewährungs-, Widerrufs-, Strafaussetzungsbeschlüsse sowie die Entscheidungen der jeweiligen Rechtsmittelinstanzen), Anträge, Stellungnahmen der Justizvollzugsanstalt, der Maßregelvollzugsanstalt und der Staatsanwaltschaft sowie Gutachten in der zeitlichen Reihenfolge ihrer Erstellung beziehungsweise ihres Eingangs zu nehmen. Soweit ein solches Sonderheft angelegt wurde, ist die Versendung der Hauptakten an das Gericht entbehrlich. Die Entscheidung des Gerichts ist dann in diesem Sonderheft zu treffen. Auf Anforderung des Gerichts oder im Fall zu erstellender Gutachten sind die Hauptakten dem Gericht mit zu übersenden. Die Sonderhefte sind bei den Hauptakten aufzubewahren. Die Aussonderung ist mit der Hauptakte vorzunehmen.

§ 59
Weglegung und Aufbewahrung der Akten

(1) Sind die Akten wegzulegen (§ 7 Abs. 2, 5), hat die Geschäftsstelle die Akten mit den Karteikarten der Bewegungskartei der das Js-Register führenden Stelle zur Abtragung zuzuleiten. Der Behördenleiter kann anstelle der Aktenzuleitung die Mitteilung mittels Formblatt anordnen sowie einen späteren Zeitpunkt der Mitteilung vorsehen.

(2) Nach endgültiger Erledigung des Verfahrens (einschließlich der Strafvollstreckung) obliegt die Aufbewahrung der Akten der zuletzt mit der Sache befassten Staatsanwaltschaft. In den Fällen des § 58 Abs. 4 obliegt die Aufbewahrung dem Amtsgericht (§ 19 Satz 2).

Anlage I
(zur Aktenordnung)

Anlage II
(zur Aktenordnung)

Muster
Verzeichnis der Muster und Listen

Verzeichnis der Muster und Listen
Muster/Liste Nr. des Musters/der Liste Titel
Muster   1 aufgehoben
Liste   2 Termine und Fristen
Liste   3 Allgemeines Register
Liste   4 Urkundssachen I, II, III
Liste   4a Urkundssachen II
Angelegenheiten der Beratungshilfe
Liste   5 Erbrechtssachen IV, VI
Liste   5a Erfassungsliste der Verwahrungsdaten für Verfügungen von Todes wegen
Muster   5b aufgehoben
Liste   6 Bestandsliste der Vormundschaften und Pflegschaften
Liste   7 Betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen X
Liste   7a aufgehoben
Liste   7b Betreuungssachen XVII
Liste   8 Nachweisung
Liste   9 Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen XIV
Liste   9a Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung oder Anordnung der Unterbringung
Muster 10 aufgehoben
Muster 11 aufgehoben
Liste 12 Pachtkreditsachen Pk
Liste 13 Angelegenheiten der öffentlichen Register
Liste 14 Vollstreckungssachen (Abteilung I) J, K, L, N
Liste 14a Vorblatt in Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungssachen
Liste 15 Vollstreckungssachen (Abteilung II) M
Liste 16 Insolvenzverfahren
Liste 16a Schuldnerverzeichnis für Eintragungen gemäß § 915 ZPO in Verbindung mit § 1 SchuVVO
Liste 16b Schuldnerverzeichnis für Eintragungen gemäß § 4 Abs. 1 in Verbindung mit § 1 Abs. 4 GesO in Verbindung mit § 107 KO, § 26 InsO
Muster 17 aufgehoben
Muster 17a aufgehoben
Muster 17b aufgehoben
Liste 18 Landwirtschaftssachen des Amtsgerichts XV
Liste 20 Zivilprozesssachen des Amtsgerichts C und H, des Landgerichts O und OH und des Oberlandesgerichts Sch, SchH und Kap
Muster 21 aufgehoben
Muster 21a aufgehoben
Liste 22 Familiensachen des Amtsgerichts F, FH
Liste 23 Berufungs- und Beschwerdesachen des Landgerichts S, SH und T und des Oberlandesgerichts U, UH, W, U XV und W XV
Liste 25a Beschwerden in Familiensachen des Oberlandesgerichts UF, UFH, WF
Liste 27 Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte VA, VAk und VAs
Liste 27a Beschwerden und Bußgeldsachen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen)
Liste 28 Verfahren nach § 115 Abs. 2 Satz 2, 3 und § 116 GWB
Liste 29 Liste zu dem Verhandlungskalender für Zivil- und Familiensachen des Amtsgerichts, für Zivilsachen des Landgerichts und für Zivil- und Familiensachen des Oberlandesgerichts
Liste 32 Strafsachen und Bußgeldsachen der Staatsanwaltschaft Js , Erstinstanzliche Strafsachen der Generalstaatsanwaltschaft OJs
Muster 32a aufgehoben
Liste 33 Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt UJs
Liste 33a Verfahren nach dem StrEG (EJs)
Liste 34 Register für Privatklage- und Bußgeldsachen des Amtsgerichts Bs, OWi
Liste 34a Anträge auf Erlass von Strafbefehlen
Liste 35 einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs
Liste 36 Register für dem Wohnsitzgericht übertragene Verfahren der Überwachung der Bewährung und der Führungsaufsicht – BewÜberwR -
Muster 37 aufgehoben
Liste 38 Register für Berufungen in Privatklagesachen des Landgerichts Ps
Liste 39 Revisionen in Strafsachen Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen Ss
Liste 40 Beschwerdeliste der Staatsanwaltschaft bei dem Oberlandesgericht Zs
Liste 41 Beschwerden in Strafsachen und Bußgeldverfahren des Landgerichts Qs und des Oberlandesgerichts Ws
Liste 42 Liste zu dem Hauptverhandlungskalender für Straf- und Bußgeldsachen
Liste 43 Liste für Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer StVK
Liste 44 Bewährungssachen
Liste 48 Liste der Zivilsachen der Staatsanwaltschaft Hs und Liste der Zivilsachen und Entschädigungssachen nach den §§ 10, 11 StrEG der Generalstaatsanwaltschaft Rs
Muster 49 aufgehoben
Liste 50 Verfahren nach dem Gesetz über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen und in Überstellungsverfahren nach dem Zusatzprotokoll vom 18. Dezember 1997 – Ausl
Liste 51 Vorverfahren in Dienstgerichts-, Berufsgerichts-, Ehrengerichts- und Disziplinarsachen gegen Notare
Liste 52 Erstinstanzliche Verfahren in Dienstgerichts-, Berufsgerichts-, Ehrengerichts- und Notarsachen
Liste 52a Berufungs- und Beschwerdeverfahren in Dienstgerichts-, Berufsgerichts- und Ehrengerichtssachen
Liste 53 Haftmerkzettel
Liste 53a Freiheitsentziehende Maßnahmen
Liste 54 Überführungsstücke
Muster 54a aufgehoben
Liste 56 Vollstreckungen in Jugendgerichtssachen VRJs

Liste 2 (§ 6 Abs. 1)

Termine und Fristen

Zu erfassen sind:

1.
Geschäftsnummer
2.
Bezeichnung der Sache, zum Beispiel Müller ./. Maier
3.
Terminsstunde (soweit erforderlich)
4.
Sachbearbeiter (soweit nicht anhand der Geschäftsnummer ersichtlich)
5.
Datum, an dem die Akten vorgelegt worden sind
6.
Zusätzliche Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Bei den für das Aktenzeichen vorgesehenen Angaben kann die Blattzahl der den Termin veranlassenden Verfügung angegeben werden, soweit hierfür ein Bedürfnis besteht.
2.
Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben sind die bei den Aushängen an der Gerichtstafel zu beachtenden Fristen durch „Aush“ zu kennzeichnen.

Liste 3 (§ 8 Abs. 1)

Allgemeines Register

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Darunter Ersuchen um Rechts- oder Amtshilfe
 
a)
an den Richter
 
b)
an den Rechtspfleger
 
c)
an die Geschäftsstelle
3.
Tag des Eingangs
4.
Bezeichnung der ersuchenden Behörde, Name und Wohnort des Gesuchstellers oder der/des sonst Beteiligten
5.
Bei Ersuchen um Rechts- oder Amtshilfe: Bezeichnung der Angelegenheit
6.
Kurze Angabe des Inhalts des Ersuchens oder der Schrift
7.
Vermerk über den Verbleib des Eingangs
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Ob das Ersuchen unter Nummer 2 Buchst. a, b oder c zu erfassen ist, hängt von seinem Inhalt ab, nicht davon, ob es an den Richter, den Rechtspfleger oder an die Geschäftsstelle gerichtet ist. Ein Ersuchen, für das in Ausnahmefällen nicht nur der Richter, Rechtspfleger oder die Geschäftsstelle zuständig ist, kann unter Nummer 2 Buchst. a bis c mehrfach erfasst werden. Anträge nach dem EG-Prozesskostenhilfegesetz sind besonders kenntlich zu machen.
2.
Schriftstücke, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht (eine andere Behörde) abzugeben sind, sind nicht unter Nummer 2 Buchst. a bis c zu erfassen.
3.
Abweichend von Nummer 2 sind Klagen und Anträge, die zur Niederschrift der Geschäftsstelle (Rechtsantragstelle) aufgenommen und an die zuständigen Gerichte (Behörden) weitergeleitet werden, unter Nummer 2 Buchst. c zu erfassen. Erklärungen und Anträge, deren Entgegennahme dem Rechtspfleger vorbehalten sind, sind unter Nummer 2 Buchst. b zu erfassen.
4.
In Nachlasssachen sind die an den Rechtspfleger gerichteten Ersuchen um Rechts- oder Amtshilfe getrennt von den sonstigen Ersuchen zu erfassen. In Insolvenzverfahren sind die an den Richter gerichteten Rechtshilfeersuchen gesondert zu erfassen.
5.
Bei der Staatsanwaltschaft ist das Feld Nummer 2 „Darunter Ersuchen um Rechts- oder Amtshilfe“ in folgende 2 Teilfelder zu zerlegen:
 
a)
Ersuchen um Rechts- oder Amtshilfe
 
b)
sofort abgegebene Anzeigen und solche Mitteilungen, die nicht auf eine Strafverfolgung abzielen. Verfahren zur DNA-Identitätsfeststellung sind besonders kenntlich zu machen, soweit ihre Erfassung nicht auf andere Weise sichergestellt ist.
 
Bei den unter Nummer 5 Buchst. b erfassten Angelegenheiten sind Abgaben innerhalb der Behörde besonders kenntlich zu machen.
6.
Bei Rechts-/Amtshilfeersuchen sind Abgaben innerhalb des Gerichts/der Behörde besonders kenntlich zu machen.
7.
Bei Anträgen nach § 51 RVG sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.

Liste 4 (§ 25 Abs. 1)

Urkundssachen I, II, III

Zu erfassen sind:

1.
Tag der Beurkundung oder des Eingangs der ersten Schrift
2.
Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Beteiligten
3.
Bezeichnung der Angelegenheit
4.
Jährlich fortlaufende Nummer der
 
a)
Beurkundungen (I)
 
b)
sonstigen Handlungen und Entscheidungen der freiwilligen Gerichtsbarkeit außerhalb eines anhängigen Verfahrens (II)
 
c)
Standesamtssachen (III)
5.
Angabe über den Verbleib
6.
Bemerkungen (gegebenenfalls auch Wert des Gegenstandes)

Erläuterungen:

1.
Die Verfahren werden nach Registerzeichen jeweils unter getrennter Nummernfolge erfasst.
2.
Erfasst werden Angelegenheiten unter I, sobald die Beurkundung erfolgt ist, bei den Angelegenheiten unter II bereits mit dem Eingang der ersten Schrift. Ein im Teilungsverfahren vor dem Gericht beurkundeter Auseinandersetzungsvertrag ist auch dann zu erfassen, wenn er unter Anwendung des § 368 Abs. 2 FamFG zustande gekommen ist. Aufgebotsverfahren gemäß § 433 FamFG sind besonders kenntlich zu machen. Jeder Aufgebotsantrag wird unter einer neuen Nummer erfasst.
3.
Sind in der Verhandlung mehrere Geschäfte beurkundet, wird die Sache dennoch nur unter einer Nummer erfasst. Gesondert aufgenommene Verhandlungen sind besonders zu erfassen, auch wenn sie ein zusammenhängendes Ganzes bilden. Wird die Todeserklärung, die Aufhebung der Todeserklärung oder die Feststellung des Todes und der Todeszeit mehrerer Personen in einem Antrag begehrt, so ist der Antrag nur unter einer Nummer zu erfassen.
4.
Die Beurkundung der Änderung, Ergänzung oder Wiederaufhebung einer früher beurkundeten Verhandlung ist selbständig zu erfassen, aber zu dem Vorgang zu nehmen. Entsprechend ist mit Anträgen auf Aufhebung einer Todeserklärung zu verfahren.
5.
Wenn das Schriftstück zu anderen Akten genommen oder an eine andere Behörde der Dienststelle abgegeben wird, ist dies bei der Angabe über den Verbleib der Akte zu erfassen.
6.
Bei den Standesamtssachen ist der Standesamtsbezirk anzugeben.
7.
Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben kann der in § 2 Abs. 4 Satz 1, 2 vorgeschriebene Vermerk erfasst werden.
8.
Zur statistischen Erfassung der zu den Standesamtssachen gehörenden Verfahren nach dem Transsexuellengesetz sowie der Anträge auf Todeserklärung und Feststellung der Todeszeit sind die betreffenden Verfahren besonders kenntlich zu machen (zum Beispiel bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben).

Liste 4a (§ 25 Abs. 1, 3)

Urkundssachen II
Angelegenheiten der Beratungshilfe

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer der Beratungshilfe
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Familienname, Vorname und Wohnort des Rechtssuchenden
4.
Bezeichnung der Angelegenheit
5.
Das Amtsgericht hat einen Berechtigungsschein erteilt auf unmittelbaren Antrag des Rechtssuchenden.
6.
Das Amtsgericht hat einen Berechtigungsschein erteilt auf einen mit Hilfe eines Rechtsanwalts oder/und nachträglich gestellten Antrag.
7.
Das Amtsgericht hat den Antrag auf Beratungshilfe schriftlich zurückgewiesen.
8.
Beratung und Auskunft (Nummern 2501, 2502 Vergütungsverzeichnis zum RVG)
9.
Vertretung (Nummern 2503 bis 2507 Vergütungsverzeichnis zum RVG)
10.
Mitwirkung an Einigung oder Erledigung der Rechtssache (Nummer 2508 Vergütungsverzeichnis zum RVG)
11.
Übermittlung oder Ablehnung eines Ersuchens gemäß § 10 Abs. 3 BerHG
12.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die Erfassung setzt einen schriftlichen oder zu Protokoll erklärten Antrag auf Gewährung von Beratungshilfe voraus.
2.
Für jede rechtssuchende Person ist jeweils nur eine der unter den Nummern 5 bis 7 genannten Verfahrensarten zu erfassen. Dasselbe gilt für die Angaben zu den Nummern 8 bis 10. Treffen in derselben Sache mehrere Angaben zu den Nummern 8 bis 10 zu, hat die Angabe zu Nummer 10 Rang vor der Angabe zu Nummer 9 und die Angabe zu Nummer 9 Rang vor der Angabe zu Nummer 8.
3.
Die Angaben zu den Nummern 8 bis 10 ergeben sich aus der Festsetzung der Vergütung des Rechtsanwalts. Wenn dieselbe Angelegenheit bereits in einem früheren Jahr zu einer Erfassung der Angabe zu den Nummern 1 bis 6 geführt hat; ist die Sache nicht unter einer neuen laufenden Nummer zu erfassen. Bei den Angaben zu den Nummern 8 bis 10 ist in diesem Fall auf das früher zugeteilte Aktenzeichen zu verweisen. Unter Nummer 12 ist das der Angelegenheit bereits früher zugeteilte Aktenzeichen zu vermerken; Die Nummern 1 bis 7 bleiben in diesen Fällen unausgefüllt.

Liste 5 (§ 27 Abs. 1, § 28)

Erbrechtssachen IV, VI

Zu erfassen sind:

1.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
2.
Familienname, Vorname, Geburtsname und Geburtsdatum sowie Wohnort des Verfügenden, des Erblassers oder Bezeichnung der Teilungsmasse
3.
a)
Jährlich fortlaufende Nummer der bei dem Gericht eingegangenen oder verwahrten Verfügungen von Todes wegen (IV)
 
b)
Nummer der Erfassungsliste der Verwahrungsdaten für die in besonderer amtlicher Verwahrung befindlichen Verfügungen von Todes wegen
 
c)
 eröffnet am
 
d)
 zurückgegeben am
4.
Jährlich fortlaufende Nummer der sonstigen Handlungen des Nachlassgerichts (VI)
5.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die Nummernfolge der Angaben zu Nummer 3 Buchst. a und Nummer 4 wird getrennt erfasst. Die in die Zuständigkeit des Richters fallenden sonstigen Handlungen des Nachlassgerichts sind besonders kenntlich zu machen, zum Beispiel bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben.
2.
Jede Verfügung von Todes wegen ist neu zu erfassen; gemeinschaftliche Testamente und Erbverträge sind jedoch nur unter einer laufenden Nummer zu erfassen. Da aber über mehrere Verfügungen derselben Person nur ein Aktenstück zu führen ist, ist die Abgabe der Vorgänge zu den Akten über eine frühere Verfügung bei den für Bemerkungen vorgesehen Angaben zu erfassen.
3.
Die von einem anderen Gericht abgegebenen Verfügungen von Todes wegen oder Testamentsakten sind neu zu erfassen. Wird eine Verfügung von Todes wegen nach der Eröffnung zur weiteren Aufbewahrung übersandt, ist bei den Angaben zu Nummer 3 Buchst. c der Tag zu erfassen, an dem sie bei dem übersendenden Gericht eröffnet worden war.
4.
Wird ein eröffnetes gemeinschaftliches Testament (Erbvertrag) in die besondere amtliche Verwahrung zurückgebracht, ist die Erfassung bei den Angaben zu Nummer 3 Buchst. b zu berichtigen und der Sachverhalt bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu erläutern; eine Neuerfassung findet aus diesem Anlass nicht statt. Die an die Amtsgerichte abgelieferten gemeinschaftlichen Testamente und Erbverträge, die nach dem Tode der oder des Erstverstorbenen gemäß § 27 Abs. 13 Satz 2 und 3 bei den Nachlassakten verbleiben, werden aus diesem Anlass ebenfalls nicht neu erfasst.
5.
Bei den lediglich zur Eröffnung abgelieferten Verfügungen hat der Beamte (Angestellte) der Geschäftsstelle den Empfang bei den Angaben zu Nummer 3 Buchst. b durch Angabe des Namens und des Tages zu dokumentieren.
6.
Für unterschiedliche Verfahrensarten, zum Beispiel Testamentsvollstreckung, Nachlasspflegschaft und –verwaltung, Vermittlung von Erbauseinandersetzung, erfolgt die Erfassung jeweils unter einem neuen Geschäftszeichen. Soweit zu einem dieser Verfahren eine weitere Tätigkeit des Nachlassgerichts erforderlich ist, zum Beispiel Einziehung des Testamentsvollstreckerzeugnisses, Weiterführung der Nachlasspflegschaft, wird das Verfahren unter diesem Geschäftszeichen fortgeführt und nicht neu erfasst. Ist eine Sache bereits unter dem Registerzeichen VI erfasst, werden Erklärungen über die Erbausschlagung und falls ein Erbschein erteilt ist, weitere Anträge auf Erteilung von Erbscheinen nach demselben Erblasser ohne Neuerfassung zu den früheren Akten genommen. Dies gilt auch, wenn die Akten bereits weggelegt sind. Die Kraftloserklärung eines Erbscheines oder eines ähnlichen Zeugnisses wird als Fortsetzung des früheren Verfahrens behandelt und nicht neu erfasst. Eine Neuerfassung unterbleibt, wenn das Nachlassgericht erst nach Eingang einer Mitteilung oder einer Abgabeverfügung des Amtsgerichts Schöneberg in Berlin tätig wird (§ 343 Abs. 1 FamFG in Verbindung mit den §§ 7 und 6 Abs. 2 ZustErgG, § 343 Abs. 2 FamFG).
7.
Erklärungen gemäß § 344 Abs. 7 FamFG sind besonders zu kennzeichnen.

Liste 5a (§ 27 Abs. 4)

Erfassungsliste der Verwahrungsdaten für Verfügungen von Todes wegen

Zu erfassen sind:

1.
Laufende Nummer 
2.
Tag der Annahme
3.
Aktenzeichen
4.
Genaue Bezeichnung der Verfügung von Todes wegen und ihres Verschlusses (vorgegebener Text):
Ein mit dem Dienstsiegel des Notars beziehungsweise des Amtsgerichts ………………………………………………… verschlossener Umschlag, der nach der Aufschrift das Testament beziehungsweise das gemeinschaftliche Testament beziehungsweise den Erbvertrag des …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………
geboren am ……………………………………………………
Geburtsname …………………………………………………
errichtet am ………………………… URNr. .…………… … enthält
5.
Tag der Herausgabe
6.
a)
Empfänger (Rechtspfleger und Urkundsbeamter der Geschäftsstelle als Verwahrungsbeamte)
 
 
aa)

zur Eröffnung oder

 
 
bb)

zur Rückgabe

 
b)
zum Vorgang (Aktenzeichen)
7.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Gelangt eine Verfügung von Todes wegen, die bis dahin bei einem anderen Amtsgericht verwahrt wurde, zur Verwahrung, ist bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben das Jahr der ersten Hinterlegung zu erfassen.
2.
Wird eine aus der Verwahrung herausgegebene Verfügung von Todes wegen von neuem verwahrt, ist sie neu zu erfassen; bei der alten Erfassung ist auf die neue zu verweisen.

Liste 6 (§ 13a Abs. 12)

Bestandsliste der Vormundschaften
und Pflegschaften

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Familienname, Vorname und Wohnort der Beteiligten (Eltern, Mündel, Pfleglinge und so weiter)
3.
Geburtstage der Mündel, Pfleglinge, unter elterlicher Sorge stehenden Kinder
4.
Gegenstand der Angelegenheit
 
a)
Vormundschaft
 
b)
Pflegschaft
5.
a)
Mit Rechnungslegung (§§ 1840, 1841, 1915 BGB)
 
b)
sonstige
6.
Datum der Aktenweglegung
7.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die Erfassung erfolgt nach Anordnung des Behördenleiters jahrgangsweise oder fortlaufend.
2.
Geht eine Pflegschaft in eine Vormundschaft über oder umgekehrt, ist die Sache neu zu erfassen. Das neue Aktenzeichen ist beispielsweise bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu erfassen. Die Akten werden unter dem neuen Aktenzeichen geführt. Geht eine Vormundschaft, Pflegschaft oder andere familiengerichtliche Angelegenheit in eine Betreuung über, ist nach Erfassung der Sache als Betreuungssache nach Maßgabe der Liste 7b das Aktenzeichen des Betreuungsverfahrens bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu erfassen.
3.
Pflegschaften, die in bereits anhängigen Vormundschaften oder Pflegschaften oder als weitere selbständige Pflegschaft neben einer schon bestehenden angeordnet werden, sind neu zu erfassen.
4.
Vormundschaften und Pflegschaften, die mehrere Geschwister gemeinsam betreffen, sind nur einmal zu erfassen. Vormundschaften und Pflegschaften mehrerer Halb- oder Stiefgeschwister sind dagegen gesondert zu erfassen.
5.
Bei der Beendigung der Vormundschaft oder Pflegschaft ist der Name der Betroffenen besonders zu kennzeichnen.

Liste 7 (§ 29 Abs. 1, 2)

Betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen X

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Familienname, Vorname und Wohnort der Beteiligten
3.
Geburtsdatum der Pfleglinge
4.
Pflegschaft
 
a)
mit Rechnungslegung
 
b)
sonstige
5.
Bemerkungen
6.
Jahr der Weglegung

Erläuterungen:

Abwesenheitspflegschaften, die vom Nachlassgericht für ein Auseinandersetzungsverfahren angeordnet werden, sind nicht zu erfassen. Verfahren nach § 340 Nr. 1 FamFG sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 7b (§29a Abs. 1, 6 und § 29a Abs. 2)

Betreuungs- und Unterbringungssachen XVII

Zu erfassen sind:

1.
Laufende Nummer 
2.
Familienname, Vorname und Wohnort der Betroffenen
3.
Geburtstag der Betroffenen
4.
a)
Verfahren zur Bestellung einer Betreuung mit Rechnungslegung (§§§1908 i, 1840 BGB)
 
b)
Verfahren zur Bestellung einer sonstigen Betreuung
 
c)
Verfahren zur betreuungsgerichtlichen Genehmigung von Handlungen außerhalb eines Betreuungsverfahrens
 
d)
Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung einer Unterbringung oder unterbringungsähnlichen Maßnahme oder Anordnung einer Unterbringung oder unterbringungsähnlichen Maßnahme außerhalb eines anhängigen Betreuungsverfahrens.
5.
Bemerkungen
6.
Datum der Aktenweglegung

Erläuterungen:

1.
Die Verfahren müssen anhand der Angaben zu Nummer 4 Buchst. a bis d getrennt auszählbar sein. Anträge auf Erlass einer einstweiligen Anordnung gemäß den §§ 49, 51 FamFG, ohne dass ein Hauptverfahren bereits anhängig ist, sind als Verfahren im Sinne der Nummer 4 Buchst. a bis d zu erfassen.
2.
Vorläufige Betreuungen sind wie Betreuungen zu behandeln. Folgt einem einstweiligen Anordnungsverfahren ein Hauptverfahren, wird das Hauptverfahren unter dem Aktenzeichen des einstweiligen Anordnungsverfahrens fortgeführt.
3.
Für jeden Betroffenen wird nur ein Verfahren bei der Nummer 4 Buchst. a oder 4 Buchst. b registriert.
4.
Einstweilige Anordnungsverfahren für einen Betroffenen, für den unter Nummer 4 Buchst. a oder 4 Buchst. b bereits ein Verfahren registriert ist, werden unter dem bereits registrierten Aktenzeichen geführt. § 29 Abs. 2 ist zu beachten.
5.
Die Bestellung eines Verfahrenspflegers ist nicht besonders zu erfassen.
6.
Angelegenheiten, in denen betreuungsgerichtliche Genehmigungen außerhalb eines anhängigen Betreuungsverfahrens zu erteilen sind, sind unter Nummer 4 Buchst. c zu erfassen. Hierzu gehören zum Beispiel Genehmigungen von ärztlichen Maßnahmen nach § 1904 Abs. 2 BGB. Betreuungsgerichtliche Genehmigungsverfahren innerhalb eines unter Nummer 4 Buchst. a oder 4 Buchst. b bereits registrierten Verfahrens werden nicht gesondert erfasst, sondern aus den vorhandenen Akten bearbeitet.
7.
Unter Nummer 4 Buchst. d sind nur Verfahren zu erfassen, wenn für den Betroffenen bei dem Gericht kein Verfahren unter Nummer 4 Buchst. a oder 4 Buchst. b registriert oder gleichzeitig registriert wird. Unter dieser Position wird auch die Genehmigung einer freiheitsentziehenden Unterbringung von Personen erfasst, die einen Dritten hierzu bevollmächtigt haben (§ 312 Nr. 1 Alternative 2 FamFG, § 1906 Abs. 5 BGB).
8.
Geht ein Verfahren nach Nummer 4 Buchst. c oder 4 Buchst. d in eine Betreuung über, ist das Betreuungsverfahren neu zu erfassen.
9.
Bei der Beendigung von Betreuungen ist der Name der betreuten Person besonders zu kennzeichnen.

Liste 8 (§ 13a Abs. 12, § 28 Abs. 7, § 29 Abs. 1)

Nachweisung

Zu erfassen sind:

1.
Geschäftsnummer
2.
Name, Vorname, gegebenenfalls Geburtsname des Betreuten/des Pfleglings/desMündels/des Erblassers
3.
grundlegendes Vermögensverzeichnis (unter Angabe der Blattzahl)
4.
weitere (ergänzende) Verzeichnisse (unter Angabe der Blattzahl)
5.
Rechnungsjahr vom ……… bis ……… (unter Angabe der Blattzahl)
6.
Rechnungslegungen
 
a)
Rechnungsjahr
 
b)
Datum der Prüfung (unter Angabe der Blattzahl)
7.
Bemerkungen

Liste 9 (§ 29b Abs. 1)

Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen XIV

Zu erfassen sind:

1.
Laufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift (Antrag)
3.
Antragstellende Behörde oder Anstalt
4.
a)
Familienname, Vorname, Wohnsitz (Aufenthalt) der betroffenen Person
 
b)
Geburtstag der betroffenen Person
5.
Unterbringungsgrund und Unterbringungsort
6.
Der Antrag ist gestellt aufgrund
 
a)
§ 415 FamFG
 
 
aa)

Verfahren über Abschiebungshaft gemäß § 62 AufenthG sowie über Haft nach § 15 Abs. 4 und § 57 Abs. 3 AufenthG

 
 
bb)

sonstige Verfahren

 
b)
Landesgesetzes
 
 
aa)

§ 312 Nr. 3 FamFG

 
 
bb)

 sonstigen Landesgesetzes

 
c)
sonstiger landesrechtlicher Bestimmungen
7.
Entscheidung des Amtsgerichts – Unterbringung
 
a)
einstweilig angeordnet am
 
b)
endgültig angeordnet am
 
c)
abgelehnt am
8.
Beschwerde eingelegt und weitergeleitet am
9.
Entscheidung des Beschwerdegerichts (Landgericht, Oberlandesgericht)
10.
Untergebracht bis
11.
Erledigung des Verfahrens
12.
Bemerkungen, Hinweis auf andere Akten
13.
Jahr der Aktenweglegung

Erläuterungen:

1.
Die Erfassung erfolgt nach Anordnung des Behördenleiters jahrgangsweise oder fortlaufend. Sie gilt ohne Unterschied für alle Angelegenheiten des Registers (Bundes- und Landessachen). Nach Erledigung einer Sache ist die laufende Nummer als erledigt zu kennzeichnen. Unter Nummer 6 Buchst. a und b ist eine 1 zu erfassen; die Erfassungen werden gesondert gezählt.
2.
Zu den unter Nummer 6 Buchst. a Doppelbuchst. aa zu erfassenden Verfahren gehören auch die Verfahren über die Abschiebehaft nach dem Asylverfahrensgesetz (Asylverfahrenshaft).
3.
Hat ein anderes Gericht als das datenerfassende Amtsgericht die erstmalige Unterbringung angeordnet, ist dieses Gericht unter Nummer 7 zu erfassen.
4.
Anträge gemäß § 327 FamFG sind unter Nummer 12 „Bemerkungen“ zu erfassen.

Liste 9a (§ 29a Abs. 2)

Verfahren auf betreuungsgerichtliche
Genehmigung zur Unterbringung
oder Anordnung der Unterbringung

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Eingang der ersten Schrift
3.
Verfahren nach § 312 Nr. 1, 2 FamFG
4.
Anordnung nach § 1908 i Abs. 1 Satz 1, § 1846 BGB

Erläuterungen:

1.
Zu erfassen ist auch die Anordnung einer vorläufigen Unterbringung (§§ 331 und 332 FamFG). Die erste endgültige Unterbringung nach vorangegangener vorläufiger Unterbringung ist nicht neu zu erfassen.
2.
Verfahren auf Verlängerung einer Unterbringungsmaßnahme (§ 329 Abs. 2 FamFG) sind bei dem unter Nummer 1 erfassten Aktenzeichen besonders kenntlich zu machen.

Liste 12 (§ 22 Abs. 1)

Pachtkreditsachen Pk

Zu erfassen sind:

1.
Laufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Familienname, Vorname (gegebenenfalls auch Geburtsname), Beruf und Wohnort des Pächters
4.
Bezeichnung des Pachtkreditinstituts
5.
Betrag des Darlehens in Euro
6.
Bezeichnung des Pachtkreditinstituts, an das die Forderung abgetreten ist
7.
Ein Verpfändungsvertrag ist niedergelegt am
8.
Der Verpfändungsvertrag ist an den Pächter herausgegeben am
9.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die Nummer wird fortlaufend vergeben.
2.
Die Verpfändungsanträge sind unverzüglich nach der Niederlegung, jedenfalls noch an demselben Tage, zu erfassen. Spätere Anzeigen über eine Abtretung der Darlehensforderung sind bei den unter Nummer 6 genannten Angaben nachträglich zu erfassen. Auf später eingehende Anzeigen über den Ausschluss von Inventarstücken aus der Verpfändung (§ 3 Abs. 2 PachtkredG) ist bei den für Bemerkung vorgesehenen Angaben hinzuweisen.
3.
Mehrere Verpfändungsangelegenheiten, die denselben Pächter und dasselbe Inventar betreffen, sind je besonders zu erfassen, aber zu einer Blattsammlung zu nehmen; bei den für Bemerkung vorgesehenen Angaben ist bei der alten Erfassung auf die neue zu verweisen.

Liste 13 (§ 23 Abs. 1 Satz 1)

Angelegenheiten der öffentlichen Register

Zu erfassen sind:

1.
a)
Laufende Nummer 
 
b)
Geschäftsnummer
2.
Anzahl der eingereichten ersten Urkunden oder der behördlichen oder gerichtlichen Ersuchen, die eine oder mehrere zur Eintragung erforderliche Erklärungen enthalten, zu
 
a)
dem Handelsregister A
 
b)
dem Handelsregister B darunter Zuständigkeit nach § 17 Nr. 1 und 2 Buchst. b RPflG
 
c)
dem Vereinsregister
 
d)
den sonstigen Registern darunter
 
 
aa)
zum Schiffs- und Schiffsbauregister
 
 
bb)
zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister
 
 
cc)
zum Güterrechtsregister
3.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Zu erfassen ist jede öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunde, die eine Anmeldung zur Eintragung in eines der unter Nummer 2 aufgeführten Register enthält (erste Urkunde). Alle weiteren, zum Vollzug dieser Eintragung erforderlichen Urkunden, beispielsweise Gesellschaftsverträge, Beschlüsse, Bilanzen und so weiter, Genehmigungen, Nachweise von Vollmacht und Verfügungsbefugnis, zum Beispiel Erbscheine, Testamente, Registerauszüge, Mitteilungen der Gewerbeämter und Berufskammern sowie sonstige Anregungen, sind nicht als erste Urkunden zu erfassen. Sind mehrere zur Eintragung erforderliche Erklärungen in einer Urkunde enthalten, wird diese nur einmal erfasst. Eine aufgrund einer Zwischenverfügung geänderte oder inhaltlich ergänzte Urkunde ist nicht erneut zu erfassen. Wird eine Urkunde nur teilweise vollzogen, ist die Urkunde bei der Vollziehung eines weiteren Teils nicht erneut zu erfassen.
2.
Gerichtliche oder behördliche Ersuchen, Mitteilungen und Anzeigen, die unmittelbar zu einer Eintragung führen, zum Beispiel Mitteilungen gemäß den §§ 23 oder 31 InsO, soweit die Eintragung nicht gemäß § 29 Abs. 1 HRV durch den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle vorgenommen wird, sind wie erste Urkunden zu erfassen. Im Übrigen gilt die Erläuterung Nummer 1 entsprechend.
3.
Wird ein einheitlicher Rechtsvorgang in getrennten Urkunden angemeldet, zum Beispiel von mehreren vertretungsberechtigten Personen, ist nur eine Urkunde zu zählen. Ein einheitlicher Rechtsvorgang liegt vor, wenn eine Urkunde nicht losgelöst von weiteren Urkunden im Register vollzogen werden kann.
4.
Enthält eine Urkunde Erklärungen, die mehrere Registerblätter betreffen, wird die Urkunde bei jedem Registerblatt erfasst. In Fällen nach dem Umwandlungsgesetz wird die Urkunde somit für jeden übertragenden und übernehmenden Rechtsträger gezählt. Dies gilt auch dann, wenn dies innerhalb eines Registergerichts erfolgt.
5.
Schlusseintragungen in Verfahren nach dem Umwandlungsgesetz oder bei Sitzverlegungen bilden mit dem ursprünglichen Eintragungsvorgang einen einheitlichen Vorgang. Die Eintragungsnachricht nach dem Umwandlungsgesetz oder bei Sitzverlegungen des neuen Sitzgerichtes stellt keine erste Urkunde dar.
6.
Nicht zu erfassen sind:
 
a)
Vorlagen von Gesellschafterlisten,
 
b)
Jahresabschlussverfahren,
 
c)
Vorlagen von Listen der Aufsichtsratsmitglieder/Anzeige des Aufsichtsratsvorsitzenden,
 
d)
Anträge auf Bestellung von Notgeschäftsführern und –liquidatoren,
 
e)
Anträge auf Nachtragsliquidation,
 
f)
Amtslöschungsverfahren, zum Beispiel nach § 31 Abs. 2 HGB, den §§ 393 oder 394 FamFG, sowohl Löschungsankündigungen als auch Löschungen von Amts wegen,
 
g)
Zwangs- und Ordnungsgeldverfahren,
 
h)
einleitende Verfügungen im Rahmen eines Amtsverfahrens gemäß § 17 Nr. 1 Buchst. e und f RPflG.
7.
Maßgaben zur einheitlichen Handhabung der Urkundenzählung sind im Anhang zu Liste 13 abgedruckt.

Anhang zu Liste 13

Maßgaben zur einheitlichen Handhabung der Urkundenzählung

Urkundenzählung
Fall Erfassung Erläuterung
Fall (Kurzfassung) Erfassung bei Nummer Erläuterungen
Anmeldung eines Geschäftsführerwechsels, einer Prokuraerteilung und eines Gewinnabführungsvertrages in einer Urkunde nebst Einreichung einer neuen Liste der Gesellschafter

Es werden zeitgleich drei weitere notarielle Urkunden, zum Beispiel Protokoll, Beschlüsse, Unternehmensvertrag sowie eine öffentlich beglaubigte Einzelvollmacht, vorgelegt.

2b
darunter:
Zuständigkeit des Richters
Einmalige Erfassung in Spalte 2b,
darunter Zuständigkeit des Richters, da die Eintragung dem Richtervorbehalt unterliegt

Die Einreichung der Gesellschafterliste ist nicht zu erfassen.

Anmeldung über die Bestellung eines Geschäftsführers; Erlass einer Zwischenverfügung; Nachreichung des diesbezüglichen Beschlusses der Gesellschafterversammlung; Zwischenverfügung; Ergänzung oder Berichtigung der ersten Anmeldung durch weitere Anmeldungsurkunde ohne neuen Tatsachenvortrag 2b Unabhängig vom Erledigungsaufwand ist nur die erste Urkunde in Spalte 2b zu erfassen.
Einreichung der Gesellschafterliste durch den Notar gemäß § 40 Abs. 2 GmbHG, eventuell mit Aufforderung zur Einreichung, Erinnerung, Zwangsgeldandrohung, Einspruch, Verwerfungsbeschluss und Festsetzung und dergleichen Keine Keine Erfassung
Einreichung der Gesellschafterliste durch die Gesellschaft gem. § 40 Abs. 1 GmbHG, eventuell mit Beanstandung, Erinnerung, Zwangsgeldandrohung, Einspruch, Verwerfungsbeschluss und Festsetzung und dergleichen Keine Keine Erfassung
Einreichung einer neuen Liste der Aufsichtsratsmitglieder, zum Beispiel wegen Ausscheiden eines Mitgliedes aufgrund Tod;
Antrag auf gerichtliche Bestellung eines Aufsichtsratsmitgliedes; Anhörungen, Schriftwechsel mit Antragsteller, Beschluss über Bestellung, Kostenberechnung;
Einreichung einer neuen Liste der Aufsichtsratsmitglieder
   
Formwechsel einer Aktiengesellschaft in eine GmbH & Co. KG 2b
darunter:
Zuständigkeit des Richters und 2a
Zu erfassen ist der übertragende und der übernehmende Rechtsträger; in diesem Fall: Spalte 2b, darunter Zuständigkeit des Richters (wegen Aktiengesellschaft) und Spalte 2a (wegen GmbH & Co KG).
Eine Erfassung unter 2a unterbleibt, wenn die Urkunde beim formwechselnden Rechtsträger sogleich zurückgewiesen oder zurückgenommen wird.
Verschmelzung zweier Vereine im selben Registerbezirk zweimal 2c Erfassung je Rechtsträger,
zweimal Spalte 2c
Erste Urkunde mit fünf Kommanditisteneintritten; 2a Es ist jede erste Urkunde zu zählen. Zwischenverfügungen sind nicht zu zählen. Ergänzungsurkunden sind nicht zu zählen.
zweite Urkunde bezüglich einer Sonderrechtsnachfolge eines Kommanditisten; 2a  
dritte Urkunde bezüglich der Anmeldung eines Komplementärwechsels, alle am selben Tag eingegangen 2a  
Mitteilung über die Bestellung eines vorläufigen Insolvenzverwalters zum Register HRA siehe Erläuterungen

Regelmäßig erfolgt hier keine Erfassung, da es sich um Aufgaben in der Zuständigkeit des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle (§ 29 HRV) handelt.
Nur dann, wenn die Eintragung ins Handelsregister durch den Richter oder Rechtspfleger ausgeführt wird, erfolgt eine Erfassung in der entsprechenden Spalte.

Mitteilung über Eröffnung des Insolvenzverfahrens zum Register HRB siehe Erläuterungen
Schlusseintragung Sitzverlegung Keine Keine Erfassung
Schlusseintragung Umwandlung (HRB) Keine Keine Erfassung
Anmeldung einer Verschmelzung einschließlich Stammkapitalerhöhung zum Zwecke der Verschmelzung in einer Urkunde 2b
darunter Zuständigkeit des Richters
Einmalige Erfassung der Urkunde in Spalte 2b, darunter Zuständigkeit des Richters
Zwangsgeldverfahren zur Erzwingung einer Anmeldung einer GmbH, beispielsweise bei Ende der Liquidation und Erlöschen der Gesellschaft; Festsetzung Zwangsgeldbeschluss; Vollstreckung Zwangsgeld Keine Keine Erfassung
Im Anschluss geht die Anmeldung durch die Liquidatoren ein. 2b Erfassung Spalte 2b
Einleitung des Amtslöschungsverfahrens nach Abschluss des Insolvenzverfahrens –Anregung des Finanzamtes zur Einleitung des Löschungsverfahrens;
Stellungnahme der Industrie- und Handelskammer,
Löschungsankündigung, Löschungseintragung
Keine Keine Erfassung
Anmeldungsurkunde ohne Beglaubigungsvermerk, zum Beispiel Transfervermerk nach § 39a BeurkG, und/oder ohne Signatur; Zwischenverfügung; erneuter Eingang der Anmeldungsurkunde mit Beglaubigungsvermerk und Signatur zum Register HRA 2a Einmalige Erfassung der ersten Urkunde unter 2a
Anmeldungsurkunde zum HRA ohne Beglaubigungsvermerk, Hinweisschreiben des Gerichts, Antragsrücknahme 2a Die erste Urkunde wird durch Antragsrücknahme erledigt.
Sechs Monate später:
Oben genannte Anmeldungsurkunde einschließlich Beglaubigungsvermerk wird erneut eingereicht; Eintragung
2a Die erneute erste Urkunde wird durch Eintragung erledigt. Erneute Erfassung in Spalte 2a.“

Liste 14 (§ 14 Abs. 1)

Vollstreckungssachen (Abteilung I) J, K, L, N

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Bezeichnung des Gläubigers
4.
gegebenenfalls Bezeichnung des Antragstellers
5.
Bezeichnung des Schuldners/Gemeinschuldners
6.
gegebenenfalls Bezeichnung des Antragsgegners
7.
Datum des Eröffnungsbeschlusses im Gesamtvollstreckungsverfahren
8.
Datum der Ablehnung
9.
Datum der Weglegung
10.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Unter L ist auch die Zwangsliquidation einer Bahneinheit zu erfassen; sie ist unter „Bemerkungen“ besonders kenntlich zu machen. Bei den unter J, K und L erfassten Verfahren sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.
2.
Betrifft ein Antrag auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung mehrere Grundstücke oder grundstücksgleiche Rechte, erfolgt die Erfassung unter einem Aktenzeichen, wenn eine Verbindung gemäß § 18 ZVG möglich ist, sonst erfolgt getrennte Erfassung. Ordnet das Gericht später die Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung in getrennten Verfahren an, behält eines das bisherige Aktenzeichen; die Übrigen werden unter neuen Aktenzeichen erfasst. Mehrere Verfahrensarten sind stets getrennt zu erfassen.
3.
Die (Neu)Erfassung unterbleibt
 
a)
beim Beitritt eines Gläubigers zu einer bereits anhängigen Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung,
 
b)
bei Eingang eines Antrages auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe, sofern die Sache bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
c)
bei Eingang eines Vollstreckungsantrages, sofern hierfür bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe läuft oder durch Beschluss erledigt worden ist; ist gegen den ablehnenden Beschluss des Gerichts Beschwerde eingelegt worden, so unterbleibt die Neuerfassung auch dann, wenn der Vollstreckungsantrag nach Erledigung der Beschwerde eingeht.
4.
Der Antrag auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung gegen den Ersteher (Wiedervollstreckung gemäß § 133 ZVG) ist neu zu erfassen und unter „Bemerkungen“ besonders kenntlich zu machen.

Liste 14a (§ 14 Abs. 4)

Vorblatt in Zwangsversteigerungs-
und Zwangsverwaltungssachen

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Bezeichnung des/der Schuldner/s oder Antragsgegner/s
3.
Name und Anschrift des/der Gläubiger/s oder Antragsteller/s
4.
Datum des jeweiligen Anordnungsbeschlusses
5.
Datum des jeweiligen Beitrittsbeschlusses
6.
Datum des jeweiligen Einstellungsbeschlusses
7.
Datum des jeweiligen Fortsetzungsbeschlusses
8.
Datum des jeweiligen Aufhebungsbeschlusses
9.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Es ist darauf zu achten, dass der Akte stets ein aktueller Auszug dieser Liste als Vorblatt vorangeheftet ist. Sofern ein Gläubiger seinen Antrag zurückgenommen hat und das Verfahren auf Betreiben eines anderen Gläubigers fortgesetzt wird, ist dies in geeigneter Weise kenntlich zu machen. Die Fortsetzung eines eingestellten Verfahrens ist besonders zu kennzeichnen.
2.
Die Angabe der jeweiligen Blattzahl soll den einzelnen Positionen als Zusatzinformation hinzugefügt werden.

Liste 15 (§ 14 Abs. 1)

Vollstreckungssachen (Abteilung II) M

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Bezeichnung des Gläubigers
4.
gegebenenfalls Bezeichnung des Antragstellers, zum Beispiel §§771 Abs. 3 ZPO
5.
Bezeichnung des Schuldners
6.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die Abnahme der eidesstattlichen Versicherung vom Schuldner im Gesamtvollstreckungs- oder Insolvenzverfahren (§ 3 Abs. 2 GesO, §§ 98, 101, 153 InsO) ist nicht einzutragen.
2.
Anträge auf gleichzeitige Pfändung und Überweisung einer Forderung erhalten nur ein Aktenzeichen.
3.
Ein Antrag ist auch dann nur unter einem Aktenzeichen zu erfassen, wenn er sich gegen mehrere Schuldner richtet oder mehrere Gläubiger beteiligt sind, zum Beispiel im Falle des § 813b ZPO; die einzelnen Schuldner oder Gläubiger sind in geeigneter Weise unterscheidbar aufzuführen, beispielsweise durch Beifügung kleiner Buchstaben. Dies gilt auch, wenn der Schuldner die eidesstattliche Versicherung nach dem Protokoll des Gerichtsvollziehers für mehrere Gläubiger abgibt.
4.
Ist vor der Erledigung eines Antrags eine Verfügung über die Abgabe an das örtlich zuständige Gericht ergangen, ist das Verfahren besonders kenntlich zu machen und bei der Auszählung wegzulassen.
5.
Unter „Bemerkungen“ ist der Gegenstand der Angelegenheit in abgekürzter Form, zum Beispiel PfÜB; e.V., oder durch Angabe der verfahrensbestimmenden Vorschrift, zum Beispiel § 829 ZPO, § 765a ZPO, zu bezeichnen. Wird die eidesstattliche Versicherung (e.V.) durch das Vollstreckungsgericht abgenommen (§ 889 ZPO), ist dies besonders kenntlich zu machen. Werden für einzelne Zwangsvollstreckungssachen Teillisten geführt, bedarf es keiner gesonderten Kennzeichnung des Gegenstandes der Angelegenheit.
6.
Die (Neu)Erfassung unterbleibt
 
a)
bei Eingang eines Antrags auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe oder eines eingehenden Ersuchens um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) für eine einzelne Vollstreckungsmaßnahme, sofern diese Sache bei dem Vollstreckungsgericht bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
b)
bei Eingang eines Vollstreckungsantrags, sofern hierfür bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe oder eines eingehenden Ersuchens um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) eingegangen oder durch Beschluss erledigt worden ist; ist gegen den ablehnenden Beschluss des Gerichts Beschwerde eingelegt worden, unterbleibt die Neuerfassung auch dann, wenn der Vollstreckungsantrag nach Erledigung der Beschwerde eingeht,
 
c)
wenn das Vollstreckungsgericht mit demselben Antrag auf Abnahme der eidesstattlichen Versicherung mehrfach befasst wird, zum Beispiel Entscheidungen über Widersprüche des Schuldners gegen die Verpflichtung zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung; Entscheidung über den Antrag auf Erlass eines Haftbefehls; Hinterlegung der abgenommenen eidesstattlichen Versicherung durch den Gerichtsvollzieher,
 
d)
bei Folgeanträgen in bereits beschiedenen Vollstreckungsverfahren, insbesondere Erinnerungen gegen Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Anträge auf anderweitige Festsetzung des Pfändungsfreibetrages in Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen (§§ 850f, 850g ZPO), Anträge auf Kontenfreigabe nach § 850k ZPO sowie Anträge auf Änderung oder Aufhebung der Beschlüsse über die zeitweilige Aussetzung der Verwertung von gepfändeten Sachen (§ 813b ZPO).
7.
Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.
8.
Anträge nach dem EG-Prozesskostenhilfegesetz, auch soweit sie nicht gesondert zu erfassen sind, sind an geeigneter Stelle, zum Beispiel unter Bemerkungen, besonders kenntlich zu machen.
9.
Anträge nach dem EG-Vollstreckungstitel-Durchführungsgesetz, auch soweit sie nicht gesondert zu erfassen sind, sind an geeigneter Stelle, zum Beispiel unter Bemerkungen, besonders kenntlich zu machen

Liste 16 (§ 15a Abs. 1 Satz 2)

Insolvenzverfahren

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen gemäß § 4 Abs. 2 und § 15a Abs. 1
2.
Tag des Eingangs des Antrags
3.
Bezeichnung des Schuldners, bei natürlichen Personen das Geburtsdatum und gegebenenfalls der Geburtsname
4.
gegebenenfalls Bezeichnung des antragstellenden Gläubigers
5.
Verfahrensart
 
a)
Insolvenzverfahren, IN, betreffend natürliche Personen
 
b)
Insolvenzverfahren, IN, betreffend juristische Personen, Personengesellschaften und andere nicht natürliche Personen
 
c)
Restschuldbefreiungsverfahren, IN, betreffend natürliche Personen
 
d)
Verbraucher- und Kleininsolvenzverfahren, IK
 
e)
Restschuldbefreiungsverfahren, IK
 
f)
Insolvenzverfahren – IE – nach ausländischem Recht
 
g)
Anträge auf Versagung oder Widerruf der Restschuldbefreiung
6.
bei Restschuldbefreiungsverfahren
 
a)
Datum der Ankündigung
 
b)
Datum der Beendigung
 
c)
Grund der Beendigung
 
d)
Datum des Widerrufs (§ 303 InsO)
7.
Datum der Eröffnung des Insolvenzverfahrens
8.
gemäß § 15a Abs. 2 angelegte Aktenbände
9.
Datum des Aufhebungsbeschlusses
10.
a)
Datum der Beendigung oder Erledigung
 
b)
Grund der Beendigung oder Erledigung
11.
Datum der Weglegung
12.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
 Die Art des Verfahrens oder des Verfahrensstandes ist bei den Nummern 5 und 6 zu kennzeichnen. Nachlassinsolvenzverfahren sind als IN-Verfahren betreffend juristische Personen, Personengesellschaften und andere nicht natürliche Personen zu erfassen.
2.
Die Bestandserfassung für alle anhängigen Insolvenzverfahren in der Anlage zur VwV ZP-Statistik ist vom Tage des Eingangs des Verfahrens wie folgt zu führen:
 
a)
bei Aufhebung bis zum Tage des Aufhebungsbeschlusses in Nummer 9,
 
b)
bei sonstiger Beendigung des Verfahrens, zum Beispiel bei Abweisung oder Rücknahme des Insolvenzantrags, Abgabe, Verweisung oder Verbindung des Verfahrens, Zurückweisung des Insolvenzeröffnungsantrags, Einstellung des Insolvenzverfahrens und so weiter, bis zum Tage der Beendigung in Nummer 10.
 
Die Erfassung der Bestände der eröffneten Insolvenzverfahren ist vom Tage des Eröffnungsbeschlusses bis zum Tage der Aufhebung, Einstellung oder Übertragung vorzunehmen. Die Bestände an Restschuldbefreiungsverfahren sind vom Zeitpunkt des Aufhebungs- oder Einstellungsbeschlusses hinsichtlich eines eröffneten Insolvenzverfahrens bis zur Entscheidung über die Erteilung der Restschuldbefreiung oder, zum Beispiel beim Tod des Schuldners, bis zur sonstigen Erledigung des Verfahrens zu erfassen.
3.
Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 16a (§ 17 Abs. 2)

Schuldnerverzeichnis
für Eintragungen gemäß § 915 ZPO
in Verbindung mit § 1 Abs. 1 SchuVVO

Zu erfassen sind:

1.
Bezeichnung des Schuldners (Familienname, Vorname(n) und gegebenenfalls frühere oder sonstige Namen, zum Beispiel Geburtsnamen, Firma, Vereinsname und so weiter
2.
Geburtsdatum
3.
Wohnort, Straße
4.
Aktenzeichen des eintragenden Gerichts
5.
Datum der eidesstattlichen Versicherung
6.
Datum der Haftanordnung
7.
gegebenenfalls Vollstreckungsgericht/-behörde mit Aktenzeichen
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Eine eidesstattliche Versicherung, die auf Antrag mehrerer Gläubiger abgegeben wird, ist nur einmal zu erfassen.
2.
Mehrere Haftbefehle gegen denselben Schuldner sind gesondert zu erfassen.
3.
Unter „Bemerkungen“ sind insbesondere
 
a)
die Vollstreckung einer Haft, wenn sie sechs Monate gedauert hat,
 
b)
Berichtigungen gemäß § 1 Abs. 4 SchuVVO
 
zu erfassen.

Liste 16b (§ 17 Abs. 8)

Schuldnerverzeichnis
für Eintragungen gemäß § 4 Abs. 1
in Verbindung mit § 1 Abs. 4 GesO
in Verbindung mit § 107 KO, § 26 InsO

Zu erfassen sind:

1.
a)
Familienname
 
b)
Vorname
 
c)
gegebenenfalls Geburtsname
 
d)
Geburtsdatum (soweit bekannt)
2.
Wohnort, Straße
3.
sonstige Schuldnerbezeichnungen gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 1 SchuVVO
4.
die Bezeichnung des Gesamtvollstreckungs- oder Insolvenzgerichts und seine Geschäftsnummer
5.
das Datum der Abweisung des Antrags und
6.
Bemerkungen

Erläuterungen:

Berichtigungen gemäß § 1 Abs. 4 SchuVVO sind unter „Bemerkungen“ kenntlich zu machen.

Liste 18 (§ 30)

Landwirtschaftssachen des Amtsgerichts XV

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Name
 
a)
des Antragstellers
 
b)
der sonstigen Beteiligten
4.
Bezeichnung und Sitz/Aktenzeichen/Tag der Entscheidung der Behörde, gegen die sich der Antrag richtet
5.
Tag und Art der Erledigung
6.
Bemerkungen
7.
Jahr der Aktenweglegung

Erläuterungen:

Wird angeordnet, dass die Behandlung mehrerer in einer Sache gestellten Anträge in getrennten Verfahren zu erfolgen hat, behält einer der Anträge die bisherige Nummer; die übrigen werden unter neuen Nummern erfasst.

Liste 20 (§ 13 Abs. 1, § 38 Abs. 1, § 38a Abs. 1)

Zivilprozesssachen des Amtsgerichts C und H,
des Landgerichts O und OH und
des Oberlandesgerichts Sch, SchH und Kap

Zu erfassen sind:

1.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
2.
a)
Name des Klägers (Antragstellers)
 
b)
Name des Beklagten (Antragsgegners)
3.
Jährlich fortlaufende Nummer 
4.
Jahr der Weglegung
5.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die fortlaufenden Nummern beginnen für jeden Registerbuchstaben mit 1.
2.
Wird ein Verfahren fortgesetzt, nachdem die Sache als erledigt weggelegt worden ist, ist der Tag des Eingangs des Schriftsatzes, durch den das Verfahren seinen Fortgang nimmt, in dem für Bemerkungen vorgesehenen Feld zu erfassen. Die bisher erfassten Daten sind für die laufende Bearbeitung unter Hinweis auf die Fortsetzung zugänglich zu machen. Bei manueller Registerführung ist gleichzeitig das Jahr der Weglegung durchzustreichen.
3.
Wird ein Verfahren von einem anderen Verfahren abgetrennt, behält eines der Verfahren die bisherige Nummer, das andere Verfahren wird unter neuer Nummer erfasst. Unter Bemerkungen ist ein wechselseitiger Verweis auf die Verfahren zu erfassen.
4.
Ist die Sache für die Instanz beendet, zum Beispiel durch Beschluss, Zurücknahme und so weiter, oder gilt sie nach § 7 Abs. 3 als erledigt, ist dies im Feld Bemerkungen entsprechend kenntlich zu machen.

Nur für Amtsgerichte:

5.
Ist ein Mahnverfahren vorausgegangen, ist der Tag des Eingangs bei der Geschäftsstelle des Gerichts, das mit der Streitsache befasst wird, zu erfassen.
6.
Die (Neu)Erfassung unterbleibt bei
 
a)
Einspruch gegen ein Versäumnisurteil,
 
b)
Widerspruch oder Beschwerde gegen den in Arrest- oder einstweiligen Verfügungssachen erlassenen Beschluss,
 
c)
Verfahren, die nach Erlass eines Vorbehaltsurteils (§§ 600, 302, 145 Abs. 3 ZPO) im Nachverfahren weiter betrieben werden,
 
d)
Verfahren, die durch Urteil oder Beschluss in der Instanz erledigt worden sind und zur erneuten Verhandlung und Entscheidung aus der Rechtsmittelinstanz zurückverwiesen werden,
 
e)
Eingang einer Klage, wenn in derselben Sache bereits eine Entscheidung über einen Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung oder eines Arrestes getroffen wurde und die Frist von drei Monaten seit Erlass noch nicht abgelaufen ist,
 
f)
Eingang eines Antrags auf Erlass eines Arrestes oder einer einstweiligen Verfügung, sofern die Streitsache bereits anhängig ist,
 
g)
Eingang eines Antrags auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe oder eines eingehenden Ersuchens um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO), sofern die Sache bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
h)
Eingang einer Klage, sofern für die Hauptsache bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe oder ein Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) läuft oder innerhalb der letzten drei Monate durch Beschluss erledigt worden ist; ist innerhalb der Drei-Monatsfrist gegen den ablehnenden Beschluss eines erstinstanzlichen Gerichts Beschwerde eingelegt worden, unterbleibt die Neuerfassung auch dann, wenn die Klage vor Ablauf von drei Monaten nach der Erledigung der Beschwerde eingeht,
 
i)
allen unter H gehörigen Anträgen, wenn die Hauptsache anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
j)
Anträgen aufgrund der Bestimmungen über die Vollstreckung deutscher Vollstreckungstitel im Ausland.
7.
Nichtigkeits- und Restitutionsklagen sind unter neuer Nummer zu erfassen.
8.
Ist mit dem Arrestgesuch auch der Antrag auf Vollziehung durch Forderungspfändung verbunden, unterbleibt eine weitere Erfassung unter dem Registerzeichen M.
9.
Binnenschifffahrtssachen werden über die zugehörige Verfahrensart erfasst. Dem Aktenzeichen wird beispielsweise der Zusatz „Bsch“ durch einen Punkt getrennt angefügt, zum Beispiel 1 C 12/95.BSch.
10.
Unter dem Registerzeichen H werden die selbständigen Beweisverfahren getrennt von den sonstigen Anträgen außerhalb eines bei Gericht anhängigen Verfahrens erfasst. Bei den unter H erfassten Verfahren sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.
11.
Die Anträge auf Bestätigung eines inländischen Titels als europäischer Vollstreckungstitel nach der Verordnung (EG) Nr. 805/2004 (§ 1079 Nummer 1 ZPO) sind besonders kenntlich zu machen.

Nur für Landgerichte:

5.
Soweit nichts anderes bestimmt ist, sind Verfahren, die dem Landgericht als erster Instanz zugewiesen und nach den Verfahrensvorschriften des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit zu behandeln sind, unter dem Registerzeichen O mit einem das Verfahren kennzeichnenden Zusatz zu erfassen; der Aktenumschlag ist ebenfalls mit einem das Verfahren kennzeichnenden Zusatz zu versehen. Als Zusätze sind vorzusehen für

Zusatzbezeichnung
lfd. Buchstabe Verfahren Zusatzbezeichnung
a) Verfahren nach dem GmbH-/ Aktiengesetz AktG
b) Wertpapierbereinigungssachen WP
c) Vertragshilfesachen VH
d) Verfahren nach dem Umwandlungsgesetz UmwG.

 
Bei den Verfahren nach dem GmbH-/Aktien-/ Umwandlungsgesetz sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen. Anträge nach dem Gesetz über das gesellschaftsrechtliche Spruchverfahren ( SpruchverfahrensgesetzSpruchG) vom 12. Juni 2003 (BGBl. I S. 838), zuletzt geändert durch Artikel 42 des Gesetzes vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2706), in der jeweils geltenden Fassung, sind besonders kenntlich zu machen.
6.
Die (Neu)Erfassung unterbleibt bei
 
a)
Einspruch gegen ein Versäumnisurteil,
 
b)
Widerspruch oder Beschwerde gegen den in Arrest- oder einstweiligen Verfügungssachen erlassenen Beschluss,
 
c)
Verfahren, die nach Erlass eines Vorbehaltsurteils (§§ 600, 302, 145 Abs. 3 ZPO) im Nachverfahren weiter betrieben werden,
 
d)
Verfahren, die durch Urteil oder Beschluss in der Instanz erledigt worden sind und zur erneuten Verhandlung und Entscheidung aus der Rechtsmittelinstanz zurückverwiesen werden,
 
e)
Eingang einer Klage, wenn in derselben Sache bereits eine Entscheidung über einen Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung oder eines Arrestes getroffen wurde und die Frist von drei Monaten seit Erlass noch nicht abgelaufen ist,
 
f)
Eingang eines Antrags auf Erlass eines Arrestes oder einer einstweiligen Verfügung, sofern die Streitsache bereits anhängig ist,
 
g)
Eingang eines Antrags auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe, sofern die Sache bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
h)
Eingang einer Klage, sofern für die Hauptsache bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe oder ein Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) läuft oder innerhalb der letzten drei Monate durch Beschluss erledigt worden ist; ist innerhalb der Drei-Monatsfrist gegen den ablehnenden Beschluss eines erstinstanzlichen Gerichts Beschwerde eingelegt worden, unterbleibt die Neuerfassung auch dann, wenn die Klage vor Ablauf von drei Monaten nach der Erledigung der Beschwerde eingeht,
 
i)
allen unter OH zu erfassenden Anträgen, wenn die Hauptsache anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
j)
Anträgen aufgrund der Bestimmungen über die Vollstreckung deutscher Vollstreckungstitel im Ausland.
7.
Nichtigkeits- und Restitutionsklagen gegen rechtskräftige Urteile der ersten Instanz sind unter neuer Nummer zu erfassen.
8.
Unter dem Registerzeichen OH werden die selbständigen Beweisverfahren getrennt von den sonstigen Anträgen außerhalb eines bei Gericht anhängigen Verfahrens erfasst. Bei den unter OH erfassten Verfahren sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.
9.
Wird ein Rechtsstreit von der Zivilkammer an die Kammer für Handelssachen oder von dieser an die Zivilkammer verwiesen, ist dies im Feld Bemerkungen entsprechend zu vermerken.
10.
Verfahren, in denen Musterfeststellungsanträge nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrensgesetz gestellt werden, sind besonders kenntlich zu machen.
11.
Die Anträge auf Bestätigung eines inländischen Titels als europäischer Vollstreckungstitel nach der Verordnung (EG) Nr. 805/2004 (§ 1079 Nummer 1 ZPO) sind besonders kenntlich zu machen.

Nur für Oberlandesgerichte:

5.
Die (Neu)Erfassung unterbleibt bei
 
a)
Verfahren, die durch Beschluss in der Instanz erledigt worden sind und zur erneuten Verhandlung und Entscheidung aus der Rechtsmittelinstanz zurückverwiesen werden,
 
b)
Eingang eines Antrags auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe, sofern die Sache bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
c)
Eingang einer Klage, sofern für die Hauptsache bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe oder ein Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) läuft oder innerhalb der letzten drei Monate durch Beschluss erledigt worden ist; ist innerhalb der Drei-Monatsfrist gegen den ablehnenden Beschluss eines erstinstanzlichen Gerichts Beschwerde eingelegt worden, unterbleibt die Neuerfassung auch dann, wenn die Klage vor Ablauf von drei Monaten nach der Erledigung der Beschwerde eingeht,
 
d)
allen unter SchH zu erfassenden Anträgen, wenn in der Streitsache bereits eine Erfassung unter Sch erfolgt ist oder gleichzeitig erfolgt.
6.
Bei den unter Sch und SchH erfassten Verfahren sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.
7.
Die Anträge auf Bestätigung eines inländischen Titels als europäischer Vollstreckungstitel nach der Verordnung (EG) Nr. 805/2004 (§ 1079 Nummer 1 ZPO) sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 22 (§ 13a Abs. 1)

Familiensachen des Amtsgerichts F, FH

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Name des Antragstellers/Klägers
4.
Name des Antragsgegners/Beklagten/Betroffenen
5.
Verfahrensgegenstand
6.
Jahr der Weglegung
7.
Tag des Eingangs der Fortsetzungsschrift
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Der Scheidungsantrag eines Ehegatten ist ohne Registrierung zu den Akten zu nehmen, wenn bereits ein Scheidungsantrag des anderen Ehegatten anhängig ist. Ein solcher Scheidungsantrag kann allerdings registriert werden, wenn er am selben Tag bei dem Gericht eingegangen ist, wie der bereits anhängige Scheidungsantrag des anderen Ehegatten und dieser neue Antrag nicht auf den bereits anhängigen Antrag Bezug nimmt. Werden mit einer Scheidungssache Folgesachen im Sinne von § 137 Abs. 2 und 3 FamFG gleichzeitig anhängig, sind die Sachen nur unter einer Nummer zu erfassen. Die Neuerfassung von Folgesachen nach § 137 Abs. 3 FamFG unterbleibt auch dann, wenn bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung in einer Scheidungssache weitere Anträge (Folgesachen) in das Verfahren eingeführt werden.
2.
Wird ein Verfahren von einem anderen Verfahren abgetrennt, behält eines der Verfahren das bisherige Aktenzeichen, das andere Verfahren wird neu erfasst.
3.
Neu zu erfassen sind auch Vermittlungsverfahren nach § 165 FamFG.
4.
Die (Neu)Erfassung unterbleibt
 
a)
bei Einspruch gegen eine Versäumnisentscheidung (§ 143 FamFG),
 
b)
bei Verfahren, die durch Beschluss in der Instanz beendet worden sind und zur erneuten Verhandlung und Entscheidung aus der Beschwerdeinstanz zurückverwiesen werden,
 
c)
in den Fällen der Abtrennung von Folgesachen nach § 137 Abs. 2 FamFG gem. § 140 Abs. 2 und 3 FamFG, dies gilt nicht für Folgesachen nach § 137 Abs. 3 FamFG sowie Folgesachen in den Fällen des Artikels 111 Abs. 4 Satz 2 des FGG-Reformgesetzes,
 
d)
bei Eingang eines Antrags auf Verfahrenskostenhilfe oder eines eingehenden Ersuchens um grenzüberschreitende Verfahrenskostenhilfe (§ 1078 ZPO in Verbindung mit § 113 Abs. 5 FamFG), sofern die Sache bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
e)
bei Eingang eines Antrags, sofern für die Sache bereits ein Antrag auf Verfahrenskostenhilfe oder ein eingehendes Ersuchen um grenzüberschreitende Verfahrenskostenhilfe (§ 1078 ZPO) läuft oder durch Beschluss erledigt worden ist; ist gegen den ablehnenden Beschluss des Gerichts Beschwerde eingelegt worden, unterbleibt die Neuerfassung auch dann, wenn der Antrag nach Erledigung der Beschwerde eingeht,
 
f)
bei Anträgen aufgrund der Bestimmungen über die Vollstreckung deutscher Vollstreckungstitel im Ausland,
 
g)
bei allen unter FH zu erfassenden Anträgen, wenn die Hauptsache bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird.
5.
Wird ein Verfahren fortgesetzt, nachdem die Sache als erledigt weggelegt worden ist, ist das Verfahren nicht neu zu erfassen; die Weiterführung ist lediglich kenntlich zu machen, zum Beispiel durch Erfassung des Eingangsdatums des Schriftsatzes, durch den das Verfahren seinen Fortgang nimmt. Die bisher erfassten Daten sind für die laufende Bearbeitung unter Hinweis auf die Fortsetzung zugänglich zu machen.
6.
Ist ein Mahnverfahren vorangegangen, ist der Tag des Eingangs bei der Geschäftsstelle des Gerichts, das mit der Familiensache befasst wird, zu erfassen.
7.
Bei den Verfahren auf einstweilige Anordnung ist zu vermerken, ob zusätzlich ein Hauptsacheverfahren anhängig gemacht wurde.
8.
Angelegenheiten, die mehrere Geschwister gemeinsam betreffen, sind unter einer Nummer zu erfassen. Angelegenheiten nach Satz 1 mehrerer Halb- oder Stiefgeschwister sind dagegen unter einer besonderen Nummer zu erfassen. Die in § 13a Abs. 3 genannten Verfahren über den Unterhalt Minderjähriger werden entsprechend der Regelung des § 1 Abs. 1 Satz 2 erfasst.
9.
Geht eine Pflegschaft oder andere familiengerichtliche Angelegenheit in eine Vormundschaft über oder umgekehrt, ist die Sache neu zu erfassen. Das neue Aktenzeichen ist, zum Beispiel bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben, zu erfassen. Die Akten werden unter dem neuen Aktenzeichen geführt. Geht eine Vormundschaft, Pflegschaft oder andere familiengerichtliche Angelegenheit in eine Betreuung über, ist nach Erfassung der Sache als Betreuungssache nach Maßgabe der Liste 7b das Aktenzeichen des Betreuungsverfahrens bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu erfassen.
10.
Pflegschaften, die in bereits anhängigen Vormundschaften oder Pflegschaften oder die als weitere selbständige Pflegschaft neben einer schon bestehenden angeordnet werden, sind neu zu erfassen.
11.
Sämtliche sich auf eine Adoption beziehende Vorgänge werden, auch wenn sie die gleichzeitige Annahme mehrerer Kinder betreffen, unter einem Registerzeichen in einem Aktenstück geführt. Anträge auf Aufhebung eines Annahmeverhältnisses sind unter einer neuen Nummer zu erfassen.
12.
Unter „Verfahrensgegenstand“ ist die Angelegenheit, gegebenenfalls in abgekürzter Form oder durch Angabe der verfahrensbestimmenden Vorschriften, zu bezeichnen. Bei den Verfahren nach dem Gewaltschutzgesetz ist die verfahrensbestimmende Vorschrift anzugeben.
13.
Sachen, in denen eine Unterbringungsmaßnahme nach § 151 Nr. 6 FamFG genehmigt worden ist oder eine Unterbringung nach § 151 Nr. 7 FamFG angeordnet wurde, sind als Unterbringungsmaßnahme zu kennzeichnen.
14.
Anträge nach dem EG-Prozesskostenhilfegesetz, auch soweit sie nicht gesondert zu erfassen sind, sind besonders kenntlich zu machen.
15.
Anträge auf Vollstreckbarerklärung einer Entscheidung über die elterliche Verantwortung nach der Verordnung (EG) Nr. 2201/2003, die Vollstreckung einer Entscheidung über das Umgangsrecht nach Artikel 41 der Verordnung (EG) Nr. 2201/2003, die Vollstreckung einer Entscheidung auf Rückgabe des Kindes nach Artikel 42 der Verordnung (EG) Nr. 2201/2003, die Bescheinigung nach den Artikeln 41 und 42 der Verordnung (EG) Nr. 2201/2003 und die Bestätigung einer Entscheidung als Europäischer Vollstreckungstitel nach der Verordnung (EG) Nr. 805/2004 sind jeweils besonders kenntlich zu machen.
16.
Bei den nicht über Zählkarten erfassten Verfahren in Familiensachen und bei den An- trägen außerhalb eines Verfahrens in Familiensachen (FH) sind die Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zumachen.

Liste 23 (§ 39 Abs. 2, 3, 5)

Berufungs- und Beschwerdesachen
des Landgerichts S, SH und T und
des Oberlandesgerichts U, UH und W

Zu erfassen sind:

1.
Tag des Eingangs der Rechtsbehelfsschrift
2.
a)
Sitz des Gerichts erster Instanz
 
b)
Aktenzeichen des Gerichts erster Instanz
 
c)
Tag der Entscheidung des Gerichts erster Instanz
3.
a)
Familienname und Vorname, Wohnort oder Aufenthaltsort des Berufungsklägers
 
b)
Familienname und Vorname, Wohnort oder Aufenthaltsort des Berufungsbeklagten

Nur für Landgerichte:

4.
a)
Betreuungsbeschwerden
 
b)
Beschwerden in Freiheitsentziehungs-, Unterbringungs- und betreuungsrechtlichen Zuweisungssachen
 
c)
Beschwerden in Insolvenzsachen
 
d)
Beschwerden in Kostensachen
 
e)
Sonstige Beschwerden (ohne a bis d)
5.
Jährlich fortlaufende Nummer 
6.
Datum und Art der Entscheidung
7.
Tag der Abgabe der Akten an das Gericht erster Instanz
8.
Bemerkungen

Nur für Oberlandesgerichte:

4.
a)
Beschwerden in Landwirtschaftssachen
 
b)
Nachlassbeschwerden
 
c)
Beschwerden in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, außer Nachlassbeschwerden, einschließlich der Kostensachen auf diesem Gebiet und der Beschwerden nach § 156 KostO sowie Beschwerden nach dem Spruchverfahrensgesetz
 
d)
Beschwerden gegen Verfügungen der Kartellbehörde nach § 57 Abs. 2 Satz 2, § 63 Abs. 4 GWB und Entscheidungen der Regulierungsbehörde nach § 75 EnWG
 
e)
Beschwerden gegen die Vollstreckbarerklärung nach Artikel 43 der Verordnung (EG) Nr. 44/2001 (§ 1 Abs. 2 AVAG)
 
f)
sonstige Beschwerden (ohne a bis f)
5.
Jährlich fortlaufende Nummer 
6.
Datum und Art der Entscheidung
7.
Tag der Abgabe der Akten an das Gericht erster Instanz
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

A.
Berufungsverfahren
1.
Die Erfassung des Vornamens, des Wohnortes oder des Aufenthaltsortes kann unterbleiben, wenn die Identität der Partei aufgrund der vorhandenen Angaben verwechslungssicher festgestellt ist. Der Name des Klägers ist entsprechend kenntlich zu machen.
2.
Unter neuer Nummer sind zu erfassen:
 
a)
Nichtigkeits- und Restitutionsklagen gegen rechtskräftige Urteile in der Berufungsinstanz,
 
b)
bei den Oberlandesgerichten auch Sachen, die bei einer Sprungrevision in die Berufungsinstanz zurückverwiesen worden sind; dies ist, beispielsweise durch Ergänzung des Aktenzeichens um den Buchstaben „R“, kenntlich zu machen.
3.
Wird gegen dasselbe Urteil (Zwischen-, Teil- oder Endurteil) von beiden Parteien Berufung eingelegt, ist die Sache nur einmal zu erfassen. Stellt sich später heraus, dass mehrere unter besonderen Nummern erfasste Berufungen gegen dasselbe Urteil eingelegt sind, ist dies zu vermerken.
4.
Die (Neu)Erfassung unterbleibt ferner bei
 
a)
Verfahren, die nach Erlass eines Vorbehaltsurteils über die Aufrechnung (§ 145 Abs. 3, § 302 ZPO) im Nachverfahren weiter betrieben werden,
 
b)
Eingang einer Berufung, sofern für die Hauptsache bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe oder ein Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) läuft oder innerhalb der letzten drei Monate durch Beschluss erledigt worden ist,
 
c)
allen unter SH/UH zu erfassenden Anträgen, wenn die Hauptsache anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird (mit Ausnahme der einstweiligen Anordnungen nach § 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG),
 
d)
Eingang einer Berufung, wenn in derselben Sache bereits eine Entscheidung über einen Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung oder eines Arrestes getroffen wurde und die Frist von drei Monaten seit Erlass noch nicht abgelaufen ist,
 
e)
Eingang eines Antrags auf Erlass eines Arrestes oder einer einstweiligen Verfügung, sofern der Antrag in einer Berufungssache an das Berufungsgericht gerichtet ist,
 
f)
Anträgen aufgrund der Bestimmungen über die Vollstreckung deutscher Vollstreckungstitel im Ausland,
 
g)
bei den Oberlandesgerichten auch Sachen, die aus der Revisionsinstanz in die Berufungsinstanz zurückverwiesen worden sind.

Nur für Landgerichte:

4.
Wird ein Rechtsstreit von der Zivilkammer an die Kammer für Handelssachen oder von dieser an die Zivilkammer verwiesen, ist dies im Feld Bemerkungen entsprechend zu vermerken.
5.
Einstweilige Anordnungen ohne vorangegangenes amtsgerichtliches Verfahren (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) sind unter SH zu erfassen.

Nur für Oberlandesgerichte:

5.
Bei den unter UH erfassten Verfahren sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.
B.
Beschwerdeverfahren
1.
Eine Beschwerde ist nicht neu zu erfassen, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits eine Beschwerde anhängig ist. Stellt sich später heraus, dass mehrere unter besonderen Nummern registrierte Beschwerden gegen dieselbe Entscheidung eingelegt sind, ist dies zu vermerken.

Nur für Landgerichte:

2.
Dagegen sind die vom Oberlandesgericht zurückverwiesenen Beschwerden neu zu erfassen.
3.
Wird eine Beschwerde von der Zivilkammer an die Kammer für Handelssachen oder von dieser an die Zivilkammer verwiesen (§ 104 GVG), ist dies im Feld Bemerkungen entsprechend zu erfassen. Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.

Nur für Oberlandesgerichte:

2.
In dem für die Bezeichnung der Landwirtschaftssachen vorgesehenen Feld können die Beschwerden in Landwirtschaftssachen durch einen Zusatz, beispielsweise „Lw“, gekennzeichnet werden. Dieser ist dem Registerzeichen „W“ anzufügen, das Aktenzeichen lautet dann zum Beispiel 2 Wlw 19/03.
3.
Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 25a (§ 39a Abs. 1)

Beschwerden in Familiensachen des Oberlandesgerichts UF, UFH, WF

Zu erfassen sind:

1.
Aktenzeichen
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Name des Antragstellers oder Name des Beschwerdeführers, wenn dieser weder Antragsteller noch Antragsgegner war
4.
Name des Antragsgegners
5.
Aktenzeichen des Gerichts erster Instanz
6.
Sitz des Gerichts erster Instanz
7.
Tag der Entscheidung des Gerichts erster Instanz
8.
Sonstige Beschwerden
 
a)
Verfahrenskostenhilfe
 
b)
Einstweilige Anordnung
 
 
aa)

elterliche Sorge

 
 
bb)

Herausgabe des Kindes

 
 
cc)

Verbleibensanordnung

 
 
dd)

Gewaltschutz

 
 
ee)

Ehewohnung

 
c)
Aussetzung des Scheidungsverfahrens
 
d)
Wert des Verfahrensgegenstandes
 
e)
Kostenangelegenheiten
 
f)
Bestätigung einer Entscheidung als Europäischer Vollstreckungstitel nach  der Verordnung (EG) Nr. 805/2004
 
g)
Entscheidung über den Antrag auf Vollstreckbarerklärung einer Entscheidung nach Artikel 33 der Verordnung (EG) Nr. 2201/2003
 
h)
sonstige Angelegenheiten
9.
Tag der Abgabe an das Gericht erster Instanz
10.
Jahr der Weglegung
11.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Einstweilige Anordnungen ohne vorangegangenes amtsgerichtliches Verfahren (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) sind unter UFH zu erfassen.
2.
Eine Beschwerde ist nicht neu zu erfassen, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits ein Rechtsmittel anhängig ist. Das Gleiche gilt, wenn die weiter angefochtene Entscheidung im Verfahrensverbund mit der zuerst angefochtenen Entscheidung ergangen ist.
3.
Die Neuerfassung unterbleibt ferner
 
a)
bei Verfahren, die aus der Instanz der Rechtsbeschwerde in die Beschwerdeinstanz zurückverwiesen werden,
 
b)
bei Eingang einer Beschwerde, wenn für die Hauptsache bereits ein Antrag auf Bewilligung von Verfahrenskostenhilfe läuft oder durch Beschluss erledigt worden ist,
 
c)
bei allen unter UFH gehörigen Anträgen, wenn die Hauptsache anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird,
 
d)
bei Anträgen aufgrund der Bestimmungen über die Vollstreckung deutscher Vollstreckungstitel im Ausland.
4.
Nichtigkeits- und Restitutionsanträge gegen rechtskräftige Beschlüsse der Beschwerdeinstanz sind neu zu erfassen.
5.
Unter Bemerkungen kann auf etwaige Sammelakten hingewiesen werden.
6.
Bei den unter UFH und WF erfassten Verfahren sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.

Liste 27 (§§ 32 und 45b)

Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte VA, VAk und VAs

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Name und Wohnort des Antragstellers
4.
a)
Bezeichnung der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
 
b)
Aktenzeichen der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme  angefochten ist
 
c)
Tag der Entscheidung der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
5.
erledigt am
6.
Bemerkungen
7.
Jahr der Weglegung

Erläuterungen:

1.
Die gerichtlichen Entscheidungen über Justizverwaltungsakte sind bei den Oberlandesgerichten für den Zivil- und den Strafsenat getrennt zu erfassen.
2.
Es sind auch die Anträge auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (§ 26 Abs. 2 EGGVG) sowie die Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe (§ 29 Abs. 3 EGGVG) zu erfassen, wenn der Antrag auf gerichtliche Entscheidung über den Justizverwaltungsakt weder vorliegt noch gleichzeitig gestellt wird. Wird dieser Antrag nachgeholt, ist er nicht neu zu erfassen, sondern zu den aus Anlass des Wiedereinsetzungsantrags oder des Antrags auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe gebildeten Vorgängen zu nehmen.
3.
Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben kann auf Anordnung des Behördenleiters auch die Art der Erledigung vermerkt werden.
4.
Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 27a (§ 45c)

Beschwerden und Bußgeldsachen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen) sowie dem Gesetz über die Elektrizitäts- und Gasversorgung

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Verfahrensart (V/Owi)
3.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
4.
Name und Wohnort des Antragstellers
5.
a)
Bezeichnung der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
 
b)
Aktenzeichen der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
 
c)
Tag der Entscheidung der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
6.
erledigt am
7.
Rechtsbeschwerde/Nichtzulassungsbeschwerde eingelegt am
8.
Bemerkungen
9.
Jahr der Weglegung

Erläuterungen:

1.
Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben kann auf Anordnung des Behördenleiters auch die Art der Erledigung vermerkt werden.
2.
Bei Einsprüchen gegen Bußgeldverfahren nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen. Soweit Rechtsbeschwerde/Nichtzulassungs-beschwerde eingelegt wurde, ist dies ebenfalls bei Bemerkungen kenntlich zu machen.
3.
Bußgeldsachen nach § 98 EnWG sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 28 (§ 45d)

Verfahren nach § 115 Abs. 2 Satz 2, 3
und § 116 GWB

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Verfahrensart
3.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
4.
Name und Wohnort der Antragstellenden
5.
a)
Bezeichnung der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
 
b)
Aktenzeichen der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
 
c)
Tag der Entscheidung der Behörde, deren Anordnung, Verfügung oder Maßnahme angefochten ist
6.
erledigt am
7.
Rechtsbeschwerde/Nichtzulassungsbeschwerde eingelegt am
8.
Bemerkungen/Jahr der Weglegung

Erläuterungen:

In Nummer 8 kann auf Anordnung des Präsidenten des Oberlandesgerichts auch die Art der Erledigung vermerkt werden. Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 29 (§ 13 Abs. 5, § 13a Abs. 6, § 38 Abs. 6,
§ 38a Abs. 3, § 39 Abs. 7, § 39a Abs. 3)

Liste zu dem Verhandlungskalender
für Zivil- und Familiensachen des Amtsgerichts,
für Zivilsachen des Landgerichts und für
Zivil- und Familiensachen des Oberlandesgerichts

Zu erfassen sind:

1.
Datum des Termins
2.
Uhrzeit des Termins
3.
a)
Aktenzeichen erster Instanz
 
b)
Aktenzeichen zweiter Instanz (nur in Rechtsmittelverfahren)
4.
a)
Name des Antragstellers, des (Berufungs-)Klägers, Beschwerdeführers
 
b)
Name des Antragsgegners, des (Berufungs-)Beklagten, Beschwerdegegners
5.
a)
Name des Prozess- oder Verfahrensbevollmächtigten des Antragstellers, des (Berufungs-)Klägers, des Beschwerdeführers
 
b)
Name des Prozess- oder Verfahrensbevollmächtigten des Antragsgegners, des (Berufungs-)Beklagten, des Beschwerdegegners
6.
Neuer Termin anberaumt auf
7.
Das Urteil, die Entscheidung nach Lage der Akten ist zur Geschäftsstelle gelangt am
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Der Behördenleiter kann anordnen, dass die Angaben zu den Prozess- oder Verfahrensbevollmächtigten nicht erfasst werden.
2.
Verkündigungstermine sind besonders kenntlich zu machen, beispielsweise durch Hinzufügung der Buchstaben „VT“.
3.
Zu erfassen sind nur streitige, mit den erforderlichen Unterschriften der Richter versehene Urteile, soweit erforderlich mit Tatbestand und Entscheidungsgründen. Wird ausnahmsweise ein Urteil ohne Tatbestand und Entscheidungsgründe der Geschäftsstelle übergeben (§ 315 Abs. 2 ZPO), ist im Feld „Bemerkungen“ der Tag des Eingangs zu vermerken; Daten sind erst dann einzustellen, wenn auch Tatbestand und Entscheidungsgründe der Geschäftsstelle übergeben werden. In Sachen, in denen kein streitiges Urteil oder keine Entscheidung nach Lage der Akten ergangen ist, ist dies alsbald nach Bekanntwerden kenntlich zu machen.

Liste 32 (§ 47 Abs. 1, § 48 Abs. 1)

Strafsachen und Bußgeldsachen
der Staatsanwaltschaft Js
Erstinstanzliche Strafsachen
der Generalstaatsanwaltschaft OJs

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Geschäftszeichen einer anderen Behörde, einer anderen Geschäftsstellenabteilung, bisheriges Geschäftszeichen
3.
Familienname, Vorname, Geburtstag des Beschuldigten oder Betroffenen
4.
Straftat/Ordnungswidrigkeit
5.
Js-Aktenzeichen der übernehmenden Geschäftsstellenabteilung oder des übernehmenden Amtsgerichts
6.
Vrs-, VRJs-Aktenzeichen
7.
Bemerkungen
8.
Jahr der Weglegung

Erläuterungen:

1.
Die Erfassung erfolgt jeweils für ein Geschäftsjahr.
2.
Die zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres noch nicht erledigten Verfahren, die schon seit mehr als vier Jahren anhängig sind, sind unter der bisherigen Nummer und der Jahreszahl der ersten Erfassung zu übernehmen. Ein Verfahren gilt als erledigt, wenn das Vrs- oder VRJs-Aktenzeichen erfasst wird.
3.
Wird ein an eine andere Staatsanwaltschaft abgegebenes Ermittlungsverfahren zurückgegeben, ist die Sache neu zu erfassen. Das Gleiche gilt, wenn nach Rückgabe des Verfahrens an die Verwaltungsbehörde das Verfahren erneut an die Staatsanwaltschaft abgegeben wird.
4.
Werden mehrere Ermittlungsverfahren miteinander verbunden (Nr. 17 RiStBV), wird das verbundene Verfahren unter einem der Registerzeichen der bisherigen Verfahren fortgeführt; bei den übrigen Erfassungsdaten ist auf das führende Verfahren zu verweisen.
5.
Eingestellte Verfahren sind bei ihrer Wiederaufnahme nicht erneut zu erfassen.
6.
Bußgeldverfahren sind besonders kenntlich zu machen, es sei denn, dass die statistische Erfassung der Bußgeldverfahren in anderer Weise sichergestellt ist.
7.
Als zu erfassende Geschäftszeichen kommen Geschäftszeichen
 
a)
des Polizeidienstes,
 
b)
von Behörden,
 
c)
der Verwaltungsbehörde, die den Bußgeldbescheid erlassen hat, und so weiter
 
in Betracht. Der Behördenleiter kann anordnen, dass von bestimmten Erfassungen abgesehen werden kann.
8.
Wurde die Sache von einem anderen Dezernat abgegeben oder handelt es sich um ein abgetrenntes Verfahren, ist auch das bisherige Geschäftszeichen zu erfassen.
9.
Sind mehrere Beschuldigte oder Betroffene vorhanden, ist der Name des Beschuldigten oder Betroffenen, nach welchem das Verfahren benannt ist, besonders zu kennzeichnen.
10.
Für die Bezeichnung der Straftat können Abkürzungen verwandt oder der Paragraph, dessen Strafnorm verletzt ist, angegeben werden. Im Falle der Ordnungswidrigkeit genügt die Bezeichnung „OWi“, Verkehrsordnungswidrigkeiten sind besonders kenntlich zu machen.

Nur für Staatsanwaltschaften:

11.
In Verfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz, zur DNA-Identitäts-feststellung und in Entschädigungssachen nach dem StrEG sind Abgaben innerhalb der Behörde besonders kenntlich zu machen.

Nur für Generalstaatsanwaltschaft:

11.
In Entschädigungssachen nach dem StrEG und in Kartellbußgeldsachen sind Abgaben innerhalb der Behörde besonders kenntlich zu machen.

Liste 33 (§ 47 Abs. 1 und 3)

Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt UJs

Zu erfassen sind:

1.
Fortlaufende Nummer 
2.
Familienname, Vorname, Wohnort des Verletzten, Anzeigenden
3.
Straftat
4.
Einstellung gemäß §§170 Abs. 2 StPO/Jahr der Weglegung

Erläuterungen:

1.
Die Erfassung erfolgt jeweils für ein Geschäftsjahr.
2.
Für die Bezeichnung der Straftat können Abkürzungen verwandt oder der Para-graph, dessen Strafnorm verletzt ist, angegeben werden. Besonders kenntlich zu machen sind
 
a)
Leichensachen, Kapitalsachen, Brandsachen und politische Verfahren,
 
b)
sonstige UJs-Verfahren.
3.
Die Einstellung gemäß § 170 Abs. 2 StPO ist durch Angabe des Weglegungs-jahres oder des Datums der Erledigung sowie die sonstige Art der Erledigung oder Weiterbehandlung, zum Beispiel Erfassung unter dem Registerzeichen Js nach § 47 Abs. 1 unter Anführung des Js-Aktenzeichens, zu vermerken. Abga-ben innerhalb der Behörde sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 33a (§ 46 Abs. 4)

Verfahren nach dem StrEG (EJs)

Zu erfassen sind:

1.
Laufende Nummer 
2.
Datum der Anlegung
3.
Aktenzeichen
4.
Name und Vorname
5.
Bezeichnung der Sache
6.
Abgabe an die Generalstaatsanwaltschaft am
7.
Erledigungsart bei der Generalstaatsanwaltschaft

Erläuterungen:

Als Erledigungsart sind folgende Schlüsselkennzahlen einzutragen:

1
bei Zurückweisung
2
bei teilweiser/vollständiger Bewilligung

Liste 34 (§ 18 Abs. 1)

Register für Privatklage- und Bußgeldsachen
des Amtsgerichts Bs, OWi

Zu erfassen sind:

1.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
2.
Name, Wohnort des Privatklägers/Beschuldigten/Betroffenen
3.
Privatklage (Bs)
4.
Jährlich fortlaufende Nummer der
 
a)
Erzwingungshaftanträge
 
b)
Anträge auf gerichtliche Entscheidung nach § 25a Abs. 3 StVG
 
c)
sonstige Rechtsbehelfe gegen Maßnahmen der Verwaltungsbehörden (§ 62 Abs. 1 Satz 1 OWiG)
 
d)
sonstige Anträge und Entscheidungen nach dem OWiG
5.
Jahr der Aktenweglegung
6.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Sind mehrere Beschuldigte oder Betroffene vorhanden, ist jeder unter Nummer 2 zu erfassen. Die einzelnen Beschuldigten oder Betroffenen sind in geeigneter Weise, zum Beispiel durch kleine lateinische Buchstaben, zu unterscheiden. Der Name des Beschuldigten oder Betroffenen, nach welchem das Verfahren benannt ist, ist besonders kenntlich zu machen. Die Angabe des Wohnorts kann unterbleiben, wenn Unzuträglichkeiten nicht zu erwarten sind. Übernimmt die Staatsanwaltschaft die Verfolgung, ist dies bei den für „Bemerkungen“ vorgesehenen Angaben zu vermerken und die Sache als erledigt zu kennzeichnen.
2.
Die Erfassung unter den Nummern 3 und 4 beginnt jeweils mit Nummer 1. Die Nummern 4 Buchst. a bis d laufen gemeinschaftlich (Springnummern).
3.
Eine Neuerfassung hat zu erfolgen, wenn eine zurückgewiesene Privatklage erneut angebracht wird.
4.
In Fällen der Vollstreckung einer Strafe aus einem Urteil in Privatklagesachen oder einer Erzwingungshaft ist das Vrs- oder VRJs-Aktenzeichen bei den für „Bemerkungen“ vorgesehenen Angaben zu vermerken.
5.
Wird in nur einem Antragsschreiben die Anordnung der Erzwingungshaft für mehrere Bußgeldbescheide beantragt, ist von mehreren selbständigen Anträgen auszugehen, die für jeden Bußgeldbescheid getrennt unter einer jeweils neuen laufenden Nummer zu erfassen sind.
6.
Bei den unter Nummer 4 Buchst. a bis d erfassten Verfahren sind Abgaben innerhalb des Gerichts besonders kenntlich zu machen.

Liste 34a (§ 18 Abs. 7)

Anträge auf Erlass von Strafbefehlen

Zu erfassen sind:

1.
Kennzahl der Erhebungseinheit
2.
Berichtsmonat
3.
Aktenzeichen

Erläuterungen:

1.
Für Js-Nummern des laufenden Jahres entfällt die Beifügung der Jahreszahl.
2.
Mehrere in einem Js-Verfahren gestellte Strafbefehlsanträge sind nur einmal zu zählen.

Liste 35 (§ 18 Abs. 2)

Einzelne richterliche Anordnungen
des Amtsgerichts Gs

Zu erfassen sind:

1.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
2.
Name und Wohnort der oder des Beschuldigten, Betroffenen oder Beteiligten
3.
a)
richterliche Entscheidungen über Haftanordnung, Haftfortdauer und Entlassung aus der Haft
 
b)
richterliche Anordnung von Maßnahmen der Gewinnabschöpfung
 
c)
sonstige richterliche Maßnahmen
4.
Bemerkungen (Verbleib der Akten, gegebenenfalls Jahr der Weglegung)

Erläuterungen:

1.
Sind in einer Sache mehrere Personen beschuldigt, betroffen oder beteiligt, sind ihre Personendaten (Nummer 2) unter derselben Nummer der Erfassung nach Nummer 3 zu kennzeichnen, zum Beispiel durch Voranstellen kleiner lateinischer Buchstaben. Die Angabe des Wohnortes kann unterbleiben, wenn Unzuträglichkeiten nicht zu besorgen sind.
2.
Die Nummern der Erfassung nach Nummer 3 laufen gemeinschaftlich (Springnummern).
3.
Eine Angelegenheit ist stets dann neu zu erfassen, wenn das Gericht sich nach ergangener Entscheidung mit der Sache erneut befasst. Wird gegen die Entscheidung des Gerichts Beschwerde eingelegt, unterbleibt eine Neuerfassung. Maßnahmen im Rahmen der Briefzensur und der Besuchserlaubnis dürfen nicht zusätzlich zur richterlichen Haftentscheidung erfasst werden. Werden nach Satz 1 in einer Haftsache mehrere Erfassungen erforderlich, ist die Angelegenheit unter dem Aktenzeichen der ersten Erfassung weiterzuführen (§ 18 Abs. 2 Satz 3); bei der Neuerfassung nach Nummer 3 Buchst. a ist das Aktenzeichen bei den für „Bemerkungen“ vorgesehenen Angaben zu erfassen.
4.
Werden in einem Antrag mehrere richterliche Anordnungen oder Entscheidungen begehrt, ist die Sache nur einmal zu erfassen; hierbei hat die Erfassung nach Nummer 3 Buchst. a Rang vor der Erfassung nach Nummer 3 Buchst. b, die Erfassung nach Nummer 3 Buchst. b Rang vor der Erfassung nach Nummer 3 Buchst. c.
5.
Bei den für „Bemerkungen“ vorgesehenen Angaben sind sogleich bei Eingang die ersuchende Behörde und ihr Aktenzeichen zu erfassen und der Verbleib der Akten anderer Behörden zu vermerken.
6.
Entscheidungen aufgrund des Gesetzes über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen sind bei den für „Bemerkungen“ vorgesehenen Angaben mit den Buchstaben „Ausl“ kenntlich zu machen.
7.
Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 36 (§ 10 Abs. 6)

Register für dem Wohnsitzgericht übertragene Verfahren der Überwachung der Bewährung und der Führungsaufsicht – BewÜberwR –

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Familienname und Vorname des Verurteilten
3.
Abgebendes Gericht
4.
Registerführende Staatsanwaltschaft und deren Aktenzeichen
5.
Erledigt durch
 
a)
Abgabe an ein anderes Gericht
 
b)
Rückgabe nach Beendigung der Überwachung
6.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Bei den für das abgebende Gericht vorgesehenen Angaben ist das Gericht zu vermerken, bei dem das Strafverfahren (Jugendgerichtsverfahren) in erster Instanz anhängig war.
2.
Bei den für die registerführende Staatsanwaltschaft vorgesehenen Angaben ist die Staatsanwaltschaft zu vermerken, wenn sie an einem anderen Ort als das abgebende Gericht ihren Sitz hat.
3.
In den Fällen der Führungsaufsicht ist die jährlich fortlaufende Nummer um die Buchstaben „FA“ zu ergänzen.

Liste 38 (§ 41 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a)

Register für Berufungen in Privatklagesachen
des Landgerichts Ps

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Sitz des Amtsgerichts
3.
Aktenzeichen des Amtsgerichts
4.
Tag der Entscheidung des Amtsgerichts
5.
Name des Privatklägers
6.
Name des Angeklagten
7.
Tag der Abgabe der Akten
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

Hat die Staatsanwaltschaft die Verfolgung übernommen, gehört die Sache nicht in das vorliegende, sondern in die von der Staatsanwaltschaft für Js-Sachen geführte Liste 32. Die Übernahme der Verfolgung durch die Staatsanwaltschaft nach Einlegung der Berufung ist bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu vermerken.

Liste 39 (§ 48 Abs. 2)

Revisionen in Strafsachen
Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen Ss

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Sitz des Landgerichts/Amtsgerichts
 
a)
Aktenzeichen des Landgerichts/Amtsgerichts
 
b)
Tag der Entscheidung des Landgerichts/Amtsgerichts
3.
Name, Wohnort oder Aufenthaltsort der/des Angeklagten/Betroffenen
4.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die Erfassungen nach den Nummern 1 bis 3 erfolgen, sobald die Akten dem Gericht vorgelegt werden.
2.
Ist sowohl von der Staatsanwaltschaft als auch von einem sonstigen Beteiligten Revision eingelegt, wird die Sache gleichwohl nur einmal erfasst.
3.
Unter Nummer 2 ist das vollständige Aktenzeichen einschließlich der Unterscheidungsmerkmale für erstinstanzliche Verfahren und für Berufungsverfahren sowie der Sitz des Amtsgerichts anzugeben, wenn die Revision sich gegen ein Berufungsurteil der Strafkammer richtet.
4.
Wird nach Zurückweisung einer Sache durch das Revisionsgericht das dann ergehende Urteil erneut angefochten, ist die Sache neu zu erfassen.
5.
Bei Rechtsbeschwerden wird der laufenden Nummer der Buchstabe „B“ angefügt, wenn die Rechtsbeschwerde nicht der Zulassung bedurfte.
6.
Bei Anträgen auf Zulassung der Rechtsbeschwerde wird der laufenden Nummer der Buchstabe „Z“ angefügt; im Falle der Zulassung ist das Verfahren über die Rechtsbeschwerde selbst nicht neu zu erfassen.
7.
Abgaben innerhalb der Behörde sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 40 (§ 48 Abs. 6)

Beschwerdeliste der Staatsanwaltschaft
bei dem Oberlandesgericht Zs

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der Beschwerde
3.
Staatsanwaltschaft, die die angefochtene Entscheidung erlassen hat
4.
Bezeichnung der Angelegenheit
5.
Name des Beschwerdeführers
6.
a)
Datum der Aktenanforderung
 
b)
Datum des Eingangs der Akten
7.
Erledigung der Beschwerde
 
a)
durch Entscheidung am
 
b)
auf andere Art am
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Mehrere, denselben Gegenstand betreffende Beschwerden in derselben Angelegenheit sind nur einmal zu erfassen. Abgaben innerhalb der Behörde sind besonders kenntlich zu machen.
2.
Begründete Beschwerden sind bei den Angaben unter Nummer 7 Buchst. a in geeigneter Weise kenntlich zu machen.

Liste 41 (§ 41 Abs. 1 Buchst. b)

Beschwerden in Strafsachen und
Bußgeldverfahren des Landgerichts Qs
und des Oberlandesgerichts Ws

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der Beschwerde
3.
a)
Das Gericht, das die angefochtene Entscheidung erlassen hat
 
b)
Aktenzeichen der angefochtenen Entscheidung
 
c)
Datum der angefochtenen Entscheidung
4.
Bezeichnung der Angelegenheit

Nur für Landgerichte:

5.
a)
Beschwerden in Kostensachen
 
b)
Beschwerden gegen Anordnungen der Durchsuchung/Beschlagnahme in Wirtschafts- und Steuerstrafsachen
 
c)
Beschwerden in Haftsachen
 
d)
Beschwerden nach dem OWiG
 
e)
Sonstige Beschwerden
6.
Tag der Erledigung
7.
Bemerkungen, zum Beispiel Tag der Abgabe der Akten

Nur für Oberlandesgerichte:

5.
a)
Rechtsbeschwerden nach den §§ 116, 117, 138 Abs. 2 StVollzG
 
b)
Sonstige Beschwerden (einschließlich Kostenbeschwerden)
 
c)
Anträge auf Haftentscheidungen nach den §§ 121 ff. StPO
 
d)
Anträge auf gerichtliche Entscheidung nach § 172 StPO
(einschließlich Prozesskostenhilfeanträge)
6.
Tag der Erledigung
7.
Bemerkungen, zum Beispiel Tag der Abgabe der Akten

Erläuterungen:

1.
Das Aktenzeichen der angefochtenen Entscheidung ist stets vollständig, gegebenenfalls einschließlich der Unterscheidungsmerkmale, zu erfassen. Abgaben innerhalb des Gerichts sind besonders kenntlich zu machen.
2.
Verfahren über Rechtsbehelfe im Vollzug des Jugendarrests, der Jugendstrafe und der Unterbringung in einem psychiatrischen Krankenhaus oder einer Entziehungsanstalt nach § 92 Abs. 1 JGG sind unter Nummer 5 Buchst. e zu erfassen und in geeigneter Weise zu kennzeichnen.

Nur für Oberlandesgerichte:

3.
Der Inhalt der Entscheidung ist bei den für „Bemerkungen“ vorgesehenen Angaben zu erfassen, wenn die Beschwerde die Nichterhebung der öffentlichen Klage (§ 172 StPO) oder eine Verhaftung betrifft.
4.
Beschwerden in Bußgeldverfahren (einschließlich Kostenbeschwerden) sind besonders kenntlich zu machen, zum Beispiel bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben.

Liste 42 (§ 18 Abs. 6, § 41 Abs. 3)

Liste zu dem Hauptverhandlungskalender
für Straf- und Bußgeldsachen

Zu erfassen sind:

1.
Terminstag
2.
Terminsstunde
3.
Name des Angeklagten, Betroffenen
4.
Straftat, Ordnungswidrigkeit
5.
Aktenzeichen
6.
Bemerkungen

Erläuterungen:

Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben ist der Tag anzugeben, an dem das mit Gründen versehene, von dem (den) Richter(n) unterschriebene Urteil der Geschäftsstelle übergeben wird.

Liste 43 (§ 42 Abs. 1)

Liste für Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer StVK

Zu erfassen sind:

1.
Verfahren nach
 
a)
Den §§ 462a, 463 StPO
 
b)
Den §§ 109, 138 StVollzG
 
c)
Den §§ 50, 58 Abs. 3, § 71 Abs. 4 IRG
2.
Besetzung der Kammer
3.
Tag des Eingangs
4.
Name, Vorname und Geburtsdatum des Verurteilten
5.
Bezeichnung der Sache
 
a)
Gegenstand des Verfahrens
 
b)
Sitz und Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft
6.
Anstalt
7.
Tag der Erledigung
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Die Nummern der Erfassung der Verfahren nach Nummer 1 Buchst. a bis c laufen gemeinschaftlich (Springnummern); dies gilt auch bezüglich eines Verurteilten, wenn verschiedene Gegenstände betroffen sind; sie sind besonders kenntlich zu machen, wenn Verfahren ohne sachliche Verfügung zuständigkeitshalber an ein anderes Gericht oder an eine andere Strafvollstreckungskammer abgegeben werden. Die so gekennzeichneten Nummern sind bei der Feststellung der Geschäftsergebnisse nicht zu berücksichtigen.
2.
Jede nach § 78a GVG zur Zuständigkeit der Strafvollstreckungskammern gehörige Angelegenheit wird gesondert in Liste 43 erfasst. Dies gilt auch, wenn gleichzeitig mehrere Angelegenheiten eines Verurteilten anhängig werden. Anträge und Maßnahmen, die sich auf eine bereits eingetragene und noch nicht rechtskräftig durch Straferlass oder Widerruf erledigte Strafaussetzung oder Aussetzung des Strafrestes zur Bewährung beziehen, werden nicht erfasst; sie sind zu den vorhandenen Vorgängen zu nehmen. Jede Überprüfung gemäß § 67e Abs. 2 StGB ist gesondert zu erfassen. Die von Amts wegen eingeleiteten Verfahren zur nachträglichen Entscheidung über den Erlass der Strafe nach Ablauf der Bewährungszeit werden nicht neu erfasst, ebenfalls unterbleibt eine Neuerfassung, wenn gegen die Entscheidung der Strafvollstreckungskammer Beschwerde eingelegt wird.
3.
Werden bei den für die Besetzung der Kammer vorgesehenen Angaben in einer Strafvollstreckungssache mehrere Erfassungen erforderlich, ist die Angelegenheit unter dem Aktenzeichen der ersten Erfassung weiterzuführen; bei der Neuerfassung in Nummer 1 Buchst. a, b oder c ist dieses Aktenzeichen bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu vermerken.
4.
Bei den für die Besetzung der Kammer vorgesehenen Angaben ist der Buchstabe „K“ zu erfassen, wenn die Kammer in der Besetzung mit drei Richtern entschieden hat.
5.
Befindet sich der Verurteilte nicht in Haft, ist dies bei den für die Anstalt vorgesehenen Angaben durch einen Strich (-) zu kennzeichnen. Im Übrigen sind Erfassungen bei den für die Anstalt vorgesehenen Angaben nicht erforderlich, wenn sich im Bereich der Strafvollstreckungskammer nur eine Anstalt befindet.
6.
Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben können zum Beispiel auch die Abgabe der Akten und das Jahr der Weglegung erfasst werden.

Liste 44 (§ 10 Abs. 4)

Bewährungssachen

Zu erfassen sind:

1.
Berichtsmonat
2.
Laufende Nummer 
3.
Aktenzeichen
4.
Tag der Erledigung (Rechtskraft des Widerrufs/Straferlasses/Datum der Abgabeverfügung)

Erläuterungen:

1.
Zu erfassen sind auch Bewährungsaufsichten, die von einem anderen Gericht, das das vorangegangene Strafverfahren durchgeführt hat, an das Gericht des Wohnsitzes der oder des Betroffenen abgegeben wurden.
2.
Sofern die Erfassung nicht in anderer Weise erfolgt, sind die durch Abgabe innerhalb des Gerichts erledigten Bewährungsaufsichten besonders kenntlich zu machen.

Liste 48 (§ 46 Abs. 2, Abs. 5)

Liste der Zivilsachen der Staatsanwaltschaft Hs und Liste der Zivilsachen und Entschädigungssachen nach den §§ 10 und 11 StrEG der Generalstaatsanwaltschaft Rs

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Aktenzeichen und Gericht
3.
a)
Name und Wohnort oder Aufenthaltsort des Antragstellers (Klägers)
 
b)
Name und Wohnort oder Aufenthaltsort des Antragsgegners (Beklagten)
4.
Gegenstand der Angelegenheit
5.
Bei Berufungssachen: Aktenzeichen und Tag des Eingangs und der Abgabe der Blattsammlungen erster Instanz;
bei StrEG-Sachen Tag der Erledigung
6.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Abgaben innerhalb der Behörde sind besonders kenntlich zu machen.

Nur für Generalstaatsanwaltschaft:

2.
Der Name des Berufungsklägers ist entsprechend kenntlich zu machen.

Liste 50 (§ 48 Abs. 7)

Verfahren nach dem Gesetz über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen und in Überstellungsverfahren nach dem Zusatzprotokoll vom 18. Dezember 1997 (Ausl)

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit der/des Verfolgten (Betroffenen)
4.
a)
Ersuchende Stelle
 
b)
Ersuchender ausländischer Staat
 
c)
Ersuchter ausländischer Staat
5.
Inhalt des Ersuchens
6.
Tag der Festnahme
7.
Beendigung der Sache mit oder ohne gerichtliche Entscheidung, und zwar
 
a)
Durch Bewilligung oder Ablehnung des Ersuchens
 
b)
Auf andere Weise
8.
Jahr der Aktenweglegung
9.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Mehrere Verfolgte (Betroffene) in einer Sache werden unter derselben Nummer erfasst und in geeigneter Weise unterschieden; der Name des Betroffenen (Verfolgten), nach dem die Sache benannt ist, ist kenntlich zu machen.
2.
Bei Nummer 4 Buchst. a ist die Behörde zu erfassen, von der das Ersuchen ausgeht, nicht eine etwa eingeschaltete Übermittlungsbehörde; unter Nummer 4 Buchst. b ist der ersuchende, unter Nummer 4 Buchst. c der ersuchte ausländische Staat zu erfassen. Ersuchen mehrere ausländische Staaten um Auslieferung oder Durchlieferung derselben Verfolgten, ist der ausländische Staat, an den die Auslieferung oder Durchlieferung bewilligt ist, bei den unter Nummer 4 erfassten Daten zu kennzeichnen.
3.
Für den Inhalt des Ersuchens ist der Buchstabe 
 
A
Bei Auslieferung an das Ausland nach dem Zweiten Teil des IRG,
 
D
Bei Durchlieferung einer/eines Verfolgten oder Verurteilten nach dem DrittenTeil des IRG,
 
S
Bei sonstigen ausländischen Rechtshilfeersuchen nach dem Fünften Teil des IRG,
 
E
Bei ausgehenden inländischen Ersuchen nach dem Sechsten Teil des IRG
 
zu verwenden.
4.
Befindet sich der Verfolgte in Auslieferungshaft, ist unter Nummer 6 der Tag in Klammern zu setzen, an dem über die Fortdauer der Haft zu entscheiden ist. Der Vermerk ist zu berichtigen, wenn das Oberlandesgericht die Dauer der Auslieferungshaft verlängert hat. Wird die Auslieferungshaft dadurch unterbrochen, dass der Verfolgte in einem inländischen Strafverfahren in Untersuchungshaft oder in Strafhaft genommen worden ist, ist die Dauer dieser Haft bei den für „Bemerkungen“ vorgesehenen Angaben zu vermerken.
5.
Unter Nummer 7 Buchst. b ist die Art der Erledigung kurz zu erläutern.
6.
Abgaben innerhalb der Behörde sind besonders kenntlich zu machen.
7.
Der Behördenleiter kann anordnen, dass auch die ausgehenden Auslieferungs- und Durchlieferungsersuchen erfasst werden; diese Ersuchen sind besonders kenntlich zu machen und dürfen in der Monatsübersicht über die Geschäfte der Generalstaatsanwaltschaft nicht als (ausländische) Aus- und Durchlieferungssachen gezählt werden.

Liste 51 (§ 50a)

Vorverfahren in Dienstgerichts-, Berufsgerichts-, Ehrengerichts- und Disziplinarsachen gegen Notare

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Name, Amtsbezeichnung (Beruf) und Wohnort des Betroffenen
4.
Bezeichnung der Angelegenheit
5.
Erledigung des Vorverfahrens durch
 
a)
Einstellung des Verfahrens am
 
b)
Einleitung des gerichtlichen Verfahrens am
6.
Aktenzeichen der Hauptakten
7.
Handakten angelegt am
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Es werden bezeichnet

Bezeichnungen
lfd. Buchstabe Verfahren Bezeichnung
a) Die Disziplinarverfahren gegen Richter, Staatsanwälte sowie Beamte mit DV
b) Die Disziplinarverfahren gegen Notare mit NV
c) Die ehrengerichtlichen Verfahren gegen Rechtsanwälte mit EV
d) Die ehrengerichtlichen Verfahren gegen Patentanwälte PatEV
e) Die berufsgerichtlichen Verfahren gegen Steuerberater und Steuerbevollmächtigte mit StV

 
Die Verfahren zu den Buchstaben a bis e werden unter getrennter Nummernfolge erfasst.
2.
Es sind auch solche Vorgänge zu erfassen, die Anlass zur Prüfung der Frage ergeben, ob ein gerichtliches Verfahren einzuleiten ist.
3.
Bei der Staatsanwaltschaft des Gerichts, bei dem der Ehrengerichtshof eingerichtet ist, sind auch die in zweiter Instanz anhängig werdenden Verfahren zu erfassen, in denen in erster Instanz eine Staatsanwaltschaft mitgewirkt hat.
4.
Ist in einer StV-Sache die betroffene Person ein zeichnungsberechtigter Vertreter einer Steuerberatungsgesellschaft, ist bei den für Name, Amtsbezeichnung (Beruf) und Wohnort des Betroffenen vorgesehenen Angaben auch der Name der Steuerberatungsgesellschaft zu erfassen.
5.
Anträge auf Ergänzung eines bereits vorliegenden Antrags auf Einleitung eines berufsgerichtlichen Verfahrens wegen weiterer Berufspflichtverletzungen und Wiederaufnahmeanträge sind neu zu erfassen.
6.
Abgaben innerhalb der Behörde sind besonders kenntlich zu machen.

Liste 52 (§ 45)

Erstinstanzliche Verfahren in Dienstgerichts-,
Berufsgerichts-, Ehrengerichts- und Notarsachen

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
3.
Name, Amtsbezeichnung (Beruf) und Wohnort der/des Betroffenen
4.
Bezeichnung der Angelegenheit
5.
a)
Das Verfahren ist beendet in erster Instanz durch Entscheidung am
 
b)
Das Verfahren ist beendet in der erster Instanz auf andere Art am
 
c)
Das Verfahren ist beendet in der Berufungsinstanz am
 
d)
Das Verfahren ist beendet in der Revisionsinstanz am
6.
Inhalt der rechtskräftigen Entscheidung
7.
Bemerkungen

Erläuterungen:

A. Allgemeine Erläuterungen:

1.
Es werden bezeichnet

Bezeichnungen
lfd. Buchstabe Verfahren Bezeichnung
a) Die Verfahren vor dem Dienstgericht für Richter mit DG,
b) Die Verfahren vor dem Senat für Notarsachen mit DSNot,
c) Die Verfahren vor dem Berufsgericht für die Heilberufe
  gegen Ärzte mit BG-Ä,
  gegen Zahnärzte mit BG-Z,
  gegen Tierärzte mit BG-T,
  gegen Apotheker mit BG-Ap,
  gegen Psychologische Psychotherapeuten und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten mit BG-Psy,
d) die Verfahren vor dem Berufsgericht für Architekten mit BG-Arch,
e) die Verfahren vor der Kammer für Patentanwaltssachen mit PatL,
f) die Verfahren vor der Kammer für Steuerberater- und Steuerbevollmächtigtensachen mit StL.

 
Die Verfahren zu den Buchstaben a bis f werden unter getrennter Nummernfolge erfasst.
2.
Wiederaufnahmeanträge werden neu erfasst. Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben ist auf die alte und die neue Erfassung gegenseitig zu verweisen.
3.
Bei Anträgen auf gerichtliche Entscheidung sind bei den für die Bezeichnung der Angelegenheit vorgesehenen Angaben die Stelle, deren Entscheidung angefochten ist, deren Aktenzeichen und der Tag der Entscheidung anzugeben.
4.
Der Inhalt der rechtskräftigen Entscheidung ist nur auszufüllen, soweit ein Bedürfnis besteht.

B. Erläuterungen zum DG-Registerzeichen:

1.
Die Vorgänge über die Erhebung der Disziplinarklage und alle anderen Vorgänge wegen desselben Dienstvergehens (vorläufige Dienstenthebung, Einbehaltung von Bezügen, Einstellung des Verfahrens, Verfahren nach Einreichung der Anschuldigungsschrift) sind unter derselben Registernummer und in derselben Akte zu führen. In gleicher Weise sind die Vorgänge über Entscheidungen, die der Einleitung des Versetzungs- oder des Prüfungsverfahrens vorausgehen (vorläufige Untersagung der Amtsführung, Einbehaltung von Bezügen), und die späteren Vorgänge über das Versetzungs- und Prüfungsverfahren zu behandeln.
2.
Bei den für die Bezeichnung der Angelegenheit vorgesehenen Angaben ist die Art des Verfahrens zu kennzeichnen, zum Beispiel „Disziplinarverfahren“, „Versetzungsverfahren“; bei Prüfungsverfahren ist der Gegenstand kurz anzugeben, zum Beispiel „Rücknahme der Ernennung“, „Entlassung“, „Anfechtung der Abordnung“.

C. Erläuterung zum DSNot-Registerzeichen:

Bei den für die Bezeichnung der Angelegenheit vorgesehenen Angaben ist anzugeben, ob es sich bei der Angelegenheit um ein Disziplinarverfahren oder einen Antrag auf gerichtliche Entscheidung handelt.

D. Erläuterung zum StL-Registerzeichen:

Ist der Betroffene ein zeichnungsberechtigter Vertreter einer Steuerberatungsgesellschaft, ist bei den für Name, Amtsbezeichnung (Beruf) und Wohnort des Betroffenen vorgesehenen Angaben auch der Name der Steuerberatungsgesellschaft zu erfassen.

Liste 52a (§ 45a Abs. 1)

Berufungs- und Beschwerdeverfahren
in Dienstgerichts-, Berufsgerichts-
und Ehrengerichtssachen

Zu erfassen sind:

1.
Tag des Eingangs der ersten Schrift
2.
a)
Bezeichnung der Stelle, deren Entscheidung angefochten wird
 
b)
Aktenzeichen der Stelle, deren Entscheidung angefochten wird
 
c)
Tag der Entscheidung der Stelle, deren Entscheidung angefochten wird
3.
Name, Amtsbezeichnung (Beruf) und Wohnort des Betroffenen
4.
Bezeichnung der Angelegenheit
5.
a)
Jährlich fortlaufende Nummer der Berufungen
 
b)
Jährlich fortlaufende Nummer der Beschwerden
 
c)
Jährlich fortlaufende Nummer der Anträge auf gerichtliche Entscheidung
6.
a)
Erledigung des Verfahrens durch Entscheidung am
 
b)
Erledigung des Verfahrens auf andere Art am
7.
Inhalt der rechtskräftigen Entscheidung bei den unter Nummer 5 Buchst. c erfassten Anträgen
8.
Bemerkungen

Erläuterungen:

A. Allgemeine Erläuterungen:

1.
Es werden bezeichnet

Bezeichnungen
lfd. Buchstabe Verfahren Bezeichnung
a) Die Verfahren vor dem Dienstgerichtshof für Richter mit DGH,
b) Die Verfahren vor dem Landesberufsgericht für die Heilberufe
  gegen Ärzte mit LBG-Ä,
  gegen Zahnärzte mit LBG-Z,
  gegen Tierärzte mit LBG-T,
  gegen Apotheker mit LBG-Ap,
  gegen Psychologische Psychotherapeuten und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten mit LBG-Psy,
c) die Verfahren vor dem Landesberufsgericht für Architekten mit LBG-Arch,
d) die Verfahren vor dem Anwaltsgerichtshof mit AGH,
e) die Verfahren vor dem Senat für Patentanwaltssachen mit PatO,
f) die Verfahren vor dem Senat für Steuerberater- und Steuerbevollmächtigtensachen mit StO.

2.
Die Verfahren der Berufsgruppen werden unter getrennter Nummernfolge erfasst.
3.
Die Verfahrensarten unter Nummer 5 Buchst. a bis c werden unter gemeinsamer Nummernfolge erfasst.
4.
Der Inhalt der rechtskräftigen Entscheidung ist nur zu erfassen, soweit ein Bedürfnis besteht.

B. Erläuterungen zum DGH-Registerzeichen:

Bei den für die Bezeichnung der Angelegenheit vorgesehenen Angaben ist die Art des Verfahrens zu kennzeichnen, zum Beispiel „Disziplinarverfahren“; bei Prüfungsverfahren ist der Gegenstand kurz anzugeben, zum Beispiel „Rücknahme der Ernennung“, „Entlassung“, „Anfechtung der Abordnung“.

C. Erläuterung zum StO-Registerzeichen:

Ist der Betroffene ein zeichnungsberechtigter Vertreter einer Steuerberatungsgesellschaft, ist bei den für Name, Amtsbezeichnung (Beruf) und Wohnort des Betroffenen vorgesehenen Angaben auch der Name der Steuerberatungsgesellschaft zu vermerken.

Liste 53 (§ 6 Abs. 2)

Haftmerkzettel

Zu erfassen sind:

1.
Geschäftsnummer des Gerichts
2.
Geschäftsnummer der Staatsanwaltschaft
3.
Name des Beschuldigten
4.
Name des Verteidigers
5.
Name der nach § 114b StPO zu benachrichtigenden Person
6.
Tag, an dem der Haftbefehl, Unterbringungsbefehl oder Unterbringungsbeschluss
 
a)
erlassen
 
b)
Außer Vollzug gesetzt
 
c)
Wieder in Vollzug gesetzt
 
d)
aufgehoben
 
worden ist.
7.
Tag, an dem der Beschuldigte
 
a)
Vorläufig festgenommen
 
b)
In Untersuchungshaft genommen oder untergebracht
 
c)
entlassen
 
d)
Wieder in Untersuchungshaft genommen
 
e)
Wieder entlassen
 
worden ist.
8.
Anstalt(en), in die der Beschuldigte eingeliefert worden ist
9.
Unterbrechung der Untersuchungshaft durch Strafvollzug (Beginn- und Enddatum)
10.
Datum der Anordnungen und Beschwerdeentscheidungen zur Fortdauer der Untersuchungshaft oder einstweiligen Unterbringung

Erläuterungen:

Bei allen Angaben ist das zugrundeliegende Aktenblatt mit aufzuführen, bei den Angaben zu Nummer 7 Buchst. a, b und d sowie zu Nummer 10 zusätzlich auch das Aktenblatt, aus dem sich die Benachrichtigung der Angehörigen oder der Vertrauensperson gemäß § 114b StPO ergibt.

Liste 53a (§ 6a Abs. 1 Buchst. a)

Freiheitsentziehende Maßnahmen

Zu erfassen sind:

1.
Laufende Nummer 
2.
Vor- und Zuname sowie Geburtsdatum und –ort des Verhafteten
3.
Bezeichnung des Gerichts, das die Freiheitsentziehung angeordnet hat (mit Geschäftsnummer)
4.
Straftat, die dem Verhafteten vorgeworfen wird
5.
Tag, an dem der Haftbefehl, Unterbringungsbefehl oder Unterbringungsbeschluss
 
a)
erlassen
 
b)
vollzogen
 
worden ist
6.
Zuständiges Gericht oder verfolgende Behörde
7.
Haftort
8.
Fristen für Haftprüfungstermine
9.
Durchgeführte Haftprüfungstermine
10.
Zuständige Behörde für Brief- und Besuchskontrolle
11.
Datum der Übertragung der Zuständigkeit für die Brief- und Besuchskontrolle auf die Staatsanwaltschaft Bl. 
12.
Bezeichnung des Gerichts, das die Aufhebung der Freiheitsentziehung angeordnet hat (mit Geschäftsnummer)
13.
Tag und Grund der Beendigung der Freiheitsentziehung
14.
Zusätzliche Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Bei den für das Geschäftszeichen vorgesehenen Angaben sind, soweit erforderlich, die Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft und des Gerichts einzutragen.
2.
Der Erlass eines Unterbringungsbefehls nach § 126a StPO ist bei den unter Nummer 5 vorgesehenen Angaben durch den Vermerk „U“ zu kennzeichnen.
3.
Der Angabe des zuständigen Gerichts bedarf es nicht, wenn es an dem Ort seinen Sitz hat, an dem die Haftliste geführt wird.
4.
Bei den vorgesehenen Angaben zum Vollzug des Haft-(Unterbringungs?)befehls (Nummer 5) ist der Zeitpunkt einzutragen, zu dem der Haft-(Unterbringungs?)befehl in Vollzug gesetzt wurde. Bei Festnahme im Ausland beginnt die Untersuchungshaft mit der Übergabe an eine deutsche Behörde. Der Angabe des Haft- (Unterbringungs-) ortes bedarf es nicht, wenn er der Dienstsitz der die Haftliste führenden Behörde ist. Ändert sich im Laufe des Verfahrens der Haft-(Unterbringungs-)ort, ist die Änderung ebenfalls in Nummer 7 zu vermerken.
5.
Zum Entlassungsdatum sind auch dann Angaben zu machen, wenn ein Haftbefehl gemäß § 116 StPO außer Vollzug gesetzt wird. Wird der Verhaftete (einstweilen Untergebrachte) aus der Haft (Unterbringung) entlassen, die Haftkontrolle von einer anderen Behörde übernommen, oder endet die Haftkontrolle auf andere Weise, ist die Eintragung rot zu durchstreichen. Die übernehmende Behörde ist bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben unter Angabe des neuen Aktenzeichens zu vermerken. Wird ein außer Vollzug gesetzter Haftbefehl erneut vollzogen, ist das Verfahren in der Haftliste neu einzutragen. Frühere, in gleicher Sache erlittene Haftzeiten werden bei der Berechnung der Frist des § 121 Abs. 1 StPO angerechnet.
6.
Ist ein Beschuldigter zum Zweck der Strafverfolgung aus dem Ausland ausgeliefert worden, ist im Hinblick auf den Spezialitätsgrundsatz in der bei Gericht geführten Haftliste bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben der Vermerk „Auslieferungssache“ einzutragen.

Liste 54 (§ 9 Abs. 1)

Überführungsstücke

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs
3.
Bezeichnung der Strafsache
4.
Geschäftsnummer der Strafsache
5.
Gegenstand, der in Verwahrung genommen wird
6.
Nachweis über den Verbleib
7.
Zusätzliche Bemerkungen

Liste 56 (§ 18 Abs. 8)

Vollstreckungen in Jugendgerichtssachen VRJs

Zu erfassen sind:

1.
Jährlich fortlaufende Nummer 
2.
Tag des Eingangs
3.
Bezeichnung und Aktenzeichen des erkennenden Gerichts
4.
Name des Verurteilten
5.
Tag der Entscheidung
6.
Inhalt der Entscheidung
7.
Vollstreckung von Jugendstrafen, auch wenn sie zur Bewährung ausgesetzt sind, Zuchtmitteln, Erziehungsmaßregeln, Maßregeln der Besserung und Sicherung, Bußgeldentscheidungen, Erzwingungshaftanordnungen und Anordnungen nach § 98 OWiG
8.
Unter den Vollstreckungen nach Nummer 7 waren
 
a)
Vollstreckungen von Jugendarrest, in denen der Jugendrichter als Vollzugsleiter (§ 85 Abs. 1, § 90 Abs. 2 Satz 2 JGG) tätig wird,
 
b)
Vollstreckungen von Jugendstrafe oder freiheitsentziehenden Maßregeln, in denen der Jugendrichter als Vollstreckungsleiter (§ 85 Abs. 2, 4 JGG) tätig wird.
9.
Tag der Weiter- oder Rückgabe der Akten
10.
Bemerkungen

Erläuterungen:

1.
Jeder Verurteilte ist gesondert zu erfassen.
2.
Die nach den Nummern 7 und 8 erfassten Verfahren sind nach der Art der zu vollstreckenden Strafe oder Maßnahme, jeweils beginnend mit 1, fortlaufend zu nummerieren. Hierdurch wird die Zählung der unterschiedlichen Vollstreckungsverfahren für die StP/OWi-Statistik erleichtert.
3.
Sind gegen denselben Verurteilten in derselben Sache verschiedene Vollstreckungen durchzuführen, ist die Sache nur einmal zu erfassen, wobei die Erfassung nach Nummer 8 Buchst. a Vorrang vor der Erfassung nach Nummer 7 hat. Abgaben innerhalb des Gerichts sind, soweit sie nicht unter Nummer 4 der Erläuterungen fallen, besonders kenntlich zu machen.
4.
Die Übernahme der Vollstreckung von Jugendstrafe oder freiheitsentziehenden Maßregeln durch den besonderen Vollstreckungsleiter (§ 85 Abs. 2, 4 JGG) ist auch dann neu zu erfassen, wenn erkennendes Gericht und besonderer Vollstreckungsleiter identisch sind. Die Vollstreckungen von Jugendstrafe oder freiheitsentziehenden Maßregeln, in denen der Jugendrichter als Vollstreckungsleiter (§ 85 Abs. 2, 4 JGG) tätig wurde, sind besonders kenntlich zu machen.
5.
Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben können zum Beispiel auch Abgaben an andere Vollstreckungsleiter, Erlasse der Jugendstrafe nach Ablauf einer Bewährungsfrist, Gnadenerweise oder Amnestien eingetragen werden.

Marginalspalte

Verweis auf Bundesgesetze

    Fundstelle und systematische Gliederungsnummer

    SächsJMBl. SDr. 2009 Nr. 3, S. 1
    Fsn-Nr.: 300-V09.11

    Gültigkeitszeitraum

    Fassung gültig ab: 1. September 2010

    Fassung gültig bis: 31. Dezember 2011