Verwaltungsvorschriften
des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen
zur Sächsischen Haushaltsordnung
(VwV-SäHO)
Az.: 24-H 1007-17/42-8239
Vom 27. Juni 2005 1
[Geändert durch
VwV vom 28. Dezember 2006
mit Wirkung vom 2. Februar 2007]
Teil l
Allgemeine Vorschriften zum Haushaltsplan
§ 1
Feststellung des Haushaltsplans
Der Haushaltsplan wird durch das Haushaltsgesetz festgestellt. Mit dem Haushaltsgesetz wird nur der Gesamtplan (§ 13 Abs. 4) verkündet.
§ 2
Bedeutung des Haushaltsplans
Der Haushaltsplan dient der Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs, der zur Erfüllung der Aufgaben des Staates im Bewilligungszeitraum voraussichtlich notwendig ist. Der Haushaltsplan ist Grundlage für die Haushalts- und Wirtschaftsführung. Bei seiner Aufstellung und Ausführung ist den Erfordernissen des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts Rechnung zu tragen.
§ 3
Wirkungen des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan ermächtigt die Verwaltung, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen.
(2) Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben.
§ 4
Haushaltsjahr
Rechnungsjahr (Haushaltsjahr) ist das Kalenderjahr. Das Staatsministerium der Finanzen kann für einzelne Bereiche etwas anderes bestimmen.
§ 5
Vorläufige und endgültige
Haushalts- und Wirtschaftsführung
Die Verwaltungsvorschriften zur vorläufigen und endgültigen Haushalts- und Wirtschaftsführung sowie die allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu diesem Gesetz erlässt das Staatsministerium der Finanzen.
§ 6
Notwendigkeit der Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen
Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind nur die Ausgaben und Ermächtigungen zum Eingehen von Verpflichtungen zur Leistung von Ausgaben in künftigen Jahren (Verpflichtungsermächtigungen) zu berücksichtigen, die zur Erfüllung der Aufgaben des Landes notwendig sind.
§ 7
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Aufgabenkritik und Kosten- und Leistungsrechnung
(1) Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Diese Grundsätze verpflichten auch zur Untersuchung von Aufgaben und Einrichtungen darauf, ob und in welchem Umfang die Tätigkeit entfallen kann oder durch nichtstaatliche Stellen, insbesondere durch private Dritte oder unter Heranziehung Dritter, bei gleichen Leistungen kostengünstiger oder bei gleichen Kosten besser erledigt werden kann.
(2) Für alle finanzwirksamen Maßnahmen sind angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen.
(3) In geeigneten Bereichen soll eine Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt werden.
Zu § 7
- A.
- Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
- 1
- Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind für die öffentliche Finanz- und Haushaltswirtschaft im Hinblick auf die wachsenden Ansprüche der Gesellschaft an den Staat von maßgebender Bedeutung. Nach diesen Grundsätzen ist auf eine Steigerung der Effektivität des staatlichen Mitteleinsatzes, insbesondere durch Intensivierung und Ausbau der herkömmlichen einzelwirtschaftlichen beziehungsweise gesamtwirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sowie durch begleitende und abschließende Erfolgskontrollen hinzuwirken. Wegen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vergleiche nachstehende Nummern 7 und 9 bis 12.
- 2.1
- Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist bei allen Maßnahmen des Staates einschließlich solcher organisatorischer und verfahrensmäßiger Art die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln anzustreben. Dabei ist auch zu prüfen, welche Auswirkungen der verfolgte Zweck auf andere, dem Staat ebenfalls obliegende Verpflichtungen hat. Solche Verpflichtungen ergeben sich zum Beispiel aus dem Schutz von Natur und Umwelt.
Die günstigste Zweck-Mittel-Relation besteht darin, dass entweder- ein bestimmtes Ergebnis mit möglichst geringem Einsatz von Mitteln oder
- mit einem bestimmten Einsatz von Mitteln das bestmögliche Ergebnis
Nach dem Grundsatz der Sparsamkeit sind dabei die aufzuwendenden Mittel auf den zur Erfüllung der Aufgaben des Staates notwendigen Umfang zu begrenzen. - 2.2
- Mittel dürfen insoweit nicht veranschlagt oder ausgegeben werden, als das angestrebte Ergebnis nicht oder mit einem geringeren Mitteleinsatz erreicht werden kann.
- 2.3
- Nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist nicht nur bei geplanten Maßnahmen, sondern auch bei bestehenden Einrichtungen sowie bei bereits laufenden Maßnahmen zu verfahren. Im Übrigen gelten die Grundsätze nicht nur für eigene Maßnahmen des Staates, sondern auch für die Bewilligung von Zuwendungen und so weiter an Dritte.
- 3
- Bei der Planung neuer Maßnahmen sind insbesondere die Ziele, die Kosten einschließlich der Folgekosten (Personalaufwand und so weiter) und ihre Auswirkungen auf den Haushalt, der Nutzen und die Dringlichkeit der Maßnahmen sowie der Zeitplan ihrer Verwirklichung zu untersuchen; dabei sind möglichst auch alternative Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Bereits im Rahmen der Planung sind als Grundlage für eine spätere begleitende oder abschließende Erfolgskontrolle (vergleiche Nummer 6), messbare Ziele für die zu untersuchenden Maßnahmen festzulegen. Außerdem ist zu prüfen, ob die Maßnahmen nicht wirksamer oder kostensparender, insbesondere mit geringerem Personal- und Sachaufwand, durch die Erweiterung einer bestehenden Einrichtung innerhalb oder außerhalb des jeweiligen Geschäftsbereichs oder durch eine Einrichtung außerhalb der Staatsverwaltung durchgeführt werden können (Vermeidung von Aufgabenüberschneidungen und Doppelzuständigkeiten).
Wegen Hochbaumaßnahmen vergleiche die 'Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben und Bedarfsdeckungsmaßnahmen des Freistaates Sachsen im Zuständigkeitsbereich der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung' – RLBau Sachsen – in der jeweils geltenden Fassung; im Übrigen vergleiche die für sonstige Baumaßnahmen des Landes (zum Beispiel Straßenbau) und für Beschaffungen der Landesverwaltung (zum Beispiel für Informations- und Kommunikationstechnik) ergangenen landeseinheitlichen Bestimmungen und Richtlinien.
- 4
- Die Prüfung, ob Aufgaben wegfallen oder eingeschränkt werden können und ob und wie die innere und äußere Verwaltungsorganisation vereinfacht werden kann (Aufgabenverlagerungen; Vereinfachung von Verfahrensabläufen, Wegfall oder Einschränkung von Beteiligungen und Kontrollen und so weiter), ist eine Daueraufgabe. Insbesondere bei der Haushaltsaufstellung ist zu untersuchen, ob und in welchem Umfange die Weiterführung einer bestehenden Aufgabe oder Einrichtung notwendig ist.
- 5
- Angesichts der steigenden Personalkosten ist besonders wichtig, dass Planstellen und andere Stellen nur unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ausgebracht und besetzt werden (vergleiche auch Nummer 7 zu § 17). Ein zweckmäßiger Personaleinsatz ist sicherzustellen. Die Bemessungszahlen und Richtwerte für den Personalbedarf sind insbesondere unter Berücksichtigung des Einsatzes von technischen Hilfsmitteln laufend zu überprüfen.
- 6
- Bei eingeleiteten Maßnahmen soll im Wege der Erfolgskontrolle (Ergebnisbewertung) insbesondere untersucht werden
- 6.1
- während der Durchführung von mehrjährigen Maßnahmen, ob die Zwischenergebnisse im Rahmen der Planung liegen, die Planung anzupassen ist und die Maßnahmen weiterzuführen oder einzustellen sind (begleitende Erfolgskontrolle),
- 6.2
- nach der Durchführung von Maßnahmen, ob das erreichte Ergebnis der ursprünglichen oder angepassten Planung entspricht, die Maßnahmen zu revidieren sind und Erfahrungswerte gesichert werden können (abschließende Erfolgskontrolle).
- 6.3
- Die Erfolgskontrolle umfasst regelmäßig
- –
- einen Soll-Ist-Vergleich der geplanten mit den tatsächlich erreichten Zielen und die Feststellung des Zielerreichungsgrades (Zielerreichungskontrolle) als Basis auch für eine Entscheidung über den weiteren Bestand der verfolgten Ziele,
- –
- die Ermittlung der Eignung sowie der Ursächlichkeit der untersuchten Maßnahme für die Zielerreichung (Wirkungskontrolle),
- –
- die Kontrolle des Maßnahmevollzuges auf Wirtschaftlichkeit des damit verbundenen Ressourceneinsatzes (Kontrolle der Vollzugswirtschaftlichkeit) und die Kontrolle der Gesamtwirtschaftlichkeit der Maßnahme im Hinblick auf übergeordnete Zielstellungen (Kontrolle der Maßnahmenwirtschaftlichkeit).
- 7
- Bei der Untersuchung ist das nach den Erfordernissen des Einzelfalles einfachste und am wenigsten aufwändige Untersuchungsverfahren anzuwenden. In Betracht kommen insbesondere einzelwirtschaftliche Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für einzelne oder alternative Maßnahmen. Dabei sind neben den einmaligen auch die laufenden Kosten zu berücksichtigen. Die Nummern 9 bis 12 sind entsprechend anzuwenden.
- 8
- Das gewählte Untersuchungsverfahren und das Ergebnis der Untersuchung soll aktenmäßig (zum Beispiel in einem Vermerk) festgehalten werden. Dies gilt insbesondere für Untersuchungen nach Nummer 3, wenn die Maßnahmen einen einmaligen Mittelbedarf von mehr als 500 000 EUR oder einen laufenden Mittelbedarf von jährlich mehr als 250 000 EUR erfordern.
Besteht für den Erwerb oder die Nutzung von Vermögensgegenständen eine Wahlmöglichkeit zwischen Kauf-, Leasing-, Miet-, Mietkauf- oder ähnlichen Verträgen, so ist vor dem Vertragsschluss zu prüfen, welche Vertragsart für die Verwaltung am wirtschaftlichsten ist. Auf die besonderen Regelungen in den jährlichen Verwaltungsvorschriften zur Haushalts- und Wirtschaftsführung (vergleiche § 5) wird verwiesen. Das Ergebnis der Prüfung ist aktenkundig zu machen. Ein Mangel an Haushaltsmitteln für den Erwerb durch Kauf reicht als Rechtfertigungsgrund für die Begründung von Dauerschuldverhältnissen nicht aus.
- B.
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
- 9
- Beschreibung
- 9.1
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (§ 7 Abs. 2) sind ein Hilfsmittel, um Parlament und Exekutive in geeigneten Fällen die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Dies betrifft sowohl die Planung als auch die Durchführung der Maßnahmen, die sich mittelbar oder unmittelbar auf die Einnahmen und Ausgaben des Staates auswirken können (finanzwirksame Maßnahmen). Die einzelnen Untersuchungsverfahren lassen sich je nach dem Umfang der Maßnahmewirkungen in einzelwirtschaftliche Verfahren (zum Beispiel bei Beschaffungsmaßnahmen für die eigene Verwaltung oder Organisationsänderungen in der eigenen Verwaltung) und in gesamtwirtschaftliche Verfahren (zum Beispiel bei Infrastrukturinvestitionen, Subventionen oder Maßnahmen zur Änderung der Verwaltungsorganisation mit Außenwirkung) einteilen. Die gesamtwirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen gehen über die Untersuchungen nach Nummer 7 hinaus, indem sie auch gesellschaftliche Wirkungen (Nutzen und Kosten) einbeziehen. Auch dabei ist jedoch das nach den Erfordernissen des Einzelfalles einfachste und am wenigsten aufwändige Verfahren anzuwenden.
- 9.2
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen beziehen sich auf vorgesehene Maßnahmen. Entsprechende Untersuchungen bei laufenden oder abgeschlossenen Maßnahmen sind Mittel der Ergebnisprüfung beziehungsweise der Erfolgskontrolle (Nummern 6 und 11.4).
- 9.3
- Bei Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind die einzelnen erfassbaren Vor- und Nachteile einer Maßnahme in einer zum Zwecke des Vergleichs geeigneten Form nach Möglichkeit zu quantifizieren oder zumindest verbal zu beschreiben. Um den Untersuchungsaufwand möglichst gering zu halten, können dabei, in geeigneten Fällen und soweit nichts anderes bestimmt ist, standardisierte Kosten- und Leistungsgrößen (zum Beispiel Personal- und Sachkostenpauschalen nach der jeweils geltenden
VwV Kostenfestlegung) Verwendung finden.
Zu den gesamtwirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zählen insbesondere - a)
- Kosten-Nutzen-Analysen: Die Kosten und Nutzen der zu untersuchenden Maßnahmen werden möglichst in Geld bewertet und einander gegenübergestellt; als Diskontierungssatz ist bei Kosten-Nutzen-Analysen grundsätzlich vom langfristigen Kapitalmarktzins auszugehen;
werden Kosten und Nutzen zu konstanten Preisen bewertet, so können an Stelle des langjährigen Kapitalmarktzinses die regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen bekannt gegebenen Kalkulationszinssätze verwendet werden (siehe auch Anlage 1 zu § 7); - b)
- Kostenwirksamkeitsanalysen/ gesamtwirtschaftliche Nutzwertanalysen: Soweit bei Kosten oder Nutzen eine Quantifizierung in Geld nicht möglich oder nicht sinnvoll ist, wird eine Bewertung in nicht monetären Einheiten vorgenommen.
- 9.4
- Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind die Auswirkungen der untersuchten Maßnahmen auf den Haushalt des Staates aufzuzeigen; bei gesamtwirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen oder soweit sonst erforderlich sind zusätzlich gesondert die Auswirkungen auf andere beteiligte Personen des öffentlichen Rechts oder auf privatrechtliche Unternehmen, an denen der Freistaat Sachsen mit Mehrheit beteiligt ist, aufzuzeigen. Bei gesamtwirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen soll ferner dargelegt werden, in welchen Bereichen volkswirtschaftlicher Nutzen entsteht und inwieweit dies mit dem Ziel der Maßnahme verfolgt wurde.
- 10
- Anwendungsbereich
- 10.1
- Maßnahmen können sowohl einzelne Vorhaben als auch aufeinander bezogene Einzelvorhaben (Programme) sein.
- 10.2
- Geeignet für gesamtwirtschaftliche Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind konkrete Maßnahmen,
- a)
- die gekennzeichnet sind durch eine Vielzahl von unmittelbaren und mittelbaren Vor- und Nachteilen für einzelne oder mehrere Kosten- und Nutzenträger, wobei die Auswirkungen räumlich und zeitlich unterschiedlich anfallen können, und
- b)
- die innerhalb eines Aufgabenbereichs und unter Berücksichtigung der Gesamtausgaben des Haushalts einen maßgeblichen Anteil des Ausgabenvolumens beanspruchen oder für Dritte von erheblicher finanzieller Bedeutung sind.
- 10.3
- Die Aufgabe von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen kann je nach Sachlage sein,
- a)
- bei Maßnahmen unterschiedlicher Größen die optimale Größe zu ermitteln,
- b)
- alternative (sich ausschließende) Maßnahmen zu untersuchen oder
- c)
- die günstigste Rangordnung zwischen mehreren Maßnahmen zu finden.
- Bei Maßnahmen ohne echte Alternative sind Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen nur dann sinnvoll, wenn ein Vergleich der Nutzen und Kosten der einzelnen Maßnahme für sich allein entscheidungserheblich sein kann.
- 11
- Verfahren
- 11.1
- Bereits bevor eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung eingeleitet wird, sollen grundsätzlich die mit der Maßnahme verfolgten Ziele dargelegt und bewertet werden.
- 11.2
- Werden Maßnahmen vorgesehen, die die Voraussetzungen der Nummer 10.2 erfüllen, so hat die für den Einzelplan zuständige oberste Staatsbehörde dem Staatsministerium der Finanzen die Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zusammen mit den Voranschlägen zum Haushaltsentwurf (vergleiche § 27) zu übersenden.
- 11.3
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind Bestandteile der Unterlagen nach § 24.
- 11.4
- Bei Maßnahmen, die die Voraussetzungen der Nummer 10.2 erfüllen, ist Nummer 6 auf die Ergebnisprüfung entsprechend anzuwenden.
- 11.5
- Die Ausgaben für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind, soweit sie verwaltungsextern durchgeführt werden, bei einem Festtitel der Gruppe 526 (Gutachterkosten) nach Maßgabe des Gruppierungsplans gesondert zu veranschlagen.
- 12
- Erläuterungen
- 12.1
- Für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen gilt die mit Rundschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 31. August 1995 (GMBl. S. 764) bekannt gegebene „Arbeitsanleitung Einführung in die Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen“ entsprechend (vergleiche dazu Anlage zu § 7). Bei der Verwendung anderer anerkannter Untersuchungsverfahren ist neben der Benennung des Verfahrens, dessen Auswahl zu begründen und, soweit erforderlich, das Verfahren nachvollziehbar zu beschreiben.
- 12.2
- Wird eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für Zwecke der Prüfung von Entstaatlichungsmöglichkeiten erstellt, so ist in Alternativrechnungen sowohl von der bestehenden Rechtslage als auch von einer (fiktiven) wettbewerbsneutralen Gesetzeslage auszugehen (Nichtberücksichtigung von Wettbewerbsvorteilen des Staates wie Umsatzsteuerfreiheit und Ähnliches).
- C.
- Kosten- und Leistungsrechnung
- 13.1
- Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist ein verwaltungsinternes Rechnungswesen (vergleiche § 7a Abs. 1 Satz 1), das der Verwaltung als Hilfsmittel zur Ermittlung des Verhältnisses von entstandenen Kosten zu erbrachten Leistungen dient. Das Ergebnis der KLR ermöglicht die wirksame Planung, Steuerung und Kontrolle der Aufgabenwahrnehmung der öffentlichen Verwaltung und damit deren Verbesserung.
- 13.2
- Unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (vergleiche zu Buchstabe A.) sind grundsätzlich alle Bereiche der Staatsverwaltung für die Einführung der KLR geeignet, soweit damit die Steuerung der jeweiligen Verwaltung zu höherer Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit staatlichen Handelns ermöglicht wird.
- 13.3
- Die Einführung der KLR richtet sich nach den Bestimmungen der Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur koordinierten Einführung des neuen Steuerungsmodells in der Sächsischen Staatsverwaltung ( VwV-NSM) vom 21. Januar 2004 (SächsABl. S. 139), in der jeweils geltenden Fassung.
Anlage
zur VwV zu § 7 SäHO
(zu Nummer 12.1)
Anmerkung:
Soweit auf die Vorläufigen Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung (Vorl. VV-BHO) Bezug genommen wird, treten an deren Stelle die entsprechenden Bestimmungen der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung vom 14. März 2001 (GMBl. S. 307), in der jeweils geltenden Fassung.
(zu § 7 BHO – Arbeitsanleitung)
Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
– Rundschreiben des BMF vom 31. August 1995 – II A 3 – H 1005 – 23/95 – (GMBl. S. 764)
Als Anlage übersende ich eine Arbeitsanleitung zur Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Die Arbeitsanleitung ist für die praktische Durchführung einzelwirtschaftlicher Untersuchungen bestimmt (vergleiche Vorl. VV Nr. 2.3 zu § 7 BHO). Anhand von Beispielen und Mustern werden die Schritte einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung erläutert. Die Arbeitsanleitung richtet sich damit an jeden Beschäftigten und soll so der Umsetzung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung (§ 7 BHO) dienen.
Die Arbeitsanleitung wird bewusst nicht als Teil der Vorläufigen Verwaltungsvorschriften zu § 7 BHO herausgegeben. Sie ist ein Angebot und soll die Vorgaben für wirtschaftliches Handeln in der Verwaltung verbessern.
Falls aufgrund von Erfahrungen bei der Anwendung Ergänzungen oder Änderungen der Arbeitsanleitung notwendig sind, bitte ich um entsprechende Mitteilung, damit die Arbeitsanleitung angepasst werden kann.
Oberste Bundesbehörden
Anlage
Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
Inhaltsverzeichnis
- 1.
- Übersicht
- 2.
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen in der Planung
- 2.1
- Kostenvergleichsrechnung
- 2.2
- Kapitalwertmethode
- 2.3
- Nutzwertanalyse
- 2.4
- Kosten-Nutzen-Analyse
- 3.
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zur Erfolgskontrolle
- 3.1
- Kostenvergleichsrechnung
- 3.2
- Kapitalwertmethode
- 3.3
- Nutzwertanalyse
- 4.
- Fachbegriffe
- 5.
- Beispiele
- 5.1
- Kostenvergleichsrechnung
- 5.2
- Kapitalwertmethode
- 5.3
- Nutzwertanalyse
Anlagen
Ab-/Aufzinsungsfaktoren (Tabellen 1.1 und 1.2)
Barwert-/Endwertfaktoren (Tabellen 2.1, 2.2 und 2.3)
Formblätter
1. Übersicht
Die Arbeitsanleitung zu den Vorl. VV zu § 7 BHO zeigt in knapper Form die Verfahren für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen auf und erläutert die Fachbegriffe. Sie ist für die praktische Durchführung einer einzelwirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung bestimmt.
Gegenstand von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind alle haushaltswirksamen Maßnahmen, zum Beispiel
- neue Investitionsvorhaben,
- Ersatzbeschaffungen,
- organisatorische Maßnahmen (zum Beispiel Reorganisation der Arbeitsabläufe),
- Gesetze mit finanziellen Auswirkungen,
- Förderprogramme.
- bei der Planung einer Maßnahme,
- bei der Durchführung einer Maßnahme zur begleitenden Erfolgskontrolle und
- zur abschließenden Erfolgskontrolle der Maßnahme.
Je nach Umfang der Maßnahmewirkungen lassen sich die Verfahren einteilen in:
- einzelwirtschaftliche (zum Beispiel Beschaffung für die eigene Verwaltung) und
- gesamtwirtschaftliche Verfahren (zum Beispiel bei Investitionen in die Infrastruktur).
Zusätzlich unterscheiden sich die Verfahren hinsichtlich der Bewertung der Maßnahmewirkungen; die monetären Verfahren rechnen in Geldeinheiten, die nicht-monetären Verfahren vergleichen anhand von Bewertungspunkten.
Verfahren | einzelwirtschaftliche Erfassung | gesamtwirtschaftliche Erfassung |
---|---|---|
Verfahren | einzelwirtschaft- liche Erfassung |
gesamtwirtschaft- liche Erfassung |
|
||
monetäre Bewertung |
Kostenvergleichs- rechnung Kapitalwertmethode |
Kosten-Nutzen-Analyse (Nutzen-Kosten-Untersuchung im Sinne von § 7 Abs. 2 BHO) |
nicht monetäre Bewertung |
Nutzwertanalyse | Nutzwertanalyse |
Der Kosten-Nutzen-Analyse liegt als Rechenverfahren die Kapitalwertmethode zugrunde. In der Praxis wird die Kostenvergleichsrechnung/Kapitalwertmethode häufig mit der Nutzwertanalyse kombiniert eingesetzt.
Diese Arbeitsanleitung behandelt die einzelwirtschaftlichen Verfahren. Die Kosten-Nutzen-Analyse wird nur knapp skizziert. Auf Verfahren zur Kostenermittlung wird nicht eingegangen. Bei der Durchführung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ist in geeigneten Fällen auf standardisierte Kosten- und Leistungsgrößen zurückzugreifen, um den Aufwand für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen möglichst gering zu halten (zum Beispiel durch Verwendung von Personalkostensätzen und Sachkostenpauschalen, die mit jährlichem Rundschreiben des BMF
2
bekannt gemacht werden).
Sofern für einen Fachbereich besondere Regelungen zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bestehen, sind diese anzuwenden.
2. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen in der Planung
Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung enthält im Allgemeinen
- eine Problemdarstellung/Zielformulierung,
- zu untersuchende Lösungsalternativen einschließlich dem „Fortführungsfall“ (das heißt, wenn keine besondere Maßnahme erfolgt),
- eine kurze verbale Erläuterung/Begründung der Ansätze einschließlich einer Risikoabschätzung (gegebenenfalls Berechnung mit alternativen Werten),
- eine monetäre Wirtschaftlichkeitsberechnung,
- nicht-monetäre Aspekte,
- Ergebnis und
- Empfehlung.
Das rechnerische Ergebnis gibt dabei nicht zwangsläufig die Entscheidungsempfehlung vor. Bei einfachen Maßnahmen (zum Beispiel kleinen Beschaffungsvorgängen) können einzelne Gliederungspunkte entfallen.
2.1 Kostenvergleichsrechnung
In der Kostenvergleichsrechnung werden die Kosten der alternativen Lösungsvorschläge miteinander verglichen und die kostengünstigste Alternative bestimmt. Die Kostenvergleichsrechnung setzt voraus, dass die untersuchten Alternativen leistungsgleich sind. Dabei sind grundsätzlich die Kosten je Zeitabschnitt (zum Beispiel Kalenderjahr) oder die Kosten je Leistungseinheit (zum Beispiel pro Vorgang) zum Vergleich heranzuziehen.
Kostenvergleichsrechnungen sind geeignet für Maßnahmen mit geringer finanzieller Bedeutung ohne langfristige Auswirkungen.
Der Ablauf zur Berechnung sieht wie folgt aus:
- (1)
- Erfassung der laufenden jährlichen Kosten
Hierzu zählen die Personalkosten und Sachkosten einschließlich der Gemeinkosten. Vereinfacht wird die Ermittlung der Kosten durch Verwendung der durchschnittlichen Personalkostensätze und Sachkostenpauschalen je Arbeitsplatz, die im Regelfall anzuwenden sind. - (2)
- Erfassung der Einmalkosten
Die Einmalkosten sind in laufende jährliche Kosten umzurechnen, da ein beliebiges durchschnittliches Jahr im Verlauf der Maßnahme betrachtet wird. Die jährlichen Kapitalkosten sind als kalkulatorische Abschreibungen und Zinsen einzusetzen:- kalkulatorische Abschreibungen
Kalkulatorische Abschreibungen sind anzusetzen, sofern nicht geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 800 DM) vorliegen. Wird zum Beispiel für eine Investition von einer wirtschaftlichen Nutzungsdauer von fünf Jahren ausgegangen, so sind für die Kostenvergleichsrechnung 20 % des es als kalkulatorische Abschreibung zu übernehmen (Normalfall Abschreibung in gleichen Raten).
Berechnung des Abschreibebetrages Abschreibungsbetrag = Anschaffungswert minus realisierbarer Restwert durch Nutzungsdauer Abschreibungsbetrag = Anschaffungswert – realisierbarer Restwert
Nutzungsdauer - kalkulatorische Zinsen
Die kalkulatorischen Zinsen für das eingesetzte Kapital können vereinfacht berechnet werden:
Berechnung der kalkulatorische Zinsen kalkulatorische Zinsen = Anschaffungswert X Kalkulationszinssatz durch 2X100 kalkulatorische Zinsen = Anschaffungswert X Kalkulationszinssatz
2 X 100 - kalkulatorische Abschreibungen
- (3)
- Ergebnisermittlung
Die Gesamtkosten der Alternativen sind zu berechnen. Soweit darüber hinaus unterschiedliche Leistungsmengen vorliegen, sind die Kosten je Leistungseinheit zusätzlich zu berechnen (Gesamtkosten/Anzahl der Leistungseinheiten). Als Ergebnis liegt die kostengünstigere Alternative fest.
Die Kostenvergleichsrechnung ist grundsätzlich unter Berücksichtigung aller Kosten (Vollkosten) vorzunehmen. In einzelnen Fällen kann zur rechnerischen Vereinfachung ein verkürztes Verfahren angewandt werden, das nur die Mehr-/Minderkosten erfasst, die sich zwischen dem alten Verfahren („Fortführungsfall“) und der Lösungsalternative ergeben.
Im Fall kurzfristiger Planungsentscheidungen sind nur diejenigen Kostenarten in die Vergleichsrechnung aufzunehmen, die im Planungszeitraum tatsächlich veränderbar sind. -
Beispiel Beispiel Inhalt Beispiel: Bei der kurzfristigen Entscheidung über die Vergabe eines einzelnen Druckauftrags (Hausdruckerei oder externe Vergabe) sind Kapitalkosten für die vorhandenen Maschinen nicht ansetzbar, da diese bei externer Vergabe nicht eingespart werden. - Die Berechnung zeigen nachfolgende Schemata. Die Kostenarten sind gegebenenfalls bedarfsgerecht weiter aufzugliedern.
Berechnung Kostenarten Kosten in DM pro Jahr Kostenarten Kosten in DM pro Jahr Alternative 1
(ohne Investition)Alternative 2
(mit Investition)
1. Personalkosten 26 600 10 000 2. Sachkosten 4 000 6 000 3. Kalkulatorische Kosten 3.1 kalkulatorische Abschreibung
(30 000 DM/5 Jahre Nutzung)6 000 3.2 kalkulatorische Zinsen
(bei 7 % Kalkula-
tionszinssatz von 30 000 DM/2)1 050 4. Gemeinkosten 2 000 2 000
Summe (1. bis 4.) 32 600 25 050
Ergebnis:
Minderkosten Alternative 27 550 -
Schema 1 Schema 1: Kostenvergleichsrechnung mit Vollkosten Schema 1: Kostenvergleichsrechnung mit Vollkosten -
Berechnung Kostenarten Kosten in DM pro Jahr Kostenarten Kosten in DM pro Jahr Mehrkosten Minderkosten (der Neubeschaffung)
1. Personalkosten 16 600 2. Sachkosten 2 000 3. Kalkulatorische Kosten 3.1 kalkulatorische Abschreibung (30 000 DM/5 Jahre Nutzung) 6 000 3.2 kalkulatorische Zinsen
(bei 7 % Kalkula-
tionszinssatz von 30 000 DM/2)1 050
Summe Mehr-/Minderkosten 9 050 16 600
Ergebnis: Minderkosten 7 550 -
Schema 2 Schema 2: Kostenvergleichsrechnung mit Mehrkosten/Minderkosten Schema 2: Kostenvergleichsrechnung mit Mehrkosten/Minderkosten
2.2 Kapitalwertmethode
Bei größeren Maßnahmen, bei sehr unterschiedlichen Zahlungsströmen im Betrachtungszeitraum oder bei der Frage nach der optimalen Finanzierung einer Maßnahme (zum Beispiel Kauf/Leasing) ist grundsätzlich die Kapitalwertmethode anzuwenden, da sie gegenüber der Kostenvergleichsrechnung zusätzlich die unterschiedlichen Zeitpunkte der Ein- und Auszahlungen der Alternativen berücksichtigt.
Alle künftigen Einzahlungen und Auszahlungen werden auf den gleichen Zeitpunkt (in der Regel das aktuelle Jahr) hin abgezinst und damit als Kapitalwert (Summe der Barwerte) vergleichbar gemacht. Der Abzinsungsfaktor (siehe Tabelle 1.1) ergibt sich aus der Formel:
Abzinsungsfaktor | p/n | = | 1/(1+p/100) |
---|---|---|---|
Abzinsungsfaktor | = | 1/(1+p/100) | |
mit | p | = | Kalkulationszinssatz |
n | = | Anzahl der Jahre zwischen Basisjahr und Zahlung | |
Barwert | = | Zeitwert x Abzinsungsfaktor |
Zahlungen, die vor dem Basisjahr fällig sind, müssen entsprechend aufgezinst werden (siehe Tabelle 1.2).
Die Berechnung des Kapitalwertes umfasst folgende Schritte:
- (1)
- Erfassung der einmaligen Einnahmen und Ausgaben
Einmalige Ausgaben sind mit dem vollen Betrag im Jahr der Auszahlung anzusetzen. Einnahmen zum Beispiel aus dem Verkauf von Gegenständen sind entsprechend einzutragen. Für jede der Ein- und Auszahlungen ist der Barwert mittels des Abzinsungsfaktors aus Tabelle 1.1 zu ermitteln: -
Beispiel Beispiel: Inhalt Beispiel: Eine Zahlung über 100 000 DM, fällig in zwei Jahren, hat bei 7 % Kalkulationszinssatz einen Barwert von 87 000 DM (100 000 DM x Abzinsungsfaktor 0,87). - (2)
- Erfassung der laufenden jährlichen Einnahmen und Ausgaben
Die Jahresbeträge der Einzahlungen und Auszahlungen sind für jedes Jahr des betrachteten Zeitraumes mit dem für das Jahr geltenden Abzinsungsfaktor aus Tabelle 1.1 zu multiplizieren und ergeben wiederum den Barwert des betreffenden Jahres. Die Summe aller Barwerte der einzelnen Jahre ergibt den Barwert der betreffenden Position. Bei jährlich gleich bleibenden Beträgen vereinfacht sich die Berechnung durch Benutzung des (Renten-)Barwertfaktors (siehe Tabelle 2.1), der die Zwischenberechnung der Barwerte pro Jahr überflüssig macht. -
Beispiel Beispiel: Inhalt Beispiel: Eine Gehaltszahlung von 70 000 DM jährlich über zehn Jahre hat bei 4 % Abzinsung einen Barwert von 567 700 DM (70 000 DM x Barwertfaktor 8,11). - (3)
- Ergebnisermittlung bei gleicher Nutzungsdauer (siehe Schema 3)
Der Kapitalwert der Maßnahme ergibt sich als Differenz der Gesamtbarwerte der Einzahlungen und Auszahlungen. Ist der Kapitalwert positiv, so ist die Maßnahme wirtschaftlich. Sind zwei oder mehrere Alternativen zu vergleichen, so ist diejenige mit dem höchsten positiven Kapitalwert vorteilhafter. Werden nur Auszahlungen oder negative Kapitalwerte betrachtet, so ist die Alternative mit dem betragsmäßig niedrigsten Kapitalwert vorteilhafter. - (4)
- Ergänzende Ergebnisberechnung bei unterschiedlicher Nutzungsdauer (siehe Schema 4)
Wenn sich die Alternativen in der Nutzungsdauer unterscheiden, sind die Kapitalwerte in eine Annuität, das heißt betragsgleiche Jahreszahlungen während der Nutzungsdauer, umzurechnen und anstelle der Kapitalwerte die Annuitäten der Alternativen zu vergleichen. Die Berechnung der Annuität ergibt sich aus der Division des Kapitalwerts durch den (Renten-)Barwertfaktor (aus Tabelle 2.1). -
Beispiel Beispiel: Inhalt Beispiel: Eine Einzahlung in eine Kapitallebensversicherung in Höhe von 567 700 DM führt bei 4 % Verzinsung zu einer Rente von 70 000 DM in den folgenden zehn Jahren (567 700 DM/Barwertfaktor 8,11). - Im Regelfall sind die zukünftigen Ein-/Auszahlungsbeträge aufgrund der Preisentwicklung nicht ermittelbar. In diesen Fällen sind die Zahlungsbeträge in Preisen des Basisjahres in die Rechnung einzustellen und der preisbereinigte Kalkulationszinssatz (Realzins) zu verwenden. Im Sonderfall liegen die zukünftigen Zahlungsbeträge fest (zum Beispiel bei vertraglichen Festpreisen) und der Kalkulationszinssatz ist nominal zu benutzen.
-
Beispiel Beispiel: Inhalt Beispiel: Sofern die Leasingrate fest für die Laufzeit vereinbart ist, wird mit dem nominalen Kalkulationszinssatz gerechnet. Bei 7 % Kalkulationszinssatz ergäbe sich in Schema 4 ein Barwert von 24 408 DM (7 200 DM x Barwertfaktor 3,39) anstelle von 26 136 DM. Der niedrigere Barwert berücksichtigt damit den relativen Vorteil der über vier Jahre gleich bleibenden Rate. - Der Kalkulationszinssatz (nominal und real) wird mit den Personalkostensätzen bekannt gemacht.
-
Kapitalwertberechnung Art der Zahlungen Zeitangabe Abzinsungsjahre Betrag in DM Abzinsungs-, Barwertfaktor Barwert Ende 1994 Art der Auszahlungen/
EinzahlungenZeitangabe Abzinsungsjahre Betrag
DMAbzinsungs-/
BarwertfaktorBarwert
Ende 1994
DM
Alternative 1 (Kauf) 1. einmalige Ausgaben
Kauf
1994 0 40 000 1,00 40 000 2. laufende Ausgaben
Wartung
1995 bis 1998 4 je 4 800 3,63 17 424
Kapitalwert Alternative 1 (Summe der Barwerte)
57 424
Alternative 2 (Leasing mit Kauf zum Restwert)
1. einmalige Ausgaben
Kauf zum Restwert
1998 4 12 000 0,85 10 200 2. laufende Ausgaben
Leasingrate
1995 bis 1998 4 je 9 600 3,63 34 848 Wartung
1995 bis 1998 4 je 4 800 3,63 17 424
Kapitalwert Alternative 2 (Summe der Barwerte)
62 472 Differenz Kapitalwerte zugunsten Alternative 1
5 048 -
Schema 3 Schema 3 Inhalt Schema 3: Kapitalwertberechnung bei gleicher Nutzungsdauer (Auszahlungen sind positiv notiert; alle Zahlungen sind Ende des Jahres fällig. Leasingrate kann laut Vertrag jährlich an die Preisentwicklung angepasst werden; Kalkulationszinssatz [real] 4 %) -
Kapitalwertberechnung Art der Zahlungen Zeitangabe Abzinsungsjahre Betrag in DM Abzinsungs-, Barwertfaktor Barwert Ende 1994 Art der Auszahlungen/
Einzahlungen
Zeitangabe Abzinsungsjahre Betrag
DMAbzinsungs-/
BarwertfaktorBarwert
Ende 1994
DM
Alternative 1 (Kauf, Nutzungsdauer 8 Jahre)
1. einmalige Ausgaben Kauf 1994 0 40 000 1,00 40 000 2. laufende Ausgaben Wartung 1995 bis 2002 8 je 4 800 6,73 32 304
Kapitalwert Alternative 1 (Summe der Barwerte) 72 304 Jahreszahlung (Annuität) 72 304 DM/6,73 = 10 743 DM
Alternative 2 (Leasing ohne Ankauf, mit Anzahlung, Laufzeit 4 Jahre) 1. einmalige Ausgaben Sonderzahlung 1994 0 5 000 1,00 5 000 2. laufende Ausgaben Leasingrate 1995 bis 1998 4 je 7 200 3,63 26 136 Wartung 1995 bis 2002 4 je 4 800 3,63 17 424
Kapitalwert Alternative 2 (Summe der Barwerte) 48 560 Jahreszahlung (Annuität) 48 560 DM/3,63 = 13 377 DM
Differenz Kapitalwerte zugunsten Alternative 1 = 2 634 DM -
Schema 4 Schema 4 Inhalt Schema 4: Kapitalwertberechnung ergänzt um die Berechnung der Jahreszahlung bei unterschiedlichen Nutzungsdauern der Alternativen (Auszahlungen sind positiv notiert; alle Zahlungen sind Ende des Jahres fällig, Leasingrate kann laut Vertrag jährlich an die Preisentwicklung angepasst werden; Kalkulationszinssatz [real] 4 %)
2.3 Nutzwertanalyse
Zur Entscheidungsfindung bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind neben den direkt ermittelbaren Kosten häufig weitere Kosten- und Nutzenaspekte heranzuziehen (zum Beispiel die Qualität, Sicherheit einer Maßnahme). Wenn diese Kosten-/Nutzenaspekte nicht monetär erfassbar sind, kann hilfsweise die Nutzwertanalyse Verwendung finden:
- (1)
- Festlegung der Bewertungskriterien
Die Kriterien (auch Ziele), die zur Beurteilung der Maßnahme dienen, sind festzulegen und entsprechend ihrer Bedeutung zu gewichten (Summe der Gewichte = 100 %). - (2)
- Beurteilung der Maßnahme
Für jede Maßnahme wird beurteilt, ob ein Kriterium zutrifft, teilweise zutrifft oder nicht zutrifft. Entsprechend sind zwischen 0 bis 10 Punkte zu vergeben. Der je Kriterium benutzte Maßstab zur Beurteilung ist so genau wie möglich festzuhalten. Es ist empfehlenswert, die Beurteilung von mindestens zwei Personen(-gruppen) unabhängig voneinander durchführen zu lassen und die Ursachen von gegebenenfalls auftretenden Abweichungen zu ermitteln. - (3)
- Berechnung des Ergebnisses
Der Teilnutzen einer Maßnahme hinsichtlich eines Kriteriums ergibt sich durch Multiplikation der Punkte und der Gewichtung. Der Nutzwert einer Maßnahme errechnet sich aus der Addition aller zugehörigen Teilnutzen und dient als Vergleichsmaßstab zur Bewertung der Alternativen untereinander.
Die Anwendung der Nutzwertanalyse erfordert für den jeweiligen Fachbereich die Vorgabe von eindeutig definierten Bewertungskriterien und Beurteilungsmaßstäben.
Zum Abschluss der Nutzwertanalyse sind die Ergebnisse mit der monetären Bewertung (nach der Kostenvergleichsrechnung oder Kapitalwertmethode) zusammen zu fassen. Sofern die Entscheidung nach Nutzwerten anders als die Entscheidung nach Kostengesichtspunkten ausfällt (siehe Beispiel 3), ist die Auswahl im Einzelfall zu begründen (womit letztlich Punkte in DM bewertet werden).
-
Nutzwertanalyse Kriterium Gewicht Punkte Teilnutzen Punkte Teilnutzen Kriterium Gewicht Alternative 1 Alternative 2 % Punk-
teTeil-
nutzenPunk-
teTeil-
nutzen
Kriterium A 25 5 125 7 175 Kriterium B 25 7 175 4 100 Kriterium C 50 6 300 8 400
Nutzwert 600 675 -
Schema 5 Schema 5 Inhalt Schema 5: Nutzwertanalyse
(Teilnutzen = Gewicht x Punkte)
Kriterium | Alternative 1 | Alternative 2 |
---|---|---|
Alternative 1 | Alternative 2 | |
|
||
Kosten (DM) | 100 000 | 80 000 |
Nutzwert (in Punkten) | 600 | 675 |
|
||
Ergebnis: Alternative 2 ist zu wählen. |
Schema 6 | Inhalt |
---|---|
Schema 6: | Zusammenfassung der monetären und der nicht monetären Bewertung |
2.4 Kosten-Nutzen-Analyse
Die Kosten-Nutzen-Analyse ist das umfassendste Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung. Anders als bei den einzelwirtschaftlichen Verfahren findet im Allgemeinen eine gesamtwirtschaftliche Betrachtung statt, das heißt alle positiven wie negativen Wirkungen der Maßnahme sind in Ansatz zu bringen, unabhängig davon, wo und bei wem sie anfallen. Je nach dem Grad der Erfassbarkeit und der Möglichkeit zur Monetarisierung lassen sich die aufzunehmenden Positionen gliedern in:
- direkte Kosten/Nutzen,
die aufgrund verfügbarer Marktpreise direkt ermittelbar sind (zum Beispiel die Investitionskosten beim Autobahnbau), - indirekte Kosten/Nutzen,
die erst über Vergleichsabschätzungen monetär zu ermitteln sind (zum Beispiel die Lärmbelästigung durch eine Autobahn), und - nicht monetarisierbare Kosten/Nutzen,
die über eine Vorteils-/Nachteilsdarstellung oder eine Nutzwertanalyse zu bewerten sind (zum Beispiel Veränderung des Landschaftsbildes).
Zeitlich unterschiedlich anfallende Kosten und Nutzen sind durch die Rechnung mit Kapitalwerten beziehungsweise Annuitäten (siehe Nummer 2.2) zu berücksichtigen; der Kalkulationszinssatz wird in der Regel mit 3% bis 4% angesetzt.
Voraussetzung für den Einsatz der Kosten-Nutzen-Analyse ist eine für den Fachbereich spezifizierte Vorgabe, welche die Ziele, die zu erfassenden Maßnahmewirkungen, Bewertungsmaßstäbe et cetera enthält, um die Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse zu vereinfachen und eine übergreifende Vergleichbarkeit im Fachbereich sicherzustellen. Die Entwicklung dieser spezifischen Vorgaben ist Aufgabe der jeweiligen Fachbereiche.
3. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zur Erfolgskontrolle
Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zur begleitenden und abschließenden Erfolgskontrolle überprüfen, ob
- die mit der Maßnahme verbundenen Ziele durch die Maßnahme erreicht wurden (Zielerreichungskontrolle und Wirkungskontrolle),
- die Maßnahme insgesamt wirtschaftlich war (Wirtschaftlichkeitskontrolle).
Ausgangspunkt für die Zielerreichungskontrolle und Wirkungskontrolle sind die in der Planung festgelegten Ziele der Maßnahme, die möglichst präzise anhand von Kennziffern, Indikatoren oder anderem zu beschreiben sind (zum Beispiel Bearbeitungszeit je Vorgang et cetera). Diese Vorgaben sind mit den tatsächlich erreichten Werten zu vergleichen. Soweit die Nutzwertanalyse in der Planung angewandt wurde, kann die Gegenüberstellung des geplanten und des erreichten Nutzwerts erfolgen.
Ausgangspunkt für die Wirtschaftlichkeitskontrolle ist die Kostenvergleichsrechnung oder Kapitalwertberechnung der Planungsphase, die mit den tatsächlichen Daten erneut durchzurechnen ist. Hierdurch entstehen die Vergleichsmöglichkeiten zwischen
- den ursprünglichen Planungswerten der Maßnahme und den aktuellen Werten (Plan alt – Ist neu) und gegebenenfalls
- den alten Istwerten und den aktuellen Werten (Ist alt – Ist neu).
Das Gesamtergebnis ist als Soll-lst-Vergleich festzuhalten. Wesentliche Abweichungen sind zu erläutern. Bei begleitenden Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind gegebenenfalls gegensteuernde Maßnahmen zu ergreifen.
3.1 Kostenvergleichsrechnung
Mittels der Kostenvergleichsrechnung wird die in der Planungsphase ermittelte Wirtschaftlichkeit der Maßnahme überprüft.
Der Ablauf entspricht dem Ablauf der Planungsphase:
- (1)
- Erfassung der laufenden jährlichen Kosten
Es sind die tatsächlich laufenden Kosten einzutragen. Soweit mit Pauschalen gearbeitet wurde, sind zwecks Vergleichbarkeit die zum Zeitpunkt der Planung gültigen Pauschalsätze zu benutzen. - (2)
- Erfassung der Einmalkosten
Die Einmalkosten sind wiederum als kalkulatorische Abschreibungen in jährliche Kosten umzusetzen. Soweit erforderlich wird die in der Planung angenommene Nutzungsdauer den tatsächlichen Verhältnissen angepasst. Für die Berechnung der kalkulatorischen Zinsen ist mit dem Kalkulationszinssatz der Planungsphase zu arbeiten. - (3)
- Ergebnisermittlung
Das rechnerische Ergebnis ist festzuhalten und die aufgetretenen Abweichungen sind zu erläutern. Soweit in der Planung Durchschnittspreise für Leistungseinheiten berechnet wurden, sind diese anhand der tatsächlichen Fallzahlen nachzukalkulieren.
Zur Berechnung wird das Schema der Planung um eine Spalte für die aktuellen Istzahlen erweitert. Die in der Planung gewählte Gliederung der Positionen ist beizubehalten, zusätzliche Positionen sind bei den betreffenden Kostenarten gegebenenfalls aufzunehmen.
Nr. | Kostenarten | Ist alt | Plan | Ist neu |
---|---|---|---|---|
Kostenarten | Kostenarten in DM pro Jahr | |||
Ist alt | Plan (Neube- schaffung) |
Ist neu | ||
|
||||
1. | Personalkosten | 26 600 | 10 000 | 12 000 |
2. | Sachkosten | 4 000 | 6 000 | 5 000 |
3. | kalkulatorische Kosten | |||
3.1 | kalkulatorische Abschreibung (30 000 DM/5 Jahre Nutzung) |
6 000 | 6 000 | |
3.2 | kalkulatorische Zinsen (bei 7 % Kalkulationszins von 30 000 DM/2) |
1 050 | 1 050 | |
4. | Gemeinkosten | 2 000 | 2 000 | 2 000 |
|
||||
Summe (1. bis 4.) | 32 600 | 25 050 | 26 050 | |
|
||||
Ergebnis: Von der geplanten Ersparnis in Höhe von 7 550 DM konnten aufgrund der höheren Personalkosten lediglich 6 550 DM (88 %) realisiert werden |
Schema 7 | Inhalt |
---|---|
Schema 7: | Erfolgskontrolle anhand der Kostenvergleichsrechnung |
3.2 Kapitalwertmethode
Die Wirtschaftlichkeit der Maßnahme wird kontrolliert durch Vergleich des geplanten Kapitalwertes mit dem zum Zeitpunkt der Kontrolle erreichten Kapitalwert.
Die Berechnung des erreichten Kapitalwertes beinhaltet die gleichen Schritte wie in der Planung:
- Erfassung der einmaligen Einnahmen und Ausgaben,
- Erfassung der laufenden jährlichen Einnahmen und Ausgaben und
- Ergebnisermittlung.
Es sind die tatsächlichen Einzahlungs- und Auszahlungsbeträge im Jahr der Zahlung anzusetzen. Die Abzinsung erfolgt für das in der Planung gewählte Basisjahr mit dem für den Planungszeitpunkt geltenden nominalen Kalkulationszinssatz. Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kapitalwerten resultieren aus
- Mehr-/Minderausgaben in den einzelnen Positionen,
- der zeitlichen Verschiebung von Zahlungen (zum Beispiel bei verzögerter Inbetriebnahme) und
über- oder unterdurchschnittlichen Preisveränderungen.
Art der Zahlung | Zeitangabe | Abzinsungsjahre | Betrag in DM | Faktor | Barwert Ende 1994 | ||
---|---|---|---|---|---|---|---|
Art der Auszahlungen/ Einzahlungen |
Zeitangabe | Abzinsungsjahre | Betrag DM |
Abzinsungs/ Barwertfaktor |
Barwert Ende 1994 DM |
||
|
|||||||
Planung 1990 | |||||||
1. | einmalige Ausgaben | ||||||
Anschaffung | Rate 1 | 1991 | 1 | 100 000 | 0,96 | 96 000 | |
Rate 2 | 1992 | 2 | 100 000 | 0,92 | 92 000 | ||
Rate 3 | 1993 | 3 | 100 000 | 0,89 | 89 000 | ||
2. | laufende Ausgaben | ||||||
Personal | 1991 bis 1995 | 5 | je 200 000 | 4,45 | 890 000 | ||
Sachausgaben | 1991 bis 1995 | 5 | je 50 000 | 4,45 | 222 500 | ||
|
|||||||
Kapitalwert (geplant) | 1 389 500 | ||||||
|
|||||||
Ist 1995 | |||||||
1. | einmalige Ausgaben | ||||||
Anschaffung | Rate 1 | 1991 | 1 | 100 000 | 0,93 | 93 000 | |
Rate 2 | 1992 | 2 | 120 000 | 0,87 | 104 400 | ||
Rate 3 | 1993 | 3 | 120 000 | 0,82 | 89 400 | ||
2. | laufende Ausgaben | ||||||
Personal | 1991 | 1 | 180 000 | 0,93 | 167 400 | ||
1992 | 2 | 200 000 | 0,87 | 174 000 | |||
1993 | 3 | 220 000 | 0,82 | 180 400 | |||
1994 | 4 | 220 000 | 0,76 | 167 200 | |||
1995 | 5 | 200 000 | 0,71 | 142 000 | |||
Sachausgaben | 1991 | 1 | 50 000 | 0,93 | 46 500 | ||
1992 | 2 | 50 000 | 0,87 | 43 500 | |||
1993 | 3 | 55 000 | 0,82 | 45 100 | |||
1994 | 4 | 60 000 | 0,76 | 45 600 | |||
1995 | 5 | 60 000 | 0,71 | 42 600 | |||
|
|||||||
Kapitalwert Nachkalkulation | 1 350 100 | ||||||
|
|||||||
Der 1990 berechnete Kapitalwert weicht um 3 % von dem 1995 ermittelten Kapitalwert ab. |
Schema 8 | Inhalt |
---|---|
Schema 8: | Kapitalwertberechnung zur Erfolgskontrolle (Kalkulationszinssatz nominal 7 % für die Nachkalkulation; Zahlungen am Ende des Jahres fällig; Auszahlungen werden positiv notiert, so dass ein geringerer Kapitalwert vorteilhafter ist). |
3.3 Nutzwertanalyse
Mittels der Nutzwertanalyse wird in der Erfolgskontrolle der geplante Nutzwert einer Maßnahme mit dem tatsächlichen Nutzwert verglichen. Die methodische Vorgehensweise sieht wie folgt aus:
- (1)
- Beurteilung der Maßnahme
Die Maßnahme wird anhand der aus der Planung zu übernehmenden Kriterien erneut beurteilt. Der Maßstab, der in der Planung zur Vergabe der Punkte zu den einzelnen Kriterien benutzt wurde, ist zu übernehmen. Entsprechend sind zwischen 0 bis 10 Punkte zu vergeben. - (2)
- Berechnung des Ergebnisses
Die Ergebnisermittlung erfolgt in gleicher Art und Weise wie bei der Planung.
-
Nutzwertanalyse Kriterium Gewicht Punkte Teilnutzen Punkte Teilnutzen Kriterium Gewicht Alternative 1 Alternative 2 % Punk-
teTeil-
nutzenPunk-
teTeil-
nutzen
Kriterium A 25 7 175 7 175 Kriterium B 25 4 100 4 100 Kriterium C 50 8 400 9 450
Nutzwert 675 725
Ergebnis: Der geplante Nutzwert wurde übertroffen. -
Schema 5 Schema 5 Inhalt Schema 5: Nutzwertanalyse
(Teilnutzen = Gewicht x Punkte)
4. Fachbegriffe
Auszahlungen/Einzahlungen
Auszahlungen der Periode sind alle geleisteten Geldzahlungen, Einzahlungen sind alle Geldeingänge der Periode. Haushaltsmäßig spiegeln sich Einzahlungen und Auszahlungen in den Ist-Ergebnissen der Titel wider.
Ausgaben/Einnahmen
Ausgaben und Einnahmen (Soll) entsprechen den im Haushaltsplan festgestellten Ansätzen.
Ausgaben und Einnahmen (Ist) sind identisch mit den Auszahlungen beziehungsweise Einzahlungen.
Betriebswirtschaftlich sind Ausgaben und Einnahmen alle Veränderungen im Zahlungsmittelbestand und im Bestand der Forderungen und Verbindlichkeiten.
Kosten/Leistungen
Unter Kosten versteht man den Wert verbrauchter Güter und in Anspruch genommener Dienstleistungen zur Erstellung von Leistungen. Ob dabei „Geld“ ausgegeben wird oder nicht, ist für den Kostenbegriff unwesentlich.
Leistung ist Ausdruck für die Menge und den Wert der erzeugten Güter und Dienstleistungen. Dazu zählen Leistungen für Dritte (andere Verwaltungseinheiten, Bürger), aber auch solche, die intern selbst benötigt werden (zum Beispiel Produkte der Hausdruckerei, des Archivs et cetera).
Kostenarten
Durch Gliederung der Kosten und Zusammenfassung gleicher Kosten entstehen Kostenarten. Die Kostenartenrechnung zeigt die Struktur der Gesamtkosten einer Organisationseinheit auf. Wichtige Kostenarten sind Personalkosten, Sachkosten und kalkulatorische Kosten.
- Personalkosten
Personalkosten sind alle direkten (zum Beispiel Gehälter) und indirekten (zum Beispiel Beihilfen) Kosten, die durch den Personaleinsatz entstehen. Zu berücksichtigen sind neben den Lohn-/Gehaltsbestandteilen auch alle sonstigen geldlichen oder geldwerten Leistungen (zum Beispiel Unterstützung, verbilligte Wohnung). Die Kostenermittlung vereinfacht sich durch Verwendung der durchschnittlichen Personalkostensätze (mit jährlichem Rundschreiben des BMI zu den Personalkostensätzen und Sachkostenpauschalen bekannt gemacht). - Sachkosten
Sachkosten sind alle Kosten, die durch den Einsatz von Sachmitteln entstehen, zum Beispiel Kosten für Raumnutzung, Instandhaltung, Versicherungen, Verbrauchsmaterialien. Zur Vereinfachung der Ermittlung dient die Sachkostenpauschale eines Arbeitsplatzes. Sie umfasst anteilig je Arbeitsplatz Raumkosten, laufende Sachkosten, Kapitalkosten der Büroausstattung sowie einen Zuschlag für deren Unterhaltung sowie sonstige jährliche Investitionskosten. - Kalkulatorische Kosten
Kalkulatorische Kosten verrechnen in der Bezugsperiode Kosten, denen keine Ausgaben beziehungsweise Auszahlungen entsprechen, so die Abnutzung vorhandenen Anlagevermögens, die Nutzung eigener Gebäude sowie die Verzinsung des Eigenkapitals und des Fremdkapitals (soweit nicht in den Pauschalen bereits enthalten).
- a)
- Kalkulatorische Abschreibung
Abschreibungen haben die Aufgabe, die tatsächliche Wertminderung des Vermögens (Sachanlagen) zu erfassen und als Kosten in der Abrechnungsperiode zu verrechnen. Die Wertminderung ergibt sich aus der Be- und Abnutzung des Sachmittels oder durch technische Überalterung. Abschreibungen verteilen die Anfangsinvestition für ein Sachmittel auf die gesamte Nutzungsdauer. So ergibt sich bei linearer Abschreibung folgender jährlicher Abschreibungsbetrag:Kalkulatorische Abschreibung Abschreibung pro Jahr = Anschaffungswert minus Restwert durch Nutzungsdauer Abschreibung pro Jahr = Anschaffungswert – Restwert
Nutzungsdauer - b)
- Kalkulatorische Zinsen
Die kalkulatorischen Zinsen sind alle Kosten, die für die Bereitstellung des notwendigen Kapitals in Form von Zinsen, Gebühren et cetera entstehen. Dabei ist es gleichgültig, ob es sich um das Eigenkapital des Verwaltungsträgers oder um aufgenommenes Fremdkapital handelt. Im öffentlichen Bereich ist mit einem einheitlichen Zinssatz für eigen- und fremdfinanziertes Kapital zu rechnen (Gesamtdeckungsprinzip des Haushalts).
Einzelkosten/Gemeinkosten
Als Einzelkosten werden diejenigen Kostenarten bezeichnet, die direkt und unmittelbar einer sie verursachenden Leistung zurechenbar sind. Gemeinkosten sind diejenigen Kosten, die sich einzelnen Leistungen nicht unmittelbar zurechnen lassen. Sie werden im Allgemeinen über bestimmte Pauschalbeträge oder Zuschlagsprozentsätze berücksichtigt, weil es zumeist schwierig oder unwirtschaftlich ist, ihre Höhe exakt zu ermitteln. Beispiele für Gemeinkosten sind vor allem die Kosten für die allgemeinen Dienste (etwa Hausverwaltung, Telefondienst).
Kostenstellen
Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche einer Organisationseinheit, in denen Kosten entstehen. Die Kostenstellenrechnung gliedert die Kostenarten nach Kostenstellen auf und beantwortet so die Frage „Wo entstehen die Kosten?“.
Kostenträger
Kostenträger können alle Leistungen sein, die eine Organisationseinheit erbringt. Die Kostenträgerrechnung baut auf der Kostenstellenrechnung auf und gibt Antwort auf die Frage „Für welche Aufgabe (Auftrag, Leistung) sind Kosten in welcher Höhe angefallen?“.
Nummer | Kostenart | Mehrkosten | Minderkosten | |
---|---|---|---|---|
Kostenarten | Kosten in DM pro Jahr | |||
Mehrkosten | Minderkosten | |||
|
||||
1. | Personalkosten | 5 200 | 84 700 | |
|
||||
2. | Sachkosten | |||
|
800 4 000 |
|||
3. | Kalkulatorische Kosten | |||
3.1 | kalkulatorische Abschreibung (525 000 DM/10 Jahre Nutzung) |
52 500 | ||
3.2 | kalkulatorische Zinsen (bei 7 % Kalkulationszinssatz von 525 000 DM/2) |
18 375 | ||
4. | Gemeinkosten | 1 600 | 15 300 | |
|
||||
|
||||
Mehrkosten/Minderkosten (1. bis 4.) | 82 475 | 100 000 | ||
|
||||
Ergebnis: jährliche Minderkosten | 17 525 |
Beispiel: | Inhalt |
---|---|
Beispiel 1: | Kostenvergleichsrechnung mit Mehr-/Minderkosten |
5. Beispiele
5.1 Kostenvergleichsrechnung
Eine zentrale Telefonanlage soll erweitert werden, um die Selbstwahl für Ferngespräche vom Arbeitsplatz aus zu ermöglichen. Die Ausgaben für Beschaffung und Installation der Anlage betragen 525 000 DM. Die technische Lebensdauer der Anlage beträgt 15 Jahre. Aufgrund der Weiterentwicklung im Kommunikationsbereich ist jedoch damit zu rechnen, dass die Anlage bereits nach zehn Jahren durch ein kostengünstigeres und leistungsfähigeres System ersetzt wird. Nach zehn Jahren lässt sich das Einbauteil voraussichtlich nicht mehr verkaufen. Die Kostenvergleichsrechnung mit Mehr-/Minderkosten sieht wie im Beispiel 1 aus.
5.2 Kapitalwertmethode
Für den Neubau eines nicht mehr nutzbaren Dienstgebäudes besteht die Alternative, den Neubau auf dem vorhandenen Grundstück oder einem neu zu beschaffenden Grundstück zu errichten. Beim Neubau an gleicher Stelle ist ein Ausweichgebäude anzumieten und ein doppelter Umzug in Kauf zu nehmen, beim Neubau an anderer Stelle steht nur ein relativ teueres Grundstück zur Verfügung.
Nummer | Zahlungsart | Zeitangabe | Abzinsungsjahre | Betrag in DM | Faktor | Barwert Ende 1994 |
---|---|---|---|---|---|---|
Art der Auszahlungen/ Einzahlungen |
Zeitangabe | Abzinsungsjahre | Betrag TDM |
Abzinsungs-/ Barwertfaktor |
Barwert Ende 1994 TDM |
|
|
||||||
Alternative 1 (Neubau an gleicher Stelle) | ||||||
1. | einmalige Einnahmen/ Ausgaben | |||||
Abbruch | 1995 | 1 | 500 | 0,9615 | 481 | |
Umzug Provisorium | 1995 | 1 | 500 | 0,9615 | 481 | |
Neubau Rate 1 | 1995 | 1 | 8 000 | 0,9615 | 7 692 | |
Neubau Rate 2 | 1996 | 2 | 8 000 | 0,9246 | 7 397 | |
Neubau Rate 3 | 1997 | 3 | 8 000 | 0,8890 | 7 112 | |
Umzug Neubau | 1997 | 3 | 500 | 0,8890 | 445 | |
2. | laufende Einnahmen/Ausgaben | |||||
Miete | 1995 bis 1997 | 3 | je 1 000 | 2,7751 | 2 775 | |
|
||||||
Kapitalwert Alternative 1 (Summe der Barwerte) | 26 383 | |||||
|
||||||
Alternative 2 (Neubau an anderer Stelle) | ||||||
1. | einmalige Einnahmen/Ausgaben | |||||
Grundstückserwerb | 1994 | 0 | 5 000 | 1 | 5 000 | |
Neubau Rate 1 | 1995 | 1 | 8 000 | 0,9615 | 7 692 | |
Neubau Rate 2 | 1996 | 2 | 8 000 | 0,9246 | 7 397 | |
Neubau Rate 3 | 1997 | 3 | 8 000 | 0,8890 | 7 112 | |
Umzug Neubau | 1997 | 3 | 500 | 0,8890 | 445 | |
Verkauf altes Gebäude | 1997 | 3 | 3 000 | 0,8890 | –2 667 | |
2. | laufende Einnahmen/Ausgaben | |||||
|
||||||
Kapitalwert Alternative 2 (Summe der Barwerte) | 24 979 | |||||
|
||||||
Differenz Kapitalwerte zugunsten Alternative 2 | 1 404 |
Beispiel 2: | Inhalt |
---|---|
Beispiel 2: | Kapitalwertmethode (Kalkulationszinssatz 4%; Preisangaben 1994; Auszahlungen positiv notiert; alle Zahlungen Ende des Jahres fällig) |
Sofern die Miete zu Beginn des Monats fällig ist, ist der Barwert mittels des Korrekturfaktors aus Tabelle 2.2 (hier 1,0217) anzupassen, so dass der Barwert der Position Miete 2 835 TDM beträgt.
5.3 Nutzwertanalyse
Die Angebote einer Ausschreibung für die Ersatzbeschaffung von Textsystemen unterscheiden sich neben dem Preis auch hinsichtlich der Qualität der Lösung. Die einzelnen Bewertungskriterien sind zu Hauptgruppen zusammengefasst. Die Vergabe der Punkte in der Nutzwertbetrachtung erfolgt unabhängig sowohl durch die zukünftigen Anwender wie auch durch den Systembetreuer. Das Ergebnis zeigt die nachfolgende Nutzwertanalyse:
Kriterium | Gewicht | Punkte | Teilnutzen | Punkte | Teilnutzen | Punkte | Teilnutzen |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Kriterium | Gewicht | Angebot 1 | Angebot 2 | Angebot 3 | |||
(%) | Punkte | Teilnutzen | Punkte | Teilnutzen | Punkte | Teilnutzen | |
|
|||||||
Qualität der Hardware | 25 | 8 | 200 | 8 | 200 | 10 | 250 |
Qualität der Software | 50 | 8 | 400 | 4 | 200 | 6 | 300 |
Dokumentation | 15 | 9 | 135 | 6 | 90 | 5 | 75 |
Serviceleistung des Bieters | 10 | 5 | 50 | 7 | 70 | 9 | 90 |
|
|||||||
Nutzwert | 785 | 560 | 715 |
Beispiel 3.1 | Inhalt |
---|---|
Beispiel 3.1: | Nutzwertanalyse (Teilnutzen = Gewicht x Punkte) |
Zusammen mit den Ergebnissen der Kostenvergleichsrechnung (Kosten je Arbeitsplatz) ergibt sich die Gesamtbeurteilung:
Kriterium | DM/Punkte | Angebot 1 | Angebot 2 | Angebot 3 |
---|---|---|---|---|
Angebot 1 | Angebot 2 | Angebot 3 | ||
|
||||
Kosten | (DM) | 6 150 | 5 998 | 7 500 |
Nutzwert | (in Punkten) | 785 | 560 | 715 |
|
||||
Ergebnis: | Aus Kostengesichtspunkten heraus ist Angebot 2 am günstigsten. Dem Entscheidungsträger wird vorgeschlagen, aufgrund der deutlich besseren Qualität bei geringfügig höherem Preis Angebot 1 den Zuschlag zu geben. |
Beispiel 3.2: | Inhalt |
---|---|
Beispiel 3.2: | Zusammenfassung der Kostenvergleichsrechnung mit der Nutzwertanalyse |
Anlagen
Formblätter
§ 7a
Betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrumente, Budgetierungsverfahren
(1) In Ergänzung zu kameraler Planaufstellung, Haushaltsvollzug und Rechnungslegung können über eine Kosten- und Leistungsrechnung als internes Rechnungswesen hinaus weitere betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrumente eingeführt werden, wenn dies zu einer erhöhten Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effektivität) staatlichen Handelns führt.
(2) Eine Lockerung der Ressourcensteuerung und -kontrolle bei Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen durch Übertragung dezentraler Finanzverantwortung auf einzelne Dienststellen (Budgetierung) ist nur zulässig, wenn über eine funktionsfähige Kosten- und Leistungsrechnung hinaus eine wirksame Ergebnissteuerung und -kontrolle mittels Produkthaushalt, Zielvereinbarung und kennzahlengestütztem Berichtswesen eingerichtet ist, die Steuerung und Kontrolle beim Einsatz öffentlicher Mittel garantieren und sicherstellen, dass das jeweils verfügbare Ausgabevolumen nicht überschritten wird. Bei besonders großen oder bedeutsamen Dienststellen soll, im Übrigen kann ein entsprechendes Aufsichtsorgan eingerichtet werden. Näheres regelt eine mit dem Staatsministerium der Finanzen abzuschließende Ressortvereinbarung, in der für die Einführungsphase von Budgetierungsverfahren nach Anhörung des Sächsischen Rechnungshofes auch Ausnahmen zugelassen werden können.
(3) Im Falle des Absatzes 2 soll bestimmt werden, inwieweit
- 1.
- Titel unter Beachtung der Mindesterfordernisse des § 13 Abs. 3 zusammengelegt werden,
- 2.
- Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen gegenseitig oder einseitig deckungsfähig sind,
- 3.
- die Übertragbarkeit von Titeln über § 19 hinaus,
- 4.
- die Deckung von Ausgaben durch Einnahmen über § 8 hinaus,
- 5.
- die Bildung von Ausgaberesten über § 45 Abs. 2 und 3 hinaus,
- 6.
- die Bildung von Rücklagen und
- 7.
- Abweichungen von der Stellenplanbindung zulässig sind.
(4) Vor Einführung der Budgetierung in einzelnen Dienststellen der Staatsverwaltung ist der Sächsische Rechnungshof zu hören.
Zu § 7a
Die Einführung über eine Kosten- und Leistungsrechnung (vergleiche zu § 7 unter Buchstabe C.) hinausgehender betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente (§ 7a Abs. 1) und die Einführung der Budgetierung gemäß § 7a Abs. 2 bis 4 richten sich nach den Vorgaben der Verwaltungsvorschrift zur koordinierten Einführung des neuen Steuerungsmodells in der Sächsischen Staatsverwaltung.
§ 8
Grundsatz der Gesamtdeckung
Alle Einnahmen dienen als Deckungsmittel für alle Ausgaben. Auf die Verwendung für bestimmte Zwecke dürfen Einnahmen nur beschränkt werden, soweit dies durch Gesetz vorgeschrieben oder im Haushaltsplan zugelassen ist oder die Mittel von anderer Seite zweckgebunden zur Verfügung gestellt werden.
Zu § 8
- 1.
- Eine Beschränkung der Einnahmen auf die Verwendung für bestimmte Zwecke (Zweckbindung) durch Gesetz (§ 8 Satz 2 1. Alt.) liegt nur vor, wenn im Gesetz eine Zweckbindung ausdrücklich vorgeschrieben ist. Die Zweckbindung ist in den Erläuterungen kenntlich zu machen (§ 17 Abs. 3).
- 2.
- Ist mit der Annahme von zweckgebunden zur Verfügung gestellten Mitteln (§ 8 Satz 2 3. Alt.) der Einsatz von Haushaltsmitteln des Staates verbunden oder entstehen Folgekosten für den Staatshaushalt, so dürfen sie nur angenommen werden, wenn die Ausgabemittel oder Verpflichtungsermächtigungen zur Verfügung stehen oder das Haushaltsgesetz oder der Haushaltsplan zur Annahme ermächtigen.
Sind für zweckgebunden zur Verfügung gestellte Mittel Ausgaben im Haushaltsplan nicht veranschlagt, so sind sie, soweit das Haushaltsgesetz oder die dazu erlassenen Durchführungsbestimmungen nichts anderes bestimmen, formell wie über- oder außerplanmäßige Ausgaben zu behandeln. Die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen gemäß § 37 Abs. 1 gilt insoweit als allgemein erteilt; bei einer außerplanmäßigen Nachweisung ist dem Staatsministerium der Finanzen ein Abdruck der entsprechenden Verfügung zuzuleiten. - 3.
- Für eine Zweckbindung durch Haushaltsvermerk (§ 8 Satz 2 2. Alt.) reicht ein enger sachlicher Zusammenhang zwischen bestimmten Einnahmen und Ausgaben allein nicht aus.
- 4.
- Bei einer Zweckbindung dürfen Ausgaben nur in Höhe der zweckgebundenen Einnahmen geleistet werden, es sei denn, dass sich aus dem Haushaltsplan etwas anderes ergibt.
§ 9
Beauftragter für den Haushalt
(1) Bei jeder Dienststelle, die Einnahmen oder Ausgaben bewirtschaftet, ist ein Beauftragter für den Haushalt zu bestellen, soweit der Leiter der Dienststelle diese Aufgabe nicht selbst wahrnimmt. Der Beauftragte soll dem Leiter der Dienststelle unmittelbar unterstellt werden.
(2) Dem Beauftragten obliegen die Aufstellung der Unterlagen für die Finanzplanung und der Unterlagen für den Entwurf des Haushaltsplans (Voranschläge) sowie die Ausführung des Haushaltsplans. Im Übrigen ist der Beauftragte bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen. Er kann Aufgaben bei der Ausführung des Haushaltsplans übertragen.
(3) Dem Beauftragten für den Haushalt steht ein Widerspruchsrecht nach näherer Bestimmung in den allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu.
Zu § 9
- 1
- Bestellung des Beauftragten für den Haushalt
- 1.1
- Bei den obersten Staatsbehörden ist der Beauftragte für den Haushalt der Leiter des Haushaltsreferats. Wenn es der Geschäftsumfang erfordert, kann eine Haushaltsabteilung oder -unterabteilung gebildet werden; die Referatsleiter sind an die Weisungen des Leiters der Haushaltsabteilung beziehungsweise -unterabteilung gebunden.
- 1.2
- Die obersten Staatsbehörden können bestimmen, in welchen nachgeordneten Dienststellen (Behörden, Anstalten, Betrieben und sonstigen Einrichtungen) Beauftragte für den Haushalt zu bestellen sind. Zum Beauftragten für den Haushalt ist der für Haushaltsangelegenheiten zuständige Bedienstete oder einer seiner Vorgesetzten zu bestellen. Diese müssen zumindest Beamte des gehobenen Dienstes oder Angestellte in vergleichbarer Dienststellung sein.
- 1.3
- Die Bestellung von Beauftragten für den Haushalt ist der zuständigen Kasse mitzuteilen.
- 2
- Aufstellung der Unterlagen für die Finanzplanung und den Entwurf des Haushaltsplans
- Der Beauftragte für den Haushalt hat
- 2.1
- im Hinblick auf die Finanzplanung bereits an der Aufgabenplanung mitzuwirken,
- 2.2
- dafür zu sorgen, dass die Beiträge zu den Unterlagen nach Form und Inhalt richtig aufgestellt und rechtzeitig vorgelegt werden,
- 2.3
- zu prüfen, ob alle zu erwartenden Einnahmen, alle voraussichtlich zu leistenden Ausgaben und alle voraussichtlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen sowie alle notwendigen Planstellen und anderen Stellen in den Voranschlag aufgenommen worden sind; soweit die Beiträge nicht genau errechnet werden können, hat er für eine möglichst zutreffende Schätzung zu sorgen; dies gilt auch für die Fälle des § 26,
- 2.4
- insbesondere zu prüfen, ob die Anforderungen an Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen sowie an Planstellen und anderen Stellen dem Grunde und der Höhe nach zu dem vorgesehenen Zeitpunkt notwendig sind,
- 2.5
- die Unterlagen gegenüber der Stelle zu vertreten, für die sie bestimmt sind.
- 3
- Ausführung des Haushaltsplans
- 3.1
- Übertragung der Bewirtschaftung
- 3.1.1
- Der Beauftragte für den Haushalt kann, soweit es sachdienlich ist, im Rahmen des Geschäftsverteilungsplans die Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen und anderen Stellen, die der Dienststelle zur Bewirtschaftung zugewiesen sind, anderen Referaten oder Bediensteten der Dienststelle (Titelverwaltern) zur Bewirtschaftung übertragen. Er hat einen Nachweis über die Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen und anderen Stellen zu führen, deren Bewirtschaftung er übertragen hat.
- 3.1.2
- Bei der Bewirtschaftung von Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen durch die nach Nummer 3.1.1 Beauftragten hat der Beauftragte für den Haushalt bei allen wichtigen Haushaltsangelegenheiten, insbesondere
- bei Anforderung weiterer Ausgabemittel,
- bei über- und außerplanmäßigen Ausgaben sowie Verpflichtungsermächtigungen,
- bei der Gewährung von Zuwendungen,
- beim Abschluss von Verträgen – auch für laufende Geschäfte –, insbesondere der Verträge, die zu Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren oder zu über- oder außerplanmäßigen Ausgaben führen können,
- bei der Änderung von Verträgen und bei Vergleichen,
- bei Stundung, Niederschlagung und Erlass,
- bei Abweichung von den in § 24 bezeichneten Unterlagen sowie
- bei der Einrichtung und Schließung von Vorschuss- und Verwahrkonten
Wegen der Bewirtschaftungsbefugnis vergleiche Nummer 2.1 zu § 34. - 3.1.3
- Die nach Nummer 3.1.1 Beauftragten haben die Annahmeanordnungen und Auszahlungsanordnungen dem Beauftragten für den Haushalt zur Zeichnung vorzulegen, soweit er nicht darauf verzichtet.
Wegen der Anordnungsbefugnis vergleiche Nummer 2.2 zu § 34. - 3.2
- Verteilung der Einnahmen, Ausgaben und so weiter
Der Beauftragte für den Haushalt verteilt die Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen und anderen Stellen, die er weder selbst bewirtschaftet noch zur Bewirtschaftung nach Nummer 3.1.1 übertragen hat, auf andere Dienststellen. Der Beauftragte für den Haushalt kann diese Befugnis auf die nach Nummer 3.1.1 Beauftragten delegieren; in diesem Falle wirkt der Beauftragte für den Haushalt bei der Verteilung mit, soweit er nicht darauf verzichtet. Der Beauftragte für den Haushalt und die nach Nummer 3.1.1 Beauftragten haben einen Nachweis über die Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen und anderen Stellen zu führen, die sie verteilt haben. - 3.3
- Weitere Aufgaben
- 3.3.1
- Der Beauftragte für den Haushalt hat darüber zu wachen, dass die Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen sowie die Planstellen und anderen Stellen nach den für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätzen bewirtschaftet werden. Er hat insbesondere darauf hinzuwirken, dass die Einnahmen rechtzeitig und vollständig erhoben werden, die zugewiesenen Ausgabemittel nicht überschritten und die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet werden. Er hat bei der Umwandlung, dem Wegfall und der Umsetzung von Planstellen und anderen Stellen mitzuwirken.
- 3.3.2
- Der Beauftragte für den Haushalt hat darauf hinzuwirken, dass die Bestimmungen der Sächsischen Haushaltsordnung, die eine Zustimmung, Anhörung oder Unterrichtung der gesetzgebenden Körperschaften, des zuständigen Staatsministeriums, des Staatsministeriums der Finanzen oder des Rechnungshofs vorsehen, eingehalten und die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig beigebracht werden.
- 3.3.3
- Der Beauftragte für den Haushalt hat darauf hinzuwirken, dass bei der Bewirtschaftung der Ausgabemittel die Verwaltungsvorschrift zu § 43 (Betriebsmittel) beachtet werden.
- 3.3.4
- Der Beauftragte für den Haushalt hat dafür zu sorgen, dass der Nachweis über die zur Bewirtschaftung übertragenen (Nummer 3.1.1) und die verteilten (Nummer 3.2) Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen und anderen Stellen, die Haushaltsüberwachungslisten, die Nachweisung über die Besetzung der Planstellen und anderen Stellen, für die eine Stellenplanbindung besteht, sowie die sonst vorgeschriebenen Nachweise und Listen ordnungsgemäß geführt werden.
- 3.3.5
- Der Beauftragte für den Haushalt hat beim Jahresabschluss festzustellen, in welcher Höhe übertragbare Ausgaben des Haushaltsplans nicht geleistet worden sind, und zu entscheiden, ob und in welcher Höhe Ausgabereste zur Übertragung beantragt werden sollen; er hat ferner die Unterlagen zur Haushaltsrechnung aufzustellen und die Prüfungsmitteilungen des Rechnungshofs und der Rechnungsprüfungsämter zu erledigen oder, wenn er die Bearbeitung einer anderen Stelle übertragen hat, an der Erledigung mitzuwirken.
- 3.3.6
- Ergeben sich bei der Ausführung des Haushaltsplans haushaltsrechtliche Zweifel, ist die Entscheidung des Beauftragten für den Haushalt einzuholen.
- 4
- Mitwirkung bei Maßnahmen von finanzieller Bedeutung
- Maßnahmen von finanzieller Bedeutung im Sinne des § 9 Abs. 2 Satz 2, bei denen der Beauftragte für den Haushalt zu beteiligen ist, sind alle Vorhaben, insbesondere auch organisatorischer und verwaltungstechnischer Art, die sich unmittelbar oder mittelbar auf Einnahmen oder Ausgaben auswirken können. Hierzu gehören auch Erklärungen gegenüber Dritten, aus denen sich finanzielle Verpflichtungen ergeben können sowie die Zulassung des vorzeitigen Maßnahmebeginns nach Nummer 1.3 Satz 2 zu § 44.
Der Beauftragte für den Haushalt ist frühzeitig zu beteiligen.
- 5
- Allgemeine Bestimmungen, Widerspruchsrecht
- 5.1
- Der Beauftragte für den Haushalt hat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben auch die Gesamtbelange des Staatshaushalts zur Geltung zu bringen und den finanz- und gesamtwirtschaftlichen Erfordernissen Rechnung zu tragen.
- 5.2
- Unterlagen, die der Beauftragte für den Haushalt zur Erfüllung seiner Aufgaben für erforderlich hält, sind ihm auf Verlangen vorzulegen oder innerhalb einer bestimmten Frist zu übersenden; ihm sind die erbetenen Auskünfte zu erteilen.
- 5.3
- Schriftverkehr, Verhandlungen und Besprechungen mit dem Staatsministerium der Finanzen, dem Rechnungshof oder den Rechnungsprüfungsämtern sind durch den Beauftragten für den Haushalt zu führen, soweit er nicht darauf verzichtet. Im Übrigen ist der Beauftragte für den Haushalt zu beteiligen.
- 5.4
- Der Beauftragte für den Haushalt kann bei Ausführung des Haushaltsplans (Nummer 3) oder bei Maßnahmen im Sinne von Nummer 4 Widerspruch erheben.
- 5.4.1
- Widerspricht der Beauftragte für den Haushalt bei einer obersten Staatsbehörde einem Vorhaben, so darf dieses nur auf ausdrückliche Weisung des Leiters der Behörde oder seines ständigen Vertreters weiterverfolgt werden.
- 5.4.2
- Widerspricht der Beauftragte für den Haushalt bei einer anderen Dienststelle des Geschäftsbereichs einem Vorhaben und tritt ihm der Leiter nicht bei, so ist die Entscheidung der nächsthöheren Dienststelle einzuholen. In dringenden Fällen kann das Vorhaben auf schriftliche Weisung des Leiters der Dienststelle begonnen oder ausgeführt werden, wenn die Entscheidung der nächsthöheren Dienststelle nicht ohne Nachteil für den Staat abgewartet werden kann. Die getroffene Maßnahme ist der nächsthöheren Dienststelle unverzüglich anzuzeigen.
- 5.5
- Die Aufgaben des Beauftragten für den Haushalt erstrecken sich auch auf Sondervermögen sowie auf Mittel aus anderen Haushalten (zum Beispiel Bundeshaushalt, Lastenausgleichsfonds), die der Dienststelle zur Bewirtschaftung zugewiesen sind.
§ 10
Unterrichtung des Landtags, Mitwirkung bei der Planung der Gemeinschaftsaufgaben
(1) Die Staatsregierung fügt ihren Gesetzesvorlagen, einschließlich der nach der Verfassung vom Landtag zu billigenden Staatsverträge, einen Überblick über die Auswirkungen auf die Haushalts- und Finanzwirtschaft des Staates, der Gemeinden und Gemeindeverbände bei; dabei sind auch finanzielle Leistungen des Bundes aufzuführen. Außerdem soll angegeben werden, auf welche Weise für voraussichtliche Mehrausgaben oder Mindereinnahmen ein Ausgleich gefunden werden kann.
(2) Die Staatsregierung unterrichtet den Landtag über erhebliche Änderungen der Haushaltsentwicklung und deren Auswirkung auf die Finanzplanung.
(3) Die Staatsregierung leistet den Mitgliedern des Landtags bei einnahmemindernden oder ausgabeerhöhenden Anträgen bei der Ermittlung der finanziellen Auswirkungen Hilfe.
(4) Die Staatsregierung unterrichtet den Landtag möglichst rechtzeitig vor dem Termin der Anmeldung über die vorgesehenen Anmeldungen für die gemeinsamen Rahmenpläne nach Artikel 91a des Grundgesetzes. Die Staatsregierung unterrichtet den Landtag unverzüglich über wesentliche Abweichungen von den von ihr eingereichten Anmeldungen, die sich bei den Beratungen in den Planungsausschüssen ergeben.
(5) Die Staatsregierung gibt dem Landtag vor der Unterzeichnung von Staatsverträgen oder sonstigen Vereinbarungen mit dem Bund oder mit einem Land, soweit sie erhebliche haushaltsmäßige Auswirkungen haben können, rechtzeitig Gelegenheit zur Stellungnahme.
Teil II
Aufstellung des Haushaltsplans und des Finanzplans
§ 11
Vollständigkeit und Einheit, Fälligkeitsprinzip
(1) Für jedes Haushaltsjahr ist ein Haushaltsplan aufzustellen.
(2) Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr
- 1.
- zu erwartenden Einnahmen,
- 2.
- voraussichtlich zu leistenden Ausgaben und
- 3.
- voraussichtlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen.
(3) Der Haushalt ist in Einnahme und Ausgabe auszugleichen.
Zu § 11
- 1
- Fälligkeitsprinzip
- 1.1
- Beim jeweiligen Haushaltsansatz dürfen nur diejenigen Einnahmen und Ausgaben veranschlagt werden, die im betreffenden Haushaltsjahr voraussichtlich kassenwirksam werden.
- 1.2
- Die Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen sind mit größtmöglicher Genauigkeit zu ermitteln.
- 2
- Veranschlagung von Verpflichtungsermächtigungen
- Wegen der Veranschlagung von Verpflichtungsermächtigungen vergleiche § 16 und Verwaltungsvorschrift hierzu.
§ 12
Geltungsdauer der Haushaltspläne
Der Haushaltsplan kann für zwei Haushaltsjahre, nach Jahren getrennt, aufgestellt werden.
§ 13
Einzelpläne, Gesamtplan, Gruppierungsplan
(1) Der Haushaltsplan besteht aus den Einzelplänen und dem Gesamtplan.
(2) Die Einzelpläne enthalten die Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen eines einzelnen Verwaltungszweigs oder bestimmte Gruppen von Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen. Die Einzelpläne sind in Kapitel und Titel einzuteilen. Die Einteilung in Titel richtet sich nach den Verwaltungsvorschriften über die Gruppierung der Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsplans nach Arten (Gruppierungsplan).
(3) In dem Gruppierungsplan sind mindestens gesondert darzustellen
- 1.
- bei den Einnahmen: Steuern, Verwaltungseinnahmen, Einnahmen aus Vermögensveräußerungen, Darlehensrückflüsse, Zuweisungen und Zuschüsse, Einnahmen aus Krediten, wozu nicht Kassenverstärkungskredite (§ 18 Abs. 2 Nr. 2) zählen, Entnahmen als Rücklagen;
- 2.
- bei den Ausgaben: Personalausgaben, sächliche Verwaltungsausgaben, Zinsausgaben, Zuweisungen an Gebietskörperschaften, Zuschüsse an Unternehmen, Tilgungsausgaben, Schuldendiensthilfen, Ausgaben für Investitionen, Darlehen, Zuführungen an Rücklagen. Ausgaben für Investitionen sind die Ausgaben für
- a)
- Baumaßnahmen, soweit sie nicht militärische Anlagen betreffen,
- b)
- den Erwerb von beweglichen Sachen, soweit sie nicht als sächliche Verwaltungsausgaben veranschlagt werden oder soweit es sich nicht um Ausgaben für militärische Beschaffungen handelt,
- c)
- den Erwerb von unbeweglichen Sachen,
- d)
- den Erwerb von Beteiligungen und sonstigem Kapitalvermögen, von Forderungen und Anteilsrechten an Unternehmen, von Wertpapieren sowie für die Heraufsetzung des Kapitals von Unternehmen,
- e)
- Darlehen,
- f)
- die Inanspruchnahme aus Gewährleistungen,
- g)
- Zuweisungen und Zuschüsse zur Finanzierung von Ausgaben für die in den Buchstaben a bis f genannten Zwecke.
(4) Der Gesamtplan enthält
- 1.
- eine Zusammenfassung der Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen der Einzelpläne (Haushaltsübersicht);
- 2.
- eine Berechnung des Finanzierungssaldos (Finanzierungsübersicht). Der Finanzierungssaldo ergibt sich aus einer Gegenüberstellung der Einnahmen mit Ausnahme der Einnahmen aus Krediten vom Kreditmarkt, der Entnahmen aus Rücklagen, der Einnahmen aus kassenmäßigen Überschüssen einerseits und der Ausgaben mit Ausnahme der Ausgaben zur Schuldentilgung am Kreditmarkt, der Zuführungen an Rücklagen und der Ausgaben zur Deckung eines kassenmäßigen Fehlbetrags andererseits;
- 3.
- eine Darstellung der Einnahmen aus Krediten und der Tilgungsausgaben (Kreditfinanzierungsplan).
Zu § 13
- 1
- Kurzbezeichnung „Haushaltsstelle“
- Für die Feingliederung des Haushaltsplans in Kapitel und Titel (§ 13 Abs. 2 Satz 2) kann in Haushaltsvermerken und so weiter die Kurzbezeichnung „Haushaltsstelle“ verwendet werden; desgleichen kann zum Beispiel „Kapitel 15 03 Titel 119 01“ abgekürzt werden in „15 03/119 01“.
- 2
- Gruppierungsplan
- Der Sächsische Gruppierungsplan – SäGPl – (§ 13 Abs. 2 Satz 3 und Abs. 3) ist in den Vorschriften zur Haushaltssystematik des Freistaates Sachsen enthalten (Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Haushaltssystematik des Freistaates Sachsen – Sächsischer Gruppierungsplan [SäGPl] vom 18. Februar 2005 [SächsABl. S. 232]); er ist in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden.
§ 14
Übersichten zum Haushaltsplan, Funktionenplan
(1) Der Haushaltsplan hat folgende Anlagen:
- 1.
- Darstellungen der Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen
- a)
- in einer Gruppierung nach bestimmten Arten (Gruppierungsübersicht),
- b)
- in einer Gliederung nach bestimmten Aufgabengebieten (Funktionenübersicht),
- c)
- in einer Zusammenfassung nach Buchstabe a und Buchstabe b (Haushaltsquerschnitt);
- 2.
- eine Übersicht über die den Haushalt in Einnahmen und Ausgaben durchlaufenden Posten;
- 3.
- eine Übersicht über die Planstellen und die anderen Stellen und
- 4.
- einen Nachweis der Schulden.
Die Anlagen sind dem Entwurf des Haushaltsplans beizufügen.
(2) Die Funktionenübersicht richtet sich nach den Verwaltungsvorschriften über die Gliederung der Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsplans nach Aufgabengebieten (Funktionenplan).
Zu § 14
- 1
- Durchlaufende Posten
- Durchlaufende Posten im Sinne des § 14 Abs. 1 Nr. 2 sind nur Einnahmen und Ausgaben, die im Staatshaushalt für einen anderen vereinnahmt und in gleicher Höhe an diesen weitergeleitet werden, ohne dass der Staat an der Bewirtschaftung der Mittel beteiligt ist (Gruppen 382 und 982).
- 2
- Funktionenplan
- Der Funktionenplan – SäFPl – (§ 14 Abs. 2) ist in den Vorschriften zur Haushaltssystematik des Freistaates Sachsen enthalten; er ist in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden.
§ 15
Bruttoveranschlagung, Selbstbewirtschaftungsmittel
(1) Die Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen. Dies gilt nicht für die Veranschlagung der Einnahmen aus Krediten vom Kreditmarkt und der hiermit zusammenhängenden Tilgungsausgaben. Darüber hinaus können Ausnahmen im Haushaltsplan oder durch Haushaltsgesetz zugelassen werden, insbesondere für Nebenkosten und Nebenerlöse bei Erwerbs- oder Veräußerungsgeschäften. In den Fällen der Sätze 2 und 3 ist die Berechnung des veranschlagten Betrages dem Haushaltsplan als Anlage beizufügen oder in die Erläuterungen aufzunehmen.
(2) Ausgaben können zur Selbstbewirtschaftung veranschlagt werden, wenn hierdurch eine sparsame Bewirtschaftung gefördert wird. Selbstbewirtschaftungsmittel stehen über das laufende Haushaltsjahr hinaus zur Verfügung. Bei der Bewirtschaftung aufkommende Einnahmen fließen den Selbstbewirtschaftungsmitteln zu. Bei der Rechnungslegung ist nur die Zuweisung der Mittel an die beteiligten Stellen als Ausgabe nachzuweisen.
Zu § 15
- 1
- Nach dem Grundsatz der Bruttoveranschlagung dürfen weder Ausgaben von Einnahmen abgezogen noch Einnahmen auf Ausgaben angerechnet werden.
- 2
- Die Einnahmen aus Krediten vom Kreditmarkt und die hiermit zusammenhängenden Tilgungsausgaben sind in den Obergruppen 32 und 59 festgelegt.
- 3
- Die Vorschriften über die Bruttoveranschlagung gelten auch für den Tausch von Grundstücken.
- 4
- Ausgaben zur Selbstbewirtschaftung sind durch Haushaltsvermerk ausdrücklich als zur Selbstbewirtschaftung bestimmt zu bezeichnen.
§ 16
Verpflichtungsermächtigungen
Die Verpflichtungsermächtigungen (§ 6) sind bei den jeweiligen Ausgaben gesondert zu veranschlagen. Wenn Verpflichtungen zu Lasten mehrerer Haushaltsjahre veranschlagt werden, sollen die Jahresbeträge im Haushaltsplan angegeben werden.
Zu § 16
- 1
- Verpflichtungsermächtigungen (VE) sind im Haushaltsplan zu veranschlagen, wenn durch ihn die Ermächtigung zum Eingehen von Verpflichtungen zur Leistung von Ausgaben in künftigen Jahren begründet werden soll (vergleiche § 38 Abs. 1 Satz 1).
- 2
- Für bereits in früheren Haushaltsjahren eingegangene Verpflichtungen sind Ermächtigungen nicht zu veranschlagen.
- 3
- Einer Veranschlagung von Verpflichtungsermächtigungen bedarf es nicht
- 3.1
- bei Verpflichtungen für laufende Geschäfte (§ 38 Abs. 4 und Nummer 4 zu § 38),
- 3.2
- für den Abschluss zustimmungsbedürftiger völkerrechtlicher Verträge (§ 38 Abs. 5),
- 3.3
- bei Maßnahmen nach § 40 Abs. 1 Satz 1,
- 3.4
- für die Übernahme von Hypotheken, Grund- und Rentenschulden unter Anrechnung auf den Kaufpreis (§ 64 Abs. 5),
- 3.5
- in den Fällen des § 18 Abs. 2 und des § 39 Abs. 1.
- 4
- Von einer Veranschlagung von Verpflichtungsermächtigungen ist bei Titeln der Obergruppen 41 bis 43 des Gruppierungsplans abzusehen.
- 5
- Ergibt sich, dass die im Haushaltsplan ausgebrachten Verpflichtungsermächtigungen voraussichtlich im laufenden Haushaltsjahr nicht in Anspruch genommen werden und deshalb verfallen, so sind sie, soweit notwendig, in späteren Haushaltsjahren erneut zu veranschlagen. Werden solche doppelt veranschlagten Verpflichtungsermächtigungen doch noch im laufenden Haushaltsjahr oder gemäß § 45 Abs. 1 Satz 2 nach Ablauf des Haushaltsjahres und vor Verkündung des neuen Haushaltsgesetzes in Anspruch genommen, sind sie auf die im neuen Haushaltsplan ausgebrachten Verpflichtungsermächtigungen anzurechnen. Entsprechendes gilt für die Fälle des § 38 Abs. 1 Satz 2, wenn Verpflichtungsermächtigungen bis zur Verkündung des neuen Haushaltsgesetzes in Anspruch genommen werden.
- 6
- Bei der Veranschlagung von Verpflichtungsermächtigungen ist § 5 Abs. 1 in Verbindung mit § 14 des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft vom 8. Juni 1967 (BGBl. I S. 582), in der jeweils geltenden Fassung, zu beachten.
- 7
- Die in den Haushaltsplan aufzunehmenden Verpflichtungsermächtigungen sind bei dem nach der Zweckbestimmung in Betracht kommenden Ausgabetitel gesondert zu veranschlagen.
- 8
- Innerhalb von Titelgruppen sind Verpflichtungsermächtigungen nicht bei der einheitlichen Zweckbestimmung, sondern bei den jeweiligen Einzeltiteln der Titelgruppe zu veranschlagen.
- 9
- Bei der Veranschlagung von Verpflichtungsermächtigungen bei Dauerschuldverhältnissen gelten folgende Veranschlagungsgrundsätze:
- 9.1
- Bei Verträgen auf bestimmte Zeit hat die Verpflichtungsermächtigung die gesamte Vertragsdauer abzudecken.
- 9.2
- Bei Verträgen auf unbestimmte Zeit wird die Verpflichtungsermächtigung für die Zeit bis zum Ende des Finanzplanungszeitraumes bemessen.
- 9.3
- Bei Verträgen mit Verlängerungsklausel (Verlängerung auf (un)bestimmte Zeit, Verträge mit Verlängerungsoptionen) bemisst sich die Verpflichtungsermächtigung nach der Grunddauer der jeweiligen Verträge.
- Allgemein gilt:
- Der Berechnung der Verpflichtungsermächtigungen ist das bei Vertragsabschluss vereinbarte Entgelt zu Grunde zu legen.
Im Übrigen sind während der Vertragsdauer vorgesehene Entgeltanpassungen nur dann zu berücksichtigen, wenn diese bei Vertragsabschluss der Höhe nach eindeutig bestimmt oder bestimmbar sind.
Die Ausnahmeregelungen gemäß § 38 Abs. 4 in Verbindung mit Nummer 4 zu § 38 bleiben unberührt.
- 10
- Ist das Eingehen von Verpflichtungen vorgesehen, die zu Ausgaben in mehreren Haushaltsjahren führen können, ist der Gesamtbetrag der benötigten Verpflichtungsermächtigung auszubringen; außerdem sollen die voraussichtlich fällig werdenden Zahlungsverpflichtungen betragsmäßig nach Jahren getrennt im Haushaltsplan angegeben werden (Jahresbeträge).
- 11
- Bei einem Zweijahreshaushalt (vergleiche § 12) sind Ermächtigungen für Verpflichtungen, die im ersten Haushaltsjahr zu Lasten des zweiten Haushaltsjahres eingegangen werden können, bereits im ersten Haushaltsjahr zu veranschlagen. Der bewilligte Ausgabeansatz des zweiten Haushaltsjahres ermächtigt allein nicht, schon im ersten Jahr Verpflichtungen zu Lasten des Ansatzes für das zweite Jahr einzugehen.
§ 17
Einzelveranschlagung, Erläuterungen, Planstellen und andere Stellen
(1) Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben und die Verpflichtungsermächtigungen nach Zwecken getrennt zu veranschlagen und, soweit durch das Staatsministerium der Finanzen keine Ausnahmen zugelassen sind, zu erläutern. In geeigneten Bereichen sollen die Erläuterungen insbesondere die Zielsetzung des Mitteleinsatzes sowie vorgesehene Instrumente darlegen; die Angabe messbarer Zielgrößen soll eine Erfolgskontrolle ermöglichen. Eine zusammenfassende Erläuterung für mehrere Titel ist zulässig. Erläuterungen können für verbindlich erklärt werden.
(2) Bei Ausgaben für eine sich auf mehrere Jahre erstreckende Maßnahme sind bei der ersten Veranschlagung im Haushaltsplan die voraussichtlichen Gesamtkosten und bei jeder folgenden Veranschlagung außerdem die finanzielle Abwicklung darzulegen.
(3) Zweckgebundene Einnahmen und die dazugehörigen Ausgaben sind kenntlich zu machen.
(4) Für denselben Zweck sollen weder Ausgaben noch Verpflichtungsermächtigungen bei verschiedenen Titeln veranschlagt werden.
(5) Planstellen sind nach Besoldungsgruppen und Amtsbezeichnungen im Haushaltsplan auszubringen. Sie dürfen nur für Aufgaben eingerichtet werden, zu deren Wahrnehmung die Begründung eines Beamtenverhältnisses zulässig ist und die in der Regel Daueraufgaben sind.
(6) Auch andere Stellen als Planstellen sind im Haushaltsplan oder in den Erläuterungen auszuweisen. Ihre Verbindlichkeit wird im Haushaltsgesetz geregelt.
Zu § 17
- A.
- Einzelveranschlagung, Erläuterungen
- 1
- Einzelveranschlagung
- 1.1
- Bei der Veranschlagung der Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen sind auch die Vorschriften zur Haushaltssystematik des Freistaates Sachsen (Gruppierungsplan und Funktionenplan) und das jeweilige Schreiben des Staatsministeriums der Finanzen über die Aufstellung der Voranschläge (Haushaltsaufstellungsschreiben) zu beachten.
- 1.2
- Bei der Abgrenzung des Entstehungsgrundes für die Einnahmen und der Zwecke für die Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen ist von der Gruppierung des Gruppierungsplans auszugehen. Der Zweck einer Ausgabe oder einer Verpflichtungsermächtigung wird durch das Ziel bestimmt, das durch die Ausgabe oder Verpflichtungsermächtigung erreicht werden soll. Verschiedene Zwecke können auch im Rahmen derselben Maßnahme verwirklicht werden.
- 1.2.1
- Die im Gruppierungsplan festgelegten Festtitel sind, soweit erforderlich, grundsätzlich unverändert in den Haushaltsplan zu übernehmen.
- 1.2.2
- Die Zweckbestimmungen der übrigen Titel sollen so gefasst werden, dass der Ausgabezweck der Maßnahme klar erkennbar ist. Hierzu reicht es im Allgemeinen nicht aus, nur den im Gruppierungsplan – nach ökonomischen Gesichtspunkten – festgelegten Inhalt einer Einnahme- oder Ausgabegruppe zu wiederholen. Die im Gruppierungsplan getroffene Wortwahl (Zuweisungen, Zuschüsse und so weiter) ist bei der Fassung der Zweckbestimmung aber zu übernehmen, soweit im Einzelfall nicht zwingende Gründe (zum Beispiel gesetzliche Begriffsbestimmung) entgegenstehen.
- 1.2.3
- Soweit ein Ausgabezweck verschiedene ökonomische Ausgabegruppen oder Funktionen umfasst, sind die Einzeltitel nach dem Schwergewicht zuzuordnen oder es ist eine Titelgruppe zu bilden. Durch die Zuordnung nach Schwergewicht darf die ökonomische und funktionelle Aussagekraft des Haushaltsplans nicht verzerrt werden.
- 1.3
- Angaben bei der Zweckbestimmung des Haushaltsplans sind verbindlich. Soweit in Zweckbestimmungen für mehrere mit einem Gesamtbetrag veranschlagte Maßnahmen auf Anlagen zu den Einzelplänen verwiesen ist, sind die in diesen Anlagen aufgeführten Einzelzwecke mit ihren Beträgen ebenso bindend, wie wenn diese Beträge bei den Zweckbestimmungen einzeln aufgeführt wären, es sei denn, dass in den Anlagen etwas anderes bestimmt ist.
- 1.4
- Zweckgebundene Einnahmen und die daraus zu leistenden Ausgaben sind in der Regel getrennt von anderen Einnahmen und Ausgaben zu veranschlagen.
- 2
- Erläuterungen
- 2.1
- Erläuterungen sind auf das sachlich Notwendige zu begrenzen; sie müssen jedoch die für die Bemessung und Überprüfung der Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen wesentlichen Gesichtspunkte enthalten. Ferner sollen sie im Zusammenhang mit der Zweckbestimmung einen ausreichenden Aufschluss über den Verwendungszweck geben und für die Haushaltsführung eine geeignete Grundlage darstellen. Soweit das Verständnis nicht leidet, kann auf Erläuterungen an anderer Stelle des Haushaltsplans verwiesen werden.
- 2.2
- Zu erläutern sind
- 2.2.1
- Ausnahmen vom Bruttoprinzip (§ 15 Abs. 1 Satz 2 und 3), soweit sie über die Nummern 1 bis 3 zu § 35 hinausgehen,
- 2.2.2
- Ausgaben für mehrjährige Maßnahmen gemäß § 17 Abs. 2 (Baumaßnahmen, größere Beschaffungen, Förderungsprogramme und so weiter) mit Ausnahme der Geschäfte der laufenden Verwaltung; in früheren Jahren geleistete Ausgaben sollen dabei möglichst zusammengefasst werden,
- 2.2.3
- Zweckbindungen von Einnahmen kraft Gesetzes (§ 17 Abs. 3 und Nummer 1 zu § 8),
- 2.2.4
- Zu- und Abgänge bei den Stellen gemäß § 17 Abs. 5 und 6; dies gilt insbesondere für Stellenmehrungen,
- 2.2.5
- Beiträge Dritter,
- 2.2.6
- mehrere in einem Titel veranschlagte Maßnahmen mit den jeweiligen Teilbeträgen der Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen, soweit nicht in Fällen von geringer finanzieller Bedeutung Ausnahmen zugelassen sind. Soweit im Gruppierungsplan sogenannte „Standarderläuterungen“ festgelegt sind, sind diese zu verwenden. Zu den Erläuterungen gehören auch Übersichten über die Wirtschaftspläne von Einrichtungen im Sinne von § 26 Abs. 4, soweit nicht Ausnahmen zugelassen sind.
- 2.3
- Darüber hinaus sind die Titel zu erläutern, zu deren Verständnis eine erläuternde Ergänzung notwendig ist, insbesondere wegen der finanziellen oder grundsätzlichen Bedeutung der Titel oder wegen der Änderung gegenüber dem Vorjahr, soweit das Staatsministerium der Finanzen nicht Ausnahmen im Haushaltsaufstellungsschreiben zulässt.
- 2.4
- Sind Erläuterungen oder Teile von Erläuterungen als Ergänzung von Bestimmungen zur Bewirtschaftung von Titeln unerlässlich, so sind die Erläuterungen oder die entsprechenden Teile der Erläuterungen für verbindlich zu erklären. Bei der Zweckbestimmung ist ein Verbindlichkeitsvermerk auszubringen.
Der Verbindlichkeitsvermerk gilt für die Bewirtschaftungsbefugnis der zuständigen Verwaltungsdienststellen (vergleiche Nummern 2.1 und 2.2 zu § 34); eine kassenmäßige getrennte Nachweisung und Überwachung scheidet jedoch aus. Erforderlichenfalls sind deshalb getrennte Titel vorzusehen.
- B.
- Stellen
- 3
- Begriffsbestimmung
- Stellen sind sowohl Planstellen (§ 17 Abs. 5 und Nummer 4 hierzu) als auch andere Stellen (§ 17 Abs. 6 und Nummer 5 hierzu).
- 4
- Planstellen
- 4.1
- Planstellen sind gemäß § 17 Abs. 5 nach Besoldungsgruppen und Amtsbezeichnungen im Haushaltsplan (Stellenplan) auszubringen. Der Stellenplan für planmäßige Beamte ist verbindlich, soweit nicht durch das Haushaltsgesetz oder den Haushaltsplan ausnahmsweise etwas anderes zugelassen ist (vergleiche auch § 49 Abs. 3).
- 4.2
- Planstellen dürfen nur mit solchen Amtsbezeichnungen ausgebracht werden, die durch Besoldungsgesetze festgelegt oder durch die Staatsregierung festgesetzt worden sind.
- 5
- Andere Stellen
- 5.1
- Andere Stellen im Sinne von § 17 Abs. 6 sind
- 5.1.1
- die Stellen für Beamte zur Anstellung,
- 5.1.2
- die Stellen für Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst und für Dienstanfänger,
- 5.1.3
- die Stellen für abgeordnete Beamte,
- 5.1.4
- die Stellen für Angestellte,
- 5.1.5
- die Stellen für Arbeiter.
Die im Haushaltsplan (Stellenplan) ausgewiesenen anderen Stellen sind verbindlich, soweit dies durch das Haushaltsgesetz oder den Haushaltsplan bestimmt ist. Das zuständige Staatsministerium kann die Stellenbindung auch in anderen Fällen anordnen. - 5.2
- Die Stellen für Beamte zur Anstellung (Nummer 5.1.1) sind nach Besoldungsgruppen und, soweit erforderlich, nach Amtsbezeichnungen im Stellenplan auszubringen.
- 5.3
- Die Stellen für Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst und für Dienstanfänger (Nummer 5.1.2) sind nach Laufbahnen getrennt im Stellenplan auszubringen.
- 5.4
- Soweit Stellen für abgeordnete Beamte (Nummer 5.1.3) erforderlich sind (vergleiche Nummer 7.1.2 zu § 17 sowie Nummer 1 zu § 50), sind sie zumindest nach Laufbahngruppen im Stellenplan auszubringen.
- 5.5
- Die Stellen für Angestellte (Nummer 5.1.4) sind mit Ausnahme der Stellen für sonstige Hilfsleistungen (Zeitangestellte, Angestellte für Aufgaben von begrenzter Dauer, Aushilfsangestellte) nach Vergütungsgruppen im Stellenplan auszubringen; eine weitere Aufgliederung nach Funktionen (Verwaltungspersonal, technische Angestellte, Lehrer und dergleichen) kann zweckmäßig sein und erforderlichenfalls durch das Staatsministerium der Finanzen bestimmt werden. Die Stellen für Schreibkräfte sind getrennt auszuweisen.
- 5.6
- Die Stellen für Arbeiter (Nummer 5.1.5) werden grundsätzlich nur nach ihrer Zahl im Stellenplan ausgebracht. Soweit eine Stellenbindung besteht, sind sie nach Lohngruppen zu gliedern; Nummer 5.5 Satz 1 Halbsatz 2 gilt entsprechend.
- 6
- Leerstellen
- Planstellen und andere Stellen, die ausschließlich für ohne Bezüge beurlaubte oder zu einer Stelle außerhalb der Staatsverwaltung abgeordnete oder entsandte Bedienstete bestimmt sind, sind als Leerstellen zu bezeichnen und im Stellenplan nach Besoldungsgruppen und Amtsbezeichnungen und so weiter getrennt von den übrigen Stellen auszubringen. Dabei ist anzugeben, welchem Zweck die Leerstelle dient. Für Leerstellen sind keine Ausgaben zu veranschlagen.
- 7
- Einrichtung von Stellen
- Im Haushaltsplan (Stellenplan) dürfen nur die unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit notwendigen Planstellen und anderen Stellen ausgewiesen werden.
- 7.1
- Die Einrichtung neuer Planstellen und anderer Stellen ist nur aus zwingenden Gründen zulässig. Kann ein Stellenmehrbedarf durch Rationalisierungsmaßnahmen und so weiter nicht aufgefangen werden, so ist zu prüfen, ob und inwieweit der zusätzliche Bedarf durch die Übertragung von Stellen aus anderen Haushaltskapiteln oder die Umwandlung von Stellen befriedigt werden kann.
- 7.1.1
- Planstellen dürfen nur geschaffen werden, wenn die Stellen durch planmäßige Beamte besetzt werden können.
- 7.1.2
- Beträge und Stellen für abgeordnete Beamte dürfen in den Haushaltsplan nur aufgenommen werden, wenn nicht vorübergehend freie Planstellen oder andere Beamtenstellen in Anspruch genommen werden können (vergleiche auch Nummer 3.1.1 Buchst. a zu § 49 und Nummer 1 zu § 50).
- 7.1.3
- Für Aufgaben von begrenzter Dauer dürfen in der Regel keine Stellen geschaffen werden; erforderlichenfalls sind Beamte abzuordnen oder Mittel für sonstige Hilfsleistungen (vergleiche Nummer 5.5) zu veranschlagen. Ist eine Ausnahme von diesem Grundsatz erforderlich, muss von der Möglichkeit des § 21 Gebrauch gemacht werden.
- 7.2
- Stellen, die dauernd entbehrlich sind, sind nicht mehr zu besetzen und im nächsten Haushaltsplan abzusetzen; abzusetzen sind ferner Stellen, die dauernd nicht besetzt werden können (vergleiche auch § 21 und Verwaltungsvorschrift hierzu).
- 8
- Stellenbesetzung und Stellenüberwachung
- Für die Stellenbesetzung und -überwachung gilt die Verwaltungsvorschrift zu § 49.
§ 18
Kreditermächtigungen
(1) Einnahmen aus Krediten dürfen in gesamtwirtschaftlichen Normallagen nur unterhalb der Höhe der Summe der eigenfinanzierten Ausgaben für Investitionen in den Haushaltsplan eingestellt werden; Ausnahmen sind nur zulässig zur Abwehr einer Störung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts; in diesen Fällen ist im Gesetzgebungsverfahren zur Feststellung des Haushaltsplans insbesondere darzulegen, dass
- 1.
- das gesamtwirtschaftliche Gleichgewicht ernsthaft und nachhaltig gestört ist oder eine solche Störung unmittelbar bevorsteht,
- 2.
- die erhöhte Kreditaufnahme dazu bestimmt und geeignet ist, die Störung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts abzuwehren.
(2) Das Haushaltsgesetz bestimmt, bis zu welcher Höhe das Staatsministerium der Finanzen Kredite aufnehmen darf
- 1.
- zur Deckung von Ausgaben,
- 2.
- zur Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Kassenwirtschaft (Kassenverstärkungskredite). Soweit diese Kredite zurückgezahlt sind, kann die Ermächtigung wiederholt in Anspruch genommen werden. Kassenverstärkungskredite dürfen nicht später als sechs Monate nach Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie aufgenommen worden sind, fällig werden.
(3) Die Ermächtigungen nach Absatz 2 Nr. 1 gelten bis zum Ende des nächsten Haushaltsjahres und, wenn das Haushaltsgesetz für das zweitnächste Haushaltsjahr nicht rechtzeitig verkündet wird, bis zur Verkündung dieses Haushaltsgesetzes. Die Ermächtigungen nach Absatz 2 Nr. 2 gelten bis zum Ende des laufenden Haushaltsjahres und, wenn das Haushaltsgesetz für das nächste Haushaltsjahr nicht rechtzeitig verkündet wird, bis zur Verkündung dieses Haushaltsgesetzes.
(4) Der Zeitpunkt der Kreditaufnahme ist nach der Kassenlage, den jeweiligen Kapitalmarktverhältnissen und den gesamtwirtschaftlichen Erfordernissen zu bestimmen. Zur Deckung von Haushaltsausgaben dienen auch Einnahmen aus Kreditrahmenverträgen mit einer Laufzeit von einem Jahr und länger.
(5) Über die Ermächtigung des Absatzes 2 hinaus ist das Staatsministerium der Finanzen ermächtigt, Kredite aufzunehmen zur Tilgung von im Haushaltsjahr fällig werdenden Krediten, zur zusätzlichen Tilgung nach Ablauf des Haushaltsjahres fällig werdender Kredite und im Rahmen der Marktpflege zum Kauf umlaufender Inhaberschuldverschreibungen des Freistaates Sachsen.
(6) Das Staatsministerium der Finanzen wird ermächtigt, zum Ankauf von Schuldtiteln des Freistaates Sachsen im Wege der Marktpflege Kredite bis zu einem im Haushaltsgesetz festgelegten Vomhundertsatz des Betrages der umlaufenden Anteile und Obligationen aufzunehmen.
(7) Das Staatsministerium der Finanzen wird ermächtigt, im jeweiligen Haushaltsjahr zur vorübergehenden Verstärkung der Betriebsmittel des Freistaates Sachsen Kassenverstärkungskredite bis zu einem im Haushaltsgesetz festgelegten Vomhundertsatz des jeweiligen Jahreshaushaltsvolumens aufzunehmen. Über diesen Betrag hinaus kann das Staatsministerium der Finanzen weitere Kassenverstärkungskredite aufnehmen, soweit es von der Kreditermächtigung nach Absatz 2 Nr. 1 keinen Gebrauch macht.
(8) Das Staatsministerium der Finanzen wird ermächtigt, im Rahmen der Kreditfinanzierung ergänzende Vereinbarungen zu treffen, die der Steuerung von Liquiditäts- und Zinsänderungsrisiken sowie der Erzielung günstiger Konditionen und ähnlichen Zwecken bei neuen Krediten und bestehenden Schulden dienen.
§ 19
Übertragbarkeit
Ausgaben für Investitionen und Ausgaben aus zweckgebundenen Einnahmen sind übertragbar. Andere Ausgaben können im Haushaltsplan für übertragbar erklärt werden, wenn dies ihre wirtschaftliche und sparsame Verwendung fördert.
Zu § 19
- 1
- Übertragbarkeit ist die Möglichkeit, Ausgaben, die am Ende des Haushaltsjahres noch nicht geleistet worden sind, für die jeweilige Zweckbestimmung über das Haushaltsjahr hinaus als Ausgabereste (§ 45 Abs. 2 und 3) verfügbar zu halten.
- 2
- Bei Ausgaben für Investitionen (Ausgaben der Hauptgruppen 7 und 8 des Gruppierungsplans; vergleiche auch § 13 Abs. 3 Nr. 2 Satz 2), die kraft Gesetzes übertragbar sind (§ 19 Satz 1), ist ein Übertragbarkeitsvermerk nicht auszubringen.
- 3
- Bei der Prüfung, ob die Voraussetzungen der Übertragbarkeit nach § 19 Satz 2 (andere Ausgaben) vorliegen, ist ein strenger Maßstab anzulegen.
- 4
- Verpflichtungsermächtigungen sind keine Ausgaben und deshalb nicht übertragbar (vergleiche Nummer 5 zu § 16); auf die Sonderregelung in § 45 Abs. 1 Satz 2 und in der Verwaltungsvorschrift hierzu wird jedoch hingewiesen.
§ 20
Deckungsfähigkeit
(1) Durch Haushaltsgesetz können Personalausgaben, insbesondere soweit eine Stellenbindung besteht, für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden.
(2) Darüber hinaus können Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen jeweils für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht oder eine wirtschaftliche und sparsame Verwendung gefördert wird.
(3) Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen, die ohne nähere Angabe des Verwendungszwecks veranschlagt sind, dürfen nicht für deckungsfähig erklärt werden.
Zu § 20
- 1
- Deckungsfähigkeit ist die durch Haushaltsgesetz (Durchführungsbestimmungen) oder einen bei der Zweckbestimmung ausgebrachten Haushaltsvermerk gemäß § 20 Abs. 2 begründete Möglichkeit, bei einem oder mehreren Titeln höhere Ausgaben als veranschlagt auf Grund von Einsparungen bei einem oder mehreren anderen Ausgabetiteln zu leisten.
Gegenseitige Deckungsfähigkeit liegt vor, wenn die Ausgabetitel wechselseitig zur Verstärkung der jeweiligen Ansätze herangezogen werden dürfen.
Einseitige Deckungsfähigkeit liegt vor, wenn der eine Ansatz (deckungsberechtigter Ansatz) nur verstärkt und der andere Ansatz (deckungspflichtiger Ansatz) nur für die Verstärkung des deckungsberechtigten Ansatzes herangezogen werden darf.
Entsprechendes gilt für Verpflichtungsermächtigungen.
- 2
- Über die Fälle des § 20 Abs. 1 (Haushaltsgesetz) hinaus können Personalausgaben auch im Haushaltsplan für deckungsfähig erklärt werden, wenn die Voraussetzungen des § 20 Abs. 2 Halbsatz 2 1. bis 3. Alt. (sachlicher oder verwaltungsmäßiger Zusammenhang oder Förderung einer wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung) erfüllt sind. Die Deckungsfähigkeit nach § 20 Abs. 2 kann auch durch das Haushaltsgesetz beziehungsweise die Durchführungsbestimmungen hierzu erklärt werden.
- 3
- Ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang (§ 20 Abs. 2 Halbsatz 2 1. und 2. Alt.) kann angenommen werden, wenn die Ausgaben der Erfüllung ähnlicher oder verwandter Zwecke dienen.
- 4
- Personalausgaben dürfen nur in besonderen Fällen (zum Beispiel bei Betrieben mit Bruttohaushalt) mit anderen Ausgaben als deckungsfähig erklärt werden.
- 5
- Für Verpflichtungsermächtigungen gelten die vorstehenden Nummern 1 bis 4 entsprechend. Wegen der Verpflichtungsermächtigungen bei Titelgruppen vergleiche Nummer 8 zu § 16. Soweit die Ausgaben der jeweiligen Titel gegenseitig oder einseitig deckungsfähig sind, gilt die Deckungsfähigkeit, soweit nichts anderes bestimmt ist, auch für die veranschlagten Verpflichtungsermächtigungen.
§ 21
Wegfall- und Umwandlungsvermerke
(1) Ausgaben und Planstellen sind als künftig wegfallend zu bezeichnen, soweit sie in den folgenden Haushaltsjahren voraussichtlich nicht mehr benötigt werden.
(2) Planstellen sind als künftig umzuwandeln zu bezeichnen, soweit sie in den folgenden Haushaltsjahren voraussichtlich in Planstellen einer niedrigeren Besoldungsgruppe oder in Stellen für Angestellte oder Arbeiter umgewandelt werden können.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten für andere Stellen als Planstellen entsprechend.
Zu § 21
- 1
- Ausgaben, die als künftig wegfallend bezeichnet werden sollen, erhalten den Vermerk „kw“ oder „davon kw …… EUR“. Stellen, die als künftig wegfallend bezeichnet werden sollen, erhalten den Vermerk „kw“ (vergleiche auch Nummer 3 zu § 47).
Die zeitlichen oder sachlichen Voraussetzungen für den Wegfall sind, soweit erforderlich (vergleiche § 47), im Haushaltsplan anzugeben.
- 2
- Stellen, die als künftig umzuwandeln bezeichnet werden sollen, erhalten den Vermerk „ku“ unter Angabe der Art der Stelle und der Besoldungs- oder Vergütungsgruppe, in die sie umgewandelt werden. Nummer 1 Satz 3 gilt entsprechend.
- 3
- Kw- und ku-Vermerke werden zu dem in § 47 und Verwaltungsvorschrift hierzu genannten Zeitpunkt wirksam. Für die Anwendung der Obergrenzen für Beförderungsämter gelten die mit kw-Vermerken versehenen Stellen als weggefallen, die mit ku-Vermerken versehenen Stellen als umgewandelt.
- 4
- Sind im Haushalt Ausgaben oder Stellen als kw oder Stellen als ku bezeichnet, dürfen sie für das nächste Haushaltsjahr nur mit dem gleichen Vermerk veranschlagt werden, es sei denn, dass die Voraussetzungen des Wegfalls oder der Umwandlung (§ 47) inzwischen eingetreten sind oder sich die in den Erläuterungen zu begründende Notwendigkeit ergibt, den Vermerk zu streichen.
§ 22
Sperrvermerk
Ausgaben, die aus besonderen Gründen zunächst noch nicht geleistet oder zu deren Lasten noch keine Verpflichtungen eingegangen werden sollen, sowie Stellen, die zunächst nicht besetzt werden sollen, sind im Haushaltsplan als gesperrt zu bezeichnen. Entsprechendes gilt für Verpflichtungsermächtigungen. In Ausnahmefällen kann durch Sperrvermerk bestimmt werden, dass die Leistung von Ausgaben, die Besetzung von Stellen oder die Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen der Einwilligung des Landtages oder des für den Staatshaushalt zuständigen Ausschusses des Landtages bedarf.
Zu § 22
Können Ausgaben oder Stellen (vergleiche hierzu Nummer 3 zu § 17) für ein späteres Haushaltsjahr zurückgestellt werden, dürfen sie auch nicht mit Sperrvermerk veranschlagt werden.
§ 23
Zuwendungen
Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für Leistungen an Stellen außerhalb der Staatsverwaltung zur Erfüllung bestimmter Zwecke (Zuwendungen) dürfen nur veranschlagt werden, wenn der Staat an der Erfüllung durch solche Stellen ein erhebliches Interesse hat, das ohne die Zuwendungen nicht oder nicht im notwendigen Umfang befriedigt werden kann.
Zu § 23
- 1
- Zum Begriff der Zuwendungen
- 1.1
- Zuwendungen sind Leistungen an Stellen außerhalb der Staatsverwaltung zur Erfüllung bestimmter Zwecke. Dazu gehören zweckgebundene Zuschüsse an Private und Zuweisungen an juristische Personen des öffentlichen Rechts (außerhalb der Staatsverwaltung des Freistaates). Bei der Art der Zuwendung werden verlorene Zuschüsse (Finanzhilfen, Prämien), Schuldendiensthilfen (Zinszuschüsse) und andere nicht rückzahlbare Leistungen sowie zweckgebundene Darlehen und andere bedingt oder unbedingt rückzahlbare Leistungen unterschieden. Bedingt rückzahlbare Leistungen sind alle Zuwendungen, deren Rückzahlung an den Eintritt eines in den Nebenbestimmungen (zum Beispiel Anlagen 1, 2, 3a und 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44) genannten künftigen ungewissen Ereignisses gebunden ist. Als zweckgebundener Zuschuss gilt auch die Zahlung auf Grund einer Verlustdeckungszusage.
- 1.2
- Keine Zuwendungen sind insbesondere
- 1.2.1
- Sachleistungen,
- 1.2.2
- Leistungen, auf die der Empfänger einen dem Grund und der Höhe nach unmittelbar durch Rechtsvorschriften begründeten Anspruch hat,
- 1.2.3
- Ersatz von Aufwendungen (§ 91 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1),
- 1.2.4
- Entgelte auf Grund von Verträgen, für die gleichwertige Gegenleistungen erbracht werden, wie zum Beispiel Kaufverträge, Mietverträge und Ähnliches,
- 1.2.5
- satzungsmäßige Mitgliedsbeiträge einschließlich Pflichtumlagen.
- 2
- Zuwendungsarten
- Folgende Zuwendungsarten werden unterschieden:
- 2.1
- Zuwendungen zur Deckung von Ausgaben des Zuwendungsempfängers für einzelne abgegrenzte Vorhaben (Projektförderung),
- 2.2
- Zuwendungen zur Deckung eines nicht abgegrenzten Teils der Ausgaben oder – in besonderen Ausnahmefällen – der gesamten Ausgaben des Zuwendungsempfängers (institutionelle Förderung).
- 3
- Grundsätze für die Veranschlagung
- 3.1
- Ausgaben für Zuwendungen sollen nur veranschlagt werden, wenn der Zuwendungszweck durch die Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen nicht erreicht werden kann. Ausgaben für nicht rückzahlbare Zuwendungen sollen nur veranschlagt werden, soweit der Zweck nicht durch bedingt oder unbedingt rückzahlbare Zuwendungen erreicht werden kann.
- 3.2
- Verpflichtungsermächtigungen für Zuwendungen sollen nur veranschlagt werden, wenn es erforderlich ist, dass sich der Staat gegenüber dem Zuwendungsempfänger rechtlich verpflichtet, in künftigen Haushaltsjahren bestimmte Zuwendungen zu gewähren.
- 3.3
- Zuwendungen (Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen) für Baumaßnahmen, größere Beschaffungen und größere Entwicklungsvorhaben sind getrennt von den übrigen Zuwendungsmitteln zu veranschlagen, wenn die hierfür vorgesehenen Zuwendungen des Staates mehr als insgesamt 150 000 EUR betragen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen hiervon zulassen. Werden Zuwendungen für Baumaßnahmen, größere Beschaffungen und größere Entwicklungsvorhaben einzeln veranschlagt, ist § 24 Abs. 5 zu beachten.
- 3.4
- Zuwendungen zur institutionellen Förderung dürfen erst veranschlagt werden, wenn der Zuwendungsempfänger einen Haushalts- oder Wirtschaftsplan vorgelegt hat. Der Plan muss alle zu erwartenden Einnahmen und voraussichtlich zu leistenden Ausgaben sowie einen Organisations- und Stellenplan enthalten. Eine Übersicht über das Vermögen und die Schulden sowie über die voraussichtlich einzugehenden Verpflichtungen zu Lasten künftiger Jahre ist als Anlage beizufügen, soweit sich dies nicht schon aus den Bilanzen oder dem Haushalts- oder Wirtschaftsplan ergibt.
Kann der endgültige Haushalts- oder Wirtschaftsplan nicht rechtzeitig vorgelegt werden, ist ein vorläufiger Haushalts- oder Wirtschaftsplan oder der von den zuständigen Organen in seinen Grundzügen gebilligte Entwurf des Haushalts- oder Wirtschaftsplans der Veranschlagung zu Grunde zu legen.
Die zuständige oberste Staatsbehörde kann im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen von diesen Erfordernissen absehen, soweit sie für die Veranschlagung nicht erforderlich sind – insbesondere wenn die Zuwendung 10 000 EUR nicht übersteigt – oder soweit dies wegen eines Zweijahreshaushalts (§ 12) geboten ist. - 3.4.1
- Der Haushalts- oder Wirtschaftsplan soll in der Form dem Haushaltsplan des Staates entsprechen und nach den für diesen geltenden Grundsätzen aufgestellt sein.
- 3.4.2
- Wird nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung gebucht, kann der Haushalts- oder Wirtschaftsplan dem jeweiligen Kontenplan entsprechen. Eine Überleitungsrechnung auf Einnahmen und Ausgaben ist beizufügen, soweit sie für die Bemessung der Zuwendung erforderlich ist.
- 3.5
- Bei der Veranschlagung sind insbesondere die §§ 6, 7 und 17 Abs. 4 SäHO sowie § 5 Abs. 1 in Verbindung mit § 14 des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft zu beachten.
- 3.6
- Werden für denselben Zweck ausnahmsweise Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen für Zuwendungen abweichend von § 17 Abs. 4 von mehreren Stellen des Staates oder sowohl vom Staat als auch vom Bund oder anderen Ländern veranschlagt, sollen die Zuwendungsgeber Einvernehmen über die für diese Veranschlagung geltenden Grundsätze herbeiführen.
§ 24
Raumbedarfsdeckung, Baumaßnahmen, größere Beschaffungen, größere Entwicklungsvorhaben
(1) Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen im Rahmen staatlicher Raumbedarfsdeckung dürfen erst veranschlagt werden, wenn Raumbedarfe anerkannt sind und vergleichende Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vorliegen, aus denen die Angemessenheit der Kosten und Folgekosten einer Maßnahme hervorgeht. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
(2) Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für Baumaßnahmen dürfen erst veranschlagt werden, wenn Pläne, Kostenermittlungen und Erläuterungen vorliegen, aus denen die Art der Ausführung, die Kosten der Baumaßnahme, des Grunderwerbs und der Einrichtungen sowie die vorgesehene Finanzierung und ein Zeitplan ersichtlich sind. Den Unterlagen ist eine Schätzung der nach Fertigstellung der Maßnahme entstehenden jährlichen Haushaltsbelastungen beizufügen. Für kleinere Bauvorhaben kann mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen von diesen Vorschriften abgewichen werden.
(3) Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für größere Beschaffungen und größere Entwicklungsvorhaben dürfen erst veranschlagt werden, wenn Planungen und Schätzungen der Kosten und Kostenbeteiligungen vorliegen. Absatz 2 Satz 2 gilt entsprechend.
(4) Ausnahmen von den Absätzen 2 und 3 sind nur zulässig, wenn es im Einzelfall nicht möglich ist, die Unterlagen rechtzeitig fertig zu stellen, und aus einer späteren Veranschlagung dem Land ein Nachteil erwachsen würde. Die Notwendigkeit einer Ausnahme ist in den Erläuterungen zu begründen. Die Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für Maßnahmen, für welche die Unterlagen noch nicht vorliegen, sind gesperrt.
(5) Auf einzeln veranschlagte Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für Zuwendungen sind die Absätze 2 bis 4 entsprechend anzuwenden. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
Zu § 24
- 1
- Raumbedarfsdeckung
Vor der Entscheidung über die Art staatlicher Raumbedarfsdeckung sind vergleichende Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (siehe auch zu § 7) durchzuführen. Zwischen verschiedenen Handlungsoptionen ist die für den Staat wirtschaftlichste zu wählen. Für das Verfahren und die Unterlagen zur Ermittlung, Anmeldung und Anerkennung sowie zur Entscheidung über die Deckung staatlichen Raumbedarfes gelten die Bestimmungen der RLBau Sachsen. - 2
- Baumaßnahmen, Bauunterlagen
- 2.1
- Zu den Baumaßnahmen gehören alle Maßnahmen, die nach den Zuordnungshinweisen zum Gruppierungsplan der Hauptgruppe 7 zuzuordnen sind.
- 2.2
- Ausgaben für Hochbaumaßnahmen mit Gesamtkosten von mehr als 1 000 000 EUR im Einzelfall und Tiefbaumaßnahmen (insbesondere Straßenbau) mit Gesamtkosten von mehr als 1 000 000 EUR sind einzeln zu veranschlagen. Kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten (Hochbau) mit Gesamtkosten zwischen 50 000 EUR und 1 000 000 EUR im Einzelfall sind in den Erläuterungen zum Haushaltsplan aufzuführen.
- 2.3
- Auf kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten mit Gesamtkosten bis zu 1 000 000 EUR findet § 24 Abs. 2 Satz 1 und 2 keine Anwendung. Für Tiefbaumaßnahmen mit einem Mittelbedarf bis zu 1 000 000 EUR können die obersten Staatsbehörden Ausnahmen von § 24 Abs. 2 Satz 1 zulassen.
Nummer 2.2 wird hierdurch nicht berührt. - 2.4
- Für die Veranschlagung und Bewirtschaftung der Ausgaben für Hochbaumaßnahmen einschließlich des Bauunterhalts, für die Form und den Inhalt der Bauunterlagen sowie für die Durchführung der Hochbaumaßnahmen und des Bauunterhalts gelten im Übrigen die Bestimmungen der RLBau Sachsen; für sonstige Baumaßnahmen des Staates (zum Beispiel Straßenbau) gelten im Übrigen die dafür ergangenen landeseinheitlichen Bestimmungen und Richtlinien.
- 2.5
- Die Nummern 2.1 bis 2.4 gelten sinngemäß für sonstige vom Staat auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen ganz oder überwiegend finanzierte Baumaßnahmen (zum Beispiel Errichtung von privaten Sonderschulen); für Zuwendungen gilt Nummer 4.
- 2.6
- Das Staatsministerium der Finanzen kann durch die Bestimmungen über die Aufstellung der Haushaltsvoranschläge (§ 27) andere Wertgrenzen festlegen.
- 3
- Planungsunterlagen für größere Beschaffungen und größere Entwicklungsvorhaben
- 3.1
- Größere Beschaffungen sind Anschaffungen von Sachen mit Gesamtkosten von mehr als 250 000 EUR im Einzelfall, für die Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen in der Hauptgruppe 8 des Gruppierungsplans im Haushaltsplan veranschlagt werden.
- 3.2
- Größere Entwicklungsvorhaben sind Vorhaben mit Gesamtkosten von mehr als 250 000 EUR im Einzelfall, die der zweckgerichteten Auswertung und Anwendung von Forschungsergebnissen und Erfahrungen vor allem technischer oder wirtschaftlicher Art dienen, um zu neuen Systemen, Verfahren, Stoffen, Gegenständen und Geräten zu gelangen (Neuentwicklung) oder um vorhandene zu verbessern (Weiterentwicklung); hierzu zählen auch Forschungsvorhaben, die der Erreichung des Entwicklungszieles dienen, sowie die Erprobung.
- 3.3
- Die Wertgrenzen der Nummern 3.1 und 3.2 gelten auch für Beschaffungsprogramme und Entwicklungsvorhaben, die sich auf mehrere Haushaltsjahre erstrecken.
- 3.4
- Bei größeren Beschaffungen und größeren Entwicklungsvorhaben kann das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit der für den Einzelplan zuständigen Stelle in begründeten Fällen von der Wertgrenze oder von § 24 Abs. 3 Satz 2 Ausnahmen zulassen. Desgleichen kann das Staatsministerium der Finanzen durch die Bestimmungen über die Aufstellung der Haushaltsvoranschläge (§ 27) andere Wertgrenzen festlegen.
- 4
- Unterlagen für einzeln veranschlagte Zuwendungen
Die vorstehenden Bestimmungen gelten sinngemäß auch für einzeln veranschlagte Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für Zuwendungen, wenn diese 150 000 EUR im Einzelfall übersteigen.
- 5
- Bereitstellung der Unterlagen
- Die Unterlagen müssen rechtzeitig zur Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplans dem Staatsministerium der Finanzen vorliegen, soweit es nicht darauf verzichtet.
§ 25
Überschuss, Fehlbetrag
(1) Der Überschuss oder der Fehlbetrag ist der Unterschied zwischen den tatsächlich eingegangenen Einnahmen (Ist – Einnahmen) und den tatsächlich geleisteten Ausgaben (Ist-Ausgaben) zuzüglich des Unterschieds zwischen den aus dem Vorjahr übertragenen und den in das kommende Jahr zu übertragenden Einnahme- und Ausgaberesten.
(2) Übersteigen die Einnahmen die Ausgaben, so ist der übersteigende Betrag insbesondere zur Verminderung des Kreditbedarfs oder zur Tilgung von Schulden zu verwenden oder Rücklagen zuzuführen. Ein danach noch verbleibender Überschuss ist in den nächsten festzustellenden Haushaltsplan einzustellen. § 6 Abs. 1 Satz 3 des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft bleibt unberührt.
(3) Ein Fehlbetrag ist spätestens in den Haushaltsplan für das zweitnächste Haushaltsjahr einzustellen. Er darf durch Einnahmen aus Krediten nur gedeckt werden, soweit die Möglichkeiten einer Kreditaufnahme nicht ausgeschöpft sind.
§ 26
Staatsbetriebe, Sondervermögen, Zuwendungsempfänger
(1) Staatsbetriebe sind rechtlich unselbständige, organisatorisch abgesonderte Teile der Staatsverwaltung, bei denen wegen einer betriebs- oder erwerbswirtschaftlich ausgerichteten Tätigkeit oder wegen des Absatzes ihrer Erzeugnisse besondere Bewirtschaftungsvorschriften gelten. Bei Staatsbetrieben ist ein geeignetes Aufsichtsorgan einzurichten. Das Nähere regelt das Staatsministerium der Finanzen.
(2) Staatsbetriebe haben einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Der Wirtschaftsplan oder eine Übersicht über den Wirtschaftsplan ist dem Haushaltsplan als Anlage beizufügen oder in die Erläuterungen aufzunehmen. Im Haushaltsplan sind nur die Zuführungen oder die Ablieferungen zu veranschlagen. Planstellen sind nach Besoldungsgruppen und Amtsbezeichnungen im Haushaltsplan auszubringen.
(3) Bei Sondervermögen sind nur die Zuführungen oder die Ablieferungen im Haushaltsplan zu veranschlagen. Über die Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen der Sondervermögen sind Übersichten dem Haushaltsplan als Anlagen beizufügen oder in die Erläuterungen aufzunehmen.
(4) Über die Einnahmen und Ausgaben von
- 1.
- juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die vom Staat ganz oder zum Teil zu unterhalten sind, und
- 2.
- Stellen außerhalb der Staatsverwaltung, die vom Staat Zuwendungen zur Deckung der gesamten Ausgaben oder eines nicht abgegrenzten Teils der Ausgaben erhalten,
Zu § 26
- 1
- Staatsbetriebe
- 1.1
- Staatsbetriebe werden als kaufmännisch eingerichtete Staatsbetriebe, bei denen im Staatshaushalt nur die Zuführungen oder Ablieferungen zu veranschlagen sind (Nettobetriebe), geführt.
- 1.2
- Für Nettobetriebe (Nummer 1.1) gelten § 26 Abs. 1 und 2 sowie die nachfolgenden Nummern 1.3 bis 1.6.
- 1.3
- Der als Anlage zum Haushaltsplan aufzunehmende Wirtschaftsplan umfasst einen Erfolgs- und einen Finanzplan.
- 1.3.1
- Im Erfolgsplan sind alle in einem Wirtschaftsjahr voraussichtlich anfallenden Erträge und Aufwendungen nach Art einer Gewinn- und Verlustrechnung zu veranschlagen.
- 1.3.2
- Der Finanzplan muss den notwendigen und finanzierbaren Bedarf zur langfristigen Vermehrung des Anlage- und Umlaufvermögens, Schuldentilgungen, Verlustabdeckungen, Rücklagenbildungen, Gewinn- und Kapitalabführungen sowie die zu erwartenden Deckungsmittel (Gewinne, Abschreibungen, Darlehensaufnahmen, Entnahmen aus Rücklagen, Kapitalausstattungen und sonstige Deckungsmittel) enthalten.
- 1.4
- Zu den Zuführungen zählen die Deckung von Betriebsverlusten und die Zuschüsse zur Kapitalausstattung; zu den Ablieferungen zählen Abführungen aus Gewinn und die Kapitalrückzahlungen.
Nach welchen Grundsätzen die Zuführungen und Ablieferungen zu ermitteln sind, bestimmt die zuständige oberste Staatsbehörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen. - 1.5
- Das Staatsministerium der Finanzen kann allgemeine Verwaltungsvorschriften über die Aufstellung der Wirtschaftspläne, die Wirtschaftsführung sowie die Buchführung und Rechnungslegung der Staatsbetriebe erlassen.
- 1.6
- Im Übrigen gelten die Bestimmungen der Verwaltungsvorschrift zur koordinierten Einführung des neuen Steuerungsmodells in der Sächsischen Staatsverwaltung.
- 2
- Sondervermögen
- 2.1
- Sondervermögen sind rechtlich unselbständige Teile des Staatsvermögens, die durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes entstanden sind und zur Erfüllung einzelner Aufgaben des Staates bestimmt sind.
- 2.2
- Wegen des Haushaltsrechts der Sondervermögen vergleiche § 113.
- 2.3
- Die Erträge der Sondervermögensmittel (vergleiche Nummer 2 zu § 43) fließen, soweit nicht eine anderweitige rechtliche Zweckbindung vorliegt, dem Staatshaushalt nur dann als allgemeine Deckungsmittel zu, wenn dies im Haushaltsplan ausdrücklich bestimmt ist.
- 3
- Juristische Personen des öffentlichen Rechts
- Zu den juristischen Personen des öffentlichen Rechts im Sinne von § 26 Abs. 4 Nr. 1 zählen solche, die vom Staat auf Grund einer gesetzlichen oder sonstigen Rechtsverpflichtung ganz oder zum Teil zu unterhalten sind.
- 4
- Zuwendungsempfänger
- Zu den Zuwendungsempfängern im Sinne von § 26 Abs. 4 Nr. 2 zählen die institutionell geförderten Zuwendungsempfänger (vergleiche Nummer 2.2 zu § 23).
- 5
- Form der Übersichten
- Das Staatsministerium der Finanzen bestimmt die Form der in den Haushaltsplan aufzunehmenden Übersichten über die Haushalts- oder Wirtschaftspläne der Staatsbetriebe und Sondervermögen sowie der juristischen Personen des öffentlichen Rechts und der Zuwendungsempfänger.
§ 27
Voranschläge
(1) Die Voranschläge sind von der für den Einzelplan zuständigen Stelle dem Staatsministerium der Finanzen zu dem von ihm zu bestimmenden Zeitpunkt zu übersenden. Das Staatsministerium der Finanzen kann verlangen, dass den Voranschlägen andere Unterlagen, insbesondere Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und Organisationspläne sowie Stellenpläne und Stellenübersichten, beigefügt werden; ihm sind die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.
(2) Das für den Einzelplan zuständige Staatsministerium übersendet die Voranschläge auch dem Rechnungshof. Er kann zu ihnen Stellung nehmen.
Zu § 27
- 1
- Begriff der Voranschläge
- Die Voranschläge sind Unterlagen für die Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplans (vergleiche § 9 Abs. 2 Satz 1 und nachstehende Nummer 3 Satz 1).
- 2
- Aufstellung der Voranschläge
- Die zuständigen obersten Staatsbehörden, denen Dienststellen nachgeordnet sind, verfahren bei der Aufstellung der Voranschläge für einen Einzelplan wie folgt:
- 2.1
- Soweit notwendig (vergleiche auch nachstehende Nummer 2.3) fordern die obersten Staatsbehörden von den unmittelbar nachgeordneten Dienststellen Beiträge für die Aufstellung der Voranschläge an. Dies gilt nicht für die gemeinsam bewirtschafteten Personalausgaben sowie für andere Ausgaben und Einnahmen, die auf Grund von Titelübersichten und so weiter oder von Kopfbeträgen zentral ermittelt werden können.
- 2.2
- Die Mittelbehörden fordern Beiträge für die Aufstellung der Voranschläge von den unteren Dienststellen nur insofern an, als sie ihre eigenen Beiträge nicht ohne diese erstellen können. Die Mittelbehörde prüft diese Beiträge, ergänzt oder ändert sie, soweit sie es für erforderlich hält, fasst sie mit den eigenen Unterlagen zusammen und leitet sie der zuständigen obersten Staatsbehörde zu.
- 2.3
- Die für den Einzelplan zuständige oberste Staatsbehörde hat den Zeitpunkt, zu dem die nachgeordneten Dienststellen die Beiträge zu den Voranschlägen einzureichen haben, so festzusetzen, dass eine ausreichende Frist für die Aufstellung und Prüfung der Voranschläge bleibt und die rechtzeitige Übersendung des Voranschlags für den Einzelplan an das Staatsministerium der Finanzen sichergestellt ist.
- 3
- Form und Zeitpunkt der Übersendung der Voranschläge für die Einzelpläne
- Das Staatsministerium der Finanzen bestimmt Form, Anzahl und Zeitpunkt für die ihm zu übersendenden Voranschläge. Es schreibt vor, welche weiteren Unterlagen und Übersichten hierzu den Voranschlägen beizufügen sind.
- 4
- Voranmeldungen
- In der Finanzplanung zu berücksichtigende erstmalige Anforderungen von erheblicher finanzieller Bedeutung sind dem Staatsministerium der Finanzen mit den erforderlichen Unterlagen zusammen mit den Voranschlägen zu übersenden (Voranmeldungen).
§ 28
Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplans
(1) Das Staatsministerium der Finanzen prüft die Voranschläge und stellt den Entwurf des Haushaltsplans auf. Es kann die Voranschläge nach Benehmen mit den beteiligten Stellen ändern.
(2) Über Angelegenheiten von grundsätzlicher oder erheblicher finanzieller Bedeutung kann der zuständige Staatsminister die Entscheidung der Staatsregierung einholen. Entscheidet die Staatsregierung gegen die Stimme des Staatsministers der Finanzen, so kann der Staatsminister der Finanzen verlangen, dass über die Angelegenheit in der nächsten Sitzung erneut Beschluss gefasst wird.
(3) Abweichungen von den Voranschlägen der Präsidenten des Landtags und des Rechnungshofs sind vom Staatsminister der Finanzen der Staatsregierung mitzuteilen, soweit den Änderungen nicht zugestimmt worden ist.
§ 29
Beschluss über den Entwurf des Haushaltsplans
(1) Der Entwurf des Haushaltsgesetzes wird mit dem Entwurf des Haushaltsplans von der Staatsregierung beschlossen.
(2) Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen und Vermerke, die das Staatsministerium der Finanzen in den Entwurf des Haushaltsplans nicht aufgenommen hat, unterliegen auf Antrag des zuständigen Staatsministers der Beschlussfassung der Staatsregierung, wenn es sich um Angelegenheiten von grundsätzlicher oder erheblicher finanzieller Bedeutung handelt. Gleiches gilt für Vorschriften des Entwurfs des Haushaltsgesetzes. § 28 Abs. 2 Satz 2 gilt entsprechend.
(3) Weicht der Entwurf des Haushaltsplans von den Voranschlägen des Präsidenten des Landtags oder des Präsidenten des Rechnungshofs ab und ist der Änderung nicht zugestimmt worden, so ist dem Landtag mit dem Entwurf des Haushaltsgesetzes auch der vollständige Einzelplan nach den Voranschlägen des Präsidenten des Landtags oder des Präsidenten des Rechnungshofs vorzulegen.
§ 30
Vorlagefrist
Der Entwurf des Haushaltsgesetzes soll mit dem Entwurf des Haushaltsplans vor Beginn des Haushaltsjahres, für das er aufgestellt ist, in der Regel bis zum 30. September, im Landtag eingebracht werden.
§ 31
Finanzplanung, Berichterstattung zur Finanzwirtschaft
(1) Das Staatsministerium der Finanzen stellt entsprechend den Bestimmungen des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft vom 8. Juni 1967 (BGBl. I S. 582) sowie des Gesetzes über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz) vom 19. August 1969 (BGBl. I S. 1273) in der jeweils gültigen Fassung eine fünfjährige Finanzplanung auf. Es kann hierzu von den für den jeweiligen Einzelplan zuständigen Stellen die notwendigen Unterlagen anfordern und diese im Benehmen mit den beteiligten Stellen ändern.
(2) Die Finanzplanung wird von der Staatsregierung beschlossen (Finanzplan) und dem Landtag vorgelegt. § 28 Abs. 2 Satz 2 gilt entsprechend.
(3) Das Staatsministerium der Finanzen soll im Zusammenhang mit der Vorlage des Entwurfs des Haushaltsgesetzes und des Haushaltsplans sowie des Finanzplans den Landtag über den Stand und die voraussichtliche Entwicklung der Finanzwirtschaft des Staates unterrichten.
§ 32
Ergänzungen zum Entwurf des Haushaltsplans
Auf Ergänzungen zum Entwurf des Haushaltsgesetzes und des Haushaltsplans sind die Teile I und II entsprechend anzuwenden.
§ 33
Nachtragshaushaltsgesetze
Auf Nachträge zum Haushaltsgesetz und zum Haushaltsplan sind die Teile I und II entsprechend anzuwenden. Der Entwurf ist bis zum Ende des Haushaltsjahres einzubringen.
Teil III
Ausführung des Haushaltsplans
§ 34
Erhebung der Einnahmen, Bewirtschaftung der Ausgaben
(1) Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben.
(2) Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Die Ausgabemittel sind so zu bewirtschaften, dass sie zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelne Zweckbestimmung fallen. Die Sätze 1 und 2 gelten für die Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen entsprechend.
(3) Die Leistung von Ausgaben für Investitionen und das Eingehen von Verpflichtungen zur Leistung solcher Ausgaben bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit es nicht darauf verzichtet.
Zu § 34
- 1
- Verteilung der Haushaltsmittel
- 1.1
- Nach der Feststellung des Haushaltsplans durch das Haushaltsgesetz (§ 1 Satz 1) übersendet das Staatsministerium der Finanzen den für den Einzelplan zuständigen Stellen je einen beglaubigten Abdruck des für sie maßgebenden Einzelplans. Es teilt ihnen außerdem mit, welche Teile des Einzelplans der Allgemeinen Finanzverwaltung, der bestimmte Gruppen von Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen und Stellen für mehrere Geschäftsbereiche enthält, auf sie entfallen.
- 1.2
- Die für den Einzelplan zuständige oberste Staatsbehörde verteilt die veranschlagten Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen und Stellen (Haushaltsmittel), soweit sie sie nicht selbst bewirtschaftet, auf die zuständigen, unmittelbar nachgeordneten Dienststellen. Hierzu übersendet sie ihnen
- 1.2.1
- den für sie maßgebenden Teil des Einzelplans oder
- 1.2.2
- eine Zusammenstellung der von ihnen zu bewirtschaftenden Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen, getrennt nach den einzelnen Titeln des Haushaltsplans, sowie der für sie bestimmten Stellen (Kassenanschlag) oder
- 1.2.3
- ein besonderes Schreiben.
- 1.3
- Die Dienststellen, die der für den Einzelplan zuständigen obersten Staatsbehörde unmittelbar nachgeordnet sind, verteilen die ihnen gemäß Nummer 1.2 zugewiesenen Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen und Stellen, soweit sie sie nicht selbst bewirtschaften, auf die zuständigen, ihnen nachgeordneten Dienststellen. Die Nummern 1.2.2 und 1.2.3 sowie Nummer 1.2 Abs. 2 sind entsprechend anzuwenden.
- 1.4
- Die Haushaltsmittel sind grundsätzlich an die Dienststellen zur Bewirtschaftung weiterzuleiten, für welche die Mittel im Haushaltsplan veranschlagt sind. Dies gilt insoweit nicht, als aus Gründen der Einheitlichkeit oder Wirtschaftlichkeit ausnahmsweise zentrale Beschaffungen, insbesondere Sammelbestellungen, notwendig sind.
Bei der Bewirtschaftung der Bauausgaben sind die Bestimmungen der RLBau Sachsen zu beachten. - 1.5
- Bei einer Mittelzuweisung gemäß Nummer 1.2.1 ist auf allgemeine Verfügungsbeschränkungen und so weiter (vergleiche zum Beispiel Nummer 1.7 Satz 2) hinzuweisen.
- 1.6
- Die durch Kassenanschlag oder besonderes Schreiben zu verteilenden Ausgaben sollen grundsätzlich nicht sogleich in voller Höhe auf die nachgeordneten Dienststellen verteilt werden, ein Teil soll für etwaige Nachforderungen zurückbehalten werden. Die zurückbehaltenen Beträge sind, soweit sie nicht eingespart werden können, im Laufe des Haushaltsjahres den nachgeordneten Dienststellen im Bedarfsfalle durch besonderes Schreiben zuzuweisen.
- 1.7
- Bei der Zuweisung von Ausgaben durch Kassenanschlag oder besonderes Schreiben sind die Ausgabereste und die Vorgriffe in der Weise zu berücksichtigen, dass die Ausgabereste den zuzuweisenden Ausgaben zugesetzt, die Vorgriffe von ihnen vorweg abgesetzt werden; dabei braucht nicht gekennzeichnet zu werden, inwieweit die zugewiesenen Ausgabemittel auf Ausgaberesten beruhen. Ferner sind haushaltsgesetzliche globale Minderausgaben, haushaltswirtschaftliche Sperren (vergleiche § 41) und konjunkturpolitisch bedingte Maßnahmen (vergleiche § 6 Abs. 1 des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft) sowie Stellenbesetzungssperren zu beachten.
- 1.8
- Wegen der Zuständigkeit bei der Verteilung der Haushaltsmittel nach den Nummern 1.2 und 1.3 vergleiche Nummer 3.2 zu § 9.
- 1.9
- Über die durch Kassenanschlag oder besonderes Schreiben verteilten Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen und Stellen ist ein Nachweis zu führen (vergleiche Nummer 3.2 zu § 9).
- 2
- Bewirtschaftung der Haushaltsmittel
- 2.1
- Bewirtschaftungsbefugnis
Mit der Zuteilung der Haushaltsmittel gemäß Nummer 1 wird – sofern nicht einschränkende Bestimmungen bestehen (zum Beispiel §§ 38, 58 und 59) – gleichzeitig die Befugnis übertragen, im Rahmen der Haushaltsmittel Maßnahmen zu treffen oder Verträge abzuschließen, die zu Einnahmen oder Ausgaben führen (Bewirtschaftungsbefugnis). Nummer 3.1 zu § 9 ist bei der Bewirtschaftung zu beachten. Die übergeordnete Dienststelle kann in Höhe der verteilten Haushaltsmittel die Bewirtschaftungsbefugnis nicht mehr ausüben.
Die Bewirtschaftungsbefugnis der zuständigen Bediensteten ist insoweit eingeschränkt, als sie nicht in eigener Sache oder in Sachen ihrer Angehörigen tätig werden dürfen (vergleiche § 59 BBG). - 2.2
- Anordnungsbefugnis
- 2.2.1
- Die Bewirtschaftungsbefugnis (Nummer 2.1) schließt grundsätzlich die Befugnis mit ein, Annahme- und Auszahlungsanordnungen zu erteilen (Anordnungsbefugnis) . Dies gilt nicht für Zahlungen bei den Obergruppen 41 bis 43 des Gruppierungsplans (laufende Personalausgaben). Für diese Zahlungen regelt die zuständige oberste Dienstbehörde die Anordnungsbefugnis im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen gesondert, soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist. Die ergehenden Regelungen sind den zuständigen Staatskassen mitzuteilen.
- 2.2.2
- Soweit einer Dienststelle die Anordnungsbefugnis zusteht, sind der Dienststellenleiter und der Beauftragte für den Haushalt zur Ausübung der Anordnungsbefugnis berechtigt. Sie können die Anordnungsbefugnis durch schriftliche Anordnung ganz oder teilweise Titelverwaltern (vergleiche Nummer 3.1.1 zu § 9) oder anderen Bediensteten übertragen. Die Befugnis erstreckt sich nur auf den jeweiligen Verantwortungsbereich des Bediensteten. Mit der Anordnungsbefugnis sollen – soweit nicht besondere Verhältnisse vorliegen – nur solche Personen betraut werden, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören oder Angestellte in vergleichbarer Stellung sind. Der Dienststellenleiter beziehungsweise der Beauftragte für den Haushalt hat der zuständigen Staatskasse die Namen und Amts- beziehungsweise Dienstbezeichnungen sowie die Unterschriftsproben der zur Ausübung der Anordnungsbefugnis Berechtigten mitzuteilen.
- 2.2.3
- Die Annahme- und Auszahlungsanordnungen sind grundsätzlich an die für die anordnende Dienststelle zuständige Staatskasse zu richten. Die Verantwortung dafür, dass Ausgabemittel zur Verfügung stehen (vergleiche nachstehende Nummer 7), trägt für sämtliche Zahlungen bei den Obergruppen 41 bis 43 des Gruppierungsplans die bewirtschaftende Dienststelle, in allen übrigen Fällen die anordnende Dienststelle. Soweit eine Stellenbindung besteht (vergleiche Nummern 4.1 und 5.1 Abs. 2 Satz 1 zu § 17), tritt an die Stelle der Ausgabemittel die Verantwortung dafür, dass Stellen zur Verfügung stehen.
- 2.3
- Kleinbeträge
Für die Behandlung von Einnahmen und Ausgaben als Kleinbeträge gelten die Vorschriften der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 59. - 2.4
- Grundsatz der Selbstversicherung
Der Staat versichert seine Risiken nicht (Grundsatz der Selbstversicherung) . Ausnahmen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen. Diese kann grundsätzlich nur dann erteilt werden, - a)
- wenn die Versicherung auf Kosten Dritter erfolgen kann oder
- b)
- bei kaufmännisch eingerichteten Staatsbetrieben (Nummer 1.1 zu § 26), bei denen wegen der Art der Geschäftstätigkeit oder der wirtschaftlichen Lage des Betriebs eine Versicherung zweckmäßig ist; dies gilt nicht, wenn wegen der Art des Betriebes auf Dauer mit Verlusten zu rechnen ist.
- 2.5
- Anforderung weiterer Ausgabemittel
Reichen trotz sparsamer Wirtschaftsführung, bei der insbesondere § 34 Abs. 2 zu beachten ist, die zugewiesenen Ausgabemittel nicht aus, so ist nach § 37 und der Verwaltungsvorschrift hierzu zu verfahren. - 2.6
- Erhebliche Änderungen bei der Haushaltsentwicklung
- 2.6.1
- Die obersten Staatsbehörden teilen erhebliche Einnahme- und Ausgabeveränderungen, die nicht aus den Anträgen nach § 37 ersichtlich sind, dem Staatsministerium der Finanzen alsbald mit (vergleiche dazu auch § 10 Abs. 2).
- 2.6.2
- Unabhängig von Nummer 2.6.1 teilen die obersten Staatsbehörden dem Staatsministerium der Finanzen jeweils spätestens bis zum 15. Oktober mit, welche Haushaltsverschlechterungen oder Haushaltsverbesserungen nach dem Stande vom 30. September voraussichtlich bei den Einnahmen sowie bei den Ausgaben der Hauptgruppen 5, 6, 7 und 8 zu erwarten sind (nur über 250 000 EUR bei einem Titel oder bei mehreren sachlich zusammengehörenden Titeln). Dabei sind Beträge, über die auf Grund haushaltsgesetzlicher Einsparungsmaßnahmen (zum Beispiel allgemeine Haushaltssperren) nicht verfügt werden darf, nicht mitzuteilen.
- 2.6.3
- Gesonderte Beiträge der nachgeordneten Dienststellen werden hierzu in der Regel nicht angefordert.
- 2.7
- Unterrichtung der Zahlstellen
Mitteilungs- oder Unterrichtungspflichten gegenüber der zuständigen Staatskasse (zum Beispiel Nummern 2.2.2 oder 6.1 letzter Halbsatz) gelten gegenüber Zahlstellen entsprechend. - 2.8
- Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Bundes
Sollen Dienststellen des Freistaates Sachsen oder Gemeinden (Gemeindeverbände) Haushaltsmittel des Bundes bewirtschaften, so gilt Folgendes:
Die Haushaltsmittel werden an die zuständigen Landesdienststellen zur selbständigen Bewirtschaftung verteilt. Die Landesdienststellen sind ermächtigt, den zuständigen Bundeskassen die erforderlichen Kassenanordnungen zu erteilen.
Die Landesdienststellen - 2.8.1
- wenden, soweit die Haushaltsmittel des Bundes nicht im Haushaltsplan des Landes veranschlagt sind, § 35 BHO nebst den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften an,
- 2.8.2
- beachten § 43 BHO nebst den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften,
- 2.8.3
- verwenden für Kassenanordnungen an die Bundeskassen die Bundesvordrucke und
- 2.8.4
- wenden, soweit sie vermögenswirksame Einnahmen oder Ausgaben des Bundes bewirtschaften, § 73 BHO nebst den dazu bestehenden Verwaltungsvorschriften an.
Im Übrigen gelten, soweit in Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen nicht etwas anderes bestimmt ist, für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Bundes die Vorschriften des Landes. Wird die Bewirtschaftung auf Gemeinden (Gemeindeverbände) übertragen, bleibt der zuständigen Landesdienststelle vorbehaltlich der vorstehenden Nummern 2.8.1 bis 2.8.4 oder etwaiger anderer allgemeiner Regelungen die Entscheidung überlassen, in welchem Umfang das gemeindliche Haushaltsrecht angewendet werden darf. - 2.9
- Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Landes durch Gemeinden (Gemeindeverbände)
Sollen – auf Grund von Rechtsvorschriften oder allgemeiner Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen im Einvernehmen mit dem Staatsministerium des Innern – für bestimmte Bereiche Gemeinden (Gemeindeverbände) Haushaltsmittel des Landes bewirtschaften, so gilt Folgendes:
Die Haushaltsmittel werden an die zuständigen Dienststellen der Gemeinden (Gemeindeverbände) zur selbständigen Bewirtschaftung verteilt. Sie sind ermächtigt, der Hauptkasse des Freistaates Sachsen die erforderlichen Kassenanordnungen zu erteilen.
Die Dienststellen der Gemeinden (Gemeindeverbände) - 2.9.1
- wenden § 35 SäHO nebst der dazu ergangenen Verwaltungsvorschrift nach Maßgabe des jeweiligen Haushaltsgesetzes und der dazu erlassenen Durchführungsbestimmungen an,
- 2.9.2
- beachten § 43 SäHO nebst der dazu ergangenen Verwaltungsvorschrift und
- 2.9.3
- verwenden für Kassenanordnungen an die Hauptkasse des Freistaates Sachsen die Landesvordrucke.
Im Übrigen gelten, soweit in Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen nicht etwas anderes bestimmt ist, für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Landes die Vorschriften des gemeindlichen Haushaltsrechts.
- 3
- Grundsätze für die Erhebung der Einnahmen
- 3.1
- Die dem Staat zustehenden Einnahmen sind bei Fälligkeit zu erheben, unabhängig davon, ob sie im Haushaltsplan überhaupt oder in entsprechender Höhe veranschlagt sind. Entstehen Ansprüche nicht unmittelbar durch Rechtsvorschriften, sind unverzüglich durch geeignete Maßnahmen die notwendigen Voraussetzungen für ihr Entstehen zu schaffen.
- 3.2
- Ausnahmen von Nummer 3.1 sind bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen (insbesondere §§ 58, 59) zulässig. In diesen Fällen ist zu prüfen, ob neben dem Anspruchsgegner oder an seiner Stelle Dritte als Gesamtschuldner, Bürgen oder sonstige Haftende zur Erfüllung herangezogen werden können.
- 4
- Behandlung von Zinsen
- Für die Berechnung, Erhebung, Leistung und Buchung von Zinsen gelten die Allgemeinen Zinsvorschriften der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 34 SäHO (Zins-A).
- 5
- Sicherung von Ansprüchen
- Zur Sicherung von Ansprüchen sind, wenn es üblich oder zur Vermeidung von Nachteilen des Staates notwendig oder zweckmäßig ist, Sicherheiten, Vorauszahlungen oder Vertragsstrafen zu vereinbaren. Als Sicherheitsleistungen kommen vor allem die in Nummer 1.5.1 zu § 59 genannten Sicherheiten in Betracht. Im Übrigen ist von der Möglichkeit der Aufrechnung oder von Zurückbehaltungsrechten Gebrauch zu machen.
- 6
- Haushaltsüberwachungsliste für angeordnete Einnahmen
- 6.1
- Für mit förmlicher Annahmeanordnung angeordnete Einnahmen ist eine Haushaltsüberwachungsliste (HÜL-E) zu führen, deren Mindestangaben in Muster 1 zu § 34 SäHO enthalten sind. Die zuständige oberste Dienstbehörde kann im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen zulassen, dass für bestimmte Einnahmen von der Führung der HÜL-E abgesehen wird, soweit dies nach der Natur der Einnahmen möglich ist; die zuständige Kasse ist zu unterrichten.
- 6.2
- Den Bediensteten der Kassen und Zahlstellen darf die Führung der HÜL-E nicht übertragen werden. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zuständigen obersten Dienstbehörde.
- 7
- Haushaltsüberwachungsliste für Ausgaben
- 7.1
- Für Ausgaben ist eine Haushaltsüberwachungsliste (HÜL-A) zu führen, deren Mindestangaben im Muster 2a zu § 34 SäHO enthalten sind; bei der Führung der HÜL-A ist die im Muster vorgesehene Anleitung zu beachten. Die HÜL-A ist nach Titeln zu führen. Sind in den Erläuterungen des Haushaltsplans ausnahmsweise verbindliche Unterteile gebildet (§ 17 Abs. 1 Satz 4), so ist sie entsprechend dieser Gliederung zu führen (Muster 2b zu § 34 SäHO). Im Übrigen kann sie in Unterteile aufgegliedert werden, soweit das im Einzelfall zweckmäßig erscheint.
Für nach Rechtsvorschriften oder Tarifvertrag der Höhe nach feststehende Personalausgaben, insbesondere soweit eine Stellenbindung besteht (vergleiche Nummern 4.1 und 5.1 Abs. 2 Satz 1 zu § 17), braucht die HÜL-A nicht geführt zu werden; dies gilt nicht für Personalausgaben, die bei Zweckausgaben veranschlagt sind. Die zuständige oberste Dienstbehörde kann im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen zulassen, dass auch für bestimmte andere Ausgaben von der Führung der HÜL-A abgesehen wird, soweit dies nach der Natur der Ausgaben möglich ist; hiervon soll Gebrauch gemacht werden bei Titeln, aus denen ohne Einflussmöglichkeit der Verwaltung ausschließlich dem Grunde und der Höhe nach festliegende gesetzliche Leistungen zu erfüllen sind. Die zuständige Kasse ist in den Fällen des Satzes 2 zu unterrichten. - 7.2
- In die HÜL-A sind – außer in den Fällen der Nummer 7.8 – jeweils gesondert einzutragen
- 7.2.1
- die Verpflichtungen (Festlegungen), die zu Lasten der Ausgaben des laufenden Haushaltsjahres eingegangen werden, und
- 7.2.2
- die Abwicklung der Festlegungen durch Leistung der Ausgaben (Erteilung der Auszahlungsanordnung).
Satz 1 ist auch anzuwenden, wenn zwischen der Festlegung und der Leistung der Ausgabe kein zeitlicher Unterschied besteht. - 7.3
- Ergibt sich bei der Leistung der Ausgabe ein Unterschied gegenüber der Festlegung, so ist er in der HÜL-A durch Gegenbuchung in der Spalte „Festgelegter Betrag“ (Muster 2a und b Abschnitt C Spalte 4) auszugleichen.
- 7.4
- Fällt die Festlegung weg oder verschiebt sich der Zeitpunkt der Leistung der Ausgabe in ein späteres Haushaltsjahr, so ist die Eintragung in der HÜL-A durch Gegenbuchung auszugleichen; im Falle der Verschiebung des Zeitpunktes der Abwicklung in ein späteres Haushaltsjahr ist die Festlegung
- 7.4.1
- in die Haushaltsüberwachungsliste für Verpflichtungen – HÜL-VE – (Nummer 8) zu übertragen oder
- 7.4.2
- in die HÜL-A des späteren Haushaltsjahres zu übernehmen, wenn
- a)
- es sich um Verpflichtungen für laufende Geschäfte (Nummer 4.1 zu § 38) handelt oder
- b)
- die Festlegung zu Lasten eines Ausgaberestes abgewickelt werden soll.
- 7.5
- In die HÜL-A sind auch Abschlagszahlungen einzutragen; sie sind in der Vermerkspalte besonders zu kennzeichnen. Werden die Abschlagszahlungen abgewickelt, so ist nur ein etwaiger Unterschiedsbetrag unter Hinweis auf die Eintragung der Abschlagszahlung einzutragen.
- 7.6
- Nach dem Ende des Haushaltsjahres sind in die HÜL-A für das abgelaufene Haushaltsjahr nur noch Beträge aufzunehmen, die in der Rechnung für das abgelaufene Haushaltsjahr nachzuweisen sind. Beträge, die in eine HÜL-A für das abgelaufene Haushaltsjahr aufgenommen sind, aber erst nach Abschluss der Bücher ausgezahlt werden und somit in der Rechnung des laufenden Haushaltsjahres nachgewiesen werden, sind in der HÜL-A für das abgelaufene Haushaltsjahr wieder abzusetzen und in die HÜL-A für das laufende Haushaltsjahr einzutragen.
- 7.7
- Die HÜL-A ist monatlich aufzurechnen. Dabei ist gleichzeitig Abschnitt B der Titelseite auszufüllen, insbesondere ist der noch verfügbare Betrag festzustellen.
- 7.8
- Bei Ausgaben für laufende Geschäfte (Nummer 4.1 zu § 38) kann die bewirtschaftende Dienststelle von der Eintragung der Festlegungen gemäß Nummer 7.2.1 absehen, wenn anderweitig gewährleistet ist, dass die zugeteilten Ausgabemittel nicht überschritten werden; dabei sind insbesondere die Nummern 2 und 3 der in Muster 2a und b zu § 34 vorgesehenen Anleitung zu beachten. Wird danach von der Eintragung der Festlegungen abgesehen, so finden die vorstehenden Nummern 7.2, 7.3 und 7.4 keine Anwendung.
- 7.9
- Für die Führung der HÜL-A durch Bedienstete der Kassen und Zahlstellen gilt Nummer 6.2 entsprechend.
- 8
- Haushaltsüberwachungsliste für Verpflichtungsermächtigungen (HÜL-VE)
- 8.1
- Dienststellen, denen Verpflichtungsermächtigungen zur Bewirtschaftung zugeteilt sind, haben eine Haushaltsüberwachungsliste für Verpflichtungsermächtigungen (HÜL-VE) zu führen, deren Mindestanforderungen im Muster 3 zu § 34 SäHO enthalten sind; bei der Führung der HÜL-VE ist die im Muster vorgesehene Anleitung zu beachten.
- 8.2
- Ändert sich der Betrag einer in Anspruch genommenen Verpflichtungsermächtigung, so ist der Unterschiedsbetrag unter Hinweis auf die Eintragung der Verpflichtung auszugleichen. Verschiebt sich bei einer in Anspruch genommenen Verpflichtungsermächtigung der Zeitpunkt, zu dem sie durch Leistung der entsprechenden Ausgabe abgewickelt werden soll, in ein anderes Haushaltsjahr, so ist die Änderung in die HÜL-VE einzutragen. Soll die Ausgabe im laufenden Haushaltsjahr geleistet werden, so ist sie in die HÜL-A einzutragen.
- 8.3
- Wegen der Verschiebung des Zeitpunktes der Abwicklung bei einer zu Lasten einer Ausgabe des laufenden Haushaltsjahres eingegangenen Verpflichtung in ein späteres Haushaltsjahr vergleiche Nummer 7.4.
- 8.4
- Am Ende eines Haushaltsjahres nicht in Anspruch genommene Verpflichtungsermächtigungen verfallen (vergleiche Nummer 4 zu § 19); auf die Sonderregelung in § 45 Abs. 1 Satz 2 und in der Verwaltungsvorschrift hierzu wird jedoch hingewiesen.
- 9
- Meldeverfahren über eingegangene Verpflichtungen
- Bis zum 15. Februar eines jeden Jahres melden die obersten Dienstbehörden dem Staatsministerium der Finanzen den am 31. Dezember des abgelaufenen Jahres vorhandenen Stand der Verpflichtungen, die auf Grund von Verpflichtungsermächtigungen eingegangen worden sind, nach den Mustern 4a und b zu § 34 SäHO. Die obersten Staatsbehörden übersenden gleichzeitig einen Abdruck der Meldungen nach Satz 1 an den Rechnungshof. Gleiches gilt für Ergänzungen und Berichtigungen zu diesen Meldungen. Das Staatsministerium der Finanzen kann auch in kürzeren Zeitabständen Meldungen über eingegangene Verpflichtungen anfordern, sofern sie aus finanz- oder gesamtwirtschaftlichen Gründen benötigt werden.
- 10
- Aufbewahrung des Nachweises über die verteilten Haushaltsmittel und der Haushaltsüberwachungslisten
- Der Nachweis über die verteilten Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen und Stellen (Nummern 3.1.1 und 3.2 zu § 9), die HÜL-E, die HÜL-A und die HÜL-VE sowie die Nachweisungen und Aufzeichnungen nach Nummer 4 zu § 49 sind sechs Jahre, gerechnet vom Ende des Haushaltsjahres, für das sie geführt sind beziehungsweise in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde, aufzubewahren.
- 11
- Verwendung von ADV-Anlagen, Übernahme von Unterlagen auf Bildträger
- Werden im Haushaltswesen, insbesondere für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel (einschließlich Haushaltsüberwachung), für die Berechnung, Festsetzung, Anordnung oder Zahlbarmachung von Zahlungen ADV-Anlagen verwendet oder Daten auf Bildträger übernommen, so gelten die Bestimmungen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 und der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79; auf die nach Nummer 2 der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 erforderliche Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen wird hingewiesen.
Muster
(zu § 34 SäHO)
Anlage
zur VwV zu § 34 SäHO
(zu Nummer 4)
Allgemeine Zinsvorschriften
(Zins – A)
In zahlreichen Fällen sind Zinsen zu erheben oder zu entrichten. Soweit nichts anderes vereinbart oder bestimmt ist, sind dabei die nachstehenden Vorschriften zu beachten.
- 1
- Allgemeines
- 1.1
- Verzugszinsen
- 1.1.1
- Verzugszinsen bei privatrechtlichen Forderungen
- a)
- Voraussetzung für die Erhebung von Verzugszinsen für privatrechtliche Forderungen ist, dass der Schuldner in Verzug im Sinne des § 286 BGB ist.
- Ist der Anspruch fällig und leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. Mahnung ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen (es muss zu erkennen sein, dass ein Ausbleiben der Leistung Folgen haben wird; die bloße Übersendung der Rechnung ist keine Mahnung). Der Mahnung steht die Erhebung einer Leistungsklage oder die Zustellung eines Mahnbescheides im Mahnverfahren gleich (§ 286 Abs. 1 BGB).
- Ist die Leistungszeit durch Gesetz oder Rechtsgeschäft kalendermäßig bestimmt oder bestimmbar (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB), beginnt der Verzug mit Ablauf des Tages, an dem die Leistung (spätestens) zu erbringen war. Hiervon abweichend beginnt der Verzug, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder wenn aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.
- Bei Entgeltforderungen tritt der Verzug jedoch spätestens ein, wenn der Schuldner nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt allerdings gegenüber Verbrauchern (§ 13 BGB) nur, wenn sie in der Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung auf diese Folgen besonders hingewiesen worden sind (§ 286 Abs. 3 BGB).
- Verzug liegt nicht vor, solange die Leistung in Folge eines Umstandes unterbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Für die fehlende Verantwortlichkeit trägt der Schuldner die Darlegungs- und Beweislast.
- b)
- Bei privatrechtlichen Schuldverhältnissen sind die gesetzlichen Verzugszinsen in Höhe von jährlich 5 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB (§ 288 Abs. 1 Satz 2 BGB) zu erheben, soweit nicht aus einem anderen Grund ein höherer Zinssatz verlangt werden kann (vergleiche § 288 Abs. 3 BGB). Bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher (§ 13 BGB) nicht beteiligt ist, erhöht sich der Verzugszinssatz für Entgeltforderungen auf 8 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB (§ 288 Abs. 2 BGB).
Unter den Voraussetzungen des § 280 BGB kann auch ein eventuell höherer Zinsschaden geltend gemacht werden (§ 288 Abs. 4 BGB).
Vom Bürgerlichen Gesetzbuch abweichende Vereinbarungen über den Verzugszinssatz sind nur in begründeten Ausnahmefällen und unbeschadet eines etwaigen Ersatzanspruchs für weitergehenden Verzugsschaden zu treffen. - c)
- Auf Schuldverhältnisse, die vor dem 1. Januar 2002 entstanden sind, sind weiterhin die Verzugsregelungen des BGB in der bis zu diesem Tag geltenden Fassung anzuwenden (Artikel 229 § 5 Satz 1 des Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen Gesetzbuch [EGBGB] in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. September 1994 [BGBl. I S. 2494, 1997 I 1061], in der jeweils geltenden Fassung). Für Dauerschuldverhältnisse gilt dies jedoch nur bis zum 31. Dezember 2002. Auf sie finden die Neuregelungen ab 1. Januar 2003 ohne Rücksicht auf den Zeitpunkt der Entstehung des Dauerschuldverhältnisses Anwendung (Artikel 229 § 5 Satz 2 EGBGB).
Sofern das vor dem 1. Januar 2002 geltende Recht anwendbar ist, treten ab dem 1. Januar 2002 an die Stelle der im früheren Recht verwendeten Bezugsgrößen für Zinsen die in Artikel 229 § 7 EGBGB genannten Bezugsgrößen. - 1.1.2
- Verzugszinsen bei öffentlich-rechtlichen Forderungen
Besteht für öffentlich-rechtliche Forderungen eine gesetzliche Regelung, so sind die sich daraus ergebenden Verzugszinsen zu verlangen. Besteht keine gesetzliche Regelung, kann jedoch eine Vereinbarung getroffen werden (zum Beispiel beim Abschluss öffentlich-rechtlicher Verträge), so sind Verzugszinsen entsprechend Nummer 1.1.1 Buchst. b zu vereinbaren. Ist eine Vereinbarung hierüber nicht möglich, so können grundsätzlich keine Verzugszinsen verlangt werden. - 1.1.3
- Verzugszinsen sind grundsätzlich nicht zu stunden oder zu erlassen; Nummer 2.6 zu § 59 ist jedoch zu beachten.
- 1.1.4
- Das Staatsministerium der Finanzen kann zulassen, dass für bestimmte Bereiche bestehende Sonderregelungen weiter angewendet oder neue Sonderregelungen getroffen werden.
- 1.2
- Stundungszinsen
Es gilt, unbeschadet der nachstehenden Nummern 2 bis 7, die Regelung in Nummern 1.4 und 6.4.1 zu § 59. - 1.3
- Verzinsung bei Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf von Zuwendungsbescheiden
Die Verzinsung für Zuwendungsbescheide, die ab dem 1. Januar 1999 erlassen wurden, richtet sich nach § 49a Abs. 3 VwVfG. In Bezug auf die Zuwendungsbescheide, die vor dem 1. Januar 1999 erlassen wurden, gilt hinsichtlich der Höhe des Zinssatzes für Erstattungsansprüche § 44 Abs. 6 alte Fassung als fortgeltend mit der Maßgabe, dass der Erstattungsanspruch ab dem 1. Januar 1999 mit dem jeweiligen SRF-Satz zu verzinsen ist (§ 3 SächsZinsÜG).
§ 44 Abs. 6 SäHO in der bis zum 31. Dezember 1998 geltenden Fassung lautet:
„Der Erstattungsanspruch ist mit seiner Entstehung fällig und vom Zeitpunkt der Auszahlung der Zuwendung an mit dem jeweiligen Lombardsatz zu verzinsen. Von der Zinsforderung kann abgesehen werden, wenn der Zuwendungsempfänger die Umstände, die zum Entstehen des Erstattungsanspruchs geführt haben, nicht zu vertreten hat und die Erstattung innerhalb einer von der Bewilligungsbehörde festzusetzenden angemessenen Frist leistet. Das Staatsministerium der Finanzen kann durch Verwaltungsvorschrift oder durch Entscheidung im Einzelfall weitergehende Ausnahmen zulassen. Werden Zuwendungen nicht alsbald nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszweckes verwendet und wird der Zuwendungsbescheid nicht widerrufen, können für die Zeit bis zur zweckentsprechenden Verwendung Zinsen nach Satz 1 verlangt werden.“ - 1.4
- Verzinsung des Restkaufgeldes bei der Veräußerung von Grundstücken
Die nachstehenden Nummern 2 bis 7 gelten entsprechend. - 1.5
- Verzinsung von Darlehen
Für Darlehen gelten die Vorschriften dieser Anlage nur, soweit – insbesondere im Darlehensvertrag – nichts anderes vereinbart oder bestimmt ist.
- 2
- Berechnung von Zinsen
- 2.1
- Bei der Berechnung der Zinsen wird das Jahr mit 360 Tagen und jeder Monat mit 30 Tagen gerechnet. Ergeben sich im Laufe der Berechnung Bruchteile eines Cents, ist erst das Ergebnis nach Nummer 53.2 zu § 70 zu runden.
- 2.2
- Die Verzinsung beginnt
- 2.2.1
- bei gestundeten Forderungen von dem in der Stundungsvereinbarung genannten Tag an, in der Regel also von dem auf den ursprünglichen Fälligkeitstag folgenden Tag an, bei Verzug von dem Tag an, der dem Eintritt des Verzugs folgt,
- 2.2.2
- bei Rückzahlung unrechtmäßig erhobener Beträge von dem Tag an, der dem Einzahlungstag des zu Unrecht erhobenen Betrages folgt; der Einzahlungstag regelt sich nach den kassenrechtlichen Vorschriften,
- 2.2.3
- bei Gewährung von Darlehen von dem Tag an, der dem Auszahlungstag des Darlehens folgt,
- 2.2.4
- bei Kassenfehlbeträgen von dem Tag an, der dem Tag der Entstehung oder, wenn dieser nicht zu ermitteln ist, dem Tag, an dem der Fehlbetrag spätestens entstanden sein muss (§§ 187, 849 BGB), folgt.
- 2.3
- Die Verzinsung endet mit Ablauf des Tages, an dem die Schuld beglichen wird. Der Einzahlungstag regelt sich nach den kassenrechtlichen Vorschriften.
- 2.4
- Bei teilweiser Abzahlung oder Rückzahlung von Teilbeträgen ist am Tage der Teilzahlung noch das unverminderte Kapital zu verzinsen.
- 2.5
- Reichen entrichtete Geldbeträge zur Deckung der Hauptschuld nebst Zinsen und Kosten nicht aus, sind aus ihnen zunächst die entstandenen Kosten, sodann die bis zum Tage der Entrichtung aufgelaufenen Zinsen zu decken. Der verbleibende Betrag ist auf die Hauptschuld anzurechnen (vergleiche § 367 BGB).
Bei Ratenzahlungen kann zur Verwaltungsvereinfachung die Zinsberechnung an Hand von halbjährlich abzuschließenden Zinsstaffeln erfolgen. - 2.6
- Soweit Stundungs- und Verzugszinsen von der zuständigen Kasse nicht manuell, sondern maschinell berechnet werden, gelten besondere Vorschriften.
- 2.7
- Soweit die Kasse mit der Berechnung der Zinsen beauftragt wird, hat ihr die anordnende Dienststelle die maßgeblichen Berechnungsunterlagen schriftlich mitzuteilen.
- 3
- Nichterhebung von Zinsen
- 3.1
- Für die Anforderung, Erhebung und Einziehung von Zinsen gelten die in der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 59 SäHO enthaltenen Regelungen entsprechend.
- 3.2
- Von der Erhebung (vergleiche auch Nummer 1.4.2.2 zu § 59) kann ferner abgesehen werden, wenn der Zinsanspruch nicht mehr als insgesamt etwa 15 EUR oder – bei langfristigen Maßnahmen – jährlich weniger als etwa 10 EUR betragen würde. Dies gilt nicht, wenn die Erhebung eines niedrigeren Zinsanspruchs von der zuständigen Dienststelle ausdrücklich angeordnet wird.
- 4
- Zahlungstermine für Zinsen
- 4.1
- Die Zinsen sind, soweit nicht andere Termine bestimmt werden, am Fälligkeitstag zusammen mit den geschuldeten Beträgen zu entrichten.
- 4.2
- Bei fälligen Teilzahlungen sind die Zinsen bei jeder Zahlung aus dem vor der Teilzahlung noch geschuldeten Betrag zu entrichten.
- 5
- Buchungsstellen für Zinsen
- 5.1
- Stundungs- und Verzugszinsen sowie Zinsen bei Widerruf und bei Rückzahlung (einschließlich Wertausgleich) von Zuwendungen sind grundsätzlich bei dem für die Hauptsache einschlägigen Titel zu buchen; nur soweit dies nicht möglich ist, kommt eine Buchung bei Titel 119 49 (Vermischte Einnahmen) in Betracht. Zinseinnahmen aus Darlehensgewährung sind bei den Obergruppen 15 und 16 des Gruppierungsplans zu buchen.
- 5.2
- Sind Verzugszinsen und so weiter zu leisten, so sind sie grundsätzlich bei dem für die Hauptsache einschlägigen Titel zu buchen; nur soweit dies nicht möglich ist, kommt eine Buchung bei Titel 546 49 (Vermischte Verwaltungsausgaben) in Betracht.
- 5.3
- Zinsausgaben für Darlehen sind bei den Obergruppen 56 und 57 des Gruppierungsplans zu buchen.
- 6
- Allgemeine Annahmeanordnung
- Den Kassen wird auf Grund Nummer 22.5.1 zu § 70 eine allgemeine Annahmeanordnung für die nach Maßgabe dieser Anlage zu erhebenden Zinsen erteilt.
- 7
- Zuständigkeit
- Die Berechnung der Zinsen ist grundsätzlich Aufgabe der anordnenden Dienststelle.
Sind jedoch die für die Berechnung der Zinsen maßgeblichen Angaben im Einzelfall oder allgemein der Kasse bereits mitgeteilt worden oder ist die Hauptsache bei der Kasse bereits angewiesen, ist auch für die Berechnung der Zinsen die Kasse zuständig.
§ 35
Bruttonachweis, Einzelnachweis
(1) Alle Einnahmen und Ausgaben sind mit ihrem vollen Betrag bei dem hierfür vorgesehenen Titel zu buchen, soweit sich aus § 15 Abs. 1 Satz 2 und 3 nichts anderes ergibt.
(2) Für den gleichen Zweck dürfen Ausgaben aus verschiedenen Titeln nur geleistet werden, soweit der Haushaltsplan dies zulässt. Entsprechendes gilt für die Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen.
Zu § 35
- A.
- Bruttonachweis
- 1
- Grundsatz
- Das Bruttoprinzip bei der Ausführung des Haushaltsplans besagt, dass alle Einnahmen und Ausgaben mit ihrem vollen Betrag und – als Folge von § 15 – getrennt voneinander zu buchen sind. Es verbietet grundsätzlich, dass Ausgaben von Einnahmen vorweg abgesetzt oder dass Einnahmen auf Ausgaben vorweg angerechnet werden. Das Bruttoprinzip gilt nicht bei Unrichtigkeit einer Zahlung oder Buchung (Nummer 2); eine Unrichtigkeit liegt insbesondere nicht vor, wenn bei Änderung der tatsächlichen oder rechtlichen Verhältnisse eine Richtigstellung der ursprünglichen Zahlung notwendig ist.
Ferner können Ausnahmen durch Haushaltsvermerk im Haushaltsplan oder durch die Durchführungsbestimmungen zum Haushaltsgesetz (Nummer 3) zugelassen werden (vergleiche § 15 Abs. 1 Satz 3).
Außer den Ausnahmen durch Haushaltsvermerk ist das Absetzen von der Einnahme oder Ausgabe in den Fällen der nachstehenden Nummern 2 und 3 zulässig oder vorgeschrieben.
- 2
- Unrichtigkeit einer Zahlung oder Buchung
- 2.1
- Von der Einnahme sind abzusetzen, solange die Bücher noch nicht abgeschlossen sind (§ 76 Abs. 2):
- a)
- Rückzahlungen von dem Grunde nach irrtümlichen Einzahlungen,
- b)
- Rückzahlungen irrtümlich zuviel eingezahlter Beträge,
- c)
- Buchungen bei einem unrichtigen Titel (Titelverwechslungen).
- Handelt es sich um zweckgebundene Einnahmen, kann das Staatsministerium der Finanzen aus wichtigen Gründen die Berichtigung auch nach Abschluss der Bücher anordnen oder zulassen.
- 2.2
- Von der Ausgabe sind abzusetzen, solange die Bücher noch nicht abgeschlossen sind (§ 76 Abs. 2), oder es sich um übertragbare Ausgaben handelt und der zutreffende Titel im Haushaltsplan noch enthalten ist:
- a)
- Rückzahlungen etwaiger dem Grund nach irrtümlicher Auszahlungen,
- b)
- Rückzahlungen irrtümlich zuviel ausgezahlter Beträge; Erstattung pauschalierter tariflicher Zahlungen (zum Beispiel des Wassergeldes) bei der Schlussabrechnung, nicht aber freiwillige Rückvergütungen; Erstattung von zuviel geleisteten Heizungskosten bei Mieträumen,
- c)
- Buchungen bei einem unrichtigen Titel (Titelverwechslungen).
- Handelt es sich um Ausgaben, an denen auch andere Gebietskörperschaften beteiligt sind oder die für andere Gebietskörperschaften vorläufig auf den Staatshaushalt gebucht werden, kann das Staatsministerium der Finanzen die Berichtigung auch nach Abschluss der Bücher anordnen oder zulassen.
- 2.3
- Für den Ausgleich von Titelverwechslungen gilt im Übrigen Folgendes:
- 2.3.1
- Für den Ausgleich von Titelverwechslungen nach Abschluss der Bücher gemäß Nummer 2.2 Buchst. c) ist Voraussetzung, dass wenigstens bei einer der betroffenen Haushaltsstellen die Folgen der Titelverwechslung (Begünstigung oder Benachteiligung) noch fortbestehen. Von dem Ausgleich soll abgesehen werden, wenn der unrichtig gebuchte Betrag 500 EUR nicht übersteigt.
Dies gilt – unbeschadet der Regelung in Nummer 1.1 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 59 SäHO (Kleinbeträge) – nicht, wenn durch unrichtige Buchungen Haushalte anderer juristischer Personen des öffentlichen Rechts (zum Beispiel der Bundeshaushalt) betroffen werden. - 2.3.2
- Ist einer der beteiligten Titel bereits abgeschlossen, so ist die Gegenbuchung entsprechend den Zuordnungsrichtlinien zum Gruppierungsplan außerplanmäßig bei Titel 119 48 (Einnahmen aus Anlass von Titelverwechslungen) oder Titel 546 48 (Ausgaben aus Anlass von Titelverwechslungen) vorzunehmen. Hierzu bedarf es keiner Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, da es sich nicht um die Leistung neuer Ausgaben, sondern nur um die Verrechnung bereits geleisteter Zahlungen handelt.
- 2.3.3
- Von einem Ausgleich von Titelverwechslungen zwischen übertragbaren und untereinander gegenseitig deckungsfähigen Titeln soll abgesehen werden.
- 3
- Ausnahmen durch die Durchführungsbestimmungen zum Haushaltsgesetz
- Durch die Durchführungsbestimmungen zum Haushaltsgesetz sollen grundsätzlich folgende Ausnahmen vom Bruttonachweis zugelassen oder vorgeschrieben werden:
- 3.1
- Absetzen von der Einnahme
- 3.1.1
- Von der Einnahme sind stets, also auch nach Abschluss der Bücher, abzusetzen:
- a)
- zurückzuzahlende Steuern und steuerähnliche Abgaben (Hauptgruppe 0),
- b)
- zurückzuzahlende Gebühren und Auslagen, Entgelte (Gruppe 111) sowie Geldstrafen, Geldbußen und Verwarnungsgelder – einschließlich der damit zusammenhängenden Gerichts- und Verwaltungskosten – (Gruppe 112),
- c)
- Erstattungen von Beträgen, die zusammen mit Einnahmen der Hauptgruppe 0 sowie der Gruppen 111 und 112 erhoben werden, dem Staat nicht zustehen und deshalb an die Berechtigten weiterzuleiten sind,
- d)
- zurückzuzahlende Miet- und Pachteinnahmen sowie Dienstwohnungsvergütungen (Gruppe 124),
- e)
- Rückzahlungen von Zuweisungen und Erstattungen aus dem öffentlichen Bereich (Obergruppen 21, 23 und 33).
- 3.1.2
- Von der Einnahme dürfen abgesetzt werden, solange die Bücher noch nicht abgeschlossen sind (§ 76 Abs. 2):
Die im Zusammenhang mit einem Verkauf entstehenden Aufwendungen für eine Versteigerung, Vermessung, Schätzung, Versicherung, Vermittlung, Beurkundung, für den Transport sowie – bis zur Höhe von 1 000 EUR im Einzelfall – für die Herrichtung eines zu verkaufenden Gegenstandes. - 3.2
- Absetzen von der Ausgabe
- 3.2.1
- Von der Ausgabe sind stets, also auch nach Abschluss der Bücher, abzusetzen:
- a)
- Rückzahlungen zuviel ausgezahlter Personalausgaben (Hauptgruppe 4);
- b)
- Beträge, die gemäß § 61 Abs. 1 oder Absatz 2 Satz 1 Halbsatz 1 oder Absatz 4 ausnahmsweise erstattet werden. Das gilt nicht für Kosten, Benutzungsgebühren und Sachverständigenentschädigungen;
- c)
- die vom Bund erstatteten Ausgleichsbezüge nach § 11a des Gesetzes über die Versorgung für die ehemaligen Soldaten der Bundeswehr und ihre Hinterbliebenen (Soldatenversorgungsgesetz – SVG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 9. April 2002 (BGBl. I S. 1258, 1909), in der jeweils geltenden Fassung, und die von anderen Dienstherren/Arbeitgebern erstatteten Bezüge abgeordneter Staatsbediensteter.
- 3.2.2
- Von der Ausgabe dürfen abgesetzt werden, solange die Bücher noch nicht abgeschlossen sind (§ 76 Abs. 2), oder es sich um übertragbare Ausgaben handelt und der zutreffende Titel im Haushaltsplan noch vorhanden ist:
- a)
- Einnahmen, die sich bei der Durchführung einer Baumaßnahme (Hauptgruppe 7 einschließlich etwa gesondert veranschlagter Baunebenkosten) ergeben, zum Beispiel Erlöse aus dem Verkauf beweglicher Sachen, die nur für den Zweck und die Dauer der Baudurchführung benötigt werden und aus Baumitteln beschafft wurden, oder Einnahmen aus dem Verkauf von Ausschreibungsunterlagen,
- b)
- Einnahmen aus Schadenersatzansprüchen (Schadenersatzleistungen) bei der Durchführung von Baumaßnahmen für Schäden, zu deren Beseitigung Baumittel verwendet wurden oder zu verwenden wären,
- c)
- Erlöse aus dem Verkauf von Altstoffen oder entbehrlichen Gegenständen, die beim Erwerb gleichartiger Gegenstände auf den Kaufpreis angerechnet werden oder die ein Unternehmer aus Anlass einer Reparatur in Zahlung nimmt, wenn sie im Einzelfall 1 000 EUR nicht übersteigen; Nummer 1.1 zu § 63 gilt entsprechend,
- d)
- erstattete Post-, Telegramm- und Fernmeldegebühren sowie erstattete Kosten von Fernmeldeanlagen; dies gilt nicht für die Erhebung von Post- und Fernmeldegebühren, welche als Auslagen nach kostenrechtlichen Vorschriften erhoben werden, oder von Postgebührenauslagen, die zusammen mit Erlösen für Lieferungen oder Leistungen des Staates vereinnahmt werden,
- e)
- Einnahmen aus der Anfertigung von Fotokopien für Dritte,
- f)
- Schadenersatzleistungen Dritter, solange die Bücher noch nicht abgeschlossen sind (§ 76 Abs. 2), insoweit, als sie zur Instandsetzung von Dienstfahrzeugen bestimmt sind,
- g)
- zurückgezahlte Zuwendungen, soweit sie
- noch während des gleichen Jahres, in dem sie ausgezahlt wurden, zurückgezahlt werden oder
- im Rahmen von gemeinschaftlichen Finanzierungen zwischen dem Bund und dem Land (insbesondere bei den Gemeinschaftsaufgaben) gewährt wurden und der Bund dies zulässt.
- 4
- Minus-Einnahme, Minus-Ausgabe
- Die Absetzung von der Einnahme oder Ausgabe kann zur Darstellung einer Minus-Einnahme oder Minus-Ausgabe in der Haushaltsrechnung führen, wenn sie die übrigen Einnahmen oder Ausgaben des laufenden Haushaltsjahres bei der Buchungsstelle übersteigt.
- B.
- Einzelnachweis
- 5
- Der für die Buchung vorgesehene Titel ist grundsätzlich der Titel, unter dem die Einnahme oder Ausgabe im Haushaltsplan veranschlagt ist. Besonderheiten sind unter Nummern 5.1 bis 5.3 dargestellt.
- 5.1
- Der rechnungsmäßige Nachweis der Bezüge bei Abordnungen richtet sich nach § 50 Abs. 3 und den dazu ergangenen Bestimmungen.
- 5.2
- Wenn durch Haushaltsvermerk im Haushaltsplan oder durch das Haushaltsgesetz (Durchführungsbestimmungen) eine Übertragung von Ausgabemitteln zugelassen ist, so gilt als für die endgültige Buchung vorgesehen der Titel, auf den die Übertragung – unter Berücksichtigung einer etwaigen Aufteilung oder Zusammenfassung von Titeln im neuen Haushaltsplan – erfolgt ist.
- 5.3
- Der Gruppierungsplan gliedert die Einnahmen und Ausgaben des Haushalts auch nach ökonomischen Gesichtspunkten. Soweit bei der Haushaltsveranschlagung bei einem Haushaltsansatz Ausgaben verschiedener Einnahme- oder Ausgabearten veranschlagt wurden (ökonomische Zuordnung des Ansatzes nach dem Schwerpunkt), verbleibt es hierbei auch bei der Haushaltsausführung. Es sind aber folgende Besonderheiten zu beachten:
- 5.3.1
- Soweit ein einzeln veranschlagter Zuschuss und so weiter zwar mit gleicher Zweckbestimmung wie im Haushaltsplan vorgesehen, aber mit anderer ökonomischer Zuordnung ausgereicht wird, ist für die Buchung grundsätzlich der im Gruppierungsplan vorgeschriebene Titel maßgebend (zum Beispiel Gewährung eines bei Gruppe 883 einzeln veranschlagten Investitionszuschusses für den Bau eines Kindergartens an einen Zweckverband – Gruppe 887). Die Ausgabe ist gegebenenfalls über- oder außerplanmäßig nachzuweisen; die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen gemäß § 37 Abs. 1 gilt insoweit allgemein als erteilt.
- 5.3.2
- Im Fall der Nummer 5.3.1 müssen bei dem Titel, bei dem die Ausgaben im Haushaltsplan veranschlagt sind, Minderausgaben in mindestens gleicher Höhe nachgewiesen werden; in die Haushaltsrechnung sind gegenseitige Hinweise aufzunehmen. Der zuständigen Kasse ist in geeigneter Weise mitzuteilen, bei welchem Titel die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.
§ 36
Aufhebung der Sperre
Nur mit vorheriger Zustimmung (Einwilligung) des Staatsministeriums der Finanzen dürfen Ausgaben, die durch Gesetz oder im Haushaltsplan als gesperrt bezeichnet sind, geleistet sowie Verpflichtungen zur Leistung solcher Ausgaben eingegangen und im Haushaltsplan gesperrte Stellen besetzt werden. In den Fällen des § 22 Satz 3 hat das Staatsministerium der Finanzen die Einwilligung des Landtags oder des für den Landeshaushalt zuständigen Ausschusses des Landtags einzuholen.
§ 37
Über- und außerplanmäßige Ausgaben
(1) Über- und außerplanmäßige Ausgaben bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen. Sie darf nur im Fall eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Bedürfnisses erteilt werden. Als unabweisbar ist ein Bedürfnis insbesondere nicht anzusehen, wenn nach Lage des Einzelfalles ein Nachtragshaushaltsgesetz rechtzeitig herbeigeführt oder die Ausgabe bis zum nächsten Haushaltsgesetz zurückgestellt werden kann. Eines Nachtrages bedarf es nicht, wenn die Mehrausgabe im Einzelfall einen im Haushaltsgesetz festzulegenden Betrag nicht überschreitet oder wenn Rechtsverpflichtungen zu erfüllen sind.
(2) Absatz 1 gilt auch für Maßnahmen, durch die für den Staat Verpflichtungen entstehen können, für die Ausgaben im Haushaltsplan nicht veranschlagt sind.
(3) Über- und außerplanmäßige Ausgaben sollen innerhalb desselben Einzelplans, möglichst durch Einsparung bei anderen gleichartigen Ausgaben, ausgeglichen werden.
(4) Über- und außerplanmäßige Ausgaben, die einen im Haushaltsgesetz festzusetzenden Betrag überschreiten, sind dem Landtag halbjährlich, in Fällen von grundsätzlicher oder erheblicher finanzieller Bedeutung unverzüglich, zur Genehmigung vorzulegen.
(5) Ausgaben, die ohne nähere Angabe des Verwendungszwecks veranschlagt sind, dürfen nicht überschritten werden.
(6) Mehrausgaben bei übertragbaren Ausgaben (Vorgriffe) sind unter den Voraussetzungen des Absatzes 1 Satz 1 und 2 auf die nächstjährige Bewilligung für den gleichen Zweck anzurechnen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
Zu § 37
- A.
- Über- und außerplanmäßige Ausgaben
- 1
- Begriffsbestimmung
- 1.1
- Überplanmäßige Ausgaben sind Ausgaben, die den Ansatz bei einer im Haushaltsplan enthaltenen Zweckbestimmung überschreiten; Ausgabereste, zur Verstärkung verwendete deckungsfähige Ausgaben sowie dem Ansatz zufließende zweckgebundene Mehr- oder Mindereinnahmen sind vorher dem Ansatz zuzurechnen, Haushaltsvorgriffe sind abzuziehen. Als Ansatz gilt auch ein Leertitel.
- 1.2
- Außerplanmäßige Ausgaben sind Ausgaben, für die der Haushaltsplan keine Zweckbestimmung enthält.
Wegen der Abwicklung eines Ausgaberestes, für den im neuen Haushaltsplan die bisherige Zweckbestimmung nicht mehr enthalten ist, vergleiche Nummer 6 zu § 45. - 1.3
- Vorgriffe sind überplanmäßige Ausgaben (Nummer 1.1) bei übertragbaren Bewilligungen; sie sind auf die nächstjährige Bewilligung für den gleichen Zweck anzurechnen (§ 37 Abs. 6).
- 1.3.1
- Wird eine Ausgabe mit gleicher Zweckbestimmung im Haushaltsplan des nächsten Haushaltsjahres nicht oder nicht in der erforderlichen Höhe vorgesehen, so ist die überplanmäßige Ausgabe insoweit nicht als Vorgriff zu behandeln (abschließende Bewilligung).
- 1.3.2
- Außerplanmäßige Ausgaben dürfen formell nicht als Vorgriff behandelt werden. Bei der Einwilligung zu einer außerplanmäßigen Ausgabe gemäß § 37 Abs. 1 Satz 1 kann aber zur Auflage gemacht werden, die hierfür im nächsten Haushaltsjahr veranschlagten Mittel in entsprechender Höhe nicht zu verwenden. Für die Einsparung im laufenden Haushaltsjahr gilt in diesem Falle Nummer 2.4.7.
- 2
- Bewilligungsvoraussetzungen, Antragsverfahren
- 2.1
- Unvorhergesehenes und unabweisbares Bedürfnis
- Die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu einer über- oder außerplanmäßigen Ausgabe darf nur im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Bedürfnisses erteilt werden; ob die Voraussetzungen vorliegen, ist in sachlicher und zeitlicher Hinsicht zu prüfen und in dem Antrag an das Staatsministerium der Finanzen (Nummer 2.2) zu begründen. Da das Etatbewilligungsrecht des Parlaments Vorrang vor dem Notbewilligungsrecht des Staatsministeriums der Finanzen hat, ist dabei ein strenger Maßstab anzulegen.
- 2.1.1
- In sachlicher Hinsicht ist insbesondere davon auszugehen, dass die Ausgabemittel gemäß § 34 Abs. 2 so zu bewirtschaften sind, dass sie zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelnen Zweckbestimmungen fallen.
- 2.1.2
- Nach § 37 Abs. 1 Satz 3 liegt eine Unabweisbarkeit in zeitlicher Hinsicht vor allem dann nicht vor, wenn die Ausgaben bis zur Verabschiedung des nächsten Haushaltsplans oder des nächsten Nachtragshaushalts zurückgestellt werden können.
- 2.2
- Antrag
- Die obersten Dienstbehörden beantragen die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu einer über- oder außerplanmäßigen Ausgabe nach dem beiliegenden Muster 1 zu § 37 SäHO.
Vor der Antragstellung ist neben Nummer 2.1 unter anderem zu prüfen, ob der Mehrbedarf nicht durch- Ausgabereste aus dem abgelaufenen Haushaltsjahr,
- eine Verstärkung durch deckungspflichtige Ausgaben,
- gekoppelte Mehreinnahmen oder
- Verpflichtungsermächtigungen
- 2.3
- Vorherige Zustimmung
- 2.3.1
- Unter Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen ist die vorherige Zustimmung zu verstehen. Der Antrag ist daher zu stellen, bevor eine Maßnahme eingeleitet oder eine Zusage gemacht wird, die zu einer über- oder außerplanmäßigen Ausgabe führt. Eine nachträgliche Zustimmung durch das Staatsministerium der Finanzen ist – abgesehen von den Ausnahmefällen des § 116 – nicht möglich.
- 2.3.2
- Das Staatsministerium der Finanzen kann die Einwilligung in über- oder außerplanmäßige Ausgaben in besonderen Fällen allgemein erteilen.
- 2.4
- Ausgleichsgebot
- Zur Vermeidung von Fehlbeträgen kommt dem Ausgleichsgebot des § 37 Abs. 3 besondere Bedeutung zu. Im Einzelnen ist Folgendes zu beachten:
- 2.4.1
- Die genaue Einsparstelle – möglichst bei einem Titel derselben Hauptgruppe – ist in dem Antrag anzugeben.
- 2.4.2
- Einsparungen bei den gemeinsam bewirtschafteten Personalausgaben können grundsätzlich nicht anerkannt werden.
- 2.4.3
- Der Ausgleich von Mehrausgaben durch Mehreinnahmen kann im Allgemeinen nur anerkannt werden, wenn zwischen ihnen ein ursächlicher Zusammenhang besteht.
- 2.4.4
- Das Ausgleichsgebot gilt grundsätzlich auch für Mehrausgaben, die auf gesetzlichen Verpflichtungen beruhen.
- 2.4.5
- Kann in besonders gelagerten Fällen eine Einsparung im gesamten Einzelplan nicht gefunden werden, so ist dies in der „Begründung für das Staatsministerium der Finanzen“ eingehend darzulegen.
- 2.4.6
- Kann eine Einsparung bei der angebotenen Einsparstelle nicht oder nicht voll realisiert werden, so ist für eine Einsparung an anderer Stelle Sorge zu tragen und die neue Einsparstelle mit dem Staatsministerium der Finanzen abzustimmen (gegebenenfalls kurzhändig).
- 2.4.7
- Für Vorgriffe (Nummer 1.3) soll eine kassenmäßige Einsparung erfolgen.
- 2.5
- Mit Einnahmen gekoppelte Ausgaben
- Beruht die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu einer überplanmäßigen Ausgabe darauf, dass bei einem durch Haushaltsvermerk mit den Ausgaben gekoppelten Einnahmetitel Mindereinnahmen erwartet werden, so wird die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen insoweit gegenstandslos, als höhere Einnahmen eingehen, als bei der Antragstellung erwartet. Das Gleiche gilt, falls unvorhergesehene Mehreinnahmen eingehen.
- 2.6
- Deckungsfähige Ausgaben
- Die Einwilligung zu einer überplanmäßigen Ausgabe bei einem Titel, der mit anderen Titeln einseitig oder gegenseitig deckungsfähig ist, schafft keine zusätzlichen Deckungsmittel für den deckungsberechtigten Titel.
Ausnahmen sind in den Fällen zugelassen, in denen ein Titel durch mehrere Dienststellen bewirtschaftet wird. - 2.7
- Inaussichtstellungen
- 2.7.1
- Formlose Anträge auf die Inaussichtstellung der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu einer über- oder außerplanmäßigen Ausgabe (vorläufige Einwilligungen) sollen in den Fällen vermieden werden, in denen der formelle Antrag nach Muster 1 zu § 37 SäHO bereits möglich ist. Sie erscheinen im Allgemeinen nur dann gerechtfertigt, wenn sich die Höhe der über- oder außerplanmäßigen Ausgabe noch stärker verändern (ermäßigen) kann.
- 2.7.2
- Die vorstehenden Bestimmungen, insbesondere das Ausgleichsgebot (genaue Einsparstelle) gelten für die formlosen Anträge und Inaussichtstellungen sinngemäß.
- 2.7.3
- Die endgültige Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen gemäß Nummer 2.2 ist bei Inaussichtstellungen unverzüglich zu beantragen, sobald die dafür notwendigen Angaben bekannt sind. Dabei ist in dem Antrag nach Muster 1 zu § 37 SäHO unter „Begründung für das Staatsministerium der Finanzen“ auf die vorläufige Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen hinzuweisen.
- 3
- Mitteilungen an Landtag und Rechnungshof
- Die in § 37 Abs. 4 vorgeschriebene Mitteilung von über- und außerplanmäßigen Ausgaben an den Landtag erfolgt durch das Staatsministerium der Finanzen.
Das Staatsministerium der Finanzen leitet dem Rechnungshof jeweils einen Abdruck der Anträge nach Muster 1 zu § 37 SäHO mit dem Einwilligungsvermerk zu.
- B.
- Nachforderung von Ausgabemitteln
- 4.1
- Reichen die einer Dienststelle gemäß Nummer 1.2 zu § 34 zugewiesenen Ausgabemittel nicht aus oder sind Ausgaben zu leisten, für die ihr keine Ausgabemittel zugewiesen sind, so beantragt sie mit einem Antrag nach dem Muster 2 zu § 37 SäHO die erforderlichen Ausgabemittel.
- 4.2
- Bei Nachforderung von Ausgabemitteln sind die vorstehenden Nummern 2.1 bis 2.6 sinngemäß zu beachten, insbesondere ist der sachlich und zeitlich unabweisbare Ausgabebedarf zu begründen und möglichst eine Einsparung anzubieten; die bei einer Haushaltsstelle eingesparten Beträge dürfen aber nicht zu einer weniger strengen Auslegung des Erfordernisses des unabweisbaren Bedürfnisses führen.
- 5
- Die Dienststellen haben den Antrag auf Zuweisungen weiterer Ausgabemittel gemäß Nummer 4 an die Stelle zu richten, von der ihnen die Haushaltsmittel zugeteilt wurden. Soweit diese den Antrag nach sorgfältiger Prüfung für begründet hält, weist sie der Dienststelle die erforderlichen Ausgabemittel aus ihrer Reserve (vergleiche Nummer 1.6 zu § 34) – möglichst auf dem Antrag nach Muster 2 zu § 37 SäHO – zu. Stehen ihr Ausgabemittel nicht mehr zur Verfügung oder handelt es sich um außerplanmäßige Ausgaben, so hat sie den Antrag der nächsthöheren Dienststelle (regelmäßig der für den Einzelplan zuständigen obersten Dienstbehörde) mit ihrer Stellungnahme vorzulegen.
- 6.1
- Die obersten Dienstbehörden beantragen erforderlichenfalls die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu einer über- oder außerplanmäßigen Ausgabe gemäß der vorstehenden Nummer 2.2.
- 6.2
- In der Regel ist es nicht notwendig, den nachgeordneten Dienststellen mitzuteilen, inwieweit die ihnen zugewiesenen weiteren Ausgabemittel auf Einwilligungen gemäß § 37 Abs. 1 beruhen.
- 7
- Die Nummern 4 bis 6 gelten sinngemäß, soweit den obersten Dienstbehörden gemäß Nummer 1.1 Satz 2 zu § 34 Teile des Einzelplans der Allgemeinen Finanzverwaltung zur Bewirtschaftung zugewiesen sind.
Muster
(zu § 37 SäHO)r
§ 38
Verpflichtungsermächtigungen
(1) Maßnahmen, die den Staat zur Leistung von Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren verpflichten können, sind nur zulässig, wenn der Haushaltsplan dazu ermächtigt. Das Staatsministerium der Finanzen kann unter den Voraussetzungen des § 37 Abs. 1 Satz 2 Ausnahmen zulassen; § 37 Abs. 4 gilt entsprechend.
(2) Maßnahmen nach Absatz 1 bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit es nicht darauf verzichtet.
(3) Das Staatsministerium der Finanzen ist bei Maßnahmen nach Absatz 1 von grundsätzlicher oder erheblicher finanzieller Bedeutung über den Beginn und Verlauf von Verhandlungen zu unterrichten.
(4) Verpflichtungen für laufende Geschäfte dürfen eingegangen werden, ohne dass die Voraussetzungen der Absätze 1 und 2 vorliegen. Einer Verpflichtungsermächtigung bedarf es auch dann nicht, wenn zu Lasten übertragbarer Ausgaben Verpflichtungen eingegangen werden, die im folgenden Haushaltsjahr zu Ausgaben führen. Das Nähere regelt das Staatsministerium der Finanzen.
(5) Die Absätze 1 bis 4 sind auf Staatsverträge im Sinne des § 10 Abs. 1 nicht anzuwenden.
Zu § 38
- 1
- Über- und außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen
- 1.1
- Verpflichtungen zu Lasten künftiger Haushaltsjahre dürfen gemäß § 38 Abs. 1 Satz 1 nur eingegangen werden, wenn der Haushaltsplan ausdrücklich hierzu ermächtigt. Die Ermächtigung wird grundsätzlich durch eine formell veranschlagte Verpflichtungsermächtigung erteilt (vergleiche § 16 und Verwaltungsvorschrift hierzu).
Einer Verpflichtungsermächtigung bedarf es gemäß § 38 Abs. 4 Satz 2 nicht, wenn im laufenden Haushaltsjahr zu Lasten übertragbarer Ausgabemittel Verpflichtungen eingegangen werden, die erst im folgenden Haushaltsjahr zur Leistung von Ausgaben führen. - 1.2
- Das Staatsministerium der Finanzen kann gemäß § 38 Abs. 1 Satz 2 im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Bedürfnisses (Absatz 1 Satz 2 in Verbindung mit Absatz 2 und § 37 Abs. 1 Satz 2) Ausnahmen zulassen (Einwilligung in eine über- oder außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigung). Der Antrag auf Einwilligung in eine über- oder außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigung ist nach Muster 1 zu § 38 SäHO rechtzeitig vor Übernahme der Verpflichtung zu stellen. Im Übrigen gelten die Nummern 2 bis 5 zu § 37 sinngemäß.
Die Zuweisung von weiteren Verpflichtungsermächtigungen ist mit einem Antrag nach Muster 2 zu § 38 SäHO zu beantragen. - 1.3
- Über- und außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen sollen durch Einsparungen bei anderen Verpflichtungsermächtigungen innerhalb desselben Einzelplans ausgeglichen werden. Das gilt nicht, wenn Verpflichtungen zu Lasten von Ausgabemitteln eingegangen werden sollen, die im Haushaltsplan des nächsten Jahres (insbesondere bei Zweijahreshaushalten) oder in einem von der Staatsregierung beschlossenen Entwurf des Haushaltsplans (§ 29) vorgesehen sind.
- 2
- Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen gemäß Absatz 2
- 2.1
- Das Staatsministerium der Finanzen verzichtet – stets widerruflich – gemäß Absatz 2 Halbsatz 2 allgemein auf die Einwilligung zur Inanspruchnahme von im Haushaltsplan veranschlagten Verpflichtungsermächtigungen (§ 38 Abs. 1 Satz 1)
- 2.1.1
- für die Fortführung bereits begonnener Baumaßnahmen,
- 2.1.2
- für
- a)
- Sachinvestitionen der Obergruppen 81 bis 83
und - b)
- Zuschüsse und Zuweisungen für Sachinvestitionen (Obergruppen 88 und 89),
- soweit die Verpflichtungsermächtigung je Titel 750 000 EUR nicht übersteigt.
Unberührt bleibt hiervon eine etwaige Unterrichtung des Staatsministeriums der Finanzen gemäß § 38 Abs. 3 und der nachstehenden Nummer 3. - 2.2
- Soweit das Staatsministerium der Finanzen die Einwilligung zu einer über- oder außerplanmäßigen Verpflichtungsermächtigung gemäß § 38 Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit Nummer 1 erteilt hat, ist eine zusätzliche Einwilligung gemäß Absatz 2 nicht erforderlich.
- 3
- Maßnahmen von grundsätzlicher oder erheblicher finanzieller Bedeutung
- (vergleiche Absatz 3)
- 3.1
- Maßnahmen sind von grundsätzlicher Bedeutung, wenn sie eine über den Einzelfall hinausgehende Auswirkung auf die Haushaltswirtschaft oder die Haushaltsentwicklung haben können.
- 3.2
- Maßnahmen sind von erheblicher finanzieller Bedeutung, wenn sie innerhalb des Kapitels einen maßgeblichen Anteil an den veranschlagten Verpflichtungsermächtigungen oder an den Ausgaben für die Jahre haben, in denen die Verpflichtungen fällig werden sollen; dies gilt nicht, soweit die Verpflichtungsermächtigung je Titel insgesamt 250 000 EUR nicht übersteigt. Für die Fälle des Halbsatzes 1 kann das Staatsministerium der Finanzen im Benehmen mit der für den Einzelplan zuständigen obersten Dienstbehörde Wertgrenzen festsetzen.
- 3.3
- Zu den Verhandlungen nach § 38 Abs. 3 zählen auch Vorverhandlungen. Das Staatsministerium der Finanzen ist so umfassend zu unterrichten, dass es die finanziellen Auswirkungen des Vorhabens beurteilen kann.
- 4
- Verpflichtungen für laufende Geschäfte
- (vergleiche Absatz 4)
- 4.1
- Verpflichtungen für laufende Geschäfte sind Verpflichtungen, die ihrem Zweck nach dauernd notwendig anerkannte Verwaltungsausgaben betreffen, sich auf die folgenden Gruppen beziehen und den Rahmen der üblichen Tätigkeit der Dienststelle nicht überschreiten:
- 441 –
- Beihilfen, soweit nicht Versorgungsempfänger und dergleichen,
- 443 –
- Fürsorgeleistungen und Unterstützungen,
- 453 –
- Trennungsgeld, Umzugskostenvergütungen,
- 459 –
- Sonstiges,
- 511 –
- Geschäftsbedarf und Kommunikation sowie Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände, sonstige Gebrauchsgegenstände (nur bewegliche Sachen), jedoch für
- Geräte,
- Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände und
- sonstige Gebrauchsgegenstände
- 514 –
- Verbrauchsmittel, Haltung von Fahrzeugen und dergleichen,
- 517 –
- Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume (nur Heizung, Strom, Wasser, Müllabfuhr und so weiter, nicht Instandhaltung durch Baumaßnahmen),
- 518 –
- Mieten und Pachten, jedoch für Räume und Grundstücke jedoch nur, wenn
- der Vertrag nicht länger als zwei Jahre unkündbar ist,
- der vorgesehene Quadratmeterpreis ortsüblich und angemessen ist,
- die Jahresmiete insgesamt höchstens 30 000 EUR beträgt und
- die jeweils zuständige Niederlassung des Staatsbetriebes Sächsisches Immobilien- und Baumanagement zugestimmt hat,
- 519 –
- Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen im Einzelfall bis zu einem Betrag von 5 000 EUR,
- 521 –
- Unterhaltung des sonstigen unbeweglichen Vermögens im Einzelfall bis zu einem Betrag von 5 000 EUR,
- 525 –
- Aus- und Fortbildung,
- 526 –
- Sachverständige, Gerichts- und ähnliche Kosten,
- 527 –
- Dienstreisen,
- 529 –
- Verfügungsmittel,
- 531 –
- Kosten für Veröffentlichungen, Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit.
- 4.2
- Verpflichtungen für laufende Geschäfte (Nummer 4.1), die in künftigen Haushaltsjahren Zahlungsverpflichtungen auslösen, dürfen übernommen werden, wenn diese Verpflichtungen unter Berücksichtigung der übrigen zu leistenden Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren erfüllbar sind,
- 4.2.1
- aus einem gleich hohen Betrag wie dem Haushaltsansatz des laufenden Haushaltsjahres oder
- 4.2.2
- aus dem entsprechenden Haushaltsansatz im verabschiedeten Haushaltsplan des nächsten Haushaltsjahres (insbesondere bei Zweijahreshaushalten) oder in dem von der Staatsregierung beschlossenen Entwurf des Haushaltsplans des nächsten Haushaltsjahres (§ 29).
- 4.3
- Leasing-, Mietkauf- und ähnliche Verträge sind nicht laufende Geschäfte im Sinne des § 38 Abs. 4 und bedürfen stets der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit nicht darauf verzichtet wird.
Muster
(zu § 38 SäHO)
§ 39
Gewährleistungen, Kreditzusagen
(1) Die Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen, die zu Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren führen können, bedarf einer der Höhe nach bestimmten Ermächtigung durch Gesetz.
(2) Kreditzusagen sowie die Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen. Es ist an den Verhandlungen zu beteiligen. Es kann auf seine Befugnisse verzichten.
(3) Bei Maßnahmen nach Absatz 2 haben die zuständigen Stellen auszubedingen, dass sie oder ihre Beauftragten bei den Beteiligten jederzeit prüfen können,
- 1.
- ob die Voraussetzungen für die Kreditzusage oder ihre Erfüllung vorliegen oder vorgelegen haben,
- 2.
- ob im Falle der Übernahme einer Gewährleistung eine Inanspruchnahme des Staates in Betracht kommen kann oder die Voraussetzungen für eine solche vorliegen oder vorgelegen haben.
Von der Ausbedingung eines Prüfungsrechts kann ausnahmsweise mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen abgesehen werden.
Zu § 39
- 1
- Allgemeines zu Absatz 1
- 1.1
- Die Bürgschaften sind Verträge im Sinne von § 765 ff. BGB.
- 1.2
- Garantien sind Verträge, mit denen der Staat ein vermögenswertes Interesse des Garantieempfängers dadurch sichert, dass er verspricht, für einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg einzustehen, insbesondere die Gefahr eines künftigen, noch nicht entstandenen Schadens ganz oder teilweise zu übernehmen.
- 1.3
- Sonstige Gewährleistungen sind Verträge, die ähnlichen wirtschaftlichen Zwecken wie Bürgschaften und Garantien dienen.
- 1.4
- In den Fällen der Nummern 1.2 und 1.3 muss die Risikoübernahme eine Hauptverpflichtung des Vertrages darstellen.
- 1.5
- Bürgschaften, Garantien und sonstige Gewährleistungen sind Eventualverbindlichkeiten des Staates und können nur zur Absicherung ungewisser, in der Zukunft liegender Risiken übernommen werden. Die Übernahme von Bürgschaften, Garantien und sonstigen Gewährleistungen ist ausgeschlossen, wenn mit hoher Wahrscheinlichkeit mit der Inanspruchnahme des Staates gerechnet werden muss. In diesem Fall sind Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen auszubringen.
- 2
- Kreditzusagen
- 2.1
- Kreditzusagen im Sinne des § 39 Abs. 2 sind vertragliche oder sonstige Zusagen, in denen die Hingabe eines Darlehens versprochen wird.
- 2.2
- Die Kreditbedingungen bei Darlehensgewährungen, insbesondere der Zinssatz und die Laufzeit sind, soweit ein Ermessensspielraum der Verwaltung besteht, allgemein oder im Einzelfall mit dem Staatsministerium der Finanzen abzustimmen. Soweit das geschehen ist, gilt die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen allgemein als erteilt und seine Beteiligung an den Verhandlungen als vorgenommen, wenn die Kreditzusage aus Ausgabemitteln oder Verpflichtungsermächtigungen erfüllt oder zugesagt werden soll, die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres veranschlagt sind und bei Zuwendungen die Voraussetzungen des § 44 Abs. 1 erfüllt sind.
- 3
- Prüfungs- und Auskunftsrecht
- Die zuständigen Dienststellen haben neben einem Prüfungsrecht (§ 39 Abs. 3) auszubedingen, dass die Beteiligten den zuständigen Dienststellen oder ihren Beauftragten jederzeit Auskunft über die mit der Kreditgewährung sowie der Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen zusammenhängenden Fragen zu erteilen haben (Auskunftsrecht). Im Falle des § 39 Abs. 3 Satz 2 soll ein Auskunftsrecht für sich allein ausbedungen werden. Von der Ausbedingung eines Prüfungsrechts kann in begründeten Fällen mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen abgesehen werden. Auf das Prüfungsrecht des Rechnungshofs nach § 91 Abs. 3 ist hinzuweisen.
- 4
- Nachweis über die übernommenen Gewährleistungen
- Die zuständigen Stellen für den Einzelplan, bei dem die Mittel für etwaige Schadenszahlungen aus übernommenen Gewährleistungen veranschlagt sind, führen über die übernommenen Bürgschaften, Garantien und sonstigen Gewährleistungen einen Nachweis. Ein Nachweis nach dem Stand am Ende des Haushaltsjahres ist dem Rechnungshof zu übermitteln; bei Gewährleistungen unter 500 000 EUR im Einzelfall genügen Angaben nach der Gliederung der gesetzlichen Ermächtigungen.
§ 40
Andere Maßnahmen von finanzieller Bedeutung
(1) Der Erlass von Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften, der Abschluss von Tarifverträgen und die Gewährung von über- oder außertariflichen Leistungen sowie die Festsetzung oder Änderung von Entgelten für Verwaltungsleistungen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, wenn diese Regelungen zu Einnahmeminderungen oder zu zusätzlichen Ausgaben im laufenden Haushaltsjahr oder in künftigen Haushaltsjahren führen können. Satz 1 ist auf sonstige Maßnahmen von grundsätzlicher oder erheblicher finanzieller Bedeutung anzuwenden, wenn sie zu Einnahmeminderungen oder zu zusätzlichen Ausgaben im laufenden Haushaltsjahr oder in künftigen Haushaltsjahren führen können.
(2) Auf die Mitwirkung des Staates an Maßnahmen überstaatlicher oder zwischenstaatlicher Einrichtungen ist Absatz 1 Satz 1 entsprechend anzuwenden.
Zu § 40
- 1
- § 40 Abs. 1 ist auf alle dort genannten Maßnahmen anzuwenden, soweit durch sie unmittelbar oder mittelbar finanzwirksame Tatbestände geschaffen werden können.
- 2
- Maßnahmen nach § 40 Abs. 1 sind nur mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zulässig. Darüber hinaus bedürfen sie keiner Ermächtigung nach § 38 Abs. 1 und keiner zusätzlichen Einwilligung nach § 37 Abs. 2. Eine zusätzliche Einwilligung nach § 37 Abs. 2 ist jedoch erforderlich, wenn die Maßnahmen im laufenden Haushaltsjahr gleichzeitig zu über- oder außerplanmäßigen Ausgaben führen können. Diese Einwilligung darf nur unter den in § 37 Abs. 1 genannten Voraussetzungen erteilt werden.
- 3
- Die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu Maßnahmen von finanzieller Bedeutung nach § 40 Abs. 1 ist auch dann einzuholen, wenn zwar die Einnahmen und Ausgaben des laufenden Haushaltsjahres nicht berührt werden, Einnahmeminderungen oder zusätzliche Ausgaben aber in künftigen Haushaltsjahren eintreten können. Dies gilt auch, wenn für die übertarifliche Eingruppierung beziehungsweise Einreihung von Angestellten und Arbeitern unbesetzte oder unterbesetzte Stellen herangezogen werden sollen.
§ 41
Haushaltswirtschaftliche Sperre
Wenn die Entwicklung der Einnahmen oder Ausgaben es erfordert, kann das Staatsministerium der Finanzen es von seiner Einwilligung abhängig machen, ob Verpflichtungen eingegangen oder Ausgaben geleistet werden.
§ 42
Konjunkturpolitisch bedingte Maßnahmen
(1) In den Haushaltsplan sind Leertitel für Ausgaben nach § 6 Abs. 2 Sätze 1 und 2 in Verbindung mit § 14 des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft einzustellen. Ausgaben aus diesen Titeln dürfen nur mit Zustimmung des Landtags und nur insoweit geleistet werden, als Einnahmen aus der Konjunkturausgleichsrücklage oder aus Krediten vorhanden sind. Die Zustimmung des Landtags gilt als erteilt, wenn er sie nicht binnen vier Wochen nach Eingang der Vorlage der Staatsregierung verweigert hat.
(2) Bei Vorlagen, die dem Landtag nach Absatz 1 zugeleitet werden, kann dieser Ausgaben kürzen.
§ 43
Kassenmittel, Betriebsmittel
(1) Das Staatsministerium der Finanzen ermächtigt im Rahmen der zur Verfügung stehenden Kassenmittel die zuständigen Behörden, in ihrem Geschäftsbereich innerhalb eines bestimmten Zeitraums die notwendigen Auszahlungen bis zur Höhe eines bestimmten Betrages leisten zu lassen (Betriebsmittel).
(2) Das Staatsministerium der Finanzen soll nicht sofort benötigte Kassenmittel so anlegen, dass über sie bei Bedarf verfügt werden kann.
Zu § 43
- 1
- Betriebsmittel
- Das Staatsministerium der Finanzen regelt das Nähere über Art, Umfang und Verfahren der Betriebsmittelbewirtschaftung, soweit es eine solche im Hinblick auf die Haushalts- und Kassenlage des Freistaates für erforderlich hält.
Unabhängig davon gilt Folgendes: - 1.1
- Die Ausgabemittel (veranschlagte Ausgaben, Einwilligungen nach § 37 Abs. 1, verfügbare Ausgabereste) sollen, soweit nicht Rechtsgründe entgegenstehen, möglichst gleichmäßig und nicht früher als zeitanteilig (etwa mit einem Zwölftel pro Monat) in Anspruch genommen werden. Dies gilt insbesondere für sächliche Verwaltungsausgaben und Beschaffungen.
- 1.2
- Sofern damit zu rechnen ist, dass bei einem Einzeltitel oder einer Titelgruppe die Einnahmen oder Ausgaben das Aufkommen oder den Bedarf desselben Monats des Vorjahres um mehr als 5 Millionen EUR über- oder unterschreiten, haben die obersten Dienstbehörden dies dem Staatsministerium der Finanzen monatlich nach dem Muster zu § 43 SäHO mitzuteilen (schriftlich, gegebenenfalls auch fernmündlich in Anlehnung an das Muster); dies gilt nicht für Personalausgaben außerhalb von Titelgruppen. Für Hochbauausgaben im Bereich der Staatlichen Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung erfolgt die Mitteilung durch die Haushaltsabteilung im Staatsministerium der Finanzen.
Die Meldung ist dem Staatsministerium der Finanzen jeweils bis zum 15. des Vormonats zu übersenden; Fehlanzeige ist nicht erforderlich. Größere Änderungen auf Grund späterer Erkenntnisse sind gleichfalls mitzuteilen (gegebenenfalls formlos und/oder auch fernmündlich). - 1.3
- Soweit Dienststellen des Freistaates Sachsen Ausgabemittel des Bundes bewirtschaften, sind gemäß Nummer 2.8.2 zu § 34 der § 43 BHO nebst den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften zu beachten.
- 2
- Anlage von Kassenmitteln
- Die Anlage von nicht sofort benötigten Kassenmitteln gemäß § 43 Abs. 2 einschließlich von Rücklagen (zum Beispiel nach § 62) und Mitteln eines Sondervermögens muss folgenden Grundsätzen entsprechen:
- a)
- Die Anlage muss sicher sein und soll einen möglichst günstigen Ertrag bringen,
- b)
- die Mittel müssen im Bedarfsfall greifbar sein.
- Artikel 109 Abs. 4 Nr. 2 Grundgesetz (GG) in Verbindung mit § 15 des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft bleiben unberührt.
Muster
(zu § 43 SäHO)r
§ 44 SäHO
Zuwendungen, Verwaltung von Mitteln oder Vermögensgegenständen
(1) Zuwendungen dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 23 gewährt werden. Dabei ist zu bestimmen, wie die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendungen nachzuweisen ist. Außerdem ist ein Prüfungsrecht der zuständigen Dienststelle oder ihrer Beauftragten festzulegen. Verwaltungsvorschriften, welche die Regelung des Verwendungsnachweises und die Prüfung durch den Rechnungshof (§ 91) betreffen, werden im Einvernehmen mit dem Rechnungshof erlassen.
(2) Sollen Mittel oder Vermögensgegenstände des Staates von Stellen außerhalb der Staatsverwaltung verwaltet werden, ist Absatz 1 entsprechend anzuwenden.
(3) Juristischen Personen des Privatrechts kann durch öffentlich-rechtlichen Vertrag oder auf Antrag durch Verwaltungsakt die Befugnis verliehen werden, unter staatlicher Fachaufsicht Verwaltungsaufgaben auf dem Gebiet der Zuwendungen in eigenem Namen und in den Handlungsformen des öffentlichen Rechts wahrzunehmen, wenn die Beleihung im öffentlichen Interesse liegt und die Beliehene die Gewähr für eine sachgerechte Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben bietet. Die Verleihung und Entziehung der Befugnis sowie die Führung der Fachaufsicht obliegen dem zuständigen Staatsministerium, das die Führung der Fachaufsicht auf nachgeordnete Behörden übertragen kann. Die Verleihung der Befugnis bedarf der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen. Das Weisungsrecht der Fachaufsichtsbehörden ist unbeschränkt.
Zu § 44
Vorbemerkung:
Die Bewilligung von Zuwendungen (freiwillige Leistungen, ohne Rechtsanspruch) ist nur unter den in §§ 23 und 44 SäHO genannten Voraussetzungen möglich.
Inhaltsübersicht
Nr. | Inhalt |
---|---|
A. | Zuwendungen, Rücknahme und Widerruf von Zuwendungsbescheiden, Erstattung und Verzinsung (zu Absatz 1) |
Nummer 1 | Bewilligungsvoraussetzungen |
Nummer 2 | Finanzierungsarten, Höhe der Zuwendung |
Nummer 3 | Antragsverfahren |
Nummer 4 | Bewilligung |
Nummer 5 | Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid |
Nummer 6 | Zuwendungen für Baumaßnahmen |
Nummer 7 | Auszahlung der Zuwendungen |
Nummer 8 | Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuwendungsbescheides, Erstattung der Zuwendung und Verzinsung |
Nummer 9 | Überwachung der Verwendung |
Nummer 10 | Nachweis der Verwendung |
Nummer 11 | Prüfung des Verwendungsnachweises |
Nummer 12 | Weitergabe von Zuwendungen durch den Zuwendungsempfänger |
Nummer 13 | Zuwendungen an Gebietskörperschaften |
Nummer 13a | Zuwendungen auf Kostenbasis |
Nummer 14 | Fälle von geringer finanzieller Bedeutung |
Nummer 15 | Besondere Regelungen |
Nummer 16 | Sondervermögen |
B. | Beleihung auf dem Gebiet der Zuwendungen (zu Absatz 3) |
Nummer 17 | Personenkreis |
Nummer 18 | Verfahren |
Anlagen zu A. | |
Anlage 1: | Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung (ANBest-I) |
Anlage 2: | Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) |
Anlage 3: | Verwaltungsvorschrift für Zuwendungen des Freistaates Sachsen an kommunale Körperschaften (VVK) |
Anlage 3a: | Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an kommunale Körperschaften (ANBest-K) |
Anlage 4: | Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis (ANBest-P-Kosten) |
Anlage 5: | Baufachliche Ergänzungsbestimmungen (SäZBau) |
Anlage 5a: | Unterlagen für Baumaßnahmen |
Anlage 5b: | Baufachliche Nebenbestimmungen (NBest-Bau) |
Anlage 6: | Erläuterung wichtiger Begriffe |
Anlage 7: | Grundsätze für Förderrichtlinien |
Anlage 8: | Hinweise |
Muster zu A. | |
Muster 1a: | Antrag auf Gewährung einer Zuwendung |
Muster 1b: | Antrag auf Bewilligung weiterer Zuwendungsraten |
Muster 1c: | Zuwendungsbescheid |
Muster 2: | Angaben zu den finanziellen Verhältnissen |
Muster 3: | Auszahlungsantrag |
Muster 4: | Verwendungsnachweis/Vorläufiger Verwendungsnachweis |
Muster 5: | Kosten von Hochbauten |
- A.
- Zuwendungen, Rücknahme und Widerruf von Zuwendungsbescheiden, Erstattung und Verzinsung (zu Absatz 1)
- 1
- Bewilligungsvoraussetzungen
- 1.1
- Zuwendungen sollen nur bewilligt werden, wenn der Zweck durch die Übernahme von Bürgschaften, Garantien und sonstigen Gewährleistungen nicht erreicht werden kann. Nicht rückzahlbare Zuwendungen sollen nur bewilligt werden, soweit der Zweck nicht durch unbedingt oder bedingt rückzahlbare Zuwendungen erreicht werden kann. Zuwendungen dürfen nur bewilligt werden, wenn beziehungsweise soweit der Bewilligungsbehörde Ausgabemittel (bei Auszahlungen im laufenden Haushaltsjahr) beziehungsweise Verpflichtungsermächtigungen (bei Auszahlungen erst im folgenden beziehungsweise in den folgenden Haushaltsjahren) durch den Beauftragten für den Haushalt (§ 9) besonders zugewiesen sind (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise F 1).
- 1.2
- Zuwendungen dürfen nur solchen Empfängern bewilligt werden, bei denen eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert erscheint und die in der Lage sind, die Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen. Bei Zuwendungen für Baumaßnahmen und Beschaffungen muss der Empfänger auch in finanzieller Hinsicht die Gewähr für eine ordnungsgemäße Verwendung und Unterhaltung der Anlagen bieten. Eine Anfinanzierung von Vorhaben, deren Gesamtfinanzierung nicht hinreichend gesichert ist, ist unzulässig.
- 1.3
- Zuwendungen zur Projektförderung dürfen nur für solche Vorhaben bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind. Die Bewilligungsbehörde kann im Einzelfall allein und das zuständige Staatsministerium für einzelne Zuwendungsbereiche im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen Ausnahmen zulassen.
- 1.3.1
- Als Vorhabensbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrages zu werten. Bei Baumaßnahmen gelten Planung, Baugrunduntersuchungen, Grunderwerb und Herrichten des Grundstücks (zum Beispiel Gebäudeabbruch, Planieren) nicht als Beginn des Vorhabens, es sei denn, sie sind Zweck der Zuwendung (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 1).
- 1.3.2
- In den Fällen mehrerer Zuwendungsgeber (Nummer 1.4) wird die Zustimmung gemäß Nummer 1.3 Satz 2 im Einvernehmen mit den übrigen Beteiligten von der Stelle erteilt, bei der die höchste Zuwendung beantragt wurde.
- 1.3.3
- Die Zustimmung gemäß Nummer 1.3 Satz 2 darf nur erteilt werden, wenn – zumindest überschlägig – die Finanzierung des Vorhabens einschließlich etwaiger Kosten der Vorfinanzierung und der Folgekosten hinreichend gesichert erscheint und die Maßnahme sachlich geprüft ist. Die Zustimmung zum Vorliegen eines Ausnahmefalles ist in denjenigen Fällen ausgeschlossen, in denen die Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns nicht spätestens zum Zeitpunkt der Entscheidung über die Bewilligung der Zuwendung beantragt worden ist (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 2).
- 1.4
- Sollen Zuwendungen von mehreren Stellen des Staates oder sowohl vom Staat als auch von anderen juristischen Personen des öffentlichen Rechts bewilligt werden, soll die Bewilligung durch nur eine Behörde erfolgen.
- 1.4.1
- In jedem Fall haben die Zuwendungsgeber vor der Bewilligung mindestens Einvernehmen herbeizuführen über
- 1.4.1.1
- die zu finanzierenden Maßnahmen und die jeweiligen zuwendungsfähigen Ausgaben,
- 1.4.1.2
- die Finanzierungsart und die Höhe der Zuwendung (Nummer 2),
- 1.4.1.3
- Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid (Nummer 5),
- 1.4.1.4
- die Beteiligung der fachlich zuständigen technischen staatlichen Verwaltung, zum Beispiel in den Fällen der Nummer 6, wobei eine technische Behörde als federführend zu bestimmen ist,
- 1.4.1.5
- den Verwendungsnachweis und seine Prüfung durch eine der beteiligten Verwaltungen (Nummern 10 und 11). Im Allgemeinen wird die Stelle in Betracht kommen, welche die höchste Zuwendung bewilligt hat oder die dem Sitz des Zuwendungsempfängers am nächsten liegt.
- 1.4.2
- Beträgt die Zuwendung des Landes mehr als 50 000 EUR, ist der Rechnungshof von einer Vereinbarung zu unterrichten.
- 1.4.3
- Unterschiedliche Finanzierungsarten der Zuwendungsgeber (siehe Nummer 1.4.1.2) sind möglichst auszuschließen. Kann nicht vermieden werden, dass neben einer Anteilfinanzierung eine Fehlbedarfsfinanzierung vorgesehen wird, so ist im Hinblick auf eine mögliche Anspruchskonkurrenz zu prüfen, ob und gegebenenfalls inwieweit Nummer 2 der vom Zuwendungsempfänger anzuwendenden Allgemeinen Nebenbestimmungen einer ergänzenden Regelung bedarf (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 3).
- 2
- Finanzierungsarten, Höhe der Zuwendung
- 2.1
- Vor Bewilligung der Zuwendung ist zu prüfen, welche Finanzierungsart unter Berücksichtigung der Interessenlage des Staates und des Zuwendungsempfängers den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit am besten entspricht.
- 2.2
- Die Zuwendung wird grundsätzlich zur Teilfinanzierung des zu erfüllenden Zwecks bewilligt, und zwar
- 2.2.1
- mit einem festen Betrag an den zuwendungsfähigen Ausgaben (Festbetragsfinanzierung); dabei kann die Zuwendung auch auf das Vielfache eines Betrages festgesetzt werden, der sich für eine bestimmte Einheit ergibt (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 4); oder
- 2.2.2
- nach einem bestimmten Vomhundertsatz oder Anteil der zuwendungsfähigen Ausgaben (Anteilfinanzierung); die Zuwendung ist bei der Bewilligung auf einen Höchstbetrag zu begrenzen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 5); oder
- 2.2.3
- zur Deckung des Fehlbedarfs, der insoweit verbleibt, als der Zuwendungsempfänger die zuwendungsfähigen Ausgaben nicht durch eigene oder fremde Mittel zu decken vermag (Fehlbedarfsfinanzierung); die Zuwendung ist bei der Bewilligung auf einen Höchstbetrag zu begrenzen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 5).
- 2.3
- Bei der Bemessung der zuwendungsfähigen Ausgaben sollen, so weit dies möglich ist, sachgerechte feste Beträge (insbesondere Kostenpauschalen) zu Grunde gelegt werden (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 6). Diese Beträge können auch nach Vomhundertsätzen anderer zuwendungsfähiger Ausgaben bemessen werden. Für eine Bemessung von zuwendungsfähigen Ausgaben nach festen Beträgen kommen vor allem Projekte in Betracht,
- 2.3.1
- bei denen einzelne Ausgaben nur mit erheblichem Aufwand genau festgestellt und belegt werden können, jedoch eine sachgerechte Pauschalierung dieser Ausgaben (zum Beispiel als Vomhundertsatz der vorgesehenen Ausgaben) möglich ist, oder
- 2.3.2
- bei denen – wie bei bestimmten Baumaßnahmen – für einzelne oder mehrere gleiche Teile der Maßnahme über die voraussichtlichen Ausgaben Richtwerte vorliegen oder festgelegt werden können.
- 2.4
- Bei der Bemessung der Höhe der Zuwendung ist insbesondere dem Umstand Rechnung zu tragen, dass eine Zuwendung nur insoweit bewilligt werden darf, als ein erhebliches Staatsinteresse vorliegt, das ohne die Zuwendung nicht oder nicht im notwendigen Umfang befriedigt werden kann (vergleiche § 23 in Verbindung mit § 44 Abs. 1 Satz 1). Bei der Bemessung der Höhe einer Zuwendung im Rahmen der zur Verfügung stehenden Staatsmittel sind deshalb sowohl das Eigeninteresse und die Leistungskraft des Zuwendungsempfängers (angemessene Eigenmittel) als auch die Finanzierungsbeteiligungen Dritter angemessen zu berücksichtigen (vergleiche Nummer 2.5); bei Zuwendungen zur Projektförderung ist auch zu prüfen, ob der Zuwendungsempfänger steuerrechtliche Vergünstigungen (zum Beispiel Investitionszulagen) erhält.
- 2.5
- Liegt der zu fördernde Zweck auch im Interesse von Dritten, sollen diese sich angemessen an den zuwendungsfähigen Ausgaben beteiligen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 7).
- 2.6
- Soweit Umsatzsteuer nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes 2005 (UStG 2005) in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), in der jeweils geltenden Fassung, als Vorsteuer abziehbar ist, gehört sie nicht zu den zuwendungsfähigen Ausgaben (vergleiche dazu auch Nummer 3.2.3).
- 3
- Antragsverfahren
- 3.1
- Für die Bewilligung einer Zuwendung bedarf es grundsätzlich eines schriftlichen Antrages. Auf Verlangen der Bewilligungsbehörde sind die Angaben durch geeignete Unterlagen zu belegen. Der Antragsteller ist auf die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten im Antragsformular hinzuweisen (§ 4 Abs. 1 des Gesetzes über Fördermitteldatenbanken im Freistaat Sachsen [ SächsFöDaG] vom 10. Juni 1999 [SächsGVBl. S. 273], in der jeweils geltenden Fassung).
- 3.2
- Dem Antrag sind insbesondere beizufügen:
- 3.2.1
- bei Projektförderung (Nummer 2.1 zu § 23) ein Finanzierungsplan (aufgegliederte Berechnung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben mit einer Übersicht über die beabsichtigte Finanzierung) und eine Erklärung, dass mit der Maßnahme noch nicht begonnen worden ist,
- 3.2.2
- bei institutioneller Förderung (Nummer 2.2 zu § 23) ein Haushalts- oder Wirtschaftsplan und gegebenenfalls eine Überleitungsrechnung (Nummer 3.4 zu § 23),
- 3.2.3
- eine Erklärung darüber, ob der Zuwendungsempfänger allgemein oder für das betreffende Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG 2005 berechtigt ist. 3 In diesem Fall hat er im Finanzierungs-, Haushalts- oder Wirtschaftsplan die sich ergebenden Vorteile auszuweisen und bei der Ermittlung der zuwendungsfähigen Ausgaben abzusetzen.
- 3.3
- Das Ergebnis der Antragsprüfung ist zu vermerken. Dabei kann auf andere Unterlagen (Antrag, Zuwendungsbescheid) verwiesen werden. Sofern die Angaben nicht bereits auf Grund ergänzender Verwaltungsvorschriften ersichtlich sind, soll in dem Vermerk insbesondere eingegangen werden auf
- 3.3.1
- die Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung – außer bei Regelförderung –,
- 3.3.2
- die Beteiligung anderer Dienststellen (auch in fachtechnischer Hinsicht),
- 3.3.3
- den Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben (auch unter Berücksichtigung der Nummer 2.6),
- 3.3.4
- die Wahl der Finanzierungsart,
- 3.3.5
- die Sicherung der Gesamtfinanzierung,
- 3.3.6
- die Darlegung der finanziellen Folgen, die dem Staat aus der Förderung in künftigen Haushaltsjahren voraussichtlich entstehen.
- 3.4
- Soll eine Zuwendung ausnahmsweise ohne schriftlichen Antrag bewilligt werden, so begründet die Bewilligungsbehörde die Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung. Nummer 3.3 gilt sinngemäß.
- 3.5
- Bei einer Zuwendung an Betriebe oder Unternehmen, die wenigstens zum Teil der Förderung der Wirtschaft dienen soll, gilt zusätzlich Folgendes:
- 3.5.1
- Es bedarf stets eines schriftlichen Antrages.
- 3.5.2
- Dem Antragsteller sind im Antragsvordruck oder in anderer Weise im Zusammenhang mit dem Antrag die Tatsachen als subventionserheblich im Sinne des § 264 Strafgesetzbuch (StGB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 13. November 1998 (BGBl. I S. 3322), in der jeweils geltenden Fassung, zu bezeichnen (vergleiche § 1 des Gesetzes gegen mißbräuchliche Inanspruchnahme von Subventionen nach Landesrecht vom 14. Januar 1997 [SächsGVBl. S. 2] in Verbindung mit §§ 2 bis 6 des Gesetzes gegen mißbräuchliche Inanspruchnahme von Subventionen [Subventionsgesetz – SubvG] vom 29. Juli 1976 [BGBl. I S. 2034, 2037], in den jeweils geltenden Fassungen), die nach
- 3.5.2.1
- dem Zuwendungszweck,
- 3.5.2.2
- Rechtsvorschriften,
- 3.5.2.3
- dieser Verwaltungsvorschrift und den Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid (Nummer 5),
- 3.5.2.4
- besonderen Verwaltungsvorschriften, Richtlinien oder sonstigen Zuwendungsvoraussetzungen für die Bewilligung, Gewährung, Rückforderung, Weitergewährung oder das Belassen der Zuwendung von Bedeutung sind. Der Antragsteller ist auf die Strafbarkeit des Subventionsbetrugs nach § 264 StGB hinzuweisen.
- 3.5.3
- Zu den Tatsachen nach Nummer 3.5.2 gehören insbesondere solche,
- 3.5.3.1
- die zur Beurteilung der Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung von Bedeutung sind,
- 3.5.3.2
- die Gegenstand der Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Vermögensübersichten oder Gutachten, des Finanzierungsplans, etwaiger Übersichten und Überleitungsrechnungen oder sonstiger nach Nummern 3.1 und 3.2 dem Antrag beizufügender Unterlagen sind,
- 3.5.3.3
- von denen nach Verwaltungsverfahrensrecht (insbesondere §§ 48, 49, 49a des Verwaltungsverfahrensgesetzes [VwVfG]) in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. Januar 2003 (BGBl. I S. 102), in der jeweils geltenden Fassung, oder nach anderen Rechtsvorschriften die Erstattung der Zuwendung abhängig ist,
- 3.5.3.4
- die sich auf die Art und Weise der Verwendung eines aus der Zuwendung beschafften Gegenstandes beziehen (§ 1 des Gesetzes gegen mißbräuchliche Inanspruchnahme von Subventionen nach Landesrecht in Verbindung mit § 3 Abs. 2 SubvG).
- 3.5.4
- Subventionserhebliche Tatsachen sind ferner solche, die durch Scheingeschäfte oder Scheinhandlungen verdeckt werden, sowie Rechtsgeschäfte oder Handlungen unter Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit einer beantragten Zuwendung (§ 1 des Gesetzes gegen mißbräuchliche Inanspruchnahme von Subventionen nach Landesrecht in Verbindung mit § 4 SubvG).
- 3.5.5
- Der Antragsteller hat in dem Antrag oder in anderer Weise vor der Bewilligung schriftlich zu versichern, dass ihm die Tatsachen nach den Nummern 3.5.2 bis 3.5.4 als subventionserheblich und die Strafbarkeit eines Subventionsbetruges nach § 264 StGB bekannt sind.
- 3.5.6
- Ergeben sich aus den Angaben des Antragstellers, den eingereichten Unterlagen oder sonstigen Umständen Zweifel, ob die beantragte oder in Anspruch genommene Zuwendung mit den Zuwendungsvoraussetzungen im Einklang steht, so hat die Bewilligungsbehörde dem Zuwendungsempfänger die Tatsachen, deren Aufklärung zur Beseitigung der Zweifel notwendig erscheint, nachträglich als subventionserheblich im Sinne des § 264 StGB zu bezeichnen (§ 1 des Gesetzes gegen mißbräuchliche Inanspruchnahme von Subventionen nach Landesrecht in Verbindung mit § 2 Abs. 2 SubvG).
- 4
- Bewilligung
- 4.1
- Zuwendungen werden durch schriftlichen Zuwendungsbescheid bewilligt (vergleiche Muster 1c zu § 44 SäHO). Soweit dem Antrag des Zuwendungsempfängers nicht oder nicht vollständig entsprochen wird, ist dies zu begründen (§ 39 VwVfG) (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 8).
- 4.2
- Der Zuwendungsbescheid muss insbesondere enthalten:
- 4.2.1
- die genaue Bezeichnung des Zuwendungsempfängers,
- 4.2.2
- Art (Nummer 2 zu § 23) und Höhe der Zuwendung (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 9),
- 4.2.3
- die genaue Bezeichnung des Zuwendungszwecks; die Bezeichnung muss nach Zielsetzung, Qualität und Umfang so eindeutig und detailliert festgelegt werden, dass sie auch als Grundlage für eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle dienen kann; werden mit Hilfe der Zuwendung Gegenstände erworben oder hergestellt gegebenenfalls die Angabe, wie lange diese für den Zuwendungszweck gebunden sind (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 10),
- 4.2.4
- die Finanzierungsart (Nummer 2) und den Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben; werden bei Projektförderung bei der Bemessung der Zuwendung nicht die gesamten Ausgaben zugrunde gelegt, so muss, soweit erforderlich, aus dem Zuwendungsbescheid oder den Anlagen dazu die Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben hervorgehen,
- 4.2.5
- den Bewilligungszeitraum; dieser kann insbesondere bei Zuwendungen zur Projektförderung über das laufende Haushaltsjahr hinausgehen, soweit hierfür eine haushaltsrechtliche Ermächtigung vorhanden ist,
- 4.2.6
- bei Förderung desselben Zwecks durch mehrere Stellen (Nummer 1.4) die ausdrückliche Benennung der Stelle, gegenüber der der Verwendungsnachweis zu erbringen ist,
- 4.2.7
- soweit zutreffend und erforderlich, den Hinweis auf die in Nummern 3.5.2 bis 3.5.4 bezeichneten subventionserheblichen Tatsachen sowie auf die Offenbarungspflicht nach § 3 SubvG,
- 4.2.8
- die anzuwendenden Nebenbestimmungen und etwaigen Abweichungen (Nummern 5 und 6.2),
- 4.2.9
- die Verpflichtung für den Zuwendungsempfänger, die abfallwirtschaftlichen Ziele nach dem Sächsischen Abfallwirtschafts- und Bodenschutzgesetz ( SächsABG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 31. Mai 1999 (SächsGVBl. S. 261, 262), in der jeweils geltenden Fassung, vorbildlich einzuhalten (vergleiche § 1 Abs. 4 SächsABG) und
- 4.2.10
- eine Rechtsbehelfsbelehrung.
- 4.3
- Die Bewilligungsbehörde kann, anstatt einen Zuwendungsbescheid zu erlassen, ausnahmsweise einen Zuwendungsvertrag mit dem Zuwendungsempfänger schließen (§ 54 VwVfG). Hierbei gelten die Vorschriften für Zuwendungen durch Bescheid sinngemäß.
- 4.4
- Ein Abdruck des Zuwendungsbescheides oder des Zuwendungsvertrages ist dem Rechnungshof zu übersenden, soweit er nicht allgemein für bestimmte Bereiche oder für bestimmte Einzelfälle darauf verzichtet. Bei Zuwendungen unter 50 000 EUR sind Abdrucke und Zweitschriften nur auf besonderes Verlangen des Rechnungshofes zu übersenden.
- 4.,5
- Stellt sich, beispielsweise auf Grund einer Mitteilung des Zuwendungsempfängers, heraus, dass der Zuwendungszweck mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist, hat die Bewilligungsbehörde zu prüfen, ob das Vorhaben eingeschränkt, umfinanziert oder notfalls eingestellt wird oder ob die Zuwendung ausnahmsweise erhöht werden kann.
- 5
- Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid
- 5.1
- Allgemeine Nebenbestimmungen im Sinne des § 36 VwVfG für Zuwendungen zur institutionellen Förderung (ANBest-I), zur Projektförderung (ANBest-P), zur Projektförderung bei kommunalen Körperschaften (ANBest-K) und zur Projektförderung auf Kostenbasis (ANBest-P-Kosten) ergeben sich aus den Anlagen 1, 2, 3a und 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO. Sie sind unverändert zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen. Die Bewilligungsbehörde darf, auch nach Bekanntgabe des Zuwendungsbescheides,
- 5.1.1
- bei institutioneller Förderung die Verwendung von Mitteln eines Ansatzes des Haushalts- oder Wirtschaftsplans für Zwecke eines anderen Ansatzes zulassen,
- 5.1.2
- bei Projektförderung im Einzelfall eine Überschreitung der Einzelansätze des Finanzierungsplans (vergleiche Nummer 3.2.1) um mehr als 20 vom Hundert zulassen, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann,
- 5.1.3
- bei rückzahlbaren Zuwendungen zur Projektförderung von der Inventarisierungspflicht nach Nummer 4.2 ANBest-P absehen, wenn die Maßnahme nicht überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert wird,
- 5.1.4
- bei Projektförderung einen einfachen Verwendungsnachweis nach Nummer 6.6 ANBest-P zulassen,
- 5.1.4.1
- bei Zuwendungen bis 50 000 EUR,
- 5.1.4.2
- auch in übrigen Fällen, wenn die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung auch ohne Belege anhand einer summarischen Darstellung der Einnahmen und Ausgaben nachprüfbar ist,
- 5.1.4.3
- bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts und Unternehmen, bei denen der Staat Rechte nach § 53 des Gesetzes über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz – HGrG) vom 19. August 1969 (BGBl. I S. 1273), in der jeweils geltenden Fassung, oder § 67 SäHO hat; Voraussetzung ist, dass die Bücher nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung oder entsprechend den für den Staat, den Bund, ein anderes Land oder eine Gemeinde geltenden haushaltsrechtlichen Vorschriften geführt werden,
- 5.1.5
- bei institutioneller Förderung in geeigneten Fällen einen einfachen Verwendungsnachweis nach Nummer 7.4 ANBest-I zulassen; Nummer 5.1.4.3 Satz 2 gilt entsprechend,
- 5.1.6
- bei Zuwendungen, bei denen die Erfüllung des Zuwendungszwecks in einem sich wiederholenden einfachen Ergebnis besteht, die Bezugnahme auf vorherige Sachberichte zulassen,
- 5.1.7
- bei Vorliegen besonderer Umstände Fristen für die Vorlage der Verwendungsnachweise abweichend von den Allgemeinen Nebenbestimmungen festlegen und auf die Vorlage von Belegen verzichten,
- 5.1.8
- in Einzelfällen Ausnahmen von den Nummern 2 bis 6 ANBest-I, Nummern 2 bis 5 ANBest-P und ANBest-K, Nummern 2 bis 4 und 6 ANBest-P-Kosten sowie Nummern 1 und 2 NBest-Bau zulassen.
- 5.2
- Im Falle der Festbetragsfinanzierung (Nummer 2.2.1) und der Bemessung von zuwendungsfähigen Ausgaben eines Vorhabens auf der Grundlage fester Beträge (Nummer 2.3) sind die Regelungen der ANBest-P über den zahlenmäßigen Nachweis den Erfordernissen des Einzelfalls anzupassen.
- 5.3
- Über die Allgemeinen Nebenbestimmungen (Nummer 5.1) hinaus sind je nach Art, Zweck und Höhe der Zuwendung sowie nach Lage des einzelnen Falles im Zuwendungsbescheid insbesondere zu regeln:
- 5.3.1
- bei nicht rückzahlbaren Zuwendungen der Vorbehalt dinglicher Rechte an Gegenständen zur Sicherung eines etwaigen Erstattungsanspruches; eine dingliche Sicherung eines etwaigen Erstattungsanspruches ist regelmäßig vorzusehen, wenn aus nicht rückzahlbaren Zuwendungen Grundstücke (einschließlich Gebäuden) oder Rechte erworben werden; bei Gebietskörperschaften kommt regelmäßig keine dingliche Sicherung in Betracht,
- 5.3.2
- bei bedingt oder unbedingt rückzahlbaren Zuwendungen die Rückzahlung und Verzinsung sowie die Sicherung des Rückzahlungsanspruches; wegen der in Betracht kommenden Sicherheitsleistungen gelten die Nummern 1.5.1 und 1.5.2 zu § 59 sinngemäß,
- 5.3.3
- die Einräumung von Benutzungsrechten an Schutzrechten, die Übertragung von Schutzrechten auf den Staat oder seine angemessene Beteiligung an den Erträgen aus diesen Rechten,
- 5.3.4
- bei Zuwendungen für Forschungs- und sonstige wissenschaftliche Arbeiten die Nutzbarmachung der Ergebnisse für die Allgemeinheit, zum Beispiel durch Veröffentlichung,
- 5.3.5
- die Beteiligung fachtechnischer Dienststellen sowie bei technischen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben die Vornahme von Recherchen zum Stand der Wissenschaft und Technik,
- 5.3.6
- Besonderheiten hinsichtlich des Verwendungsnachweises; dabei kann die Bewilligungsbehörde die Auszahlung eines Restbetrages oder der gesamten Zuwendung (Nummer 7.4) von der Vorlage des Verwendungsnachweises abhängig machen; bei Zuschüssen für Baumaßnahmen im Rahmen von Projektförderungen soll eine entsprechende Schlussrate
4
festgelegt werden, es sei denn. dass
- die Förderung in pauschalierter Form gewährt wird (pauschalierte Gesamtkosten) oder
- der Zuschuss eine Wertgrenze von 100 000 EUR nicht übersteigt (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 11);
- 5.3.7
- bei institutioneller Förderung die zweckentsprechende Anwendung haushaltsrechtlicher Vorschriften des Staates (insbesondere Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit – § 7) (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 12),
- 5.3.8
- in geeigneten Fällen die Beachtung der Umweltrichtlinien öffentliches Auftragswesen bei der Auftragsvergabe,
- 5.3.9
- bei zum Zeitpunkt des Bescheiderlasses noch ungeklärter Sachlage hinsichtlich der Vorsteuerabzugsberechtigung des Zuwendungsempfängers dessen Verpflichtung, die auf die zuwendungsfähigen Ausgaben entfallenden Vorsteuererstattungen des Finanzamtes zu ermitteln und unverzüglich der Bewilligungsbehörde zurückzuerstatten.
- 5.3.10
- In geeigneten Fällen ist der Zuwendungsbescheid mit dem Vorbehalt zu versehen, dass die Förderung aus zwingenden Gründen ganz oder teilweise eingestellt werden kann (insoweit Widerruf nach § 49 Abs. 2 Nr. 1 in Verbindung mit § 36 Abs. 2 Nr. 3 VwVfG). Ein Vorbehalt kommt insbesondere in Betracht bei längerfristigen Projekten und bei Einrichtungen, die überwiegend aus öffentlichen Mitteln institutionell gefördert werden. Das Staatsministerium der Finanzen kann aus zwingenden haushaltswirtschaftlichen Gründen das Einfügen eines Vorbehalts verlangen.
- 6
- Zuwendungen für Baumaßnahmen
- 6.1
- Bei Zuwendungen für Baumaßnahmen soll die fachlich zuständige technische staatliche Verwaltung gutachtlich beteiligt werden. Von einer Beteiligung soll abgesehen werden, wenn die für eine Baumaßnahme vorgesehenen Zuwendungen des Staates und des Bundes zusammen 1 000 000 EUR nicht übersteigen und keine besonderen Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Baumaßnahme unwirtschaftlich ist. Mit Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen können für einzelne Förderbereiche weitere besondere Regelungen getroffen werden. Die Bewilligung von Zuwendungen für Kosten des Grunderwerbes ist nur in besonders begründeten Ausnahmefällen sowie mit vorheriger Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen zulässig.
- 6.2
- Das Verfahren für die Beteiligung der Bauverwaltung als fachlich zuständige technische staatliche Verwaltung richtet sich nach den Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen – SäZBau (Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO). Wenn nach den Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen zu verfahren ist, sind die Baufachlichen Nebenbestimmungen – NBest-Bau (Anlage 5b zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen. Die Bewilligungsbehörde kann, soweit zweckmäßig, bestimmen, dass der Verwendungsnachweis auch in den Fällen, in denen die Bauverwaltung nicht beteiligt wird, nach Anlage 5b zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO zu führen ist.
- 6.3
- Bei einer fachlichen Beteiligung einer anderen technischen Verwaltung können die Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen (Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) sinngemäß angewandt werden.
- 7
- Auszahlung der Zuwendung
- 7.1
- Die Zuwendungen dürfen nur insoweit und nicht eher ausgezahlt werden, als sie voraussichtlich innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen im Rahmen des Zuwendungszwecks benötigt werden (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 13).
- 7.2
- Bei Projektförderung längerfristiger Vorhaben sollen nur Teilbeträge ausgezahlt und die Auszahlung in der Regel davon abhängig gemacht werden, dass die Verwendung der bereits gezahlten Teilbeträge in summarischer Form nachgewiesen wird (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 14). Die Auszahlung der Zuwendung ist vom Zuwendungsempfänger in den Fällen, in denen die Bauverwaltung als fachlich zuständige technische staatliche Verwaltung beteiligt wird, mit dem Formblatt nach Muster 3a zu § 44 SäHO zu beantragen.
- 7.3
- Der nach Nummer 5.3.6 einbehaltene Betrag ist, soweit nicht besondere Hinderungsgründe entgegenstehen, spätestens zwei Monate nach Vorlage der für den Verwendungsnachweis notwendigen Unterlagen auszuzahlen. Vor der Auszahlung hat die Bewilligungsbehörde den Verwendungsnachweis auf Vollständigkeit der Unterlagen und Plausibilität der Angaben sowie darauf zu überprüfen, dass Hindernisse gegen die Auszahlung offensichtlich nicht bestehen.
- 7.4
- Zuwendungen sollen in geeigneten Fällen erst nach Vorlage des Verwendungsnachweises in einer Summe ausgezahlt werden. Nummer 7.3 Satz 2 gilt entsprechend.
- 8
- Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuwendungsbescheides, Erstattung der Zuwendung und Verzinsung
- (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 15)
- 8.1
- Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf von Zuwendungsbescheiden sowie die Erstattung der Zuwendung und die Verzinsung des Erstattungsanspruches richten sich nach dem Verwaltungsverfahrensrecht (vergleiche insbesondere §§ 43, 44, 48, 49, 49a VwVfG, §§ 45, 47, 50 SGB X). Die erforderlichen Verwaltungsakte sind im Allgemeinen unter Angabe der Rechtsgrundlage schriftlich zu begründen (§ 39 VwVfG) (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 16).
- 8.2
- Es ist wie folgt zu verfahren:
- 8.2.1
- Die Bewilligungsbehörde hat die Zuwendung, auch wenn sie bereits verwendet worden ist, insoweit unverzüglich zurückzufordern, als im Zuwendungsbescheid enthaltene Befristungen wirksam geworden oder Bedingungen eingetreten sind (§ 36 Abs. 2 Nr. 1 und 2 VwVfG). Eine auflösende Bedingung ist insbesondere in einer nachträglichen Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung nach Nummer 2 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zu sehen.
- 8.2.2
- Die Bewilligungsbehörde hat einen rechtswidrigen Zuwendungsbescheid in der Regel nach § 48 VwVfG mit Wirkung für die Vergangenheit ganz oder teilweise unverzüglich zurückzunehmen und die Zuwendung, auch wenn sie bereits verwendet worden ist, zurückzufordern; das gilt insbesondere soweit der Zuwendungsempfänger den Zuwendungsbescheid durch Angaben erwirkt hat, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren. Dies ist anzunehmen, wenn bei richtigen und vollständigen Angaben der Zuwendungsbescheid nicht ergangen oder die Zuwendung in geringerer Höhe bewilligt worden wäre (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 17).
- 8.2.3
- Die Bewilligungsbehörde hat einen Zuwendungsbescheid in der Regel nach § 49 Abs. 3 VwVfG mit Wirkung auch für die Vergangenheit ganz oder teilweise unverzüglich zu widerrufen und die Zuwendung, auch wenn sie bereits verwendet worden ist, zurückzufordern, soweit sie nicht oder nicht mehr ihrem Zweck entsprechend verwendet wird.
- 8.2.4
- Ein Fall des § 49 Abs. 3 VwVfG liegt auch vor, wenn aus der Zuwendung beschaffte Gegenstände während ihrer zeitlichen Bindung nicht oder nicht mehr zweckentsprechend verwendet werden. Der Zuwendungsbescheid ist in der Regel entsprechend dem auf die Gegenstände entfallenden Zuwendungsbetrag zu widerrufen. Bei der Entscheidung über den Widerruf soll die Zeit der zweckentsprechenden Verwendung angemessen berücksichtigt werden.
Die Bewilligungsbehörde kann von einem Widerruf des Zuwendungsbescheides absehen, wenn- der Zuwendungsempfänger nachweist, dass die Gegenstände für den Zuwendungszweck nicht mehr geeignet sind und ein vermögenswerter Vorteil nicht mehr gezogen werden kann,
- die Gegenstände mit Einwilligung der Bewilligungsbehörde für andere förderungsfähige Zwecke verwendet werden,
- seit der Anschaffung oder Fertigstellung der Gegenstände bei Grundstücken (einschließlich Gebäuden) und grundstücksgleichen Rechten mindestens 25 Jahre, im Übrigen zehn Jahre vergangen sind, sofern nicht ohnehin bereits vorher die Frist der zeitlichen Bindung abgelaufen ist.
- 8.2.5
- Eine Zuwendung wird alsbald verwendet (§ 49 Abs. 3 Nr. 1 VwVfG), wenn sie innerhalb von zwei Monaten (Nummer 7.1) nach Auszahlung für fällige Zahlungen verbraucht wird.
- 8.3
- In den Fällen der Nummern 8.2.2 bis 8.2.5 sowie bei den übrigen Ermessensentscheidungen nach § 49 VwVfG hat die Bewilligungsbehörde bei der Ausübung ihres Ermessens die Besonderheiten des Einzelfalles, unter anderem auch die Zeitdauer der zweckentsprechenden Verwendung, sowie die Interessen des Zuwendungsempfängers und die öffentlichen Interessen gleichermaßen zu berücksichtigen. Auf die Anhörungspflicht nach § 28 VwVfG wird hingewiesen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 15 und G 17).
- 8.4
- Es ist stets darauf zu achten, dass die Rücknahme oder der Widerruf des Zuwendungsbescheides innerhalb der Jahresfrist nach § 48 Abs. 4 und § 49 Abs. 2 Satz 2 VwVfG erfolgt. Die Frist beginnt, wenn einem zuständigen Amtsverwalter der Behörde die Tatsachen, die die Rücknahme oder den Widerruf rechtfertigen, vollständig bekannt sind (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 18).
- 8.5
- Unbeschadet § 49a Abs. 3 Satz 2 VwVfG ist der Erstattungsanspruch vom Eintritt der Unwirksamkeit des Zuwendungsbescheides an nach Maßgabe des § 49a Abs. 3 Satz 1 VwVfG
5
, jährlich zu verzinsen
6
.
Im Fall der Rücknahme oder des Widerrufs für die Vergangenheit entsteht der Erstattungsanspruch in dem im Rücknahme- oder Widerrufsbescheid angegebenen Zeitpunkt. Das ist regelmäßig der Tag, an dem die zur Rücknahme oder zum Widerruf führenden Umstände eingetreten sind. Bei einer auflösenden Bedingung wird der Zuwendungsbescheid mit deren Eintritt unwirksam. - 8.6
- Im Falle der Nichterhebung von Zinsen sind die Gründe aktenkundig zu machen.
- 8.7
- Wird die Zuwendung nicht innerhalb von zwei Monaten zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet (Nummer 8.2.5) und wird der Zuwendungsbescheid nicht widerrufen, sind regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung an bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen zu verlangen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 19).
- 8.8
- Rücknahme und Widerruf von Zuwendungsbescheiden sowie die Rückforderung von Zuwendungen gemäß Nummer 8.2.1 sollen bei zurückzufordernden Beträgen von weniger als 50 EUR unterbleiben.
- 8.9
- Zinsen sind nur zu erheben, wenn der Gesamtzinsanspruch mehr als 50 EUR beträgt. Im Übrigen richtet sich die Berechnung und Erhebung der Zinsen nach der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 34 SäHO (Zins-A).
- 9
- Überwachung der Verwendung
- 9.1
- Die Verwaltung hat die Verwendung der Zuwendung zu überwachen.
- 9.2
- Wer Ausgaben für Zuwendungen bewirtschaftet, hat für jedes Haushaltsjahr eine besondere nach Titeln oder Titelgruppen gegliederte Übersicht zu führen über
- 9.2.1
- Empfänger, Art, Höhe und Zweck der Zuwendung,
- 9.2.2
- die zur Zahlung angewiesenen Beträge sowie die eingegangenen Verpflichtungen,
- 9.2.3
- den vorgeschriebenen Zeitpunkt für die Vorlage des Verwendungsnachweises, dessen Eingang, den Zeitpunkt der Prüfung durch die Verwaltung.
- 9.3
- Dem Rechnungshof ist auf besondere Anforderung der Inhalt der Übersicht nach Nummer 9.2 mitzuteilen. Mit seiner Einwilligung können vereinfachte Übersichten geführt werden.
- 10
- Nachweis der Verwendung
- Die Bewilligungsbehörde oder die nach Nummer 1.4.1.5 bestimmte Behörde hat von dem Zuwendungsempfänger den Nachweis der Verwendung entsprechend den Nebenbestimmungen zu verlangen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 20).
- 11
- Prüfung des Verwendungsnachweises
- 11.1
- Die Bewilligungsbehörde, die nach Nummer 1.4 zuständige oder sonst beauftragte Stelle hat – auch im Hinblick auf die Jahresfrist nach § 48 Abs. 4, § 49 Abs. 3 Satz 2 in Verbindung mit § 48 Abs. 4 VwVfG – unverzüglich nach Eingang des Zwischen- oder Verwendungsnachweises festzustellen, ob nach den Angaben im Verwendungsnachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs (beziehungsweise für den Einbehalt der Schlussrate, vergleiche Nummer 7.3 und 7.4) oder von Zinsforderungen gegeben sind (Schlüssigkeitsprüfung). Dabei sind Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis insbesondere daraufhin zu prüfen, ob
- der Zuwendungszweck erreicht und die Mittel für den bei der Bewilligung bestimmten Zweck verwendet wurden,
- der Finanzierungsplan eingehalten worden ist oder sich insbesondere die zuwendungsfähigen Ausgaben vermindert haben oder sich die Finanzierung geändert hat.
- 11.2
- Ist für einen Zuwendungsbereich insgesamt oder durch Zuwendungsbescheid im Einzelfall die Vorlage einfacher Verwendungsnachweise zugelassen, so kann sich die Prüfung der Zwischen- oder Verwendungsnachweise, soweit keine Anhaltspunkte für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen oder Zinsforderungen bestehen und in vorrangig anzuwendenden Vorschriften (zum Beispiel der EU, des Bundes oder in Verwaltungsvorschriften nach Nummer 15.2) nichts anderes bestimmt ist, auf die Schlüssigkeitsprüfung nach Nummer 11.1 beschränken.
- 11.3
- Im Übrigen kann für geeignete Zuwendungsbereiche gemäß Nummern 15.2 und 15.4 bestimmt werden, dass im Anschluss an die Schlüssigkeitsprüfung nach Nummer 11.1 aus den Nachweisen, bei denen sich keine Anhaltspunkte für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen oder Zinsforderungen ergeben haben, die stichprobenweise Auswahl zu prüfender Zwischen- oder Verwendungsnachweise (Stichprobenverfahren) als Regelverfahren zugelassen wird. Dabei sind insbesondere Regelungen zu treffen zu
- der Auswahl und dem Umfang der Stichprobe,
- den prüfwürdigen Tatbeständen,
- der Ergebnisfeststellung der Stichprobenprüfung, den daraus abzuleitenden Schlussfolgerungen und der weiteren Verfahrensweise sowie
- der Dokumentation des Verfahrens bei den Bewilligungsbehörden.
- 11.4
- Bei Zwischen- oder Verwendungsnachweisen, bei denen Anhaltspunkte für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen oder Zinsforderungen vorliegen (Nummer 11.1 Sätze 3 und 4) oder die im Rahmen des Stichprobenverfahrens (Nummer 11.3) ausgewählt wurden oder nach Nummer 11.5 zu behandeln sind, ist zu prüfen, ob
- 11.4.1
- der Zwischen- oder Verwendungsnachweis den im Zuwendungsbescheid (einschließlich der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht,
- 11.4.2
- die Zuwendung nach den Angaben im Zwischen- oder Verwendungsnachweis und den gegebenenfalls beigefügten Belegen, Verträgen und Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet worden ist,
- 11.4.3
- der mit der Zuwendung beabsichtigte Zweck erreicht worden ist. Dabei ist – soweit in Betracht kommend – eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle durchzuführen.
- 11.4.4
- Die Bewilligungsbehörde kann die Angaben und beigefügten Unterlagen in dem Zwischen- oder Verwendungsnachweis voll prüfen oder sich auf Stichproben beschränken. Sie kann weitere Belege, Ergänzungen oder Erläuterungen verlangen und örtliche Erhebungen durchführen. Vorgelegte Belege sind, soweit sie in die Prüfung einbezogen worden sind, mit einem Prüfzeichen zu versehen und an den Zuwendungsempfänger zurückzugeben (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 21).
- 11.5
- Soweit weder ein Stichprobenverfahren als Regelverfahren noch eine einfache Verwendungsnachweisprüfung zugelassen ist und in vorrangigen Normen (zum Beispiel der EU und des Bundes) keine anderweitigen Prüfungen der Zwischen- und Verwendungsnachweise vorgeschrieben sind, sind diese entsprechend den Nummern 11.4.1 bis 11.4.4 zu prüfen.
- 11.6
- Der Umfang und das Ergebnis der Prüfung sind in einem Vermerk (Prüfungsvermerk) niederzulegen. Dabei ist auch festzuhalten, welche Unterlagen bei der Bewilligungsbehörde eingegangen sind (einschließlich Eingangsdatum).
- 11.7
- Die prüfende Stelle übersendet den nach Nummer 1.4 beteiligten Stellen einen Abdruck des Zwischen- oder Verwendungsnachweises und des Prüfungsvermerks.
- 11.8
- Je eine Ausfertigung des Prüfungsvermerks ist mit einer Ausfertigung des Zwischen- oder Verwendungsnachweises zu den Bewilligungsakten zu nehmen.
- 12
- Weitergabe von Zuwendungen durch den Zuwendungsempfänger
- (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 22)
- 12.1
- Die Bewilligungsbehörde kann im Zuwendungsbescheid vorsehen, dass der Zuwendungsempfänger als Erstempfänger die Zuwendung ganz oder teilweise weiterleiten darf. Durch die zweckbestimmte Weitergabe erfüllt der Erstempfänger den Zuwendungszweck.
- 12.2
- Die Mittel können vom Erstempfänger in öffentlich-rechtlicher oder in privatrechtlicher Form weitergegeben werden. Die Weitergabe in öffentlich-rechtlicher Form durch juristische Personen des privaten Rechts setzt eine Beleihung voraus. Die Weitergabe in privatrechtlicher Form kommt regelmäßig nur für juristische Personen des privaten Rechts, die nicht beliehene Unternehmer sind oder für natürliche Personen in Betracht.
- 12.3
- Der Erstempfänger darf die Mittel nur zur Projektförderung weitergeben, soweit nicht durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist.
Weitergabe in öffentlich-rechtlicher Form: - 12.4
- Bei der Bewilligung von Mitteln zur Weitergabe in öffentlich-rechtlicher Form durch den Erstempfänger sind für die Weitergabe, gegebenenfalls durch Bezugnahme auf bestehende Förderrichtlinien, insbesondere zu regeln:
- 12.4.1
- die Anwendung der einschlägigen Vorschriften des öffentlichen Rechts, soweit sich aus dem Folgenden nichts Abweichendes ergibt,
- 12.4.2
- die Weitergabe in Form eines Zuwendungsbescheides,
- 12.4.3
- der Zuwendungszweck und die Maßnahmen, die im Einzelnen gefördert werden sollen sowie die Dauer der Zweckbindung von aus der Zuwendung beschafften Gegenständen,
- 12.4.4
- der als Letztempfänger in Betracht kommende Personenkreis,
- 12.4.5
- die Voraussetzungen, die beim Letztempfänger erfüllt sein müssen, um die Zuwendung an ihn weiterleiten zu können,
- 12.4.6
- die Zuwendungsart, die Finanzierungsart, die Finanzierungsform, die in Betracht kommenden zuwendungsfähigen Ausgaben oder Kosten und der Bewilligungszeitraum,
- 12.4.7
- gegebenenfalls Einzelheiten zur Antragstellung durch den Letztempfänger (zum Beispiel Termine, fachliche Beteiligung anderer Stellen, Antragsunterlagen),
- 12.4.8
- die bei der Weitergabe ergänzend zu den Allgemeinen Nebenbestimmungen vorzusehenden Nebenbestimmungen; in allen Fällen ist dem Erstempfänger aufzuerlegen, gegenüber dem Letztempfänger auch ein Prüfungsrecht für die Bewilligungsbehörde (einschließlich für einen von ihr Beauftragten) sowie für den Rechnungshof auszubedingen sowie der Bewilligungsbehörde auf Verlangen etwaige Erstattungsansprüche gegen den Letztempfänger abzutreten,
- 12.4.9
- den Umfang der Anwendung von Vorschriften, die Ermessensentscheidungen vorsehen. Soweit die Vorschriften Ermessensentscheidungen vorsehen und eine Anwendung der Bestimmungen durch den Empfänger nicht ausgeschlossen wird, ist ihm vorzugeben, wie er zu verfahren hat.
Weitergabe in privatrechtlicher Form: - 12.5
- Bei der Bewilligung von Mitteln zur Weitergabe in privatrechtlicher Form durch den Erstempfänger sind für die Weitergabe insbesondere zu regeln:
- 12.5.1
- die Weitergabe in Form eines privatrechtlichen Vertrags,
- 12.5.2
- die Vorgaben entsprechend den Nummern 12.4.3 bis 12.4.7,
- 12.5.3
- der Rücktritt vom Vertrag aus wichtigem Grund mit dem Hinweis, dass ein wichtiger Grund für einen Rücktritt vom Vertrag insbesondere gegeben ist, wenn
- die Voraussetzungen für den Vertragsabschluss nachträglich entfallen sind,
- der Abschluss des Vertrages durch Angaben des Letztempfängers zustande gekommen ist, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren,
- der Letztempfänger bestimmten, im Zuwendungsbescheid im Einzelnen zu nennenden, Verpflichtungen nicht nachkommt.
- 12.6
- Dem Erstempfänger ist aufzuerlegen, in dem privatrechtlichen Vertrag (Nummer 12.5.1) insbesondere zu regeln:
- 12.6.1
- die Art und Höhe der Zuwendung,
- 12.6.2
- den Zuwendungszweck und die Dauer der Zweckbindung von aus der Zuwendung beschafften Gegenständen,
- 12.6.3
- die Finanzierungsart und den Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben,
- 12.6.4
- den Bewilligungszeitraum,
- 12.6.5
- die Abwicklung der Maßnahme und die Prüfung der Verwendung der Zuwendung entsprechend den Nummern 1 bis 7 ANBest-P; die in Betracht kommenden Bestimmungen sind dem Inhalt nach unmittelbar in den Vertrag zu übernehmen; das entsprechend Nummer 7.1 ANBest-P für den Erstempfänger vorzusehende Prüfungsrecht ist auch für die Bewilligungsbehörde (einschließlich für einen von ihr Beauftragten) sowie für den Rechnungshof auszubedingen,
- 12.6.6
- die Anerkennung der Gründe für einen Rücktritt vom Vertrag, der Rückzahlungsverpflichtungen und der sonstigen Rückzahlungsregelungen durch den Letztempfänger,
- 12.6.7
- die Verzinsung von Rückzahlungsansprüchen.
- 12.7
- Im Zuge der Weitergabe von Zuwendungen können zwischen dem Erstempfänger und dem Letztempfänger weitere Personen eingeschaltet werden.
- 13
- Zuwendungen an Gebietskörperschaften
- Für Zuwendungen an Gebietskörperschaften und an öffentlich-rechtliche Zusammenschlüsse gilt die Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO. Dies gilt nicht für die institutionelle Förderung von kostenrechnenden Einrichtungen oder Eigenbetrieben von Gebietskörperschaften (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 23).
- 13a
- Zuwendungen auf Kostenbasis
- 13a.1
- Bei Projektförderung können Zuwendungen an gewerbliche Unternehmen, insbesondere für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, anstatt zur Deckung der zuwendungsfähigen Ausgaben zur Deckung der zuwendungsfähigen Kosten des Zuwendungsempfängers bewilligt werden, wenn eine Bemessung der Zuwendung nach Ausgaben im Hinblick auf die Verrechnung von Gemeinkosten einschließlich kalkulatorischer Kosten nicht sinnvoll ist.
- 13a.1.1
- In geeigneten Bereichen/Fällen sollen feste Sätze für bestimmte Kalkulationsbereiche festgesetzt werden.
- 13a.1.2
- Ist dies nicht geboten, so dürfen Zuwendungen auf Kostenbasis nur gewährt werden, wenn der Zuwendungsempfänger über ein geordnetes Rechnungswesen im Sinne der Nummer 2 der Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten – LSP – (Anlage zur Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 722-2-1, veröffentlichten bereinigten Fassung), in der jeweils geltenden Fassung, verfügt.
- 13a.2
- In den Fällen der Nummer 13a.1 gelten die Nummern 1 bis 11, 14 bis 16 sinngemäß, soweit nicht in den Nummern 13a.3 bis 13a.8 und in den ANBest-P-Kosten (Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO; vergleiche auch Nummer 5.1) etwas anderes bestimmt oder zugelassen ist. Dabei tritt an die Stelle des Wortes „Ausgaben“ das Wort „Kosten“.
- 13a.3
- Zuwendungsfähige Kosten sind die nach Maßgabe der ANBest-P-Kosten dem Vorhaben zuzurechnenden Selbstkosten des Zuwendungsempfängers, die bei wirtschaftlicher Betriebsführung im Bewilligungszeitraum anfallen und die nachgewiesen werden.
- 13a.4
- Die voraussichtlich zuwendungsfähigen Kosten sind vom Zuwendungsempfänger durch eine Vorkalkulation zu ermitteln, wobei die Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten anzuwenden sind.
Die Bewilligungsbehörde legt fest, wie die Vorkalkulation aufzugliedern ist. Die Vorschriften über die Mindestgliederung nach Nummer 10 LSP sind zu beachten. - 13a.5
- Die Vorkalkulation ist hinsichtlich der Gesamtkosten als Höchstbetrag (Selbstkostenhöchstbetrag) für verbindlich zu erklären. Innerhalb des Selbstkostenhöchstbetrages bedürfen erhebliche Abweichungen von der Vorkalkulation der Einwilligung der Bewilligungsbehörde.
- 13a.6
- Bei der Bemessung der Zuwendungen ist eine angemessene Finanzierung des Vorhabens durch den Zuwendungsempfänger und durch Dritte zu berücksichtigen. Nummer 2 gilt mit der Maßgabe, dass die Zuwendungen im Wege der Anteilfinanzierung bewilligt werden.
- 13a.7
- Abweichend von Nummer 7.1 richtet sich die Auszahlung der Zuwendungen nach den anfallenden Kosten.
- 13a.8
- Vor der Durchführung einer Kostenprüfung im Rahmen der Nummer 11 beim Zuwendungsempfänger sollen die Bewilligungsbehörde oder ihre Beauftragten das Benehmen mit der für die Preisbildung und Preisüberwachung zuständigen Behörde herstellen und die etwa dort bereits vorliegenden Ergebnisse aus Kostenprüfungen für die Prüfung des Verwendungsnachweises auswerten. In geeigneten Fällen soll die Bewilligungsbehörde die für die Preisbildung und Preisüberwachung zuständige Behörde um eine Kostenprüfung ersuchen.
- 14
- Fälle von geringer finanzieller Bedeutung
- Beträgt die Zuwendung oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen (Nummer 1.4) der Gesamtbetrag der Zuwendungen bei institutioneller Förderung für ein Haushaltsjahr oder bei einer Projektförderung weniger als 50 000 EUR, kann das zuständige Staatsministerium bei Anwendung der Nummern 2 bis 8 und 12 für einzelne Förderbereiche Erleichterungen zulassen. Beträgt die Zuwendung nach Satz 1 weniger als 25 000 EUR, kann die Bewilligungsbehörde im Einzelfall Ausnahmen zulassen.
- 15
- Besondere Regelungen
- 15.1
- Soweit das zuständige Staatsministerium oder die Bewilligungsbehörde nicht nach den Nummern 1 bis 14 ermächtigt ist, Ausnahmen zuzulassen, sind solche im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen möglich. Das gilt zum Beispiel für die Gewährung höherer Vergütungen als nach dem BAT-O oder MTArbO (einschließlich der in Nummer 1.3 Satz 2 ANBest-I genannten Fälle) und anderer über- und außertariflicher Leistungen sowie für Abweichungen vom Stellenplan für Angestellte, soweit die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen nicht allgemein erteilt ist (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 24).
- 15.2
- Für einzelne Zuwendungsbereiche kann das zuständige Staatsministerium im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und nach Anhörung des Rechnungshofes (§ 103) ergänzende oder abweichende Verwaltungsvorschriften (zum Beispiel Förderrichtlinien) zu den Nummern 1 bis 13a erlassen. Für die Gestaltung der Förderrichtlinien gilt die Anlage 7 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO.
Ergänzende oder abweichende allgemeine Verwaltungsvorschriften sind nur zulässig, soweit diese nach der Eigenart des Zuwendungsbereiches erforderlich sind oder der Vereinfachung dienen. Die Grundsätze einer funktionellen und sparsamen Verwaltung sind dabei zu beachten.
Hierin kann eine Überschreitung der ansonsten geltenden Höchstfördersätze zugelassen werden, wenn die zuwendungsfähigen Ausgaben durch freiwillige, unentgeltliche Leistungen und Nutzungen in angemessenem Umfang nachweislich vermindert werden und die Inanspruchnahme von freiwilligen, unentgeltlichen Leistungen durch den Zuwendungsempfänger in bestimmten Zuwendungsbereichen (insbesondere Sport, Jugend, Kultur, Kunst, Sozialarbeit) förderpolitisch geboten ist.
Konkurrenzen zwischen mehreren Zuwendungsgebern (Mehrfachförderungen) aus Landesmitteln sind, soweit nicht die veranschlagten Ausgaben als Verstärkungsmittel auf ein anderes Ressort übertragen werden können, grundsätzlich wie folgt zu regeln: Die Förderung erfolgt nur aus dem Programm, dessen Zweck überwiegend erfüllt wird. Soweit ausnahmsweise eine Förderung aus mehreren Programmen zugelassen wird, müssen die ergänzenden oder abweichenden Verwaltungsvorschriften für die konkurrierenden Bereiche ein einheitliches Förderverfahren (ein Antrag, eine Prüfung, ein Bewilligungsbescheid, ein Verwendungsnachweis) vorsehen, soweit nicht aus zwingenden Gründen davon abzusehen ist. Die aus einem Programm nicht förderfähigen Ausgaben einer Maßnahme dürfen nicht aus einem anderen Programm gefördert werden (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 25). - 15.3
- Grundsätzliche Zweifelsfragen sowie Fragen von erheblicher finanzieller Bedeutung, die sich bei der Anwendung der Nummern 1 bis 14 ergeben, sind im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen zu klären.
- 15.4
- Soweit Regelungen nach den Nummern 15.1 bis 15.3 den Verwendungsnachweis betreffen, ist das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herzustellen. Soweit es der Rechnungshof für erforderlich hält, ist zu bestimmen, dass bei Maßnahmen, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ein Zwischennachweis zu führen ist.
- 15.5
- Die Rechte und Pflichten der Bewilligungsbehörde nach den Nummern 1 bis 15.3 stehen dem Staat als Zuwendungsgeber auch dann zu, wenn bei einer kapitalmäßigen Beteiligung des Staates an dem Zuwendungsempfänger (Nummer 1.2 zu § 65) die Bewilligungsbehörde in einem Aufsichtsorgan des Zuwendungsempfängers vertreten ist.
- 16
- Sondervermögen
- Die vorstehende Verwaltungsvorschrift gilt für Sondervermögen des Staates entsprechend.
- B.
- Beleihung auf dem Gebiet der Zuwendungen
(zu Absatz 3) - 17
- Personenkreis
- 17.1
- Beliehen werden können juristische Personen des privaten Rechts, die in den Handlungsformen des öffentlichen Rechts als Zuwendungsempfänger Zuwendungen weitergeben (Nummer 12) oder als Treuhänder des Staates Zuwendungen gewähren sollen.
- 17.2
- Der Umfang und das Ergebnis der Prüfung der Voraussetzungen zur Beleihung sind aktenkundig zu machen.
- 18
- Verfahren
- Die Beleihung geschieht durch Verwaltungsakt oder durch öffentlich-rechtlichen Vertrag. Diese müssen enthalten
- 18.1
- die Bezugnahme auf § 44 Abs. 3 SäHO,
- 18.2
- die genaue Bezeichnung der juristischen Person des privaten Rechts, die beliehen wird,
- 18.3
- die Verleihung der Befugnis, Zuwendungen nach Maßgabe besonderer Bestimmungen durch Verwaltungsakt in eigenem Namen zu bewilligen,
- 18.4
- sofern die Bewirtschaftungsbefugnis über Haushaltsmittel übertragen wird, die Verpflichtung zur Einhaltung sämtlicher für die unmittelbare Staatsverwaltung geltenden entsprechenden Vorschriften,
- 18.5
- die Angabe der Behörde, die die Aufsicht über die Beliehene ausübt,
- 18.6
- die Verpflichtung der Beliehenen, der aufsichtsführenden Behörde unverzüglich mitzuteilen, wenn
- sich bei der Ausübung der Befugnis Zweifelsfragen oder Schwierigkeiten ergeben,
- sie ihre Zahlungen einstellt oder ein Insolvenzverfahren gegen sie beantragt oder eröffnet wird,
- 18.7
- den Beginn und die Befristung der Beleihung oder deren Beschränkung auf bestimmte Programme,
- 18.8
- einen Vorbehalt, dass die Befugnis jederzeit entzogen werden kann,
- 18.9
- beim Verwaltungsakt eine Rechtsbehelfsbelehrung.
Anlage 1
zur VwV zu § 44 SäHO
Allgemeine Nebenbestimmungen
für Zuwendungen zur institutionellen Förderung
(ANBest-I)
Die ANBest-I enthalten Nebenbestimmungen (Bedingungen und Auflagen) im Sinne von § 36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. Januar 2003 (BGBl. I S. 102), in der jeweils geltenden Fassung, sowie notwendige Erläuterungen. Die Nebenbestimmungen sind als Bestandteil des Zuwendungsbescheides verbindlich, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
Inhaltsübersicht
Nummer | Inhalt |
---|---|
Nummer 1 | Anforderung und Verwendung der Zuwendung |
Nummer 2 | Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung |
Nummer 3 | Vergabe von Aufträgen |
Nummer 4 | Inventarisierungspflicht |
Nummer 5 | Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers |
Nummer 6 | Buchführung |
Nummer 7 | Nachweis der Verwendung |
Nummer 8 | Prüfung der Verwendung |
Nummer 9 | Erstattung der Zuwendung, Verzinsung |
- 1
- Anforderung und Verwendung der Zuwendung
- 1.1
- Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Zuwendungsbescheid bestimmten Zwecks verwendet werden. Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.
- 1.2
- Alle eigenen Mittel und mit dem Zuwendungszweck zusammenhängende Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter) des Zuwendungsempfängers sind als Deckungsmittel für alle Ausgaben einzusetzen. Der Haushalts- und Wirtschaftsplan einschließlich Organisations- und Stellenplan ist verbindlich.
- 1.3
- Der Zuwendungsempfänger darf seine Beschäftigten finanziell nicht besser stellen als vergleichbare Staatsbedienstete; höhere Vergütungen als im jeweils gültigen Tarifvertrag festgelegt, sowie sonstige über- oder außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden. Sind im Wirtschaftsplan Stellen, die über die höchste tarifvertraglich zulässige Vergütungsgruppe hinausgehen, ohne Angabe der Höhe der Vergütung ausgebracht, bedarf die Festsetzung der Vergütung in jedem Einzelfall der vorherigen Zustimmung der Bewilligungsbehörde.
- 1.4
- Beim Abschluss von Versicherungen ist das Besserstellungsverbot im Vergleich zu Angehörigen des öffentlichen Dienstes zu beachten.
- 1.5
- Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von zwei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt wird. Die Anforderung jedes Teilbetrages muss die zur Beurteilung des Mittelbedarfes erforderlichen Angaben enthalten. Wird ein im Haushaltsjahr zu deckender Fehlbedarf anteilig durch mehrere Zuwendungsgeber finanziert, so darf die Zuwendung jeweils nur anteilig mit den Zuwendungen der anderen Zuwendungsgeber angefordert werden.
- 1.6
- Am Jahresende nicht verbrauchte Kassenmittel (ausgezahlte Zuwendungen) werden auf die Auszahlungen zu Beginn des Folgejahres angerechnet.
- 1.7
- Zahlungen vor Empfang der Gegenleistung dürfen aus der Zuwendung nur vereinbart werden, soweit dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.
- 1.8
- Ausgabereste und Rücklagen dürfen nicht gebildet werden. Dem steht die Beibehaltung oder Ansammlung einer sparsam bemessenen „Betriebsmittelreserve“ zum Jahresende nicht entgegen, soweit sie aus Liquiditätsgründen notwendig ist. Die Bildung von Rückstellungen ist nur zulässig, soweit sie gesetzlich (zum Beispiel durch Handelsgesetzbuch) vorgeschrieben ist.
- 2
- Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung
- Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Haushalts- oder Wirtschaftsplan veranschlagten zuwendungsfähigen Ausgaben, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue Deckungsmittel hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung
- 2.1
- bei Anteilfinanzierung 7 anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln der Zuwendungsempfänger.
- 2.2
- bei Fehlbedarfsfinanzierung6 um den vollen in Betracht kommenden Betrag; wird derselbe Zuwendungszweck sowohl vom Freistaat Sachsen als auch vom Bund und/oder einem anderen Land gefördert, wird der Betrag im Verhältnis der von diesen Zuwendungsgebern gewährten Zuwendungen aufgeteilt.
- 3
- Vergabe von Aufträgen
- 3.1
- Wenn die Zuwendung oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen der Gesamtbetrag der Zuwendung mehr als 50 000 EUR beträgt, sind anzuwenden:
- Bei der Vergabe von Aufträgen für Bauleistungen der Abschnitt 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A (VOB/A).
- Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen (ausgenommen Bauleistungen) der Abschnitt 1 der Verdingungsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A).
- 3.2
- Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers, aufgrund von § 98 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) die Abschnitte 2 ff. VOB/A beziehungsweise der VOL/A oder die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) anzuwenden oder andere Vergabebestimmungen einzuhalten, bleiben unberührt.
- 3.3
- Sofern der Zuwendungsempfänger verpflichtet ist, Veröffentlichungen nach VOB, VOL und VOF vorzunehmen, sind diese auch im Sächsischen Ausschreibungsdienst vorzunehmen. Die Ausschreibungstexte sind an
Sächsisches Druck- und Verlagshaus AG
Tharandter Straße 23–27
01159 Dresden
Telefon: (03 51) 42 03-2 02
Fax: (03 51) 42 03-2 64/2 67/2 70 (ISDN)
E-Mail: service@sdv.de
zu übermitteln. Dabei ist sicherzustellen, dass eine vorherige Bekanntmachung an anderer Stelle unterbleibt. Die Internetadresse lautet:
http://www.ausschreibungs-abc.de . - 3.4
- Unbeschadet der Prüfungsmöglichkeiten der Bewilligungs- beziehungsweise Aufsichtsbehörden unterliegt die Vergabe öffentlicher Aufträge ab Erreichen der Schwellenwerte (§ 100 GWB) der Nachprüfung durch die Vergabekammern des Freistaates Sachsen beim Regierungspräsidium Leipzig (§ 102 GWB).
- 4
- Inventarisierungspflicht
- Der Zuwendungsempfänger hat Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 400 EUR übersteigt, zu inventarisieren. Soweit aus besonderen Gründen der Staat Eigentümer ist oder wird, sind die Gegenstände in dem Inventar zu kennzeichnen.
- 5
- Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers
- Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, unverzüglich der Bewilligungsbehörde anzuzeigen, wenn
- 5.1
- er nach Vorlage des Haushalts- oder Wirtschaftsplans weitere Zuwendungen bei anderen öffentlichen Stellen beantragt oder von ihnen erhält,
- 5.2
- für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen,
- 5.3
- die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können.
- 6
- Buchführung
- 6.1
- Die Kassen- und Buchführung sind entsprechend den Regeln der Sächsischen Haushaltsordnung und den jeweils geltenden Verwaltungsvorschriften einzurichten, es sei denn, dass die Bücher nach den für den Bund, andere Länder oder die Gemeinden geltenden entsprechenden Vorschriften oder nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung geführt werden.
- 6.2
- Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck.
- 6.3
- Der Zuwendungsempfänger hat die Bücher, Belege und alle sonstigen Geschäftsunterlagen (vergleiche Nummer 8.1 Satz 1) fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist. Zur Aufbewahrung können auch Bild- und Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den jeweiligen Vorschriften oder Regelungen (Nummer 6.1) entsprechen.
- 7
- Nachweis der Verwendung
- 7.1
- Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Haushalts- und Wirtschaftsjahres nachzuweisen (Verwendungsnachweis). Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.
- 7.2
- In dem Sachbericht sind die Tätigkeit des Zuwendungsempfängers sowie das erzielte Ergebnis im abgelaufenen Haushalts- und Wirtschaftsjahr darzustellen.
Tätigkeits-, Lage-, Abschluss- und Prüfungsberichte und etwaige Veröffentlichungen sind beizufügen. - 7.3
- Der zahlenmäßige Nachweis besteht für den Fall, dass der Zuwendungsempfänger nach Einnahmen und Ausgaben bucht, aus der Jahresrechnung. Diese muss alle Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Haushaltsjahres in der Gliederung des Haushalts- oder Wirtschaftsplans enthalten sowie das Vermögen und die Schulden zu Beginn und Ende des Haushaltsjahres ausweisen. Bei kaufmännischer doppelter Buchführung des Zuwendungsempfängers besteht der zahlenmäßige Nachweis aus dem Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, bei Kapitalgesellschaften auch Anhang und Lagebericht zum Jahresabschluss) sowie auf Verlangen der Bewilligungsbehörde einer Überleitungsrechnung auf Einnahmen und Ausgaben. In der Überleitungsrechnung sind die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben nach den Ansätzen des Haushalts- oder Wirtschaftsplans abzurechnen. Werden neben der institutionellen Förderung auch Zuwendungen zur Projektförderung bewilligt, so sind im zahlenmäßigen Nachweis die im abgelaufenen Haushaltsjahr gewährten Zuwendungen zur Projektförderung einzeln nachrichtlich anzugeben.
- 7.4
- Sofern ein einfacher Verwendungsnachweis zugelassen ist, besteht dieser aus der Jahresrechnung oder dem Jahresabschluss und gegebenenfalls dem Bericht eines sachverständigen Prüfers, zum Beispiel eines Wirtschaftsprüfers, über die zweckentsprechende sowie wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Zuwendung. Die Jahresrechnung muss alle Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Haushalts- und Wirtschaftsjahres mindestens in summarischer Gliederung entsprechend dem Haushalts- oder Wirtschaftsplan enthalten sowie das Vermögen und die Schulden zu Beginn und am Ende des Haushalts- oder Wirtschaftsjahres ausweisen. Wird der Jahresabschluss nach den Regeln der doppelten Buchführung erstellt, so ist die Gewinn- und Verlustrechnung durch eine Überleitungsrechnung auf Einnahmen und Ausgaben zu ergänzen (Nummer 3.2.2 der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO), soweit dies für den Nachweis der Verwendung erforderlich ist.
- 7.5
- Im Verwendungsnachweis ist zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen.
- 8
- Prüfung der Verwendung
- 8.1
- Die Bewilligungsbehörde ist berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen anzufordern sowie die Verwendung der Zuwendung durch örtliche Erhebungen zu prüfen oder durch Beauftragte prüfen zu lassen. Der Zuwendungsempfänger hat die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen.
- 8.2
- Der Rechnungshof ist berechtigt, bei den Zuwendungsempfängern zu prüfen (§ 91 SäHO).
- 9
- Erstattung der Zuwendung, Verzinsung
- 9.1
- Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwendungsbescheid nach Verwaltungsverfahrensrecht (§§ 43, 44, 48, 49 VwVfG) oder anderen Rechtsvorschriften mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen oder widerrufen oder sonst unwirksam wird.
- 9.2
- Nummer 9.1 gilt insbesondere, wenn
- 9.2.1
- eine auflösende Bedingung eingetreten ist (zum Beispiel nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung nach Nummer 2),
- 9.2.2
- die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt worden ist,
- 9.2.3
- die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck verwendet worden ist.
- 9.3
- Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann auch in Betracht kommen, soweit der Zuwendungsempfänger
- 9.3.1
- die Zuwendung nicht alsbald (vergleiche Nummer 1.5 Satz 1) nach der Auszahlung für fällige Zahlungen verwendet oder
- 9.3.2
- Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist erfüllt, insbesondere den vorgeschriebenen Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorlegt sowie Mitteilungspflichten (Nummer 5) nicht rechtzeitig nachkommt. Dies gilt auch dann, wenn ein Verfahren nach der Insolvenzordnung beantragt oder eröffnet wird oder die Bewilligungsbehörde sich den Widerruf im Zuwendungsbescheid ausdrücklich vorbehalten hat.
- 9.4
- Der Erstattungsbetrag ist nach Maßgabe des § 49a VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich zu verzinsen.
- 9.5
- Werden Zuwendungen nicht alsbald (vergleiche Nummer 1.5 Satz 1 und Nummer 9.3.1) nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsbescheid nicht zurückgenommen oder widerrufen, so werden regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen nach Maßgabe des § 49a Abs. 3 in Verbindung mit § 49a Abs. 4 VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich verlangt.
Anlage 2
zur VwV zu § 44 SäHO
Allgemeine Nebenbestimmungen
für Zuwendungen zur Projektförderung
(ANBest-P)
Die ANBest-P enthalten Nebenbestimmungen (Bedingungen und Auflagen) im Sinne von § 36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. Januar 2003 (BGBl. I S. 102), in der jeweils geltenden Fassung, sowie notwendige Erläuterungen. Die Nebenbestimmungen sind als Bestandteil des Zuwendungsbescheides verbindlich, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
Inhaltsübersicht
Nummer | Inhalt |
---|---|
Nummer 1 | Anforderung und Verwendung der Zuwendung |
Nummer 2 | Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung |
Nummer 3 | Vergabe von Aufträgen |
Nummer 4 | Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände |
Nummer 5 | Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers |
Nummer 6 | Nachweis der Verwendung |
Nummer 7 | Prüfung der Verwendung |
Nummer 8 | Erstattung der Zuwendung, Verzinsung |
- 1
- Anforderung und Verwendung der Zuwendung
- 1.1
- Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Zuwendungsbescheid bestimmten Zwecks verwendet werden. Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.
- 1.2
- Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter) und der Eigenanteil des Zuwendungsempfängers sind als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben einzusetzen. Der Finanzierungsplan (aufgegliederte Berechnung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben mit einer Übersicht über die beabsichtigte Finanzierung) ist hinsichtlich des Gesamtergebnisses verbindlich. Die Einzelansätze dürfen um bis zu 20 vom Hundert überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen der zuwendungsfähigen Ausgaben ausgeglichen werden kann. Beruht die Überschreitung eines Einzelansatzes auf behördlichen Bedingungen oder Auflagen, insbesondere im Rahmen des baurechtlichen Verfahrens, sind innerhalb des Gesamtergebnisses des Finanzierungsplans auch weitergehende Abweichungen zulässig. Im Übrigen sind Überschreitungen zulässig, wenn sie der Zuwendungsempfänger voll aus eigenen Mitteln trägt. Die Sätze 2 bis 4 finden bei der Festbetragsfinanzierung keine Anwendung.
- 1.3
- Dürfen aus der Zuwendung auch Personalausgaben oder sächliche Verwaltungsausgaben geleistet werden und werden die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten, darf der Zuwendungsempfänger seine Beschäftigten finanziell nicht besser stellen als vergleichbare Staatsbedienstete; höhere Vergütungen als im jeweils gültigen Tarifvertrag festgelegt sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden.
- 1.4
- Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie für längstens innerhalb von zwei Monaten nach der Auszahlung fällige Zahlungen benötigt wird. Die Anforderung jedes Teilbetrages muss die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten. Im Übrigen dürfen die Zuwendungen wie folgt in Anspruch genommen werden:
- 1.4.1
- bei Anteil- oder Festbetragsfinanzierung 8 jeweils anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln des Zuwendungsempfängers,
- 1.4.2
- bei Fehlbedarfsfinanzierung7, wenn die vorgesehenen eigenen und sonstigen Mittel des Zuwendungsempfängers verbraucht sind. Wird ein im Haushaltsjahr zu deckender Fehlbedarf anteilig durch mehrere Zuwendungsgeber finanziert, so darf die Zuwendung jeweils nur anteilig mit den Zuwendungen der anderen Zuwendungsgeber angefordert werden.
- 1.5
- Der Zuwendungsbescheid kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, wenn sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht zu erreichen ist.
- 1.6
- Zahlungen vor Empfang der Gegenleistung dürfen aus der Zuwendung nur vereinbart oder bewirkt werden, soweit dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.
- 2
- Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung
- 2.1
- Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan veranschlagten zuwendungsfähigen Ausgaben, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue Deckungsmittel (zum Beispiel Investitionszulagen) hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung
- 2.1.1
- bei Anteilfinanzierung 7 anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln des Zuwendungsempfängers,
- 2.1.2
- bei Fehlbedarfsfinanzierung 7 um den vollen in Betracht kommenden Betrag. Wird derselbe Zuwendungszweck sowohl vom Freistaat Sachsen als auch vom Bund und/oder einem anderen Land gefördert, wird der Betrag im Verhältnis der von diesen Zuwendungsgebern gewährten Zuwendungen aufgeteilt.
- 2.2
- Nummer 2.1 gilt (ausgenommen bei wiederkehrender Förderung desselben Zuwendungszweckes) nur, wenn sich die zuwendungsfähigen Ausgaben oder die Deckungsmittel um mehr als 500 EUR ändern.
- 3
- Vergabe von Aufträgen
- 3.1
- Wenn die Zuwendung oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen der Gesamtbetrag der Zuwendung mehr als 50 000 EUR beträgt, sind anzuwenden:
- Bei der Vergabe von Aufträgen für Bauleistungen der Abschnitt 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A (VOB/A).
- Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen (ausgenommen Bauleistungen) der Abschnitt 1 der Verdingungsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A).
- 3.2
- Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers, aufgrund von § 98 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) die Abschnitte 2 ff. der VOB/A beziehungsweise der VOL/A oder die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) anzuwenden oder andere Vergabebestimmungen einzuhalten, bleiben unberührt.
- 3.3
- Sofern der Zuwendungsempfänger verpflichtet ist, Veröffentlichungen nach VOB, VOL und VOF vorzunehmen, sind diese auch im Sächsischen Ausschreibungsdienst vorzunehmen. Die Ausschreibungstexte sind an
Sächsisches Druck- und Verlagshaus AG
Tharandter Straße 23–27
01159 Dresden
Telefon: (03 51) 42 03-2 02
Fax: (03 51) 42 03-2 64/2 67/2 70 (ISDN)
E-Mail: service@sdv.de
zu übermitteln. Dabei ist sicherzustellen, dass eine vorherige Bekanntmachung an anderer Stelle unterbleibt. Die Internetadresse lautet:
http://www.ausschreibungs-abc.de . - 3.4
- Unbeschadet der Prüfungsmöglichkeiten der Bewilligungs- beziehungsweise Aufsichtsbehörden unterliegt die Vergabe öffentlicher Aufträge ab Erreichen der Schwellenwerte (§ 100 GWB) der Nachprüfung durch die Vergabekammern des Freistaates Sachsen beim Regierungspräsidium Leipzig (§ 102 GWB).
- 4
- Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände
- 4.1
- Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden, sind für den Zuwendungszweck zu verwenden und sorgfältig zu behandeln. Der Zuwendungsempfänger darf über sie vor Ablauf der im Zuwendungsbescheid festgelegten zeitlichen Bindung nicht anderweitig verfügen.
- 4.2
- Der Zuwendungsempfänger hat die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschafften Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 400 EUR übersteigt, zu inventarisieren. Soweit aus besonderen Gründen der Staat Eigentümer ist oder wird, sind die Gegenstände in dem Inventar besonders zu kennzeichnen.
- 5
- Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers
- Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, unverzüglich der Bewilligungsbehörde anzuzeigen, wenn
- 5.1
- sich nach Vorlage des Finanzierungsplans eine Ermäßigung der zuwendungsfähigen Ausgaben um mehr als 7,5 vom Hundert oder mehr als 10 000 EUR ergibt; er ist ferner verpflichtet anzuzeigen, wenn er nach Vorlage des Finanzierungsplans – auch nach Vorlage des Verwendungsnachweises – weitere Zuwendungen bei anderen öffentlichen Stellen beantragt oder von ihnen erhält oder wenn er gegebenenfalls weitere Mittel von Dritten erhält,
- 5.2
- der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen,
- 5.3
- sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist,
- 5.4
- die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können,
- 5.5
- zu inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden,
- 5.6
- ein Insolvenzverfahren gegen ihn beantragt oder eröffnet wird.
- 6
- Nachweis der Verwendung
- 6.1
- Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats, der Bewilligungsbehörde nachzuweisen (Verwendungsnachweis). Ist der Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt, ist binnen vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres über die in diesem Jahr erhaltenen Beträge ein Zwischennachweis zu führen.
- 6.2
- Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.
- 6.3
- In dem Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen.
- 6.4
- In dem zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans auszuweisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten. Aus dem Nachweis müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Soweit der Zuwendungsempfänger die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 UstG 2005 hat, dürfen nur die Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berücksichtigt werden.
- 6.5
- Mit dem Nachweis sind die Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen, die Verträge und Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen vorzulegen.
- 6.6
- Sofern ein einfacher Verwendungsnachweis zugelassen ist, besteht dieser aus dem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis ohne Vorlage von Belegen, in dem Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans summarisch zusammenzustellen sind.
- 6.7
- Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Außerdem müssen die Belege ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zu dem Projekt (zum Beispiel Projektnummer) enthalten.
Das gilt entsprechend für den Nachweis von Eigenleistungen. Im Verwendungsnachweis ist zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und gegebenenfalls den Belegen übereinstimmen. - 6.8
- Der Zuwendungsempfänger hat die in Nummer 6.5 genannten Belege und Verträge sowie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen (vergleiche Nummer 7.1 Satz 1) fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften oder aufgrund der Zweckbindungsfrist eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist. Zur Aufbewahrung können auch Bild- und Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen.
- 6.9
- Darf der Zuwendungsempfänger zur Erfüllung des Zuwendungszwecks Mittel an Dritte weiterleiten, sind die von den empfangenden Stellen ihm gegenüber zu erbringenden Zwischen- und Verwendungsnachweise dem Verwendungs- oder Zwischennachweis nach Nummer 6.1 beizufügen.
- 7
- Prüfung der Verwendung
- 7.1
- Die Bewilligungsbehörde ist berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen anzufordern sowie die Verwendung der Zuwendung durch örtliche Erhebungen zu prüfen oder durch Beauftragte prüfen zu lassen. Der Zuwendungsempfänger hat die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen. In den Fällen der Nummer 6.9 sind diese Rechte der Bewilligungsbehörde auch dem Dritten gegenüber auszubedingen.
- 7.2
- Der Rechnungshof ist berechtigt, bei den Zuwendungsempfängern zu prüfen (§ 91 SäHO).
- 8
- Erstattung der Zuwendung, Verzinsung
- 8.1
- Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwendungsbescheid nach Verwaltungsverfahrensrecht (§§ 43, 44, 48, 49 VwVfG) oder anderen Rechtsvorschriften mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen oder widerrufen oder sonst unwirksam wird.
- 8.2
- Nummer 8.1 gilt insbesondere, wenn
- 8.2.1
- eine auflösende Bedingung eingetreten ist (zum Beispiel nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung nach Nummer 2),
- 8.2.2
- die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt worden ist,
- 8.2.3
- die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck verwendet worden ist.
- 8.3
- Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann auch in Betracht kommen, soweit der Zuwendungsempfänger
- 8.3.1
- die Zuwendung nicht alsbald (vergleiche Nummer 1.4 Satz 1) nach der Auszahlung für fällige Zahlungen verwendet oder
- 8.3.2
- Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer festgesetzten Frist erfüllt, insbesondere den vorgeschriebenen Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorlegt sowie Mitteilungspflichten (Nummer 5) nicht rechtzeitig nachkommt. Dies gilt auch dann, wenn ein Verfahren nach der Insolvenzordnung beantragt oder eröffnet wird oder die Bewilligungsbehörde sich den Widerruf im Zuwendungsbescheid ausdrücklich vorbehalten hat.
- 8.4
- Der Erstattungsbetrag ist nach Maßgabe des § 49a VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich zu verzinsen.
- 8.5
- Werden Zuwendungen nicht alsbald (vergleiche Nummer 1.4 Satz 1 und Nummer 8.3.1) nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsbescheid nicht zurückgenommen oder widerrufen, so werden regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen nach Maßgabe des § 49a Abs. 3 in Verbindung mit § 49a Abs. 4 VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich verlangt.
Anlage 3
zur VwV zu § 44 SäHO
Verwaltungsvorschrift
für Zuwendungen des Freistaates Sachsen an kommunale Körperschaften
(VVK)
Diese Anlage enthält die für Zuwendungen des Freistaates Sachsen an kommunale Körperschaften geltende Verwaltungsvorschrift. Sie baut auf der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO auf (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 32).
Inhaltsübersicht
Nummer | Inhalt |
---|---|
Nummer 1 | Bewilligungsvoraussetzungen |
Nummer 2 | Finanzierungsarten, Höhe der Zuwendung |
Nummer 3 | Antragsverfahren |
Nummer 4 | Bewilligung |
Nummer 5 | Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid |
Nummer 6 | Zuwendungen für Baumaßnahmen |
Nummer 7 | Auszahlung der Zuwendung |
Nummer 8 | Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuwendungsbescheides, Erstattung der Zuwendung und Verzinsung |
Nummer 9 | Überwachung der Verwendung |
Nummer 10 | Nachweis der Verwendung |
Nummer 11 | Prüfung des Verwendungsnachweises |
Nummer 12 | Weitergabe von Zuwendungen durch den Zuwendungsempfänger |
Nummer 13 | Fälle von geringer finanzieller Bedeutung |
Nummer 14 | Besondere Regelungen |
Anlage:
Nummer | Inhalt |
---|---|
Anlage 3a: | Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an kommunale Körperschaften (ANBest-K) |
Muster: | Muster 1 bis 5 zu § 44 SäHO |
- 1
- Bewilligungsvoraussetzungen
- 1.1
- Zuwendungen werden nach Maßgabe des Staatshaushaltes bewilligt.
- 1.2
- Zuwendungen zu Investitionen dürfen nur gewährt werden, wenn die Aufbringung der erforderlichen Eigenleistungen des Zuwendungsempfängers gesichert ist und die Folgekosten die Grenzen seiner dauernden Leistungsfähigkeit unter Berücksichtigung der noch anstehenden Pflichtaufgaben nicht übersteigen. Eine Anfinanzierung von Vorhaben, deren Gesamtfinanzierung nicht hinreichend gesichert ist, ist unzulässig.
- 1.3
- Zuwendungen zur Projektförderung dürfen nur für solche Vorhaben bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind. Die Bewilligungsbehörde kann im Einzelfall allein und das zuständige Staatsministerium für einzelne Zuwendungsbereiche im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen Ausnahmen zulassen.
- 1.3.1
- Als Vorhabensbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrages zu werten. Bei Baumaßnahmen gelten Planung, Baugrunduntersuchungen, Grunderwerb und Herrichten des Grundstücks (zum Beispiel Gebäudeabbruch, Planieren) nicht als Beginn des Vorhabens, es sei denn, sie sind Zweck der Zuwendung (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 1).
- 1.3.2
- In den Fällen mehrerer Zuwendungsgeber (Nummer 1.4) wird die Zustimmung gemäß Nummer 1.3 Satz 2 im Einvernehmen mit den übrigen Beteiligten von der Stelle erteilt, bei der die höchste Zuwendung beantragt wurde.
- 1.3.3
- Die Zustimmung gemäß Nummer 1.3 Satz 2 darf nur erteilt werden, wenn – zumindest überschlägig – die Finanzierung des Vorhabens einschließlich etwaiger Kosten der Vorfinanzierung und der Folgekosten hinreichend gesichert erscheint und die Maßnahme sachlich geprüft ist. Die Zustimmung zum Vorliegen eines Ausnahmefalles ist in denjenigen Fällen ausgeschlossen, in denen die Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns nicht spätestens zum Zeitpunkt der Entscheidung über die Bewilligung der Zuwendung beantragt worden ist (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 2).
- 1.4
- Sollen Zuwendungen von mehreren Stellen des Staates oder sowohl vom Staat als auch von anderen juristischen Personen des öffentlichen Rechts bewilligt werden, soll die Bewilligung durch nur eine Behörde erfolgen.
- 1.4.1
- In jedem Fall haben die Zuwendungsgeber vor der Bewilligung mindestens Einvernehmen herbeizuführen über
- 1.4.1.1
- die zu finanzierenden Maßnahmen und die jeweiligen zuwendungsfähigen Ausgaben,
- 1.4.1.2
- die Finanzierungsart und die Höhe der Zuwendung (Nummer 2),
- 1.4.1.3
- Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid (Nummer 5),
- 1.4.1.4
- die Beteiligung der fachlich zuständigen technischen staatlichen Verwaltung, zum Beispiel in den Fällen der Nummer 6, wobei eine technische Behörde als federführend zu bestimmen ist,
- 1.4.1.5
- den Verwendungsnachweis und seine Prüfung durch eine der beteiligten Verwaltungen (Nummern 10 und 11). Im Allgemeinen wird die Stelle in Betracht kommen, welche die größte Zuwendung bewilligt hat oder die dem Sitz des Zuwendungsempfängers am nächsten liegt.
- 1.4.2
- Beträgt die Zuwendung des Landes mehr als 50 000 EUR, ist der Rechnungshof von einer Vereinbarung zu unterrichten.
- 1.4.3
- Unterschiedliche Finanzierungsarten der Zuwendungsgeber (siehe Nummer 1.4.1.2) sind möglichst auszuschließen. Kann nicht vermieden werden, dass neben einer Anteilfinanzierung eine Fehlbedarfsfinanzierung vorgesehen wird, so ist im Hinblick auf eine mögliche Anspruchskonkurrenz zu prüfen, ob und gegebenenfalls inwieweit Nummer 2 der vom Zuwendungsempfänger anzuwendenden Allgemeinen Nebenbestimmungen einer ergänzenden Regelung bedarf (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 3).
- 2
- Finanzierungsarten, Höhe der Zuwendung
- 2.1
- Vor Bewilligung der Zuwendung ist zu prüfen, welche Finanzierungsart unter Berücksichtigung der Interessenlage des Staates und des Zuwendungsempfängers den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit am besten entspricht.
- 2.2
- Die Zuwendung wird grundsätzlich zur Teilfinanzierung des zu erfüllenden Zwecks bewilligt, und zwar
- 2.2.1
- mit einem festen Betrag an den zuwendungsfähigen Ausgaben (Festbetragsfinanzierung); dabei kann die Zuwendung auch auf das Vielfache eines Betrages festgesetzt werden, der sich für eine bestimmte Einheit ergibt (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 4); oder
- 2.2.2
- nach einem bestimmten Vomhundertsatz oder Anteil der zuwendungsfähigen Ausgaben (Anteilfinanzierung); die Zuwendung ist bei der Bewilligung auf einen Höchstbetrag zu begrenzen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 5);
- 2.2.3
- Zuwendungen zur Deckung eines Fehlbedarfs, der insoweit verbleibt, als der Zuwendungsempfänger die zuwendungsfähigen Ausgaben nicht durch eigene oder fremde Mittel zu decken vermag (Fehlbedarfsfinanzierung) werden grundsätzlich nicht gewährt.
- 2.3
- Bei der Bemessung der zuwendungsfähigen Ausgaben sollen, so weit dies möglich ist, sachgerechte feste Beträge (insbesondere Kostenpauschalen) zugrunde gelegt werden. Diese Beträge können auch nach Vomhundertsätzen anderer zuwendungsfähiger Ausgaben bemessen werden. Für eine Bemessung von zuwendungsfähigen Ausgaben nach festen Beträgen kommen vor allem Projekte in Betracht,
- 2.3.1
- bei denen einzelne Ausgaben nur mit erheblichem Aufwand genau festgestellt und belegt werden können, jedoch eine sachgerechte Pauschalierung dieser Ausgaben (zum Beispiel als Vomhundertsatz der vorgesehenen Ausgaben) möglich ist oder
- 2.3.2
- bei denen, wie bei bestimmten Baumaßnahmen, für einzelne oder mehrere gleiche Teile der Maßnahme über die voraussichtlichen Ausgaben Richtwerte vorliegen oder festgelegt werden können (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 6).
- 2.4
- Bei der Bemessung der Höhe der Zuwendung ist insbesondere dem Umstand Rechnung zu tragen, dass eine Zuwendung nur insoweit bewilligt werden darf, als ein erhebliches Staatsinteresse vorliegt, dass ohne die Zuwendung nicht oder nicht im notwendigen Umfang befriedigt werden kann (vergleiche § 23 in Verbindung mit § 44 Abs. 1 Satz 1). Bei der Bemessung der Höhe einer Zuwendung im Rahmen der zur Verfügung stehenden Staatsmittel sind deshalb sowohl das Eigeninteresse und die Leistungskraft des Zuwendungsempfängers (angemessene Eigenmittel) als auch die Finanzierungsbeteiligungen Dritter angemessen zu berücksichtigen (vergleiche Nummer 2.5); bei Zuwendungen zur Projektförderung ist auch zu prüfen, ob der Zuwendungsempfänger steuerrechtliche Vergünstigungen (zum Beispiel Investitionszulagen) erhält.
- 2.5
- Liegt der zu fördernde Zweck auch im Interesse von Dritten, sollen diese sich angemessen an den zuwendungsfähigen Ausgaben beteiligen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 7).
- 2.6
- Soweit die Umsatzsteuer nach § 15 UstG 2005 als Vorsteuer abziehbar ist, gehört sie nicht zu den zuwendungsfähigen Ausgaben (vergleiche dazu auch Nummer 3.3.3).
- 3
- Antragsverfahren
- 3.1
- Anträge auf Gewährung von Zuwendungen sind unter Verwendung des Formblattes nach Muster 1a zu § 44 SäHO bei der Rechtsaufsichtsbehörde einzureichen, die die Anträge, soweit sie nicht selbst entscheidet, an die für die Entscheidung zuständigen Stellen weiterleitet. Für Anträge auf Bewilligung einer weiteren Rate einer bereits bewilligten oder in Aussicht gestellten Gesamtzuwendung ist das Formblatt nach Muster 1b zu § 44 SäHO zu verwenden, wenn hinsichtlich der Kosten und der Finanzierung gegenüber dem letzten Antrag keine Änderung eingetreten ist.
Für einzelne Zuwendungsbereiche können bei Bedarf durch die zuständigen Staatsministerien Ergänzungsformblätter oder – im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und unter Beteiligung des Staatsministeriums des Innern – Formblätter mit ergänzenden Angaben zu den Mustern 1a und b zu § 44 SäHO eingeführt werden. - 3.2
- Auf Verlangen der Bewilligungsbehörde sind die Angaben durch geeignete Unterlagen zu belegen.
- 3.3
- Dem Antrag sind insbesondere beizufügen:
- 3.3.1
- bei Projektförderung (Nummer 2.1 zu § 23) ein Finanzierungsplan (aufgegliederte Berechnung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben mit einer Übersicht über die beabsichtigte Finanzierung) und erforderlichenfalls eine Erklärung, dass mit der Maßnahme noch nicht begonnen worden ist; dem Finanzierungsplan sind beizufügen:
- eine Übersicht über die finanziellen Verhältnisse nach Muster 2 zu § 44 SäHO oder eine die Angaben des Musters 2 enthaltende maschinell über Datenverarbeitung erstellte Übersicht, soweit die Bewilligungsbehörde im Einzelfall oder für bestimmte Fälle nichts anderes vorschreibt,
- bei Baumaßnahmen und, soweit erforderlich, bei Untersuchungen, Planungen und Anschaffungen eine Kostengliederung, bei Baumaßnahmen außerdem ein Lageplan, soweit nicht Unterlagen nach Nummer 3.3.2 vorzulegen sind; die Bewilligungsbehörde kann die Vorlage einer Wirtschaftlichkeitsberechnung beziehungsweise eine Berechnung der Folgekosten verlangen (vergleiche § 10 Abs. 2 der Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die kommunale Haushaltswirtschaft [Kommunalhaushaltsverordnung – KomHVO ] vom 26. März 2002 [SächsGVBl. S. 142, 176], in der jeweils geltenden Fassung);
- 3.3.2
- bei Baumaßnahmen, soweit nichts Abweichendes bestimmt wird (vergleiche Nummer 6.2.5 Satz 2), folgende Bauunterlagen:
- 3.3.2.1
- Straßen- und Brückenbaumaßnahmen
ein in Anlehnung an die Richtlinien für die einheitlichen Entwurfsunterlagen im Straßenbau – RE 1985 vom 6. Juli 1992 (SächsABl. S. 1058), in der jeweils geltenden Fassung, aufgestellter Entwurf; - 3.3.2.2
- Wirtschaftswegebauten im Rahmen der Flurbereinigung
ein nach den Vorschriften und Anweisungen für die Flurbereinigung in Sachsen aufgestellter Bauentwurf; - 3.3.2.3
- Hochbauten
- 3.3.2.3.1
- Planunterlagen bestehend aus
- dem Bau- und/oder Raumprogramm mit Anerkennungsvermerk,
- einem Übersichtsplan und – sofern vorhanden – einem Messtischblatt,
- einem Lageplan des Bauvorhabens, mindestens im Maßstab 1:1 000, mit Darstellung der Erschließung,
- Plänen, die Art und Umfang des Bauvorhabens prüfbar nachweisen, mindestens im Maßstab 1:200,
- 3.3.2.3.2
- Vorbescheide oder sonstige Nachweise über die baurechtliche Zulässigkeit (das baurechtliche Verfahren soll möglichst erst nach der baufachlichen Prüfung durchgeführt werden),
- 3.3.2.3.3
- Erläuterungsbericht nach Nummer 4.3 der Unterlagen für Baumaßnahmen (Anlage 5a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO),
- 3.3.2.3.4
- Kostenermittlung,
die Kosten sind als Kostenberechnung nach DIN 276 (gegebenenfalls nach Bauobjekten/Bauabschnitten unterteilt), vorzugsweise nach Gewerken, zu ermitteln, wobei diejenigen Kosten, für die eine Zuwendung beantragt wird, gesondert auszuweisen sind; als Anlage sind, soweit erforderlich, Kostenaufschlüsselungen oder Berechnungen anderer Art, deren Ergebnisse der Kostenermittlung zugrunde gelegt wurden, beizufügen; bei Hochbauten sind die Flächen und Rauminhalte nach DIN 277, bei Wohnflächen die Wohnflächen nach der Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche (Wohnflächenverordnung – WoFlV) vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346), in der jeweils geltenden Fassung, zu berechnen; etwaige Abweichungen vom anerkannten Raumprogramm sind darzustellen, - 3.3.2.3.5
- Planungs- und Kostendatenblatt gemäß Muster 5 zu § 44 SäHO;
- 3.3.2.3.6
- auf die Vorlage der vorgenannten Unterlagen zusammen mit dem Zuwendungsantrag kann verzichtet werden, soweit sie bereits im Rahmen der baufachlichen Beratung (vergleiche Nummer 6.2.4) oder im Rahmen eines anderen Verfahrens (zum Beispiel beim schulaufsichtlichen Genehmigungsverfahren) vorgelegt und genehmigt wurden;
- 3.3.3
- eine Erklärung darüber, ob der Zuwendungsempfänger allgemein oder für das betreffende Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG 2005 berechtigt ist 9 ; in diesem Fall hat er im Finanzierungsplan die sich ergebenden Vorteile auszuweisen und bei der Ermittlung der zuwendungsfähigen Ausgaben abzusetzen.
- 3.4
- Das Ergebnis der Antragsprüfung ist zu vermerken. Dabei kann auf andere Unterlagen (Antrag, Zuwendungsbescheid) verwiesen werden. Sofern die Angaben nicht bereits auf Grund ergänzender Verwaltungsvorschriften ersichtlich sind, soll in dem Vermerk insbesondere eingegangen werden auf
- 3.4.1
- Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung – außer bei Regelförderung –,
- 3.4.2
- die Beteiligung anderer Dienststellen (auch in fachtechnischer Hinsicht),
- 3.4.3
- den Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben (auch unter Berücksichtigung der Nummer 2.6),
- 3.4.4
- die Wahl der Finanzierungsart,
- 3.4.5
- die Sicherung der Gesamtfinanzierung,
- 3.4.6
- die Darlegung der finanziellen Folgen, die dem Staat aus der Förderung in künftigen Haushaltsjahren voraussichtlich entstehen.
- 3.5
- Soll eine Zuwendung ausnahmsweise ohne schriftlichen Antrag bewilligt werden, so begründet die Bewilligungsbehörde die Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung. Nummer 3.4 gilt sinngemäß.
- 4
- Bewilligung
- 4.1
- Zuwendungen werden durch schriftlichen Zuwendungsbescheid bewilligt (vergleiche Muster 1c zu § 44 SäHO). Soweit dem Antrag des Zuwendungsempfängers nicht oder nicht vollständig entsprochen wird, ist dies zu begründen (§ 39 VwVfG), (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 8).
Bei Maßnahmen oder selbstständig nutzbaren beziehungsweise verwertbaren Teilen, deren Finanzierung sich über mehrere Jahre erstreckt, wird im ersten Zuwendungsbescheid die Höhe der gesamten Zuwendung rechtsverbindlich festgesetzt, wenn Verpflichtungsermächtigungen verfügbar sind. Soweit Verpflichtungsermächtigungen nicht zur Verfügung stehen, ist grundsätzlich die voraussichtliche Gesamthöhe der Zuwendung anzugeben. - 4.2
- Der Zuwendungsbescheid muss insbesondere enthalten:
- 4.2.1
- die genaue Bezeichnung des Zuwendungsempfängers,
- 4.2.2
- Art (Nummer 2 zu § 23 SäHO) und Höhe der Zuwendung (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 9),
- 4.2.3
- die genaue Bezeichnung des Zuwendungszwecks; die Bezeichnung muss nach Zielsetzung, Qualität und Umfang so eindeutig und detailliert festgelegt werden, dass sie auch als Grundlage für eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle dienen kann; werden mit Hilfe der Zuwendung Gegenstände erworben oder hergestellt gegebenenfalls die Angabe, wie lange diese für den Zuwendungszweck gebunden sind (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 10),
- 4.2.4
- die Finanzierungsart (Nummer 2) und den Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben; werden bei der Projektförderung der Bemessung der Zuwendung nicht die gesamten Ausgaben zugrunde gelegt, so muss, soweit erforderlich, aus dem Zuwendungsbescheid oder den Anlagen dazu die Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben hervorgehen,
- 4.2.5
- den Bewilligungszeitraum; dieser kann insbesondere bei Zuwendungen zur Projektförderung über das laufende Haushaltsjahr hinausgehen, soweit hierfür eine haushaltsrechtliche Ermächtigung vorhanden ist,
- 4.2.6
- bei Förderung desselben Zwecks durch mehrere Stellen (Nummer 1.4) die ausdrückliche Benennung der Stelle, gegenüber der der Verwendungsnachweis zu erbringen ist,
- 4.2.7
- die anzuwendenden Nebenbestimmungen und etwaigen Abweichungen (Nummern 5 und 6.2),
- 4.2.8
- die Verpflichtung für den Zuwendungsempfänger, die abfallwirtschaftlichen Ziele nach dem Sächsischen Abfallwirtschafts- und Bodenschutzgesetz ( SächsABG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 31. Mai 1999 (SächsGVBl. S. 261, 262), zuletzt geändert durch Artikel 21 des Gesetzes vom 5. Mai 2004 (SächsGVBl. S. 148, 156), in der jeweils geltenden Fassung, vorbildlich einzuhalten (§ 1 Abs. 4 SächsABG) und
- 4.2.9
- eine Rechtsbehelfsbelehrung.
- 4.3
- Die Bewilligungsbehörde kann, anstatt einen Zuwendungsbescheid zu erlassen, ausnahmsweise einen Zuwendungsvertrag mit dem Zuwendungsempfänger schließen (§ 54 VwVfG). Hierbei gelten die Vorschriften für Zuwendungen durch Bescheid sinngemäß.
- 4.4
- Ein Abdruck des Zuwendungsbescheides oder des Zuwendungsvertrages ist dem Rechnungshof auf besonderes Verlangen des Rechnungshofes zu übersenden.
- 4.5
- Stellt sich heraus, dass der Zuwendungszweck mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist, hat die Bewilligungsbehörde zu prüfen, ob das Vorhaben eingeschränkt, umfinanziert oder notfalls eingestellt wird oder ob die Zuwendung ausnahmsweise erhöht werden kann.
- 5
- Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid
- 5.1
- Allgemeine Nebenbestimmungen im Sinne des § 36 VwVfG für Zuwendungen zur Projektförderung bei kommunalen Körperschaften (ANBest-K) ergeben sich aus der Anlage 3a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO. Sie sind unverändert zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen.
Die Bewilligungsbehörde darf, auch nach Bekanntgabe des Zuwendungsbescheides, - 5.1.1
- im Einzelfall eine Überschreitung der Einzelansätze des Finanzierungsplans (vergleiche Nummer 3.3.1) um mehr als 20 vom Hundert zulassen, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann,
- 5.1.2
- bei Zuwendungen, bei denen die Erfüllung des Zuwendungszwecks in einem sich wiederholenden einfachen Ergebnis besteht, die Bezugnahme auf vorherige Sachberichte zulassen,
- 5.1.3
- bei Vorliegen besonderer Umstände Fristen für die Vorlage der Verwendungsnachweise abweichend von den Allgemeinen Nebenbestimmungen festlegen,
- 5.1.4
- in Einzelfällen Ausnahmen von den Nummern 2 bis 5 ANBest-K zulassen.
- 5.2
- Über die Allgemeinen Nebenbestimmungen (Nummer 5.1) hinaus sind je nach Art, Zweck und Höhe der Zuwendung sowie nach Lage des einzelnen Falles im Zuwendungsbescheid insbesondere zu regeln:
- 5.2.1
- die Beteiligung fachtechnischer Dienststellen,
- 5.2.2
- Besonderheiten hinsichtlich des Verwendungsnachweises; dabei kann die Bewilligungsbehörde die Auszahlung eines Restbetrages oder der gesamten Zuwendung (Nummer 7.3) von der Vorlage eines Verwendungsnachweises abhängig machen; bei Zuweisungen für Baumaßnahmen im Rahmen von Projektförderungen soll eine entsprechende Schlussrate
10
festgelegt werden, es sei denn, dass
- die Zuweisung in pauschalierter Form gewährt wird (pauschalierte Gesamtkosten) oder
- die Zuweisung eine Wertgrenze von 100 000 EUR nicht übersteigt (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 11);
- 6
- Zuwendungen für Baumaßnahmen
- 6.1
- Bei Zuwendungen für Baumaßnahmen soll die fachlich zuständige technische staatliche Verwaltung gutachtlich beteiligt werden. Von einer Beteiligung soll abgesehen werden, wenn die für eine Baumaßnahme vorgesehenen Zuwendungen des Staates und des Bundes zusammen 1 500 000 EUR nicht übersteigen und keine besonderen Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Baumaßnahme unwirtschaftlich ist. Wird die Zuwendung als zweckgebundenes (zinsverbilligtes) Darlehen gewährt, kann dabei vom umgerechneten Zuschusswert ausgegangen werden. Bei einer Förderung nach Kostenpauschalen findet eine eingeschränkte baufachliche Prüfung nach Maßgabe der einschlägigen Zuwendungsrichtlinien statt.
- 6.2
- Wird die Bauverwaltung nach Nummer 6.1 als fachlich zuständige technische Verwaltung beteiligt oder ist sie selbst Bewilligungsbehörde, so gelten die folgenden Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen:
- 6.2.1
- Soweit für denselben Zweck ausnahmsweise Zuwendungen sowohl vom Staat als auch vom Bund bewilligt werden, ist gemäß Nummer 1.4.1.4 nur eine Bauverwaltung fachtechnisch zu beteiligen.
- 6.2.2
- Allgemeine Abweichungen von diesen Bestimmungen sind nur zulässig im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und, soweit der Verwendungsnachweis betroffen ist, mit dem Rechnungshof sowie unter Beteiligung des Staatsministeriums des Innern.
- 6.2.3
- Soweit die Bemessung von zuwendungsfähigen Ausgaben auf der Grundlage fester Beträge erfolgt (Nummer 2.3), ist in den für die einzelnen Förderbereiche geltenden Richtlinien festzulegen, inwieweit diese Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen anzuwenden sind.
- 6.2.4
- Die Bauverwaltung kann, um eine wirtschaftliche und sparsame Planung zu erreichen, bereits im Stadium der Vorplanung beteiligt werden (zum Beispiel im schulaufsichtlichen Genehmigungsverfahren); sie äußert sich dabei gegebenenfalls auch über mögliche Erleichterungen oder notwendige Ergänzungen der mit dem Antrag einzureichenden Bauunterlagen (vergleiche Nummer 6.2.5).
- 6.2.5
- Vom Antragsteller sind im Allgemeinen die in Nummer 3.3.2 aufgeführten Unterlagen für Baumaßnahmen zu fordern. Die Bewilligungsbehörde kann im Benehmen mit der Bauverwaltung (vergleiche Nummer 6.2.4) Erleichterungen zulassen oder ausnahmsweise Ergänzungen verlangen. Die Planung muss den für den betreffenden Bereich geltenden technischen Vorschriften oder Richtlinien entsprechen.
- 6.2.6
- Prüfung der Bauunterlagen und der Bauausführung:
- 6.2.6.1
- Die Prüfung der Bauunterlagen und der Bauausführung erstreckt sich auf die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Planung und Ausführung sowie auf die Angemessenheit der Kosten.
- 6.2.6.2
- Das Ergebnis der Prüfung ist in einer baufachlichen Stellungnahme festzuhalten, soweit dies nicht bereits in einem vorausgegangenen Verfahren geschehen ist; dabei sind die erforderlichen technischen Auflagen vorzuschlagen. Die Bauunterlagen und die Kostenberechnungen sind mit einem Sichtvermerk zu versehen.
- 6.2.6.3
- Die Bewilligungsbehörde leitet der Bauverwaltung einen Abdruck des Zuwendungsbescheides zu. Die Bauverwaltung soll während der Bauausführung stichprobenweise die Einhaltung der einschlägigen Nebenbestimmungen (Bedingungen und Auflagen) überprüfen. Feststellungen, die für die Bewilligungsbehörde von Bedeutung sein können, sind ihr umgehend mitzuteilen.
- 6.2.7
- Besondere technische Auflagen (vergleiche Nummer 6.2.6.2) sind als Bestandteil des Zuwendungsbescheides aufzunehmen. Soweit erforderlich, ist dabei zu bestimmen, wie das Bauausgabebuch zu gliedern ist. Dem Zuwendungsempfänger soll die zuständige Dienststelle der Bauverwaltung benannt werden.
- 6.2.8
- Prüfung des Verwendungsnachweises durch die Bauverwaltung:
- 6.2.8.1
- Die Bauverwaltung überprüft stichprobenweise den Verwendungsnachweis in baufachlicher Hinsicht. Sie stellt dabei fest, ob die Maßnahme wirtschaftlich und entsprechend den der Bewilligung zugrunde liegenden Bauunterlagen ausgeführt worden ist. Mängel und Änderungen gegenüber diesen Bauunterlagen und Kostenabweichungen sind zu vermerken und baufachlich zu werten. Sofern die Feststellungen Einfluss auf die Bemessung der Zuwendung haben können, ist der zuwendungsfähige Betrag zu berichtigen.
- 6.2.8.2
- Nummer 11 bleibt unberührt.
- 6.2.9
- Beteiligung kommunaler Bauverwaltungen:
Soweit nicht im Einzelfall besondere Gründe entgegenstehen, kann die staatliche Bauverwaltung im Einvernehmen mit dem zuständigen Ressort Aufgaben nach diesen Bestimmungen ganz oder teilweise auf eine andere geeignete Behörde übertragen; dies gilt insbesondere für die Überwachung der Bauausführung nach Nummer 6.2.6.3 Satz 2. - 6.2.10
- Die Anlagen 5, 5a und 5b zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO finden keine Anwendung, weil sie, soweit erforderlich, bereits in diese Verwaltungsvorschriften (VVK) oder in die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an kommunale Körperschaften (ANBest-K – Anlage 3a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) eingearbeitet sind.
- 6.2.11
- Bei einer fachlichen Beteiligung einer anderen technischen Verwaltung sind die Bestimmungen der Nummern 6.2.1 bis 6.2.10 sinngemäß anzuwenden.
- 7
- Auszahlung der Zuwendung
- 7.1
- Die Zuwendungen dürfen nur insoweit und nicht eher ausgezahlt werden, als sie voraussichtlich innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen im Rahmen des Zuwendungszwecks benötigt werden. Dabei sind Zuwendungen verschiedener Zuwendungsgeber anteilig entsprechend ihrem Verhältnis an der Gesamtfinanzierung einzusetzen; Ausnahmen hiervon können zugelassen werden. Die Auszahlung der Zuwendung, die bei längerfristigen Vorhaben grundsätzlich nur in Teilbeträgen erfolgen darf, ist vom Zuwendungsempfänger mit dem Formblatt nach Muster 3 zu § 44 SäHO und in den Fällen, in denen die Bauverwaltung als fachlich zuständige technische staatliche Verwaltung beteiligt wird, nach Muster 3a zu § 44 SäHO zu beantragen. Soweit das zuständige Staatsministerium Abweichungen von dem Formblatt zulässt, ist hierzu das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 13 und 14).
- 7.2
- Der nach Nummer 5.2.2 einbehaltene Betrag ist, soweit nicht besondere Hinderungsgründe entgegenstehen, spätestens zwei Monate nach Vorlage der für den Verwendungsnachweis notwendigen Unterlagen auszuzahlen. Vor der Auszahlung hat die Bewilligungsbehörde den Verwendungsnachweis auf Vollständigkeit der Unterlagen und Plausibilität der Angaben sowie darauf zu überprüfen, dass Hindernisse gegen die Auszahlung offensichtlich nicht bestehen.
- 7.3
- Zuwendungen sollen in geeigneten Fällen erst nach Vorlage des Verwendungsnachweises in einer Summe ausgezahlt werden. Nummer 7.2 Satz 2 gilt entsprechend.
- 8
- Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuwendungsbescheides, Erstattung der Zuwendung und Verzinsung
- (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 15)
- 8.1
- Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf von Zuwendungsbescheiden sowie die Erstattung der Zuwendung und die Verzinsung des Erstattungsanspruches richten sich nach dem Verwaltungsverfahrensrecht (vergleiche insbesondere §§ 43, 44, 48, 49, 49a VwVfG, §§ 45, 47, 50 SGB X). Die erforderlichen Verwaltungsakte sind im Allgemeinen unter Angabe der Rechtsgrundlage schriftlich zu begründen (§ 39 VwVfG), (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 16).
- 8.2
- Es ist wie folgt zu verfahren:
- 8.2.1
- Die Bewilligungsbehörde hat die Zuwendung, auch wenn sie bereits verwendet worden ist, insoweit unverzüglich zurückzufordern, als im Zuwendungsbescheid enthaltene Befristungen wirksam geworden oder Bedingungen eingetreten sind (§ 36 Abs. 2 Nr. 1 und 2 VwVfG). Eine auflösende Bedingung ist insbesondere in einer nachträglichen Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung nach Nummer 2 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zu sehen.
- 8.2.2
- Die Bewilligungsbehörde hat einen rechtswidrigen Zuwendungsbescheid in der Regel nach § 48 VwVfG mit Wirkung für die Vergangenheit ganz oder teilweise unverzüglich zurückzunehmen und die Zuwendung, auch wenn sie bereits verwendet worden ist, zurückzufordern; das gilt insbesondere soweit der Zuwendungsempfänger den Zuwendungsbescheid durch Angaben erwirkt hat, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren. Dies ist anzunehmen, wenn bei richtigen und vollständigen Angaben der Zuwendungsbescheid nicht ergangen oder die Zuwendung in geringerer Höhe bewilligt worden wäre (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 17).
- 8.2.3
- Die Bewilligungsbehörde hat einen Zuwendungsbescheid in der Regel nach § 49 Abs. 3 VwVfG mit Wirkung auch für die Vergangenheit ganz oder teilweise unverzüglich zu widerrufen und die Zuwendung, auch wenn sie bereits verwendet worden ist, zurückzufordern, soweit sie nicht oder nicht mehr ihrem Zweck entsprechend verwendet wird.
- 8.2.4
- Ein Fall des § 49 Abs. 3 VwVfG liegt auch vor, wenn aus der Zuwendung beschaffte Gegenstände während ihrer zeitlichen Bindung nicht oder nicht mehr zweckentsprechend verwendet werden. Der Zuwendungsbescheid ist in der Regel entsprechend dem auf die Gegenstände entfallenden Zuwendungsbetrag zu widerrufen. Bei der Entscheidung über den Widerruf soll die Zeit der zweckentsprechenden Verwendung angemessen berücksichtigt werden.
Die Bewilligungsbehörde kann von einem Widerruf des Zuwendungsbescheides absehen, wenn- der Zuwendungsempfänger nachweist, dass die Gegenstände für den Zuwendungszweck nicht mehr geeignet sind und ein vermögenswerter Vorteil nicht mehr gezogen werden kann,
- die Gegenstände mit Einwilligung der Bewilligungsbehörde für andere förderungsfähige Zwecke verwendet werden,
- seit der Anschaffung oder Fertigstellung der Gegenstände bei Grundstücken (einschließlich Gebäuden) und grundstücksgleichen Rechten mindestens 25 Jahre, im Übrigen zehn Jahre vergangen sind, sofern nicht ohnehin bereits vorher die Frist der zeitlichen Bindung abgelaufen ist.
- 8.2.5
- Eine Zuwendung wird alsbald verwendet (§ 49 Abs. 3 Nr. 1 VwVfG), wenn sie innerhalb von zwei Monaten (Nummer 7.1) nach Auszahlung für fällige Zahlungen verbraucht wird.
- 8.3
- In den Fällen der Nummern 8.2.2 bis 8.2.5 sowie bei den übrigen Ermessensentscheidungen nach § 49 VwVfG hat die Bewilligungsbehörde bei der Ausübung ihres Ermessens die Besonderheiten des Einzelfalles, unter anderem auch die Zeitdauer der zweckentsprechenden Verwendung, sowie die Interessen des Zuwendungsempfängers und die öffentlichen Interessen gleichermaßen zu berücksichtigen. Auf die Anhörungspflicht nach § 28 VwVfG wird hingewiesen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 15 und 17).
- 8.4
- Es ist stets darauf zu achten, dass die Rücknahme oder der Widerruf des Zuwendungsbescheides innerhalb der Jahresfrist nach § 48 Abs. 4 und § 49 Abs. 2 Satz 2 VwVfG erfolgt. Die Frist beginnt, wenn einem zuständigen Amtsverwalter der Behörde die Tatsachen, die die Rücknahme oder den Widerruf rechtfertigen, vollständig bekannt sind (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 18).
- 8.5
- Unbeschadet § 49a Abs. 3 Satz 2 VwVfG ist der Erstattungsanspruch vom Eintritt der Unwirksamkeit des Zuwendungsbescheides an nach Maßgabe des § 49a Abs. 3 Satz 1 VwVfG
11
, jährlich zu verzinsen.
12
Im Fall der Rücknahme oder des Widerrufs für die Vergangenheit entsteht der Erstattungsanspruch in dem im Rücknahme- oder Widerrufsbescheid angegebenen Zeitpunkt. Das ist regelmäßig der Tag, an dem die zur Rücknahme oder zum Widerruf führenden Umstände eingetreten sind. Bei einer auflösenden Bedingung wird der Zuwendungsbescheid mit deren Eintritt unwirksam. - 8.6
- Im Fall der Nichterhebung von Zinsen sind die Gründe aktenkundig zu machen.
- 8.7
- Wird die Zuwendung nicht innerhalb von zwei Monaten zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet (Nummer 8.2.5) und wird der Zuwendungsbescheid nicht widerrufen, sind regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen zu verlangen (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 19).
- 8.8
- Eine Rückforderung soll in den Fällen der Nummern 8.2.1, 8.2.3 bis 8.2.5 unterbleiben, wenn kein gesetzlich abgegrenzter Fördersatz überschritten wurde oder der zurückzufordernde Betrag
Rückforderungsgrenzen Zuwendung Prozentsatz - bei Zuwendungen bis zu 5 000 EUR 10 vom Hundert der Zuwendung, - bei Zuwendungen von mehr als 5 000 EUR bis 20 000 EUR 5 vom Hundert der Zuwendung, höchstens jedoch 500 EUR, - bei Zuwendungen von mehr als 20 000 EUR bis 50 000 EUR 3 vom Hundert der Zuwendung, höchstens jedoch 1 000 EUR, - bei Zuwendungen von mehr als 50 000 EUR bis 125 000 EUR 2 vom Hundert der Zuwendung, höchstens jedoch 1 500 EUR, - bei Zuwendungen von mehr als 125 000 EUR 2 500 EUR
entspricht oder unterschreitet.
Von einer Rückforderung kann in den Fällen der Nummer 8.2.1 ferner ganz oder teilweise abgesehen werden, wenn sich nach dem Erlass des Zuwendungsbescheides die finanziellen Verhältnisse des Zuwendungsempfängers erheblich verschlechtert oder die Bemessungsgrundsätze erheblich zugunsten des Zuwendungsempfängers verbessert haben, so dass eine nachträgliche Erhöhung des Förderungssatzes geboten erscheint. - 8.9
- Zinsen sind nur zu erheben, wenn der Gesamtzinsanspruch mehr als 250 EUR beträgt.
- 9
- Überwachung der Verwendung
- 9.1
- Die Verwaltung hat die Verwendung der Zuwendung zu überwachen.
- 9.2
- Wer Ausgaben für Zuwendungen bewirtschaftet, hat für jedes Haushaltsjahr eine besondere, nach Titeln oder Titelgruppen gegliederte Übersicht zu führen über
- 9.2.1
- Empfänger, Art, Höhe und Zweck der Zuwendung,
- 9.2.2
- die zur Zahlung angewiesenen Beträge sowie die eingegangenen Verpflichtungen,
- 9.2.3
- den vorgeschriebenen Zeitpunkt für die Vorlage des Verwendungsnachweises, dessen Eingang, den Zeitpunkt der Prüfung durch die Verwaltung.
- 9.3
- Dem Rechnungshof ist auf besondere Anforderung der Inhalt der Übersicht nach Nummer 9.2 mitzuteilen. Mit seiner Einwilligung können vereinfachte Übersichten geführt werden.
- 10
- Nachweis der Verwendung
- Die Bewilligungsbehörde oder die nach Nummer 1.4.1.5 bestimmte Behörde hat von dem Zuwendungsempfänger den Nachweis der Verwendung entsprechend den Nebenbestimmungen zu verlangen. Dazu ist vom Zuwendungsempfänger grundsätzlich ein Verwendungsnachweis nach Muster 4 zu § 44 SäHO vorzulegen (vergleiche Nummer 6.2 der Anlage 3a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO); soweit die Erstellung von Teilen des Musters 4 zu § 44 SäHO maschinell über die Datenverarbeitung möglich ist, reicht dies aus. Die Übereinstimmung mit den Büchern ist zu bescheinigen. Bücher und Belege sind nur bei Bedarf anzufordern (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 20).
- 11
- Prüfung des Verwendungsnachweises
- 11.1
- Die Bewilligungsbehörde, die nach Nummer 1.4 zuständige oder sonst beauftragte Stelle hat – auch im Hinblick auf die Jahresfrist nach § 48 Abs. 4, § 49 Abs. 3 Satz 2 in Verbindung mit § 48 Abs. 4 VwVfG – unverzüglich nach Eingang des vorläufigen Verwendungsnachweises oder des Verwendungsnachweises festzustellen, ob nach den Angaben im Verwendungsnachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs (beziehungsweise für den Einbehalt der Schlussrate, vergleiche Nummern 7.2 und 7.3) oder von Zinsforderungen gegeben sind (Schlüssigkeitsprüfung). Dabei sind Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis insbesondere daraufhin zu prüfen, ob
- der Zuwendungszweck erreicht und die Mittel für den bei der Bewilligung bestimmten Zweck verwendet wurden,
- der Finanzierungsplan eingehalten worden ist oder sich insbesondere die zuwendungsfähigen Ausgaben vermindert haben oder sich die Finanzierung geändert hat.
Darüber hinaus kann die Bewilligungsbehörde die Angaben in den vorläufigen Verwendungsnachweisen oder den Verwendungsnachweisen voll prüfen oder sich auf Stichproben beschränken. Der vorläufige Verwendungsnachweis oder der Verwendungsnachweis ist dabei dahingehend zu prüfen, ob - 11.1.1
- er den im Zuwendungsbescheid (einschließlich der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht,
- 11.1.2
- die Zuwendung nach den Angaben im vorläufigen Verwendungsnachweis oder im Verwendungsnachweis und den gegebenenfalls beigefügten Belegen, Verträgen und Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet worden ist,
- 11.1.3
- der mit der Zuwendung beabsichtigte Zweck erreicht worden ist. Dabei ist – soweit in Betracht kommend – eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle durchzuführen.
- 11.1.4
- Die Bewilligungsbehörde kann Ergänzungen oder Erläuterungen verlangen und örtliche Erhebungen durchführen. Vorgelegte Belege sind, soweit sie in die Prüfung einbezogen worden sind, mit einem Prüfzeichen zu versehen und an den Zuwendungsempfänger zurückzugeben (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 21).
- 11.2
- Der Umfang und das Ergebnis der Prüfung sind in einem Vermerk (Prüfungsvermerk) niederzulegen. Dabei ist auch festzuhalten, welche Unterlagen bei der Bewilligungsbehörde eingegangen sind (einschließlich Eingangsdatum).
- 11.3
- Die prüfende Stelle übersendet den nach Nummer 1.4 beteiligten Stellen einen Abdruck des vorläufigen Verwendungsnachweises oder des Verwendungsnachweises und des Prüfungsvermerks.
- 11.4
- Je eine Ausfertigung des Prüfungsvermerks ist mit einer Ausfertigung des vorläufigen Verwendungsnachweises oder des Verwendungsnachweises zu den Bewilligungsakten zu nehmen.
- 12
- Weitergabe von Zuwendungen durch den Zuwendungsempfänger
- (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 22)
- 12.1
- Die Bewilligungsbehörde kann im Zuwendungsbescheid vorsehen, dass der Zuwendungsempfänger als Erstempfänger die Zuwendung ganz oder teilweise weiterleiten darf. Durch die zweckbestimmte Weitergabe erfüllt der Erstempfänger den Zuwendungszweck.
- 12.2
- Die Mittel können vom Erstempfänger in öffentlich-rechtlicher Form unter entsprechender Anwendung der VVK (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) weitergegeben werden.
- 12.3
- Der Erstempfänger darf die Mittel nur zur Projektförderung weitergeben.
- 12.4
- Bei der Bewilligung von Mitteln zur Weitergabe in öffentlich-rechtlicher Form durch den Erstempfänger sind für die Weitergabe, gegebenenfalls durch Bezugnahme auf bestehende Förderrichtlinien, insbesondere zu regeln:
- 12.4.1
- die Anwendung der einschlägigen Vorschriften des öffentlichen Rechts, soweit sich aus dem Folgenden nichts Abweichendes ergibt,
- 12.4.2
- die Weitergabe in Form eines Zuwendungsbescheides,
- 12.4.3
- der Zuwendungszweck und die Maßnahmen, die im Einzelnen gefördert werden sollen sowie die Dauer der Zweckbindung von aus der Zuwendung beschafften Gegenständen,
- 12.4.4
- der als Letztempfänger in Betracht kommende Personenkreis,
- 12.4.5
- die Voraussetzungen, die beim Letztempfänger erfüllt sein müssen, um die Zuwendung an ihn weiterleiten zu können,
- 12.4.6
- die Zuwendungsart, die Finanzierungsart, die Finanzierungsform, die in Betracht kommenden zuwendungsfähigen Ausgaben oder Kosten und der Bewilligungszeitraum,
- 12.4.7
- gegebenenfalls Einzelheiten zur Antragstellung durch den Letztempfänger (zum Beispiel Termine, fachliche Beteiligung anderer Stellen, Antragsunterlagen),
- 12.4.8
- die bei der Weitergabe ergänzend zu den Allgemeinen Nebenbestimmungen vorzusehenden Nebenbestimmungen; in allen Fällen ist dem Erstempfänger aufzuerlegen, gegenüber dem Letztempfänger auch ein Prüfungsrecht für die Bewilligungsbehörde (einschließlich für einen von ihr Beauftragten) sowie für den Rechnungshof auszubedingen sowie der Bewilligungsbehörde auf Verlangen etwaige Erstattungsansprüche gegen den Letztempfänger abzutreten,
- 12.4.9
- den Umfang der Anwendung von Vorschriften, die Ermessensentscheidungen vorsehen. Soweit die Vorschriften Ermessensentscheidungen vorsehen und eine Anwendung der Bestimmungen durch den Empfänger nicht ausgeschlossen wird, ist ihm vorzugeben, wie er zu verfahren hat.
- 12.5
- Im Zuge der Weitergabe von Zuwendungen können zwischen dem Erstempfänger und dem Letztempfänger weitere Personen eingeschaltet werden.
- 13
- Fälle von geringer finanzieller Bedeutung
- Beträgt die Zuwendung oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen (Nummer 1.4) der Gesamtbetrag der Zuwendungen weniger als 50 000 EUR, kann das zuständige Staatsministerium bei Anwendung der Nummern 2 bis 8 und 12 für einzelne Förderbereiche Erleichterungen zulassen. Beträgt die Zuwendung nach Satz 1 weniger als 25 000 EUR, kann die Bewilligungsbehörde im Einzelfall Ausnahmen zulassen.
- 14
- Besondere Regelungen
- 14.1
- Soweit das zuständige Staatsministerium oder die Bewilligungsbehörde nicht nach den Nummern 1 bis 13 ermächtigt ist, Ausnahmen zuzulassen, sind solche im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen möglich. Das gilt zum Beispiel für die Gewährung höherer Vergütungen als nach dem BAT-O oder MTArbO und anderer über- und außertariflicher Leistungen sowie für Abweichungen vom Stellenplan für Angestellte, soweit die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen nicht allgemein erteilt ist (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 24).
- 14.2
- Für einzelne Zuwendungsbereiche kann das zuständige Staatsministerium im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und nach Anhörung des Rechnungshofes (§ 103 SäHO) ergänzende oder abweichende Verwaltungsvorschriften (zum Beispiel Förderrichtlinien) zu den Nummern 1 bis 12 erlassen. Für die Gestaltung der Förderrichtlinien gilt die Anlage 7 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO.
Ergänzende oder abweichende allgemeine Verwaltungsvorschriften sind nur zugelassen, soweit diese nach der Eigenart des Zuwendungsbereiches erforderlich sind oder der Vereinfachung dienen. Die Grundsätze einer funktionellen und sparsamen Verwaltung sind dabei zu beachten.
Hierin kann eine Überschreitung der ansonsten geltenden Höchstfördersätze zugelassen werden, wenn die zuwendungsfähigen Ausgaben durch freiwillige, unentgeltliche Leistungen und Nutzungen in angemessenem Umfang nachweislich vermindert werden und die Inanspruchnahme von freiwilligen, unentgeltlichen Leistungen durch den Zuwendungsempfänger in bestimmten Zuwendungsbereichen (insbesondere Sport, Jugend, Kultur, Kunst, Sozialarbeit) förderpolitisch geboten ist.
Konkurrenzen zwischen mehreren Zuwendungsgebern (Mehrfachförderungen) aus Landesmitteln sind, soweit nicht die veranschlagten Ausgaben als Verstärkungsmittel auf ein anderes Ressort übertragen werden können, grundsätzlich wie folgt zu regeln:
Die Förderung erfolgt nur aus dem Programm, dessen Zweck überwiegend erfüllt wird. Soweit ausnahmsweise eine Förderung aus mehreren Programmen zugelassen wird, müssen die ergänzenden oder abweichenden Verwaltungsvorschriften für die konkurrierenden Bereiche ein einheitliches Förderverfahren (ein Antrag, eine Prüfung, ein Bewilligungsbescheid, ein Verwendungsnachweis) vorsehen, soweit nicht aus zwingenden Gründen davon abzusehen ist. Die aus einem Programm nicht förderfähigen Ausgaben einer Maßnahme dürfen nicht aus einem anderen Programm gefördert werden (vergleiche Anlage 8 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO – Hinweise G 25). - 14.3
- Grundsätzliche Zweifelsfragen sowie Fragen von erheblicher finanzieller Bedeutung, die sich bei der Anwendung der Nummern 1 bis 13 ergeben, sind im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen zu klären.
- 14.4
- Soweit Regelungen nach den Nummern 14.1 bis 14.3 den Verwendungsnachweis betreffen, ist das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herzustellen. Soweit es der Rechnungshof für erforderlich hält, ist zu bestimmen, dass bei Maßnahmen, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ein Zwischennachweis zu führen ist.
Anlage 3a
zur VwV zu § 44 SäHO
Allgemeine Nebenbestimmungen
für Zuwendungen zur Projektförderung an kommunale Körperschaften
(ANBest-K)
Die ANBest-K enthalten Nebenbestimmungen (Bedingungen und Auflagen) im Sinne von § 36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. Januar 2003 (BGBl. I S. 102), in der jeweils geltenden Fassung, sowie notwendige Erläuterungen. Die Nebenbestimmungen sind als Bestandteil des Zuwendungsbescheides verbindlich, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
Inhaltsübersicht
Nummer | Titel |
---|---|
Nummer 1 | Anforderung und Verwendung der Zuwendung |
Nummer 2 | Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung |
Nummer 3 | Vergabe von Aufträgen |
Nummer 4 | Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände |
Nummer 5 | Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers |
Nummer 6 | Nachweis der Verwendung |
Nummer 7 | Prüfung der Verwendung |
Nummer 8 | Erstattung der Zuwendung, Verzinsung |
- 1
- Anforderung und Verwendung der Zuwendung
- 1.1
- Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Zuwendungsbescheid bestimmten Zwecks verwendet werden. Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.
- 1.2
- Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter) und der Eigenanteil des Zuwendungsempfängers sind als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben einzusetzen. Der Finanzierungsplan (aufgegliederte Berechnung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben mit einer Übersicht über die beabsichtigte Finanzierung) beziehungsweise die diesem beigefügte Kostengliederung ist hinsichtlich des Gesamtergebnisses verbindlich. Die einzelnen Ausgabeansätze dürfen um bis zu 20 vom Hundert überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen der zuwendungsfähigen Ausgaben ausgeglichen werden kann. Beruht die Überschreitung eines Ausgabeansatzes auf behördlichen Bedingungen oder Auflagen, insbesondere im Rahmen des baurechtlichen Verfahrens, sind innerhalb des Gesamtergebnisses des Finanzierungsplans auch weitergehende Abweichungen zulässig. Einzelansätze sind die Ausgabengruppen des kommunalen Haushaltsrechts, soweit nicht eine fachbezogene Kostengliederung bestimmt ist. Im Übrigen sind Überschreitungen zulässig, soweit sie der Zuwendungsempfänger voll aus eigenen Mitteln trägt. Die Sätze 2 bis 4 finden bei Festbetragsfinanzierung keine Anwendung.
- 1.3
- Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt wird; bei Baumaßnahmen ist der Baufortschritt zu berücksichtigen. Die Anforderung jedes Teilbetrages muss die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten. Im Übrigen dürfen die Zuweisungen wie folgt in Anspruch genommen werden:
- 1.3.1
- bei Anteil- oder Festbetragsfinanzierung 13 jeweils anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln 14 des Zuwendungsempfängers,
- 1.3.2
- bei Fehlbedarfsfinanzierung12, wenn die vorgesehenen eigenen und sonstigen Mittel13 des Zuwendungsempfängers verbraucht sind. Wird ein im Haushaltsjahr zu deckender Fehlbedarf anteilig durch mehrere Zuwendungsgeber finanziert, so darf die Zuwendung jeweils nur anteilig mit den Zuwendungen der anderen Zuwendungsgeber angefordert werden.
- 1.4
- Der Zuwendungsbescheid kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, wenn sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht zu erreichen ist.
- 1.5
- Zahlungen vor Empfang der Gegenleistung dürfen aus der Zuwendung nur vereinbart oder bewirkt werden, soweit dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.
- 2
- Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung
- 2.1
- Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan veranschlagten zuwendungsfähigen Ausgaben, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue Deckungsmittel (zum Beispiel Investitionszulagen) hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung
- 2.1.1
- bei Anteilfinanzierung12 anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln des Zuwendungsempfängers,
- 12.1.2
- bei Fehlbedarfsfinanzierung12 um den vollen in Betracht kommenden Betrag. Wird derselbe Zuwendungszweck sowohl vom Freistaat Sachsen als auch vom Bund und/oder einem anderen Land durch Fehlbedarfsfinanzierung gefördert, wird Nummer 2.1.1 sinngemäß angewendet.
- 2.2
- Dies gilt (ausgenommen bei wiederkehrender Förderung desselben Zuwendungszwecks) nur, wenn sich die zuwendungsfähigen Ausgaben oder die Deckungsmittel um mehr als 500 EUR ändern.
- 2.3
- Erhöht sich bei Maßnahmen, deren Finanzierung sich über mehrere Jahre erstreckt, nach der Bewilligung im Bewilligungszeitraum die Finanzkraft des Zuwendungsempfängers, so kann die Zuwendung insoweit ermäßigt werden, als die Finanzkraft bei der Festsetzung der Höhe der Zuwendung berücksichtigt wurde; eine Erhöhung der Finanzkraft, die nur das Jahr nach der Bewilligung betrifft, bleibt unberücksichtigt.
- 3
- Vergabe von Aufträgen
- 3.1
- Wenn die Zuwendung oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen der Gesamtbetrag der Zuwendung mehr als 50 000 EUR beträgt, sind anzuwenden:
- Bei der Vergabe von Aufträgen für Bauleistungen der Abschnitt 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A).
- Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen (ausgenommen Bauleistungen) der Abschnitt 1 der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A).
- 3.2
- Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers, aufgrund von § 98 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) die Abschnitte 2 ff. VOB/A beziehungsweise der VOL/A oder die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) anzuwenden oder andere Vergabebestimmungen einzuhalten, bleiben unberührt.
- 3.3
- Sofern der Zuwendungsempfänger verpflichtet ist, Veröffentlichungen nach VOB, VOL und VOF vorzunehmen, sind diese auch im Sächsischen Ausschreibungsdienst vorzunehmen. Die Ausschreibungstexte sind an
Sächsisches Druck- und Verlagshaus AG
Tharandter Straße 23–27
01159 Dresden
Telefon: (03 51) 42 03-2 02
Fax: (03 51) 42 03-2 64/2 67/2 70 (ISDN)
E-Mail: service@sdv.de
zu übermitteln. Dabei ist sicherzustellen, dass eine vorherige Bekanntmachung an anderer Stelle unterbleibt. Die Internetadresse lautet:
http://www.ausschreibungs-abc.de . - 3.4
- Unbeschadet der Prüfungsmöglichkeiten der Bewilligungs- beziehungsweise Aufsichtsbehörden unterliegt die Vergabe öffentlicher Aufträge ab Erreichen der Schwellenwerte (§ 100 GWB) der Nachprüfung durch die Vergabekammern des Freistaates Sachsen beim Regierungspräsidium Leipzig (§ 102 GWB).
- 4
- Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände
- Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden, sind für den Zuwendungszweck zu verwenden und sorgfältig zu behandeln. Der Zuwendungsempfänger darf über sie vor Ablauf der im Zuwendungsbescheid festgelegten zeitlichen Bindung nicht verfügen.
- 5
- Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers
- Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, unverzüglich der Bewilligungsbehörde anzuzeigen, wenn
- 5.1
- sich nach Vorlage des Finanzierungsplans eine Ermäßigung der zuwendungsfähigen Ausgaben um mehr als 7,5 vom Hundert oder mehr als 10 000 EUR ergibt; er ist ferner verpflichtet anzuzeigen, wenn er nach Vorlage des Finanzierungsplans – auch nach Vorlage des Verwendungsnachweises – weitere Zuwendungen bei anderen öffentlichen Stellen beantragt oder von ihnen erhält oder wenn er gegebenenfalls weitere Mittel von Dritten erhält,
- 5.2
- der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen,
- 5.3
- sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist,
- 5.4
- die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von zwei Monaten verbraucht werden können,
- 5.5
- Gegenstände nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden.
- 6
- Nachweis der Verwendung
- 6.1
- Die Verwendung der Zuwendung ist, wenn im Einzelfall nicht etwas anderes bestimmt ist, innerhalb von einem Jahr nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch ein Jahr nach Ablauf des Bewilligungszeitraums der Bewilligungsbehörde nachzuweisen (Verwendungsnachweis). Dabei ist bei Baumaßnahmen der Zuwendungszweck regelmäßig bereits erfüllt, wenn der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Benutzung genommen werden kann. Kann innerhalb dieser Frist eine Maßnahme nicht abgerechnet werden, so ist ein vorläufiger Verwendungsnachweis zu erstellen. Die danach anfallenden Ausgaben sind gesondert nachzuweisen, sofern die Schlussrate auf Grund des vorläufigen Verwendungsnachweises nicht oder nur unter Vorbehalt ausbezahlt wurde. Der Verwendungsnachweis beziehungsweise der vorläufige Verwendungsnachweis gilt gegebenenfalls gleichzeitig als Antrag auf Auszahlung der abschließenden Zuwendung.
- 6.2
- Der Verwendungsnachweis beziehungsweise der vorläufige Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Soweit im Zuwendungsbescheid oder in besonderen Nebenbestimmungen nichts anderes bestimmt ist, ist das Formblatt nach Muster 4 zu § 44 SäHO zu verwenden.
- 6.3
- In dem Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis kurz darzustellen. Dem Sachbericht sind die Berichte der von dem Zuwendungsempfänger beteiligten technischen Dienststellen beizufügen.
- 6.4
- In dem zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel entsprechend dem Finanzierungsplan) und die Ausgaben (entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans beziehungsweise der Kostengliederung) summarisch auszuweisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter und eigene Mittel) und Ausgaben enthalten.
Soweit der Zuwendungsempfänger die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 UstG 2005 hat, dürfen nur die Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berücksichtigt werden. - 6.5
- Der Zuwendungsempfänger muss für jede Baumaßnahme eine Baurechnung führen. Besteht eine Baumaßnahme aus mehreren Bauobjekten/Bauabschnitten, sind getrennte Baurechnungen zu führen.
Die Baurechnung besteht, sofern im Zuwendungsbescheid nichts Abweichendes bestimmt ist, aus - 6.5.1
- dem Bauausgabenbuch (bei Hochbauten gegliedert nach DIN 276, bei anderen Bauten nach Maßgabe des Zuwendungsbescheides); werden die Einnahmen und Ausgaben für das geförderte Bauobjekt von anderen Buchungsvorfällen getrennt nachgewiesen, entsprechen die Bücher unmittelbar oder durch ergänzende Aufzeichnungen den Inhalts- und Gliederungsansprüchen und können sie zur Prüfung dem Verwendungsnachweis beigefügt werden, so braucht ein gesondertes Bauausgabenbuch nicht geführt zu werden,
- 6.5.2
- den Rechnungsbelegen, bezeichnet nach den Buchungen im Bauausgabenbuch,
- 6.5.3
- den Abrechnungsunterlagen zu den Schlussrechnungen, bestehend regelmäßig aus
- 6.5.3.1
- den Verdingungsunterlagen wie
- Angebotsunterlagen,
- Verdingungsverhandlung,
- Preisspiegel, soweit gefordert,
- Vergabevermerk,
- 6.5.3.2
- den Vertragsunterlagen wie
- Angebot mit Leistungsverzeichnis des Auftragnehmers,
- Auftragsschreiben,
- zusätzliche und besondere Vertragsbedingungen,
- zusätzliche technische Vorschriften,
- Nachtragsvereinbarungen,
- 6.5.3.3
- den Ausführungsunterlagen (§ 3 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B),
- 6.5.3.4
- den Abrechnungsunterlagen für die Kostenansätze wie
- Aufmaßblätter,
- Massenberechnungen,
- Abrechnungszeichnungen,
- Stundenlohnzettel (§ 15 Nr. 3 VOB/B),
- Liefer- und Wiegescheine,
- 6.5.3.5
- dem Nachweis über den Ist- und Sollverbrauch der Baustoffe, soweit Lieferung und Ausführung getrennt verrechnet werden,
- 6.5.3.6
- der Abnahmeniederschrift und gegebenenfalls den Vermerken über die Mängelbeseitigung,
- 6.5.3.7
- soweit gefordert, den Prüfungszeugnissen über die Untersuchung von Baustoffen und/oder Bauteilen,
- 6.5.4
- dem Bautagebuch oder der Sammlung von Tageberichten,
- 6.5.5
- den bauaufsichtlichen, wasserrechtlichen und ähnlichen Genehmigungen, soweit sie der Bewilligungsbehörde nicht bereits vorliegen,
- 6.5.6
- soweit gefordert, den Bestandsplänen,
- 6.5.7
- dem Zuwendungsbescheid und den Schreiben über die Bereitstellung der Mittel,
- 6.5.8
- den geprüften, dem Zuwendungsbescheid zu Grunde gelegten Bau- und Finanzierungsunterlagen,
- 6.5.9
- der Berechnung des umbauten Raumes und der Nutzflächen nach DIN 277 und gegebenenfalls Wohnflächenberechnung nach der Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche (Wohnflächenverordnung – WoFlV), in der jeweils geltenden Fassung, nach der tatsächlichen Bauausführung (nur bei Hochbauten).
Die Baurechnung ist nach dem vorstehenden Schema zu ordnen, die Abrechnungsakten (Nummer 6.5.3) getrennt nach den einzelnen Schlussrechnungen. - 6.6
- Der Zuwendungsempfänger hat die Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen, die Verträge, Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen und alle sonstigen mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.
- 6.7
- Darf der Zuwendungsempfänger zur Erfüllung des Zuwendungszwecks Mittel an Dritte (Nichtgebietskörperschaften) weiterleiten, muss er die Weitergabe davon abhängig machen, dass die empfangenden Stellen ihm gegenüber Verwendungsnachweise mit Belegen entsprechend den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung erbringen. Diese Nachweise sind dem Verwendungsnachweis nach Nummer 6.1 beizufügen.
- 7
- Prüfung der Verwendung
- 7.1
- Die Bewilligungsbehörde ist berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen anzufordern sowie die Verwendung der Zuwendung durch örtliche Erhebungen zu prüfen oder durch Beauftragte prüfen zu lassen. Der Zuwendungsempfänger hat die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen. In den Fällen der Nummer 6.7 sind diese Rechte der Bewilligungsbehörde auch dem Dritten gegenüber auszubedingen.
- 7.2
- Der Rechnungshof ist berechtigt, bei allen Zuwendungsempfängern zu prüfen (§ 91 SäHO).
- 8
- Erstattung der Zuwendung, Verzinsung
- 8.1
- Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwendungsbescheid nach Verwaltungsverfahrensrecht (§§ 43, 44, 48, 49 VwVfG) oder anderen Rechtsvorschriften mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen oder widerrufen oder sonst unwirksam wird.
- 8.2
- Nummer 8.1 gilt insbesondere, wenn
- 8.2.1
- eine auflösende Bedingung eingetreten ist (zum Beispiel nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung nach Nummer 2),
- 8.2.2
- die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt worden ist,
- 8.2.3
- die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck verwendet wird.
- 8.3
- Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann auch in Betracht kommen, soweit der Zuwendungsempfänger
- 8.3.1
- die Zuwendung nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen verwendet oder
- 8.3.2
- Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist erfüllt, insbesondere den vorgeschriebenen Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorlegt sowie Mitteilungspflichten (Nummer 5) nicht rechtzeitig nachkommt.
- 8.4
- Der Erstattungsbetrag ist nach Maßgabe des § 49a VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich zu verzinsen.
- 8.5
- Werden Zuwendungen nicht alsbald (vergleiche Nummer 1.3 Satz 1 und Nummer 8.3.1) nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsbescheid nicht zurückgenommen oder widerrufen, so werden regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen nach Maßgabe des § 49a Abs. 3 in Verbindung mit § 49a Abs. 4 VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich verlangt.
Anlage 4
zur VwV zu § 44 SäHO
Allgemeine Nebenbestimmungen
für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis
(ANBest-P-Kosten)
Die ANBest-P-Kosten enthalten Nebenbestimmungen im Sinne des § 36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. Januar 2003 (BGBl. I S. 102), in der jeweils geltenden Fassung, sowie notwendige Erläuterungen. Die Nebenbestimmungen sind Bestandteil des Zuwendungsbescheides, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
Inhaltsübersicht
Nummer | Titel |
---|---|
Nummer 1 | Anforderung und Verwendung der Zuwendung |
Nummer 2 | Nachträgliche Ermäßigung der Kosten oder Änderung der Finanzierung |
Nummer 3 | Vergabe von Aufträgen |
Nummer 4 | Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers |
Nummer 5 | Abrechnung nach Selbstkosten |
Nummer 6 | Pauschalierte Abrechnung |
Nummer 7 | Nachweis der Verwendung |
Nummer 8 | Prüfung der Verwendung |
Nummer 9 | Erstattung der Zuwendung, Verzinsung |
- 1
- Anforderung und Verwendung der Zuwendung
- 1.1
- Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Zuwendungsbescheid bestimmten Zwecks verwendet werden.
Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. - 1.2
- Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen/Erträge (zum Beispiel Zuwendungen, Leistungen Dritter und Nebenerträge) und der Eigenanteil des Zuwendungsempfängers sind als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Kosten einzusetzen. Die Vorkalkulation ist hinsichtlich der Gesamtkosten als Höchstbetrag (Selbstkostenhöchstbetrag) verbindlich.
Innerhalb des Höchstbetrages sind Abweichungen über 20 vom Hundert von den Ansätzen der Vorkalkulation nur zulässig, wenn die Bewilligungsbehörde vorher zugestimmt hat. - 1.3
- Die Anforderung der Zuwendung richtet sich nach den anfallenden Kosten. Die Anforderung jedes Teilbetrages muss die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten. Im Übrigen darf die Zuwendung jeweils nur anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen Mitteln des Zuwendungsempfängers in Anspruch genommen werden.
- 1.4
- Die Bewilligungsbehörde behält sich vor, den Zuwendungsbescheid mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wenn sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht zu erreichen ist.
- 2
- Nachträgliche Ermäßigung der Kosten oder Änderung der Finanzierung
- Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in der Vorkalkulation veranschlagten Gesamtkosten für den Zuwendungszweck, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue Deckungsmittel (zum Beispiel Investitionszulagen) hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung,
- 2.1
- bei Anteilfinanzierung anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen Mitteln des Zuwendungsempfängers.
- 3
- Vergabe von Aufträgen
- 3.1
- Der Zuwendungsempfänger hat Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige Anbieter nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu wirtschaftlichen Bedingungen zu vergeben. Soweit möglich, sind dazu mindestens drei Angebote einzuholen.
- 3.2
- Sofern der Zuwendungsempfänger verpflichtet ist, Veröffentlichungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) vorzunehmen, sind diese auch im Sächsischen Ausschreibungsdienst vorzunehmen. Die Ausschreibungstexte sind an
Sächsisches Druck- und Verlagshaus AG
Tharandter Straße 23–27
01159 Dresden
Telefon: (03 51) 42 03-2 02
Fax: (03 51) 42 03-2 64/2 67/2 70 (ISDN)
E-Mail: service@sdv.de
zu übermitteln. Dabei ist sicherzustellen, dass eine vorherige Bekanntmachung an anderer Stelle unterbleibt. Die Internetadresse lautet:
http://www.ausschreibungs-abc.de .
- 4
- Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers
- Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, unverzüglich der Bewilligungsbehörde anzuzeigen, wenn
- 4.1
- er nach Vorlage der Vorkalkulation weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen öffentlichen Stellen beantragt oder von ihnen erhält oder wenn er – gegebenenfalls weitere – Mittel von Dritten erhält,
- 4.2
- sich gegenüber der Vorkalkulation eine Ermäßigung um mehr als 7,5 vom Hundert der Gesamtkosten oder um mehr als 10 000 EUR oder sich eine Änderung der Finanzierung um mehr als 10 000 EUR ergibt,
- 4.3
- der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen,
- 4.4
- sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist,
- 4.5
- die ausgezahlten, sich nicht auf kalkulatorische Kosten beziehenden Beträge nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können,
- 4.6
- Sonderbetriebsmittel vor Beendigung des Vorhabens nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden,
- 4.7
- sich nach Vorlage des Verwendungsnachweises noch Kostengutschriften/Erträge ergeben oder wenn er noch weitere Deckungsmittel im Sinne der Nummer 1.2 erhält,
- 4.8
- ein Insolvenzverfahren gegen ihn beantragt oder eröffnet wird.
- 5
- Abrechnung nach Selbstkosten
- 5.1
- Nach Maßgabe des Zuwendungsbescheides und dieser Nebenbestimmungen dürfen nur die durch das Vorhaben verursachten, angemessenen und nachzuweisenden Selbstkosten verrechnet werden, die bei wirtschaftlicher Betriebsführung im Bewilligungszeitraum entstanden sind. Übersteigen die tatsächlichen Selbstkosten des Vorhabens den Selbstkostenhöchstbetrag, so hat der Zuwendungsempfänger den Mehrbedarf selbst zu tragen.
- 5.2
- Die Selbstkosten sind nach den Leitsätzen für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten – LSP – (Anlage zur Verordnung PR Nr. 30/53 über Preise bei öffentlichen Aufträgen in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 722-2-1, veröffentlichten bereinigten Fassung), in der jeweils geltenden Fassung, zu ermitteln.
- 5.3
- Nicht zuwendungsfähig sind:
- 5.3.1
- die Vertriebskosten einschließlich Werbekosten,
- 5.3.2
- die Gewerbeertragsteuer,
- 5.3.3
- die Kosten der freien Forschung und Entwicklung (Nummern 27 und 28 LSP),
- 5.3.4
- die Kosten für Einzelwagnisse (Nummern 47 bis 50 LSP),
- 5.3.5
- der kalkulatorische Gewinn (Nummern 51 und 52 LSP),
- 5.3.6
- der Zinsanteil in den Zuführungen zu den Pensionsrückstellungen.
- 5.4
- Eingeräumte Skonti sind bei der Ermittlung der Einstandspreise der für das Vorhaben besonders beschafften Gegenstände und der erbrachten sonstigen Fremdleistungen abzusetzen.
- 5.5
- Werden für Teilleistungen anstelle von Selbstkosten Preise für marktgängige Leistungen (ohne Umsatzsteuer) zu Grunde gelegt, sind diese um 10 vom Hundert für nicht zuwendungsfähige Kosten (Nummer 5.3) zu kürzen. Die Teilleistungen sind in der Nachkalkulation (siehe Nummer 7.4) gesondert auszuweisen.
- 5.6
- Kosten für Sonderbetriebsmittel (Nummer 14 LSP) dürfen nur abgerechnet werden, soweit sie vorher von der Bewilligungsbehörde als zuwendungsfähig anerkannt worden sind. Zu den Sonderbetriebsmitteln gehören keine Gegenstände der betriebsüblichen Grundausstattung. Ergänzend gilt Folgendes:
- 5.6.1
- Der Zuwendungsempfänger hat nach Beendigung des Vorhabens für Sonderbetriebsmittel einen Restwertausgleich zu leisten. Ein etwaiger Ausgleichsanspruch ist in sinngemäßer Anwendung der Nummer 9.4 zu verzinsen.
Werden Sonderbetriebsmittel bereits vor Erfüllung des Zuwendungszwecks für das Vorhaben nicht mehr benötigt, so ist der Restwertausgleich unverzüglich zu leisten. - 5.6.2
- Entwicklungsgegenstände (Versuchsmuster, Prototypen und dergleichen), die im Rahmen des Vorhabens hergestellt werden, werden wie Sonderbetriebsmittel behandelt.
- 6
- Pauschalierte Abrechnung
- Der Zuwendungsempfänger rechnet, soweit im Zuwendungsbescheid auf seinen Antrag hin eine pauschalierte Abrechnung zugelassen ist, die zuwendungsfähigen Kosten nach folgenden Regelungen ab:
- 6.1
- Zuwendungsfähig sind folgende Einzelkosten:
- 6.1.1
- Materialkosten,
- 6.1.2
- Kosten für Fremdleistungen,
- 6.1.3
- Personalkosten, ermittelt aus den monatlichen lohnsteuerpflichtigen Bruttolöhnen und -gehältern (ohne umsatz- oder gewinnabhängige sowie andere üblicherweise nicht monatlich gezahlte Lohn- und Gehaltsbestandteile); bei ohne feste Entlohnung tätigen Unternehmern können Personalkosten entsprechend dem Gehalt eines vergleichbaren Mitarbeiters berücksichtigt werden; der Stundensatz ergibt sich aus der Division der genannten Löhne/Gehälter durch die tatsächlich geleisteten Gesamtstunden, mindestens jedoch durch die tarifvertraglich festgelegte Arbeitszeit,
- 6.1.4
- Reisekosten,
- 6.1.5
- Abschreibungen von den Anschaffungspreisen oder Herstellkosten auf vorhabensspezifische Anlagen.
Die Kosten nach den Nummern 6.1.1 bis 6.1.5 sind unter Beachtung der Nummern 5.1 bis 5.5 zu ermitteln. - 6.2
- Die übrigen durch das Vorhaben verursachten Kosten werden pauschal durch einen Zuschlag von 120 vom Hundert auf die Personalkosten nach Nummer 6.1.3 abgegolten.
- 6.3
- Als Personalkosten dürfen nur die direkt für das Vorhaben geleisteten und durch Zeitaufschreibungen erfassten Stunden (produktive Stunden) abgerechnet werden, und zwar nicht mehr als 160 Stunden pro Person und Monat. Die Personalkosten für Feiertage, Urlaub, Krankheit und sonstige bezahlte Fehlzeiten sind durch den Zuschlag nach Nummer 6.2 abgegolten.
- 7
- Nachweis der Verwendung
- 7.1
- Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats der Bewilligungsbehörde nachzuweisen (Verwendungsnachweis). Ist der Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt, ist binnen vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres ein Zwischennachweis zu führen.
- 7.2
- Der Zwischen- und der Verwendungsnachweis bestehen aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.
- 7.3
- In dem Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen.
- 7.4
- Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus einer Nachkalkulation und einem Nachweis über die Finanzierung des Vorhabens. Die Nachkalkulation ist in derselben Form wie die Vorkalkulation zu gliedern. Im Falle einer pauschalierten Abrechnung nach Nummer 6 ist der Nachkalkulation eine Übersicht über die abgerechneten Personalkosten mit den Stundennachweisen (Nummer 6.3) beizufügen.
- 7.5
- Der Zuwendungsempfänger hat die Finanzierung des Vorhabens nachzuweisen. Dabei sind aufgegliedert anzugeben
- 7.5.1
- die Eigenbeteiligung des Zuwendungsempfängers,
- 7.5.2
- die Zuwendung der Bewilligungsbehörde, andere Zuwendungen und sonstige Finanzierungsbeiträge aus öffentlichen und privaten Mitteln,
- 7.5.3
- sonstige Einnahmen/Erträge, die mit dem Vorhaben im Zusammenhang stehen,
- 7.5.4
- unentgeltliche Sach- und Dienstleistungen Dritter.
Abweichungen gegenüber der im Zuwendungsantrag dargelegten Finanzierung sind darzustellen. - 7.6
- Der Zuwendungsempfänger hat die Rechnungsunterlagen fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist. Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
- 7.7
- Erbringt der Zuwendungsempfänger den Verwendungsnachweis nicht auf der Grundlage eines geordneten Rechnungswesens im Sinne der Nummer 2 LSP, so wird die Zuwendung nachträglich nach den von dem Zuwendungsempfänger nachzuweisenden zuwendungsfähigen Ausgaben bemessen, soweit sie dem Bewilligungszeitraum und dem Vorhaben als wirtschaftlich angemessen zuzurechnen sind. Für zuviel erhaltene Beträge findet Nummer 2 sinngemäß Anwendung.
- 8
- Prüfung der Verwendung
- 8.1
- Die Bewilligungsbehörde (einschließlich der für sie zuständigen Vorprüfungsstelle) ist berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen anzufordern sowie die Verwendung der Zuwendung durch örtliche Erhebungen zu prüfen oder durch Beauftragte prüfen zu lassen. Der Zuwendungsempfänger hat die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen.
- 8.2
- Der Rechnungshof ist berechtigt, bei den Zuwendungsempfängern zu prüfen (§ 91 SäHO).
- 9
- Erstattung der Zuwendung, Verzinsung
- 9.1
- Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwendungsbescheid nach Verwaltungsverfahrensrecht (insbesondere §§ 43, 44, 48 und 49 VwVfG) oder anderen Rechtsvorschriften mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen oder widerrufen oder sonst unwirksam wird.
- 9.2
- Nummer 9.1 gilt insbesondere, wenn
- 9.2.1
- eine auflösende Bedingung eingetreten ist (zum Beispiel nachträgliche Ermäßigung der Kosten oder Änderung der Finanzierung nach Nummer 2),
- 9.2.2
- die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt worden ist,
- 9.2.3
- die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck verwendet wird.
- 9.3
- Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann auch in Betracht kommen, soweit der Zuwendungsempfänger
- 9.3.1
- die Zuwendung, mit Ausnahme der sich auf kalkulatorische Kosten beziehenden Beträge, nicht alsbald (vergleiche Nummern 1.3 und 4.5) nach Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet oder
- 9.3.2
- Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist erfüllt, insbesondere den vorgeschriebenen Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorlegt sowie Mitteilungspflichten (Nummer 4) nicht rechtzeitig nachkommt.
- 9.4
- Der Erstattungsbetrag ist nach Maßgabe des § 49a VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich zu verzinsen.
- 9.5
- Werden Zuwendungen nicht alsbald (vergleiche Nummern 1.3, 4.5 und 9.3.1) nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsbescheid nicht zurückgenommen oder widerrufen, so werden regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen nach Maßgabe des § 49a Abs. 3 in Verbindung mit § 49a Abs. 4 VwVfG, in der jeweils geltenden Fassung, jährlich verlangt.
Anlage 5
zur VwV zu § 44 SäHO
Baufachliche Ergänzungsbestimmungen für Zuwendungen
(SäZBau)
15
Inhaltsübersicht:
Nummer | Inhalt |
---|---|
Nummer 1 | Anwendungsbereich |
Nummer 2 | Beratung bei der Aufstellung der Bauunterlagen |
Nummer 3 | Umfang der Bauunterlagen |
Nummer 4 | Prüfung der Bauunterlagen und der Bauausführung |
Nummer 5 | Baufachliche Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid |
Nummer 6 | Gestaltung von Kostengliederungen für Hochbaumaßnahmen |
Nummer 7 | Prüfung des Verwendungsnachweises |
Nummer 8 | Beteiligung kommunaler Bauverwaltungen |
Anlagen:
Nummer | Inhalt |
---|---|
Anlage 5a | Unterlagen für Baumaßnahmen |
Anlage 5b | Baufachliche Nebenbestimmungen (NBest-Bau) |
- 1
- Anwendungsbereich
- 1.1
- Die Bewilligung und Zahlung von Zuwendungen an Stellen außerhalb der Staatsverwaltung für Baumaßnahmen sowie der Nachweis der Verwendung der Mittel und die Prüfung ihrer Verwendung regeln sich nach der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO. In den Fällen, in denen nach Nummer 6 zu § 44 SäHO die Bauverwaltung als fachlich zuständige technische Verwaltung beteiligt wird oder selbst Bewilligungsbehörde ist, gelten ergänzend die nachfolgenden Bestimmungen.
- 1.2
- Soweit für denselben Zweck ausnahmsweise Zuwendungen sowohl vom Staat als auch vom Bund bewilligt werden, ist gemäß Nummer 1.4.1.4 zu § 44 SäHO nur eine Bauverwaltung fachtechnisch zu beteiligen.
- 1.3
- Allgemeine Abweichungen von diesen Bestimmungen sind nur zulässig im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und, soweit der Verwendungsnachweis betroffen ist, mit dem Rechnungshof.
- 1.4
- Soweit die Bemessung von zuwendungsfähigen Ausgaben auf der Grundlage fester Beträge erfolgt (Nummer 2.3 zu § 44 SäHO) ist in den für die einzelnen Förderbereiche geltenden Richtlinien festzulegen, inwieweit die Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen anzuwenden sind.
- 2
- Beratung bei der Aufstellung der Bauunterlagen
- Die Bauverwaltung soll, um eine wirtschaftliche und sparsame Planung zu erreichen, bereits im Stadium der Vorplanung beteiligt werden (zum Beispiel im schulaufsichtlichen Genehmigungsverfahren); sie äußert sich dabei gegebenenfalls auch über mögliche Erleichterungen oder notwendige Ergänzungen der mit dem Antrag einzureichenden Bauunterlagen (vergleiche Nummer 3 und NBest-Bau [Anlage 5b zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO]).
- 3
- Umfang der Bauunterlagen
- Vom Antragsteller sind im Allgemeinen die in der Anlage 5a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO aufgeführten Unterlagen für Baumaßnahmen zu fordern. Die Bewilligungsbehörde kann im Benehmen mit der Bauverwaltung (vergleiche Nummer 2) Erleichterungen zulassen oder ausnahmsweise Ergänzungen verlangen.
- 4
- Prüfung der Bauunterlagen und der Bauausführung
- 4.1
- Die Prüfung ist stichprobenweise vorzunehmen und erstreckt sich auf die Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit der Planung und Ausführung sowie auf die Angemessenheit der Kosten. Besondere Einbauten, nutzungsspezifische Anlagen sowie allgemeine und besondere Ausstattung gemäß DIN 276 werden von der Bauverwaltung nicht geprüft.
- 4.2
- Das Ergebnis der Prüfung ist in einer baufachlichen Stellungnahme festzuhalten, soweit dies nicht bereits in einem vorausgegangenen Verfahren geschehen ist; dabei sind die erforderlichen technischen Auflagen aufzuführen. Die Bauunterlagen und die Kostenberechnungen sind mit einem Sichtvermerk zu versehen.
- 4.3
- Die Bewilligungsbehörde leitet der Bauverwaltung einen Abdruck des Zuwendungsbescheides zu. Die Bauverwaltung hat während der Bauausführung stichprobenweise die Einhaltung der einschlägigen Nebenbestimmungen (Bedingungen und Auflagen) zu überprüfen. Feststellungen, die für die Bewilligungsbehörde von Bedeutung sein können, sind ihr umgehend mitzuteilen.
- 4.4
- Von den Bauunterlagen darf nur insoweit abgewichen werden, als die Abweichungen nicht erheblich sind. Wenn die Abweichungen zu einer wesentlichen Änderung des Bau-/Raumprogramms, einer wesentlichen Erhöhung der Betriebskosten oder einer wesentlichen Überschreitung der Baukosten führen, bedürfen diese vor ihrer Ausführung der Zustimmung der Bewilligungsbehörde.
- 5
- Baufachliche Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid
- Neben den besonderen technischen Auflagen (vergleiche Nummer 4.2) sind die Baufachlichen Nebenbestimmungen (Anlage 5b zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) unverändert als Bestandteil des Zuwendungsbescheides aufzunehmen. Soweit erforderlich, ist dabei zu bestimmen, wie das Bauausgabebuch zu gliedern ist. Dem Zuwendungsempfänger soll die zuständige Dienststelle der Bauverwaltung benannt werden.
- 6
- Gestaltung von Kostengliederungen für Hochbaumaßnahmen
- Soweit für einzelne Zuwendungsbereiche keine gesonderten Formblätter für die Kostengliederung von Hochbaumaßnahmen bestehen, soll eine Kostenermittlung nach DIN 276 in Verbindung mit DIN 277 vorgelegt werden.
- 7
- Prüfung des Verwendungsnachweises
- 7.1
- Die Bauverwaltung prüft nach Fertigstellung der Baumaßnahme den Verwendungsnachweis in baufachlicher Hinsicht. Dabei überprüft sie die Übereinstimmung der Angaben im Verwendungsnachweis mit der Baurechnung und der Örtlichkeit stichprobenweise. Sie stellt fest, ob die Maßnahme wirtschaftlich und sparsam entsprechend den der Bewilligung zu Grunde liegenden Bauunterlagen ausgeführt worden ist. Mängel und Änderungen gegenüber diesen Bauunterlagen und Kostenabweichungen sind zu vermerken und baufachlich zu werten. Sofern die Feststellungen Einfluss auf die Bemessung der Zuwendung haben können, ist der zuwendungsfähige Betrag festzustellen. Der Verwendungsnachweis erhält einen Prüfvermerk.
- 7.2
- Nummer 11 zu § 44 SäHO bleibt unberührt.
- 8
- Beteiligung kommunaler Bauverwaltungen
- Soweit nicht im Einzelfall besondere Gründe entgegenstehen, kann die staatliche Bauverwaltung eine kommunale Bauverwaltung ersuchen, Aufgaben nach diesen Bestimmungen ganz oder teilweise zu übernehmen; dies gilt insbesondere für die Überwachung der Bauausführung nach Nummer 4.3 Satz 2.
Anlage 5a
zur VwV zu § 44 SäHO
Unterlagen für Baumaßnahmen
Dem Zuwendungsantrag sind, soweit nichts Abweichendes bestimmt wird, folgende Bauunterlagen beizufügen; die Planung muss den für den betreffenden Bereich geltenden technischen Vorschriften und Richtlinien entsprechen:
- 1
- Straßen- und Brückenbaumaßnahmen
- Ein in Anlehnung an die Richtlinien für die einheitlichen Entwurfsunterlagen im Straßenbau (RE 1985) vom 6. Juni 1992 (SächsABl. S. 1058), in der jeweils geltenden Fassung, aufgestellter Entwurf.
- 2
- Wirtschaftswegebauten im Rahmen der Flurbereinigung
- Ein nach den Vorschriften und Anweisungen für die Flurbereinigung in Sachsen aufgestellter Bauentwurf.
- 3
- Hochbauten
- 3.1
- Planunterlagen, bestehend aus
- 3.1.1
- dem Bau- und/oder Raumprogramm mit Anerkennungsvermerk,
- 3.1.2
- einem Übersichtsplan und, sofern vorhanden, einem Messtischblatt,
- 3.1.3
- einem Lageplan des Bauvorhabens, mindestens im Maßstab 1 : 1 000, mit Darstellung der Erschließung und der Außenanlagen,
- 3.1.4
- Plänen, die Art und Umfang des Bauvorhabens prüfbar nachweisen, mindestens im Maßstab 1 : 200;
- 3.2
- Vorbescheide oder sonstige Nachweise über die baurechtliche Zulässigkeit (das baurechtliche Verfahren soll möglichst erst nach der baufachlichen Prüfung durchgeführt werden);
- 3.3
- Erläuterungsbericht,
- er soll Auskunft geben über
- 3.3.1
- Veranlassung und Zweck der geplanten Baumaßnahme, Raumbedarf, Kapazität, Nutzung (gegebenenfalls Hinweise auf entsprechende Gesetze, Verordnungen, Richtlinien oder veranlassende Schreiben, die in Abdruck beizufügen sind), Benennung des künftigen Eigentümers, Baulastträgers, Betreibers oder Nutznießers der Anlage,
- 3.3.2
- Lage und Beschaffenheit des Baugeländes, Eigentumsverhältnisse, Rechte Dritter, Entschädigung und dergleichen,
- 3.3.3
- Bau- und Ausführungsart mit Erläuterung der baulichen, der ver- und entsorgungstechnischen, maschinentechnischen, elektrotechnischen und anderen Anlagen und Einrichtungen, Bevorratungen, zu Grunde liegenden technischen Vorschriften und anderes mehr, Begründung der Wirtschaftlichkeit bei mehreren Lösungsmöglichkeiten,
- 3.3.4
- die vorgesehene Abwicklung der Baumaßnahme (Vergabe und Ausführung);
- 3.4
- Kostenermittlung,
- die Kosten sind als Kostenberechnung nach DIN 276 (gegebenenfalls nach Bauobjekten/Bauabschnitten unterteilt), vorzugsweise nach Gewerken, zu ermitteln, wobei diejenigen Kosten, für die eine Zuwendung beantragt wird, gesondert auszuweisen sind; als Anlage sind, soweit erforderlich, Kostenaufschlüsselungen oder Berechnungen anderer Art, deren Ergebnisse der Kostenermittlung zu Grunde gelegt wurden, beizufügen; bei Hochbauten sind die Flächen und Rauminhalte nach DIN 277, bei Wohngebäuden die Wohnflächen nach der Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche (Wohnflächenverordnung – WoFlV) vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346), in der jeweils geltenden Fassung, zu berechnen; etwaige Abweichungen vom anerkannten Raumprogramm sind darzustellen;
- 3.5
- Planungs- und Kostendatenblatt gemäß Muster 5 zu § 44 SäHO.
- 3.6
- Auf die Vorlage der unter Nummer 3.1 bis 3.5 genannten Unterlagen zusammen mit dem Zuwendungsantrag kann verzichtet werden, soweit sie bereits im Rahmen der baufachlichen Beratung (vergleiche Nummer 2 SäZBau [Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO]) oder im Rahmen eines anderen Verfahrens (zum Beispiel beim schulaufsichtlichen Genehmigungsverfahren) vorgelegt und genehmigt wurden.
Anlage 5b
zur VwV zu § 44 SäHO
Baufachliche Nebenbestimmungen
(NBest-Bau)
Die Baufachlichen Nebenbestimmungen ergänzen die Allgemeinen Nebenbestimmungen für den Zuwendungsempfänger. Sie enthalten Bedingungen und Auflagen im Sinne des § 36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. Januar 2003 (BGBl. I S. 102), in der jeweils geltenden Fassung. Die Nebenbestimmungen sind als Bestandteil des Zuwendungsbescheides verbindlich, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
- 1
- Vergabe und Ausführung
- Die Vergabe, Ausführung und Abrechnung der Bauleistungen hat nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) zu erfolgen.
- 1.1
- Der Zuwendungsempfänger hat die ihm benannte Bauverwaltung rechtzeitig über die erstmalige Ausschreibung und Vergabe, den Baubeginn und die Beendigung der Baumaßnahme zu unterrichten.
- 1.2
- Die Ausführung der Baumaßnahme muss den der Bewilligung zu Grunde liegenden Bauunterlagen sowie den technischen Vorschriften entsprechen, die für den betreffenden Bereich eingeführt sind.
- 1.3
- Von den Bauunterlagen darf nur insoweit abgewichen werden, als die Abweichung nicht erheblich ist. Wenn die Abweichungen zu einer wesentlichen Änderung des Bau- oder Raumprogramms, einer wesentlichen Erhöhung der Betriebskosten oder einer wesentlichen Überschreitung der Baukosten führen, bedürfen sie vor ihrer Ausführung der Zustimmung durch die Bewilligungsbehörde.
- 2
- Baurechnung
- 2.1
- Der Zuwendungsempfänger muss für jede Baumaßnahme eine Baurechnung führen. Besteht eine Baumaßnahme aus mehreren Bauobjekten/Bauabschnitten, sind getrennte Baurechnungen zu führen.
- 2.2
- Die Baurechnung besteht, sofern im Zuwendungsbescheid nichts Abweichendes bestimmt ist, aus
- 2.2.1
- dem Bauausgabebuch (bei Hochbauten gegliedert nach DIN 276, bei anderen Bauten nach Maßgabe des Zuwendungsbescheides); werden die Einnahmen und Ausgaben für das geförderte Bauobjekt von anderen Buchungsvorfällen getrennt nachgewiesen, entsprechen die Bücher unmittelbar oder durch ergänzende Aufzeichnungen den Inhalts- und Gliederungsansprüchen und können sie zur Prüfung dem Verwendungsnachweis beigefügt werden, so braucht ein gesondertes Bauausgabebuch nicht geführt werden,
- 2.2.2
- den Rechnungsbelegen, bezeichnet nach den Buchungen im Bauausgabebuch,
- 2.2.3
- den Abrechnungsunterlagen zu den Schlussrechnungen, bestehend regelmäßig aus
- 2.2.3.1
- den Verdingungsunterlagen wie
- Angebotsunterlagen,
- Verdingungsverhandlung,
- Preisspiegel, soweit gefordert,
- Vergabevermerk,
- 2.2.3.2
- den Vertragsunterlagen wie
- Angebot mit Leistungsverzeichnis des Auftragnehmers,
- Auftragsschreiben,
- zusätzliche und besondere Vertragsbedingungen,
- zusätzliche technische Vorschriften,
- Nachtragsvereinbarungen,
- 2.2.3.3
- den Ausführungsunterlagen (§ 3 VOB Teil B [VOB/B]),
- 2.2.3.4
- den Abrechnungsunterlagen für die Kostenansätze wie
- Aufmaßblätter,
- Massenberechnungen,
- Stundenlohnzettel (§ 15 Nr. 3 VOB/B),
- Liefer- und Wiegescheine,
- 2.2.3.5
- dem Nachweis über den Ist- und Sollverbrauch der Baustoffe, soweit Lieferung und Ausführung getrennt verrechnet werden,
- 2.2.3.6
- der Abnahmeniederschrift und gegebenenfalls den Vermerken über die Mängelbeseitigung,
- 2.2.3.7
- soweit gefordert, den Prüfungszeugnissen über die Untersuchung von Baustoffen und/oder Bauteilen,
- 2.2.4
- dem Bautagebuch oder der Sammlung der Tagesberichte,
- 2.2.5
- den bauaufsichtlichen, wasserrechtlichen und ähnlichen Genehmigungen, soweit sie der Bewilligungsbehörde nicht bereits vorliegen,
- 2.2.6
- soweit gefordert, den Bestandsplänen,
- 2.2.7
- dem Zuwendungsbescheid und den Schreiben über die Bereitstellung der Mittel,
- 2.2.8
- den geprüften, dem Zuwendungsbescheid zu Grunde gelegten Bau- und Finanzierungsunterlagen,
- 2.2.9
- der Berechnung der Flächen und des umbauten Raumes nach DIN 277 und gegebenenfalls der Wohnflächenberechnung nach der Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche (Wohnflächenverordnung – WoFlV) vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346), in der jeweils geltenden Fassung, entsprechend der tatsächlichen Bauausführung sowie den aktualisierten Planungs- und Kostendaten gemäß Muster 5 zu § 44 SäHO (nur bei Hochbauten).
- 3
- Verwendungsnachweis
- 3.1
- Der Zuwendungsempfänger erbringt den Verwendungsnachweis gegenüber der im Zuwendungsbescheid genannten Verwaltung über die Bauverwaltung. Mit der Übersendung einer Mehrfertigung des Verwendungsnachweises wird die Bewilligungsbehörde vom Einreichen bei der Bauverwaltung unterrichtet.
Der Verwendungsnachweis ist abweichend von Nummer 6.4 ANBest-P nach Muster 4 zu § 44 SäHO zu erstellen; dabei sind bei nicht-kommunalen Körperschaften unter Abschnitt 1 die Zeilen 1 und 6 nicht auszufüllen; desgleichen entfällt unter Abschnitt 8 das Dienstsiegel. Im Übrigen ist der zahlenmäßige Nachweis nach Abschnitt 2 des Musters 4 zu § 44 SäHO entsprechend den der Bewilligung zu Grunde gelegten Bauunterlagen nach Bauobjekten/Bauabschnitten zu unterteilen. Der Nachweis, wann und in welchen Einzelbeträgen die Bauausgaben geleistet wurden, wird durch die Baurechnung (Nummer 2) geführt. Die Baurechnung ist abweichend von Nummer 6.5 ANBest-P zur Prüfung bereitzuhalten, nur die Berechnungen nach Nummer 2.2.9 sowie bei Tiefbauten ein Bestandslageplan sind dem Verwendungsnachweis beizufügen. - 3.2
- Werden über Teile einer Baumaßnahme (zum Beispiel bei mehreren Bauobjekten/Bauabschnitten) einzelne Verwendungsnachweise geführt, so ist nach Abschluss der Baumaßnahme ein zusammengefasster Verwendungsnachweis nach Muster 4 zu § 44 SäHO aufzustellen.
Anlage 6
zur VwV zu § 44 SäHO
Erläuterungen wichtiger Begriffe
(zu den Bestimmungen für die Bewilligung von Zuwendungen aus dem Staatshaushalt)
Auflösende Bedingung
Im Zuwendungsbescheid festgelegte (und damit vom Zuwendungsempfänger zu erfüllende) Bedingung (Voraussetzung), ohne deren Erfüllung der Zuwendungsgrund entfällt (vergleiche § 36 Abs. 2 VwVfG, auch § 158 Abs. 2 BGB).
Bagatellförderung
Zuwendung von kleinen Beträgen (unter 2 500 EUR im Einzelfall) oder Anteilen (unter 10 vom Hundert).
Bewilligung/Bewilligungsbescheid (Zuwendungsbescheid)
Bekanntgabe der Entscheidung gegenüber dem Zuwendungsempfänger, dass der Freistaat Sachsen eine Zuwendung für einen konkret festgelegten Zweck leistet (zum Verwaltungsakt: vergleiche § 35 ff. VwVfG).
Bewilligungszeitraum
Zeitraum, für den die Fördermittel zur zweckentsprechenden Verwendung bereitgestellt werden, also der Förderzeitraum. Er ist abhängig von der Zeit, die zur Durchführung der Fördermaßnahme erforderlich ist.
Bewilligungsbehörde (Bewilligungsstelle)
Für den Erlass eines Bewilligungsbescheides fachlich und örtlich zuständige Behörde (Dienststelle).
Bewirtschaftungsbefugnis
Berechtigung zur Ausführung des Haushaltsplans, das heißt im Haushaltsplan veranschlagte Ausgaben zu leisten oder Verpflichtungen zur Leistung von Ausgaben einzugehen. Bewirtschaftungsbefugnis hat allein der Beauftragte für den Haushalt beziehungsweise die von ihm besonders ermächtigte Stelle (§ 9 Abs. 2 Satz 1 und 3).
Bilanz
Nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zum Bilanztermin (Ende des Wirtschaftsjahres, in der Regel identisch mit Kalenderjahr) zu fertigende Aufstellung über das Vermögen (Aktiva) und die Verbindlichkeiten (Passiva) – vergleiche beispielsweise § 242 Abs. 1 Satz 1, §§ 247 und 266 Handelsgesetzbuch (HGB).
Dingliche Rechte
Zum Beispiel Hypothek, Grundschuld, im Grundbuch eingetragene Nutzungsrechte.
Gewinn- und Verlustrechnung
Anhand kaufmännischer Buchführung erstellte (summarische) Aufstellung der Erträge und Aufwendungen eines Wirtschaftsjahres – vergleiche auch § 242 Abs. 2 und § 275 HGB.
Beauftragter für den Haushalt/Haushaltsbeauftragter
Bei jeder Dienststelle, die Einnahmen und Ausgaben bewirtschaftet, ist ein Beauftragter für den Haushalt zu bestellen; Näheres vergleiche § 9 SäHO.
Haushaltsmittel
Im Staatshaushalt für einen bestimmten Zweck veranschlagte (ausgewiesene) Geldbeträge (Mittel), Verpflichtungsermächtigungen und Stellen – vergleiche Nummer 1.2 der Verwaltungsvorschrift zu § 34 SäHO.
Haushaltsplan
Staatshaushalt; ermächtigt die staatlichen Stellen, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen (§ 3 Abs. 1 SäHO).
Haushalts- und Wirtschaftsplan
Vom Zuwendungsempfänger für den zu fördernden Zeitraum (zum Beispiel Kalenderjahr beziehungsweise abweichendes Wirtschaftsjahr) zu erstellender Plan über die von ihm zu leistenden Ausgaben (zum Beispiel laufende Kosten, Investitionen) und deren Finanzierung durch Einnahmen (zum Beispiel wirtschaftliche Entgelte, Kredite, Zuwendungen).
Investitionszulage
Besondere finanzielle staatliche Leistungen; Auszahlung durch das zuständige Finanzamt (bei Bedarf ist vom Zuwendungsempfänger eine entsprechende Bescheinigung des örtlich zuständigen Finanzamtes vorzulegen).
Juristische Personen des öffentlichen Rechts
Durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes errichtete öffentliche Körperschaften, Stiftungen, Anstalten.
Kaufmännische doppelte Buchführung
Führung der Geschäftsbücher eines Unternehmens (Einrichtung) nach den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (vergleiche zum Beispiel §§ 238 und 239 HGB).
Sonderabschreibung
Nach steuerrechtlichen Bestimmungen zugelassene, über die wirtschaftliche Abnutzung hinausgehende erhöhte Abschreibung auf Anlagegüter (vergleiche zum Beispiel § 7a des Einkommensteuergesetzes [EStG] in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Oktober 2002 [BGBl. I S. 4210, 2003 I 179], in der jeweils geltenden Fassung).
Sondervermögen
Staatliches Vermögen, dessen Einnahmen und Ausgaben nicht unmittelbar im Staatshaushalt ausgewiesen werden; vergleiche §§ 26 und 113 SäHO (zum Beispiel staatliches Grundstockvermögen).
Subventionen
Leistungen aus öffentlichen Mitteln nach Bundes- oder Landesrecht an Betriebe oder Unternehmen, die wenigstens zum Teil
- 1.
- ohne marktmäßige Gegenleistung gewährt werden und
- 2.
- der Förderung der Wirtschaft dienen sollen;
Leistungen aus öffentlichen Mitteln nach dem Recht der Europäischen Gemeinschaften, die wenigstens zum Teil ohne marktmäßige Gegenleistung gewährt werden.
Betriebe oder Unternehmen sind auch öffentliche Unternehmen – vergleiche § 264 Abs. 7 StGB.
Titel/Titelgruppe
Vergleiche § 13 SäHO;
im Staatshaushalt für bestimmte Zwecke veranschlagte Ausgabemittel (Verpflichtungsermächtigung).
Verpflichtungsermächtigung
Maßnahmen (insbesondere Verträge, Zusagen), die den Staat zur Leistung von Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren verpflichten können, sind nur zulässig, wenn der Haushaltsplan dazu ermächtigt oder eine über- beziehungsweise außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigung vom Staatsministerium der Finanzen bewilligt ist (§ 38 Abs. 1 und 2 SäHO); Näheres vergleiche §§ 6 und 16 SäHO.
Verwendungsnachweis
Unterlagen und Belege, aus deren Inhalt die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung ersichtlich ist (vergleiche § 44 Abs. 1 Satz 2 SäHO).
Vorsteuerbeträge
Dem Zuwendungsempfänger für Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer), die er bei seiner (an das Finanzamt abzuführenden) Umsatzsteuer in Abzug bringt.
Zuwendungsfähige Ausgaben
Ausgaben des Zuwendungsempfängers, die Bemessungsgrundlage der Zuwendung sind.
Zuwendungsprogramm (Förderprogramm)
Förderung einer konkret festgelegten Zielsetzung (Zweck); Realisierung in der Regel über mehrere Jahre sowie durch eine größere Zahl von Zuwendungsempfängern (Beispiel: Städtebauförderung).
Zuwendungsrichtlinien (Förderrichtlinien)
Für einen bestimmten Zuwendungszweck erlassene Richtlinien zu den sachlichen Voraussetzungen der Förderung gemäß Nummer 15.2 der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO.
Anlage 7
zur VwV zu § 44 SäHO
Grundsätze für Förderrichtlinien
- I
- Gliederungsschema
- 1
- Zuwendungszweck, Rechtsgrundlagen
- 2
- Gegenstand der Förderung
- 3
- Zuwendungsempfänger
- 4
- Zuwendungsvoraussetzungen
- 5
- Art und Umfang, Höhe der Zuwendungen
- 6
- Sonstige Zuwendungsbestimmungen
- 7
- Verfahren
- 8
- In-Kraft-Treten
- II
- Erläuterungen zum Gliederungsschema
- Die Förderrichtlinien müssen sich im Rahmen der Verwaltungsvorschriften zu § 44 SäHO halten. Demgemäß sind nur förderungsspezifische Besonderheiten, insbesondere Anweisungen zum Verfahren, notwendige Ergänzungen zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO und, nur soweit unumgänglich, von der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO abweichende Vorschriften in den Richtlinien zu regeln.
Durch die Vorgabe eines Gliederungsschemas sollen die Richtlinien vereinheitlicht, gestrafft und Aufstellung, Überprüfung und gegebenenfalls Berichtigung vereinfacht werden.
- Zu 1
- Zuwendungszweck, Rechtsgrundlagen
- Da die im Haushaltsplan ausgewiesene Zweckbestimmung einschließlich der Erläuterung die Zielstellung, die mit dem Einsatz von Mitteln verfolgt wird, nicht selten unvollständig umschreibt, ist es erforderlich, dass der Zuwendungszweck erläutert wird. Die Erläuterung soll knapp und aussagefähig sein.
Beispiel:
„Der Freistaat Sachsen gewährt (nach § … des Gesetzes …) nach Maßgabe dieser Richtlinien und der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO Zuwendungen für …
Ein Anspruch des Antragstellers auf Gewährung der Zuwendung besteht nicht. Vielmehr entscheidet die Bewilligungsbehörde auf Grund ihres pflichtgemäßen Ermessens im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel.“
- Zu 2
- Gegenstand der Förderung
- Hier ist anzugeben, welche Maßnahmen im Einzelnen gefördert werden sollen. Da Fördergegenstand und Förderungsziel nicht selten übereinstimmen, kann dieser Abschnitt entfallen, wenn die Maßnahmen bereits unter Nummer 1 erfasst werden können. Negativabgrenzungen sollen nach Möglichkeit vermieden werden.
- Zu 3
- Zuwendungsempfänger
- Jede Förderrichtlinie soll den Kreis der Zuwendungsempfänger abschließend bezeichnen. Der Zuwendungsempfänger ist der Begünstigte der Zuwendung. Es kann sich dabei um natürliche oder juristische Personen handeln. Soll der Zuwendungsempfänger die Zuwendung an Dritte weiterleiten, sind die von der Bewilligungsbehörde zu beachtenden Verfahrensvorschriften in der Förderrichtlinie näher auszugestalten.
- Zu 4
- Zuwendungsvoraussetzungen
- Die zuwendungsrechtlichen Bewilligungsvoraussetzungen sind in Nummer 1 zu § 44 geregelt. In die Förderrichtlinien sind nur die Voraussetzungen aufzunehmen, die zusätzlich oder abändernd zu beachten sind. Bei der Aufnahme von zusätzlichen Bewilligungsvoraussetzungen ist ein strenger Maßstab anzulegen, um ein Übermaß an Detailregelungen zu vermeiden.
- Zu 5
- Art und Umfang, Höhe der Zuwendungen
- Hier ist festzulegen:
- 5.1
- Zuwendungsart
Institutionelle Förderung, Projektförderung. - 5.2
- Finanzierungsart
Teilfinanzierung- Festbetragsfinanzierung,
- Anteilfinanzierung,
- Fehlbedarfsfinanzierung.
- 5.3
- Form der Zuwendung
Hier ist festzulegen, ob die Zuwendung als- Zuschuss (eventuell bedingt rückzahlbar) oder
- Darlehen (unbedingt oder bedingt rückzahlbar)
- 5.4
- Bemessungsgrundlage
Um eine einheitliche Entscheidungspraxis sicherzustellen, sind in der Förderrichtlinie die zuwendungsfähigen Ausgaben möglichst genau zu bezeichnen. Negativkataloge sollten nur dann Aufnahme finden, wenn dies unumgänglich ist. Bei der Förderung von Hochbaumaßnahmen sind die Kostengruppen der DIN 276 der Bemessung zu Grunde zu legen; einzelne Kostengruppen können von der Förderung ausgeschlossen werden.
- Zu 6
- Sonstige Zuwendungsbestimmungen
- 6.1
- Unter diesem Abschnitt sind vornehmlich die Nebenbestimmungen zu konkretisieren, die förderspezifischer Natur sind und als besondere Nebenbestimmungen in den jeweiligen Zuwendungsbescheid aufzunehmen sind (vergleiche Nummern 5.2 und 5.3 zu § 44).
- 6.2
- In die Förderrichtlinien soll folgende „Standardklausel” aufgenommen werden:
„Die Bewilligungsbehörde lässt auf Antrag des Zuwendungsempfängers die Verwendung anderer, zur Erreichung des Zuwendungszwecks gleichwertige Standards zu, soweit diese wirtschaftlich sind. Die für die Beurteilung des Antrages erforderlichen Angaben sind diesem beizufügen.“
- Zu 7
- Verfahren
- Die Förderrichtlinien sollen das Verfahren wie folgt regeln:
- 7.1
- Antragsverfahren
- Antragstellung (zum Beispiel Muster, Termine),
- Antragsweg (zum Beispiel fachliche Beteiligung anderer Stellen),
- Antragsunterlagen (zum Beispiel Umfang der Antragsunterlagen).
- 7.2
- Bewilligungsverfahren
In den Förderrichtlinien sind nur die von der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO abweichenden oder sie ergänzende Regelungen aufzunehmen (zum Beispiel Bewilligungsbehörden, Muster für Zuwendungsbescheide). - 7.3
- Anforderungs- und Auszahlungsverfahren
Abweichungen von der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO können nur in begründeten Fällen zugelassen werden. - 7.4
- Verwendungsnachweisverfahren
Abweichungen von der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO können nur in begründeten Fällen zugelassen werden. - 7.5
- Zu beachtende Vorschriften
Hier ist regelmäßig folgende „Standardklausel“ aufzunehmen:
„Für die Bewilligung, Auszahlung und Abrechnung der Zuwendung sowie für den Nachweis und die Prüfung der Verwendung und die gegebenenfalls erforderliche Aufhebung des Zuwendungsbescheides und die Rückforderung der gewährten Zuwendung gilt die Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO, soweit nicht in diesen Förderrichtlinien Abweichungen zugelassen worden sind.“
- Zu 8
- In-Kraft-Treten
- In der Förderrichtlinie ist anzugeben, wann sie in Kraft tritt.
Anlage 8
zur VwV zu § 44 SäHO
Hinweise
A
Zur Vereinfachung des Zuwendungsverfahrens sowie zur Anpassung an die gesetzliche Neuregelung der Rückforderung von Zuwendungen und der Verzinsung (§ 44 Abs. 4 bis 6 SäHO wurde mit Wirkung vom 1. Januar 1999 aufgehoben, an seine Stelle sind nunmehr generell die entsprechenden Regelungen im Verwaltungsverfahrensgesetz für den Freistaat Sachsen [ SächsVwVfG ] in der Fassung der Bekanntmachung vom 10. September 2003 [SächsGVBl. S. 614], in der jeweils geltenden Fassung, getreten, welches auf die entsprechenden Bundesregelungen [VwVfG] verweist) wurde im Jahr 1999 eine umfassende Überarbeitung der Verwaltungsvorschriften zu § 44 SäHO vorgenommen.
Die neu gefassten Vorschriften wurden eingehend im Bund-Länder-Arbeitsausschuss „Haushaltsrecht und Haushaltssystematik“ beraten und aus Gründen der Rechtssicherheit weitestgehend bund-länder-einheitlich gefasst.
B
Gliederung des Zuwendungsrechts
Grundvorschrift ist die Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO. Sofern nach Nummer 6 zu § 44 die Bauverwaltung als fachlich zuständige technische Verwaltungsbehörde zu beteiligen ist, gelten zusätzlich die Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen für Zuwendungen (SäZBau) der Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO. Als Grundvorschrift für kommunale Körperschaften gilt die leicht modifizierte Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO (VVK). Die Verwaltungsvorschriften sind verbindliche Handlungsanleitung für die Verwaltung und haben unmittelbar nur Innenwirkung.
Die Anlagen 1, 2, 3a und 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO enthalten Allgemeine Nebenbestimmungen, die sich an den Zuwendungsempfänger richten und damit Außenwirkung haben. Sie sind nach Zuwendungsarten und im Bereich der Projektförderung nach Zuwendungsempfängern wie folgt unterteilt:
- Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung (ANBest-I),
- Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P),
- Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an kommunale Körperschaften (ANBest-K),
- Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis (ANBest-P-Kosten).
C
Die Rückforderung und Verzinsung von Zuwendungen richtet sich seit dem 1. Januar 1999 allein nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz. Dabei ist zu beachten, dass die 1996 in das Verwaltungsverfahrensgesetz eingefügten § 49 Abs. 3 und § 49a VwVfG auch auf Verwaltungsakte Anwendung finden, die vor In-Kraft-Treten dieser Bestimmungen erlassen worden sind; die Erhebung von Zinsen für Zuwendungsbescheide, die vor dem 1. Januar 1999 erlassen worden sind, richtet sich nach § 44 Abs. 6 SäHO in der bis 31. Dezember 1998 geltenden Fassung mit der Maßgabe, dass der Erstattungsanspruch ab dem 1. Januar 1999 mit dem jeweiligen SRF-Satz zu verzinsen ist (§ 3 Sächsisches Zinssatz-Überleitungs-Gesetz – SächsZinsÜG).
D
Zuwendungskreislauf: Konzeption – Verfahren – Bilanz/Erfolgskontrolle
- Die Veranschlagung (§ 23 SäHO) und die wirtschaftliche und sparsame Verwendung von Zuwendungen (§ 44 SäHO) setzen das Vorhandensein einer programmspezifischen Förderkonzeption mit jeweils messbaren Zielgrößen voraus. Antworten auf die Fragen „Was soll mit dem Förderprogramm wann, wie, mit welchen Mitteln und mit welchem Verwaltungsaufwand erreicht werden?“ sind die Voraussetzungen einer Veranschlagung im Haushaltsplan. Fehlen diese Angaben, so kann ein erhebliches Staatsinteresse nach § 23 SäHO nicht hinlänglich konkret nachvollzogen werden.
- Zuwendungsrecht ist besonderes Verwaltungsverfahrensrecht für die Durchführung von Zuwendungsverfahren.
- Förderkonzeption und die Ergebnisse des Zuwendungsverfahrens sind Grundlage der Förderbilanz (Soll-Ist-Vergleich: Was wurde mit welchen Mitteln, wann, wie und mit welchem Aufwand erreicht?). Auf der Grundlage der Förderbilanz kann die Förderkonzeption weiterentwickelt werden.
- Ausgestaltung und Anwendung zuwendungsrechtlicher Normen sind daher stets im Lichte des Zuwendungskreislaufes als auch des allgemeinen Verwaltungsverfahrensrechts vorzunehmen.
E
Das Verhältnis der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO zu Förderrichtlinien
Die Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO als Grundnorm des Zuwendungsrechtes gilt für sämtliche Zuwendungsverfahren des Freistaates Sachsen und kann deshalb die spezifischen Verfahrensanforderungen einzelner Zuwendungsprogramme nicht immer berücksichtigen. Ergänzende und abweichende Regelungen können daher im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und nach Anhörung des Rechnungshofes in Förderrichtlinien festgelegt werden. Diese gehen insoweit der Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO als Spezialregelung vor. Die Förderrichtlinien sollen insbesondere sicherstellen, dass die in der jeweiligen Förderkonzeption enthaltenen messbaren Zielvorgaben mit angemessenem Verwaltungsaufwand (§ 7 SäHO) erreicht werden können. Sie sollen zugleich die Grundlage für eine messbare Erfolgskontrolle des Zuwendungsprogramms bilden. Auf die Grundsätze für Förderrichtlinien (Anlage 7 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) wird hingewiesen.
F
Möglichkeiten zur verbesserten verwaltungsökonomischen Abwicklung von Förderverfahren
Probleme der verwaltungsmäßigen Abwicklung von Förderverfahren, zum Beispiel Rückstände bei der Verwendungsnachweisprüfung, lassen sich durch Änderungen der Förderpraxis reduzieren:
- 1
- Zunächst müssen mittelbewirtschaftende Stellen im Freistaat Sachsen kritischer prüfen, ob die Gewährung von Leistungen des Freistaates gegenüber Dritten überhaupt im Wege von Zuwendungen im Sinne von §§ 23 und 44 SäHO erfolgen muss. Zuwendungen werden an Stellen außerhalb der Staatsverwaltung zur Erfüllung bestimmter Zwecke gewährt, ohne dass der Empfänger vor Bewilligung einen dem Grunde und der Höhe nach bestimmbaren Anspruch hat und ohne dass eine Leistungsaustausch stattfindet (vergleiche Nummer 1.2 zu § 23).
Das Zuwendungsrecht ist somit nicht anzuwenden bei Ausgaben auf Grund von Geldleistungsgesetzen, bei Ersatz von Aufwendungen, satzungsgemäßen Mitgliedsbeiträgen einschließlich Pflichtumlagen und Entgelten auf Grund von öffentlichen Aufträgen und sonstigen Verträgen. - 2
- Sofern das Zuwendungsverfahren nach kritischer Prüfung überhaupt zur Leistungsgewährung sinnvoll ist, sollte vor Bewilligung geprüft werden, welche Finanzierungsart unter Berücksichtigung der Interessenlage des Staates und des Zuwendungsempfängers dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit am besten entspricht (Nummer 2.1 zu § 44). Hinsichtlich einer wirtschaftlich sinnvollen Zuwendungsart bestehen häufig Unsicherheiten bei den Bewilligungsbehörden. Beispielsweise wird die Möglichkeit der Zuwendungsgewährung in Form einer Festbetragsfinanzierung, die bei der Abwicklung des Förderverfahrens erhebliche Erleichterungen bewirkt, viel zu selten genutzt.
- 3
- Kommunale Zuwendungsempfänger brauchen nach geltendem Recht (Nummer 6 ANBest-K) keinen ausführlichen Verwendungsnachweis (Sachbericht, zahlenmäßiger Nachweis mit Einzelbeträgen in zeitlicher Folge, Vorlage der Originalbelege und der Vergabeunterlagen, vergleiche auch Nummer 6 ANBest-P) erbringen. Dennoch werden in der Praxis vielfach ausführliche Verwendungsnachweise von Kommunen gefordert. Die Möglichkeit, von anderen Zuwendungsempfängern in geeigneten Fällen einen einfachen Verwendungsnachweis (Sachbericht, zahlenmäßiger Nachweis in summarischer Form, keine Vorlage von Belegen) zu fordern, regeln die Nummern 5.1.4 und 5.1.5 zu § 44. Auch hiervon müsste in der Praxis stärker Gebrauch gemacht werden.
- 4
- Die Verwendungsnachweisprüfung stellt die letzte im Zuwendungsverfahren notwendige Stufe dar. Nach Nummer 11.1 zu § 44 werden zu diesem Zweck die eingehenden Verwendungsnachweise der Zuwendungsempfänger einer unverzüglichen Prüfung unterworfen. Zahl und Umfang der zu prüfenden Verwendungsnachweise hängen folglich entscheidend von den vorgenannten Weichenstellungen der Bewilligungsbehörden (Einstufung als Zuwendung, Wahl der Finanzierungsart, Festlegung der Form des Verwendungsnachweises) ab.
G
Im Übrigen gibt das Staatsministerium der Finanzen zu den einzelnen Vorschriften nachstehende erläuternde Hinweise:
- 1
- Zu Nummer 1.3.1 zu § 44
- Der Abschluss von Verträgen, in denen ein Rücktrittsrecht des Zuwendungsempfängers für den Fall der Nichtbewilligung der Zuwendung vereinbart ist oder die unter einer auflösenden Bedingung geschlossen werden, begründen keinen Vorhabensbeginn.
- 2
- Zu Nummer 1.3.3 zu § 44
- Die Vorschrift wurde in der Vergangenheit vielfach so ausgelegt, dass das zuständige Staatsministerium oder die Bewilligungsbehörde, etwa wenn erst bei Prüfung des Verwendungsnachweises ein Verstoß gegen das Verbot des vorzeitigen Vorhabensbeginns festgestellt worden war, einer Ausnahme nachträglich zugestimmt hat. Dadurch wird die Grundsatzregelung des Satzes 1 ausgehöhlt. Die Möglichkeit einer Ausnahmeregelung kann sich nach dem Sinn des Verbots lediglich auf den Zeitraum zwischen Antragstellung und Bewilligung erstrecken. Ein Ausnahmefall kommt nur in Betracht, wenn ein Antrag vorliegt und die Bewilligung einer Zuwendung aus Gründen, die der Antragsteller nicht zu vertreten hat, erst später möglich ist.
- 3
- Zu Nummer 1.4 zu § 44
- Als Zweck im Sinne der Nummer 1.4 ist der Zuwendungszweck, also die zu fördernde Maßnahme, anzusehen. Auf die Zielsetzung der einzelnen Stellen, die Zuwendungen bewilligen, kommt es dagegen nicht an; wären die Ziele nicht unterschiedlich (zum Beispiel Förderung des Vereinssports, Strukturverbesserung), so wäre die Förderung einer Maßnahme durch verschiedene Stellen des Staates nicht zu rechtfertigen. Nummer 1.4 bezweckt daher gerade die Koordinierung der staatlichen Förderung für den Fall, dass für ein und dieselbe Maßnahme, aus verschiedenen Zielstellungen heraus, Zuwendungen aus verschiedenen Förderprogrammen bewilligt werden. Aus finanzwirtschaftlichen, aber auch verwaltungsökonomischen Gründen ist dann aber ein Zuwendungsverfahren aus einer Hand, in jedem Falle zumindest eine weitgehende gegenseitige Abstimmung der zuständigen staatlichen Stellen unumgänglich. Andernfalls könnten die Zuwendungsgeber gegeneinander ausgespielt werden, mit der Gefahr nicht sachgerechter Gesamtzuwendungen.
- 4
- Zu Nummer 2.2.1 zu § 44
- Die Festbetragsfinanzierung ist eine Möglichkeit zur Verwaltungsvereinfachung, die häufiger in der Praxis eingesetzt werden sollte.
Eine Verwaltungsvereinfachung kann jedoch nur erreicht werden, wenn die beabsichtigten Erleichterungen (die Abweichungen von den bestehenden Verwaltungsvorschriften darstellen) nach Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen und Anhörung des Rechnungshofes auch in Förderrichtlinien verankert werden. Es reicht also nicht aus, die Festbetragsfinanzierung zuzulassen, ohne zugleich auch konkret die Erleichterungen bei der Antragstellung, der Antragsprüfung, der Erstellung des Verwendungsnachweises und dessen Prüfung festzulegen. Nur so kann ein vereinfachtes Antrags- und Nachweisverfahren für den Zuwendungsempfänger und eine Vereinfachung und Beschleunigung des Zuwendungsverfahrens bei der Bewilligungsbehörde sichergestellt werden. Anderenfalls wären nämlich die bestehenden Vorschriften zu § 44 anzuwenden, was zur Folge hätte, dass trotz Festbetragsfinanzierung weder für den Antragsteller noch für die Bewilligungsbehörde Erleichterungen einträten.
Wenn die Festbetragsfinanzierung über einen längeren Zeitraum angewendet wird, dürfte es trotz aller Vereinfachungsbestrebungen erforderlich sein, in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel alle drei bis fünf Jahre, zu prüfen, ob sich die Ausgaben verändert haben, neue Einnahmen hinzugetreten sind und der Festbetrag der Höhe nach noch notwendig und angemessen ist.
Bei der Bemessung der Höhe der Festbeträge ist dabei zwingend zu beachten, dass die durch dieses Förderverfahren beim Zuwendungsempfänger bewirkten Anreizeffekte zur wirtschaftlicheren Erstellung und Betreibung von Gebäuden und Anlagen gegenüber der Anteil- und Fehlbedarfsfinanzierung zu Einsparungen führen, an denen der Zuwendungsgeber im Sinne einer Effizienzdividende schon bei der Festlegung der Festbeträge partizipiert. Die angemessene Bemessung der Höhe ist mit entsprechender Sorgfalt und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vorzunehmen.
Die Höhe des Festbetrages ist an den zuwendungsfähigen Ausgaben auszurichten (Nummer 2.2 zu § 44), um Überfinanzierungen zu vermeiden. Das geltende Haushaltsrecht lässt es nicht zu, Festbeträge allein auf Grund anderer objektivierbarer Kriterien ohne Berücksichtigung der zuwendungsfähigen Ausgaben festzulegen. Die Höhe des Festbetrages etwa nur nach Einwohnerzahlen zu bemessen, stünde im Widerspruch zu den zuwendungsrechtlichen Vorschriften.
Im Hinblick auf die Eigenart der Festbetragsfinanzierung, nach der Minderausgaben des Zuwendungsempfängers nicht dem Zuwendungsgeber zugute kommen, kommt diese Finanzierungsart grundsätzlich dann nicht in Betracht, wenn im Zeitpunkt der Bewilligung mit nicht bestimmbaren Finanzierungsbeiträgen Dritter oder mit Einsparungen zu rechnen ist.
Für Festbetragsfinanzierung geeignete Bereiche- Die Festbetragsfinanzierung ist angebracht, wenn, weitgehende Kenntnisse über die Einnahmen des Zuwendungsempfängers vorausgesetzt, die Höhe der voraussichtlich anfallenden zuwendungsfähigen Ausgaben verlässlich eingeschätzt werden kann (Ausgabensicherheit) . Es bereitet dann wenig Schwierigkeiten, unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Einnahmen einen Festbetrag in angemessener Höhe festzulegen.
Es bietet sich beispielsweise an, Personalausgaben, deren Höhe durch Tätigkeitsmerkmale und Eingruppierung bestimmt ist, mit einem Festbetrag zu fördern. Dies kann zu Vereinfachungen bei der Beantragung und bei der Antragsprüfung, aber auch bei der Verwendungsnachweisprüfung führen. Es kann dann ausreichen zu prüfen, ob das Personal entsprechend der Bewilligung über das ganze Jahr beschäftigt und entlohnt worden ist. - Eine Vereinfachung, sowohl im Antrags- als auch im Prüfungsverfahren, kann sich auch dann ergeben, wenn die anzuerkennenden zuwendungsfähigen Ausgaben allgemein bekannt sind und auf andere objektivierbare Kriterien umgerechnet werden, denen dann ein Festbetrag zugeordnet wird.
So wird derzeit beispielsweise die Errichtung von Sonnenkollektoren mit einem Festbetrag je Quadratmeter Kollektorfläche gefördert. Die Verwendungsnachweisprüfung kann sich möglicherweise darauf beschränken, die tatsächliche Ausführung im bewilligten Umfang nachzuvollziehen. - Die Festbetragsfinanzierung ist auch geeignet, wenn mit der Zuwendung ein bestimmtes Verhalten des Zuwendungsempfängers erreicht werden soll.
Dies trifft zum Beispiel bei der Förderung von extensiver Landbewirtschaftung, Flächenstilllegung oder Naturschutzmaßnahmen zu. Die Angemessenheit des Festbetrages kann hier am Ertragsausfall je Hektar Nutzfläche ausgerichtet werden. In diesen Fällen erfolgt keine Förderung auf Ausgabenbasis. Oft ist hier eine Verwendungsnachweisprüfung im üblichen Sinne auch nicht möglich, da der Förderzweck in einem bestimmten Tun, Dulden oder Unterlassen des Zuwendungsempfängers besteht. Die Verwendungskontrolle umfasst hier die Einhaltung der Bewirtschaftungsauflagen.
- Die Festbetragsfinanzierung ist angebracht, wenn, weitgehende Kenntnisse über die Einnahmen des Zuwendungsempfängers vorausgesetzt, die Höhe der voraussichtlich anfallenden zuwendungsfähigen Ausgaben verlässlich eingeschätzt werden kann (Ausgabensicherheit) . Es bereitet dann wenig Schwierigkeiten, unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Einnahmen einen Festbetrag in angemessener Höhe festzulegen.
- 5
- Zu Nummern 2.2.2 und 2.2.3 zu § 44
- Allerdings können neben dem bisherigen alleinigen Bezug auf die zuwendungsfähigen Ausgaben weitere Kriterien für die Bemessung der Zuwendung in den zuwendungsrechtlichen Vorschriften zugelassen werden. Die Möglichkeit zur Berücksichtigung von unentgeltlichen Eigenleistungen wurde daher in Nummer 15.2 zu § 44 und Nummer 14.2 VVK (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) aufgenommen.
- 6
- Zu Nummer 2.3 zu § 44
- Auch bei der Ermittlung zuwendungsfähiger Ausgaben soll unabhängig von der jeweiligen Finanzierungsart (Nummer 2.2.1 bis 2.2.3) zur Verwaltungsvereinfachung verstärkt mit festen Beträgen gearbeitet werden.
- 7
- Zu Nummer 2.5 zu § 44
- Dabei kann es zweckmäßig sein, aus den zuwendungsfähigen Ausgaben Kosten auszuklammern, die von Gesetzes wegen ein Dritter zu tragen hat.
- 8
- Zu Nummer 4.1 zu § 44
- Zuwendungen werden regelmäßig durch Verwaltungsakt vergeben. Nach der allgemeinen Regelung des § 41 Abs. 1 VwVfG ist ein Verwaltungsakt demjenigen Beteiligten bekannt zu geben, für den er bestimmt ist.
Ein schriftlicher Verwaltungsakt, der durch die Post übermittelt wird, gilt mit dem dritten Tage nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben, außer wenn er nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist; im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsaktes und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen (§ 41 Abs. 2 VwVfG). Im Regelfall dürfte es ausreichen, einen Zuwendungsbescheid durch einfachen Brief zu übermitteln; in Zweifelsfällen kann eine Bestätigung des Zuwendungsempfängers verlangt werden.
- 9
- Zu Nummer 4.2.2 zu § 44
- In geeigneten Fällen kann es zweckmäßig sein, die Höhe der Zuwendung nicht nur betragsmäßig festzulegen, sondern auch den Vomhundertsatz der Zuwendung zu den zuwendungsfähigen Ausgaben anzugeben (vergleiche auch Nummern 2.2.2 und 2.2.3 zu § 44).
- 10
- Zu Nummer 4.2.3 zu § 44
- Im Zuwendungsbescheid wird die programmspezifische Förderkonzeption (vergleiche Buchstabe D) auf eine Maßnahme konkretisiert. Soweit zur Gewährleistung der programmspezifischen Erfolgskontrolle (vergleiche Buchstabe D, Förderbilanz) weitere Angaben des Zuwendungsempfängers erforderlich sind, muss dieser im Zuwendungsbescheid oder den Nebenbestimmungen hierzu verpflichtet werden.
Der Zuwendungszweck besteht in vielen Fällen nicht nur in der Hingabe von Geld, sondern auch darin, dass die mit Hilfe der Zuwendung beschafften Gegenstände eine bestimmte Zeit zweckentsprechend zu nutzen sind. Die Vorschrift schreibt daher vor, dass dann bei der Bewilligung auch die Dauer der zeitlichen Bindung festzulegen ist. Innerhalb der zeitlichen Bindung führen eine Verwendung der Gegenstände entgegen dem Zuwendungszweck und eine Nichtverwendung, zum Beispiel durch Stilllegung eines Betriebes (§ 49 Abs. 3 VwVfG), insoweit regelmäßig zum Widerruf (vergleiche auch Nummer 8.2.3 zu § 44).
Bei der Bewilligung ist regelmäßig festzulegen, ob der Zuwendungsempfänger nach Ablauf der zeitlichen Bindung in der Verfügung über beschaffte Gegenstände frei wird oder wie er anderenfalls zu verfahren hat. So kann der Zuwendungsempfänger beispielsweise verpflichtet werden, auf Verlangen für den Zuwendungszweck nicht mehr benötigte Gegenstände dem Staat oder einem Dritten zu übereignen, zu veräußern oder deren Restwert abzugelten. Für den Fall der Veräußerung kann die Bewilligungsbehörde ihre Einwilligung mit weiteren Auflagen verbinden. Sie kann beispielsweise verlangen, dass ein bestimmter Mindesterlös erzielt wird.
Bei der Bewilligung kann die Bewilligungsbehörde sich ferner vorbehalten, dass der Zuwendungsempfänger während der zeitlichen Bindung bestimmte Verfügungen über beschaffte Gegenstände vornimmt, beispielsweise nicht mehr für den Zuwendungszweck benötigte Gegenstände dem Staat oder einem Dritten übereignet.
- 11
- Zu Nummer 5.3.6 zu § 44
- Von der Einbehaltung einer Schlussrate soll auch abgesehen werden, soweit von Dienststellen des Freistaates Sachsen Zuwendungen aus Bundesmitteln vergeben werden, die wegen der Schlussratenregelung verfallen könnten.
- 12
- Zu Nummer 5.3.7 zu § 44
- Da die Vorschriften der Sächsischen Haushaltsordnung nicht unmittelbar für Zuwendungsempfänger gelten, muss im Zuwendungsbescheid oder in besonderen Nebenbestimmungen (beispielsweise in einem allgemeinen Teil des Wirtschaftsplans) festgelegt werden, ob und inwieweit haushaltsrechtliche Bestimmungen des Staates sinngemäß anzuwenden sind. Dabei wird die Gesamthöhe der Förderung aus öffentlichen Mitteln zu berücksichtigen sein.
Die Anwendung einzelner Regelungen des Staatshaushaltsrechts (zum Beispiel Bestimmungen über Kraftfahrzeuge, Dienstreisen, Büroausstattung und so weiter) kann auch dann geboten sein, wenn es sich um betragsmäßig geringe Förderungen handelt.
- 13
- Zu Nummer 7 zu § 44
- Die Bewilligungsbehörde kann die Auszahlung der Zuwendung von der Bestandskraft des Zuwendungsbescheides abhängig machen. Dabei kann der Zuwendungsempfänger die Bestandskraft des Zuwendungsbescheides herbeiführen und damit die Auszahlung beschleunigen, wenn er erklärt, dass er auf einen Rechtsbehelf verzichtet.
- 14
- Zu Nummer 7.2 zu § 44
- Die Regelung verlangt keinen Zwischennachweis, sondern lediglich eine Darstellung in summarischer Form (Zahlungsangaben ohne Einzelbelege), wie sie etwa in Muster 3 zu § 44 SäHO (dortige Nummer 7) für den kommunalen Bereich enthalten ist.
- 15
- Zu Nummer 8 zu § 44
- Auf die Hinweise des Staatsministeriums der Finanzen zu Vorl. VwV/VVK Nr. 8 – Ermessensgebrauch bei Rücknahme und Widerruf von Zuwendungsbescheiden sowie bei Rückforderung und Verzinsung von Fördermitteln – vom 28. Mai 1999 (Az.: 22–H 1006–17/6–1568) wird Bezug genommen.
- 16
- Zu Nummer 8.1 zu § 44
-
Mit In-Kraft-Treten des Ersten Gesetzes zur Euro-bedingten Änderung des sächsischen Landesrechts vom 19. Oktober 1998 (SächsGVBl. S. 505), in der jeweils geltenden Fassung, wurden § 44 Abs. 4 bis 6 SäHO aufgehoben. Alleinige Rechtsgrundlage für die Aufhebung von Zuwendungsbescheiden sind somit die Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Durch den Wegfall von § 44 Abs. 4 bis 6 SäHO wurde die dynamische Verweisung aus § 1 SächsVwVfG auf das Verwaltungsverfahrensgesetz auch für den Bereich des Zuwendungsrechts hergestellt.
Bei § 48 ff. VwVfG ist zu beachten, dass sie einen weitergehenden Anwendungsbereich umfassen, als den des Zuwendungsrechts (zum Beispiel belastende Verwaltungsakte, Sachleistungen, gesetzlich geregelte Ansprüche). Da eine Zuwendung kraft Definition eine Geldleistung ist und ein Zuwendungsbescheid stets ein begünstigender Verwaltungsakt ist, verengt sich die Anwendung der in § 48 ff. VwVfG enthaltenen Vorschriften für den Bereich des Zuwendungsrechts entsprechend.
Ebenso wie beim Zuwendungsbescheid handelt es sich bei Rücknahme und Widerruf um Verwaltungsakte. Für die Rückabwicklung von öffentlich-rechtlichen Zuwendungsverträgen sind nicht § 48 ff. VwVfG, sondern die vertragsrechtlichen Regelungen anzuwenden, und der Erstattungsanspruch wird in diesen Fällen nicht durch Verwaltungsakt, sondern durch verwaltungsgerichtliche Klage durchgesetzt.
- 17
- Zu Nummern 8.2.2 und 8.3 zu § 44
- Um der ungerechtfertigten Inanspruchnahme staatlicher Fördermittel entgegenzuwirken, ist insbesondere zu prüfen, ob bei unrichtigen Angaben von erheblichem Gewicht mehr als bisher von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden soll, die Zuwendungen zu kürzen (vergleiche Nummer 8.2.2 in Verbindung mit Nummer 8.3 zu § 44).
Zuwendungsbescheide, die durch Angaben erwirkt worden sind, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig sind, sind grundsätzlich rechtswidrig und können deshalb ganz oder teilweise zurückgenommen werden (einschließlich entsprechender Zurückforderung der Zuwendung). Die Bewilligungsbehörde hat rechtswidrige Zuwendungsbescheide in der Regel unverzüglich zurückzunehmen (Nummer 8.2.2 zu § 44). Bei der dabei vorzunehmenden Interessenabwägung (Nummer 8.3 zu § 44) ist davon auszugehen, dass in solchen Fällen das öffentliche Interesse an der Rückforderung des zu Unrecht erhaltenen Teils der Zuwendung überwiegt und dieser daher grundsätzlich in voller Höhe, gegebenenfalls einschließlich Erstattungszinsen gemäß § 49a Abs. 3 VwVfG, zurückzufordern ist. Ausnahmen von diesem Grundsatz, das heißt eine nur teilweise Rückforderung der zu Unrecht erhaltenen Zuwendung, können nur in ganz besonders gelagerten Einzelfällen in Betracht kommen; die Ermessensentscheidung zugunsten des Zuwendungsempfängers ist ausführlich zu begründen.
Sinngemäß ist zu verfahren, wenn staatliche Fördermittel durch unrichtige oder unvollständige Angaben im Verwendungsnachweis oder Nichterfüllung einer Meldepflicht ungerechtfertigt in Anspruch genommen worden sind.
- 18
- Zu Nummer 8.4 zu § 44
- Die Jahresfrist nach § 48 Abs. 4 und § 49 Abs. 2 Satz 2 VwVfG beginnt, wenn die zuständige Behörde (durch den zuständigen Amtsverwalter) von Tatsachen Kenntnis erhält, die Rücknahme oder Widerruf rechtfertigen. Der Eingang des Verwendungsnachweises bei der Behörde setzt im Zweifel die Jahresfrist dann in Lauf, wenn bereits bei verwaltungsüblicher Prüfung ersichtlich ist, dass Mittel entgegen dem im Zuwendungsbescheid bestimmten Zweck verwendet oder Auflagen nicht eingehalten worden sind. Wenn sich hingegen aus dem Verwendungsnachweis keine Anhaltspunkte für eine nicht zweckentsprechende Verwendung oder Verstöße gegen Bewirtschaftungsgrundsätze ergeben, beginnt die Jahresfrist, sobald die Behörde durch Prüfung an Ort und Stelle oder durch Rückfragen von Verstößen Kenntnis erlangt. Typische Fälle liegen bei der Einschaltung der Baubehörden oder der Preisprüfungsbehörden der Länder vor. In jedem Falle ist davon auszugehen, dass eine Behörde sich nicht auf Unkenntnis von Tatsachen berufen kann, wenn, aus welchen Gründen auch immer, die rechtzeitige Prüfung des Verwendungsnachweises unterblieben ist.
- 19
- Zu Nummer 8.7 zu § 44
- Die Zinspflicht beginnt für die nach Ablauf der Verwendungsfrist nicht zweckentsprechend verwendeten Mittel vom Auszahlungstag an und endet mit Ablauf des Tages, der dem zweckentsprechenden Einsatz der Mittel vorausgeht. Dabei gilt aus Vereinfachungsgründen als Auszahlungstag der dritte Tag, nach dem die Kasse den Überweisungsauftrag an ihr Kreditinstitut gegeben hat (Buchungstag der Kasse). Weist der Zuwendungsempfänger nach (oder wird bei der Prüfung des Verwendungsnachweises festgestellt), dass die Zahlung an einem anderen Tag bei ihm eingegangen ist, so ist auf den Zeitpunkt abzustellen, an dem die Zahlung auf dem Konto des Zuwendungsempfängers gutgeschrieben wurde.
Als Beginn der zweckentsprechenden Verwendung gilt bei Zahlungen, die der Zuwendungsempfänger durch Überweisungen vornimmt, der Tag, an dem das Konto des Zuwendungsempfängers belastet wird.
- 20
- Zu Nummer 10 zu § 44
- Die Nummer 10 zu § 44 soll lediglich Weisung an die Bewilligungsbehörde sein, vom Zuwendungsempfänger einen Verwendungsnachweis zu verlangen. Die Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO, die VVK (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) und die Allgemeinen Nebenbestimmungen (Anlagen 1, 2, 3a und 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) lassen folgende Systematik erkennen:
In welcher Form und mit welchem Inhalt ein Verwendungsnachweis zu erbringen ist (einfacher oder ausführlicher Verwendungsnachweis) muss dem Zuwendungsempfänger durch eine Auflage im Bewilligungsbescheid aufgegeben werden. In welchen Fällen die Bewilligungsbehörde einen einfachen Verwendungsnachweis zulassen kann, ist daher unter Nummer 5 zu § 44 (Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid) geregelt.
Form und Inhalt der Verwendungsnachweise hingegen sind in den ANBest definiert: -
Definition Nummer Nachweis Nummer 7 ANBest-I ausführlicher und einfacher Verwendungsnachweis, Nummer 6 ANBest-P ausführlicher und einfacher Verwendungsnachweis, Nummer 6 ANBest-K nur einfacher Verwendungsnachweis, da von den Kommunen nichts anderes gefordert wird, Nummer 7 ANBest-P-Kosten nur einfacher Verwendungsnachweis.
- 21
- Zu Nummer 11.1 zu § 44
- Mit der Durchsicht des Musters 4 zu § 44 SäHO ist die Pflicht zu einer ausreichenden, und sei es nur stichprobenweisen Prüfung der Mittelverwendung grundsätzlich nicht erfüllt.
- 22
- Zu Nummer 12 zu § 44
- Die Vorschrift erfasst nur die Fälle, in denen sowohl der Erstempfänger als auch der Dritte, an den die Mittel weitergegeben werden, Zuwendungsempfänger ist. Die Vorschrift sagt nichts darüber aus, ob eine Weitergabe von Zuwendungen im konkreten Fall rechtlich möglich ist.
- 23
- Zu Nummer 13 Satz 2 zu § 44
- Nach der Systematik des Zuwendungsrechts ist eine institutionelle Förderung kommunaler Einrichtungen nicht vorgesehen. Dementsprechend sind die Verwaltungsvorschrift für Zuwendungen des Freistaates Sachsen an kommunale Körperschaften (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) sowie die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an kommunale Körperschaften (Anlage 3a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO) lediglich auf eine Projektförderung zugeschnitten. Ist eine institutionelle Förderung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (zum Beispiel nach dem Gesetz über die Kulturräume in Sachsen [Sächsisches Kulturraumgesetz – SächsKRG] vom 20. Januar 1994 [SächsGVBl. S. 175], in der jeweils geltenden Fassung) dennoch notwendig, so gelten hierfür die Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO sowie die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung (Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO).
- 24
- Zu Nummer 15.1 zu § 44
- Ausnahmen von ergänzenden oder abweichenden Verwaltungsvorschriften im Sinne von Nummer 15.2 zu § 44 bedürfen nur dann des Einvernehmens mit dem Staatsministerium der Finanzen, wenn zugleich eine einvernehmensbedürftige Ausnahme von den Nummern 1 bis 14 zu § 44 oder ein Fall des § 40 SäHO (zum Beispiel Überschreitung eines Förderhöchstsatzes) vorliegt.
- 25
- Zu Nummer 15.2 zu § 44
- Zu den Verwaltungsvorschriften für einzelne Bereiche gehören auch die auf Grund der Nummer 5 erlassenen Allgemeinen Nebenbestimmungen sowie etwaige besondere Nebenbestimmungen.
- 26
- Zu Nummer 1.2 ANBest-I (Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO)
- Der Zuwendungsempfänger darf nur die im Haushalts- oder Wirtschaftsplan vorgesehenen Ausgaben leisten und die Verpflichtungen eingehen. Ausnahmen kann die Bewilligungsbehörde im Rahmen der Nummer 5.1.1 zulassen; weitergehende Ausnahmen bedürfen der Einwilligung der Bewilligungsbehörde und des Staatsministeriums der Finanzen.
- 27
- Zu Nummer 1.4 ANBest-I (Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO)
- Die im bisherigen Recht vorgesehene Übertragung des staatlichen Selbstversicherungsprinzips auf die institutionelle Förderung wird unter Beachtung des Besserstellungsverbotes aufgegeben.
- 28
- Zu Nummer 1.6 ANBest-I (Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO)
- Eine vorgenommene Verrechnung muss auch buchmäßig nachvollzogen werden. Dies bedeutet, den Verrechnungsbetrag im Folgejahr bei der entsprechenden Haushaltsstelle als Ausgabe und gleichzeitig als Rückerstattung bei einem Einnahmetitel zu buchen. Anderenfalls würde sich die Bewirtschaftungsbefugnis für den Ausgabetitel im Folgejahr in unzulässiger Weise um den Verrechnungsbetrag erhöhen.
- 29
- Zu Nummer 1.2 ANBest-P und ANBest-K (Anlagen 2 und 3a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO)
- Die Überschreitung von Einzelansätzen gegen Einsparungen bei anderen zuwendungsfähigen Einzelansätzen ist nur zulässig, soweit hierdurch der Zuwendungszweck nicht beeinträchtigt wird. Erforderlichenfalls ist die Bewilligungsbehörde einzuschalten.
- 30
- Zu Nummer 2 ANBest-P und ANBest-K (Anlagen 2 und 3a zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO)
- Die Anwendung der Betragsgrenze von 500 EUR kommt dann nicht in Betracht, wenn die endgültige Höhe der Zuwendung erst nach Vorlage des Verwendungsnachweises bestimmt wird.
- 31
- Zu Nummer 6.2 ANBest-P (Anlage 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO)
- Der Sachbericht kann in allen Fällen von geringer finanzieller Bedeutung (vergleiche Nummer 14 zu § 44) in einfacher Form erstellt werden und gegebenenfalls auch in der Übersendung der Rechnung bestehen, aus der sich ergibt, was für den Zuwendungszweck beschafft wurde.
- 32
- Zur VVK (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO)
- Die Hinweise zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO gelten entsprechend auch für die Verwaltungsvorschrift für Zuwendungen des Freistaates Sachsen an kommunale Körperschaften (VVK – Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO).
Muster zu § 44 SäHO
§ 45
Sachliche und zeitliche Bindung
(1) Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen dürfen nur zu dem im Haushaltsplan bezeichneten Zweck, soweit und solange er fortdauert, und nur bis zum Ende des Haushaltsjahres geleistet oder in Anspruch genommen werden. Nicht in Anspruch genommene Verpflichtungsermächtigungen gelten, wenn das Haushaltsgesetz für das nächste Haushaltsjahr nicht rechtzeitig verkündet wird, bis zur Verkündung dieses Haushaltsgesetzes.
(2) Bei übertragbaren Ausgaben können Ausgabereste gebildet werden, die für die jeweilige Zweckbestimmung über das Haushaltsjahr hinaus bis zum Ende des auf die Bewilligung folgenden zweitnächsten Haushaltsjahres verfügbar bleiben. Bei Bauten tritt an die Stelle des Haushaltsjahres der Bewilligung das Haushaltsjahr, in dem der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen ist. Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einzelfall Ausnahmen zulassen.
(3) Die Übertragung und Inanspruchnahme von Ausgaberesten bedarf der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen. Die Einwilligung darf nur erteilt werden, wenn die Ausgabe bei wirtschaftlicher und sparsamer Verwaltung erforderlich ist, insbesondere, wenn rechtliche Verpflichtungen, die aufgrund der Veranschlagung eingegangen wurden, noch erfüllt werden müssen.
(4) Das Staatsministerium der Finanzen kann in besonders begründeten Einzelfällen die Übertragbarkeit von Ausgaben zulassen, soweit Ausgaben für bereits bewilligte Maßnahmen noch im nächsten Haushaltsjahr zu leisten sind.
Zu § 45
- 1
- Wegen des Begriffs „Zweck“ (§ 45 Abs. 1 Satz 1) vergleiche Nummer 1.2 zu § 17.
- 2
- Zu § 45 Abs. 1 Satz 2 (Verpflichtungsermächtigungen):
Im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung in Anspruch genommene Verpflichtungsermächtigungen sind auf die im neuen Haushaltsplan veranschlagten Ausgabemittel beziehungsweise Verpflichtungsermächtigungen anzurechnen. Im Übrigen sind § 38 und Nummer 2 zu § 38 zu beachten. Bereits im abgelaufenen Haushaltsjahr erteilte Einwilligungen des Staatsministeriums der Finanzen bleiben insoweit gültig; das Staatsministerium der Finanzen ist jedoch bei Inanspruchnahmen ab 1 000 000 EUR je Titel durch Abdruck zu unterrichten.
- 3
- Wegen des Begriffs „übertragbare Ausgaben“ (§ 45 Abs. 2) vergleiche § 19 und Verwaltungsvorschrift hierzu.
- 4.1
- Die Bildung von Ausgaberesten ist nur zulässig, soweit
- a)
- der Zweck der Ausgaben fortdauert und
- b)
- ein sachliches Bedürfnis besteht und die Ausgaben bei wirtschaftlicher und sparsamer Verwaltung erforderlich sind (vergleiche § 45 Abs. 3 Satz 2).
- Werden übertragbare Ausgabemittel im neuen Haushaltsjahr nicht mehr benötigt (zum Beispiel auch, weil sie dort erneut veranschlagt wurden) oder erscheint eine erneute Veranschlagung in einem späteren Haushaltsjahr zweckmäßig, ist von der Bildung von Ausgaberesten abzusehen.
- 4.2
- Ausgaben, die aufgrund gesetzlicher oder haushaltswirtschaftlicher Sperren und so weiter gesperrt sind, können nicht übertragen werden; dies gilt nicht für gemäß § 24 Abs. 4 Satz 3 gesperrte Ausgaben.
- 4.3
- Soweit übertragbare Ausgaben ausnahmsweise als deckungsfähig mit anderen Ausgaben erklärt wurden (vergleiche dazu § 20 Abs. 2 und Nummer 4 zu § 19), sind bei dem deckungsberechtigten Ansatz grundsätzlich keine Verstärkungen durch Nutzung der Deckungsfähigkeit zur Bildung und Übertragung von Ausgaberesten zulässig.
- 4.4
- Soweit überplanmäßige und außerplanmäßige Ausgaben (§ 37) im abgelaufenen Haushaltsjahr nicht in Anspruch genommen wurden, können sie nicht als Ausgabereste übertragen werden. Dies gilt nicht, soweit die Ausgaben auf zweckgebundenen Einnahmen (§ 8 Satz 2 und Verwaltungsvorschrift zu § 8) beruhen, die ihrem Verwendungszweck noch nicht zugeführt wurden.
- 5.1
- Die Übertragung und Inanspruchnahme der nach Nummer 4 gebildeten Ausgabereste bedarf der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen. Die für den Einzelplan zuständigen Stellen stellen deshalb einen Plan über die Verwendung der aus dem abgelaufenen Haushaltsjahr zu übertragenden Ausgabereste nach dem vom Staatsministerium der Finanzen festgelegten Muster auf (vergleiche dazu auch Nummer 3.3.5 zu § 9) und übersenden ihn dem Staatsministerium der Finanzen bis zu dem von ihm bestimmten Zeitpunkt. In den Plan sind auch die Haushaltsvorgriffe (§ 37 Abs. 6 und Nummer 1.3 zu § 37) aufzunehmen. Das Nähere wird im jährlichen Schreiben des Staatsministeriums der Finanzen zur Ausgaberesteübertragung geregelt.
- 5.2
- Bei der Entscheidung des Staatsministeriums der Finanzen muss auch berücksichtigt werden, dass der Haushalt in Einnahme und Ausgabe auszugleichen und ein Fehlbetrag zu vermeiden ist.
- 5.3
- Die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu der Übertragung kann in besonderen Fällen mit der Auflage verbunden werden, dass die Ausgabereste zunächst nicht in Anspruch genommen werden dürfen.
- 5.4
- Ausgabereste aus zweckgebundenen Einnahmen (§ 8 Satz 2) dürfen erforderlichenfalls schon vor einer Einwilligung im Verfahren nach Nummer 5.1 Satz 2 in Anspruch genommen werden. Hierzu ist die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen vorab mit formlosem Antrag einzuholen.
- 5.5
- Das Staatsministerium der Finanzen leitet dem Rechnungshof einen Abdruck des in Nummer 5.1 genannten Plans mit Einwilligungsvermerk zu.
- 6
- Die Übertragung eines Ausgaberestes setzt voraus, dass im folgenden Haushaltsplan zumindest ein Leertitel vorhanden ist. Ist diese Veranschlagung ausnahmsweise unterblieben, so ist dieser Ausgaberest formell wie eine außerplanmäßige Ausgabe zu behandeln (vergleiche Nummer 1.2 Satz 2 zu § 37). Die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen nach § 37 Abs. 1 gilt mit der Einwilligung zur Übertragung des Ausgaberestes gemäß Nummern 5.1 oder 5.4 Satz 2 als erteilt.
- 7
- Wegen der Zuweisung von Ausgaberesten an nachgeordnete Dienststellen vergleiche Nummer 1.7 zu § 34.
§ 46
Deckungsfähigkeit
Deckungsfähige Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen dürfen, solange sie verfügbar sind, nach Maßgabe des § 20 Abs. 1 oder des Deckungsvermerks zugunsten einer anderen Ausgabe verwendet werden.
Zu § 46
Ein deckungsberechtigter Ansatz darf aus einem deckungspflichtigen Ansatz nur verstärkt werden, wenn über die Mittel des deckungsberechtigten Ansatzes verfügt ist; die bei dem deckungspflichtigen Ansatz verbleibenden Ausgabemittel müssen dabei voraussichtlich ausreichen, um alle nach der Zweckbestimmung zu leistenden Ausgaben zu bestreiten (vergleiche auch Nummer 2.6 zu § 37). Verfügungsbeschränkungen – hierzu zählen auch allgemeine haushaltswirtschaftliche oder haushaltsgesetzliche Sperren – sind bei der Berechnung der verfügbaren Ausgabemittel der deckungsberechtigten und deckungspflichtigen Ansätze zu berücksichtigen.
Satz 1 und 2 gelten für Verpflichtungsermächtigungen entsprechend.
§ 47
Wegfall- und Umwandlungsvermerke
(1) Über Ausgaben, die der Haushaltsplan als künftig wegfallend bezeichnet, darf von dem Zeitpunkt an, mit dem die im Haushaltsplan bezeichnete Voraussetzung für den Wegfall erfüllt ist, nicht mehr verfügt werden. Entsprechendes gilt für Planstellen.
(2) Ist eine Planstelle ohne nähere Angabe als künftig wegfallend bezeichnet, darf die nächste freiwerdende Planstelle derselben Besoldungsgruppe für Beamte derselben Fachrichtung nicht wieder besetzt werden.
(3) Ist eine Planstelle ohne Bestimmung der Voraussetzungen als künftig umzuwandeln bezeichnet, gilt die nächste freiwerdende Planstelle derselben Besoldungsgruppe für Beamte derselben Fachrichtung im Zeitpunkt ihres Freiwerdens als in die Stelle umgewandelt, die in dem Umwandlungsvermerk angegeben ist.
(4) Die Absätze 1 bis 3 gelten für andere Stellen als Planstellen entsprechend.
Zu § 47
- 1
- § 47 Abs. 2 bis 4 gilt nur für Stellen desselben Kapitels.
- 2
- Eine Stelle, die nach § 47 Abs. 2 und 4 nicht wieder besetzt werden darf, gilt als weggefallen.
- 3
- Eine freiwerdende Stelle, die nach § 47 Abs. 3 und 4 umgewandelt wird, gilt in die nächstniedrige Besoldungs- oder Vergütungsgruppe umgewandelt, falls der Umwandlungsvermerk nicht gemäß Nummer 2 zu § 21 eine andere Angabe enthält.
- 4
- Nach Nummern 2 und 3 weggefallene und umgewandelte Stellen sind im nächsten Haushaltsplan abzusetzen beziehungsweise zu ändern.
§ 48
Einstellung und Versetzung von Beamten
Einstellung und Versetzung von Beamten in den Staatsdienst bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, wenn der Bewerber ein vom Staatsministerium der Finanzen allgemein festzusetzendes Lebensalter überschritten hat.
Zu § 48
- 1
- Allgemeine Grundsätze
- 1.1
- Hauptzweck des § 48 ist es, den Staat vor unbilligen Versorgungslasten zu schützen. Soweit nichts anderes bestimmt ist, ist die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen vor der Übernahme in ein Beamtenverhältnis zum Freistaat Sachsen erforderlich, wenn der Bewerber die maßgebliche Altersgrenze nach Nummer 2 überschritten hat.
Die Einwilligung kann nur erteilt werden, wenn ein Mangel an geeigneten jüngeren Bewerbern besteht, das heißt kein jüngerer geeigneter Bewerber unter 40 Jahren beziehungsweise bei Hochschullehrern unter 50 Jahren zur Verfügung steht. Somit sollen keine Beamte eingestellt oder versetzt werden, deren Alimentation bis zum Lebensende (gegebenenfalls auch für Hinterbliebene) durch Versorgungsbezüge und Beihilfen in keinem angemessenen zeitlichen Verhältnis zu den Leistungen steht, die sie für den Freistaat Sachsen im aktiven Dienstverhältnis erbringen können. - 1.2
- Eine Verbeamtung kann nur vorgenommen werden, wenn die ständige Wahrnehmung hoheitlicher Tätigkeit dies erfordert (§ 5 des Beamtengesetzes für den Freistaat Sachsen [Sächsisches Beamtengesetz – SächsBG ] in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juni 1999 [SächsGVBl. S. 370, 2000 S. 7], in der jeweils geltenden Fassung, in Verbindung mit den Verbeamtungsgrundsätzen des Freistaates Sachsen [staatlicher Bereich]).
- 1.3
- Lehrer sollen grundsätzlich nicht in ein Beamtenverhältnis übernommen werden.
- 2
- Altersgrenze
- Als Lebensalter, bei dessen Überschreitung eine Einwilligung nach § 48 erforderlich ist, wird das 40. Lebensjahr, bei Hochschullehrern das 50. Lebensjahr festgesetzt.
- 3
- Übernahme eines Bewerbers in das Beamtenverhältnis zum Freistaat Sachsen
- 3.1
- Bewerber, die die maßgebliche Altersgrenze nach Nummer 2 überschritten haben, können nur in den Dienst des Freistaates Sachsen übernommen werden, wenn
- a)
- hervorragende Eignungsvoraussetzungen vorliegen,
- b)
- kein jüngerer geeigneter Bewerber zur Verfügung steht,
- c)
- die Übernahme einen erheblichen Vorteil bedeutet (zum Beispiel eine freie Stelle qualifizierter besetzt wird).
- Dies setzt voraus, dass die jeweils geltenden beamten- und laufbahnrechtlichen Altersgrenzen für die Übernahme beachtet wurden. Für das Vorliegen dieser sowie weiterer Voraussetzungen ist nach Nummer 4.1 zu verfahren.
- 3.2
- Bei der Übernahme eines Bewerbers von einem anderen Dienstherrn müssen die Voraussetzungen für die Durchführung der Versorgungslastenverteilung nach § 107b Abs. 1 des Gesetzes über die Versorgung der Beamten und Richter in Bund und Ländern (Beamtenversorgungsgesetz – BeamtVG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 16. März 1999 (BGBl. I 322, 847, 2033), in der jeweils geltenden Fassung, vorliegen. Insbesondere ist die vorherige Zustimmung beider Dienstherren erforderlich.
Eine Einwilligung ist in der Regel nicht möglich, wenn der Bewerber das 55. Lebensjahr vollendet hat. - 3.3
- Sofern die Voraussetzungen für eine Versorgungslastenverteilung gemäß § 107b Abs. 1 BeamtVG nicht vorliegen, kann die Einwilligung nur erteilt werden, wenn sich der abgebende Dienstherr auf Grund einer vertraglichen Versorgungslastenverteilung an den späteren Versorgungslasten beteiligt.
- 3.4
- Soweit aus den Personalunterlagen hervorgeht, dass eine Versetzung in den Ruhestand bereits beantragt ist oder Rückschlüsse auf eine vorzeitige Zurruhesetzung gezogen werden können, kommt eine Einwilligung nicht mehr in Betracht.
- 4
- Verfahren
- 4.1
- Die jeweilige Oberste Dienstbehörde stellt mit Formblatt (Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 48) fest, dass die Voraussetzungen für eine Einwilligung vorliegen. Sie bestätigt gleichzeitig, dass
- a)
- die Voraussetzungen nach § 5 SächsBG in Verbindung mit den Verbeamtungsgrundsätzen im Freistaat Sachsen (staatlicher Bereich) erfüllt sind,
- b)
- der Bewerber hervorragende Eignungsvoraussetzungen für den zu übertragenden Dienstposten erfüllt,
- c)
- kein jüngerer geeigneter Bewerber zur Verfügung steht,
- d)
- die Verwendung als Beamter aus dienstlichen Gründen erforderlich ist (bei Verbeamtungen) oder die Übernahme für den Freistaat Sachsen einen erheblichen Vorteil bedeutet,
- e)
- die gesundheitliche Eignung vorliegt,
- f)
- für den Fall der Nummer 3.2 die Voraussetzungen für die Versorgungslastenverteilung nach § 107b BeamtVG vorliegen (insbesondere die Zustimmung des abgebenden Dienstherrn vor der beabsichtigten Maßnahme),
- g)
- die geltenden beamten- und laufbahnrechtlichen Altersgrenzen berücksichtigt wurden,
- h)
- eine Ausnahme von Nummer 3.2 Satz 3 vorliegt,
- i)
- für den Fall der Nummer 3.3 eine vertragliche Versorgungslastenverteilung vereinbart wurde,
- j)
- eine freie Planstelle zur Verfügung steht (mit Angabe der Dienstpostenbewertung).
- Das Formblatt ist von dem für Personalangelegenheiten zuständigen Abteilungsleiter zu unterzeichnen.
- 4.2
- Für die Einwilligung nach § 48 ist der Zeitpunkt maßgeblich, an dem die Verbeamtung/Übernahme in das Beamtenverhältnis zum Freistaat Sachsen erfolgen soll.
- 4.3
- Von der Einwilligung nach § 48 sind die politischen Beamten (vergleiche § 59 SächsBG) sowie Wahlbeamte ausgenommen.
- 5
- Abgabe (Übernahme im Sinne des § 107b Abs. 1 BeamtVG) eines Beamten des Freistaates Sachsen in den Dienst eines anderen Dienstherrn
- Von der Versetzung oder einem anderen einvernehmlichen Wechsel eines Beamten des Freistaates Sachsen zu einem anderen Dienstherrn mit der Folge einer Versorgungslastenverteilung gemäß § 107b BeamtVG oder einer vertraglichen Vereinbarung nach Nummer 3.3 soll abgesehen werden, wenn der Beamte nicht wenigstens fünf Jahre im Beamtenverhältnis auf Probe, auf Zeit oder auf Lebenszeit beim Freistaat Sachsen zurückgelegt hat.
- 6
- Die vorstehenden Regelungen finden nach § 115 auf Richter entsprechende Anwendung.
Anlage
§ 49
Einweisung in eine Planstelle
(1) Ein Amt darf nur zusammen mit der Einweisung in eine besetzbare Planstelle verliehen werden.
(2) Wer als Beamter befördert wird, kann mit Wirkung vom 1. des Monats, in dem seine Ernennung wirksam geworden ist, in die entsprechende, zu diesem Zeitpunkt besetzbare Planstelle eingewiesen werden. Er kann mit Rückwirkung von höchstens drei Monaten zum 1. des Monats, der sich aus der Rückwirkung ergibt, in eine besetzbare Planstelle eingewiesen werden, soweit er während dieser Zeit die Obliegenheiten dieses oder eines gleichwertigen Amtes wahrgenommen und die beamtenrechtlichen Voraussetzungen für die Beförderung erfüllt hat. Die Sätze 1 und 2 gelten entsprechend, wenn dem Beamten ein anderes Amt einer Besoldungsgruppe mit höherem Endgrundgehalt übertragen wird, ohne dass sich die Amtsbezeichnung ändert.
(3) Planstellen oder Stellen können mit mehreren Teilzeitbeschäftigten besetzt werden. Daneben können bei der Besetzung von Planstellen und anderen Stellen Beschäftigte auf mehreren geeigneten Stellen geführt werden. Die Summe der Gehaltsanteile, die aus einer Stelle gezahlt werden, darf höchstens 1,0 betragen.
Zu § 49
- 1
- Einweisung in eine Planstelle
- 1.1
- Die besetzbare Planstelle muss hinsichtlich der Besoldungsgruppe mindestens dem verliehenen Amt entsprechen, soweit nichts anderes vorgesehen ist. Eine Stelle ist solange nicht besetzbar, als aus ihr Dienstbezüge, Vergütungen oder Löhne gezahlt werden; Sterbegelder sind keine Dienstbezüge.
- 1.2
- Die Ernennung zum Beamten auf Lebenszeit ist nur zulässig, wenn der Beamte in eine besetzbare Planstelle eingewiesen worden ist oder wird. § 8 Abs. 2 SächsBG bleibt unberührt.
- 1.3
- Eine Planstelle darf nicht mit mehreren Beamten besetzt werden, soweit nicht in § 49 Abs. 3 oder im Haushaltsgesetz einschließlich Durchführungsbestimmungen etwas anderes zugelassen ist.
- 1.4
- Soweit im Haushaltsplan nichts anderes bestimmt ist und das dienstliche Bedürfnis es zulässt, darf eine Planstelle auch mit einem Beamten einer niedrigeren Besoldungsgruppe derselben Laufbahn oder mit einem Beamten derselben oder einer niedrigeren Besoldungsgruppe einer gleichwertigen Laufbahn besetzt werden; dies gilt nicht, wenn das verliehene Amt mit einem höheren Grundgehalt einschließlich Amtszulage ausgestattet ist. Abweichend hiervon können Planstellen des Eingangsamtes einer Laufbahn auch mit Beamten einer niedrigeren Laufbahn besetzt werden, wenn sie in die Aufgaben der neuen Laufbahn eingeführt werden oder sich darin zu bewähren haben. Ferner können Planstellen für Lehrkräfte des höheren Dienstes mit Lehrern besetzt werden, deren Eingangsamt die Besoldungsgruppe A 12 ist.
- 1.5
- Planstellen für Professoren der Besoldungsgruppe C 4 dürfen nur mit Hochschullehrern besetzt werden, die das Fach vertreten, für das die Stelle nach ihrer Funktionsbeschreibung eingerichtet ist. Das Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst kann im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen Ausnahmen zulassen.
- 1.6
- Planstellen für Beamte dürfen nicht für Dienstkräfte in Anspruch genommen werden, die in einem anderen öffentlich-rechtlichen Dienst- und Amtsverhältnis stehen, soweit im Haushaltsplan nichts Abweichendes bestimmt oder zugelassen ist.
- 1.7
- Eine Planstelle ist auch dann nicht besetzbar, wenn der eingewiesene Beamte ohne Dienstbezüge beurlaubt ist, wenn seine Dienstbezüge von einer anderen Dienststelle gezahlt werden oder wenn er aus anderen Gründen keine Dienstbezüge aus der Planstelle erhält; eine vorübergehende Besetzung mit Aushilfskräften ist zur Vermeidung von Leerstellenausbringungen jedoch zulässig. Sie ist ferner nicht besetzbar, solange sie für von anderen Dienststellen abgeordnete Beamte oder anderweitig, insbesondere für Angestellte und Arbeiter in Anspruch genommen wird (vergleiche Nummer 3).
- 1.8
- Beamte, die auf Grund gesetzlicher Vorschrift für ihre Person Bezüge einer höheren Besoldungsgruppe erhalten, sind in die nächste besetzbar werdende Planstelle ihrer Besoldungsgruppe einzuweisen. Soweit aus dienstlichen Belangen eine Abweichung hiervon notwendig ist, bedarf sie der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen.
- 1.9
- Besetzbare Planstellen einschließlich der neu geschaffenen sind in erster Linie mit Beamten zu besetzen, die bei der eigenen oder einer anderen Verwaltung entbehrlich sind. Sind entbehrlich gewordene Beamte vorhanden, so teilt das zuständige Staatsministerium dies den personalbewirtschaftenden Dienststellen seines Geschäftsbereiches mit. Kann der Ausgleich nicht innerhalb des eigenen Geschäftsbereiches erfolgen, ist dies dem Staatsministerium der Finanzen mitzuteilen.
- 1.10
- Planstellen, für die besondere Stellenobergrenzen (zum Beispiel nach der Verordnung zu § 26 Abs. 4 Nr. 2 des Bundesbesoldungsgesetzes [BBesG] in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. August 1992 [BGBl. I S. 1598], alte Fassung, oder den Verordnungen nach § 26 Abs. 3 des Bundesbesoldungsgesetzes in der Fassung vom 6. August 2002 [BGBl. I S. 3020], in den jeweils geltenden Fassungen) gelten, dürfen nur für solche Beamte in Anspruch genommen werden, die eine den jeweiligen besoldungsrechtlichen Vorschriften entsprechende Funktion ausüben. Entsprechendes gilt für Planstellen, für die der Haushaltsplan ausdrücklich eine bestimmte Zweckbindung vorsieht (zum Beispiel Lehrpersonal).
- 1.11
- § 49 ist entsprechend anzuwenden, wenn dem Beamten ein Amt mit höherem Endgrundgehalt verliehen wird, ohne dass sich die Amtsbezeichnung ändert; dies gilt nicht bei besoldungsrechtlichen Überleitungen.
- 2
- Rückwirkende Einweisung in eine Planstelle
- 2.1
- Die rückwirkende Einweisung in eine Beförderungsstelle mit Wirkung vom Ersten eines Monats gemäß § 49 Abs. 2 Satz 1 darf auch dann erfolgen, wenn die beamten- und laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für die Beförderung erst im Laufe des Monats erfüllt sind, in dem die Ernennung wirksam wird (§ 13 Abs. 3 SächsBG); Entsprechendes gilt, wenn es zur Übertragung des Beförderungsamtes einer Ernennung nicht bedarf.
- 2.2
- In den Fällen des § 49 Abs. 2 Satz 2 sollen Einweisungen aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung nur zum Ersten eines Monats vorgenommen werden. Eine über den Ersten des Ernennungsmonats hinausgehende Rückwirkung nach § 49 Abs. 2 Satz 2 soll nur aus wichtigem Grund ausgesprochen werden.
- 2.3
- Ist für die Beförderung eines Beamten eine Ausnahmeregelung durch den Landespersonalausschuss erforderlich, sind insoweit die Voraussetzungen für die Beförderung mit dem Zeitpunkt der Beschlussfassung des Landespersonalausschusses oder mit dem im Beschluss angegebenen Zeitpunkt erfüllt.
- 2.4
- Die Verleihung eines anderen Amts mit anderer Amtsbezeichnung und gleichem Endgrundgehalt beim Wechsel der Laufbahngruppe ist bei der Einweisung wie eine Beförderung zu behandeln.
- 2.5
- § 49 Abs. 2, die Verwaltungsvorschrift sowie etwaige haushaltsgesetzliche Einschränkungen hierzu sind bei der Einweisung von Beamten in Planstellen mit Stellenzulage ohne höheres Endgrundgehalt und andere Amtsbezeichnung entsprechend anzuwenden, soweit die Stellenzulage von einer entsprechenden Zulagenstelle abhängig ist.
- 2.6
- Wird ein Beamter von einem anderen Dienstherrn in den Staatsdienst versetzt und sodann befördert, so ist die rückwirkende Einweisung in den Grenzen des § 49 Abs. 2 Satz 2 frühestens zu dem Zeitpunkt zulässig, zu dem die Versetzung oder eine vorhergehende Abordnung wirksam geworden ist.
- 3
- Besetzung anderer Stellen, anderweitige Besetzung von Planstellen
- 3.1
- Allgemein
- 3.1.1
- Innerhalb desselben Haushaltskapitels können, soweit und solange das dienstliche Bedürfnis es erfordert, besetzbare, zeitweilig offenstehende Stellen nach näherer Maßgabe des Haushaltsgesetzes einschließlich der Durchführungsbestimmungen wie folgt besetzt werden:
- a)
- Planstellen durch Beamte auf Zeit, Beamte zur Anstellung, abgeordnete Beamte, Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst sowie durch Angestellte und Arbeiter,
- b)
- Stellen für Beamte zur Anstellung durch Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst,
- c)
- Stellen für Angestellte durch Arbeiter.
- Die Stellen dürfen nur innerhalb derselben Laufbahngruppe mit Bediensteten vergleichbarer oder niedrigerer Besoldungs- oder Vergütungsgruppen besetzt werden; Nummer 1.4 letzter Satz gilt entsprechend. Dabei sind grundsätzlich die Angestellten der
Besoldungs- und Vergütungsgruppen Gruppe Beamte VergGr I bis IIa den Beamten der Laufbahngruppe des höheren Dienstes, VergGr IIb bis Vb den Beamten der Laufbahngruppe des gehobenen Dienstes, VergGr Vc bis VIII den Beamten der Laufbahngruppe des mittleren Dienstes und VergGr IXa bis X den Beamten der Laufbahngruppe des einfachen Dienstes - 3.1.2
- Bei einer Besetzung von Stellen gemäß Nummer 3.1.1 sind die Aufwendungen für die Bediensteten jeweils aus dem Titel zu leisten, bei dem sie nach dem Beschäftigungsverhältnis zu veranschlagen wären (zum Beispiel die Vergütung eines Angestellten, der auf einer freien Planstelle geführt wird, bei Titel 425 0.), und zwar auch dann, wenn der in Betracht kommende Titel bei dem betreffenden Haushaltskapitel nicht vorgesehen ist. Die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen nach § 37 zur Leistung von über- und außerplanmäßigen Ausgaben aus Stellenbesetzungen nach Nummer 3.1.1 gilt allgemein als erteilt.
- 3.1.3
- Die Aufwendungen für einen Bediensteten sind auch dann zu Lasten des Kapitels seiner Beschäftigungsstelle nachzuweisen, wenn ausnahmsweise auf Grund eines besonderen Vermerks eine bei einem anderen Kapitel ausgebrachte Planstelle oder andere Stelle in Anspruch genommen wird.
- 3.1.4
- Im Übrigen vergleiche wegen der Verbindlichkeit der im Haushaltsplan (Stellenplan) ausgebrachten Stellen für die Stellenbewirtschaftung Nummer 4.1 Satz 2 und Nummer 5.1 Satz 2 und 3 zu § 17.
Besteht eine Stellenbindung nicht, richtet sich die Bewirtschaftung nach den veranschlagten Ausgaben; die ausgebrachten Stellen sollen nicht überschritten werden. - 3.2
- Angestellte
- 3.2.1
- Angestellte dürfen nur eingestellt werden, soweit freie Stellen der in Betracht kommenden Vergütungsgruppe zur Verfügung stehen; Nummer 3.1.1 bleibt unberührt. Dies gilt entsprechend, wenn Angestellten höherwertige Tätigkeiten übertragen werden sollen und dadurch tarifrechtliche Ansprüche auf Höhergruppierung begründet werden. Die Dienststellen sind gehalten, den Angestellten nur solche Dienstaufgaben zu übertragen, die den Tätigkeitsmerkmalen ihrer Vergütungsgruppe entsprechen. Das Gleiche gilt für die vorübergehende Übertragung einer höherwertigen Tätigkeit nach § 24 Abs. 1 BAT-O.
- 3.2.2
- Angestellte, die auf Grund § 23a BAT-O (Bewährungsaufstieg) oder sonstiger tariflicher Bestimmungen wegen Zeitablauf, Dauer der Berufsausübung oder Bewährung in eine höhere Vergütungsgruppe eingestuft sind, sollen auf Stellen der niedrigeren Vergütungsgruppe verrechnet werden. In der Aufzeichnung über die Stellenbesetzung (Nummer 4.2) ist die höhere Eingruppierung besonders zu vermerken.
- 3.3
- Entsprechende Anwendung
- Die Nummern 1.3 (Doppelbesetzung), 1.4 (Unterbesetzung), 1.6 und 1.7 (Besetzbarkeit) und 1.9 (Unterbringung entbehrlicher Dienstkräfte) gelten für andere Stellen als Planstellen entsprechend.
- 4
- Überwachung der Planstellen und anderen Stellen
- 4.1
- Nachweisungen zur Stellenüberwachung
- 4.1.1
- Die obersten Dienstbehörden und die nachgeordneten Dienststellen, denen Planstellen oder andere Stellen, für die eine Stellenbindung besteht (vergleiche Nummer 4.1 Satz 2 und Nummer 5.1 Satz 2 und 3 zu § 17), zur Bewirtschaftung und Weiterverteilung zugewiesen sind, führen Nachweisungen zur Stellenüberwachung, und zwar getrennt nach einzelnen Dienststellen; dies gilt nicht im Falle der Nummer 1.2.1 zu § 34. Die Nachweisungen können für mehrere Haushaltsjahre geführt werden; die Führung der Nachweisungen in Karteiform ist zulässig und kann zweckmäßig sein.
- 4.1.2
- In den Nachweisungen sind einzutragen
- a)
- zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres die den Dienststellen zur Bewirtschaftung zugewiesenen Planstellen und anderen Stellen, für die eine Stellenbindung besteht, getrennt nach Besoldungs- und Vergütungsgruppen sowie gegebenenfalls Lohngruppen; Planstellen mit Amtszulage gelten hierbei als besondere Besoldungsgruppe,
- b)
- während des Haushaltsjahres laufend sämtliche Änderungen (zum Beispiel Zuweisungen, Wegfall, Umwandlungen und Umsetzungen).
- 4.2
- Aufzeichnungen über die Stellenbesetzung
- 4.2.1
- Die obersten Dienstbehörden und die nachgeordneten Dienststellen, denen Planstellen oder andere Stellen, für die eine Stellenbindung besteht (vergleiche Nummer 4.1 Satz 2 und Nummer 5.1 Satz 2 und 3 zu § 17), zur Bewirtschaftung zugewiesen sind, führen Aufzeichnungen über die von ihnen selbst bewirtschafteten Stellen. Die Aufzeichnungen sind nach Besoldungs- und Vergütungsgruppen sowie gegebenenfalls Lohngruppen (vergleiche Nummer 4.1.2 Buchst. a) aufzugliedern; Stellen nach Nummer 1.10 sowie tarifvertragliche Leistungszulagen für Schreibkräfte sind auszuweisen. In die Aufzeichnungen, die auch in Karteiform geführt werden können, sind sämtliche Änderungen laufend einzutragen, so dass neben dem Bestand an Stellen jederzeit die Zahl der besetzten oder in Anspruch genommenen Stellen und die Zahl der freien Stellen sowie der jeweilige Stelleninhaber festgestellt werden kann.
- 4.2.2
- Für die einzelnen Geschäftszweige einer Dienststelle können getrennte Aufzeichnungen geführt werden.
- 4.2.3
- Die Aufzeichnungen über die Stellenbesetzung können für mehrere Jahre geführt werden, wenn dies zweckmäßig ist und die jährliche Neuanlage eine wirtschaftlich nicht vertretbare Mehrarbeit bedeuten würde.
§ 50
Umsetzung von Mitteln und Planstellen
(1) Mittel und Planstellen dürfen mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen umgesetzt werden, wenn Aufgaben von einer Verwaltung auf eine andere Verwaltung übergehen.
(2) Eine Planstelle darf mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen in eine andere Verwaltung umgesetzt werden, wenn dort ein unvorhergesehener und unabweisbarer vordringlicher Personalbedarf besteht. Im Rahmen der Stellenumsetzungen kann das Staatsministerium der Finanzen Stellenzahlen, -wertigkeiten und Amtsbezeichnungen kostenneutral ändern. Über den weiteren Verbleib der Planstelle ist im nächsten Haushaltsplan zu bestimmen.
(3) Über die Zahlung der Bezüge bei Abordnungen, Versetzungen und Zuweisungen und ihren rechnungsmäßigen Nachweis erlässt das Staatsministerium der Finanzen nähere Bestimmungen.
(4) Wird ein Beamter länger als ein Jahr unter Fortfall der Dienstbezüge beurlaubt oder gegen volle Kostenerstattung zu einer Stelle außerhalb der Staatsverwaltung abgeordnet oder zugewiesen und besteht ein unabweisbares Bedürfnis, die Planstelle oder Stelle neu zu besetzen, kann das Staatsministerium der Finanzen eine Leerstelle der entsprechenden Besoldungsgruppe mit dem Vermerk künftig wegfallend schaffen. Über den weiteren Verbleib ist im nächsten Haushaltsplan zu bestimmen.
(5) Wird ein Beamter, der auf einer Leerstelle geführt wird, wieder in der Staatsverwaltung verwendet, ist er in eine freie oder in die nächste freiwerdende Planstelle oder Stelle seiner Besoldungsgruppe bei seiner Verwaltung einzuweisen. Handelt es sich bei der hierdurch freiwerdenden Leerstelle um eine nach Absatz 4 geschaffene Stelle, fällt diese mit der Einweisung weg. Bis zur Einweisung in eine freie Planstelle oder Stelle ist der Beamte auf der Leerstelle zu führen.
(6) Die Absätze 1 und 2 sowie 4 und 5 gelten für andere Stellen als Planstellen entsprechend.
Zu § 50
- 1
- Abordnungen, Versetzungen und Zuweisungen (Absatz 3)
- Hierzu ist entsprechend § 50 Abs. 3 die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen über die Auszahlung und den rechnungsmäßigen Nachweis der Besoldungen, Vergütungen und Löhne bei Versetzung, Abordnung und Zuweisung (Sächsische Versetzung/AbordnungNachwVwV – SäVANVwV) vom 28. September 2004 (SächsABl. S. 1119), in der jeweils geltenden Fassung, anzuwenden.
- 2
- Leerstellen
- 2.1
- Hat das Staatsministerium der Finanzen auf Grund von § 50 Abs. 4 oder auf Grund haushaltsgesetzlicher Ermächtigung eine Leerstelle geschaffen, so ist über ihren weiteren Verbleib im nächsten Haushaltsplan zu befinden.
- 2.2
- Mit der Übernahme eines beurlaubten, abgeordneten oder zugewiesenen Beamten, der auf einer Leerstelle geführt wurde, in eine frei werdende Planstelle oder Stelle gemäß § 50 Abs. 5 Satz 1 fällt die Leerstelle weg,
- a)
- wenn sie nach § 50 Abs. 4 geschaffen wurde oder
- b)
- wenn sie an die Person gebunden ist.
- 2.3
- Endet das Beamtenverhältnis des auf einer Leerstelle geführten Beamten (zum Beispiel durch Entlassung, Eintritt in den Ruhestand, Verlust der Beamtenrechte) oder wird er zu einem anderen Dienstherrn versetzt, fällt die Leerstelle weg, wenn sie an die Person gebunden ist.
§ 51
Besondere Personalausgaben
Personalausgaben, die nicht auf Gesetz oder Tarifvertrag beruhen, dürfen nur geleistet werden, wenn dafür Ausgabemittel besonders zur Verfügung gestellt sind.
Zu § 51
- 1
- § 51 ist nicht auf Personalausgaben anzuwenden, auf deren Leistungen der Empfänger einen gesetzlich oder tarifvertraglich begründeten Rechtsanspruch hat.
- 2
- Mindesterfordernis für die Zulässigkeit ist, dass die Personalausgaben in den Erläuterungen des Titels, aus dem sie gezahlt werden sollen, der Art nach besonders aufgeführt sind. Ferner bedürfen die Dienststellen zur Leistung von Personalausgaben, die nicht auf Gesetz oder Tarifvertrag beruhen, oder die entweder dem Grunde oder der Höhe nach in besoldungsrechtlichen Vorschriften nicht erschöpfend geregelt sind, einer entsprechenden allgemeinen Regelung des Staatsministeriums der Finanzen. Regelungen, die nur einzelne Geschäftsbereiche betreffen, erlässt das zuständige Staatsministerium mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen.
- 3
- Im Übrigen ist der Grundsatz, dass durch den Haushaltsplan Ansprüche nicht begründet werden (§ 3 Abs. 2), zu beachten.
§ 52
Nutzungen und Sachbezüge
Nutzungen und Sachbezüge dürfen Angehörigen des öffentlichen Dienstes nur gegen angemessenes Entgelt gewährt werden, soweit nicht durch Gesetz, Rechtsverordnung oder Tarifvertrag oder im Haushaltsplan etwas anderes bestimmt ist. Die Staatsregierung kann für die Benutzung von Dienstfahrzeugen Ausnahmen zulassen. Das Nähere für die Zuweisung, Nutzung, Verwaltung und Festsetzung des Nutzungswerts von Dienstwohnungen regelt das Staatsministerium der Finanzen.
Zu § 52
Das Nähere über die Entrichtung des angemessenen Entgelts regelt das Staatsministerium der Finanzen (vergleiche auch § 8 des Sächsischen Besoldungsgesetzes [ SächsBesG] in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. Januar 1998 [SächsGVBl. S. 50], in der jeweils geltenden Fassung); § 52 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 53
Billigkeitsleistungen
Leistungen aus Gründen der Billigkeit dürfen nur gewährt werden, wenn dafür Ausgabemittel besonders zur Verfügung gestellt sind.
Zu § 53
- 1
- Billigkeitsleistungen sind finanzielle Leistungen des Staates, auf die kein Anspruch besteht, die aber aus Gründen der staatlichen Fürsorge zum Ausgleich oder zur Milderung von Schäden oder Nachteilen gewährt werden.
- 2
- Für Billigkeitsleistungen an Bedienstete bei Sachschäden, die infolge des Dienstes entstanden sind, gilt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Unfallfürsorge für die Erstattung von Sachschäden und besonderen Aufwendungen im Freistaat Sachsen ( SächsSachSchVwV) vom 23. April 1993 (SächsABl. S. 663), in der jeweils geltenden Fassung.
- 3
- Außerhalb des Anwendungsbereiches der zu Nummer 2 genannten Bestimmung dürfen Billigkeitsleistungen unter folgenden Voraussetzungen gewährt werden:
- 3.1
- Eine Billigkeitsleistung liegt nur vor, wenn nicht § 44 SäHO einschlägig ist. Dies ist dann gegeben, wenn mit der Zuwendung bestimmte Zwecke im Landesinteresse verfolgt werden. Die Zuwendung ist grundsätzlich vorrangig anzuwenden.
- 3.2
- Es müssen Ausgabemittel besonders zur Verfügung gestellt sein. Dies ist gegeben, wenn ein entsprechender Titel im Haushaltsplan veranschlagt ist. Eine außer- und überplanmäßige Bewilligung reicht hierfür aus.
- 3.3
- Billigkeitsleistungen sind auf Härtefälle beschränkt (insbesondere Fälle, in denen das Ausbleiben der Leistung zu einer Existenzgefährdung des Geschädigten führen würde).
- 3.4
- Bei der Bemessung der Billigkeitsleistung ist ein Mitverschulden des Geschädigten zu berücksichtigen. Ist der Schaden durch den Geschädigten vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt worden, ist eine Billigkeitsleistung zu versagen. In den übrigen Fällen ist das Verschulden prozentual oder absolut angemessen zu berücksichtigen.
§ 54
Baumaßnahmen, größere Beschaffungen, größere Entwicklungsvorhaben
(1) Baumaßnahmen dürfen nur begonnen werden, wenn ausführliche Entwurfszeichnungen und Kostenberechnungen vorliegen, es sei denn, dass es sich um kleine Maßnahmen handelt. In den Zeichnungen und Berechnungen darf von den in § 24 bezeichneten Unterlagen nur insoweit abgewichen werden, als die Änderung nicht erheblich ist; weitergehende Ausnahmen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen.
(2) Größeren Beschaffungen und größeren Entwicklungsvorhaben sind ausreichende Unterlagen zugrunde zu legen. Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend.
Zu § 54
- 1
- Baumaßnahmen
- 1.1
- Kleine Baumaßnahmen im Sinne von § 54 Abs. 1 Satz 1 sind Neu-, Um- und Erweiterungsbauten mit Gesamtkosten bis zu 1 000 000 EUR im Einzelfall (ohne Grunderwerb), die eine Änderung der Liegenschaft zur Folge haben; ausgenommen sind kleine bauliche Veränderungen oder Ergänzungen bis 15 000 EUR, die im Rahmen des Bauunterhalts durchgeführt werden können.
- 1.2
- Eine Abweichung im Sinne von § 54 Abs. 1 Satz 2 ist erheblich, wenn sie zu einer wesentlichen Änderung der Baumaßnahme oder zur Überschreitung der Gesamtkosten um mehr als 20 vom Hundert bei kleinen Baumaßnahmen und um mehr als 10 vom Hundert oder mehr als 2 000 000 EUR bei großen Baumaßnahmen führt; für Tiefbaumaßnahmen (insbesondere Straßenbau) tritt an die Stelle des Vomhundertsatzes von 10 vom Hundert der Vomhundertsatz von 15 vom Hundert und statt des Betrages von 2 000 000 EUR gilt der Betrag von 500 000 EUR.
Führen Kostenüberschreitungen unabhängig von ihrer Höhe zu über- oder außerplanmäßigen Ausgaben oder zu zusätzlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen, sind §§ 37 oder 38 Abs. 1 Satz 2 anzuwenden.
In Fällen von besonderer Bedeutung wird das Staatsministerium der Finanzen seine Einwilligung nach § 54 Abs. 1 Satz 2 Halbsatz 2 grundsätzlich nur erteilen, wenn die Angelegenheit vom Haushalts- und Finanzausschuss des Landtags gebilligt oder zustimmend zur Kenntnis genommen worden ist. - 1.3
- Die Nummern 1.1 und 1.2 gelten sinngemäß auch für die in Nummer 2.5 zu § 24 genannten Baumaßnahmen. Eine Mitwirkung des Staatsministeriums der Finanzen ist aber nur insoweit erforderlich, als sie sich aus anderen Bestimmungen (zum Beispiel § 37, § 38 Abs. 1 Satz 2) ergibt.
- 1.4
- Bei der Durchführung von Maßnahmen des Staatlichen Hochbaus und des Bauunterhalts gelten im Übrigen die Bestimmungen der RLBau Sachsen; für sonstige Baumaßnahmen des Staates (zum Beispiel Straßenbau) gelten im Übrigen die dafür ergangenen landeseinheitlichen Bestimmungen und Richtlinien. Vergleiche hierzu Nummer 2.4 zu § 24.
- 2
- Größere Beschaffungen, größere Entwicklungsvorhaben
- 2.1
- Unterlagen sind als ausreichend im Sinne von § 54 Abs. 2 Satz 1 anzusehen, wenn sie zumindest die Voraussetzungen des § 24 Abs. 3 Satz 1 erfüllen.
- 2.2
- Eine Abweichung von den der Veranschlagung zu Grunde gelegten Unterlagen ist erheblich im Sinne von § 54 Abs. 2 Satz 2, wenn sie zu einer wesentlichen Änderung des Gegenstandes oder zu einer Kostenüberschreitung um mehr als 10 vom Hundert oder um mehr als 150 000 EUR oder zu einer zusätzlichen, über die Schätzung nach § 24 Abs. 3 Satz 2 hinausgehenden, wesentlichen Erhöhung der Folgekosten führt. Führen Kostenüberschreitungen unabhängig von ihrer Höhe zu über- oder außerplanmäßigen Ausgaben oder zu zusätzlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen, sind §§ 37 oder 38 Abs. 1 Satz 2 anzuwenden.
§ 55
Öffentliche Ausschreibung
(1) Dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen muss eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen.
(2) Verträge sind nach einheitlichen Richtlinien abzuschließen, die vom zuständigen Staatsministerium, soweit erforderlich, im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen aufzustellen oder einzuführen sind.
Zu § 55
- 1
- Grundsatz der Vergabe
- 1.1
- Lieferungen und Leistungen sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben, damit die verfügbaren Haushaltsmittel im Rahmen eines geordneten Wettbewerbs wirtschaftlich und sparsam verwendet werden.
- 1.2
- Eine öffentliche Ausschreibung liegt vor, wenn im vorgeschriebenen Verfahren eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen aufgefordert wird, Angebote für Lieferungen und Leistungen einzureichen.
- 1.3
- In welchen Fällen von einer öffentlichen Ausschreibung nach der Natur des Geschäfts oder wegen besonderer Umstände abgesehen werden kann, ergibt sich insbesondere aus den in Nummer 2 genannten Vergabevorschriften (zum Beispiel beschränkte Ausschreibung gemäß § 3 Nr. 3 VOB/A).
- 1.4
- Soweit für die in der Regel erforderliche Wartung der staatseigenen betriebstechnischen Anlagen geeignetes staatliches Betriebspersonal nicht zur Verfügung steht, ist bei der Beschaffung dieser Anlagen die Wartung mit auszuschreiben oder mit anbieten zu lassen und bei der Wertung der Firmenangebote zu berücksichtigen. Das gilt sinngemäß auch für andere Einrichtungen, die der Wartung bedürfen, zum Beispiel für bestimmte medizinische und wissenschaftliche Geräte.
- 2
- Vergabevorschriften
- 2.1
- Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen sind nach Maßgabe von § 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. August 1998 (BGBl. I S. 2546), der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) in der Fassung der Bekanntmachung vom 11. Februar 2003 (BGBl. I S. 169) und des Gesetzes über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Freistaat Sachsen (Sächsisches Vergabegesetz – SächsVergabeG) vom 8. Juli 2002 (SächsGVBl. S. 218) sowie der dazu erlassenen Vorschriften (zum Beispiel Verordnung der Sächsischen Staatsregierung zur Durchführung des Sächsischen Vergabegesetzes [Sächsische Vergabedurchführungsverordnung – SächsVergabeDVO ] vom 17. Dezember 2002 [SächsGVBl. S. 378, 2003 S. 120]), in den jeweils geltenden Fassungen, insbesondere anzuwenden:
- 2.1.1
- VOB,
- 2.1.2
- VOL,
- 2.1.3
- VOF,
- 2.1.4
- sonstige von staatlichen Dienststellen erlassene Richtlinien und Bestimmungen (zum Beispiel zur Beachtung des Umweltschutzes, der Abfallwirtschaft, der Förderung der regionalen Wirtschaftsentwicklung und dergleichen).
- 2.2
- Besondere Richtlinien und Hinweise zur Anwendung der VOL, VOB und VOF sowie zur Ausgestaltung der Vertragsbedingungen bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen sind vor ihrem Erlass zwischen den zuständigen Staatsministerien abzustimmen und soweit wie möglich zu vereinheitlichen.
- 2.3
- Vor der Vergabe von Forschungsvorhaben oder Gutachten, welche die Gewinnung oder Bereitstellung statistischer Daten erfordern, ist unter Beteiligung des Statistischen Landesamtes zu klären, ob statistisches Material vorhanden ist, das der Auftragnehmer verwenden kann; dabei ist vor allem auch zu prüfen, ob und inwieweit die vorgesehenen Arbeiten vom Statistischen Landesamt durchgeführt oder unterstützt werden können.
- 3
- Geltungsbereich der Teile A der VOL und VOB
- In den Verdingungsunterlagen ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass die Allgemeinen Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen beziehungsweise von Bauleistungen (VOL/A und VOB/A) nicht Vertragsbestandteil werden und den Bietern kein klagbares Recht auf Anwendung dieser Bestimmungen geben; sie tragen lediglich den Charakter von Dienstanweisungen an die Beschaffungsstellen.
§ 56
Vorleistungen
(1) Leistungen des Staates vor Empfang der Gegenleistung (Vorleistungen) dürfen nur vereinbart oder bewirkt werden, wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.
(2) Werden Zahlungen vor Fälligkeit an den Staat entrichtet, kann nach Richtlinien des Staatsministeriums der Finanzen ein angemessener Abzug gewährt werden.
Zu § 56
- 1
- Als allgemein üblich sind Vorleistungen anzusehen, wenn in einem Wirtschaftszweig regelmäßig, also auch bei nichtöffentlichen Auftraggebern, Vorleistungen vereinbart werden.
- 2
- Besondere Umstände, die Vorleistungen rechtfertigen können, liegen insbesondere vor, wenn die Ausführung der Leistungen infolge ihres Umfangs oder ihrer Eigenart mit einer für den Auftragnehmer nicht zumutbaren Kapitalinanspruchnahme verbunden ist oder wenn ein Vertragsabschluss, dessen Zustandekommen im dringenden Staatsinteresse liegt, ohne Vorleistungen nicht erreicht werden kann. Keinesfalls dürfen Vorleistungen nur deshalb bewirkt werden, um zu verhindern, dass die Ausgabemittel verfallen. Die Gründe für die Vereinbarung oder Bewirkung der Vorleistungen sind aktenkundig zu machen.
- 3
- Vorleistungen sind nicht zulässig, wenn ungewiss ist, ob der Auftragnehmer seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommen wird.
- 4
- Nach Lage des Einzelfalles sollen für Vorleistungen Sicherheiten (vergleiche Nummer 1.5.1 zu § 59) und angemessene Zinsen oder Preisermäßigungen vereinbart werden.
- 5
- Bei Vereinbarung einer Vorleistung nach Vertragsabschluss ist § 58 anzuwenden.
- 6
- Keine Vorleistungen sind Abschlagszahlungen, die nach Fertigstellung oder Lieferung von Teilen eines Auftrags gewährt werden.
§ 57
Verträge mit Angehörigen des öffentlichen Dienstes
Zwischen Angehörigen des öffentlichen Dienstes und ihrer Dienststelle dürfen Verträge nur mit Einwilligung des zuständigen Staatsministeriums abgeschlossen werden. Dieses kann seine Befugnisse auf nachgeordnete Dienststellen übertragen. Satz 1 gilt nicht bei öffentlichen Ausschreibungen und Versteigerungen sowie in Fällen, für die allgemein Entgelte festgesetzt sind.
Zu § 57
- 1
- § 57 gilt für alle Verträge zwischen den in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis stehenden Angehörigen einer staatlichen Dienststelle (einschließlich des dorthin abgeordneten Personals) und ihrer eigenen Dienststelle.
- 2
- Änderungen von Arbeitsverträgen vereinbaren die bewirtschaftenden Dienststellen im Rahmen der ihnen zugewiesenen Stellenpläne oder, falls Personal ohne Stellenbindung betroffen ist, im Rahmen der Haushaltsmittel (vergleiche § 3 Abs. 1). Neben der haushaltsmäßigen Ermächtigung bedarf es keiner Einwilligung nach § 57.
- 3.1
- Die Zentral- und Mittelbehörden werden gemäß § 57 Satz 2 ermächtigt,
- a)
- die Einwilligung zu Verträgen zwischen den ihnen unterstellten Dienststellen und den diesen angehörenden Bediensteten in eigener Zuständigkeit zu erteilen, wenn der Vertragsgegenstand den Wert von 2 500 EUR einmalig oder jährlich nicht übersteigt,
- b)
- Verträge mit den bei ihnen tätigen Bediensteten ohne Einwilligung des zuständigen Staatsministeriums bis zu einem Wert des Vertragsgegenstands von insgesamt 1 000 EUR abzuschließen.
- Dies gilt nicht für Kauf- und Tauschverträge über Grundstücke, Erbbaurechtsbestellungen und für Jagd- und Fischereipachtverträge. Bei der Veräußerung von entbehrlichen Vermögensgegenständen sind ferner die Nummern 1.2 und 1.5.3 zu § 63 zu beachten.
Der Beauftragte für den Haushalt (§ 9) ist zu beteiligen, sofern er die Angelegenheit nicht selbst bearbeitet.
- 3.2
- Nummer 3.1 gilt für sonstige den obersten Dienstbehörden unmittelbar nachgeordnete Dienststellen entsprechend, sofern die zuständige oberste Dienstbehörde nichts anderes bestimmt.
- 4
- Die unteren Dienststellen werden gemäß § 57 Satz 2 ermächtigt, Verträge mit den bei ihnen tätigen Bediensteten ohne Einwilligung der vorgesetzten Behörde bis zu einem Wert des Vertragsgegenstands von insgesamt 100 EUR abzuschließen; Nummer 3.1 Satz 2 bis 4 gilt entsprechend.
- 5
- Entgelte sind allgemein festgesetzt im Sinne von § 57 Satz 3, wenn bereits vor Abschluss der Verträge mit den Bediensteten auf Grund besonderer Rechtsvorschriften, allgemeiner Tarife oder auf ähnliche Weise Preise oder Gebühren für die Allgemeinheit festgelegt sind.
§ 58
Änderung von Verträgen, Vergleiche
(1) Das zuständige Staatsministerium darf
- 1.
- Verträge nur in besonders begründeten Ausnahmefällen zum Nachteil des Staates aufheben oder ändern,
- 2.
- einen Vergleich nur abschließen, wenn dies für den Staat zweckmäßig und wirtschaftlich ist.
(2) Maßnahmen nach Absatz 1 bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit es nicht darauf verzichtet.
Zu § 58
- 1
- Änderung von Verträgen
- 1.1
- § 58 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 regelt nur Änderungen oder Aufhebungen, auf die der Vertragspartner keinen Rechtsanspruch hat; er regelt nicht die Anpassung eines Vertrages an eine veränderte Rechtslage, zum Beispiel aus § 242 BGB.
- 1.2
- Würde die Vertragsänderung im Wesentlichen in einer Stundung oder einem Erlass eines Anspruchs des Staates bestehen, sind die Sonderbestimmungen des § 59 anzuwenden.
- 1.3
- Die Frage, ob ein Nachteil des Staates vorliegt, ist unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu entscheiden. Danach liegt kein Nachteil des Staates vor, wenn der Staat durch eine Vertragsänderung unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalles wirtschaftlich nicht schlechter gestellt ist als bei einem Festhalten an der Rechtsstellung aus dem ungeänderten Vertrag.
- 1.4
- Ein besonders begründeter Ausnahmefall ist insbesondere anzunehmen, wenn unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls ein Festhalten am Vertrag durch den Staat für den Vertragspartner unzumutbar wäre.
- 1.5
- Einer Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zu Maßnahmen nach § 58 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bedarf es allgemein nicht, soweit der Nachteil des Staates einmalig oder jährlich nicht mehr als 125 000 EUR beträgt und die Maßnahme nicht zu über- oder außerplanmäßigen Verpflichtungen oder Ausgaben führen wird (vergleiche auch Nummer 3.1).
- 1.6
- Die Zentral- und Mittelbehörden des Staates sowie die den Staatsministerien unmittelbar nachgeordneten Aufsichtsbehörden sind zu Maßnahmen nach § 58 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 befugt, soweit der Nachteil des Staates einmalig oder jährlich nicht mehr als 50 000 EUR beträgt und ihnen entsprechende Ausgabemittel zur Verfügung stehen (vergleiche auch Nummer 3).
- 1.7
- Die zuständigen Staatsministerien können die Befugnisse nach Nummer 1.5 ganz oder teilweise auf die Zentral- oder Mittelbehörden sowie auf die den Staatsministerien unmittelbar nachgeordneten Aufsichtsbehörden des Staates, die Befugnisse nach Nummer 1.6 ganz oder teilweise auf die unteren Dienststellen des Staates übertragen.
- 1.8
- Nummer 4.8 zu § 59 gilt sinngemäß.
- 2
- Vergleiche
- 2.1
- Ein Vergleich ist eine gerichtliche oder außergerichtliche Vereinbarung, die einen Streit oder die Ungewissheit über ein Rechtsverhältnis im Wege des gegenseitigen Nachgebens beseitigt; der Ungewissheit über ein Rechtsverhältnis steht es gleich, wenn die Verwirklichung eines Anspruchs unsicher ist (§ 779 BGB). Unter § 58 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 fallen auch Schuldenbereinigungspläne nach der Insolvenzordnung (InsO) vom 5. Oktober 1994 (BGBl. I S. 2866), in der jeweils geltenden Fassung.
- 2.2
- Das zuständige Staatsministerium darf, vorbehaltlich Nummer 2.5, Vergleiche ohne Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen abschließen, wenn der Abschluss des Vergleichs wirtschaftlich und zweckmäßig ist und nicht zu über- oder außerplanmäßigen Ausgaben oder über- oder außerplanmäßigen Verpflichtungen führen wird (vergleiche auch Nummer 3.1).
Würde der Vergleichsinhalt im Wesentlichen in einer Stundung oder einem Erlass eines unstreitigen Anspruchs bestehen, so sind hinsichtlich der Zuständigkeiten die Sonderbestimmungen des § 59 und der Verwaltungsvorschrift hierzu anzuwenden. - 2.3
- Die Zentral- und Mittelbehörden sowie die den Staatsministerien unmittelbar nachgeordneten Aufsichtsbehörden sind, vorbehaltlich Nummer 2.5, zum Abschluss eines Vergleichs befugt, soweit der Abschluss wirtschaftlich und zweckmäßig ist und ihnen entsprechende Ausgabemittel zur Verfügung stehen (vergleiche auch Nummer 3).
- 2.4
- Die zuständigen Staatsministerien können die Befugnisse nach Nummer 2.3 ganz oder teilweise auf untere Dienststellen des Staates übertragen.
- 2.5
- Die Zuständigkeit zum Abschluss gerichtlicher Vergleiche richtet sich, sofern durch Landesgesetz nichts anderes bestimmt ist, nach den Regelungen des Gesetzes über die Justiz im Freistaat Sachsen (Sächsisches Justizgesetz – SächsJG) vom 24. November 2000 (SächsGVBl. S. 482, 2001 S. 704) zur Vertretung des Freistaates Sachsen in gerichtlichen Verfahren sowie den dazu ergangenen Rechtsverordnungen (zum Beispiel Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über die Vertretung des Freistaates Sachsen in gerichtlichen Verfahren [Vertretungsverordnung – VertrVO ] vom 8. April 1997 [SächsGVBl. S. 358]), in den jeweils geltenden Fassungen.
- 3
- Fälle von grundsätzlicher Bedeutung, Sonderregelungen
- 3.1
- Die Nummern 1.5 bis 1.8 sowie 2.2 bis 2.5 gelten nicht, soweit es sich um einen Fall von grundsätzlicher Bedeutung (vergleiche dazu Nummer 4.1 zu § 59) handelt.
- 3.2
- Das zuständige Staatsministerium kann Sonderregelungen treffen; hierfür gilt Nummer 4.6 zu § 59 entsprechend.
§ 59
Veränderung von Ansprüchen
(1) Das zuständige Staatsministerium darf Ansprüche nur
- 1.
- stunden, wenn die sofortige Einziehung mit erheblichen Härten für den Anspruchsgegner verbunden wäre und die Erfüllung des Anspruches durch die Stundung nicht gefährdet wird; die Stundung soll gegen angemessene Verzinsung und in der Regel nur gegen Sicherheitsleistung gewährt werden,
- 2.
- niederschlagen, wenn feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen,
- 3.
- erlassen, wenn die Einziehung nach Lage des einzelnen Falles für den Anspruchsgegner eine besondere Härte bedeuten würde. Das Gleiche gilt für die Erstattung oder Anrechnung von geleisteten Beträgen und für die Freigabe von Sicherheiten.
(2) Maßnahmen nach Absatz 1 bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit es nicht darauf verzichtet.
(3) Andere Regelungen in Rechtsvorschriften bleiben unberührt.
Zu § 59
- 1
- Stundung
- 1.1
- Die Stundung ist eine Maßnahme, durch die die Fälligkeit eines Anspruchs hinausgeschoben wird. Stundung wird nur auf Antrag gewährt. Bei Gewährung der Stundung ist eine Stundungsfrist festzulegen. Stundungen dürfen grundsätzlich nur unter dem Vorbehalt jederzeitigen Widerrufs gewährt werden.
- 1.2
- Eine erhebliche Härte für den Schuldner ist dann anzunehmen, wenn er sich auf Grund seiner ungünstigen wirtschaftlichen Verhältnisse vorübergehend in ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten befindet oder im Falle der sofortigen Einziehung in diese geraten würde. Wegen der Stundung von Verzugszinsen vergleiche Nummer 1.1.3 der Allgemeinen Zinsvorschriften (Zins-A, Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 34).
- 1.3
- Wird Stundung durch Einräumung von Teilzahlungen gewährt, so ist in die entsprechende Vereinbarung eine Bestimmung aufzunehmen, nach der die jeweilige Restforderung sofort fällig wird, wenn die Frist für die Leistung von zwei Raten um eine in der Vereinbarung zu bestimmende Zeit überschritten wird.
- 1.4
- Verzinsung
- 1.4.1
- Als angemessene Verzinsung sind regelmäßig anzusehen 2 vom Hundert über dem bei Bewilligung der Stundung geltenden Basiszinssatz nach § 247 BGB.
- 1.4.2
- Der Zinssatz kann je nach Lage des Einzelfalles herabgesetzt werden, insbesondere wenn seine Erhebung die Zahlungsschwierigkeiten verschärfen würde. Von der Erhebung von Zinsen kann abgesehen werden, wenn
- 1.4.2.1
- der Anspruchsgegner in seiner wirtschaftlichen Lage schwer geschädigt würde oder
- 1.4.2.2
- der Zinsanspruch jährlich weniger als 10 EUR oder für die Dauer der Stundung insgesamt nicht mehr als 15 EUR oder, wenn der Anspruchsgegner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist, 25 EUR beträgt.
- 1.5
- Wird Sicherheitsleistung verlangt,
- 1.5.1
- so kann Sicherheit geleistet werden durch
- 1.5.1.1
- Hinterlegung von Wertpapieren (§ 234 BGB),
- 1.5.1.2
- Verpfändung beweglicher Sachen (§ 237 BGB),
- 1.5.1.3
- Bestellung von Grundpfandrechten an inländischen Grundstücken (§§ 232, 1113 ff., 1191 ff. BGB),
- 1.5.1.4
- Verpfändung von Forderungen, für die eine Hypothek an einem inländischen Grundstück oder an einem eingetragenen Schiff besteht (§ 238 BGB),
- 1.5.1.5
- Verpfändung von Grundschulden oder Rentenschulden an inländischen Grundstücken (§ 238 BGB),
- 1.5.1.6
- Stellung eines tauglichen Bürgen unter Verzicht auf die Einrede der Vorausklage (§ 239 BGB),
- 1.5.1.7
- Abtretung von Forderungen (§ 398 BGB),
- 1.5.1.8
- Sicherungsübereignung (§§ 929, 930 BGB),
- 1.5.1.9
- Eigentumsvorbehalt (§ 449 BGB);
- 1.5.2
- sollen Sicherheiten an Grundstücken nur bei längerfristigen Stundungen und bei einem angemessenen Verhältnis zwischen den Kosten und der Höhe des Anspruchs gefordert oder angenommen werden;
- 1.5.3
- ist die Sicherheit zu erbringen, bevor die Stundung wirksam wird; bei der Bestellung eines Grundpfandrechts genügt es, wenn bis zu diesem Zeitpunkt ein den Vorschriften der Grundbuchordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Mai 1994 (BGBl. I S. 1114), in der jeweils geltenden Fassung, entsprechender Eintragungsantrag nebst Bewilligung eingereicht wird;
- 1.5.4
- und kann keine der in Nummer 1.5.1 genannten Sicherheiten erbracht werden und erscheint eine Stundung mit Absicherung notwendig, so kommen auch andere Sicherheiten in Betracht (zum Beispiel Verpfändung von dinglichen Rechten an ausländischen Grundstücken, Bürgschaft gemäß § 765 BGB).
- 2
- Niederschlagung
- 2.1
- Die Niederschlagung ist eine verwaltungsinterne Maßnahme, mit der von der Weiterverfolgung eines fälligen Anspruchs abgesehen wird.
- 2.2
- Die Niederschlagung bedarf keines Antrags des Schuldners. Durch die Niederschlagung erlischt der Anspruch nicht; die weitere Rechtsverfolgung wird daher nicht ausgeschlossen. Eine Mitteilung an den Schuldner ist nicht erforderlich und, wenn kein Antrag des Schuldners vorliegt, auch unzweckmäßig. Wird dennoch eine Mitteilung gegeben, so ist darin das Recht vorzubehalten, den Anspruch später erneut geltend zu machen.
- 2.3
- Von der Weiterverfolgung des Anspruchs kann, gegebenenfalls auch ohne Vollstreckungshandlung, vorläufig abgesehen werden, wenn die Einziehung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners oder aus anderen Gründen (zum Beispiel längerer Aufenthalt in außereuropäischen Ländern) vorübergehend keinen Erfolg haben würde und eine Stundung nach Nummer 1 nicht zweckmäßig ist (befristete Niederschlagung). In diesen Fällen sind die wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners beziehungsweise das Fortbestehen der anderen Gründe in angemessenen Zeitabständen zu überprüfen.
Die Frist für das Erlöschen oder die Verjährung ist rechtzeitig zu unterbrechen; sind hierzu gerichtliche Maßnahmen erforderlich, so kann hiervon abgesehen werden, wenn die in Nummer 2.4 Satz 2 und 3 genannten Voraussetzungen gegeben sind. - 2.4
- Ist anzunehmen, dass die Einziehung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners (zum Beispiel fruchtlos gebliebene Vollstreckungen) oder aus anderen Gründen (zum Beispiel Tod) dauernd ohne Erfolg bleiben wird, so darf von einer weiteren Verfolgung des Anspruchs abgesehen werden (unbefristete Niederschlagung). Dasselbe gilt, wenn anzunehmen ist, dass die Kosten der Einziehung im Verhältnis zur Höhe des Anspruchs zu hoch sind. Zu den Kosten zählt neben den Ausgaben, die durch die Einziehung unmittelbar entstehen, auch der anteilige sonstige Verwaltungsaufwand.
- 2.5
- Die Einziehung ist erneut zu versuchen, wenn sich Anhaltspunkte dafür ergeben, dass sie Erfolg haben wird.
- 2.6
- Für die Behandlung von Kleinbeträgen gelten die Vorschriften der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 59 SäHO.
- 3
- Erlass
- 3.1
- Der Erlass ist eine Maßnahme, mit der auf einen fälligen Anspruch verzichtet wird. Durch den Erlass erlischt der Anspruch (vergleiche § 397 BGB).
- 3.2
- Ein Erlass ist nur dann möglich, wenn eine Stundung nach Nummer 1 nicht in Betracht kommt.
- 3.3
- Bei privatrechtlichen Ansprüchen ist der Erlass zwischen dem Staat und dem Schuldner vertraglich zu vereinbaren; dasselbe gilt für Ansprüche aus öffentlich-rechtlichen Verträgen. In den übrigen Fällen ist der Erlass durch einen dem Schuldner schriftlich bekannt zu gebenden Verwaltungsakt auszusprechen. Für einen Erlass ist in der Regel ein Antrag des Schuldners erforderlich.
- 3.4
- Eine besondere Härte ist insbesondere anzunehmen, wenn sich der Schuldner in einer unverschuldeten wirtschaftlichen Notlage befindet und zu besorgen ist, dass die Weiterverfolgung des Anspruchs zu einer Existenzgefährdung führen würde.
Handelt es sich um einen Anspruch auf eine Vertragsstrafe und ist eine wesentliche Verzögerung der vertragsmäßigen Leistung oder ein sonstiger Nachteil für den Staat nicht eingetreten, so kann eine besondere Härte auch dann angenommen werden, wenn der Vertragspartner weder vorsätzlich noch grob fahrlässig gehandelt hat und die volle Entrichtung der Vertragsstrafe nach Lage des Einzelfalles unangemessen wäre.
Bei der Prüfung, ob die vom Gesetz geforderte besondere Härte für den Schuldner vorliegt, ist darauf zu achten, dass dem verfassungsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz genügt wird.
Wegen der Erhebung von Verzugszinsen vergleiche Nummer 1.1.3 der Allgemeinen Zinsvorschriften (Zins-A, Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 34). - 3.5
- Geleistete Beträge können ausnahmsweise auch erstattet oder angerechnet werden, wenn die Voraussetzungen für einen Erlass
- 3.5.1
- im Zeitpunkt der Zahlung oder
- 3.5.2
- innerhalb des Zeitraums, für den eine im Voraus geleistete Zahlung bestimmt ist, vorgelegen haben und die Voraussetzungen für den Erlass auch im Zeitpunkt der Antragstellung noch vorliegen.
Die Erstattung oder Anrechnung geleisteter Beträge bedarf in jedem Einzelfall der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen; es kann auf seine Befugnis verzichten. Die Nummern 3.2, 3.3, 3.4 und 4.7 sind entsprechend anzuwenden. - 3.6
- Für die Freigabe von Sicherheiten gelten die Nummern 3.2 bis 3.4 sowie 4.2.4, 4.3.4, 4.4.4, 4.5 bis 4.7 entsprechend.
- 4
- Zuständigkeitsregelungen für Stundung, Niederschlagung und Erlass
- Die Entscheidung des zuständigen Staatsministeriums bedarf in Fällen von grundsätzlicher oder von erheblicher finanzieller Bedeutung der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen.
- 4.1
- Ein Fall von grundsätzlicher Bedeutung ist insbesondere anzunehmen, wenn die Entscheidung über vereinzelte Fälle hinaus Auswirkungen haben kann.
- 4.2
- Ein Fall von erheblicher finanzieller Bedeutung ist gegeben, wenn im Einzelfall
- 4.2.1
- gestundet werden sollen
- a)
- Beträge über 500 000 EUR,
- b)
- Beträge über 250 000 EUR bis 500 000 EUR länger als 18 Monate,
- c)
- Beträge über 125 000 EUR bis 250 000 EUR länger als drei Jahre,
- 4.2.2
- Beträge von mehr als 250 000 EUR befristet niedergeschlagen werden sollen,
- 4.2.3
- Beträge von mehr als 150 000 EUR unbefristet niedergeschlagen werden sollen,
- 4.2.4
- Beträge von mehr als 100 000 EUR erlassen werden sollen.
- 4.3
- Die Zentral- und Mittelbehörden sowie die den Staatsministerien unmittelbar nachgeordneten Aufsichtsbehörden des Staates sind befugt, im Einzelfall
- 4.3.1
- a)
- Beträge bis zu 100 000 EUR bis zu 18 Monaten,
- b)
- Beträge bis zu 25 000 EUR bis zu drei Jahren zu stunden,
- 4.3.2
- Beträge bis zu 100 000 EUR befristet niederzuschlagen,
- 4.3.3
- Beträge bis zu 50 000 EUR unbefristet niederzuschlagen,
- 4.3.4
- Beträge bis 25 000 EUR zu erlassen.
- 4.4
- Die unteren Dienststellen des Staates sind befugt, im Einzelfall
- 4.4.1
- Beträge bis zu 25 000 EUR bis zu 18 Monaten zu stunden,
- 4.4.2
- Beträge bis zu 25 000 EUR befristet niederzuschlagen,
- 4.4.3
- Beträge bis zu 5 000 EUR unbefristet niederzuschlagen,
- 4.4.4
- Beträge bis zu 5 000 EUR zu erlassen.
- 4.5
- Durch die Übertragung der Befugnisse nach den Nummern 4.3 und 4.4 wird das Erfordernis der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen in Fällen von grundsätzlicher Bedeutung nicht berührt.
- 4.6
- Das zuständige Staatsministerium kann abweichend von den Vorschriften der Nummern 4.3 und 4.4 Sonderregelungen treffen; soweit durch diese Sonderregelungen die den Zentral- und Mittelbehörden, den Staatsministerien unmittelbar nachgeordneten Aufsichtsbehörden sowie den Dienststellen der unteren Verwaltungsstufe erteilten Befugnisse ausnahmsweise erweitert werden sollen, bedürfen sie der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen.
- 4.7
- Im Rahmen der Rechnungsprüfung festgestellte Ansprüche können nur nach Anhörung des Rechnungshofs niedergeschlagen oder erlassen werden (§ 98).
- 4.8
- Stellt die für die Bewirtschaftung einer Einnahme oder Ausgabe zuständige Dienststelle fest, dass die Voraussetzungen für die Veränderung eines Anspruchs gemäß § 59 Abs. 1 und den Nummern 1, 2 und 3 zu § 59 nicht vorliegen, so ist sie zu der Ablehnung eines entsprechenden Antrags auch insoweit befugt, als die vorstehenden Zuständigkeitsgrenzen überschritten werden.
- 5
- Unterrichtung der zuständigen Kasse
- Die zuständige Kasse ist von der Stundung, einer befristeten oder unbefristeten Niederschlagung oder vom Erlass eines Anspruchs schriftlich zu unterrichten, falls ihr eine Anordnung zur Erhebung eines Betrages erteilt ist, auf den sich die Stundung, die Niederschlagung oder der Erlass bezieht. Die Mitteilung dient als Beleg zur Rechnungslegung.
- 6
- Sonderregelungen
- 6.1
- Abgesehen von den Fällen der Nummer 4.6 kann das Staatsministerium der Finanzen zulassen, dass für bestimmte Bereiche bestehende Sonderregelungen weiter angewendet oder neue Sonderregelungen getroffen werden. Dies gilt insbesondere für die Bewirtschaftung von Bundesmitteln im Auftrag des Bundes.
- 6.2
- Die Abstandnahme von der Rückforderung überzahlter Dienst- und Versorgungsbezüge, Vergütungen und Löhne richtet sich ausschließlich nach den dienstrechtlichen Vorschriften (insbesondere § 110 SächsBG , § 52 BeamtVG, § 36 BAT-O, § 31 MTArb-O). Bei Ansprüchen gegen die Feststeller (§ 97 SächsBG , § 14 BAT-O) gilt § 59.
- 6.3
- Für die Vermögensstrafen, Geldbußen, Ordnungs- und Erzwingungsgelder sowie für Nebenfolgen einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit, die zu einer Geldzahlung verpflichten, gelten die vorstehenden Vorschriften nur insoweit, als in den einschlägigen Sondervorschriften (zum Beispiel § 456 der Strafprozessordnung [StPO] in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 312-2, veröffentlichten bereinigten Fassung, in der jeweils geltenden Fassung, §§ 14 und 93 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten [OWiG] in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Februar 1987 [BGBl. I S. 602], in der jeweils geltenden Fassung) keine Spezialregelung vorgesehen ist. Sonstige Regelungen in Rechtsvorschriften (zum Beispiel Verwaltungsvollstreckungsgesetz für den Freistaat Sachsen [ SächsVwVG ] in der Fassung der Bekanntmachung vom 10. September 2003 [SächsGVBl. S. 614, 615, 913], in der jeweils geltenden Fassung) und Maßnahmen in Ausübung des Begnadigungsrechts bleiben ebenfalls unberührt.
- 6.4
- Im Bereich des Staatsministeriums der Justiz können Gerichtskosten, andere Justizverwaltungsabgaben sowie Überzahlungen von Auslagen im Sinne der Kostengesetze, von Entschädigungen ehrenamtlicher Richter und von notwendigen Auslagen der Beschuldigten unter den in Nummern 1 und 3 genannten Voraussetzungen
- 6.4.1
- durch die mit der Einziehung betrauten Behörden gestundet werden.
Das Staatsministerium der Justiz kann die Stundung von seiner Genehmigung abhängig machen oder in sonstiger Weise einschränken. - 6.4.2
- durch das Staatsministerium der Justiz oder die von ihm ermächtigten Behörden erlassen werden. Die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen nach Nummer 3.5 Satz 2 ist nicht erforderlich.
Anlage
zur VwV zu § 59 SäHO
Kleinbeträge
- 1
- Anforderung und Auszahlung von Kleinbeträgen
- 1.1
- Einnahmen
- Von der Anforderung von Beträgen von weniger als 10 EUR soll abgesehen werden (vergleiche aber Nummer 6). Ist der Anspruchsgegner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, tritt an die Stelle des Betrages von 10 EUR der Betrag von 25 EUR. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen von Satz 2 zulassen.
Im Übrigen ist in geeigneten Fällen von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, Urkunden und sonstige Schriftstücke unter Postnachnahme zu versenden. - 1.2
- Ausgaben
- Beträge von weniger als 5 EUR sind nur dann zur Auszahlung anzuordnen, wenn der Empfangsberechtigte die Auszahlung ausdrücklich verlangt.
- 2
- Erhebung und Leistung von Kleinbeträgen
- 2.1
- Erhebung von Einnahmen
- Beträgt der Rückstand weniger als 10 EUR, ist von der Mahnung abzusehen. Werden mehrere Ansprüche auf einem Personenkonto nachgewiesen, gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 10 EUR für den Gesamtrückstand. Ein beim Abschluss eines Kontos nicht entrichteter Kleinbetrag von weniger als 10 EUR ist von der Kasse als niedergeschlagen zu behandeln. Ist der Anspruchsgegner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, ist Nummer 1.1 Satz 2 anzuwenden.
- 2.2
- Leistung von Auszahlungen
- Für Auszahlungen, die die Kasse von sich aus zu veranlassen hat (zum Beispiel Rückzahlungen, Überzahlungen), gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 5 EUR. Nummer 1.2 ist zu beachten.
- 2.3
- Zahlstellen
- Die Zahlstellen verfahren wie die Kassen.
- 3
- Einziehung von Kleinbeträgen
- 3.1
- Verzicht auf Vollstreckungsmaßnahmen und Mahnbescheide
- Bei einem Rückstand oder Gesamtrückstand von weniger als 25 EUR soll in der Regel von der Vollstreckung oder dem Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides abgesehen werden. Werden mehrere Ansprüche auf einem Personenkonto nachgewiesen, gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 25 EUR für den Gesamtrückstand. Ein bei Abschluss eines Kontos nicht entrichteter Kleinbetrag von weniger als 25 EUR ist von der Kasse als niedergeschlagen zu behandeln.
- 3.2
- Einstellung weiterer Vollstreckungsmaßnahmen
- Nach erfolgloser Vollstreckung in das bewegliche Vermögen sind weitere Maßnahmen nur bei einem Rückstand oder Gesamtrückstand von mehr als 100 EUR und nur dann einzuleiten, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen.
- 4
- Wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben sowie Teilbeträge
- Bei wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben sowie Teilbeträgen gilt die jeweilige Kleinbetragsgrenze für den Jahresbetrag eines Anspruchs oder einer Verbindlichkeit. Wird ein Anspruch oder ein auszuzahlender Betrag in Teilbeträgen festgesetzt, sollen diese die Kleinbetragsgrenze nicht unterschreiten.
- 5
- Nebenansprüche
- Bestehen neben einem rückständigen Hauptanspruch auch Nebenansprüche (zum Beispiel Verzugszinsen, Stundungszinsen, Mahnkosten), bezieht sich die jeweils geltende Kleinbetragsgrenze auf den Gesamtrückstand. Beträgt der Hauptanspruch weniger als 50 EUR und ist er nicht länger als sechs Monate rückständig, sind Zinsen nicht zu berechnen. Im Übrigen gelten für die Nichterhebung von Zinsen Nummer 3 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 34 SäHO und bei Zuwendungen Nummer 8 zu § 44 oder Nummer 8 VVK (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 44 SäHO).
- 6
- Ausnahmen
- 6.1
- Die Nummern 1 bis 5 finden keine Anwendung auf vereinfachte Erhebungsverfahren (zum Beispiel Gerichtskostenmarken, Registrierkassen, Bargeldgeschäfte, Kostenstempler), Geldstrafen, Geldbußen, Verwarnungen (§ 56 OWiG), Hinterlegungsgelder und Entgelte, die aus Gründen des Wettbewerbs mit der Privatwirtschaft erhoben werden müssen.
Nummer 2.1 Satz 3 gilt jedoch entsprechend, wenn das Erhebungsverfahren (Mahnung sowie Vollstreckung beziehungsweise Erteilung der Rückstandsanzeige) erfolglos abgeschlossen ist und- es sich um eine öffentlich-rechtliche Forderung handelt
- bei einer privatrechtlichen Forderung seit der Erteilung der Rückstandsanzeige drei Monate verstrichen sind und die Anordnungsstelle keine anderweitige Anordnung getroffen hat.
- a)
- Beglaubigungen,
- b)
- die Erteilung von Ausfertigungen, Abschriften und Zweitschriften,
- c)
- die Einsicht in Akten und amtliche Bücher,
- d)
- Bescheinigungen sowie
- e)
- Fristverlängerungen mit Ausnahme der Verlängerung von Fristen, deren Ablauf einen neuen Antrag auf Erteilung einer gebührenpflichtigen Genehmigung, Erlaubnis, Zulassung, Verleihung oder Bewilligung erforderlich machen würde,
- ist von der Anforderung von Kleinbeträgen auch dann abzusehen, wenn die Beträge im vereinfachten Erhebungsverfahren erhoben werden könnten.
- 6.2
- Nummer 6.1 gilt auch, wenn der Anspruchsgegner die Kleinbetragsregelung ausnutzt.
§ 60
Vorschüsse, Verwahrungen
(1) Als Vorschuss darf eine Ausgabe nur gebucht werden, wenn die Verpflichtung zur Leistung zwar feststeht, die Ausgabe aber noch nicht endgültig gebucht werden kann. Ein Vorschuss ist bis zum Ende des zweiten auf seine Entstehung folgenden Haushaltsjahres endgültig zu buchen; Ausnahmen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen.
(2) In Verwahrung darf eine Einzahlung nur genommen werden, solange sie nicht endgültig gebucht werden kann. Aus den Verwahrgeldern dürfen nur die mit ihnen im Zusammenhang stehenden Auszahlungen geleistet werden.
(3) Kassenverstärkungskredite sind wie Verwahrungen zu behandeln.
§ 61
Interne Verrechnungen
(1) Innerhalb der Staatsverwaltung dürfen Vermögensgegenstände für andere Zwecke als die, für die sie beschafft wurden, nur gegen Erstattung ihres vollen Wertes abgegeben werden. Aufwendungen einer Dienststelle für eine andere sowie Verwaltungskosten, Benutzungsgebühren und Sachverständigenentschädigungen sind zu erstatten; andere Regelungen in Rechtsvorschriften bleiben unberührt. Ein Schadensausgleich zwischen Dienststellen sowie die Erstattung von Gemeinkosten unterbleibt.
(2) Absatz 1 Sätze 1 und 2 gilt nicht, wenn der Wert der abzugebenden Vermögensgegenstände oder die zu erstattenden Aufwendungen einen bestimmten, vom Staatsministerium der Finanzen festzusetzenden Betrag nicht überschreitet, sich aus dem Haushaltsplan etwas anderes ergibt oder das Staatsministerium der Finanzen weitere Ausnahmen zulässt.
(3) Absatz 1 Satz 3 und Absatz 2 gelten nicht, wenn Staatsbetriebe oder Sondervermögen des Staates beteiligt sind. Im Wege der Verwaltungsvereinbarung können andere Regelungen getroffen werden, soweit sie aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung dringend geboten sind.
(4) Für die Nutzung von Vermögensgegenständen gelten die Absätze 1 bis 3 entsprechend.
Zu § 61
- 1
- Zu den Absätzen 1 und 2:
- Der Begriff „Staatsverwaltung“ umfasst die Dienststellen des Staates. Nicht darunter fallen andere juristische Personen des öffentlichen Rechts, auch wenn sie der Staatsaufsicht unterstehen (zum Beispiel Landkreise, Städte, Gemeinden, Handwerkskammern).
- 1.1
- Abgabe von Vermögensgegenständen an andere staatliche Dienststellen
Sind bei einer Dienststelle Vermögensgegenstände entbehrlich, so ist vor einer etwaigen Veräußerung (vergleiche § 63) festzustellen, ob sie von einer anderen Dienststelle des Staates benötigt werden; die Dienststelle hat hierzu erforderlichenfalls mit der vorgesetzten Behörde und anderen Dienststellen in Verbindung zu treten.
Eine Werterstattung unterbleibt, wenn der Wert der abzugebenden Vermögensgegenstände im Abgabezeitpunkt einen Betrag von 25 000 EUR im Einzelfall nicht übersteigt. Anstelle des Betrages von 25 000 EUR tritt der Betrag von 2 500 EUR, wenn die Aufwendungen einer der beteiligten Dienststellen ganz oder überwiegend von Dritten erstattet werden (zum Beispiel vom Bund oder einem anderen Land).
Wegen des Begriffs „Wert“ wird auf Nummer 1.1 zu § 63 Bezug genommen; bei einer etwaigen Wertermittlung ist ein unangemessener Verwaltungsaufwand zu vermeiden. - 1.2
- Soweit an einer dienststelleneigenen Tankstelle Dienstfahrzeuge anderer staatlicher Behörden betankt werden, ist stets Wertersatz (unabhängig von den oben genannten Wertgrenzen) zu leisten; hier handelt es sich nicht um eine Abgabe „entbehrlicher“ Gegenstände.
- 2
- Erstattung von Aufwendungen, Verwaltungskosten, Benutzungsgebühren und Sachverständigenentschädigungen
- Aufwendungen im Sinne von § 61 Abs. 1 und 2 sind zusätzliche Ausgaben, die einer allgemein oder im Einzelfall ersuchten Dienststelle unmittelbar entstanden sind. Der allgemeine Verwaltungsaufwand und der Aufwand für vorhandenes Personal der ersuchten Dienststelle zählt nicht zu den Aufwendungen für die übernommene Leistung; insbesondere sind keine Gemeinkostenzuschläge zu erheben.
- 2.1
- Der ersuchten Dienststelle zusätzlich entstandene Aufwendungen werden nur erstattet, wenn sie
- bei einmaligen Leistungen 1 000 EUR,
- bei fortdauernden Leistungen jährlich 1 000 EUR
- 2.2
- Erstattung von Benutzungsgebühren und Sachverständigenentschädigungen
Der ersuchten Dienststelle nach Rechtsvorschriften für ihre Tätigkeit zustehende Benutzungsgebühren und Sachverständigenentschädigungen werden nur erstattet, wenn sie- bei einmaligen Leistungen 10 000 EUR,
- bei fortwährenden Leistungen jährlich 25 000 EUR
- 2.3
- Zwischen staatlichen Dienststellen findet kein Schadensausgleich statt, eine Erstattung von Gemeinkosten unterbleibt.
- 2.4
- Keine Kostenverrechnung erfolgt, wenn eine staatliche Stelle ausdrücklich beauftragt ist, besondere Dienstleistungen für staatliche Behörden und Einrichtungen bereitzustellen, zum Beispiel Fahrzeugpool, Zentraldruckerei und dergleichen.
- 2.5
- Das Staatsministerium der Finanzen kann, außer zu Nummer 2.3 (vergleiche § 61 Abs. 1 Satz 3 und Absatz 2), abweichende Regelungen erlassen. Andere Regelungen in Rechtsvorschriften bleiben unberührt.
- 3
- Unterbleibt gemäß den Nummern 1 bis 2.4 die Erstattung von Aufwendungen, Verwaltungskosten, Benutzungsgebühren oder Sachverständigenentschädigungen, so ist die Höhe (Berechnung) dieser Beträge der anderen Dienstelle gleichwohl mitzuteilen, wenn diese Beträge einem Dritten (insbesondere Kostenschuldner) auferlegt werden können. Die ersuchende Dienststelle soll bereits in ihrem Antrag angeben, ob eine Kostenerstattungspflicht Dritter besteht.
- 4
- Nutzung von staatlichen Vermögensgegenständen
- Die Ausführungen in Nummer 2 gelten für die Nutzung des im Besitz einer staatlichen Dienststelle befindlichen beweglichen Vermögens entsprechend (zum Beispiel anderen Dienststellen zur vorübergehenden Nutzung überlassene Kraftfahrzeuge oder Maschinen).
- 5
- Zu Absatz 3:
- Wegen der Aufwendungen bei der gemeinsamen Nutzung von Grundstücken durch mehrere Dienststellen des Staates gilt Nummer 2 zu § 64.
- 5.1
- Staatsbetriebe im Sinne des § 61 Abs. 3 sind Betriebe gemäß § 26 Abs. 1 und 2.
Staatliches Sondervermögen ist zum Beispiel der staatliche Grundstock (vergleiche §§ 113 und 26 Abs. 3). - 5.2
- Der in den Nummern 2 und 4 zugelassene Erstattungsverzicht gilt nicht für Forderungen staatlicher Dienststellen an Staatsbetriebe oder an staatliche Sondervermögen (§ 61 Abs. 3). Jedoch können mit Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen im Einzelfall abweichende Regelungen getroffen werden, soweit sie aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung dringend geboten sind.
- 5.3
- Wegen der Sondervermögen des Staates vergleiche § 26 Abs. 3 und entsprechende Nachweisungen in den Einzelplänen.
- 6
- Zu Absatz 4:
- In den Fällen des § 61 Abs. 4 ist „Wert“ im Sinne der Nummer 2 der jährliche Miet- oder Pachtwert; die Erstattungsfreigrenzen der Nummer 1.1 gelten entsprechend. Für die gemeinsame Nutzung von Grundstücken durch mehrere Dienststellen des Staates gilt aber die Sonderregelung der Nummer 2 zu § 64.
- 7
- Allgemein
- Soweit nach den vorstehenden Vorschriften Zahlungen zwischen staatlichen Dienststellen zu leisten sind, gelten auch dafür die allgemeinen haushaltsrechtlichen Bestimmungen; insbesondere muss die dafür notwendige haushaltsmäßige Ausgabeermächtigung vorliegen.
§ 62
Kassenverstärkungsrücklage
Zur Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Kassenwirtschaft ohne Inanspruchnahme von Kreditermächtigungen (§ 18 Abs. 2 Nr. 2) soll eine Kassenverstärkungsrücklage angesammelt werden.
§ 63
Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen (einschließlich Grundstücken)
(1) Vermögensgegenstände sollen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben des Staates in absehbarer Zeit erforderlich sind.
(2) Vermögensgegenstände dürfen nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben des Staates in absehbarer Zeit nicht benötigt werden.
(3) Vermögensgegenstände dürfen nur zu ihrem vollen Wert veräußert werden. Ausnahmen können im Haushaltsplan oder im Haushaltsgesetz zugelassen werden.
(4) Ist der Wert gering oder besteht ein dringendes Staatsinteresse, so kann das Staatsministerium der Finanzen Ausnahmen zulassen.
(5) Für die Überlassung der Nutzung eines Vermögensgegenstandes sowie anderer Leistungen gelten die Absätze 2 bis 4 entsprechend.
(6) Für Maßnahmen zur Deckung staatlichen Raumbedarfs gilt § 24 Abs. 1 für den Haushaltsvollzug entsprechend.
Zu § 63
- 1
- Veräußerung von Vermögensgegenständen
- 1.1
- Der volle Wert im Sinne von § 63 Abs. 3 Satz 1 wird durch den Preis bestimmt, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr nach der Beschaffenheit des Gegenstandes bei einer Veräußerung zu erzielen ist; dabei sind alle Umstände, die den Preis beeinflussen, nicht jedoch ungewöhnliche oder persönliche Verhältnisse, zu berücksichtigen. Ist ein Marktpreis feststellbar, bedarf es keiner besonderen Wertermittlung.
- 1.2
- Entbehrliche Vermögensgegenstände sind, wenn sie auch von einer anderen Dienststelle des Staates nicht mehr benötigt werden (vergleiche Nummer 1.1 Satz 1 zu § 61), zu veräußern. Bei der Veräußerung ist derjenige Weg zu wählen, der das für den Staat günstigste Ergebnis verspricht.
Entbehrliche Vermögensgegenstände sind grundsätzlich im Wege der öffentlichen Ausschreibung (§ 55 Abs. 1) und zwar in der Regel durch Bekanntmachung in der örtlichen Tagespresse zu veräußern.
Verspricht eine Veräußerung im Wege der öffentlichen Versteigerung ein günstigeres Ergebnis, so ist diese durchzuführen. Falls der Dienststelle kein für die Abhaltung von Versteigerungen geeignetes Personal zur Verfügung steht, hat das zuständige Finanzamt die Versteigerung vorzunehmen.
Ist der Wert (Nummer 1.1) gering oder erscheint eine Veräußerung im Wege der öffentlichen Ausschreibung oder im Wege der öffentlichen Versteigerung aus sonstigen Gründen nicht zweckmäßig, darf die Veräußerung auf anderem Wege erfolgen. - 1.3
- Entbehrliche Gegenstände, für die Ersatzgegenstände beschafft werden, können in Anrechnung auf den Preis der Ersatzgegenstände mit ihrem vollen Wert (Nummer 1.1) in Zahlung gegeben werden. Wegen der Buchung des Anrechnungsbetrages vergleiche Nummer 3.2.2 Buchst. c zu § 35.
- 1.4
- Unbrauchbare Gegenstände, deren Wiederinstandsetzung unwirtschaftlich wäre, sind nach Möglichkeit als Altmaterial zu verkaufen oder in sonstiger nutzbringender Weise zu verwenden.
- 1.5
- Veräußerung gebrauchter Dienstkraftfahrzeuge, Ersatzbeschaffungen
- 1.5.1
- Die Veräußerung gebrauchter Dienstkraftfahrzeuge und Ersatzbeschaffungen für Dienstkraftfahrzeuge sind nur zulässig, wenn zuvor durch ein Gutachten des zuständigen technischen Beamten für das Kraftfahrwesen oder des Gerätedienstes für die Staatsbaubehörden bestätigt worden ist, dass die Fahrzeuge aussonderungsreif sind und auch bei einer anderen Stelle der staatlichen Verwaltung nicht mehr nutzbringend verwendet werden können.
- 1.5.2
- Mindestverkaufspreis ist grundsätzlich der Schätzwert des Fahrzeuges. Dieser ist durch ein Gutachten einer zugelassenen Schätzungsstelle, eines gerichtlich vereidigten Sachverständigen oder des technischen Beamten für das Kraftfahrwesen festzustellen. Entstandene Schätzungskosten trägt der Käufer.
Von der Einholung eines Wertgutachtens kann ausnahmsweise abgesehen werden, wenn das Fahrzeug nur noch Schrottwert hat und der Kraftfahrzeugbrief von der Zulassungsstelle unbrauchbar gemacht worden ist.
Wird bei der Veräußerung der Schätzwert nicht erreicht, so ist dies unter Beifügung der erforderlichen Unterlagen aktenkundig zu machen. - 1.5.3
- Abweichend von Nummer 1.2 dürfen gebrauchte Dienstkraftfahrzeuge zum Schätzwert freihändig an schwerbeschädigte Angehörige der staatlichen Verwaltung verkauft werden, wenn diese auf die Benutzung eines Kraftfahrzeugs angewiesen sind.
- 1.6
- Ausnahmen gemäß § 63 Abs. 3 Satz 2 werden im Haushaltsplan durch Zweckbestimmungsvermerk oder durch das Haushaltsgesetz (Durchführungsbestimmungen) zugelassen. Einer Ausnahme im Haushaltsplan durch Zweckbestimmungsvermerk bedarf es nicht, wenn sich aus der Zweckbestimmung der einschlägigen Titel anderweitig ergibt, dass die aus den Mitteln zu beschaffenden Gegenstände für die kostenlose oder verbilligte Abgabe bestimmt sind (zum Beispiel im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der Staatsregierung).
- 1.7
- Nach § 63 Abs. 4 kann das Staatsministerium der Finanzen bei der Veräußerung von Vermögensgegenständen Ausnahmen von Absatz 3 zulassen, wenn
- a)
- der Wert gering ist (Alternative 1) oder
- b)
- ein dringendes Staatsinteresse vorliegt (Alternative 2).
- 1.7.1
- Im Falle der Alternative 1 (geringer Wert) sind die obersten Dienstbehörden befugt, Ausnahmen ohne Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zuzulassen, wenn der volle Wert des Gegenstandes oder der Ermäßigungsbetrag 5 000 EUR nicht übersteigt.
- 1.7.2
- Im Falle der Alternative 2 (dringendes Staatsinteresse) sind die obersten Dienstbehörden befugt, Ausnahmen ohne Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen zuzulassen, wenn der volle Wert des Vermögensgegenstandes 5 000 EUR im Einzelfall nicht übersteigt.
- 1.8
- Die obersten Dienstbehörden können ohne Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen ihre Befugnisse allgemein bis zur Hälfte der in Nummer 1.7 genannten Wertgrenzen auf nachgeordnete Dienststellen übertragen.
- 2
- Auf die Überlassung der Nutzung eines Vermögensgegenstandes sowie anderer Leistungen (zum Beispiel Überlassung von EDV-Programmen) (§ 63 Abs. 5) sind die Nummern 1.6 bis 1.8 entsprechend anzuwenden mit der Maßgabe, dass es sich bei dem Betrag von 5 000 EUR um einen Jahresbetrag handelt.
- 3
- Wegen des Erwerbs und der sonstigen Beschaffung, der Veräußerung sowie der nutzungsweisen Überlassung von Grundstücken sind zusätzlich die besonderen Regelungen in den Nummern 1 bis 7 zu § 64 zu beachten.
§ 64
Grundstücke
(1) Staatseigene Grundstücke dürfen nur mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen veräußert oder an eine andere Verwaltung abgegeben werden; es kann auf seine Mitwirkung verzichten.
(2) Haben Grundstücke erheblichen Wert oder besondere Bedeutung und ist ihre Veräußerung im Haushaltsplan nicht vorgesehen, so dürfen sie nur mit Einwilligung des Landtages oder des vom Landtag hiermit beauftragten Ausschusses veräußert werden, soweit nicht aus zwingenden Gründen eine Ausnahme hiervon geboten ist. Ist die Einwilligung nicht eingeholt worden, so ist der Landtag alsbald von der Veräußerung zu unterrichten.
(3) Für zu erwerbende oder zu veräußernde Grundstücke ist eine Wertermittlung aufzustellen.
(4) Dingliche Rechte dürfen an staatseigenen Grundstücken nur gegen angemessenes Entgelt bestellt werden. Die Bestellung bedarf der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit es nicht darauf verzichtet.
(5) Beim Erwerb von Grundstücken können mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen oder der von ihm ermächtigten Dienststelle Hypotheken, Grund- und Rentenschulden unter Anrechnung auf den Kaufpreis ohne die Voraussetzungen der §§ 18 Abs. 2 und 38 Abs. 1 übernommen werden. Im Falle der Übernahme ist der anzurechnende Betrag bei dem betreffenden Haushaltsansatz einzusparen.
(6) Für die Bestellung von Erbbaurechten an staatseigenen Grundstücken und den Erwerb von Erbbaurechten durch den Staat sowie für Verfügungen hierüber gelten die Absätze 1 bis 5 entsprechend.
Zu § 64
- 1
- Grundsatz
- 1.1
- Der Erwerb von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten für den Freistaat Sachsen, ihre Verwaltung, ihre Veräußerung sowie sonstige Verfügungen darüber, obliegen zentral dem Staatsministerium der Finanzen und den ihm nachgeordneten Behörden der Landesvermögensverwaltung.
- 1.2
- Unbeschadet des § 64 Abs. 1 und 4 nehmen die in Nummer 1.1 genannten Aufgaben wahr:
- die Staatsforstverwaltung für Waldgrundstücke,
- die Straßenbauverwaltung für die den Staatsstraßen und ihrem Bau dienenden Grundstücke (Straßenkörper und -zubehör, Lagerplätze und Entnahmestellen), mit Ausnahme von Veräußerung, Tausch und sonstigen Verfügungen über von der Straßenbauverwaltung nicht mehr benötigte Grundstücke.
- 1.3
- Das Staatsministerium der Finanzen kann weitere Ausnahmen zulassen.
- 2
- Verwaltung von Grundstücken
- Werden staatseigene Grundstücke und Gebäude, die eine wirtschaftliche Einheit bilden, von mehreren Dienststellen benutzt, obliegt die Hausbesorgung regelmäßig der Dienststelle, die den größten Nutzflächenanteil innehat. Die hausbesorgende Dienststelle wird vom Staatsministerium der Finanzen und den ihm nachgeordneten Behörden der Landesvermögensverwaltung bestimmt.
- 3
- Beschaffung von Grundstücken
- 3.1
- Stehen für den vorgesehenen Zweck keine staatseigenen Grundstücke zur Verfügung oder können sie nicht in wirtschaftlich sinnvoller Weise verfügbar gemacht werden, dürfen Grundstücke erworben, gemietet oder auf andere Weise beschafft werden, wenn Bedarf besteht (§ 63 Abs. 1) und die sonstigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
- 3.2
- Die grunderwerbtreibenden Verwaltungszweige nach Nummer 1.2 stimmen sich mit der Landesvermögensverwaltung ab, wenn sich die Interessen überschneiden oder dies im gemeinsamen Interesse liegt, zum Beispiel wegen einer einheitlichen Preispolitik und Vertragsgestaltung.
- 4
- Veräußerung von Grundstücken
- 4.1
- Ein erheblicher Wert im Sinne von § 64 Abs. 2 Satz 1 liegt, soweit durch das Haushaltsgesetz nichts anderes bestimmt ist, vor, wenn der Verkehrswert (voller Wert) mehr als 2,5 Mio. EUR beträgt.
- 4.2
- Von besonderer Bedeutung sind zum Beispiel Grundstücke, die aus künstlerischen, geschichtlichen oder kulturellen Gründen im Blickpunkt der Allgemeinheit stehen.
- 5
- Tausch von Grundstücken
- Für den Tausch von Grundstücken gelten die Regelungen über den Erwerb und die Veräußerung entsprechend.
- 6
- Wertermittlung
- Zu den Wertermittlungen rechnen alle Maßnahmen, die zur Feststellung des Verkehrswertes eines Grundstückes führen. Bei der Wertermittlung ist ein unangemessener Verwaltungsaufwand zu vermeiden. Soweit nichts anderes bestimmt ist, sind die Verordnung über Grundsätze für die Ermittlung der Verkehrswerte von Grundstücken (Wertermittlungsverordnung – WertV) vom 6. Dezember 1988 (BGBl. I S. 2209) und die Wertermittlungsrichtlinien des Bundes in der Fassung der Bekanntmachung vom 11. Juni 1991 (BAnz. Nr. 182a vom 27. September 1991), in den jeweils geltenden Fassungen, entsprechend anzuwenden.
- 7
- Grundstücksgleiche Rechte
- Grundstücksgleiche Rechte, insbesondere Erbbaurechte, sind sinngemäß wie Grundstücke zu behandeln.
- 8
- Bestellung von sonstigen dinglichen Rechten
- 8.1
- Die Bestellung dinglicher Rechte an staatseigenen Grundstücken nach § 64 Abs. 4 setzt voraus, dass die Ausübung der Rechte die Erfüllung der staatlichen Aufgaben nicht wesentlich behindert.
- 8.2
- Das nach § 64 Abs. 4 zu fordernde angemessene Entgelt muss die durch die Bestellung des Rechtes eintretende Minderung des Verkehrswertes ausgleichen oder dem ortsüblichen Entgelt entsprechen, falls dieses – etwa im Hinblick auf Vorteile für den Berechtigten – höher ist.
- 9
- Das Staatsministerium der Finanzen kann zu § 64 weitere Vorschriften und Anweisungen erlassen.
§ 65
Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen
(1) Der Staat soll sich, außer in den Fällen des Absatzes 3, an der Gründung eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder an einem bestehenden Unternehmen in einer solchen Rechtsform nur beteiligen, wenn
- 1.
- ein wichtiges Interesse des Staates vorliegt und sich der vom Staat angestrebte Zweck nicht besser und wirtschaftlicher auf andere Weise erreichen lässt,
- 2.
- die Einzahlungsverpflichtung des Staates auf einen bestimmten Betrag begrenzt ist,
- 3.
- der Freistaat einen angemessenen Einfluss, insbesondere im Aufsichtsrat oder in einem entsprechenden Überwachungsorgan erhält,
- 4.
- gewährleistet ist, dass der Jahresabschluss und der Lagebericht, soweit nicht weitergehende gesetzliche Vorschriften gelten oder andere gesetzliche Vorschriften entgegenstehen, in entsprechender Anwendung der Vorschriften des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuches für große Kapitalgesellschaften aufgestellt und geprüft werden.
(2) Das für die Beteiligung zuständige Staatsministerium der Finanzen hat darauf hinzuwirken, dass ein Unternehmen, an dem der Staat unmittelbar oder mittelbar mit Mehrheit beteiligt ist, nur mit seiner Einwilligung eine Beteiligung von mehr als dem vierten Teil der Anteile eines anderen Unternehmens erwirbt, eine solche Beteiligung erhöht oder sie ganz oder zum Teil veräußert. Die Grundsätze des Absatzes 1 Nr. 3 und 4 gelten entsprechend.
(3) An einer Erwerbs- oder Wirtschaftsgenossenschaft soll sich der Staat nur beteiligen, wenn die Haftpflicht der Genossen für die Verbindlichkeiten der Genossenschaft dieser gegenüber im Voraus auf eine bestimmte Summe beschränkt ist. Bei Beteiligung des Staates an einer Genossenschaft hat das dafür zuständige Staatsministerium die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen einzuholen.
(4) Die auf Veranlassung des Staates gewählten oder entsandten Mitglieder der Aufsichtsorgane der Unternehmen haben bei ihrer Tätigkeit auch die besonderen Interessen des Staates zu berücksichtigen.
(5) Haben Anteile an Unternehmen besondere Bedeutung und ist deren Veräußerung im Haushaltsplan nicht vorgesehen, so dürfen sie nur mit Einwilligung des Landtags veräußert werden, soweit nicht aus zwingenden Gründen eine Ausnahme geboten ist. Ist die Einwilligung nicht eingeholt worden, so ist der Landtag alsbald von der Veräußerung zu unterrichten.
Zu § 65
- 1
- Unternehmen, Beteiligung
- 1.1
- Der Begriff „Unternehmen“ im Sinne von § 65 ff. setzt weder eine eigene Rechtspersönlichkeit voraus (schließt zum Beispiel auch Gesellschaften des bürgerlichen Rechts ein) noch einen gewerblichen oder sonstigen wirtschaftlichen Betrieb.
- 1.2
- Unter Beteiligung ist jede kapitalmäßige Beteiligung zu verstehen, die eine Dauerbeziehung zu dem Unternehmen begründen soll. Ein Mindestanteil ist dafür nicht Voraussetzung.
- 1.3
- Erhält das Unternehmen Zuwendungen (§§ 23, 44 Abs. 1), ist Nummer 15.5 zu § 44 zu beachten.
- 2
- Einwilligungsbedürftige Geschäfte
- 2.1
- Zu den nach § 65 Abs. 2 einwilligungsbedürftigen Geschäften bei unmittelbaren Beteiligungen gehören unter anderem
- die Gründung einschließlich Mitgründung von Unternehmen,
- die Ausübung von Bezugsrechten und der Verzicht auf die Ausübung von solchen Rechten,
- die Auflösung eines Unternehmens,
- der Abschluss, die wesentliche Änderung und die Beendigung von Beherrschungsverträgen,
- die Umwandlung, die Verschmelzung, die Änderung der Rechtsform und die Einbringung in andere Unternehmen,
- die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln sowie die Kapitalherabsetzung.
- 2.2
- § 65 Abs. 2 erfasst die Fälle, in denen der Staat unmittelbar oder mittelbar in jeder Stufe mit Mehrheit an einem Unternehmen beteiligt ist und dieses Unternehmen eine Beteiligung von mehr als dem vierten Teil der Anteile eines anderen Unternehmens erwirbt, eine solche Beteiligung erhöht oder sie ganz oder zum Teil veräußert. Hierunter fällt auch die Erhöhung einer Beteiligung auf mehr als den vierten Teil der Anteile. Im Übrigen ist Nummer 2.1 entsprechend anzuwenden.
- 3
- Mitglieder der Aufsichtsorgane
- Die auf Veranlassung des Staates gewählten oder von ihm entsandten Mitglieder der Aufsichtsorgane der Unternehmen sollen sich vor wichtigen Entscheidungen des Aufsichtsrats grundsätzlich über eine einheitliche Auffassung verständigen. Zu den gemäß § 65 Abs. 4 zu berücksichtigenden Interessen des Staates zählt beispielsweise auch der Schutz der Umwelt, soweit diese durch die Tätigkeit des Unternehmens belastet wird. Im Einzelfall sind die Belange des Unternehmens und die besonderen Interessen des Staates zu einem Ausgleich zu bringen.
- 4
- Einwilligung des Landtags
- 4.1
- § 65 Abs. 5 gilt für die Veräußerung einer unmittelbaren Beteiligung des Staates. Er gilt auch für die Veräußerung an ein Unternehmen, an dem der Staat unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist. Eine Veräußerung ist auch die Einbringung in ein Unternehmen.
- 4.2
- Der Antrag an den Landtag auf Einwilligung zu einer Veräußerung wird vom Staatsministerium der Finanzen gestellt.
§ 66
Unterrichtung des Rechnungshofs
Besteht eine Mehrheitsbeteiligung im Sinne des § 53 des Haushaltsgrundsätzegesetzes, so hat das zuständige Staatsministerium darauf hinzuwirken, dass dem Rechnungshof die in § 54 des Haushaltsgrundsätzegesetzes bestimmten Befugnisse eingeräumt werden.
Zu § 66
- 1
- Der einheitlich und unmittelbar geltende § 53 HGrG lautet wie folgt:
-
„§ 53
Rechte gegenüber privatrechtlichen Unternehmen - (1) Gehört einer Gebietskörperschaft die Mehrheit der Anteile eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder gehört ihr mindestens der vierte Teil der Anteile und steht ihr zusammen mit anderen Gebietskörperschaften die Mehrheit der Anteile zu, so kann sie verlangen, daß das Unternehmen
- 1.
- im Rahmen der Abschlußprüfung auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung prüfen läßt;
- 2.
- die Abschlußprüfer beauftragt, in ihrem Bericht auch darzustellen
- a)
- die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
- b)
- verlustbringende Geschäfte und die Ursachen der Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
- c)
- die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages;
- 3.
- ihr den Prüfungsbericht der Abschlußprüfer und, wenn das Unternehmen einen Konzernabschluß aufzustellen hat, auch den Prüfungsbericht der Konzernabschlußprüfer unverzüglich nach Eingang übersendet.
- .
- (2) Für die Anwendung des Absatzes 1 rechnen als Anteile der Gebietskörperschaft auch Anteile, die einem Sondervermögen der Gebietskörperschaft gehören. Als Anteile der Gebietskörperschaft gelten ferner Anteile, die Unternehmen gehören, bei denen die Rechte aus Absatz 1 der Gebietskörperschaft zustehen.“
- 2
- Auf die Einräumung der Befugnisse des Rechnungshofs ist insbesondere bei einer Änderung des Grundkapitals und der Beteiligungsverhältnisse sowie bei sonstigen Änderungen der Satzung beziehungsweise des Gesellschaftsvertrags hinzuwirken.
- 3
- Auf die Einräumung der Befugnisse des Rechnungshofs ist auch bei den Verhandlungen über die Gründung eines Unternehmens und über den Erwerb von Anteilen an einem Unternehmen hinzuwirken.
- 4
- Als Fassung für die Satzung (Gesellschaftsvertrag) empfiehlt sich:
„Der Rechnungshof hat die Befugnisse aus § 54 des Haushaltsgrundsätzegesetzes.“ Erforderlichenfalls ist der Wortlaut des § 54 HGrG zu wiederholen; er lautet wie folgt: -
„§ 54
Unterrichtung der Rechnungsprüfungsbehörde -
(1) In den Fällen des § 53 kann in der Satzung (im Gesellschaftsvertrag) mit Dreiviertelmehrheit des vertretenen Kapitals bestimmt werden, daß sich die Rechnungsprüfungsbehörde der Gebietskörperschaft zur Klärung von Fragen, die bei der Prüfung nach § 44 auftreten, unmittelbar unterrichten und zu diesem Zweck den Betrieb, die Bücher und die Schriften des Unternehmens einsehen kann.
(2) Ein vor dem Inkrafttreten dieses Gesetzes begründetes Recht der Rechnungsprüfungsbehörde auf unmittelbare Unterrichtung bleibt unberührt.“
§ 67
Prüfungsrecht durch Vereinbarung
Besteht keine Mehrheitsbeteiligung im Sinne des § 53 des Haushaltsgrundsätzegesetzes, so soll das zuständige Staatsministerium, soweit das Interesse des Staates dies erfordert, bei Unternehmen, die nicht Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien oder Genossenschaften sind, darauf hinwirken, dass dem Staat in der Satzung oder im Gesellschaftsvertrag die Befugnisse nach den §§ 53 und 54 des Haushaltsgrundsätzegesetzes eingeräumt werden. Bei mittelbaren Beteiligungen gilt dies nur, wenn die Beteiligung den vierten Teil der Anteile übersteigt und einem Unternehmen zusteht, an dem der Staat allein oder zusammen mit anderen Gebietskörperschaften mit Mehrheit im Sinne des § 53 des Haushaltsgrundsätzegesetzes beteiligt ist.
Zu § 67
- 1
- Auf die Einräumung der Befugnisse aus den §§ 53 und 54 HGrG soll insbesondere bei einer Änderung des Grundkapitals und der Beteiligungsverhältnisse sowie bei sonstigen Änderungen der Satzung beziehungsweise des Gesellschaftsvertrags hingewirkt werden.
- 2
- Auf die Einräumung der Befugnisse des Rechnungshofs soll auch bei den Verhandlungen über die Gründung eines Unternehmens und über den Erwerb von Anteilen an einem Unternehmen hingewirkt werden.
- 3
- Als Fassung für die Satzung (Gesellschaftsvertrag) empfiehlt sich: „Die zuständigen Stellen des Freistaates Sachsen haben die Befugnisse aus den §§ 53 und 54 des Haushaltsgrundsätzegesetzes.“ Erforderlichenfalls ist der Wortlaut dieser Vorschriften, der in den Verwaltungsvorschriften zu den §§ 66 und 68 abgedruckt ist, zu wiederholen.
§ 68
Zuständigkeitsregelungen
(1) Die Rechte nach § 53 Abs. 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes übt das für die Beteiligung zuständige Staatsministerium aus. Bei der Wahl oder Bestellung der Prüfer nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes übt das zuständige Staatsministerium die Rechte des Staates im Einvernehmen mit dem Rechnungshof aus.
(2) Einen Verzicht auf die Ausübung der Rechte des § 53 Abs. 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes erklärt das zuständige Staatsministerium im Einvernehmen mit dem Rechnungshof, im Falle des § 65 Abs. 3 auch im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen.
Zu § 68
- 1
- Die zuständige oberste Dienstbehörde soll von den Befugnissen des § 53 HGrG Gebrauch machen. Ist dies geschehen, ist der Vorstand beziehungsweise die Geschäftsführung verpflichtet, dem Abschlussprüfer einen entsprechenden Auftrag zu erteilen.
- 2
- Die zuständige oberste Dienstbehörde soll im Interesse einer vollständigen, einheitlichen und vergleichbaren Prüfung und Berichterstattung darauf hinwirken, dass die Unternehmen, die der Prüfung nach § 53 Abs. 1 HGrG unterliegen, die in der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 68 SäHO enthaltenen „Grundsätze für die Prüfung von Unternehmen nach § 53 Abs. 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes (HGrG)“ für die erweiterte Abschlussprüfung berücksichtigen; diese Prüfungsgrundsätze enthalten wichtige Anhaltspunkte für die Abwicklung der Prüfung und stimmen in den wesentlichen Teilen mit denen des Bundes überein.
- 3
- Das Einvernehmen mit dem Rechnungshof über die Wahl oder Bestellung des Prüfers nach § 53 Abs. 1 HGrG ist vor der Abgabe der Erklärung in den zuständigen Unternehmensorganen herbeizuführen.
Anlage
zur VwV zu § 68 SäHO
Grundsätze für die Prüfung von Unternehmen
nach § 53 Abs. 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes (HGrG)
I. Allgemeines
- 1.
- Die Prüfung von Unternehmen, an denen der Bund oder die Länder mit Mehrheit beteiligt sind, ist durch das Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz – HGrG) vom 19. August 1969 (BGBl. I S. 1273) mit Wirkung vom 1. Januar 1970 neu geregelt worden. § 53 HGrG räumt den Gebietskörperschaften unter bestimmten Voraussetzungen Sonderrechte ein, die über diejenigen hinausgehen, die den Gesellschaftern nach den Vorschriften des HGB zustehen. Gemäß § 49 HGrG gilt § 53 HGrG für den Bund und die Länder einheitlich und unmittelbar. Die dem Bund und den Ländern danach zustehenden Befugnisse sollen gemäß § 67 BHO und § 67 SäHO unter den dort genannten Voraussetzungen im Übrigen auch für die Unternehmen vereinbart werden, an denen der Bund beziehungsweise die Länder nicht mit Mehrheit beteiligt sind.
- 2.
- § 53 HGrG lautet wie folgt:
-
„§ 53
Rechte gegenüber privatrechtlichen Unternehmen - (1) Gehört einer Gebietskörperschaft die Mehrheit der Anteile eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder gehört ihr mindestens der vierte Teil der Anteile und steht ihr zusammen mit anderen Gebietskörperschaften die Mehrheit der Anteile zu, so kann sie verlangen, daß das Unternehmen
- 1.
- im Rahmen der Abschlußprüfung auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung prüfen läßt;
- 2.
- die Abschlußprüfer beauftragt, in ihrem Bericht auch darzustellen
- a)
- die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
- b)
- verlustbringende Geschäfte und die Ursachen der Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
- c)
- die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages;
- 3.
- ihr den Prüfungsbericht der Abschlußprüfer und, wenn das Unternehmen einen Konzernabschluß aufzustellen hat, auch den Prüfungsbericht der Konzernabschlußprüfer unverzüglich nach Eingang übersendet.
- (2) Für die Anwendung des Absatzes 1 rechnen als Anteile der Gebietskörperschaft auch Anteile, die einem Sondervermögen der Gebietskörperschaft gehören. Als Anteile der Gebietskörperschaft gelten ferner Anteile, die Unternehmen gehören, bei denen die Rechte aus Absatz 1 der Gebietskörperschaft zustehen.“
- 3.
- Die Anwendbarkeit des § 53 HGrG setzt voraus, dass der Freistaat die Rechte des § 53 HGrG in Anspruch genommen hat. Ist dies geschehen, ist der Vorstand beziehungsweise die Geschäftsführung verpflichtet, dem Abschlussprüfer einen entsprechenden Auftrag zu erteilen.
- 4.
- Mit der erweiterten Aufgabenstellung nach § 53 HGrG (erweiterte Prüfung und Berichterstattung) ist keine Erweiterung der Funktion des Prüfers verbunden. Dem Prüfer werden dadurch insbesondere keine Aufsichtsfunktionen eingeräumt; diese obliegen unverändert zunächst dem Aufsichtsrat. Aufgabe des Prüfers ist es, die Prüfung und Berichterstattung in dem in § 53 HGrG gezogenen Rahmen so auszugestalten, dass der Aufsichtsrat, das zuständige Staatsministerium und der Rechnungshof sich auf Grund des Berichts ein eigenes Urteil bilden und gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Soweit zu dem zu prüfenden Sachverhalt eine abschließende Stellungnahme nicht möglich ist, sollte der Prüfer hierauf hinweisen und sich auf die Darstellung des Tatbestandes im Prüfungsbericht beschränken.
Die Erstattung eines vertraulichen Berichts über die Bezüge des Aufsichtsrats, des Vorstands und der leitenden Angestellten gehört nicht ohne weiteres zur Berichtspflicht gemäß § 53 HGrG. Soweit der Freistaat Sachsen an einem Unternehmen mit Mehrheit beteiligt ist, wird er die Erstellung eines vertraulichen Berichts beantragen. Es kann davon ausgegangen werden, dass der Vorstand beziehungsweise die Geschäftsleitung der Gesellschaft einen entsprechenden Auftrag erteilen wird.
II. Die Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG
Da die handelsrechtliche Abschlussprüfung grundsätzlich keine Prüfung der Geschäftsführung beinhaltet, führt eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG im Prinzip zu einer nicht unwesentlichen Erweiterung des Prüfungsumfangs gegenüber § 317 HGB.
Dabei ist zu beachten, dass § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG nicht eine Prüfung der gesamten Geschäftsführung der Gesellschaft verlangt. Vielmehr ergibt sich eine Einschränkung des Prüfungsumfangs schon daraus, dass als Prüfungsobjekt nicht die Geschäftsführung im Ganzen, sondern die Frage ihrer Ordnungsmäßigkeit angesprochen wird.
Den Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung bilden die Vorschriften des § 93 Abs. 1 Satz 1 des Aktiengesetzes beziehungsweise § 43 Abs. 1 des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung, nach denen die Vorstandsmitglieder beziehungsweise Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden haben. Der Prüfer hat festzustellen, ob die Geschäfte der Gesellschaft im abgelaufenen Geschäftsjahr mit der erforderlichen Sorgfalt, das heißt auch mit der gebotenen Wirtschaftlichkeit, und in Übereinstimmung mit den Gesetzen, der Satzung, den Beschlüssen der Haupt- oder Gesellschafterversammlung, des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse sowie der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind. Insbesondere soll in diesem Zusammenhang geprüft werden, ob ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle und erkennbare Fehldispositionen vorliegen. Auch ist besonders zu untersuchen, ob die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt ist und ob eine nach der Satzung, der Geschäftsordnung oder einem Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt wurde.
Es ist nicht Aufgabe der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, den Entscheidungsprozess in seinen Einzelheiten zu prüfen. Es kommen nur wesentliche, grobfehlsame oder missbräuchlich kaufmännische Ermessensentscheidungen oder vergleichbare Unterlassungen in Betracht. Es ist zu untersuchen, ob durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Geschäftsführungsentscheidungen ordnungsgemäß getroffen und durchgeführt werden können. In diesem Rahmen kann zur Prüfung auch eine Beschäftigung mit den Grundzügen der Unternehmensorganisation gehören; gegebenenfalls sind Anregungen zu einer Organisationsprüfung zu geben. Weiterhin kann es im Hinblick auf die ordnungsgemäße Bildung und sachgerechte Durchführung der Entscheidungen notwendig sein, das interne Kontrollsystem in einem weitergehenden Umfang zu prüfen, als dies bei der Abschlussprüfung der Fall ist.
Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung erfordert im Allgemeinen auch eine Prüfung größerer Investitionsprojekte hinsichtlich Genehmigung durch den Aufsichtsrat, vorliegender Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Ordnungsmäßigkeit der Abwicklung einschließlich Vergabe, Überschreitungen und dergleichen. Im Rahmen des § 53 HGrG wird in aller Regel eine stichprobenweise Prüfung als ausreichend angesehen werden können.
Die Prüfung der Verwendung der von der öffentlichen Hand zur Verfügung gestellten Mittel zum Zwecke der Feststellung, ob die Mittel zweckentsprechend, wirtschaftlich und sparsam verwendet worden sind, gehört nicht zum Prüfungsumfang nach § 53 HGrG. Für eine derartige Prüfung ist ein gesonderter Auftrag erforderlich. Wird jedoch im Rahmen der Abschlussprüfung eine nicht ordnungsgemäße Verwendung festgestellt, wird es in der Regel erforderlich sein, hierauf hinzuweisen, wenn sich daraus Risiken ergeben.
Hinsichtlich der Berichterstattung über die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung enthält § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG keine besondere Bestimmung. Sind Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung festgestellt worden, so ist entsprechend den allgemeinen Berichtsgrundsätzen und der Zielsetzung der Prüfung nach § 53 HGrG hierauf so einzugehen, dass dem Berichtleser eine entsprechende Würdigung des Sachverhalts möglich wird. Ist dem Prüfer im Einzelfall eine Wertung nicht möglich, so ist dies anzugeben und der in Frage stehende Sachverhalt im Bericht darzustellen. Im Allgemeinen gehört es nicht zum Inhalt dieser Ordnungsmäßigkeitsprüfung, dass der Prüfer auch zur Geschäftspolitik der Gesellschaft ein Urteil abgibt.
In die Berichterstattung werden, insoweit über die Anforderungen nach § 321 HGB hinausgehend, insbesondere die folgenden Punkte einzubeziehen sein:
- 1.
- Im Prüfungsbericht sollen angegeben werden, wie oft der Aufsichtsrat im Berichtsjahr zusammengetreten ist und ob der Vorstand ihm gemäß Gesetz oder Satzung berichtet hat. Soweit die Berichte nach den bei der Abschlussprüfung gewonnenen Erkenntnissen eine offensichtlich nicht zutreffende Darstellung enthalten, ist auch hierüber zu berichten.
- 2.
- Im Prüfungsbericht sollte darauf eingegangen werden, ob das Rechnungswesen den besonderen Verhältnissen des Unternehmens angepasst ist. Gegebenenfalls ist auch zu speziellen Gebieten der Kostenrechnung (Betriebsabrechnung, Vor- und Nachkalkulation) Stellung zu nehmen.
- 3.
- Ferner ist darzulegen, ob bei der Größe des Unternehmens eine interne Revision erforderlich ist. Soweit sie vorhanden ist, ist auf ihre Besetzung und ihre Tätigkeit im Berichtsjahr sowie kurz darauf einzugehen, ob sie für das Unternehmen ausreichend ist.
- 4.
- Bestehen auf Grund der wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens Bedenken gegen den Gewinnverwendungsvorschlag, so ist hierauf hinzuweisen.
- 5.
- Wurde bei der Prüfung festgestellt, dass getätigte Geschäfte nicht durch die Satzung gedeckt sind oder dass eine nach der Satzung, der Geschäftsordnung oder nach einem Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung nicht beachtet wurde, so ist darüber zu berichten.
- 6.
- Ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen und wesentliche Unterlassungen sind besonders darzustellen.
- 7.
- Im Allgemeinen kann sich die Berichterstattung über die Ordnungsmäßigkeit der geprüften Investitionen auf Feststellungen beschränken, ob sich die Investitionen und ihre Finanzierung im Rahmen der Aufsichtsratsbewilligungen halten, ob aussagefähige Wirtschaftlichkeitsrechnungen durchgeführt und ob Konkurrenzangebote in ausreichendem Umfang eingeholt worden sind und eine ordnungsgemäße Abrechnungskontrolle vorliegt. Außerdem sind die Grundsätze darzulegen, nach denen die Aufträge, insbesondere Bauaufträge, vergeben wurden.
Im Übrigen dürfte es wegen des Eigeninteresses vieler Unternehmen an einer umfangreicheren Darstellung der Investitionen, als dies nach § 53 HGrG erforderlich ist, zweckmäßig sein, den Umfang der Berichterstattung mit der Gesellschaft abzustimmen. - 8.
- Bei Erwerb und Veräußerung einer Beteiligung sollte unter Auswertung der vorliegenden Unterlagen auch zur Angemessenheit der Gegenleistung Stellung genommen werden. Ferner ist zu berichten, ob gegebenenfalls die Zustimmungen der zuständigen Organe vorliegen.
- 9.
- Zu den Veräußerungserlösen bei Abgängen des Anlagevermögens ist in wesentlichen Fällen oder dann Stellung zu nehmen, wenn Bedenken gegen die Ordnungsmäßigkeit des Vorganges bestehen.
- 10.
- Zu nach Art und Höhe ungewöhnlichen Abschlussposten ist Stellung zu nehmen. So ist zum Beispiel auf eine unangemessene Höhe der Vorräte oder auf ungewöhnliche Bedingungen bei Forderungen und Verbindlichkeiten (Zinssatz, Tilgung, Sicherheiten) einzugehen.
- 11.
- Der Versicherungsschutz als solcher ist nicht Gegenstand der Prüfung. Gleichwohl ist auch darüber zu berichten, welche wesentlichen Versicherungen bestehen und ob eine Aktualisierung der versicherten Werte erfolgte. Ist für den Prüfer erkennbar, dass wesentliche, üblicherweise abgedeckte Risiken nicht versichert sind, so ist auch hierüber zu berichten. In allen Fällen ist darauf hinzuweisen, dass eine Prüfung der Angemessenheit und Vollständigkeit des Versicherungsschutzes nicht stattgefunden hat, sondern einem versicherungstechnischen Sachverständigen überlassen bleiben muss.
III. Die Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. 1 Nr. 2 HGrG
Neben der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung sieht § 53 Abs. 1 Nr. 2 HGrG ausdrücklich eine Berichterstattung über folgende Punkte vor:
- a)
- die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
- b)
- verlustbringende Geschäfte und die Ursachen der Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
- c)
- die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages.
Im Einzelnen ist hierzu zu bemerken:
- 1.
- § 321 Abs. 1 Satz 3 HGB, wonach die Posten des Jahresabschlusses aufzugliedern und ausreichend zu erläutern sind, führt in der Regel dazu, dass die Vermögens- und Ertragslage der Gesellschaft darzustellen ist. In diesem Rahmen wird im Allgemeinen auch auf die Liquidität und Rentabilität eingegangen, wobei der Umfang der Ausführungen im Wesentlichen von der Lage der Gesellschaft abhängt. Den in § 53 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a HGrG gestellten Anforderungen wird mit dieser berufsüblichen Darstellung im Allgemeinen entsprochen. Gegebenenfalls ist die finanzielle Entwicklung während des Berichtsjahres zu erläutern, zum Beispiel in Form einer Kapitalflussrechnung. Ist mit wesentlichen Veränderungen zu rechnen, so sind diese und ihre Auswirkungen auf die Liquidität darzustellen. Gemäß § 321 Abs. 1 HGB sind den Bestand des geprüften Unternehmens oder Konzerns gefährdende oder dessen Entwicklung wesentlich beeinträchtigende Tatsachen darzustellen. Ebenso ist auf eine Verschlechterung der Ertragslage hinzuweisen. Dies gilt insbesondere dann, wenn dies zu einer Inanspruchnahme öffentlicher Mittel führen kann.
Besondere Feststellungen können zu folgenden Punkten in Betracht kommen: - a)
- Im Rahmen der Darstellung der Entwicklung der Vermögenslage ist gegebenenfalls auch zur Angemessenheit des Grund-/Stammkapitals und des sonstigen Eigenkapitals Stellung zu nehmen.
- b)
- Die Höhe und die Entwicklung der stillen Reserven sind lediglich für wesentliche Beträge und nur dann darzustellen, wenn diese ohne Schwierigkeiten ermittelt werden können. In Betracht kommen zum Beispiel Hinweise auf erhebliche steuerliche Sonderabschreibungen, auf bei Beteiligungen thesaurierte umfangreiche Gewinne, auf die Kurswerte von Wertpapieren und dergleichen. Soweit die Reserven bei einer Realisierung zu versteuern wären, ist hierauf hinzuweisen.
- c)
- Im Rahmen der Darstellung der Entwicklung der Ertragslage sind das Betriebsergebnis und das außerordentliche Ergebnis zu erläutern. Sind die Ergebnisse erheblich durch einen Bewertungsmethodenwechsel oder durch Unterschiede zwischen Buchabschreibungen und kalkulatorischen Abschreibungen und Ähnliches beeinflusst, so ist dies zu erwähnen. Soweit Spartenrechnungen vorliegen, ist hierauf einzugehen. Aufwendungen und Erträge, die wegen ihrer Art oder ihrer Höhe bemerkenswert sind (zum Beispiel nicht übliche Zinsen und Provisionen), sind im Bericht hervorzuheben. Wesentliche Unterschiede gegenüber dem Vorjahr sind zu erläutern. Gegebenenfalls ist darzulegen, welche Maßnahmen zur Besserung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens von der Geschäftsleitung eingeleitet oder beabsichtigt sind.
- 2.
- Die verlustbringenden Geschäfte und ihre Ursachen sind nach dem Wortlaut des Gesetzes nur dann darzustellen, wenn sie für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren. Demnach kommen in der Regel nur größere Verlustfälle in Betracht. Zu schildern sind die Geschäfte als solche sowie die wesentlichen für den Abschlussprüfer erkennbaren Ursachen. Dabei ist darauf einzugehen, ob es sich um von der Geschäftsleitung beeinflussbare oder nicht beeinflussbare Ursachen handelt. Gegebenenfalls ist darauf hinzuweisen, weshalb derartige verlustbringende Geschäfte von der Gesellschaft abgeschlossen wurden oder gegebenenfalls auch künftig weiter getätigt werden. Dabei kann es zweckmäßig sein, die Auffassung der Geschäftsführung über die Ursachen der Verluste im Bericht anzugeben; eine abweichende Auffassung des Prüfers ist zu vermerken.
- 3.
- Die Verluste werden im Allgemeinen der Kostenrechnung, insbesondere der Nachkalkulation zu entnehmen sein. Im Bericht ist auch anzugeben, auf welcher Basis die Verluste ermittelt worden sind. Eine eingehende Prüfung der Unterlagen wird nur ausnahmsweise in Betracht kommen.
- 4.
- Die Ursachen eines ausgewiesenen Jahresfehlbetrages werden in der Regel durch die Darstellung der Entwicklung der wesentlichen Aufwendungen und Erträge sowie durch die Nennung einzelner größerer verlustbringender Geschäfte erkennbar sein.
IV. Schlussbemerkung
Sofern die Prüfung keine besonderen Feststellungen ergeben hat, könnte in die Schlussbemerkung etwa folgender Passus aufgenommen werden:„Wir haben bei unserer Prüfung auftragsgemäß die Vorschriften des § 53 Abs. 1 Nr. 1 und 2 HGrG beachtet. Dementsprechend haben wir auch geprüft, ob die Geschäfte ordnungsgemäß, das heißt mit der erforderlichen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, den Satzungsbestimmungen und der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind. Über die in dem vorliegenden Bericht gebrachten Feststellungen hinaus hat unsere Prüfung keine Besonderheiten ergeben, die nach unserer Auffassung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung von Bedeutung sind.“
Enthält der Bericht wesentliche Feststellungen, die Bedenken gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung begründen können, so ist auf sie in der Schlussbemerkung unter Anführung der entsprechenden Textziffer des Berichtes hinzuweisen. Das Gleiche gilt, wenn verlustbringende Geschäfte vorlagen, die im Bericht Anlass zu einer besonderen Erläuterung gegeben haben.
§ 69
Unterrichtung des Rechnungshofs
Das zuständige Staatsministerium übersendet dem Rechnungshof innerhalb von drei Monaten nach der Haupt- oder Gesellschafterversammlung, die den Jahresabschluss für das abgelaufene Geschäftsjahr entgegennimmt oder festzustellen hat,
- 1.
- die Unterlagen, die dem Staat als Aktionär oder Gesellschafter zugänglich sind,
- 2.
- die Berichte, welche die auf seine Veranlassung gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans unter Beifügung aller ihnen über das Unternehmen zur Verfügung stehenden Unterlagen zu erstatten haben,
- 3.
- die ihm nach § 53 des Haushaltsgrundsätzegesetzes und nach § 67 zu übersendenden Prüfungsberichte.
Zu § 69
- 1
- Die Prüfung durch die für die Beteiligung zuständige oberste Dienstbehörde ist von Bediensteten durchzuführen, die nicht dem Aufsichtsrat oder einem entsprechenden Überwachungsorgan des Beteiligungsunternehmens im Prüfungszeitraum angehört haben.
- 2
- Die zuständige oberste Dienstbehörde übersendet dem Rechnungshof
- 2.1
- die Berichte der Abschlussprüfer,
- 2.2
- die Geschäftsberichte,
- 2.3
- die Niederschriften über Haupt- beziehungsweise Gesellschafterversammlungen,
- 2.4
- die Niederschriften über Aufsichtsratssitzungen,
- 2.5
- sonstige Unterlagen, die für die Beurteilung der Situation des Unternehmens von besonderer Bedeutung sind,
- 2.6
- Berichte, soweit sie in besonderen Fällen erstellt werden.
Die zuständige oberste Dienstbehörde soll dabei dem Rechnungshof auch ihr Urteil über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens mitteilen.
Teil IV
Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung
Vorbemerkungen
Einheitliche Begriffsbestimmungen im Kassen- und Rechnungswesen
- 1.
- Ablieferung:
- die Abführung von Beträgen an die zuständige Kasse
- 2.
- Abrechnung:
- der Nachweis gegenüber der zuständigen Kasse über die Verwendung der Einnahmen und der Bestandsverstärkungen sowie der Auszahlungen und der Ablieferungen
- 3.
- Abschlagsauszahlung:
- eine als Ausgabe zu buchende Auszahlung zur teilweisen Erfüllung einer Verbindlichkeit, die der Höhe nach noch nicht feststeht
- 4.
- Absetzungsbuchung:
- die Buchung einer Einzahlung bei einer Buchungsstelle für Auszahlungen oder die Buchung einer Auszahlung bei einer Buchungsstelle für Einzahlungen
- 5.
- allgemeine Zahlungsanordnung:
- die schriftliche Anordnung für bestimmte mehrfach vorkommende Zahlungen anstelle förmlicher Zahlungsanordnungen
- 6.
- Änderungsanordnung:
- die Kassenanordnung, durch die Angaben in einer bereits erteilten Kassenanordnung geändert oder ergänzt werden
- 7.
- angezahlter Beleg:
- die im baren Zahlungsverkehr abzuwickelnde Zahlungsanordnung, die bis zur Aufnahme des Kassenistbestandes oder Zahlstellenistbestandes nur teilweise ausgeführt werden konnte und in Höhe des angenommenen oder ausgezahlten Betrages bei der Ermittlung des Kassenistbestandes oder Zahlstellenistbestandes berücksichtigt worden ist
- 8.
- Annahmeanordnung:
- siehe Zahlungsanordnung
- 9.
- anordnende Stellen:
- das zuständige Ministerium und die von ihm zur Erteilung von Kassenanordnungen ermächtigten Dienststellen
- 10.
- Anordnungsbefugter:
- der zur Unterzeichnung von Kassenanordnungen berechtigte Beamte oder Angestellte
- 11.
- Anordnung:
- die auf einem vorgeschriebenen, vom Anordnungsbefugten unterzeichneten Vordruck oder elektronisch erteilte Weisung, buchungspflichtige Vorgänge in die Bücher einzutragen oder Wertgegenstände anzunehmen oder auszuliefern und darüber den Nachweis zu führen
- 12.
- Anweisung:
- die auf einem vorgeschriebenen Vordruck oder in einer sonst vorgeschriebenen Form erteilte Weisung, nicht buchungspflichtige Vorgänge aufzuzeichnen
- 13.
- Arbeitsablaufbelege:
- visuell lesbare Unterlagen, die bei der Buchung mit Hilfe von ADV-Anlagen der Sicherung der Datenerfassung, des Transports von Datenträgern und der Verarbeitung der Daten dienen
- 14.
- Auftragszahlung:
- die Zahlung, die eine Kasse aufgrund eines schriftlichen Auftrages einer anderen Landeskasse für diese annimmt oder leistet
- 15.
- Ausgaben:
- Auszahlungen, die im Titelbuch zu buchen sind
- 16.
- Auslieferungsanordnung:
- die schriftliche Anordnung, verwahrte Wertgegenstände auszuliefern und die Auslieferung zu buchen
- 17.
- Auszahlungen:
- Zahlungen, die von der Kasse oder Zahlstelle bar oder unbar oder von der Kasse durch Verrechnung geleistet werden
- 18.
- Auszahlungsanordnung:
- siehe Zahlungsanordnung
- 19.
- bare Zahlungen:
- Zahlungen, die durch Übergabe oder Übersendung von Bargeld bewirkt werden; als bare Zahlungen gelten auch Zahlungen durch Übergabe von Schecks
- 20.
- begründende Unterlagen:
- Schriftstücke, die Zahlungen sowie Ein- und Auslieferungen von Wertgegenständen begründen, den Kassenanordnungen aber nicht beigefügt sind
- 21.
- Bestandsverstärkung:
- Einzahlung, die eine Kasse oder Zahlstelle von der zuständigen Kasse erhält, um Auszahlungen leisten zu können
- 22.
- Buchausgleich:
- Verrechnung von Beträgen zwischen Kassen des Landes
- 23.
- Buchführung:
- die Aufzeichnung aller buchungspflichtigen Vorgänge in den Büchern der Kasse
- 24.
- Buchung:
- die Eintragung von buchungspflichtigen Vorgängen und erläuternden Angaben in die Bücher der Kasse; hierzu gehört auch die Aufzeichnung in visuell nicht lesbaren Speichern
- 25.
- Buchungsstelle:
- die aus dem Haushaltsplan oder aus einer sonst vorgesehenen Ordnung sich ergebende numerische Bezeichnung, unter der die Sollstellungen und Zahlungen in die Sachbücher der Kasse einzutragen sind
- 26.
- Buchungstag:
- der Tag, an dem die Kasse die buchungspflichtigen Vorgänge in die Bücher einträgt
- 27.
- COM-Verfahren (Computer-Output-on-Microfilm):
- Verfahren zur automatischen Übertragung von Daten aus magnetischen Speichern auf Mikrofilm unter Darstellung in visuell lesbarer Form
- 28.
- Daueranordnung:
- die Zahlungsanordnung für wiederkehrende Zahlungen, die über ein Haushaltsjahr hinaus gilt
- 29.
- Einheitskasse:
- die Kasse, die Kassenaufgaben für mehrere Dienststellen des Landes wahrnimmt
- 30.
- Einlieferungsanordnung:
- die schriftliche Anordnung, Wertgegenstände anzunehmen und die Einlieferung zu buchen
- 31.
- einmalige Zahlungen:
- Zahlungen, die mit einem Mal im vollen Anordnungsbetrag anzunehmen oder zu leisten sind
- 32.
- Einnahmen:
- Einzahlungen, die im Titelbuch zu buchen sind
- 33.
- Einzahlungen:
- Zahlungen, die von der Kasse oder Zahlstelle bar oder unbar oder von der Kasse durch Verrechnung angenommen werden
- 34.
- Einzahlungstag:
- der Tag, an dem die Einzahlung als bewirkt gilt
- 35.
- Einzelanordnung:
- die Zahlungsanordnung, durch die einmalige oder wiederkehrende Zahlungen für einen Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten angeordnet werden
- 36.
- Einzelrechnungslegung:
- der Nachweis, den die Landeskasse über die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher und die dazugehörenden Rechnungsbelege im Einzelnen zu führen hat
- 37.
- Einziehung von Einnahmen:
- die Einleitung und Durchführung der Vollstreckung im Verwaltungswege oder nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung
- 38.
- Empfangsberechtigter:
- die in der Kassenanordnung bezeichnete Person, an die die Zahlung zu leisten oder der Wertgegenstand auszuliefern ist
- 39.
- Erhebung von Einnahmen:
- die Annahme angeordneter Einnahmen und das Anfordern rückständiger Beträge durch Mahnung
- 40.
- Fälligkeitstag:
- der Tag, an dem die Zahlung bewirkt sein muss
- 41.
- Feststeller:
- Bedienstete, die befugt sind, in Kassenanordnungen, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen die sachliche und die rechnerische Richtigkeit zu bescheinigen
- 42.
- Förmliche Zahlungsanordnung:
- eine Einzel-, Sammel- oder Daueranordnung
- 43.
- Geldannahmestelle
- siehe Geldstelle
- 44.
- Geldstelle:
- Zahlstelle besonderer Art, deren Aufgaben auf die Annahme und Leistung geringfügiger barer Zahlungen beschränkt sind (ehemals getrennt in Handvorschuss- und Geldannahmestelle)
- 45.
- Geldbehälter:
- verschließbare Behältnisse und bauliche Einrichtungen zur Aufbewahrung von Zahlungsmitteln und sonstigen sicher aufzubewahrenden Gegenständen
- 46.
- Gesamtrechnungslegung:
- der Nachweis, den die Landeshauptkasse über die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres in Gesamtbeträgen zu führen hat
- 47.
- Gesamtrechnungsnachweisung:
- der Nachweis der Landeshauptkasse über die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben eines Haushaltsjahres nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung insgesamt und getrennt nach Kassen
- 48.
- Handvorschussstelle
- siehe Geldstelle
- 49.
- Hilfsbücher:
- Bücher, die nicht Zeit- oder Sachbücher sind
- 50.
- Kasse:
- die Organisationseinheit, die als Teil einer Behörde oder als selbstständige Behörde Zahlungen annimmt und leistet, Buchungen vornimmt und Rechnung legt
- 51.
- Kassenanordnung:
- die schriftliche oder elektronische Anordnung, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten und die Buchungen vorzunehmen (Zahlungsanordnung) sowie Wertgegenstände anzunehmen oder auszuliefern und darüber den Nachweis zu führen
- 52.
- Kassenbehälter:
- Behältnisse und bauliche Einrichtungen mit mindestens doppeltem Verschluss zur Aufbewahrung von Zahlungsmitteln und sonstigen sicher aufzubewahrenden Gegenständen
- 53.
- Kassenbelege:
- visuell lesbare Unterlagen für Buchungen, soweit sie nicht Rechnungsbelege sind
- 54.
- Kassenbestandsverstärkung:
- siehe Bestandsverstärkung
- 55.
- Kassenfehlbetrag:
- der Betrag, um den der Kassenistbestand geringer ist als der Kassensollbestand
- 56.
- kasseninterner Auftrag:
- die von der Kasse gefertigte Unterlage für Zahlungen und Buchungen, wenn eine Zahlungsanordnung oder Unterlagen zu einer allgemeinen Zahlungsanordnung nicht vorliegen oder nicht erforderlich sind oder wenn aus vorhandenen Schriftstücken die Buchungsstelle nicht ersichtlich ist
- 57.
- Kassenistbestand:
- die Summe aus dem Bestand an Zahlungsmitteln ohne fremde Geldsorten, den Beträgen aus den angezahlten Belegen und den Beständen aus den Kontogegenbüchern
- 58.
- Kassenprüfer:
- der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht und die ihm beigegebenen Beamten und Angestellten
- 59.
- Kassenrest:
- der Unterschiedsbetrag zwischen dem Rechnungssoll und dem für das Haushaltsjahr gezahlten Gesamtbetrag
- 60.
- Kassensollbestand:
- der Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und Auszahlungen des Tages unter Berücksichtigung des Unterschiedsbetrages des vorhergehenden Abschlusstages
- 61.
- Kassenüberschuss:
- der Betrag, um den der Kassenistbestand den Kassensollbestand übersteigt
- 62.
- Kassenzeichen:
- das Ordnungsmerkmal, das der Kasse das Buchen unmittelbar bei der zutreffenden Buchungsstelle ermöglicht und ein späteres Auffinden der Buchung erleichtert
- 63.
- Kreditinstitute:
- Unternehmen, die Bankgeschäfte im Sinne des § 1 Abs 1 des Gesetzes über das Kreditwesen in der Fassung der Bekanntmachung vom 9. September 1998 (BGBl. I S. 2776), in der jeweils geltenden Fassung, betreiben; hierzu gehören insbesondere die Stellen der Deutschen Bundesbank, Banken und Sparkassen
- 64.
- Lastschrifteinzugsverkehr:
- die vom Empfangsberechtigten mit Einwilligung des Zahlungspflichtigen veranlasste Abbuchung des Betrages einer Forderung vom Konto des Zahlungspflichtigen bei einem Kreditinstitut und die entsprechende Gutschrift auf dem Konto des Empfangsberechtigten
- 65.
- Objektkonten:
- Konten, die für Maßnahmen oder Gegenstände als Vorbücher zu Sachbüchern geführt werden
- 66.
- Personenkonten:
- Konten, die für Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte als Vorbücher zu Sachbüchern geführt werden
- 67.
- Rechnungsbelege:
- visuell lesbare Unterlagen für Buchungen in Rechnungslegungsbüchern
- 68.
- Rechnungslegung:
- der Nachweis der Einnahmen und Ausgaben durch Einzelrechnungslegung und Gesamtrechnungslegung für die Aufstellung der Haushaltsrechnung und für die Rechnungsprüfung
- 69.
- Rechnungslegungsbücher:
- Bücher, durch die der Nachweis der Einnahmen und Ausgaben für die Rechnungslegung geführt wird
- 70.
- Rechnungsnachweisung:
- der Nachweis der Landeskasse über die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben eines Haushaltsjahres nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung
- 71.
- Rechnungssoll:
- die für den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und für die Buchungsstelle zu bildende Summe aus dem im laufenden Haushaltsjahr zum Soll gestellten Betrag und dem aus dem Vorjahr übertragenen Kassenrest, gegebenenfalls vermindert um den niedergeschlagenen oder erlassenen Betrag
- 72.
- Rechnungsunterlagen:
- Rechnungslegungsbücher, Rechnungsbelege, Nachweisungen und sonstige Unterlagen, die zum Zwecke der Rechnungslegung bereitzuhalten sind
- 73.
- Rückscheck:
- der von dem bezogenen Kreditinstitut nicht eingelöste und deshalb an die Kasse oder Zahlstelle zurückgesandte Scheck
- 74.
- Sachbücher:
- Bücher für die Buchungen nach sachlicher Ordnung
- 75.
- Sammelanordnung:
- die Zahlungsanordnung, durch die einmalige oder wiederkehrende Zahlungen für mehrere Zahlungspflichtige oder mehrere Empfangsberechtigte angeordnet werden
- 76.
- Schalter:
- die besonders kenntlich gemachte Stelle, die im Kassenraum oder Zahlstellenraum zur Annahme oder Leistung von baren Zahlungen eingerichtet ist
- 77.
- Sollstellung:
- die Buchung des zu erhebenden oder auszuzahlenden Betrages im Sachbuch
- 78.
- Speicherbuchführung:
- die Buchführung in visuell nicht lesbaren Speichern
- 79.
- Titelverzeichnisse:
- nach Buchungsstellen getrennt geführte Zusammenstellungen der von einer Zahlstelle angenommenen und geleisteten Zahlungen
- 80.
- Umbuchung:
- Buchungen, durch die eine gebuchte Zahlung von einer Buchungsstelle auf eine andere übertragen wird
- 81.
- unbare Zahlungen:
- Zahlungen, die durch Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Kasse oder Zahlstelle bei einem Kreditinstitut, durch Überweisung oder Auszahlung von einem solchen Konto oder durch Übersendung eines Schecks bewirkt werden
- 82.
- Verrechnung:
- Zahlungen, die durch buchmäßigen Ausgleich gleichzeitig als Auszahlungen und als Einzahlungen bewirkt werden, ohne dass die Höhe des Kassensollbestandes verändert wird
- 83.
- Verstärkungsanforderung:
- die schriftliche Anforderung einer Zahlstelle an die zuständige Kasse, den Zahlstellenistbestand zu verstärken
- 84.
- Verstärkungsauftrag:
- der Auftrag einer Landeskasse oder Zahlstelle an die ihr Konto führende Stelle der Deutschen Bundesbank oder eines anderen Kreditinstituts, ihr Guthaben aus dem Guthaben der Landeshauptkasse oder Landeskasse zu verstärken
- 85.
- Verwahrung:
- die Einzahlung, die im Verwahrungsbuch zu buchen ist, weil sie in den übrigen Sachbüchern nicht oder nicht sofort gebucht werden kann
- 86.
- Vorschuss:
- die Auszahlung, die im Vorschussbuch zu buchen ist, weil sie in den übrigen Sachbüchern nicht oder nicht sofort gebucht werden kann
- 87.
- Wertpapiere:
- Urkunden, die das in ihnen verbriefte Recht derart verkörpern, dass sie selbst zum Träger des Rechts werden und dass der Besitz der Urkunde zur Ausübung des Rechts notwendig ist
- 88.
- wiederkehrende Zahlungen:
- Zahlungen, die in regelmäßigen Abständen anzunehmen oder zu leisten sind
- 89.
- Zahlstelle:
- die Stelle, die für die Kasse bare Zahlungen annimmt oder leistet und nicht Teil der Kasse ist
- 90.
- Zahlstellenbestandsverstärkung:
- siehe Bestandsverstärkung
- 91.
- Zahlstellenfehlbetrag:
- siehe Kassenfehlbetrag
- 92.
- Zahlstellenistbestand:
- die Summe aus dem Bestand an Zahlungsmitteln ohne fremde Geldsorten, den Beträgen aus den angezahlten Belegen und gegebenenfalls den Beständen aus den Kontogegenbüchern
- 93.
- Zahlstellenprüfer:
- der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht und die ihm gegebenenfalls beigegebenen Beamten und Angestellten
- 94.
- Zahlstellensollbestand:
- siehe Kassensollbestand
- 95.
- Zahlstellenüberschuss:
- der Betrag, um den der Zahlstellenistbestand den Zahlstellensollbestand übersteigt
- 96.
- Zahlungen:
- Einzahlungen und Auszahlungen
- 97.
- Zahlungsanordnung:
- die schriftliche oder elektronische Anordnung, Zahlungen anzunehmen (Annahmeanordnung) oder zu leisten (Auszahlungsanordnung) und die Buchungen vorzunehmen
- 98.
- Zahlungsmittel:
- Euro-Münzen, Euro-Banknoten, Schecks und fremde Geldsorten
- 99.
- Zahlungspflichtiger:
- die in der Kassenanordnung bezeichnete Person, die die Zahlung zu entrichten hat
- 100.
- Zeitbücher:
- Bücher für die Buchungen nach der Zeitfolge
§ 70
Zahlungen
Zahlungen dürfen nur von Kassen und Zahlstellen angenommen oder geleistet werden. Die Anordnung der Zahlung muss durch das zuständige Staatsministerium oder die von ihm ermächtigte Dienststelle schriftlich oder auf elektronischem Wege erteilt werden. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
Zu § 70:
Inhaltsübersicht
A. Kassenanordnungen
Erster Abschnitt: Arten und Form der Kassenanordnungen
- 1.
- Arten der Kassenanordnungen
- 2.
- Form der Kassenanordnungen
Zweiter Abschnitt: Zahlungsanordnungen
- 3.
- Arten der Zahlungsanordnungen
- 4.
- Erteilung von Zahlungsanordnungen
- 5.
- Inhalt der förmlichen Zahlungsanordnung
- 6.
- Betrag
- 7.
- Zahlungspflichtiger oder Empfangsberechtigter
- 8.
- Fälligkeitstag
- 9.
- Buchungsstelle, Haushaltsjahr
- 10.
- Begründung
- 11.
- Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
- 12.
- Inhalt der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit
- 13.
- Feststeller der sachlichen Richtigkeit
- 14.
- Form der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit
- 15.
- Inhalt der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit
- 16.
- Feststeller der rechnerischen Richtigkeit
- 17.
- Form der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit
- 18.
- Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
- 19.
- Verantwortung des Feststellers in besonderen Fällen
- 20.
- Unterschrift des Anordnungsbefugten
- 21.
- Änderung der förmlichen Zahlungsanordnung und der begründenden Unterlagen
- 22.
- Allgemeine Zahlungsanordnungen
Dritter Abschnitt: Andere Kassenanordnungen
- 23.
- Allgemeines
- 24.
- Anordnungen für Wertgegenstände
- 25.
- Sonstige Kassenanordnungen
- 26.
- Änderungsanordnungen
- 27.
- Kasseninterne Aufträge
B. Zahlungen, Wertgegenstände
Vierter Abschnitt: Zahlungsverkehr
- 28.
- Bewirken von Zahlungen
- 29.
- Zahlungsarten
- 30.
- Förderung des unbaren Zahlungsverkehrs
- 31.
- Verkehr mit Kreditinstituten
- 32.
- Bargeld
- 33.
- Wechsel
- 34.
- Verrechnung im Wege der Aufrechnung
- 35.
- Verrechnung im Wege des Buchausgleichs, Verrechnung innerhalb der Kasse
Fünfter Abschnitt: Einzahlungen und Auszahlungen
Erster Unterabschnitt: Einzahlungen
- 36.
- Leistungsort, Einzahlung an die zuständige Kasse
- 37.
- Annahme von Einzahlungen
- 38.
- Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen
- 39.
- Quittung bei Einzahlungen
- 40.
- Einzahlungstag
- 41.
- Rechtzeitige und vollständige Entrichtung von Einzahlungen
- 42.
- Behandlung von Mehr- und Minderbeträgen sowie von gefundenem Bargeld
- 43.
- Reihenfolge der Tilgung
- 44.
- Stundung von Ansprüchen
- 45.
- Berechnung von Zinsen und Säumniszuschlägen bei Einzahlungen
Zweiter Unterabschnitt: Auszahlungen
- 46.
- Leistung von Auszahlungen
- 47.
- Zahlungsempfänger
- 48.
- Bescheinigungen über unbare Auszahlungen und über Verrechnungen
- 49.
- Quittung bei Auszahlungen
- 50.
- Rechtzeitige Leistung von Auszahlungen
- 51.
- Berechnung von Zinsen bei Auszahlungen
Dritter Unterabschnitt: Gemeinsame Bestimmungen
- 52.
- Auftragszahlungen
- 53.
- Berechnung von Teilbeträgen
Sechster Abschnitt: Wertgegenstände
- 54.
- Arten der Wertgegenstände
- 55.
- Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen
- 56.
- Verwaltung von Wertgegenständen
- 57.
- Aufbewahrung der Wertgegenstände
Siebenter Abschnitt: Geldverwaltung
- 58.
- Verwendung der Einzahlungen
- 59.
- Kassenistbestand
- 60.
- Kassenbestandsverstärkung
- 61.
- Ablieferung
- 62.
- Kassenbehälter, Beförderung von Zahlungsmitteln
- 63.
- Verpacken von Euro-Münzen und Euro-Banknoten
- 64.
- Verlust von Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträgen sowie von Scheckvordrucken
Muster zu § 70 SäHO
Muster-Nr. | Titel |
---|---|
Muster 1 | Unterschriftsmitteilung für Anordnungsbefugte |
Muster 2 | Buchausgleich |
Muster 3 | Aushang |
Muster 4 | Handschriftliche Quittung |
Muster 5 | Mahnschreiben |
Muster 6 | Rückstandsanzeige |
Muster 7 | Vollstreckungsersuchen |
Muster 8 | Anforderung eines Zuschusses/einer Zahlstellenbestandsverstärkung |
Muster 9 | Kasseninterner Auftrag |
Muster 10 | Einlieferungsanordnung für Wertgegenstände |
Muster 11 | Auslieferungsanordnung für Wertgegenstände |
Muster 12 | Einlieferungsquittung für Wertgegenstände |
Muster 13 | Nachweis über Wertgegenstände |
Anlagen zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO
Anlage-Nr. | Titel |
---|---|
Anlage 1 | Bestimmungen über die Annahme von Schecks |
Anlage 2 | Zahlungen in fremden Geldsorten |
Anlage 3 | Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter auf Euro oder Cent lautender Münzen (Euro-Münzen) und Euro-Banknoten |
Anlage 4 | Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen im automatisierten Buchungsverfahren der Staatskassen (EDV-Bestimmungen Kasse – EDVBK –) |
Anlage 4a | Bestimmungen für ADV-Verfahren zur Erteilung von Kassenanordnungen und gleichzeitiger Datenübermittlung an die Kasse (HKR-DÜ-Best) |
Anlage 5 | Bestimmungen über den Verkehr der staatlichen Kassen mit Kreditinstituten |
Anlage 6 | Bestimmungen über Kassenbestandsverstärkungen durch Verstärkungsaufträge |
Anlage 7 | Bestimmungen über die Kassenbehälter der Kassen und ihren Verschluss |
Anlage 8 | – frei – |
Anlage 9 | Bestimmungen über die Sicherung von Kassen und Zahlstellen sowie von Geldtransporten |
Anlage 10 | Leistung von wiederkehrenden Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr |
Anlage 11 | Entrichtung von Postentgelten im Lastschrifteinzugsverfahren |
A. Kassenanordnungen
Erster Abschnitt: Arten und Form der Kassenanordnungen
- 1
- Arten der Kassenanordnungen
- 1.1
- Das zuständige Ministerium oder die von ihm ermächtigte Dienststelle (anordnende Stelle) hat, soweit nicht das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Ausnahmen zugelassen hat, Anordnungen schriftlich oder auf elektronischem Wege (Kassenanordnungen) zu erteilen, wenn
- 1.1.1
- Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind,
- 1.1.2
- Buchungen vorzunehmen sind oder
- 1.1.3
- Wertgegenstände (Nummer 54) in Verwahrung zu nehmen oder auszuliefern sind.
- 1.2
- Kassenanordnungen sind
- 1.2.1
- Zahlungsanordnungen, wenn Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind,
- 1.2.2
- Einlieferungsanordnungen oder Auslieferungsanordnungen, wenn Wertgegenstände in Verwahrung zu nehmen oder auszuliefern sind (Nummer 24),
- 1.2.3
- sonstige Kassenanordnungen aufgrund besonderer Weisung des Staatsministeriums der Finanzen (Nummer 25),
- 1.2.4
- Änderungsanordnungen, wenn Angaben in Kassenanordnungen zu ändern sind (Nummer 26).
- 1.3
- Als Kassenanordnungen gelten auch kasseninterne Aufträge (Nummer 27).
- 2
- Form der Kassenanordnungen
- 2.1
- Kassenanordnungen sind in der vom Staatsministerium der Finanzen genehmigten Form zu erteilen. Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof in Ausnahmefällen zulassen, dass Vordrucke für Kassenanordnungen mit anderen Vordrucken vereinigt werden.
- 2.2
- Anlagen zu einer Kassenanordnung sind mit dieser so zu verbinden, dass ein Verlust einzelner Teile oder eine Vermengung mit anderen Belegen ausgeschlossen ist. Soweit sie sich wegen ihres Umfangs nicht fest mit der Kassenanordnung verbinden lassen, sind die Anlagen so zu kennzeichnen, dass sie der Kassenanordnung zugeordnet werden können, zu der sie gehören. Umfassen die Anlagen mehrere Seiten, sind diese durchzunummerieren.
- 2.3
- Kassenanordnungen und solche Anlagen
16
, die von Dienststellen anzufertigen sind, müssen gut lesbar sein. Sie dürfen nur im Druck
17
oder urschriftlich mit dokumentenechten Schreibmitteln/Farbbändern ausgefertigt werden.
Streichungen und sonstige Änderungen sind so vorzunehmen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben 18 . Nummer 21 ist zu beachten. Gleichlautende Angaben können durchgeschrieben werden. In Kassenanordnungen dürfen die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen, des Einlieferers oder des Empfangsberechtigten, der Betrag und die Bankverbindung nicht geändert werden. - 2.4
- Wird eine Bescheinigung abgegeben, die in den Bereich eines anderen Verwaltungszweiges gelangt, so ist sie mit der Bezeichnung der bescheinigenden Dienststelle zu versehen.
- 2.5
- Unterschriften sind mit zugelassenen Schreibmitteln (Nummer 2.3) eigenhändig zu leisten.
- 2.6
- Kassenanordnungen sollen einfach ausgefertigt werden. Sind Zweitschriften (Abdrucke) erforderlich, so müssen sie deutlich als solche gekennzeichnet sein. Die Erteilung von Kassenanordnungen muss aus den Vorgängen ersichtlich sein.
- 2.7
- Werden Kassenanordnungen oder von Dienststellen anzufertigende Anlagen und begründende Unterlagen hierzu (Nummer 10.3) mit Hilfe von ADV-Anlagen erstellt oder nachgeprüft, so sind die Grundsätze der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) zu beachten. Das Nähere bestimmt das Staatsministerium der Finanzen, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
Zweiter Abschnitt: Zahlungsanordnungen
- 3.
- Arten der Zahlungsanordnungen
- 3.1
- Zahlungsanordnungen sind
- 3.1.1
- Annahmeanordnungen für Einzahlungen
- 3.1.2
- Auszahlungsanordnungen für Auszahlungen.
- 3.2
- Werden eine einmalige Zahlung oder innerhalb eines Haushaltsjahres wiederkehrende Zahlungen für jeweils einen Zahlungspflichtigen oder einen Empfangsberechtigten angeordnet, so sind die Zahlungsanordnungen Einzelanordnungen.
- 3.3
- Werden einmalige Zahlungen oder innerhalb eines Haushaltsjahres wiederkehrende Zahlungen, die zum gleichen Zeitpunkt fällig sind, für jeweils mehrere Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte angeordnet, so sind die Zahlungsanordnungen Sammelanordnungen.
- 3.4
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Zahlungen, die über ein Haushaltsjahr hinaus gelten, sind Daueranordnungen.
- 3.5
- Zahlungsanordnungen sind zu erteilen als
- 3.5.1
- förmliche Zahlungsanordnungen (Nummern 5 bis 21). Kostenverfügungen gelten als förmliche Zahlungsanordnungen; das Staatsministerium der Finanzen regelt im Einvernehmen mit dem zuständigen Staatsministerium und dem Rechnungshof das Nähere
oder - 3.5.2
- allgemeine Zahlungsanordnungen (Nummer 22).
- 4.
- Erteilung von Zahlungsanordnungen
- 4.1.1
- Sobald für eine Einzahlung der Rechtsgrund, der Zahlungspflichtige, der Betrag und die Fälligkeit feststehen, hat die anordnende Stelle eine Annahmeanordnung zu erteilen und sie der Kasse – erforderlichenfalls über eine Zahlstelle – zuzuleiten.
- 4.1.2
- Spätestens bei Erteilung der Annahmeanordnung hat die anordnende Stelle den Einzahlungspflichtigen durch Übersendung einer Rechnung, eines Bescheides, einer Kostenrechnung oder Ähnlichem und unter Angabe der Bankkonten der Kasse beziehungsweise Zahlstelle aufzufordern, die Einzahlung möglichst unbar zu entrichten. In geeigneten Fällen sind Einzahlungsvordrucke beizufügen.
- 4.2.1
- Sobald für eine Auszahlung die Verpflichtung zur Leistung, der Empfangsberechtigte, der Betrag sowie die Fälligkeit feststehen und Ausgabemittel zur Verfügung stehen oder die Voraussetzungen für einen Vorschuss (§ 60) vorliegen, hat die anordnende Stelle eine Auszahlungsanordnung zu erteilen und sie der Kasse – erforderlichenfalls über eine Zahlstelle – zuzuleiten. Empfangsberechtigten oder ihren Beauftragten sollen Auszahlungsanordnungen nicht zum Überbringen an die Kasse oder Zahlstelle übergeben werden. In begründeten Ausnahmefällen kann abweichend von Satz 2 verfahren werden; es sind besondere Sicherheitsmaßnahmen gegen Veränderungen und Fälschungen zu treffen.
- 4.2.2
- Für die Festsetzung, Anordnung und Abrechnung von Bezügen gelten die hierfür erlassenen besonderen Vorschriften.
- 4.3
- Wird der anordnenden Stelle eine Einzahlung mitgeteilt, so hat sie, sofern nicht eine allgemeine Annahmeanordnung gilt, unverzüglich eine Annahmeanordnung zu erteilen oder über den Verbleib der Einzahlung zu entscheiden.
- 4.4
- Geht eine förmliche Zahlungsanordnung vor ihrer Ausführung verloren, so ist eine Zweitschrift mit dem Vermerk „Ersatzausfertigung anstelle der verloren gegangenen und hiermit für ungültig erklärten ersten Ausfertigung“ auszustellen. Wird die erste Ausfertigung wieder aufgefunden, so ist sie zu durchkreuzen, mit dem Vermerk „Ungültig“ zu versehen und der Ersatzausfertigung beizufügen.
- 4.5
- Die anordnende Stelle hat bei der Erteilung der Zahlungsanordnungen die für die Buchung maßgebenden Bestimmungen zu beachten (§§ 71 bis 73, 75 und 76 sowie die hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften). Die anordnende Stelle hat dafür zu sorgen, dass Verwahrungen und Vorschüsse so bald wie möglich abgewickelt werden.
- 4.6
- Die Kasse hat förmliche Zahlungsanordnungen, die beim Jahresabschluss nicht ausgeführt sind, unerledigt an die anordnende Stelle zurückzugeben. Das gilt nicht, wenn die Beträge als Kassenrest nachzuweisen oder bei der Kasse zum Soll gestellt sind.
- 4.7
- Förmliche Zahlungsanordnungen für einmalige Zahlungen, die nicht zum Soll gestellt sind und die beim Jahresabschluss teilweise ausgeführt sind, gelten hinsichtlich des nicht gezahlten Betrages weiter. Entfällt oder ändert sich die Buchungsstelle, so ist eine Änderungsanordnung zu erteilen. Sind Titelverwechslungen im folgenden Haushaltsjahr auszugleichen, so sind Annahme- und Auszahlungsanordnungen zu erteilen.
- 4.8
- Zahlungen können von der anordnenden Stelle mit Hilfe eines automatisierten Verfahrens angeordnet werden, wenn der Inhalt der Zahlungsanordnung so gespeichert wird, dass er jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden kann.
- 5.
- Inhalt der förmlichen Zahlungsanordnung
- 5.1
- Die förmliche Zahlungsanordnung muss enthalten
- 5.1.1
- die Bezeichnung der Kasse, gegebenenfalls auch die Bezeichnung der Zahlstelle, die die Einzahlung annehmen oder die Auszahlung leisten soll,
- 5.1.2
- die Anordnung zur Annahme oder Auszahlung (Nummer 3.1),
- 5.1.3
- den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag (Nummer 6),
- 5.1.4
- den Zahlungspflichtigen oder den Empfangsberechtigten (Nummer 7),
- 5.1.5
- den Fälligkeitstag (Nummer 8),
- 5.1.6
- die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr (Nummer 9),
- 5.1.7
- die Begründung (Nummer 10),
- 5.1.8
- eine besondere Kennzeichnung bei Abschlagsauszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung), soweit nicht Ausnahmen nach Nummer 5.6 oder Ausnahmen nach Nummer 5.7 (zum Beispiel Teilzahlungen an Versorgungsunternehmen für Strom, Gas, Wasser und Ähnliches) zugelassen sind,
- 5.1.9
- die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit (Nummern 14, 17 und 18),
- 5.1.10
- die Bezeichnung der anordnenden Stelle (einschließlich Anordnungsstellennummer),
- 5.1.11
- die Nummer der Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste und das Namenszeichen des Listenführers, sofern nicht von der Führung einer Haushaltsüberwachungsliste nach Verwaltungsvorschrift zu § 34 abgesehen worden ist,
- 5.1.12
- das Datum der Anordnung und
- 5.1.13
- die Unterschrift des Anordnungsbefugten (Nummer 20).
- 5.2
- Die Verfügungen über die Einzahlung oder Auszahlung von Beträgen, auf die das Verwaltungskostengesetz (VwKostG) vom 23. Juni 1970 (BGBl. I S. 821), in der jeweils geltenden Fassung, oder die „Kostenverfügung der Justizverwaltung“ anzuwenden ist (Kostenverfügungen), gelten als förmliche Zahlungsanordnung.
Abweichend von Nummer 5.1 sind in ihnen die Angaben nach den Nummern 5.1.8, 5.1.9, 5.1.11 und 6.3 nicht erforderlich. Die zu verwendenden Vordruckmuster ergeben sich aus der Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO (EDVBK) und der „Kostenverfügung der Justizverwaltung“ und den hierzu ergangenen ergänzenden Vorschriften. - 5.3
- In förmlichen Zahlungsanordnungen über die Beschaffung von Gegenständen ist die Nummer der Eintragung in das Bestandsverzeichnis (Verwaltungsvorschrift zu § 73 SäHO) zu vermerken. Sind die Gegenstände zur alsbaldigen Verwendung bestimmt, so ist statt dessen ein entsprechender Vermerk anzubringen. Die Vermerke können statt auf den Zahlungsanordnungen auch auf den dazugehörigen begründenden Unterlagen angebracht werden.
- 5.4
- Fallen als Folge einer Lieferung oder Leistung nebenher Gegenstände (zum Beispiel Altstoffe, Packmaterial) von mehr als nur geringem Wert an, so ist der Verbleib oder die Verwertung dieser Gegenstände auf der förmlichen Zahlungsanordnung oder den dazugehörigen begründenden Unterlagen zu vermerken.
- 5.5
- Werden nach Nummer 4.8 Datensätze mit dem Inhalt von Zahlungsanordnungen erzeugt, so müssen die Datensätze Informationen enthalten, die der schriftlichen Zahlungsanordnung gleichwertig sind. An die Stelle der Feststellungsbescheinigungen und der Unterschrift des Anordnungsbefugten müssen Merkmale treten, durch die die Feststeller und der Anordnungsbefugte gleichwertig identifiziert werden können und der Umfang ihrer Verantwortung ersichtlich ist (elektronische Zahlungsanordnung). Fehlen in den Datensätzen diese Merkmale, so müssen die Unterschriften auf visuell lesbaren Unterlagen geleistet werden.
- 5.6
- Soweit bei den anordnenden Dienststellen eine ausreichende Überwachung der geleisteten Abschlagszahlungen und deren Abrechnungen durch ADV-Verfahren oder andere geeignete Hilfsmittel gewährleistet ist, kann eine besondere Kennzeichnung in der förmlichen Zahlungsanordnung entfallen.
- 5.7
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit der zuständigen obersten Staatsbehörde und dem Rechnungshof abweichende Bestimmungen treffen.
- 6.
- Betrag
- 6.1
- In der förmlichen Zahlungsanordnung ist der Betrag anzugeben, der in Euro oder ausnahmsweise in anderer Währung anzunehmen oder auszuzahlen ist. Bei wiederkehrenden Zahlungen sind der Jahresbetrag und die Teilbeträge je Fälligkeitstag anzugeben; sind Teilbeträge in gleicher Höhe anzunehmen oder auszuzahlen, so genügt die Angabe eines Teilbetrages.
- 6.2
- Die Beträge sind in Ziffern anzugeben. Für „Euro“ und „Cent“ sind die Abkürzungen „EUR“ und „Ct“ zu verwenden. In förmlichen Zahlungsanordnungen, die in automatisierten Verfahren erstellt werden, kann der Betrag zusätzlich durch Markieren vorgedruckter Ziffern- oder Zahlenfelder angegeben werden.
- 6.3
- Euro-Beträge von 1 000 EUR und mehr sowie Beträge in anderen Währungen sind in Worten zu wiederholen. Der für die Angabe der Beträge vorgesehene Raum ist, soweit er bei der Eintragung frei bleibt, so zu entwerten, dass nachträgliche Zusätze erkennbar sind. In förmlichen Zahlungsanordnungen, die in automatisierten Verfahren erstellt werden, kann auf die Wiederholung in Worten verzichtet werden, wenn die ziffernmäßige Angabe des Betrages gegen Fälschung und Änderung ausreichend gesichert ist.
- 6.4
- Der Betrag braucht in der förmlichen Zahlungsanordnung nicht angegeben zu werden, wenn er aufgrund eines Gesetzes, einer Verordnung oder einer allgemeinen Verwaltungsvorschrift berechnet werden kann (betragslose Zahlungsanordnung). Ist für die Berechnung im einzelnen Fall die Kenntnis bestimmter Merkmale erforderlich, so müssen diese in der Zahlungsanordnung angegeben sein.
- 6.5
- Der Betrag braucht ferner nicht angegeben zu werden, wenn
- 6.5.1
- die förmliche Zahlungsanordnung Merkmale enthält, die die Errechnung des Betrages aufgrund der im Verantwortungsbereich der Kasse in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführten Personen- oder Objektkonten ermöglichen, und
- 6.5.24
- die Berechnung in einem automatisierten Verfahren ausgeführt wird und die hierbei verwendeten Programme von den zuständigen Stellen freigegeben worden sind. Wegen der Beteiligung des Staatsministeriums der Finanzen und des Rechnungshofes siehe Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO.
- 6.6
- Sind Zinsen von der Kasse zu berechnen (Nummern 45.2 und 51), so müssen sich der Zinssatz, der Tag des Beginns der Verzinsung und der Kapitalbetrag aus der förmlichen Zahlungsanordnung ergeben; der Kapitalbetrag braucht nicht angegeben zu werden, wenn die Kasse ihn aus ihren Unterlagen selbst ermitteln kann.
- 7.
- Zahlungspflichtiger oder Empfangsberechtigter
- 7.1
- In der förmlichen Zahlungsanordnung muss der Zahlungspflichtige oder der Empfangsberechtigte zweifelsfrei bezeichnet sein. Hierzu gehört in der Regel die Angabe des Vor- und Zunamens, des Wohnorts, der Straße und der Hausnummer. Der Geburtsname von Ehegatten, Geschiedenen und Witwen/Witwern ist anzugeben, wenn ohne diese Angaben Zweifel über die Person entstehen können. Bei Verrechnungen (Nummer 35) ist anstelle der Angaben zur Person die Buchungsstelle anzugeben, bei der der zu verrechnende Betrag nachzuweisen ist.
- 7.2
- Ist der Zahlungspflichtige nicht zugleich Schuldner oder der Empfangsberechtigte nicht zugleich Forderungsberechtigter, so muss dies aus der förmlichen Zahlungsanordnung ersichtlich sein. Satz 1 findet keine Anwendung, wenn Erlöse aus dem Verkauf von Eintrittskarten und Ähnlichem abgeliefert werden und allgemeine Annahmeanordnungen nicht erteilt worden sind.
- 7.3
- Ergänzend zu Nummer 7.1 ist in förmlichen Auszahlungsanordnungen der Zahlungsweg (Nummer 28) anzugeben.
- 7.3.1
- Soll der Betrag auf ein Konto überwiesen werden, so sind anzugeben
- a)
- die Bezeichnung des Kreditinstituts,
- b)
- die Bankleitzahl,
- c)
- die Kontonummer,
- d)
- bei Lastschrifteinzugsverfahren der entsprechende Schlüssel nach der EDVBK (Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO).
- Straße und Hausnummer des Kontoinhabers können entfallen; der Wohnort ist entbehrlich.
- 7.3.2
- Soll der Betrag ausnahmsweise bar ausgezahlt werden, so ist der entsprechende Schlüssel nach der EDVBK anzugeben.
- 7.4
- Für förmliche Annahmeanordnungen, die im Wege des Lastschrifteinzugsverkehrs ausgeführt werden sollen, gilt Nummer 7.3.1 entsprechend.
- 7.5
- Wird für den Zahlungspflichtigen oder den Empfangsberechtigten ein Personenkonto geführt, so genügt bei automatisierten Verfahren die Angabe der Schlüsselzahl (Personenkonto-Nummer).
- 7.6
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof zulassen, dass der Empfangsberechtigte bei unbarer Auszahlung in der förmlichen Zahlungsanordnung verschlüsselt angegeben wird.
- 8
- Fälligkeitstag
- 8.1
- In der förmlichen Zahlungsanordnung ist das Datum (Fälligkeitstag) anzugeben, zu dem die Einzahlung oder die Auszahlung bewirkt sein muss. §§ 187 bis 193 BGB sind zu beachten.
- 8.2
- Sind Teilbeträge anzunehmen oder auszuzahlen, so ist der Fälligkeitstag für jeden Teilbetrag anzugeben. Sind bei wiederkehrenden Zahlungen Teilbeträge in gleicher Höhe und in gleichen Zeitabständen anzunehmen oder auszuzahlen, so sind der erste Fälligkeitstag und der Zeitabstand anzugeben. Ist der letzte Fälligkeitstag bereits bekannt, so ist auch er anzugeben; anderenfalls ist er der Kasse durch Änderungsanordnung (Nummer 26) rechtzeitig mitzuteilen.
- 9.
- Buchungsstelle, Haushaltsjahr
- 9.1
- In der förmlichen Zahlungsanordnung über Einnahmen und Ausgaben ist die Buchungsstelle mit den Nummern des Kapitels und des Titels zu bezeichnen. Bei einer weiteren Untergliederung nach anordnenden Stellen umfasst die Buchungsstelle auch deren numerische Bezeichnung. Sind Einzahlungen oder Auszahlungen nach einer sonst vorgesehenen Ordnung zu buchen, so ist die dafür festgelegte Bezeichnung als Buchungsstelle anzugeben.
- 9.2
- Förmliche Zahlungsanordnungen sind für jede Buchungsstelle getrennt zu erteilen. Sind Zahlungen, die den gleichen Empfänger oder Einzahlungspflichtigen betreffen, auf mehrere Buchungsstellen anzuordnen, so soll für jede Buchungsstelle eine gleichlautende Ausfertigung der Zahlungsanordnung erstellt werden. Auf jeder Ausfertigung ist eine Buchungsstelle mit den jeweils dazugehörenden Angaben deutlich zu unterstreichen.
- 9.3
- In der förmlichen Zahlungsanordnung ist das Haushaltsjahr (§ 4) anzugeben, für das die Einzahlung oder Auszahlung gebucht werden soll. In Daueranordnungen und bei laufenden Personalausgaben ist das Haushaltsjahr nicht anzugeben.
- 9.4
- Buchungsstelle und Haushaltsjahr können in der förmlichen Zahlungsanordnung mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen verschlüsselt angegeben werden.
- 10.
- Begründung
- 10.1
- Aus der förmlichen Zahlungsanordnung müssen Zweck und Anlass der Einzahlung oder Auszahlung so deutlich erkennbar sein, dass die ihr zugrunde liegende Verwaltungsmaßnahme zweifelsfrei ersichtlich ist (Begründung).
- 10.2
- Aus der Begründung müssen insbesondere Gegenstand und Rechtsgrund der Einzahlung oder Auszahlung hervorgehen. Bei außerplanmäßigen Einnahmen und Ausgaben (Nummer 9.1) ist im Feld „Begründung“ die Zweckbestimmung anzugeben. Gegebenenfalls ist die Berechnung des Betrages zu erläutern und zur eventuellen Ersatzpflicht eines Dritten Stellung zu nehmen.
- 10.3
- Gehören zu der förmlichen Zahlungsanordnung begründende Unterlagen 19 , so muss durch gegenseitige Hinweise gewährleistet sein, dass diese Unterlagen der Zahlungsanordnung zugeordnet werden können, zu der sie gehören. Wird eine Zahlung nach Nummer 4.8 angeordnet, so muss die begründende Unterlage die sachliche und zeitliche Zuordnung zu den gespeicherten Daten erkennen lassen. Soweit begründende Unterlagen von Dienststellen anzufertigen sind, gilt Nummer 2.3 entsprechend. Begründende Unterlagen sind bei der Anordnungsdienststelle sicher und geordnet aufzubewahren 20 ; die Bestimmungen über Aufbewahrungsfristen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO sind zu beachten.
- 10.4
- Steht die förmliche Zahlungsanordnung im Zusammenhang mit früheren Zahlungen, so ist in der Begründung auf die vorangegangene Zahlungsanordnung hinzuweisen.
- 10.5
- Begründende Unterlagen zu einer förmlichen Zahlungsanordnung, die auch Begründungen für weitere Zahlungsanordnungen enthalten, sind gleichzeitig begründende Unterlagen für diese Anordnungen.
- 10.6
- Den Kassenanordnungen für wiederkehrende Zahlungen (Muster 20 und 50 EDVBK) sind die begründenden Unterlagen zur Prüfung durch die Kasse (Prüfungspflicht des Buchhalters gemäß Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) beizufügen.
Originalunterlagen sind nach der Überprüfung durch die Kasse und die Kassenaufsicht unverzüglich der Anordnungsstelle zurückzugeben.
- 11.
- Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
- 11.1
- Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der für die Zahlung maßgebenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen ist festzustellen und zu bescheinigen, soweit nicht das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Ausnahmen zugelassen hat.
- 11.2
- Ist die Richtigkeit begründender Unterlagen, die in visuell nicht lesbarer Form vorliegen, zu bescheinigen, so müssen an die Stelle der Feststellungsbescheinigungen Merkmale treten, durch die die Feststeller gleichwertig identifiziert werden können und der Umfang ihrer Verantwortung ersichtlich ist.
- 11.3
- Beamte und Angestellte sollen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person oder ihre Angehörigen betreffen, nicht abgeben.
- 12.
- Inhalt der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit
- 12.1
- Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nummern 14 oder 18 die Verantwortung dafür, dass
- 12.1.1
- die in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht vom Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen ist,
- 12.1.2
- die nach Nummer 5 erforderlichen übrigen Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthalten sind, soweit nicht die Verantwortung hierfür dem Anordnungsbefugten obliegt (Nummer 20),
- 12.1.3
- nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist,
- 12.1.4
- die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,
- 12.1.5
- die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
- 12.1.6
- Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen (Vorleistungen), Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.
- 12.2
- Die Einschränkung der Verantwortung nach Nummer 19 bleibt unberührt.
- 12.3
- Die sachliche Richtigkeit darf unter entsprechender Ergänzung des Vermerks nach Nummer 14 auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung
- 12.3.1
- ein Schaden nicht entstanden ist (zum Beispiel Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder
- 12.3.2
- die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (zum Beispiel Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten).
- 12.4
- Die Verantwortung des Feststellers der sachlichen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträger.
- 13
- Feststeller der sachlichen Richtigkeit
- 13.1
- Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind befugt
- 13.1.1
- der Leiter der Dienststelle,
- 13.1.2
- der Beauftragte für den Haushalt und
- 13.1.3
- andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist.
- 13.2
- Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu überblicken und zu beurteilen vermag. Die Verantwortung für die Feststeller nach Nummer 13.1.3 trägt der Anordnungsbefugte.
- 14.
- Form der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit
- 14.1.1
- Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks „Sachlich richtig“ zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt (zum Beispiel zur Bescheinigung der vollständigen Lieferung einer Ware oder weil die Beurteilung des Sachverhalts Fachkenntnisse erfordert), so muss aus deren Bescheinigungen (Teilbescheinigungen) der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.
- 14.1.2
- Sind zur Beurteilung einer begründenden Unterlage zu einer Zahlungsanordnung besondere Fachkenntnisse (zum Beispiel auf technischem, medizinischem oder chemischem Gebiet) erforderlich, so ist eine entsprechende Teilbescheinigung abzugeben, falls geeignete Feststeller hierfür zur Verfügung stehen. In diesem Fall ist die Teilbescheinigung durch Unterzeichnung des Vermerks „Fachtechnisch richtig“ abzugeben.
- 14.1.3
- Die Teilbescheinigungen sollen im Allgemeinen nur auf der begründenden Unterlage zur Zahlungsanordnung abgegeben werden; der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt in diesen Fällen mit seiner Bescheinigung in der förmlichen Zahlungsanordnung die Verantwortung dafür, dass eine etwa erforderliche Teilbescheinigung in den begründenden Unterlagen vorhanden ist (vergleiche Nummer 19).
- 14.2
- Nicht zutreffende Angaben sind unter Beachtung der Nummer 21 zu berichtigen.
- 15.
- Inhalt der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit
- 15.1
- Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nummern 17 oder 18 die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen richtig sind. Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich mithin auch auf die Feststellung der Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (zum Beispiel Bestimmungen, Verträge, Tarife).
- 15.2
- Die Einschränkung der Verantwortung nach Nummern 17.1 und 19 bleibt unberührt.
- 15.3
- Die Verantwortung des Feststellers der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträger.
- 15.4
- Die Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit entfällt, soweit betragslose Zahlungsanordnungen auf Berechnungen beruhende Angaben nicht enthalten.
- 16.
- Feststeller der rechnerischen Richtigkeit
- 16.1
- Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt:
- 16.1.1
- Beamte, die mindestens dem mittleren Dienst angehören, und
- 16.1.2
- Angestellte, die mindestens der Vergütungsgruppe VIII BAT-O angehören.
- 16.2
- Der Leiter der Dienststelle oder der Beauftragte für den Haushalt kann die Befugnis auf bestimmte Bedienstete beschränken oder erforderlichenfalls auch auf Bedienstete erweitern, die nach Nummer 16.1 nicht zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit befugt sind.
- 17.
- Form der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit
- 17.1
- Der Feststeller hat die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks „Rechnerisch richtig“ zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt, so muss aus deren Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein (zum Beispiel bei reinen Nachrechnungsarbeiten durch den Vermerk „Nachgerechnet“).
- 17.2
- Nicht zutreffende Angaben sind unter Beachtung der Nummer 21 zu berichtigen.
- 17.3
- Sind die Endbeträge in Anlagen zu förmlichen Zahlungsanordnungen oder in begründenden Unterlagen geändert worden, so muss der Vermerk lauten „Rechnerisch richtig mit ... EUR ... Ct“. Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben. Absetzungen von Rabatt- und Skontobeträgen gelten nicht als Änderungen.
- 18.
- Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
- Die Bescheinigungen der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit können zusammengefasst werden, wenn der Feststeller die Voraussetzungen nach den Nummern 13 und 16 erfüllt. In diesem Fall müssen die Feststellungsvermerke lauten:
- a)
- für die sachliche und rechnerische Feststellung „Sachlich und rechnerisch richtig“,
- b)
- für die sachliche und fachtechnische Feststellung „Sachlich und fachtechnisch richtig“,
- c)
- für die fachtechnische und rechnerische Feststellung „Fachtechnisch und rechnerisch richtig“,
- d)
- für die sachliche, fachtechnische und rechnerische Feststellung „Sachlich, fachtechnisch und rechnerisch richtig“.
- Sind die Endbeträge geändert worden, sind die vorstehenden Vermerke um den Zusatz „mit ... EUR ... Ct“ zu erweitern (Nummer 17.3 bleibt unberührt). Sind an der zusammengefassten Bescheinigung mehrere Bedienstete beteiligt, so muss aus jeder Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.
- 19.
- Verantwortung des Feststellers in besonderen Fällen
- 19.1
- Der Feststeller, der in förmlichen Zahlungsanordnungen, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist für die Richtigkeit der Angaben nicht verantwortlich, soweit andere Feststeller Teilbescheinigungen abgegeben haben (Nummern 14, 17 und 18) oder in Anlagen zu förmlichen Zahlungsanordnungen oder begründenden Unterlagen die Richtigkeit bescheinigt haben.
Den Teilbescheinigungen und Bescheinigungen der Feststeller der eigenen Dienststelle sind die Teilbescheinigungen und Bescheinigungen gleichzustellen, die von Bediensteten anderer Stellen abgegeben worden sind, und zwar von - 19.1.1
- einer anderen Dienststelle des Landes,
- 19.1.2
- einer Dienststelle des Bundes oder eines anderen Landes,
- 19.1.3
- einer Gemeinde oder eines Gemeindeverbandes oder
- 19.1.4
- einer bundes- oder landesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts, die unter § 105 SäHO fällt.
- 19.2
- Sind die Teilbescheinigungen aufgrund schriftlicher Verträge oder sonstiger Vereinbarungen von anderen Personen (zum Beispiel Architekten, Ingenieuren) abgegeben worden, so gilt Nummer 19.1 entsprechend. Wenn in Verträgen oder sonstigen Vereinbarungen die Anwendung dieser Verwaltungsvorschrift vorgesehen ist, so sind die Teilbescheinigungen mit dem Wortlaut nach den Nummern 14, 17 und 18 abzugeben; andernfalls sind Inhalt und Form der Teilbescheinigungen in den Verträgen oder sonstigen Vereinbarungen festzulegen.
- 19.3
- Treffen Bedienstete Maßnahmen, die zu Zahlungsanordnungen führen, so gelten die Unterschriften auf den die einzelnen Maßnahmen betreffenden Schriftstücken zugleich als Feststellung und Teilbescheinigung im Sinne der Nummern 11 bis 18.
- 19.4
- Teilbescheinigungen nach Nummern 19.1 bis 19.3 dürfen nur anerkannt werden, wenn ein Anlass zu Zweifeln nicht besteht.
- 19.5
- Ist eine lückenlose Nachprüfung von Angaben nicht möglich, so beschränkt sich die Verantwortung des Feststellers der sachlichen Richtigkeit darauf, dass Bedenken gegen die Richtigkeit dieser Angaben nicht bestehen. Entsprechendes gilt, wenn
- 19.5.1
- Leistungen durch Zähler, Uhren oder sonstige Kontrolleinrichtungen abgelesen werden oder
- 19.5.2
- Leistungen nur unmittelbar an Dritte erbracht werden können (zum Beispiel Sachleistungen an Heiminsassen).
- 19.6
- Muss ausnahmsweise (zum Beispiel Erkrankung oder Ausscheiden des zuständigen Feststellers) die sachliche Richtigkeit von einem Bediensteten bescheinigt werden, der den Sachverhalt nicht in vollem Umfang überblicken und beurteilen kann, so gilt Nummer 19.5 entsprechend. Der Feststeller hat in diesen Fällen in der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit anzugeben, weshalb und in welchem Umfang die Angaben nicht nachgeprüft werden konnten.
- 19.7
- Wird eine Zahlungsanordnung in einem automatisierten Verfahren erstellt, so ist in der nach Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) erforderlichen Dienstanweisung die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der Feststeller sowie die Form der Feststellungsbescheinigungen zu regeln.
- 19.8
- Werden die Anlagen zur förmlichen Zahlungsanordnung oder die begründenden Unterlagen in einem automatisierten Verfahren erstellt oder nachgeprüft, so gelten für die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der Feststeller sowie die Form der Feststellungsbescheinigungen die Nummern 6 bis 8 HKR-ADV-Best (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO).
- 20.
- Unterschrift des Anordnungsbefugten
- 20.1.1
- Die förmliche Zahlungsanordnung muss von dem zur Ausübung der Anordnungsbefugnis berechtigten Bediensteten (Anordnungsbefugter) unterschrieben werden.
- 20.1.2
- Hat der Anordnungsbefugte auch Feststellungen vorgenommen, so können diese Bescheinigungen mit der Anordnung verbunden werden. In diesem Fall ist beim betreffenden Feststellungsvermerk anstelle der Unterschrift der Vermerk „VwV 20.1.2/70 SäHO“ anzubringen.
- 20.1.3
- Der Anordnungsbefugte soll in der Regel in der förmlichen Zahlungsanordnung die rechnerische Richtigkeit nicht bescheinigen; in eigener Sache oder in Sachen seiner Angehörigen darf er die Anordnungsbefugnis nicht ausüben.
- 20.2
- Der Anordnungsbefugte übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung dafür, dass
- 20.2.1
- in der förmlichen Zahlungsanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
- 20.2.2
- die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit in der förmlichen Zahlungsanordnung von den dazu befugten Bediensteten abgegeben worden ist,
- 20.2.3
- Ausgabemittel 21 zur Verfügung stehen sowie Zahlungen bei der angegebenen Buchungsstelle geleistet werden dürfen,
- 20.2.4
- bei Vorschüssen die Voraussetzungen (§ 60) vorliegen.
- 20.3
- Die Verantwortung des Anordnungsbefugten erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträger.
- 20.4.1
- Die Namen und Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten sind den Kassen und Zahlstellen mit Muster 1 zu § 70 SäHO mitzuteilen (Nummer 2.2.2 zu § 34). An die Stelle der Unterschriftsmitteilungen müssen andere Sicherungsmaßnahmen treten, wenn dies bei Verfahren nach Nummer 4.8 notwendig ist. Durch die anderen Sicherungsmaßnahmen muss der Anordnungsbefugte gleichwertig identifiziert werden können. Sie bedürfen der Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen.
- 20.4.2
- In einer innerdienstlichen Verfügung ist für jeden Anordnungsbefugten der Umfang der Anordnungsbefugnis festzulegen. Gilt die Anordnungsbefugnis nicht für alle Zahlungen, so ist sie nach Haushaltsstellen oder ähnlichem abzugrenzen.
- 20.5
- Erlischt die Anordnungsbefugnis, so ist dies den Kassen und Zahlstellen unverzüglich schriftlich mitzuteilen.
- 21.
- Änderung der förmlichen Zahlungsanordnung, ihrer Anlagen und der begründenden Unterlagen
- 21.1
- Befindet sich die förmliche Zahlungsanordnung noch bei der anordnenden Stelle und sind Angaben in der Zahlungsanordnung, ihren Anlagen oder den begründenden Unterlagen zu ändern, so sind die Berichtigungen unter Beachtung der Nummer 2.3 vorzunehmen. Die Berichtigungen sind so auszuführen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben; sie sind von den Beteiligten für ihren Verantwortungsbereich mit Namenszeichen und Datum zu bestätigen.
- 21.2
- Muss eine förmliche Zahlungsanordnung berichtigt werden und ist die Berichtigung nicht zulässig (Nummer 2.3) oder nicht möglich, so ist die Anordnung vom Anordnungsbefugten zu vernichten oder gut sichtbar ungültig zu machen. Das Gleiche gilt, wenn sie nicht ausgeführt werden soll. Die ungültig gemachte Zahlungsanordnung ist zu den Akten zu nehmen oder gegebenenfalls zur Begründung der neuen Zahlungsanordnung zu verwenden.
- 21.3
- Ist der Betrag der förmlichen Zahlungsanordnung die Summe einer listenmäßigen Zusammenstellung und sollen Einzelbeträge nicht angenommen oder nicht ausgezahlt werden, so sind sie vom Feststeller der sachlichen Richtigkeit in der Zusammenstellung mit dem Hinweis „Nicht einziehen“ oder „Nicht auszahlen“ sowie mit Namenszeichen und Datum zu versehen. Beim Zahlungsverkehr im Wege des beleglosen Datenträgeraustausches ist sinngemäß zu verfahren.
- 21.4
- In den Fällen der Nummer 21.3 hat der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit die nicht anzunehmenden oder nicht auszuzahlenden Beträge unter Angabe der laufenden Nummer darzustellen und die Summe in der listenmäßigen Zusammenstellung vom Endbetrag abzusetzen. Einer Änderung der Überträge bedarf es nicht. Über den tatsächlich anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag ist eine neue Zahlungsanordnung zu fertigen; Nummer 21.2 ist zu beachten.
- 21.5
- Handelt es sich in den Fällen der Nummer 21.3 um eine förmliche Auszahlungsanordnung für Massenzahlungen, ist von einer Änderung des Endbetrages in der listenmäßigen Zusammenstellung abzusehen und die Auszahlungsanordnung ohne Änderung an die Kasse weiterzuleiten. Über den Unterschiedsbetrag ist gleichzeitig eine Änderungsanordnung (Nummer 26) zu erteilen. Beim Zahlungsverkehr im Wege des beleglosen Datenträgeraustausches ist sinngemäß zu verfahren.
- 21.6
- Befindet sich die förmliche Zahlungsanordnung nicht mehr bei der anordnenden Stelle und sind Berichtigungen notwendig, so ist eine Änderungsanordnung (Nummer 26) zu erteilen.
- 21.7
- Sind förmliche Zahlungsanordnungen, ihre Anlagen und die begründenden Unterlagen in einem automatisierten Verfahren erstellt worden und werden sie ungültig gemacht oder geändert, so sind die hierzu gespeicherten Angaben entsprechend zu berichtigen.
- 21.8
- Muss eine in einem automatisierten Verfahren nach Nummer 4.8 erzeugte Zahlungsanordnung geändert werden und ist die Änderung noch zulässig und noch möglich, so ist
- 21.8.1
- die Zahlungsanordnung zu löschen, wenn die Zahlung nicht angenommen oder nicht geleistet werden soll. Die Löschung ist in den begründenden Unterlagen zu vermerken,
- 21.8.2
- die Zahlungsanordnung unter Beachtung der Bestimmungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) nachvollziehbar zu berichtigen, wenn sie fehlerhaft ist.
- 21.9
- Wird die Hinterlegungskasse (Nummer 3.7 zu § 79) von der Hinterlegungsstelle ersucht, auch einen geringeren als den angeordneten Betrag anzunehmen oder die Annahmeanordnung zurückzugeben, falls nicht innerhalb der dem Antragsteller gesetzten Frist einbezahlt oder eingeliefert wird, so hat die Kasse diesem Ersuchen zu entsprechen.
- 22.
- Allgemeine Zahlungsanordnungen
- 22.1
- Anstelle von förmlichen Zahlungsanordnungen können vom Staatsministerium der Finanzen oder mit dessen Einwilligung von der zuständigen obersten Staatsbehörde allgemeine Zahlungsanordnungen erteilt werden,
- 22.1.1
- für Einzahlungen und Auszahlungen, die aufgrund amtlicher Gebührentarife oder amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind (siehe auch Nummern 22.5.4 bis 22.5.7, 22.6.1, 22.6.5, 22.6.6, 22.7.3 und 22.7.5),
- 22.1.2
- für Einzahlungen und Auszahlungen, die die Kasse im Rahmen ihres Aufgabenbereichs selbst zu veranlassen hat, zum Beispiel Säumniszuschläge (siehe auch Nummern 22.5.1 bis 22.5.3, 22.6.2 bis 22.6.4, 22.7.1),
- 22.1.3
- für Auszahlungen gegen sofortigen Empfang von Kleinhandelsware oder für andere Auszahlungen, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind (siehe auch Nummer 22.7.4),
- 22.1.4
- für Auszahlungen, deren Leistung an eine größere Zahl von Empfangsberechtigten durch Gesetz, Verordnung oder Tarifvertrag vorgesehen ist, sofern von der Kasse oder Abrechnungsstelle der Betrag der Auszahlung und der Kreis der Empfangsberechtigten nach dem Gesetz, der Verordnung oder dem Tarifvertrag zweifelsfrei ermittelt werden kann und es sich um Empfangsberechtigte handelt, an die bereits laufende Ausgaben geleistet werden,
- 22.1.5
- in anderen Fällen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
- 22.2
- Allgemeine Zahlungsanordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn der Kasse oder Zahlstelle Unterlagen zur Verfügung stehen, die die Zahlung begründen und aus denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die Empfangsberechtigten, die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr sowie gegebenenfalls die Nummer der Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste ersichtlich sind. Die Unterlagen können in visuell nicht lesbarer Form zur Verfügung stehen. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit dieser Unterlagen ist unter entsprechender Anwendung der Nummern 11 bis 19 festzustellen und zu bescheinigen. Das Feld „Begründung“ ist in jedem Fall auszufüllen (Nummer 10.1). Für die Änderung der Unterlagen gilt Nummer 21 entsprechend. Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen treffen.
- 22.3
- Allgemeine Zahlungsanordnungen können erteilt werden
- 22.3.1
- durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften sowie allgemeine Dienstanweisungen oder
- 22.3.2
- durch besondere Anordnung.
- 22.4
- Allgemeine Zahlungsanordnungen nach Nummer 22.3.2 müssen insbesondere enthalten
- 22.4.1
- die Bezeichnung der Kasse oder der Zahlstelle,
- 22.4.2
- die Bezeichnung der Art der Einzahlungen oder Auszahlungen,
- 22.4.3
- die Anordnung zur Annahme oder Auszahlung,
- 22.4.4
- die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr
- 22.4.5
- die Bescheinigung der sachlichen und gegebenenfalls der rechnerischen Richtigkeit,
- 22.4.6
- die Bezeichnung der anordnenden Stelle,
- 22.4.7
- das Datum der Anordnung und
- 22.4.8
- die Unterschrift des Anordnungsbefugten.
- 22.5
- Allgemeine Annahme- und Auszahlungsanordnung gilt als erteilt für:
- 22.5.1
- Zinsen und Zinsvergütungen (Skonto),
- 22.5.2
- Auftragszahlungen (Nummer 52),
- 22.5.3
- Mehrbeträge (Nummer 42.1),
- 22.5.4
- Beträge von Arbeitnehmern zur Sozialversicherung,
- 22.5.5
- Steuern und ähnliche Abzüge sowie von vermögenswirksamen Leistungen bei persönlichen Bezügen,
- 22.5.6
- Postgebühren, Fracht- und Rollgeld für dienstliche Sendungen,
- 22.5.7
- Gebühren und Auslagen im Mahn- und Zwangsvollstreckungsverfahren, Säumnis- und Verspätungszuschläge.
- 22.6
- Allgemeine Annahmeanordnung gilt als erteilt für:
- 22.6.1
- den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen und Vordrucke,
- 22.6.2
- gefundene Zahlungsmittel,
- 22.6.3
- Einzahlungen nach Nummern 37.2 und 42.2,
- 22.6.4
- Kassenüberschüsse (Nummer 23.6 zu § 71),
- 22.6.5
- Beträge, die von Zahlungspflichtigen aufgrund von Anmeldungen, Anzeigen oder Ähnlichem für Steuern, Gebühren und Ähnlichem geleistet werden und für die eine Festsetzung oder Ähnliches noch nicht vorliegt,
- 22.6.6
- im Bereich der Justizverwaltung anfallende Verwaltungsabgaben aller Art (zum Beispiel Gebühren und Auslagen, Strafen, Geldbußen, Ordnungs- und Zwangsgelder) sowie Einnahmen aus der Beschäftigung von Gefangenen, wenn diese in Betriebsbüchern nachgewiesen werden.
- 22.7
- Allgemeine Auszahlungsanordnung gilt als erteilt für:
- 22.7.1
- Gebühren, die durch den Anschluss der Kasse oder Zahlstelle an Kreditinstitute entstehen (Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO ist zu beachten!),
- 22.7.2
- Bezugsgebühren für Zeitungen und Zeitschriften,
- 22.7.3
- Rundfunk- und Fernsehgebühren,
- 22.7.4
- Auszahlungen gegen sofortigen Empfang von Kleinhandelswaren in geringen Mengen (im Einzelfall bis zu 50 EUR),
- 22.7.5
- Erstattung von Steuern (einschließlich Nebenleistungen), von Buß- und Ordnungsgeldern und von sonstigen Geldleistungen, soweit diese den Finanzämtern aufgrund gesetzlicher Vorschriften übertragen ist,
- 22.7.6
- die Verfahrensausgaben im Bereich der Justizverwaltung:
- Entschädigungen der ehrenamtlichen Richter und Schöffen,
- Entschädigungen der Sachverständigen, Zeugen, Dolmetscher und Übersetzer,
- Entschädigungen der Rechtsanwälte bei Prozesskostenhilfe, der gerichtlich bestellten Verteidiger und der in Strafsachen beigeordneten Rechtsanwälte,
- Kosten der Rechtsberatung,
- Ausgaben aufgrund des Betreuungsgesetzes,
- Veröffentlichungen der Registergerichte,
- Sonstige Auslagen in Rechtssachen (Titel 526 07),
- Entschädigungen an Beschuldigte in Strafsachen (Gesetz über die Entschädigung für Strafverfolgungsmaßnahmen [StrEG] vom 8. März 1971 [BGBl. I S. 157], in der jeweils geltenden Fassung, und §§ 467, 467a StPO),
- Ausgaben aufgrund Stundung nach § 4 InsO für beigeordnete Rechtsanwälte und für Insolvenzverwalter/Treuhänder.
- 22.8
- Für elektronisch erteilte allgemeine Zahlungsanordnungen nach Nummer 22.3.2 gilt Nummer 5.5 entsprechend.
Dritter Abschnitt: Andere Kassenanordnungen
- 23.
- Allgemeines
- Für die Erteilung anderer Kassenanordnungen gelten die Nummern 3 bis 22, soweit in den Nummern 24 bis 26 oder vom Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof nichts anderes bestimmt ist.
- 24.
- Anordnungen für Wertgegenstände
- 24.1
- Anordnungen für Wertgegenstände (Nummer 54) sind
- 24.1.1
- Einlieferungsanordnungen für in Verwahrung zu nehmende Gegenstände,
- 24.1.2
- Auslieferungsanordnungen für auszuliefernde Gegenstände.
- 24.2
- Anordnungen für Wertgegenstände müssen enthalten
- 24.2.1
- die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle, die den Wertgegenstand in Verwahrung nehmen oder ausliefern soll,
- 24.2.2
- die Anordnung zur Annahme oder Auslieferung des Wertgegenstandes,
- 24.2.3
- die Bezeichnung oder Beschreibung des Wertgegenstandes,
- 24.2.4
- den Einlieferer oder Empfangsberechtigten,
- 24.2.5
- die Begründung,
- 24.2.6
- die Bezeichnung der anordnenden Stelle,
- 24.2.7
- das Datum der Anordnung und
- 24.2.8
- die Unterschrift des Anordnungsbefugten.
- 25.
- Sonstige Kassenanordnungen
- Inhalt und Form sonstiger Kassenanordnungen bestimmt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
- 26.
- Änderungsanordnungen
- 26.1
- Sind Angaben in der Kassenanordnung zu ändern oder zu ergänzen und befindet sich diese nicht mehr bei der anordnenden Stelle (Nummer 21.6), so ist eine Änderungsanordnung zu erteilen.
- 26.2
- Änderungsanordnungen sind zu erteilen als
- 26.2.1
- förmliche Änderungsanordnungen (Nummern 26.3 bis 26.5) oder
- 26.2.2
- allgemeine Änderungsanordnungen (Nummer 26.7).
- 26.3
- Die förmliche Änderungsanordnung muss neben den Angaben nach Nummern 5.1.1 und 5.1.6 bis 5.1.13 enthalten
- 26.3.1
- die Bezeichnung als Änderungsanordnung,
- 26.3.2
- den Hinweis auf die zu ändernde Kassenanordnung,
- 26.3.3
- die Anordnung zur Änderung und die geänderten Angaben sowie
- 26.3.4
- die Begründung für die Änderung.
- 26.4
- Die Änderungsanordnungen sind für alle beteiligten Buchungsstellen zu erteilen. Nach Abschluss des Haushaltsjahres ist eine Änderungsanordnung nur zulässig in den Fällen der Nummer 4.7 Abs. 1 oder bei zum Soll gestellten Kassenanordnungen.
- 26.5
- Förmliche Kassenanordnungen sind zu erteilen
- 26.5.1
- zu Kassenanordnungen für einmalige Zahlungen allgemein mit Muster 60 EDVBK,
- 26.5.2
- zu Kassenanordnungen für wiederkehrende Zahlungen mit Muster 20 beziehungsweise 50 EDVBK,
- 26.5.3
- für Stundung, Niederschlagung oder Erlass (§ 59) mit Muster 61 EDVBK.
- 26.6
- Kassenanordnungen für Umbuchungen von einmaligen Zahlungen mit Muster 65 EDVBK gelten als Änderungsanordnungen.
- 26.7
- Eine allgemeine Änderungsanordnung kann erteilt werden, wenn für einen feststehenden Kreis von Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten die zu zahlenden Beträge einheitlich geändert werden sollen.
- 26.8
- Kann ein nach Nummer 4.8 erzeugter fehlerhafter Datensatz nicht mehr geändert werden, so ist eine Änderungsanordnung zu erteilen. Diese muss die sachliche und zeitliche Zuordnung zu dem fehlerhaften Datensatz nachvollziehbar erkennen lassen.
- 27.
- Kasseninterne Aufträge
- 27.1
- Liegt eine Kassenanordnung nicht vor oder ist sie nicht erforderlich, so hat die Kasse einen kasseninternen Auftrag als Grundlage für die Zahlung und Buchung zu fertigen, wenn Unterlagen nach Nummer 22.2 nicht vorliegen oder aus vorhandenen Unterlagen die Buchungsstelle nicht ersichtlich ist.
- 27.2
- Die kasseninternen Aufträge müssen die für die Zahlung und Buchung erforderlichen Angaben enthalten. Sie sind vom Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung und vom Arbeitsgebietsleiter, Sachgebietsleiter oder Kassenleiter zu unterschreiben. Kasseninterne Aufträge sind mit Muster 9 zu § 70 SäHO zu erteilen; bei Kassen, die das ADV-Kassenbuchführungsverfahren anwenden, sind die hierfür geltenden Vordrucke zu verwenden.
- 27.3
- Die Nummern 27.1 und 27.2 gelten sinngemäß für Zusammenstellungen von Einzelbelegen (Nummer 19.2 zu § 71); die Zusammenstellung ist nur vom Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung zu unterschreiben.
- 27.4
- Kasseninterne Aufträge können in visuell nicht lesbarer Form erteilt werden. An die Stelle der Unterschriften nach Nummer 27.2 müssen Merkmale treten, durch die die Unterzeichner gleichwertig identifiziert werden.
B. Zahlungen, Wertgegenstände
Vierter Abschnitt: Zahlungsverkehr
- 28.
- Bewirken von Zahlungen
- 28.1
- Zahlungen werden bewirkt durch 22
- 28.1.1
- Überweisung oder Einzahlung auf ein Girokonto der Kasse sowie Überweisung oder Auszahlung von einem solchen Konto,
- 28.1.2
- Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln (Bargeld, Schecks),
- 28.1.3
- Verrechnung von Beträgen,
- 28.1.4
- Teilnahme am Lastschrifteinzugsverkehr.
- 28.2
- Das Nähere über Zahlungen durch Schecks und in fremder Währung enthalten die Anlagen 1 und 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO.
- 28.3
- Beschaffung, Form und Behandlung von Zahlungsverkehrsvordrucken
- 28.3.1
- Zahlungsverkehrsvordrucke sind grundsätzlich durch das kontoführende Kreditinstitut zu beschaffen. Müssen Zahlungsverkehrsvordrucke ausnahmsweise selbst beschafft werden, ist in jedem Fall das Kreditinstitut, auf das sie lauten, vorher einzuschalten. Neutrale Zahlungsverkehrsvordrucke dürfen für Auszahlungen und Lastschrifteinzugsaufträge nur im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen verwendet werden. Für die Überweisung von Dienst- und Versorgungsbezügen, Vergütungen, Löhnen und anderen laufenden persönlichen Bezügen gelten die hierfür erlassenen Sonderregelungen. Zur Beschaffung (Auftragserteilung) von Zahlungsverkehrsvordrucken ist ausschließlich der Kontoinhaber (Kasse beziehungsweise Zahlstelle) befugt. Die Bestellung ist von den gegenüber dem kontoführenden Kreditinstitut zeichnungsberechtigten Bediensteten zu unterschreiben. Stellen außerhalb der Kasse, die Zahlungsverkehrsvordrucke für die Kasse beschriften (zum Beispiel EDV-Stellen), wenden sich wegen der Beschaffung von Zahlungsverkehrsvordrucken an die Kasse, die auch gegenüber der Lieferfirma die Genehmigung zur Auslieferung an die betreffende Stelle erteilt.
- 28.3.2
- Zahlungsverkehrsvordrucke müssen den jeweils geltenden, im Bundesanzeiger veröffentlichten Richtlinien der Deutschen Bundesbank für einheitliche und neutrale Zahlungsverkehrsvordrucke entsprechen.
- 28.3.3
- Zahlungsverkehrsvordrucke, die von einer Stelle außerhalb der Kasse beschriftet worden sind, sind der zuständigen Kasse zur Weiterleitung an das kontoführende Kreditinstitut zu übergeben. Bei Massenzahlungen ist dabei der Kasse gegenüber zu bescheinigen, dass
- a)
- die Summe der in den einzelnen Zahlungsverkehrsvordrucken enthaltenen Beträge mit der mitgeteilten Gesamtsumme übereinstimmt,
- b)
- die Auszahlungen an die in den Zahlungsanordnungen bezeichneten Empfangsberechtigten geleistet werden,
- c)
- die auf die einzelnen Empfangsberechtigten treffenden Überweisungsbeträge richtig sind und mit den bei der betreffenden Stelle vorliegenden Zahlungsunterlagen oder Zahlungsanordnungen der anordnenden Stellen übereinstimmen.
- Anstelle der Bescheinigung nach Satz 2 genügt bei Erstellung der Auszahlungsunterlagen im Wege der automatisierten Datenverarbeitung die Bescheinigung der richtigen und vollständigen Datenerfassung, Datenübernahme und Datenverarbeitung durch freigegebene und gültige Programme. Die vorstehende Regelung gilt für den Datenträgeraustausch mit Kreditinstituten entsprechend.
- 28.3.4
- Der Austausch von maschinell lesbaren Datenträgern mit Kreditinstituten für Zahlungen (belegbegleitender und belegloser Datenträgeraustausch) bedarf der Einwilligung durch das Staatsministerium der Finanzen.
- 29.
- Zahlungsarten
- 29.1
- Zahlungen sind unbar, bar oder im Wege der Verrechnung anzunehmen oder zu leisten.
- 29.2
- Unbar ist der Zahlungsverkehr, wenn
- 29.2.1
- Zahlungen durch buchmäßige Übertragung von Guthaben bei einem Kreditinstitut oder im Lastschrifteinzugsverkehr angenommen oder geleistet werden (Überweisung).
- 29.2.2
- Zahlungen einem Konto der Kasse gutgeschrieben oder zur Last geschrieben werden, der Einzahler dagegen Bargeld bei einem Kreditinstitut einzahlt (Zahlschein, Zahlkarte) oder der Empfänger Bargeld von einem Kreditinstitut erhält (Zahlungsanweisung),
- 29.2.3
- Schecks übersandt werden.
- 29.3
- Bar ist der Zahlungsverkehr, wenn Bargeld übergeben oder übersandt wird. Als barer Zahlungsverkehr gilt auch die Übergabe von Schecks.
- 29.4
- Im Wege der Verrechnung werden Zahlungen angenommen und geleistet, wenn sie gleichzeitig als Einzahlung und als Auszahlung gebucht werden (Nummern 34 und 35).
- 30.
- Förderung des unbaren Zahlungsverkehrs
- 30.1
- Zahlungen sind unbar zu bewirken, soweit nicht eine Verrechnung in Betracht kommt oder in begründeten Ausnahmefällen die bare Zahlung geboten ist.
- 30.2
- Durch Aushang im Kassenraum (vergleiche Muster 3 zu § 70 SäHO) und auf jede sonst geeignete Weise sind die Zahlungspflichtigen darauf hinzuweisen, sich des unbaren Zahlungsverkehrs durch Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto zu bedienen. In allen geeigneten Fällen sind den Zahlungsaufforderungen mit Kassenzeichen versehene Einzahlungsvordrucke (Überweisungs-Zahlschein) beizufügen. Insbesondere bei wiederkehrenden Einzahlungen soll den Zahlungspflichtigen die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverkehr ermöglicht werden.
- 30.3
- Auszahlungen sind grundsätzlich durch Überweisung auf ein Konto des Empfangsberechtigten bei einem Kreditinstitut zu leisten. Die Empfänger wiederkehrender oder öfter zu leistender einmaliger Zahlungen sind in geeigneter Weise zur Angabe, gegebenenfalls zur Einrichtung eines Kontos zu veranlassen. Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr können bei Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie solchen Gläubigern des Privatrechts zugelassen werden, bei denen ein Missbrauch der Einzugsermächtigung nicht zu befürchten ist. Es ist sicherzustellen, dass der zu belastende Betrag so rechtzeitig der Kasse bekannt gegeben wird, dass sie ihr Konto erforderlichenfalls bis zum Fälligkeitstag verstärken oder den Gläubiger zur Rücknahme des Lastschriftauftrags veranlassen kann. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über den Lastschrifteinzugsverkehr. Die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverkehr bedarf der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen. Einzelheiten sind in Anlage 10 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO geregelt.
- 31.
- Verkehr mit Kreditinstituten
- 31.1
- Die Kasse ist an den Giroverkehr der Deutschen Bundesbank, der Landesbank Sachsen – Girozentrale –, der örtlichen Sparkasse oder einem anderen Kreditinstitut (zum Beispiel Postbank AG) anzuschließen. Der Geschäftsverkehr der Kasse mit den Kreditinstituten regelt sich nach den mit diesen zu treffenden Vereinbarungen (siehe auch Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO).
Jede Eröffnung oder Schließung eines Girokontos ist der zuständigen obersten Staatsbehörde und der Kasse, mit der ein Abrechnungsverkehr besteht, anzuzeigen. - 31.2
- Die für staatliche Kassen getroffenen Vereinbarungen gelten sinngemäß auch für Zahlstellen und Geldstellen.
- 31.3
- Die von der Kasse auszustellenden Schecks und Überweisungsaufträge sind vom Kassenleiter und vom Sachgebietsleiter Zahlungsverkehr oder deren Vertreter im Amt zu unterschreiben.
- 31.4
- Die Namen und Unterschriftsproben der zur Verfügung über die Konten bei den Kreditinstituten berechtigten Bediensteten sind den Kreditinstituten auf den dafür vorgesehenen Vordrucken mitzuteilen. Die Mitteilung muss den Abdruck des Dienstsiegels und den Sichtvermerk des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört, oder des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren.
- 31.5
- Soweit ein Konto bei der Postbank AG geführt wird, hat die Kasse bei den in Betracht kommenden Postfilialen zu beantragen, dass die für sie bestimmten Einzahlungen dem Postbankkonto gutgeschrieben werden.
- 32.
- Bargeld
- 32.1
- Bargeld sind Euro-Münzen, Euro-Banknoten und fremde Geldsorten.
- 32.2
- Kassen und Zahlstellen haben Euro-Banknoten ohne Einschränkung anzunehmen. Sie sind ebenso wie die Empfänger von Auszahlungen nicht verpflichtet, mehr als 50 Euro-Münzen bei einer einzelnen Zahlung anzunehmen.
- 33.
- Wechsel
- 33.1
- Wechsel dürfen nur zur Sicherheitsleistung angenommen werden. Sie gehören nicht zum Kassenistbestand und sind, soweit sie nicht aufgrund besonderer Weisung an eine andere Stelle abzuliefern sind, bis zum Fälligkeitstag im Kassenbehälter aufzubewahren.
- 33.2
- Am Fälligkeitstag hat die Kasse die Einlösung des Wechsels und im Falle der Nichteinlösung unverzüglich die Erhebung des Wechselprotestes zu veranlassen.
- 34.
- Verrechnung im Wege der Aufrechnung
- 34.1
- Hat die Kasse eine Auszahlung an einen Empfangsberechtigten zu leisten, gegen den sie eine fällige Forderung hat, so ist gegen den Anspruch des Empfangsberechtigten auf den auszuzahlenden Betrag aufzurechnen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (siehe auch § 387 ff. BGB). Mit künftig fällig werdenden Forderungen kann gegen den Anspruch auf den auszuzahlenden Betrag aufgerechnet werden, wenn der Empfangsberechtigte zustimmt. Die Zustimmung wird vermutet, wenn die Forderung, mit der aufgerechnet werden soll, innerhalb eines Monats nach dem Zeitpunkt fällig wird, an dem die Auszahlung zu leisten ist.
- 34.2
- Ist ein Zahlungspflichtiger mit einer Einzahlung an die Kasse im Rückstand und ist ihr bekannt, dass er einen Anspruch gegen eine andere Kasse des Landes auf Auszahlung eines Betrages hat, so hat die Kasse ihre Forderung der anderen Kasse mitzuteilen und sie zu ersuchen, mit dieser Forderung gegen den Anspruch des Zahlungspflichtigen aufzurechnen.
- 34.3
- Die Kasse, die die Auszahlung zu leisten hat, hat die Aufrechnung schriftlich zu erklären. In der Erklärung sind die Ansprüche, die gegeneinander aufgerechnet werden, einzeln nach Grund und Betrag zu bezeichnen. Je eine Ausfertigung der Aufrechnungserklärung ist dem Betroffenen, den anordnenden Stellen und den beteiligten Kassen zu übersenden.
- 34.4
- Unbeschadet anderweitiger Regelungen kann gegenüber einer Kasse des Landes nach § 395 BGB die Aufrechnung nur erklärt werden, wenn dieselbe Kasse sowohl für die Auszahlung als auch für die Einzahlung zuständig ist.
- 35.
- Verrechnung im Wege des Buchausgleichs, Verrechnung innerhalb der Kasse
- 35.1
- Hat die Kasse einen Betrag mit einer anderen Kasse des Landes zu verrechnen, so ist die Zahlung durch Buchausgleich zu bewirken. Beträge von weniger als 20 000 EUR sind jedoch zu überweisen; Nummer 52 bleibt unberührt. Barzahlungen zwischen Kassen des Landes sind nicht zulässig.
- 35.2
- Der Buchausgleich ist grundsätzlich von der für die Auszahlung zuständigen Kasse zu veranlassen. Für den Buchausgleich ist Muster 2 zu § 70 SäHO zu verwenden. Er wird von der gemeinsam übergeordneten Kasse durchgeführt, die den Betrag der für die Auszahlung zuständigen Kasse belastet und der anderen Kasse gutschreibt (Nummer 13.2 zu § 71). Der Buchausgleich kann von der für die Einzahlung zuständigen Kasse veranlasst werden, wenn die für die Erteilung der Auszahlungsanordnung zuständige Stelle bestätigt hat, dass der zuständigen Kasse die Auszahlungsanordnung mit dem Vermerk „Betrag wird durch Buchausgleich eingezogen“ erteilt worden ist oder wenn das Staatsministerium der Finanzen dies für bestimmte Zahlungen zugelassen hat.
- 35.3
- Sind innerhalb der Kasse Beträge bei mehreren Buchungsstellen miteinander zu verrechnen, so sind die auszugleichenden Beträge gleichzeitig als Auszahlung und als Einzahlung zu buchen.
Fünfter Abschnitt: Einzahlungen und Auszahlungen
Erster Unterabschnitt: Einzahlungen
- 36
- Leistungsort, Einzahlung an die zuständige Kasse
- 36.1
- Zahlungsaufforderungen müssen die Bezeichnung der zuständigen Kasse als Leistungsort und das für die Buchung erforderliche Kassenzeichen enthalten; der Zahlungspflichtige ist darauf hinzuweisen, dass das Kassenzeichen bei der Zahlung anzugeben ist.
- 36.2
- Als Einzahlung an die zuständige Kasse gelten auch Einzahlungen, die für ihre Rechnung an eine übergeordnete oder beauftragte Kasse (Nummer 52) oder bei einer Zahlstelle im Rahmen der ihr übertragenen Aufgaben entrichtet werden.
- 36.3
- Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln dürfen nur im Kassenraum an den besonders kenntlich gemachten Stellen (Schalter) von den dazu ermächtigten Bediensteten angenommen werden.
- 36.4
- Die Namen und Unterschriftsproben der zur Unterzeichnung von Quittungen ermächtigten Bediensteten sind durch Aushang nach Muster 3 zu § 70 SäHO im Kassenraum bekannt zugeben. Der Aushang muss mit dem Abdruck des Dienstsiegels und dem Sichtvermerk des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht versehen sein. 23
- 36.5
- Außerhalb des Kassenraums dürfen Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln nur von Bediensteten angenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt worden sind. Die Bediensteten haben die Ermächtigung und ihren Dienstausweis mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen. Für die Behandlung der Einzahlungen gilt Nummer 15 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO entsprechend; die Dienstanweisung für Vollziehungsbeamte bleibt unberührt.
- 36.6
- Schecks, die bei einer anderen Stelle als der Kasse oder Zahlstelle eingehen, sind sofort an die zuständige Kasse weiterzuleiten. Soweit sie beim Eingang nicht bereits den Vermerk „Nur zur Verrechnung“ tragen, sind sie mit diesem Vermerk zu versehen.
- 37.
- Annahme von Einzahlungen
- 37.1
- Kassen und Zahlstellen dürfen Einzahlungen nur aufgrund schriftlicher oder nach Nummer 4.8 erteilter Annahmeanordnungen annehmen; das gilt nicht für Kassen- und Zahlstellenbestandsverstärkungen sowie für Ablieferungen im Rahmen der Geldverwaltung.
- 37.2
- Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln sind auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen, sofern sachliche Gründe dafür vorliegen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn durch die Annahmeverweigerung ein Schaden für das Land eintreten könnte. Bei Einzahlungen nach Satz 1 ist ein vom Einzahler unterschriebener Einzahlungsschein über den Betrag und den Grund der Einzahlung zu fordern; als Einzahlungsschein kann die Durchschrift der Quittung verwendet werden (Nummer 39.5).
- 37.3
- Die nach Nummer 37.2 angenommenen Einzahlungen sowie unbare oder durch Übersendung von Zahlungsmitteln eingehende Einzahlungen, für die Annahmeanordnungen nicht vorliegen, sind von der Kasse als Verwahrungen nachzuweisen. Ist der Kasse die endgültige Buchungsstelle bekannt, so können die Einzahlungen, ausgenommen Hinterlegungen, dort gebucht werden; die für die Anordnung zuständige Stelle ist von der Einzahlung zu unterrichten und hat das Weitere nach Nummer 4.3 zu veranlassen.
- 37.4
- Die Kasse hat die anordnende Stelle von Einzahlungen zu unterrichten, wenn dies in der Annahmeanordnung verlangt wird oder aufgrund besonderer Regelungen für bestimmte Arten von Einzahlungen allgemein bestimmt ist. Der Eingang von Beträgen, die zur Hinterlegung eingezahlt worden sind, ist der Hinterlegungsstelle in jedem Falle anzuzeigen; Einzelheiten hierzu regelt das Staatsministerium der Justiz im Benehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen.
- 37.5
- Zahlungsanzeige (nur Justizbereich)
- 37.5.1
- Über die Einzahlung von Gebühren und Strafen hat die Landesjustizkasse unverzüglich Anzeige zu den Sachakten zu erstatten
- a)
- wenn es sich um Beträge handelt, die ohne vorherige Sollstellung bei der Kasse, insbesondere auf eine Zahlungsaufforderung einer anderen Dienststelle hin, eingezahlt worden sind,
- b)
- wenn von der die Sollstellung veranlassenden Dienststelle um die Erstattung einer Zahlungsanzeige ersucht worden ist.
- 37.5.2
- Die Anzeigen haben zu enthalten:
- a)
- die Bezeichnung der Kasse,
- b)
- die Bezeichnung der Buchungsstelle (Einnahme bei Gebühren oder Strafen),
- c)
- den Tag der Einzahlung und den Tag der Erstellung der Anzeige,
- d)
- die Buchungsnummer,
- e)
- die Bezeichnung des Einzahlers,
- f)
- die Bezeichnung der Sache und das Aktenzeichen,
- g)
- die zuständige Dienststelle,
- h)
- den eingezahlten Betrag.
- 37.5.3
- Bei der Annahme von Hinterlegungen gilt die Buchungsbescheinigung auf der Zweitschrift der Annahmeanordnung zugleich als Zahlungsanzeige.
- 37.5.4
- Zahlungsanzeigen zu den Sachakten sind auch über alle vom Zahlungsempfänger wieder eingezogenen Auslagen in Rechtssachen zu erstatten, damit der Kostenbeamte die Auswirkung der Rückerstattung prüfen kann. Bei allen sonstigen Einnahmen sind Zahlungsanzeigen nur zu erstatten, wenn dies in Ausnahmefällen in der Annahmeanordnung bestimmt ist.
- 38.
- Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen
- 38.1
- Zahlungsmittel, die der Kasse oder Zahlstelle übergeben werden, sind in Gegenwart des Einzahlers auf Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Wertsendungen, die der Kasse oder Zahlstelle zugehen, sollen von dem zuständigen Bediensteten in Gegenwart eines Zeugen geöffnet und geprüft werden. Enthalten andere Sendungen Zahlungsmittel, so soll zu der Prüfung ebenfalls ein Zeuge hinzugezogen werden.
- 38.2
- Wertsendungen und versiegelte oder mit Plombenverschluss versehene Geldbeutel, die bei der Kasse oder Zahlstelle eingehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung und der Siegel- oder Plombenverschluss unversehrt sind. Ist das nicht der Fall, so sind die Wertsendungen oder Geldbeutel zurückzuweisen. Ordnungsgemäß verschlossene Rollen oder Geldbeutel, die der Kasse oder Zahlstelle von einer anderen Kasse oder Zahlstelle des Landes, von einer anderen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder von einem Kreditinstitut zugegangen sind, dürfen ungeöffnet weitergegeben werden, wenn die äußere Beschaffenheit unmittelbar vor der Weitergabe geprüft wurde und nicht zu beanstanden ist.
- 38.3
- Wertsendungen, die für eine Kasse oder Zahlstelle bestimmt sind, jedoch einer anderen Stelle zugehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung unversehrt ist. Ist dies der Fall, so ist die Wertsendung unverzüglich ungeöffnet der zuständigen Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten. Beschädigte Wertsendungen sind zurückzuweisen. Enthalten andere Sendungen Bargeld oder Wertgegenstände, so ist über Höhe und Art ein Vermerk zu fertigen. Der Vermerk ist zusammen mit dem Bargeld oder den Wertgegenständen unverzüglich der Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten.
- 38.4
- Werden bei der Prüfung von Zahlungsmitteln, die der Kasse oder Zahlstelle übersandt wurden oder ihr nach Nummer 38.3 zugegangen sind, Unstimmigkeiten festgestellt, so sind sie aktenkundig zu machen; der zur Prüfung hinzugezogene Zeuge hat den Vermerk ebenfalls zu unterschreiben. Beweismittel, die für die Aufklärung der Unstimmigkeiten von Wert sein können (Umhüllungen und dergleichen), sind aufzubewahren.
- 38.5
- Für die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter auf Euro oder Cent lautender Münzen (Euro-Münzen) und Euro-Banknoten gelten die Bestimmungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO. Andere Zahlungsmittel, deren Echtheit zweifelhaft ist, sind zurückzuweisen; liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist die zuständige Polizeidienststelle zu verständigen.
- 39.
- Quittung bei Einzahlungen
- 39.1
- Über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und die nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen und Vordrucke darstellt, ist dem Einzahler unaufgefordert eine Quittung zu erteilen. Über andere Einzahlungen ist eine Quittung nur auf Verlangen auszustellen. Quittungen über gerichtliche Hinterlegungen sind für jede Einzahlung auf dem Zweitstück des Annahmeantrages zu erteilen 24 . Bei Einzahlungen durch Übergabe von Schecks ist Nummer 4 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO und bei Einzahlungen in ausländischer Währung Nummer 2 der Anlage 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO zu beachten. Die Quittung darf nur mit zugelassenen Schreibmitteln (Nummer 2.3) ausgestellt werden.
- 39.2
- Die Quittung muss enthalten
- 39.2.1
- das Empfangsbekenntnis,
- 39.2.2
- die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen,
- 39.2.3
- den Betrag,
- 39.2.4
- den Grund der Einzahlung (gegebenenfalls auch das Aktenzeichen),
- 39.2.5
- einen Hinweis, der die Verbindung zur Buchführung herstellt (zum Beispiel das Buchungskennzeichen oder die Personenkontonummer),
- 39.2.6
- den Ort und das Datum der Einzahlung,
- 39.2.7
- die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle und
- 39.2.8
- bei handschriftlichen Quittungen mit eingedruckter fortlaufender Nummerierung die Unterschrift des die Zahlung annehmenden Bediensteten; bei maschinellen Quittungen genügt das Namenszeichen,
- 39.2.9
- bei anderen handschriftlichen Quittungen die Unterschriften des die Zahlung annehmenden Bediensteten und eines weiteren Bediensteten der Kasse oder Zahlstelle.
- 39.3
- Auf Quittungen, die auf Verlangen des Einzahlers ausgestellt werden, ist der Zahlungsweg zu vermerken. Zweitschriften von Quittungen sind als solche zu kennzeichnen. Die Quittung über die zur Hinterlegung eingezahlten Beträge, für die eine Annahmeanordnung nicht vorliegt, muss zusätzlich den Vermerk enthalten „Annahme gilt noch nicht als Hinterlegung“. Ist der Tag der Ausstellung der Quittung nicht zugleich der Einzahlungstag (Nummer 40), so ist dieser in der Quittung zu vermerken.
- 39.4
- Euro-Beträge von 100 EUR und mehr sind in Buchstaben zu wiederholen. Bei den maschinell erteilten Quittungen entfällt die Wiederholung des Euro-Betrages.
- 39.5
- Quittungen sind mit einer Durchschrift auszustellen 25 . Ohne Durchschrift dürfen Quittungen nur gegenüber der Deutschen Post AG auf den von dieser vorgelegten Vordrucken erteilt werden.
- 39.6
- Die Durchschriften der Quittungen sind blockweise zu sammeln. Ist ein Block verbraucht, so sind die Durchschriften vom Kassenleiter oder dem von ihm damit beauftragten Bediensteten auf Vollzähligkeit zu prüfen und bis zum Ablauf der besonders bestimmten Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
- 39.7
- Die Vordrucke für handschriftlich auszustellende Quittungen sind in Blöcken mit Doppelblättern im Anhalt an Muster 4 zu § 70 SäHO herzustellen. Der Vordruck für die Durchschrift ist andersfarbig zu halten. Die einzelnen Blätter jedes Blocks müssen aufgedruckte fortlaufende Nummern tragen, wobei das zweite Blatt die gleiche Nummer wie das erste enthalten und als Durchschrift gekennzeichnet sein muss.
- 39.8
- Sind Quittungsvordrucke nach Nummer 39.7 verschrieben oder unbrauchbar geworden, so sind sie zu durchkreuzen und bei den Durchschriften zu belassen.
- 39.9
- Zu- und Abgänge an Quittungsblöcken sind nach Nummer 17.2 zu § 71 nachzuweisen. Die Zugänge sind durch die Lieferungsbescheinigungen, die Abgänge durch die Empfangsbescheinigungen der Bediensteten, denen Quittungsblöcke ausgehändigt werden, zu belegen. Jedem Bediensteten, der handschriftlich Quittungen im Durchschreibeverfahren auszustellen hat, ist möglichst nur ein Block auszuhändigen. In der Empfangsbescheinigung sind die Nummern der im Block enthaltenen Quittungsblätter anzugeben. Bei der Aushändigung der Blöcke haben der aushändigende und der empfangende Bedienstete zu prüfen, ob sämtliche Blätter in dem Block enthalten sind. Fehlerhafte Blöcke sind nicht auszuhändigen oder wieder zurückzugeben. Wird ein Quittungsblock nicht vollständig aufgebraucht, so ist er gegen Empfangsbescheinigung dem Bediensteten zurückzugeben, der den Bestand verwaltet. Der Quittungsblock ist unter Angabe der Zahl der zurückgegebenen Blätter wieder als Zugang nachzuweisen.
- 39.10
- Kommt ein Quittungsblock oder ein Quittungsblatt abhanden, so ist dem Kassenleiter oder Zahlstellenverwalter und dem Sachgebietsleiter Kassen-(Zahlstellen-)aufsicht (im Bereich der Finanzämter dem Sachgebietsleiter Finanzkasse) sofort Anzeige zu erstatten. Der Sachverhalt ist schriftlich festzuhalten.
- 39.11
- Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen von den Bestimmungen der Nummern 39.1 bis 39.10 zulassen (zum Beispiel Quittungserteilung in Listenform, maschinell erstellte Quittungen und Ähnliches).
- 40.
- Einzahlungstag 26
- Als Einzahlungstag im Sinne dieser Vorschrift gilt
- 40.1
- bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Tag der Gutschrift beziehungsweise Wertstellungstag auf dem Girokonto der zuständigen Kasse,
- 40.2
- bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln der Tag des Eingangs bei der zuständigen Kasse oder Zahlstelle,
- 40.3
- bei Übergabe von Zahlungsmitteln an einen Bediensteten, der aufgrund besonderer Weisung mit der Annahme der Einzahlung außerhalb des Kassenraumes beauftragt ist, der Tag der Übergabe,
- 40.4
- bei Zahlung im Wege der Verrechnung mit Ausnahme der Aufrechnung
- 40.4.1
- der Einzahlungstag nach Nummern 40.1 bis 40.3, wenn es sich um die Verrechnung von Zahlungen handelt, die im baren oder unbaren Zahlungsverkehr angenommen worden sind,
- 40.4.2
- der Buchungstag (Nummer 20.2 zu § 71) in den übrigen Fällen,
- 40.5
- bei Verrechnung von Zahlungen im Wege der Aufrechnung (Nummer 34) der Tag, an dem sich die Ansprüche aufrechenbar gegenüberstehen,
- 40.6
- bei Vorliegen einer Einzugsermächtigung der Fälligkeitstag.
- 41.
- Rechtzeitige und vollständige Entrichtung von Einzahlungen
- 41.1
- Die Kasse hat die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen aufgrund von Sollstellungen, Annahmeanordnungen oder sonstigen Unterlagen zu überwachen.
- 41.2
- Ob eine Einzahlung rechtzeitig entrichtet ist, bestimmt sich nach den für das Schuldverhältnis geltenden besonderen Vorschriften (zum Beispiel §§ 186 ff., 271, 286 ff. BGB).
- 41.3
- Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so hat die Kasse den Schuldner mit einem Vordruck im Anhalt an Muster 5 zu § 70 SäHO einmal zu mahnen. Die Mahnung hat, soweit nichts anderes bestimmt ist (Nummer 41.3.1), eine Woche nach Ablauf des Fälligkeitstages zu erfolgen. Bleibt die Mahnung erfolglos, so hat die Kasse die Einziehung des Betrages nach Nummern 41.3.3 und 41.3.4 zu veranlassen.
- 41.3.1
- Für die Mahnung von privatrechtlichen und öffentlich-rechtlichen Forderungen sind Mahnauslagen in Höhe von einheitlich 5 EUR zu berechnen, soweit nicht abweichende Regelungen gelten.
- 41.3.2
- frei
- 41.3.3
- Bei privatrechtlichen Forderungen hat die Kasse der anordnenden Stelle (Nummer 1.1) eine Rückstandsanzeige nach Muster 6 zu § 70 SäHO zu erteilen. Die anordnende Stelle veranlasst in geeigneten Fällen den Einzahlungspflichtigen noch einmal zur Zahlung; ist dies nicht zweckmäßig oder führt dies innerhalb von zwei Wochen nicht zum Erfolg, so hat die anordnende Stelle die Rückstandsanzeige der Kasse umgehend dem Landesamt für Finanzen für die Einleitung der Zwangsvollstreckung zuzuleiten (gemäß Vertretungsverordnung).
- 41.3.4
- Bei öffentlich-rechtlichen Forderungen hat
- a)
- die Finanzkasse die Vollstreckung nach § 249 ff. Abgabenordnung (AO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866, 2003 I S. 61), in der jeweils geltenden Fassung, und nach der Vollstreckungsanweisung vom 13. März 1980 (BStBl. I S. 112), in der jeweils geltenden Fassung, durch das Finanzamt zu veranlassen,
- b)
- die Landesjustizkasse die Beitreibung gemäß der Justizbeitreibungsordnung (JBeitrO) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 365-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, in der jeweils geltenden Fassung, als Vollstreckungsbehörde selbst durchzuführen,
- c)
- eine sonstige Kasse nach den einschlägigen Vollstreckungsvorschriften die Beitreibung zu veranlassen.
- 41.4
- In geeigneten Fällen kann die Kasse vor Einleitung des Einziehungsverfahrens die Erhebung durch Postnachnahme versuchen. Hiervon ist abzusehen, wenn
- 41.4.1
- der geschuldete Betrag 500 EUR im Einzelfall übersteigt,
- 41.4.2
- es sich um eine Behörde oder um einen im Ausland wohnenden Schuldner handelt oder
- 41.4.3
- anzunehmen ist, dass die Nachnahme nicht eingelöst werden wird.
- 41.5
- Inwieweit die Postnachnahme als Mahnung gilt, richtet sich nach den jeweiligen Rechtsvorschriften.
- 41.6
- Der Tag der Absendung der Mahnung, der Postnachnahme, der Rückstandsanzeige oder des Beitreibungsersuchens ist auf der Kassenanordnung oder dem Personen- beziehungsweise Objektkonto zu vermerken. Soweit die Vollstreckung erfolglos geblieben ist, hat die Kasse die anordnende Stelle um weitere Weisung zu ersuchen.
- 42.
- Behandlung von Mehr- und Minderbeträgen sowie von gefundenem Bargeld
- 42.1
- Ergeben sich bei Einzahlungen Mehrbeträge, die nicht mit fälligen oder fällig werdenden Forderungen verrechnet werden können, so sind sie an den Einzahler zurückzuzahlen. Beträge bis einschließlich 5 EUR sind nur auf Antrag zurückzuzahlen. Werden Beträge nicht zurückgezahlt und können sie auch nicht mit anderen Forderungen verrechnet werden, so sind sie bei der ursprünglichen Buchungsstelle zu belassen.
- 42.2
- Einzahlungen, die durch Übersendung von Zahlungsmitteln oder durch Überweisung entrichtet werden, ohne dass der Einzahler ermittelt werden kann, sind als Verwahrungen zu buchen und wie Kassenüberschüsse zu behandeln (Nummer 23.6 zu § 71). Bei gefundenem Bargeld ist entsprechend zu verfahren.
- 42.3
- In Fällen, in denen Beträge von mehr als 5 EUR nach Nummer 42.2 wie Kassenüberschüsse zu behandeln sind, ist der Sachverhalt alsbald durch Aushang öffentlich bekannt zu machen und der Empfangsberechtigte zur Anmeldung seiner Rechte binnen einer Frist von sechs Wochen aufzufordern (§§ 982, 983 BGB).
- 42.4
- Minderbeträge sind sofort nachzufordern, soweit nicht die Nachforderung nach den über die Behandlung von Kleinbeträgen getroffenen Bestimmungen unterbleiben darf.
- 43.
- Reihenfolge der Tilgung
- 43.1
- Hat ein Schuldner mehrere Beträge zu zahlen und reicht der gezahlte Betrag zur Tilgung sämtlicher Schulden nicht aus, so wird diejenige Schuld getilgt, die der Schuldner bei der Zahlung bestimmt (§ 366 BGB).
- 43.2
- Trifft der Schuldner keine Bestimmung und reicht die Einzahlung zur Tilgung der ganzen Schuld nicht aus, so ist die Zahlung zunächst auf Kosten, dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung anzurechnen (§ 367 Abs. 1 BGB). Innerhalb dieser Reihenfolge sind die einzelnen Schulden nach ihrer Fälligkeit zu ordnen; bei gleichzeitig fällig gewordenen Beträgen bestimmt die Kasse die Reihenfolge der Tilgung. Anderweitige gesetzliche Regelungen bleiben unberührt.
- 44.
- Stundung von Ansprüchen
- 44.1
- Die Stundung von Ansprüchen ist Aufgabe der anordnenden Stelle.
- 44.2
- Stundet die anordnende Stelle einen Anspruch, so hat sie der Kasse rechtzeitig, mindestens gleichzeitig mit der Benachrichtigung des Zahlungspflichtigen eine Änderungsanordnung (Nummer 26) zu erteilen.
- 44.3
- Die für die anordnende Stelle zuständige oberste Staatsbehörde kann die Kasse allgemein oder für bestimmte Ansprüche ermächtigen, Stundungen zu gewähren. Die Kasse hat die für die Stundung maßgebenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften zu beachten (zum Beispiel §§ 222 und 234 AO, Verwaltungsvorschrift zu § 59). 27
- 45.
- Berechnung von Zinsen und Säumniszuschlägen bei Einzahlungen
- 45.1
- Zinsen sind zu berechnen, wenn der Zinsanspruch feststeht. Sie sind jedoch nicht zu erheben, wenn sie unter die Kleinbetragsregelung (§ 59) fallen. Sonderregelungen bleiben unberührt.
- 45.2
- Die Berechnung der Zinsen ist grundsätzlich Aufgabe der anordnenden Stelle. Sind jedoch die für die Berechnung der Zinsen maßgeblichen Angaben im Einzelfall oder allgemein der Kasse bereits mitgeteilt worden oder ist die Hauptsache bei der Kasse bereits angewiesen, ist auch für die Berechnung der Zinsen die Kasse zuständig. Die Kasse hat die Zinsberechnung den Rechnungsbelegen beizuordnen.
- 45.3
- Für die Berechnung und Erhebung von Zinsen gelten die Allgemeinen Zinsvorschriften (Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 34 SäHO).
- 45.4
- Wird der Anspruch erfüllt, so endet die Verzinsung mit Ablauf des Tages, der sich nach Nummer 41.2 ergibt, hilfsweise mit Ablauf des dritten Tages vor dem Einzahlungstag (Nummer 40). Zinssatzänderungen sind vom Tage des In-Kraft-Tretens zu berücksichtigen (vergleiche § 187 Abs. 2 BGB).
- 45.5
- Für die Berechnung von Säumniszuschlägen (zum Beispiel § 240 AO) gelten die Bestimmungen der Nummern 45.2 bis 45.4 sinngemäß.
- 45.6
- Von den Vorschriften der Nummern 45.2 bis 45.5 abweichende Rechts- und Verwaltungsvorschriften oder vertragliche Vereinbarungen bleiben unberührt.
Zweiter Unterabschnitt: Auszahlungen
- 46.
- Leistung von Auszahlungen
- 46.1
- Kassen und Zahlstellen dürfen Auszahlungen nur aufgrund schriftlicher oder nach Nummer 4.8 erteilter Auszahlungsanordnungen leisten; das gilt nicht für Ablieferungen im Rahmen der Geldverwaltung sowie für Kassen- und Zahlstellenbestandsverstärkungen.
- 46.2
- Vor Fälligkeit dürfen Auszahlungen nur aufgrund einer Änderungsanordnung (Nummer 26) geleistet werden; Nummer 50.1 bleibt unberührt.
- 46.3
- Die Kasse kann angenommene Beträge ohne Auszahlungsanordnung zurückzahlen, wenn der Betrag irrtümlich eingezahlt oder nach Nummern 37.2 oder 37.3 angenommen worden ist. Zur Rückzahlung von Beträgen, die zur Hinterlegung eingezahlt worden sind, ohne dass eine Annahmeanordnung vorliegt, bedarf es einer schriftlichen Weisung der Hinterlegungsstelle. Beträge, die für eine andere Kasse des Landes oder für eine Kasse einer anderen juristischen Person des öffentlichen Rechts bestimmt sind, können ohne Auszahlungsanordnung weitergeleitet werden.
- 46.4
- Die Überweisungsträger und -listen sowie die sonstigen Unterlagen für die Einzelbeträge können bei Massenzahlungen bereits vor der Hingabe des Überweisungsauftrags dem die Überweisung ausführenden Kreditinstitut zugeleitet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die zu überweisenden Beträge erst an dem von der Kasse bestimmten Tag abgebucht werden, dass ein Rückruf der in den Unterlagen genannten Einzelbeträge bis zum letzten Arbeitstag vor dem im Überweisungsträger angegebenen Zahltag möglich ist und dass hierüber mit dem die Überweisung ausführenden Kreditinstitut eine schriftliche Vereinbarung besteht.
- 47.
- Zahlungsempfänger
- 47.1
- Auszahlungen sind an den in der Auszahlungsanordnung bezeichneten Empfänger zu leisten (siehe auch Nummer 7.3). Bedarf es keiner förmlichen Auszahlungsanordnung, so hat die Kasse oder Zahlstelle den Empfänger selbst zu ermitteln (zum Beispiel bei der Weiterleitung – Auszahlung einer Überweisung an eine zwar örtlich, aber sachlich nicht zuständige Kasse). Ist die Forderung des Zahlungsempfängers gepfändet und dem Pfändungsgläubiger zur Einziehung zu überweisen (Pfändungs- und Überweisungsbeschluss), sind die Bestimmungen der Zivilprozessordnung (ZPO) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 310-4, veröffentlichten bereinigten Fassung, in der jeweils geltenden Fassung, zu beachten.
- 47.2
- Bestehen Zweifel hinsichtlich der Person des Empfängers (zum Beispiel wegen Todesfalles) oder hat die Kasse oder Zahlstelle Grund zu der Annahme, dass der in der Auszahlungsanordnung bezeichnete oder von ihr ermittelte Empfänger nicht empfangsberechtigt ist (zum Beispiel wegen Konkurses, Abtretung der Forderung), so ist vor der Auszahlung die Entscheidung der anordnenden Stelle einzuholen.
- 47.3
- Überweisungen sind ausschließlich auf das in der Auszahlungsanordnung angegebene Konto zu leisten. Fehlt bei den durch Überweisung auszuführenden Anordnungen die Kontobezeichnung des Empfängers (Kreditinstitut, Kontonummer und Bankleitzahl) oder sind mehrere Konten angegeben, so hat die Kasse die Überweisung auf dem für sie zweckmäßigsten Wege auszuführen. Bei hohen Beträgen soll die Kasse kurzfristig bei der Anordnungsstelle oder beim Empfänger feststellen, ob die Überweisung auf ein Konto erfolgen kann.
- 47.4
- Vor der Auszahlung durch Übergabe von Zahlungsmitteln soll die Kasse oder Zahlstelle vom Empfangsberechtigten, Bevollmächtigten oder Überbringer einer gültigen Quittung einen Ausweis über die Person verlangen, es sei denn, dass der Empfänger dem die Auszahlung leistenden Bediensteten persönlich bekannt ist. Von einem Bevollmächtigten kann außerdem ein Ausweis über seine Empfangsberechtigung (zum Beispiel Vollmacht, Bestellungsurkunde, Registerauszug) gefordert werden. Bei begründetem Zweifel an der Echtheit einer überbrachten Quittung oder Vollmacht ist von der Kasse die Vorlage einer beglaubigten Vollmachtsurkunde (§ 172 BGB) zu fordern. Für die Auszahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln gilt Nummer 36.3 sinngemäß.
- 48.
- Bescheinigungen über unbare Auszahlungen und über Verrechnungen
- 48.1
- Wird eine Auszahlung unbar oder durch Verrechnung geleistet, so sind auf dem Beleg Tag und Zahlungsweg zu bescheinigen. Die Bescheinigung kann auch auf einer Zusammenstellung von einzelnen Belegen abgegeben werden; in diesem Falle ist die Auszahlung auf den einzelnen Belegen durch den Stempelaufdruck „Bezahlt“ oder in anderer Weise kenntlich zu machen. Die Bescheinigung lautet
- 48.1.1
- bei Überweisungen
„Ausgezahlt durch Überweisung - von…………………am…………………“,
- (Kreditinstitut)
- 48.1.2
- bei Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr
„Ausgezahlt durch Abbuchung - von…………………am…………………“,
- (Kreditinstitut)
- 48.1.3
- bei Auszahlungen durch Verrechnung
„Ausgezahlt durch Verrechnung am …………………“. - 48.2
- Die Bescheinigung ist in den Fällen der Nummern 48.1.1 und 48.1.2 von dem vom Kassenleiter dazu bestimmten Sachbearbeiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr und in den Fällen der Nummer 48.1.3 von dem dazu bestimmten Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu unterschreiben.
- 48.3
- Werden die Auszahlungsunterlagen in einem automatisierten Verfahren erstellt und werden dabei die richtige und vollständige Datenerfassung, Datenübernahme und Datenverarbeitung von den dafür zuständigen Stellen gesondert bescheinigt oder liegt eine Bescheinigung nach Nummer 28.3.3 vor, so erstreckt sich die Bescheinigung der Kasse nach Nummer 48.1 nur auf die ordnungsgemäße Auszahlung des Gesamtbetrages.
- 48.4
- Werden Auszahlungen in automatisierten Verfahren zahlbar gemacht, so kann auf die Bescheinigung verzichtet werden, wenn Tag und Art der Zahlung anhand der Buchführung nachgewiesen werden können.
- 49.
- Quittung bei Auszahlungen
- 49.1
- Bei jeder Auszahlung durch Übergabe von Zahlungsmitteln ist eine Quittung des Empfängers zu verlangen. Die Quittung darf nur mit zugelassenen Schreibmitteln (Nummer 2.3) ausgestellt werden.
- 49.2
- Werden Auszahlungen an den Überbringer einer Quittung geleistet (Nummer 47.4), so hat der Überbringer den Empfang auf der Quittung zu bescheinigen.
- 49.3
- Ist die Auszahlung zur Weiterleitung an Forderungsberechtigte bestimmt, so genügt die Unterschrift des in der Auszahlungsanordnung bezeichneten Empfangsberechtigten. Dieser hat die ordnungsgemäße Weiterleitung des Betrages an den Endempfänger durch Quittung nachzuweisen, die dem Rechnungsbeleg beizufügen ist.
- 49.4
- Die Quittung muss enthalten
- 49.4.1
- das Empfangsbekenntnis,
- 49.4.2
- den Betrag,
- 49.4.3
- den Grund der Auszahlung,
- 49.4.4
- den Ort und das Datum der Ausstellung,
- 49.4.5
- die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle,
- 49.4.6
- die Unterschrift des Empfangsberechtigten, seines Vertreters oder Bevollmächtigten.
- 49.5
- Beträge von 1 000 EUR und mehr sind in Buchstaben zu wiederholen. Bei maschinell vorbereiteten Quittungen entfällt die Wiederholung des Euro-Betrages.
- 49.6
- Ist der Tag der Ausstellung der Quittung nicht zugleich der Tag der Auszahlung, so ist dieser in der Quittung zu vermerken.
- 49.7
- Wird der Kasse oder Zahlstelle ein Nachweis über die Empfangsberechtigung (zum Beispiel Vollmacht) vorgelegt, so ist er der Quittung beizufügen; ist dies nicht möglich, so sind die wesentlichen Angaben des Nachweises in der Quittung zu vermerken.
- 49.8
- Quittungen, in denen der Betrag geändert ist, dürfen nicht angenommen werden; Nummer 49.9 Satz 2 bleibt unberührt. Sonstige Änderungen soll die Kasse oder Zahlstelle sich vom Empfänger bestätigen lassen.
- 49.9
- Liegt ein Schriftstück vor, das den Betrag – gegebenenfalls auch in Buchstaben –, den Grund der Auszahlung und die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle enthält, so soll die Quittung mit den Worten „Betrag erhalten“ und unter Angabe von Ort und Datum der Ausstellung sowie mit der Unterschrift des Empfängers auf dem Schriftstück abgegeben werden. Bei listenmäßigen Auszahlungsunterlagen mit Quittungsspalte genügt die Unterschrift des Empfängers in dieser Spalte. Ist der in dem Schriftstück angegebene Betrag geändert oder wurden in den listenmäßigen Auszahlungsunterlagen einzelne Beträge geändert, so ist der ausgezahlte Betrag in der Quittung zu vermerken.
- 49.10
- Bei Auszahlungen gegen sofortigen Empfang von Kleinhandelsware genügen die üblichen Kassenzettel als Quittung; Entsprechendes gilt bei anderen Auszahlungen, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu entrichten sind.
- 49.11
- Werden Einrichtungen der Deutschen Bundesbank, der Deutschen Post AG oder der Deutschen Bahn AG benutzt, so sind Quittungen, die den von diesen Stellen erlassenen Bestimmungen entsprechen, anzunehmen.
- 49.12
- Empfänger, die nicht schreiben können, sollen die Quittung durch Handzeichen vollziehen. Auszahlungen an diese Empfänger sind durch einen bei der Auszahlung anwesenden Zeugen und durch den die Auszahlung leistenden Bediensteten zu bescheinigen. Für Auszahlungen an Blinde, Lesensunkundige und an Personen, die die Quittung in anderen als deutschen oder lateinischen Buchstaben vollziehen, gilt Satz 2 entsprechend.
- 50.
- Rechtzeitige Leistung von Auszahlungen
- 50.1
- Kassen und Zahlstellen haben Auszahlungsanordnungen unter Beachtung der Fälligkeiten rechtzeitig auszuführen.
- 50.2
- Auszahlungsanordnungen, die bei der Kasse oder Zahlstelle verspätet eingehen, sind sofort auszuführen.
- 51.
- Berechnung von Zinsen bei Auszahlungen
- Für die Berechnung von Zinsen sind die Bestimmungen der Nummern 45.1 bis 45.4 und 45.6 sinngemäß anzuwenden.
Dritter Unterabschnitt: Gemeinsame Bestimmungen
- 52.
- Auftragszahlungen
- Die Kasse kann ausnahmsweise eine andere Landeskasse schriftlich beauftragen, für sie eine Einzahlung anzunehmen oder eine Auszahlung zu leisten. Die beauftragte Kasse hat den angenommenen oder ausgezahlten Betrag unverzüglich im Wege des Buchausgleichs mit der beauftragenden Kasse zu verrechnen (Nummer 35).
- 53.
- Berechnung von Teilbeträgen
- 53.1
- Sind von Zahlungen, die in Jahresbeträgen festgesetzt sind, Monatsbeträge zu berechnen, so gilt ein Zwölftel des Jahresbetrages als Monatsbetrag. Bei der Berechnung von Tagesbeträgen von festgesetzten Jahres- oder Monatsbeträgen wird das Jahr mit 360 Tagen und jeder Monat mit 30 Tagen gerechnet, soweit nicht etwas anderes bestimmt ist.
- 53.2
- Die bei der Berechnung sich ergebenden Bruchteile eines Cents werden erst nach dem letzten Rechengang bei Einzahlungen auf einen vollen Cent abgerundet und bei Auszahlungen auf einen vollen Cent aufgerundet. Hierbei entstehende Minder- und Mehrbeträge sind nicht auszugleichen.
Sechster Abschnitt: Wertgegenstände
- 54.
- Arten der Wertgegenstände
- 54.1
- Wertgegenstände sind Wertpapiere, Wertzeichen mit Ausnahme der Postwertzeichen, geldwerte Drucksachen, Kostbarkeiten und sonstige als Hinterlegung zu behandelnde Sachen. Als Wertpapiere im Sinne dieser Bestimmung gelten auch Hypothekenbriefe, Grundschuldbriefe, Rentenschuldbriefe, Depotscheine (Depotquittungen), Sparbücher, Wechsel, andere Urkunden, deren Besitz zur Ausübung des in ihnen verbrieften Rechts berechtigt oder genügt (Inhaberpapiere) und ähnliche Papiere. Zu den Wertzeichen und geldwerten Drucksachen gehören insbesondere Kostenmarken, Gebührenmarken, Gebührenkarten (auch Eintrittskarten) aller Art mit und ohne Wertaufdruck, die bei der Erhebung von Einnahmen bei den Dienststellen des Landes verwendet werden. Kostbarkeiten sind Gegenstände aus edlem Metall, Edelsteine und andere bewegliche Sachen, die im Verhältnis zu ihrem Umfang oder Gewicht einen ungewöhnlichen Wert haben (zum Beispiel Kunstgegenstände).
- 54.2
- Schuldversprechen (§ 780 BGB), Schuldanerkenntnisse (§ 781 BGB), Versicherungsscheine, Verpfändungserklärungen (§§ 1280, 1205 Abs. 2 BGB), Bürgschaftserklärungen (§ 766 BGB) und dergleichen gelten nicht als Wertgegenstände im Sinne der Nummer 54.1; die zuständigen Dienststellen können in begründeten Ausnahmefällen verlangen, dass solche Schriftstücke wie Wertgegenstände behandelt werden.
- 55.
- Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen
- 55.1
- Wertgegenstände, die dem Land gehören, die als Sicherheit oder zur vorübergehenden Verwahrung angenommen werden oder die beschlagnahmt worden sind, sind bei einer Kasse oder bei einer Zahlstelle einzuliefern. Wertgegenstände, die nach den Vorschriften der Hinterlegungsordnung zu hinterlegen sind (gerichtliche Werthinterlegungen) sind bei der zuständigen Hinterlegungskasse einzuliefern.
- 55.2
- Nummer 55.1 gilt nicht für Wertgegenstände,
- 55.2.1
- die zu Sammlungen der Museen oder zu sonstigen kulturellen Einrichtungen gehören,
- 55.2.2
- die von Dienststellen des Landes zum Beispiel für die Insassen von Heimen, Krankenhäusern oder Justizvollzugsanstalten aufbewahrt werden, weil dort keine Kasse oder Zahlstelle eingerichtet ist,
- 55.2.3.
- die von der Staatsanwaltschaft oder deren Hilfsbeamten als Beweisstücke sichergestellt worden sind,
- 55.2.4
- für die eine Sonderregelung durch das Staatsministerium der Finanzen getroffen worden ist.
- 55.3
- Wertgegenstände sind nur aufgrund schriftlicher Einlieferungs- oder Auslieferungsanordnung im Anhalt an Muster 10 und 11 zu § 70 SäHO der zuständigen Dienststelle anzunehmen oder auszuliefern (Nummer 24). Das gilt auch für eine vorübergehende Auslieferung; die rechtzeitige Rückgabe der Wertgegenstände ist anhand der Auslieferungsanordnung zu überwachen. Allgemeine Auslieferungsanordnung gilt als erteilt für die Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen bei deren Verkauf oder bei unentgeltlicher Abgabe, soweit diese in besonderen Fällen zugelassen ist.
- 55.4.1
- Wertgegenstände sind bei der Einlieferung je nach ihrer Art auf Vollzähligkeit oder Vollständigkeit und – soweit möglich – auf Wert, Beschaffenheit, Echtheit und Gewicht zu untersuchen. Soweit die Kasse oder Zahlstelle hierzu nicht in der Lage ist, hat sie die Entscheidung der zuständigen Dienststelle über die Heranziehung eines Sachverständigen herbeizuführen. Bei Wechseln ist die ordnungsgemäße Versteuerung zu prüfen. Die eingelieferten Wertgegenstände sind sachgemäß zu verpacken und zu kennzeichnen.
- 55.4.2
- Die Untersuchung obliegt den mit der Entgegennahme von Wertgegenständen betrauten Bediensteten; sie soll in Gegenwart des Einlieferers vorgenommen werden. Werden Wertgegenstände durch Übersendung eingeliefert, so soll zu ihrer Prüfung ein Zeuge zugezogen werden.
- 55.5
- Über die Einlieferung von Wertgegenständen sind Quittungen nach Muster 12 zu § 70 SäHO zu erteilen. Darin sind der Name des Einlieferers sowie Art, Stückzahl und Nennwert des Gegenstandes und der Grund der Einlieferung anzugeben. Bescheinigungen über die Echtheit, den tatsächlichen Wert oder den Verkehrswert dürfen nicht erteilt werden. Bei der Einlieferung von Wertgegenständen als Sicherheit tritt an die Stelle der Quittung eine Verwahrungsbescheinigung.
- 55.6
- Die auszuliefernden Wertgegenstände sind als Einschreiben oder als Wertsendung zu übersenden, sofern die unmittelbare Aushändigung durch die Kasse oder Zahlstelle nicht ausdrücklich von der zuständigen Dienststelle angeordnet oder vom Empfangsberechtigten verlangt wird. Bei unmittelbarer Aushändigung ist eine Quittung zu fordern. Wertgegenstände, für die eine Verwahrungsbescheinigung erteilt worden ist, dürfen nur gegen Rückgabe dieser Bescheinigung ausgeliefert werden. Kann die Verwahrungsbescheinigung ausnahmsweise nicht zurückgegeben werden, so ist die Entscheidung der zuständigen Dienststelle einzuholen; gegebenenfalls ist die Verwahrungsbescheinigung in der Empfangsquittung für ungültig zu erklären.
- 55.7
- Soweit in den Nummern 55.1 bis 55.6 nichts anderes bestimmt ist, gelten für die Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen die Bestimmungen über Einzahlungen und Auszahlungen (Nummern 28 bis 53) sinngemäß.
- 55.8
- Über Wertgegenstände ist bei der Kasse/Zahlstelle ein Nachweis nach Muster 13 zu § 70 SäHO zu führen. Soweit erforderlich, können für bestimmte Arten von Wertgegenständen besondere Abschnitte eingerichtet werden.
- 55.9
- Für die von der Staatsschuldenverwaltung verwalteten Wertpapierdepots gelten besondere Vereinbarungen.
- 56.
- Verwaltung von Wertgegenständen
- 56.1
- Die Kasse oder Zahlstelle hat Wertpapiere (außer Depotscheine und Sparbücher) in ein offenes Depot (Streifband- oder Sammeldepot) sowie Kostbarkeiten in ein Schließfach oder in angeordneten Ausnahmefällen in ein geschlossenes Depot gegen Depotschein bei einem Kreditinstitut einzuliefern, ohne dass hierdurch ihre Zuständigkeit für den Nachweis dieser Wertgegenstände berührt wird. Die Verwahrung und Verwaltung der in ein offenes Depot eingelieferten Wertpapiere obliegt dem Kreditinstitut. Die Einlieferungsbestätigungen, die Schlüssel zum Schließfach oder die Depotscheine sind anstelle der Wertpapiere und Kostbarkeiten im Kassenbehälter aufzubewahren. Die aus gerichtlich hinterlegten Wertpapieren eingehenden Geldbeträge sind als Geldhinterlegungen nachzuweisen.
- 56.2
- Barabhebungen von Sparbüchern, die von der Kasse oder Zahlstelle verwaltet werden, sind unzulässig; abgerufene Beträge sind auf ein Girokonto der Kasse überweisen zu lassen. Die Sparbücher sind dem kontoführenden Kreditinstitut jährlich, längstens jedoch alle fünf Jahre zur Eintragung der Zu- und Abgänge und der Zinsen vorübergehend zu überlassen; hierzu bedarf es keiner Auslieferungsanordnung. Bei der Verwaltung von Wertpapieren aus gerichtlichen Hinterlegungen ist § 10 der Hinterlegungsordnung zu beachten.
- 56.3
- Auslagen, die durch die Verwaltung der Wertgegenstände entstehen, sind der zuständigen Dienststelle mitzuteilen, die über die Erstattung der Auslagen entscheidet.
- 56.4
- Veränderungen im Bestand der Hinterlegungsmasse gerichtlicher Werthinterlegungen sind der Hinterlegungsstelle mitzuteilen.
- 56.5
- Vor Ablauf des Haushaltsjahres sind die gerichtlichen Werthinterlegungen, die infolge Erlöschen des Anspruchs auf Herausgabe (§ 19 ff. Hinterlegungsordnung) dem Lande verfallen sind, festzustellen und der Hinterlegungsstelle mitzuteilen. Gleiches gilt bei allgemeinen Veränderungen im Bestand der Hinterlegungsmasse.
- 56.6
- Alle Wertzeichen und geldwerten Drucksachen des Landes sind von der Druckerei oder dem Verlag an die zuständige Kasse oder Zahlstelle auszuliefern. Diese nimmt die Wertzeichen und die geldwerten Drucksachen in Verwahrung und händigt sie auf schriftliche Anforderung den Bedarfsstellen gegen Quittung aus. Im Bereich der Justizverwaltung ist die Justizkostenmarkenordnung zu beachten.
- 56.7
- Unbrauchbar gewordene Wertzeichen und geldwerte Drucksachen sind vom zuständigen Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr in Gegenwart des Kassenleiters oder eines von ihm beauftragten zweiten Bediensteten der Landeskasse zu vernichten. Über die Vernichtung ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist.
- 57.
- Aufbewahrung der Wertgegenstände
- Wertgegenstände sind, soweit vom Staatsministerium der Finanzen nichts anderes bestimmt ist, im Kassenbehälter (Anlage 7 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO) unter doppeltem Verschluss aufzubewahren.
Siebenter Abschnitt: Geldverwaltung
- 58.
- Verwendung der Einzahlungen
- Einzahlungen für das Land dürfen nur für Auszahlungen für das Land verwendet werden. Andere Auszahlungen (Nummer 3.8 zu § 79) dürfen nur geleistet werden, wenn Kassenmittel hierfür zur Verfügung stehen oder das Staatsministerium der Finanzen Ausnahmen zugelassen hat.
- 59.
- Kassenistbestand
- 59.1
- Der Kassenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln, den angezahlten Belegen (nur teilweise gezahlte Sammelanordnungen) und den Beständen aus den Kontogegenbüchern (Nummer 15 zu § 71) zusammen. Von Zahlungsmitteln, die als Sicherheit angenommen worden sind, ist nur Bargeld zum Kassenistbestand zu rechnen.
- 59.2
- Die Kasse hat ihren Bedarf an Bargeld durch Abhebung von ihren Guthaben bei den Kreditinstituten zu decken, soweit die baren Einzahlungen nicht ausreichen. Der Bestand an Bargeld darf beim Tagesabschluss den Betrag nicht übersteigen, der als Wechselgeld und für die vor der Verstärkung des Bargeldbestandes am nächsten Arbeitstag voraussichtlich durch Übergabe von Bargeld zu leistenden Auszahlungen erforderlich ist. Die Kasse hat Bargeld, das den zulässigen Bestand übersteigt, ihren Konten bei den Kreditinstituten zuzuführen. In begründeten Fällen (zum Beispiel größere Entfernung zum Kreditinstitut) kann die übergeordnete Dienststelle Ausnahmen zulassen.
- 59.3
- Die Guthaben der Staatskasse bei den Kreditinstituten beim Tagesabschluss sind unter Berücksichtigung der Verstärkungsmöglichkeiten so niedrig wie möglich zu halten.
- 60.
- Kassenbestandsverstärkung 28
- 60.1
- Reicht der Kassenistbestand der Staatskasse zur Leistung der Auszahlungen nicht aus, so verstärkt sie ihr Guthaben bei der ihr Girokonto führenden Stelle der Deutschen Bundesbank aus dem Guthaben der Hauptkasse.
- 60.2
- frei
- 60.3
- Die Kassen reichen zur Verstärkung ihres Guthabens der ihr Konto führenden Stelle der Deutschen Bundesbank einen Verstärkungsauftrag ein. Dieser soll auf volle tausend Euro aufgerundet werden.
- 60.4
- Für den Verstärkungsauftrag sind die Vordrucke der Deutschen Bundesbank zu verwenden; im Falle der Nummer 60.8 sind die im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen bestimmten Vordrucke zu verwenden.
- 60.5
- Für die Unterzeichnung der Verstärkungsaufträge gilt Nummer 31.3 entsprechend.
- 60.6
- Der im Verstärkungsauftrag angegebene Betrag wird dem Guthaben der Staatskasse am angegebenen Wertstellungstag bei der ihr Konto führenden Stelle gutgeschrieben. Die Kasse kann sogleich an diesem Tag über den Betrag verfügen. Der Betrag ist am Tag der Hingabe des Verstärkungsauftrages bei der Kasse als Kassenbestandsverstärkung zu buchen.
- 60.7
- Die Hauptkasse, deren Guthaben mit dem Betrag belastet wird, hat erforderlichenfalls den Ausgleich auf ihrem Girokonto noch am Tage der Belastung herbeizuführen.
- 60.8
- Mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen können Kassen ihren Kassenistbestand zu Lasten des Guthabens von Kassen des Landes bei anderen Kreditinstituten als der Deutschen Bundesbank verstärken.
- 60.9
- Nähere Bestimmungen über Kassenbestandsverstärkungen enthält die Anlage 6 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO.
- 61
- Ablieferung27
- Die Landesjustizkasse und die Amtskassen haben täglich die entbehrlichen Guthaben bei den Kreditinstituten unmittelbar durch Überweisung an die Hauptkasse abzuliefern. Die Ablieferungen sollen auf volle tausend Euro abgerundet werden. Im Übrigen gilt Anlage 6 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO sinngemäß.
- 62.
- Kassenbehälter, Beförderung von Zahlungsmitteln
- 62.1
- Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar zur Auszahlung am Schalter benötigt werden, sind unter dem gemeinsamen Verschluss des Kassenleiters oder des Sachgebietsleiters für Zahlungsverkehr und des Sachbearbeiters für den baren Zahlungsverkehr im Kassenbehälter aufzubewahren.
- 62.2
- Scheckvordrucke sind im Kassenbehälter aufzubewahren.
- 62.3
- Zu jedem Schloss eines Kassenbehälters müssen zwei Schlüssel vorhanden sein. Die am Verschluss Beteiligten haben die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluss dürfen die Erstschlüssel für Kassenbehälter nicht im Dienstgebäude belassen werden.
Die zweiten Schlüssel und die für die Einstellung von Zahlenkombinationsschlössern zu verwendenden Zahlen- oder Buchstabenkombinationen sind in je einem vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht 29 oder von einem damit Beauftragten zu versiegelnden Briefumschlag mit der Bezeichnung der Kasse im Stahlschrank der eigenen oder einer anderen Dienststelle oder in einem Schließfach eines Kreditinstituts aufzubewahren. Die Briefumschläge dürfen nur von den in Nummer 62.1 genannten Bediensteten und nur im Beisein des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht28 oder des Beauftragten geöffnet werden. Das Nähere über die Aufbewahrung und die Herausgabe der Briefumschläge regelt der für die Kasse zuständige Leiter der Dienststelle. Die näheren Bestimmungen über Kassenbehälter und die Verwahrung der Zweitschlüssel enthält die Anlage 7 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO. - 62.4
- Der Verlust eines Schlüssels ist dem Leiter der Dienststelle und dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht28 unverzüglich anzuzeigen. Der Leiter der Dienststelle hat die Änderung des Schlosses und die Anfertigung neuer Schlüssel zu veranlassen.
- 62.5
- Für die Sicherung der Kassenräume und des Kassenbehälters sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen gelten die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen (Anlage 9 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO).
- 63.
- Verpacken von Euro-Münzen und Euro-Banknoten
- 63.1
- Euro-Münzen und Euro-Banknoten sind nach den Richtlinien der Deutschen Bundesbank zu verpacken. Das Verpackungsmaterial (Rollenpapier, Streifbänder) muss den Mustern der Deutschen Bundesbank entsprechen.
- 63.2
- Auf der Verpackung sind der Inhalt und die Bezeichnung der Kasse anzugeben. Die Übereinstimmung des Inhalts mit den Angaben auf der Verpackung ist durch Namenszeichen und Datum zu bestätigen.
- 63.3
- Werden Geldrollen geöffnet oder aus Geldscheinpäckchen Euro-Banknoten entnommen, so ist das Rollenpapier oder das Streifband nach Feststellung der Richtigkeit des Inhalts durchzureißen.
- 64.
- Verlust von Schecks und Scheckvordrucken
- Kommen von der Kasse ausgestellte Schecks oder Vordrucke für Schecks abhanden, so ist das zuständige Kreditinstitut unverzüglich fernmündlich und schriftlich zu benachrichtigen. Bei abhanden gekommenen Schecks ist erforderlichenfalls das Aufgebotsverfahren einzuleiten.
Muster
(zu § 70 SäHO)
Anlage 1
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 28.2)
Bestimmungen über die Annahme von Schecks
Inhaltsübersicht
- 1.
- Arten von Schecks
- 2.
- Annahme von Schecks
- 3.
- Betrag
- 4.
- Quittung
- 5.
- Vervollständigung von Schecks
- 6.
- Gegenleistung bei Einzahlung durch Scheck
- 7.
- Einreichung und Einlösung von Schecks
- 8.
- Verfahren bei Abhandenkommen von Schecks
- 1
- Arten von Schecks
- 1.1
- Schecks im Sinne des Scheckgesetzes 30 sind schriftliche Anweisungen der Aussteller an die Bezogenen (Kreditinstitute), aus ihren Guthaben bestimmte Geldbeträge an die Zahlungsempfänger auszuzahlen.
- 1.2
- Nach dem Scheckgesetz sind Inhaberschecks, Orderschecks und Rektaschecks zu unterscheiden. Der Scheck ist
- 1.2.1
- Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger sein Inhaber bezeichnet ist. Er gilt als Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger eine bestimmte Person mit dem Zusatz „oder Überbringer“ beziehungsweise einem gleichbedeutenden Vermerk oder wenn kein Zahlungsempfänger angegeben ist. Der Inhaberscheck kann formlos weitergegeben werden. Da jeder Inhaber zum Empfang der Zahlung berechtigt ist, braucht der Bezogene die förmliche Berechtigung nicht zu prüfen;
- 1.2.2
- Orderscheck, wenn er mit oder ohne den ausdrücklichen Vermerk „an Order“ auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist. Der Orderscheck kann durch Indossament und formlose Weitergabe übertragen werden. Der Bezogene eines Orderschecks hat die Berechtigung des Zahlungsempfängers zu prüfen;
- 1.2.3
- Rektascheck, wenn er wie der Orderscheck auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist, aber den Vermerk des Ausstellers „nicht an Order“ oder einen gleichbedeutenden Vermerk trägt.
- 1.3
- Im Sinne dieser Bestimmungen ist außerdem zu unterscheiden nach Schecks, die
- 1.3.1
- auf Euro lauten und auf Kreditinstitute im Inland gezogen sind (Inlandsschecks),
- 1.3.2
- auf Euro oder auf andere Währungen lauten, auf Kreditinstitute im Ausland gezogen sind und deren sofortige Gutschrift (Nummer 7.1) sichergestellt ist (Auslandsschecks),
- 1.3.3
- auf Euro oder auf andere Währungen lauten und auf Kreditinstitute im Ausland gezogen sind, ohne dass die sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Auslandsschecks – Auftragspapiere Ausland –)
- 1.3.4
- auf andere Währungen als Euro lauten und auf Kreditinstitute im Inland gezogen sind (Fremdwährungsschecks – Auftragspapiere Inland –).
- 2.
- Annahme von Schecks
- 2.1
- Kassen und Zahlstellen haben Inlands- und Auslandsschecks (Nummern 1.3.1 und 1.3.2) als Einzahlung anzunehmen, soweit nachstehend nicht etwas anderes bestimmt ist.
- 2.2
- Kassen und Zahlstellen dürfen nicht annehmen
- 2.2.1
- Orderschecks, in denen der Aussteller weder die Kasse oder Zahlstelle noch eine Dienststelle des Landes als Zahlungsempfänger bezeichnet hat, es sei denn, dass der Einzahler sich durch eine ununterbrochene Reihe von Indossamenten (auch Blankoindossamenten) als rechtmäßiger Inhaber ausweist und er den Scheck an die Kasse, Zahlstelle oder Dienststelle des Landes indossiert hat oder mit seinem Blankoindossament versehen hat,
- 2.2.2
- Rektaschecks,
- 2.2.3
- Schecks, in denen der Vermerk „Nur zur Verrechnung“ mit einem Zusatz versehen ist (zum Beispiel „Nur zur Verrechnung mit Firma …“), auch wenn dieser Zusatz gestrichen ist.
- 2.3
- Schecks, die so spät eingehen, dass sie innerhalb der Vorlegungsfrist (Artikel 29 Scheckgesetz 31 ) weder dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt, noch einer Abrechnungsstelle (Artikel 31 Scheckgesetz) eingeliefert werden können, sollen ebenfalls nicht angenommen werden.
- 2.4
- Kassen und Zahlstellen können die Annahme von Schecks ablehnen, wenn zu vermuten ist, dass sie mangels Deckung nicht eingelöst werden. Das gilt nicht für Schecks, die von einer Filiale der Deutschen Bundesbank bestätigt sind, wenn sie der Deutschen Bundesbank innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden können.
- 2.5
- Schecks, die nicht als Einzahlung angenommen werden, sind wie Wertgegenstände zu behandeln (Nummer 54 zu § 70), sofern die Annahme aus besonderen Gründen nicht abzulehnen ist.
- 3.
- Scheckbetrag
- Schecks sollen auf den anzunehmenden Betrag lauten. Für die Auszahlung von Mehrbeträgen gilt Nummer 6 sinngemäß.
- 4.
- Quittung
- 4.1
- Werden Einzahlungen durch Übergabe von Schecks entrichtet, so ist die Quittung mit dem Vermerk
„Mit Scheck eingezahlt.
Eingang vorbehalten“
zu versehen. - 4.2
- Bei Schecks, die auf fremde Währung lauten, ist die Quittung über die fremde Währung zu erteilen.
- 4.3
- Ist für die mit Scheck entrichtete Einzahlung eine Gegenleistung zu bewirken, so ist in der Quittung außerdem zu vermerken, ob die Gegenleistung sofort (Nummer 6.2), nach einer Frist von acht Arbeitstagen (Nummer 6.1.1), nach einer Frist von sechs Wochen (Nummer 6.1.2) oder nach einer Frist von drei Monaten (Nummer 6.1.3) bewirkt werden darf. Fehlen solche Vermerke, so ist davon auszugehen, dass es sich um Inlandsschecks handelt, deren Einlösung nach einer Frist von acht Tagen unterstellt wird.
- 4.4
- Die Erteilung von Quittungen für Schecks, die nach Nummer 2.5 nicht als Einzahlung angenommen werden, richtet sich nach Nummer 55.5 zu § 70.
- 5.
- Verrechnungsschecks, Blankoindossament
- Die nicht als Verrechnungsschecks gekennzeichneten Schecks sind sofort beim Eingang mit dem Vermerk „Nur zur Verrechnung“ zu versehen. Ein Blankoindossament des Einzahlungspflichtigen ist durch den Vermerk „an …… (Bezeichnung der Kasse)“ zu vervollständigen.
- 6.
- Gegenleistung bei Einzahlung durch Scheck
- 6.1
- Eine Gegenleistung, die von einer vorherigen oder gleichzeitigen Einzahlung abhängig ist (zum Beispiel Aushändigung von Waren oder Wertzeichen), darf erst bewirkt werden, wenn der Scheck vom bezogenen Kreditinstitut vollständig eingelöst worden ist; gleiches gilt für die Erteilung von Einzahlungsanzeigen (Nummer 11.17 EDVBK). Die Einlösung eines als Einzahlung angenommenen Schecks wird unterstellt, wenn das Konto der Kasse innerhalb einer bestimmten Frist nach der Einreichung (Nummer 7.1) nicht wieder mit dem Betrag belastet wird. Die Fristen betragen
- 6.1.1
- bei Inlandsschecks (Nummer 1.3.1) acht Arbeitstage,
- 6.1.2
- bei Auslandsschecks (Nummer 1.3.2), deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nummer 7.1) und die in einem Land Europas oder in einem an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, sechs Wochen,
- 6.1.3
- bei Auslandsschecks (Nummer 1.3.2), deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nummer 7.1) und die in einem außereuropäischen, nicht an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, drei Monate.
- 6.2
- Die Gegenleistung darf vor der Einlösung bewirkt werden, wenn
- 6.2.1
- der Scheck von einer Körperschaft oder Anstalt des öffentlichen Rechts oder von einem inländischen Kreditinstitut ausgestellt ist oder
- 6.2.2
- der Scheck von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt ist und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden kann.
- 7.
- Einreichung und Einlösung von Schecks
- 7.1
- Die Kassen haben alle als Einzahlung angenommenen Schecks unverzüglich dem kontoführenden Kreditinstitut (siehe Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO) einzureichen. Hierbei sind die Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute zu beachten.
- 7.2
- Für Zahlstellen gilt Nummer 7.1 entsprechend. Schecks, die von der Zahlstelle für die zuständige Kasse angenommen werden, sind unverzüglich dorthin weiterzuleiten; die Eintragung in die Bücher der Zahlstelle entfällt.
- 7.3
- Kassen und Zahlstellen dürfen angenommene Schecks nicht zur Bareinlösung vorlegen (Nummer 5 Satz 1).
- 7.4
- Ist ein Scheck nicht eingelöst worden (Rückscheck), so gilt die Einzahlung als nicht bewirkt. Der Sachverhalt ist auf dem Beleg zu vermerken und, soweit erforderlich, der zuständigen Dienststelle unverzüglich anzuzeigen. Die Artikel 42 bis 45 und Artikel 47 des Scheckgesetzes sind zu beachten. Rückschecks dürfen nur nach Zahlung des Scheckbetrages und der Kosten zurückgegeben werden.
- 7.5
- Die Kassen haben Kosten, die dadurch entstehen, dass Schecks nicht eingelöst worden sind, von dem Zahlungspflichtigen oder gegebenenfalls von einem anderen Scheckverpflichteten zu erheben. Die Kleinbetragsregelung bleibt unberührt.
- 8.
- Verfahren beim Abhandenkommen von Schecks
- Ist ein entgegengenommener Scheck abhanden gekommen, so hat die Kasse oder Zahlstelle den Aussteller und das bezogene Kreditinstitut sofort zur Sperrung des Schecks fernmündlich und schriftlich aufzufordern. Ein etwa erforderliches Aufgebotsverfahren ist von der Kasse zu veranlassen.
Anlage 2
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 28.2)
Zahlungen in fremden Geldsorten
Inhaltsübersicht
- 1.
- Allgemeine Bestimmungen
- 2.
- Quittung
- 3.
- Verkauf fremder Geldsorten
- 4.
- Nachweis fremder Geldsorten
- 1
- Allgemeine Bestimmungen
- 1.1
- Beim baren Zahlungsverkehr mit fremden Geldsorten sind die Devisenbestimmungen zu beachten.
- 1.2
- – frei –
- 1.3
- Sind beim Tagesabschluss im Kassenbestand fremde Geldsorten enthalten, so ist der durch Umrechnung ermittelte Gegenwert (Nummer 2) in Euro in das Tagesabschlussbuch zu übernehmen. Die Zusammensetzung der fremden Geldsorten ist in der nach Nummer 4.1 zu führenden Nachweisung darzustellen.
- 2.
- Quittung
- 2.1
- Hat die Kasse oder Zahlstelle eine Zahlung in fremden Geldsorten anzunehmen oder zu leisten, so ist die Quittung über den Betrag in fremder Währung auszustellen. Außerdem ist der nach den Tageskursen errechnete Gegenwert in Euro zu vermerken.
- 2.2
- Die für die Umrechnung nach Nummer 2.1 maßgebenden Tageskurse sind bei dem Kreditinstitut zu erfragen, an das die Kasse oder Zahlstelle fremde Geldsorten verkauft oder von dem sie fremde Geldsorten ankauft.
- 3.
- Verkauf fremder Geldsorten
- Als Einzahlung angenommene fremde Geldsorten sind möglichst bis zum Tagesabschluss an ein Kreditinstitut zu verkaufen. Der Verkauf kann unterbleiben, wenn die fremden Geldsorten wieder zu Auszahlungen benötigt werden, die der Kasse oder Zahlstelle schon bekannt sind.
- 4.
- Nachweis fremder Geldsorten
- 4.1
- Die Kasse oder Zahlstelle hat über alle Zahlungen in fremden Geldsorten eine Nachweisung zu führen, in der für jede einzelne Zahlung die Beträge in fremder Währung, die Umrechnungsbeträge (Nummer 2) und die beim Verkauf oder beim Ankauf sich ergebenden Gegenwerte darzustellen sind.
- 4.2
- Unterschiedsbeträge zwischen den Umrechnungsbeträgen und den tatsächlichen Gegenwerten sind als „Vermischte Verwaltungseinnahmen“ oder „Vermischte Verwaltungsausgaben“ zu behandeln.
- 4.3
- Die Unterlagen über den Verkauf und den Ankauf fremder Geldsorten sind als Belege zur Nachweisung zu nehmen.
Anlage 3
zur VwV zu § 70 SäHO
Behandlung nachgemachter, verfälschter,
als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter
auf Euro oder Cent lautender Münzen (Euro-Münzen) und Euro-Banknoten
Inhaltsübersicht
- 1
- Falschgeld
- 2.
- Behandlung von Euro-Bargeld, dessen Echtheit zweifelhaft ist
- 3.
- Abgenutzte und beschädigte Euro-Münzen
- 4.
- Beschädigte Euro-Banknoten
- 5.
- Verweisung an die Deutsche Bundesbank
- 1
- Falschgeld
- 1.1
- Die Kasse oder Zahlstelle hat ihr übergebene und von ihr als nachgemacht oder verfälscht erkannte Euro-Münzen und Euro-Banknoten (Falschgeld) anzuhalten und der übergebenden Person eine Bescheinigung folgenden Inhalts zu erteilen:
„Die Euro-Münze(n)/Euro-Banknote(n) über … EUR mit der Kennzeichnung (Münzen: Jahreszahl, etwa vorhandenes Münzzeichen; Noten: Notennummer) … wurde(n) als Falschgeld angehalten.
Ort, Tag, Bezeichnung der Kasse/Zahlstelle,
Unterschrift, Dienststempel“.
Sofern es nicht ratsam erscheint, die übergebende Person festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, hat die Kasse oder Zahlstelle sich über die Person zu vergewissern und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen (zum Beispiel über die Herkunft des Falschgeldes) eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift mit dem Falschgeld und etwaigen sonstigen Beweismitteln (zum Beispiel Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) ist von der Kasse unmittelbar der Polizeidienststelle zuzuleiten, von der Zahlstelle sofort der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle zu übergeben, die oder der sie an die Polizeidienststelle weiterleitet. Kann eine Verhandlungsniederschrift nicht gefertigt werden, so ist das Falschgeld der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. - 1.2
- Ist Falschgeld der Kasse oder Zahlstelle übersandt worden, so ist nach Nummer 38.4 Satz 1 zu § 70 sowie sinngemäß nach Nummer 1.1 zu verfahren.
- 1.3
- Erhält die Kasse oder Zahlstelle nach Nummer 1.1 anzuhaltendes Falschgeld von einer anderen öffentlichen Kasse oder Zahlstelle oder einem Kreditinstitut, so hat die Kasse, bei Zahlstellen die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, das Falschgeld der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. Außerdem ist eine Bescheinigung nach Nummer 1.1 zu erteilen. Wegen der Ersatzleistung hat sich die Kasse, bei Zahlstellen die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, mit der Stelle, von der sie das Falschgeld erhalten hat, in Verbindung zu setzen und ihr eine Bescheinigung der Polizeidienststelle über die Einreichung des Falschgeldes oder eine Durchschrift des Berichts an die Polizeidienststelle zur Verfügung zu stellen.
- 2.
- Behandlung von Euro-Bargeld, dessen Echtheit zweifelhaft ist
- Die Kasse oder Zahlstelle hat Euro-Münzen und Euro-Banknoten, deren Echtheit wegen ihres Erscheinungsbildes zweifelhaft ist, anzuhalten und der übergebenden oder übersendenden Person eine Bescheinigung nach Nummer 1.1 zu erteilen, in der die Worte „als Falschgeld“ durch die Worte „wegen Zweifels an der Echtheit“ zu ersetzen sind. Werden solche Euro-Münzen und Euro-Banknoten von einer Zahlstelle angehalten, so hat diese sie an die Kasse weiterzuleiten. Die Kasse hat die von ihr oder einer Zahlstelle angehaltenen Euro-Münzen und Euro-Banknoten der für sie zuständigen Filiale der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden. Im Falle der Echtheit der verdächtigten Stücke erhält die Kasse von der Deutschen Bundesbank den Gegenwert; im Falle der Unechtheit wird die Kasse von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Die Kasse hat die Person, die die Euro-Münzen oder Euro-Banknoten übergeben oder übersandt hat, sowie gegebenenfalls die Zahlstelle zu unterrichten.
- 3.
- Abgenutzte und beschädigte Euro-Münzen
- 3.1
- Die Kasse oder Zahlstelle ist nicht verpflichtet, Euro-Münzen, die durch Abnutzung an Gewicht oder Erkennbarkeit erheblich eingebüßt haben, sowie unansehnlich gewordene oder beschädigte (auch durchlöcherte oder verrostete) Euro-Münzen anzunehmen oder umzutauschen. Werden solche Euro-Münzen von einer Zahlstelle angenommen oder umgetauscht, so hat diese sie an die Kasse weiterzuleiten. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle etwa angenommenen oder umgetauschten Euro-Münzen der für sie zuständigen Filiale der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.
- 3.2
- Beschädigte Euro-Münzen sind nicht anzunehmen oder umzutauschen, wenn besondere Gründe dagegensprechen (zum Beispiel Verdacht auf mutwillige Beschädigung).
- 4.
- Beschädigte Euro-Banknoten
- Die Kasse oder Zahlstelle darf beschädigte Euro-Banknoten nicht annehmen.
- 5.
- Verweisung an die Deutsche Bundesbank
- Darf oder will die Kasse oder Zahlstelle Euro-Münzen oder Euro-Banknoten nicht annehmen oder umtauschen, so ist die Besitzerin oder der Besitzer an die Deutsche Bundesbank zu verweisen.
Anlage 4
zur VwV zu § 70 SäHO
Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen
im automatisierten Buchführungsverfahren der Staatskassen
(EDV-Bestimmungen Kasse – EDVBK)
Inhaltsübersicht
Erster Abschnitt:
Allgemeines
- 1.
- Geltungsbereich
- 2.
- Zugelassene Vordrucke
- 3.
- Förmliche Zahlungsanordnung, allgemeine Zahlungsanordnung
- 4.
- Vordruckbeschaffung und -verwaltung
- 5.
- Allgemeine Hinweise zu den Vordrucken
Zweiter Abschnitt:
Erteilung von Kassenanordnungen
- 6.
- Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
- 7.
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
- 8.
- Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
- 9.
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
- 10.
- Änderungsanordnungen, Umbuchungsanordnungen und sonstige Zahlungsanordnungen
- 11.
- Zu den einzelnen Feldern
Dritter Abschnitt:
Bearbeitung der Kassenanordnungen in der Kasse (soweit für die Anordnungsstellen von Bedeutung)
- 12.
- Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
- 13.
- Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
- 14.
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
- 15.
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
- 16.
- Kontoauszüge für die Anordnungsstellen
- 17.
- Kontenübersicht für übergeordnete Anordnungsstellen
Muster
- 01
- Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen mit Rechnung/ Zahlungsaufforderung
- 02
- Kostenverfügung allgemein (nach SächsVwKG)
- 03
- Kostenverfügung für Vermessungsgebühren – mit Kostenrechnung – (wird hier nicht abgedruckt)
- 04
- Kostenverfügung (Möglichkeit spezieller Eindrucke im Feld „Bezeichnung der Forderung“ …)
- 07
- Kostenverfügung für Eichgebühren (wird hier nicht abgedruckt)
- 08
- Annahmeanordnung für Geldhinterlegungen
- 09
- Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen bei mehreren Buchungsstellen
- 10
- Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen
- 11
- Liste der Zahlungspflichtigen
- 12
- Liste der Zahlungspflichtigen mit gleicher Ortsangabe
- 20
- Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen
- 30
- Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen
- 32
- Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen bei mehreren Buchungsstellen
- 33
- Auszahlungsanordnung für besondere einmalige Auszahlungen
- 34
- Auszahlungsanordnung/Löschungsanordnung für die Zurückzahlung beziehungsweise Löschung von Kosten und Strafen und für durchlaufende Gelder
- 35
- Auszahlungsanordnung für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr
- 36
- Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Vollverrechnung
- 38
- Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen
- 40
- Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen
- 42
- Empfängerliste ohne Überweisungsträger
- 50
- Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen
- 60
- Änderungsanordnung zu Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen
- 61
- Änderungsanordnung für Stundung und so weiter
- 65
- Kassenanordnung für Umbuchungen von einmaligen Zahlungen
- 70
- Auszahlungs- und Annahmeanordnung für Abrechnungen von Geldstellen
- 90
- Abgekürzte förmliche Auszahlungsanordnung (Anweisungsstempel) – nur für Zahlstellen
Aufgrund des § 79 Abs. 3 Nr. 1 und 2 und der Nummer 2.1 zu § 70 werden – soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Rechnungshof – folgende Bestimmungen für die Anordnungsstellen über die schriftliche Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen im automatisierten Buchführungsverfahren der Staatskassen (KABU-Verfahren) erlassen:
Erster Abschnitt:
Allgemeines
- 1.
- Geltungsbereich
- 1.1
- Die folgenden Bestimmungen gelten für sämtliche anordnenden Stellen (Anordnungsstellen) für die schriftliche Erteilung von Kassenanordnungen an Kassen, die das KABU-Verfahren anwenden.
- 1.2
- Werden Kassenanordnungen einer Kasse, die nicht das KABU-Verfahren anwendet, oder einer Zahlstelle erteilt, gelten diese Bestimmungen mit Ausnahme der Nummern 12 bis 17.
- 1.3
- Diese Bestimmungen gelten sowohl für die staatlichen als auch für die übertragenen fremden Kassenaufgaben.
- 2.
- Zugelassene Vordrucke
- 2.1
- Für die Erteilung von schriftlichen Kassenanordnungen sind ausschließlich Vordrucke nach den Mustern dieser Bestimmungen zu verwenden; dies gilt auch für die Mitteilung von Stundung, Niederschlagung, Erlass und Aussetzung des Einziehungsverfahrens sowie den Widerruf solcher Maßnahmen (Nummer 5 zu § 59).
Werden Kassenanordnungen mit Datenverarbeitungs-Anlagen, Schreibautomaten oder Ähnlichem erstellt, kann anstelle der Vordrucke Blankopapier verwendet werden.
Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Abweichungen zulassen. Die Druckbilder der Kassenanordnungen und der Aufbau der Datensätze werden vom Staatsministerium der Finanzen bei Bedarf zur Verfügung gestellt.
Die mit SaxMBS oder anderen elektronischen Anordnungsverfahren erteilten Kassenanordnungen werden der Kasse im beleglosen Datenträgeraustausch per Datenträger oder mit Datenfernübertragung übermittelt. Das Verfahren richtet sich nach Anlage 4a zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO.
Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Abweichungen von den Vordrucken nach diesen Bestimmungen zulassen. - 2.2
- Für die Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen bei den Zahlstellen sind Vordrucke nach den Mustern dieser Bestimmungen – ausgenommen die Muster 20 und 50 – zu verwenden. Die Buchungskennzeichen (gegebenenfalls in abgekürzter Form) werden von der Zahlstelle festgelegt; bei den Mustern 02 und 04 ist die Block- und Blattnummer als Buchungskennzeichen zu verwenden. Die Anordnungsstellen-Nummer muss mit der von der zuständigen Kasse festgelegten Nummer übereinstimmen.
Die Nummern 12 bis 17 finden bei Zahlstellen keine Anwendung. Bei Kassenanordnungen Muster 01, 02 und 04, die einer Zahlstelle erteilt werden, sind in der Rechnung/Zahlungsaufforderung beziehungsweise in der Kostenrechnung entsprechend Nummer 6.1.1 Abs. 4 die Konten und die Bezeichnung der Zahlstelle anzugeben. - 2.3
- Die Vordrucke sind, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes bestimmt ist, im DIN A4-Format zu verwenden. Die Vordrucke dürfen inhaltlich nicht abgeändert oder erweitert werden. Geringfügige formale Abweichungen bei Nachbildung der Vordrucke sind zulässig, wenn dadurch das Gesamterscheinungsbild nicht geändert wird (zum Beispiel Schriftart, Schriftgröße, Einfügen von Hilfslinien, Einfügen des sächsischen Wappens auf einem Rechnungsvordruck). Der Eindruck von gleich bleibenden Angaben (zum Beispiel Bezeichnung der Anordnungsstelle und Kasse, Anordnungsstellen-Nummer) ist zulässig. Erfassungsdaten (in mit Feld-Nummern gekennzeichneten Vordruckfeldern) sind – soweit Ausnahmen nicht zugelassen sind – in schwarzer Farbe einzudrucken.
- 3.
- Förmliche Zahlungsanordnung, allgemeine Zahlungsanordnung
- Die Zahlungsanordnungen sind grundsätzlich als förmliche Zahlungsanordnungen (Nummern 5 bis 20 zu § 70) zu erteilen. Ist eine allgemeine Zahlungsanordnung erteilt (Nummer 22 zu § 70) oder wird für die Abwicklung eines in Verwahrung gebuchten Betrages auf eine Auszahlungsanordnung verzichtet (Nummer 46.3 zu § 70), so bedarf es eines Buchungsbelegs für jede einzelne Zahlung. Für Buchungsbelege sind – mit Ausnahme bei den Zahlstellen – Vordrucke für Zahlungsanordnungen nach den Mustern dieser Bestimmungen zu verwenden. Die Buchungsbelege sind von der Anordnungsstelle zu fertigen und im Feld „Unterschrift des Anordnungsbefugten“ anstelle der Unterschrift mit dem Hinweis „VwV 22.2/70 SäHO“ beziehungsweise „VwV 46.3/70 SäHO“ zu versehen. Soweit die Kasse vor der Anordnungsstelle mit der Zahlung befasst ist, erhält die Anordnungsstelle von der Kasse eine entsprechende Mitteilung.
- 4.
- Vordruckbeschaffung und -verwaltung
- 4.1
- Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern:
- 4.1.1
- Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern (ehemalige Muster 31, 34 und 41) werden nicht mehr beschafft.
- 4.1.2
- Die Kassen haben über ausgegebene Vordrucke mit Überweisungsträger einen Nachweis zu führen. Der Nachweis muss enthalten:
- a)
- den Tag der Ausgabe,
- b)
- die Anzahl und die Nummern der ausgegebenen Vordrucke,
- c)
- die empfangende Anordnungsstelle.
- 4.1.3
- Wurde abweichend von Nummer 4.1.2 die Ausgabe der Vordrucke mit Überweisungsträgern einer anderen Stelle (zum Beispiel Druckerei, Verlag) übertragen, so ist diese verpflichtet,
- a)
- den vorgeschriebenen Nachweis über die Vordruckausgabe (Nummer 4.1.2) zu führen,
- b)
- den Nachweis mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
- 4.2
- Die Einzahlungsvordrucke (Überweisungs-Zahlscheine) werden von der Kasse beziehungsweise Zahlstelle auf Anforderung an die Anordnungsstelle ausgegeben; eine Weitergabe an andere Dienststellen ist nicht zulässig. Soweit Einzahlungsvordrucke verwendet werden, die auf eine Zahlstelle lauten, müssen die entsprechenden Annahmeanordnungen ebenfalls der Zahlstelle erteilt werden.
- 4.3
- Die übrigen Vordrucke können durch Verlage und Druckereien unter der Bedingung hergestellt werden, dass sie nicht verändert werden (vergleiche Nummer 2.3). Soweit sogenannte selbstdurchschreibende Papiere verwendet werden, müssen sie den Anforderungen der Rechnungslegung (dokumentenechte Färbung und Lesbarkeit für mindestens zehn Jahre ab Lieferung) entsprechen. Auf die teilweise erforderliche Neutralisierung bestimmter Felder sowie auf Nummer 6.1.1 Abs. 4 Satz 3 wird hingewiesen.
- 4.4
- Die Anordnungsstellen sollen von den aus mehreren Blättern bestehenden Vordrucksätzen wegen der begrenzten Lagerfähigkeit (selbstdurchschreibendes Papier) nur so viele Vordrucke anfordern, wie in etwa einem Jahr aufgebraucht werden.
- 5.
- Allgemeine Hinweise zu den Vordrucken
- 5.1
- Die Vordrucke sollen möglichst mit Datenverarbeitungsanlagen oder Schreibmaschine erstellt werden. Sie dürfen jedoch auch handschriftlich in Druckbuchstaben ausgefüllt werden, wenn die Eintragungen deutlich und zweifelsfrei auch auf eventuellen Durchschriften lesbar sind.
- 5.2
- In den (durch Feld-Nummern gekennzeichneten) Erfassungsfeldern sollen die Eintragungen aus Sicherheitsgründen linksbündig vorgenommen werden. Im Feld „Betrag in Worten“ soll mit dem Betrag unmittelbar nach dem Text begonnen werden. In jedem Feld ist die zugelassene Anzahl der Zeichen (Feldlänge) angegeben, die für Einträge zur Verfügung steht. Sie entspricht der jeweiligen Feldlänge im Datensatz und ist unbedingt einzuhalten.
- 5.3.1
- Aus Kassensicherheitsgründen sind Abdrucke und etwa erforderliche Entwürfe der Kassenanordnungen deutlich mit dem Vermerk „Abdruck“ oder „Entwurf“ zu kennzeichnen. Als zusätzliches Unterscheidungsmerkmal kann andersfarbiges Papier verwendet werden.
- 5.3.2
- Bei Kassenanordnungen Muster 01 an Zahlstellen kann in den Vordrucksatz – soweit dies zweckmäßig erscheint – ein weiteres Blatt, das als Mahnung verwendet werden kann und die hierfür erforderlichen Angaben enthält, eingefügt werden.
Zweiter Abschnitt:
Erteilung von Kassenanordnungen
- 6.
- Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
- 6.1
- Einzelanordnungen
- 6.1.1.
- Muster 01
(Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen mit Rechnung/ Zahlungsaufforderung)
(1) Der Vordruck ist für sämtliche Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, soweit nicht die Verwendung besonderer Vordrucke zugelassen wurde. Falls Vermerke gemäß Verwaltungsvorschrift zu § 73 erforderlich sind, können diese an geeigneter Stelle eingetragen werden.
(2) Der Vordrucksatz besteht aus- der Annahmeanordnung,
- der Rechnung/Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen,
- dem Abdruck der Annahmeanordnung (verbleibt bei der Anordnungsstelle).
(3) Die Anordnungsstellen erhalten auf Anforderung von ihrer zuständigen Kasse oder Zahlstelle Einzahlungsvordrucke, die in fortlaufender Folge jeder Rechnung/Zahlungsaufforderung beizufügen sind. In den Einzahlungsvordrucken ist das Buchungskennzeichen (bestehend aus der Anordnungsstellen-Nummer und einer fortlaufenden Nummer) eingedruckt (bei Zahlstellen gegebenenfalls handschriftlich eingetragen). Das Buchungskennzeichen ist in Feld Nummer 03 des Vordrucksatzes einzutragen. Es ist darauf zu achten, dass Rechnung und Einzahlungsvordrucke das gleiche Buchungskennzeichen tragen. Damit die Rechnung und die Einzahlungsvordrucke im behördeninternen Geschäftsgang bis zur Versendung nicht vertauscht werden, sollen sie mit Heftklammern verbunden werden. Die Einzahlungsvordrucke dürfen nur an der Perforation gefaltet werden. Soweit die Beifügung von Einzahlungsvordrucken nicht zweckmäßig ist, erhalten die Anordnungsstellen auf Anforderung Buchungskennzeichen in Listenform.
Ein Buchungskennzeichen darf nicht für mehrere Anordnungen verwendet werden. Wird ein Einzahlungsvordruck mit Buchungskennzeichen für eine Verwahrungs- oder Vorschussbuchungsstelle verwendet, ist das Buchungskennzeichen zu streichen und durch die Buchungsstelle zu ersetzen.
(4) Der Vordruck ist so aufgebaut, dass zugleich mit der Erstellung der Annahmeanordnung die Rechnung beziehungsweise Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen im Durchschreibeverfahren mitgefertigt werden kann. Geeignete Anrede- und Schlussformeln können angebracht werden, hierdurch erübrigt sich in der Regel ein gesondertes Schreiben. Im unteren Teil der Rechnung/Zahlungsaufforderung ist die Angabe der Kasse oder Zahlstelle (mit Anschrift) und der Konten (Konto-Nummer, Bank, Bankleitzahl) erforderlich.
(5) Im Feld „Bezeichnung der Forderung …“ ist der Grund (Anlass) für die Annahmeanordnung/Rechnung so anzugeben, dass die Angaben sowohl für die Annahmeanordnung (für Zwecke der Rechnungsprüfung) als auch für den Zahlungspflichtigen sowie als Grundlage für Mahnung und Beitreibung ausreichen. Erforderlichenfalls sind die Einzelbeträge, aus denen sich die Gesamtforderung zusammensetzt, anzugeben und zu erläutern. In diesem Falle ist am Schluss eine Gesamtsumme zu bilden.
(6) In besonderen Fällen (wenn zum Beispiel ein Festsetzungsbescheid erforderlich ist) kann von der Versendung der Rechnung an den Zahlungspflichtigen abgesehen werden. Die für den Zahlungspflichtigen erforderlichen Angaben (Bezeichnung, Anschrift und Konten der Kasse oder Zahlstelle, zu zahlender Betrag, Fälligkeitstag und Buchungskennzeichen) sind in diesen Fällen in dem gesonderten Schreiben (zum Beispiel Bescheid) aufzuführen und die Einzahlungsvordrucke beizufügen. Die Angabe des Buchungskennzeichens ist unbedingt erforderlich.
(7) Die Annahmeanordnung ist in jedem Falle gleichzeitig mit der Rechnungsstellung beziehungsweise Anforderung des Betrages zu erteilen und abzusenden. Dies gilt auch dann, wenn die Möglichkeit besteht, dass sich der Betrag ändert (zum Beispiel eine Schadenersatzforderung gegen einen Zahlungspflichtigen wird von dessen Versicherung nicht voll anerkannt). In diesem Falle ist in Feld Nummer 16 (Schlüssel für Mahnung/Beitreibung) ein entsprechender Schlüssel (13 oder 23) vorzugeben.
(8) Ist der von einem Zahlungspflichtigen anzufordernde Betrag bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen, ist Muster 09 zu verwenden.
(9) Hat die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nummer angezeigt, ist in der Annahmeanordnung in Feld Nummer 03 anstelle des Buchungskennzeichens die mitgeteilte PK-Nummer des Verwahrungsbuches anzugeben. Dies gilt auch, wenn für einen Verwahrungsbetrag mehrere Anordnungen (für Teilabwicklungen) erteilt werden; Muster 09 darf für Teilabwicklungen nicht verwendet werden. Wurde über einen angezeigten Verwahrungsbetrag eine Annahmeanordnung bereits erteilt, ist das in der Annahmeanordnung angegebene Buchungskennzeichen in der Zahlungsanzeige zu vermerken und die Zahlungsanzeige an die Kasse zurückzusenden. - 6.1.2
- Muster 02
(Kostenverfügung allgemein)
(1) Der Vordruck ist für Kostenverfügungen zu verwenden, die den Kassen oder Zahlstellen erteilt werden.
(2) Der Vordruck besteht aus- der Kostenverfügung (für die Kasse/Zahlstelle),
- der Kostenrechnung (für den Zahlungspflichtigen),
- der Kostenverfügung (für die Anordnungsstelle).
(4) Eine etwa erforderliche Einzahlungsanzeige oder Mitteilung der Kasse, dass der angeordnete Betrag (zum Beispiel Kostenvorschuss) bis zum Fälligkeitstag nicht eingegangen ist, ist durch Eintragung eines entsprechenden Schlüssels in den Feld-Nummern 16 und 17 anzuordnen.
(5) Ist der von einem Zahlungspflichtigen anzufordernde Betrag bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen, ist über den Gesamtbetrag eine Annahmeanordnung Muster 02 für die Buchungsstelle, auf die der größte Betrag entfällt, zu erteilen. Für die auf die weiteren Buchungsstellen entfallenden Teilbeträge ist gleichzeitig mit Kassenanordnung Muster 65 die Umbuchung anzuordnen. Alternativ kann die Anordnung auch mit Muster 09 erfolgen. - 6.1.3
- Muster 03
(Kostenverfügung für Vermessungsgebühren)
Einzelheiten werden von der zuständigen obersten Staatsbehörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen gesondert geregelt. - 6.1.4
- Muster 04
(Kostenverfügung)
(1) Das Muster ist für Kostenverfügungen zu verwenden, für die Muster 02 nicht geeignet ist. Hierzu können im Feld „Bezeichnung der Forderung …“ geeignete Texte eingedruckt werden. Solche Eindrucke werden insbesondere in den Fällen zweckmäßig oder erforderlich sein, in denen bei privatrechtlichen Entgelten das Anordnungs- und Erhebungsverfahren mit Kostenverfügungen für entsprechend anwendbar erklärt worden ist.
(2) Die Nummer 6.1.1 Abs. 2 bis 5 und 7 sowie Nummer 6.1.2 Abs. 4 bis 6 gelten entsprechend. - 6.1.5
- frei
- 6.1.6
- frei
- 6.1.7
- Muster 07
(Kostenverfügung für Eichgebühren)
Das Muster wird nicht abgedruckt. - 6.1.8
- Muster 08
(Annahmeanordnung für Geldhinterlegungen)
Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung für die Annahme von Geldhinterlegungen zu verwenden. - 6.1.9
- Muster 09
(Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen bei mehreren Buchungsstellen)
(1) Der Vordruck ist für Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, die bei bis zu fünf verschiedenen Buchungsstellen anzuordnen sind. Die erste Buchungsstelle und der dazugehörige Anordnungsbetrag müssen immer ausgefüllt sein.
(2) Zur Anordnung von Einzahlungen mit Umsatzsteuer kann das sechste Buchungsstellen-Feld für die Umsatzsteuer verwendet werden; es ist eine bei der Kasse zu erfragende Buchungsstelle in Feld Nummer 01, der Umsatzsteuersatz in Feld Nummer 43 und der Umsatzsteuerbetrag in Feld Nummer 44 einzutragen.
(3) Die Nummer 6.1.1 Abs. 2 bis 7 und Nummer 8.1.3 Abs. 3 gelten entsprechend.
(4) Die Verwendung von Muster 09 ist nicht zugelassen, wenn die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nummer angezeigt hat (vergleiche Nummer 6.1.1 Abs. 9 und Nummer 6.2.2 Abs. 2 Unterabs. 2). - 6.2
- Sammelanordnungen
- 6.2.1
- Muster 10
(Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen)
Der Vordruck ist als Annahmeanordnung für Listen nach Muster 11 und 12 zu verwenden. Feld Nummer 14 ist nur dann auszufüllen, wenn diese Angaben für alle Zahlungspflichtigen einheitlich sind. - 6.2.2
- Muster 11
(Liste der Zahlungspflichtigen)
(1) Sind von mehreren Zahlungspflichtigen Beträge zu erheben, können sie in einer Liste nach Muster 11 zusammengefasst werden, wenn sie- bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen sind,
- zum gleichen Zeitpunkt fällig sind und
- im Falle der Mahnung, des Verzugs und der zwangsweisen Beitreibung gleich zu behandeln sind.
(2) Die einzelnen Zahlungspflichtigen sind mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Liste nach Muster 11 einzutragen. Nach dem letzten Eintrag je Blatt ist in dem hierfür vorgesehenen Feld die Summe einzutragen. Nicht belegte Teile des Vordrucks sind zu entwerten. Hat die Kasse Einzahlungen im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nummer angezeigt, gilt Nummer 6.1.1 Abs. 9 entsprechend. In einem Muster 11 dürfen entweder nur Einzahlungen mit Buchungskennzeichen oder nur Einzahlungen mit PK-Nummern enthalten sein.
(3) Die Angabe des Buchungskennzeichens sowie die Zuleitung der entsprechenden Einzahlungsvordrucke an den Zahlungspflichtigen und die Mitteilung des Fälligkeitstages sind in jedem Falle erforderlich.
(4) Über den Gesamtbetrag der Liste ist eine Sammel-Annahmeanordnung nach Muster 10 zu erteilen. Die Liste ist geordnet nach Blatt-Nummern vor den weiteren Unterlagen fest mit der Annahmeanordnung zu verbinden. - 6.2.3
- Muster 12
(Liste der Zahlungspflichtigen mit gleicher Ortsangabe)
Nummer 6.2.2 gilt entsprechend.
- 7
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
- 7.1
- Muster 20
(Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen)
(1) Das Muster ist zu verwenden für die erstmalige Anordnung (Nummer 001) und die Änderung (Nummer 002 ff.) von wiederkehrenden, während eines beliebig langen Zeitraums zu erhebenden Beträgen. Die Muster 60 und 65 dürfen für die Änderungen nicht verwendet werden. Alle Änderungsanordnungen zu einem Zahlfall sind unter der bei der erstmaligen Anordnung vergebenen Personenkonto-Nummer anzuordnen und fortlaufend zu nummerieren. Soweit Betragsfelder (Feld Nummern 28, 29, 33 und 34) nicht angesprochen sind, sind sie zu entwerten. Die Angabe des Haushaltsjahres ist nicht erforderlich. Der laufende (Teil-)Betrag ist in jedem Fall in Worten zu wiederholen.
(2) Änderungen dürfen nicht in der Weise angeordnet werden, dass die vorhergehende Annahmeanordnung Muster 20 außer Kraft gesetzt und eine neue Anordnung Muster 20 erteilt wird, weil hierdurch der Fall unter einer neuen Personenkonto-Nummer aufgebaut würde. Bei Änderung der Anordnungsstellen-Nummer (gegebenenfalls jeweils einschließlich Unterteil) oder des Zahlungspflichtigen (nicht bei bloßer Änderung des Namens) muss ein neues Personenkonto eröffnet werden; aus diesem Grund muss der Fall neu mit Muster 20, laufende Nummer 001, angeordnet werden. Ändert sich die Buchungsstelle oder die Anordnungsstellen-Nummer (gegebenenfalls einschließlich Unterteil) für alle Personenkonten mit der gleichen Buchungsstelle oder Anordnungsstellen-Nummer mit Wirkung ab 1. Januar eines Jahres, kann die Änderung abweichend von Nummer 26.4 zu § 70 mit einer allgemeinen Änderungsanordnung angeordnet werden.
(3) Ist eine Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen zu ändern, so sind in der hierfür zu erteilenden Anordnung nach Muster 20 nur die laufende Nummer, die Personenkonto-Nummer sowie der Zahlungspflichtige und im Übrigen nur die zu ändernden Felder auszufüllen. Ist der Tag der erstmaligen Fälligkeit (Feld Nummer 30) oder der laufende (Teil-)Betrag (Feld Nummer 29) zu ändern, dann sind jeweils beide Felder anzugeben; wird der Fälligkeitstag geändert, ist außerdem in Feld Nummer 20 anzugeben, dass der bisherige Fälligkeitstag aufgehoben ist. Als Änderungsanordnung für Stundung, Aussetzung des Einziehungsverfahrens, befristete oder unbefristete Niederschlagung und Erlass ist Muster 61 zu verwenden (vergleiche Nummer 10.1.2).
(4) Kassenanordnungen (erstmalige Anordnungen und Änderungsanordnungen) für wiederkehrende Zahlungen müssen mindestens zwei Wochen vor dem Fälligkeitstag bei der Kasse vorliegen, damit sie termingerecht berücksichtigt werden können.
(5) Ist ein Jahresbetrag in regelmäßigen Teilbeträgen zu erheben, so sind Teilbeträge in gleicher Höhe zu bilden. Ergeben sich hierbei Bruchteile eines Cents, so werden diese nicht erhoben (zum Beispiel sind für einen Jahresbetrag von 1 250 EUR Monatsraten in Höhe von 104,16 EUR anzuordnen).
(6) Als vorausgehender beziehungsweise nachfolgender Einmalbetrag sind auch Beträge für Teile des regelmäßigen Zahlungszeitraums (zum Beispiel für den Rest beziehungsweise den Anfang des Monats oder des Quartals) anzuordnen. Soll ein vorausgehender beziehungsweise nachfolgender Einmalbetrag geändert werden, ist nur der Unterschiedsbetrag zum bisher angeordneten Einmalbetrag einzutragen (bei Verminderung des ursprünglichen Betrages mit Minuszeichen).
(7) Rückwirkende Änderungen des laufenden (Teil-) Betrages (Feld Nummer 29) sind in der Regel durch entsprechende Angabe des Fälligkeitsdatums in Feld Nummer 30 anzuordnen. Soweit es zweckmäßig ist, können rückwirkende Änderungen auch als vorausgehender Einmalbetrag (Feld Nummer 28) angeordnet werden. Änderungen, die in abgelaufene Haushaltsjahre zurückwirken, sind mit Ausnahme der Dienst- und Werkdienstwohnungsvergütungen immer als vorausgehender Einmalbetrag anzuordnen; als Fälligkeitstag ist ein Datum des laufenden Haushaltsjahres anzugeben. Dienstwohnungs- und Werkdienstwohnungsvergütungen sind ausschließlich nach Satz 1 anzuordnen.
Beispiel:
Erteilung einer Änderungsanordnung am 14. Oktober 2005; rückwirkende Änderung des laufenden Betrages ab 1. April 2005 von 100 EUR auf 150 EUR.
Vorgabe nach Satz 1:
In Feld Nummer 29 „150,00“ und in Feld Nummer 30 „01.04.05“.
Vorgabe nach Satz 2:
In Feld Nummer 29 „150,00“ und in Feld Nummer 30 „01.11.05“ sowie in
Feld Nummer 28 „350,00“ und in Feld Nummer 15 „01.11.05“.
(8) Die ausgeglichenen Personenkonten werden erst zwei Jahre nach dem Ende des Haushaltsjahres, in dem die letzte Fälligkeit lag, gelöscht. Die Löschung unterbleibt jedoch auch nach Ablauf dieser Frist, wenn der in Feld Nummer 34 angeordnete Gesamtbetrag der Forderung noch nicht restlos getilgt ist; soll die Löschung trotzdem erfolgen, ist der Betrag in Feld Nummer 34 zu ändern.
- 8.
- Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
- 8.1
- Einzelanordnungen
- 8.1.1
- Muster 30
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen)
(1) Muster 30 ist als Auszahlungsanordnung für einen Empfänger und für eine Buchungsstelle vorgesehen. Verteilt sich eine Zahlung an einen Empfänger auf mehrere Buchungsstellen, ist Muster 32 oder Muster 30 in entsprechender Anzahl zu verwenden. Hat die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der Personenkonto-Nummer angezeigt, ist für die Anordnung zur Auszahlung aus dem Verwahrungsbuch Muster 30 zu verwenden und die Personenkonto-Nummer anzugeben. Wird neben einem noch nicht vollständig zurückgezahlten Gehaltsvorschuss die Auszahlung eines weiteren Gehaltsvorschusses angeordnet, ist in Muster 30 die Personenkonto-Nummer des früheren Gehaltsvorschusses anzugeben.
(2) Muster 30 ist insbesondere zu verwenden bei- Barzahlungen und Postbarzahlungen
- Verrechnungen (soweit nicht Muster 36 zu verwenden ist),
- Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen (siehe auch Absätze 3, 4 und 5),
- Lastschrifteinzug durch den Empfänger und
- Pfändungen (vergleiche Nummer 11.7 Abs. 2).
(4) Ergibt sich aufgrund der Schlussrechnung, dass - a)
- zu hohe Abschlagsauszahlungen oder
- b)
- Abschlagsauszahlungen in Höhe der Schlussrechnung
- geleistet wurden, ist die Abrechnung der Abschlagsauszahlung mit Muster 30 anzuordnen; hierbei ist in Feld Nummer 05 als Anordnungsbetrag „0,00“ und in Feld Nummer 23 die Summe der tatsächlich geleisteten Abschlagsauszahlungen einzutragen. Die Rückzahlung der zuviel geleisteten Abschlagsauszahlungen ist mit Muster 01 anzuordnen.
(5) Für die Abrechnung von Abschlagszahlungen ist Blatt 2 des Musters 30 zu verwenden. Es ist in diesem Fall fest mit Blatt 1 zu verbinden.
(6) Bei allen Auszahlungen mit Muster 30 ohne Abrechnung von Abschlagszahlungen oder umfangreichen Begründungstexten kann auf die Beifügung des Blattes 2 verzichtet werden. - 8.1.2
- frei
- 8.1.3
- Muster 32
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen bei mehreren Buchungsstellen)
(1) Das Muster 32 ist anstelle von Muster 30 zu verwenden, wenn eine Zahlung an einen Empfänger bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen ist. Es können bis zu fünf Buchungsstellen angegeben werden. Die Angabe der Buchhaltung in Feld Nummer 101 erfolgt durch die Kasse.
(2) Muster 32 ist nicht zu verwenden für- Abschlagsauszahlungen,
- Schlusszahlungen und
- Verrechnungen.
- 8.1.4
- Muster 33
(Auszahlungsanordnung für besondere einmalige Auszahlungen)
(1) Der Vordruck ist vorgesehen für die Kombination mit anderen Vordrucken. Deshalb enthält er ein großes Leerfeld, in das ebenso wie auf der Rückseite beliebige Eindrucke vorgenommen werden können. Insbesondere können entsprechende Eindrucke für die Abrechnung von Reisekosten, Trennungsgeld, Entschädigung für Zeugen und so weiter aufgenommen werden. Der Text im fettumrandeten Teil des Vordruckkopfs ist entsprechend zu ergänzen. - 8.1.5
- Muster 34
(Auszahlungsanordnung/Löschungsanordnung für die Zurückzahlung beziehungsweise Löschung von Kosten und Strafen und für durchlaufende Gelder)
Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung zu verwenden. - 8.1.6
- Muster 35
(Auszahlungsanordnung für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr)
Dieser Vordruck ist für alle Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr zu verwenden; es ist hierbei unerheblich, ob die Zahlungen in Euro oder in anderer Währung zu leisten sind. Die Anordnung der Felder entspricht im Aufbau weitgehend dem Vordruck „Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr“. Die Bezeichnung der Währung (ISO-Währungscode – Feld Nummer 113) und der Länderschlüssel (Feld Nummer 114) sind nur erforderlich, wenn ein belegloser Datenträgeraustausch für diese Zahlungen eingeführt ist; die Eintragung erfolgt, soweit erforderlich, durch die Kasse. Die Kennzahl laut Leistungsverzeichnis (Feld Nummer 115) wird grundsätzlich von der Kasse eingetragen. Die Kassen können den Anordnungsstellen, die häufig Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr anordnen, die Schlüsselverzeichnisse für die Feld Nummern 113 bis 115 zur Angabe der Schlüssel in den Kassenanordnungen zuleiten. - 8.1.7
- Muster 36
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Vollverrechnung)
(1) Der Vordruck ist immer zu verwenden, wenn der volle Anordnungsbetrag verrechnet werden soll. Der Betrag, mit dem zu verrechnen ist, muss bei der gleichen Kasse mit Annahmeanordnung für einmalige oder wiederkehrende Einzahlungen angeordnet sein.
(2) Die Auszahlung kann aus vier verschiedenen Buchungsstellen erfolgen; für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. Nummer 8.1.3 Abs. 3 gilt entsprechend. Für die im Teil „zu verrechnen mit“ aufgeführten Beträge ist keine Ausfertigung erforderlich. Die Angabe der Buchhaltung in Feld Nummer 101 erfolgt durch die Kasse.
(3) Der Vordruck kann nicht für die Verrechnung von Abschlagsauszahlungen oder Schlusszahlungen verwendet werden (nur mit Muster 30 möglich).
(4) Im Teil „zu verrechnen mit“ ist in Feld Nummer 03 das Buchungskennzeichen (BKZ) beziehungsweise die Personenkonto-Nummer (aus der Zahlungsaufforderung, Rechnung oder Personenkonto-Mitteilung) und in Feld Nummer 05 der Verrechnungsbetrag einzusetzen. Bei Verrechnungen mit mehreren Buchungskennzeichen oder Personenkonto-Nummern sind die jeweiligen Beträge in Feld Nummer 05 anzugeben.
(5) Einnahmekürzungen und Ausgabekürzungen sind hinter dem Betrag mit Minus (–) zu kennzeichnen. Die Beträge in den Feldern „Summe 1“ und „Summe 2“ müssen übereinstimmen; Vorzeichen bleiben bei der Summenbildung unberücksichtigt. - 8.1.8
- frei
- 8.1.9
- Muster 38
(Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen)
(1) Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung für die Auszahlung von Geldhinterlegungen zu verwenden.
(2) Enthält das Hinterlegungskonto (Personenkonto) einen Sicherungsvermerk (bei Pfändungen und Abtretungen, vergleiche Nummer 16.5 in Verbindung mit Nummer 11.42), so ist im Feld „Begründung“ zu vermerken, dass der Anspruch beachtet wurde oder nicht mehr besteht. - 8.2
- Sammelanordnungen
- 8.2.1
- Muster 40
(Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen)
(1) Der Vordruck ist zu verwenden als Auszahlungsanordnung für mehrere Empfänger, für die die erforderlichen Angaben in einer Empfängerliste (Muster 42) enthalten sind. Feld Nummer 14 ist nur dann auszufüllen, wenn diese Angaben für alle Empfänger einheitlich sind.
(2) Der Vordruck ist nicht zu verwenden bei- Lastschrifteinzugsverkehr,
- Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen,
- Verrechnungen,
- Pfändungen und
- Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr.
- 8.2.2
- frei
- 8.2.3
- Muster 42
(Empfängerliste)
(1) Muster 42 ist als Empfängerliste zu Muster 40 zu verwenden. Sind Zahlungen an mehrere Empfänger zu leisten, sind sie in einer Empfängerliste Muster 42 zusammenzufassen, wenn sie- bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen und
- zum gleichen Zeitpunkt fällig sind.
- durch Überweisung,
- bar oder
- postbar
(2) Die einzelnen Empfänger sind mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Empfängerliste nach Muster 42 einzutragen. Nach dem letzten Eintrag je Blatt ist in dem hierfür vorgesehenen Feld die Summe einzutragen. Nicht belegte Teile des Vordrucks sind zu entwerten.
(3) Über den Gesamtbetrag der Empfängerliste ist eine Auszahlungsanordnung Muster 40 (keinesfalls ein anderes Muster) zu erteilen. Die Empfängerliste ist geordnet nach BlattNummern fest mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden.
- 9.
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
- Muster 50
(Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen)
(1) Die Ausführungen in Nummer 7.1 gelten entsprechend.
(2) Das Muster ist auch geeignet für die erstmalige Anordnung und die Änderung von Zahlungen an Einrichtungen wie Elektrizitäts-, Gas- und Wasserwerke. Hierzu wird zunächst nur der laufende Betrag mit Muster 50 angeordnet. Der in der Abrechnung ausgewiesene Restbetrag (Nachzahlung beziehungsweise Gutschrift) wird mit Muster 50 (Nummer 002 und so weiter) als „vorausgehender Einmalbetrag“ (plus beziehungsweise minus) und die neuen Raten als neuer „laufender Betrag“ angeordnet.
- 10.
- Änderungsanordnungen, Umbuchungsanordnungen und sonstige Zahlungsanordnungen
- 10.1
- Änderungsanordnungen
- 10.1.1
- Muster 60
(Änderungsanordnung zu Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen)
(1) Für die Änderung von Angaben in Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen sind folgende Vordrucke zu verwenden:
Änderung in Feld Nummer | Änderung bis zum Ablauf des Haushaltsjahres | Änderung nach Ablauf des Haushaltsjahres | |
---|---|---|---|
Änderung in Feld Nummer | Änderung bis zum Ablauf des Haushaltsjahres | Änderung nach Ablauf des Haushaltsjahres | |
01, 02, 04 | Änderungsanordnung Muster 60 32 | Änderungsanordnung Muster 60 | |
05 | Änderungsanordnung Muster 60 | a) | Wenn der Betrag im abgelaufenen Haushaltsjahr vollständig geleistet wurde, Annahme- oder Auszahlungsanordnung 33 |
b) | Im Übrigen Änderungsanordnung Muster 60 | ||
übrige | Änderungsanordnung Muster 60 (nur möglich, solange die Zahlung nicht vollständig geleistet wurde) |
Änderungsanordnung Muster 60, wenn bei Annahmeanordnungen der Betrag im abgelaufenen Haushaltsjahr nicht vollständig geleistet wurde |
-
(2) Der Vordruck ist in drei Teile gegliedert:
- –
- Teil A enthält Daten, die für das Auffinden der zu ändernden Anordnung erforderlich sind. Die linke Spalte ist in jedem Fall vollständig auszufüllen; in der rechten Spalte sind nur Änderungen einzutragen - ausgenommen maschinell aufgelieferte Daten. Das Buchungskennzeichen in Feld Nummer 03 kann nicht geändert werden.
- –
- Teil B enthält Felder, in denen am häufigsten Änderungen vorkommen. Es ist nur die jeweils zutreffende Zeile auszufüllen - ausgenommen maschinell aufgelieferte Daten.
- –
- Teil C bietet die Möglichkeit, auch alle übrigen Felder zu ändern. In diesem Fall sind außer den zu ändernden Daten auch die zutreffende Feld-Nummer und die zugehörige Textbezeichnung einzutragen.
- (3) Mit Muster 60 sind auch Änderungen bei Kostenverfügungen anzuordnen.
(4) Wird eine Kassenanordnung aufgehoben, ist in der Spalte „zu ändern in“ in Feld Nummer 05 lediglich das Wort „Storno“ einzutragen. Rückforderungen von ausgezahlten Beträgen sind mit Muster 01 anzufordern (vergleiche Nummern 4.1.1 und 4.1.2 zu § 70). Ist in einer Sammelannahmeanordnung (Muster 10/11) der Betrag für einen Zahlungspflichtigen zu ändern oder aufzuheben, sind in Muster 60- im Teil A die Angaben zur Sammelannahmeanordnung (Muster 10) und
- im Teil C die Angaben für den Zahlungspflichtigen (Muster 11) zu ändern.
- 10.1.2
- Muster 61
(Änderungsanordnung für Stundung und so weiter)
Mit Muster 61 ist eine Stundung, Aussetzung des Einziehungsverfahrens, befristete oder unbefristete Niederschlagung oder ein Erlass anzuordnen. Dies gilt sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Einzahlungen. Ist die Stundung mit Ratenzahlung gewährt worden, ist gleichzeitig eine Annahmeanordnung Muster 20 zu erteilen. Der Vordruck ist auch zu verwenden für den Widerruf einer Stundung, Aussetzung des Einziehungsverfahrens oder befristeten Niederschlagung. Der Widerruf einer unbefristeten Niederschlagung ist mit Muster 61 ebenfalls möglich, jedoch nur im gleichen Jahr, in dem die Niederschlagung angeordnet wurde. Nach Ablauf des Jahres muss eine neue Annahmeanordnung erteilt werden (vergleiche auch Nummern 12.7 und 14.3). - 10.2
- Kassenanordnungen für Umbuchungen
- 10.2.1
- Muster 65
(Kassenanordnung für Umbuchungen)
Muster 65 dient zur Umbuchung der tatsächlich gezahlten Beträge bei Änderungen in den Feld-Nummern 01 bis 04 der Kassenanordnungen für einmalige Ein- und Auszahlungen. Für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. Die Beträge sind mit Vorzeichen (Plus- oder Minuszeichen nach dem Betrag) anzugeben. Die erforderlichen Unterschriften müssen auf jeder Ausfertigung geleistet werden. Umbuchungen zwischen verschiedenen Anordnungsstellen sind von den jeweiligen Anordnungsbefugten zu unterzeichnen. - 10.3
- Sonstige Zahlungsanordnungen
- 10.3.1
- Muster 70
(Auszahlungs- und Annahmeanordnung für Abrechnungen von Geldstellen)
Muster 70 ist ausschließlich für die Abrechnung von Geldstellen zu verwenden. Nummer 8.1.3 Abs. 3 gilt entsprechend. - 10.3.2
- Muster 90
(Abgekürzte förmliche Auszahlungsanordnung – Anweisungsstempel –)
Diese Form der Auszahlungsanordnung ist nur für Zahlstellen zugelassen. Das Muster kann bei entsprechender Änderung auch als Annahmeanordnung bei Zahlstellen verwendet werden.
- 11.
- Zu den einzelnen Feldern
- 11.1
- Feld Nummer 01 – Buchungsstelle
- 11.1.1
- Form:
Die Buchungsstelle ist in der üblichen Schreibweise wie die Haushaltsstelle (xx xx/xxx xx-x) anzugeben und bezeichnet das Kapitel (4 Stellen), den Titel (5 Stellen) und die Prüfziffer (1 Stelle). Diese Angabe ist gegebenenfalls mit dem Zusatz zur Haushaltsstelle (Kennung) zu ergänzen; dabei bedeutet - 0 (oder leer)
- =
- planmäßig
- 1
- =
- außerplanmäßig (apl.)
- 2
- =
- Ausgaberest bei einem nicht mehr im Haushaltsplan enthaltenen Titel (außerplanmäßiger Ausgaberest = apl. AR).
- Für die Buchungsstelle ist die Bildung von Unterteilen möglich. Sie sind maximal 6 Stellen lang und dürfen nur mit Ziffern (und gegebenenfalls Leerzeichen) belegt werden. Die Verwendung von Unterteilen ist auf Ausnahmefälle zu beschränken und nur mit vorheriger Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen zulässig. Dabei können die Stellen 1 und 2 von den Anordnungsstellen frei gewählt werden. Die Stellen 3 bis 6 sind bis auf Weiteres nicht zu belegen. Die Angabe der Unterteile muss linksbündig und stellengerecht, das heißt gegebenenfalls mit führenden Nullen erfolgen, dagegen brauchen nicht belegte Stellen am Schluss des Unterteils (Stellen 3 bis 6) nicht angegeben werden.
Bei der Vorgabe einer Buchungsstelle mit Unterteil ist zu beachten, dass nach der Angabe von Kapitel, Titel und Prüfziffer zuerst die Kennung und anschließend der Unterteil folgen.
Beispiel: Buchungsstelle 0616/12401-3 0 01: -
Beispiel Beispiel 0616 12401 3 0 01 Kapitel Titel Prüfziffer Kennung Unterteil - Vergleiche hierzu Nummer 9.1 Sätze 2 und 3 zu § 70.
- 11.1.2
- Die vollständige Vorgabe der Buchungsstelle ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in jedem Fall erforderlich. Sind Unterteile zugelassen und belegt, sind sie in allen Kassenanordnungen anzugeben. Bei der ersten Zahlungsanordnung bei einer außerplanmäßigen Buchungsstelle ist der Anordnungsstelle die Prüfziffer nicht bekannt. In diesem Fall ist anstelle der Prüfziffer „N“ anzugeben. Die Prüfziffer wird von der Kasse ermittelt, in die Zahlungsanordnung eingesetzt und der Anordnungsstelle mitgeteilt. In der Folge hat die Anordnungsstelle die Prüfziffer in der Zahlungsanordnung anzugeben. Falls bei Verwahrungen und Vorschüssen der Anordnungsstelle die Buchungsstelle nicht bekannt ist, kann ausnahmsweise das Wort „Verwahrungsbuch“ beziehungsweise „Vorschussbuch“ eingetragen werden. Für fremde Kassenaufgaben ermittelt die Kasse die Prüfziffern und teilt sie den Anordnungsstellen mit. Die mitgeteilten Prüfziffern sind in den Zahlungsanordnungen anzugeben.
- 11.1.3
- Soweit aus dem Vordruck nicht ausdrücklich etwas anderes hervorgeht (zum Beispiel Muster 32), kann nur eine Buchungsstelle angegeben werden. Falls sich ein Betrag auf mehrere Buchungsstellen verteilt, sind grundsätzlich entsprechend viele Zahlungsanordnungen zu erteilen.
- 11.2
- Feld Nummer 02 – Anordnungsstellen-Nummer (AOSt-Nummer)
- 11.2.1
- Die sich aus dem Dienststellenverzeichnis des Landesamtes für Finanzen ergebende Anordnungsstellen-Nummer ist siebenstellig und wird der Anordnungsstelle vom Landesamt für Finanzen mitgeteilt. Die ersten beiden Stellen der Anordnungsstellen-Nummer entsprechen immer dem Einzelplan, welchem die Anordnungsstelle organisatorisch zuzuordnen ist. Jede Anordnungsstelle erhält nur eine Nummer. Diese Nummer ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in allen Zahlungsanordnungen anzugeben.
- 11.2.2
- (1) Für die Anordnungsstellen-Nummer ist die Bildung von Unterteilen möglich. Sie sind maximal 7 Stellen lang (6 Stellen + Prüfziffer) und dürfen nur mit Ziffern belegt werden. Die Verwendung von Unterteilen ist auf Ausnahmefälle zu beschränken und außer den allgemein zugelassenen Unterteilen nur mit vorheriger Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen zulässig. Die Belegung der Stellen ist durch die Anordnungsstelle frei wählbar.
Allgemein zugelassen sind:- Unterteil 99 einheitlich für die aus den EDV-Verfahren für Arbeitnehmer, Besoldung und Versorgung zu buchenden Beträge
- Unterteile für Anordnungen über das Mittelbewirtschaftungsverfahren (7-stellig: 6 Stellen + Prüfziffer) nach vorheriger Zustimmung der Leitstelle KABU des Landesamtes für Finanzen.
(2) Bei den Universitäten und Fachhochschulen wird die Anordnungsstellen-Nummer um einen siebenstelligen Institutsschlüssel (6 Stellen + Prüfziffer) ergänzt. Die Prüfziffer ist nach einem einheitlichen Berechnungsmodus zu ermitteln, den das Landesamt für Finanzen auf Anfrage mitteilt. Der Aufbau des Institutsschlüssels richtet sich nach dem Rahmenkonzept für die inhaltliche Ausgestaltung des Institutsschlüssels.
(3) Der Institutsschlüssel wird an jeder Hochschule zentral von einer Stelle, welcher auch die Pflege des Schlüsselverzeichnisses obliegt, im Einvernehmen mit dem Beauftragten für den Haushalt vergeben. Von jeder erstmaligen Vergabe oder Änderung erhalten die zuständige Kasse und die mittelbewirtschaftende Stelle eine Mitteilung. - 11.3
- Feld Nummer 03 – Buchungskennzeichen (BKZ), Personenkonto-Nummer (PK-Nummer), Abschlags-Nummer
- 11.3.1
- (1) Das Buchungskennzeichen (bestehend aus Anordnungsstellen-Nummer ohne Prüfziffer – 6 Stellen, laufender Nummer - 5 Stellen – und Prüfziffer – 1 Stelle) ist bereits in die Einzahlungsvordrucke eingedruckt und darf nicht verändert werden. Die Anordnungsstelle darf von sich aus kein Buchungskennzeichen vergeben, vielmehr sind ausschließlich die eingedruckten Nummern zu verwenden und in die Annahmeanordnungen und Kostenverfügungen zu übernehmen. Ein Buchungskennzeichen darf nicht für mehrere Annahmeanordnungen verwendet werden (zum Beispiel ist ein Einzahlungsvordruck, der wegen Verrechnung nicht versandt wird, zu vernichten).
(2) Buchungskennzeichen werden den Anordnungsstellen von der Kasse auch in Listenform zur Verfügung gestellt. Die Nutzung dieser kostengünstigen Variante ist vorzuziehen, wenn auf die Übersendung einer Rechnung mit Einzahlungsvordruck an den Zahlungspflichtigen verzichtet werden kann. - 11.3.2
- (1) Die Personenkonto-Nummer (12 Stellen) wird von der Kasse bei Anordnungen für wiederkehrende Einzahlungen und Auszahlungen vergeben. Sie kann somit bei der erstmaligen Erteilung einer Annahmeanordnung beziehungsweise Auszahlungsanordnung (Neuzugang) nicht angegeben werden. Nach Möglichkeit sollen jedoch die dem Zahlungspflichtigen zu übersendenden Unterlagen (zum Beispiel Rechnung, Zahlungsaufforderung), soweit nicht eine förmliche Zustellung erforderlich ist, zur Ergänzung der Personenkonto-Nummer über die Kasse geleitet werden. Die Kasse teilt bei Neuzugängen die Personenkonto-Nummer der Anordnungsstelle und dem Zahlungspflichtigen durch Ergänzung der Unterlagen nach Satz 3 oder gesondert mit.
(2) Im Justizbereich wird eine Personenkonto-Nummer von der Kasse auch bei Anordnungen für die Annahme von Geldhinterlegungen vergeben. Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend. Die Kasse teilt bei Neuzugängen die Personenkonto-Nummer der Anordnungsstelle in der Buchungsbescheinigung (Nummer 37.4.3 zu § 70) mit.
(3) Für bestimmte abgrenzbare Bereiche können von der Anordnungsstelle zu vergebende Personenkonto-Nummern zugelassen werden. Hierzu ist die Vergabe eines dreistelligen festen Teiles der Personenkonto-Nummer durch die Leitstelle KABU beim Landesamt für Finanzen erforderlich.
Die weiteren acht Stellen können mit eindeutigen und unverwechselbaren Zahlenkombinationen (zum Beispiel Gemeindeschlüssel, Betriebsnummer und Ähnliches) belegt werden. Die Anordnungsstelle errechnet die Prüfziffer und gibt die Personenkonto-Nummer bei der erstmaligen Anordnung in Feld Nummer 03 an. Verfügt die Anordnungsstelle über keine Datenverarbeitungs-Anlage, lässt sie die Prüfziffern von der zuständigen Kasse errechnen. - 11.3.3
- Die Abschlags-Nummer ist von der Anordnungsstelle zu bilden und setzt sich wie folgt zusammen:
-
Nummer Nummer Klammer Erläuterung – Haushaltsjahr
(2 Stellen) undder ersten Abschlagsauszahlung – HÜL-A/E Nr.
(5 Stellen)
Nummerin der jeweiligen Angelegenheit. - Der Eintrag ist linksbündig und mit führenden Nullen vorzunehmen (Beispiel: HÜL-A Nummer 15 im Haushaltsjahr 2005 = „0500015“). Die Vorgabe ist auch erforderlich bei jeder weiteren Abschlagsauszahlung und bei der Schlusszahlung. Unter der Abschlags-Nummer werden alle dazugehörigen Abschlagsauszahlungen und die Schlusszahlung zusammengefasst und die Abwicklung überwacht. Ist auf die Führung der HÜL-A verzichtet worden, ist anstelle der HÜL-A/E-Nummer eine fünfstellige fortlaufende Nummer zu verwenden.
- 11.3.4
- Das Buchungskennzeichen und die Personenkonto-Nummer ermöglichen der Kasse die Zusammenführung der Istzahlung mit der Sollstellung und damit die ordnungsgemäße Buchung. Die Angabe ist daher bei allen Zahlungen sowie bei Rückfragen des Einzahlers und der Anordnungsstelle erforderlich.
- 11.3.5
- Aus Vereinfachungsgründen können bei Zahlstellen kürzere Buchungskennzeichen nach Nummer 2.2 Satz 2 verwendet werden.
- 11.4
- Feld Nummer 04 – HÜL-E/A-Nummer
Es können bis zu sechs Stellen vorgegeben werden. Die handschriftliche Eintragung ist stets zulässig. - 11.5
- Feld Nummer 05 – Anordnungsbetrag –
- 11.5.1
- Währungsbeträge sind durch ein Komma (kein Punkt) zu trennen. Sind keine Nachkommastellen vorhanden, ist „00“ nach dem Komma anzugeben. Die Beträge sind so anzugeben, dass die Anzahl der Stellen nicht erweitert werden kann. Zur Begrenzung sind nur die Sicherheitszeichen Stern (*) oder „X“ zugelassen. Müssen in einzelnen Mustern Betragsfelder unausgefüllt bleiben, sind sie zweifelsfrei zu entwerten. Bei Minus-Beträgen ist nach dem Betrag das Vorzeichen anzugeben.
- 11.5.2
- Zahlungen an ausländische Empfänger
- a)
- Bei Zahlungen in das Ausland, die in Euro zu leisten sind, gilt die Regelung in Nummer 11.5.1.
- b)
- Ist eine Zahlung in das Ausland in anderer Währung als Euro zu leisten (der Empfänger erhält den Anordnungsbetrag in der angegebenen Währung, das Kreditinstitut ermittelt den Euro-Betrag zum amtlichen Tageskurs und belastet diesen der Kasse), ist der Betrag nicht im Feld „Anordnungsbetrag (EUR)“, sondern im Feld „Betrag in fremder Währung“ einzutragen und die Währung im Feld „Bezeichnung der Währung“ anzugeben; zusätzlich ist im Feld „Anordnungsbetrag in Worten“ die Währung in Volltext zu wiederholen. Die Kasse bucht den Umrechnungsbetrag in Euro.
- 11.6
- Feld Nummer 06 – Anrede des Zahlungspflichtigen –
Hier können Angaben wie „Herrn“, „Frau“, „Firma“ eingetragen werden, die üblicherweise im Anschriftenfeld vor dem Namen gemacht werden. Diese Angabe wird von der Kasse in Schreiben und Mitteilungen an den Zahlungspflichtigen (zum Beispiel im Fall der Mahnung) verwendet. - 11.7
- Feld Nummer 07 – Zahlungspflichtiger/Empfänger –
Die Vorgabe ist in jedem Fall erforderlich. Die Reihenfolge (Name, Vorname) ist aus Gründen der Sortierung zu beachten. Gegebenenfalls ist die Bezeichnung des Zahlungspflichten/Empfängers in sinnvoller Weise so abzukürzen, dass sie innerhalb der zur Verfügung stehenden 35 Stellen untergebracht werden kann. Akademische Grade (Prof., Dr.) und Adelsprädikate sind nach dem Vornamen einzutragen. Ist der Anordnungsbetrag ganz oder teilweise gepfändet oder abgetreten, ist als Empfänger der (ursprüngliche) Forderungsberechtigte anzugeben. Im Feld Nummer 20 ist mit deutlich auffallender Kennung „Pfändung“ oder „Abtretung“ einzutragen. Im Feld „Begründung“ sind Name, Anschrift, Konto-Nummer, Bankverbindung, Bankleitzahl und der an den Pfändungsgläubiger zu zahlende Betrag anzugeben. - 11.8
- Feld Nummer 08 – Straße und Hausnummer –
Die Vorgabe ist auf 35 Stellen zu beschränken. Bei den Mustern 30 bis 42 wird bei Überweisung auf ein Konto im Inland auf die Angabe verzichtet, soweit es sich nicht um einen Gehaltsvorschuss oder eine Zahlung, für welche durch die Kasse eine maschinelle Mitteilung gemäß Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten (Mitteilungsverordnung – MV) vom 7. September 1993 (BGBl. I S. 1554), in der jeweils geltenden Fassung, erstellt werden soll (Nummer 11.20), handelt. - 11.9
- Feld Nummer 09 – Postleitzahl und Ort –
Die Angabe ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in jedem Fall erforderlich und auf insgesamt 35 Stellen zu beschränken. Im Übrigen gilt Nummer 11.8 Satz 2 entsprechend. - 11.10
- Feld Nummer 10 – Art der Zahlung –
Der Normalfall der Zahlung (Überweisung auf ein Konto) braucht nicht gekennzeichnet zu werden. Kann eine Zahlung ausnahmsweise nicht durch Überweisung ausgeführt werden, ist die Art der Zahlung durch folgenden Schlüssel anzugeben: - 1
- =
- Barzahlung
- 2
- =
- Postbar
- 3
- =
- Lastschrifteinzug durch Empfänger
- 4
- =
- Zahlung im Außenwirtschaftsverkehr (vergleiche Nummer 11.5.2)
- 5
- =
- Verrechnung (Der Schlüssel ist einzutragen, wenn der Anordnungsbetrag ganz verrechnet werden soll.)
- 8
- =
- Storno des bisherigen Schlüssels 1 bis 6, also „0“ (Überweisung auf ein Konto).
- 11.11
- Feld Nummer 11 – Kurzbezeichnung des Kreditinstituts –
Die Angabe ist erforderlich, wenn die Bankleitzahl nicht ermittelt werden kann oder wenn die Bezeichnung des Kreditinstituts aus Anlagen zur Kassenanordnung nicht ersichtlich ist.
Im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in einen anderen Staat der Europäischen Union ist bei schriftlichen Auszahlungsanordnungen mit Muster 35 (vergleiche Nummer 8.1.6) der BIC-Code vor dem Banknamen in dem hierfür vorgesehenen Feld anzugeben. - 11.12
- Feld Nummer 12 – Bankleitzahl (BLZ) –
Die Bankleitzahl besteht aus 8 Ziffern. Eine sorgfältige Vorgabe in der amtlichen Schreibweise (xxx xxx xx) ist zur Vermeidung von Fehlleitungen geboten. - 11.13
- Feld Nummer 13 – Konto-Nummer des Empfängers –
Im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in einen anderen Staat der Europäischen Union ist bei schriftlichen Auszahlungsanordnungen mit Muster 35 (vergleiche Nummer 8.1.6) die IBAN (Internationale Bankkontonummer) anzugeben. - 11.14
- Feld Nummer 14 – Grund der Forderung/Verwendungszweck –
(1) Beim Grund der Forderung und dem Verwendungszweck handelt es sich nicht um die Begründung, sondern lediglich um Buchungshinweise für den Zahlungspflichtigen oder den Empfänger. Die Angaben hierzu sollen so aussagefähig sein, dass- dem Zahlungspflichtigen gegenüber im Falle der Mahnung und Beitreibung die Forderung zweifelsfrei bezeichnet werden kann beziehungsweise
- dem Empfänger die Buchung der Zahlung ermöglicht wird, ohne dass Dritten aus Datenschutzgründen Aufschluss über persönliche Verhältnisse des Zahlungsempfängers gegeben wird.
(2) In der Annahmeanordnung genügt im Feld Nummer 14 eine Kurzbezeichnung. Die vollständige Bezeichnung ist im Feld „Bezeichnung der Forderung, gegebenenfalls Berechnung im Einzelnen“ beziehungsweise im Feld „Begründung der Einnahme“ anzugeben.
(3) In der Auszahlungsanordnung sind die vom Empfänger geforderten Angaben (zum Beispiel Rechnungs-Nummer, Kunden-Nummer) anzugeben. Ist der Auszahlungsanordnung ein Bescheid oder, soweit kein Bescheid ergangen ist, ein Antrag des Empfängers vorangegangen, sind für den Verwendungszweck nach Möglichkeit folgende Formulierungen zu verwenden:- wenn ein Bescheid erteilt worden ist
„Bescheid der (des) … vom … Gz …“ - wenn kein Bescheid erteilt worden ist, aber ein Antrag vorliegt
„Zum Antrag vom … an …“.
- 11.15
- Feld Nummer 15 – Fällig am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (zum Beispiel 01.07.05)
Der Fälligkeitstag ist stets einzutragen. Soweit der Fälligkeitstag nicht aufgrund anderweitiger Vorschriften zu bestimmen ist oder aufgrund von vertraglichen Regelungen feststeht, soll als Fälligkeitstag ein Tag festgelegt werden, der einen Monat nach dem Tag der Erstellung der Aufforderung zur Zahlung (durch Rechnung, Bescheid oder Ähnliches) liegt. - 11.16
- Feld Nummer 16 – Schlüssel für Mahnung/Beitreibung –
Die Vorgabe ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, stets erforderlich.
Der Schlüssel ist zweistellig und hat folgende Bedeutung:
Schlüssel | Mahnung | Vollstreckung | Rückstandsanzeige | Mitteilung |
---|---|---|---|---|
Schlüssel | Mahnung | Vollstreckung (bei öffentlich- rechtlichen Forderungen) | Rückstandsanzeige (bei privatrechtlichen Forderungen) | Mitteilung an die Anordnungsstelle |
115) | ja | ja | nein | |
125) | nein | ja | nein | |
13 | nein | nein | ja1) | |
14 | ja | nein | ja2) | |
155) | ja3) | ja | nein | |
16 | ja3) | nein | ja2) | |
175) 6) | ja | ja | ja2) | |
21 | ja | ja4) | nein | |
22 | nein | ja4) | nein | |
23 | nein | nein | ja1) | |
24 | ja | nein | ja2) | |
25 | ja3) | ja4) | nein | |
26 | ja3) | nein | ja2) | |
276) | ja | ja4) | ja2) |
- 1)
- Die Mitteilung erfolgt
- a)
- zum Mahntermin und
- b)
- bei jeder späteren Einzahlung (nur bei einmaligen Einzahlungen)
- 2)
- Die Mitteilung erfolgt
- a)
- drei Wochen nach der Mahnung
- b)
- bei jeder späteren Einzahlung (nur bei einmaligen Einzahlungen)
- Die Mitteilung wird alle sechs Monate wiederholt,
solange- der Schlüssel nicht geändert wird oder
- der offene Betrag nicht gezahlt, gestundet, niedergeschlagen oder erlassen wird.
- 3)
- Mahngebühren beziehungsweise Mahnauslagen sind nicht zu berechnen.
- 4)
- Nach Erteilung einer Rückstandsanzeige wird über jede Einzahlung eine Zahlungsanzeige erteilt, auch wenn dies in Feld Nummer 17 nicht angeordnet ist.
- 5)
- Mit der Angabe dieses Schlüssels wird bescheinigt, dass
- die angeordnete Geldleistung öffentlich-rechtlicher Art ist,
- ein entsprechender Verwaltungsakt (Leistungsbescheid) vorliegt und
- die Voraussetzungen für die Vollstreckung, gegebenenfalls nach Durchführung einer angeordneten Mahnung, gegeben sind.
- 6)
- Die Schlüssel 17 und 27 können nur in Muster 20 in Verbindung mit Muster 61 zur Unterstützung der Überwachung der fristgerechten Ratenzahlungen bei Stundung durch Einräumen von Teilzahlungen angeordnet werden. Wird Stundung durch Einräumen von Teilzahlungen gewährt, so ist gemäß Nummer 1.3 zu § 59 in die entsprechende Vereinbarung eine Bestimmung aufzunehmen, nach der die jeweilige Restforderung sofort fällig wird, wenn die Frist für die Leistung von zwei Raten um eine in der Vereinbarung zu bestimmende Zeit überschritten wird. Bei Nutzung der Schlüssel ergeht bei jeder Beitreibung zusätzlich eine Mitteilung an die Anordnungsstelle, mit welcher sie von der Säumnis des Zahlungspflichtigen in Kenntnis gesetzt wird.
- Erteilt die Kasse eine Rückstandsanzeige oder eine Mitteilung über eine nicht erfolgte Einzahlung, hat die Anordnungsstelle weitere geeignete Maßnahmen zu treffen und gegebenenfalls die Kasse zu unterrichten (vergleiche Nummer 10.1.2).
- 11.17
- Feld Nummer 17 – Schlüssel für Zahlungsanzeige/Kleinbetragsregelung /ZA/KlB) –
Der zweistellige Schlüssel ist stets vorzugeben und hat folgende Bedeutung:
Schlüssel Schlüssel Zahlungsanzeige Gültigkeit Schlüssel Zahlungsanzeige Für Kleinbeträge gelten Nummern 2 bis 5
der Anlage zur VwV zu § 59 SäHO00 nein nein 01 nein ja 10 ja nein 11 ja ja 20 ja1) nein 21 ja1) ja 992) nein nein - 1)
- Zahlungsanzeige ist erst zu erteilen, wenn die Gesamtforderung (Feld Nummer 34) getilgt ist.
- 2)
- Soll ein vorhandener Schlüssel in „00“ geändert werden, ist Schlüssel „99“ einzutragen.
- 11.18
- Feld Nummer 18 – Schlüssel für Verzugszinsen (Vz)/Säumniszuschläge (Sz) –
Folgende einstellige Schlüssel sind zugelassen: - 0
- =
- Keine Verzugszinsen (Vorgabe ist nicht erforderlich)
- A
- =
- Verzugszinsen sind zu erheben in Höhe von 5 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB (gemäß § 288 Abs. 1 BGB – gesetzliche Verzugszinsen für Verbraucher)
- B
- =
- Verzugszinsen sind zu erheben in Höhe von 8 vom Hundert über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB (gemäß § 288 Abs. 2 BGB – gesetzliche Verzugszinsen für Nicht-Verbraucher)
- 2
- =
- Verzugszinsen sind in anderer Höhe zu erheben. (Tritt der Verzug ein, erfragt die Kasse die erforderlichen Angaben von der Anordnungsstelle.)
- 3
- =
- Um einen vorhandenen Schlüssel aus dem Konto zu entfernen, ist die Vorgabe des Schlüssels „3“ erforderlich; der Schlüssel wird dann auf „0“ (= keine Verzugszinsen) gesetzt.
- 5
- =
- Säumniszuschläge nach § 240 AO oder aufgrund besonderer gesetzlicher Regelungen
- 6
- =
- Säumniszuschläge
- 7
- =
- Säumniszuschläge nach § 9 der Verordnung über die Beiträge nach dem Absatzfondsgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 4. Juli 1994 (BGBl. I S. 1456), in der jeweils geltenden Fassung,
- 8
- =
- Säumniszuschläge nach § 77 Abs. 4 des Sozialgesetzbuches (SGB) Neuntes Buch (IX) – Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen – vom 19. Juni 2001 (BGBl. I S. 1046, 1047), in der jeweils geltenden Fassung, in Verbindung mit § 24 Abs. 1 des Sozialgesetzbuches (SGB) Viertes Buch (IV) – Sozialversicherung – vom 23. Dezember 1976 (BGBl. I S. 3845), in der jeweils geltenden Fassung,
- Auf Nummer 1.1 der ZinsA (Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 34 SäHO) wird hingewiesen.
- 11.19
- Feld Nummer 19 – frei –
- 11.20
- Feld Nummer 20 – Sonstige Anordnungen –
Folgende Schlüssel sind zugelassen: - 150
- =
- mitteilungspflichtige Zahlungen gemäß Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten (Mitteilungsverordnung), für welche am Jahresende eine maschinelle Mitteilung durch die Kasse an das zuständige Finanzamt erstellt werden soll
- 999
- =
- Rücknahme eines angeordneten Schlüssels bei wiederkehrenden Auszahlungen.
- Im schriftlichen Anordnungsverfahren gilt außerdem: Hier sind gegebenenfalls Hinweise auf eine Dienst- oder Werkdienstwohnungsvergütung, Verrechnung, Abtretung, Pfändung und Ähnliches und Beschleunigungsvermerke einzutragen. Ferner ist anzugeben, ob eine bei der gleichen Feld-Nummer früher angeordnete Änderung mit einem späteren Gilt-ab-Datum weiterhin Gültigkeit haben soll. Nicht zugelassen sind solche Anordnungen, für die besondere Vordrucke zu verwenden sind. Wird ein Bediensteter mit der Abholung von angeordneten Beträgen beauftragt (zum Beispiel bei aufzufüllenden Geldstellen – Muster 70), soll in Feld Nummer 20 der Abholer angegeben werden.
- 11.21
- Feld Nummer 21 – Verrechnungsbetrag –
Dieses Feld ist ausschließlich von der Kasse auszufüllen. - 11.22
- Feld Nummer 22 – Schlüssel für Abschlagsaus-/Schlusszahlung –
Die Vorgabe ist immer erforderlich, wenn die Zahlung eine Abschlagsauszahlung oder eine Schlusszahlung ist. Folgende Schlüssel sind zu verwenden: - 1
- =
- 1. Abschlagsauszahlung
- 2
- =
- weitere Abschlagsauszahlung (in der gleichen Sache und an den gleichen Empfänger)
- 9
- =
- Schlusszahlung.
- Nur bei Baubehörden (vergleiche auch Nummer 13.2):
-
Bau Bau 5 = Teil-
schluss-
zahlungohne vorangegangene Abschlagsauszahlungen mit Kennzeichnung gegenüber dem Zahlungsempfänger nach ß 16 Nr. 3 Abs. 2 beziehungsweise § 16 Nr. 4 VOB/B 7 = Schluss
zahlung6 = Teil
schluss-
zahlungmit vorangegangenen Abschlagsauszahlungen mit Kennzeichnung gegenüber dem Zahlungsempfänger nach ß 16 Nr. 3 Abs. 2 beziehungsweise § 16 Nr. 4 VOB/B. 8 = Schluss
zahlung -
Hinweis:
Bei den Schlüsseln 5, 6 und 7 erfolgt keine Abrechnung von Abschlagsauszahlungen, sondern nur eine Kennzeichnung der Zahlung gegenüber dem Empfänger. Bei den Schlüsseln 5 und 7 ist die Vorgabe der Abschlags-Nummer (Feld Nummer 03) und der Abschlagssumme (Feld Nummer 23) nicht erforderlich. - 11.23
- Feld Nummer 23 – Summe der abgerechneten Abschlagsauszahlungen
Für die Form der Vorgabe gelten die Regelungen zu Feld Nummer 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. Die Vorgabe ist stets bei Leistung der Schlusszahlung zwingend erforderlich. Soweit mehr als eine Abschlagsauszahlung abgerechnet wird, sind die einzelnen Abschlagsauszahlungen in zeitlicher Reihenfolge betragsmäßig auf der Rückseite aufzuführen. - 11.24
- Feld Nummer 24 – Umsatzsteuer EG-Binnenmarkt –
Bei steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben ist der Umsatzsteuersatz in Prozent (zum Beispiel „16“, „7“ oder „8,50“) grundsätzlich anzugeben. Bei nicht steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben ist der Schlüssel „99“ einzutragen. Auf Grund der Einträge werden bei der Kasse Listen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Erklärung nach § 22 Abs. 2 Nr. 7 UStG 2005 erstellt. Anordnungsstellen, die eine eigene Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UStG-IdNr.) beantragt haben und somit selbst für die Voranmeldung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich sind, nehmen in Feld Nummer 24 keine Einträge vor.
Sofern eine allgemeine Auszahlungsanordnung erteilt wurde, errechnet die Kasse aus dem Anordnungsbetrag (bei Beträgen in fremder Währung nach Belastung des Euro-Betrages) die Umsatzsteuer und bucht diesen Betrag bei der Buchungsstelle laut Feld Nummer 01. - 11.25
- Feld Nummer 25 – Anzahl der Empfänger
Hier ist die Anzahl der Empfänger, die in der Empfängerliste zusammengefasst sind, anzugeben. - 11.26
- Feld Nummer 26 – frei –
- 11.27
- Feld Nummer 27 – Gilt ab –
Vorgabe: TT.MM.JJ (zum Beispiel 01.10.05)
Dieses Feld ist nur bei Änderungen auszufüllen und enthält das Datum, ab dem bei wiederkehrenden Einzahlungen und Auszahlungen die Änderungen mit Ausnahme der Beträge (vergleiche Feld-Nummern 15 und 30) zur Anwendung kommen müssen. - 11.28
- Feld Nummer 28 – Vorausgehender Einmalbetrag –
Hier kann ein einmaliger Betrag angeordnet werden, der einer laufenden Zahlung vorausgeht. Auf Nummer 7.1 Abs. 6 und Nummer 9.1 Abs. 2 wird Bezug genommen. Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld Nummer 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. - 11.29
- Feld Nummer 29 – Laufender (Teil-)Betrag –
Es ist der Betrag anzugeben, der wiederholt in gleich bleibender Höhe anzunehmen beziehungsweise auszuzahlen ist. Auf Nummer 7.1 Abs. 5 wird Bezug genommen. Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld Nummer 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. Vergleiche auch Nummer 11.30. - 11.30
- Feld Nummer 30 – Fällig erstmals am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (zum Beispiel 01.10.05)
Anzugeben ist der Fälligkeitstag, zu dem der in Feld Nummer 29 angegebene Beitrag erstmals anzunehmen beziehungsweise auszuzahlen ist. Auf Nummer 7.1 Abs. 7 wird Bezug genommen. Wurde bereits ein letztmaliger Fälligkeitszeitpunkt angeordnet, ist bei jeder Änderung des laufenden (Teil-)Betrages wieder ein letztmaliger Fälligkeitszeitpunkt oder Schlüssel „99“ in Feld Nummer 32 einzutragen. - 11.31
- Feld Nummer 31 – Fällig jeweils –
Hier ist der Turnus der wiederkehrenden Zahlung anzugeben. Der Turnus bezieht sich auf die in Feld Nummer 30 angegebene erstmalige Fälligkeit. Wird der Turnus geändert, ist auch der laufende (Teil-)Betrag (Feld Nummer 29), die erstmalige Fälligkeit (Feld Nummer 30) und die letztmalige Fälligkeit (Feld Nummer 32) anzugeben.
Es bedeuten: - 1 = monatlich
- 2 = vierteljährlich
- 3 = halbjährlich
- 4 = jährlich
- 5 = jeden zweiten Monat
- 6 = jedes zweite Jahr
- 7 = jedes dritte Jahr.
- 11.32
- Feld Nummer 32 – Fällig letztmals am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (zum Beispiel 01.10.05)
Es ist der Zeitpunkt der letztmaligen Fälligkeit anzugeben. Bei Änderung sind auch die Feld-Nummern 29 und 30 nach den bisherigen Angaben auszufüllen. Ist die Zahlung zeitlich unbefristet (bis auf weiteres), so ist der Schlüssel „99“ einzutragen. - 11.33
- Feld Nummer 33 – Nachfolgender Einmalbetrag –
Nummer 11.28 gilt entsprechend. - 11.34
- Feld Nummer 34 – Gesamtbetrag der Forderung –
Soweit insgesamt ein bestimmter Betrag zu erheben ist (zum Beispiel bei Gehaltsvorschüssen, Darlehen), ist hier der Gesamtbetrag der zu erhebenden Forderungen einzutragen. In diesen Fällen kann in Feld Nummer 32 (fällig letztmals am) der Schlüssel „99“ (bis auf weiteres) angegeben werden. Die Kasse überwacht den Gesamtbetrag der Forderung und stellt die Erhebung ein, wenn der Gesamtbetrag zurückgezahlt ist.
Bei Änderung des Gesamtbetrages der Forderung ist nur der Unterschiedsbetrag einzutragen (entsprechend Nummer 7.1 Abs. 6 Satz 2). - 11.35
- Feld Nummer 35 – Art des Personenkontos –
Hier können Gruppen von Zahlungspflichtigen beziehungsweise Empfängern gekennzeichnet werden, für die zu bestimmten Terminen oder aufgrund bestimmter Ereignisse einheitlich maschinell die gleichen Änderungen vorzunehmen sind (zum Beispiel der laufende Betrag ist ab einem bestimmten Zeitpunkt einheitlich um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen). Für die Änderung genügt eine allgemeine Änderungsanordnung. Die gleich zu behandelnden Gruppen werden mit einem dreistelligen Schlüssel bezeichnet, der von der Kasse zu erfragen ist. - 11.36
- Feld Nummer 36 – Nummer der Annahme-/Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Ein- und Auszahlungen –
Für jeden Zahlfall (Schuldner beziehungsweise Empfänger) einer wiederkehrenden Zahlung sind die Kassenanordnungen fortlaufend zu nummerieren. Die erstmalige Anordnung für jeden Zahlfall (Neuzugang) ist mit Nummer 001 zu erteilen und muss sämtliche erforderlichen Angaben enthalten. Die Änderungen pro Zahlfall sind beginnend mit „002“ fortlaufend zu nummerieren. - 11.37
- frei
- 11.38
- Feld Nummer 38 – Gebührenregelung –
Bei Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr ist in diesem Feld anzugeben, wer die Gebühren für die Überweisung zu tragen hat. Es bedeuten: - 1
- =
- Der Staat trägt die Gebühren der Inlandsbank, die Gebühren von Auslandsbanken werden dem Empfänger angelastet (Normalfall).
- 2
- =
- Der Staat trägt alle Gebühren; die Auszahlung erfolgt für den Empfänger spesenfrei.
- 3
- =
- Der Empfänger trägt alle Gebühren.
- 11.39
- Feld Nummer 39 – Zusätzliche Weisungen für das Kreditinstitut –
Hier ist zum Beispiel anzugeben, dass - a)
- eine Fremdwährung transferiert werden soll, die nicht mit der Landeswährung des Begünstigten übereinstimmt (zum Beispiel US-Dollar nach Frankreich) oder
- b
- die Zahlung mit Scheck vorgenommen werden soll.
- 11.40
- Feld Nummer 40 – HL-Nummer bei Geldhinterlegungen –
(nur im Bereich der Justizverwaltung)
Hier ist bei allen Zahlungsanordnungen für Geldhinterlegungen die Geschäfts-Nummer der Hinterlegungsstelle zehnstellig wie folgt vorzugeben: -
Stellen Stelle Bedeutung – 1. bis 4. Stelle: das Jahr der Hinterlegung; – 5. und 6. Stelle: die 5. und 6. Stelle der
Anordnungsstellen-
nummer (Nummer 11.2),
bei Zweigstellengerichten
die von der Kasse mit-
geteilte Kenn-Nummer;– 7. bis 10. Stelle: die gegebenenfalls mit
führenden Nullen auf-
gefüllte laufende
Register-Nummer. - Die Zusammenfassung mehrerer HL-Nummer in einem Personenkonto und die Eröffnung mehrerer Personenkonten für eine HL-Nummer sind nicht möglich.
- 11.41
- Feld Nummer 41 – Schlüssel bei Annahmeanordnungen für Geldhinterlegungen –
(nur im Bereich der Justizverwaltung)
Zur Prüfung der Identität zwischen HL-Nummer/Anordnungsstellen-Nummer mit Personenkonto-Nummer ist eine zusätzliche Kennung erforderlich. Folgende Schlüssel sind zu verwenden:
1 = erste Annahmeanordnung,
2 = weitere Annahmeanordnung. - 11.42
- Feld Nummer 42 – Schlüssel für Sicherungsvermerk/Personenkonto-Löschung –
(nur im Bereich der Justizverwaltung)
Der Schlüssel ist zweistellig und hat folgende Bedeutung:- 1. Stelle (Sicherungsvermerk)
1 = kein Sicherungsvermerk,
2 = Vorpfändung,
3 = Pfändung oder Abtretung,
4 = mehrere Pfändungen. - 2. Stelle (Löschung eines ausgeschöpften Personenkontos)
1 = nein (Offenhaltung des Kontos),
2 = ja (Löschung des Kontos).
- 1. Stelle (Sicherungsvermerk)
- 11.43
- Feld Nummer 43 – Umsatzsteuersatz –
Es können bis zu 2 Stellen vor und 3 Stellen nach dem Komma vorgegeben werden (zum Beispiel 16; 7,5; 11,375). Vergleiche auch Nummer 6.1.9 Abs. 2. - 11.44
- Feld Nummer 44 – Teilbetrag –
Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld Nummer 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. - 11.45
- Feld Nummer 45 – Auswertung –
Es können bis zu 10 Stellen für interne Vermerke der Anordnungsstellen eingetragen werden, welche nur über die maschinelle Austauschdatei für Kontoauszüge, die maschinelle Austauschdatei für Zahlungsanzeigen sowie über die ausgedruckten Zahlungsanzeigen an die Anordnungsstellen zurückgegeben werden. - 11.46
- Feld Nummer 46 – Referenzbegriff –
Es können bis zu 20 Stellen für interne Vermerke der Anordnungsstellen eingetragen werden, welche nur über die maschinelle Austauschdatei für Kontoauszüge, die maschinelle Austauschdatei für Zahlungsanzeigen sowie über die ausgedruckten Zahlungsanzeigen an die Anordnungsstellen zurückgegeben werden. - 11.113
- Feld Nummer 113 – ISO-Währungscode –
Der dreistellige Schlüssel wird gegebenenfalls von der Kasse ausgefüllt. - 11.114
- Feld Nummer 114 – Länderschlüssel
Der dreistellige Schlüssel wird gegebenenfalls von der Kasse ausgefüllt. - 11.115
- Feld Nummer 115 – Kennzahl laut Leistungsverzeichnis
Der dreistellige Schlüssel wird gegebenenfalls von der Kasse ausgefüllt.
Dritter Abschnitt:
Bearbeitung der Kassenanordnungen in der Kasse (soweit für die Anordnungsstellen von Bedeutung)
- 12
- Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
- 12.1
- Die Kasse stellt die Annahmeanordnungen zum Soll und überwacht maschinell den Zahlungseingang. Die Sollstellung hat zur Folge, dass für jeden Zahlungspflichtigen ein Personenkonto eingerichtet wird und das Buchungskennzeichen (BKZ, Feld Nummer 03) als Suchbegriff und Zuordnungsmerkmal Verwendung findet. Das Personenkonto bleibt so lange bestehen, bis der Betrag gezahlt beziehungsweise durch Niederschlagung oder Erlass erledigt ist.
- 12.2
- Die Kasse kann den lückenlosen Eingang und die vollständige Sollstellung aller Annahmeanordnungen weder anhand der HÜL-Nummer noch aufgrund des Buchungskennzeichens prüfen.
- 12.3
- Da bei der Sollstellung das Personenkonto aufgebaut wird, ist eine Buchung der Ist-Zahlung ohne vorherige Sollstellung nicht möglich (bei der Ist-Zahlung ist nur das Buchungskennzeichen, in vielen Fällen sind aber keinerlei Angaben bekannt; auch wenn weitere Angaben in besonderen Fällen bekannt wären, wird aus Sicherheitsgründen ein Personenkonto nur aufgrund einer Annahmeanordnung aufgebaut). Alle Einzahlungen, für die eine Sollstellung nicht vorliegt, müssen deshalb zunächst in Verwahrung gebucht werden, auch wenn das Buchungskennzeichen bei der Zahlung angegeben ist. Von solchen Einzahlungen erhält die Anordnungsstelle auch aus dem Kontoauszug nach Nummer 16.3 keine Kenntnis, weil im Kontoauszug nur die Buchungen bei den Buchungsstellen des Haushaltsplans enthalten sind. Die rechtzeitige Erteilung und Absendung der Annahmeanordnung an die Kasse ist daher besonders wichtig.
- 12.4
- Erfolgt bis zum Fälligkeitstag keine Zahlung, wird nach dem in Feld Nummer 16 angegebenen Schlüssel verfahren. Die Mahnungen werden im automatisierten Verfahren alle zwei Wochen durchgeführt. Im Übrigen werden die offenen Beträge nach Nummer 41.3 zu § 70 behandelt. Darüber hinaus teilt die Kasse gegebenenfalls alle sechs Monate der Anordnungsstelle mit, dass der Betrag noch offen ist.
- 12.5
- (1) Ist das Personenkonto am Jahresschluss noch nicht ausgeglichen, wird es im neuen Jahr weitergeführt und der angeordnete und zum Soll gestellte Betrag als Kassenrest behandelt. Somit entfällt die Rückgabe bei den zum Soll gestellten Annahmeanordnungen, die zum Jahresschluss nicht ausgeführt sind (Nummer 4.6 zu § 70). Die von der Kasse übermittelte Liste der zum Soll gestellten und am Jahresabschluss nicht erledigten Annahmeanordnungen für einmalige Einzahlungen ist von der Anordnungsstelle zu überprüfen, gegebenenfalls sind Änderungsanordnungen nach Muster 60 beziehungsweise 61 zu erteilen.
(2) Absatz 1 gilt auch für Annahmeanordnungen auf Ausgabekürzungen, die im Hinblick auf Nummern 2.2 und 3.2.2 zu § 35 am Jahresschluss von der Anordnungsstelle überprüft werden müssen. Gegebenenfalls ist die Berichtigung der HÜL-A analog der Nummer 7.4 zu § 34 vorzunehmen. - 12.6
- Das vorstehende Verfahren wird auch für Einzahlungen angewendet, die als Ausgabekürzungen zu behandeln sind.
- 12.7
- Wird ein Betrag, für den eine Annahmeanordnung erteilt ist,
- a)
- gestundet, gilt die vor der Stundung geltende Anordnung nach Ablauf der Stundungsfrist weiter, sofern die Anordnungsstelle keine andere Anordnung erteilt,
- b)
- befristet niedergeschlagen oder das Einziehungsverfahren ausgesetzt, behandelt die Kasse den Tag nach Ablauf der Frist wie den Fälligkeitstag und verfährt gegebenenfalls nach Nummer 41.3 zu § 70; die Erhebung von Verzugszinsen wird hierdurch nicht berührt,
- c)
- unbefristet niedergeschlagen, wird die dem niedergeschlagenen Betrag zu Grunde liegende Annahmeanordnung (gegebenenfalls in Höhe des niedergeschlagenen Betrages) als erledigt behandelt. Die eventuelle Weiterverfolgung des Anspruchs ist Aufgabe der Anordnungsstelle. Soll der Anspruch von der Kasse weiter verfolgt werden, richtet sich das Verfahren nach Nummer 10.1.2,
- d)
- erlassen, wird die dem erlassenen Betrag zu Grunde liegende Annahmeanordnung (gegebenenfalls in Höhe des erlassenen Betrages) als erledigt behandelt.
- 13.
- Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
- 13.1
- Die Abschlagsauszahlungen und ihre Abrechnung werden von der Kasse maschinell überwacht. Für jede als erste Abschlagsauszahlung gekennzeichnete Auszahlung wird ein Personenkonto angelegt. Alle weiteren zugehörigen Abschlagsauszahlungen werden auf dem Personenkonto aufgezeichnet. Bei der Schlusszahlung muss die Summe der abgerechneten Abschlagsauszahlung mit dem Stand des Personenkontos übereinstimmen.
- 13.2
- Bei Schlusszahlungen und Teilschlusszahlungen für Bauausgaben, die in Feld Nummer 22 den Schlüssel „5“, „6“, „7“ oder „8“ enthalten, überträgt die Kasse den Text „Schlusszahlung“ beziehungsweise „Teilschlusszahlung“ zur Kennzeichnung gemäß § 16 Nr. 3 Abs. 2 beziehungsweise § 16 Nr. 4 VOB/B in das Verwendungszweckfeld des Überweisungsträgers beziehungsweise des Datensatzes. Wird die Zahlung nicht durch Überweisung geleistet oder ist der angeordnete Betrag gepfändet oder verrechnet worden, teilt dies die Kasse dem Bauamt mit. In diesen Fällen unterrichtet das Bauamt den in der Kassenanordnung bezeichneten Empfänger.
- 13.3
- Die HÜL-Nummernfolge wird nicht geprüft.
- 13.4
- Zum Jahresabschluss werden den Anordnungsstellen Nachweisungen der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen zur Prüfung übersandt. Abweichungen von den Unterlagen der Anordnungsstelle sind im Benehmen mit der Kasse zu klären.
- 14.
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
- 14.1
- Wird eine wiederkehrende Einzahlung erstmals angeordnet (in Feld Nummer 36 ist die laufende Nummer „001“ einzutragen), wird das Personenkonto neu aufgebaut. Die Personenkonto-Nummer (PK-Nummer) wird ermittelt und der Anordnungsstelle sowie dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt (vergleiche Nummer 11.3.2). Der Zahlungspflichtige wird von der Kasse gebeten, eine Einzugsermächtigung zu erteilen, wonach der fällige Betrag jeweils von seinem Konto im Lastschrifteinzugsverfahren abgebucht werden kann.
- 14.2
- Bei Änderungsanordnungen prüft die Kasse, ob die in Feld Nummer 36 angegebene laufende Nummer an die beim jeweiligen Personenkonto verwendete letzte laufende Nummer anschließt.
- 14.3
- Für die Behandlung von gestundeten, befristet oder unbefristet niedergeschlagenen oder erlassenen Beträgen sowie von Beträgen, für die das Einziehungsverfahren ausgesetzt ist, gilt Nummer 12.7 entsprechend.
- 14.4
- Übersteigt bei Personenkonten, für die eine Gesamtforderung in Feld Nummer 34 festgestellt ist (zum Beispiel Gehaltsvorschüsse), der eingezahlte Betrag den fälligen Betrag (Überzahlung), verfährt die Kasse wie folgt:
Handelt es sich zweifelsfrei um eine vorzeitige Tilgung, gibt die Kasse den Betrag als „Einmalbetrag“ (Feld Nummer 28) im Soll vor (ohne Änderung in Feld Nummer 34 – Gesamtbetrag der Forderung). Die Anordnungsstelle erhält eine Zahlungsanzeige, in der die Behandlung der Zahlung durch die Kasse angegeben ist. Hält die Anordnungsstelle eine andere Behandlung (zum Beispiel als Vorauszahlung) aufgrund der Bewilligungsbedingungen, des Darlehensvertrages oder Ähnliches für erforderlich, erteilt sie eine entsprechende Anordnung.
- 15.
- Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
- Die Ausführungen in Nummer 14 gelten entsprechend.
- 16.
- Kontoauszug für die Anordnungsstellen 34
- 16.1
- Die Anordnungsstellen erhalten ohne Anforderung einen monatlichen Kontoauszug für alle Buchungsstellen, bei denen sie Anordnungen erteilen. Der Kontoauszug enthält
- a)
- den Stand nach dem letzten Kontoauszug,
- b)
- die Summe der seit dem letzten Kontoauszug durchgeführten Buchungen,
- c)
- den neuesten Stand bei jeder Buchungsstelle.
- Die Buchungsstellen sind in aufsteigender Reihenfolge aufgeführt.
- 16.2
- Im Kontoauszug wird unterschieden zwischen
- einmaligen Zahlungen und
- wiederkehrenden Zahlungen.
- 16.3
- Auf Anforderung erhalten die Anordnungsstellen einen monatlichen Kontoauszug mit den einzelnen Buchungen.
- 16.4
- Der Kontoauszug mit den einzelnen Buchungen kann auch bei Bedarf bei der Kasse angefordert werden; im Kontoauszug sind jedoch neben den Beständen die einzelnen Buchungen nur für den Zeitraum des abgelaufenen Monats beziehungsweise des laufenden Monats enthalten.
- 16.5
- Bei Geldhinterlegungen erhalten die Hinterlegungsstellen über die Eröffnung und Veränderung eines Hinterlegungskontos ein Datenblatt als Kontrollmitteilung zu den Hinterlegungsakten.
- 17.
- Kontenübersicht für übergeordnete Anordnungsstellen
- 17.1
- Für Anordnungsstellen, die ihren nachgeordneten Anordnungsstellen Haushaltsmittel zuteilen, wird auf Anforderung eine monatliche Kontenübersicht erstellt. Die Kontenübersicht enthält in der Ordnung der Buchungsstellen für jede Anordnungsstelle (einschließlich der Mittelbehörde)
- a)
- den Stand nach der letzten Kontenübersicht,
- b)
- die Summe der seit der letzten Kontenübersicht gebuchten Beträge,
- c)
- den neuesten Stand.
- Für jede Buchungsstelle sind ferner die vorgenannten Angaben in einer Summe für alle Anordnungsstellen aufgeführt.
- 17.2
- Werden für den Bereich einer übergeordneten Anordnungsstelle Zahlungen bei mehreren Kassen angeordnet, werden in der Kontenübersicht die Buchungsstellen aller betroffenen Kassen zusammengefasst.
Muster
zu § 70 SäHO
(zu Anlage 4)
Anlage 4a
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 2.1 Abs. 3 EDVBK)
Bestimmungen für IT-Verfahren
zur Erteilung von elektronischen Kassenanordnungen
und gleichzeitigen Datenübermittlung an die Kasse
(HKR-DÜ-Best)
- 1
- Allgemeines, Geltungsbereich
- 1.1
- Anordnungsstellen, die für die Erteilung von elektronischen Kassenanordnungen ein Informations-Technik-Verfahren (IT-Verfahren) einsetzen, haben der zuständigen Kasse die erforderlichen Daten durch Datenfernübertragung (DFÜ) oder durch Datenträgeraustausch (DTA) zu übermitteln, sofern sie und die Kasse über die erforderlichen technischen Einrichtungen verfügen (Nummer 2.1 Abs. 3 EDVBK).
Für ein IT-Verfahren, in dem elektronische Kassenanordnungen erstellt werden, gelten die HKR-ADV-Best (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO). Wird zwischen der Anordnungsstelle und der Kasse für die elektronischen Kassenanordnungen die Datenübermittlung (Datenfernübertragung oder Datenträger) angewendet, sind in Ergänzung der EDVBK die Nummern 2 bis 8 dieser Bestimmungen zu beachten. - 1.2
- Für Massenzahlungen gilt Nummer 9.
- 2.
- Zulassung zum Verfahren
- 2.1
- Die Teilnahme an diesem Verfahren bedarf der Zulassung durch die Leitstelle Kassenbuchführungsverfahren (KABU) des Landesamtes für Finanzen. Bei Beantragung der Zulassung ist die Einwilligung nach Nummer 2.1 HKR-ADV-Best nachzuweisen.
- 2.2
- In der Zulassung wird im Benehmen mit der zuständigen Kasse und gegebenenfalls den zuständigen DV-Bereichen insbesondere festgelegt:
- der Beginn des Verfahrenseinsatzes,
- Inhalt und Aufbau der Dateien und die Sortierfolge,
- die bei der Erstellung der Datei durchzuführenden Prüfmaßnahmen,
- die Art der Datenübermittlung (Datenfernübertragung, Datenträgeraustausch) und die jeweils zu beachtenden technischen Anforderungen,
- die Häufigkeit der Datenübermittlung sowie Sende-/Abruftermine,
- das Verfahren für den Fall, dass die rechtzeitige Bereitstellung der Datei durch die Anordnungsstelle nicht möglich ist,
- die Sicherungsmaßnahmen, die konkret für die Wiederholung der Datenübermittlung getroffen werden müssen (Nummer 7) und
- die Zusammensetzung der zu verwendenden Dateinummern.
- 2.3
- Die Zulassung kann widerrufen werden, wenn die in der Zulassung getroffenen Festlegungen von der Anordnungsstelle nicht eingehalten werden.
- 2.4
- Änderungen des Verfahrens insbesondere hinsichtlich des Inhalts und des Aufbaus der Dateien werden den Teilnehmern rechtzeitig mitgeteilt. Ab dem Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens muss die Datenübermittlung den Änderungen angepasst sein, anderenfalls wird die Zulassung ungültig.
- 3.
- Erforderliche Unterlagen, Aufgabenabgrenzung
- 3.1
- Bei der Anwendung des Verfahrens sind von der Anordnungsstelle zu erstellen:
- das Anordnungs-Protokoll (Nummer 4),
- die elektronischen Kassenanordnungen/Datensätze (Nummer 5) und
- der Datenträgerbegleitbeleg (Nummer 6.3) bei Datenträgeraustausch.
- 3.2
- Die Anordnungsstelle ist für die richtige und vollständige Erstellung und für die rechtzeitige Absendung der in Nummer 3.1 genannten Unterlagen verantwortlich. Das Nähere hat die Anordnungsstelle unter Beachtung der HKR-ADV-Best durch Dienstanweisung zu regeln.
- 4.
- Anordnungs-Protokoll
- 4.1
- Für jede Datei ist ein Anordnungs-Protokoll DTA-Muster 800 (siehe Anhang) zu erstellen und der Kasse zu übermitteln. In einem Anordnungs-Protokoll dürfen nur Datensätze für ein Haushaltsjahr enthalten sein; ferner dürfen bei einmaligen Haushaltsausgaben Zahlungen für künftige Fälligkeitstage nur enthalten sein, wenn sie höchstens fünf Monate nach dem Tag der Erstellung der Datei liegen. Auf dem Anordnungs-Protokoll ist die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und die Unterschrift des Anordnungsbefugten abzugeben. Auf ein schriftliches Anordnungs-Protokoll kann verzichtet werden, wenn die Authentizität und Integrität eines als Datei übermittelten Anordnungs-Protokolls durch andere Maßnahmen (zum Beispiel durch die elektronische Signatur) sichergestellt wird.
- 4.2
- Die auf dem Anordnungs-Protokoll abgegebene Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten erstrecken sich auf die zugehörigen Datensätze; der Feststeller wird durch die auf den begründenden Unterlagen abgegebenen Bescheinigungen (Teilbescheinigungen) entlastet (Nummer 19.1 zu § 70).
- 4.3
- Durch entsprechende Verfahrenssicherungen (Zugriffsschutz für Daten und Programme und Ähnliches) und Dienstanweisungen muss sichergestellt werden, dass in die zu erstellende Datei nur Kassenanordnungen aufgenommen werden können, deren sachliche und rechnerische Richtigkeit festgestellt worden ist.
- 5.
- Elektronische Kassenanordnungen
- 5.1
- Allgemein
Die in der EDVBK vorgesehenen Kassenanordnungen sind bei Einsatz von IT-Verfahren in Form von Datensätzen (DTA-Muster 809 ff.) zu erstellen. Die Ausführungen in der EDVBK über die Verwendbarkeit und den Inhalt der Muster, die Verschlüsselung der Angaben und so weiter gelten nach Maßgabe der Nummer 5.2 ff. entsprechend. Die Feststellungsvermerke (Nummern 11 bis 19 zu § 70), die Vermerke über die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste (Nummer 5.1.11 zu § 70) und in die Bestandsverzeichnisse (Verwaltungsvorschrift zu § 73) sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten (Nummer 20 zu § 70) werden durch die Eintragungen auf den begründenden Unterlagen und die Unterschriften auf dem Anordnungs-Protokoll ersetzt. - 5.2
- Muster der Kassenanordnungen
Muster der Kassenanordnungen DTA-Muster-Nr. EDVBK-Muster-Nr. Das DTA-Muster
(nicht abgedruckt)tritt an die Stelle
der EDVBK-Muster809 09 811 01 bis 04, 07 und 10 832 32 836 36 842 30, 33, (40 und 42) 860 60 865 65 -
Die Muster 08, 34, 35, 38 und 90 EDVBK sind in diesem Verfahren nicht zugelassen.
Auszahlungsanordnungen mit Teilverrechnungen können nicht mit dem DTA-Muster 842 erteilt werden, sondern es müssen alle Verrechnungsbeträge mit DTA-Muster 836 und die restlichen auszuzahlenden Beträge mit DTA-Muster 842, gegebenenfalls mit DTA-Muster 832, angeordnet werden.
Wiederkehrende Einzahlungen und Auszahlungen, Änderungen für Stundung, Erlass und Ähnliches sowie Einzahlungen und Auszahlungen für Abrechnungen können in diesem Verfahren bisher nicht angeordnet werden. Sie sind weiterhin mit den Mustern 20, 50, 61 und 70 EDVBK zu erteilen.
- 6.
- Datensätze
- 6.1
- Die zu einem Anordnungs-Protokoll (DTA-Muster 800) gehörenden Datensätze (Nummer 5.1) sind in einer Datei zusammenzufassen. Der dafür zuständige Bedienstete des Bereichs Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen hat auf dem Anordnungs-Protokoll zu bescheinigen, dass das Anordnungs-Protokoll und die Datei durch dokumentierte, gültige und freigegebene Programme richtig, vollständig und unverändert erstellt worden sind. Die Datei wird durch Datenfernübertragung oder durch Datenträger an die Kasse übermittelt.
- 6.2
- Datenfernübertragung (DFÜ)
Die Dateien werden von der Kasse zu den vereinbarten Terminen abgerufen. Die Anordnungsstelle ist für die rechtzeitige Bereitstellung und die Kasse für die rechtzeitige Verarbeitung der Dateien verantwortlich. - 6.3
- Datenträger
Jedem Datenträger ist ein Datenträgerbegleitbeleg (DTA-Muster 899 – siehe Anhang) beizufügen. Auf dem Datenträgerbegleitbeleg ist von dem für die Erstellung des Datenträgers zuständigen Bediensteten des Bereichs Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen zu bescheinigen, dass der Datenträger durch dokumentierte, gültige und freigegebene Programme richtig, vollständig und unverändert erstellt worden ist. Der Datenträgerbegleitbeleg ist mit dem Datenträger in einer Versandtasche zu verschließen.
- 7.
- Sicherheitsmaßnahmen bei der Anordnungsstelle
- 7.1
- Die Anordnungsstelle oder die von ihr beauftragte Stelle hat nach Erstellung des Anordnungs-Protokolls
- bei Datenfernübertragung die Datei gesondert so zu sichern, dass sie nicht mehr geändert werden kann; eine Wiederholung der Datenfernübertragung bei Bedarf ist sicherzustellen,
- beim Datenträgeraustausch ein Duplikat des Datenträgers zu erstellen oder auf sonstige Weise sicherzustellen, dass bei Bedarf ein Duplikat unverzüglich erstellt werden kann.
- 7.2
- Die gesicherte Datei beziehungsweise das Datenträger-Duplikat ist als Sicherungskopie zu kennzeichnen und mindestens zehn Arbeitstage aufzubewahren.
- 7.3
- Die Versandtaschen für Datenträger sind so zu verschließen, dass das unbefugte Öffnen erkennbar ist.
- 8.
- Behandlung des Anordnungs-Protokolls und der Dateien beziehungsweise der Datenträger in der Kasse
- 8.1
- Die Kasse prüft unverzüglich die eingehenden Dateien beziehungsweise Datenträger mit Datenträgerbegleitbeleg auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit und teilt gegebenenfalls festgestellte Fehler umgehend der Anordnungsstelle mit. Hierbei ist auch zu entscheiden, ob die Datenfernübertragung zu wiederholen beziehungsweise der Datenträger neu zu erstellen ist. Werden Unstimmigkeiten bei der Verarbeitung der Datensätze beziehungsweise den Kontrollsummen festgestellt, ist die Anordnungsstelle zu informieren und gegebenenfalls die Datenübertragung zu wiederholen.
- 8.2
- Das Anordnungs-Protokoll wird in der Kasse auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Die Dateien beziehungsweise die Datenträger können in der Kasse erst dann bearbeitet werden, wenn das Anordnungs-Protokoll und der Datenträgerbegleitbeleg vollständig vorliegen.
- 8.3
- Alle in einer Datei enthaltenen Datensätze werden, soweit sich Beanstandungen nicht ergeben haben und Änderungen nicht erforderlich waren, zeitgerecht und geschlossen an einem Tag verarbeitet. Abweichend hiervon werden einmalige Auszahlungen mit einem in der Zukunft liegenden Fälligkeitstag bei der Kasse so gespeichert, dass die Auszahlung an den Empfangsberechtigten und die Buchung rechtzeitig vor dem Fälligkeitstag durch das Programm gesichert sind.
- 8.4
- Die Anordnungs-Protokolle sind sonstige, den Rechnungsbelegen zuzuordnende Unterlagen und geordnet nach Anordnungsstellen aufzubewahren (Verwaltungsvorschriften zu § 75). Die übermittelten Dateien werden zehn Arbeitstage nach dem Buchungstag gelöscht, Datenträger werden nach vollständiger und richtiger Verarbeitung in der Kasse zurückgegeben. Die Datenträgerbegleitbelege sind in der ADV-Stelle zwei Jahre aufzubewahren.
- 9.
- Massenzahlungen
- 9.1
- Für Massenzahlungen, die bei einer Buchungsstelle angeordnet werden und zum gleichen Zeitpunkt zu leisten sind, ist
- eine Kassenanordnung Muster 40 EDVBK in Verbindung mit einer Bankbegleitliste, die Muster 42 EDVBK ersetzt,
- ein Datenträger mit den Überweisungen (belegloser Datenträgeraustausch mit den Kreditinstituten) und
- ein Datenträgerbegleitzettel (nach dem von den Kreditinstituten vorgeschriebenen Muster)
- zu erstellen.
- 9.2
- Für Massenzahlungen, die bei mehreren Buchungsstellen angeordnet werden und zum gleichen Zeitpunkt zu leisten sind, gelten die vom Staatsministerium der Finanzen mit Einwilligung des Rechnungshofes erlassenen besonderen Bestimmungen.
- 9.3
- Vor Anwendung eines Verfahrens nach Nummern 9.1 oder 9.2 ist mit Einwilligung der zuständigen Kasse ein Test mit dem Kreditinstitut durchzuführen.
Muster
zu § 70 SäHO
(zu Anlage 4a)
Anlage 5
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 31.1)
Bestimmungen über den Verkehr
der staatlichen Kassen mit Kreditinstituten
Mit den kontoführenden Instituten sind Vereinbarungen in Anlehnung an den nachfolgenden Inhalt des Mustervertragsentwurfs zu schließen.
Mustervereinbarung
über die Regelung der Geschäftsbeziehungen
entsprechend der Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO für den Freistaat Sachsen
Für den Geschäftsverkehr der öffentlichen Kassen mit den Kreditinstituten wird folgendes vereinbart:
Mustervereinbarung | ||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
A. | Gutschriftseingänge für die Kasse, die den Kreditinstituten per Beleg zugehen | |||||||||||||||
1. | Eingänge im Giroverkehr | |||||||||||||||
a) | aus Aufträgen von anderen Konten des Kreditinstituts | Wert: Bearbeitungstag des Überweisungsauftrages | ||||||||||||||
b) | aus anderen Aufträgen | Wert: Buchungstag | ||||||||||||||
2. | Eingänge über Bundesbank/Landesbank | |||||||||||||||
a) | soweit dem Kreditinstitut bis 10.30 Uhr ein Avis erteilt wird | Wert: Buchungstag auf dem Bundesbank-/ Landesbank-Konto | ||||||||||||||
b) | restliche Eingänge | Wert: Eingangstag des Kontoauszugs Bundesbank-/ Landesbank-Konto | ||||||||||||||
3. | Bareinzahlungen | Wert: Buchungstag | ||||||||||||||
4. | Zuführung der Kasse oder einer anderen Landeskasse für das Konto der Kasse | |||||||||||||||
a) | von Konten beim gleichen Kreditinstitut | Wert: Eingangstag des Beleges | ||||||||||||||
b) | von anderen Kreditinstituten | |||||||||||||||
|
Wert: Buchungstag auf dem Bankverrechnungskonto | |||||||||||||||
|
Wert: Eingangstag des Belegs (Vorstellenvaluta wird durchgeleitet) |
|||||||||||||||
c) | von Bundesbank-/LB-Konto | Wert: wie Ziffer A 2 | ||||||||||||||
B. | Gutschriftseingänge für die Kasse, die dem Kreditinstitut beleglos zugehen (einschließlich Zahlungseingänge im EZÜ) | |||||||||||||||
Eingänge im Giroverkehr | ||||||||||||||||
a) | aus Aufträgen von anderen Konten des Kreditinstitutes | Wert: Buchungstag = Tag der Belastung des Auftraggebers | ||||||||||||||
b) | aus anderen Aufträgen | Wert: Buchungstag beziehungsweise Wertstellungstag der Vorstelle | ||||||||||||||
C. | Beleghafte Überweisungsaufträge, die der Kasse zu belasten sind | |||||||||||||||
a) | soweit sie dem Kreditinstitut bis 10.30 Uhr zugehen | Wert: Eingangstag des Auftrags | ||||||||||||||
b) | Überweisungsaufträge mit besonderer Wertzustellungsvorgabe (Voraussetzung: keine Wertangabe vor möglichem Bearbeitungstag, soweit sie bis 10.30 Uhr dem Kreditinstitut zugehen) | Wert: vorgeschriebener Tag (nur Geschäftstag) | ||||||||||||||
D. | Eilige Überweisungsaufträge der Kasse | |||||||||||||||
Das Kreditinstitut führt Überweisungsaufträge, deren Dringlichkeit durch den Aufdruck „telegrafische Überweisung“ kenntlich gemacht ist, im Blitzgiroverkehr (telegrafische Überweisungen) oder in einem vergleichbaren Zahlungsweg gebührenfrei – außer ihm von Dritten berechneten Spesen – aus. | ||||||||||||||||
E. | Scheckeinreichungen | |||||||||||||||
1. | Schecks, gezogen auf das Kreditinstitut | Wert: Tag der Einreichung | ||||||||||||||
2. | Schecks, gezogen auf andere Kreditinstitute | |||||||||||||||
a) | Einreichung bis 10.30 Uhr in der Zahlungsverkehrsabteilung; die annehmende Stelle des Kreditinstitutes befindet sich am Ort einer Bundesbankfiliale | Wert: ein Geschäftstag nach Einreichung | ||||||||||||||
b) | spätere Einreichung/andere Schecks | Wert: zwei Geschäftstage nach Einreichung | ||||||||||||||
F. | Schecks und Lastschriften zu Lasten der Kasse | |||||||||||||||
Belastung | Wert: Buchungstag | |||||||||||||||
beziehungsweise – sofern von der Vorstelle eine Wertstellung vorgegeben ist – | Wertstellungstag der Vorstelle | |||||||||||||||
G. | Vordrucke | |||||||||||||||
Standardmäßige Vordrucke des Kreditinstitutes (zum Beispiel Schecks, Einzel- und Sammelüberweisungen, Überweisungszahlscheine, Einreichungsverzeichnisse) werden der Kasse vom Kreditinstitut kostenfrei zur Verfügung gestellt. Bei Sondervordruckformen ersetzt das Kreditinstitut die anteiligen Kosten für den Standardvordruck. | ||||||||||||||||
H. | Zinsen und Gebühren | |||||||||||||||
Die Kreditinstitute stellen sicher, dass die Kontoführung zins- und spesenfrei erfolgt. Hierunter fallen auch alle künftig im Bankbetrieb anfallenden und üblicherweise erhobenen Gebühren und Spesen aller Art. | ||||||||||||||||
I. | Kontoauszüge | |||||||||||||||
Vorbehaltlich anderweitiger Vereinbarungen stellt das Kreditinstitut anfallende Kontoauszüge (Tagesauszüge) einschließlich Anlagen täglich und zwar spätestens bis 9.00 Uhr des auf die Buchung folgenden Geschäftstages zu. | ||||||||||||||||
K. | Form von Aufträgen | |||||||||||||||
Aufträge der Kasse müssen schriftlich erteilt werden und unterzeichnet sein. Das Kreditinstitut prüft, ob die Unterschriften mit den bei ihm hinterlegten Unterschriftsproben übereinstimmen. | ||||||||||||||||
L. | Belegloser Datenträgeraustausch | |||||||||||||||
Das Kreditinstitut kann der Kasse organisationseigene DATA-Programme zur Reduzierung von Überweisungsformularen kostenlos zur Verfügung stellen. Für die Ausführung von Zahlungen im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren gelten die in den Sonderbedingungen für Datenträgeraustausch genannten Einzelabsprachen. Kosten entstehen für die Kassen nicht. Dafür wird die Kasse versuchen, den beleghaften Ausgang an die beteiligten Kreditinstitute erheblich zu reduzieren. | ||||||||||||||||
M. | Auslandszahlungsverkehr | |||||||||||||||
Aufträge der Kasse sind über die Deutsche Bundesbank auszuführen. | ||||||||||||||||
N. | Haftung | |||||||||||||||
Das Kreditinstitut entrichtet bei von ihm verschuldeter nicht rechtzeitiger Ausführung eines Auftrags, bei schuldhafter Verzögerung oder Unterlassung der Gutschrift oder Gutschriftsanzeige gemäß § 288 Abs. 2 BGB Zinsen in Höhe von 8 vom Hundert über dem jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 BGB für den Zeitraum der Verzögerung oder Unterlassung. Die Geltendmachung eines darüber hinausgehenden Verzugsschadens durch die Kasse bleibt unberührt. |
||||||||||||||||
O. | Geschäftsbedingungen | |||||||||||||||
Im Übrigen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Kreditinstitutes, soweit sie dieser Vereinbarung nicht entgegenstehen. | ||||||||||||||||
P. | Schlussbestimmungen | |||||||||||||||
Diese Vereinbarung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Sie kann von beiden Seiten mit halbjähriger Frist gekündigt werden.
|
Anlage 6
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 60)
Bestimmungen über Kassenbestandsverstärkungen
durch Verstärkungsaufträge
35
- 1
- Allgemeines
- 1.1
- Die Landesjustizkasse und die Amtskassen sind berechtigt, Guthaben auf ihrem Konto bei der Landesbank Sachsen oder einer örtlichen Sparkasse aus dem Guthaben der Hauptkasse bei der Deutschen Bundesbank zu verstärken.
- 1.2
- Das Staatsministerium der Finanzen kann abweichende Regelungen treffen.
- 2.
- Anmeldung und Ausfertigung des Verstärkungsauftrages
- 2.1
- Der mit Verstärkungsauftrag angeforderte Betrag ist bei der Hauptkasse am Tage der Ausfertigung des Verstärkungsauftrages bis spätestens 8.45 Uhr fernmündlich nach der von der Hauptkasse geforderten Aufgliederung anzumelden. Der Betrag des Verstärkungsauftrages darf den notwendigen Bedarf nicht übersteigen. Nummer 60.9 zu § 70 ist zu beachten.
- 2.2
- Im Verstärkungsauftrag ist als Wertstellungstag der Tag der Hingabe an die das Konto führende Stelle oder ein späterer Tag anzugeben. Auf der Rückseite der Lastschrift ist der Betrag aufzugliedern.
- 2.3
- Mit der Unterschrift übernimmt der Kassenleiter, bei dessen Verhinderung sein Vertreter, die Verantwortung für die Angemessenheit des angeforderten Betrages.
- 2.4
- Für Mittel des gleichen Haushalts sollen in der Regel an einem Tag nicht mehrere Verstärkungsaufträge ausgefertigt werden.
- 3.
- Verfahren der Hauptkasse
- 3.1
- Die Deutsche Bundesbank übersendet täglich der Hauptkasse zusammen mit dem Kontoauszug die eingegangenen Lastschriften.
- 3.2
- Die Hauptkasse bucht die angeforderten Beträge täglich im Abrechnungsbuch für die beteiligten Kassen. Für jede Kasse ist ein eigener Buchungsabschnitt einzurichten.
Anlage 7
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 62)
Bestimmungen über die Kassenbehälter der Kassen
und ihren Verschluss
- 1.
- Begriff
- Kassenbehälter im Sinne der folgenden Bestimmungen sind Kassenschränke und Tresore. Sofern nur Kassetten oder Handkassen vorhanden sind, gelten die nachstehenden Bestimmungen sinngemäß.
- 2.
- Aufzubewahrende Gegenstände
- 2.1
- In Kassenbehältern sind aufzubewahren:
- a)
- Zahlungsmittel (Nummer 28.1.2 zu § 70),
- b)
- der Schalterbestand nach Maßgabe der Nummer 3,
- c)
- Wertgegenstände, gegebenenfalls an deren Stelle die Depotscheine (Nummern 54.1 und 56.1 zu § 70),
- d)
- die Vordrucke für Schecks (Nummer 62.2 zu § 70),
- e)
- die ungebrauchten Quittungsblöcke und
- f)
- die Dienstsiegel der Kasse.
- 2.2
- Nach Dienstschluss sind auch die Schalterbestände und bei manueller Buchführung das Hauptzeitbuch und das Tagesabschlussbuch, ferner soweit möglich, die Tageslisten im Kassenbehälter zu verwahren. Reicht der Kassenbehälter zur Aufnahme der Tageslisten nicht aus, sind diese von den mit ihrer Führung betrauten Bediensteten in Schränke einzuschließen. Die übrigen Kassenbücher mit den Belegen und so weiter sind nach Dienstschluss, soweit ihre Aufbewahrung im Kassenbehälter nicht möglich ist, von den mit ihrer Führung betrauten Bediensteten einzuschließen.
- 2.3
- Der Bestand an Wertzeichen und die ungebrauchten Quittungsblöcke können außerhalb des Kassenbehälters aufbewahrt werden, soweit dieser hierzu nicht ausreicht und die sichere Aufbewahrung anderweitig gewährleistet ist.
- 2.4
- Nicht zur Kasse gehörige Zahlungsmittel und sonstige nichtamtliche Gegenstände dürfen im Kassenbehälter nicht aufbewahrt werden.
- 3.
- Schalterbestand
- Zum Schalterbestand gehören
- a)
- das Wechselgeld,
- b)
- die im Laufe des Tages vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr angenommenen und ihm zur Leistung von Auszahlungen übergebenen Zahlungsmittel und
- c)
- die Belege für die vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr im Laufe des Tages geleisteten Auszahlungen.
- Nummer 59.2 zu § 70 ist zu beachten.
- 4.
- Verwahrung der Zweitschlüssel (Nummer 62.3 zu § 70)
- 4.1
- Vor der Übergabe zur Verwahrung sind die Zweitschlüssel zu verpacken. Das Paket ist mit der Aufschrift „Schlüssel zum Kassenschrank, Tresor der ...“ zu versehen und mit dem Dienstsiegel der Dienststelle, zu der die Kasse gehört, zu verschließen.
- 4.2
- Grundsätzlich ist jeder Zweitschlüssel in einem eigenen Paket zu verwahren. Mehrere Zweitschlüssel für das gleiche Schloss oder für verschiedene Schlösser des gleichen Kassenschrankes sind in einem Paket zusammen zu verwahren.
- 4.3
- Werden die Zweitschlüssel nicht bei der eigenen, sondern bei einer anderen Dienststelle oder im Schließfach eines Kreditinstitutes aufbewahrt, erfolgt die Verwahrung aufgrund eines schriftlichen Antrags des Leiters der Dienststelle, zu der die Kasse gehört. Der in diesem Fall über den Empfang der Zweitschlüssel auszustellende Verwahrungsschein ist von dem Dienststellenleiter unter besonderen Verschluss zu nehmen. Aufbewahrung im Kassenbehälter ist unzulässig.
- 4.4
- Die Zweitschlüssel dürfen nur – in den Fällen der Nummer 4.3 gegen Rückgabe des Verwahrungsscheines – an den Dienststellenleiter herausgegeben werden. Dieser hat auf der Anforderung der Kassenbediensteten die Notwendigkeit der Rückgabe zu bestätigen und zu vermerken, dass die anfordernden Bediensteten mit der Kassenführung betraut sind. In den Fällen der Nummer 4.3 ist die Anforderung mit einzusenden. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der vorgesetzten Dienststelle.
Anlage 9
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 62.5)
Bestimmungen für die Sicherung von Kassen und Zahlstellen
sowie von Geldtransporten
Erster Abschnitt
Sicherung von Kassen und Zahlstellen
- 1
- Allgemeines
- 1.1
- Ziel der durch diese Bestimmungen vorgegebenen Sicherheitsmaßnahmen ist es, Bedienstete und Dritte gegen Angriffe mit Gefahr für Leben und Gesundheit zu schützen, Banküberfälle und räuberische Erpressungen zu erschweren sowie Bargeld und Wertgegenstände gegen unberechtigten Zugriff zu sichern.
- 1.2
- Der Leiter der Dienststelle, der die jeweilige Kasse oder Zahlstelle angehört, ist für die Schaffung und Einhaltung der in der Kasse oder Zahlstelle erforderlichen und geeigneten Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich. Alle Bediensteten der Kasse oder Zahlstelle sind verpflichtet, bestehende Sicherheitsmängel dem Dienststellenleiter unverzüglich mitzuteilen. Bei der Beurteilung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ist die Beratungsstelle der Kriminalpolizei zu beteiligen.
- 1.3
- Der Leiter der Behörde oder der von ihm dazu Beauftragte hat den jeweiligen Verhältnissen entsprechend einen Alarmplan aufzustellen und die Bediensteten über das Verhalten bei einem Überfall und über das Verhalten bei Alarm zu unterweisen. Dabei ist in besonderem Maße darauf hinzuweisen, dass das Leben und die Gesundheit der Bediensteten oder Dritter dem Verlust an Geld und Wertgegenständen vorgeht. Diese Unterweisung hat bei jeder Neueinstellung von Kassen- oder Zahlstellenbediensteten zu erfolgen und ist im Übrigen in angemessenen Zeiträumen, mindestens jedoch einmal jährlich zu wiederholen. Die wichtigsten Regeln für das Verhalten bei einem Überfall sind im beiliegenden Merkblatt aufgeführt.
- 2.
- Sicherung der Kassen- und Zahlstellenräume
- 2.1
- Kassen- und Zahlstellengeschäfte dürfen nur in den dazu bestimmten Räumen abgewickelt werden.
- 2.2
- Diese Räume sollen nach Möglichkeit von anderen Diensträumen umschlossen sein, jedoch nicht im Erdgeschoss und nicht in unmittelbarer Nähe von Ein- und Ausgängen sowie von Treppenhäusern und Fahrstühlen liegen.
- 2.3
- Innerhalb von Kassen und Zahlstellen sollen Arbeitsplätze mit regelmäßig griffbereitem Bargeld (sogenannte Schalter) nicht in unmittelbarer Nähe des Ein- oder Ausgangs zum Publikumsraum liegen. Der Schalter soll für den Kassierer nach Möglichkeit nur durch einen mit weiteren Bediensteten besetzten Raum zugänglich sein. Außerdem müssen Schalter vom Publikumsraum her einsehbar und von den öffentlich zugänglichen Räumen oder Raumteilen durchschusshemmend abgetrennt sein.
- 2.3.1
- Durchschusshemmende Trennwände müssen entweder bis zur Decke reichen, oder wenn sie auf dem Fußboden aufstehen, mindestens 2,30 m, wenn sie auf schusssicheren, jedoch besteigbaren Schaltertischen aufgesetzt sind, mindestens 1,80 m hoch sein. Sprech- und Durchreicheöffnungen zu schusssicher abgetrennten Arbeitsplätzen müssen so gestaltet sein, dass von außen die Abgabe von Direktschüssen auf die zu schützenden Personen nicht möglich ist.
- 2.3.2
- Als schusssicher gelten die nachstehenden beispielhaft aufgeführten Materialien:
- Mauerwerk in Vollstein mit einer Mindeststärke von 11,5 cm,
- Normal- oder Schwerbeton (Güteklasse Bn 25); kein Leichtbeton,
- Hartholz in einer Gesamtstärke von 10 cm,
- Tannenholz in einer Gesamtstärke von 18 cm,
- Kiefernholz in einer Gesamtstärke von 23 cm,
- Tiefzieh- oder Walzblech in einer Gesamtstärke von 3 mm,
- Stahlblech in einer Gesamtstärke von 5 mm,
- Verbundsicherheitsglas, schussfest, mindestens vierscheibig in einer Gesamtstärke von 25 mm,
- durchsichtige Kunststoffscheiben (zum Beispiel Acrylsäure-Polyester) einscheibig in einer Gesamtstärke von 50 mm, dreischeibig in einer Gesamtstärke von 34 mm,
- Verbundscheiben aus Silikatglas und durchsichtigem Kunststoff, deren Kern aus einer mindestens 16 mm starken Kunststoffscheibe besteht, in einer Gesamtstärke von 26 mm,
- Panzerisolierglas aus 8 mm starkem Silikatglas und 5 mm starkem durchsichtigem Kunststoff (Polycarbonat) und 6 mm starkem Verbundsicherheitsglas,
- andere Materialien, die in Zusammenarbeit mit den polizeilichen Beratungsstellen als durchschusshemmend anerkannt wurden.
- 2.3.3
- Fenster in Kassen- und Zahlstellenschaltern, die von außen leicht erreichbar sind, müssen so vergittert oder in sonstiger Weise gesichert sein, dass ein Einstieg nicht möglich ist. Soweit erforderlich, ist ein geeigneter Sichtschutz anzubringen.
- 2.3.4
- Kassen- und Zahlstellenschalter müssen ohne Öffnen der Tür ausreichend zu be- und entlüften sein.
- 2.3.5
- Türen zu Kassen- und Zahlstellenräumen (einschließlich der Publikumsräume) müssen mit Sicherheitsschlössern versehen sein, die nicht in eine Generalschlüsselanlage einbezogen sind. Außentüren zu Räumen, in denen Geld- und Wertgegenstände aufbewahrt werden, sowie Türen zu Schaltern müssen mit einem Durchblick von innen nach außen versehen, selbstschließend und durchschusshemmend ausgeführt sein. Türen zu Zahlstellenschaltern sollen nur von innen ohne Schlüssel geöffnet werden können. Gegensprechanlagen können eingebaut werden.
- 2.4
- Die Kassen und Zahlstellen müssen, sofern sie nicht wegen des Zahlungsumfangs an das polizeiliche Notrufgesetz angeschlossen sind, mit Alarmanlagen ausgerüstet sein, durch die bestimmte Personen außerhalb des Kassen- oder Zahlstellenschalters und des Publikumsraumes ein Überfall auf die Kasse oder Zahlstelle in eindeutiger, den örtlichen Gegebenheiten angepasster Weise angezeigt werden kann (siehe auch Alarmplan nach Nummer 1.3). Die Bedienungsschalter der Anlagen müssen so angeordnet sein, dass sie von mehreren Stellen aus, jedenfalls aber vom Schalter aus durch Fuß- oder Kniekontakte, betätigt werden können.
Merkblatt
Verhalten bei Überfällen auf Kassen und Zahlstellen
Bei jedem Raubüberfall muss mit Gefahr für das Leben oder für die Gesundheit der Bediensteten gerechnet werden. Ihr Verhalten entscheidet vielfach darüber, ob ein Täter von der Schusswaffe Gebrauch macht. Die Erfahrung zeigt, dass ihm nur wenig Zeit zur Tatausführung zur Verfügung steht und er sich in äußerst nervöser Anspannung befindet. Falsches Verhalten kann ihn veranlassen, von der Schusswaffe Gebrauch zu machen.
Neben den allgemeinen Bestimmungen für die Sicherung von Kassen und Zahlstellen, durch die Gefahren bei Raubüberfällen verringert werden sollen, sind auch die folgenden Verhaltensregeln zu beachten:
- A.
- Allgemeine Vorsichtsmaßnahmen
- 1.
- Erhöhte Aufmerksamkeit bei Beginn und Ende der Öffnungszeiten, da diese die bevorzugten Zeiten für Überfälle sind.
- 2.
- Barbestände in Zahlstellenbehältern niedrig halten.
- 3.
- Schlüssel nicht in Türen stecken lassen, um die Gefahr des Einschließens zu vermeiden.
- 4.
- Geldbehältnisse so hinstellen, dass sie nicht ohne weiteres mitgenommen werden können; Tresore verschlossen halten.
- 5.
- Bei Schalterschluss Zugänge verschließen. Bei Ermittlung des Bargeldbestandes ist erhöhte Vorsicht geboten.
- 6.
- Bei Einlass von Kunden nach Schalterschluss größte Zurückhaltung und Vorsicht geboten.
- B.
- Verhalten während eines Überfalls
- 1.
- Ruhe bewahren und versuchen, den Schreck zu überwinden. Zumindest äußerlich ruhig, verbindlich und selbstsicher wirken.
- 2.
- Nicht unüberlegt oder unvorsichtig handeln. Keine gefahrbringende Gegenwehr. Versuchen, Zeit zu gewinnen.
- 3.
- Bei Geiselnahme: Alles tun, um Geiseln und Täter zu beruhigen.
- 4.
- Widerspruchslos allen Weisungen folgen, die unter vorgehaltener Waffe gegeben sind. Leben und Gesundheit haben absoluten Vorrang vor Geldverlusten.
- 5.
- Wenn irgend möglich, sich nicht in noch größere Gefahr begeben. Den gesicherten Bereich nicht verlassen. Türen nicht öffnen. Ausreden parat halten.
- 6.
- Die Polizei ist schnellstmöglich von dem Überfall zu informieren, wenn hierdurch keine Gefahr für Leben und Gesundheit der Beteiligten entsteht.
- 7.
- Äußere Erscheinung des Täters (zum Beispiel Kleidung, Haarfarbe, besondere körperliche Merkmale, Sprechart) genau einprägen, um die spätere Fahndung zu unterstützen.
- 8.
- Fluchtweg beobachten; Fabrikat, Farbe und Kennzeichen von Kraftfahrzeugen merken.
- C.
- Verhalten nach dem Überfall
- 1.
- Zuerst Verletzten oder Gefesselten helfen. Notfalls Arzt oder Krankenwagen rufen.
- 2.
- Polizei alarmieren.
- 3.
- Möglichst nichts berühren und dafür sorgen, dass alle den Tatraum verlassen. Geschäftsbetrieb einstellen.
- 4.
- Alle Zeugen auf die Polizei warten lassen.
- 5.
- Sofort Anhaltspunkte über den Täter sowie wesentliche Beobachtungen schriftlich festhalten, damit nichts vergessen oder verwechselt wird.
- 6.
- Äußerste Zurückhaltung gegenüber Fremden. Keine Auskünfte oder Fotoerlaubnis an die Presse. Vorschnell gegebenen Informationen erschweren die Fahndung.
Zweiter Abschnitt
Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten
- 1
- Allgemeines
- 1.1.
- Diese Bestimmungen gelten für Transporte von Geld und Wertgegenständen – im folgenden Geldtransporte genannt.
- 1.1
- Vorrangiges Ziel der durch diese Bestimmungen vorgegebenen Sicherungsmaßnahmen ist es, Bedienstete und Dritte gegen Angriffe mit Gefahr für Leben und Gesundheit zu schützen. Außerdem sollen Geld- und Wertgegenstände, soweit sich dies mit Satz 1 vereinbaren lässt, gegen unberechtigten Zugriff gesichert werden.
- 2.
- Durchführung von Geldtransporten
- 2.1
- Geldtransporte sind möglichst unauffällig und auf dem sichersten und nach Möglichkeit auch kürzesten Wege ohne Unterbrechung durchzuführen. Die Transportzeiten und Wege sind unregelmäßig zu ändern.
- 2.2
- Für Geldtransporte dürfen nur Bedienstete eingesetzt werden, die mindestens 18 Jahre alt, persönlich zuverlässig und für diese Tätigkeit körperlich und geistig geeignet sind.
- 2.3
- Beträge von mehr als 15 000 EUR oder entsprechend wertvolle Gegenstände, in besonderen Fällen auch geringere Beträge (Wertgegenstände) sind durch mindestens zwei Bedienstete (Transportbeauftragte) zu befördern.
- 2.4
- Beträge von mehr als 50 000 EUR oder entsprechend wertvolle Gegenstände müssen, soweit nicht eine andere Beförderungsart den Umständen nach ausreichend ist, mit einem Kraftwagen befördert werden. Der Fahrer zählt nicht zu den Transportbeauftragten (Nummer 2.3).
- 2.5
- Geldtransporte von mehr als 50 000 EUR, die besonders gefährdet erscheinen, oder solche über 150 000 EUR sind – sofern nicht eine andere Transportart ausreichend ist – entweder mit polizeilichem Schutz, unter Begleitung eines zweiten Kraftwagens mit mindestens einem Transportbeauftragten oder durch mindestens vier Transportbeauftragte durchzuführen. Das gleiche gilt, wenn entsprechend wertvolle Gegenstände zu befördern sind.
- 2.6
- Sind mehr als zwei Transportbeauftragte an einem Geldtransport beteiligt, so muss ein Transportbeauftragter zum Transportleiter bestimmt werden. Dieser hat vom Zeitpunkt der Übernahme des Geldes oder der Wertgegenstände an bis zur Ablieferung seine ganze Aufmerksamkeit auf die Überwachung des Transports zu richten. Hierbei soll er, solange sich die Transportbeauftragten mit dem Geld oder den Wertgegenständen außerhalb des Transportfahrzeuges befinden, einen gewissen Abstand von den Transportbeauftragten halten, um den Transport besser überwachen zu können.
- 2.7
- Bei Kraftwagen, die regelmäßig zu Geldtransporten eingesetzt werden, sollen Motor, Startbatterie oder Zündung mit einem versteckt angebrachten Schalter außer Betrieb gesetzt werden können. Stehen für die Geldtransporte keine Spezialfahrzeuge zur Verfügung, so sind möglichst serienmäßig gebaute Personenkraftwagen zu benutzen.
- 2.8
- Bei Geldtransporten sind die Behältnisse im Kraftwagen so unterzubringen, dass sie während der Fahrt unter ständiger Aufsicht der Transportbeauftragten stehen. Dies gilt nicht, wenn der Wagen eine Stahlkassette mit Sicherheitsschloss enthält, die mit dem Fahrzeug fest verbunden ist. Fahrzeuge, in denen Geld oder Wertgegenstände transportiert werden, dürfen nur dann auf öffentlichen Straßen oder Plätzen parken, be- oder entladen werden, wenn geschlossene Hofräume, Hallen oder dergleichen nicht zur Verfügung stehen. Der Fahrer darf zu keinem Zeitpunkt des Ein- und Ausladens des Geldes oder der Wertgegenstände sowie während etwaiger Aufenthalte beim Transport den Fahrersitz verlassen. Beim Ein- und Ausladen sind die den Umständen nach möglichen und erforderlichen Sicherungsmaßnahmen zu treffen, wie zum Beispiel Beiziehung zusätzlicher Bediensteter, ständige Beobachter der Umgebung, Abschließen der Zugangstüren zu Hofräumen, Hallen oder dergleichen, Absperrung des Transportweges.
- 2.9
- Werden Geldtransporte zu Fuß, mit dem Fahrrad oder in öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt, sollen Geld oder Wertgegenstände möglichst in der Kleidung oder in unauffälligen Taschen transportiert werden, diese dürfen mit dem Boten nicht fest verbunden sein.
- 3.
- Verhalten bei Überfällen
- 3.1
- Bei einem Überfall auf einen Geldtransport, der mit einem Kraftfahrzeug durchgeführt wird, ist das Transportfahrzeug mit dem Schalter nach Nummer 2.7 außer Betrieb zu setzen. Die Türen sind nach Möglichkeit zu verriegeln. Sofern ein eventuell vorhandenes Begleitfahrzeug nicht unmittelbar bedroht ist, hat der Transportbeauftragte dieses Fahrzeuges die Polizei zu alarmieren.
- 3.2
- Bei allen Geldtransporten sind die Verhaltensregeln des beiliegenden Merkblatts zu diesen Bestimmungen zu beachten.
- 4.
- Unterweisung der Bediensteten
- Bei den Kassen hat der Kassenleiter, bei Zahlstellen der Beauftragte für den Haushalt oder eine von ihm benannte Person die am Geldtransport beteiligten Bediensteten über ihre Aufgaben und Verhaltensregeln zumindest einmal jährlich zu unterrichten. Das nachstehend abgedruckte Merkblatt ist gegen Nachweis den beteiligten Bediensteten auszuhändigen.
Dabei ist in besonderem Maße darauf hinzuweisen, dass das Leben und die Gesundheit der Bediensteten oder Dritter dem Verlust an Geld oder Wertgegenständen vorgeht. Erstmals mit Geldtransporten befasste Bedienstete sind vor ihrem ersten Transport entsprechend zu unterweisen.
Merkblatt
Verhalten bei Überfällen auf Geldtransporte
Bei jedem Raubüberfall muss mit Gefahr für das Leben oder für die Gesundheit der Bediensteten gerechnet werden. Ihr Verhalten entscheidet vielfach darüber, ob ein Täter von der Schusswaffe Gebrauch macht. Die Erfahrung zeigt, dass ihm nur wenig Zeit zur Tatausführung zur Verfügung steht und er sich in äußerst nervöser Anspannung befindet. Falsches Verhalten kann ihn veranlassen, von der Schusswaffe Gebrauch zu machen.
Die Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten schreiben Maßnahmen vor, durch die Gefahren bei Raubüberfällen verringert werden sollen. Wirkungsvoll sind diese Vorkehrungen jedoch nur, wenn auch die folgenden Verhaltensregeln beachtet werden:
- A.
- Verhalten während eines Überfalls
- 1.
- Ruhe bewahren und versuchen, den Schreck zu überwinden. Zumindest äußerlich ruhig, verbindlich und selbstsicher wirken.
- 2.
- Nicht unüberlegt oder unvorsichtig handeln. Keine gefahrbringende Gegenwehr. Versuchen, Zeit zu gewinnen.
- 3.
- Bei Geiselnahme: Alles tun, um Geiseln und Täter zu beruhigen.
- 4.
- Widerspruchslos allen Weisungen folgen, die unter vorgehaltener Waffe gegeben sind. Leben und Gesundheit haben absoluten Vorrang vor Geldverlusten.
- 5.
- Die Polizei ist schnellstmöglich von dem Überfall zu informieren, wenn hierdurch keine Gefahr für Leben und Gesundheit der Beteiligten entsteht.
- 6.
- Äußere Erscheinung des Täters (zum Beispiel Kleidung, Haarfarbe, besondere körperliche Merkmale, Sprechart) genau einprägen, um die spätere Fahndung zu unterstützen.
- 7.
- Fluchtweg beobachten; Fabrikat, Farbe und Kennzeichen von Kraftfahrzeugen merken.
- B.
- Verhalten nach dem Überfall
- 1.
- Zuerst Verletzten oder Gefesselten helfen. Notfalls Arzt oder Krankenwagen rufen.
- 2.
- Polizei alarmieren.
- 3.
- Alle Zeugen auf die Polizei warten lassen. Namen und Adressen der Zeugen aufschreiben.
- 4.
- Sofort Anhaltspunkte über den Täter sowie wesentliche Beobachtungen schriftlich festhalten, damit nichts vergessen oder verwechselt wird.
- 5.
- Äußerste Zurückhaltung gegenüber Fremden. Keine Auskünfte oder Fotoerlaubnis an die Presse. Vorschnell gegebene Informationen erschweren die Fahndung.
Anlage 10
zur VwV zu § 70 SäHO
(zu Nummer 30.3)
Leistung von wiederkehrenden Auszahlungen
im Lastschriftverfahren mit Einzugsermächtigung (Lastschrifteinzugsverfahren)
- 1.
- Anwendungsfälle
- Zur Verwaltungsvereinfachung und zur Vermeidung eventueller Verzugsfolgen wird in folgenden Fällen die Leistung von wiederkehrenden Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverfahren zugelassen:
- 1.1
- Fernmeldegebühren (das heißt alle in Fernmelderechnungen enthaltenen Gebühren, zum Beispiel Fernsprecher, Fernschreiber, Fernkopierer, Datex, Funkrufdienst),
- 1.2
- Zeitungs-Bezugsgelder und Zeitungs-Vertriebsgebühren,
- 1.3
- Gebühren für selbstgebuchte Paketsendungen,
- 1.4
- Postgebühren für dienstliche Sendungen nach Maßgabe der Bestimmungen über die Entrichtung der Postentgelten (siehe Anlage 11 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70),
- 1.5
- Rundfunk- und Fernsehgebühren,
- 1.6
- Kraftfahrzeugsteuer,
- 1.7
- Grundsteuer,
- 1.8
- Gebühren und Entgelte für Strom, Gas, Fernheizung, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr und Ähnliches sowie
- 1.9
- Entgelte aufgrund von Miet- und Wartungsverträgen (für diese Entgelte soll das Lastschrifteinzugsverfahren für Firmen und natürliche Personen in der Regel nur zugelassen werden, soweit dadurch Zahlungsvergünstigungen gewährt werden).
- 2.
- Verfahren zur Erteilung, zur Änderung und zum Widerruf der Einzugsermächtigung
- 2.1
- Auftrag der anordnenden Dienststelle
- Die anordnenden Dienststellen sollen ihre zuständige Kasse beauftragen, den Empfängern der in Nummer 1 genannten Auszahlungen die Ermächtigung zum Lastschrifteinzug zu erteilen, soweit entsprechende Anträge vorliegen und ein Missbrauch der Einzugsermächtigung (insbesondere bei Zahlungsempfängern, die keine juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind) nichts zu befürchten ist. Bei den in den Nummern 1.1 bis 1.6 aufgeführten Zahlungen bedarf es keines Antrags.
Der Auftrag ist der Kasse auf einem Vordruck nach beigefügtem Muster (dreifach) zu erteilen; der Auftrag ist für jede Buchungsstelle und innerhalb dieser für jeden Zahlungsempfänger getrennt zu erstellen und von einem Anordnungsbefugten zu unterzeichnen. - 2.2
- Erteilung der Einzugsermächtigung
- 2.2.1
- Voraussetzungen
Die Kasse erteilt die Einzugsermächtigung nur, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt werden: - 2.2.1.1
- –
- Bei Kassen, die das KABU-Verfahren anwenden:
Der Zahlungsempfänger hat die Personenkonto-Nummer der Kasse (gegebenenfalls mit führenden Nullen, jedoch ohne Punkte und Zwischenräume) im Zahlungsaustauschsatz entweder im Feld „Verwendungszweck” (Feld 16) linksbündig oder im Feld „Zahlungspflichtiger” (Feld 14) rechtsbündig anzugeben. - –
- Bei den übrigen Kassen:
Der Zahlungsempfänger hat die Personenkonto-Nummer der Kasse oder die Buchungsstelle im Feld „Verwendungszweck” oder im Feld „Zahlungspflichtiger” anzugeben. Das Kreditinstitut, bei dem die Kasse die Lastschriften buchen lässt, muss die Übersendung von Lastschriftbelegen zusammen mit dem Kontoauszug zugesichert haben.
In besonderen Fällen können auch die Kassen, die das KABU-Verfahren anwenden, nach der zweiten Alternative (übrige Kassen) verfahren. - In besonderen Fällen können auch die Kassen, die das KABU-Verfahren anwenden, nach der zweiten Alternative (übrige Kassen) verfahren.
- 2.2.1.2
- Der Lastschrifteinzug soll für die Verwaltung nicht mit erheblichen Schwierigkeiten oder erheblicher Mehrarbeit verbunden sein.
- 2.2.2
- Bestehen hinsichtlich der Voraussetzungen nach Nummer 2.2.1 keine Bedenken, ergänzt die Kasse den Auftrag mit der Personenkonto-Nummer (beziehungsweise Buchungsstelle) und erteilt die Einzugsermächtigung auf der ersten Ausfertigung. Der Einzug ist in der Regel vom Landesbank- beziehungsweise Sparkassenkonto vornehmen zu lassen.
- 2.2.3
- Die Kasse nimmt die zweite Ausfertigung des Auftrags zu ihren Akten und gibt die dritte Ausfertigung als Bestätigung an die anordnende Dienstelle zurück.
- 2.2.4
- Aufgrund der Einzugsermächtigung werden die einzuziehenden Beträge vom Bankkonto der Kasse abgebucht und die Rechnungen (Abrechnungen), soweit solche erstellt werden, der anordnenden Dienststelle übersandt.
- 2.3
- Änderung der Einzugsermächtigung
Eine Änderung der Einzugsermächtigung ist im Allgemeinen bei einer Änderung in der Bezeichnung oder der Anschrift der Dienststelle (des Fernsprechteilnehmers), einer Änderung des Verwendungszwecks des Zahlungsempfängers (zum Beispiel Gebühren-Nummer) oder Ähnlichem nicht erforderlich. Solche Änderungen sind jedoch unter Angabe der Personenkonto-Nummer (beziehungsweise Buchungsstelle) der Kasse vom Zahlungsempfänger oder der anordnenden Dienststelle formlos mitzuteilen. - 2.4
- Widerruf der Einzugsermächtigung
Die Kasse kann die Einzugsermächtigung jederzeit von sich aus oder auf Veranlassung der anordnenden Dienststelle widerrufen. Das Personenkonto ist von der Kasse, gegebenfalls auf Anordnung der anordnenden Dienststelle, entsprechend zu ändern.
- 3.
- Haushalts- und kassenmäßiger Vollzug
- 3.1
- Aufgaben der anordnenden Dienststelle
- 3.1.1
- Fernmeldegebühren
- 3.1.1.1
- Für die einzuziehenden Fernmeldegebühren ist zusammen mit dem Auftrag nach Nummer 2.1 grundsätzlich für jede Buchungsstelle und Anordnungsstellen-Nummer (vergleiche Nummern 11.1 und 11.2 EDVBK) eine förmliche Auszahlungsanordnung mit Muster 50 EDVBK zu erteilen; in begründeten Ausnahmefällen (zum Beispiel wenn auch für nachgeordnete Dienststellen angeordnet wird) können mehrere förmliche Auszahlungsanordnungen erteilt und mehrere Personenkonten eingerichtet werden. Hierbei wird aufgrund Nummer 6.5.2 zu § 70 auf die Angabe des Betrages verzichtet. Im Feld-Nummer 35 (Art des Personenkontos) ist der Schlüssel „503“ (der belastete beziehungsweise erstattete Betrag gilt als Anordnungsbetrag) einzutragen. Als Fälligkeitstag ist in Feld-Nummer 30 der Fälligkeitstag zum Zeitpunkt der Anordnung anzugeben; für spätere Verschiebungen sind Änderungsanordnungen nicht erforderlich. Im Feld „Begründung“ ist die Anzahl und die Bezeichnung der Anschlüsse aufzuführen.
- 3.1.1.2
- Die Fernmelderechnungen sind zu ergänzen mit
- der Buchungsstelle,
- der Personenkonto-Nummer,
- der HÜL-A-Nummer mit Namenszeichen und
- der Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit.
- 3.1.1.3
- Im Allgemeinen kann davon ausgegangen werden, dass alle Lastschriften als Haushaltsausgaben für das laufende Haushaltsjahr gebucht werden, wenn auf der Fernmelderechnung ein Rechnungsdatum (Absendetag) bis einschließlich 20. Dezember angegeben ist. Diese Fernmeldegebühren sind daher in die HÜL-A für das laufende Haushaltsjahr einzutragen.
Reichen die zugewiesenen Ausgabemittel für die im Monat Dezember durch Lastschrifteinzug belasteten Fernmeldegebühren nicht aus, wird die Überschreitung der Ausgabemittel ausnahmsweise mit folgenden Maßgaben allgemein zugelassen: - a)
- Die Überschreitung ist nur bei Titel 511 03 zulässig.
- b)
- Die Überschreitung ist nur im unumgänglichen Umfang bis zur Höhe der im Monat Dezember belasteten Fernmelderechnung zugelassen.
- c)
- Die Überschreitung ist unverzüglich der übergeordneten Dienststelle mitzuteilen; kann die übergeordnete Dienststelle die Überschreitung nicht durch die bei ihr gebildete Ausgabemittelreserve oder Ähnliches abdecken, teilt sie die Überschreitung sobald als möglich, spätestens zum 20. Januar des folgenden Haushaltsjahres, zusammengefasst nach Haushaltsstellen der zuständigen obersten Staatsbehörde mit, die für eine entsprechende Deckung sorgt; eine nachträgliche Zuweisung von Ausgabemitteln unterbleibt.
- 3.1.1.4
- Der hinsichtlich Betrag und Zeitpunkt richtige Einzug ist von der anordnenden Dienststelle monatlich zu überwachen
- bei den das KABU-Verfahren anwendenden Kassen durch Abstimmung der HÜL-A mit dem Kontoauszug nach Nummer 16 EDVBK,
- bei den übrigen Kassen durch Abstimmung der HÜL-A mit den Büchern der Kasse.
- 3.1.2
- Übrige Anwendungsfälle
- 3.1.2.1
- Für die einzuziehenden Beträge sind, soweit noch nicht geschehen, förmliche Auszahlungsanordnungen nach Muster 50 EDVBK zu erteilen. Für jedes vom Zahlungsempfänger verwendete Buchungszeichen (Rundfunkgebühren-Nummer, Abnehmer-Nummer, Kunden-Nummer und Ähnliches) ist eine eigene Auszahlungsanordnung zu fertigen. Änderungen des laufenden Betrages (vergleiche Nummer 11.29 EDVBK) sind rechtzeitig, das heißt vor der Belastung des Kontos, anzuordnen. Für die Anordnung von in einer Abrechnung ausgewiesenen Rest- (Nachzahlungs-) beträgen gilt Nummer 9.1 Abs. 2 EDVBK.
- 3.1.2.2
- Wird ausnahmsweise zu jedem Zahlungstermin ein spitz berechneter (Verbrauchs-) Betrag belastet, ist aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung entsprechend der Nummer 3.1.1.1 Sätze 2 bis 4 und Nummer 3.1.1.4 zu verfahren. Die Abrechnungen sind entsprechend Nummer 3.1.1.2 letzter Satz bei der anordnenden Dienststelle aufzubewahren.
- 3.1.3
- Allgemeines
- 3.1.3.1
- Die anordnenden Dienststellen haben dafür zu sorgen, dass an den Lastschriftterminen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.
- 3.1.3.2
- Soll eine im Wege des Lastschrifteinzugsverkehrs aus einem Personenkonto geleistete Zahlung einmalig teilweise bei einer anderen Buchungsstelle ohne Personenkonto gebucht werden, ist der entsprechende Betrag mit Muster 65 EDVBK umzubuchen. Ist hierbei ein Personenkonto betroffen, das in Feld-Nummer 35 (Art des Personenkontos) nicht den Schlüssel „503“ aufweist, so ist außerdem eine Änderungsanordnung nach Muster 50 EDVBK zu erteilen.
- 3.2
- Aufgaben der Kasse
- 3.2.1
- Allgemeines
Die Kasse hat auf den jeweiligen Konten an den Fälligkeitstagen Guthaben in Höhe der zu erwartenden Lastschriften bereitzuhalten und gegebenenfalls die Konten unverzüglich zu verstärken.
Hierzu soll der Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr die großen regelmäßig anfallenden Lastschriftbeträge in einer einfachen Zusammenstellung festhalten und rechtzeitig für einen ausreichenden Guthabenstand auf den Konten sorgen. Nach einer Übergangszeit kann bezüglich der Fernmeldegebühren von Erfahrungswerten ausgegangen werden.
Am Tag des Eingangs der Kontoauszüge mit Lastschriften veranlasst das Sachgebiet Zahlungsverkehr die Buchung anhand der Lastschriftbelege beziehungsweise Datenträger. - 3.2.2
- Fernmeldegebühren
Für jede Auszahlungsanordnung nach Muster 50 EDVBK wird von der Kasse ein Personenkonto eröffnet. Aufgrund des in Feld-Nummer 35 angegebenen Schlüssels gilt das Soll in Höhe der Ist-Buchungen.
Die Kasse hat bei der Lastschrift gegebenenfalls per Programm zu prüfen, ob für das jeweilige Personenkonto eine Einzugsermächtigung erteilt wurde; die Höhe des Rechnungsbetrages ist jedoch von der Kasse nicht zu prüfen. - 3.2.3
- Übrige Anwendungsfälle
Die Kasse führt für jede Auszahlungsanordnung ein Personenkonto und prüft bei der Lastschrift, ob der belastete Betrag mit dem angeordneten Betrag übereinstimmt; gegebenenfalls hat die Kasse im Einvernehmen mit der anordnenden Dienststelle rechtzeitig gegen die Lastschrift Widerspruch zu erheben.
- 4.
- Widerspruch gegen Lastschriften
- Gegen Lastschriften, die grundsätzlich der Höhe oder dem Zeitpunkt nach nicht gerechtfertigt sind, kann Widerspruch erhoben werden. Der Widerspruch ist nach dem Abkommen des Kreditgewerbes über den Lastschriftverkehr innerhalb von sechs Wochen nach Belastung vom Kontoinhaber (Kasse) beim kontoführenden Kreditinstitut einzulegen.
- 5.
- Zahlstellen
- Zahlstellen dürfen nur noch in unabweisbaren Ausnahmefällen Lastschrifteinzugsermächtigungen zu Lasten ihres Kontos erteilen. Bestehende Lastschrifteinzugsermächtigungen sind – soweit nicht ein unabweisbarer Ausnahmefall vorliegt – zu widerrufen und auf die zuständige Kasse überzuleiten.
Muster
zu § 70 SäHO
(zu Anlage 10)
Anlage 11
zur VwV zu § 70 SäHO
Entrichtung von Postentgelten im Lastschriftverfahren
mit Einzugsermächtigung (Lastschrifteinzugsverfahren)
- 1
- Art der in Anspruch genommenen Leistung
- Bei der Deutschen Post AG können
- Postwertzeichen (einschließlich Wertkarten für Freistempler) bezogen,
- Wertvorgaben in Freistempelmaschinen/Frankiermaschinen oder elektronischen Datenverarbeitungsanlagen eingestellt und
- Gebühren gezahlt werden.
- 2.
- Entrichtung der Postentgelte
- 2.1
- Die zu entrichtenden Entgelte werden grundsätzlich im Lastschrifteinzugsverfahren bezahlt, in der Regel über die Teilnahme am POSTCARD-Verfahren.
- 2.2
- Die Zulassung zum POSTCARD-Verfahren oder zum Verfahren zur Freimachung von Sendungen mit elektronischen Datenverarbeitungsanlagen ist beim zuständigen Postamt nach Vorliegen der Mitteilung gemäß Nummer 4.1 mit einem beim Postamt erhältlichen Formular zu beantragen. Der Antrag ist vom Anordnungsbefugten der Dienststelle (Auftraggeber) und der zuständigen Kasse, deren Konto als zu belastendes Konto angegeben wird, zu unterschreiben.
- 3.
- Verfahren bei der Anordnungsdienststelle
- 3.1
- Vor der erstmaligen Teilnahme am Lastschrifteinzug beantragt die Anordnungsdienststelle bei der Kasse die Zuteilung einer Personenkonto-Nummer für dieses Verfahren mit einer Auszahlungsanordnung Muster 50 EDVBK. Auf die Angabe des Betrages wird verzichtet (Nummer 5.7 zu § 70); die Betragsfelder (Feld-Nummern 28, 33 und „Lfd.(Teil-)Betrag in Worten“) sind zu entwerten.
Einheitlich ist anzugeben- in Feld-Nummer 36 „01“
- in Feld-Nummer 29 „0, 00“
- in Feld-Nummer 31 „1“
- in Feld-Nummer 32 „99“
- in Feld-Nummer 10 „3“
- in Feld-Nummer 35 „504“.
- die Höhe des Betrages, der in der Regel benötigt wird und
- in welchen Zeitabschnitten (zum Beispiel einmal monatlich) davon Gebrauch gemacht werden soll.
Die von der zuständigen Kasse vergebene Personenkonto-Nummer ist auf dem Antrags-Formular als Buchungstext zu ergänzen. Erst nach Zuteilung der Personenkonto-Nummer durch die Kasse darf das POSTCARD-Verfahren genutzt werden.
Bei jeder Inanspruchnahme von Leistungen nach Nummer 1 ist dem zuständigen Postamt die POSTCARD vorzulegen.
Der von der Deutschen Post AG erstellte Buchungsbeleg ist mit der Buchungsstelle, der HÜL-Nummer, der Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit zu ergänzen und zu dem zu führenden Nachweis zu nehmen. Der richtige Einzug ist hinsichtlich der Höhe des Betrages und des Zeitpunktes der Belastung von der Anordnungsstelle anhand der monatlichen Kontoauszüge (Nummer 16 EDVBK) sorgfältig zu überwachen.
Bei der Zählwerkauffüllung von Frankiermaschinen mittels Datenfernübertragung (Fernwertvorgabeverfahren oder Ähnliches) gelten die vorangegangenen Bestimmungen sinngemäß. - 3.2
- Übersteigt der Betrag in Ausnahmefällen die mitgeteilte Betragsgrenze, ist der Betrag der Kasse umgehend fernmündlich mitzuteilen.
- 3.3
- Die POSTCARD ist sicher zu verwahren und vor Missbrauch zu schützen.
- 4.
- Verfahren bei der Kasse
- 4.1
- Aufgrund der (erstmaligen) Auszahlungsanordnung Muster 50 EDVBK (ohne Beträge) eröffnet die Kasse ein Personenkonto und teilt der Anordnungsdienststelle die Personenkonto-Nummer mit. Gleichzeitig wird das zu belastende Bankkonto mitgeteilt.
- 4.2
- Die Kasse bucht den belasteten Betrag auf das angegebene Personenkonto.
§ 71
Buchführung
(1) Über Zahlungen ist nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in zeitlicher Folge Buch zu führen.
(2) Das Staatsministerium der Finanzen kann für eingegangene Verpflichtungen, Geldforderungen und andere Bewirtschaftungsvorgänge die Buchführung anordnen. Das Nähere regelt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
(3) Einnahmen und Ausgaben auf Einnahme- und Ausgabereste (Haushaltsreste) aus Vorjahren,
- 1.
- für die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres wiederum ein Titel vorgesehen ist, sind bei diesem zu buchen,
- 2.
- für die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres kein Titel vorgesehen ist, sind an der Stelle zu buchen, an der sie im Falle der Veranschlagung im Haushaltsplan vorzusehen gewesen wären.
(4) Absatz 3 Nr. 2 gilt entsprechend für außerplanmäßige Einnahmen und Ausgaben.
Zu § 71 Abs. 1:
Inhaltsübersicht
- A.
- Buchführung über Zahlungen
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Zweck der Buchführung
- 2.
- Zuständigkeiten
- 3.
- Grundsätze der Buchführung
Zweiter Abschnitt: Bücher
Erster Unterabschnitt: Allgemeines
- 4.
- Arten der Bücher
Zweiter Unterabschnitt: Zeitbücher
- 5.
- Hauptzeitbuch
- 6.
- Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Tageslisten)
- 7.
- Tagesabschlussbuch
Dritter Unterabschnitt: Sachbücher
- 8.
- Titelbuch
- 9.
- Vorbücher zum Titelbuch (Personenkonto/Objektkonto)
- 10.
- Gesamttitelbuch
- 11.
- Verwahrungsbuch
- 12.
- Vorschussbuch
- 13.
- Abrechnungsbuch
- 14.
- Andere Sachbücher
Vierter Unterabschnitt: Hilfsbücher
- 15.
- Kontogegenbuch
- 16.
- Schalterbuch
- 17.
- Andere Hilfsbücher
Dritter Abschnitt: Führung und Aufbewahrung der Bücher
- 18.
- Form der Bücher
- 19.
- Buchungsbestimmungen
- 20.
- Buchungstag
- 21.
- Aufbewahren der Bücher
Vierter Abschnitt: Abschluss der Bücher
- 22.
- Arten und Zweck der Abschlüsse
- 23.
- Tagesabschluss
- 24.
- Monatsabschluss
- 25.
- Jahresabschluss
Fünfter Abschnitt: Abrechnung
- 26.
- Abschlussnachweisung, Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersicht)
- 27.
- Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss
- B.
- Buchführung über Wertgegenstände
- 28.
- Wertezeitbuch und Wertesachbuch
- 29.
- Wertzeichenbuch
Muster zu § 71 SäHO
Muster-Nr. | Titel |
---|---|
Muster 1a | Hauptzeitbuch Abschnitt A – Einzahlung |
Muster 1b | Hauptzeitbuch Abschnitt B – Auszahlung |
Muster 2 | Vorbuch zum Hauptzeitbuch (Tagesliste) |
Muster 3a/b | Tagesabschlussbuch |
Muster 4a | Titelbuch für Einnahmen |
Muster 4b | Titelbuch für Ausgaben |
Muster 5a | Vorbuch zum Titelbuch für Einnahmen (Personenkonto/Objektkonto) |
Muster 5b | Vorbuch zum Titelbuch für Ausgaben (Personenkonto/Objektkonto) |
Muster 6 | Verwahrungsbuch |
Muster 7 | Vorschussbuch |
Muster 8 | Vorbuch zum Verwahrungsbuch (Personenkonto für Geldhinterlegungen) |
Muster 9a | Abrechnungsbuch für Einzahlungen (KBV) |
Muster 9b | Abrechnungsbuch für Auszahlungen (Abl) |
Muster 10 | Geldanlagebuch |
Muster 11a/b | Kontogegenbuch |
Muster 12a/b | Schalterbuch |
Muster 13 | Geld- und Werteingangsbuch |
Muster 14 | Quittungsbestandsbuch |
Muster 15 | – frei – |
Muster 16 | Vorsatzkarten |
Muster 17 | Abschlussnachweisung für Amtskassen |
Muster 18 | Abschlussnachweisung für die Landesjustizkasse |
Muster 19 | Titelübersicht |
Muster 20 | Werte-Zeitbuch |
Muster 21 | Werte-Sachbuch |
Muster 22 | Wertzeichenbuch |
Hinweis:
- a)
- Werden die Bücher nicht mit ADV-Anlagen erstellt, sind zur besseren Unterscheidung für die Vordrucke folgende Druckfarben auf weißem Papier vorgesehen:
- grün für die Zeitbücher,
- rot für die Sachbücher für Einnahmen,
- blau für die Sachbücher für Ausgaben,
- schwarz für die Hilfsbücher,
- violett für die Buchführung über Wertgegenstände.
- b)
- Soweit für die Buchführung Karteikarten vorgesehen sind, ist das Format DIN A4 zu verwenden.
- c)
- Die Karteikarten (ausgenommen Muster 10 zu § 71 SäHO) erhalten auf der Vorderseite und Rückseite das gleiche Druckbild.
Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO
Bestimmungen über die Aufbewahrung von Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest –)
A. Buchführung über Zahlungen
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Zweck der Buchführung
- Die Buchführung hat insbesondere den Zweck, durch die Aufzeichnung der Zahlungen und der sonstigen kassenmäßigen Vorgänge
- 1.1
- Unterlagen für die Abrechnung (Nummer 26) zu gewinnen,
- 1.2
- Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen und
- 1.3
- zeitnahe Angaben über die Ausführung des Haushaltsplans zu liefern.
- 2.
- Zuständigkeiten
- Die Buchführung über Zahlungen ist Aufgabe der Kasse. Hat das Staatsministerium der Finanzen die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nummer 3.2 zu § 79), so sind die Bestimmungen über die Buchführung entsprechend anzuwenden; § 74 bleibt unberührt.
- 3.
- Grundsätze der Buchführung
- 3.1
- Die Kassen haben nach den Grundsätzen der kameralistischen Buchführung zu buchen. Buchungen sind die Eintragungen von Beträgen und erläuternden Angaben in die Bücher der Kasse. Ausnahmen von Satz 1 können vom Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof zugelassen werden.
- 3.2
- Die Zahlungen sind nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung zu buchen; diese richtet sich nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung. Die Verbindung dieser Buchungen untereinander und zum Beleg (Verwaltungsvorschrift zu § 75) muss erkennbar sein.
- 3.3
- Für die Buchführung sollen unter Beachtung des § 7 automatische Datenverarbeitungsanlagen (ADV-Anlagen) oder sonstige technische Hilfsmittel verwendet werden (vergleiche Nummer 19 zu § 79).
- 3.4
- Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so muss sichergestellt sein, dass
- 3.4.1
- nur freigegebene und gültige Programme verwendet werden,
- 3.4.2
- die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, -eingabe, -verarbeitung und -ausgabe durch organisatorische und programmierte Kontrollen (zum Beispiel Prüfprogramme, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern, Kontrollsummen) gewährleistet sind,
- 3.4.3
- in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
- 3.4.4
- Vorkehrungen gegen einen Verlust oder eine unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten getroffen sind,
- 3.4.5
- die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind.
- 3.5
- Werden Buchungen in magnetischen oder in sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern vorgenommen (Speicherbuchführung), so muss außerdem sichergestellt sein, dass die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der für die Bücher vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten in dem für Informations- und Prüfungszwecke erforderlichen Umfang jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise lesbar gemacht werden können.
- 3.6
- Werden Buchungen mit Hilfe von sonstigen technischen Hilfsmitteln vorgenommen, so gelten die Grundsätze nach Nummer 3.4 sinngemäß.
- 3.7
- Das Nähere über die Verfahren für Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen und sonstigen technischen Hilfsmitteln bestimmt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
Zweiter Abschnitt: Bücher
Erster Unterabschnitt: Allgemeines
- 4.
- Arten der Bücher
- 4.1
- Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden als Zeitbücher geführt
- 4.1.1
- das Hauptzeitbuch (Nummer 5),
- 4.1.2
- die Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Nummer 6) und
- 4.1.3
- das Tagesabschlussbuch (Nummer 7).
- 4.2
- Für die Buchungen nach sachlicher Ordnung werden als Sachbücher geführt
- 4.2.1
- das Titelbuch (Nummer 8),
- 4.2.2
- die Vorbücher zum Titelbuch (Nummer 9),
- 4.2.3
- das Gesamttitelbuch (Nummer 10),
- 4.2.4
- das Verwahrungsbuch (Nummer 11),
- 4.2.5
- das Vorschussbuch (Nummer 12),
- 4.2.6
- das Abrechnungsbuch (Nummer 13) und
- 4.2.7
- andere Sachbücher (Nummer 14).
- 4.3
- Neben den Zeitbüchern und den Sachbüchern werden als Hilfsbücher geführt
- 4.3.1
- das Kontogegenbuch (Nummer 15),
- 4.3.2
- das Schalterbuch (Nummer 16) und
- 4.3.3
- andere Hilfsbücher (Nummer 17).
- 4.4
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass Zeitbücher und Sachbücher vereinigt geführt werden.
- 4.5
- Über alle Bücher der Kasse hat der Kassenleiter ein Verzeichnis zu führen.
Zweiter Unterabschnitt: Zeitbücher
- 5.
- Hauptzeitbuch
- 5.1
- Die Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander täglich einzeln im Hauptzeitbuch zu buchen; die Beträge für die Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen sind rot beziehungsweise mit Minuszeichen einzutragen. Bei Sammelanordnungen (Nummer 3.3 zu § 70), Zusammenstellungen (Nummer 19.2) und Titelverzeichnissen (Nummer 9.4 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) sind nur die Endbeträge einzutragen. Nummer 6.2 bleibt unberührt.
- 5.2
- Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der Staatsverwaltung anzunehmen oder zu leisten und für diese Stellen haushaltsmäßig zu buchen, so sind diese Zahlungen gesondert darzustellen. Für jeden Haushalt ist ein eigenes Hauptzeitbuch zu führen.
- 5.3
- Bei der Buchung im Hauptzeitbuch sind unbeschadet der Regelung für den Jahresabschluss (Nummern 25.2 bis 25.5) mindestens einzutragen
- 5.3.1
- die laufende Nummer,
- 5.3.2
- der Buchungstag (Nummer 20),
- 5.3.3
- ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Sachbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt,
- 5.3.4
- gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch und
- 5.3.5
- der Betrag.
- 5.4
- Das Hauptzeitbuch ist nach Muster 1a und b zu § 71 SäHO unter der Verantwortung des Kassenleiters im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.
- 5.5
- Wird das Hauptzeitbuch in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so ist es für jeden Buchungstag auszudrucken.
- 6.
- Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Tageslisten) 36
- 6.1.1
- Erfordern es Art und Umfang der Kassengeschäfte, so können Einzahlungen und Auszahlungen in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch (Tageslisten) gebucht werden. Für die Buchungen in den Tageslisten gelten die Nummern 5.1, 5.2 Satz 1 und 5.3 entsprechend.
- 6.1.2
- Die Tageslisten sind getrennt nach Einzahlungen und Auszahlungen aufzustellen; bei Bedarf können für Umbuchungen eigene Tageslisten aufgestellt werden, in denen die Einzahlungs- und Auszahlungsbuchungen in getrennten Spalten dargestellt werden. Ferner können unter Beachtung des Satzes 1 die Buchungen nach Buchhaltungen oder Zahlungswegen oder Buchungsstellen in Spalten getrennt oder, falls der Umfang dies erfordert, in getrennten Tageslisten eingetragen werden. Das Nähere bestimmt der Kassenleiter.
- 6.1.3
- Werden Tageslisten nach Buchungsstellen getrennt geführt oder werden in den Tageslisten für die einzelnen Buchungsstellen getrennte Spalten verwendet, können die Ergebnisse der Tageslisten in das Titelbuch übernommen werden, wenn die Tageslisten nur Einnahmen oder nur Ausgaben der gleichen Art im Sinne der Nummer 18.4.2 Satz 2 enthalten. Diese Tageslisten sind Bestandteil des Titelbuches. Bei Tageslisten für Beträge, auf die das Verwaltungskostengesetz oder die Kostenverfügung der Justizverwaltung anzuwenden ist, genügt an Stelle der Angabe des Einzahlers die Angabe der Block- und Blatt-Nummer der Kostenverfügung.
- 6.1.4
- Die Tageslisten sind vom Beginn des Haushaltsjahres an fortlaufend zu nummerieren.
- 6.1.5
- Auf der Tagesliste ist folgender Vermerk anzubringen:
„1. Aufgestellt. ……………………………… (Unterschrift)
2. Schlusssummen übernommen in das Hauptzeitbuch A/B Nummer ……………………………… (Unterschrift)“. - 6.2
- Die Ergebnisse der Tageslisten sind täglich in das Hauptzeitbuch zu übernehmen.
- 6.3
- Die Tageslisten sind im Anhalt an Muster 2 zu § 71 SäHO zu führen.
- 6.4
- Werden die Tageslisten in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so sind sie für jeden Buchungstag auszudrucken.
- 7.
- Tagesabschlussbuch
- 7.1
- Zur Darstellung des Tagesabschlusses ist das Tagesabschlussbuch zu führen.
- 7.2
- Das Tagesabschlussbuch dient
- 7.2.1
- der Ermittlung des Kassensollbestandes,
- 7.2.2
- der Darstellung des Kassenistbestandes und
- 7.2.3
- der Gegenüberstellung von Kassensollbestand und Kassenistbestand.
- 7.3
- Das Tagesabschlussbuch ist nach Muster 3a/b zu § 71 SäHO vom Kassenleiter oder unter dessen Verantwortung im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.
- 7.4
- Wird das Tagesabschlussbuch ganz oder teilweise in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so ist es täglich auszudrucken.
Dritter Unterabschnitt: Sachbücher
- 8.
- Titelbuch
- 8.1.1
- Für den Nachweis der Einnahmen und Ausgaben nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung ist das Titelbuch zu führen; für jeden Titel 37 des Haushaltsplans und innerhalb eines jeden Titels für jede anordnende Stelle ist eine Buchungsstelle einzurichten. Entsprechendes gilt für Einnahmen und Ausgaben nach § 71 Abs. 3 Nr. 2 und Absatz 4.
- 8.1.2
- Abweichend von Nummer 8.1.1 sind im Justizbereich für Auslagen in Rechtssachen (Gruppe 526) Buchungsstellen entsprechend den Anforderungen des Rechnungshofes einzurichten. Ferner entfällt für die Landesjustizkasse bei den Kapiteln 0604, 0608, 0609, 0610 und 0611 Titel 11101, 11102, 11103, 11104 und 11201 die Buchung nach anordnenden Stellen.
- 8.2
- Sind Einnahmen und Ausgaben für den Staat nach einer sonst vorgesehenen Ordnung nachzuweisen, so bestimmt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof das Nähere über die Einrichtung von Buchungsstellen.
- 8.3
- Die verteilten Einnahme- und Ausgabemittel werden im Titelbuch nicht eingetragen; die Verantwortung dafür, dass Ausgabemittel zur Verfügung stehen, richtet sich nach Nummer 2.2.3 Satz 2 zu § 34.
- 8.4
- Bei der Sollstellung 38 sind mindestens einzutragen
- 8.4.1
- die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten und erforderlichenfalls des Objekts,
- 8.4.2
- der Grund der Zahlung,
- 8.4.3
- der Tag der Sollstellung,
- 8.4.4
- ein Hinweis auf den Beleg,
- 8.4.5
- der Anordnungsbetrag (der auf ein Haushaltsjahr treffende Betrag oder der auf einen Fälligkeitstag treffende Teilbetrag, gegebenenfalls auch der Gesamtbetrag der Forderung oder Schuld) oder die Änderung, auch soweit sie sich auf Kassenreste aus dem Vorjahr beziehen,
- 8.4.6
- der Fälligkeitstag und
- 8.4.7
- der niedergeschlagene oder der erlassene Betrag, soweit er nicht nach Nummer 8.4.5 nachgewiesen wird.
- 8.5
- Bei der Buchung der Zahlung sind mindestens einzutragen
- 8.5.1
- die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,
- 8.5.2
- der Buchungstag (Nummer 20),
- 8.5.3
- ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt,
- 8.5.4
- gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch (Nummer 9),
- 8.5.5
- der Betrag,
- 8.5.6
- bei Abschlagsauszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) – ausgenommen bei Teilzahlungen an Versorgungsunternehmen –
- a)
- der Empfänger und
- b)
- der gezahlte beziehungsweise abgerechnete Betrag in einer besonderen Spalte oder ein entsprechendes Kennzeichen, soweit Ausnahmen nicht zugelassen sind,
- 8.5.7
- bei Umbuchungen der Buchungstag der erstmaligen Buchung (bei Umbuchungen für Zahlungen, bei denen Verzugszinsen, Stundungszinsen, Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge oder Ähnliches allgemein nicht zu erheben sind, wird auf diese Angabe verzichtet).
- 8.6
- Im Falle der Sollstellung sind am Anfang des Haushaltsjahres die aus dem Vorjahr übertragenen Kassenreste einzutragen.
- 8.7
- Im Falle der Sollstellung sind am Ende des Haushaltsjahres einzutragen
- 8.7.1
- die Summe aus dem im laufenden Haushaltsjahr zum Soll gestellten Betrag und dem aus dem Vorjahr übertragenen Kassenrest, gegebenenfalls vermindert um den niedergeschlagenen oder erlassenen Betrag (Rechnungssoll),
- 8.7.2
- der für das Haushaltsjahr gezahlte Gesamtbetrag und
- 8.7.3
- der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag (Kassenrest).
- 8.8
- Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so genügt die Eintragung der Einzelangaben nach den Nummern 8.4 bis 8.7 im Vorbuch; für die Übernahme der Ergebnisse der Vorbücher in das Titelbuch gilt Nummer 9.3.1.
- 8.9
- Sollstellung:
- 8.9.1
- Die wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben einschließlich Steuern und Abgaben und die hierauf zu entrichtenden Mahngebühren, Säumniszuschläge und dergleichen sind zum Soll zu stellen.
- 8.9.2
- Einmalige Einnahmen sind zum Soll zu stellen. Einmalige Ausgaben können zum Soll gestellt werden, wenn sie in Teilbeträgen geleistet werden.
- 8.9.3
- Die Sollstellung erfolgt nur im Vorbuch zum Titelbuch.
- 8.9.4
- Solländerungen (Nummer 8.4.5) sind in der Regel in der Weise durchzuführen, dass sich das Soll erhöht oder vermindert (zum Beispiel bei Niederschlagung und Erlass).
- 8.10
- Abstandnahme von der Sollstellung:
- 8.10.1
- Von der Sollstellung für einmalig zu leistende Ausgaben wird abgesehen; Nummer 8.9.2 bleibt unberührt.
- 8.10.2
- Soweit es zugelassen ist, dass von der Sollstellung abgesehen wird, entfallen die Eintragungen nach den Nummern 8.4, 8.6, 8.7.1 und 8.7.3.
- 8.11
- Für die Buchungen zum Jahresabschluss gelten die Nummern 25.2 bis 25.5.
- 8.12
- Das Titelbuch ist nach Muster 4a und b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.
- 9.
- Vorbücher zum Titelbuch (Personenkonto/Objektkonto)
- 9.1
- Für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben sind Vorbücher zum Titelbuch zu führen, die
- a)
- nach Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten (Personenkonten) oder
- b)
- nach Objekten (Objektkonten)
- zu gliedern sind. Für einmalige Einnahmen und Ausgaben können Vorbücher geführt werden, wenn Beträge in Teilbeträgen erhoben oder geleistet werden oder wenn es aus anderen Gründen zweckmäßig ist. Ein Vorbuch kann für eine Buchungsstelle oder für mehrere Buchungsstellen geführt werden.
- 9.2
- In das Personen- oder Objektkonto sind mindestens einzutragen
- 9.2.1
- die Bezeichnungen des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten oder des Objekts,
- 9.2.2
- die Buchungsstelle,
- 9.2.3
- die Angaben nach den Nummern 8.4 bis 8.7,
- 9.2.4
- der Grund der Zahlung und
- 9.2.5
- die an den Fälligkeitstagen zu zahlenden Beträge.
- 9.3.1
- Soweit die Summen der gezahlten Beträge nicht bereits aufgrund von Tageslisten nach Nummer 6.1.3 in das Titelbuch übernommen worden sind, sind sie aus den Vorbüchern zum Titelbuch in der Regel täglich, mindestens aber vor dem Monatsabschluss in das Titelbuch zu übernehmen.
- 9.3.2
- Am Schluss des Haushaltsjahres sind darzustellen
- a)
- im Vorbuch zum Titelbuch das Rechnungssoll, die Summe der im Haushaltsjahr gezahlten Beträge und die verbliebenen Kassenreste;
- b)
- in einer Nebenliste die Summe der im Haushaltsjahr gezahlten Beträge je Vorbuch; bei Schulden und Ähnlichem auch der Stand am Ende des Vorjahres, die im Laufe des Haushaltsjahres gezahlten Beträge aufgeteilt nach Tilgungen und Zinsen und der Stand beim Jahresabschluss.
- Der Rechnungshof kann auf die Nebenlisten verzichten.
- 9.4
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof zulassen, dass die Vorbücher zum Titelbuch für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.
- 9.5
- Soweit es zugelassen ist, dass von der Sollstellung abgesehen wird, gilt Nummer 8.10.2 entsprechend.
- 9.6
- Die Vorbücher zum Titelbuch sind nach Muster 5a und b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen. Weitere Muster können im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof zugelassen werden.
- 10.
- Gesamttitelbuch
- 10.1
- Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen führt über die von den Staatskassen abgerechneten Einnahmen und Ausgaben und über die von ihr angenommenen Einnahmen und geleisteten Ausgaben ein Gesamttitelbuch nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung. Für jeden Titel ist eine Buchungsstelle einzurichten. Entsprechendes gilt für Einnahmen und Ausgaben nach § 71 Abs. 3 Nr. 2 und Absatz 4.
- 10.2
- In das Gesamttitelbuch sind mindestens die Ergebnisse der Einnahmen und Ausgaben aus den Titelübersichten (Nummer 26.5) einzutragen.
- 10.3
- Das Gesamttitelbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.
- 11.
- Verwahrungsbuch
- 11.1
- Für Einnahmen, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehen Ordnung gebucht werden können, ist das Verwahrungsbuch zu führen. Das Gleiche gilt für Einzahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach den Nummern 8 bis 10 und 12 bis 14 nachzuweisen sind. Für Geldhinterlegungen im Sinne der Hinterlegungsordnung ist eine besondere Buchungsstelle einzurichten; das Gleiche gilt für die Gelder der Gefangenen. Soweit Art und Umfang der Verwahrungen es erfordern, können weitere Buchungsstellen eingerichtet werden.
- 11.2.1
- Auszahlungen, die mit Einzahlungen nach Nummer 11.1 im Zusammenhang stehen, sind im Verwahrungsbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muss erkennbar sein.
- 11.2.2
- Das Verwahrungsbuch wird nur für Einzahlungen eingerichtet. Auszahlungen (Abwicklungen) sind als Absetzungen zu behandeln.
- 11.3
- Bei jeder Buchung im Verwahrungsbuch sind mindestens einzutragen
- 11.3.1
- die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,
- 11.3.2
- der Buchungstag (Nummer 20),
- 11.3.3
- ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt,
- 11.3.4
- die Bezeichnung des Einzahlers oder des Empfängers,
- 11.3.5
- gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch,
- 11.3.6
- der Betrag.
- 11.4
- Unter den Voraussetzungen der Nummer 9.1 können Vorbücher zum Verwahrungsbuch geführt werden; die Nummern 8.8, 9.3 und 9.4 gelten entsprechend.
- 11.5.1
- Für Geldhinterlegungen und für die Gelder der Gefangenen sind in jedem Falle Vorbücher einzurichten, die für mehrere Haushaltsjahre zu führen sind. In das Vorbuch für Geldhinterlegungen sind unbeschadet der Regelung in Nummer 11.4 mindestens einzutragen:
- a)
- die Bezeichnung der Hinterlegungsstelle und der Hinterlegungsnummer,
- b)
- die Bezeichnung der Hinterlegungsmasse,
- c)
- Vermerke über Pfändungen, Abtretungen und so weiter,
- d)
- der Vermerk über die nachträgliche Auszahlung eines nach Nummer 12.5.2 zu § 79 ausgebuchten Betrages.
- 11.5.2
- frei
- 11.5.3
- Für die Erstellung der Nebenliste gilt Nummer 9.3.2 Buchst. b mit der Maßgabe, dass die am Schluss des Jahres noch offen stehenden Geldhinterlegungen aufzunehmen sind.
- 11.6
- Das Verwahrungsbuch ist nach Muster 6 zu § 71 SäHO, das Vorbuch nach Muster 8 zu § 71 SäHO gegebenenfalls auch nach Muster 5a zu § 71 (mit den erforderlichen Änderungen) im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.
- 12.
- Vorschussbuch
- 12.1
- Für Ausgaben, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Vorschussbuch zu führen. Das gleiche gilt für Auszahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach den Nummern 8 bis 11 und 13 nachzuweisen sind. Soweit Art und Umfang der Vorschüsse es erfordern, können Buchungsstellen eingerichtet werden. Für jede Zahlstelle, die mit der Kasse abrechnet, ist eine Buchungsstelle einzurichten, bei der die Zahlstellenbestandsverstärkungen, Ablieferungen und der sich aus der Zahlstellenabrechnung ergebende Unterschiedsbetrag der Einnahmen und Ausgaben (Nummern 8.1, 8.3 und 11 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) gebucht werden; das Gleiche gilt für Geldstellen.
- 12.2.1
- Einzahlungen, die mit Auszahlungen nach Nummer 12.1 im Zusammenhang stehen, sind im Vorschussbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muss erkennbar sein.
- 12.2.2
- Das Vorschussbuch wird nur für Auszahlungen eingerichtet. Einzahlungen (Abwicklungen) sind als Absetzungen zu behandeln.
- 12.3
- Bei jeder Buchung im Vorschussbuch sind mindestens einzutragen
- 12.3.1
- die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,
- 12.3.2
- der Buchungstag (Nummer 20),
- 12.3.3
- ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt,
- 12.3.4
- die Bezeichnung des Empfängers oder des Einzahlers,
- 12.3.5
- gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch,
- 12.3.6
- der Betrag.
- 12.4
- Unter den Voraussetzungen der Nummer 9.1 können Vorbücher zum Vorschussbuch geführt werden; die Nummern 8.8, 9.3 und 9.4 gelten entsprechend. Für Gehaltsvorschüsse sind in jedem Falle Vorbücher einzurichten, die für mehrere Haushaltsjahre zu führen sind.
- 12.5
- Das Vorschussbuch ist nach Muster 7 zu § 71 SäHO, das Vorbuch nach Muster 5b zu § 71 (mit den erforderlichen Änderungen) im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.
- 13.
- Abrechnungsbuch
- 13.1
- Kassen, die miteinander im Abrechnungsverkehr stehen (Nummer 3.5 zu § 79), haben das Abrechnungsbuch zu führen. Steht eine Kasse mit mehreren Kassen im Abrechnungsverkehr, so ist im Abrechnungsbuch für jede Kasse eine Buchungsstelle einzurichten.
- 13.2
- In das Abrechnungsbuch sind die Kassenbestandsverstärkungen (Nummer 60 zu § 70) und die Ablieferungen (Nummer 61 zu § 70) einzutragen. Buchausgleiche (Nummern 35 und 52 zu § 70) sind wie Kassenbestandsverstärkungen und Ablieferungen zu behandeln.
- 13.3
- Bei jeder Buchung im Abrechnungsbuch sind mindestens einzutragen
- 13.3.1
- die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,
- 13.3.2
- der Buchungstag (Nummer 20),
- 13.3.3
- ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt,
- 13.3.4
- der Betrag.
- 13.4
- Das Abrechnungsbuch ist nach Muster 9a und b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.
- 14.
- Andere Sachbücher
- 14.1.1
- Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen führt ein Geldanlagebuch nach Muster 10 zu § 71 SäHO für die Anlage von Kassengeldern; Nummer 12.2.2 gilt entsprechend.
- 14.1.2
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof anordnen, dass für bestimmte Zahlungen weitere Sachbücher geführt werden.
- 14.2
- Sind der Kasse auch andere Kassengeschäfte als die des Staates übertragen worden, so bestimmt das Staatsministerium der Finanzen, soweit erforderlich im Einvernehmen mit den zuständigen Stellen, das Nähere über die Einrichtung der für diese Kassengeschäfte zu führenden anderen Sachbücher.
- 14.3
- Für die Buchungen in den Sachbüchern nach den Nummern 14.1 und 14.2 gelten die Nummern 8 bis 13 entsprechend, soweit nichts anderes bestimmt ist.
Vierter Unterabschnitt: Hilfsbücher
- 15.
- Kontogegenbuch
- 15.1
- Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den Konten der Kasse bei den Kreditinstituten ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen.
- 15.2
- Im Kontogegenbuch sind alle Zahlungen zu buchen, die über das Konto abgewickelt werden, und zwar
- 15.2.1
- die Aufträge der Kasse für Gut- und Lastschriften auf dem Konto mit den Summen der einzelnen Aufträge am Tage der Hingabe,
- 15.2.2
- die Einzahlungen auf das Konto der Kasse, die ihr vor Eingang des Kontoauszuges zur Kenntnis gelangen, bei Bekanntwerden (zum Beispiel bei eigenen Einzahlungen und bei verspätetem Eingang des Kontoauszugs),
- 15.2.3
- die Gutschriften und die Lastschriften laut Kontoauszug, vermindert um die nach den Nummern 15.2.1 und 15.2.2 bereits gebuchten Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszugs.
- 15.3
- Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen
- 15.3.1
- die laufende Nummer,
- 15.3.2
- der Buchungstag (Nummer 20),
- 15.3.3
- der Betrag und
- 15.3.4
- die Nummer des Kontoauszugs.
- 15.4
- Beim Tagesabschluss ist der buchmäßige Bestand einzutragen, der sich aus dem Unterschied zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des Bestandes vom Vortag ergibt.
- 15.5
- Kontoabgleich:
Nachdem der Kontoauszug eingegangen ist und die erforderlichen Buchungen (Nummer 15.2.3) im Kontogegenbuch vorgenommen worden sind, ist durch eine auf den Kontoauszug oder ein mit ihm zu verbindendes besonderes Blatt zu setzende Berechnung festzustellen, ob das sich aus dem Kontogegenbuch zu errechnende Guthaben der Kasse mit dem Guthaben, das sich aus dem Kontoauszug ergibt, übereinstimmt. Hierbei ist - 15.5.1
- auszugehen vom Bestand, der im Kontogegenbuch am Vortag als Guthaben nachgewiesen ist,
- 15.5.2
- hinzuzurechnen
- a)
- der Betrag der von der Kasse geleisteten Auszahlungen, die im vorliegenden Kontoauszug noch nicht berücksichtigt sind, und
- b)
- die sich aus dem am Buchungstag eingegangenen Kontoauszug ergebenden Gutschriften mit Ausnahme der eigenen Zuführungen,
- 15.5.3
- abzuziehen
- a)
- die eigenen Zuführungen, die noch nicht gutgeschrieben sind,
- b)
- die Gutschriften nach Nummer 15.2.2,
- c)
- die Belastungen im Lastschrifteinzugsverkehr,
- d)
- die Buchungsgebühren,
- e)
- andere Belastungen, von denen die Kasse erstmals Kenntnis erhält.
- Der sich ergebende Betrag muss mit dem Bestand nach dem Kontoauszug übereinstimmen. Der Leiter des Aufgabengebietes Zahlungsverkehr hat die Übereinstimmung auf der Berechnung durch Unterschrift und Datum zu bescheinigen.
- 15.6
- Einlieferungsverzeichnis:
- 15.6.1
- Zur Einlösung einzureichende Schecks sind nach näherer Bestimmung des jeweiligen Kreditinstituts einzeln in Einlieferungsverzeichnisse einzutragen. Das Einlieferungsverzeichnis dient zur Überwachung der Einlösung und muss mindestens enthalten
- a)
- die Schecknummer,
- b)
- die Kontonummer des Scheckausstellers,
- c)
- die Bezeichnung des bezogenen Kreditinstituts oder die Bankleitzahl,
- d)
- den Betrag,
- e)
- die Buchungsstelle, Steuernummer oder Ähnliches.
- Eine Zweitschrift des Einlieferungsverzeichnisses ist geordnet im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr aufzubewahren.
- 15.6.2
- Auf die Eintragung der einzelnen Schecks nach Nummer 15.6.1 wird verzichtet, wenn
- a)
- das Auffinden von rückbelasteten Schecks in der Tagesliste oder auf andere Weise einwandfrei sichergestellt ist und
- b)
- das betreffende Kreditinstitut der Vereinfachung zugestimmt hat.
- 15.7
- Das Kontogegenbuch ist nach Muster 11 a/b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.
- 16.
- Schalterbuch
- 16.1
- Der Kassenleiter bestimmt, ob für bare Einzahlungen und bare Auszahlungen (Nummer 29.3 zu § 70) das Schalterbuch zu führen ist. In das Schalterbuch sind die am Schalter angenommenen und ausgezahlten Beträge einzutragen. Hierzu gehören auch das von einem Konto der Kasse abgehobene oder auf ein Konto der Kasse eingezahlte Bargeld sowie die Summe der im Rahmen des baren Zahlungsverkehrs angenommenen und dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zugeleiteten Schecks (Nummer 11.4.5 zu § 79). Wird eine schreibende Rechenmaschine oder eine Schalterquittungsmaschine verwendet, so gelten die Streifen der Maschine als Schalterbuch.
- 16.2
- Vor dem Tagesabschluss sind das Schalterbuch aufzurechnen, der buchmäßige Bestand zu ermitteln und dieser mit dem Bestand an Zahlungsmitteln abzustimmen; ein Unterschiedsbetrag ist zu vermerken.
- 16.3
- Das Schalterbuch ist nach Muster 12 a/b zu § 71 SäHO vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr zu führen.
- 17.
- Andere Hilfsbücher
- 17.1
- Geld- und Werteingangsbuch
- 17.1.1
- Die Kasse hat alle bei ihr eingehenden
- a)
- Wertbriefe,
- b)
- Wertpakete,
- c)
- sonstigen Sendungen, die Zahlungsmittel (ausgenommen Schecks) oder Wertgegenstände enthalten,
- d)
- Forderungspfändungen, Vorpfändungen und Ähnliches gegen Forderungen Dritter und
- e)
- anderen Sendungen, für die ein Nachweis zweckmäßig erscheint,
- in ein Geld- und Werteingangsbuch einzutragen. Bei jeder Eintragung ist ein Hinweis auf die endgültige Buchung oder ein Nachweis über den Verbleib der Sendung anzubringen.
- 17.1.2
- Das Geld- und Werteingangsbuch ist nach Muster 13 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.
- 17.2
- Quittungsbestandsbuch
- 17.2.1
- Die Kasse hat zum Nachweis über die Ein- und Auslieferungen und den Bestand an Quittungsblöcken ein Quittungsbestandsbuch zu führen. Außerdem ist im Quittungsbestandsbuch der vollständige Rücklauf der Quittungsdurchschriften zu vermerken.
- 17.2.2
- Das Quittungsbestandsbuch ist in den Teil A – Einlieferungen – und in den Teil B – Auslieferungen – zu gliedern. Im Teil B ist für jeden Quittungsblock eine Zeile zu verwenden; die Rücklieferung von teilweise verbrauchten Quittungsblöcken und die erneute Auslieferung sind ebenfalls in Teil B – Auslieferung – in der Zeile der erstmaligen Auslieferung einzutragen.
- 17.2.3
- Das Quittungsbestandsbuch ist nach Muster 14 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.
- 17.3
- Verzeichnis der Sicherheitsblättchen für Gerichtskostenstempler
Im Justizbereich (Gerichtszahlstellen) wird über die erhaltenen und ausgelieferten Sicherheitsblättchen für Gerichtskostenstempler ein Bestandsverzeichnis geführt. Die Nummern 56.6 und 56.7 zu § 70 gelten sinngemäß. Für die Beschaffung gelten die dafür erlassenen besonderen Bestimmungen. - 17.4
- Kostennachweis zum Gerichtskostenstempler
Im Justizbereich (Gerichtszahlstellen) wird zu jedem Gerichtskostenstempler ein Kostennachweis geführt (Abschnitt B Ziffer IV Nr. 1 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Entrichtung von Gerichtskosten und Kosten durch die Verwendung von Kostenmarken, Gerichtskostenstemplern und Gebührenstemplern und über die freizügige Verwendung von Gerichtskostenmarken und Abdrucken von Gerichtskostenstemplern [VwV Entrichtung von Gerichtskosten – VwVEntrGK ] vom 16. Juni 2005 [SächsJMBl. S. 48], in der jeweils geltenden Fassung). - 17.5
- Über Scheckvordrucke und deren Verwendung ist ein Nachweis zu führen (vgl. Nummer 64 der VwV zu § 70 SäHO und Nummer 11.3.5 zu § 79 SäHO). Die Nummer 56.7 zu § 70 SäHO gilt sinngemäß.”
- 17.6
- Soweit der Aufgabenbereich der Kasse es erfordert, kann das Staatsministerium der Finanzen zulassen, dass weitere Hilfsbücher geführt werden.
Dritter Abschnitt: Führung und Aufbewahrung der Bücher
- 18.
- Form der Bücher
- 18.1
- Die Bücher sind zu führen
- 18.1.1
- in visuell lesbarer Form oder
- 18.1.2
- in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Nummer 3.5).
- 18.2
- Werden Bücher nach Nummer 18.1.2 vollständig ausgedruckt oder auf Bildträger dauerhaft übernommen, so können die gespeicherten Daten vor Ablauf der Aufbewahrungszeiten (Nummer 21) gelöscht werden. In diesem Fall gelten die Ausdrucke oder Bildträger als Bücher in visuell lesbarer Form.
- 18.3
- Die Bücher in visuell lesbarer Form sind zu führen
- 18.3.1
- in gebundener oder gehefteter Form:
das Tagesabschlussbuch (Nummer 7), das Kontogegenbuch (Nummer 15) und das Schalterbuch (Nummer 16), - 18.3.2
- als Loseblattbuch:
die Tageslisten (Nummer 6) und - 18.3.3
- als Kartei:
alle übrigen Bücher. - 18.4.1
- Werden Bücher in Kartei- oder Loseblattform geführt, so sind die Karten oder Blätter – bei Ordnung nach Buchungsstellen für jede Buchungsstelle – fortlaufend zu nummerieren. Die Anzahl der Karten oder Blätter ist auf einer Vorsatzkarte (Muster 16 zu § 71) oder in anderer geeigneter Form nachzuweisen.
- 18.4.2
- Jeder Bedienstete hat für jedes von ihm geführte Buch eine gesonderte Vorsatzkarte anzulegen. Für Bücher, die als Rechnungslegungsbücher (Nummer 3.1 zu § 80) dienen, sind Vorsatzkarten anzulegen für jeden Einzelplan und innerhalb des Einzelplans für
- a)
- Einnahmen,
- b)
- Personalausgaben (Hauptgruppe 4 des Gruppierungsplans),
- c)
- Ausgaben für Baumaßnahmen (Hauptgruppe 7 des Gruppierungsplans) und
- d)
- übrige Ausgaben,
- soweit das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof vor Beginn des Haushaltsjahres im Einzelfall nichts anderes bestimmt hat.
- 18.4.3
- In automatisierten Buchführungsverfahren, in denen die Daten der Vorsatzkarte zum normalen Datensatz gehören und ausgedruckt werden können, entfällt die Führung der Vorsatzkarte.
- 18.5
- Werden Bücher in gebundener oder in gehefteter Form geführt, so sind sie so zu sichern, dass Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden können. Die Seiten sind fortlaufend zu nummerieren. Die Anzahl der Blätter ist vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht (Zahlstellenaufsicht) auf der ersten Seite zu bescheinigen. 39
- 18.6
- Bücher in visuell lesbarer Form können, soweit ausnahmsweise erforderlich, in Teilbänden geführt werden; die Teilbände sind besonders zu kennzeichnen.
- 18.7
- Der Bedienstete, der Bücher in visuell lesbarer Form führt, hat auf den Vorsatzkarten oder den Titelseiten zu bescheinigen, von wann bis wann er das Buch oder den Teilband geführt hat. Damit übernimmt er die Verantwortung, dass das Buch oder der Teilband in dieser Zeit richtig und vollständig geführt worden ist und dass die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind. Ist die Bescheinigung auf der Vorsatzkarte oder Titelseite nach Satz 1 durch häufigen Wechsel der Bediensteten nicht zweckmäßig, so sind auf der Vorsatzkarte oder Titelseite der Verwalter und dessen Vertreter, welche generell für die Führung der Bücher verantwortlich sind, einzutragen und bei einem Wechsel der Bediensteten beim Tagesabschluss in der Vermerkspalte des Buches ein Übergabe-/Übernahmevermerk anzubringen. Nummer 18.4.3 gilt entsprechend.
- 18.8
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof für die Form der Bücher etwas Abweichendes bestimmen.
- 19.
- Buchungsbestimmungen
- 19.1.1
- Die Bücher sind, soweit nach den Nummern 9.4, 11.4 und 12.4 nichts anderes bestimmt ist, für ein Haushaltsjahr zu führen. § 72 ist zu beachten. Hilfsbücher können für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr geführt werden.
- 19.1.2
- Die Zahlungen sollen in den Zeit- und Sachbüchern in einem Arbeitsgang gebucht werden. Ist dies nicht möglich oder nicht vorgesehen, so sind die Zahlungen zunächst in den Zeitbüchern und dann in den Sachbüchern zu buchen.
- 19.2
- Die Kasse kann zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens Zahlungen in Zusammenstellungen erfassen und in Gesamtbeträgen buchen. Nummer 27.3 zu § 70 ist zu beachten.
- 19.3
- Alle Eintragungen in Bücher, die in visuell lesbarer Form geführt werden, sind mit schwarzer oder blauer Farbe vorzunehmen. Bei Absetzungsbuchungen sind die Beträge in roter Farbe einzutragen oder durch ein Minuszeichen oder in sonstiger Weise eindeutig zu kennzeichnen; das gilt nicht, wenn für Absetzungsbuchungen besondere Buchungsstellen eingerichtet sind.
- 19.4
- Im Buchungstext dürfen amtliche, allgemeinverständliche oder zugelassene Abkürzungen oder Kennzeichen verwendet werden.
- 19.5
- Buchungen dürfen nur in der Weise berichtigt werden, dass die Buchung durch eine Absetzungsbuchung storniert und gegebenenfalls neu vorgenommen oder dass der Unterschiedsbetrag durch eine neue Buchung zu- oder abgesetzt wird; bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Für Berichtigungen in Büchern, die in visuell nicht lesbarer Form (Nummer 18.1.2) geführt werden, kann das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof unter Beachtung der Bestimmungen der Nummer 3.4 Ausnahmen zulassen.
Werden zu Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, vor dem Tagesabschluss Berichtigungen erforderlich, so können sie auch so vorgenommen werden, dass die Eintragungen unter Beifügung des Namenszeichens des ändernden Bediensteten gestrichen und durch neue ersetzt werden; die ursprünglichen Eintragungen müssen lesbar bleiben. - 19.6
- Bei Buchungen in den Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen
- 19.6.1
- nur zugelassene Schreibmittel (Nummer 2.3 zu § 70) verwendet werden,
- 19.6.2
- in den Zeitbüchern Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.
- 19.7
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen zum Buchungsverfahren treffen.
- 20.
- Buchungstag
- 20.1
- Zu buchen sind (Buchungstag)
- 20.1.1
- unbare Einzahlungen an dem Tag, an dem die Kasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder an dem übersandte Schecks bei ihr eingehen, oder an dem Tag, an dem die Kasse einen Verstärkungsauftrag dem kontoführenden Kreditinstitut einreicht;
- 20.1.2
- unbare Auszahlungen am Tag der Hingabe des Auftrages an das Kreditinstitut oder am Tag der Übersendung des Schecks oder am Tag, an dem die Kasse Kenntnis von einer Auszahlung erhält (zum Beispiel Auszahlung im Lastschrifteinzugsverfahren);
- 20.1.3
- bare Einzahlungen am Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder am Tag des Eingangs von übersandtem Bargeld;
- 20.1.4
- bare Auszahlungen am Tag der Übergabe von Zahlungsmitteln oder am Tag der Übersendung von Bargeld.
- 20.2
- Zahlungen durch Verrechnung sind am selben Tag als Einzahlung und Auszahlung zu buchen (Nummer 35.3 zu § 70).
- 20.3
- Bei Einzahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr und bei Massenauszahlungen kann das Staatsministerium der Finanzen bestimmen, dass unbeschadet der Regelung in Nummer 20.1 in den Vorbüchern zum Titelbuch Buchungen für den Buchungstag zu einem früheren Zeitpunkt vorgenommen werden.
- 20.4
- Einen Buchausgleich hat die veranlassende Kasse am Tag der Ausstellung zu buchen. Dieser Tag gilt für die empfangende Kasse als Einzahlungstag.
- 21.
- Aufbewahren der Bücher
- 21.1
- Die Bücher sind sicher und geordnet aufzubewahren; Art und Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest –).
- 21.2
- Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so gilt für das Aufbewahren der Dokumentation des Verfahrens Nummer 5 der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best).
Vierter Abschnitt: Abschluss der Bücher
- 22.
- Arten und Zweck der Abschlüsse
- 22.1
- Die Kasse hat Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen.
- 22.2
- Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der Buchführung sowie der Gelddisposition und der Übersicht über den Stand der Ausführung des Haushaltsplanes.
- 22.3
- Insbesondere ist es Zweck
- 22.3.1
- des Tagesabschlusses (Nummer 23) festzustellen, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt,
- 22.3.2
- des Monatsabschlusses (Nummer 24), Unterlagen für die Abrechnung der Amtskassen und der Landesjustizkasse mit der Hauptkasse des Freistaates Sachsen zu gewinnen,
- 22.3.3
- des Jahresabschlusses (Nummer 25), die Rechnungsergebnisse zu ermitteln und die Grundlagen für die Rechnungslegung (§ 80) zu schaffen sowie Unterlagen für die Haushaltsrechnung (§ 81), den kassenmäßigen Abschluss (§ 82) und den Haushaltsabschluss (§ 83) zu gewinnen.
- 23.
- Tagesabschluss
- 23.1
- Die Kasse hat täglich einen Tagesabschluss im Tagesabschlussbuch zu erstellen. Hierzu sind der Kassensollbestand und der Kassenistbestand zu ermitteln (Nummer 7.2).
- 23.2
- Zur Ermittlung des Kassensollbestandes sind im Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu bilden und in das Tagesabschlussbuch zu übernehmen. Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des letzten Kassensollbestandes.
- 23.3
- Zur Ermittlung des Kassenistbestandes sind der Bestand an Zahlungsmitteln, der Betrag aus den angezahlten Belegen und die Bestände aus den Kontogegenbüchern (Nummer 15.4) im Tagesabschlussbuch darzustellen.
- 23.4
- Der Kassenistbestand ist mit dem Kassensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
- 23.5
- Ein Kassenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Vorschuss zu buchen. Kassenfehlbeträge von 250 EUR und mehr sowie alle anderen Kassenfehlbeträge, die nicht ersetzt werden, sind dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht 40 und dem Leiter der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen. Kassenfehlbeträge von 500 EUR und mehr sind außerdem stets dem Staatsministerium der Finanzen anzuzeigen.
- 23.6
- Ein Kassenüberschuss ist für den nächsten Tag als Verwahrung zu buchen. Wird ein Kassenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Kassenanordnung ausgezahlt werden. Ein Kassenüberschuss, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist aufgrund der erteilten allgemeinen Annahmeanordnung als Einnahme nachzuweisen (Nummer 22.6.4 zu § 70).
- 23.7
- Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Tagesabschlussbuch vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr und vom Sachgebietsleiter Zahlungsverkehr – jeweils für ihren Verantwortungsbereich – sowie vom Kassenleiter durch Unterschrift zu bescheinigen.
- 24.
- Monatsabschluss
- 24.1.1
- Die Kasse hat ihre Bücher für jeden Kalendermonat am letzten Arbeitstag oder an dem vom Staatsministerium der Finanzen bestimmten Tag abzuschließen.
- 24.1.2
- Soweit die Beträge in den Büchern nicht laufend summiert werden (zum Beispiel bei manueller Buchführung), ist in den Sachbüchern zunächst die Monatssumme zu bilden und anschließend durch Hinzusetzen der Vorsumme das Ergebnis zu ermitteln.
- 24.1.3
- Der Monatsabschluss der Amtskassen und der Landesjustizkasse ist im Hauptzeitbuch nach Aufrechnung aller Spalten und nach Übernahme der Ergebnisse der nachgeordneten Kassen (Nummer 26.8) wie folgt durchzuführen:
- a)
- Im Teil B – Auszahlung – ist die Summe der Ausgaben in der Spalte 6 abzusetzen und in die Spalte 7 (Ablieferungen) zu übertragen und im Abrechnungsbuch die entsprechende Eintragung vorzunehmen;
- b)
- im Teil A – Einzahlung – ist die Summe der Einnahmen in der Spalte 6 abzusetzen und in die Spalte 7 (Kassenbestandsverstärkungen) zu übertragen und im Abrechnungsbuch die entsprechende Eintragung vorzunehmen;
- c)
- die ermittelten Summen in den Spalten 4 bis 9 sind im Teil B – Auszahlung – abzusetzen und in die entsprechenden Spalten des Teils A – Einzahlung – zu übertragen; im Teil B – Auszahlung – enthalten daraufhin alle Spalten keinen Betrag mehr;
- d)
- im Teil A – Einzahlung – ist die übertragene Summe der Auszahlungen in allen Spalten von der jeweiligen Summe der Einzahlungen abzuziehen; hierdurch ergibt sich der Kassensollbestand und seine Zusammensetzung aus
- dem Bestand aus dem Verwahrungsbuch (nicht abgewickelte Verwahrungen),
- dem Bestand aus dem Vorschussbuch (nicht abgerechnete Vorschüsse) und
- dem Bestand aus dem Abrechnungsbuch (nicht abgerechnete Kassenbestandsverstärkungen beziehungsweise Ablieferungen);
- e)
- im Hauptzeitbuch sind für den neuen Monat jeweils unter einer besonderen laufenden Nummer vorzutragen
- im Teil A – Einzahlungen – die Verwahrungen und gegebenenfalls die Kassenbestandsverstärkung und
- im Teil B – Auszahlung – die Vorschüsse und gegebenenfalls die Ablieferung.
- 24.1.4
- Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen nimmt die in ihren Büchern erforderlichen Eintragungen vor.
- 24.2
- Für den Monatsabschluss sind zu ermitteln
- 24.2.1
- aus dem Hauptzeitbuch
- a)
- die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen und
- b)
- der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag;
- 24.2.2
- aus dem Titelbuch
die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben; - 24.2.3
- die Bestände aus
- a)
- dem Verwahrungsbuch,
- b)
- dem Vorschussbuch und
- c)
- dem Abrechnungsbuch;
- 24.2.4
- aus den anderen Sachbüchern
die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen. - 24.3
- Es sind abzustimmen
- 24.3.1
- die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen im Hauptzeitbuch mit den Ergebnissen der entsprechenden Bücher,
- 24.3.2
- der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch mit dem Kassensollbestand des Abschlusstages.
- 25.
- Jahresabschluss
- 25.1.1
- Die Staatskasse hat ihre Bücher für das Haushaltsjahr an dem vom Staatsministerium der Finanzen bestimmten Zeitpunkt abzuschließen (§ 76).
- 25.1.2
- Beim Abschluss der Bücher sind die Ergebnisse bei jeder Buchungsstelle so zu kennzeichnen, dass sie nachträglich nicht unerkannt verändert werden können. Bei Büchern in visuell lesbarer Form (Nummer 18.1.1) ist unmittelbar unter die letzte Eintragung der Vermerk „Abgeschlossen“ zu setzen und vom Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung unter Angabe des Datums zu unterschreiben.
- 25.2
- Für den Jahresabschluss sind außer den in Nummer 24.2 aufgeführten Summen, Unterschiedsbeträgen und Beständen darzustellen
- 25.2.1
- von allen Kassen, soweit nicht nach Nummer 8.10 von der Sollstellung von Einnahmen und Ausgaben abgesehen wird, die Ergebnisse des Vorbuchs zum Titelbuch nach den Nummern 8.7.1 und 8.7.3,
- 25.2.2
- von der Hauptkasse des Freistaates Sachsen der kassenmäßige Abschluss des Haushaltsjahres (§ 82).
- 25.3
- In die Bücher des folgenden Haushaltsjahres sind zu übertragen
- 25.3.1
- der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen (Nummer 24.2.1) aus dem Hauptzeitbuch,
- 25.3.2
- die Kassenreste (Nummer 8.7.3) aus dem Titelbuch oder aus den Vorbüchern zum Titelbuch,
- 25.3.3
- die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse einzeln aus dem Verwahrungsbuch und dem Vorschussbuch,
- 25.3.4
- die nicht abgerechneten Bestände aus dem Abrechnungsbuch,
- 25.3.5
- das kassenmäßige Gesamtergebnis (§ 82 Nr. 1e) aus dem Gesamttitelbuch der Hauptkasse des Freistaates Sachsen.
- 25.4
- Außerdem sind die für das folgende Haushaltsjahr geltenden Anordnungsbeträge und die anderen für die weiteren Zahlungen maßgeblichen Angaben zu übertragen; hierzu gehören auch die am Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.
- 25.5
- Die richtige Übertragung der Angaben nach Nummern 25.3 und 25.4 ist vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht oder einem diesem beigegebenen Bediensteten zu bescheinigen, sofern diese Angaben nicht mit Hilfe von ADV-Anlagen oder anderen technischen Hilfsmitteln, die eine entsprechende Sicherheit gewährleisten, übertragen werden.39 In besonderen Fällen kann der Kassenleiter zulassen, dass die Bescheinigung von einem nicht an der Führung des betreffenden Buches beteiligten Bediensteten der Kasse abgegeben wird.
- 25.6
- Förmliche Zahlungsanordnungen, die nicht zum Soll gestellt (Nummer 8.10) und beim Jahresabschluss nur teilweise ausgeführt sind, sind mit den nicht gezahlten Beträgen in Ersatzbelegen zu erfassen. Die Ersatzbelege sind unter Angabe der Buchungsstelle und des Betrages in einem Verzeichnis zusammenzustellen. Die richtige und vollständige Erfassung auf dem Ersatzbeleg sowie die Vollständigkeit des Verzeichnisses sind vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht zu bescheinigen.
- 25.7
- Werden andere Sachbücher (Nummer 14) geführt, so sind hierfür die Nummern 25.1 bis 25.6 sinngemäß anzuwenden.
Fünfter Abschnitt: Abrechnung
- 26.
- Abschlussnachweisung, Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersicht)
- 26.1
- Die Landeskassen haben für die Abrechnung mit der Hauptkasse des Freistaates Sachsen über jeden Monatsabschluss eine Abschlussnachweisung aufzustellen.
- 26.2
- Die Abschlussnachweisung muss mindestens enthalten
- 26.2.1
- den nach dem vorhergehenden Monatsabschluss verbliebenen nicht abgerechneten Betrag,
- 26.2.2
- die Summen der Einnahmen und der empfangenen Kassenbestandsverstärkungen im Abrechnungsmonat,
- 26.2.3
- die Summe aus den Nummern 26.2.1 und 26.2.2,
- 26.2.4
- die Summen der Ausgaben und der geleisteten Ablieferungen im Abrechnungsmonat und
- 26.2.5
- den Unterschiedsbetrag zwischen den Summen nach den Nummern 26.2.3 und 26.2.4 als den noch abzurechnenden Betrag.
- 26.3
- Der noch abzurechnende Betrag (Nummer 26.2.5) ist mit dem Kassensollbestand abzustimmen. Hierzu ist
- 26.3.1
- von dem noch abzurechnenden Betrag auszugehen,
- 26.3.2
- der Bestand aus dem Verwahrungsbuch hinzuzurechnen,
- 26.3.3
- der Bestand aus dem Vorschussbuch abzuziehen und
- 26.3.4
- der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen der anderen Sachbücher (Nummer 24.2.4) hinzuzurechnen.
- 26.4
- Die Ergebnisse nach den Nummern 26.2.5 und 26.3 müssen übereinstimmen.
- 26.5
- Der Abschlussnachweisung sind als Anlagen Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersicht) beizufügen, die die Ergebnisse des Titelbuchs titel-, kapitel- und einzelplanweise enthalten. Die Summen der Einnahmen und Ausgaben müssen mit den Summen in der Abschlussnachweisung übereinstimmen. Die Titelübersicht braucht nicht beigefügt zu werden, wenn ihr Inhalt der Hauptkasse des Freistaates Sachsen im Wege des Datenträgeraustausches oder der Datenfernübertragung übermittelt wird.
- 26.6
- Die Richtigkeit der Abschlussnachweisung und der Titelübersicht sind vom Kassenleiter, vom Leiter des Aufgabengebietes Buchführung und vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht zu bescheinigen.39
- 26.7
- Die Abschlussnachweisung ist von den Amtskassen nach Muster 17 zu § 71 SäHO, von der Landesjustizkasse nach Muster 18 zu § 71 SäHO und die dazugehörigen Titelübersichten nach Muster 19 zu § 71 SäHO aufzustellen. Die Abschlussnachweisungen und die Titelübersichten der Amtskassen und der Landesjustizkasse müssen der Hauptkasse des Freistaates Sachsen spätestens am ersten Arbeitstag des Monats vorliegen.
- 26.8
- Die Abschlussnachweisungen und die Titelübersichten der Amtskassen und der Landesjustizkasse dienen der Hauptkasse des Freistaates Sachsen als Belege für die Übernahme der Einnahmen und Ausgaben in ihre Bücher und zur Abstimmung der Eintragungen im Abrechnungsbuch.
- 27.
- Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss
- 27.1
- Buchungen bei unrichtigen Titeln, die nach dem Jahresabschluss bei einer Amtskasse oder der Landesjustizkasse festgestellt werden, sind durch die Hauptkasse des Freistaates Sachsen berichtigen zu lassen, solange die Bücher noch nicht abgeschlossen sind. Beruht der Fehler auf
- 27.1.1
- einer unrichtigen Kassenanordnung, so hat die anordnende Stelle der Staatskasse eine Änderungsanordnung zu erteilen,
- 27.1.2
- einem Versehen der Staatskasse, so hat sie einen Kasseninternen Auftrag (Nummer 27 zu § 70) zu fertigen.
- 27.2
- Die Amtskasse und die Landesjustizkasse haben der Hauptkasse des Freistaates Sachsen für die Berichtigungsbuchung eine Bescheinigung mit den erforderlichen Angaben in doppelter Ausfertigung zu übersenden. Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen hat die Berichtigung auf einer Ausfertigung der Bescheinigung zu bestätigen und sie der Landesjustizkasse oder der Amtskasse als Beleg zurückzugeben. Diese Ausfertigung ist zusammen mit der Änderungsanordnung oder dem Kasseninternen Auftrag dem Beleg für die ursprüngliche Buchung beizufügen.
B. Buchführung über Wertgegenstände
- 28.
- Wertezeitbuch und Wertesachbuch
- 28.1.1
- Zum Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen (Nummer 55 zu § 70) – mit Ausnahme der Wertzeichen und geldwerten Drucksachen – sowie der Bestandsveränderungen hat die Kasse
- a)
- ein Wertezeitbuch für die Buchungen nach der Zeitfolge und
- b)
- ein Wertesachbuch für die Buchungen in sachlicher Ordnung
- zu führen. Für die gerichtlichen Werthinterlegungen (Nummer 55.1 zu § 70) und die übrigen Wertgegenstände sind getrennte Buchungsstellen einzurichten; weitere Buchungsstellen können eingerichtet werden, wenn es zweckmäßig ist.
- 28.1.2
- Bei Kassen, die nur in geringerem Umfang Wertgegenstände anzunehmen, auszuliefern und zu verwahren haben und keine gerichtlichen Werthinterlegungen verwalten, kann der Kassenleiter zulassen, dass von der Führung des Wertesachbuches abgesehen wird, wenn hierdurch die Übersichtlichkeit über den Bestand an Wertgegenständen nicht beeinträchtigt wird.
- 28.1.3
- Im Wertezeitbuch sind die Einlieferungen und Auslieferungen nach ihrem Anfall fortlaufend einzutragen. In der Spalte 1 sind die Einlieferungen und in der Spalte 2 die Auslieferungen jeweils getrennt voneinander fortlaufend zu nummerieren. Bei der Auslieferung ist
- a)
- in Spalte 9 der Auslieferungsbuchung die laufende Nummer der Einlieferungsbuchung und
- b)
- in Spalte 8 der Einlieferungsbuchung die laufende Nummer der Auslieferungsbuchung
- einzutragen.
- 28.2
- Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen
- 28.2.1
- die laufende Nummer,
- 28.2.2
- der Tag der Buchung,
- 28.2.3
- die Bezeichnung oder Beschreibung des Wertgegenstandes,
- 28.2.4
- bei Urkunden über Kapitalbeträge der Nennwert,
- 28.2.5
- der Name des Einlieferers oder Empfangsberechtigten und
- 28.2.6
- die Bezugnahme auf den Beleg und – soweit erforderlich – gegenseitige Hinweise oder der Hinweis auf ein anderes Buch. Für die Eintragungen im Wertesachbuch für gerichtliche Werthinterlegungen gilt ferner Nummer 11.5.1 Satz 2 entsprechend.
- 28.3
- Für die Form der Bücher gelten die Nummern 18.3 bis 18.8; die Bücher können für mehrere Haushaltsjahre geführt werden. Im Bereich der Justizverwaltung können das Wertezeitbuch und das Wertesachbuch auch in gebundener oder gehefteter Form geführt werden.
- 28.4
- Das Wertezeitbuch ist nach Muster 20 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr, das Wertesachbuch nach Muster 21 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.
- 28.5
- Soweit die Art der Wertgegenstände es erfordert, ist vom Leiter des Aufgabengebiets Zahlungsverkehr ein Terminüberwachungsbuch zu führen.
- 29.
- Wertzeichenbuch
- 29.1
- Zum Nachweis über die Einlieferung und Auslieferung von Wertzeichen einschließlich Gebühren- und Kostenmarken und geldwerten Drucksachen (Nummer 55 zu § 70) – mit Ausnahme der Postwertzeichen –, hat die Kasse ein Wertzeichenbuch zu führen. Das Wertzeichenbuch ist einzuteilen nach
- a)
- Kostenmarken
- b)
- anderen Wertzeichen und
- c)
- geldwerten Drucksachen.
- Innerhalb dieser Teile sind für jede Art sowie für die Einlieferungen und Auslieferungen getrennte Buchungsstellen einzurichten.
- 29.2.1
- Im Wertzeichenbuch – Teil Kostenmarken – sind für die einzelnen Arten und innerhalb dieser bei Bedarf Buchungsstellen einzurichten für
- a)
- die eingelieferten Kostenmarken,
- b)
- die verkauften Kostenmarken,
- c)
- die ausgelieferten Kostenmarken und
- d)
- die ständigen Kostenmarkenvorschüsse.
- Die Ein- und Auslieferung und der Verkauf von Kostenmarken ist nicht nach den einzelnen Wertsorten, sondern nur mit dem Gesamtwert zu buchen.
- 29.2.2
- Die Kostenmarken werden nach näherer Bestimmung der Justizkostenmarkenverordnung beschafft.
- 29.2.3
- Die im Laufe eines Tages verkauften Kostenmarken werden beim Tagesabschluss als „Tagesverkauf“ unter einer Nummer bei der Buchungsstelle für verkaufte Kostenmarken gebucht. Der Gesamtbetrag des Verkaufserlöses ist täglich in eine Tagesliste zu übernehmen.
- 29.2.4
- Die den Verwaltern von Kostenmarkenverkaufsstellen ausgehändigten ständigen Kostenmarkenvorschüsse sind bei ihrer Auslieferung bei der Buchungsstelle für ständige Kostenmarkenvorschüsse zu buchen. Jede Auffüllung des ständigen Kostenmarkenvorschusses gegen Ablieferung des Verkaufserlöses ist bei der auffüllenden Kasse (Zahlstelle) wie ein eigener Verkauf nach Nummer 29.2.3 zu buchen.
- 29.2.5
- Beim Jahresabschluss ist im Wertzeichenbuch – Teil Kostenmarken – der Bestand an Kostenmarken der einzelnen Wertsorten zusammenzustellen und mit dem nach Spalte 4 des Wertzeichenbuches sich ergebenden Sollbestand abzustimmen.
- 29.2.6
- Erstattungen wegen Umtausch unbrauchbar gewordener oder sonst ihrer Zweckbestimmung nicht zugeführter Kostenmarken sind im Wertzeichenbuch bei der Buchungsstelle für ausgelieferte Kostenmarken in Spalte 4 einzeln zu buchen. Die Abgabe der neuen Kostenmarken ist in der Vermerkspalte unter Wiederholung des Betrages in Buchstaben und unter Angabe des Tages vom Kassenleiter und einem zweiten Kassenbediensteten durch Unterschrift zu bescheinigen. Die Bescheinigung schließt die Bestätigung der Vernichtung der zurückgelieferten Kostenmarken ein.
- 29.3
- Das Wertzeichenbuch ist nach Muster 22 zu § 71 SäHO zu führen. Für die Form gelten die Nummern 18.3 bis 18.8; das Buch kann für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.
- 29.4
- Das Wertzeichenbuch ist im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.
Muster
zu § 71 SäHO
Anlage
zur VwV zu § 71 SäHO
(zu Nummer 21.1)
Bestimmungen über die Aufbewahrung
von Unterlagen für das Haushalts-, Kassen-
und Rechnungswesen
(Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest –)
Inhaltsübersicht
Erster Abschnitt:
Allgemeines
- 1.
- Gemeinsame Bestimmungen
Zweiter Abschnitt:
Aufbewahrung von Unterlagen
- 2.
- Aufbewahrungsfristen für Bücher und Belege
- 3.
- Aufbewahrungsfristen für die Rechnungsnachweisungen, die Gesamtrechnung und die sonstigen Rechnungsunterlagen
- 4.
- Aufbewahrungsfristen für das übrige Schriftgut
- 5.
- Langfristig aufzubewahrende Belege und sonstige Rechnungsunterlagen
- 6.
- Aussonderung, Abgabe und Vernichtung
Dritter Abschnitt:
Übertragung von Informationen auf andere Speichermedien
Erster Unterabschnitt:
Gemeinsame Bestimmungen
- 7.
- Übertragung auf ein Speichermedium
- 8.
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Wiedergabe der Informationen
- 9.
- Dienstanweisung
Zweiter Unterabschnitt:
Ergänzende Bestimmungen zu einzelnen Speicherungsverfahren
- 10.
- Mikroverfilmung von Schriftgut
- 11.
- Übertragung von Ausgabedaten eines ADV-Verfahrens auf Mikrofilm (COM-Verfahren)
- 12.
- Übertragung auf magnetische Datenträger
- 13.
- Übertragung auf optische Speicherplatten
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Gemeinsame Bestimmungen
- 1.1
- Die Aufbewahrungsbestimmungen regeln das Aufbewahren, das Übertragen auf andere Speichermedien, das Aussondern, das Anbieten und das Abgeben an das Staatsarchiv sowie das Vernichten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, die in visuell lesbarer Form oder in anderen Speicherungsformen vorliegen. Aufbewahrungspflichtig sind unabhängig von der Speicherungsform folgende Unterlagen:
- 1.1.1
- die Bücher (Nummern 5 bis 17 sowie Nummern 28 und 29 zu § 71, Nummern 9 und 12 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO – ZBest –),
- 1.1.2
- die Belege (Nummer 1.5 zu § 75),
- 1.1.3
- die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen (Nummern 4 bis 6 zu § 80) und die Gesamtrechnung (Nummer 8 zu § 80),
- 1.1.4
- die sonstigen Rechnungsunterlagen (Nummer 9 zu § 80) und
- 1.1.5
- das Schriftgut, das bei der Erledigung von Aufgaben der Kassen und Zahlstellen anfällt, aber für die Rechnungslegung nicht benötigt wird.
- 1.2
- Für das Aufbewahren der Unterlagen nach Nummer 1.1 sind zuständig
- 1.2.1
- die Kassen für die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen und die Gesamtrechnung,
- 1.2.2
- die in Nummer 2.1 zu § 75 bestimmten Stellen für die Belege und
- 1.2.3
- im Übrigen die Kasse oder die vom Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmte Stelle.
- 1.3
- Die Unterlagen nach Nummer 1.1 sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren. Sie sind getrennt nach Haushaltsjahren und so geordnet aufzubewahren, dass auch einzelne Unterlagen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.
- 1.4
- Für das Aufbewahren der Unterlagen nach Nummer 1.1 gelten die in den Nummern 2 bis 4 bestimmten Aufbewahrungsfristen, soweit nicht
- 1.4.1
- Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorsehen,
- 1.4.2
- die Unterlagen langfristig aufzubewahren sind (Nummer 5) oder
- 1.4.3
- abweichende Bestimmungen (Nummer 1.9) getroffen worden sind.
- 1.5
- Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen, die Gesamtrechnung, das Gesamttitelbuch und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungsfristen hinaus mindestens so lange aufzubewahren, bis der Landtag nach § 114 Abs. 2 über die Entlastung der Staatsregierung beschlossen hat.
- 1.6
- Der Rechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nummer 1.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungsfristen hinaus aufzubewahren sind.
- 1.7
- Die in den Nummern 2 bis 4 bestimmten Aufbewahrungsfristen beginnen für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Für die übrigen Unterlagen nach Nummer 1.1 beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie bestimmt sind. Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr beginnt die Aufbewahrungsfrist für die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege und die sonstigen Rechnungsunterlagen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem Rechnung zu legen ist. Bei Baumaßnahmen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Maßnahmen beendet worden sind. Abweichend von Satz 3 beginnt die Aufbewahrungsfrist für die in der Landesjustizkasse Chemnitz geführten Einzelakten (Kassenakten) mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem das Verfahren durch Zahlung oder in sonstiger Weise beendet wurde. Wird ein bereits beendetes Verfahren wieder aufgenommen, beginnt die Aufbewahrungsfrist für die in der Landesjustizkasse Chemnitz geführten Einzelakten (Kassenakten) mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem das Verfahren erneut durch Zahlung oder in sonstiger Weise beendet wurde.
- 1.8
- Von den in ADV-Verfahren für Bezüge anfallenden Unterlagen, die nicht zu den Zahlakten im Sinne von Nummer 2.4 gehören, sind
- 1.8.1
- Belege (Nummer 2.3 in Verbindung mit Nummer 5.1.3 zu § 75)
- Auszahlungsnachweisungen,
- Buchungsunterlagen,
- Zahlungsbeweislisten,
- Abzugslisten,
- Bruttofortschreibungen,
- Rückbuchungslisten und
- vergleichbare Unterlagen;
- 1.8.2
- übriges Schriftgut (Nummer 4.2)
- Plausibilitätslisten und Prüfprotokolle,
- Warnlisten und
- vergleichbare Unterlagen.
- 1.9
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende und ergänzende Bestimmungen erlassen und dabei für einzelne Bereiche der Verwaltung oder bestimmte Arten von Zahlungen andere Aufbewahrungsfristen festlegen.
Zweiter Abschnitt: Aufbewahrung von Unterlagen
- 2.
- Aufbewahrungsfristen für Bücher und Belege
- 2.1
- Zehn Jahre sind aufzubewahren
- 2.1.1
- die Zeitbücher,
- 2.1.2
- die Sachbücher,
- 2.1.3
- das Wertezeitbuch,
- 2.1.4
- das Wertesachbuch und
- 2.1.5
- das Wertzeichenbuch.
- 2.2
- Sechs Jahre sind aufzubewahren
- 2.2.1
- die Hilfsbücher und
- 2.2.2
- das Zahlstellenbuch, die Zweitschriften der Titelverzeichnisse sowie die von der zuständigen Kasse geprüfte Abrechnungsnachweisung.
- 2.3
- Die Belege sind sechs Jahre aufzubewahren.
- 2.4
- Abweichend von Nummer 2.1.2 und Nummer 2.3 sind für laufende Personalausgaben die Zahlakten (zum Beispiel Personenkonten – Stammblätter –, Kassenanordnungen mit Festsetzungen, Erfassungsbelege) aufzubewahren
- 2.4.1
- für Besoldungsempfänger und Empfänger vergleichbarer Leistungen
- a)
- soweit die Bezüge im ADV-Verfahren gezahlt und für jeden Empfänger die monatlichen Zahlungen (jährlich zusammengefasst) auf zulässige Speichermedien (Nummer 7.1) aufgezeichnet worden sind, zehn Jahre ab der jeweiligen Bezügezahlung; die Aufzeichnung ist 50 Jahre aufzubewahren,
- b)
- in allen übrigen Fällen
fünf Jahre (gemäß § 123 Abs. 1 SächsBG)- nach Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres oder
- nach dem Ableben oder
- nach Erteilung einer Entgeltbescheinigung für Zwecke der Nachversicherung;
- 2.4.2
- für Versorgungsempfänger
zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist; bei der Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs jedoch 30 Jahre (gemäß § 123 Abs. 3 SächsBG); - 2.4.3
- für Empfänger von Arbeitnehmerbezügen
- a)
- soweit die Bezüge im ADV-Verfahren gezahlt und für jeden Empfänger die monatlichen Zahlungen (jährlich zusammengefasst) auf zulässige Speichermedien (Nummer 7.1) aufgezeichnet worden sind, zehn Jahre ab der jeweiligen Bezügezahlung; die Aufzeichnung ist 50 Jahre aufzubewahren,
- b)
- in allen übrigen Fällen 30 Jahre beziehungsweise
fünf Jahre- nach Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres oder
- nach dem Ableben oder
- nach Erteilung einer Entgeltbescheinigung für Zwecke der Nachversicherung;
- 3.
- Aufbewahrungsfristen für die Rechnungsnachweisungen, die Gesamtrechnung und die sonstigen Rechnungsunterlagen
- 3.1
- Es sind aufzubewahren
- 3.1.1
- die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen zwanzig Jahre und
- 3.1.2
- die Gesamtrechnung fünfzig Jahre.
- 3.2
- Zehn Jahre sind die Nebenlisten zu Personen- und Objektkonten (Nummer 9.1b zu § 80) aufzubewahren.
- 3.3
- Sechs Jahre sind aufzubewahren
- 3.3.1
- die Kassenanschläge und andere Unterlagen über die Verteilung der Haushaltsmittel (Nummer 9.2c zu § 80),
- 3.3.2
- die Einwilligungen in über- und außerplanmäßige Ausgaben sowie in die Übertragung von Haushaltsresten,
- 3.3.3
- die Erklärungen zu Familienzuschlag/Ortszuschlag/
Anwärterverheiratetenzuschlag (FOA-Erklärungen) sowie zu Familienzuschlag/Ortszuschlag, Sozialzuschlag oder Anwärterverheiratetenzuschlag (FOSA-Erklärungen), - 3.3.4
- die Jahresbescheinigungen (Nummer 9.2a zu § 80) und
- 3.3.5
- die für Baumaßnahmen von der hierfür zuständigen Stelle bereitzuhaltenden Unterlagen nach Nummer 9.2 zu § 80, soweit nicht nach Nummer 5 eine längere Aufbewahrung vorgeschrieben ist,
- 3.3.6
- von den Kassen das Verzeichnis der Ersatzbelege (Nummer 9.1c zu § 80).
- 4.
- Aufbewahrungsfristen für das übrige Schriftgut
- 4.1
- Sechs Jahre sind die von den Verwaltern der Geldstellen geführten Anschreibelisten aufzubewahren.
- 4.2
- Drei Jahre ist das andere in den Nummern 1.1.5 und 1.8.2 aufgeführte Schriftgut aufzubewahren; hierzu zählen auch die Quittungsdurchschriften (Nummer 39.6 zu § 70). Abweichend hiervon sind die in der Landesjustizkasse Chemnitz geführten Einzelakten (Kassenakten) vier Jahre aufzubewahren; betreffen sie Ansprüche aus Prozesskostenhilfe, sind sie zehn Jahre aufzubewahren. Sofern die durch die Landesjustizkasse Chemnitz einzuziehenden Ansprüche durch eine Zwangssicherungshypothek gesichert sind, sind die Einzelakten (Kassenakten) 30 Jahre aufzubewahren.
- 5.
- Langfristig aufzubewahrende Belege und sonstige Rechnungsunterlagen
- 5.1
- Über die Aufbewahrungsfristen in Nummer 2 hinaus sind von den begründenden Unterlagen (Nummer 10.3 zu § 70) langfristig aufzubewahren:
- 5.1.1
- Unterlagen, die für den Betrieb technischer Anlagen, für die Bauunterhaltung oder die spätere Feststellung von Schadensursachen von Bedeutung sind; hierzu gehören bei großen Hochbaumaßnahmen (Obergruppe 71) in jedem Falle auch die Unterlagen nach Abschnitt E RLBau Sachsen,
- 5.1.2
- Urkunden über den Erwerb oder die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken mit den Lageplänen,
- 5.1.3
- Unterlagen über den Erwerb und die Aufhebung von Rechten an Grundstücken und von anderen dauernden Rechten sowie Verträge über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten,
- 5.1.4
- Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Familien- und Erbrechte,
- 5.1.5
- Schuldverschreibungen und andere Urkunden sowie Schriftstücke, deren Vernichtung von Nachteil für den Staat sein könnte,
- 5.1.6
- sonstige Rechnungsunterlagen nach Nummer 9.2b zu § 80, soweit sie nicht kleine Baumaßnahmen nach Nummer 1.1 zu § 54 betreffen.
- 5.2
- Die anordnenden Stellen haben die Belege und sonstigen Rechnungsunterlagen gut sichtbar mit der Aufschrift „Langfristig aufzubewahren“ zu kennzeichnen.
- 5.3
- Die Dauer der langfristigen Aufbewahrung ist durch die Dienststelle zu regeln. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Staatsarchiv zu übergeben (Nummer 13f der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei, des Sächsischen Staatsministeriums des Innern, des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen, des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus, des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst, des Sächsischen Staatsministeriums für Wirtschaft und Arbeit, des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit, Jugend und Familie und des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft über die Verwaltung von Unterlagen [VwV Registraturordnung – VwVRegO] vom 2. Februar 2000 [SächsABl. S. 158], in der jeweils geltenden Fassung).
- 6.
- Aussonderung, Abgabe und Vernichtung
- 6.1
- Die Stellen, bei denen die Unterlagen nach Nummer 1.1 aufbewahrt werden, haben nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, für die die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, ausgesondert werden.
- 6.2
- Grundsätzlich sind alle ausgesonderten Unterlagen dem Staatsarchiv zur Prüfung der Archivwürdigkeit anzubieten (§ 5 Abs. 1 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen [ SächsArchivG] vom 17. Mai 1993 [SächsGVBl. S. 449], in der jeweils geltenden Fassung). Gemäß Erlass des Sächsischen Staatsministeriums des Innern zur Generellen Vernichtungsgenehmigung für Haushaltsunterlagen vom 23. Oktober 2001, Az.: 44-7511.21/33, sind jedoch lediglich die Gesamtrechnung (Nummer 3.1.2), Unterlagen für Baumaßnahmen (Nummer 3.3.6) sowie langfristig aufzubewahrende Belege und sonstige Rechnungsunterlagen (Nummer 5), die bei der zuständigen Stelle nicht mehr benötigt werden, anzubieten. Für alle übrigen Unterlagen nach Nummer 1.1 ist die Vernichtungsgenehmigung erteilt.
- 6.3
- Zur Anbietung übersendet die Dienststelle dem Staatsarchiv die durch sie erstellten und mit einem Bewertungsvorschlag versehenen Anbietungsverzeichnisse in elektronischer Form, welche mit dem Staatsarchiv abzustimmen ist. Die dem Staatsarchiv angebotenen Unterlagen, die vom diesem als archivwürdig eingestuft werden, sind mit einem elektronischem Abgabeverzeichnis (das heißt einem bereinigten Anbietungsverzeichnis) an dieses abzugeben. Die Form des Abgabeverzeichnisses ist mit dem Staatsarchiv abzustimmen. Die Kosten der Abgabe trägt die abgebende Stelle (Nummer 14b VwVRegO).
- 6.4
- Die dem Staatsarchiv angebotenen Unterlagen, die von diesem als nicht archivwürdig eingestuft werden, sowie die Unterlagen, für die eine generelle Vernichtungsgenehmigung gemäß Nummer 6.2 Satz 2 vorliegt, sind zu vernichten (§ 5 Abs. 5 SächsArchivG). Visuell nicht lesbare Unterlagen sind zuverlässig (physikalisch) zu löschen. Die zu vernichtenden Unterlagen können an zuverlässige Unternehmer veräußert werden. Der Käufer muss sich schriftlich verpflichten, die zur Vernichtung erworbenen Unterlagen niemandem zugänglich zu machen und sie im Inland unverzüglich zuverlässig zu vernichten beziehungsweise zu löschen. Die über den Datenschutz getroffenen Regelungen sind zu beachten. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen, der langfristig aufzubewahren ist. Die Vernichtung beziehungsweise die Abgabe der ausgesonderten Unterlagen an das Staatsarchiv sind im Aussonderungsverzeichnis zu vermerken (Nummer 15 VwVRegO). Dieses ist ebenfalls langfristig aufzubewahren.
Dritter Abschnitt:
Übertragung von Informationen auf andere Speichermedien
Erster Unterabschnitt: Gemeinsame Bestimmungen
- 7.
- Übertragung auf ein Speichermedium
- 7.1
- Aufbewahrungspflichtige Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens dürfen auf zulässige Speichermedien übertragen werden. Zulässig sind Speichermedien, auf denen die Informationen analog in visuell lesbarer Form oder digital in visuell nicht lesbarer Form gespeichert werden können. Bei digitalen Speicherungsverfahren sind auch die Bestimmungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) zu beachten. Vor Übertragung von Unterlagen, die gemäß Nummer 6.2 der Anbietungspflicht an das Staatsarchiv unterliegen, sind Speichermedium, Speicherformate und Metadaten mit dem Staatsarchiv gemäß Nummer 16 der VwVRegO abzustimmen.
- 7.2
- Bei der Übertragung von Unterlagen, die nach Nummer 6.2 nicht der Anbietungspflicht unterliegen, ist sicherzustellen, dass die Informationen vollständig und richtig auf die Speichermedien übertragen werden. Rechnungsbelege, die in Schriftform vorhanden sind, dürfen nur auf Speichermedien übertragen werden, die eine bildliche Wiedergabe ermöglichen.
- 7.3
- Für jede Übertragung während der Aufbewahrungsfrist muss durch programmierte oder visuelle Kontrollen sichergestellt werden, dass auf dem neuen Speichermedium die gleichen Informationen wie auf dem bisherigen Speichermedium vorhanden sind.
- 7.4
- Wird die Übertragung von Informationen auf ein Speichermedium ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung übertragen, ist sicherzustellen, dass die für die Landesverwaltung geltenden Bestimmungen beachtet werden.
- 7.5
- Nach der ordnungsgemäßen Übertragung auf ein neues Speichermedium können die Informationen auf dem bisherigen Speichermedium vernichtet oder gelöscht werden, soweit nicht etwas anderes bestimmt ist.
- 7.6
- Werden Bücher, die in visuell lesbarer Form geführt werden, und Rechnungsbelege, die in Schriftform vorhanden sind, auf ein Speichermedium übertragen, dürfen die Originalunterlagen für ein Haushaltsjahr nach Ablauf des Jahres vernichtet werden, in dem die Entlastung für dieses Haushaltsjahr erteilt worden ist. Gehören die Originalunterlagen zu Maßnahmen, die sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstrecken und für die erst nach Abschluss der Maßnahme Rechnung zu legen ist, dürfen sie nach Ablauf des Jahres vernichtet werden, in dem die Entlastung für das Jahr der Rechnungslegung erteilt worden ist. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen (Nummer 5) sind nach Nummer 6.2 zu behandeln.
- 8.
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Wiedergabe der Informationen
- 8.1
- Die aufgezeichneten Informationen müssen während der Aufbewahrungsfrist abrufbar erhalten bleiben; erforderlichenfalls ist die rechtzeitige erneute Übertragung der Informationen vorzusehen.
- 8.2
- Muss auf Informationen regelmäßig zugegriffen und das Speichermedium für Zwecke der Kasse oder anderer Stellen als Arbeitsmittel verwendet werden, ist hierfür eine Kopie zu erstellen.
- 8.3
- Die Informationen müssen lesbar und inhaltlich richtig wiedergegeben werden. Informationen werden lesbar wiedergegeben, wenn sie ausgedruckt werden oder wenn sie von einem sachverständigen Dritten mit Hilfe der gegebenenfalls erforderlichen und ihm bei der speichernden Stelle zur Verfügung stehenden Hilfsmittel gelesen werden können. Die inhaltlich richtige Wiedergabe der Informationen ist durch Kontrollen zu sichern. Diese Kontrollen sollen integrierter Bestandteil des technischen Wiedergabeverfahrens sein.
- 9.
- Dienstanweisung
- Das Nähere über die Gestaltung der Übertragung von Informationen auf Speichermedien sowie deren Aufbewahrung und Verwaltung ist unter Berücksichtigung der ergänzenden Bestimmungen der Nummern 10 bis 13 durch Dienstanweisung zu regeln, die die Besonderheiten des einzelnen Anwendungsbereiches berücksichtigen muss. Die Dienstanweisung muss insbesondere Bestimmungen enthalten über
- 9.1
- die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an dem Verfahren Beteiligten,
- 9.2
- den Ort und die Art der Aufbewahrung der Speichermedien,
- 9.3
- die Führung eines Bestandsverzeichnisses und
- 9.4
- die Zugangs-, Zugriffs- und Rücklaufkontrollen.
Zweiter Unterabschnitt:
Ergänzende Bestimmungen zu einzelnen Speicherungsverfahren
- 10.
- Mikroverfilmung von Schriftgut
- 10.1
- Bei der Mikroverfilmung werden Schriftgutinhalte fototechnisch auf Mikrofilm übertragen. Dabei ist sicherzustellen, dass das Mikrofilmbild mit der Urschrift übereinstimmt und die bisherige Ordnung des Schriftgutes nicht verändert wird.
- 10.2
- Bei der Verfilmung ist insbesondere zu beachten, dass
- 10.2.1
- der Inhalt eines Schriftstückes, der sich auf der Rückseite fortsetzt, derart miterfasst wird, dass er eindeutig zugeordnet werden kann,
- 10.2.2
- Hinzufügungen zu Schriftstücken, die den Inhalt eines Schriftstückes verdecken, getrennt in der Weise verfilmt werden, dass sie dem verfilmten Schriftstück eindeutig zugeordnet werden können,
- 10.2.3
- vor der Verfilmung die Farbe der auf einem Schriftstück enthaltenen Informationen mit Hilfe einer festgelegten Bezeichnung nach näherer Bestimmung durch die Dienstanweisung auf dem Schriftstück festgehalten wird,
- 10.2.4
- Schriftstücke, die aufgrund ihres Zustandes keine einwandfreie Verfilmung ermöglichen, im Original aufzubewahren und mit dem Vermerk „Nicht verfilmt, im Original aufzubewahren!“ zu kennzeichnen sind.
- 10.3
- Über die Verfilmung und über die Kontrolle der Verfilmung sind Protokolle zu führen.
- 10.3.1
- Das Protokoll der Verfilmung muss die Nummer des Mikrofilms, die Art des verfilmten Schriftgutes, Ort und Datum der Aufzeichnung, die Erklärung über die unveränderte und vollständige Aufzeichnung des übernommenen Schriftgutes, die Beschreibung aufgetretener technischer Störungen sowie die Unterschrift des Verfilmers enthalten.
- 10.3.2
- Nach der Aufnahme ist der Mikrofilm auf technische Mängel, die Vollständigkeit der Aufnahmen und deren einwandfreie Wiedergabe zu prüfen. Fehlerhafte Aufnahmen sind zu wiederholen, anderenfalls ist das Schriftstück nach Nummer 10.2.4 zu behandeln. Das Ergebnis der Prüfung ist zu protokollieren. Das Protokoll ist von dem Prüfenden zu unterschreiben.
- 10.4
- Die Mikrofilme sind sicher und geordnet aufzubewahren. Dazu gehört insbesondere, dass
- 10.4.1
- der Mikrofilm in Zeitabständen auf seine Lesbarkeit hin überprüft und das Ergebnis dieser Prüfung protokolliert wird und
- 10.4.2
- sich aus der Kennzeichnung des Mikrofilms der Aufbewahrungsort, die Beschreibung des verfilmten Schriftgutes, das Haushaltsjahr, die Nummer des Mikrofilms (Nummer 10.3.1), das Erstellungsdatum und das Ende der Aufbewahrungsfrist eindeutig ergeben.
- 10.5
- Für das Lesen des Mikrofilms sind Wiedergabegeräte bereitzuhalten. Es muss sichergestellt sein, dass Reproduktionen, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, in angemessener Zeit gefertigt werden können.
- 11.
- Übertragung von Ausgabedaten eines ADV-Verfahrens auf Mikrofilm (COM-Verfahren)
- 11.1
- Beim COM-Verfahren werden Ausgabedaten eines ADV-Verfahrens mit Hilfe einer COM-Anlage aus der digitalen Speicherung in die analoge Darstellung auf dem Mikrofilm übertragen.
- 11.2
- Vor dem erstmaligen Einsatz eines COM-Verfahrens sowie aus Anlass einer Änderung des Datensatzformates oder einer Änderung der Formatierung des Mikrofilms ist mit einem Test des COM-Verfahrens anhand eines formlosen Ausdrucks des Inhalts von Datensätzen aus dem zu verfilmenden Datenbestand zu prüfen, ob die vollständige und richtige Darstellung auf dem Mikrofilm gewährleistet ist.
- 11.3
- Die Vollständigkeit der Übertragung ist durch einen Vergleich der Anzahl der in der COM-Datei bereitgestellten Datensätze mit der Anzahl der durch die COM-Anlage gelesenen Datensätze sicherzustellen.
- 11.4
- Die Ergebnisse des Tests und der Vollständigkeitsprüfung sind zu protokollieren.
- 11.5
- Im Übrigen gelten die Nummern 10.3 bis 10.5 entsprechend.
- 12.
- Übertragung auf magnetische Datenträger
- 12.1
- Bei der Übertragung auf magnetische Datenträger (zum Beispiel Magnetband, Magnetplatte, Diskette) werden Informationen in digitaler Form gespeichert.
- 12.2
- Auf magnetische Datenträger dürfen Ausgabedaten eines ADV-Verfahrens und Belege, die in Form von Datensätzen vorhanden sind, inhaltlich übertragen werden.
- 12.3
- Die magnetischen Datenträger sind sicher und geordnet aufzubewahren. Dazu gehört insbesondere, dass
- 12.3.1
- die für die Datenträger zulässigen Grenzwerte der Raumtemperatur, der Luftfeuchtigkeit sowie der magnetischen und elektromagnetischen Felder eingehalten werden und
- 12.3.2
- die Datenträger durch Etikett oder Kennsatz eindeutig gekennzeichnet sind; Nummer 10.4.2 gilt sinngemäß.
- 12.4
- Die auf magnetischen Datenträgern gespeicherten Informationen müssen jederzeit in angemessener Frist in sachlicher und gegebenenfalls zeitlicher Ordnung visuell lesbar dargestellt werden können. Bei jeder Änderung des ADV-Systems ist zu prüfen, ob die gespeicherten Informationen auch weiterhin ordnungsgemäß wiedergegeben werden können. Ist die Wiedergabe nicht möglich, sind die gespeicherten Informationen vor der Änderung des ADV-Systems auszudrucken oder auf ein für die weitere Wiedergabe geeignetes Speichermedium zu übertragen.
- 13.
- Übertragung auf optische Speicherplatten
- 13.1
- Bei der Übertragung auf optische Speicherplatten werden Informationen mit Hilfe eines ADV-Verfahrens in digitaler Form gespeichert. Die gespeicherten Informationen müssen beliebig oft lesbar, dürfen aber nicht löschbar oder überschreibbar sein.
- 13.2
- Wird bei der Übertragung visuell lesbarer Unterlagen auf optische Speicherplatten mit Hilfe eines Scanners ein Datensatz erzeugt und daraus ein Abbild der Unterlage auf einem Bildschirm angezeigt, ist anhand des Abbildes zu entscheiden, ob eine Wiederholung des Vorgangs erforderlich ist. Jeder einwandfreie Datensatz ist zu indizieren und zur Speicherung freizugeben. Bei der Übertragung ist mit Hilfe des ADV-Systems automatisch ein Protokollausdruck zu erstellen und vom Bediener zu unterschreiben.
- 13.3
- Die optischen Speicherplatten sind sicher und geordnet aufzubewahren. Dazu gehört insbesondere, dass sie eindeutig gekennzeichnet sind; Nummer 10.4.2 gilt sinngemäß.
- 13.4
- Für das ADV-Verfahren zur Übertragung auf optische Speicherplatten sind die Methoden der Indizierung und der Lesbarmachung festzulegen. Zur Lesbarmachung von Informationen, die mit Hilfe eines Scanners übertragen wurden, sind Geräte einzusetzen, die die Wiedergabe in der Zeichendichte des Scan-Vorganges ermöglichen. Im Übrigen gilt für die Wiedergabe der gespeicherten Informationen Nummer 12.4.
§ 72
Buchung nach Haushaltsjahren
(1) Zahlungen sowie eingegangene Verpflichtungen, Geldforderungen und andere Bewirtschaftungsvorgänge, für die nach § 71 Abs. 2 die Buchführung angeordnet ist, sind nach Haushaltsjahren getrennt zu buchen.
(2) Alle Zahlungen mit Ausnahme der Fälle nach den Absätzen 3 und 4 sind für das Haushaltsjahr zu buchen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind.
(3) Zahlungen, die im abgelaufenen Haushaltsjahr fällig waren, jedoch erst später eingehen oder geleistet werden, sind in den Büchern des abgelaufenen Haushaltsjahres zu buchen, solange die Bücher nicht abgeschlossen sind.
(4) Für das neue Haushaltsjahr sind zu buchen
- 1.
- Einnahmen, die im neuen Haushaltsjahr fällig werden, jedoch vorher eingehen;
- 2.
- Ausgaben, die im neuen Haushaltsjahr fällig werden, jedoch wegen des fristgerechten Eingangs beim Empfänger vorher gezahlt werden müssen;
- 3.
- Im Voraus zu zahlende Dienst-, Versorgungs- und entsprechende Bezüge sowie Renten für den ersten Monat des neuen Haushaltsjahres.
(5) Die Absätze 3 und 4 Nr. 1 gelten nicht für Steuern, Gebühren, andere Abgaben, Geldstrafen, Geldbußen sowie damit zusammenhängende Kosten.
(6) Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
§ 73
Vermögensnachweis
(1) Über das Vermögen und die Schulden ist Buch zu führen oder ein anderer Nachweis zu erbringen. Das Nähere regelt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
(2) Der Nachweis über das Vermögen und die Schulden kann mit der Buchführung über die Einnahmen und Ausgaben verbunden werden.
Zu § 73:
Inhaltsübersicht
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Vermögen
- 2.
- Schulden
- 3.
- Zuständigkeiten
Zweiter Abschnitt: Nachweis des beweglichen Vermögens
- 4.
- Geltungsbereich, Zweck
- 5.
- Zuständigkeit
- 6.
- Arten der Bestandsverzeichnisse
- 7.
- Anlage und Führung der Bestandsverzeichnisse
- 8.
- Buchungsverfahren
- 9.
- Abschluss der Bestandsverzeichnisse
- 10.
- Buchungsanweisungen
- 11.
- Bestandsprüfung
- 12.
- Geräteverzeichnis
- 13.
- Geräteverteilungsverzeichnis
- 14.
- Besonders hochwertige Gegenstände, Einzelnachweisungen
- 15.
- Bücherverzeichnis
- 16.
- Zusätzliche Karteien
- 17.
- Materialverzeichnis
- 18.
- Ergänzende Bestimmungen
Muster zu § 73 SäHO:
- Muster 1
- Geräteverzeichnis
- Muster 2
- Geräteverteilungsverzeichnis
- Muster 3
- Einzelnachweisung eines besonders hochwertigen Gegenstandes
- Muster 4
- Einzelnachweisung für das Kraftfahrzeug Nummer: …
- Muster 5
- Bücherverzeichnis
- Muster 6
- Fachkartei
- Muster 7
- Materialverzeichnis
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Vermögen
- 1.1
- Zum Vermögen des Landes gehören das Grundvermögen, die Beteiligungen, die Darlehensforderungen und das bewegliche Vermögen.
- 1.2
- Die näheren Bestimmungen über den Nachweis des Vermögens erlässt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
- 2.
- Schulden
- 2.1
- Zu den Schulden des Landes gehören alle Rückzahlungsverpflichtungen aus Kreditaufnahmen und ihnen wirtschaftlich gleichkommenden Vorgängen sowie aus der Aufnahme von Kassenkrediten.
- 2.2
- Die näheren Bestimmungen über den Nachweis der Schulden erlässt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
- 3.
- Zuständigkeiten
- 3.1
- Den Nachweis über den Bestand und die Veränderungen des unbeweglichen Vermögens und der Schulden führt das Staatsministerium der Finanzen, soweit nichts anderes bestimmt ist. Die Nachweise haben den Zweck, Unterlagen für die Haushalts- und Vermögensrechnung zu gewinnen (§ 80 Abs. 2).
- 3.2
- Den Nachweis über das bewegliche Vermögen führen die bestandsverwaltenden Dienststellen nach den Bestimmungen der Nummern 4 bis 18.
Zweiter Abschnitt: Nachweis des beweglichen Vermögens
- 4.
- Geltungsbereich, Zweck
- 4.1
- Bestandsverzeichnisse sind über bewegliche Sachen zu führen. Wesentliche Bestandteile von Grundstücken (§ 93 ff. BGB) sind nicht bewegliche Sachen im Sinn dieser Vorschriften. Im Zweifel ist eine Sache als bewegliche zu behandeln.
- 4.2
- In den Bestandsverzeichnissen sind die Bestände im Zeitpunkt der Anlegung der Verzeichnisse sowie die späteren Zugänge – einschließlich der Eigenerzeugnisse – und Abgänge nachzuweisen.
- 4.3
- Staatliche Wirtschaftsbetriebe mit Bruttohaushalt, welche die erweiterte kameralistische Buchführung eingeführt haben, führen ihre Bestandsverzeichnisse nach diesen Vorschriften, soweit nicht in besonderen Bestimmungen eine abweichende Regelung getroffen ist.
- 4.4
- Für kaufmännisch eingerichtete Staatsbetriebe (Nummer 1.1 zu § 26) gelten diese Vorschriften nur, wenn dies vom zuständigen Staatsministerium im Einvernehmen mit dem Rechnungshof angeordnet wird.
- 4.5
- Der Nachweis für unmittelbar aus Bundesmitteln (auf Rechnung Bund) beschaffte bewegliche Sachen ist nach den entsprechenden Bestimmungen des Bundes zu erbringen.
- 5.
- Zuständigkeit
- 5.1
- Die Bestandsverzeichnisse werden von der Dienststelle geführt, die die Sachen verwaltet. Für Nebenstellen und Teile von Dienststellen, die räumlich getrennt liegen oder wegen ihres Aufgabenbereichs und ihrer Organisation eigenständig sind, können eigene Bestandsverzeichnisse geführt werden.
- 5.2
- Entliehene Sachen sind auch in den Bestandsverzeichnissen der entleihenden Dienststellen nachzuweisen.
- 5.3
- Bei jeder Dienststelle ist ein Bediensteter mit der Führung der Bestandsverzeichnisse zu betrauen (Bestandsverwalter). Bei Bedarf können mehrere Bedienstete zur Führung der einzelnen Bestandsverzeichnisse oder von Teilen eines Bestandsverzeichnisses bestimmt werden.
- 6.
- Arten der Bestandsverzeichnisse
- 6.1
- Als Bestandsverzeichnisse werden geführt:
- a)
- das Geräteverzeichnis,
- b)
- das Bücherverzeichnis,
- c)
- das Materialverzeichnis, soweit es zweckmäßig und notwendig ist und die Führung im Einzelfall angeordnet wird.
- 6.2
- Auf der Titelseite des Geräteverzeichnisses sind alle bei der Dienststelle geführten Bestandsverzeichnisse (Geräteverzeichnis, Geräteverteilungsverzeichnis, Einzelnachweisungen, Bücherverzeichnis, Fachkartei und so weiter) aufzuführen.
- 6.3
- Die Vorschriften über die Führung von Grundstücksverzeichnissen bleiben unberührt.
- 7.
- Anlage und Führung der Bestandsverzeichnisse
- 7.1
- Die Bestandsverzeichnisse werden für unbestimmte Zeit angelegt und grundsätzlich in Karteiform oder in elektronischer Form geführt.
- 7.2
- Die Einrichtung und Führung der Bestandsverzeichnisse sowie die Form der Eintragungen richtet sich nach den für die Kassenbücher geltenden Vorschriften. Bei der Verwendung von Karteikarten ist jedes Karteiblatt bei der Ausgabe von dem für die Verwaltung der leeren Karteiblätter verantwortlichen Bediensteten mit einer Ordnungsnummer, Datum und Unterschrift zu versehen. Der Bestandsverwalter hat den Empfang zu bestätigen. Die abgeschlossenen Bestandsverzeichnisse, die ausgesonderten Einzelblätter der Bestandsverzeichnisse und die abgeschlossenen Einzelnachweisungen sind zehn Jahre, gerechnet vom Ende des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde, aufzubewahren.
- 7.3
- Bei der NeuAnlage von Bestandsverzeichnissen ist die richtige Übertragung der Bestände aus den abgeschlossenen Verzeichnissen durch den mit der Prüfung der Bestandsverzeichnisse beauftragten Bediensteten zu bescheinigen.
- 8.
- Buchungsverfahren
- 8.1
- Zugänge und Abgänge, denen eine haushaltsmäßige Zahlung gegenübersteht, sind aufgrund der Kassenanordnungen über die Ausgaben und Einnahmen zu buchen. Alle Kassenanordnungen über Ausgaben und Einnahmen, die bewegliche Sachen betreffen, sind vor der Abgabe an die Kasse oder Zahlstelle dem Bestandsverwalter zuzuleiten. Dieser trägt die Vermögensänderung in das Bestandsverzeichnis ein und bescheinigt diese Eintragung auf der Kassenanordnung durch Unterschrift. In besonderen Fällen kann die Bescheinigung der Eintragung samt Unterschrift auf den Unterlagen (Rechnungen) erfolgen, wenn im zutreffenden Feld der Kassenanordnung der Vermerk „siehe Unterlagen“ angebracht wird. Die Sätze 1 bis 4 gelten nicht für Geschäftsbedarf, Verbrauchsmittel sowie geringwertige (Anschaffungswert bis 410 EUR [ohne Umsatzsteuer]) oder kurzlebige (bis drei Jahre Lebensdauer) Gebrauchsgegenstände, es sei denn, es ist die Führung eines Materialverzeichnisses angeordnet. Der Verwendungszweck ist auf dem Rechnungsbeleg anzugeben, wenn er sich nicht zweifelsfrei aus der Bezeichnung der Sache ergibt.
- 8.2
- Zugänge und Abgänge, denen keine haushaltsmäßige Zahlung gegenübersteht, sind aufgrund einer schriftlichen Buchungsanweisung des Dienststellenleiters oder des von diesem bestimmten Bediensteten zu buchen. Für geringwertige (Anschaffungswert bis 410 EUR [ohne Umsatzsteuer]) und kurzlebige (bis drei Jahre Lebensdauer) Gegenstände kann von der Buchungsanweisung abgesehen werden.
- 8.3
- Bei Bestellungen durch vorgesetzte Dienststellen oder besondere Beschaffungsstellen ist wie folgt zu verfahren:
- 8.3.1
- Erfolgt die Zahlung durch die Kasse oder Zahlstelle der bestandsverwaltenden Dienststelle (Nummer 5.1), so ist nach Nummer 8.1 zu verfahren. Dabei ist es gleichgültig, ob die Auszahlungsanordnung von der bestandsverwaltenden oder der beschaffenden Dienststelle (zu Lasten der Haushaltsmittel der bestandsverwaltenden Dienststelle) erteilt wird. Die Auszahlungsanordnung ist in jedem Fall über die bestandsverwaltende Dienststelle zu leiten, damit die Eintragung in das Bestandsverzeichnis bescheinigt werden kann.
- 8.3.2
- Werden die Sachen an die beschaffende Dienststelle geliefert, so gibt diese sie nach Abnahme an die bestandsverwaltende Dienststelle weiter. In den Bestandsverzeichnissen der beschaffenden Dienststelle ist keine Eintragung erforderlich.
- 8.3.3
- Erfolgt die Zahlung durch die Kasse oder Zahlstelle der beschaffenden Dienststelle, so hat die bestandsverwaltende Dienststelle nach Nummer 8.2 zu verfahren.
- 8.3.4
- Die beschaffende Dienststelle verfährt nach Nummer 8.1. Decken sich die Zu- und Abgänge, so genügt als Bestandsnachweis ein Vermerk über Zahl und Art der gelieferten Sachen sowie deren Verteilung in einem besonderen Abschnitt oder Verzeichnis für durchlaufende Sachen.
- 8.3.5
- Nimmt die beschaffende Dienststelle Sachen auf Lager, so ist der Zu- und Abgang in Bestandsverzeichnissen nachzuweisen. Das Gleiche gilt, wenn weitere Verteilungsstellen dazwischengeschaltet sind.
- 8.4
- Verlorengegangene sowie unbrauchbare oder entbehrliche Gegenstände dürfen nur aufgrund einer schriftlichen Anweisung des Dienststellenleiters oder des Beauftragten für den Haushalt abgeschrieben werden. In der Anweisung ist zutreffendenfalls zu bestätigen, dass ein Verschulden beziehungsweise eine Verpflichtung eines Bediensteten oder eines sonstigen Dritten zur Leistung von Ersatz für einen verloren gegangenen oder unbrauchbar gewordenen Gegenstand nicht vorliegt. Liegt ein zum Ersatz verpflichtendes Verschulden eines Bediensteten oder eines sonstigen Dritten vor und ist von dem Dritten Ersatz nicht zu erlangen, so bedarf die Abschreibung der Zustimmung der vorgesetzten Behörde. In dem Antrag ist darzulegen, was der Dienststellenleiter wegen der Erstattung veranlasst hat. Das zuständige Staatsministerium kann auch für andere Fälle die Abschreibung von der Zustimmung durch die vorgesetzte Behörde oder eine andere Dienststelle abhängig machen. Bei der Absetzung im Bestandsverzeichnis ist in der VermerkSpalte auf die Genehmigungsverfügung hinzuweisen.
- 8.5
- Die Bestimmungen der Nummer 8.4 gelten nicht für Gegenstände, die in keinem Bestandsverzeichnis festgehalten werden. Die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen im Zusammenhang mit dem Verlust oder der Beschädigung des Gegenstandes wird dadurch nicht ausgeschlossen.
- 8.6
- Für die Wertgrenze für geringwertige Gegenstände (Nummer 8.1 Satz 5, Nummern 8.2, 12.1) sind die um etwaige Rabatt- und Skontobeträge gekürzten Kaufpreise (ohne Umsatzsteuer) maßgebend. Frachtkosten und Rollgelder sind den Kaufpreisen hinzuzurechnen. Werden Gebrauchsgegenstände aus eigener Herstellung dem Bestand zugeführt oder werden Gebrauchsgegenstände zu einem Preis unter ihrem Wert erworben (zum Beispiel bei Tauschgeschäften), so ist für die Abgrenzung der normale Anschaffungspreis zum Zeitpunkt der Übernahme des Gegenstandes maßgebend.
- 8.7
- Als Verbrauchsmittel (Nummer 8.1 Satz 5, Nummern 12.1, 17.1) sind auch solche Gegenstände zu behandeln, die an sich Gebrauchsgegenstände sind, aber nur zum Zwecke der Veräußerung oder Weitergabe hergestellt oder erworben werden.
- 8.8
- Verwendung ist nicht nur der unmittelbare Verbrauch, sondern auch die Abgabe an Dienstkräfte, die die Gegenstände bestimmungsgemäß benutzen oder verbrauchen, ohne Rücksicht darauf, in welcher Zeit das geschieht.
- 9.
- Abschluss der Bestandsverzeichnisse
- 9.1
- Die Bestandsverzeichnisse sind abzuschließen, wenn ein Übertrag der Bestände in ein neues Verzeichnis erforderlich ist.
- 9.2
- Der Abschluss ist vom zuständigen Bestandsverwalter unter Angabe von Ort, Tag und Amtsbezeichnung zu vollziehen. Mit der Unterschrift wird die richtige und vollständige Führung, beim Geräteverzeichnis außerdem die buchmäßige Richtigkeit des Abschlusses bescheinigt.
- 10.
- Buchungsanweisungen
- Die in Nummer 8.2 genannten Buchungsanweisungen sind den Bestandsverzeichnissen beizufügen und mit ihnen zusammen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre, gerechnet vom Ende des Haushaltsjahres, in dem die Buchungsanweisung ausgefertigt wurde.
- 11.
- Bestandsprüfung
- 11.1
- Der Dienststellenleiter oder ein von ihm beauftragter, mit der Bestandsverwaltung nicht befasster Bediensteter hat anhand der Bestandsverzeichnisse alle zwei Jahre eine ordentliche Prüfung der vorhandenen Bestände vornehmen.
- 11.2
- Die Prüfung hat sich darauf zu erstrecken, ob die Bestandsverzeichnisse ordnungsgemäß geführt, die nachgewiesenen Bestände richtig vorhanden und die vorhandenen Bestände richtig nachgewiesen sind. Die Prüfung der Bestände kann auf ausreichende Stichproben beschränkt werden. Über die Prüfung der Geräte und Bücher sind Vermerke zu den betreffenden Verzeichnissen zu fertigen.
- 11.3
- Neben den ordentlichen Prüfungen sind aus gegebenem Anlass außerordentliche Bestandsprüfungen vorzunehmen.
- 11.4
- Die Heranziehung der Rechnungsbelege zu der Bestandsprüfung in der Verwaltung ist auf Ausnahmen zu beschränken.
- 12.
- Geräteverzeichnis
- 12.1
- In das Geräteverzeichnis sind einzutragen bewegliche Sachen aller Art mit Ausnahme der gemäß Nummer 15 in das Bücherverzeichnis einzutragenden Sachen, des Geschäftsbedarfs, der Verbrauchsmittel sowie der geringwertigen oder kurzlebigen Gebrauchsgegenstände. Nummern 8.6 und 8.7 gelten sinngemäß. Die einer obersten Staatsbehörde unmittelbar nachgeordneten Behörden oder die von diesen ermächtigten Stellen können anordnen, dass auch Daten-, Bild- und Tonträger nicht in das Geräteverzeichnis einzutragen, sondern sinngemäß nach Nummer 15 zu behandeln sind.
- 12.2
- Geringwertige und kurzlebige Gebrauchsgegenstände, die eine Sachgesamtheit darstellen, sind abweichend von Nummer 12.1 in das Geräteverzeichnis einzutragen, wenn der Gesamtwert den Betrag von 410 EUR (ohne Umsatzsteuer) übersteigt und die Sachgesamtheit als solche nicht kurzlebig ist (zum Beispiel Werkzeugkasten mit Inhalt).
- 12.3
- Die Vorschrift der Nummern 12.1 und 12.2 gilt auch für Ersatz- und Ergänzungsteile zu vorhandenen Gegenständen, soweit sie auf Lager genommen werden. Die Ersatz- und Ergänzungsteile sind im Zeitpunkt ihres Einbaus in den Hauptgegenstand mit dem Vermerk „Einbau“ als Abgang einzutragen.
- 12.4
- Das Geräteverzeichnis soll in Kontenform geführt werden. Für jede Geräteart wird ein eigenes Konto eingerichtet, in dem die Bestände und Bestandsänderungen nachgewiesen werden. Höherwertige, eine geschlossene Einheit bildende Zimmereinrichtungen können unter Angabe der Einzelteile auf einem Sammelkonto zusammengefasst werden. Als Anhalt dient Muster 1 zu § 73 SäHO.
- 13.
- Geräteverteilungsverzeichnis
- 13.1
- Neben dem Geräteverzeichnis kann ein Geräteverteilungsverzeichnis, das den Standort der einzelnen Geräte ersehen lässt, geführt werden. Als Anhalt dient Muster 2 zu § 73 SäHO. Das Geräteverteilungsverzeichnis kann in Kontenform geführt werden.
- 13.2
- Wird kein Geräteverteilungsverzeichnis geführt, so muss der Standort der Geräte aus dem Geräteverzeichnis zu ersehen sein.
- 14.
- Besonders hochwertige Gegenstände, Einzelnachweisungen
- 14.1
- Besonders hochwertige Gegenstände sind außer im Geräteverzeichnis selbst in Einzelnachweisungen festzuhalten. Als Anhalt dienen die Muster 3 und 4 zu § 73 SäHO.
- 14.2
- Als besonders hochwertige Gegenstände sind insbesondere anzusehen: Fotokopiergeräte, Vervielfältigungs- und Druckmaschinen, EDV-Anlagen, Röntgengeräte, Kraftfahrzeuge, teilnehmereigene und private Fernmeldeanlagen, Maschinen aller Art sowie sonstige technische Hilfsmittel, Geräte und Ausstattungsgegenstände mit einem Anschaffungswert von mehr als 5 000 EUR.
- 14.3
- Die Einzelnachweisungen sind fortlaufend zu nummerieren. Im Geräteverzeichnis ist die Nummer der betreffenden Einzelnachweisung zu vermerken. Sämtliche Unterlagen, die mit dem Betrieb eines Kraftfahrzeuges anfallen und von den Dienststellen aufbewahrt werden, sind zu der Einzelnachweisung nach Muster 4 zu § 73 SäHO zu nehmen.
- 14.4
- In den Einzelnachweisungen sind auch Instandsetzungen, Überprüfungen und Reinigungen einzutragen. Deshalb sind die einschlägigen Rechnungsbelege den Bestandsverwaltern zuzuleiten.
- 15.
- Bücherverzeichnis
- 15.1
- In das Bücherverzeichnis sind einzutragen Bücher, Loseblattsammlungen, Karteien, Landkarten, gebundene Jahrgänge von Fachzeitschriften und sonstige Druckschriften mit Dauerwert. Der Anschaffungswert ist unbeachtlich.
- 15.2
- Nicht einzutragen sind Gesetzblätter, Amtsblätter, Kalender und Jahrbücher, Zeitschriften, Zeitungen, amtliche Handausgaben (offizielle Textausgaben), Fernsprech-, Adress- und Kursbücher, Verzeichnisse von Giro- und Postscheckkontoinhabern, Landkarten zum Zwecke des Verbrauchs und ähnliche Drucksachen von vorübergehendem Wert.
- 15.3
- Über die vorhandenen Gesetzblätter, Amtsblätter, Zeitschriften, Zeitungen und ähnliche periodische Druckschriften ist ein Verzeichnis in einfacher Form (Zeitschriftenkatalog) zu führen, soweit diese zentral gesammelt und aufbewahrt werden. Es genügt, wenn die Titel festgehalten werden.
- 15.4
- Bei Druckschriften, die in Einzellieferungen erscheinen (zum Beispiel Loseblattausgaben, Gesetzes- und Entscheidungssammlungen), wird nur das Gesamtwerk in das Bücherverzeichnis eingetragen. Ergänzungs- und Einzellieferungen sind nicht einzutragen. Diese sind in den den Gesamtwerken vorangestellten Verzeichnissen über die Lieferung und Einordnung zu vermerken.
- 15.5
- Im Bücherverzeichnis werden die Bücher in der Reihenfolge ihres Zugangs eingetragen. Der Abgang wird auf der gleichen Zeile wie der Zugang in der dafür vorgesehenen Spalte nachgewiesen. Als Anhalt dient Muster 5 zu § 73 SäHO.
- 15.6
- Die Abgabe an Bedienstete oder an andere Personen zum Zwecke der Benutzung gilt nicht als Abgang. Werden Bücher ausgegeben, so ist der Verbleib durch Leihschein nachzuweisen.
- 15.7
- Im Allgemeinen führt jede Dienststelle ein einheitliches Bücherverzeichnis. Dienen Bücherbestände grundsätzlich verschiedenen Verwendungszwecken (zum Beispiel Verwaltungsbücherei, Lehrmittelbücherei), so können getrennte Verzeichnisse eingerichtet werden.
- 15.8
- Auf der vorderen Innenseite des Buchumschlags wird die Nummer vermerkt, unter der das Buch im Bücherverzeichnis eingetragen ist. Unterhalb dieser Nummer wird das Buch durch Abdruck eines Stempels mit der Bezeichnung der Dienststelle und dem Zusatz „Bücherei“ als Staatseigentum kenntlich gemacht. Daneben ist jedes Buch mit dem Zeichen des Fachgebiets, in das es eingereiht wird, und mit Abdrucken dieses Stempels an verschiedenen Stellen zu versehen. Ein in Lieferungen erscheinendes Werk erhält die Nummer der ersten Lieferung als Buchnummer.
- 16.
- Zusätzliche Karteien
- 16.1
- Nach Bedarf werden zusätzliche Karteien geführt.
- 16.2
- In einer Fachkartei werden die Bücher nach Fachgebieten, entsprechend der Gliederung der Bücherei, nachgewiesen. Als Anhalt für die Gestaltung der Karteiblätter dient Muster 6 zu § 73 SäHO.
- 16.3
- In einer Autorenkartei werden die Bücher nach den Anfangsbuchstaben der Namen ihrer Verfasser nachgewiesen. Diese Kartei enthält nur die Bezeichnung des Fachgebietes, die Buchnummer, den Verfasser und den Titel des Werkes.
- 16.4
- Daneben kann eine Stichwortkartei geführt werden, in der die Bücher mit ihrem Titel, erforderlichenfalls unter mehreren Stichworten, nachgewiesen werden. Inhaltlich stimmen die Blätter dieser Kartei mit denen der Autorenkartei überein.
- 17.
- Materialverzeichnis
- 17.1
- In das Materialverzeichnis sind einzutragen Geschäftsbedarf, Verbrauchsmittel sowie geringwertige oder kurzlebige Gebrauchsgegenstände, soweit sie nicht alsbald verwendet werden. Nicht einzutragen sind Sachgesamtheiten im Sinne der Nummer 12.2; die Nummern 8.6 und 8.7 gelten sinngemäß.
- 17.2
- Das Materialverzeichnis soll in Kontenform geführt werden. Für jede Warenart wird ein eigenes Konto eingerichtet, in dem die Bestände und Bestandsänderungen nachgewiesen werden. Nach Bedarf können verschiedene Warenarten auf Sammelkonten zusammengefasst werden. Als Anhalt dient Muster 7 zu § 73 SäHO.
- 18.
- Ergänzende Bestimmungen
- 18.1
- Erforderliche ergänzende Verwaltungsvorschriften erlässt die zuständige oberste Staatsbehörde mit Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen und nach Anhörung des Rechnungshofs.
- 18.2
- Bestimmung ist insbesondere zu treffen über den bestandsmäßigen Nachweis besonders wertvoller Sammlungen, Bücherbestände und Archive sowie über die Führung von Materialverzeichnissen. Im Einvernehmen mit dem Rechnungshof können Abweichungen von den vorstehenden Vorschriften zugelassen werden, die sich wegen der besonderen Verhältnisse bei einer Verwaltung als notwendig erweisen.
Muster
(zu § 73 SäHO)
§ 74
Buchführung bei Staatsbetrieben
(1) Staatsbetriebe haben nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung zu buchen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
(2) Staatsbetriebe haben eine Betriebsbuchführung (Kosten- und Leistungsrechnung) zu führen und eine wirksame betriebswirtschaftliche Ergebnissteuerung und -kontrolle mittels Produkthaushalt, Zielvereinbarungen und kennzahlengestütztem Berichtswesen sicherzustellen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
(3) Geschäftsjahr ist das Haushaltsjahr.
Zu § 74:
Inhaltsübersicht
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Anwendungsbereich
- 2.
- Zuständigkeiten
- 3.
- Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf andere Speichermedien
Zweiter Abschnitt: Zahlungen und Wertgegenstände
- 4.
- Anordnung von Zahlungen und Buchungen
- 5.
- Zahlungsverkehr, Wertgegenstände und Geldverwaltung
Dritter Abschnitt: Buchführung und Belege
- 6.
- Grundlagen der Buchführung
- 7.
- Zusätzliche Erfordernisse der Buchführung
- 8.
- Arten der Bücher
- 9.
- Form der Bücher
- 10.
- Buchungsbestimmungen
- 11.
- Abschluss des Kassenbuches
- 12.
- Belege
Vierter Abschnitt: Rechnungslegung
- 13.
- Jahresabschluss und Lagebericht
- 14.
- Bilanzgewinn, Bilanzverlust
- 15.
- Zwischenabschlüsse
- 16.
- Inventar
- 17.
- Aufbewahren der Unterlagen
Fünfter Abschnitt: Prüfungen
- 18.
- Unvermutete Prüfungen
- 19.
- Prüfung des Jahresabschlusses
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Anwendungsbereich
- 1.1
- Staatsbetriebe, die nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung unbeschadet anderer Rechtsvorschriften das Handelsgesetzbuch entsprechend anzuwenden und die nachstehenden Verwaltungsvorschriften zu beachten. Dies gilt auch für Einrichtungen des Staates, die wie Staatsbetriebe behandelt werden und die kaufmännische doppelte Buchführung anwenden (zum Beispiel Universitätskliniken und staatliche Krankenanstalten, die unter § 20 der Verordnung zur Regelung der Krankenhauspflegesätze [Bundespflegesatzverordnung – BPflV] vom 26. September 1994 [BGBl. I S. 2750], in der jeweils gültigen Fassung, fallen).
- 1.2
- Staatsbetriebe, die nicht nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung anstelle der Nummern 2 bis 19 die Verwaltungsvorschriften zu den §§ 70 bis 73 und 75 bis 80 zu beachten.
- 2.
- Zuständigkeiten
- 2.1
- In einem Staatsbetrieb ist die Buchhaltung für den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Rechnungslegung zuständig. Die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche Zahlungsverkehr und Buchführung ist durch die zuständige oberste Staatsbehörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen in einer Dienstanweisung zu regeln.
- 2.2
- Das Staatsministerium der Finanzen kann zulassen, dass Aufgaben nach Nummer 2.1 ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen werden. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass die anderen Stellen die Verwaltungsvorschrift zu § 74 entsprechend anwenden.
- 2.3
- Dem Leiter des Staatsbetriebes oder dem von ihm Beauftragten obliegen die dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht nach Nummer 18 zu § 79 übertragenen Aufgaben; dies gilt nicht für die Prüfungen nach Nummer 18.
- 3.
- Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf andere Speichermedien
- 3.1
- Beim Einsatz von automatisierten Verfahren gelten die Bestimmungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best).
- 3.2
- Für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf andere Speichermedien gelten die Bestimmungen der Nummern 7 bis 13 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (AufbewBest).
Zweiter Abschnitt: Zahlungen und Wertgegenstände
- 4.
- Anordnung von Zahlungen und Buchungen
- 4.1
- Für die Anordnung von Zahlungen und Buchungen gelten die Nummern 1 bis 27 zu § 70 sinngemäß.
- 4.2
- Abweichend von Nummer 4.1 kann abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über
- 4.2.1
- die Verwendung der vom Staatsministerium der Finanzen herausgegebenen Muster für Kassenanordnungen und die Genehmigung anderer Vordrucke für Kassenanordnungen durch das Staatsministerium der Finanzen (Nummer 2.1 zu § 70),
- 4.2.2
- die Bezeichnung der Kasse in der Zahlungsanordnung (Nummern 5.1.1 und 22 zu § 70),
- 4.2.3
- die Angabe
- des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten (Nummer 5.1.4 zu § 70),
- des Fälligkeitstages (Nummer 5.1.5 zu § 70) und
- der Begründung (Nummer 5.1.7 zu § 70),
- 4.2.4
- den Vermerk über die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste auf der Zahlungsanordnung (Nummern 5.1.11 und 22 zu § 70),
- 4.2.5
- die Angabe der Nummer des Bestandsverzeichnisses und der Unterschrift des Bestandsbuchhalters (Nummer 5.3 zu § 70), wenn eine Anlagenbuchhaltung eingerichtet ist,
- 4.2.6
- die Notwendigkeit, Zahlungsanordnungen für jede Buchungsstelle getrennt zu erteilen (Nummer 9.2 zu § 70) und
- 4.2.7
- die Verantwortung des Anordnungsbefugten für die Angabe der richtigen Buchungsstelle auf der Zahlungsanordnung (Nummer 20.2.3 zu § 70).
- 4.3
- In der Zahlungsanordnung sind abweichend von Nummer 9.1 zu § 70 die Buchungsstellen nach dem Kontenplan zu bezeichnen. Die Kontierung kann von der Buchhaltung vorgenommen werden. Die Richtigkeit der Kontierung ist durch Namenszeichen zu bescheinigen.
- 5.
- Zahlungsverkehr, Wertgegenstände und Geldverwaltung
- 5.1
- Für die Abwicklung der Zahlungen, für die Behandlung der Wertgegenstände und für die Geldverwaltung gelten die Nummern 28 bis 64 zu § 70 sinngemäß.
- 5.2
- Abweichend von Nummer 5.1 kann insbesondere abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über
- 5.2.1
- die Verrechnung im Wege des Buchausgleichs (Nummern 35.1 und 35.2 zu § 70),
- 5.2.2
- die Auftragszahlungen (Nummer 52 zu § 70),
- 5.2.3
- die Beschränkung der Guthaben bei den Kreditinstituten (Nummer 59.3 zu § 70) und
- 5.2.4
- die Kassenbestandsverstärkung und die Ablieferung (Nummern 60 und 61 zu § 70).
- 5.3
- Der Staatsbetrieb ist abweichend von Nummer 31 zu § 70 an den Verkehr mit mindestens einem Kreditinstitut anzuschließen; eine der Unterschriften auf Schecks und Überweisungsaufträgen kann von einem Anordnungsbefugten geleistet werden.
- 5.4
- Zahlungsaufforderungen müssen abweichend von Nummer 36.1 zu § 70 als Leistungsort die Bezeichnung des Staatsbetriebs enthalten.
- 5.5
- Wird eine Auszahlung unbar oder durch Verrechnung geleistet, so genügt es, abweichend von Nummer 48 zu § 70 auf dem Beleg den Tag der Auszahlung zu vermerken und den Stempelaufdruck „Bezahlt“ anzubringen.
Dritter Abschnitt: Buchführung und Belege
- 6.
- Grundlagen der Buchführung
- Der Staatsbetrieb hat bei der kaufmännischen doppelten Buchführung die §§ 238 und 239 des Handelsgesetzbuches (HGB) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, in der jeweils geltenden Fassung, entsprechend anzuwenden. Darüber hinaus sind die Bestimmungen der Nummern 7 bis 11 zu beachten.
- 7.
- Zusätzliche Erfordernisse der Buchführung
- 7.1
- Der Buchführung ist ein vom Wirtschaftsplan abgeleiteter, ausreichend gegliederter Kontenplan zugrunde zu legen.
- 7.2
- Die Buchführung muss über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus so beschaffen sein, dass es möglich ist,
- 7.2.1
- zeitnahe Angaben über die Ausführung des Wirtschaftsplans zu liefern,
- 7.2.2
- Unterlagen für die Planung zu gewinnen und
- 7.2.3
- Grundlagen für Kalkulationen zu schaffen.
- 7.3
- Die Betriebsbuchführung hat insbesondere den Zweck, durch eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung die Betriebsergebnisabrechnung zu ermöglichen.
- 7.4
- Für die Buchführung sollen unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7) ADV-Anlagen verwendet werden.
- 8.
- Arten der Bücher
- 8.1
- Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden geführt
- 8.1.1
- das Journal und
- 8.1.2
- das Kassenbuch für den Zahlungsverkehr mit Bargeld.
- 8.2
- Für die Buchungen in sachlicher Ordnung werden geführt
- 8.2.1
- das nach dem Kontenplan gegliederte Hauptbuch und
- 8.2.2
- Nebenbücher zum Hauptbuch, soweit nach der Entscheidung des Leiters des Staatsbetriebes eine Untergliederung des Hauptbuches erforderlich oder zweckmäßig ist (zum Beispiel Kontokorrentbücher).
- 8.3
- Darüber hinaus sind die nach besonderen gesetzlichen Bestimmungen vorgeschriebenen Bücher (zum Beispiel Wareneingangsbuch, Warenausgangsbuch) und die zum mengenmäßigen Nachweis von Beständen erforderlichen Bücher (zum Beispiel Lagerbücher) zu führen. Die zuständige oberste Staatsbehörde kann für den Nachweis der Bestände Erleichterungen zulassen.
- 9.
- Form der Bücher
- Für die Form der Bücher gelten die Nummern 18.1 bis 18.8 zu § 71 entsprechend. Das Nähere bestimmt der Leiter des Staatsbetriebes.
- 10.
- Buchungsbestimmungen
- 10.1
- Die Buchungen nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung sollen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.
- 10.2
- Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen
- 10.2.1
- die laufende Nummer für die Buchung nach der Zeitfolge,
- 10.2.2
- der Buchungstag,
- 10.2.3
- Hinweise, die die Verbindung zwischen der Buchung und dem Beleg sowie zwischen dieser Buchung und allen dazugehörenden Buchungen herstellen, und
- 10.2.4
- der Betrag.
- 10.3
- Eine Buchung darf nur in der Weise berichtigt werden, dass sie storniert und gegebenenfalls neu vorgenommen wird. Bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Für Berichtigungen in Büchern, die in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt werden, kann die zuständige oberste Staatsbehörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof Ausnahmen zulassen.
- 10.4
- Im Kassenbuch sind die Zahlungen täglich getrennt nach Einzahlungen und Auszahlungen zu buchen.
- 10.5
- Bei Buchungen in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen
- 10.5.1
- nur zugelassene Schreibmittel (Nummer 2.3 zu § 70) verwendet werden,
- 10.5.2
- Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.
- 11.
- Abschluss des Kassenbuches
- 11.1
- Das Kassenbuch ist zur Ermittlung des buchmäßigen Bargeldbestandes täglich abzuschließen. Der buchmäßige Bargeldbestand ist mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag darzustellen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
- 11.2
- Ein Minderbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist als Forderung, ein Mehrbetrag als Verbindlichkeit zu behandeln. Ein Mehrbetrag, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist als Ertrag zu buchen.
- 11.3
- Minderbeträge von 250 EUR und mehr sowie alle anderen Minderbeträge, die nicht ersetzt werden, sind dem Leiter des Staatsbetriebes unverzüglich mitzuteilen. Minderbeträge von 500 EUR und mehr sind außerdem der zuständigen obersten Staatsbehörde anzuzeigen.
- 12.
- Belege
- 12.1
- Belege im Bereich der kaufmännischen doppelten Buchführung sind visuell lesbare Unterlagen oder Datensätze, die visuell lesbar gemacht werden können, für
- 12.1.1
- die Buchungen in den nach Nummer 8 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sowie
- 12.1.2
- die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Arbeitsablaufbelege).
- 12.2
- Die Buchungsbelege bestehen aus
- 12.2.1
- den für die Zahlungen und Buchungen erforderlichen Anordnungen und ihren Anlagen, den Unterlagen zu allgemeinen Anordnungen oder den internen Aufträgen im Sinne der Nummer 27 zu § 70,
- 12.2.2
- den Hinweisen, die die Verbindung zwischen dem Beleg und den Buchungen herstellen,
- 12.2.3
- den Nachweisen der Zahlung, wenn sich die Buchung auf eine Zahlung bezieht, und
- 12.2.4
- den Nachweisen der Datenerfassung, wenn die Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen werden.
- 12.3
- Zu den Buchungsbelegen gehören gegebenenfalls auch die in den Nummern 3.3 und 3.4 zu § 75 aufgeführten Unterlagen.
- 12.4
- Für die Buchungsbelege gelten im Übrigen
- 12.4.1
- die Nummern 1.2 und 1.4 zu § 75 entsprechend sowie
- 12.4.2
- die Nummer 1.3 zu § 75 sinngemäß.
- 12.5
- Für die Arbeitsablaufbelege gilt Nummer 7 zu § 75.
Vierter Abschnitt: Rechnungslegung
- 13.
- Jahresabschluss und Lagebericht
- 13.1
- Der Staatsbetrieb hat unter entsprechender Anwendung der für große Kapitalgesellschaften geltenden Regelungen des Handelsgesetzbuches zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss sowie einen Lagebericht aufzustellen.
- 13.2
- Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang. Jahresabschluss und Lagebericht sind innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres aufzustellen und der zuständigen obersten Staatsbehörde vorzulegen.
- 13.3
- Im Anhang ist über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus zu berichten über
- 13.3.1
- die Leistungsfähigkeit und den Ausnutzungsgrad der wichtigsten Sachanlagen,
- 13.3.2
- Veränderungen der Sachanlagen während des Geschäftsjahres unter Darstellung der einzelnen Veränderungen im Bestand der Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte,
- 13.3.3
- die laufenden und die geplanten Bauvorhaben,
- 13.3.4
- den Stand der Finanzanlagen am Anfang des Geschäftsjahres, die Zugänge, die Abgänge, die Abschreibungen und die Wertberichtigungen,
- 13.3.5
- die Entwicklung des Eigenkapitals,
- 13.3.6
- die Umsatzerlöse im Vergleich mit dem Vorjahr sowie über wesentliche Veränderungen und
- 13.3.7
- den Kostendeckungsgrad der Gebühren und Entgelte.
- 13.4
- Im Lagebericht sind über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus darzustellen
- 13.4.1
- die Marktstellung,
- 13.4.2
- die Entwicklungsmöglichkeiten,
- 13.4.3
- mögliche Rationalisierungsmaßnahmen,
- 13.4.4
- wichtige Vorkommnisse während des Geschäftsjahres, selbst wenn sie im Jahresabschluss keinen Niederschlag gefunden haben, und
- 13.4.5
- wichtige Vorkommnisse, die nach dem Schluss des Geschäftsjahres eingetreten sind.
Die zuständige oberste Staatsbehörde kann mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und dem Rechnungshof für die Gliederung des Anhangs und des Lageberichts ein Schema festlegen, weitere Berichtspflichten regeln und Ausnahmen zulassen.
- 14.
- Bilanzgewinn, Bilanzverlust
- Nach Abgabe des Bestätigungsvermerks durch den Abschlussprüfer (Nummer 19) entscheidet die zuständige oberste Staatsbehörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen über die Verwendung des Bilanzgewinns oder die Abdeckung des Bilanzverlustes.
- 15.
- Zwischenabschlüsse
- Die zuständige oberste Staatsbehörde kann anordnen, dass der Staatsbetrieb Zwischenabschlüsse aufzustellen hat. Für die Aufstellung gilt Nummer 13 sinngemäß, soweit es der Zweck des Zwischenabschlusses erfordert.
- 16.
- Inventar
- 16.1
- Staatsbetriebe haben in entsprechender Anwendung der §§ 240 und 241 HGB ein Inventar aufzustellen.
- 16.2
- Bei der Bewertung des Vermögens und der Schulden sind die §§ 252 bis 256 HGB entsprechend anzuwenden.
- 17.
- Aufbewahren der Unterlagen
- 17.1
- Der Staatsbetrieb hat beim Aufbewahren der Unterlagen § 257 HGB entsprechend anzuwenden.
- 17.2
- Zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Büchern gehören auch die Bücher nach Nummer 8.
- 17.3
- Die in Nummer 5 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (AufbewBest) genannten Belege und anderen Unterlagen sind über die Aufbewahrungszeit von sechs Jahren hinaus langfristig aufzubewahren.
- 17.4
- Rechtsvorschriften und Verwaltungsvorschriften, die längere Aufbewahrungszeiten vorsehen, bleiben unberührt.
- 17.5
- Die Bücher, Belege und anderen Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren. Sie sind getrennt nach Geschäftsjahren und so geordnet aufzubewahren, dass auch einzelne Informationen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.
- 17.6
- Das Aufbewahren der Bücher, Belege und anderen Unterlagen ist Aufgabe der Buchhaltung. Dies gilt nicht für begründende Unterlagen (Nummer 10 zu § 70), die bei der anordnenden Stelle verbleiben.
- 17.7
- Für das Aussondern, Abgeben und Vernichten der Bücher, Belege und anderen Unterlagen gilt Nummer 6 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO entsprechend.
Fünfter Abschnitt: Prüfungen
- 18.
- Unvermutete Prüfungen
- 18.1
- Die für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Staatsbetriebes sind jährlich einmal unvermutet zu prüfen. Die zuständige oberste Staatsbehörde bestellt dafür Prüfer, die nicht mit Anordnungs-, Zahlungs- oder Buchführungsaufgaben des Staatsbetriebes betraut sein dürfen. Für die Prüfung gilt die Verwaltungsvorschrift zu § 78 mit Ausnahme der Nummern 4 und 6.1.3 zu § 78 sinngemäß.
- 18.2
- Bei den für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Staatsbetriebes werden unvermutete Prüfungen auch von den Kassenprüfern des Landesamtes für Finanzen nach einer vom Landesamt für Finanzen zu bestimmenden Reihenfolge vorgenommen.
- 19.
- Prüfung des Jahresabschlusses
- Der Jahresabschluss ist in entsprechender Anwendung von § 316 ff. HGB zu prüfen. Das Nähere bestimmt das zuständige Staatsministerium mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
§ 75
Belegpflicht
Alle Buchungen sind zu belegen.
Zu § 75:
Inhaltsübersicht
- 1.
- Begriff und Arten der Belege
- 2.
- Zuständigkeiten
- 3.
- Begriff und Bestandteile der Rechnungsbelege
- 4.
- Führung des Nachweises der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung
- 5.
- Begriff und Bestandteile der Kassenbelege
- 6.
- Belege in Zahlstellen
- 7.
- Arbeitsablaufbelege
- 8.
- Andere Belege
- 9.
- Ordnen der Rechnungsbelege
- 10.
- Ordnen der Kassenbelege
- 11.
- Ordnen der sonstigen Belege
- 1.
- Begriff und Arten der Belege
- 1.1
- Belege sind visuell lesbare Unterlagen oder Datensätze, die visuell lesbar gemacht werden können, für
- 1.1.1
- die Buchungen der Kasse oder einer sonst für Buchungen zuständigen Stelle,
- 1.1.2
- die Eintragungen der Zahlstelle und
- 1.1.3
- die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Nummer 7).
- 1.2
- Durch einen Beleg können mehrere Buchungen oder Eintragungen bei der gleichen Buchungsstelle belegt werden. Führt eine Buchung in einem automatisierten Verfahren zu weiteren Buchungen, so werden diese durch den Beleg für die ursprüngliche Buchung belegt.
- 1.3
- Beim beleglosen Datenträgeraustausch kann bei Einnahmen auf Kassenbelege für die einzelnen Fälle verzichtet werden, wenn der Datenträger alle für die Buchung der Einzahlungen und die für eine spätere Bearbeitung notwendigen Daten enthält und diese Einzahlungen einzeln im Hauptzeitbuch oder in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch (Tageslisten) gebucht werden.
- 1.4
- Für die Übertragung von Belegen auf andere Speichermedien gelten die Nummern 7 bis 13 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (AufbewBest).
- 1.5
- Folgende Arten der Belege sind zu unterscheiden:
- 1.5.1
- Rechnungsbelege (Nummern 3 und 4),
- 1.5.2
- Kassenbelege (Nummer 5) und
- 1.5.3
- sonstige Belege (Nummern 6 bis 8).
- 2.
- Zuständigkeiten
- 2.1
- Das Aufbewahren der Belege ist Aufgabe der Kasse. Dies gilt nicht für
- 2.1.1
- begründende Unterlagen (verbleiben gemäß Nummer 10.3 zu § 70 bei der Anordnungsdienststelle),
- 2.1.2
- Arbeitsablaufbelege (Nummer 7), die bei den am Verfahren beteiligten Stellen (Nummern 6 bis 9 der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) aufzubewahren sind, und
- 2.1.3
- Kostenverfügungen (Nummer 5.2 zu § 70), soweit sie von Zahlstellen erledigt werden (Nummer 11.4 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO), sowie Belege über Verwahrungen und Vorschüsse der Zahlstelle.
- 2.2
- Hat das Staatsministerium der Finanzen die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nummer 3.2 zu § 79), so obliegt diesen Stellen insoweit auch das Aufbewahren der Belege; die Bestimmungen der Nummern 3 bis 12 sind entsprechend anzuwenden.
- 3.
- Begriff und Bestandteile der Rechnungsbelege
- 3.1
- Rechnungsbelege sind Belege für Buchungen in Rechnungslegungsbüchern (Nummer 3.1 zu § 80).
- 3.2
- Rechnungsbelege bestehen aus
- 3.2.1
- den Kassenanordnungen und ihren Anlagen (Nummern 1 bis 22 sowie Nummern 25 und 26 zu § 70), den Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen (Nummer 3 Satz 2 der Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO (EDVBK) und Nummer 22.2 zu § 70), den kasseninternen Aufträgen (Nummer 27 zu § 70) – soweit sie zur Begründung von Buchungen in Rechnungslegungsbüchern dienen – oder den Ersatzbelegen (Nummer 25.6 zu § 71),
- 3.2.2
- den Hinweisen, die die Verbindung zum Rechnungslegungsbuch – gegebenenfalls über die Zeitbücher – herstellen (Belegnummer) und
- 3.2.3
- den Nachweisen der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nummer 4).
- 3.3
- Zu den Rechnungsbelegen gehören außerdem
- 3.3.1
- die begründenden Unterlagen (Nummer 10 zu § 70) zu Kassenanordnungen oder zu allgemeinen Zahlungsanordnungen, die bei der Anordnungsstelle verbleiben (Nummer 2.1.1) und
- 3.3.2
- die sonstigen den Rechnungsbelegen zuzuordnenden Unterlagen nach Nummer 3.4.
- 3.4
- Sonstige den Rechnungsbelegen zuzuordnende Unterlagen sind insbesondere
- 3.4.1
- Erfassungs- oder Eingabebelege zur Berichtigung falsch erfasster Daten bei der Speicherbuchführung (Nummer 3.5 zu § 71),
- 3.4.2
- Zwischen- und Verwendungsnachweise einschließlich Prüfungsvermerke über Zuwendungen nach Nummer 11.4 zu § 44,
- 3.4.3
- Zusammenstellungen nach Nummer 48.1 zu § 70 (auch in Form maschinell erstellter Protokolle) und Nummer 19.2 zu § 71,
- 3.4.4
- Titelverzeichnisse nach Nummer 9.4 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (ZBest) und
- 3.4.5
- Mitteilungen der Kasse über beanstandete Kassenanordnungen und gegebenenfalls die Weisung des Anordnungsbefugten nach Nummer 12.3 zu § 79.
- 3.5
- Belege für die Buchung von Einnahmen, die nicht Rechnungsbelege nach Nummer 3.2 sind (zum Beispiel Gutschriftsbelege), sind abweichend von Nummer 3.1 Kassenbelege. Das Gleiche gilt für Belege für die Buchung von Ausgaben im Lastschrifteinzugsverkehr. Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof anordnen, dass Belege nach Satz 1 und 2 gleichwohl Rechnungsbelege sind.
- 4.
- Führung des Nachweises der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung
- Der Nachweis der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nummer 3.2.3) wird geführt
- 4.1
- bei der Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen durch
- die Bescheinigung der Datenerfassung,
- die Bescheinigung der Datenverarbeitung (Nummer 7) und
- bei Ausgaben zusätzlich durch die Bescheinigung nach Nummer 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nummer 49 zu § 70,
- 4.2
- bei der Buchführung in visuell lesbaren Büchern
- 4.2.1
- bei zum Soll gestellten Einnahmen (Nummer 8.9 zu § 71) durch die Bestätigung der Sollstellung,
- 4.2.2
- bei nicht zum Soll gestellten Einnahmen durch Hinweise auf die Einzahlung und gegebenenfalls auf den Ersatzbeleg (Nummer 25.6 zu § 71) und
- 4.2.3
- bei Ausgaben durch die Bescheinigung nach Nummer 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nummer 49 zu § 70, bei wiederkehrenden 41 Ausgaben zusätzlich durch die Bestätigung der Sollstellung.
- 5.
- Begriff und Bestandteile der Kassenbelege
- 5.1
- Kassenbelege sind Belege für Buchungen in
- 5.1.1
- den Sachbüchern nach den Nummern 10 bis 14 zu § 71,
- 5.1.2
- den Kontogegenbüchern,
- 5.1.3
- den Rechnungslegungsbüchern, wenn die Belege nicht nach Nummer 3.5 Rechnungsbelege sind und
- 5.1.4
- dem Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, dem Wertezeitbuch.
- 5.2
- Für Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach den Nummern 10 bis 14 zu § 71 und in Rechnungslegungsbüchern gelten die Vorschriften über Rechnungsbelege sinngemäß.
- 5.3
- Kassenbelege zu Buchungen in Kontogegenbüchern bestehen aus
- 5.3.1
- den Kontoauszügen,
- 5.3.2
- den Anlagen und den sonstigen Unterlagen zu den Kontoauszügen,
- 5.3.3
- dem Hinweis auf die Buchung oder die Erfassung und
- 5.3.4
- der Bescheinigung nach Nummer 15.5 zu § 71.
- 5.4
- Kassenbelege zu Buchungen im Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, im Wertezeitbuch bestehen aus
- 5.4.1
- den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen,
- 5.4.2
- dem Hinweis auf die Buchung,
- 5.4.3
- dem Nachweis der Auslieferung,
- 5.4.4
- den zurückgegebenen Verwahrungsbescheinigungen oder den Entscheidungen der Anordnungsstellen nach Nummer 55.6 zu § 70 und
- 5.4.5
- gegebenenfalls dem Nachweis der Verwertung oder der Vernichtung nach Erlöschen des Herausgabeanspruchs.
- 5.5
- Kassenbelege zu Buchungen im Wertzeichenbuch bestehen aus
- 5.5.1
- den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen, den Lieferscheinen oder den schriftlichen Anforderungen der Kassen und Zahlstellen,
- 5.5.2
- dem Hinweis auf die Buchung,
- 5.5.3
- dem Nachweis der Auslieferung oder dem Hinweis auf die Buchung oder Eintragung des Verkaufserlöses und
- 5.5.4
- gegebenenfalls dem Nachweis des Umtauschs und der Vernichtung.
- 6.
- Belege in Zahlstellen
- Für die bei der Zahlstelle verbleibenden Belege für Eintragungen in ihren Büchern gelten die Bestimmungen der Nummer 5, für Kostenverfügungen die der Nummer 3, sinngemäß.
- 7.
- Arbeitsablaufbelege
- 7.1
- Arbeitsablaufbelege sind Belege, die bei der Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen der Sicherung der Datenerfassung, des Transports von Datenträgern und der Verarbeitung der Daten dienen.
- 7.2
- Arbeitsablaufbelege sind insbesondere
- 7.2.1
- Abstimmbelege bei der Erfassung und Verarbeitung der Daten,
- 7.2.2
- Begleitbelege für Datenträger,
- 7.2.3
- Protokollausdrucke und Fehlermeldungen.
- 8.
- Andere Belege
- Ordnet das Staatsministerium der Finanzen die Führung weiterer Hilfsbücher an (Nummer 17.5 zu § 71), so bestimmt es das Nähere über die Belege zu diesen Büchern.
- 9.
- Ordnen der Rechnungsbelege
- 9.1
- Rechnungsbelege mit Ausnahme der Daueranordnungen sind nach Haushaltsjahren und Buchungsstellen getrennt und nach der laufenden Nummer der Buchung zu ordnen. Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so sind die Rechnungsbelege nach der Gliederung des Vorbuches zu ordnen.
- 9.2.1
- Daueranordnungen und ihre Anlagen (Dauerbelege) sind gesondert in alphabetischer Ordnung zu sammeln. Sie sind endgültig den Rechnungsbelegen des Haushaltsjahres zuzuordnen, in dem die letzte Zahlung fällig ist.
- 9.2.2
- Werden Personenkonten nach Nummer 9.4 zu § 71 geführt, sind die dazugehörenden Dauerbelege in einem Verzeichnis zusammenzustellen.
- 9.2.3
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen treffen.
- 9.3
- Bei Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege nach der Reihenfolge der Buchungen im Rechnungslegungsbuch zu ordnen.
- 9.4
- Bei Buchführung in visuell lesbaren Büchern sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege zu ordnen
- 9.4.1
- für die zum Soll zu stellenden Einnahmen und die wiederkehrenden Ausgaben nach der Reihenfolge der Sollstellungen und
- 9.4.2
- für die übrigen Einnahmen und Ausgaben nach der Reihenfolge, in der sie im Rechnungslegungsbuch gebucht worden sind.
- 9.5
- Werden mehrere Rechnungsbelege in Zusammenstellungen nach Nummer 19.2 zu § 71 oder in Titelverzeichnissen erfasst, so sind sie in der Reihenfolge ihrer Eintragungen zu ordnen. Für die Verbindung der Rechnungsbelege mit den Zusammenstellungen oder den Titelverzeichnissen gilt Nummer 2.2 zu § 70 sinngemäß.
- 9.6
- Begründende Unterlagen nach Nummer 10 zu § 70 können in den Akten, die für Personen geführt werden, verbleiben.
- 10.
- Ordnen der Kassenbelege
- 10.1
- Kassenbelege sind unbeschadet der Nummer 10.2 nach Büchern und bei Bedarf nach Buchungsstellen getrennt in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen; die Nummer 9.1 Satz 2 und Nummer 9.5 gelten entsprechend.
- 10.2
- Für das Ordnen der Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nummer 14 zu § 71 gilt Nummer 9 entsprechend.
- 10.3
- Die Belege sollen
- 10.3.1
- beim Verwahrungsbuch für die Einzahlung und die dazugehörende Auszahlung zusammengefasst und in der Reihenfolge der Einzahlungsbuchungen geordnet werden,
- 10.3.2
- beim Vorschussbuch für die Auszahlung und die dazugehörende Einzahlung zusammengefasst und in der Reihenfolge der Auszahlungsbuchungen geordnet werden.
- 11.
- Ordnen der sonstigen Belege
- 11.1
- Die Arbeitsablaufbelege sind in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen und zu nummerieren.
- 11.2
- Die Belege nach Nummer 8 sind in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen und zu nummerieren.
- 12.
- Aufbewahren der Belege
- 12.1
- Die Belege sind gegen Verlust und Beschädigung gesichert aufzubewahren.
- 12.2
- Die Belege müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist für Prüfungszwecke zur Verfügung stehen.
- 12.3
- Die Art und die Dauer des Aufbewahrens richtet sich nach den Bestimmungen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest –). Nummer 21.2 zu § 71 gilt entsprechend.
§ 76
Abschluss der Bücher
(1) Die Bücher sind jährlich abzuschließen. Das Staatsministerium der Finanzen bestimmt den Zeitpunkt des Abschlusses.
(2) Nach dem Abschluss der Bücher dürfen Einnahmen oder Ausgaben nicht mehr für den abgelaufenen Zeitraum gebucht werden.
§ 77
Kassensicherheit
Wer Anordnungen im Sinne des § 70 erteilt oder an ihnen verantwortlich mitwirkt, darf an Zahlungen oder Buchungen nicht beteiligt sein. Das Staatsministerium der Finanzen kann zulassen, dass die Kassensicherheit auf andere Weise gewährleistet wird.
§ 78
Unvermutete Prüfungen
Für Zahlungen oder Buchungen zuständige Stellen sind mindestens jährlich, für die Verwaltung von Vorräten zuständige Stellen mindestens alle zwei Jahre unvermutet zu prüfen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
Zu § 78:
Inhaltsübersicht
Erster Abschnitt:
Allgemeines
- 1.
- Zu prüfende Stellen
Zweiter Abschnitt:
Kassenprüfung
- 2.
- Zweck der Kassenprüfung
- 3.
- Zeitpunkt und Umfang der Kassenprüfung
- 4.
- Kassenprüfer
- 5.
- Verfahren bei der Kassenprüfung
- 6.
- Feststellungen zur Kassensicherheit
- 7.
- Niederschrift über die Kassenprüfung
- 8.
- Laufende Prüfung
Dritter Abschnitt:
Zahlstellenprüfung
- 9.
- Zweck der Zahlstellenprüfung
- 10.
- Zeitpunkt und Umfang der Zahlstellenprüfung
- 11.
- Zahlstellenprüfer
- 12.
- Verfahren bei der Zahlstellenprüfung
- 13.
- Feststellungen zur Sicherheit
- 14.
- Niederschrift über die Zahlstellenprüfung
- 15.
- Prüfung der Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)
Vierter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für Buchungen zuständig sind
- 16.
- Verfahren bei der Prüfung
Fünfter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind
- 17.
- Verfahren bei der Prüfung
Sechster Abschnitt:
Jahresbericht
- 18.
- Bericht über die Prüfungsergebnisse
Muster zu § 78 SäHO:
- Muster 1
- Kassen-/Zahlstellenbestandsnachweis
- Muster 2
- Kassenprüfungsniederschrift
- Muster 3
- Zahlstellenprüfungsniederschrift
- Muster 4
- Niederschrift über die Prüfung einer Geldstelle
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Zu prüfende Stellen
- 1.1
- Unvermutet zu prüfen sind
- 1.1.1
- Kassen (Kassenprüfung),
- 1.1.2
- Zahlstellen (Zahlstellenprüfung),
- 1.1.3
- Stellen, die für Buchungen zuständig sind (Nummer 2 Satz 2 zu § 71), und
- 1.1.4
- Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.
- 1.2
- Die Pflicht zur Durchführung der Prüfungen erstreckt sich auf alle staatlichen Stellen und Einrichtungen (einschließlich der nach § 26 veranschlagten Staatsbetriebe), die Zahlungen annehmen oder leisten oder Buchungen vornehmen oder für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind, ohne Rücksicht darauf, nach welchen Regeln und in welcher Form die Bücher geführt werden.
Zweiter Abschnitt: Kassenprüfung
- 2.
- Zweck der Kassenprüfung
- Die Kassenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob
- 2.1
- der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt und die Wertgegenstände (Nummer 54 zu § 70) und die überwachungspflichtigen Vordrucke (Nummer 5.5.2) vollständig vorhanden sind,
- 2.2
- die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im Übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,
- 2.3
- die Bücher richtig geführt worden sind, insbesondere die Eintragungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen,
- 2.4
- die erforderlichen Belege vorhanden sind,
- 2.5
- die Kassengeschäfte wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie
- 2.6
- die Kassensicherheit nach innen und außen gewährleistet ist.
- 3.
- Zeitpunkt und Umfang der Kassenprüfung
- 3.1.1
- Die Kassen sind unbeschadet der Nummer 8 jährlich mindestens einmal zu prüfen. Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht (Nummer 18 zu § 79) bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Kasse nicht bekannt zu geben ist und so gewählt werden soll, dass der Geschäftsbetrieb der Kasse so wenig wie möglich beeinträchtigt wird. 42
- 3.1.2
- Kassenprüfungen werden auch
- a)
- von Kassenprüfern der Oberfinanzdirektion bei den der Aufsicht dieser Dienststelle unterstehenden Kassen und
- b)
- von Kassenprüfern des Landesamtes für Finanzen bei allen übrigen im allgemeinen örtlichen Zuständigkeitsbereich dieser Dienststelle liegenden Kassen
- nach einer von ihnen zu bestimmenden Reihenfolge vorgenommen. Nummer 3.1.1 Satz 2 gilt entsprechend. Der Kassenprüfer und die ihm beigegebenen Mitarbeiter müssen die Voraussetzungen der Nummer 18.1 Satz 3 zu § 79 erfüllen.
- 3.1.3
- Ergeben sich für den Sachgebietsleiter Kassenaufsicht Anhaltspunkte für eine Unregelmäßigkeit bei einer anderen Kasse oder bei einer Zahlstelle (vergleiche Nummer 8.1 Satz 2 zu § 79), hat er unverzüglich den nach Nummer 3.1.2 zuständigen Kassenprüfer, bei dessen Verhinderung den unmittelbar zuständigen Sachgebietsleiter Kassen- oder Zahlstellenaufsicht, zu unterrichten. Im Bereich der Finanzämter hat der mit der täglichen Prüfung beauftragte Sachgebietsleiter unverzüglich die Kassenprüfer der Oberfinanzdirektion zu informieren.
- 3.2
- Unbeschadet der Prüfung nach Nummer 3.1.1 haben der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht 43 oder die nach Nummer 3.1.2 zuständige Dienststelle die Kasse unverzüglich zu prüfen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist. Die Befugnis der Aufsichtsbehörde, eine Prüfung anzuordnen oder in besonderen Fällen selbst durchzuführen, bleibt unberührt.
- 3.3
- Die Kassenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie kann auf Stichproben beschränkt werden. Der Kassenprüfer (Nummer 4) hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, dass er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Kassenaufgaben bilden kann. Hat die Kasse Bücher und Belege bereits zur Rechnungsprüfung abgegeben, brauchen sie nicht in die Kassenprüfung einbezogen werden. In begründeten Fällen kann der Kassenprüfer die Vorlage dieser Bücher und Belege nach Rückgabe an die Kasse verlangen.
- 4.
- Kassenprüfer
- 4.1
- Kassenprüfer sind 44
- 4.1.1
- der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht und
- 4.1.2
- die ihm beigegebenen Bediensteten, die nicht der Kasse angehören dürfen.
- 4.2
- Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht leitet die Kassenprüfung nach Nummer 3.1.1. 45
- 4.3
- Kassenprüfer sind ferner
- 4.3.1
- die Kassenprüfer der Oberfinanzdirektion und des Landesamtes für Finanzen und
- 4.3.2
- die ihnen beigegebenen Bediensteten, die nicht der Kasse angehören dürfen.
- 4.4
- Kassenprüfungen, die von der Oberfinanzdirektion oder dem Landesamt für Finanzen durchgeführt werden, leitet ein Kassenprüfer dieser Dienststelle.
- 5.
- Verfahren bei der Kassenprüfung 43
- 5.1
- Bei Beginn der Kassenprüfung ist der Kassenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat der Kassenprüfer
- 5.1.1
- sich den Bestand an Zahlungsmitteln vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr im Beisein des Kassenleiters oder des Leiters des Aufgabengebietes Zahlungsverkehr vorzählen zu lassen und mit dem Ergebnis des Schalterbuches oder entsprechender Aufzeichnungen zu vergleichen,
- 5.1.2
- die Beträge aus den angezahlten Belegen (Nummer 59.1 zu § 70) zusammenzustellen sowie
- 5.1.3
- die Bestände aus den Kontogegenbüchern zu ermitteln und mit den letzten Kontoauszügen unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen (Nummer 15.5 zu § 71).
- 5.2
- Der Kassenistbestand ist vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr in einem Kassenbestandsnachweis nach Muster 1 zu § 78 SäHO darzustellen.
- 5.3
- Anschließend ist der Kassensollbestand zu ermitteln, in den Kassenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Kassenistbestand gegenüberzustellen. Der Kassenprüfer hat die Ergebnisse des Kassenbestandsnachweises in die Prüfungsniederschrift aufzunehmen.
- 5.4
- Der Kassenprüfer hat den Kassenleiter, den Leiter des Aufgabengebietes Zahlungsverkehr und den Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr zu fragen, ob sie noch andere als im Kassenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Kasse besitzen. Er hat sich davon zu überzeugen, dass im Kassenbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Kasse gehören. Nummer 7.3 zu § 79 bleibt unberührt.
- 5.5
- Außerdem ist insbesondere festzustellen, ob
- 5.5.1
- die im Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, im Wertezeitbuch sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen,
- 5.5.2
- die Vordrucke für Schecks und Quittungsblöcke sowie
- 5.5.3
- die sonstigen in anderen Hilfsbüchern nach Nummer 17 zu § 71 besonders nachzuweisenden Bestände (zum Beispiel Sicherheitsblättchen für Gerichtskostenstempler) vollständig vorhanden sind.
- 5.6
- Es ist zu prüfen, ob
- 5.6.1
- die Summen der in den Zeit- und Sachbüchern gebuchten Beträge übereinstimmen, wenn diese Übereinstimmung nicht bereits verfahrensbedingt gewährleistet ist,
- 5.6.2
- die Buchungen ordnungsgemäß ausgeführt worden sind,
- 5.6.3
- die Buchungen belegt sind und die Belege den Bestimmungen entsprechen,
- 5.6.4
- die Bücher und Belege bestimmungsgemäß aufbewahrt werden,
- 5.6.5
- die Rechenergebnisse in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist, und
- 5.6.6
- die Buchungen in den Abrechnungsbüchern der miteinander im Abrechnungsverkehr stehenden Kassen übereinstimmen; der Kassenprüfer kann sich hierfür Bestätigungen von den Sachgebietsleitern Kassenaufsicht vorlegen lassen.
- 5.7
- Bei Speicherbuchführung ist an Stelle der Prüfung nach Nummer 5.6.2 insbesondere die richtige und vollständige Übernahme der Daten zu prüfen. Es ist ferner zu prüfen, ob bei der Verarbeitung von Daten die jeweils geltenden Verfahrensvorschriften und Dienstanweisungen eingehalten werden. Außerdem hat sich der Kassenprüfer davon zu überzeugen, dass die Verwendung der freigegebenen und gültigen Programme und die ordnungsgemäße Durchführung der vorgesehenen Arbeiten bescheinigt worden sind.
- 5.8
- Für Zwecke der Kassenprüfung sind die gespeicherten Daten auf Verlangen des Kassenprüfers visuell lesbar zu machen (Nummer 3.5 zu § 71).
- 5.9
- Sofern nicht im Rahmen der Speicherbuchführung automatisierte Kontrollen oder Prüfvorrichtungen vorgesehen sind, hat sich der Kassenprüfer außerdem davon zu überzeugen, dass
- 5.9.1
- rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und gegebenenfalls die Maßnahmen zur Einziehung fristgerecht getroffen worden sind,
- 5.9.2
- Kosten, Zinsen und Säumniszuschläge als Nebenforderungen richtig erhoben worden sind,
- 5.9.3
- die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO und die Wechsel nach Nummer 33 zu § 70 richtig behandelt worden sind,
- 5.9.4
- die Annahmeanordnungen der Kasse vollzählig zugegangen und von ihr bestimmungsgemäß behandelt worden sind; hierzu können die Haushaltsüberwachungslisten oder entsprechende Anschreibungen der Verwaltung herangezogen werden,
- 5.9.5
- Auszahlungen fristgerecht und vollständig geleistet worden sind,
- 5.9.6
- Verwahrungen und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind,
- 5.9.7
- der Kassenistbestand beim Tagesabschluss die zulässige Höhe nicht überschritten hat,
- 5.9.8
- das nach Nummer 4.5 zu § 71 erforderliche Verzeichnis geführt wird und die darin nachgewiesenen Bücher vorhanden sind,
- 5.9.9
- die Vorsatzkarten (Nummer 18.4.1 Satz 2 zu § 71) bestimmungsgemäß geführt worden sind,
- 5.9.10
- die Abschlüsse (Nummer 22 bis 25 zu § 71) ordnungsgemäß vorgenommen worden sind,
- 5.9.11
- die Vorschriften über die Aussonderung und Vernichtung der Bücher und Belege (vergleiche Nummer 12.3 zu § 75) beachtet worden sind sowie
- 5.9.12
- die in der Niederschrift über die vorangegangene Kassenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.
- 5.10
- Der Kassenprüfer kann sich die Höhe der nach den Unterlagen der Kasse bestehenden Rückstände von Zahlungspflichtigen bestätigen lassen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist.
- 5.11
- Bei Prüfungen nach Nummer 3.1.2 ist auch festzustellen, ob die Kassenaufsicht bestimmungsgemäß wahrgenommen worden ist.
- 5.12.1
- Die Prüfung ist in den geprüften Büchern und den sonstigen Unterlagen durch Unterschrift und Datum, auf den Belegen durch Namenszeichen kenntlich zu machen. Ist eine Kennzeichnung nicht möglich, so sind entsprechende Vermerke in die Niederschrift aufzunehmen.
- 5.12.2
- Für die Kennzeichnung der Bücher und Belege sind folgende Farben zu verwenden:
- a)
- vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht: grün, 42
- b)
- von den dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht beigegebenen Mitarbeitern: violett, 42
- c)
- vom Kassenprüfer: rot,
- d)
- von den dem Kassenprüfer beigegebenen Mitarbeitern: orange.
- 6.
- Feststellungen zur Kassensicherheit
- 6.1
- Bei der Kassenprüfung ist auch festzustellen, ob
- 6.1.1
- der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassengeschäften beachtet worden ist (§ 77),
- 6.1.2
- die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten vorliegen (Nummer 20.4.1 zu § 70),
- 6.1.3
- der Grundsatz der Trennung von Zahlungsverkehr und Buchführung beachtet worden ist (Nummer 6.3.1 zu § 79) und
- 6.1.4
- die Verschlusseinrichtungen in der Kasse in Ordnung sind und die Vorschriften über die Schlüsselführung eingehalten worden sind (Nummer 62 zu § 70 und Anlage 7 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO).
- 6.2
- Außerdem ist zu prüfen, ob die Richtlinien zur Sicherung von öffentlichen Kassen und Geldtransporten eingehalten worden sind (Anlage 9 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO).
- 7.
- Niederschrift über die Kassenprüfung 44
- 7.1
- Über die unvermutete Kassenprüfung ist eine Niederschrift nach Muster 2 zu § 78 SäHO zu fertigen. Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht hat die Ergebnisse der laufenden Prüfung (Nummer 8) in die Niederschrift mit einzubeziehen. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten
- 7.1.1
- die Bezeichnung der Kasse,
- 7.1.2
- den Ort und den Zeitraum der Kassenprüfung,
- 7.1.3
- die Namen der Kassenprüfer,
- 7.1.4
- den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie
- 7.1.5
- die Unterschriften des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht und der Kassenprüfer.
- 7.2
- Der Niederschrift sind als Anlagen beizufügen
- 7.2.1
- der Kassenbestandsnachweis,
- 7.2.2
- die Niederschriften über die gegebenenfalls mit der Kassenprüfung verbundenen Zahlstellenprüfungen und
- 7.2.3
- die einzelnen Beanstandungen.
- 7.3
- Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Kassenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.
- 7.4
- Die Niederschrift mit den Anlagen ist der Kasse und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.
- 7.5
- Die Niederschrift über die vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht durchgeführte Kassenprüfung mit den Stellungnahmen ist alsbald dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, und entweder der Oberfinanzdirektion (für die ihrer Aufsicht unterstehenden Kassen) oder dem Landesamt für Finanzen (für alle übrigen Kassen) vorzulegen (vergleiche Nummer 3.1.2). Unabhängig davon sind ihnen Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen. Die Niederschriften über die von Kassenprüfern des Landesamtes für Finanzen durchgeführten Kassenprüfungen bei den gemäß § 26 veranschlagten Staatsbetrieben, behördeneigenen Kantinen, Fonds und Sondervermögen sind ferner der zuständigen obersten Staatsbehörde zu übersenden.
- 8.
- Laufende Prüfung
- 8.1
- Die unvermutete Kassenprüfung nach Nummer 1.1 kann auch als laufende Prüfung vorgenommen werden. Die im Rahmen der Kassenaufsicht nach Nummern 18.3 und 18.4 zu § 79 vorzunehmenden Prüfungen sind die laufende Prüfung in diesem Sinn. Die unvermutete Kassenprüfung des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht umfasst daher lediglich die Kassenbestandsprüfung (Nummer 8.2). Nummer 3.1.1 Satz 2 bleibt unberührt.
- 8.2
- Die Prüfung nach den Nummern 5.1 bis 5.4 ist mindestens einmal im Jahr zusammenhängend durchzuführen (Kassenbestandsprüfung). 42
- 8.3
- Die schriftlich erhobenen Beanstandungen sind der Kasse und den anderen betroffenen Dienststellen von Fall zu Fall zur Stellungnahme zuzuleiten.
- 8.4
- Bei jeder Kassenbestandsprüfung ist eine Niederschrift nach Nummer 7 zu fertigen und der Kasse zur Kenntnis und gegebenenfalls zur Stellungnahme zuzuleiten. Sobald die Kasse die Niederschrift zurückgegeben hat, sind die seit der vorangegangenen Kassenbestandsprüfung erhobenen Beanstandungen mit den dazu abgegebenen Stellungnahmen beizufügen. Im Übrigen ist nach Nummer 7.5 zu verfahren.
Dritter Abschnitt: Zahlstellenprüfung
- 9.
- Zweck der Zahlstellenprüfung
- Die Zahlstellenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob
- 9.1
- der Zahlstellenistbestand mit dem Zahlstellensollbestand übereinstimmt und gegebenenfalls die Wertgegenstände und die überwachungspflichtigen Vordrucke (Nummer 12.7) vollständig vorhanden sind,
- 9.2
- die Einzahlungen und Auszahlungen ordnungsgemäß abgewickelt worden sind,
- 9.3
- die vorgeschriebenen Bücher und Verzeichnisse richtig geführt worden sind,
- 9.4
- die erforderlichen Belege vorhanden sind,
- 9.5
- die Zahlstellengeschäfte wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie
- 9.6
- die Sicherheit der Zahlstelle nach innen und außen gewährleistet ist.
- 10.
- Zeitpunkt und Umfang der Zahlstellenprüfung
- 10.1.1
- Die Zahlstellen sind mindestens zweimal im Jahr zu prüfen. Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Zahlstelle nicht bekannt zu geben ist und so gewählt werden soll, dass der Geschäftsbetrieb der Zahlstelle so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
- 10.1.2
- Zahlstellenprüfungen werden auch von Kassenprüfern
- a)
- der Oberfinanzdirektion bei den der Aufsicht dieser Dienststelle unterstehenden Zahlstellen und
- b)
- des Landesamtes für Finanzen bei allen übrigen im allgemeinen örtlichen Zuständigkeitsbereich dieser Dienststelle liegenden Zahlstellen (ausgenommen die Zahlstellen des Landtages, des Rechnungshofes sowie der Staatlichen Rechnungsprüfungsämter) durchgeführt. Nummer 10.1.1 Satz 2 gilt entsprechend.
- 10.2
- Eine Prüfung ist unverzüglich vorzunehmen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist. Die Befugnis des Leiters der Dienststelle, eine Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unberührt.
- 10.3
- Die Zahlstellenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie kann auf Stichproben beschränkt werden. Der Zahlstellenprüfer (Nummer 11) hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, dass er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahlstellengeschäfte bilden kann.
- 11.
- Zahlstellenprüfer
- Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter oder der Kassenprüfer der Oberfinanzdirektion/des Landesamtes für Finanzen führt als Zahlstellenprüfer die Zahlstellenprüfung durch. Erfordert es der Umfang der Zahlstellengeschäfte, sind ihm die erforderlichen Bediensteten beizugeben, die nicht der Zahlstelle angehören dürfen.
- 12.
- Verfahren bei der Zahlstellenprüfung
- 12.1
- Bei Beginn der Zahlstellenprüfung hat der Zahlstellenprüfer den Zahlstellenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat der Zahlstellenverwalter ihm den Bestand an Zahlungsmitteln vorzuzählen und die angezahlten Belege vorzulegen.
- 12.2
- Wird ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt, so ist der Bestand aus dem Kontogegenbuch zu ermitteln und mit dem letzten Kontoauszug unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen (Nummer 15.5 zu § 71).
- 12.3
- Der Zahlstellenistbestand ist in einem Zahlstellenbestandsnachweis darzustellen.
- 12.4
- Anschließend ist der Zahlstellensollbestand zu ermitteln, in die Prüfungsniederschrift zu übernehmen und dem Zahlstellenistbestand gegenüberzustellen.
- 12.5
- Der Zahlstellenprüfer hat den Zahlstellenverwalter zu fragen, ob er noch andere als im Zahlstellenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Zahlstelle besitzt. Er hat sich davon zu überzeugen, dass im Geldbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Zahlstelle gehören.
- 12.6
- Verwahrt die Zahlstelle Wertgegenstände, so ist zu prüfen, ob die im Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, im Wertezeitbuch sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind. Nummer 5.5.3 gilt entsprechend.
- 12.7
- Es ist zu prüfen, ob die Quittungsblöcke und, sofern ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt wird, die Vordrucke für Schecks vollzählig sind.
- 12.8
- Außerdem ist zu prüfen, ob
- 12.8.1
- die Eintragungen in das Zahlstellenbuch und in die Titelverzeichnisse ordnungsgemäß vorgenommen worden sind,
- 12.8.2
- die Eintragungen belegt sind, die Belege den Bestimmungen entsprechen und sicher aufbewahrt werden sowie
- 12.8.3
- die Rechenergebnisse richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist.
- 12.9
- Der Zahlstellenprüfer hat sich die Richtigkeit des nach der letzten Abrechnung verbliebenen Zahlstellensollbestandes von der Kasse bestätigen zu lassen.
- 12.10
- Der Zahlstellenprüfer hat sich außerdem davon zu überzeugen, dass
- 12.10.1
- die Verwahrungen und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind,
- 12.10.2
- die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO richtig behandelt worden sind,
- 12.10.3
- der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt worden ist,
- 12.10.4
- der Zahlstellenistbestand beim Tagesabschluss die zulässige Höhe nicht überschritten hat und
- 12.10.5
- die in der Niederschrift über die vorangegangene Zahlstellenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.
- 12.11
- Die Nummern 5.9.4 und 5.9.11 sowie die Nummern 5.10 bis 5.12 gelten entsprechend.
- 13.
- Feststellungen zur Sicherheit
- 13.1
- Bei der Zahlstellenprüfung ist auch festzustellen, ob
- 13.1.1
- der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellengeschäften beachtet worden ist (§ 77) sowie
- 13.1.2
- die Verschlusseinrichtungen in der Zahlstelle in Ordnung sind und die Vorschriften über die Schlüsselführung eingehalten worden sind (Nummer 8.5 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO).
- 13.2
- Außerdem ist zu prüfen, ob die Richtlinien zur Sicherung von öffentlichen Kassen und Geldtransporten eingehalten worden sind (Anlage 9 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO).
- 14.
- Niederschrift über die Zahlstellenprüfung
- 14.1
- Über die Zahlstellenprüfung ist eine Niederschrift nach Muster 3 zu § 78 SäHO zu fertigen, die insbesondere enthalten muss
- 14.1.1
- die Bezeichnung der Zahlstelle,
- 14.1.2
- den Ort und den Zeitraum der Zahlstellenprüfung,
- 14.1.3
- die Namen der Zahlstellenprüfer,
- 14.1.4
- den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie
- 14.1.5
- die Unterschrift des mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Mitarbeiters beziehungsweise des Kassenprüfers.
- 14.2
- Der Zahlstellenbestandsnachweis ist in die Niederschrift aufzunehmen.
- 14.3
- Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Zahlstellenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.
- 14.4
- Die Niederschrift ist dem Zahlstellenverwalter gegebenenfalls zur Stellungnahme und dem Leiter der Dienststelle, der die Zahlstelle angehört, zur Kenntnisnahme zuzuleiten. Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung sind der Aufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen.
- 14.5
- Die Niederschrift über die durch die Zahlstellenaufsicht durchgeführte Zahlstellenprüfung und die abgegebenen Stellungnahmen hierzu sind alsbald der Oberfinanzdirektion/dem Landesamt für Finanzen (vergleiche Nummer 10.1.2) zuzuleiten.
- 15.
- Prüfung der Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)
- 15.1
- Für die Prüfung der Geldstellen (Nummer 15 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO – ZBest) gelten die Nummern 9 bis 14 entsprechend, wenn nachfolgend nichts anderes bestimmt ist.
- 15.2
- Der Leiter der Dienststelle oder ein vom ihm Beauftragter hat die Geldstelle einmal jährlich, bei einem Höchstbestand (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.1 ZBest) beziehungsweise festgelegten Ablieferungsbetrag (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.2 ZBest) ab 500 EUR zweimal jährlich unvermutet zu prüfen. Bei Dienststellen mit eigener Kasse oder Zahlstelle ist die Prüfung vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht/vom mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Mitarbeiter durchzuführen.
- 15.3
- Geldstellen können auch von den Kassenprüfern
- a)
- der Oberfinanzdirektion bei den der Aufsicht dieser Behörde unterstehenden Dienststellen und
- b)
- des Landesamtes für Finanzen bei allen übrigen im allgemeinen örtlichen Zuständigkeitsbereich dieser Behörde liegenden Dienststellen (ausgenommen dem Landtag, dem Rechnungshof und den Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern)
- geprüft werden.
- 15.4
- Bei der Prüfung ist festzustellen, ob
- 15.4.1
- der Handvorschuss in der bewilligten Höhe und die gegebenenfalls angenommenen Beträge in Bargeld oder Belegen vorhanden sind (Nummern 15.3e und 15.8 ZBest),
- 15.4.2
- der sich aus der Anschreibeliste (Nummer 15.8 ZBest) ergebende Sollbestand mit dem Istbestand übereinstimmt,
- 15.4.3
- nur Auszahlungen geleistet und Einzahlungen angenommen wurden, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen (Nummer 15.5 ZBest),
- 15.4.4
- die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind (Nummer 15.9 ZBest),
- 15.4.5
- die angenommenen Beträge ordnungsgemäß abgeliefert worden sind (Nummer 15.10 ZBest) und
- 15.4.6
- die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.
- 15.5
- Die Prüfung ist in der Anschreibeliste unter Angabe des Datums in der entsprechenden Farbe (Nummer 5.12.2) kenntlich zu machen. Über die Prüfung ist eine Niederschrift nach Muster 4 zu § 78 SäHO zu fertigen. Die Prüfung ist dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat. Die Niederschrift ist ferner der Oberfinanzdirektion/dem Landesamt für Finanzen (vergleiche Nummer 15.3) zu übersenden.
- 15.6
- Ergänzende Bestimmungen für Ein- und Auszahlungsstellen zur Verwaltung der Gelder und Wertsachen der Gefangenen:
- 15.6.1
- Die Bestimmungen der Nummern 15.1 bis 15.5 gelten für die Ein- und Auszahlungsstellen zur Verwaltung der Gelder und Wertsachen der Gefangenen entsprechend, mit der Maßgabe, dass bei der Prüfung auch festzustellen ist, ob
- a)
- der Sollbestand an Bargeld mit dem Istbestand übereinstimmt,
- b)
- alle Buchungen belegt sind,
- c)
- der insgesamt ausgewiesene Bestand mit der Summe der für die einzelnen Gefangenen nachgewiesenen Guthaben übereinstimmt,
- d)
- der ständige Bargeldbestand nicht höher als notwendig ist und
- e)
- Zahlungsmittel, Wertsachen, Listen und Belege sicher aufbewahrt werden.
- 15.6.2
- Nummer 15.5 Satz 2 gilt mit der Maßgabe, dass Muster 4 zu § 78 SäHO entsprechend zu ergänzen oder zu ändern ist.
Vierter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für Buchungen zuständig sind
- 16.
- Verfahren bei der Prüfung
- Werden Sachbücher (Nummer 4.2 zu § 71) von einer anderen Stelle als einer Kasse geführt (Nummer 2 Satz 2 zu § 71), so ist diese Stelle unter sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen für Kassenprüfungen zu prüfen. Die zuständige oberste Staatsbehörde bestimmt im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen den Prüfer, der die in Nummer 18.1 Satz 3 zu § 79 genannten Voraussetzungen erfüllen muss. Das Staatsministerium der Finanzen kann den Kassenprüfer der Oberfinanzdirektion/des Landesamtes für Finanzen oder einen anderen geeigneten Mitarbeiter mit der Durchführung von Prüfungen beauftragen.
Fünfter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind
- 17.
- Verfahren bei der Prüfung
- Die zuständige oberste Staatsbehörde erlässt im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen die näheren Bestimmungen für die Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen. Soweit nähere Bestimmungen nicht erlassen sind, ist entsprechend nach Nummer 11 zu § 73 zu verfahren.
Sechster Abschnitt: Jahresbericht
- 18.
- Bericht über die Prüfungsergebnisse
- Die Oberfinanzdirektion und das Landesamt für Finanzen teilen jährlich bis zum 15. Februar dem Staatsministerium der Finanzen in einem Jahresbericht mit,
- 18.1
- ob im abgelaufenen Haushaltsjahr bei den ihrer Aufsicht unterstehenden Kassen, Zahlstellen und Geldstellen die vorgeschriebenen Prüfungen vorgenommen wurden,
- 18.2
- bei welchen Kassen, Zahlstellen und Geldstellen sie selbst unvermutete Prüfungen vorgenommen haben.
Im Jahresbericht sind Beanstandungen schwerwiegender Art und sonstige besondere Wahrnehmungen bei den Prüfungen aufzuführen, soweit nicht eine Mitteilung hierüber bereits zu einem früheren Zeitpunkt geboten erscheint. Ein Abdruck des Jahresberichts ist gleichzeitig dem Rechnungshof zuzuleiten.
Muster
(zu § 78 SäHO)
§ 79
Staatskassen, Verwaltungsvorschriften
(1) Die Aufgaben der Kassen bei der Annahme und der Leistung von Zahlungen für den Staat werden für alle Stellen innerhalb und außerhalb der Staatsverwaltung von den Staatskassen wahrgenommen, soweit nichts anderes bestimmt ist.
(2) Die Staatskassen sind im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Finanzen zu errichten; das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen. Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen nimmt die Aufgaben der Zentralkasse wahr.
(3) Das Staatsministerium der Finanzen regelt das Nähere
- 1.
- über die Einrichtung, den Zuständigkeitsbereich und das Verwaltungsverfahren der für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Staates im Benehmen mit dem zuständigen Staatsministerium,
- 2.
- über die Einrichtung der Bücher und Belege im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
(4) Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Vereinfachungen für die Buchführung und die Belegung der Buchungen allgemein anordnen. Der Rechnungshof kann im Einvernehmen mit dem zuständigen Staatsministerium im Einzelfall Vereinfachungen zulassen.
Zu § 79:
Inhaltsübersicht
Erster Abschnitt:
Gliederung und Aufgaben der Staatskassen und Zahlstellen
- 1.
- Gliederung der Staatskassen
- 2.
- Zuständigkeit der Staatskassen
- 3.
- Aufgaben der Staatskassen
- 4.
- Aufgaben der Hauptkasse
- 5.
- Errichtung von Zahlstellen, Zahlstellenbestimmungen
Zweiter Abschnitt:
Einrichtung und Geschäftsgang der Staatskassen
- 6.
- Einrichtung der Staatskassen
- 7.
- Allgemeine Obliegenheiten der Bediensteten in den Staatskassen
- 8.
- Besondere Obliegenheiten des Kassenleiters
- 9.
- Kassenübergabe
- 10.
- Besondere Obliegenheiten der Sachgebietsleiter, Arbeitsgebietsleiter und Sachbearbeiter
- 11.
- Sachgebiet Zahlungsverkehr
- 12.
- Sachgebiet Buchführung
- 13.
- Sachgebiet Allgemeine Verwaltung
- 14.
- Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung
- 15.
- Sachgebiet Vollstreckung (nur Landesjustizkasse)
- 16.
- Allgemeiner Geschäftsgang in den Staatskassen
- 17.
- Behandlung von Zahlungen und Buchungen
Dritter Abschnitt:
Aufsicht über die Staatskassen
- 18.
- Sachgebietsleiter Kassenaufsicht
Vierter Abschnitt:
Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
- 19.
- Bestimmungen für automatisierte Verfahren
- 20.
- Bestimmungen für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
Anlagen zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO
- Anlage 1
- Zahlstellenbestimmungen (ZBest)
- Anlage 2
- Bestimmungen über die Behandlung von Einzahlungen und Auszahlungen für die Justizbehörden
- Anlage 3
- Bestimmungen über den Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-ADV-Best)
- Anlage 4
- Prüfungspflicht des Sachbearbeiters (Buchhalters)
Muster zu § 79 SäHO
Muster-Nr. | Titel |
---|---|
Muster 1 | – frei – |
Muster 2 | – frei – |
Muster 3/3a | Zahlstellenbuch |
Muster 4 | Titelverzeichnis |
Muster 5 | Abrechnungsnachweisung für Zahlstellen |
Muster 5a | – frei – |
Muster 6 | Anschreibeliste für Geldstellen |
Erster Abschnitt:
Gliederung und Aufgaben der Staatskassen und Zahlstellen
- 1.
- Gliederung der Staatskassen
- 1.1
- Staatskassen sind
- 1.1.1
- die Amtskassen (Finanzkassen),
- 1.1.2
- die Landesjustizkasse und
- 1.1.3
- die Hauptkasse des Freistaates Sachsen.
- 1.2
- Die Staatskassen sind Teile von Dienststellen des Freistaates Sachsen und unterstehen unmittelbar dem Leiter der Dienststelle. Der Dienststellenleiter ist für die Geschäftsführung sowie die ausreichende Ausstattung der Staatskassen mit Personal und Arbeitsmitteln in gleicher Weise verantwortlich wie für die übrigen Teile der Dienststelle. In besonderen Fällen können Staatskassen im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen auch als Staatsbehörden errichtet werden.
- 1.3
- Die Hauptkasse ist der Landesjustizkasse und den Amtskassen für Zwecke der Geldversorgung und Abrechnung übergeordnet.
- 1.4
- Kassenverzeichnis
Über die Kassen des Freistaates Sachsen wird beim Staatsministerium der Finanzen das Kassenverzeichnis geführt. - 1.5
- Zahlstellenverzeichnis
Über Zahlstellen und Zahlstellen der besonderen Art (Geldstellen) wird das Zahlstellenverzeichnis beim Landesamt für Finanzen geführt.
Bei Einrichtung sowie Änderung von Zahlstellen und Geldstellen sind dem Landesamt für Finanzen schriftlich mitzuteilen: - –
- Bezeichnung der Zahlstelle (Nummer 1 der Anlage 1 zu § 79 SäHO)
- –
- Anschrift
- –
- Zahlstellenverwalter, Vertreter, Telefon
- –
- Höchstbestand
- –
- Bankverbindung (Nummer 5.1 der Anlage 1 zu § 79 SäHO)
- –
- bewilligte Kartenzahlverfahren
- –
- bewilligtes Online-Banking
- Das Landesamt für Finanzen ist auch über Umwandlungen von Zahlstellen in Geldstellen beziehungsweise von Geldstellen in Zahlstellen sowie Schließungen von Zahlstellen und Geldstellen schriftlich in Kenntnis zu setzen.
Das Zahlstellenverzeichnis ist dem Rechnungshof für Prüfungszwecke zweimal jährlich (bis zum 15. Februar und 15. August) durch das Landesamt für Finanzen zur Verfügung zu stellen.
- 2.
- Zuständigkeit der Staatskassen
- 2.1
- Die Amtskassen nehmen die Kassenaufgaben in dem vom Staatsministerium der Finanzen bestimmten örtlichen und sachlichen Zuständigkeitsbereich wahr.
- 2.2
- Die Landesjustizkasse nimmt die Kassenaufgaben für alle Staatsbehörden in dem vom Staatsministerium der Finanzen im Benehmen mit dem Staatsministerium der Justiz bestimmten örtlichen und sachlichen Zuständigkeitsbereich wahr.
- 2.3
- Die Hauptkasse nimmt als Einheitskasse die Kassenaufgaben für die Staatsbehörden in dem vom Staatsministerium der Finanzen örtlich und sachlich festgelegten Zuständigkeitsbereich wahr.
- 3.
- Aufgaben der Staatskassen
- 3.1
- Die Staatskassen haben die Zahlungen rechtzeitig und vollständig zu erheben und zu leisten sowie die Wertgegenstände anzunehmen, zu verwalten und auszuliefern.
- 3.2
- Die Staatskassen haben die kassenmäßigen Vorgänge vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen; das Staatsministerium der Finanzen kann diese Aufgabe ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen. Die Aufzeichnungen müssen prüfbar sein.
- 3.3
- Die Staatskassen haben über die Einnahmen und Ausgaben Rechnung zu legen.
- 3.4
- Die Staatskassen haben die Einziehung der Einnahmen zu veranlassen, soweit nichts Anderes bestimmt ist.
- 3.5
- Die Amtskassen und die Landesjustizkasse haben die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben an die Hauptkasse abzuliefern. Sie haben über die Verwendung der Einnahmen und der Kassenbestandsverstärkungen mit der Hauptkasse abzurechnen.
- 3.6
- Die Staatskassen haben die Zahlstellen, die mit ihnen abrechnen, mit Zahlstellenbestandsverstärkungen zu versorgen und die abgerechneten Beträge zu buchen.
- 3.7
- Die Landesjustizkasse hat die Kassenaufgaben für die Hinterlegungsstellen der Gerichte und die Aufgaben der Vollstreckungsbehörde nach der Justizbeitreibungssordnung wahrzunehmen, soweit diese Aufgaben übertragen worden sind. Bei der Ausführung der Kassenaufgaben für die Justizbehörden sind auch die Bestimmungen der Anlage 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO zu beachten.
- 3.8
- Weitere Aufgaben dürfen den Staatskassen nur im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen übertragen werden.
- 3.9
- Das Staatsministerium der Finanzen bestimmt, ob und in welchem Umfang die Staatskassen insbesondere bei automatisierten Datenverarbeitungsverfahren andere Stellen in Anspruch nehmen dürfen.
- 4.
- Zusätzliche Aufgaben der Hauptkasse
- 4.1
- Die Hauptkasse hat die bei den Kreditinstituten geführten zentralen Konten des Freistaates Sachsen zu verwalten. Sie hat die Amtskassen und die Landesjustizkasse mit Kassenbestandsverstärkungen zu versorgen.
- 4.2
- Die Hauptkasse hat die Abrechnungsergebnisse der Amtskassen und der Landesjustizkasse in ihre Bücher zu übernehmen und zum Ergebnis für das Land zusammenzufassen.
- 4.3
- Die Hauptkasse kann den Amtskassen und der Landesjustizkasse Weisungen für die Geldversorgung und die Abrechnung erteilen (vergleiche Nummer 1.3).
- 4.4
- Die Hauptkasse hat nach Weisung des Staatsministeriums der Finanzen die für Berichtsdienste erforderlichen Ergebnisse zu liefern, soweit sie sich aus ihrer Buchführung ergeben. Sie hat dem Staatsministerium der Finanzen täglich einen Bericht über den Kassenbestand des Freistaates Sachsen vorzulegen.
- 4.5
- Die Hauptkasse hat den kassenmäßigen Abschluss (§ 82) zu erstellen und Rechnung zu legen.
- 5.
- Errichtung von Zahlstellen, Zahlstellenbestimmungen
- 5.1
- Sind Zahlungen in Ausnahmefällen bar zu bewirken oder ist die Annahme oder Leistung von Zahlungen durch eine Staatskasse nicht möglich oder nicht zweckmäßig, so können hierfür mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen Zahlstellen bei Dienststellen des Freistaates Sachsen errichtet werden. Dies gilt insbesondere für kleine Beträge, deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist.
- 5.2
- Die Einrichtung, die Aufgaben und das Verwaltungsverfahren der Zahlstellen richten sich nach den Zahlstellenbestimmungen (Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO).
Zweiter Abschnitt:
Einrichtung und Geschäftsgang der Staatskassen
- 6.
- Einrichtung der Staatskassen
- 6.1
- Die Staatskassen werden von einem Kassenleiter geleitet. Diesem werden je nach Geschäftsumfang Sachgebietsleiter, Arbeitsgebietsleiter, Sachbearbeiter (Buchhalter, Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr) und Mitarbeiter beigegeben. Der Sachgebietsleiter Buchführung ist zum ständigen Vertreter des Kassenleiters zu bestellen.
- 6.2
- Die Bestellung des Kassenleiters und dessen Vertreters obliegt der übergeordneten Dienststelle. Sie sollen Beamte sein und mindestens dem gehobenen Dienst angehören.
- 6.3
- In den Staatskassen sind je nach Geschäftsumfang einzurichten
- 6.3.1
- Sachgebiete für den Zahlungsverkehr, die Buchführung, die Allgemeine Verwaltung, die Automatisierte Datenverarbeitung und die Vollstreckung (nur Landesjustizkasse);
- 6.3.2
- Arbeitsgebiete im Sachgebiet Buchführung und innerhalb der Arbeitsgebiete Buchhaltungen (Die Arbeitsgebiete werden von einem Arbeitsgebietsleiter geführt.);
- 6.3.3
- im Sachgebiet Zahlungsverkehr der Schalter für den baren Zahlungsverkehr und die Girostelle für den unbaren Zahlungsverkehr. Soweit möglich sollen die Aufgaben der Girostelle beim Schalter wahrgenommen werden.
- 6.4
- Der Kassenleiter kann sich die Leitung eines oder mehrerer Sachgebiete (ausgenommen das Sachgebiet Buchführung) vorbehalten. Sachgebietsleitern und Arbeitsgebietsleitern können vom Kassenleiter auch andere Aufgaben übertragen werden. Nummer 6.5 bleibt unberührt.
Sind Sachgebietsleiter oder Arbeitsgebietsleiter nicht bestellt, so ist die Wahrnehmung derer Aufgaben und Befugnisse unter Beachtung der Nummern 6.5 und 6.6 durch den Geschäftsverteilungsplan zu regeln. - 6.5
- Bediensteten des Sachgebiets Zahlungsverkehr dürfen Aufgaben des Sachgebiets Buchführung, Bediensteten des Sachgebiets Buchführung dürfen Aufgaben des Sachgebiets Zahlungsverkehr nicht übertragen werden. Sie sollen sich auch gegenseitig nicht vertreten.
- 6.6
- Personen, denen gegenseitig ein gesetzliches Zeugnisverweigerungsrecht zusteht (§ 383 ZPO), dürfen in der gleichen Kasse nur mit Zustimmung der übergeordneten Dienststelle und nur im gleichen Sachgebiet beschäftigt werden.
- 6.7
- Über die Aufgabenverteilung in den Staatskassen ist ein Geschäftsverteilungsplan aufzustellen, in dem auch die Vertretungen zu regeln sind. Die Geschäftsverteilungspläne sind dem Staatsministerium der Finanzen vorzulegen.
- 6.8
- Das Staatsministerium der Finanzen kann für Staatskassen verbindliche Mustergeschäftsverteilungspläne erstellen.
- 7.
- Allgemeine Obliegenheiten der Bediensteten in den Staatskassen
- 7.1
- Die Bediensteten der Staatskassen haben sorgfältig auf die Sicherheit der Kasseneinrichtungen und die Einhaltung der Verfahrensvorschriften in der Staatskasse zu achten. Die Leiter der Sachgebiete und der Arbeitsgebiete, die Sachbearbeiter und Mitarbeiter haben Mängel oder Unregelmäßigkeiten dem Kassenleiter zu melden, auch wenn sie außerhalb ihres Aufgabengebietes liegen.
- 7.2
- Die Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete, die Sachbearbeiter und Mitarbeiter haben auf Weisung des Kassenleiters auch Kassenaufgaben außerhalb ihres Aufgabengebietes zu erledigen. Die Nummern 6.5 und 6.6 sind zu beachten.
- 7.3
- Die Bediensteten der Staatskassen dürfen Zahlungsmittel und sonstige Gegenstände, die nicht zur Staatskasse gehören, nur aus dienstlichen Gründen mit schriftlicher Genehmigung des Dienststellenleiters in den Kassenbehältern aufbewahren.
- 7.4
- Den Bediensteten der Staatskasse ist es untersagt, bei ihrer Staatskasse für andere Personen Gelder in Empfang zu nehmen oder einzuzahlen.
- 7.5
- Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete, Sachbearbeiter und Mitarbeiter dürfen Kassenunterlagen nur mit Einwilligung des Kassenleiters aus den Kassenräumen entfernen.
- 7.6
- Kassenunterlagen dürfen nur dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht 46 und den mit der Prüfung der Staatskasse oder ihrer Unterlagen beauftragten Bediensteten vorgelegt werden. Anderen Staatsbediensteten ist die Einsicht in Kassenunterlagen nur zu gestatten, wenn sie eine dienstliche Veranlassung nachweisen. Für die Einsichtnahme in Kassenunterlagen durch andere Personen oder für die Herausgabe aus der Kasse ist mit Ausnahme des Falles von § 95 Abs. 1 die Einwilligung des Kassenleiters erforderlich.
- 7.7
- Bedienstete der Kassen dürfen Lebens- und ähnliche Bescheinigungen nicht ausstellen.
- 8.
- Besondere Obliegenheiten des Kassenleiters
- 8.1
- Der Kassenleiter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Kassenaufgaben verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Kasseneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Kasse, die er nicht beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat er unverzüglich dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht und dem Dienststellenleiter oder – wenn der Kassenleiter selbst Dienststellenleiter ist – der übergeordneten Dienststelle mitzuteilen.
- 8.2
- Der Kassenleiter ist Vorgesetzter der ihm beigegebenen Sachgebietsleiter, Arbeitsgebietsleiter, Sachbearbeiter und Mitarbeiter.
- 8.3
- Der Kassenleiter hat beim Wechsel der Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete die Übergabe der Geschäfte an den Nachfolger zu überwachen.
- 8.3
- Bei Kassen mit einer eigenen Poststelle (Nummer 13.2) hat der Kassenleiter der zuständigen Postfiliale die Namen der Postempfangsbevollmächtigten und deren Unterschriftsproben sowie Änderungen in der Bevollmächtigung mitzuteilen.
- 9.
- Kassenübergabe
- 9.1
- Beim Wechsel des Kassenleiters hat der bisherige Kassenleiter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Kassenübergabe). Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht soll die Kassenübergabe leiten. Kann der Kassenleiter seinem Nachfolger die Geschäfte nicht übergeben, so nimmt der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht die Übergabe vor. 47
- 9.2
- Über die Kassenübergabe ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist und dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, vorzulegen ist. Ist der Kassenleiter selbst Dienststellenleiter, so ist die Niederschrift der übergeordneten Dienststelle vorzulegen.
- 9.3
- Die Niederschrift muss insbesondere enthalten
- 9.3.1
- den Kassensollbestand,
- 9.3.2
- den Kassenistbestand,
- 9.3.3
- die Bestätigung, dass die Wertgegenstände nach den Büchern (Nummern 28 und 29 zu § 71) vollständig vorhanden sind, und
- 9.3.4
- die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dergleichen.
- 9.4
- Bei einer vorübergehenden Verhinderung des Kassenleiters über den Tagesabschluss hinaus (zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit) gilt Nummer 9.1 sinngemäß; eine Niederschrift braucht nicht gefertigt zu werden, es genügt die Bescheinigung der Übernahme im Tagesabschlussbuch.
- 10.
- Besondere Obliegenheiten der Sachgebietsleiter, Arbeitsgebietsleiter und Sachbearbeiter
- 10.1
- Der Sachgebietsleiter ist für die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben in dem ihm übertragenen Sachgebiet verantwortlich. Er ist gegenüber den Arbeitsgebietsleitern, Sachbearbeitern und Mitarbeitern seines Sachgebietes weisungsbefugt und hat deren Tätigkeit zu überwachen.
Der Sachgebietsleiter hat beim Wechsel eines Arbeitsgebietsleiters seines Sachgebiets die Übergabe der Geschäfte an den Nachfolger zu überwachen. - 10.2
- Für die besonderen Obliegenheiten des Arbeitsgebietsleiters gilt Nummer 10.1 entsprechend.
- 10.3
- Die Sachbearbeiter sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben. Sie können Arbeiten den ihnen beigegebenen Mitarbeitern zuteilen und haben sich davon zu überzeugen, dass diese Arbeiten ordnungsgemäß erledigt werden.
- 11.
- Sachgebiet Zahlungsverkehr
- 11.1
- Das Sachgebiet Zahlungsverkehr ist zuständig für den unbaren und baren Zahlungsverkehr sowie die Geldverwaltung, für die Annahme, Verwaltung und Auslieferung von Wertgegenständen sowie für die Verwaltung der Vordrucke für Schecks und Quittungen.
- 11.2
- Soweit der Umfang des Zahlungsverkehrs es erfordert, sind für den unbaren und den baren Zahlungsverkehr gesonderte Sachbearbeiter zu bestimmen.
- 11.3
- Der Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr hat insbesondere
- 11.3.1
- den Nachweis über den Bestand und die Veränderungen auf den Konten der Kasse (Kontogegenbücher) zu führen,
- 11.3.2
- die unbaren Einzahlungen zu bearbeiten und die unbaren Auszahlungen zu veranlassen,
- 11.3.3
- alle Schecks unverzüglich zur Gutschrift auf ein Konto der Kasse vorzulegen,
- 11.3.4
- die Bescheinigungen über unbare Auszahlungen mit Ausnahme der Verrechnungen zu erteilen und
- 11.3.5
- die Vordrucke für Schecks und Quittungen zu verwalten und sicher aufzubewahren.
- 11.4
- Der Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr hat insbesondere
- 11.4.1
- die baren Einzahlungen anzunehmen und die baren Auszahlungen zu leisten und das Schalterbuch zu führen,
- 11.4.2
- die Wertgegenstände entgegenzunehmen, zu verwalten und auszuliefern,
- 11.4.3
- die Zahlungsmittel und die Wertgegenstände sicher zu verwahren,
- 11.4.4
- das entbehrliche Bargeld rechtzeitig einem Konto der Kasse zuzuführen und
- 11.4.5
- die ihm übergebenen Schecks dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zuzuleiten (Nummer 11.3.3).
- 12.
- Sachgebiet Buchführung
- 12.1
- Das Sachgebiet Buchführung ist zuständig für
- 12.1.1
- die Prüfung von Kassenanordnungen auf ihre förmliche Richtigkeit (siehe auch Nummer 12.3.),
- 12.1.2
- die Sollstellung aufgrund von Kassenanordnungen, die Überwachung der rechtzeitigen und vollständigen Erhebung und Leistung von Zahlungen sowie der alsbaldigen Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen und der Abrechnung von Abschlagsauszahlungen,
- 12.1.3
- die Buchung und die Abschlüsse, soweit diese Aufgaben nicht anderen Stellen übertragen sind,
- 12.1.4
- die Stundung von Forderungen, wenn und soweit der Kasse diese Aufgabe übertragen und eine Rückstandsanzeige noch nicht erteilt worden ist,
- 12.1.5
- die Vorbereitung von Quittungen, soweit erforderlich,
- 12.1.6
- die Rechnungslegung,
- 12.1.7
- die Sammlung der Belege zu den Buchungen und
- 12.1.8
- die Bearbeitung der Abrechnungen der Zahlstellen und die Erstellung von Unterlagen für die Abrechnung mit der zuständigen Kasse.
- 12.2
- Die Sachbearbeiter (Buchhalter) haben vor der Sollstellung oder Zahlung zu prüfen, ob
- 12.2.1
- die Kassenanordnungen formell richtig und vollständig sind (Nummer 5.1 zu § 70 und Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO – EDVBK),
- 12.2.2
- die Unterschrift des Anordnungsbefugten mit der bei der Kasse vorliegenden Unterschriftsprobe übereinstimmt.
- 12.2.3
- Weitere Einzelheiten zur Prüfungspflicht des Buchhalters enthält die Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO.
- 12.3
- Kassenanordnungen oder Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen, die zu beanstanden sind oder die sonst zu Bedenken Anlass geben, sind unter Angabe der Gründe unerledigt an die anordnenden Stellen zurückzugeben. Erhält die Kasse eine beanstandete Kassenanordnung mit der schriftlichen Weisung eines Anordnungsbefugten zurück, sie trotzdem auszuführen, so hat die Kasse diese Weisung zu befolgen. Die Mitteilung der Kasse und die Weisung des Anordnungsbefugten sind der Kassenanordnung oder Unterlage beizufügen.
- 12.4
- Rückständige Forderungen sind nach Nummer 41.3 zu § 70 zu behandeln. Nach der Rückstandsanzeige beziehungsweise Vollstreckbarkeitserklärung eingehende Zahlungen sind, sofern sie nicht im Laufe von Vollstreckungshandlungen erhoben wurden, unverzüglich den eingeschalteten Stellen mitzuteilen. Die Regelungen über die Behandlung von Kleinbeträgen sind zu beachten.
- 12.5
- (nur Geschäftsbereich der Justiz)
Die Behandlung von Kleinbeträgen bei Geldhinterlegungen regelt das Staatsministerium der Justiz im Benehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen. 48 - 12.6
- Im Sachgebiet Buchführung der Landesjustizkasse ist Nummer 15 entsprechend anzuwenden, soweit das Sachgebiet für Ansprüche, für die die Landesjustizkasse als Vollstreckungsbehörde bestimmt ist, zuständig ist.
- 13.
- Sachgebiet Allgemeine Verwaltung
- 13.1
- Das Sachgebiet Allgemeine Verwaltung ist insbesondere für die Bearbeitung organisatorischer und personeller Angelegenheiten innerhalb der Kasse zuständig.
- 13.2
- Zum Sachgebiet Allgemeine Verwaltung gehören insbesondere – soweit nichts anderes bestimmt ist –
- die Geräte-, Material- und Vordruckverwaltung,
- die Poststelle,
- die Registratur.
- 13.3
- Ist die Staatskasse als Dienststelle eingerichtet und bewirtschaftet sie Einnahmen und Ausgaben, so kann der Leiter des Sachgebiets Allgemeine Verwaltung zum Beauftragten für den Haushalt bestellt werden.
- 14.
- Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung
- Das Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung ist für die Erledigung der von der zuständigen obersten Staatsbehörde im Einzelnen zu bestimmenden Aufgaben zuständig, welche sich aus der Verwendung von ADV-Anlagen für Kassenaufgaben ergeben.
- 15.
- Sachgebiet Vollstreckung
- (nur Landesjustizkasse)
Die Aufgaben und Befugnisse des Sachgebiets Vollstreckung regelt das Staatsministerium der Justiz im Benehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen. Die Bestimmungen der Anlage 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO sind zu beachten. - 15.1
- Das Sachgebiet Vollstreckung ist für die Erfassung und für die Einziehung der der Landesjustizkasse zu diesem Zweck überwiesenen Kostenforderungen sowie für die Vollstreckung im Wege der Amtshilfe zuständig. Für die Landesjustizkasse gilt das Kosteneinziehungsverfahren (Dienstanweisung für das automatisierte Kosteneinziehungsverfahren der Landesjustizkasse – DAKE vom 28. November 1995, in der jeweils geltenden Fassung).
- 15.2
- Das Aufgabengebiet ist ferner zuständig für
- 15.2.1
- Stundungen, soweit sie der Landesjustizkasse übertragen sind, abweichend von Nummer 12.1.4 auch dann, wenn eine Rückstandsanzeige noch nicht erteilt ist,
- 15.2.2
- befristete und unbefristete Niederschlagungen,
- 15.2.3
- Entscheidungen nach den Regelungen über die Behandlung von Kleinbeträgen,
- 15.2.4
- die Erteilung von Vollstreckungsaufträgen an Vollstreckungsbeamte und die Überwachung des Vollzugs der Vollstreckung.
- 15.3
- Die Landesjustizkasse als Vollstreckungsbehörde ist ermächtigt, zur Sicherung einzuziehender Forderungen Vereinbarungen zu treffen. Zur Verfügung über eine Sicherheit ist sie befugt,
- 15.3.1
- im Rahmen der im Verwaltungszwangsverfahren der Vollstreckungsbehörde zustehenden Befugnisse (zum Beispiel bei Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen),
- 15.3.2
- soweit es zur Befriedigung aus der Sicherheit erforderlich ist (zum Beispiel zur Kündigung und zur Pfandverwertung),
- 15.3.3
- soweit die Verfügung der Erfüllung rechtlich begründeter Ansprüche dient (zum Beispiel die Löschungsbewilligung nach der Zahlung der Schuld),
- 15.3.4
- wenn durch die Verfügung nach pflichtgemäßem Ermessen der Wert der Sicherheit nicht beeinträchtigt wird (zum Beispiel bei der pfandfreien Abschreibung unbedeutender Grundstücksteile).
- 15.4
- Andere Verfügungen über die Sicherheit (zum Beispiel Löschungsbewilligungen und der Verzicht auf die Sicherheit in anderen Fällen, die Zustimmung zu Rangänderungen oder pfandfreier Abschreibung von Trennstücken) bleiben dem Präsidenten des Oberlandesgerichtes vorbehalten, der die Zustimmung des Staatsministeriums der Justiz einholt, wenn dies haushaltsrechtlich erforderlich ist.
- 15.5
- Bei der Einziehung von Kostenforderungen und, soweit nichts anderes bestimmt ist, auch bei der Einziehung von sonstigen Justizverwaltungsabgaben, ist die Landesjustizkasse auch zur Annahme an erfüllungsstatt oder erfüllungshalber (§ 364 BGB), zur Genehmigung einer Schuldübernahme (§ 414 ff. BGB) und zum Abschluss eines Vergleichs (§ 779 BGB) ermächtigt. Bei Abschluss eines Vergleichs ist Nummer 2.2 Satz 2 zu § 58 zu beachten.
- 15.6
- Die Landesjustizkasse bedarf zur Vornahme der in Nummer 15.3 Satz 1 und Nummer 15.5 bezeichneten Rechtsgeschäfte sowie zur Ausstellung einer Vollmacht mit Ausnahme bloßer Terminvollmachten der Genehmigung des Dienststellenleiters. Durch diese Bestimmungen wird die Wirksamkeit von Erklärungen der Landesjustizkasse Dritten gegenüber nicht berührt.
- 15.7
- Zu unterschreiben sind Schriftstücke, die Verfahren nach der Justizbeitreibungsordnung betreffen und nicht im Kosteneinziehungsverfahren erstellt werden,
- bei der Vollstreckung in das unbewegliche Vermögen oder der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens,
- bei der Vollstreckung in Forderungen und andere Vermögensrechte,
- bei der Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung (einschließlich Haft) und der Geltendmachung von Forderungen im Insolvenzverfahren sowie
- bei der Aufhebung, Einstellung oder Beschränkung einer Vollstreckung in bewegliche körperliche Sachen
- 16.
- Allgemeiner Geschäftsgang in den Staatskassen
- 16.1
- Alle an die Staatskasse gerichteten Sendungen sind ihr unmittelbar und ungeöffnet zuzustellen. Gehen Sendungen für die Staatskasse bei einer anderen Stelle ein, so sind diese sofort an die Staatskasse weiterzuleiten. Einschreibsendungen und Sendungen mit Wertangabe sind vom Kassenleiter selbst zu öffnen. Er kann diese Aufgabe einem Sachgebiet, in der Regel dem Sachgebiet Zahlungsverkehr, übertragen.
- 16.2
- Die Eingänge sind mit einem Eingangsvermerk zu versehen; sie sollen unverzüglich erledigt werden, sofern die Erledigung nicht an bestimmte Fristen gebunden ist oder zwingende Gründe der sofortigen Erledigung entgegenstehen.
- 16.3
- Die Staatskassen treten miteinander und mit anderen öffentlichen Kassen unmittelbar in Verbindung, soweit die Erledigung von Kassengeschäften es erfordert.
- 16.4
- Schreiben der Landesjustizkasse und der Hauptkasse tragen nur die Bezeichnung der Kasse (nicht die Bezeichnung der Dienststelle, zu der sie gehören). Die Schreiben aller Staatskassen sollen die Anschrift, die Fernsprechanschlüsse, die Konten bei Kreditinstituten (einschließlich Bankleitzahl), die Schalter- und Sprechstunden sowie das Kassenzeichen enthalten.
- 16.5
- Schreiben der Staatskasse sind vom Kassenleiter zu unterschreiben. Er kann seine Unterschriftsbefugnis, soweit nichts anderes bestimmt ist, auf die Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete sowie gegebenenfalls auf Sachbearbeiter übertragen.
- 16.6
- Die Schalter- und Sprechstunden der Staatskasse werden vom Leiter der Dienststelle bestimmt und sind durch Aushang an geeigneten Stellen des Dienstgebäudes bekannt zu geben. Der Kassenleiter kann zulassen, dass Ein- und Auszahlungen ausnahmsweise auch außerhalb der Schalterstunden angenommen oder geleistet werden.
- 17.
- Behandlung von Zahlungen und Buchungen
- Zur Erleichterung der Kassengeschäfte sind weitgehend ADV-Anlagen und sonstige technische Hilfsmittel zu verwenden. Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) und die „Dienstanweisung für das automatisierte Buchführungsverfahren der Staatskassen (DABK)“ sind zu beachten. Die nachstehenden Bestimmungen regeln die handschriftlichen Buchungsverfahren der Staatskassen.
- 17.1
- Behandlung der Annahmeanordnungen und der Einzahlungen
- 17.1.1
- Die bei der Staatskasse eingehenden Annahmeanordnungen sind über den Leiter des Sachgebiets Buchführung und den zuständigen Arbeitsgebietsleiter dem Sachbearbeiter (Buchhalter) zuzuleiten. Der Buchhalter prüft die Annahmeanordnung (Nummer 12.2) und stellt sie zum Soll, soweit dies vorgeschrieben ist. Aufgrund der Annahmeanordnungen und Sollstellungen hat der Buchhalter die rechtzeitige Entrichtung der Einzahlungen zu überwachen. Auf der Annahmeanordnung hat der Buchhalter die Prüfung der Annahmeanordnung sowie gegebenenfalls die Sollstellung durch Namenszeichen zu bescheinigen und erforderlichenfalls den anzunehmenden Betrag anzugeben.
- 17.1.2
- Werden Einzahlungen bar durch Übergabe von Zahlungsmitteln geleistet, hat der Buchhalter den anzunehmenden Betrag zu ermitteln, die Quittung vorzubereiten und sie zusammen mit den für die Buchung erforderlichen Unterlagen ohne Inanspruchnahme des Einzahlers dem Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr zuzuleiten. Der Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr hat nach erfolgter Einzahlung die eingezahlten Beträge in die Tageslisten einzutragen; die Tageslisten und die dazugehörenden Quittungsdurchschriften sind dem Buchhalter zu übergeben, der daraufhin die Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen hat.
- 17.1.3
- Bei unbar oder durch Übersendung von Zahlungsmitteln entrichteten Einzahlungen sind die Gutschriftsbelege dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zuzuleiten. Der Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr hat die Gutschriftsbeträge in die Tageslisten einzutragen; die Tageslisten und die dazugehörenden Gutschriftsbelege sind dem Buchhalter zu übergeben, der daraufhin die Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen hat.
- 17.1.4
- Die Verbindung zwischen Zeit- und Sachbuchung ist durch gegenseitige Hinweise herzustellen. Außerdem hat der Buchhalter in der Tagesliste die Vornahme der Sachbuchungen durch Angabe des Namenszeichens und des Datums zu bescheinigen.
- 17.1.5
- Die Summen der Tageslisten werden vom Leiter des Sachgebiets Buchführung in das Hauptzeitbuch übernommen.
- 17.2
- Behandlung der Auszahlungsanordnungen und der Auszahlungen
- 17.2.1
- Für Auszahlungsanordnungen gilt Nummer 17.1.1 entsprechend.
- 17.2.2
- Der Sachbearbeiter (Buchhalter) leitet die von ihm für zahlungsreif erklärten Auszahlungsanordnungen dem zuständigen Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr zu. Die zum Soll gestellten Auszahlungsanordnungen sind dem Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr nicht zuzuleiten; in diesen Fällen hat vielmehr der Buchhalter in anderer geeigneter Weise bei mehreren gleichartigen Auszahlungen in Listenform (Auszahlungsnachweisung) dem Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr von der Fälligkeit der Auszahlung Kenntnis zu geben und die für die Auszahlung und Buchung erforderlichen Angaben durch kasseninternen Auftrag (Nummer 27 zu § 70) mitzuteilen.
- 17.2.3
- Der Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr hat auf die mit Namenszeichen des Buchhalters versehenen Auszahlungsanordnungen oder auf die sonstigen Benachrichtigungen die baren Auszahlungen zu leisten und für die unbaren Auszahlungen die Überweisungen zu veranlassen. Er hat ferner auf eine ordnungsgemäße Quittungserteilung zu achten beziehungsweise die Bescheinigung nach Nummer 48 zu § 70 abzugeben.
- 17.2.4
- Der Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr hat die Auszahlungsanordnungen in die Tageslisten einzutragen; die Tageslisten und die dazugehörenden Auszahlungsanordnungen hat er dem Buchhalter zu übergeben, der daraufhin die Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen hat.
- 17.2.5
- Die Nummern 17.1.4 und 17.1.5 gelten sinngemäß.
- 17.3
- Umbuchungen
- 17.3.1
- Ist ein Betrag umzubuchen, hat der Buchhalter die Änderungsanordnung in die Tagesliste einzutragen und die erforderlichen Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen.
- 17.3.2
- Ist eine Änderungsanordnung wegen Fehlens der in Nummer 26 zu § 70 genannten Voraussetzungen nicht erforderlich, hat der Buchhalter einen kasseninternen Auftrag (Nummer 27 zu § 70) zu erstellen, der an die Stelle der Änderungsanordnung tritt. Im kasseninternen Auftrag ist der Sachverhalt und der Grund der Umbuchung kurz und zweifelsfrei darzustellen.
- 17.3.3
- Zur Erleichterung der Kassengeschäfte sind weitgehend ADV-Anlagen und sonstige technische Hilfsmittel zu verwenden. Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) ist zu beachten.
Dritter Abschnitt:
Aufsicht über die Staatskassen
- 18.
- Sachgebietsleiter Kassenaufsicht 49
- 18.1
- Die Geschäftsführung der Staatskasse ist von einem Staatsbediensteten zu beaufsichtigen (Sachgebietsleiter Kassenaufsicht). Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht wird bei Amtskassen vom Dienststellenleiter, bei der Landesjustizkasse von der übergeordneten Dienststelle und bei der Hauptkasse vom Staatsministerium der Finanzen bestellt. Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht muss die erforderliche Erfahrung und gründliche Kenntnisse im Kassen- und Rechnungswesen besitzen; er soll eine längere praktische Tätigkeit in einer gleichwertigen Kasse nachweisen.
- 18.2
- Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht darf nicht Bediensteter der Kasse sein. Eine unmittelbare Weisungsbefugnis gegenüber der Kasse oder ihren Bediensteten steht dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht nicht zu.
- 18.3
- Die Prüfung des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht umfasst nur kasseninterne Vorgänge. Dabei sind Kassenanordnungen auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit (vergleiche Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) und die Richtigkeit der Zahlungs- und Buchungsvorgänge bei Ausführung durch die Kasse zu prüfen.
- 18.4
- Der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht hat mindestens zu prüfen
- die Eintragungen im Tagesabschlussbuch vollständig,
- die Eintragungen in den Zeitbüchern anhand der Belege stichprobenweise, mindestens jedoch zu einem Viertel,
- die Eintragungen im Verwahrungsbuch und im Vorschussbuch anhand der Belege stichprobenweise,
- die Eintragungen im Abrechnungsbuch vollständig,
- die Eintragungen in den übrigen Sachbüchern anhand der Belege stichprobenweise,
- die Eintragungen in den Kontogegenbüchern stichprobenweise,
- die Eintragungen in den übrigen Büchern stichprobenweise,
- die Belege stichprobenweise auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit (vergleiche Nummer 12.2),
- die baren und unbaren Einzahlungen anhand der Quittungen und Gutschriftsbelege stichprobenweise,
- die unbaren Auszahlungen (ausgenommen Massenzahlungen im automatisierten Verfahren) anhand der Belege und der Überweisungs- und sonstigen Zahlungsträger möglichst vollständig,
- die Kontoauszüge, insbesondere auch auf ihre lückenlose Folge,
- die Berechnung nach Nummer 15.5 zu § 71,
- den Kassenbestand auf Zulässigkeit seiner Höhe.
- 18.5
- Dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht obliegt ferner die unvermutete Prüfung nach § 78 und der hierzu ergangenen Verwaltungsvorschrift sowie weitere in den Verwaltungsvorschriften bestimmte Aufgaben. Die Prüfung ist im Allgemeinen als laufende Prüfung im Rahmen der Kassenaufsicht nach Nummer 18.4 vorzunehmen.
- 18.6
- Die geprüften Buchungen und Belege sind deutlich mit den vorgesehenen Farbstiften (grün für den Sachgebietsleiter Kassenaufsicht, violett für die Mitarbeiter) zu kennzeichnen. Im Tagesabschlussbuch und auf den Belegen ist zusätzlich das Namenszeichen anzubringen.
- 18.7
- Soweit dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht Mitarbeiter beigegeben sind, hat er ihre Prüfungstätigkeit zu überwachen. Er ist berechtigt, seinen Mitarbeitern Weisungen für die Prüfung zu erteilen.
Vierter Abschnitt:
Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
- 19.
- Bestimmungen für automatisierte Verfahren
- Für die Verwendung von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen gelten die Bestimmungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best).
- 20.
- Bestimmungen für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
- Für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf andere Speichermedien gelten die Nummern 7 bis 13 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (AufbewBest).
Anlage 1
zur VwV zu § 79 SäHO
(zu Nummer 5.2)
Zahlstellenbestimmungen
(ZBest)
Inhaltsübersicht
- 1.
- Bezeichnung
- 2.
- Aufgaben
- 3.
- Zahlstellenverwalter
- 4.
- Zahlstellenaufsicht
- 5.
- Anschluss an Kreditinstitute
- 6.
- Einzahlungen und Auszahlungen
- 7.
- – frei –
- 8.
- Geldverwaltung, Zahlstellenistbestand, Zahlstellenhöchstbestand
- 9.
- Eintragung der Zahlungen
- 10.
- Tagesabschluss
- 11.
- Abrechnung
- 12.
- Wertgegenstände
- 13.
- Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen
- 14.
- Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)
- 15.
- Besondere Bestimmungen für Geldstellen
- 1.
- Bezeichnung
- Die Zahlstelle ist ein Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist; sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz „Zahlstelle“.
- 2.
- Aufgaben
- 2.1
- Umfang:
- 2.1.1
- Die zuständige oberste Staatsbehörde bestimmt im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen bei der Errichtung der Zahlstelle, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten und mit welcher Kasse sie abzurechnen hat; dies gilt auch für wesentliche Änderungen. Der Zahlungsverkehr ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. In dem Schreiben über die Errichtung der Zahlstelle ist auch der Zahlstellenhöchstbestand festzusetzen (Nummer 8.3) sowie festzulegen, ob ein Konto geführt wird (Nummer 5.1). Die entsprechenden Regelungen sind der zuständigen Kasse durch eine Ausfertigung des Schreibens über die Errichtung der Zahlstelle mitzuteilen.
- 2.1.2
- Die Annahme oder Leistung von wiederkehrenden Einzahlungen oder Auszahlungen sowie die Sollstellung von Einzahlungen und Auszahlungen darf der Zahlstelle nicht übertragen werden. Sind der Zahlstelle solche Einzahlungen oder sonstige Einzahlungen, für die der Kasse eine Annahmeanordnung vorliegt, zugegangen, hat sie die Zahlstelle als Verwahrungen zu behandeln und an die zuständige Kasse weiterzuleiten (Nummer 9.3).
- 2.2
- Die Zahlstelle hat außerdem
- 2.2.1
- die Zahlstellenbestandsverstärkungen im erforderlichen Umfang anzufordern (Nummer 8.1),
- 2.2.2
- die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Kreditinstituten rechtzeitig abzuliefern (Nummer 8.3),
- 2.2.3
- die Zahlungsmittel, die Vordrucke für den Zahlungsverkehr sowie die Bücher und Belege sicher aufzubewahren (Nummer 8.5),
- 2.2.4
- die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Unterlagen einzutragen (Nummer 9),
- 2.2.5
- die Tagesabschlüsse rechtzeitig zu erstellen (Nummer 10) und
- 2.2.6
- mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Nummer 11).
- 2.3
- Für die Erteilung von Kassenanordnungen, die die Zahlstelle berühren und die Führung der Haushaltsüberwachungslisten durch Zahlstellenbedienstete gelten § 77 sowie die Nummern 6.2 und 7.9 zu § 34.
- 3.
- Zahlstellenverwalter
- 3.1
- Der Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, hat einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter zu bestellen und deren Namen und Unterschriftsproben der zuständigen Kasse mitzuteilen. Dem Zahlstellenverwalter sind bei Bedarf Mitarbeiter beizugeben. Der Zahlstellenverwalter hat in kassentechnischer Hinsicht den Weisungen des Leiters der zuständigen Kasse Folge zu leisten.
- 3.2
- Der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtung und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat er unverzüglich dem mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Mitarbeiter (Nummer 4) und dem Beauftragten für den Haushalt mitzuteilen.
- 3.3
- Beim Wechsel des Zahlstellenverwalters hat der bisherige Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Hierüber ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und dem Beauftragten für den Haushalt vorzulegen ist. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten:
- 3.3.1
- den Zahlstellensollbestand (Nummer 10.2),
- 3.3.2
- den Zahlstellenistbestand (Nummer 8.2) und
- 3.3.3
- die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dergleichen.
Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter (Nummer 4) soll die Übergabe leiten. Kann der Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter die Übergabe vor. - 3.4
- Bei einer vorübergehenden Verhinderung des Zahlstellenverwalters (zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit) gilt Nummer 3.3 sinngemäß. Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme sind im Zahlstellenbuch (Nummer 9.1) auf der Titelseite oder, wenn dies durch häufigen Wechsel der Bediensteten nicht zweckmäßig ist, in der VermerkSpalte beim Tagesabschluss zu bestätigen. Von einer Übernahme kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt.
- 4.
- Zahlstellenaufsicht
- Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist vom Leiter der Dienststelle oder einem durch den Geschäftsverteilungsplan zu bestimmenden Bediensteten zu beaufsichtigen (Zahlstellenaufsicht). Ihm obliegt die Vornahme der Zahlstellenprüfungen nach der entsprechenden Verwaltungsvorschrift zu § 78. Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter soll sich je nach dem Umfang des Zahlungsverkehrs auch zwischen den unvermuteten Prüfungen mehrmals durch Stichproben von der ordnungsgemäßen Erledigung der Zahlstellenaufgaben überzeugen. Er hat die Richtigkeit der Angaben in den Titelverzeichnissen, der Zusammenstellung der Titelergebnisse und in der Abrechnungsnachweisung zu prüfen und zu bescheinigen.
- 5.
- Anschluss an Kreditinstitute
- 5.1
- Die Zahlstelle kann aus Gründen der Zweckmäßigkeit ein Konto bei einem Kreditinstitut unterhalten. Nummer 31 zu § 70 und Anlage 5 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO gelten sinngemäß.
- 5.2
- Die Überweisungsaufträge und Schecks sind vom Zahlstellenverwalter und von einem weiteren Bediensteten der Zahlstelle zu unterschreiben. Ist die Zahlstelle nur mit dem Zahlstellenleiter besetzt, so sind die Überweisungsaufträge und Schecks von einem weiteren Bediensteten, der vom Beauftragten für den Haushalt bestimmt wird, zu unterschreiben. Sofern die organisatorischen Voraussetzungen hierfür nicht gegeben sind, kann die übergeordnete Dienststelle Ausnahmen zulassen.
- 5.3
- Die Namen der zur Verfügung über das Konto berechtigten Bediensteten sind dem Kreditinstitut unter gleichzeitiger Übersendung von Unterschriftsproben auf den dafür vorgesehenen Unterschriftsblättern mitzuteilen. Die Unterschriftsblätter müssen den Abdruck des Dienstsiegels und den Sichtvermerk des Beauftragten für den Haushalt enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren.
- 6
- Einzahlungen und Auszahlungen
- Soweit es sich bei Zahlstellen um Vorgänge und Sachverhalte wie bei Kassen handelt und die Zahlstellenbestimmungen keine abweichenden Regelungen enthalten, gelten die Kassenbestimmungen entsprechend.
- 6.1
- Für die Annahme von Schecks gilt die Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO mit der Maßgabe, dass diese über das Konto der Zahlstelle einzulösen sind.
- 6.2
- Für die Annahme von Zahlungen in fremden Geldsorten gilt Anlage 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO. Auszahlungen in fremden Geldsorten sind grundsätzlich über die zuständige Kasse zu leisten.
- 6.3
- Für die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter Euro-Münzen und Euro-Banknoten gilt Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO.
- 6.4
- Die Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen an staatliche Kassen (EDVBK) – Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO – gelten auch für Zahlstellen.
- 6.5
- Unbare Auszahlungen dürfen grundsätzlich nicht über Konten der Zahlstelle ausgeführt werden; solche Auszahlungsanordnungen sind unmittelbar der zuständigen Kasse zur Ausführung zuzuleiten. In begründeten Fällen dürfen mit Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen kleinere unbare Auszahlungen durch die Zahlstelle zugelassen werden (vergleiche Nummer 2.1.1).
- 7.
- – frei –
- 8.
- Geldverwaltung, Zahlstellenistbestand, Zahlstellenhöchstbestand
- 8.1
- Reicht der Zahlstellenistbestand für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle Zahlstellenbestandsverstärkungen durch Anforderungen mit Muster 8 zu § 70 SäHO von der zuständigen Kasse.
- 8.2
- Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln (Nummer 28.1.2 zu § 70) und gegebenenfalls dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nummer 9.8) zusammen. Wenn die Zahlstelle Sicherheiten annehmen darf, so ist von den als Sicherheit angenommenen Zahlungsmitteln nur Bargeld zum Zahlstellenistbestand zu rechnen.
- 8.3
- Der Zahlstellenistbestand darf beim Tagesabschluss den Betrag nicht übersteigen, der als Zahlstellenhöchstbestand festgesetzt ist; der übersteigende Betrag ist unverzüglich an die zuständige Kasse abzuliefern. Bei Ablieferungen sind die von der Kasse mitgeteilte Buchungsstelle des Vorschussbuches und die Kassennummer anzugeben. Eine Überschreitung des Zahlstellenhöchstbestandes ist jedoch zulässig, wenn
- 8.3.1
- die Ablieferung weniger als 100 EUR betragen würde,
- 8.3.2
- sich die Zahlstelle nicht zeitgerecht verstärken kann (zum Beispiel wegen der örtlichen Entfernung von der Kasse oder wenn ein unverhältnismäßiger Zeit- oder sonstiger Aufwand hierzu erforderlich wäre) und der übersteigende Betrag unter Berücksichtigung der zu erwartenden Einzahlungen an den zwei folgenden Arbeitstagen für die der Zahlstelle bereits bekannten Auszahlungen erforderlich ist,
- 8.3.3
- er einen Versteigerungserlös darstellt, der aufgrund einer Bestätigung des zuständigen Richters (Rechtspflegers) innerhalb einer Woche abgewickelt werden kann.
- 8.4
- – frei –
- 8.5
- Die für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Zahlungsmittel sind, soweit sie nicht an die zuständige Kasse abzuliefern sind, in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren. Der Zahlstellenverwalter hat die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluss dürfen die Erstschlüssel nicht im Dienstgebäude belassen werden. Im Übrigen gelten die Nummern 62.3, 62.4 und Anlage 7 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO entsprechend.
- 8.6
- Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so soll sie, wenn es aus Sicherheitsgründen geboten ist, den für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Bestand an Bargeld, der sich beim Tagesabschluss ergibt, ihrem Konto zuführen.
- 8.7
- Im Übrigen gelten für
- 8.7.1
- die Aufbewahrung der Scheckvordrucke Nummer 62.2 zu § 70,
- 8.7.2
- die Sicherung der Zahlstellenräume und der Geldbehälter sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen (Anlagen 7 und 9 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO),
- 8.7.3
- das Verpacken von Euro-Banknoten und Euro-Münzen Nummer 63 zu § 70 und
- 8.7.4
- das Verfahren beim Verlust von Schecks sowie von Scheckvordrucken Nummer 64 zu § 70
entsprechend.
- 9.
- Eintragung der Zahlungen
- 9.1
- Die Zahlstelle hat ein Zahlstellenbuch nach Muster 3/3a zu § 79 SäHO zu führen, in das die Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen (Nummer 9.4) einzutragen sind. Zahlstellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen sowie Verwahrungen und Vorschüsse sind in jedem Fall einzeln in das Zahlstellenbuch einzutragen; bei der Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen ist die Abwicklungsbuchung im Zahlstellenbuch, eine gegebenenfalls erforderliche Gegenbuchung im Titelverzeichnis vorzunehmen. Bei Abwicklungs- und Absetzungsbuchungen sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Die Belege für Verwahrungen und Vorschüsse sind in der Zahlstelle aufzubewahren (Nummer 2.1.3 zu § 75).
- 9.2
- In das Zahlstellenbuch sind mindestens einzutragen
- 9.2.1
- die laufende Nummer,
- 9.2.2
- der Tag der Eintragung,
- 9.2.3
- ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt, oder ein Hinweis auf das Titelverzeichnis (Nummer 9.4),
- 9.2.4
- der Betrag und
- 9.2.5
- sonstige nach Muster 3/3a zu § 79 SäHO erforderlichen Einträge.
- 9.3
- Sind Verwahrungen durch Weiterleitung an die Kasse abzuwickeln (Nummer 2.1.2), so dürfen sie nicht als Ablieferungen behandelt werden; solche Beträge sind unter Angabe des Einzahlers, des Einzahlungstages, des Einzahlungsgrundes und der Buchungsstelle des Verwahrungsbuches gesondert an die Kasse zu überweisen.
- 9.4
- Die Zahlstelle hat für jede Buchungsstelle des Haushaltsplanes und innerhalb dieser für jede anordnende Dienststelle ein Titelverzeichnis nach Muster 4 zu § 79 SäHO zu führen, in das die Zahlungen einzeln einzutragen sind. Zu Muster 4 zu § 79 SäHO können auch Fortsetzungsblätter verwendet werden, die lediglich die Spaltenüberschriften, den darüber liegenden fett umrandeten Teil, die Blattnummer und die Summenzeile enthalten und im Übrigen freien Raum für Eintragungen bieten.
- 9.5
- Das Titelverzeichnis ist in zweifacher Ausfertigung zu führen. Die Zweitschrift ist als Abdruck beziehungsweise Durchschrift kenntlich zu machen. Bei Kosten genügt an Stelle der Angabe des Einzahlers die Angabe der Block- und Blatt-Nummer der Kostenverfügung. Das Titelverzeichnis muss mindestens die Angaben nach Nummer 9.2 und außerdem die Tagessumme enthalten. Die Tagessumme ist in das Zahlstellenbuch zu übernehmen. Die Titelverzeichnisse gelten als Vorbuch zum Zahlstellenbuch.
- 9.6
- Der Zahlstelle obliegt die Überwachung der Abrechnung der von ihr geleisteten Abschlagsauszahlungen.
- 9.7
- Die Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen (Nummer 5.1.8 zu § 70) sind wie die übrigen Zahlungen in das Titelverzeichnis für die betreffende Buchungsstelle einzutragen und zusätzlich in Spalte 7 anzugeben. Bei der Schlusszahlung sind die damit abgerechneten Abschlagsauszahlungen in Spalte 7 mit Minuszeichen einzutragen und außerdem gegenseitige Hinweise anzubringen. Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind der Kasse zur Aufnahme in die Nachweisungen nach Nummer 6 zu § 80 mitzuteilen.
- 9.8
- Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch zu führen und für jeden Kontoauszug den Kontoabgleich nach Nummer 15 zu § 71 durchzuführen.
- 10.
- Tagesabschluss
- 10.1
- Der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluss im Zahlstellenbuch zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Bei Zahlstellen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Beauftragte für den Haushalt zulassen, dass der Tagesabschluss für mehrere, höchstens jedoch für fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage erstellt wird. Zum Tagesabschluss sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln.
- 10.2
- Beim Tagesabschluss sind im Zahlstellenbuch sämtliche BetragsSpalten unter Einbeziehung der am Vortag ermittelten Summen (also einschließlich des bei der letzten Abrechnung verbliebenen Bestandes) aufzurechnen. Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist im Zahlstellenbuch anschließend in Spalte 9 die Summe der Einzahlungen vorzutragen und die Summe der Auszahlungen hiervon abzuziehen.
- 10.3
- Der Zahlstellenistbestand ist im Zahlstellenbuch in Spalte 18 darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
- 10.4
- Für Zahlstellenfehlbeträge gilt Nummer 23.5 zu § 71, für Zahlstellenüberschüsse gilt Nummer 23.6 zu § 71 entsprechend.
- 10.5
- Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Zahlstellenbuch vom Zahlstellenverwalter durch Unterschrift in Spalte 18 zu bescheinigen.
- 11.
- Abrechnung
- 11.1
- Die Zahlstelle hat einmal monatlich mit der zuständigen Kasse an den vom Kassenleiter bestimmten Tagen abzurechnen. Die Zahlungen sind möglichst in dem Monat abzurechnen, in dem sie angenommen oder geleistet worden sind; für den Monat Dezember wird jeweils eine besondere Regelung getroffen.
- 11.2
- Für die Abrechnung sind im Zahlstellenbuch nach dem Tagesabschluss
- 11.2.1
- die Summe der Einnahmen in der Spalte 6 rot abzusetzen und in Spalte 5 schwarz einzutragen,
- 11.2.2
- die Summe der Ausgaben in Spalte 15 rot abzusetzen und in Spalte 14 schwarz einzutragen,
- 11.2.3
- in allen BetragsSpalten die neuen Summen zu bilden,
- 11.2.4
- die Summen in den Spalten 13 bis 17 rot abzusetzen und in die entsprechenden Spalten auf der Einzahlungsseite (Spalten 4 bis 8) schwarz einzutragen,
- 11.2.5
- in allen BetragsSpalten der Auszahlungsseite die Summen und der Einzahlungsseite die Salden zu bilden,
- 11.2.6
- die ermittelten Salden als noch nicht abgerechneter Bestand für den folgenden Abrechnungszeitraum vorzutragen und zwar:
- a)
- der Bestand der Zahlstellenbestandsverstärkung in Spalte 5,
- b)
- der Bestand der Verwahrungen in Spalte 8,
- c)
- der Bestand an Vorschüssen in Spalte 16,
- d)
- in den Spalten 4 und 13 die sich ergebenden Quersummen; zur Kontrolle ist mit den in den Spalten 4 und 13 ermittelten Quersummen der Zahlstellensollbestand in der Spalte 9 zu bilden und seine Übereinstimmung mit dem Zahlstellensollbestand des letzten Tagesabschlusses sowie mit der Summe III der Abrechnungsnachweisung zu prüfen.
- 11.3
- Die Titelverzeichnisse (Nummer 9.4) sind in den Spalten 4 und 7 aufzurechnen und auf dem ersten Blatt vom Zahlstellenverwalter unter Angabe des Datums zu unterschreiben. Mit der Unterschrift wird bescheinigt, dass die Titelverzeichnisse richtig und vollständig geführt sind, Original und Abdruck/Durchschrift übereinstimmen, die Eintragungen ordnungsgemäß belegt und die Beträge richtig aufgerechnet sind. Der in der Spalte 7 verbliebene Betrag an noch nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen ist in das Titelverzeichnis für die gleiche Buchungsstelle des folgenden Abrechnungszeitraumes zu übernehmen.
- 11.4
- Die Zahlstelle hat nach Abschluss des Zahlstellenbuches eine Abrechnungsnachweisung nach Muster 5 zu § 79 SäHO und die Zusammenstellung der Titelergebnisse nach Muster 19 zu § 71 SäHO in zweifacher Ausfertigung aufzustellen. Hierfür gilt Nummer 26.2 zu § 71 sinngemäß. Die Zweitschriften sind als Abdruck kenntlich zu machen. Die vom Anordnungsbefugten unterschriebene Abrechnungsnachweisung und die Zusammenstellung der Titelergebnisse sind vom Zahlstellenverwalter und der Zahlstellenaufsicht zu unterschreiben und in zweifacher Ausfertigung zusammen mit den Erstschriften der abgeschlossenen Titelverzeichnisse der zuständigen Kasse zu übersenden.
- 11.5
- Die zuständige Kasse hat die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Sie übernimmt die Ergebnisse der Titelverzeichnisse in Gesamtbeträgen in ihre Bücher. Die Abrechnungsnachweisungen sind nach Durchführung der erforderlichen Buchungen nach Zahlstellen getrennt abzulegen. Die Zweitschrift der Abrechnungsnachweisung hat die Kasse mit dem Anerkennungsvermerk der Zahlstelle zurückzugeben.
- 12.
- Wertgegenstände
- Ist der Zahlstelle nach Nummer 55.1 zu § 70 die Verwahrung von Wertgegenständen (Nummer 54 zu § 70) übertragen worden, so gelten für
- 12.1
- die Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen Nummer 55 zu § 70,
- 12.2
- die Verwaltung von Wertgegenständen Nummer 56 zu § 70,
- 12.3
- die Aufbewahrung von Wertgegenständen Nummer 57 zu § 70 und
- 12.4
- die Buchführung über Wertgegenstände die Nummern 28.1 bis 28.3, 28.5, 29.1 und 29.2 zu § 71
entsprechend.
- 13.
- Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen
- Ergänzende Bestimmungen und von den Zahlstellenbestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und, soweit erforderlich, des Rechnungshofes. Dies gilt insbesondere, wenn der Zahlstelle auf elektronischem Wege erteilte Zahlungsanordnungen zugeleitet werden sollen.
- 14.
- Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)
- 14.1
- Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Geldstellen eingerichtet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Zahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind/der Zahlungspflichtige den einzuzahlenden Betrag nach der Verkehrssitte sofort in bar zu entrichten hat und die Zahlungen nicht von einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet oder angenommen werden können.
- 14.2
- Für Geldstellen gelten die Nummern 2 bis 13 – ausgenommen die Nummern 2.3 und 4 – sinngemäß, soweit in der Nummer 15 nichts anderes bestimmt ist.
- 15.
- Besondere Bestimmungen für Geldstellen
- 15.1
- Geldstellen können von der zuständigen obersten Staatsbehörde eingerichtet werden als
- 15.1.1
- Handvorschüsse, wenn mehr Auszahlungen geleistet als Einzahlungen angenommen werden,
- 15.1.2
- Geldannahmestellen, wenn mehr Einzahlungen angenommen als Auszahlungen geleistet werden.
- 15.2
- Die zuständigen obersten Staatsbehörden können die Bewilligung von Geldstellen auf die Zentral- und Mittelbehörden übertragen, bei Handvorschüssen jedoch nur bis zu einem Betrag von 1 000 EUR. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 2 000 EUR ist die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen erforderlich.
- 15.3
- In der Einrichtungsverfügung sind
- a)
- die Art der zu leistenden Auszahlungen und der anzunehmenden Einzahlungen (Verwendungszweck),
- b)
- die Kasse oder Zahlstelle, mit der abzurechnen ist,
- c)
- der Abrechnungszeitraum,
- d)
- die Höhe des Vorschusses und der Höchstbestand (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.1) und
- e)
- der Ablieferungsturnus und der Betrag, bei dessen Erreichen in jedem Fall abgeliefert werden muss (Ablieferungsbetrag) (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.2),
- festzulegen. Die Kasse oder Zahlstelle, mit der abzurechnen ist, erhält einen Abdruck der Einrichtungsverfügung. Änderungen sind der Kasse/Zahlstelle schriftlich mitzuteilen.
- 15.4
- Der Leiter der Dienststelle, bei der die Geldstelle bewilligt worden ist, oder der von ihm Beauftragte hat einen Verwalter der Geldstelle und dessen Vertreter zu bestellen. Bei einem Wechsel des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von dem bisherigen Verwalter und seinem Nachfolger zu bescheinigen. Kann der Verwalter seinem Nachfolger die Geldstelle nicht selbst übergeben, so hat der Leiter der Dienststelle oder ein von ihm Beauftragter die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung des Verwalters (zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit).
- 15.5
- Der Verwalter der Geldstelle darf nur Auszahlungen leisten und Einzahlungen annehmen, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. Für diese Zahlungen brauchen ihm Zahlungsanordnungen nicht vorliegen.
- 15.6
- Die Höhe des ausgereichten Handvorschusses (Nummer 15.1.1) ist unter Berücksichtigung der Einzahlungen nach dem durchschnittlichen Bedarf für einen Monat zu bemessen. Er kann unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten nach dem Bedarf für längstens ein halbes Jahr bemessen werden.
- 15.7
- Zur erstmaligen Auszahlung eines Handvorschusses (Nummer 15.1.1) ist eine Auszahlungsanordnung mit Muster 30 EDVBK (Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO) zu erteilen, in der der Verwalter des Handvorschusses als Empfangsberechtigter anzugeben ist.
- 15.8
- Der Handvorschuss und gegebenenfalls die angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Der Verwalter der Geldstelle hat eine Anschreibeliste nach Muster 6 zu § 79 SäHO in zweifacher Ausfertigung zu führen, in die die Auszahlungen und Einzahlungen fortlaufend täglich einzeln einzutragen sind. Die Zweitschrift der Anschreibeliste ist als Abdruck kenntlich zu machen. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sicher gestellt (zum Beispiel Bestandsnachweis für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten, Quittungslisten sowie maschinell erstellte Belege nach Nummer 39.11 zu § 70), sind nur die Tagessummen in die Anschreibeliste zu übernehmen. Im Übrigen gilt für die Eintragungen Nummer 9.2 entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen (einschließlich Ablieferungen) muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.
Zu Muster 6 zu § 79 SäHO können auch Fortsetzungsblätter verwendet werden, die lediglich- die Bezeichnung der Dienststelle,
- den Namen des Verwalters,
- die Nummer der Anschreibeliste ergänzt um die Seitenzahl,
- die Spaltenüberschriften und
- die Summenzeile
- 15.9
- Der Verwalter der Geldstelle hat bei Bedarf oder bei Erreichen des Höchstbestandes, mindestens jedoch einmal innerhalb des in der Einrichtungsverfügung (Nummer 15.3) festgelegten Abrechnungszeitraumes abzurechnen. Dazu hat er den Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen in der Anschreibeliste zu errechnen und als Anfangsbestand in die folgende Anschreibeliste zu übertragen. Die angefallenen Belege sind mit der Erstschrift der Anschreibeliste der anordnenden Stelle zu übergeben. Die anordnende Stelle prüft die Belege und bestätigt auf der Zweitschrift der Anschreibeliste, die beim Verwalter verbleibt, den Empfang und die Vollständigkeit der Belege. Sie veranlasst die Abrechnung der Geldstelle bei der Kasse oder Zahlstelle, mit der gemäß Einrichtungsverfügung abzurechnen ist; am Jahresschluss ist die Abrechnung und Auffüllung so vorzunehmen, dass die erforderlichen Buchungen in der Rechnung für das ablaufende Haushaltsjahr nachgewiesen werden. Zu diesem Zweck sind Zahlungsanordnungen mit Muster 70 EDVBK unter Beifügung der Erstschrift der Anschreibeliste zu fertigen. Die Kasse/Zahlstelle hat die regelmäßige Abrechnung zu überwachen.
- 15.10
- Übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, hat der Verwalter die angenommenen Gelder beim Erreichen eines bestimmten Betrages oder zu bestimmten Zeitpunkten (gemäß Einrichtungsverfügung) bei der zuständigen Kasse oder Zahlstelle abzuliefern. Bei Erreichen des für die Ablieferung festgesetzten Betrages kann dieser für die Ablieferung um einen begründeten Bestand an Wechselgeld gekürzt werden.
- 15.11
- Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung einer Geldstelle ganz oder teilweise entfallen, hat der Leiter der Dienststelle dies der Kasse/Zahlstelle, mit der abzurechnen ist, schriftlich mitzuteilen und gegebenenfalls die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Vorschusses zu veranlassen.
Anlage 2
zur VwV zu § 79 SäHO
(zu Nummern 3.7 und 15)
Bestimmungen über die Behandlung von Einzahlungen
und Auszahlungen für die Justizbehörden
Inhaltsübersicht
Erster Abschnitt:
Erhebung von Kosten, Geldstrafen und ähnlichen Beträgen
- 1.
- Sollstellung
- 2.
- Einforderung der zum Soll gestellten Beträge
- 3.
- Rückzahlung und Weiterleitung von Kosten, Geldstrafen und ähnlichen Beträgen
Zweiter Abschnitt:
Beitreibung von Kostenforderungenund anderen Ansprüchen
- 4.
- Allgemeines
- 5.
- Beitreibung von anderen Ansprüchen
- 6.
- Besonderheiten der Zwangsvollstreckung
- 7.
- Vollstreckung durch Gerichtsvollzieher
- 8.
- Amtshilfe bei der Beitreibung von Kostenforderungen
- 9
- Einstellung, Beschränkung und Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen
Dritter Abschnitt:
Niederschlagung von Kostenforderungen durch die Kasse
- 10.
- Zuständigkeit der Kasse
- 11.
- Verfahren bei der Niederschlagung
Vierter Abschnitt:
Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler, Gelder der Gefangenen
- 12.
- Verwendung von Gerichtskostenmarken
- 13.
- Verwendung von Gerichtskostenstemplern
- 14.
- Behandlung der Gelder der Gefangenen
Erster Abschnitt:
Erhebung von Kosten, Geldstrafen und ähnlichen Beträgen
- 1.
- Sollstellung
- 1.1
- Die Kasse hat Kostenforderungen, die ihr nach § 4 Abs. 2 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz zur Kostenverfügung (VwVKostVfg) vom 8. September 1998 (SächsJMBl. S. 105), in der jeweils geltenden Fassung, zur selbständigen Einziehung zugewiesen worden sind, nach den ihr von der Geschäftsstelle zugeleiteten Kostenrechnungen (§ 30 KostVfg) zum Soll zu stellen (Nummern 8.4 und 8.9 zu § 71). Die Sollstellung ist der Geschäftsstelle unter Angabe des Kassenzeichens zu bestätigen. Werden Kostenforderungen mittels Datenübertragung (Diskette oder Datenfernübertragung) zugeleitet, gilt die Dienstanweisung für das automatisierte Kosteneinziehungsverfahren (DAKE).
- 1.2
- Ist die Zahlungsunfähigkeit des Kostenschuldners bekannt, kann die Kasse von der Sollstellung absehen und die Kostenrechnung mit entsprechender Begründung an die Geschäftsstelle zurücksenden.
- 1.3
- Beträge, die nach § 31 VwVKostVfg mit Kostennachricht oder nach § 4 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Einforderungs- und Beitreibungsanordnung ( EBAO) vom 20. März 2001 (SächsABl. S. 443), in der jeweils geltenden Fassung, mit Kostenrechnung eingefordert werden, sind nicht zum Soll zu stellen. Über die Einzahlung dieser Beträge sind unverzüglich Zahlungsanzeigen zu den einzelnen Sachakten der Justizbehörden zu erstatten; dies gilt nicht für Einzahlungen, die im Verfahren EDV-Geldstrafenvollstreckung erfasste Beträge betreffen.
- 2.
- Einforderung der zum Soll gestellten Beträge
- 2.1
- Die Kasse hat dem Zahlungspflichtigen die mit dem Dienstsiegel versehene Reinschrift der Kostenrechnung unter Angabe des Kassenzeichens zu übersenden.
- 2.2
- Die Zahlungsfrist beträgt regelmäßig zwei Wochen, bei Zahlungsaufforderungen in das Ausland gelten die Festlegungen der Dienstanweisung für das automatisierte Kosteneinziehungsverfahren; sie kann in begründeten Fällen bis auf drei Tage herabgesetzt werden. Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Zugang der Kostenrechnung (§ 270 Abs. 2 Satz 2 ZPO gilt entsprechend). Ist es zur Sicherung des Kostenanspruchs erforderlich, kann gleichzeitig mit der Übermittlung der Kostenrechnung ausnahmsweise die Vollstreckung beginnen. Die Anordnungen nach Satz 1 Halbsatz 2 und Satz 3 trifft der Kassenleiter; er kann diese Befugnis auf den Sachgebietsleiter Vollstreckung übertragen.
- 2.3
- Ist die Heranziehung anderer Zahlungspflichtiger erforderlich, teilt die Kasse dies dem Kostenbeamten unter Angabe der Gründe mit. Der Kostenbeamte trifft die Entscheidung über die Änderung der Kostenrechnung und veranlasst sie.
- 2.4
- Zahlt eine Behörde oder eine Körperschaft des öffentlichen Rechts auf die Zahlungsaufforderung hin nicht rechtzeitig, ist an die Zahlung zu erinnern. Wenn dies nicht zum Erfolg führt, ist dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, zu berichten. Dieser wendet sich an die zuständige Aufsichtsbehörde und wirkt auf eine Regelung der Angelegenheit hin.
- 3.
- Rückzahlung und Weiterleitung von Kosten, Geldstrafen und ähnlichen Beträgen
- 3.1
- Gehen der Kasse Auszahlungsanordnungen über zurückzuzahlende Kosten, Geldstrafen oder als durchlaufende Gelder weiterzuleitende Beträge (§ 38 VwVKostVfg, § 14 EBAO) zu, hat sie bei zum Soll gestellten Beträgen vor der Auszahlung zu prüfen, ob der Betrag eingezahlt ist. Das Ergebnis der Prüfung ist auf der Auszahlungsanordnung zu vermerken. Ist der zum Soll gestellte Betrag in voller Höhe entrichtet worden, ist die Auszahlung wie angeordnet zu leisten. Ist der zum Soll gestellte Betrag nicht oder nicht in voller Höhe entrichtet worden, ist der nicht entrichtete Betrag, bis zur Höhe des zur Auszahlung angeordneten Betrages, als Solländerung zu buchen. Verbleibt zwischen dem zur Auszahlung angeordneten und dem als Solländerung gebuchten Betrag ein Unterschiedsbetrag, ist er auszuzahlen.
- 3.2
- Ist der Kasse zusammen mit der Auszahlungsanordnung eine neue Kostenrechnung (§ 36 Abs. 3 VwVKostVfg) zugegangen, hat sie das Ergebnis der Prüfung nach Nummer 3.1 auf der neuen Kostenrechnung zu erläutern und diese dem Kostenschuldner zu übersenden.
Zweiter Abschnitt:
Beitreibung von Kostenforderungen und anderen Ansprüchen
- 4.
- Allgemeines
- 4.1
- Bei der Beitreibung von Kostenforderungen sind die Vollstreckungsmaßnahmen anzuwenden, die nach Lage des Falles am schnellsten und sichersten zum Ziele führen; dabei soll auf die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners und seiner Familie Rücksicht genommen werden. Anträge auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung (Nummer 6.1) und auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens (Nummer 6.5) sollen nur gestellt werden, wenn alle anderen Vollstreckungsmöglichkeiten ausgeschöpft sind und die durch die Vollstreckungsmaßnahme bedingte Beeinträchtigung des Schuldners in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe der Kostenforderung steht.
- 4.2
- Bei den im Verwaltungszwangsverfahren nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung stattfindenden Zustellungen von Amts wegen werden die dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle obliegenden Verrichtungen von einem Kassenbeamten wahrgenommen.
- 4.3
- Die Einziehung von Gerichtskosten von im Ausland wohnhaften Schuldnern richtet sich nach § 43 Rechtshilfeordnung für Zivilsachen (ZRHO).
- 5.
- Beitreibung von anderen Ansprüchen
- Bei der Beitreibung von Ansprüchen nach § 1 Abs. 1 Nr. 4a, 4b und 5 bis 10 JBeitrO gelten die Bestimmungen über die Beitreibung von Kostenforderungen entsprechend; § 5 Abs. 1 Satz 2 JBeitrO ist zu beachten.
- 6.
- Besonderheiten der Zwangsvollstreckung
- 6.1
- Bei der Zwangsvollstreckung in das unbewegliche Vermögen bedarf der Antrag auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung der Einwilligung des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört.
- 6.2
- Für die Zwangsvollstreckung durch Eintragung einer Sicherungshypothek (§§ 866 bis 868 ZPO) sind, sofern mehrere Kostenforderungen bestehen, diese und die Kosten des Beitreibungsverfahrens zusammenzurechnen.
- 6.3
- Die Kasse soll die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung (§ 807 ZPO) nur beantragen, wenn die Kostenforderung mehr als 100 EUR beträgt; mehrere Kostenforderungen sind hierbei zusammenzurechnen.
- 6.4
- Ein Haftbefehl, der wegen der Nichtabgabe der eidesstattlichen Versicherung erlassen worden ist (§ 901 ZPO), soll nur vollstreckt werden, wenn die Höhe der Kostenforderung oder die besonderen Umstände des Falles einen solchen Eingriff in die persönliche Freiheit des Kostenschuldners rechtfertigen.
- 6.5
- Der Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens wegen einer Kostenforderung bedarf der Einwilligung des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört.
- 6.6
- Ist ein Insolvenzverfahren über das Vermögen oder den Nachlass eines Kostenschuldners oder das Vergleichsverfahren eröffnet, ein Aufgebot der Nachlassgläubiger erlassen oder sonst ein Verfahren zur Befriedigung der gemeinsamen Gläubiger eingeleitet worden, hat die Kasse ihre Kostenforderung innerhalb der vorgeschriebenen Frist bei der zuständigen Stelle anzumelden. Gegebenenfalls ist auch ein beanspruchtes Vorrecht oder ein Aussonderungs- oder Absonderungsanspruch geltend zu machen.
- 7.
- Vollstreckung durch Gerichtsvollzieher
- Wird der Gerichtsvollzieher durch die Kasse mit der Zwangsvollstreckung beauftragt, richtet sich die Ausführung der Vollstreckungsaufträge und die Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Beträge nach den Bestimmungen der Gerichtsvollzieherordnung und der Geschäftsanweisung für Gerichtsvollzieher.
- 8.
- Amtshilfe bei der Beitreibung von Kostenforderungen
- 8.1
- Bei Maßnahmen zur Einziehung oder Sicherstellung von Kosten (zum Beispiel bei der Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung oder bei der Eintragung einer Sicherungshypothek) kann eine Kasse eine andere um Amtshilfe ersuchen. Erledigt sich ein Amtshilfeersuchen ganz oder teilweise, ist die ersuchte Kasse unverzüglich zu benachrichtigen.
- 8.2
- Leistet eine Kasse einer anderen Kasse Amtshilfe bei der Vollstreckung (§ 2 Abs. 4 JBeitrO), hat sie die Anträge des Vollstreckungsschuldners auf Stundung der ersuchenden Kasse zur Entscheidung zuzuleiten.
- 8.3
- Bis zur Entscheidung über den Stundungsantrag kann die ersuchte Kasse Maßnahmen nach Nummer 7 treffen.
- 8.4
- Für die Erhebung und Einziehung von Kostenforderungen im Ausland und für die Einziehung ausländischer Kostenforderungen gelten die Vorschriften der Rechtshilfeordnung für Zivilsachen.
- 9.
- Einstellung, Beschränkung und Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen
- Werden Einwendungen nach § 8 JBeitrO oder gegen die Art und Weise der Zwangsvollstreckung erhoben, kann die Kasse die Einstellung, Beschränkung oder Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen anordnen. Das Gleiche gilt bei Anträgen auf Stundung oder Erlass der Kosten.
Dritter Abschnitt:
Niederschlagung von Kostenforderungen durch die Kasse
- 10.
- Zuständigkeit der Kasse
- 10.1
- Ist die Kasse nach § 2 JBeitrO Vollstreckungsbehörde, wird ihr hierdurch im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Justiz die Befugnis zur befristeten und unbefristeten Niederschlagung von Ansprüchen übertragen. Die Bestimmungen der Verwaltungsvorschrift zu § 59 bleiben im Übrigen unberührt. Das Staatsministerium der Justiz kann besondere Regelungen zur Behandlung von Kleinbeträgen erlassen.
- 10.2
- Über die Niederschlagung von Ansprüchen, die nicht als Kleinbeträge zu behandeln sind, entscheidet der Arbeitsgebietsleiter des Sachgebiets Vollstreckung, soweit sich der Sachgebietsleiter oder der Kassenleiter die Entscheidung nicht vorbehalten haben. Die Niederschlagung von Ansprüchen bedarf der Einwilligung
- a)
- des Präsidenten des Oberlandesgerichts, falls ein 5 000 EUR übersteigender Betrag unbefristet oder ein 25 000 EUR übersteigender Betrag befristet niedergeschlagen werden soll, und
- b)
- des Staatsministeriums der Justiz, falls ein 50 000 EUR übersteigender Betrag unbefristet oder ein 100 000 EUR übersteigender Betrag befristet niedergeschlagen werden soll.
- Maßgebend ist hierbei der für den Kostenschuldner niederzuschlagende Gesamtanspruch.
- 11.
- Verfahren bei der Niederschlagung
- 11.1
- Vor der Entscheidung über die Niederschlagung eines Anspruchs ist eine Anfrage an den Kostenbeamten zu richten, ob und gegebenenfalls für welchen Betrag ein weiterer Schuldner haftet. Die Anfrage entfällt, wenn der Kasse bekannt ist, dass ein weiterer Schuldner nicht vorhanden ist oder wenn es sich um einen Anspruch handelt, der als Kleinbetrag zu behandeln ist.
- 11.2
- Jede Niederschlagung ist unter Angabe der für sie maßgebenden Gründe zu den Sachakten mitzuteilen; dies gilt nicht für die Niederschlagung von Kleinbeträgen.
Vierter Abschnitt:
Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler, Gelder der Gefangenen
- 12.
- Verwendung von Gerichtskostenmarken
- Für die Verwendung von Gerichtskostenmarken erlässt das Staatsministerium der Justiz besondere Bestimmungen.
- 13.
- Verwendung von Gerichtskostenstemplern
- Das Staatsministerium der Justiz kann zulassen, dass Gerichtskosten in Verfahren vor den Gerichten des Freistaates Sachsen sowie Kosten in Justizverwaltungsangelegenheiten unter Verwendung von Gerichtskostenstemplern erhoben werden.
- 14.
- Behandlung der Gelder der Gefangenen
- Über die Behandlung der Gelder der Gefangenen erlässt das Staatsministerium der Justiz besondere Bestimmungen.
Anlage 3
zur VwV zu § 79 SäHO
(zu Nummer 19)
Bestimmungen über den Einsatz von automatisierten Verfahren
im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
(HKR-ADV-Best)
Inhaltsübersicht
- 1
- Geltungsbereich
- 2.
- Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
- 3.
- Mindestanforderungen
- 4.
- Verfahrenstest
- 5.
- Aufbewahrung der Dokumentation
- 6.
- Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
- 7.
- Datenermittlung und Datenerfassung
- 8.
- Datenverarbeitung
- 9.
- Datenfernübertragung
- 10.
- Prüfung der Verfahrensabläufe und der Einhaltung der Dienstanweisungen
- 11.
- Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung
- 1
- Geltungsbereich
- Für automatisierte Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung, gelten neben den in Rechts- und Verwaltungsvorschriften über die Durchführung von Automatisierungsvorhaben, über den Datenschutz und über die Datensicherung getroffenen Regelungen die nachfolgenden Bestimmungen.
- 2.
- Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
- 2.1
- Das Staatsministerium der Finanzen und der Rechnungshof sind über beabsichtigte Verfahren nach Nummer 1 so rechtzeitig zu unterrichten, dass sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.
- 2.2
- Sollen Verfahren nach Nummer 1 eingesetzt oder geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit durch diese Verfahren die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung berührt werden; gegebenenfalls hat das Staatsministerium der Finanzen das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen. Für die Einwilligung ist insbesondere eine allgemein verständliche Beschreibung des Automatisierungsvorhabens mit den Entwürfen der erforderlichen Dienstanweisungen vorzulegen. Außerdem muss die Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Die Verantwortung der zuständigen obersten Staatsbehörde für die Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens, insbesondere für die Richtigkeit der Programme, bleibt unberührt.
- 2.3
- Der Unterrichtung und der Einwilligung bedarf es auch, wenn Verfahren oder Verfahrensteile aus anderen Bereichen übernommen oder wenn die Entwicklung oder die Anwendung von Verfahren oder Verfahrensteilen auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung übertragen werden sollen.
- 3.
- Mindestanforderungen
- 3.1
- Bei der Durchführung der Verfahren nach Nummer 1 ist sicherzustellen, dass
- 3.1.1
- nur dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,
- 3.1.2
- die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung und der Datenverarbeitung durch organisatorische und programmierte Kontrollen, zum Beispiel durch Prüferfassung, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern, gewährleistet sind,
- 3.1.3
- die Zugangs- und Zugriffskontrolle gewährleistet ist und in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
- 3.1.4
- jede Veränderung von Dateien nachvollziehbar ist; tritt die Veränderung durch das Ergebnis einer Kumulierung von Datensätzen ein, so muss auch diese nachvollziehbar sein,
- 3.1.5
- Vorkehrungen gegen einen Verlust und eine unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten (Dateien und Verarbeitungsprogramme) getroffen sind und
- 3.1.6
- die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind.
- 3.2
- Bei Speicherbuchführung (Nummer 3.5 zu § 71) muss außerdem sichergestellt sein, dass die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der für die Bücher vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten in dem für Informations- und Prüfungszwecke erforderlichen Umfang jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden können.
- 3.3
- Werden Belege in Form von maschinell lesbaren Datenträgern verwendet, so muss über die Anforderungen nach Nummer 3.1 hinaus sichergestellt sein, dass deren Inhalt bis zum Ablauf der für die Belege vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden kann.
- 4.
- Verfahrenstest
- Bei den Verfahren, die nach Nummer 2.2 der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen bedürfen, ist ihm oder den von ihm beauftragten Stellen sowie dem Rechnungshof Gelegenheit zu geben, sich am Test neuer oder geänderter Verfahren zu beteiligen.
- 5.
- Aufbewahren der Dokumentation
- 5.1
- Die Dokumentation von Verfahren nach Nummer 1 ist gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren.
- 5.2
- Werden für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Erteilung von Kassenanordnungen oder Zahlbarmachung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, sechs Jahre.
- 5.3
- Werden für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Buchführung oder Rechnungslegung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, zehn Jahre.
- 5.4
- Erstreckt sich die Dokumentation von Verfahren oder Verfahrensteilen sowohl auf die in Nummer 5.2 als auch auf die in Nummer 5.3 aufgeführten Bereiche, so gilt die Aufbewahrungszeit nach Nummer 5.3.
- 5.5
- Die Aufbewahrungszeiten beginnen mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Verfahren oder Verfahrensteile letztmalig eingesetzt worden sind.
- 6.
- Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
- Die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Beteiligten (Nummer 3.1.6) ist durch Dienstanweisung zu regeln. Grundsätzlich sind mindestens die Bereiche Datenermittlung, Datenerfassung und Datenverarbeitung gegeneinander abzugrenzen. Erledigt eine Person in Verfahren, die zu Zahlungen führen, Aufgaben aus mehr als einem dieser Bereiche, oder ist im Bereich Datenverarbeitung die Trennung nach den Funktionsbereichen Systemprogrammierung, Verfahrensentwicklung und -pflege, Arbeitsvorbereitung, Verarbeitung, Arbeitsnachbereitung und Archivierung nicht möglich, so sind zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich 50 .
- 7.
- Datenermittlung und Datenerfassung
- 7.1
- Der Bereich Datenermittlung ist für die richtige und vollständige Ermittlung der Daten verantwortlich. Durch Dienstanweisung ist mindestens zu regeln,
- 7.1.1
- inwieweit und in welcher Form die Richtigkeit von Erfassungs- oder Eingabebelegen, die nicht bereits als Zahlungsanordnungen, deren Anlagen oder begründende Unterlagen nach den Nummern 11 bis 19 zu § 70 festgestellt sind, zu bescheinigen ist und
- 7.1.2
- inwieweit und in welcher Form der Transport von Erfassungs- oder Eingabebelegen durch Arbeitsablaufbelege zu sichern ist.
- 7.2
- Der Bereich Datenerfassung ist für die gesicherte, richtige und vollständige Erfassung der zu verarbeitenden Daten verantwortlich. Die richtige und vollständige Erfassung ist zu bescheinigen und durch geeignete Prüfungen zu sichern. Werden die Datenermittlung und Datenerfassung von einer Person vorgenommen, so ist in diese Prüfungen auch die Datenermittlung einzubeziehen. In Verfahren, die zu Zahlungen führen, sind die Prüfungen vor der Festsetzung oder Zahlbarmachung durchzuführen. Das Nähere über die Art der Sicherung, der Erfassung und der Bescheinigung sowie über die Art und den Umfang der Prüfung ist durch Dienstanweisung zu regeln.
- 7.3
- Der Bereich Datenerfassung hat den Transport von maschinell lesbaren Datenträgern durch Begleitbelege zu sichern. Das Nähere ist durch Dienstanweisung zu regeln.
- 7.4
- Führt die Erfassung zur Direktverarbeitung der Daten, so sind Regelungen der Zugriffskontrolle (zum Beispiel Benutzerkennung, Passwort, Abstufung der Zugriffsberechtigung) zu treffen. Die Zugriffe sind zu protokollieren. Das Nähere über die Zugriffskontrolle und die Protokollierung der Zugriffe ist durch Dienstanweisung zu regeln.
- 8.
- Datenverarbeitung
- 8.1
- Der Bereich Datenverarbeitung ist für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten verantwortlich, insbesondere für
- 8.1.1
- die richtige und vollständige Übernahme der Daten zur Verarbeitung,
- 8.1.2
- die richtige und vollständige technische Durchführung der Verarbeitung mit den dokumentierten, freigegebenen und gültigen Programmen,
- 8.1.3
- die Wiederholbarkeit der Verarbeitung im Falle nicht einwandfreier Arbeitsergebnisse,
- 8.1.4
- die vollständige Durchführung der ihm obliegenden organisatorischen und sonstigen Kontrollen,
- 8.1.5
- die Sicherung der Datenbestände und der Programme gegen Verlust, unzulässige Weitergabe, unbeabsichtigte und unbefugte Veränderung oder Verwendung durch technische und organisatorische Maßnahmen und
- 8.1.6
- die richtige und vollständige Weiterleitung der Arbeitsergebnisse.
- 8.2
- Die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten ist zu bescheinigen. Die Bescheinigung schränkt die Verantwortung anderer Stellen für die Richtigkeit der Arbeitsergebnisse entsprechend ein; sie ist gegebenenfalls eine Teilbescheinigung nach Nummer 19.1 zu § 70.
- 8.3
- Der Transport von maschinell lesbaren Datenträgern und die Abgabe von Arbeitsergebnissen sind durch Begleitbelege oder auf andere Weise zu sichern.
- 8.4
- Das Nähere über die Sicherung des Arbeitsablaufs und die Maßnahmen im Störungsfall ist durch Dienstanweisung zu regeln.
- 9.
- Datenfernübertragung
- 9.1
- Bei Datenfernübertragung ist sicherzustellen, dass
- 9.1.1
- die Daten richtig und vollständig gesendet und empfangen werden,
- 9.1.2
- die Übertragung von Daten wiederholt werden kann und
- 9.1.3
- die Daten von Sende- und Empfangsdateien visuell lesbar gemacht werden können.
- 9.2
- Die zur Sicherung erforderlichen Maßnahmen sind durch Dienstanweisung festzulegen.
- 10.
- Prüfung der Verfahrensabläufe und der Einhaltung von Dienstanweisungen
- Durch mindestens stichprobenweise Prüfung ist sicherzustellen, dass die genehmigten Verfahrensabläufe und die in den Dienstanweisungen getroffenen Regelungen eingehalten werden. Bei der Prüfung ist darauf zu achten, dass die erforderlichen Belege vorhanden sind und vorschriftsmäßig aufbewahrt werden.
- 11.
- Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
- Werden Verfahren nach Nummer 1 ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung zur Durchführung übertragen, so ist sicherzustellen, dass die Bestimmungen der Nummern 2 bis 9 beachtet werden.
Anlage 4
zur VwV zu § 79 SäHO
(zu Nummer 12.2.1)
Prüfpflicht des Sachbearbeiters (Buchhalters)
- I.
- Prüfung der Kassenanordnungen
- 1.
- Die Prüfung des Buchhalters gemäß Nummer 12.2.1 zu § 79 beschränkt sich auf die formelle Ordnungsmäßigkeit (formelle Richtigkeit und Vollständigkeit) der Kassenanordnungen.
- 2.
- Bei der Prüfung der Kassenanordnung auf formelle Ordnungsmäßigkeit (Nummer 1) ist von Folgendem auszugehen:
- 2.1
- Eine Kassenanordnung ist als formell ordnungsgemäß zu betrachten, wenn alle nach Nummer 5.1 zu § 70 und nach Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO (EDVBK) erforderlichen Angaben formell richtig enthalten sind.
- 2.2
- Soweit in der Kassenanordnung Angaben nicht in jedem Fall erforderlich sind (zum Beispiel Nummer des Bestandsverzeichnisses und Unterschrift des Bestandsverwalters), ist nicht zu prüfen, ob eine solche Angabe etwa erforderlich gewesen wäre. Dass solche Angaben erforderlichenfalls in der Kassenanordnung enthalten sind, liegt im ausschließlichen Verantwortungsbereich des Feststellers der sachlichen Richtigkeit (Nummer 12.1.2 zu § 70).
- 2.3
- Eventuell beigegebene begründende Unterlagen zu einer Kassenanordnung sind nicht zu prüfen. Lediglich begründende Unterlagen zu Kassenanordnungen für wiederkehrende Zahlungen, die gemäß Nummer 10.6 zu § 70 zunächst an die Kasse zu geben sind, sind hinsichtlich der richtigen Übernahme der Beträge und sonstigen Angaben aus den Unterlagen in die Kassenanordnung zu überprüfen. Nach der Prüfung sind begründende Originalunterlagen an die anordnende Dienststelle zurückzugeben.
- 2.4
- Sachverhalte, die vom Feststeller der sachlichen oder rechnerischen Richtigkeit bescheinigt sind, sind weder nachzurechnen noch nachzuprüfen; dies ist Aufgabe der Rechnungsprüfung.
- 2.5
- Werden bei Beachtung der Nummern 2.1 bis 2.4 gleichwohl erhebliche Fehler bemerkt (zum Beispiel unvollständige oder widersprüchliche Angaben, erkennbare Verstöße gegen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften), sind diese der Anordnungsstelle mitzuteilen. In schwerwiegenden Fällen (insbesondere wenn Überzahlungen oder Zahlungen an Unberechtigte oder Überweisungen auf unrichtige Konten eintreten würden) ist nach Nummer 12.3 zu § 79 zu verfahren.
- II.
- Prüfung der Zahlstellenabrechnungen
- 1.
- Prüfung des Titelverzeichnisses:
Die Prüfung des Titelverzeichnisses erstreckt sich auf die Prüfung der Richtigkeit der Schlusssummen in Spalte 4 des Titelverzeichnisses. - 2.
- Prüfung der Abrechnungsnachweisung:
In der Abrechnungsnachweisung ist die Richtigkeit der Eintragungen und der Abgleichung zu prüfen. Gegebenenfalls ist zu prüfen, ob aufgrund der Begründung die Überschreitung des Zahlstellenhöchstbestandes gerechtfertigt ist. - 3.
- Abgleichung mit dem Vorschussbuch:
Der Zahlstellen-Sollbestand ist mit dem nach der Buchung der Zahlstellenabrechnung sich ergebenden Stand des Vorschussbuches abzugleichen.
Muster
(zu § 79 SäHO)
§ 80
Rechnungslegung
(1) Die zuständigen Stellen haben für jedes Haushaltsjahr auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher Rechnung zu legen. Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass für einen anderen Zeitraum Rechnung zu legen ist.
(2) Auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher stellt das Staatsministerium der Finanzen für jedes Haushaltsjahr die Haushalts- und Vermögensrechnung auf.
Zu § 80 Abs. 1:
Inhaltsübersicht
Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Zweck und Umfang der Rechnungslegung
- 2.
- Zuständigkeiten
Zweiter Abschnitt: Einzelrechnung
- 3.
- Rechnungslegungsbücher
- 4.
- Rechnungsnachweisungen
- 5.
- Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse
- 6.
- Nachweis der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen
- 7.
- Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr
Dritter Abschnitt: Gesamtrechnung
- 8.
- Gliederung und Aufstellung
Vierter Abschnitt: Gemeinsame Bestimmungen
- 9
- Sonstige Rechnungsunterlagen
- 10.
- Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen
- 11.
- Vorlage der Einzel- und Gesamtrechnung
- 12.
- Ergänzende Bestimmungen
Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 80 SäHO:
Bestimmungen über die sonstigen Rechnungsunterlagen für staatliche Tiefbaumaßnahmen
Muster zu § 80 SäHO:
- Muster 1
- Nachweisung der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse
- Muster 2
- Nachweisung der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen
- Muster 3
- Mitteilung an den Rechnungshof nach VwV Nummer 7.1.2 zu § 80 SäHO
Erster Abschnitt: Allgemeines
- 1.
- Zweck und Umfang der Rechnungslegung
- 1.1
- Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfasst die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung.
- 1.2
- Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nummer 3) und die dazugehörenden Rechnungsbelege (Nummer 3 zu § 75) im Einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis zu verbinden über
- 1.2.1
- die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse (Nummer 5) und
- 1.2.2
- die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen (Nummer 6).
- 1.3
- Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben nach Nummer 8 in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung).
- 1.4
- Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungsunterlagen (Nummer 9) ergänzt.
- 1.5
- Die Rechnungslegung über Hochbaumaßnahmen richtet sich nach Abschnitt J RLBau Sachsen.
- 2.
- Zuständigkeiten
- Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Kasse. Andere Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind (Nummern 2 zu § 71, 3.2 zu § 79, 2 zu § 75), haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken. Das Nähere bestimmt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
Zweiter Abschnitt: Einzelrechnung
- 3.
- Rechnungslegungsbücher
- 3.1
- Rechnungslegungsbücher sind
- 3.1.1
- das Titelbuch (Nummer 8 zu § 71),
- 3.1.2
- die Vorbücher zum Titelbuch (Nummer 9 zu § 71) und
- 3.1.3
- Zeitbücher, die mit dem Titelbuch oder mit Vorbüchern zum Titelbuch vereinigt sind (Nummer 4.4 zu § 71).
- 3.2
- Werden Einnahmen und Ausgaben in magnetischen oder in sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern gebucht, so sind für die Rechnungslegung mindestens die Ergebnisse für jede Buchungsstelle auszudrucken. Der Rechnungshof kann verlangen, dass die einzelnen Buchungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist in dem von ihm für erforderlich gehaltenen Umfang ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden (Nummer 3.5 zu § 71).
- 3.3
- Wird bei einer Haushaltsstelle für mehrere Anordnungsstellen getrennt gebucht (Nummer 8.1.1 zu § 71), sind die auf die einzelnen Dienststellen entfallenden Ergebnisse im Rechnungslegungsbuch mit Anordnungsstellen-Nummern zu unterscheiden.
- 4.
- Rechnungsnachweisungen
- 4.1
- Rechnungsnachweisungen sind nur zu erstellen, wenn dies im Einzelfall vom Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof angeordnet worden ist.
- 4.2.1
- Ist die Erstellung von Rechnungsnachweisungen angeordnet worden, sind die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben aus den Rechnungslegungsbüchern titelweise nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in die Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Aus den Titelergebnissen sind Kapitel- und Einzelplansummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind mindestens für jeden Einzelplan getrennt aufzustellen. Zur Arbeitserleichterung sind als Rechnungsnachweisungen möglichst weitgehend Titelübersichten (Nummer 26.5 zu § 71) oder Ausdrucke nach Nummer 3.2 Satz 1 zu verwenden. Bei der Anordnung nach Nummer 4.1 kann für Form und Inhalt der Rechnungsnachweisungen Abweichendes bestimmt werden.
- 4.2.2
- Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Rechnungsnachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung zu bescheinigen; die Bescheinigung ist auf Ausdrucken nach Nummer 3.2 Satz 1 nicht erforderlich.
- 5.
- Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse
- 5.1
- Die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen (Nummern 11.1 und 12.1 zu § 71) in Nachweisungen nach Muster 1 zu § 80 SäHO zu übernehmen. Die Nachweisungen sind der Einzelrechnung des Kapitels, in dem die Personal- und Sachausgaben der Kasse veranschlagt sind, beizufügen.
- 5.2
- In den Nachweisungen sind anzugeben
- 5.2.1
- die laufende Nummer,
- 5.2.2
- der Buchungstag (Nummer 20 zu § 71),
- 5.2.3
- die Bezeichnung des Einzahlers oder des Empfangsberechtigten,
- 5.2.4
- der Grund der Zahlung,
- 5.2.5
- der Betrag,
- 5.2.6
- die Nummer der Buchung im Verwahrungs- oder Vorschussbuch,
- 5.2.7
- die Begründung der anordnenden Stelle oder gegebenenfalls der Kasse, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war, außerdem bei Vorschüssen ein Hinweis auf die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, sofern diese nach § 60 Abs. 1 erforderlich ist.
- 5.3
- In den Nachweisungen sind ohne die Einzelangaben nach Nummer 5.2 in je einer Summe anzugeben
- 5.3.1
- die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (zum Beispiel Steuern, Sozialversicherungsbeiträge),
- 5.3.2
- die gerichtlichen Geldhinterlegungen,
- 5.3.3
- die Gelder, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten und dergleichen verwahrt werden,
- 5.3.4
- die Sicherheitsleistungen,
- 5.3.5
- Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. September des Haushaltsjahres gebucht worden sind,
- 5.3.6
- Verwahrungen, die nicht unter die Nummern 5.3.1 bis 5.3.5 fallen, bis zum Einzelbetrag von 25 000 EUR,
- 5.3.7
- die Gehaltsvorschüsse,
- 5.3.8
- die Zahlstellenvorschüsse,
- 5.3.9
- die Handvorschüsse der Geldstellen und
- 5.3.10
- andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 5 000 EUR mit Ausnahme solcher Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind.
- 5.4
- Zu den Summen nach den Nummern 5.3.5, 5.3.6 und 5.3.10 ist die Anzahl der Fälle anzugeben.
- 5.5
- Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung zu bescheinigen.
- 5.6
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Erleichterungen zulassen.
- 6.
- Nachweis der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen
- 6.1
- Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind getrennt nach Buchungsstellen in Nachweisungen nach Muster 2 zu § 80 SäHO zu übernehmen, die den zutreffenden Einzelrechnungen beizufügen sind.
- 6.2
- In den Nachweisungen sind anzugeben
- 6.2.1
- die laufende Nummer,
- 6.2.2
- der Buchungstag (Nummer 20 zu § 71),
- 6.2.3
- die Bezeichnung des Empfangsberechtigten,
- 6.2.4
- der Betrag und
- 6.2.5
- die Nummer der Buchung im Titelbuch oder ein anderer Hinweis, der das Auffinden der Buchung im Titelbuch oder im Vorbuch zum Titelbuch ermöglicht.
- 6.3
- Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung zu bescheinigen.
- 6.4
- Werden die Abschlagszahlungen bei der anordnenden Stelle in besondere Listen eingetragen, so können diese oder Abdrucke hiervon als Nachweisungen verwendet werden, wenn sie den Tag der Anordnung und die Angaben nach den Nummern 6.2.3 und 6.2.4 enthalten und wenn die Richtigkeit und die Vollständigkeit bescheinigt worden sind.
- 6.5
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einverständnis mit dem Rechnungshof Erleichterungen zulassen.
- 7.
- Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr
- 7.1.1
- Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass über Ausgaben für Maßnahmen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken (zum Beispiel größere Baumaßnahmen), für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr zusammenhängend Rechnung gelegt wird; die Maßnahmen müssen in der Regel im Haushaltsplan einzeln veranschlagt sein. Das Staatsministerium der Finanzen überträgt dem Rechnungshof die Bestimmung der hierfür in Betracht kommenden Maßnahmen; der Rechnungshof teilt diese Maßnahmen den zuständigen Kassen und erforderlichenfalls den Anordnungsstellen mit.
- 7.1.2
- Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt wird, hat die zuständige Stelle nach Abschluss eines jeden Haushaltsjahres dem Rechnungshof eine Mitteilung nach Muster 3 zu § 80 SäHO zu übersenden. Der Rechnungshof kann auf die Mitteilung verzichten, wenn ihm die erforderlichen Daten anderweitig zur Verfügung gestellt werden.
- 7.2
- Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr kann auch angeordnet werden, dass schon vor Abrechnung der Maßnahme für einen bestimmten Zeitraum Zwischenrechnung zu legen ist. Hierfür gilt Nummer 7.1 sinngemäß.
Dritter Abschnitt: Gesamtrechnung
- 8
- Gliederung und Aufstellung
- 8.1
- Gesamtrechnung
- Die in den Titelbüchern der Kassen nachgewiesenen Einnahmen und Ausgaben werden in die Gesamtrechnung (Nummer 1.3) übernommen. Die Gesamtrechnung setzt sich zusammen aus
- a)
- den Zentralrechnungen (Nummer 8.2)
- b)
- den Zusammenstellungen der Zentralrechnungen (Nummer 8.3).
- Die Gesamtrechnung wird Bestandteil der Haushaltsrechnung.
- 8.2
- Zentralrechnungen
- 8.2.1
- Das Staatsministerium der Finanzen erstellt für jeden Einzelplan eine Zentralrechnung.
- 8.2.2
- Die Zentralrechnungen haben die Angaben nach § 81 Abs. 2 jedoch ohne die Angaben nach Nummer 2 Buchst. h zu enthalten. Je Titelgruppe, Kapitel und Einzelplan sind die gleichen Summen zu bilden wie im Haushaltsplan.
- 8.2.3
- Grundlage für die Zentralrechnungen sind die abgeschlossenen Titelbücher der Kassen und die Bescheinigungen der Hauptkasse über die Richtigkeit und Vollständigkeit der Titelbücher sowie darüber, dass nach Abschluss der Bücher keine weiteren Buchungen für den abgerechneten Zeitraum vorgenommen wurden.
- 8.3
- Zusammenstellungen der Zentralrechnungen
Die in den Zentralrechnungen gebildeten Summen sind zum Gesamtergebnis des Haushaltsjahres wie folgt zusammenzufassen: - a)
- Einzelplanübersicht:
Summen je Einzelplan und Gesamtsummen aller Einzelpläne getrennt nach Einnahmen, Ausgaben sowie deren Salden - b)
- Gruppierungsübersicht (Hauptgruppen):
Summen nach Hauptgruppen und Gesamtsummen aller Hauptgruppen
Vierter Abschnitt: Gemeinsame Bestimmungen
- 9.
- Sonstige Rechnungsunterlagen
- Als sonstige Rechnungsunterlagen sind bei der Einzelrechnungslegung insbesondere bereitzuhalten
- 9.1
- von der Kasse
- a)
- frei
- b)
- die Nebenlisten nach Nummer 9.3.2 zu § 71,
- c)
- das Verzeichnis der Ersatzbelege nach Nummer 25.6 zu § 71; es ist dem Haushaltsjahr zuzuordnen, für das die Ersatzbelege gefertigt worden sind,
- 9.2
- von der Anordnungsstelle
- a)
- die Erklärungen über die persönlichen Verhältnisse der Empfänger von Versorgungsbezügen und laufenden Unterstützungen (Jahresbescheinigungen), die jährlich von den Versorgungsempfängern mit Wohnsitz oder dauerndem Aufenthalt außerhalb des Bundesgebiets sowie von Empfängern laufender Unterstützungen (im In- und Ausland) abzugeben sind; aus der Jahresbescheinigung muss hervorgehen, dass sie noch leben; das Nähere bestimmt das Staatsministerium der Finanzen,
- b)
- bei Baumaßnahmen die Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen und dergleichen; das Nähere regeln
- für den Hochbau der Abschnitt J der RLBau Sachsen (siehe Nummer 1.5) und
- für den Tiefbau die Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 80 SäHO,
- c)
- die Kassenanschläge und andere Unterlagen über die zugewiesenen Einnahmen und Ausgaben (Nummer 1 zu § 34).
Betrifft eine Mittelzuweisung- mehrere Kapitel, so ist für jedes betroffene Kapitel,
- mehrere der in Nummer 18.4.2 zu § 71 genannten Einnahme- und Ausgabearten, so ist ferner für jede betroffene Einnahme-/Ausgabeart
- 10.
- Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen
- Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens sowie das Ordnen richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO. Nummer 21.2 zu § 71 gilt entsprechend.
- 11.
- Die Vorlage der Einzel- und der Gesamtrechnung
- Die Einzelrechnungen und die Gesamtrechnung sind dem Rechnungshof vorzulegen oder zur örtlichen Prüfung bereitzuhalten. Den Zeitpunkt der Vorlage bestimmt
- 11.1
- für die Einzelrechnungen der Rechnungshof und
- 11.2
- für die Gesamtrechnung das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.
- 12.
- Ergänzende Bestimmungen
- 12.1
- Ergänzende Bestimmungen für die Rechnungslegung erlässt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof im jährlichen Rechnungslegungsschreiben.
- 12.2
- Die zuständige oberste Staatsbehörde kann im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden müssen.
Anlage
zur VwV zu § 80 SäHO
(zu Nummer 9.2)
Bestimmungen über die sonstigen Rechnungsunterlagen
für staatliche Tiefbaumaßnahmen
Die Ämter der staatlichen Straßenbau- und Wasserwirtschaftsverwaltung haben für alle Neu-, Um- und Ausbauten
- die Originalrechnungen und
- sonstigen Rechnungsunterlagen
für die Rechnungsprüfung bereitzuhalten.
Die sonstigen Rechnungsunterlagen bestehen aus:
- 1.
- den Planungsunterlagen nach §§ 24 und 54,
- 2.
- der Sammlung der Haushaltsmittelzuweisungen und der Verpflichtungsermächtigungen,
- 3.
- den Haushaltsüberwachungslisten (nur bei Baumaßnahmen, für die ein eigener Titel ausgebracht ist, oder für die die Führung der Haushaltsüberwachungsliste ausdrücklich angeordnet wurde),
den Ausgabeblättern (einschließlich Grunderwerb) für den Straßenbau,
den Bauausgabeblättern mit Beitragslisten für den Wasserbau, - 4.
- den Abrechnungsakten zu den Schlussrechnungen, bestehend aus:
- 4.1
- den Verdingungsunterlagen, wie
- Angebotsunterlagen,
- Verdingungsverhandlung,
- Wertung der Angebote,
- Gegenüberstellung der Einheitspreise,
- 4.2
- den Vertragsunterlagen, wie
- Angebot mit Leistungsverzeichnis des Auftragnehmers,
- Zuschlagsschreiben, Auftragsbestätigung,
- zusätzliche und besondere Vertragsbedingungen,
- zusätzliche technische Vorschriften,
- Nachtragsvereinbarungen (Angebote, Bestellscheine),
- 4.3
- den Ausführungsunterlagen (§ 3 VOB/B),
- 4.4
- den Berechnungsunterlagen für die Kostenansätze, wie
- Aufmaßblätter,
- Massenberechnungen,
- Abrechnungszeichnungen,
- Stundenlohnzettel (§ 15 Nr. 3 VOB/B),
- Liefer- und Wiegescheine,
- 4.5
- dem Nachweis über den Ist- und Sollverbrauch der Baustoffe, soweit Lieferung und Ausführung getrennt verrechnet werden,
- 4.6
- der Abnahmeniederschrift und gegebenenfalls den Vermerken über die Mängelbeseitigung,
- 4.7
- den Prüfungszeugnissen über die Untersuchung von Baustoffen und/oder Bauteilen und
- 5.
- dem Bautagebuch oder der Sammlung der Tagesberichte.
Die sonstigen Rechnungsunterlagen sind nach der vorstehenden Gliederung zu ordnen.
Muster
(zu § 80 SäHO)
§ 81
Gliederung der Haushaltsrechnung
(1) In der Haushaltsrechnung sind die Einnahmen und Ausgaben nach der in § 71 bezeichneten Ordnung den Ansätzen des Haushaltsplans unter Berücksichtigung der Haushaltsreste und der Vorgriffe gegenüberzustellen.
(2) Bei den einzelnen Titeln und entsprechend bei den Schlusssummen sind besonders anzugeben
- 1.
- bei den Einnahmen
- a)
- die Ist-Einnahmen,
- b)
- die zu übertragenden Einnahmereste,
- c)
- die Summe der Ist-Einnahmen und der zu übertragenden Einnahmereste,
- d)
- die veranschlagten Einnahmen,
- e)
- die aus dem Vorjahr übertragenen Einnahmereste,
- f)
- die Summe der veranschlagten Einnahmen und der übertragenen Einnahmereste,
- g)
- der Mehr- oder Minderbetrag der Summe aus Buchstabe c gegenüber der Summe aus Buchstabe f,
- 2.
- bei den Ausgaben
- a)
- die Ist-Ausgaben,
- b)
- die zu übertragenden Ausgabereste oder die Vorgriffe,
- c)
- die Summe der Ist-Ausgaben und der zu übertragenden Ausgabereste oder Vorgriffe,
- d)
- die veranschlagten Ausgaben,
- e)
- die aus dem Vorjahr übertragenen Ausgabereste oder die Vorgriffe,
- f)
- die Summe der veranschlagten Ausgaben und der übertragenen Ausgabereste oder der Vorgriffe,
- g)
- der Mehr- oder Minderbetrag der Summe aus Buchstabe c gegenüber der Summe aus Buchstabe f,
- h)
- der Betrag der über- oder außerplanmäßigen Ausgaben sowie der Vorgriffe.
(3) Für die jeweiligen Titel und entsprechend für die Schlusssummen ist die Höhe der eingegangenen Verpflichtungen und der Geldforderungen besonders anzugeben, soweit nach § 71 Abs. 2 die Buchführung angeordnet worden ist.
§ 82
Kassenmäßiger Abschluss
In dem kassenmäßigen Abschluss sind nachzuweisen
- 1.
- a)
- die Summe der Ist-Einnahmen,
- b)
- die Summe der Ist-Ausgaben,
- c)
- der Unterschied aus Buchstabe a und Buchstabe b (kassenmäßiges Jahresergebnis),
- d)
- die haushaltsmäßig noch nicht abgewickelten kassenmäßigen Jahresergebnisse früherer Jahre,
- e)
- das kassenmäßige Gesamtergebnis aus Buchstabe c und Buchstabe d;
- 2.
- a)
- die Summe der Ist-Einnahmen mit Ausnahme der Einnahmen aus Krediten vom Kreditmarkt, der Entnahmen aus Rücklagen und der Einnahmen aus kassenmäßigen Überschüssen,
- b)
- die Summe der Ist-Ausgaben mit Ausnahme der Ausgaben zur Schuldentilgung am Kreditmarkt, der Zuführungen an Rücklagen und der Ausgaben zur Deckung eines kassenmäßigen Fehlbetrages,
- c)
- der Finanzierungssaldo aus Buchstabe a und Buchstabe b.
§ 83
Haushaltsabschluss
In dem Haushaltsabschluss sind nachzuweisen
- 1.
- a)
- das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82 Nr. 1 Buchst. c,
- b)
- das kassenmäßige Gesamtergebnis nach § 82 Nr. 1 Buchst. e;
- 2.
- a)
- die aus dem Vorjahr übertragenen Einnahmereste und Ausgabereste,
- b)
- die in das folgende Haushaltsjahr zu übertragenden Einnahmereste und Ausgabereste,
- c)
- der Unterschied aus Buchstabe a und Buchstabe b,
- d)
- das rechnungsmäßige Jahresergebnis aus Nummer 1 Buchst. a und Nummer 2 Buchst. c,
- e)
- das rechnungsmäßige Gesamtergebnis aus Nummer 1 Buchst. b und Nummer 2 Buchst. b;
- 3.
- die Höhe der eingegangenen Verpflichtungen und der Geldforderungen, soweit nach § 71 Abs. 2 die Buchführung angeordnet worden ist.
§ 84
Abschlussbericht
Der kassenmäßige Abschluss und der Haushaltsabschluss sind in einem Bericht zu erläutern.
§ 85
Übersichten zur Haushaltsrechnung
(1) Der Haushaltsrechnung sind Übersichten beizufügen über
- 1.
- die über- und außerplanmäßigen Ausgaben einschließlich der Vorgriffe und ihre Begründung,
- 2.
- die Einnahmen und Ausgaben sowie den Bestand an Sondervermögen und Rücklagen.
(2) Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass der Haushaltsrechnung auch Übersichten beizufügen sind über
- 1.
- den Jahresabschluss bei Staatsbetrieben,
- 2.
- die Gesamtbeträge der nach § 59 erlassenen Ansprüche nach Geschäftsbereichen,
- 3.
- die nicht veranschlagten Einnahmen aus der Veräußerung von Vermögensgegenständen.
§ 86
Inhalt der Vermögensrechnung
In der Vermögensrechnung sind der Bestand des Vermögens und der Schulden zu Beginn des Haushaltsjahres und der Bestand zum Ende des Haushaltsjahres nachzuweisen.
Zu § 86
Wegen des Inhalts des Vermögensnachweises für den Vermögensbestand bis zum 31. Dezember 2006 (§ 117) vergleiche Verwaltungsvorschrift zu § 73.
§ 87
Rechnungslegung der Staatsbetriebe
(1) Staatsbetriebe, die nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung buchen, stellen einen Jahresabschluss sowie einen Lagebericht in entsprechender Anwendung des § 264 Abs. 1 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs auf. Die §§ 80 bis 85 sollen angewandt werden, soweit sie mit den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung zu vereinbaren sind.
(2) Ist eine Betriebsbuchführung (Kosten- und Leistungsrechnung) eingerichtet, so ist die Betriebsergebnisabrechnung dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof zu übersenden.
Teil V
Rechnungsprüfung
§ 88
Aufgaben des Rechnungshofs
(1) Die gesamte Haushalts- und Wirtschaftsführung des Staates einschließlich seiner Sondervermögen und Betriebe wird vom Rechnungshof geprüft. Der Rechnungshof nimmt die Prüfung entweder selbst vor oder lässt sie durch die staatlichen Rechnungsprüfungsämter vornehmen.
(2) Der Rechnungshof kann aufgrund von Prüfungserfahrungen den Landtag, die Staatsregierung und einzelne Staatsministerien beraten. Soweit der Rechnungshof den Landtag berät, unterrichtet er gleichzeitig die Staatsregierung.
(3) Der Rechnungshof erstattet auf Ersuchen des Landtags, seines Haushalts- und Finanzausschusses oder der Staatsregierung Gutachten über Fragen, die für die Haushalts- und Wirtschaftsführung des Staates von Bedeutung sind. Absatz 2 Satz 2 gilt entsprechend.
§ 89
Prüfung
(1) Der Rechnungshof prüft insbesondere
- 1.
- die Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungen zur Leistung von Ausgaben, das Vermögen und die Schulden,
- 2.
- Maßnahmen, die sich finanziell auswirken können,
- 3.
- Verwahrungen und Vorschüsse,
- 4.
- die Verwendung der Mittel, die zur Selbstbewirtschaftung zugewiesen sind.
(2) Der Rechnungshof kann nach seinem Ermessen die Prüfung beschränken und Rechnungen ungeprüft lassen.
§ 90
Inhalt der Prüfung
Die Prüfung erstreckt sich auf die Einhaltung der für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze, insbesondere darauf, ob
- 1.
- wirtschaftlich und sparsam verfahren wird,
- 2.
- die Aufgabe mit geringeren Ausgaben (Effizienz), insbesondere mit geringerem Personal oder Sachaufwand oder bei gegebenen Ausgaben wirksamer (Effektivität) erfüllt werden kann,
- 3.
- das Haushaltsgesetz und der Haushaltsplan eingehalten worden sind,
- 4.
- die Einnahmen und Ausgaben begründet und belegt sowie die Haushaltsrechnung und die Vermögensrechnung ordnungsgemäß aufgestellt sind.
§ 91
Prüfung bei Stellen außerhalb der Staatsverwaltung
(1) Der Rechnungshof ist vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen berechtigt, bei Stellen außerhalb der Staatsverwaltung zu prüfen, wenn sie
- 1.
- Teile des Staatshaushaltsplans ausführen oder vom Staat Ersatz von Aufwendungen erhalten,
- 2.
- Staatsmittel oder Vermögensgegenstände des Staates verwalten,
- 3.
- vom Staat Zuwendungen erhalten oder
- 4.
- als juristische Person des privaten Rechts, an denen der Staat einschließlich seines Sondervermögens unmittelbar oder mittelbar mit Mehrheit beteiligt ist, die nicht im Wettbewerb stehen, bestimmungsgemäß oder überwiegend öffentliche Aufgaben erfüllen oder diesem Zweck dienen und hierfür Haushaltsmittel oder Gewährleistungen des Staates oder eines seiner Sondervermögen erhalten oder
- 5.
- aufgrund eines Gesetzes Umlagen oder ähnliche Geldleistungen an den Staat abzuführen haben.
Leiten diese Stellen die Mittel nach Nummern 1 bis 3 an Dritte weiter, so kann der Rechnungshof auch bei diesen prüfen.
(2) Die Prüfung erstreckt sich auf die bestimmungsmäßige und wirtschaftliche Verwaltung und Verwendung (Absatz 1 Nr. 1 bis 4) oder auf die vorschriftsmäßige Abführung (Absatz 1 Nr. 5). Bei Zuwendungen kann sie sich auch auf die sonstige Haushalts- und Wirtschaftsführung des Empfängers erstrecken, soweit es der Rechnungshof für seine Prüfung für notwendig hält.
(3) Bei der Gewährung von Krediten aus Haushaltsmitteln sowie bei der Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen durch den Staat kann der Rechnungshof bei den Beteiligten prüfen, ob sie ausreichende Vorkehrungen gegen Nachteile für das Land getroffen oder ob die Voraussetzungen für eine Inanspruchnahme des Staates vorgelegen haben.
(4) Bei den juristischen Personen im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 Nr. 4 erstreckt sich die Prüfung auf die gesamte Haushalts- und Wirtschaftsführung. Handelt es sich bei der juristischen Person des privaten Rechts um ein Unternehmen, erfolgt die Prüfung unter Beachtung kaufmännischer Grundsätze.
§ 92
Prüfung staatlicher Betätigung bei privatrechtlichen Unternehmen
(1) Der Rechnungshof prüft die Betätigung des Staates bei Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen der Staat unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, unter Beachtung kaufmännischer Grundsätze.
(2) Absatz 1 gilt entsprechend bei Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften, in denen der Staat Mitglied ist.
§ 93
Gemeinsame Prüfung
(1) Ist für die Prüfung sowohl der Rechnungshof als auch der Bundesrechnungshof oder ein anderer Landesrechnungshof zuständig, so soll gemeinsam geprüft werden.
(2) Soweit die Verfassung nicht entgegensteht, kann der Rechnungshof durch Vereinbarung Prüfungsaufgaben auf den Bundesrechnungshof oder einen anderen Landesrechnungshof übertragen.
(3) Der Rechnungshof kann durch Vereinbarung auch Prüfungsaufgaben vom Bundesrechnungshof oder von einem anderen Landesrechnungshof übernehmen.
(4) Der Rechnungshof kann durch Vereinbarung mit ausländischen oder über- oder zwischenstaatlichen Prüfungsbehörden Aufträge zur Durchführung einzelner Prüfungen erteilen oder übernehmen, wenn er durch Staatsvertrag, Verwaltungsabkommen oder durch die Staatsregierung dazu ermächtigt wird.
§ 94
Zeit und Art der Prüfung
(1) Der Rechnungshof bestimmt Zeit und Art der Prüfung und lässt erforderliche örtliche Erhebungen durch Beauftragte vornehmen.
(2) Der Rechnungshof kann Sachverständige hinzuziehen.
(3) Der Rechnungshof kann im Einvernehmen mit dem zuständigen Staatsministerium bei Behörden der Staatsverwaltung Prüfungsstellen einrichten.
§ 95
Auskunftspflicht
(1) Unterlagen, die der Rechnungshof zur Erfüllung seiner Aufgaben für erforderlich hält, sind ihm auf Verlangen innerhalb einer bestimmten Frist zu übersenden oder seinen Beauftragten vorzulegen.
(2) Dem Rechnungshof und seinen Beauftragten sind die erbetenen Auskünfte zu erteilen.
§ 96
Prüfungsergebnis
(1) Der Rechnungshof teilt das Prüfungsergebnis den zuständigen Stellen zur Äußerung innerhalb einer von ihm zu bestimmenden Frist mit. Von einer Mitteilung kann er absehen, wenn es sich um unerhebliche Mängel handelt oder Weiterungen oder Kosten zu erwarten sind, die nicht in angemessenem Verhältnis zu der Bedeutung der Angelegenheit stehen. Der Rechnungshof kann das Prüfungsergebnis auch anderen Stellen mitteilen, soweit er dies aus besonderen Gründen für erforderlich hält.
(2) Prüfungsergebnisse von grundsätzlicher oder erheblicher finanzieller Bedeutung teilt der Rechnungshof auch dem Staatsministerium der Finanzen und dem zuständigen Staatsministerium mit.
(3) Der Rechnungshof ist zu hören, wenn die Verwaltung Ansprüche des Staates, die in Prüfungsmitteilungen erörtert worden sind, nicht verfolgen will. Er kann auf die Anhörung verzichten.
§ 97
Jahresbericht
(1) Der Rechnungshof fasst das Ergebnis seiner Prüfung, soweit es für die Entlastung der Staatsregierung von Bedeutung sein kann, jährlich für den Landtag in einem Jahresbericht zusammen, den er dem Landtag und der Staatsregierung zuleitet.
(2) Im Jahresbericht ist insbesondere mitzuteilen,
- 1.
- ob die in der Haushaltsrechnung und dem Vermögensnachweis und die in den Büchern aufgeführten Beträge übereinstimmen und die geprüften Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß belegt sind,
- 2.
- in welchen Fällen von Bedeutung die für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze nicht beachtet worden sind,
- 3.
- welche wesentlichen Beanstandungen sich aus der Prüfung der Betätigung bei Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit ergeben haben,
- 4.
- welche Maßnahmen für die Zukunft empfohlen werden.
(3) Im Jahresbericht können Feststellungen auch über spätere oder frühere Haushaltsjahre aufgenommen werden.
(4) Feststellungen zu geheimzuhaltenden Angelegenheiten werden dem Präsidenten des Landtags sowie dem Ministerpräsidenten, dem Staatsminister der Finanzen und den sonst betroffenen Staatsministern mitgeteilt.
§ 98
Aufforderungen zum Schadensausgleich
Der Rechnungshof macht der zuständigen Stelle unverzüglich Mitteilung, wenn nach seiner Auffassung ein Schadensersatzanspruch geltend zu machen ist.
§ 99
Angelegenheiten von besonderer Bedeutung
Über Angelegenheiten von besonderer Bedeutung kann der Rechnungshof den Landtag und die Staatsregierung jederzeit unterrichten. Der Landtag kann vom Rechnungshof die Unterrichtung über solche Angelegenheiten verlangen. Berichtet der Rechnungshof dem Landtag, so unterrichtet er gleichzeitig die Staatsregierung.
§ 100
Prüfung durch die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter
(1) Soweit die Rechnungsprüfungsämter (§ 88 Abs. 1 Satz 2) mit der Prüfung betraut werden, haben sie diese nach den Weisungen des Rechnungshofes nach Maßgabe dieses Gesetzes durchzuführen.
(2) Ergeben sich Zweifelsfragen oder Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Rechnungsprüfungsamt und der geprüften Stelle, so kann das zuständige Staatsministerium die Entscheidung des Rechnungshofes herbeiführen.
§ 101
Rechnung des Rechnungshofs
Die Rechnung des Rechnungshofs wird vom Landtag geprüft, der auch die Entlastung erteilt.
§ 102
Unterrichtung des Rechnungshofs
(1) Soweit die Maßnahmen und Vorschriften nicht in amtlichen Verkündungsblättern veröffentlicht werden, ist der Rechnungshof unverzüglich zu unterrichten, wenn
- 1.
- oberste Landesbehörden allgemeine Vorschriften erlassen oder erläutern, welche die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Staates betreffen oder sich auf dessen Einnahmen und Ausgaben auswirken,
- 2.
- den Staatshaushalt berührende Verwaltungseinrichtungen oder Staatsbetriebe geschaffen, wesentlich geändert oder aufgelöst werden,
- 3.
- unmittelbare Beteiligungen des Staates oder mittelbare Beteiligungen im Sinne des § 65 Abs. 2 an Unternehmen begründet, wesentlich geändert oder aufgegeben werden,
- 4.
- Vereinbarungen zwischen dem Staat und einer Stelle außerhalb der Staatsverwaltung oder zwischen obersten Staatsbehörden über die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Staates getroffen werden,
- 5.
- von den obersten Staatsbehörden organisatorische oder sonstige Maßnahmen von erheblicher finanzieller Tragweite getroffen werden.
(2) Dem Rechnungshof sind auf Anforderung Vorschriften oder Erläuterungen der in Absatz 1 Nr. 1 und Maßnahmen der in Absatz 1 Nr. 5 genannten Art auch dann mitzuteilen, wenn andere Stellen des Staates sie erlassen.
(3) Der Rechnungshof kann sich jederzeit zu den in den Absätzen 1 und 2 genannten Maßnahmen äußern.
Zu § 102
- 1
- Die Verpflichtung der Unterrichtung über Maßnahmen nach § 102 Abs. 1 Nr. 3 erstreckt sich auf alle Maßnahmen, die der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen nach § 65 bedürfen. Sie geschieht daher in der Form, dass die zuständige oberste Dienstbehörde eine Abschrift ihres Antrags an das Staatsministerium der Finanzen und dieses eine Abschrift seines Antwortschreibens dem Rechnungshof übersendet.
- 2
- Mittelbehörden
- Die staatlichen Mittelbehörden übersenden nach § 102 Abs. 2 unaufgefordert dem Rechnungshof einen Abdruck von allen ergehenden Schreiben, durch die im Rahmen ihrer Zuständigkeit
- eine für die nachgeordneten Dienststellen gültige allgemeine Vorschrift erlassen, geändert oder erläutert wird, die die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Staates betrifft oder sich auf dessen Einnahmen und Ausgaben auswirkt,
- den Staatshaushalt berührende Verwaltungseinrichtungen oder Staatsbetriebe geschaffen, wesentlich geändert oder aufgehoben werden.
§ 103
Anhörung des Rechnungshofs
(1) Der Rechnungshof ist vor dem Erlass von allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieses Gesetzes zu hören.
(2) Zu den Verwaltungsvorschriften im Sinne des Absatzes 1 gehören auch allgemeine Dienstanweisungen über die Verwaltung der Kassen- und Zahlstellen, über die Buchführung sowie über den Nachweis des Vermögens.
§ 104
Prüfung der juristischen Personen des privaten Rechts
(1) Der Rechnungshof prüft die Haushalts- und Wirtschaftsführung der juristischen Personen des privaten Rechts, wenn
- 1.
- sie auf Grund eines Gesetzes vom Freistaat Zuschüsse erhalten oder eine Garantieverpflichtung des Staates gesetzlich begründet ist oder
- 2.
- sie vom Staat oder von einer vom Staat bestellten Person allein oder überwiegend verwaltet werden oder
- 3.
- mit dem Rechnungshof eine Prüfung durch ihn vereinbart ist oder
- 4.
- sie nicht Unternehmen sind und in ihrer Satzung mit Zustimmung des Rechnungshofs eine Prüfung durch ihn vorgesehen ist.
(2) Absatz 1 ist auf die vom Staat oder von anderen Stellen für den Staat verwalteten Treuhandvermögen anzuwenden.
(3) Steht dem Staat vom Gewinn eines Unternehmens, an dem er nicht beteiligt ist, mehr als der vierte Teil zu, so prüft der Rechnungshof den Abschluss und die Geschäftsführung daraufhin, ob die Interessen des Staates nach den bestehenden Bestimmungen gewahrt worden sind.
Teil VI
Landesunmittelbare juristische Personen des öffentlichen Rechts
§ 105
Grundsatz
(1) Für juristische Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Staates unterstehen (landesunmittelbare juristische Personen des öffentlichen Rechts) gelten
- 1.
- die §§ 106 bis 110,
- 2.
- die §§ 1 bis 87 entsprechend,
soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist.
(2) Für landesunmittelbare juristische Personen des öffentlichen Rechts kann das zuständige Staatsministerium im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof Ausnahmen von den in Absatz 1 bezeichneten Vorschriften zulassen, soweit kein erhebliches finanzielles Interesse des Staates besteht.
§ 106
Haushaltsplan
(1) Das zur Geschäftsführung berufene Organ einer juristischen Person des öffentlichen Rechts hat vor Beginn jedes Haushaltsjahres einen Haushaltsplan festzustellen. Er muss alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen, voraussichtlich zu leistenden Ausgaben und voraussichtlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen enthalten und ist in Einnahme und Ausgabe auszugleichen. In den Haushaltsplan dürfen nur die Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen eingestellt werden, die zur Erfüllung der Aufgaben der juristischen Person notwendig sind.
(2) Hat die juristische Person neben dem zur Geschäftsführung berufenen Organ ein besonderes Beschlussorgan, das in wichtigen Verwaltungsangelegenheiten zu entscheiden oder zuzustimmen oder die Geschäftsführung zu überwachen hat, so hat dieses den Haushaltsplan festzustellen. Das zur Geschäftsführung berufene Organ hat den Entwurf dem Beschlussorgan vorzulegen.
§ 107
Umlagen, Beiträge
Ist die juristische Person des öffentlichen Rechts berechtigt, Umlagen oder Beiträge zu erheben, so ist die Höhe der Umlagen oder der Beiträge für das neue Haushaltsjahr gleichzeitig mit der Feststellung des Haushaltsplans festzusetzen.
§ 108
Genehmigung des Haushaltsplans
Der Haushaltsplan und die Festsetzung der Umlagen oder der Beiträge bedürfen bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts der Genehmigung des zuständigen Staatsministeriums. Die Festsetzung der Umlagen oder der Beiträge bedarf außerdem der Genehmigung des Staatsministeriums der Finanzen. Der Haushaltsplan und der Beschluss über die Festsetzung der Umlagen oder der Beiträge sind dem zuständigen Staatsministerium spätestens einen Monat vor Beginn des Haushaltsjahres vorzulegen. Der Haushaltsplan und der Beschluss können nur gleichzeitig in Kraft treten.
§ 109
Rechnungslegung, Prüfung, Entlastung
(1) Nach Ende des Haushaltsjahres hat das zur Geschäftsführung berufene Organ der landesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts eine Rechnung aufzustellen.
(2) Die Rechnung ist, unbeschadet einer Prüfung durch den Rechnungshof nach § 111, von der durch Gesetz oder Satzung bestimmten Stelle zu prüfen. Die Ergebnisse der Prüfung sind dem zuständigen Staatsministerium und dem Rechnungshof vorzulegen. Die Satzungsvorschrift über die Durchführung der Prüfung bedarf der Zustimmung des zuständigen Staatsministeriums im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof.
(3) Die Entlastung erteilt das zuständige Staatsministerium im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen. Ist ein besonderes Beschlussorgan vorhanden, obliegt ihm die Entlastung; die Entlastung bedarf dann der Genehmigung des zuständigen Staatsministeriums und des Staatsministeriums der Finanzen.
§ 110
Wirtschaftsplan
Juristische Personen des öffentlichen Rechts, bei denen ein Wirtschaften nach Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsplans nicht zweckmäßig ist, haben einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Buchen sie nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung, stellen sie einen Jahresabschluss sowie einen Lagebericht in entsprechender Anwendung des § 264 Abs. 1 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs auf.
§ 111
Prüfung durch den Rechnungshof
(1) Der Rechnungshof prüft die Haushalts- und Wirtschaftsführung der landesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Die §§ 89 bis 99, 102, 103 sind entsprechend anzuwenden.
(2) Für landesunmittelbare juristische Personen des öffentlichen Rechts kann das zuständige Staatsministerium im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof Ausnahmen von Absatz 1 zulassen, soweit kein erhebliches finanzielles Interesse des Staates besteht.
§ 112
Sonderregelungen
(1) Die §§ 105 bis 111 finden keine Anwendung auf die Haushalts- und Wirtschaftsführung der
- 1.
- unter das Gesetz über die öffentlich-rechtlichen Kreditinstitute im Freistaat Sachsen und die Sachsen-Finanzgruppe fallenden Sparkassen,
- 2.
- landesunmittelbaren Träger der gesetzlichen Krankenversicherung, der gesetzlichen Unfallversicherung und der gesetzlichen Rentenversicherungen einschließlich der Altershilfe für Landwirte; dies gilt auch für die Verbände der genannten Sozialversicherungsträger und für sonstige Vereinigungen auf dem Gebiet der Sozialversicherung.
Andere gesetzliche Vorschriften, die die Prüfung durch den Rechnungshof bei Stellen außerhalb der Staatsverwaltung regeln, bleiben unberührt.
(2) Auf Unternehmen in der Rechtsform einer landesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts sind unabhängig von der Höhe der Beteiligung des Staates § 65 Abs. 1 Nr. 3 und 4 sowie Abs. 2, § 68 Abs. 1 und § 69 entsprechend, § 111 unmittelbar anzuwenden. Für Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des privaten Rechts, an denen die in Satz 1 genannten Unternehmen unmittelbar oder mittelbar mit Mehrheit beteiligt sind, gelten die §§ 53 und 54 des Haushaltsgrundsätzegesetzes und die §§ 65 bis 69 entsprechend.
Teil VII
Sondervermögen
§ 113
Grundsatz, Grundstock
(1) Auf Sondervermögen des Staates sind die Teile I bis IV, VIII und IX dieses Gesetzes entsprechend anzuwenden, soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist. Der Rechnungshof prüft die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Sondervermögen; Teil V dieses Gesetzes ist entsprechend anzuwenden.
(2) Einnahmen aus der Veräußerung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten und von Anteilen an Unternehmen in einer Rechtsform des privaten oder des öffentlichen Rechts sind einem Sondervermögen (Grundstock) zuzuführen, das vom Staatsministerium der Finanzen verwaltet wird. Die Mittel des Sondervermögens dürfen nur zum Erwerb einschließlich der damit einhergehenden Nebenkosten der in Satz 1 genannten Vermögensgegenstände verwendet werden. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen von den Sätzen 1 und 2 zulassen. Für Maßnahmen zur Deckung staatlichen Raumbedarfs gilt § 24 Abs. 1 entsprechend.
Zu § 113
- 1
- Allgemeines
- Die Darstellung der Sondervermögen im Staatshaushaltsplan beschränkt sich auf je einen Zuführungs- und Ablieferungstitel (356 .. beziehungsweise 916 ..) sowie auf eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben als Anlage zum betreffenden Einzelplan (vergleiche Nummer 2 zu § 26).
- 2
- Grundstock
- 2.1
- Der Grundstock ist der in Geld bestehende Teil des Grundvermögens des Freistaates Sachsen und des Beteiligungsanteils des Freistaates Sachsen an Unternehmen in der Form des privaten oder des öffentlichen Rechts. Er ist eine Geldrechnung, in der die Erlöse aus der Veräußerung finanzwirtschaftlich besonders wichtiger Arten von Vermögensgegenständen solange gesondert nachgewiesen werden, bis sie wieder in – grundsätzlich gleichartige – Sachwerte umgesetzt werden. Er entsteht dadurch, dass ihm Einnahmen nach § 113 Abs. 2 zufließen. Eine Zuführung von anderen Werten als Geld ist ausgeschlossen.
- 2.2
- Da es sich bei der Zuführung von Veräußerungserlösen an den Grundstock und bei Entnahmen aus dem Grundstock dem Wesen nach um interne Vermögensverschiebungen handelt, brauchen diese nicht über den Haushalt abgewickelt zu werden. Sie werden vielmehr unmittelbar in der Grundstocksrechnung geführt und am Ende des Haushaltsjahres in der Staatshaushaltsrechnung global als durchlaufende Posten nachgewiesen. Die Abwicklung außerhalb des Haushalts befreit nicht von den Vorschriften des Haushaltsrechts im weiteren Sinne.
- 2.3
- Vermögensgegenstände im Sinne des § 113 Abs. 2 Satz 1 können statt aus Grundstockmitteln auch aus allgemeinen Haushaltsmitteln erworben werden, wenn zum Beispiel Grundstockmittel nicht verfügbar sind. Einnahmen aus der Veräußerung von Vermögensgegenständen im Sinne des § 113 Abs. 2 Satz 1 fließen auch dann dem Grundstock zu, wenn die Vermögensgegenstände aus Haushaltsmitteln beschafft worden sind.
- 2.4
- Der Begriff „grundstücksgleiche Rechte“ (zum Beispiel Erbbaurecht, Wohnungseigentum) ist nach den Grundsätzen des bürgerlichen Rechts festzulegen.
- 2.5
- Einnahmen aus Grundpfandrechtsforderungen und Ausgaben zur Tilgung von Grundpfandrechten sind ordentliche Zu- und Abgänge beim Grundstock, wenn sie sich sachlich als Veräußerungserlös oder Erwerbspreis darstellen. Dasselbe gilt für Ausgaben zum Erwerb von Bestandteilen landeseigner Grundstücke (zum Beispiel aufstockender Wald) sowie zur Ablösung von Gerechtigkeiten (zum Beispiel Holzgerechtigkeiten), die auf staatseigenen Grundstücken lasten.
- 2.6
- Nebenkosten
- 2.6.1
- Neben dem Erwerbspreis sind dem Grundstock auch die sonstigen vom Freistaat Sachsen zu tragenden Erwerbskosten zu entnehmen.
- 2.6.2
- Sind bei der Veräußerung staatseigener Grundstücke oder bei der Bestellung grundstücksgleicher Rechte hieran dem Freistaat Sachsen entstandene Kosten, zum Beispiel der Vermessung oder der Erschließung, zu erstatten, so sind diese als Teil der Gegenleistung beim Grundstock zu vereinnahmen. Soweit die mit solchen Vorgängen unmittelbar verbundenen Kosten vom Freistaat Sachsen zu tragen sind, können sie dem Grundstock entnommen werden.
- 2.6.3
- Vom Freistaat Sachsen zu zahlende oder zu vereinnahmende gesetzliche oder vertragliche Zinsen (auch Zinsen aus Grundpfandrechten) können beim Grundstock gebucht werden, wenn der Hauptbetrag beim Grundstock gebucht wird. Dies gilt auch für Zinsen auf den Erwerbspreis, gleichgültig ob der Freistaat Sachsen Erwerber oder Veräußerer ist.
- 2.6.4
- Über Grundstockmittel kann nur verfügt werden, soweit solche Mittel tatsächlich vorhanden sind.
Teil VIII
Entlastung
§ 114
Entlastung
(1) Das Staatsministerium der Finanzen hat dem Landtag die Haushaltsrechnung im Laufe des nächsten Haushaltsjahres zur Entlastung der Staatsregierung vorzulegen. Der Rechnungshof berichtet jährlich unmittelbar dem Landtag und der Staatsregierung.
(2) Der Landtag stellt die wesentlichen Sachverhalte fest und beschließt über die Entlastung der Staatsregierung.
(3) Der Landtag kann Bemerkungen zur weiteren Aufklärung einzelner Sachverhalte an den Rechnungshof zurückverweisen.
(4) Der Landtag bestimmt einen Termin, zu dem ihm die Staatsregierung über die eingeleiteten Maßnahmen zu berichten hat. Soweit Maßnahmen nicht zu dem beabsichtigten Erfolg geführt haben, kann der Landtag die Sachverhalte wieder aufgreifen.
(5) Der Landtag kann bestimmte Sachverhalte ausdrücklich missbilligen.
Teil IX
Übergangs- und Schlussbestimmungen
§ 115
Öffentlich-rechtliche Dienst- oder Amtsverhältnisse
Vorschriften dieses Gesetzes für Beamte sind auf andere in öffentlich-rechtlichen Dienst- oder Amtsverhältnissen stehende Personen entsprechend anzuwenden.
Zu § 115
- 1
- In einem anderen öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis stehen vor allem die Richter.
- 2
- Die Verwaltungsvorschriften zu den Vorschriften dieses Gesetzes gelten entsprechend. Für Richter gelten sie entsprechend mit der Maßgabe, dass die Bestimmungen für
Anwendung Anwendungsvorschrift a) planmäßige Beamte – für Richter auf Lebenszeit, b) abgeordnete Beamte – für abgeordnete Richter und Richter kraft Auftrags und c) Beamte zur Anstellung – für Richter auf Probe - 3
- In einem öffentlich-rechtlichen Amtsverhältnis stehen die Mitglieder der Staatsregierung.
- 4
- Angestellte und Arbeiter fallen nicht unter § 115.
§ 116
Sofortiges Handeln
Der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen bedarf es ausnahmsweise nicht, wenn sofortiges Handeln zur Abwendung einer dem Staate drohenden unmittelbar bevorstehenden Gefahr erforderlich ist, das durch die Notlage gebotene Maß nicht überschritten wird und die Einwilligung nicht rechtzeitig eingeholt werden kann. Zu den getroffenen Maßnahmen ist die Genehmigung des Staatsministeriums der Finanzen unverzüglich einzuholen.
§ 117
Übergangsvorschrift
Für den Vermögensbestand bis zum 31. Dezember 2006 ist abweichend von den § 80 Abs. 2 und § 86 ein einfacher Vermögensnachweis ausreichend.
§ 118
In-Kraft-Treten
Zu § 118
Diese Verwaltungsvorschriften treten am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.
Gleichzeitig treten die Vorläufigen Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung (Vorl. VwV-SäHO) vom 20. Oktober 1997 (SächsABl. SDr. S. S649), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 30. November 2004 (SächsABl. S. 1315) und verlängert durch Verwaltungsvorschrift vom 14. November 2002 (SächsABl. S. 1232, 1233), außer Kraft.
Dresden, den 27. Juni 2005
Der Staatsminister der Finanzen
Dr. Horst Metz